IC 2009

Jaarverslag Concern AO/IC 2009

Ede, juni 2010 COA/FB

Concernbeleid, Ondersteuning en Advies


Ede, juni 2010 COA/FB

Inhoudsopgave

1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Algemeen ............................................................................................................... 3 1.1. Inleiding ........................................................................................................ 3 1.2. Evaluatie AO/IC-overleg .............................................................................. 3 Procesbeschrijvingen ............................................................................................. 3 Interne controles..................................................................................................... 4 Verbijzonderde controles........................................................................................ 4 Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid .................................................. 4 Ontwikkelplan ......................................................................................................... 4 Bijlage A: Overzicht Concernprocessen................................................................. 5 Bijlage B: Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid ................................ 10 8.1. Re-integratie trajecten................................................................................ 10 8.2. Brandweerzorg........................................................................................... 13 8.3. Dubbele betalingen .................................................................................... 16

1.

Algemeen

1.1.

Inleiding

In dit jaarverslag wordt kort teruggeblikt op de werkzaamheden die op concernniveau zijn uitgevoerd op het gebied van administratieve organisatie en interne controle. De planning in het Concern Jaarplan AO/IC 2009 is hierbij afgezet tegen de realisatie. De voortgang van de jaarplannen, zowel op concern- als sectorniveau, is periodiek besproken in het controllersoverleg. Op basis van deze besprekingen is, waar gewenst, de planning aangepast. In 2009 zijn verschillende onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid uitgevoerd (art. 213a GW). Per onderzoek is een samenvatting toegevoegd als bijlage aan dit jaarverslag. Na vaststelling door ons college van B&W wordt dit jaarverslag ter kennisgeving verstrekt aan uw Raad, de Auditcommissie en Rekenkamercommissie.

1.2.

Evaluatie AO/IC-overleg

Het AO/IC-overleg is sinds 2002 het overlegorgaan voor werkzaamheden op het terrein van administratieve organisatie en interne controle. Insteek was destijds het delen van kennis, kunde en capaciteit op dit terrein. Eind 2009 is op verzoek van het controllersoverleg de werking van het AO/IC overleg geëvalueerd. In combinatie hiermee is ook de voortgang van de Werkgroep Risicomanagement besproken. Ten aanzien van het AO/IC-overleg was de conclusie dat het overleg jarenlang goed gefunctioneerd heeft, maar de toegevoegde waarde nu afneemt. Inzake de werkgroep Risicomanagement was de belangrijkste conclusie dat de voortgang te beperkt was. Er zijn weliswaar pilots uitgevoerd en er is geëxperimenteerd met NARIS (software om risico’s in op te nemen), maar daadwerkelijke implementatie van risicomanagement heeft nog niet plaatsgevonden. Op basis van de hierboven genoemde evaluaties is er door het controllersoverleg uiteindelijk voor gekozen om één werkgroep, in een nieuwe samenstelling, op te starten. Deze nieuwe werkgroep neemt de taken over van het AO/IC-overleg, de Werkgroep Risicomanagement en (deels) het Overleg van de Hoofden Bedrijfsvoering. De nieuwe werkgroep Risicomanagement en Auditing is eind 2009 begonnen met haar werkzaamheden. Topprioriteit van de werkgroep is het daadwerkelijk implementeren van risicomanagement in de organisatie. Dit op basis van uitgangspunten die zijn afgestemd met het controllersoverleg. Andere taken van de werkgroep zijn: - het (laten) uitvoeren van onderzoeken; - het (laten) uitvoeren van interne controles; - het (laten) uitvoeren van verbetermaatregelen; - het (laten) opstellen van Ontwikkelplannen; - het (laten) opstellen van een normen en toetsingskader voor de jaarrekening. De verwachting is dat de vergaderfrequentie van de Werkgroep Risicomanagement en Auditing in eerste instantie hoog zal zijn, maar langzamerhand terugloopt als risicomanagement geïmplementeerd is.

2.

