ICT do podniku České slévárny s.r.o

SA_416 – Závěrečný CASE Implementace IS/ICT do podniku České slévárny s.r.o. návrh řešení IS/ICT postaveného na open source ERP/CRM balíku COMPIERE

Tým S11: Horník Jiří ([email protected]) Měska Matěj ([email protected]) Mihulka Martin ([email protected])

SA_416 Řízení projektů informačních systémů

Návrh řešení IS/ICT České slévárny s.r.o.

Obsah Manažerské shrnutí..................................................................................................................... 3 Shrnutí současného stavu dle zadání........................................................................................... 4 Přestavení ERP/CRM Compiere................................................................................................. 5 Open source a jeho výhody..................................................................................................... 5 Obecná charakteristika Compiere........................................................................................... 6 Reference a kompetence S11.................................................................................................. 6 Shrnutí výhod Compiere pro České slévárny s.r.o..................................................................7 Nasazení Compiere na procesy zákazníka.................................................................................. 8 Řešení jednotlivých oblastí se systémem Compiere............................................................... 8 Příklad reportu...................................................................................................................10 Příklad BPR konkrétního procesu......................................................................................... 11 Koncepce řešení........................................................................................................................ 12 Metodika S11 Compiere Implementation Methodology ..................................................... 12 Architektura budoucího řešení.............................................................................................. 13 Scénář a harmonogram implementace.................................................................................. 16 Organizační struktura projektu..............................................................................................20 Zajištění projektu smlouvami................................................................................................20 Parametry SLA.................................................................................................................. 20 Požadavky na součinnost.................................................................................................. 21 Použité standardy a normy.................................................................................................... 22 Kalkulace ceny řešení............................................................................................................... 24

LS 2005/2006

Strana 2 (celkem 26)

VŠE Praha



Manažerské shrnutí Dodělat, nebo vypustit. Shrnuje rozsah projektu, co se bude řešit, kolik to bude stát a jakou součinnost vyžadujeme. Jaké přínosy se očekávají. V podstatě to nahrazuje závěr. Mělo by to odpovídat cca tomu, co budeme říkat při prezentaci.

LS 2005/2006


VŠE Praha



Shrnutí současného stavu dle zadání Firma má tři oddělené lokality (Centrum, závod Alfa a závod Beta). V těchto lokalitách existují různé aplikace pro různé úlohy. Problémem je (kromě drobných chyb v současných programech) především dezintegrace jednotlivých systémů. Ta se potom projevuje v neefektivní komunikaci mezi závody a centrem, nejednotnosti evidence, nemožnosti sdílet informace apod. Komunikace uvnitř firmy probíhá pomocí telefonu a e-mailu – nestandardizovaná. Administrativa je zpomalována velkým podílem ruční práce (např. reporty) a znepřehledňována velkým počtem oddělených evidencí. Používané aplikace jsou následující: 

Double – účetní program tvořící páteř ekonomického systému firmy.



Baláš, Premiér, Program docházka – software používaný personalisty (3 různé programy)



MS Excel – pomocné evidence (velké množství)



MS Word – textový editor (někde i psací stroj)



Amipro – DTP a textový editor (speciální dokumenty)



Foxpro – speciální evidence (legacy?)



EVI – komplexní evidence odpadů (není integrace s ostatními komponentami – ruční přepisování dat)



EJSD – Intrastat + clo speciální aplikace (není integrace – ruční přepisování dat)

Hlavním cílem zavedení nového IS/ICT je sjednocení vnitrofiremní administrativy vytvořením jasných pravidel a její automatizace pomocí informačních technologií. Eliminací ruční práce při předávání informací (mezi aplikacemi i lidmi) bude dosaženo úspory nákladů na administrativu.

LS 2005/2006


VŠE Praha



Přestavení ERP/CRM Compiere Open source a jeho výhody Vzhledem k tomu, že námi nabízený balík patří do kategorie tzv. open source software a naše firma se specializuje na podporu open source software, považujeme za důležité nejprve uvést základní charakteristiky tohoto velmi perspektivního modelu dodávek software. Základní myšlenkou open source je, že zdrojový kód programu je zdarma poskytnut veřejnosti k libovolnému účelu (kompilace, úpravy …). Kdokoli, kdo má potřebné znalosti může program zdarma používat a upravovat. Protože toto potřebné know-how nemají firmy, které se přímo nezabývají IT (jako jsou České slévárny s.r.o.), vzniká na trhu prostor pro systémové integrátory (jako je S11). Služby těchto integrátorů jsou potom již placené (stejně jako u ne-open source balíků – stále je ale cena řešení levnější o SW licence). Těmito službami se myslí například analýzy, BPR, zakázkové programování, školení uživatelů, service desk apod. Asi největší výhodou open source software je to, že zákazník má přímo k dispozici zdrojový kód (dle metodiky S11 i s vývojářskou dokumentací) k veškerému dodanému SW (i k zakázkově doprogramovaným modulům). Tento fakt dává zákazníkovi unikátní nezávislost na systémovém integrátorovi i výrobci. Umožňuje mu totiž kdykoli přejít k jinému subjektu, případně nechat si jinde zakázkově doprogramovat část funkcionality třeba za 10 let. Pozn. metodika S11 CIM rozděluje projekt implementace do etap, které vždy končí dodávkou určitého díla, včetně fakturace. Po každé fázi zákazník dostává použitelný výstup (analýzu, funkční modul, uživatelskou příručku atd.). V krajním případě je tak možné měnit dodavatele i v průběhu projektu, což umožňuje i případná smlouva. Eliminováno je také riziko zániku výrobce. Pokud budete potřebovat další funkcionalitu, úpravu vyplývající ze změny legislativy atd., nemusíte čekat na nový release od výrobce, můžete si jej nechat kdykoli od kohokoli doprogramovat. Díky tomu, že OSS (open source software) vyvíjejí stovky nezávislých vývojářů, je vždy organickou součástí vývoje dodržování standardů. Tento fakt dává OSS výhodu maximální možné otevřenosti a tím integrovatelnosti a interoperability. V dalším textu bychom rádi uvedli a vyvrátili některé mýty o OSS, které mohou neprávem budit pochybnosti o jeho využití v profesionálních aplikacích. 

