I Pendahuluan. 1.1 Lintas Platform

I Pendahuluan OpenOffice.org adalah program aplikasi perkantoran Open Source yang produktif dan cukup lengkap, tidak banyak berbeda dengan program aplikasi perkantoran dari proprietary. Di dalam OpenOffice.org sudah ada pengolah kata atau Word Processor dalam bentuk OpenOffice.org Writer, sudah ada SpreadSheet berupa OpenOffice.org Calc, sudah ada Presentation dalam bentuk OpenOffice.org Impress. Dan sudah ada juga OpenOffice.org Database untuk mengolah data secara interaktif. Plus beberapa program penting lainnya seperti Drawing, Labels, Formula, HTML Documents, Business Card dan sebagainya. Bahkan semua tampilan antarmukanya tidak begitu jauh berbeda dengan program aplikasi perkantoran proprietary yang sudah lebih dahulu populer saat ini. Semua dokumen lama yang pernah dibuat menggunakan program aplikasi perkantoran proprietary juga dapat dibuka dengan baik menggunakan OpenOffice.org ini. Dalam beberapa dokumen, memang tidak semuanya dapat dibuka dengan sempurna, yakni akan ada beberapa format yang berubah ataupun hilang ~ tetapi cukup meringankan, karena tidak perlu lagi membuatnya dari awal. Bahkan bila kita masih perlu berhubungan dengan mitra kerja kita yang masih tetap menggunakan program proprietary Microsoft Office, misalnya, maka dokumen yang kita buat tsb, dapat disimpan ke dalam format program proprietary Microsoft. Office tersebut dengan baik dan dapat dilakukan dengan cara yang sangat mudah.

1.1 Lintas Platform Salah satu penyebab OpenOffice.org populer saat ini, di samping cara penggunaannya yang mudah, karena sangat mirip dengan cara menggunakan program aplikasi perkantoran proprietary, juga karena program aplikasi perkantoran OpenOffice.org ini dapat berjalan dengan baik pada lintas platform. Ia dapat dijalankan pada sistem operasi Linux, Mac OS X, Solaris, bahkan pada sistem operasi Microsoft Windows. Dengan demikian, maka masyarakat luas mempunyai banyak pilihan untuk menggunakannya pada sistem operasi mana yang ia sukai.

Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org 1

1.2 Kebutuhan Sistem 1.2.1 Linux Untuk dapat menjalankannya dengan baik pada sistem oprasi Linux, maka paling tidak dibutuhkan • • • • • • •

PC dengan Pentium atau prosesor AMD yang kompatibel, atau prosesor PowerPC RAM 64 MB Ruang hard disk 170 MB. Linux Kernel 2.0.7 atau yang lebih tinggi X Server dengan minimal 256 warna atau grayscale. glibc2 2.1.3 atau yang lebih tinggi (2.2.1 untuk PPC). VGA dengan minimal 256 warna, 800 x 600.

1.2.2 Solaris Untuk dapat menjalankannya dengan baik pada sistem operasi Solaris, maka paling tidak dibutuhkan

• • • • •

RAM 128 MB. Ruang hard disk 240 MB. Solaris 7 atau yang lebih tinggi (SPARC). Untuk dukungan aksesibilitas, GNOME 2.0 atau yang lebih tinggi diperlukan. VGA dengan minimal 256 warna, 800 x 600.

1.2.3 Mac OS X Untuk dapat menjalankannya dengan baik pada sistem operasi Mac OSX ini, maka paling tidak dibutuhkan:

• • • •

Mac OS X v10.2 atau yang lebih tinggi RAM 256 MB, direkomendasikan 512 MB. Ruang hard disk 300 MB (termasuk X11). G4/400 atau yang lebih tinggi.

2 Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org

1.2.4 Microsoft Windows Untuk dapat menjalankannya dengan baik pada sistem operasi Microsoft Windows ini, maka paling tidak dibutuhkan:

• •

• •

PC kompatibel dengan Pentium. Microsoft Windows 95 atau yang lebih tinggi, terutama untuk versi Asian/CJK (maka disarankan Microsoft. Widows 2000/XP, Vista atau lebih tinggi) RAM 64 MB. Ruang hard disk 170 MB.

Sehubungan dengan program pemerintah adalah untuk menyukseskan Open Source, maka yang akan dibahas lebih lanjut di dalam Toolkit Training Software di sini adalah yang menggunakan platform Linux. Walapun demikian, secara prinsip tidak jauh berbeda bila akan diterapkan pada platform sistem operasi lain.



II

Instalasi/Upgrade Versi OpenOffice.org

Instalasi perlu dilakukan jika kita tidak menemukan aplikasi Open Office.org di dalam sistem Linux yang kita pergunakan. Sebenarnya, secara default setiap kali kita telah berhasil menginstal Linux di dalam komputer kita, maka program aplikasi OpenOffice.org ini secara otomatis sudah terinstall di dalamnya. Jadi kita bisa langsung menggunakannya. Kecuali bila kita bermaksud untuk mengupgrade versi OpenOffice.org yang kita gunakan. Atau bila kita akan menggunakannya pada sistem operasi selain Linux, maka instalasi program aplikasi OpenOffice.org ini memang perlu dilakukan.

2.1 Cara Menginstal/Upgrade Versi OpenOffice.org Berikut ini adalah langkahlangkah memperolah versi OpenOffice.org terbaru dari website resminya, lalu mengupgradenya ke dalam sistem operasi Linux IGOS Nusantara atau ke dalam versi Linux lainnya yang setara seperti RedHat atau Fedora Core. 1. Bila belum memiliki keping CD/DVD dari aplikasi OpenOffice.org ini, maka kita dapat mendownloadnya dari situs OpenOffice.org di http://www.openoffice.org

2. Pada layar situs OpenOffice.org yang tampil, klik tab menu Download. Tunggu beberapa saat. Selanjutnya akan tampil jendela Download Central. Atau klik langsung tombol hijau Download OpenOffice.org Version 2.2.x. | Get OpenOffice.org


3. Tampil jendela pilihan sistem operasi yang akan digunakan, maka pilihlah Linux:

4. Tidak lama kemudian akan tampil pesan seperti tampak pada jendela di bawah ini. Klik pilihan Cotinue to Download untuk melanjutkan proses Download:

5. Selanjutnya akan tampil kotak dialog penyimpanan. Pilihlah Save lalu klik OK. Tunggu beberapa waktu, maka proses download akan berlangsung. Lama


sebentarnya proses download ini tergantung dari tipe komputer dan jalur internet yang digunakan.

6. Periksalah pada folder penyimpanan hasil download tersebut. Bila Anda menggunakan browser Mozilla FireFox, biasanya hasil download akan disimpan ke dalam folder Desktop. Untuk memeriksanya, klik menu Edit > Preferences > Downloads > Lihat pada bagian Dowload Folder lalu klik pilihan  Save all files to this folder. Perhatikan, di dalam folder Desktop itulah filefile hasil download Anda disimpan. Anda bisa mengarahkannya pada folder lain sesuai dengan keinginan Anda. Yakni dengan cara mengklik pilihan Browse...