Procesbeschrijvingen

De werkzaamheden hebben zich in 2009 toegespitst op het aanpassen van bestaande procesbeschrijvingen. Deze wijzigingen vloeiden voort uit resultaten van uitgevoerde controles, wijzigingen in de organisatie en implementatie van nieuwe software. De verwachting is dat onder invloed van majeure ontwikkelingen als publieke dienstverlening en de economische recessie de komende jaren een groot aantal


blz. 3

processen op de schop gaat. Vooruitlopende hierop zijn in 2009 al voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd (o.a. workshops Leanmanagement).

3.

Interne controles

In overeenstemming met de gemaakte afspraken zijn alle op concernniveau vastgelegde procesbeschrijvingen in 2009 getoetst. Bij deze controle is gekeken of de werkwijze in de praktijk overeenstemt met de gemaakte afspraken en er wellicht mogelijkheden voor verbetering zijn. In totaal ging het hierbij om zo’n 70 processen (zie hiervoor Bijlage A). De resultaten van deze controles zijn vastgelegd in verslagen en besproken in het controllersoverleg. Op basis van de controles zijn verbetermaatregelen vastgesteld, die opgenomen zijn in het Ontwikkelplan. De voortgang in de uitvoering van deze maatregelen, en ook het effect van deze maatregelen, is gevolgd.

4.

Verbijzonderde controles

Afhankelijk van de ingeschatte risico’s worden er op een aantal processen ook verbijzonderde controles uitgevoerd. Dit type controle is gericht op enkele kritieke punten in een proces. De frequentie van dit type controle varieert afhankelijk van de ingeschatte risico’s. Verbijzonderde controles worden uitgevoerd door medewerkers die niet bij de uitvoering van een proces betrokken zijn geweest. In 2009 zijn er op concernniveau op ruim 60 processen verbijzonderde controles uitgevoerd (zie hiervoor Bijlage A). De resultaten van deze controles zijn vastgelegd in verslagen en besproken in het controllersoverleg. Ook verbetermaatregelen die genomen zijn op basis van dit type controle zijn opgenomen in het Ontwikkelplan. Hiermee is monitoring van de voortgang en effectiviteit gewaarborgd. In overleg tussen Hoofd Bedrijfsvoering & Financiën en de Controller COA is, op basis van de resultaten van controles de afgelopen jaren, besloten in 2010 de frequentie van een aantal verbijzonderde controles te verminderen.

5.

Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid

Op basis van de Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur (art. 213a GW) heeft het college van B&W de verplichting onderzoeken uit te voeren. In 2009 stonden de volgende onderzoeken gepland: - Interne doorberekeningen; - Resultaten Re-integratietrajecten; - Brandweerzorg. Het onderzoek Interne doorberekeningen is doorgeschoven naar 2010 vanwege een uitbreiding van de onderzoeksvraag. Hierbij ging het om de toevoeging om de mogelijkheden en consequenties van het geheel of grotendeels afschaffen van interne doorberekeningen te bekijken. In de loop van 2009 is besloten om een extra onderzoek uit te voeren. Dit onderzoek Dubbele betalingen is afgerond. Per uitgevoerd onderzoek is een samenvatting opgesteld, die als bijlage aan dit jaarverslag is toegevoegd. Voor een compleet overzicht van de uitgevoerde onderzoeken zie bijlage B.

6.

Ontwikkelplan

Het Ontwikkelplan bevat alle geplande werkzaamheden op het terrein van administratieve organisatie en interne controle. Bovendien zijn alle maatregelen die voortvloeien uit (interne en externe) controles in het Ontwikkelplan opgenomen. Het Ontwikkelplan is afgelopen jaar drie keer geactualiseerd (april, augustus, december) en besproken in het controllersoverleg. De accountant heeft voorafgaand aan de interim- en jaarrekeningcontrole een afschrift van de Ontwikkelplannen (concern en sectoren) ontvangen.