OSS je méně kvalitní a uživatelsky nepřívětivý – jako dodavatel OSS za jeho kvalitu zákazníkům ručíme. Námi dodávaný software je před uvedením v naší nabídce analyzován na úrovni zdrojového kódu a testován z uživatelského hlediska.



OSS je amatérsky lokalizován – za kvalitu lokalizace zákazníkovi opět ručíme smlouvou. Lokalizaci provádíme ve spolupráci s odborníky na českou legislativu a podrobujeme testování (i v případě jazykové lokalizace).



Pro OSS není technická podpora – technickou podporu můžete získat na našem service desku 24/7 (několik úrovní podpory), nebo zdarma v diskusních fórech, komunitních webech a dalších volně dostupných zdrojích.

LS 2005/2006


VŠE Praha



Obecná charakteristika Compiere Po stručném úvodu do problematiky OSS bychom nyní rádi stručně představili ERP/CRM balík Compiere. Compiere [kompjere – z italštiny „splnit“] je americký balík ERP/CRM 1, který je jako OSS dostupný zdarma. Jedná se o jeden z nejrozšířenějších a nejpropracovanějších OSS ERP systémů, což dokládá i 1 milion downloadů zdrojového kódu. Zralost tohoto systému umožňuje jeho bezproblémové nasazení v podnicích, a to bez zvýšených rizik a s velmi příznivými TCO (Total Cost of Ownership). Compiere je založen na technologiích Java, což umožňuje jeho platformní nezávislost (běží všude, kde lze nainstalovat JVM a JBoss (open source) server). Je možné ho provozovat v heterogenních prostředích na Vaší stávající infrastruktuře. Řešení je plně databázově nezávislé. Lze provozovat např. s databázemi Firebird (zdarma), nebo Oracle (pro velmi rozsáhlá řešení) a s dalšími. Kromě ERP a CRM disponuje další funkcionalitou PRM (prodej přes partnery), SCM (řízení dodavatelů), OLAP (BI – manažerské analýzy), HRMS (personalistika), E-commerce (B2B i B2C webové samoobsluhy), podpora řízení projektů a workflow. Veškerá funkcionalita je v programu organizována procesně a integrována. Systém navíc obsahuje vlastní vývojový framework, který usnadní rozšiřování funkcionality. Můžete tedy na jedné straně získat světové procesní know-how, ale na druhé straně nepřijdete o konkurenční výhodu vyplývající z unikátnosti Vašich procesů. K aplikaci lze přistupovat pomocí tenkého klienta (Java), nebo webového rozhraní (prohlížeč) přes internet. Toto řešení umožňuje provoz aplikace a databáze centralizovaně (umístění v datacentru) a přístup uživatelů přes internet z jakéhokoli místa na světě. Tímto odpadne zákazníkovi starost o správu serveru a aplikace a zvýší se mobilita například obchodníků i dalších zaměstnanců. Vyžadována je dobrá dostupnost přístupových linek (do internetu) na straně zákazníka – to však již dnes není větší problém. Výhodou je potom on-line provoz a práce pouze s jedněmi aktuálními daty.

Reference a kompetence S11 S11 je firma, která se věnuje podpoře a popularizaci open source software v českém obchodním prostředí. Mimo jiné se zabýváme lokalizací nejlepších světových open source řešení, které potom implementujeme u našich zákazníků. K těmto řešením poskytujeme všechny běžné služby jako je analýza, BPR (business process reengineering), zakázkové programování, školení uživatelů, podpora v rutinním provozu a rozvoj systému. Mezi našimi zaměstnanci jsou zkušení project manažeři, analytici, konzultanti a vývojáři s praxí z předních českých i světových IT firem. Máme vyvinutu vlastní metodiku IT projektů, která je založena na maximální škálovatelnosti našich kapacit a na myšlence, že zákazník má platit jen za to, co chce a potřebuje a ne za „balíčky“ služeb. Zdůrazňujeme 1

ERP = Enterprise Resource Planning - ekonomický systém CRM = Customer relationship management - informační podpora řízení vztahů se zákazníky

LS 2005/2006


VŠE Praha



maximální kvalitu námi dodaných služeb, díky metodice rychlé implementace systémů, můžeme potom věnovat větší podíl času důkladnému testování a dolaďování uživatelských požadavků. Cílem je aby námi dodaný software práci lidem ulehčil a ne aby byl překážkou efektivní práce. S našimi službami podpory v rutinním provozu dostanete s open source aplikací komfort velkých komerčních balíků. Na závěr uvádíme reference software Compiere ve světě a v ČR: 

Goodyear Germany (distributor pneumatik)



Le Plomb Français (výrobce uzávěrů)



Audaxis (mezinárodní distribuce -Belgie)



ActFact (Holandský direct marketing)



ComDivision (knižní vydavatel -Německo)



Firma Walter - distributor zbraní



Madalbal ERP/CRM Compiere řešení v distribuční společnosti

Shrnutí výhod Compiere pro České slévárny s.r.o. Stručně řečeno výhody systému Compiere nad konkurenčními balíky jsou následující: 

Nižší cena díky úspoře za SW licence a využití stávající infrastruktury.



Nezávislost na výrobci a dodavateli.



Plná integrace funkcionality a otevřenost (importy, exporty dat, on-line propojení).



Převzetí světových best practice.