7. Setelah Anda mengetahui letak file programnya, langkah selanjutnya adalah mengekstraksi image Ooo_2.2.0_Linuxintel_install_w.JRE_enUS.tar.gz ini. Untuk pekerjaan ini, Anda diminta berada dalam modus root. Cara masuk ke root: buka terminal, klik Aplikasi > Aksesoris > Terminal dan login sebagai root. Lalu ketikkan: hendrimgs@hendrimgs Desktop]$ su [En ter] Password:******** [En ter] ==> Anda ketikkan password user root di komputer Anda. ●

Masuk ke direktori Desktop tempat file hasil download tadi, dengan cara: [root@hendrimgs RPMicrosoft]# cd /home/h end rimg s/Deskt op / [Ent er]

●

Ekstrak file openoffice.org2.x.x nya dengan perintah : [root@hendrimgs Desktop]# tar zxv f Ooo_2.2 .0_Lin uxInt el_ins tall_ wJRE_e nUS.t ar.gz [En ter]

8. Setelah itu, masuk pada paket instalasi dalam folder yang sudah diekstrak tadi: [root@hendrimgs Desktop]#cd OOF680_ m14_na ti ve_pac ked 1_en US.9 134/ RPMicr osof t/ [Ent er]

9. Sebelum melakukan upgrade modulmodul OpenOffice.org satu per satu, lakukan terlebih dahulu upgrade terhadap paket induk OpenOffice.orgnya, dengan perintah: [root@hendrimgs RPMicrosoft]#r pm Uvh openo ffice. org co re* [En ter]


Ada sekitar 13 modul penting berhasil diupgrade, yang akan menjadi acuan dasar bagi sistem untuk mengupgrade lebih lanjut tiaptiap modul dalam OpenOffice.org tersebut.

10. Setelah itu, lakukan perintah untuk mengupgrade semua modul OpenOffice.org satu per satu. Untuk mempermudah pengetikannya, jangan diketik secara manual, tetapi gunakan saja tombol [Tab]. Setelah semua modul dalam OpenOffice.org tersebut tampil, lakukan penekanan tombol [Enter]: [root@hendrimgs RPMicrosoft]# r pm Uvh openof fice.o rg base2.2 .09134.i58 6.r pm openof fice.o rg calc2.2 .09134.i58 6.r pm openof fice.o rg draw2.2. 09134.i586 .r pm openof fice.o rg pyuno2.2 .09134.i58 6.r pm openof fice.o rg emailmer ge2.2 .09134.i58 6.r pm openof fice.o rg gnome in tegr atio n2.2. 0 9134.i586. r pm openo ffice. orggr aphic filt er2.2. 0 9134.i586. r pm openo ffice. orgim press 2.2.0 9134.i586. r pm openo ffice. orgja vafil ter2.2 .0 9134.i586. r pm openo ffice. orgmat h 2.2.0 9134.i586. r pm openo ffice. orgonl ineupd ate2.2 .0 9134.i586. r pm openo ffice. orgt esttool 2.2.0 9134.i586. r pm openo ffice. orgwr iter2.2. 0 9134.i586. r pm openo ffice. orgxsl tfilt er2.2.0 9134.i586. r pm [Ent er]


11. Supaya hasil upgrading tersebut dapat tampil di desktop menggantikan ikon atau menu pop up menggantikan menu aplikasi perkantoran versi sebelumnya, maka lakukan perintah berikut : [root@hendrimgs RPMicrosoft]# r pm Uvh deskt op int eg ration/ openof fice.or gr edhat menus 2.2 9119.noar ch.r pm [En ter]

12. Sampai pada langkah ke 11, Anda sudah dapat menggunakan OpenOffice.org versi terbaru hasil upgrading yang baru saja dilakukan. Silakan Anda lihat perubahan tampilan isi dari menu pop up: Klik Aplikasi > Perkantoran akan terlihat menu OpenOffice.org versi terbaru yang baru saja diupgrade.

2.2 Mengatasi Pesan Java Runtime Environment (JRE) Jika di dalam penggunaan OpenOffice.org Anda suatu waktu bermasalah dan tampil pesan “Java Runtime Environment...” Ini berarti Anda perlu menginstall modul Java yang dikembangkan oleh Sun MircosysteMicrosoft sebagai bagian untuk menjalankan aplikasi tersebut: Untuk itu, masuk ke root: [hendrimgs@hendrimgs ~]$ su [Enter]. Setelah Anda ketikkan passwordnya, ketikkan perintah seperti tampak pada gambar: r pm ivh jre6linuxi586.r pm [Ent er]


2.3 Mengaktifkan OpenOffice.org Pertama Kali 1. Untuk pertama kali digunakan, OpenOffice.org pasca upgrading akan menampilkan informasi tambahan berupa halaman Welcome:

2. Klik tombol Next>>. Selanjutnya akan tampil jendela Licence Agreement dari OpenOffice.org dalam format GNU Lesser General Public License (GPL) yang menunjukkan bahwa OpenOffice.org ini adalah aplikasi Open Source. Jadi Open Source bukan berarti tidak ada lisensinya ~ hanya saja bentuknya adalah lisensi publik. Setelah Anda baca seperlunya, lalu klik tombol [Scroll Down]. Setelah sampai baris paling bawah, maka akan tampil tombol Next dan silakan Anda klik untuk melanjutkan ke halaman berikutnya.


3. Tampil halaman User Name. Pada halaman ini Anda diminta untuk mengisikan nama lengkap Anda berikut inisialnya. Setelah itu, klik tombol Next>>

4. Kemudian akan tampil halaman Online Update yang meminta Anda untuk melakukan pemeriksaan OpenOffice.org terbaru secara otomatis. Untuk melakukan langkah ini Anda membutuhkan sambungan internet. Bila tidak, bisa Anda abaikan dengan tidak memberi tanda check list ☑ Check for updates automatically pada pilihan yang ada. Selanjutnya klik Next>>


5. Sampailah pada halaman Registration. Anda diminta untuk melakukan registrasi. Jangan khawatir, untuk registrasi ini, Anda tidak diminta bayaran ~ atau bila Anda ingin melewatinya karena Anda sudah pernah melakukan registrasi sebelumnya, maka Anda bisa memilih I want to register later atau I have already register > Lalu klik Finish.

Tidak berapa lama kemudian, Anda akan dihadapkan pada tampilan loading OpenOffice.org 2.2.0. Ini menunjukkan, bahwa OpenOffice.org telah berhasil diinstal dan dijalankan dengan baik.



III OpenOffice.org Writer OpenOffice.org Writer adalah aplikasi Word Processor yang biasanya digunakan para pemakai komputer untuk kegiatan tulismenulis. Selain OpenOffice.org Writer, ada beberapa jenis Word Processor yang populer dan sudah banyak dipergunakan masyarakat, di antaranya: WordStar ● WordPerfect ● KWord ● AmiPro ● AbiWord ● Microsoft Word (Microsoft Word) ● Text Maker, dll Bagi yang sudah pernah menggunakan salah satu Word Processor di atas, maka dapat dengan mudah beradaptasi menggunakan OpenOffice.org Writer ini. Sedangkan bagi para pemula yang benarbenar awam dan belum pernah menggunakan komputer, juga tidak perlu khawatir, karena panduan menggunakan OpenOffice.org Writer ini telah dirancang sedemikain rupa untuk memudahkan para pemakainya. Anda cukup mengikuti langkahlangkah yang telah diuraikan di dalam training toolkit ini, maka Anda dijamin sudah bisa menggunakannya dengan baik dan maksimal. Walaupun demikian, untuk lebih jelasnya lagi, Anda bisa mengunjungi website tutorialnya pada www.tutorialsforopenoffice.org, dan langsung menuju Home Page > Standard Tutorials >Writer > No Computer Experience. Dari petunjuk yang disediakannya, Anda bisa belajar lebih banyak lagi tentang Open Office.org Writer tersebut. ●

3.1 Apa itu Word Processor? Secara umum bisa diterjemahkan sebagai Pengolah Kata, yaitu sebuah program aplikasi perkantoran produktif yang biasa digunakan untuk membuat berbagai macam dokumen teks, mulai dari surat menyurat ~ baik dinas maupun pribadi, Karya Ilmiah, Proposal, Naskah buku, Skripsi, Makalah, dan sebagainya. Di dalam Pengolah Kata ini sudah tersedia berbagai macam fasilitas untuk mengatur komposisi dan style sebuah paragraf, pengeditan, aneka format dan bentuk pencetakan, baik pencetakan di layar maupun pencetakan ke atas kertas (hard copy/hand out).