blz. 4

Jaarverslag Concern AO/IC 2009 COA/FB, 30-06-09

Hoofd FB Hoofd FB Hoofd FB

Teaml. FDB Teaml. FDB Teaml. FDB Teaml. FDB Teaml. FDB Teaml. FDB

Verwerken facturen crediteuren

Betalingen

Verw. herinneringen/ aanmaningen

Beheren bestand crediteuren

Beheren verplichtingenadministratie

Afh. ingekomen facturen crediteuren

Afh. terugontvangen facturen

Vervaardigen wekelijkse betaalrun

Afh. her./ aanmaningen crediteuren

Hoofd FB Hoofd FB Hoofd FB Hoofd FB Hoofd FB

Vastleggen rechten

Factureren

Ontvangsten

Invorderen

Afboeken oninbare vorderingen

Debiteuren

COA/FB, 30-06-09

Hoofd FB

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 30-06-09

Hoofd FB

COA/FB, 30-06-09

Procescontrole

Vastl. verplichtingen inkoopfacturen

Proces eigenaar

Aanm./muteren budget- en producth.

Crediteuren

Financiën en Bedrijfsvoering

Processen

Ja

Ja

Ja

Ja

Nee

Nee

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Nee

Ja

Ja

Ja

Ja

Verbijz . Controle

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

Uitvoering

3x per jaar

3x per jaar

3x per jaar

3x per jaar

4x per jaar

3x per jaar

3x per jaar

Tijdig, presentatie/codering


Juist, volledig, tijdig, waardering

Tijdig

Overzicht verwerkingstijd facturen

Juist, volledig

Presentatie/codering, tijdig

Tijdig

Tijdig, presentatie/codering, volledig

3x per jaar 3x per jaar

Tijdig

Juist, volledig

Tijdig, presentatie/codering, volledig

Presentatie/codering, tijdig, juist

Presentatie/codering, tijdig, juist

Controle aspecten

3x per jaar

3x per jaar

3x per jaar

3x per jaar

3x per jaar

Periodiciteit

7. Bijlage A: Overzicht Concernprocessen

blz. 5

blz. 6 COA/FB, 30-06-09 COA/FB, 30-06-09 COA/FB, 30-06-09

Teamleider FDB Teamleider FDB Teamleider FDB

Treffen betalingsregeling

Aanmanen publiekrechtelijk

Afboeken vordering

COA/FB, 30-09-09 COA/FB, 30-09-09 COA/FB, 30-09-09 COA/FB, 30-09-09 COA/FB, 30-09-09 COA/FB, 30-09-09 COA/FB, 30-09-09 COA/FB, 30-09-09 COA/FB, 30-09-09

Hoofd FB Hoofd FB Hoofd FB Hoofd FB Hoofd FB Hoofd FB Hoofd FB Hoofd FB Hoofd FB

Verstrekken leningen derden/ garanties

Toepassen derivaten

Berekenen kasgeldlimiet

Opstellen rentevisie

Afhandelen offerteaanvraag

Aantr./uitzetten middelen lange termijn

Beheren relaties

Bepalen liquiditeitspositie

Aantr./uitzetten middelen korte termijn

Treasury

COA/FB, 30-06-09

Teamleider FDB

Aanmanen privaatrechtelijk

COA/FB, 30-06-09

Teamleider FDB

Ja

Nee

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Nee

Ja

COA/FB, 30-06-09

Teamleider FDB

Verwerken reclamaties

Ja

Boeken kopie-facturen

Nee

COA/FB, 30-06-09

Teamleider FDB

Opmaken en boeken facturen

COA/FB, 30-06-09

Teamleider FDB

Beheren bestand debiteuren

Verbijz. Controle

Procescontrole

Proces eigenaar

Processen

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

Uitvoering

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

3x per jaar

3x per jaar

3x per jaar

3x per jaar

3x per jaar

3x per jaar

Periodiciteit

Wetmatig, pres./codering, juist, volledig


Wetmatig, pres./codering, juist, volledig

Presentatie/codering


Juist, tijdig, presentatie/codering

Presentatie/codering, juist, volledig

Presentatie/codering, juist, volledig


Tijdig, volledig, presentatie/codering

Juist, presentatie/codering, tijdig, volledig

Tijdig, volledig, presentatie/codering

Presentatie/codering, volledig, tijdig

Tijdig

Tijdig

Controle aspecten


blz. 7

COA/FB, 31-12-09 COA/FB, 31-12-09 COA/FB, 31-12-09 COA/FB, 31-12-09 COA/FB, 31-12-09 COA/FB, 31-12-09 COA/FB, 31-12-09

Concerncontroller Concerncontroller Concerncontroller Concerncontroller Concerncontroller Concerncontroller Concerncontroller

