ICOS-richtlijn Oproep Reisbeurzen 2015

ICOS-richtlijn

Oproep Reisbeurzen 2015 30 september 2014

Table of contents 1

Algemeen

3

2

Nieuw in deze oproep

3

3

Verdeling van de Reisbeurzen over universiteiten en hogescholen

4

4

Behandeling studentendossiers in Data.

5

Inleiding

5

Werkflow REI

6

Fase 1: Draft

8

Fase 2: Submitted Stap 1: Inhoudelijke check Stap 2: Selectie van de studenten Stap 3: De score van de instelling toekennen

8 8 9 9

Stap 4: Het selectieverslag uploaden op het project

5

12

Fase 3: Scored by institution

13

Fase 4.1: Follow-up

13

Fase 4.2.: Not selected

14

Fase 5: Ended

14

Overzicht Bulkacties Send e-mail

15 16

Excel downloaden Export PDF + attachments Download attachments as zip PDF downloaden

17 18 19 19

Rapportage naar VLIR-UOS

20

Contract

20

Selecties (ronde 1 & 2)

20

Selectiescores doorgeven Selectieverslag Rapportering Controle Reisverslagen Rapportage naar DGD Most Significant Change Deadline

ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN 2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool

20 20 21 21 22 22 22

2

1 Algemeen Een reisbeurs is een financiële vergoeding van € 1000 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool om een individuele studiereis te maken naar een ontwikkelingsland. De studiereis maakt deel uit van een erkend opleidingsonderdeel, zoals een stage of een scriptie. De Vlaamse universiteiten en hogescholen staan in voor de selectie en het beheer van de beurzen, en voor organisatie van een begeleidingstraject. We suggereren om tijdens de selecties voldoende balans te bewaren tussen ‘nieuwkomers’ en studenten die in hun motivatiebrief reeds ervaring in het zuiden kunnen aantonen. VLIR-UOS financiert de beurzen en is verantwoordelijk voor het programmakader. Sinds dit jaar voorzien we via een deel van de financiering van de sensibiliseringsinitiatieven ook ruimte aan de ICOS van de associatie voor het inrichten van een volledig begeleidingstraject voor de studenten. Vele studies wijzen immers uit dat een kwalitatieve voorbereiding en nazorg voor reisbeursstudenten een groot sensibiliseringseffect heeft en van hen betere ambassadeurs voor ontwikkelingssamenwerking maakt.

2 Nieuw in deze oproep 

De opvolging verloopt vanaf dit jaar per instelling. De associaties hebben voor het programma Reisbeurzen geen coördinerende rol meer (nog wel voor sensibiliseringsinitiatieven).



De opvolging zal volledig via de databank verlopen. We veronderstellen dat er kinderziektes naar boven zullen komen. We hopen op jullie begrip hiervoor, we zullen in de loop van het jaar ons best doen om deze digitale manier van werken succesvol te laten verlopen.



De verdeelsleutel is geactualiseerd.



De aanbevelingen van de bREInstorm zijn toegepast.


3

3 Verdeling van de Reisbeurzen over universiteiten en hogescholen Voor het jaar 2015 gaan we uit van 500 beurzen. De beurzen worden niet meer doorgegeven binnen de associatie. Als je een beurs niet zelf kan omzetten (dus je geen B-kandidaten meer hebt) laat dit dan weten aan [email protected]. De de beurs worden doorgegeven aan een andere universiteit/hogeschool op basis van de kolom “ranking opvolging”. Deze ranking is opgemaakt op basis van de kommagetallen.

Universiteiten KU Leuven UAntwerpen UGent UHasselt VUB TOTAAL

# studenten Ranking 2012-2013 # beurzen opvolging 48.581 99 2 18.301 38 5 37.778 77 3 4.945 10 4 12.843 26 1 122.448 250

Hogescholen AP Arteveldehogeschool Erasmushogeschool Brussel Groep T Hogere Zeevaartschool Hogeschool Gent HOWEST HUB-KAHO Katholieke Hogeschool Leuven Katholieke Hogeschool Limburg KDG LUCA School of Arts PXL Thomas More Antwerpen-Mechelen Thomas More Kempen VIVES-NOORD VIVES-ZUID TOTAAL