Spolupráce s partnery, zákazníky i dodavateli přes webovou samoobsluhu.



Flexibilita a nastavitelnost, možnost doprogramovat cokoliv, kýmkoliv.



Nízké nároky na interní IT personál díky outsourcingu provozu aplikace (možno implementovat také jako in-house včetně školení administrátorů, nebo jako ASP s měsíčním paušálním poplatkem).

LS 2005/2006


VŠE Praha



Nasazení Compiere na procesy zákazníka Řešení jednotlivých oblastí se systémem Compiere Segment/ Oddělení/Modul Účetnictví

Očekávání od nového IS

Řízení výroby

Řešení Compiere

Bezchybné fungování v online (noční dávky) =denně platné údaje v závodě i pražské centrále umožní akční komunikaci s partnery, v rámci zavedení bude uplatněno přísné střediskové dělení nákladů, odhad společných nákladů atd.

Režie dle dosavadního trendu

Podpora účetnictví dle platné české legislativy v rámci lokalizace (garantováno). On-line zpracování, možnost ad-hoc i předem definovaných reportů.

Sklady

Vedeny on-line ve všech potřebných veličinách, umožňující sledovat např. realizované prodejní ceny od pozice, přes odběratele po celé středisko nebo náklady budoucí výroby = vstupy pro kalkulace

Reálný stav skladových zásob v průměrných cenách

On-line zpracování v reálném čase, reporty a exporty dat v mnoha formátech dle přání. Možnost napojení třetího software přímo na databázi.

Odbyt

Jednotná evidence obch.odd. umožní ad hoc přehled o stavu plnění zakázky, objemech odvedené výroby i nasmlouvaného plnění k následné výrobě, skluzech, a to vše po zákaznících, pozicích, střediscích

Reálný stav přijatých objednávek = plán výroby

Podpora obchodu je součástí funkcionality CRM. Libovolné reporty.

Poptávky

Nadstandardní modul na zakázku

Nákup

Systém objednávek oprávněných (vedoucích středisek), schvalovacího procesu bez fyzického obíhání osob oprávněných, přehledu o stavu zásob, nasmlouvaných dodávek = tj. průměrných nákladech budoucího období, jednotný přehled a kontrola o výběrových řízeních, vývoji cen atd.

Reálný stav skladových zásob + objednané vstupy = v průměrných cenách

Workflow engine je organickou součástí systému a všechny administrativní procesy jsou řízeny jako workflow. Možnost definování procesů pomocí vizuálního nástroje.

Reklamace

Nadstandardní modul – sdílená evidence propojitelná s evidencí dobropisů a párování s vráceným zbožím = kontrola vyřízení reklamace a vrácení materiálu

Odhad dle trendu

Standardně součástí CRM funkcionality s možností customizace dle analýzy procesů a BPR

LS 2005/2006

Možnost doprogramování dle analýzy procesů a BPR, nebo možnost napojení již existujícího SW. Předpokládáme využití standardní funkcionality CRM s úpravami dle specifických potřeb.


VŠE Praha



Segment/ Oddělení/Modul Zmetkovitost

Očekávání od nového IS

Řízení výroby

Řešení Compiere

Nadstandardní modul – sdílená evidence propojitelná s evidencí umožňující historicky sledovat trendy

Odhad dle trendu

Doprogramování na základě analýzy požadavků uživatelů.

Objem výroby

Automaticky vyplývá z vkládání přijatých objednávek a odvodů hotové výroby na sklad, vše po střediscích, odběratelích i pozicích

Plán výroby = reálný stav přijatých objednávek

Podpora plánování výroby je standardní součástí ERP funkcionality.

Mzdy

Automatické propojení údajů o docházce a odměnách vkládaných na střediscích, dat personálního, použití zvolených parametrů (např. dosažení limitu produktivity) k výpočtu odměn, průměrných mezd atd.

Průměrné mzdy * plánem definovaný počet hodin

Údaje vkládány ručně vedoucími (příp. import z MS Excel), nebo možnost napojení na elektronický docházkový systém (píchačky) – není součástí dodávky – doporučeno. Možnost napojení kdykoli v budoucnu. HR funkcionalita je plánována do konce roku, možno doprogramovat individuálně.

Personalistika Majetek

- dtto Automatická evidence nákladů na opravy a výpočet odpisů Veškeré vznikají automaticky dle zvoleného přednastavení

Manažerské přehledy Další

Rekapitulace odběratele (pro jednání s odb.) – historie měsíčních odběrů v kg,ks,Kč v členění dle typu produkce, dle pozic – dle jednotlivých výrobků info o množství dodaných kusů, zmetkovitosti, reklamacích, cenách a jejich změn,…..

standardně ano + možnost ad-hoc reportů + BI třetích stran. Výstupy označených modulů použité v jednotném systému kalkulací s přijatelnou odchylkou odhadnou budoucí zisk/ztrátu = podklad pro rozhodování, obchodní jednání i motivaci

Obecné výhody / nevýhody

Jednotná data nenesou Výše uvedené chybovost přepisem, sdílí je samozřejmě nad veškeří oprávnění uživatelé ve rámec optimalizace stejné podobě, šetří se vytížení výrobních pracovní doba využitelná pro kapacit, vytížení zdokonalení technologie směn pracovníky, výroby nebo hledání a relevantního realizování ekonomických sledování oprav výhod, umožňuje ve strojů a jejich strukturované podobě a de vytížení facto on-line využívat reálné či očekávané hodnoty k jednání či rozhodování Tabulka 1 - Řešení problémových oblastí systémem Compiere

LS 2005/2006


Možnost sestavení reportu podle kteréhokoli atributu, kterékoli entity. Založeno na datovém slovníku (data dictionary). Konkrétně v seznamu zákazníků klikneme na jméno zákazníka a můžeme zvolit kritérium, které chceme sledovat např. suma tržeb od-do. Můžeme také zahrnout všechny zákazníky atd. Logika sestavování reportů je podobná práci s MS Access. Definice reportů lze ukládat. Ano.