Opstellen Bedrijfsplan

Wijzigen Begroting

Opstellen Halfjaarrapportage

Opstellen Programmajaarrekening

Opstellen Boedelbeschrijving

Beheren Iv3-stramien

Opstellen en versturen Iv3-rapportages

Adv. Ink., 31-12-09 Adv. Ink., 31-12-09 COA/FB, 31-12-09

Concerncontroller Concerncontroller Concerncontroller Concerncontroller

Offerte-traject

Europese aanbesteding

Inhuren derden

Aanmelden en registreren contracten

COA/FB, 31-12-09 COA/FB, 31-12-09 COA/FB, 31-12-09

Hoofd PM Hoofd PM Hoofd PM

Verwerken ziekte- en hersteldmelding

Opstellen probleemanalyse

Opstellen plan van aanpak

Ziekteverzuim

Personeelsmanagement

Adv. Ink., 31-12-09

Concerncontroller

Rechtstreekse inkoop

Inkoop en aanbesteden Adv. Ink., 31-12-09

COA/FB, 31-12-09

Concerncontroller

Opstellen Programmabegroting

Ja

Ja

Ja

Nee

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Opstellen Perspectiefnota

COA/FB, 31-12-09

Opstellen Convenant

COA/FB, 31-12-09

Concerncontroller

Opstellen IBP

Concerncontroller

Verbijz. Controle

Concerncontroller

Procescontrole

Ja

Proces eigenaar

COA/FB, 31-12-09

Planning & Control cyclus

Processen

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

V&R/Adv. Inkoop

V&R/Adv. Inkoop

V&R/Adv. Inkoop

V&R/Adv. Inkoop

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

Uitvoering

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

2x per jaar

2x per jaar

2x per jaar

2x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

Periodiciteit

Tijdig

Tijdig

Tijdig

(= verbijzondering Europese Aanbest.)

Wetmatig, tijdig

Juist

Wetmatig

Tijdig

Wetmatig

n.v.t.

Wetmatig, tijdig

n.v.t.

Wetmatig

Wetmatig

Wetmatig, tijdig

Wetmatig

n.v.t.