# studenten Ranking 2012-2013 # beurzen opvolging 8.669 19 7 11.595 26 15 4.749 10 1 874 2 11 120 1 17 12.803 28 3 5.063 11 6 11.681 26 12 7.752 17 8 5.889 13 10 10.291 23 13 2.303 5 9 6.453 14 4 6.624 15 14 6.425 14 5 3.345 7 2 8.419 19 16 113.055 250

De verdeling van de Reisbeurzen voor de Vlaamse universiteiten en hogescholen op basis van het aantal studenten., rekening houdend met de integratie. Bron: Statistisch Jaarboek van het hoger onderwijs 2012-2013 (http://www.ond.vlaanderen.be/onderwijsstatistieken/)


4

4 Behandeling studentendossiers in Data. Hieronder wordt de rol van de ICOS beschreven in de verwerking van de individuele dossiers. Surf naar data.vliruos.be om in te loggen in de online databank van VLIR-UOS.

Inleiding Dit document bevat een handleiding voor de ICOS over de flow van het Reisbeurzenprogramma. Elke status van een beursdocument vertegenwoordigt een fase van de flow van een beursdocument (scholarship in de databank) en wordt hier stapsgewijs doorlopen. Alle acties die in elke fase mogelijk en/of verplicht zijn (om naar een volgende fase te kunnen gaan) voor de ICOS, zullen stap voor stap worden uitgelegd. Sommige acties kunnen op het beursdocument zelf uitgevoerd worden (dus één voor één); andere acties kunnen in bulk uitgevoerd worden (meerdere beurzen tegelijk). Bulkacties kan je enkel uitvoeren op het overzicht van beursdocument van een project. Je moet dus eerst een project aanklikken en vervolgens klikken op scholarships. Zo krijg je een overzicht van alle beursdocument op dat project. Om als ICOS naar een project te gaan klik je in de linkermenu op “all projects”. Daar kan he alle projecten van je instelling zien. Als je zelf het contactpersoon bent van het project, kan je ook op “my projects” klikken. In beide lijsten zal je het project “Travel Grants 2015 institution name” zien staan. Druk op het bijhorende potlood en je kan beginnen werken in dat project.

Maar voor de Reisbeurzen moet je meestal werken met de scholarships van dat project. Dus kan je doorklikken naar de scholarships rechts bovenaan.


5

Als je op de omcirkelde knop drukt, krijg je een overzicht van alle reisbeursaanvragen van je instelling van 2015. Van hieruit kan je de reisbeurzen behandelen. 

Ofwel één per een door op het potlood te drukken.



Ofwel bulkacties uitvoeren via de dropdownmenu rechts boven de individuele beursdossiers (zie Overzicht Bulkacties).

De bulkacties worden verder nog uitvoerig beschreven (zie Overzicht Bulkacties). Maar eerst loodsen we jullie door de nieuwe werkflow voor het Reisbeurzenprogramma. Daarin wordt duidelijke welke bulkacties nuttig zijn in welke fase.

Werkflow REI Status

Omschrijving

Acties student

Acties ICOS

Acties VLIR-UOS

Draft

Vanaf er een nieuwe beurs is

Aanvraag vervolledigen

Tegen deadline een mail sturen om dossier te vervolledigen.

Geen

aangemaakt (1e x save)


6

Submitted

Student heeft op ‘send to ICOS’ gedrukt.

Geen Kan al verslag invullen.

Dossier bekijken, desnoods terugsturen indien

Geen

niet in orde. Selecties organiseren (export opties) Scores + selectieronde invoeren op beursniveau (bulk / individueel) Selectieverslag invoeren op projectniveau.

Scored By institution

De ICOS heeft de score ingevuld.

Geen

Geen

Controle van selectieverslag.

Kan al verslag invullen

Controle ingevoerde gegevens. Scores van VLIR-UOS invoeren op beursniveau. Excel export van ronde I of II. Wordt als bijlage aan het project toegevoegd.

Follow-up

De student heeft de

Student vult zijn

ICOS controleert de ingevulde verslagen en geeft

Indien de student en ICOS alle

score A gekregen van VLIR-UOS.

verslag in en geeft aan dat deze volledig is (met een vink).

aan of de student uiteindelijk de beurs heeft ontvangen en dus volledig in orde is met de rapportering.

velden hebben ingevuld, doe we een finale controle en gaat de scholarship naar ended.

ICOS kan snel controleren wie een verslag heeft ingediend door een Excel export te doen en na te gaan wie de vink heeft ingevuld. Not Selected

De student heeft de score B of C gekregen.