3.2 Memulai OpenOffice.org Writer OpenOffice.org yang dibahas di dalam training toolkit ini adalah OpenOffice.org Writer yang berbasis Linux. Pada prinsipnya, OpenOffice.org Writer dengan platform Microsoft. Windows, Solaris maupun Macintosh tidak jauh berbeda cara penggunaannya dengan OpenOffice.org Writer yang berbasis Linux ini. Untuk Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org 15

memulainya, dapat dilakukan dengan beberapa cara: 1. Dari desktop Linux IGOS Nusantara klik Aplikasi > Perkantoran > Word Processor atau OpenOffice.org 2.2 Writer 2. Dari Panel Bar, klik ikon OpenOffice.org Writer yang berupa gambar kertas surat dan ballpoint. Kedua cara di atas akan menampilkan bidang kerja OpenOffice.org Writer dengan berbagai macam komponen yang menyertainya.

3.2.1 Bekerja Antar Format Dokumen Saat ini, OpenOffice.org Writer yang dipergunakan adalah versi 2.2.x ke atas. Namun demikian, Anda tidak perlu khawatir dengan dokumen yang pernah Anda buat menggunakan OpenOffice.org versi sebelumnya, baik yang berbasis Windows, Linux maupun sistem operasi lainnya. OpenOffice.org Writer dapat mengenali dan membuka dokumendokumen tersebut. Bahkan semua dokumen yang pernah dibuat menggunakan Microsoft Wordpun bisa dibuka dengan baik oleh OpenOffice.org Writer. Kalaupun ada perbedaan ataupun perubahan, umumnya hanyalah terletak pada jenis font atau format yang digunakan. Selebihnya, tidak terlalu jauh berbeda.

3.2.2 Bekerja dengan Dokumen OpenOffice.org Writer Versi Lama Ketika Anda membuka sebuah dokumen yang pernah dibuat menggunakan OpenOffice.org Writer versi sebelumnya (1.x.x.) ~ umumnya memiliki ekstension *.sxw, maka OpenOffice.org Writer langsung bisa mengenali dan bisa membukanya tanpa banyak perubahan. File > Open > arahkan pada folder 16 Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org

dimana dokumen *.sxw akan dibuka > Open

3.2.3 Bekerja dengan Dokumen Microsoft Word Sama seperti halnya bekerja dengan dokumen OpenOffice.org Writer versi sebelumnya (1.x.x). OpenOffice.org Writer 2.2.x pun dapat dengan mudah membuka dokumen yang pernah dibuat menggunakan Microsoft Word (97, 2000, XP, 2003) ~ yang umumnya berekstension *.doc. Kalaupun ada perubahan, umumnya terletak pada perbedaan font atau format yang digunakan. Untuk mengatasi masalah ini, Anda cukup mengubah format atau jenis font yang digunakan sesuai dengan koleksi font yang dimiliki oleh OpenOffice.org tersebut. File > Open > arahkan pada folder dimana dokumen *.doc akan dibuka > Open


3.2.4 Mengkonversi Dokumen OpenOffice.org Writer Dokumen yang dibuat dengan OpenOffice.org Writer 2.2.0 yang disimpan ke dalam format aslinya, yaitu OpenDocument Text (*.odt), tidak akan pernah dapat dibuka oleh OpenOffice.org versi sebelumnya (1.x.x) atau oleh aplikasi Microsoft Word. Agar dokumen yang dibuat dapat dibuka dan diedit oleh OpenOffice.org versi sebelumnya (1.x.x) atau oleh aplikasi Microsoft Word, maka dokumen yang dibuat harus dikonversikan ke dalam format dokumen yang akan digunakan untuk membuka dan mengeditnya lebih lanjut. Caranya: Setelah dokumennya dibuat, klik File > Save As... atau [Ctrl+Shift+S]

Tampil kotak dialog Save As. Pada baris File name, ketikkan nama file, lalu klik Drop down list pada baris menu File type, pilih format dokumen penyimpanan yang Anda inginkan. Setelah itu, klik tombol [Save]. Setelah Anda klik tombol [Save], maka OpenOffice.org akan memberitahukan, bahwa dokumen yang Anda buat akan disimpan ke dalam format dokumen Microsoft. Word atau OpenOffice.org 1.x.x (sesuai dengan tipe dokumen yang Anda pilih). Hanya ada dua pilihan Yes atau No. Jika Anda klik [Yes], maka dokumennya akan langsung dikonversikannya ke dalam format dokumen yang Anda pilih. Tetapi jika Anda klik [No], maka penyimpanan akan dikembalikannya ke dalam format aslinya, yaitu *.odt ~ format dokumen OpenOffice.org Writer 2.x.x.


3.2.5 Mengatur Dokumen OpenOffice.org agar Kompatibel dengan Dokumen Microsoft Office Bila kita sering kali menggunakan dokumen dengan format Microsoft Office, maka sebaiknya diatur kompatibelitasnya dengan Microsoft Office, baik kompatibel ketika menyimpannya juga kompatibel ketika membuka dokumennya. Dengan demikian ketika sebuah dokumen OpenOffice.org disimpan ke dalam format Microsoft Office (*.doc, *.xls, *.ppt), maka Microsoft Office dapat mengenali dan membukannya dengan baik dan demikian juga sebaliknya ~ semua dokumen Microsoft. Office dapat dikenali dan dibuka dengan baik oleh OpenOffice.org (*.doc, *.xls, *.ppt). Untuk maksud ini, maka OpenOffic.org telah menyediakan fasilitas pengaturannya. Klik Tools > Options > klik tanda +Load/Save > Microsoft Office. Akan tampil tanda kotak pilihan yang kosong. Beri tanda centang  pada kolom Load [L] dan kolom Save [S] sesuai dengan modulmodul yang akan Anda kompatibelkan. Bila perlu beri tanda centang semuanya.


3.2.6 Menyimpan Dokumen OpenOffice.org Writer Secara Default ke dalam Dokumen Microsoft Word Apabila Anda terpaksa harus seringkali bekerja dengan format dokumen Microsoft Word, maka sebaiknya pada OpenOffice.org Writer Anda atur penyimpanannya secara otomatis ke dalam format Microsoft Word, sehingga tidak perlu melakukan Save As... dan memilih tipe dokumen yang Anda inginkan. Caranya: Klik Tools > Options > klik tanda +Load/Save > General. Akan tampil kotak dialog General.


Pada contoh di atas, tipe dokumennya secara default adalah OpenDocument Text (Writer). Lalu secara otomatis akan selalu disimpan ke dalam format Microsoft Word 97/2000/ XP.

3.2.7 Mengekspor Dokumen OpenOffice.org Writer ke Format PDF Bila kita ingin dokumen yang kita dibuat menggunakan Openoffice.Org dapat dibaca aplikasi lainnya, maka dokumen yang kita buat tersebut dapat diekspor ke dalam format PDF. Sebagaimana kita ketahui, dokumen dengan format PDF (Portable Document Format) adalah dokumen yang bisa dibaca oleh banyak Text Viewer. Mulai dari Adobe Reader, Xpdf, Evince, Okular, Foxit, Preview, maupun KPDF, dll. Caranya, setelah dokumennya dibuat, maka untuk mengekspornya klik ikon [PDF] yang terdapat pada Toolbar Standard atau klik File > Export as PDF...