Wetmatig, tijdig

Controle aspecten

blz. 8 Hoofd PM

Uitwisselen gegevens UWV

COA/FB, 30-06-09

Hoofd PM

Verstrekkingen aan medewerkers

COA/FB, 30-06-09 COA/FB, 30-06-09 COA/FB, 30-06-09


Controleren en verwerken output

Verzorgen jaarwerk

Verzorgen loonaangifte


Verw. declaratie overwerkvergoeding

Verw. declaraties onregelmatige dienst

Verw. declaraties reis-/verblijfkosten

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 30-06-09

Hoofd PM

Verwerken van mutaties

Vergoedingen

COA/FB, 30-06-09

Hoofd PM

Invoeren personeelsgegevens

Salarisverwerking

COA/FB, 31-03-09

Hoofd PM

COA/FB, 31-12-09

Beheren personeelsdossiers

Personeelsdossier & verstrekkingen

Uitv. Risico-inventarisatie en Evaluatie

Hoofd PM

COA/FB, 30-06-09

Hoofd PM

Verw. aanvragen pensioen wethouders

Arbeidsomstandigheden

COA/FB, 30-06-09

Ja

Ja

Ja

Ja

Nee

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

COAFB, 31-12-09

Hoofd PM

Verbijz. Controle

Procescontrole

Verw. aanvragen wachtgeld wethouders

Wachtgeld en pensioenen

Proces eigenaar

Processen

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

Uitvoering

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

4x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

Periodiciteit

Tijdig, juist, volledig, wetmatig




Juist, volledig, presentatie/codering



Tijdig, presentatie/codering, volledig, wetmatig


Presentatie/codering, juist, volledig, tijdig

Juist, presentatie/codering, wetmatig

Juist, tijdig, wetmatig

Tijidig

Controle aspecten


blz. 9

Hoofd PM

Verw. aanvragen cafetariamodel

Hoofd V&R Hoofd V&R

Afhandelen van klachten

Afhandelen van bezwaarschriften

Klachten en bezwaarschriften

Opstellen en wijzigen verordeningen Hoofd V&R

Hoofd PM

Verw. aanvragen ouderschapsverlof

Veiligheid en Recht

Proces eigenaar

Processen

Ja

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 31-12-09

COA/FB, 31-12-09

COA/FB/FDB COA/FB/FDB

Ja

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

COA/FB/FDB

Uitvoering

Ja

Ja

Ja

COA/FB, 30-06-09

COA/FB, 31-12-09

Verbijz. Controle

Procescontrole

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

1x per jaar

Periodiciteit

Tijdig, volledig

Tijdig

Presentatie/codering, wetmatig

Juist, volledig, wetmatig

Tijdig, juist, volledig, wetmatig, pres./codering

Controle aspecten

8.

Bijlage B: Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid

8.1.

Re-integratie trajecten

1. Naam onderzoek

Re-integratietrajecten; een dossieronderzoek naar de stand van zaken in de gemeente Ede, december 2009.

2. Aanleiding onderzoek

Aanleiding voor het onderzoek was de selectie van de re-integratie als object van onderzoek in het kader van artikel 213a van de Gemeentewet, waarbij het college periodiek onderzoek dient te doen naar de wijze van functioneren van de gemeentelijke organisatie.

3. Uitvoering onderzoek

Het onderzoek is in de periode januari – maart 2010 op basis van dossieronderzoek en interviews uitgevoerd. Voor het dossieronderzoek is een aselecte steekproef van 111 dossier (10%) geselecteerd, waarbij de re-integratievoortgang bij de bestaande klanten en de nieuwe klanten vanaf medio 2009 als twee aparte groepen onderscheiden zijn. • 62% van de 1280 WWB klanten (= alleenstaande of gezin met een WWB uitkering. Bij een gezin kunnen beide partners in aanmerking komen voor een re-integratietraject) binnen de gemeente Ede hebben een zeer grote achterstand tot de arbeidsmarkt. Het gaat hierbij om zorgklanten of klanten waarbij de maatschappelijke activering en\of arbeidsactivering voorop staat.

4. Bevindingen onderzoek

blz. 10

•

Binnen bovengenoemde groep is bij 14% van de klanten de zorgproblematiek dermate groot (daken thuislozen, verslavingproblematiek) dat de aangeboden voorzieningen mede bedoeld zijn om de overlast voor de omgeving beheersbaar te houden.

•

Door de opbouw van het klantenbestand is het niet mogelijk om het resultaat van de re-integratie inspanningen uitsluitend te meten op basis van de uitstroom naar regulier werk. Dit komt overeen met de benadering van de inspectie Werk en Inkomen van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid waarbij het resultaat wordt gemeten op basis van het aantal ingezette trajecten.

•

Landelijk gezien hebben 48% van de WWB klanten een re-integratietraject aangeboden gekregen (stand 2008). Ultimo 2009 waren 59% van de WWB klanten in Ede op traject. Een van de targets uit het afdelingsplan Werk en Inkomen is dat eind 2010 80% van de WWB klanten een reintegratietraject volgen.

•

In de periode 2008 – 2009 is een sterke stijging van het aantal ingezette trajecten zichtbaar.

Aantal ingezette trajecten Totaal aantal ingezette trajecten

trajecten 01-‘08 693

trajecten 01- ‘10 1.500

•

Er is ultimo 2009 geen eenduidige managementinformatie beschikbaar omtrent het rendement van de re-integratie-inspanningen (hetgeen aansluit bij het landelijke beeld). De inrichting binnen GWS4all, het geautomatiseerde systeem, is van oudsher geordend op werkprocessen. Voor de re-integratie is een verdere ontwikkeling van GWS4all naar een klantvolgsysteem wenselijk. Deze doorontwikkeling is als actiepunt gedefinieerd in het afdelingsplan Werk & Inkomen 2010-2011.