VŠE Praha



Výše uvedená tabulka obsahuje odpovědi na očekávání od zavedení nového ERP systému, která formulovalo vedení Českých sléváren s.r.o. v poptávkovém dokumentu (zadání CASE). V zadání byl taktéž požadován příklad sestavy. Ten je uveden v následující podkapitole.

Příklad reportu Standardní sestavy lze generovat z každé obrazovky stiskem tlačítka

. Na obrázku je příklad reportu

aktivních objednávek. Sestavu můžeme dále customizovat, nebo vybírat z přednastavených pomocí rozvíracích (drill-down) menu. Je možno definovat libovolný dotaz nad celou databází (podobně jako v MS Access). Zde jsou zohledněna uživatelská práva - každý manažer má přístup k určité množině datových objektů. Šablona, do které se budou sestavy generovat, bude při implementaci upravena profesionálním grafikem dle požadavků zákazníka.

Obrázek 1 - Snímek obrazovky se sestavou

LS 2005/2006


VŠE Praha



Příklad BPR konkrétního procesu Dodělá Matěj - Plně v jeho kompetenci.

LS 2005/2006


VŠE Praha



Koncepce řešení Metodika S11 Compiere Implementation Methodology Pro řízení projektu používáme v případě ERP systému Compiere metodiku (Compiere Implementation Methodology) /http://www.compiere.org/support/implement/methodology.html/, navrženou výrobcem systému firmou ComPiere, Inc. Metodiku jsme obohatili o garance a procesy řízení kvality, které slouží k eliminaci případných rizik rozsáhlého projektu. Základním cílem metodiky je rychle umožnit testování systému reálnými uživateli. Konkrétně se jedná o přístup podobný prototypingu, kdy v prvním kole relativně rychle implementujeme produkční verzi systému, která má sloužit pro testování uživateli. Vzhledem ke zkušenosti, že žádná analýza nemůže zachytit všechny nuance provozu nového systému, počítáme s dalšími (až n) koly úprav. Nasazení tedy proběhne iterativně s tím, že v každé další iteraci se budou realizovat menší a menší úpravy. Pro nasazení v Českých slévárnách s.r.o. počítáme se základní „velkou“ implementací a dvěma koly následných úprav. Velmi důležitými aspekty tedy jsou: 

Školení uživatelů - probíhá před uživatelským testováním. Pro úsporu nákladů doporučujeme v tomto projektu proškolit tzv. klíčové uživatele formou několikadenního workshopu. Klíčoví uživatelé potom proškolí ostatní své kolegy.



Testování o

Interní - Testy provádí tým dodavatele za účelem eliminace chyb a zajištění souladu s budoucím stavem definovaným v analýze.

o

Zákaznické - Testy provádí pracovníci zákazníka, který simuluje průběh procesů, tak jak mají probíhat v praxi s cílem generovat návrhy na zlepšení funkcionality a ergonomie systému (úpravy ovládacích prvků obrazovek, návrhy sestav, apod.)

o

Zátěžové (simulované) - schopnost produkčního systému dodržet parametry kvality. Zátěž je simulována speciálním softwarem s cílem odhalit a eliminovat slabá místa v systému.

o

Zátěžové (uživatelské) - všichni uživatelé budou pracovat se systémem tak, aby se odhalila případná úzká místa, která se neprojeví při simulovaných testech.

o

Finální uživatelský test - jedná se o provoz ve stavu, kdy je schválena a implementována finální podoba aplikace. Systém se před nasazením používá duplicitně vedle starého systému a jedná se tak o „generální zkoušku“. V období tohoto testu je třeba počítat se zvýšenými nároky na pracovníky, kteří budou najednou pracovat starým i novým způsobem. V této fázi budou již odstraňovány pouze případné kritické chyby (jejich výskyt se nepředpokládá). Případné požadavky na úpravu vlastností systému budou řešeny podle rozsahu v rámci běžné údržby či nového rozvojového projektu.

LS 2005/2006


VŠE Praha

SA_416 Řízení projektů informačních systémů 


Řízení změn - incidenty jsou přijímány a evidovány v helpdesku dodavatele. To je systém, který slouží jako rozhraní mezi dodavatelem a uživateli/testery (v provozu a testování). Incidenty se dále třídí na o

o

Chyby 

Kritické



Závažné



S nízkou prioritou

Požadavky na změnu funkcionality - se projednávají na různých úrovních organizační struktury projektu, dle závažnosti a nutnosti rozhodnout, jaké úpravy budou v ceně a jaké případně nad rámec ceny projektu.



Dokumentace se dělí na několik dalších typů, které jsou součástí řešení v každé etapě. o

Vývojová - analýzy a návrhy řešení.

o

Uživatelská - uživatelské manuály, školící materiály.

o

Testovací - testovací scénáře, výsledky testů.

o

Projektová - smlouvy, zápisy z jednání, příkazy, požadavky z helpdesku.

Životní cyklus projektu je rozdělen na základní etapy. Každá etapa je ukončena akceptačním řízení, po která spočívá v předání výsledků etapy a fakturaci za dané dílo. Etapa tedy vždy musí mít konkrétní výsledek, který je použitelný jako vstup navazující etapy. V jednotlivých etapách probíhají paralelně nebo sériově činnosti, které jsou konkrétní náplní etapy. Více o životním cyklu bude zřejmé z harmonogramu projektu. Projektový tým bude mít k dispozici elektronické úložiště dokumentů, které je standardně používáno dodavatelem. Zákazník bude mít přístup k finálním verzím dokumentů na extranetu v elektronické verzi. Podklady pro akceptaci a další dokumenty, které jsou součástí výstupu každé etapy, budou předány v listinné podobě v předem dohodnutém počtu kopií (např. uživatelské příručky, školící materiály apod.). Zákazník má právo nechat na své náklady kvalitu všech předávaných výstupů ověřit nezávislou třetí stranou (auditorem). Požadavky na součinnost vyplývají z jednotlivých etap orientačního harmonogramu projektu.