Pada bagian File name, ketikkan nama filenya, lalu klik [Export...]. Tidak lama kemudian proses ekspor berlangsung. Dan jadilah dokumen dengan format PDF. Lihat ekstensionnya (*.pdf).

3.3 Bekerja dengan Styles Fasilitas ini sangat jarang digunakan oleh para pemakai Pengolah Kata. Padahal dengan menggunakan Styles ini, maka dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan kita. Mengapa? Karena dengan fasilitas Styles kita bisa mengatur konsistensi paragraf, margin, frame, penggunaan huruf, format, halaman, list dan Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org 21

sebagainya. dalam keseluruhan dokumen, sehingga tidak perlu mengatur ulang manakala ada Styles yang sama yang diperlukan di dalam dokumen tersebut.

3.3.1 Styles Paragraf Ketika pertama kali mulai membuat sebuah text document, hanya ada satu style paragraf yang aktif, yaitu Default. Dimana ketentuan dalam Default ini, setiap paragrafnya memiliki Line Spacing: Single, Spacing: 0 dan Indent: 0, Alignment: Left, Font: Nimbus Roman No 9L dengan Size 12, dsb. Tentu saja tidak semua halaman dalam dokumen yang akan kita buat tersebut memerlukan ketentuan paragraf seperti itu. Untuk beberapa distro lain, bisa saja default stylesnya berbeda. Oleh karena itu, maka kita bisa mengubah/modifikasi atau membuat baru ketentuan ketentuan di dalam sebuah paragraf sesuai dengan yang kita perlukan. ●

Membuat Styles Paragraf Baru Misalkan paragraf yang kita inginkan adalah sebuah paragraf yang memiliki indentasi 1 cm dari pinggir halaman, jarak spasinya adalah 1.5 spasi, dan jenis fontnya adalah Luxi Serif dengan ukuran 11 maka bisa kita jadikan sebuah Styles paragraf tersendiri ~ yang nantinya bisa digunakan untuk konsistensi pengetikan pada paragrafparagraf selanjutnya. Untuk mempermudah dalam penggunaannya, sebaiknya setiap Styles paragraf diberi nama khusus, sesuai dengan kebutuhan. Dengan berpatokan pada nama Styles paragraf itulah, maka setiap paragraf bisa kita ubah formatnya sesuai dengan Stylesnya. Caranya: 1. Klik Format > Styles and Formatting atau tekan tombol F11. Akan tampil kotak dialog Styles and Formatting.


2. Klik tombol mouse kanan dalam kotak dialog tersebut pada bagian yang kosong, > Klik New... Akan tampil kotak dialog Paragraph

Style

3. Dari kotak dialog tersebut, > Klik tab menu Organizer. Pada bagian Name, ketikkan nama Stylenya. Misalnya Naskah_bab1. Untuk informasi lain boleh diabaikan saja. Lalu klik tab menu Indent & Spacing > Aturlah sesuai dengan yang diinginkan. Demikian juga untuk > Font yang digunakan beserta ukurannya. Kalau sudah sesuai dengan yang diinginkan, maka klik > OK


4. Selanjutnya, bila kita lihat pada kotak dialog Styles & Formatting tadi dengan cara menekan tombol F11, maka nama Styles Naskah_bab1 yang baru saja kita buat tersebut sudah ada di dalamnya. Artinya, untuk membuat sebuah paragraf dengan styles seperti yang sudah kita tentukan tersebut, cukup dengan cara meletakkan kursor pada paragraf yang akan dibuat, tekan tombol F11 > lalu klik ganda pada nama Styles yang ada di dalam kotak dialog Styles & Formatting. Akibatnya, paragraf yang bersangkutan Sytlesnya sudah berubah dan sama persis ketentuannya dengan paragraf sebelumnya.

●

Modifikasi Styles Paragraf Tidak selamanya kita harus selalu membuat Styles paragraf yang baru. Untuk suatu keperluan dimana Styles sebuah paragraf hanya ada perbedaan sedikit, maka lebih baik kita memodifikasi saja Styles sebuah paragraf yang sudah ada itu, lalu kita beri nama Styles yang baru. Dan Styles ini selanjutnya bisa kita gunakan, layaknya sebuah style yang benarbenar baru. Caranya: 1. Klik Format > Styles and Formatting atau tekan tombol F11. Akan tampil kotak dialog Styles and Formatting.


2. Lalu klik tombol mouse kanan dalam kotak dialog tersebut pada nama Style yang akan dimodifikasi > Klik Modify... untuk mengubahnya. Lalu atur sesuai keperluan ~ layaknya membuat sebuah Styles paragraf yang baru. Hanya saja bagianbagian yang masih diinginkan tetap dipertahankan. Sedangkan yang ingin diubah, langsung saja dignati dengan ketentuan yang baru > OK 3. Untuk suatu keperluan dimana sebuah Styles memang benarbenar sudah tidak diperlukan lagi, maka kita bisa menghapusnya dengan cara mengklik Delete... pada pilihan di atas.

3.3.2 Styles Halaman ●

Styles Halaman Default Ketika pertama kali membuat sebuah halaman baru File > New > Text Document, maka pada bingkai jendela OpenOffice.org Writer akan bagian atas akan tampil pesan Untitlex – OpenOffice.org Writer. Dan pada bagian bawah layar bagian statusnya akan terlihat pesan “Page 1/1” dan “Default”. Artinya, kursor sekarang sedang aktif pada halaman 1 dari satu halaman. Sedangkan pesan “Default” menunjukkan Style halaman yang aktif adalah default. 1. Untuk mengetahui ketentuan yang ada pada Styles halaman secara


default ini, Anda dapat menekan tombol [F11]. Akan tampil kota dialog Styles and Formatting. Lalu klik ikon Page Styles > Klik kanan pada Styles Default > Tampil pilihan New... atau Modify...

2. Pilih Modify... maka akan tampil ketentuan standar dari halaman OpenOffice.org Writer yang dipergunakan. Dimana ukuran kertas yang digunakannya adalah A4, orientasi pencetakannya adalah Portrait, dan batas pengetikannya dari pinggir kertas adalah 2,00 cm. Untuk setiap distro bisa saja ketentuan Default ini berbeda.


●

Membuat Styles Halaman yang Berbeda dalam Satu Dokumen Untuk keperluan tertentu, maka styles halaman adakalanya perlu dibuat khusus. Misalnya: Halaman 1 orientasi pencetakannya adalah Portrait sedangkan Halaman 2nya adalah Landscape, karena memuat tabel yang tidak boleh dipenggal ke bawah atau halaman berikutnya. Untuk maksud ini, maka kita bisa menggunakan styles halaman yang berbeda walaupun samasama terletak di dalam satu file atau satu dokumen. 1. Buat halaman pertama dengan orientasi pencetakan secara Portrait. Ini artinya sama dengan default. Tekan tombol F11 > Akan tampil kota dialog Styles and Formatting. Lalu klik ikon Page Styles > Klik kanan pada bagian kotak yang kosong > Klik pilihan New...