Student vult zijn verslag in en geeft aan dat deze volledig is (met een vink).

Voor B-bursalen die een beurs ontvangen: ICOS controleert de ingevulde verslagen en geeft aan of de student uiteindelijk de beurs heeft ontvangen en dus volledig in orde is met de rapportering. ICOS kan snel controleren wie een verslag heeft


7

Indien een student toch een beurs heeft ontvangen, of een beurs niet heeft opgenomen, worden de waardes aangepast [not-selected] vs [selected].

ingediend door een Excel export te doen en na te gaan wie de vink heeft ingevuld. Voor C-bursalen: geen Ended

De beurs is

geen

Most significant change selectie.

Rapportering en analyse van alle

afgelopen.

verslagen.

Fase 1: Draft De fase ‘Draft’ is de eerste fase van een beursdocument of scholarship in de databank. Een beursdocument komt in de fase Draft nadat de student (die het beursdocument aan heeft gemaakt) voor de eerste maal klikt op de knop “Save and continue”. De student moet alle verplichte velden op alle tabbladen invullen en daarna op de knop “Submit” klikken. Je moet als ICOS in deze fase in principe nog geen actie ondernemen. Het kan wel handig zijn om studenten wier beursdocument nog steeds in Draft staat net voor (een week of enkele dagen) de deadline verstrijkt, een mail te sturen om hen eraan te herinneren dat de deadline nadert. Dit kan je doen via de bulkactie “Send e-mail”.

Fase 2: Submitted De fase ‘Submitted’ is de tweede fase van een beursdocument of scholarship in de databank, volgend op de fase Draft. De student heeft nu zijn beursdocument volledig ingevuld en ingediend. Hij kan vanaf deze fase ook zijn verslag (report) al invullen en indienen, ook al is er nog niet geweten of hij een beurs zal krijgen. Je moet als ICOS de onderstaande stappen doorlopen om het beursdocument naar de volgende fase (Scored by Institution) te kunnen brengen.

Stap 1: Inhoudelijke check Dit is in feite een ontvankelijkheidscheck. Alle ingevulde velden van het beursdocument moeten gecheckt worden op correctheid (bv. instelling, leeftijd, periode van verblijf, etc.). Indien één of meerdere velden foutief werden ingevuld, kan je aan VLIR-UOS per mail laten weten dat de student zijn beursdocument moet aanpassen. VLIR-UOS zal het beursdocument dan opnieuw in de fase Draft zetten zodat de student terug aanpassingen kan doen en


8

zijn beursdocument opnieuw kan indienen. We verwachten dat er op termijn een knop komt waarbij jullie de mogelijkheid hebben het dossier zelf terug te sturen naar draft, en de student een boodschap mee te geven.

Controle bijlagen 

De motivatiebrief, aanbevelingsbrief en uitnodigingsbrief zijn verplicht.



Indien de ICOS de student ontvankelijk verklaart, wil dit impliciet zeggen dat de aanbevelingsbrief aanwezig en voldoet aan de vereisten (dus inclusief handteking in het een scan is, of een print-out van een email)

Stap 2: Selectie van de studenten Deze stap gebeurt buiten de databank. Hieronder worden een aantal acties beschreven die je als ICOS kan uitvoeren die het administratieve proces van de selectie kunnen vergemakkelijken. Excel downloaden: dit geeft je de mogelijkheid om alle kerninformatie van de beurs in excel te ontvangen. PDF + attachments: Dit genereert per student één PDF met daarin het aanvraagdossier, motivatiebrief, aanbevelingsbrief & uitnodigingsbrief. De PDF’s van de verschillende studenten worden in één zip aangeboden. Attachments in ZIP downloaden: dit genereert per student een map met daarin zijn aanvraagformulier in PDF, en alle bijlages die zijn toegevoegd als aparte documenten. Dus als jullie bijkomende documenten opvragen, kan je die op deze manier in bulk opvragen.

Stap 3: De score van de instelling toekennen Wanneer de selectie van bursalen door de instelling is afgerond, kan je als ICOS de juiste score gaan toekennen in de databank. Dit kan in principe op twee manieren, maar de eerste manier is nog niet volledig ontwikkeld. Gelieve deze dus voorlopig nog niet te gebruiken. Die eerste manier is door op het beursdocument op de knop “Assign institution score” te klikken en in het pop-up-venster dat verschijnt de juiste score (A, B of C) toe te kennen.