Architektura budoucího řešení Vzhledem k dnešní cenové dostupnosti komunikačních linek a potřebě podniku mít všechna data (např. ve formě manažerských reportů) k dispozici v reálném čase, doporučujeme založit systém na centralizované databázi. Již dnes systém řízení částečně odpovídá centralizovanému modelu (obchod a finance v centru, výroba ve střediscích.). Předpokládáme, že nadcházející BPR tyto tendence jen posílí. Centralizovanému zpracování dat také odpovídá architektura samotného systému Compiere, který je řešen jako třívrstvý client-server model. Pro maximalizaci podílu efektu na nákladech (TCO) doporučujeme outsourcovat provoz a údržbu serverové části (databáze a aplikační logika). Servery budou umístěny v profesionálním datacentru. Výhodou je, že budou

LS 2005/2006


VŠE Praha



napojeny přímo na páteřní síti internetu a bude značně sníženo riziko (profesionální zálohování, disaster recovery, dostupnost apod. budou garantovány v SLA). V kompetenci interního IT bude pouze starost o koncové stanice a internetové připojení, jako tomu bylo doposud. Tím se značně sníží potřeba zaškolovat IT personál.. Budoucí architektura bude nejlépe vidět na následujícím zjednodušeném schématu. Schéma obsahuje několik úrovní detailu. Uprostřed nalezneme propojení na úrovni lokalit páteřními linkami internetu (různé technologie, na které nemáme vliv). Další úrovní je úroveň lokalit patřících zainteresovaným na IS (budovy). Na této úrovní volíme přístupové linky poslední míle (zůstává v kompetenci zákazníka - dodavatel pouze uvede minimální parametry potřebné k zajištění kvality služby). Nejdetailnější úroveň má naznačit jednotlivé LAN v konkrétních budovách (závodech) a koncové stanice. Na koncových stanicích může běžet JAVA klientská aplikace, nebo může být klientem webový prohlížeč. Zeleně podbarveny jsou segmenty, které zůstávají v kompetenci interního IT oddělení (ale provoz je možno outsourcovat v rámci zvláštního projektu). Červeně podbarvená plocha vyznačuje segment, jehož provoz doporučujeme outsourcovat (provoz za paušální poplatek). Bíle podbarvená plocha vyznačuje segmenty, které nemá přímo pod kontrolou ani zákazník, ani dodavatel. Jejich parametry jsou nasmlouvány v SLA. Minimální požadavky budou upřesněny dále.

Obrázek 2 - Architektura řešení ERP Jiný pohled na architekturu řešení nabízí následující schéma.

LS 2005/2006


VŠE Praha



Obrázek 3 - Technologie v Compiere ERP V následující tabulce uvádíme minimální požadavky na technologickou infrastrukturu. Za těchto podmínek je možno garantovat plnou použitelnost aplikace. Systémové požadavky pro serverovou část Operační systém Jakýkoli s podporou prostředí JAVA a databáze Firebird SQL (Windows 2003 server) Procesor doporučeno Intel P4 3GHz a vyšší Diskový prostor 5GB (včetně databáze) doporučeno RAID 10 pro DB server Operační paměť 1 GB Síť TCP/IP spojení ke klientům Systémové požadavky pro klientskou část Operační systém Jakýkoli s podporou JAVA Procesor Doporučeno Intel Celeron 1GHz a vyšší Diskový prostor 3MB (bez JRE) Operační paměť Minimálně 128MB doporučeno 256MB Zobrazení 1024 x 768 hi-color Síť TCP/IP Systémové požadavky na komunikační linky Přenosová kapacita 512 kbps + 32kbps na uživatele downstream a 32kbps na uživatele upstream Odezvy ping k serveru <100ms Tabulka 2 - Požadavky na infrastrukturu

LS 2005/2006


VŠE Praha



Scénář a harmonogram implementace Vzhledem k centralizaci aplikace je nejlogičtější implementovat systém metodou velkého třesku (big bang). Navrhovaný postup je také opodstatněný vzhledem k relativně malému počtu uživatelů (33). Prakticky to znamená instalovat aplikaci, odladit ji, otestovat, zaškolit uživatele, namigrovat data, provést testovací provoz s reálnými daty a k 1.1. 2007 (big bang) přestat využívat staré aplikace. Zvláště v posledních etapách je třeba počítat s větší zátěží uživatelů, kteří budou duplicitně pracovat ve starém i novém systému. Toto řešení je ovšem nezbytné z hlediska řízení rizik. Orientační harmonogram projektu je uveden v následující tabulce. Detailní plán projektu je zpracován v aplikaci MS Project. Tabulka popisuje jednotlivé etapy, jejich náplň (činnosti), výstupy, které jsou předávány jako podklad pro akceptaci, role dodavatele a zákazníka s počtem člověkohodin uvedeným v závorce. Pozn. Do ceny projektu nejsou započítány náklady na zdroje zákazníka. Tyto hodnoty je nutné brát jako požadavek dodavatele na součinnost. Celý projekt startuje rámcovou smlouvou, na kterou navazují další tři (resp. čtyři smlouvy): 

Smlouva na BPR



Smlouva na řešení



Smlouva na implementaci



Smlouva na provoz (ta startuje nový projekt provozu IS/ICT). V ceně tohoto projektu je dle zadání kalkulována cena 1 roku provozu.

