IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi. (Principles of Information System) 3 SKS. 03 Pengantar Teori Organisasi dan Manajemen

Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia IKI-10400

Prinsip Prinsip Sistem Informasi (Principles of Information System) 3 SKS

03 – Pengantar Teori Organisasi dan Manajemen

Organisasi

IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi

Pengertian (1 dari 2)

Organisasi adalah : 2 orang atau lebih yang bekerja sama dengan cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran/sejumlah sasaran yang spesifik [Stoner] sebuah sistem yang terdiri dari aktivitas-aktivitas dari 2 orang atau lebih, yang dikoordinasikan secara sadar, disengaja dan memiliki tujuan [Barnard]



Bentuk Organisasi Organisasi formal Struktur, peran dan tujuan organisasi yang jelas Menganut : prinsip kesatuan tugas (ada struktur) dan prinsip efisiensi

Organisasi Informal/Tidak formal Struktur dan peran individu tidak didokumentasi dengan jelas dan resmi Gabungan aktivitas pribadi tanpa tujuan untuk bergabung secara sadar, meskipun mungkin menghasilkan sesuatu


Teori Organisasi (1 dari 6)

Organisasi adalah suatu social collectivies (kebersamaan sosial) [Beynon] ada 2 sudut pandang (perspektif) yang berbeda : Action perspective (bottom-up perspective) Organisasi adalah suatu institusi sosial yang dibangun oleh aktivitas individu yang ada didalamnya gambaran organisasi menjadi subjektif, berbeda untuk setiap individu. Action perspective fokus pada proses pengorganisasian bagaimana individu menggunakan struktur koordinasi dan bekerjasama dalam melakukan pekerjaannya

Institutional perspective (top-down perspective) Organisasi mempunyai struktur sosial yang tidak bergantung pada individu yg ada didalamnya dan tindakan individu diatur/dibentuk oleh struktur social tsb dapat melihat organisasi secara objektif Institutional perspective fokus pada fungsi organisasi secara keseluruhan



Action perspective Organisations as network [Mayo] Jaringan informal terbentuk karena adanya interaksi di tempat kerja yang dapat menyebabkan terjadinya perubahan lingkungan & peningkatan produktivitas dasar pembentukan teamwork Organisasi merupakan social-technical system

Organisation as productions [Goffman] Bekerja secara berorganisasi akan menghasilkan identitas diri individu

Organisations as constructions [Garfinkel] Organisasi didukung/dibangun oleh pengetahuan (mengenai pekerjaan yang ada didalam organisasi) yang dimiliki pekerja



Institutional perspective Organisations as structures Cara pandang ini menganalisa organisasi dengan melihat organisasi sebagai struktur, yang terbagi menjadi departemen atau bagian yang mempunyai karakteristik dan fungsi tertentu. Fungsi tsb disusun dalam sebuah hirarki yang jelas yang memiliki garis otoritas yg telah dibentuk oleh atasan terhadap bawahan. Hirarki struktur ini diformalkan dengan baik sampai dapat dilihat dalam bagan organisasi Taylor fokus pada 3 prinsip : Management. Manajer harus bertanggungjawab pada berjalannya organisasi, pekerja harus berkonsentrasi pada tugas2 manualnya dan perancang/designer organisasi bertanggungjawab pada rencana dan racangannya Tasks. Semua tugas/task harus dievaluasi dan kalau perlu di rancang ulang untuk meningkatkan efisiensi Efficient methods. Sebaiknya mengadopsi metoda untuk seleksi, training dan monitoring pekerja, untuk menjamin agar pekerjaan dilakukan secara efisien



Institutional perspective Organisations as systems Organisasi adalah sistem yang terbuka Organisasi dipandang sebagai sebuah unit yang mengambil sumberdaya dari lingkungannya dan memproses sumberdaya itu untuk menghasilkan barang atau jasa yang akan disalurkan kembali pada lingkungan

Organisations as environments Bentuk organisasi dipengaruhi lingkungannya [Burn & Stalker] Lingkungan dinamis (selalu berubah) organisasi organik (bekerja secara kelompok) Lingkungan stabil organisasi mekanistik/birokrasi (bekerja sendiri dan tingkat spesialisasinya tinggi)