•

Consulenten melden in toenemende mate klanten aan bij het WGSL (WerkGeversServiceLoket) voor bemiddeling. 2008: 109, 2009: 182 en in de eerste 2 maanden van 2010: 51 klanten.

•

Uit het dossieronderzoek komt het belang naar voren om de klanten vroegtijdig richting werk, scholing, sociale activering of zorg te begeleiden. Hoe langer daarmee gewacht wordt, des te moeizamer de klant in beweging te krijgen is. Vanaf juli 2009 is dit uitgangspunt ook nadrukkelijk in het beleid van Werk & Inkomen opgenomen. De klanten die vanaf juli 2009 een aanvraag levensonderhoud hebben ingediend, zijn op een traject geplaatst, naar het WGSL geleid of hebben een ontheffing vanwege een kind < 5 jaar of medische beperking gekregen.

5. Aanbevelingen


•

Omdat zowel de WWB als de WMO participatiewetten zijn wordt een vervolgonderzoek, binnen de volle breedte van het klantenbestand, naar de (on)mogelijkheden tot een verdere verbinding van beide wetten in het ondersteunen van de klanten geadviseerd.

•

Aanbevolen wordt om de klanten met een korte afstand tot de arbeidsmarkt bij het WGSL aan te melden en tijdens de wachttijd via Voorwerk arbeidsritme op te laten doen. Klanten die in een latere proefperiode bij de werkgever afhaken dragen bij aan een negatief beeld van de werkgever over de doelgroep waardoor de bereidheid tot vervolgplaatsingen zal afnemen.

blz. 11

trajecte 01-‘10 150

6. Stand van zaken aanbevelingen juni 2010

•

Omdat een re-integratietraject naast werk en leren ook participatie aan de Edese samenleving als doel kan hebben wordt aanbevolen om de participatieladder in te voeren om zo het groeipotentieel van klanten richting werk of leren en/of participatie beter te kunnen volgen.

•

Om een sociaal \ zakelijke afweging te kunnen maken over het (maatschappelijk) effect versus de inzet van middelen wordt aanbevolen om een visie te ontwikkelen met betrekking tot het gewenste rendement per trede van de participatie-ladder en de uitgaven per trede van de ladder als sturingsinformatie in de managementrapportage op te nemen.

Binnen de participatiewetten WMO en WWB lijkt met name de dagbesteding mogelijkheden te bieden om tot een betere afstemming in het ondersteunen van de klanten te komen. Door het hoofdenoverleg WIZ is recent het besluit genomen om de participatieladder in te voeren. De verwachting is dit eind 2010 gerealiseerd zal zijn. De doorontwikkeling van de managementinformatie was als actiepunt al in het afdelingsplan Werk & Inkomen 2010 – 2011 opgenomen.

blz. 12

8.2.

Brandweerzorg

1. Naam onderzoek

Brandweerzorg gemeente Ede


In toenemende mate is gebleken dat de Brandweer binnen de kern Ede niet meer binnen de gestelde normen ter plaatse kan zijn.


Namens het MT Brandweer heeft de Commandant Brandweer opdracht gegeven aan bureau Berenschot om de aard en omvang van het hierboven genoemde probleem vast te stellen. Het onderzoek is begeleid door A.J. van Maren, hoofd Repressie.