Projekt je nabízen jako celek. Nicméně v případě zájmu zákazníka je možno realizovat jen část projektu. Z harmonogramu je vidět velký důraz na testování a školení uživatelů, čímž významně eliminujeme rizika projektu. Při práci taktéž aplikujeme pravidla řízení kvality, která zaručují minimální chybovost jak v samotném systému, tak v dodané dokumentaci.

LS 2005/2006


VŠE Praha


Analýza procesů a BPR

Uzavření rámcové smlouvy

Etapa Milník 3.6.


Činnosti v rámci etapy Uzavření rámcové smlouvy

Předané výstupy Rámcová smlouva

Role dodavatele Project manažer (16)

Role zákazníka Project manažer (16)

Uzavření smlouvy na BPR Analýza procesů

Smlouva na BPR

Project manažer (16)


Analýza organizace

Analýza dat

Business analyst (96)

BPR

Návrh organizace

Návrh datových objektů

Business analyst (96); ERP Consultatnt (48) Business analyst (56); ERP Consultatnt (48) Project manažer (16)

Management (16); Klíčový uživatelé (40) Management (56)

Milník

Akceptační protokol

Uzavření smlouvy na řešení Detailní návrh budoucí architektury IS Návrh parametrizace Compiere Tvorba testovacích scénářů

Návrh doprogramovávaných součástí Tvorba vývojové dokumentace

Akceptace návrhu

Analýza a návrh systému

Milník

Studie nového systému

Akceptace výsledků analýzy

Tvorba studie nového systému

LS 2005/2006


Analýza současného stavu IT infrastruktury Návrh změn IT infrastruktury Tvorba uživatelské dokumentace a školících materiálů

Vývojová dokumentace; Uživatelská dokumentace; Testovací scénáře Akceptační protokol

VŠE Praha




Solution architect (96); Technik (40) Solution architect (96); Technik (40)

IT manažer (20); Správce IT (20) IT manažer (10); Správce IT (10)

Solution architect (96); ERP Consultatnt (96) Project manažer (16)


SA_416 Řízení projektů informačních systémů Implementace

Etapa

Činnosti v rámci etapy Uzavření smlouvy na implementaci Instalace jádra na Programování testovací i produkční prostředí Parametrizace

LS 2005/2006

Předané výstupy

Tvorba administrátorské dokumentace Školení klíčových uživatelů

Nasazení doprogramovaných modulů Řešení interface na další programy

Opravy chyb z interního testování Interní testování

Zákaznické testování

Sběr a správa požadavků

Závěry interního testování, Protokoly o školení uživatelů, Detailní administrátorská dokumentace Akceptační protokol

Školení všech uživatelů

Závěry interního testování; Protokoly o školení; Seznam změn k zapracování Akceptační protokol

Akceptace

Milník

I. kolo úprav Akceptace

Interní testování

Milník



VŠE Praha

Role dodavatele Project manažer (16) Technik (40); Programátor (80); ERP Consultant (40) ERP Consultatnt (40); Programátor (80); Školitel (40) Tester (40); ERP Consultatnt (24); Školitel (40) Tester (40); Solution architect (20), Programátor (20); Školitel (40)

Role zákazníka Project manažer (16)

Klíčový uživatel (80) Klíčový uživatel (80) Klíčový uživatel (80)



Programátor (20);;Školitel (40) Tester (40);;Školitel (40) Project manažer (40); Školitel (40)

Klíčový uživatel (40); Uživatel (40) Klíčový uživatel (40); Uživatel (40) Klíčový uživatel (40); Uživatel (40)



SA_416 Řízení projektů informačních systémů II. kolo úprav

Etapa


Činnosti v rámci etapy Zapracování Úprava dokumentace požadavků Interní testování

Zátěžové simulované testy

Předané výstupy

Optimalizace

Milník 30.11

Milník 29.12 1.1.2007

Rutinní Akceptac Generální zkouška Akceptace provoz e

Zátěžové testování

Závěry testů, Upravená dokumentace Akceptační protokol

Migrace dat

Duplicitní provoz

Podpora

Optimalizace

Zpráva z generální zkoušky Akceptační protokol

Konec projektu - navazuje projekt provozu a poskytování podpory (viz cenová kalkulace provozu).

Poznámky V závorce za názvem role je uveden počet člověkohodin. Jednu roli může zastávat více lidí, nebo může mít asistenta Project manažer je řízením projektu a vedením projektové dokumentace, komunikací a koordinací vytížen 20 hodin týdně. V období akceptací navíc dalších 16 hodin. Smlouvy podepisuje statutární orgán, project manažeři se účastní přípravy smlouvy. Tabulka 3 - Orientační harmonogram řešení

LS 2005/2006


VŠE Praha

Role dodavatele Programátor (20);ERP Consultant (60) Tester (40); Programátor (10); ERP konzultant (10) Tester (20); Technik (20); Project manager (10) Project manažer (16)

Role zákazníka

ERP Consultant (80); Project manažer (40); Programátor (20) ERP Consultant (80); Technik (20); Programátor (20); Project manažer (16)

Správce IT (10); Klíčový uživatel (80)

Uživatel (60), Správce IT (10) Project manažer (16)

Uživatelé (300) Project manažer (16)



Organizační struktura projektu Dodělá Martin, tak aby to bylo kompatibilní s tabulkou (Tabulka 3). Případně může v tabulce měnit člověkohodiny a role jak chce. Etapy mohou být v MS projektu rozebrány detailněji.