Institutional perspective Organisations as information processor Organisasi sebagai pengolah informasi untuk pengambilan keputusan dalam organisasi Berdasarkan pengkajian pada beberapa organisasi, Herbert Simon menyatakan bahwa pengambilan keputusan yang dilakukan manusia tidaklah rasional, karena tidak semua informasi yang relevan tersedia manusianya tidak mampu mengolah semua informasi tsb

Menurut Herbert Simon informasi merupakan darah bagi organisasi, sehingga organisasi umumnya telah membentuk sistem informasi



Structuration Theory Teori strukturasi diciptakan oleh sosiolog Anthony Giddens untuk menyatukan kedua perspektif Action perspective yang fokus pada human action, pada dasarnya sangat terkait dengan institutional perspective yang fokus pada social structure Social structure tercipta karena adanya human action, adanya social structure akan menyebabkan timbulnya human action, dan Giddens menyebutnya suatu proses lingkaran (loop/cyclical process)


Mind Mapping (1 dari 2)

Informs/ constrains Social structure

Structuration Produces

Human action

reproduces Structures

Focus

Structuration theory

Informal organisation

Focus Networks

Systems Environment

Institutional perspective

Organisation theory

Action perspective

Productions Constructions

Information processor

[Beynon, page 218]


Struktur Organisasi (1 dari 10)

Melihat organisasi berdasarkan strukturnya merupakan cara pandang yang statik Struktur direpresentasikan dengan adanya obyek2 dan adanya hubungan antar obyek itu sendiri. Obyek adalah karyawan (employees), pelanggan (customers), pemasok (suppliers), produk dan jasa Pada umumnya, model struktur organisasi direpresentasikan dengan peta hubungan antara karyawannya



Struktur Organisasi (organization structure) : Cara yang digunakan untuk membagi, mengorganisir dan mengkoordinasikan seluruh aktivitas yg ada dalam organisasi

Tiga aspek formal dalam struktur organisasi Division of Labour pembagian tugas dan tanggung jawab pada anggota organisasi Chain of command and control terkait dengan hirarki, kekuasan dan wewenang yang dibentuk dalam organisasi Specifications of rules and procedures. Umumnya organisasi menengah-besar memiliki aturan dan prosedur jelas (eksplisit) yang akan mengatur cara bekerja secara rinci Birokrasi memiliki struktur formal yang kaku dengan peran yang jelas terdefinisi, prosedur tindakan yang jelas dan rantai komando serta kontrol yang jelas



Division of labour lebih cocok disebut Division of work, karena yang dibagi adalah pekerjaannya bukan pekerja/karyawannya dihindarkan spesialisasi pekerjaan yang terlalu spesialistik, karena dapat menimbulkan efek psikologis pekerja yang kurang baik (merasa terasing, mudah bosan, dsb) perlu disusun bagan organisasi yang menggambarkan bagaimana tugas/pekerjaan dibagi dan dikelompokan



Chain of command and control Karakteristik yang sangat penting dalam menyusun hirarki struktur organisasi span of control (rentang kendali) Span of control adalah kemampuan individu untuk mengendalikan anak buah/bawahan dilihat berdasarkan jumlah bawahan yang harus melapor secara langsung kepada seorang atasan berpengaruh pada hubungan kerja dan kecepatan pengambilan keputusan



Rentang kendali lebar

Terlalu banyak yang harus diperhatikan oleh manajer Bawahan kurang mendapat perhatian, berpotensi untuk mudah terjadi kesalahan dan frustasi Manajer ditekan untuk mengabaikan dan memaafkan kesalahan (kehilangan kendali) pengambilan keputusan cepat (responsif)

Rentang kendali sempit

Tidak efisien Pengambilan keputusan lambat (tidak responsif)



Chain of command and control Faktor-faktor yg mempengaruhi Span of control adalah Kemampuan bawahan/anak buah Kejelasan pendelegasian wewenang Kejelasan perencanaan Laju perubahan organisasi Pemanfaatan standar sasaran Teknik-teknik komunikasi Banyaknya kontak pribadi