9

Een tweede manier is via de bulkactie “Institution score”. Deze manier is wel al volledig ontwikkeld en mag dus wel gebruikt worden. Net als bij andere bulkacties selecteer je de gewenste beursdocumenten en selecteer je de bulkactie “Institution score” in het dropdown-menu. Je krijgt het volgende scherm wanneer je op “Apply to selected” klikt:


10

Linksboven zie je een overzicht van alle beursdocumenten die je hebt geselecteerd waarop je de actie “Institution score” kan toepassen. Dit hangt af van de fase waarin de beursdocumenten zich bevinden en of ze al een score hebben gekregen of niet. Een beursdocument dat nog in de fase Draft zit kan bijvoorbeeld nog geen score van de instelling krijgen. Om de score te kunnen toekennen, moet je eerst op de knop “Download score template” klikken. De score template ziet er als volgt uit:

ID

Project code Scholar Score (A/B/C/D) Ranking Positive remarks Negative remarks 9108 REI-2015-02-01 [email protected] 9109 REI-2015-02-01 [email protected] 9110 REI-2015-02-01 [email protected]

Round 1 (Y/N) Y Y Y

Round 2 (Y/N) N N N

In de score template kan je zowel de score (A, B, C of D), de ranking, positieve en negatieve bemerkingen en de ronde waarin het beursdocument werd ingediend, invullen. Wanneer je de template hebt ingevuld, kan je deze terug uploaden (via browse) in hetzelfde scherm via de knop “Import scores”.


11

Nadat aan een beursdocument een score van de instelling is toegekend, komt het beursdocument in de fase Scored by institution.

Stap 4: Het selectieverslag uploaden op het project Wanneer de selectie van de bursalen gebeurd is en alle beursdocumenten werden gescoord, kan je op het project van Reisbeurzen van je instelling het selectieverslag als attachment uploaden. Dit kan je doen op het tabblad attachments. Je kan een attachment uploaden door op het blauwe icoontje te klikken of door het document te slepen naar het witte icoontje (drag-and-drop).


12

Fase 3: Scored by institution De fase ‘Scored by institution’ is de derde fase van een beursdocument of scholarship in de databank, volgend op de fase Submitted. Je hebt als ICOS nu de score van de instelling toegekend aan het beursdocument. De student kan in deze fase ook zijn verslag (report) al invullen en indienen, ook al is er nog niet geweten of hij een beurs van VLIR-UOS (of van de instelling zelf) zal krijgen. Je moet als ICOS in deze fase niets doen. VLIR-UOS onderneemt nu de onderstaande stappen: 

Het selectieverslag (op project) en de individuele bemerkingen op de beursdocumenten nakijken.



De door de studenten ingevoerde gegevens op de beursdocumenten nakijken.



Aan elk beursdocument een score van VLIR-UOS toekennen.



Een excel export nemen van alle beursdocumenten van ronde 1 of ronde 2 (afhankelijk van het moment in het jaar) per project (en dus per instelling). Deze excel wordt dan als attachment aan het project gehangen. Door aan een beursdocument een score van VLIR-UOS toe te kennen, wordt het beursdocument naar de fase Follow-up (score A) of naar de fase Not selected (score B, C of D) gebracht. In principe is de fase Not selected het eindpunt voor een beursdocument. In realiteit zal een beursdocument met een score B later nog een score A kunnen krijgen en dus alsnog naar de fase Follow-up gebracht kunnen worden. Indien dit nodig zou blijken, zal VLIR-UOS ervoor zorgen dat dit gebeurt.

Fase 4.1: Follow-up De fase ‘Follow-up’ is een mogelijke vierde fase van een beursdocument of scholarship in de databank, volgend op de fase Scored by institution. Een beursdocument kan enkel in de fase Follow-up terechtkomen wanneer het een score A van VLIR-UOS heeft gekregen (en dus geselecteerd is). Hoewel de student al in de vorige fases (Submitted en Scored by institution) zijn verslag (report) kon invullen en indienen, is hij in deze fase verplicht om dit te doen. De student dient in door onderaan op het tabblad Report de vink “Is je report volledig ingevuld” op “Yes” te zetten. Je moet als ICOS in deze fase de ingevulde en ingediende verslagen van de beursdocumenten nakijken op volledigheid en correctheid. Je kan hiervoor als hulpmiddel de bulkactie “Download Excel” (zie 2.3.) gebruiken. Hierin kan je makkelijk nakijken wie de vink op “Yes” heeft gezet en wie niet.