2. Tampil kotak dialog Page Styles > Pada tab menu Organizer, ketikkan nama Stylesnya : Portrait > klik tab menu Page, pastikan orientasi pencetakannya adalah Portrait > setelah itu klik OK. Dengan cara yang sama, buat Page Styles yang baru. Hanya saja pada tab menu Page, pilih orientasi pencetakan Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org 27

yang Landscape > setelah itu klik OK. 3. Sekarang kita telah memiliki dua Style halaman, yaitu Protrait dan Landscape. Pada halaman 1 ketikkan saja naskahnya seperti biasa. Jangan lupa aktifkan Style halamannya dengan cara tekan tombol F11 > klik ganda pada nama Style halaman Portrait yang telah dibuat tersebut. 4. Setelah itu, sebelum berpindah ke halaman dua, klik menu Insert > Manual Break... > Page Break > lalu pada Style, pilih Landscape > OK.

5. Saat kursor berpindah ke halaman kedua, maka lihat hasilnya, halaman kedua orientasi pencetakannya sudah berubah menjadi Landscape, sedangkan halaman pertama tetap pada kondisi pencetakan dengan orientasi Portrait.


3.4 Pembuatan Daftar Isi Secara Otomatis Biasanya, untuk membuat daftar isi suatu dokumen dilakukan secara manual. Yakni dengan mengetikkan satu persatu judul ataupun subsub judul dari setiap halaman pada lembaran halaman yang baru. Lalu kita ketikkan nomor halamannya satu per satu sesuai dengan posisi judul ataupun subsub judulnya. Padahal semua Style yang ada dan telah kita buat sebelumnya bisa dijadikan pengaruh untuk menampilkan judul ataupun subsub judul sesuai dengan styles yang digunakan tersebut sebagai Dafar Isi. Untuk itu, maka ketika kita mulai mengetik, usahakan isi dokumen sudah tersusun secara terstruktur. Bahwa pada saat pengetikkan belum terdapat isi sebenarnya, Anda dapat menggantinya dengan satu atau beberapa baris kosong. Dan pada saat pengetikkan, Anda dapat mempergunakan Bullets and Numbering. Di bawah ini adalah contoh dokumen yang pengetikannya sudah berstruktur: 1.1. LINUX DAN X WINDOW 1.1.1.Tujuan mempelajari X Window 1.1.2.Pengetahuan Dasar 1.1.2.1.Tombol Mouse 1.1.2.2.Cara Menggunakan Mouse 1.1.3.Masuk ke Modus X Window 1.1.3.1.Beralih Tampilan Antar Dekstop Manage


1.1.4.Bekerja Dalam Lingkungan X Window 1.1.4.1.Berpindah Lokasi Drive • Beralih antar Block Device atau Folder yang sudah dimount • MengCopy File, Dokumen atau Folder • Beralih Dekstop Window antar Program Aktif 2.1. PENGENALAN DAN INSTALASI OPENOFFICE 2.1.1.Kelebihan OpenOffice.Org 2.1.2.Instalasi OpenOffice.Org 2.1.2.1.Instalasi OpenOffice.Org Melalui Modus Teks (promt shell) 2.1.2.2.Instalasi Tarball OpenOffice.Org melalui X Window 2.1.3.Dekstop OpenOffice.Org

3.4.1 Persiapan Membuat Daftar Isi ●

●

●

Ketikkan judul dan subsub judulnya sebagai outline tulisan yang akan dibuat. > Klik Format > Bullets and numbering... > Outline untuk menyusun strukturnya.

Berikan style yang sama untuk setiap level yang sama, dimana style dimulai dari Heading 1 untuk Level 1, Heading 2 untuk Level 2 dst. Caranya: Klik atau blok Judul atau sub judul level 1 > klik ganda Heading 1 yang tampil dalam Style Paragraf, dan seterusnya. Untuk maksud tersebut, tekan tombol [F11] > Kotak dialog Styles and Formatting akan tampil.


●

●

Blok judul 1.1 LINUX DAN XWINDOW, lalu > klik gandalah style Heading 1 pada Stylist. > Blok sub judul 1.1.1 Tujuan mempelajari X Window > klik gandalah style Heading 2 pada Stylist. Ulangi cara tersebut untuk levellevel berikutnya > Setelah selesai, tekan lagi tombol F11 untuk menyembunyikan kotak dialog tersebut.

3.4.2 Langkah Pembuatan Daftar Isi Dokumen yang akan dibuat Daftar Isinya, pengetikannya harus menggunakan fasilitas Styles and Formatting. Artinya, semua judul dan atau sub judul yang akan ditampilkan di dalam Daftar Isi, harus sudah diformat sebagai Heading 1, Heading 2 dst. ●

Kalau sudah, letakkan kursor di awal baris pertama dan pada paragraf pertama > klik Insert > Indexes and Tables > Indexes and Tables. Sebuah dialog Insert Index/Table akan ditampilkan:


●

Pada tab menu Index/Table, tentu saja isian untuk Type and Title pada Type adalah Table of Contents dan isian pada Title adalah Table Of Contents juga. Anda bisa menggantinya dengan tulisan dalam bahasa Indonesia, misalnya Daftar Isi > Klik OK. Secara otomatis Daftar Isi telah selesai dibuat.

3.4.3 Update, Edit & Delete Daftar Isi Bila Daftar Isi yang sudah dibuat, ternyata bagian naskahnya masih menyatu dengan halaman Daftar Isi tersebut, maka pindahkan saja bagian naskah tersebut pada halaman berikutnya dengan perintah Insert > Manual Break... Page Break > OK 32 Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org

●

●

●

Naskah yang tadinya menyatu dengan halaman Daftar Isi, sekarang sudah berpindah ke halaman berikutnya. Tentu saja Anda melihat nomor halaman Daftar Isi tidak berubah. Padahal judul naskahnya sudah berpindah halaman. Tidak perlu khawatir. Cukup letakkan kursor pada Daftar Isi yang sudah jadi tersebut > Klik tombol mouse kanan > pilih Update Index/Table. Perhatikan sekarang, Daftar Isi pun sudah terupdate sempurna sesuai dengan posisi judul dan sub judulnya pada masingmasing halaman.

Demikian juga bila ada salah satu judul ataupun sub judul di dalam dokumen tersebut kita ubah, maka ketika pada Daftar Isinya kita update dengan cara di atas, scara otomatis judul dan atau sub judul pada Daftar Isi pun ikut berubah. Sedangkan bila akan memperbaiki Daftar Isi tersebut, cukup klik kanan pada Daftar Isi itu > lalu pilih Edit Index/Table. Sedangkan bila ingin menghapus, maka pilihlah Delete Index/Table.


3.4.4 Hyperlink pada Daftar Isi Adakalanya ketika Daftar Isi sudah dibuat, kita ingin dengan cepat menuju ke halaman tertentu sesuai dengan judul yang ditunjukkan oleh Daftar Isi tersebut. Mirip dengan Hyperlink pada halaman Web. Secara default, Daftar Isi yang telah dibuat tersebut, tidak dilengkapi dengan fasilitas hyperlink ini. Untuk menambahkan hyperlink ini, maka dapat mengikuti langkahlangkah berikut: ●

●

●

●

Klik kanan pada Daftar Isi > pilih Edit Index/Table. Kotak Dialog yang sama seperti langkah pada pembuatan Daftar Isi akan ditampilkan. Lalu klik tab menu Entries.