Chain of command and control Tipe organisasi Organisasi fungsional (functional organization) bentuk yang paling logis dan mendasar supervisi mudah dilakukan cocok untuk organisasi satu lokasi atau satu produk

Direktur

Keuangan

Pemasaran

Personalia

Produksi

Layanan Informasi



Chain of command and control Tipe organisasi Organisasi produk/pasar (product/market organization) Departemen dibagi menjadi divisi (division) yg menangani produk atau pasar atau wilayah tertentu Divisi merupakan badan semi-otonom Contoh : adanya SBU (small bussiness unit) pd organisasi tsb Kelemahan : kepentingan divisi lebih diutamakan dari pada kepentingan organisasi secara keseluruhan Direktur

Keuangan

Pemasaran

Divisi Alat Perawatan

Personalia

Divisi Alat Industri

Layanan Informasi

Produksi

Divisi Farmasi

Divisi

Confection



Chain of command and control Tipe organisasi Organisasi matrik (matrix organization) Organisasi yang mempunyai 2 struktur sekaligus struktur fungsional/divisional (strukturnya vertikal) struktur proyek/tim bisnis (strukturnya horizontal) Setiap karyawan mempunyai 2 atasan (ada 2 rantai komando) Keuntungan : Efisien untuk menyatukan individu yang mempunyai ketrampilan khusus Memberikan fleksibilitas penghematan yang luar biasa Kerugian : Karyawan dituntut untuk mempunyai kemampuan untuk berkomunikasi, berkerjasama & fleksibel



Chain of command and control Tipe organisasi Organisasi matriks

Direktur

Keuangan

Proyek 1

Proyek 2

Proyek 3

Pemasaran

Personalia

Produksi

Layanan Informasi


Mind Mapping (2 dari 2) Static view

Business unit

Divisional Unitary

Organisation structure

Definition

Centralisation Relationships

Aspects

Division of labour

Impacts

Objects

Impacts Groups

Rules/procedures

Chain command/control Business units Information systems Bureaucracy

[Beynon, page 228]

Employees


Kesimpulan

Pengorganisasian adalah : Penetapan struktur fungsi melalui penentuan berbagai aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan unit-unitnya Pengelompokkan aktivitas, penugasan, pendelegasian wewenang untuk pelaksanaan Pengkoordinasian baik secara horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi Pengorganisasian merupakan proses manajerial yang berkelanjutan

Manajemen



Manusia adalah makhluk sosial, sehingga ada kecenderungan untuk berinteraksi & bekerjasama Manusia pasti menjadi anggota suatu organisasi, baik formal maupun informal Manajemen, berasal dari kata “to manage”, yang artinya mengelola, mengurus, mengatur Individu yang fungsinya mengelola organisasi untuk mencapai tujuan disebut manajer (manager)



Manajemen adalah : suatu proses kerjasama dengan dan bersama-sama individu lain, utk mencapai tujuan2 organisasi, secara efektif & efisien [Kreitner] seni untuk mencapai sasaran melalui orang lain [Follett] teknik/seni untuk mengarahkan orang lain [Mooney & Reiley]

Efisiensi kemampuan untuk menggunakan sesedikit mungkin sumberdaya untuk mencapai tujuan, atau melakukan sesuatu dengan benar (doing things right)

Efektivitas kemampuan untuk mencapai tujuan dengan benar, atau melakukan sesuatu yang benar (doing the right thing)


Fungsi2 Manajemen Planning

Control

Managing for effectiveness and efficiency

Coordination

Organizing

Command [Henri Fayol, 1916]



Control


Leading

Organizing

Staffing [Managerial function have been updated]



Control

Manajer memastikan bahwa organisasi bergerak pada arah yang benar untuk mencapai tujuan organisasi


Leading

Organizing


Manajer menggunakan logika dan metode tertentu untuk memikirkan dan menyusun tujuan dan tindakan untuk mencapai tujuan tersebut