13

Als je bij het nakijken van een verslag merkt dat er bepaalde velden niet of niet correct werden ingevuld, kan je aan VLIR-UOS laten weten dat de student zijn verslag niet correct heeft ingevuld. VLIR-UOS zal dan de vink “Is je report volledig ingevuld” terug op “No” zetten zodat de student de velden terug kan aanpassen en zijn verslag opnieuw kan indienen. Wanneer een student zijn verslag correct heeft ingevuld, hoef je niets meer te doen tot alle verslagen gecontroleerd en correct ingevuld zijn. Op dat moment moet je aan VLIR-UOS laten weten welke beursdocumenten effectief een beurs hebben gekregen. Om aan te geven welk beursdocument effectief een beurs heeft gekregen, moet je via de bulkactie “Download Excel” een excel downloaden van alle beursdocumenten (ook die met status Not selected) op je project en in een extra kolom “1000” (in geval van een beurs) of niets (in geval van geen beurs) invullen. Die excel moet je dan als attachment uploaden op je project zodat VLIR-UOS dit kan nakijken. Op deze manier kan je ook aangeven of bepaalde beursdocumenten met een B-score uiteindelijk toch een beurs hebben gekregen. VLIR-UOS zal deze beursdocumenten dan alsnog een A-score geven. Omgekeerd zullen beursdocumenten met een A-score die uiteindelijk geen beurs gekregen hebben door VLIR-UOS een B-score worden gegeven.

Fase 4.2.: Not selected De fase ‘Not selected’ is een mogelijke vierde fase van een beursdocument of scholarship in de databank, volgend op de fase Scored by institution. Een beursdocument kan enkel in de fase Not selected terechtkomen wanneer het een score B, C of D van VLIR-UOS heeft gekregen (en dus niet geselecteerd is). De student kan, net zoals in de voorgaande fases Submitted en Scored by institution, ook nu nog zijn verslag (report) invullen en indienen (hoewel hij in feite niet geselecteerd is). De student is hiertoe wel niet verplicht. Enkel bij beursdocumenten die een B-score van VLIR-UOS hebben gekregen is het belangrijk om het verslag wel in te vullen, aangezien zij eventueel toch nog een A-score kunnen krijgen. Om die A-score te kunnen krijgen, moeten zij hun verslag hebben ingediend. Zoals beschreven in Fase 4.1. (laatste paragaraaf) moeten ook de beursdocumenten in de fase Not selected worden meegenomen in het excel-overzicht waarin je als ICOS bepaalt wie uiteindelijk effectief een beurs heeft gekregen.

Fase 5: Ended De fase ‘Ended’ is de vijfde fase van een beursdocument of scholarship in de databank, volgend op de fase Follow-up. Een beursdocument kan enkel in de fase Ended terecht komen via de fase Follow-up en dus niet via de fase Not selected. Het beursdocument heeft zijn flow nu helemaal doorlopen. Noch VLIR-UOS, de ICOS of de student kunnen nu nog dingen aanpassen aan het beursdocument. Enkel VLIR-UOS kan een beursdocument naar de fase Ended brengen (en eventueel terugzetten naar de fase Follow-up). VLIR-UOS zet beursdocumenten pas in Ended nadat de finale check gebeurd is op het excel-overzicht van alle beursdocumenten. ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN 2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool

14

In deze fase moet en kan je als ICOS geen actie meer ondernemen.

Overzicht Bulkacties Om bulkacties te kunnen uitvoeren moet je in je het project actief zijn. Ga daarvoor naar je naar je project “Travel Grants 2015 Institution name”. Dan klik je daar naar Scholarships rechts bovenaan

.

Dan krijg je een overzicht van alle reisbeurzendossiers van het referentiejaar van je instelling. Links kan je één of meerdere studenten selecteren door ze aan te vinken. Rechts kan je een bulkactie selecteren in de dropdownmenu. Als je een bulkactie kiest druk je “apply to selected” en de bulkactie wordt uitgevoerd. We tonen telkens een screenshot van de stap die na de bulkactie komt en de bijhorende toelichting.