November 2009 heeft bureau Berenschot het eindrapport opgeleverd. De belangrijkste bevindingen zijn: 1. Op basis van het theoretische dekkingsplan is er op dit moment sprake van een acceptabel overschrijdingspercentage. De uitrukcijfers in de praktijk laten zien dat de dekking brandweerzorg in de dagsituatie net volstaat, maar in de nachtsituatie onder de maat is. 2. De overschrijdingen liggen in werkelijkheid meer geografisch verspreid, dan het theoretische dekkingsplan voorspelt. 3. Er is een gerede kans dat de dekking brandweerzorg in de periode tot 2024 door toedoen van demografische ontwikkelingen, ontwikkelingen in de vrijetijdsbesteding, stadsuitbreidingen, de ontwikkeling van de huizenprijzen en de ontwikkelingen in de verkeerssituatie verder zal verslechteren. 4. Het instellen van een continuebezetting op de hoofdpost, zal in belangrijke mate kunnen bijdragen aan een oplossing van het probleem. Het verplaatsen van deze post zal aan een maximaal resultaat bijdragen. Ontwikkelingen: Het MT heeft het rapport al eerder besproken, maar definitieve besluitvorming deels uitgesteld in verband met de behandeling van de aanpassing op de Wet op de Veiligheidsregio’s (WvR) in de Tweede Kamer (29 januari 2010) en de wetsbehandeling in de Eerste Kamer (2 februari 2010). Dit met name omdat hierin de normering van de opkomsttijden zal worden opgenomen. Inmiddels hebben deze behandelingen plaatsgevonden en is duidelijk dat; a. De wet door de Staten Generaal zal worden vastgesteld; b. De normering van opkomsttijden wettelijk zal worden vastgelegd, waarbij grotendeels een gelijke normering van toepassing is als nu in de Handleiding Brandweerzorg (belangrijkste verschil is de beperking van het aantal categorieën met daaraan verbonden tijdsnormen); c. Er weliswaar bestuurlijke ruimte is om een afweging te maken in het kader van de brandweerzorg, maar dat deze wel nauw samenhangt met het regionale risicoprofiel en besluitvorming door het regionale bestuur.


blz. 13

De gemeente Ede is genoodzaakt om de komende jaren de begroting met vele miljoenen terug te brengen. Ook de Brandweer zal haar bijdrage moeten leveren aan deze bezuiniging. Inmiddels is definitief dat hierbij de volgende voorstellen worden aangedragen; - het voorlopig niet realiseren van de post A30/Kernhem; - een lagere inwonerbijdrage ten behoeve van de Hulpverlening Gelderland Midden; - verdere toerekening van de kosten van preventieactiviteiten aan de leges; - intensiveren van de intergemeentelijke samenwerking met de gemeente Wageningen. Tot slot zijn er binnen de gemeente Ede steeds meer ruimtelijke plannen, die in een fase komen waarin sprake is van een concretisering naar feitelijk inrichting en uitvoering (inclusief voorgestelde wegenstructuur). De Brandweer geeft, zeker daar waar het gaat om gevolgen voor de opkomsttijden, een advies op deze plannen. Deze advisering is gebaseerd op de huidige organisatievorm van de Brandweer en houdt nog geen rekening met mogelijke wijzigingen hierin. 5. Conclusies/ aanbevelingen

blz. 14

Na bestudering van het rapport, waarbij ook de hierboven omschreven ontwikkelingen zijn meegenomen heeft het MT Brandweer Ede besloten dat; 1. Het de door het bureau Berenschot opgeleverde situatie en de daarin beschreven conclusies herkent. 2. Het eens is met de conclusie dat de huidige organisatievorm niet toekomstbestendig is, in het garanderen van een voldoende niveau van brandweerzorg. 3. Een continue bezetting van de aangedragen alternatieven, als voorkeursvariant kan worden aangemerkt. 4. De feitelijke vorm van een continue bezetting vele uitwerkingsmogelijkheden kent. 5. Op basis van de besluiten onder 3 en 4 het aanvaardbaar is om voorlopig af te zien van de nieuwbouw van een brandweerpost bij de A30/Kernthema. 6. Er nader onderzoek nodig zal zijn naar de uitwerking van de bezettingsvorm binnen de Brandweer Ede-Centrum. 7. De Commandant Brandweer de opdracht krijgt om met een projectvoorstel te komen voor dit onderzoek. 8. De DB’s OC-beroeps en OC-vrijwillig informeren op 15 februari 2010. 9. Deze besluiten besproken worden met de Staf in de vergadering van 17 februari 2010. 10. Het personeel separaat geïnformeerd wordt over het rapport en de bovenstaande besluitvorming op een personeelsbijeenkomst op 18 februari 2010. 11. Voorlopig (tot 1 januari 2012) de brandweeradvisering in het kader van ruimtelijke ontwikkeling te baseren op de veronderstelling van een continuebezetting op Ede-Centrum. Binnen dit tijdsbestek zal bekend moeten zijn wat de verdere ontwikkeling van Brandweer Ede is.