Fungsi2 Manajemen Manajer mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi anggota organisasi untuk melaksanakan tugasnya

Planning

Control


Leading

Organizing


Manajer mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang dan sumberdaya untuk mencapai tujuan/sasaran organisasi



Control


Leading


Manajer melakukan seleksi, pelatihan dan pengembangan individu2 anggota organisasi yang akan berkontribusi pada kegiatan organisasi

Organizing


Peran Manajer (1 dari 2)

Menurut Henry Mintzberg (1970) Interpersonal roles Figurehead Leader Liaison

Informational roles Monitor Disseminator Spokesperson

Peran hubungan personal Sebagai simbol/tokoh Sebagai pemimpin Sebagai penghubung

Peran dlm masalah informasi Memantau Membagi/menyebarluaskan Sebagai juru bicara


Peran Manajer (2 dari 2)

Menurut Henry Mintzberg (1970) Decisional roles Enterpreneur Disturbance handler Resource allocator Negotiator

Peran sebagai pengambil keputusan Pengambil inisiatif Menangani masalah Mengalokasikan sumberdaya Melakukan negosiasi/ perundingan


2 Jenis

Manajer (1 dari 2)

Strategic Planning

Management Control

Operational Control

Berdasarkan posisi pada organisasi Manajer Puncak (Top Managers) Manajer Menengah (Middle Managers) Manajer Garis Pertama (First Line Managers)


Jenis2 Manajer

ction n u F g n i tur Manufac ion t c Fun g t in e k r Ma

Hu ma n

Re sou rce

Fu nct ion Finance Functio n

(2 dari 2)

Berdasarkan ruang lingkup kegiatan yang dikelola Manajer Umum membawahi unit2 yang kompleks & bertanggungjawab atas semua kegiatan dari unit tersebut

Manajer Fungsional membawahi/bertanggungjawab hanya satu bidang fungsional


2 Fungsi

Plan

Manajemen per Jenjang

Organize Plan

Direct

Control

Control

Staff

Staff

Control

Organize

Manajer Puncak (Top Managers) Strategic Planning

Direct

Direct

Manajer Menengah (Middle Managers) Management Control

Staff

Organize

Plan

Manajer Garis Pertama (First Line Managers) Operational Control


Karakteristik Informasi per Jenjang Manajer Puncak Strategic Planning

Environmental

Sumber Informasi

Manajer Menengah Management Control Manajer Garis Pertama Operational Control

Manajer Puncak Strategic Planning

Internal

Summary

Bentuk Informasi

Manajer Menengah Management Control Manajer Garis Pertama Operational Control

Detail


Ketrampilan Manajer Management Skill kemampuan menerapkan fungsi2 manajemen dan kemampuan untuk penyelesaikan masalah

Technical Skills kemampuan menggunakan alat, termasuk alat bantu (tools), menerapkan prosedur operasional standar dan pengetahuan teknik khusus

Human Skills kemampuan untuk bekerjasama dengan orang lain dan memotivasi orang lain baik sebagai individu maupun kelompok

Conceptual Skills kemampuan untuk mengkoordinasi dan memadukan berbagai kepentingan dan kegiatan didalam organisasi


Evolusi Teori Manajemen (1 dari 2)

3 aliran dalam teori manajemen : Aliran Klasik (Classical School) mempunyai 2 cabang : Manajemen Ilmiah (ScientIfic Management School) Teori Organisasi Ilmiah (Classical Organizational Theory School)

Aliran Perilaku (Behavioral School) Aliran Ilmu Manajemen (Management Science) Pendekatan yang berusaha mengintegrasikan ke 3 aliran : Pendekatan Sistem (System Approach) Pendekatan Kontingensi (The Contingency Approach) Pendekatan Keterlibatan Dinamis (Dynamic Engagement Approach)


Evolusi Teori Manajemen (2 dari 2)