Selecteer de studenten


Selecteer de bulkactie

15

Voer de bulkactie uit

Send e-mail

De e-mail wordt automatisch gestuurd naar alle e-mailadressen van alle beursdocumenten die je geselecteerd hebt. Je kan zelf tekst schrijven, maar je kan ook vooraf gedefiniëerde placeholders gebruiken. Die vind je aan de rechterkant. De meest interessante placeholders zijn ‘first name’, ‘last name’ & ‘scholarship link’. Als studenten de scholarship link volgen, komen ze na het aanmelden onmiddellijk op hun beursdocument. Dat is handig wanneer ze hun aanvraag moeten vervolledigen, of hun, verslag moeten indienen.


16

Excel downloaden Met deze actie kan je een excel-document downloaden waarin een aantal gegevens van alle geselecteerde beursdocumenten zullen worden ingevoerd. Zo heb je onmiddellijk een handig overzicht om bijvoorbeeld naar selectiecommissieleden te sturen. Om de bulkactie te doen, selecteer je de gewenste beursdocumenten en selecteer je “Download Excel” in het dropdownmenu. De gedownloade excel bevat wel geen opmaak. Die kan je aanpassen naar wens.

De velden die in de excel zijn opgenomen ken je hier terugvinden. PFO code PFI code Subproject Received scholarship

Type

Phone

Title

First name Last name E-mail

Score by VLIR-UOS

Address

City

Score by institution

Gender

Date of birth

Ranking of institution

Zip code Region/State Country

Country of destination

Positive remarks Negative remarks

Mobile


Nationality

17

Report completed

Status code Status

Export PDF + attachments Met deze actie kan je van alle geselecteerde beursdocumenten een PDF-document downloaden dat, naast alle gegevens van op de verschillende tabbladen van het beursdocument, ook de attachments bevat van dat beursdocument. In het eerste scherm krijg je te zien van welke studenten je de PDF + attachments kan downloaden. Als je dan op “download PDF + Attachments” drukt start de download, je kan kiezen om deze te openen of ergens op te slaan.

Je krijgt een Zip-map met daarin een folder.

In deze folder staan alle PDF’s klaar.

Per student heb je dus één PDF die bestaat uit de application form, motivation letter, letter of acceptance, letter of recommendation.


18

Download attachments as zip Met deze actie kan je alle attachments van één of meerdere beursdocumenten downloaden. Je krijgt één ZIP bestand met daarin per student één map. In deze studentenmap kan je de application form en alle attachments terugvinden in aparte documenten. Dus ook alle bijlages die manueel werden toegevoegd. Elke folder binnen deze download wordt aangeboden als ZIP bestand. Dit maakt het mogelijk om per student één bestand door te sturen. Bijvoorbeeld, als je gebruik maakt van wetransfer.com, kan je per student één file uploaden, in plaats van alle bestanden afzonderlijk.

PDF downloaden Met deze actie kan je van alle geselecteerde beursdocumenten een PDF-document downloaden. In deze PDF staan alle gegevens van de verschillende tabbladen van het beursdocument. De PDF-documenten worden standaard gedownload in een zip-map. Elk beursdocument heeft een apart PDF-document. Let op: in dit PDF-document zijn de attachments van het beursdocument niet mee opgenomen. Daarvoor moet je de bulkactie “Export PDF + attachments”. Ind eze export zijn echter alle vragen opgenomen, dus ook de vragen die niet relevant zijn voor de selectie.


19

5 Rapportage naar VLIR-UOS Hieronder wordt de rol van de ICOS beschreven voor de verwerking van het Reisbeurzenprogramma.

Contract Van zodra het Koninklijk Besluit (KB) voor het Noord Actie Programma (NAP is ondertekend, kan VLIR-UOS de contracten beginnen opmaken. Om deze contracten te kunnen opmaken hebben we per instelling volgende bijkomende gegevens nodig: 

Hoofd van de instelling: Rector, Algemeen Directeur



Bankrekeningnummer van de instelling: IBAN, BIC



Adres naar war het contract kan opgestuurd worden.

Selecties (ronde 1 & 2) Selectiescores doorgeven Voor beide selectierondes dient de ICOS per student het selectieresultaat in te voeren (zie Stap 3: De score van de instelling toekennen). 

Score o

A: geselecteerd

o

B: reserve, financierbaar indien er beurzen beschikbaar zijn

o

C: niet geselecteerd



Ranking (optioneel)



Positive remarks



Negative remarks

Selectieverslag Na de selecties dient de ICOS het selectieverslag op te laden (zie Stap 4: Het selectieverslag uploaden op het project). VLIR-UOS controleert de selectiewijze van de instelling. VLIR-UOS zal de selecties in zijn geheel goed- of afkeuren op basis van de selectiewijze. VLIR-UOS kan individuele studenten niet goedkeuren indien deze niet ontvankelijk zijn.