Klik Level 1 > Klik kotak kecil kosong di sebelah kiri karakter E# > Klik Hyperlink. Kotak kecil pertama yang berisi E# tersebut akan berubah menjadi LS > Klik kotak kecil pada sebelah kanan karakter E# > Klik Hyperlink lagi > Klik All > Klik OK. Hasilnya, numbering pada judul ataupun sub sub judul pada Daftar Isi tersebut secara default akan tampak bergaris bawah. Letakkan kursur pada Daftar Isi tersebut > klik kanan > pilih Update Index/Table. Sekarang, antar judul atau sub judul dalam Daftar Isi tersebut sudah terhubung secara inter aktif dengan naskah pada halaman di mana judul ataupun sub judul tersebut berada. Untuk membuktikannya cukup Anda klik numbering (yang bergaris bawah) pada judul ataupun sub judul yang halamannya ingin Anda tuju.


3.5 Pembuatan Nomor Halaman Nomor halaman pada setiap dokumen yang dibuat menggunakan OpenOffice.org Writer secara default belum ditampilkan. Untuk menampilkannya bisa kita sesuaikan dengan keperluan kita. Posisinya bisa di bagian atas (header) pada setiap halaman ataupun di bagian bawah (footer) setiap halaman. Untuk itu bisa dilakukan langkah langkah berikut ini:

3.5.1 Pembuatan Nomor Halaman Standar 1. Format > Page > Footer :


Klik pilihan Footer on bila ingin meletakkan nomor halamannya di bawah setiap halaman > Klik pilihan More... untuk memberikan variasi Border ataupun Background pada bagian footernya.

2. Setelah tempat nomor halamannya disiapkan (dalam hal ini pada bagian footer), selanjutnya klikkan mouse pada bidang footer tersebut > Atur posisinya di tengah (Centered), atau di samping kanan (Align Right) sesuai kebutuhan. Lalu klik Insert > Fields > Page Number.


3.5.2 Pembuatan Nomor Halaman Kombinasi Untuk keperluan tertentu, ada kalanya nomor halaman dalam satu dokumen tidak selalu berurutan dengan tipe nomor yang sama. Misalnya untuk Daftar Isi, Kata Pengantar dan yang sejenisnya menggunakan penomoran halaman i, ii, iii, iv dst. Sedangkan penomoran halaman selanjutnya untuk isi dokumen tersebut menggunakan tipe nomor halaman 1, 2, 3, 4 dst. Untuk maksud ini maka, kita memerlukan Style halaman yang berbeda. Halaman untuk seremonial tersebut misalkan kita letakkan pada halaman dengan Style yang kita beri nama Daftar Isi. Lalu isi dokumennya kita letakkan pada Style dengan nama Naskah. 1. Atur Style halaman untuk kedua tipe penomoran halaman tersebut dalam dua Style halaman yang berbeda. Misalnya nama style halamannya adalah Daftar Isi dan satunya lagi adalah Naskah. Untuk membuat Style halaman ini jangan lupa gunakan tombol F11. Pada kotak dialog Styles & Formatting yang tampil, > Klik ikon Page Styles > Klik kanan pada bidang yang kosong > pilih New. Pada tab menu Organizer, isi Name dengan Daftar Isi. Selanjutnya > Klik tab menu Footer > Footer On > Klik More... atur border dan atau background seperlunya > OK > OK. Dengan cara yang sama, lakukan pembuatan Style halaman berikutnya dengan nama Naskah. Perbedaannya, pada Style halaman Naskah ini yang diaktifkan bukan Footer, melainkan Header On. 2. Klik ganda nama Style halaman Daftar Isi pada kotak dialog Styles & Formatting. Perhatikan: Tulisan Default pada baris status dokumen Anda akan berubah menjadi nama Style halaman Daftar Isi. Selanjutnya letakkan kursor Anda pada bidang footer sebelah kanan > Klik Insert > Fields > Others (atau Ctrl + F2). Tampil kotak dialog Fields.


3. Pada kotak dialog Fields tersebut, Klik tab menu Variables > Pada bagian Type klik Set page varible > pada bagian Selection klik On > Klik Insert. 4. Belum terlihat adanya tampilan nomor halaman pada footer Anda. Jangan khawatir. Klik pilihan Show page variable > lalu klik ganda Roman (i, ii, iii) pada bagian Format. Lihat hasilnya, pada footer Anda sudah tampil nomor halamannya dengan tipe penomoran i, ii, iii dst. > Klik Close.

5. Selanjutnya, posisi kursor Anda masih pada style halaman Daftar Isi. Jika Anda tekan [Enter] beberapa kali untuk pindah ke halaman berikutnya atau gunakan [Ctrl + Enter] saja, maka penomoran halaman pada halaman berikutnya tipenya masih tetap sama dengan penomoran halaman sebelumnya. Hal ini terjadi, karena kedua halaman tersebut masih berada pada style halaman yang sama. Yaitu Daftar Isi. Untuk pindah ke style halaman Naskah ~ yang sudah pernah dibuat sebelumnya pada langkah [1] > Klik Insert > Manual Break...


6. Pada kotak dialog Insert Break di atas, pilih Page break > Klik Style > Pilih Naskah > Beri tanda check list pada Change page number > [1] > OK. 7. Sekarang kursor Anda sudah berada di halaman berikutnya dengan style halaman Naskah. Perhatikan: tulisan “Naskah” terlihat pada baris status bagian bawah dokumen di sebelah status nomor halaman. Pada style halaman Naskah ini yang aktif adalah Header. Maksud perbedaan posisi header dan footer pada kedua style halaman ini hanyalah untuk memudahkan dalam melihat perbedaan tampilan nomor halamannya saja. Selanjutnya, letakkan kursor pada bidang header > lalu klik Insert > Fields > Page Number. Tampil nomor halaman pada header dengan format 1, 2, 3, dst. 8. Secara keseluruhan, nomor halaman pada style halaman Daftar Isi formatnya adalah i, ii, iii dst. Sedangkan pada style halaman Naskah, formatnya adalah 1, 2, 3, dst. Padahal semuanya berada dalam satu dokumen yang sama. Lihat contoh hasilnya pada gambar berikut:

3.5.3 Menyisipkan Nomor Halaman Mulai dari Nomor Tertentu Hal ini adakalanya sangat diperlukan ~ terutama bila kita tidak menggunakan Page Styles; karena tidak setiap halaman yang kita kerjakan selalu dimulai dari halaman 1. Misalnya, dokumen pertama sudah kita beri nomor halaman dan berisi 23


halaman; lalu kita simpan dengan nama Bab_1.odt. Pada kesempatan lainnya kita ingin mulai mengetik naskah berikutnya pada file atau dokumen yang berbeda, tetapi nomor halamannya adalah kelanjutan dari Bab sebelumnya, yaitu nomor halaman 24. Bila hal ini kita lakukan seperti cara penomoran halaman standard, maka nomor halaman yang akan tampil pada lembar pertama dokumen kedua tersebut adalah nomor halaman 1 juga (karena ia memang berada di lembar pertama dari dokumen tersebut). Cara menyiasatinya adalah sebagai berikut: ●

●

Klik pada bagian Footer atau Header (sesuai dengan posisi nomor halaman yang diinginkan, dalam hal ini adalah Footer) > Insert > Fields > Other...

Klik tab menu Variables > Pada bagian Type pilih Set page variable > Lalu pada bagian Selection Klik On > Dan pada bagian Offset , ketikkan angka nomor halaman dokumen sebelumnya ~ contoh: 20 > Klik Insert > Lalu Klik Show page variable (di bawah Set page variable ) > Pada bagian Format, Klik As Page Style > Insert > Close.


3.6 Bekerja dengan Tabel Untuk keperluan di mana dokumen yang kita buat perlu dilengkapi dengan tabel, maka OpenOffice.org Writer telah mendukung segala operasi sederhana dan kompleks dalam pembuatan tabel.