Zajištění projektu smlouvami Dodání projektu je zajištěno několika druhy smluv. Základní smlouvou je smlouva rámcová, která stanovuje obecné podmínky spolupráce a definuje podoby následujících smluv. Dodavatel se v ní zavazuje uzavřít smlouvy na všechny následující etapy (podmínkou je splacení faktury za předcházející etapu). Zákazník má naopak právo, kteroukoli následnou smlouvu neuzavřít a vyřešit danou etapu jiným subjektem. Pokud by dodavatel měl použít výstupy třetí strany, může uzavření smlouvy na následující etapu odmítnout, dokud nebudou dané materiály odpovídat jeho požadavkům. Z hlediska právního tato smlouva vychází z §50a a §50b ObčZ, které upravují smlouvu o smlouvě budoucí. Součástí této smlouvy jsou již i parametry SLA dodaného informačního systému, které ovšem platí za podmínky, že implementace bude dohodnuta s S11. Obecné platební podmínky jsou již také definovány v rámcové smlouvě. Na rámcovou smlouvu navazují tři smlouvy typu smlouva o dílo podle § 536 a násl. ObchZ. Jedná se o: 

Smlouvu na BPR - jejímž předmětem je studie obsahující analýzu stávajících procesů a jejich reengeneering. Výsledkem je tedy návrh nové obchodní logiky s tím, že je předem zohledněno využití EPR Compiere.



Smlouva na řešení - jejímž předmětem je detailní technická specifikace řešení na základě Compiere ERP, včetně vývojové, uživatelské, administrátorské, školící a testovací dokumentace.



Smlouva na implementaci - zahrnuje netypicky 4 etapy projektu (doporučujeme provést jako jeden celek). Tyto etapy zahrnují implementaci, testování na různé úrovni a úpravy dle uživatelských požadavků. Výstupem těchto etap je kompletní ERP systém otestovaný a odladěný dle potřeb firmy.

Po dodání systému a přechodu do rutinního provozu je možno uzavřít smlouvu na provoz ERP systému, která je založena na příkazní smlouvě dle §724 a následujících ObčZ. V ní je, kromě ceny za provoz, znovu definována dohoda o úrovni služby (SLA), tentokráte nejen na informační systém, ale také na služby jako service desk a další.

Parametry SLA Několikrát v tomto textu byly zmíněny parametry kvality služby SLA. Vzhledem k tomu, že jsou dohodnuty v různých smlouvách, považujeme za vhodné shrnout je na jednom místě. Parametry jsou rozděleny na normální, při kterých je dodavateli placen servisní poplatek (v provozu) v plné výši. Sankční, při kterých je dodavatel sankcionován 50% servisního poplatku a kritické, při kterých není účtován žádný servisní poplatek. Při nedodržení kritických parametrů je účtována dodavateli smluvní pokuta (obvykle ve výši servisního poplatku).

LS 2005/2006


VŠE Praha



Všechny výpočty mají měsíční základ a parametry se vyúčtovávají za měsíc. Dodavatel vždy uplatňuje politiku autosankcionování na základě zabudovaných měřících nástrojů. Následuje tabulka s parametry pro provoz: Parametry SLA pro provoz IS/ICT založeného na ERP Compiere Hodnoty Parametr Normáln Sankční Kritická Jednotka í Dostupnost

99

97

95

%

Maximální nedostupnost v kuse

0,5

1

2

hodiny

Doba odezvy na serveru

1

10

30

sekundy

Doba odezvy na klientovi

1

15

30

sekundy

97

95

%

60

90

minuty

3

6

hodiny

2

5

hodiny

7

10

hodiny

Dostupnost service 99 desku Reakční doba na 30 kritické požadavky Reakční doba na 2 ostatní požadavky Vyřešení kritického 1 požadavku Vyřešení ostatních 5 požadavků Tabulka 4 - Parametry SLA pro provoz

Poznámka Počítáno jako procento z pracovní doby 7-19 hodin za jeden měsíc. Doba, po kterou je systém v kuse nedostupný. Běžné akce (existuje seznam akcí, které nespadají pod tento parametr např. složité reporty). Předpokládáno, negarantováno, může být způsobeno vnějšími faktory. Dostupnost webu pro příjem incidentů v pracovní době 7-19. Doba od podání požadavku, do které se problém začne řešit. Doba od podání požadavku, do které se problém začne řešit. Od začátku řešení. Od začátku řešení.

Základním prvkem podpory při provozu je service desk, který eviduje incidenty vzniklé při provozu a v rámci parametrů SLA je třídí, eskaluje a řeší. Dodavatel disponuje integrovaným systémem pro řízení service desku, který automaticky eviduje a vyhodnocuje parametry zásahů a dle nich automaticky vypočítává velikost servisního poplatku. Service desk je dostupný v rámci servisního poplatku v pracovní době (719h pracovní dny) telefonicky a 24/7 prostřednictvím webu. Telefonicky je dostupný i mimo pracovní dobu, takový hovor je však zpoplatněn 30Kč za 1 minutu. Veškeré reakční doby jsou vztaženy k standardní pracovní době (719h pracovní dny). V rámci servisního poplatku je 10 hodin práce měsíčně vyhrazeno na drobné úpravy, které není schopen udělat uživatel (úpravy číselníků, šablon apod.). Tyto hodiny se kumulují (přecházejí z měsíce do měsíce), ale nelze je čerpat předem. Nevyčerpané hodiny propadají po jednom roce. Každá hodina práce nad tento limit je účtována dle ceníku (v současnosti 1000 Kč/hodina). Pokud jde o etapy vývoje, tak parametry kvality jsou upraveny v jednotlivých smlouvách. Aplikují se měkké metriky jako hodnocení školitele, úroveň materiálů, kvalita dokumentace a další. Tyto metriky jsou hodnoceny jako ve škole (1-5) a obvykle se za standardní hodnotu považuje 2 a lepší. Vyšší hodnocení iniciují prošetření příčin nepříznivého hodnocení.