1890

1900

1910

1920

1930

SCIENTIFIC MANAGEMENT SCHOOL

1940

1950

1960

1970

1980

1990

CLASSICAL ORGANIZATIONAL THEORY SCHOOL THE BEHAVIORAL SCHOOL

Henri Fayol Abraham Maslow Douglas McGregor

MANAGEMENT SCIENCE THE SYSTEM APPROACH THE CONTINGENCY APPROACH DYNAMIC ENGAGEMENT APPROACH


Pendapat Beberapa Ahli (1 dari 7)

Menurut Henri Fayol ada 14 prinsip manajemen untuk mengelola organisasi : 1. Devision of labor (pembagian pekerjaan) Makin spesialis, makin efisien kerjanya

2. Authority (wewenang) Manajer mempunyai wewenang untuk memberi perintah

3. Discipline (disiplin) Setiap anggota organisasi harus mematuhi peraturan

4. Unity of command (kesatuan perintah) Setiap pekerja hanya menerima perintah dari satu orang



Henri Fayol, 14 prinsip manajemen (lanjutan) : 5. Unity of direction (kesatuan arah) Mempunyai tujuan yang sama dan diarahkan oleh satu orang

6. Subordination of individual interest to the common good (mengutamakan kepentingan umum) Kepentingan organisasi lebih diutamakan dari pada kepentingan pribadi

7. Remuneration (imbalan) Pengupahan/kompensasi untuk pekerjaan yang dilakukan harus adil bagi pekerja maupun majikan



Henri Fayol, 14 prinsip manajemen (lanjutan) : 8. Centralization (pemusatan) Manajer adalah tanggungjawab terakhir dari keputusan yang diambil, meskipun dia mendelegasikan wewenang ke bawah

9. The Hierarchy (hierarki) Otoritas wewenang dalam organisasi mulai top manajer sampai pimpinan terbawah

10. Order (tersusun/teratur) Bahan baku/material dan manusia/pekerja, pada waktu yang tepat/waktu tertentu, ditempatkan pada tempat yang tepat



Henri Fayol, 14 prinsip manajemen (lanjutan) : 11. Equity (keadilan) Manajer harus adil dan akrab dengan bawahannya

12. Stability of staff (kestabilan staf) Banyak keluar masuk staf menunjukan ada ketidak efisien-an fungsi organisasi

13. Initiative (inisiatif) Bawahan harus diberi kebebasan untuk memikirkan dan melaksanakan tugasnya

14. Esprit de Corps (semangat kelompok) Meningkatkan semangat kelompok akan menimbulkan rasa kesatuan



Abraham Maslow Kebutuhan yang memotivasi manusia untuk mendapatkan kepuasan disusun secara hierarki (bertingkat/bertahap) Kebutuhan Jasmani Kebutuhan paling dasar/kebutuhan utama Kebutuhan untuk memelihara kelangsungan hidup/generasi seperti makan, minum, seks, dsb

Kebutuhan Rasa Aman Kebutuhan akan perlindungan dari segala bentuk ancaman, termasuk penyakit, ketidak-pastian, pemutusan hubungan kerja dsb.



Abraham Maslow (lanjutan) Kebutuhan Sosial Kebutuhan yang berkaitan dengan hubungan individu tsb dengan individu lain, seperti kebutuhan akan cinta, kasih sayang, rasa memiliki, dsb.

Kebutuhan Penghargaan Kebutuhan akan penghargaan dari individu lain, seperti rasa hormat, pengakuan, harga diri, dsb.

Kebutuhan Aktualisasi Diri Kebutuhan untuk meningkatkan kemampuan diri, seperti adanya peluang untuk maju, tantangan dalam pekerjaan, kesempatan untuk berkreasi (kreativitas), dsb.



Douglas McGregor Teori X Mengasumsikan bahwa orang itu malas, membenci pekerjaan, menghindari tanggungjawab dan harus diarahkan secara ketat dengan paksaan, uang ataupun pujian

Teori Y Mengasumsikan bahwa orang menyukai tanggungjawab, menyukai pekerjaan dan berusaha melaksanakan pekerjaan dengan baik karena akan mendapatkan imbalan/penghargaan

IKI Prinsip Prinsip Sistem Informasi. (Principles of Information System) 3 SKS. 03 Pengantar Teori Organisasi dan Manajemen

Recommend Documents