3.6.1 Aneka Cara Bekerja dalam Tabel OpenOffice.org Writer: ●

●

●

Untuk memasukkan/membuat tabel, pilihlah menu Insert > Table atau tekanlah kombinasi tombol CTRL+F12. Cara lain adalah dengan memilih menu Table > Insert > Table. Sebuah kotak dialog Insert Table akan ditampilkan. Pada dialog tersebut, Anda bisa memilih jumlah kolom dan baris inisial yang diinginkan. Beberapa pilihan juga bisa langsung diatur melalui kotak dialog ini. Sebagai contoh, apakah suatu tabel akan diberikan header dan apakah headernya akan diulang pada setiap pergantian halaman, dst. Pengaturan bingkai juga bisa langsung diatur dalam kotak dialog ini. Untuk dokumen terstruktur, Anda bisa memasukkan nama tabel pada bagian Name. Untuk menghapus tabel, > bloklah keseluruhan tabel, > klik kanan pada tabel terpilih tersebut, dan pilihlah Row > Delete. Cara lain adalah dengan berada di dalam tabel dan memilih menu Table > Delete > Table. Untuk menyisipkan baris baru, aktiflah pada salah satu sel yang berdekatan dengan baris yang akan diinsert, > klik kanan dan pilih Row > Insert. Cara lainnya adalah dengan memilih Table > Insert > Rows. Sebuah dialog akan ditampilkan. Anda bisa memasukkan jumlah baris yang diinginkan pada


●

●

●

●

●

●

●

●

●

●

bagian Amount. Selanjutnya, posisi baris baru bisa ditentukan relatif terhadap baris aktif. Untuk menghapus baris, bloklah barisbaris yang ingin dihapus > klik kanan dan pilihlah Row > Delete. Cara lain adalah dengan memilih Table > Delete > Rows. Untuk menyisipkan kolom baru, aktiflah pada salah satu sel yang berdekatan dengan kolom yang akan diinsert, > klik kanan dan pilih Column > Insert. Cara lain adalah dengan memilih Table > Insert > Columns. Sebuah dialog akan ditampilkan. Anda bisa memasukkan jumlah kolom yang diinginkan pada bagian Amount. Selanjutnya, posisi kolom baru bisa ditentukan relatif terhadap kolom aktif. Untuk menghapus kolom, bloklah kolomkolom yang ingin dihapus, > klik kanan dan pilihlah Column > Delete. Cara lain adalah dengan berada di dalam kolom dan memilih Table > Delete > Columns. Untuk mengubah tinggi suatu baris, aktifklah pada sel di baris tersebut > klik kanan dan pilihlah Row > Height. Isikan nilai yang diinginkan pada kotak dialog yang tampil. Untuk mengubah agar semua baris memiliki tinggi yang sama, bloklah semua baris, > klik kanan dan pilihlah Row > Space Equally. Cara lain adalah dengan memblok semua baris dan memilih menu Table > Autofit > Distribute Rows Equally. Untuk mengubah lebar suatu kolom, aktiflah pada sel di kolom tersebut, > klik kanan dan pilihlah Column > Width. Isikan nilai yang diinginkan pada sebuah dialog yang tampil. Untuk mengubah agar semua kolom memiliki lebar yang sama, bloklah semua kolom > klik kanan dan pilihlah Column > Space Equally. Cara lain adalah dengan memblok keseluruhan kolom dan memilih Table > Autofit > Distribute columns evently. Untuk menggabungkan beberapa sel menjadi satu sel (merge cell), bloklah selsel yang akan digabung > klik kanan dan pilihlah Cell > Merge. Cara lain adalah dengan memblok selsel yang diinginkan dan memilih Table > Merge Cells. Untuk membagi satu sel menjadi beberapa sel, aktiflah di sel yang ingin dibagi > klik kanan dan pilihlah Cell > Split. Cara lain adalah dengan aktif di sel dan memilih Table > Split Cells. Sebuah dialog akan ditampilkan. Isikan jumlah ingin dibagi berapa dan tentukanlah arah pembagiannya, baik secara horizontal ataupun vertikal. Untuk mempermudah semua keperluan di atas, Anda dapat memanfaatkan toolbar dari tabel dengan cara View > Toolbar > Table


●

Untuk mengatur posisi teks atau angka yang sudah diketikkan di dalam sebuah cell agar tampak serasi, maka dapat dilakukan dengan cara: Letakkan kursor pada cell tersebut > Klik mouse kanan > Cell > Top. Bahkan Anda dapat dengan mudah mengganti posisinya menjadi Right, Left, atau tetap Bottom sesuai keperluan.

3.6.2 Perhitungan di Dalam Tabel Jika Anda sudah menggunakan OpenOffice.org Writer, maka ketika ada keperluan perhitungan di dalam dokumen Anda, maka Anda tidak perlu lagi bantuan kalkulator dari luar, cukup Anda gunakan fasilitas pehitungan yang sudah disediakan oleh OpenOffice.org Writer ini. Berikut ini adalah contohnya. Bila Anda ingin megetahui hasil perhitungan berikut: ● 53645 * 6534 = ? ● (97835 / 345) 498 = ? ● 876 + 867400 = ? dll. Cukup Anda blok angka dan formula hitungan tersebut > lalu Ctrl + > Letakkan kursor Anda pada posisi di mana hasil perhitungannya akan ditempatkan > Ctrl V. Bagaimana melakukan perhitungan di dalam tabel? Berikut ini caranya: NAMA BARANG

BULAN JAN

FEB

HARGA SATUAN

TOTAL

MAR

JUMLAH HARGA

TV 14"

27

10

26

63

Rp850,000

Rp53,550,000

TV 20"

14

4

2

20

Rp1,200,000

Rp24,000,000

VCD

23

6

11

40

Rp350,000

Rp14,000,000

Kulkas

42

12

10

64

Rp755,000

Rp48,320,000

Monitor

11

7

5

23

Rp572,000

Rp13,156,000


NAMA BARANG

BULAN JAN

FEB

MAR

TOTAL

HARGA SATUAN

JUMLAH HARGA

TOTAL JUMLAH HARGA

Rp153,026,000

PAJAK 10%

Rp15,302,600

JUMLAH HARGA PLUS PAJAK

Rp168,328,600

Cara mengerjakannya: 1. Insert > Table > Tentukan banyaknya baris dan kolom (hitung kolom dan baris terbanyak) > OK. Untuk diketahui: Kolom pertama = kolom A dst. Dan untuk baris pertama = baris 1, dst. Kalau kursor berada di kolom A, baris ke1, berarti kursor tersebut berada pada sel A1. 2. Langsung ketikkan datanya terlebih dahulu. Untuk isian Total dan Jumlah Harganya jangan diketikkan langsung, tetapi menggunakan rumus. Mempercantik tabelnya dilakukan terakhir ~ setelah semua data dan perhitungannya diselesaikan. 3. Cara melakukan perhitungan: Letakkan cursor pada sel di mana hasil perhitungannya akan ditampilkan. Untuk Total, ketikkan pada sel E2 = sum > Blok dari kolom B2 s.d. D2 > [Enter]. Hasilnya =sum(:) berikut hasil perhitungannya. Untuk mengisi sel di bawahnya, cukup copy sel E2 ini > Paste pada sel di bawahnya (bisa juga diblok sekaligus untuk selsel selanjutnya). Catatan: Yang dicopy bukan angka hasil perhitungannya, melainkan sel di mana perhitungannya ditempatkan. Demikian juga untuk mengisi sel Jumah Harga. Caranya sama, hanya saja operator yang digunakan adalah perkalian (*). Yaitu pada sel G2, =<E2>*.