Požadavky na součinnost Vzhledem k tomu, že projekt ERP systému musí, aby byl úspěšný, být společnou prací dodavatele a zákazníka, vznikají určité požadavky na součinnost. Ty jsou dvojího druhu. Za prvé se jedná o zajištění

LS 2005/2006


VŠE Praha



infrastruktury dle minimálních požadavků. Za druhé jsou to požadavky na spolupráci zaměstnanců Českých sléváren s.r.o. Požadavky na infrastrukturu lze definovat tak, že infrastruktura serverové části je poskytována dodavatelem v rámci provozu (pronájem serverů je součástí servisního poplatku). Na zákazníkovi tedy zůstává pouze zajištění infrastruktury pro provoz klientů a komunikačních linek, a to libovolným způsobem dle minimálních požadavků. Vzhledem k tomu, že klientská část je relativně nenáročná na systémové zdroje, neznamená toto prakticky žádnou zátěž. Instalaci klienta zvládne každý uživatel a klient je distribuován z centrálního serveru. Zatížení interního IT oddělení je tedy minimální. Pokud jde o nároky na lidské zdroje, ty jsou shrnuty v následující tabulce dle rolí: Role

Požadavek v člověkohodinách 72 30 144 60

Management IT manažer Project manažer Správce IT

Klíčový uživatel Uživatel Tabulka 5 - Požadavky na součinnost - lidské zdroje

480 480

Poznámka

cca 10 lidí cca 30 lidí

Použité standardy a normy Compiere jako otevřený software je postaven na otevřených standardech počínaje technologiemi JAVA (J2EE, JMX, JDBC), přes http a SSL a konče např. ANSI SQL99, DHTML a XML. Zajímavější, než technologické standardy jsou ale standardy procesní a obchodní. Jejich výčet následuje: 

Compiere Inc. je členem sdružení BASDA (Business Aplication Software Developers Association), k jehož standardům a praktikám se hlásí. Jedná se o:



o

International Financial Reporting Standard (IFRS)

o

eBIS-XML (electronic Business Interchange Standard in XML)

o

BASDA Code of Practice

Compiere Inc. dodržuje standardy WfMC (Workflow Management Coalition) o

Referenční model workflow (WFMC-TC-1003, 19-Jan-95, 1.1)

o

XML Process Definition Language (XPDL)



Compiere ctí standardy OMG (Object Management Group)



Systém umožňuje vedení účetnictví paralelně v několika standardech (US GAAP, IAS). V rámci lokalizace jsme připravili modul pro vedení účetnictví dle zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb. a dále vyhlášek č. 500/2002 až 506/2002.

Standardy využívané dodavatelem při implementaci jsou: 

V řízení kvality postupujeme podle ISO 9001 for Small Businesses:2002

LS 2005/2006


VŠE Praha

SA_416 Řízení projektů informačních systémů 


V řízení bezpečnosti postupujeme podle ISO/IEC 17799:2005 Information technology - Security techniques - Code of practice for information security management

LS 2005/2006


VŠE Praha



Kalkulace ceny řešení Dodělá Martin. Výsledky z MS Projectu + 1 rok provozu (server hosting, internetové připojení a další věci, service desk, drobné úpravy - započti tam, co chceš). Chtělo by to také uvést harmonogram fakturací, který bude v souladu s etapami a MS Projectem. Viděl bych to na nějakou pěknou tabulku.

LS 2005/2006


VŠE Praha



Seznam obrázků a tabulek Obrázky Obrázek 1 - Snímek obrazovky se sestavou..............................................................................10 Obrázek 2 - Architektura řešení ERP........................................................................................14 Obrázek 3 - Technologie v Compiere ERP...............................................................................15 Tabulky Tabulka 1 - Řešení problémových oblastí systémem Compiere.................................................9 Tabulka 2 - Požadavky na infrastrukturu.................................................................................. 15 Tabulka 3 - Orientační harmonogram řešení............................................................................ 19 Tabulka 4 - Parametry SLA pro provoz....................................................................................21 Tabulka 5 - Požadavky na součinnost - lidské zdroje............................................................... 22

LS 2005/2006


VŠE Praha



Použité informační zdroje Internet [INT_1]Web sdružení Liberix http://www.liberix.cz [INT_2]Web Open Source Initiative http://opensource.org/ [INT_3]Web Compiere, Inc. http://www.compiere.org/ [INT_4]Web společnosti Business systems a.s. http://www.bsys.cz/ [INT_5]Web produktu JBoss http://www.jboss.org [INT_6]Web databáze Firebird http://www.firebirdsql.org/ [INT_7]Učeň, P.: Service Level Agreement aplikačních služeb? IT Systems 3/2002 http://www.systemonline.cz/site/outsourcing_asp/ucen2.htm [INT_8]Antimony Capital: Antimony Compiere Overview http://www.antimonycapital.com/Antimony_Compiere_Overview.pdf [INT_9]Web MFČR, sekce účetnictví http://www.mfcr.cz/cps/rde/xchg/mfcr/hs.xsl/dc2_ucetnictvi.html

Knihy [KNI_ 1]Doucek, P.: Řízení projektů informačních systémů; Proffessional publishing, Praha 2004 ISBN 80-86419-71-1 [KNI_ 2]Svatá, V.: Projektové řízení v podmínkách ERP systémů; Oeconomica, nakladateství VŠE, Praha 2004 ISBN 80-245-0803-6 [KNI_ 3]Voříšek J.: Strategické řízení informačního systému a systémová integrace; Management press, Praha 2002 ISBN 80-85943-40-9 [KNI_ 4]Zákon č. 40/1964 Sb. - Občanský zákoník [KNI_ 5]Zákon č. 513/1991 Sb. - Obchodní zákoník

LS 2005/2006


VŠE Praha

ICT do podniku České slévárny s.r.o

Recommend Documents