12. Conform de LTP 2010 zullen deze besluiten na bespreking in het BOT, en na vorming van een nieuwe coalitie, na de gemeenteraadsverkiezingen worden voorgelegd aan de commissie AZ&M. 6. Stand van zaken aanbevelingen juni 2010

1. De uitkomsten van het onderzoek en de besluitvorming van het MT Brandweer Ede zijn besproken met het personeel en het dagelijks bestuur van de Onderdeelcommissies Vrijwillig en Beroeps. 2. De resultaten van het onderzoek zijn gepresenteerd aan de commissie AZ&M op 10 mei jl.. Hierbij is afgesproken dat wij het landelijk te ontwikkelen referentiekader rond opkomsttijden – verwachting medio 2011 – afwachten. Zodra dit referentiekader bekend is wordt op basis hiervan, en de resultaten van het onderzoek, in 2012 een voorstel uitgewerkt. Bij dit voorstel wordt uiteraard rekening gehouden met de mogelijkheden van de organisatie (financieel en organisatorisch). Ook is besloten om de huidige overschrijdingen van de opkomsttijden in Edecentrum voorlopig te accepteren in afwachting van bovengenoemd voorstel.


blz. 15

8.3.

Dubbele betalingen

1. Naam onderzoek

Dubbele betalingen


De mogelijkheid om op basis van “no-cure-no-pay” een onderzoek te laten doen naar zgn. “dubbele betalingen”. Hieronder te verstaan: * dubbele betaling van facturen; * betalingen aan verkeerde crediteur; * dubbel ingeboekte, maar nog niet betaalde, inkoopfacturen; * abusievelijk niet afgetrokken BTW; * als schuld ingeboekte creditnota’s; * als euro geboekte factuur, welke een andere valuta moest zijn.


In 2009 is door een extern bureau een onderzoek uitgevoerd naar aan leveranciers verrichte dubbele betalingen over de jaren 2005 tot en met 2008. Na een oriëntatiegesprek met het onderzoeksbureau is door de financiële administratie de benodigde data aangeleverd en heeft het onderzoeksbureau hiervan een analyse gemaakt. Op basis van de analyse heeft een uitgebreid onderzoek plaatsgevonden, waarbij de fysieke facturen beoordeeld zijn. Ook heeft er een controle met het boekhoudpakket plaatsgevonden.


Uit het onderzoek is gebleken dat er geen structurele lacunes in de AO/IC zijn rond het verwerken van inkoopfacturen en betalingen binnen de gemeente Ede die een groot risico met zich meebrengen. Over de jaren 2005 tot en met 2008 werden slechts 8 dubbele betalingen gevonden met een totale waarde van € 21.221,19 en 6 facturen waarvan de BTW niet was teruggevorderd met een waarde van € 10.871,56. De dubbele betalingen zijn door de crediteuren inmiddels teruggestort en voor de BTW wordt een suppletie ingediend bij de Belastingdienst.

5. Conclusies/aanbevelingen

Gezien het grote aantal facturen (91.026) wat beoordeeld is en het grote bedrag dat hiermee gemoeid is (ruim € 471 miljoen) wordt door het onderzoeksbureau geconcludeerd dat de Gemeente Ede de risico’s op dubbele betalingen uitstekend onder controle heeft. De belangrijkste aanbevelingen zijn: Alert te blijven op het crediteurenproces Het bewust maken van de medewerkers dat het juist registreren van zaken belangrijk is om dubbele betalingen te voorkomen. Dit in combinatie met het gebruik van de standaard controles.

blz. 16

6. Stand van zaken aanbevelingen juni 2010


Aanbevelingen zijn eigenlijk niet aan de orde, want de gemeente Ede heeft de zaken prima voor elkaar. De resultaten van het onderzoek zijn uitgebreid besproken met de direct betrokken medewerkers.

blz. 17

IC 2009

Recommend Documents