VLIR-UOS kan de selecties in zijn geheel afkeuren indien 

de ontvankelijkheids- en selectiecriteria van VLIR-UOS niet gebruikt worden.


20



de selecties worden uitgevoerd door één persoon.



er geen ondertekend selectieverslag is.



er onduidelijkheid bestaat over de selectieprocedure.



de studenten geen gelijke behandeling hebben gekregen.



de studenten geen selectiescore hebben ontvangen (A, B, C).



de niet-selectie onvoldoende verantwoord worden (vb: positive remarks, negative remarks).

Deadline Deadline indiening

Deadline selectieresultaten

Deadline feedback

Student -> ICOS

ICOS -> VLIR-UOS

VLIR-UOS => ICOS

Ronde 1

1 december 2014

16 januari 2015

13 februari 2015

Ronde 2

11 mei 2015

12 juni 2015

30 juni 2015

Rapportering Controle Reisverslagen Wanneer de student zijn online verslag heeft ingediend, controleert de ICOS het verslag van de student.

Reisbeursverslag van student 

De ICOS controleert de inhoud en bepaalt of het reisbeursverslag kwaliteitsvol is ingevuld.



De ICOS controleert of de ontvankelijkheidsvoorwaarden niet geschonden werden: o



Vb: het verblijf in het Zuiden van de student was korter dan 4 weken

Indien het verslag niet in orde is laat de ICOS dit weten aan VLIR-UOS. We zullen ervoor zorgend at de student zijn dossier kan aanvullen. Het is ook mogelijk dat tegen 1 februari jullie een knop hebben staan om het verslag zelf terug te sturen naar de student. Maar deze functionaliteit is nog niet ontwikkeld.

Evaluatie lokale promotor 

De ICOS controleert of de VLIR-UOS evaluatie is geüpload in het tabblad ‘report.



De ICOS controleert of de VLIR-UOS evaluatie gehandtekend is. Als er een foute evaluatie wordt geüpload, hoeft de student het verslag niet opnieuw in te vullen indien de student een gehandtekend exemplaar kan voorleggen (of een email van de promotor kan forwarden).



VLIR-UOS heeft géén papieren versie nodig van de evaluatie, het geüploade document volstaat.


21

Rapportage naar DGD Indien alles conform de afspraken is geeft de ICOS door aan VLIR-UOS welke studenten er effectief een beurs hebben opgenomen. Jullie kunnen een Excel opladen op projectniveau. Dit document moet niet ondertekend worden (in excel opladen aub). Via de upload kunnen we achterhalen wie zich akkoord verklaarde met het opladen van dit document. Dit doe je door onderstaande stappen te ondernemen: 

Download een excel van de scholarships van je project (zie Excel downloaden).



In deze excel vul je kolom “M” (Received scholarship) aan, door Yes in te vullen bij de studenten die een beurs effectief hebben ontvangen. Deze Excel voeg je toe aan je project. Dit doe je via het tabblad attachments van je project. Druk op add attachments, geef als titel “REI 2015 institution name - final report”.



VLIR-UOS zal ervoor zorgen dat de gegevens in de databank geactualiseerd worden.

Most Significant Change 

De ICOS van de instelling selecteert op basis van de studentenverslagen één interessant case.



De ICOS van de instelling vult op basis van het reisbeursverslag van de student het sjabloon in. Het is mogelijk dat bijkomende informatie moet worden opgevraagd bij de student. o

Het sjabloon zal tijdig op de website van VLIR-UOS staan www.vliruos.be.



Selectiecriterium: waar kan met de meest significante verandering terugvinden. Je kan zelf bepalen hoe je dit selectiecriterium interpreteert. Je moet je keuze niet verantwoorden op het sjabloon.



De cases worden op een bREInstorm besproken met de ICOS van alle instellingen. Het is de bedoeling dat we uit de verschillende cases één case selecteren.



De ICOS van de universiteit verzamelt de ingevulde sjablonen van de instellingen van de associatie en stuurt deze door naar VLIR-UOS.

Deadline 1 maart 2016


22

ICOS-richtlijn Oproep Reisbeurzen 2015

Recommend Documents