3.6.3 Memberi Border Tabel Secara default ~ tabel yang sudah dibuat, tidak akan terlihat bordernya. Adapun yang tampak seperti garisgaris tersebut hanyalah Table Boundariesnya saja. Yaitu bayangan garis bantu serupa “border” yang halus dan samarsamar yang tidak akan terlihat ketika diprint. Untuk menambah atau mengatur Border suatu tabel, gunakan cara sebagai berikut: ● Blok tabel ybs. > Table > Table Properties > Border > Pilih border yang diinginkan > OK. Melalui kotak dialog Table Format ini, kita juga bisa memberi bayangan tabel.


3.6.4 Format Tabel Otomatis Untuk keperluan tertentu, tabel yang sudah dibuat bisa diformat border dan sebagainya secara otomatis. Kita tinggal memilih saja format tabel bagaimana yang kita sukai: NO

NAMA PEGAWAI

JABATAN

DEPARTEMEN KETERANGA N

1

Dezan Masagus

Direktur

Pemasaran

2

Farras Antarnusa

Manager

Produksi

3

Adri Siguragura

Direktur

SDM

4

Masayu Afifah

Sekretaris

Perusahaan

1. Blok tabel ybs. > Table > AutoFormat...


2. Pilih format tabel yang disukai > Klik More... hilangkan tanda check list pada  Number Format untuk memastikan, bahwa data dalam tabel tersebut bukan terdiri dari angka ~ melainkan hanya teks saja > OK NO 1 2 3 4

NAMA PEGAWAI Dezan Masagus Farras Antarnusa Adri Siguragura Masayu Afifah

JABATAN Direktur Manager Direktur Sekretaris

DEPARTEMEN KETERANGAN Pemasaran Produksi SDM Perusahaan

3.6.5 Mengkonversi Teks Menjadi Tabel Tabel tidak selalu harus dibuat terlebih dahulu baru kemudian diisi dengan teksnya. Terutama untuk teks yang sudah tersedia ~ umumnya karena dokumen teks tersebut (*.txt, *.cvs, *.rtf, dll) didapat dari attachment sebuah email yang dikirimkan oleh mitra kerja kita. Padahal saat ini data teks tersebut perlu ditampilkan dalam bentuk tabel. Untuk maksud ini, maka dapat dilakukan langkahlangkah berikut: Lihat contoh teks di halaman selanjutnya: Perhatikan pemisah teks (separate text) antar kolom (spasi, tab, semicolons atau karakter lainnya) dari dokumen teks yang didapat tersebut. Pada contoh di atas pemisah teks antar kolomnya adalah tabulasi (terlihat berupa anak panah).


Untuk melihat Nonprinting Character (→) ini bisa Anda lakukan dengan cara menekan kombinasi tombol [Ctrl F10]. Walau terlihat berantakan, abaikan saja. Yang penting tanda panah (→tabulasi) yang terlihat dalam tiap baris dan kolom jumlahnya sama. Dan tekan [Ctrl F10] kembali untuk menyembunyikannya. ● Blok kelompok teks tersebut > Table > Conver text to Table... Akan tampil kotak dialog Convert text to Table

●

Tandai separate textnya sesuai dengan yang ada, yaitu Tabs > AutoFormat... > Pilih format tabel yang disukai > OK > OK

3.6.6 Mengkonversi Tabel Spreadheet Menjadi Teks atau Tabel Biasa Dalam pekerjaan seharihari, seringkali data yang kita perlukan sumbernya berasal dari data dalam format Spreadheet. Entah itu data yang pernah kita buat sendiri menggunakan Microsoft. Excel, OpenOffice.org Calc dan sebagainya, atau didapat dari file attachment yang dikirimkan oleh mitra kerja kita. Untuk maksud ini, maka


kita tidak bisa melakukan copy – paste secara langsung dari Spreadsheet ke OpenOffice.org Writer; karena hasilnya akan berupa sebuah tabel mengambang yang tidak menyatu dengan bagian dokumen teks kita dan bila “tabel” tersebut kita klik ganda, maka lembar spreadsheet akan hadir di dalam dokumen OpenOffice.org Writer kita. ● “Tabel” hasil copy paste dari Spreadheet: NO

●

●

NAMA PESERTA

BIAYA

CARA BAYARKETERANGAN

1 Aas Saidah

2500000 Tunai

Fax

2 Rohima

2450000 Cicil

Email

3 Teh Asri

3000000 Cicil

Email

4 Adhe Farras

2750000 Cicil

Fax

5 Mas Adri

1000000 Tunai

Langsung

6 Dede Asri

1250000 Tunai

Fax

7 Dezan

2450000 Cicil

Langsung

Jika “Tabel” hasil copy paste dari Spreadheet tersebut kita klik ganda, akan tampil lembar Spreadheet pada bidang kerja OpenOffice.org Writer kita. Dengan demikian, maka semua fungsi spreadsheet bisa berfungsi di dalam OpenOffice.org Writer tersebut.

Bila yang diinginkan adalah sebuah tabel biasa yang terlepas dari Spreadheet ~ walapun datanya didapat dari Spreadheet, maka blok data yang akan dicopy dari Spreadsheet tersebut > Edit > Paste Special ... akan tampil kotak dialog Paste Special.


●

Pilih Unformatted text > OK. akan didapat sebuah data teks hasil copyan dari Spreadheet. Untuk merapikannya dalam bentuk tabel OpenOffice.org Writer biasa, maka cukup Anda konversikan teks tersebut ke dalam format tabel. Perhatikan: pemisah kolom dalam spreadsheet (A B C dst.) diformulasikan pada OpenOffice.org Writer dalam bentuk Tabs.

3.6.7 Mengatur Posisi Tabel di Dalam Dokumen Bila tabel yang sudah kita buat posisinya di dalam dokumen kita dirasakan kurang pas, maka kita bisa mengatur letaknya dengan cara: ● Blok tabel tersebut > Table > Table Properties... pilih tab menu Table > pada bagian Alignment pilih posisi yang diinginkan > OK

3.6.8 Menggabungkan Tabel Untuk suatu keperluan di mana ada dua tabel yang sudah dibuat terpisah, lalu kedua tabel tersebut ingin digabungkan, maka dapat dilakukan langkah berikut ini. Syaratnya di antara kedua tabel tersebut tidak dipisahkan oleh sebuah paragraf atau baris yang kosong. ● Letakkan kursor di antara kedua tabel yang akan digabungkan > tekan tombol [Delete] > kedua tabel terlihat menyatu ~ tetapi kenyataannya belum tergabung menjadi satu tabel. ● Untuk menggabungkannya > klik menu Table > Merge Table Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org 49

3.6.9 Memisahkan Tabel Sedangkan untuk memisahkan sebuah tabel menjadi dua atau lebih, maka dapat dilakukan langkah berikut ini. ● Blok baris awal bagian tabel yang akan dipisahkan > Klik menu Table > Split Table

●

Pilih mode pemisahan yang akan dilakukan > OK

3.7 Bekerja dengan Template Template adalah dokumen khusus yang berfungsi sebagai dasar baku atau kerangka dokumen. Sebuah perusahaan yang menerapkan manajemen dokumen secara teratur, umumnya memiliki template tertentu untuk setiap dokumen mereka. Template tersebut harus digunakan setiap akan membuat surat atau dokumen perusahaan. Umumnya, di dalam suatu template akan tersimpan format khusus, logo, dan berbagai aturan lain. Anda cukup mengetikkan bagian yang dikosongkan atau menimpa fields tempat data baru yang harus diketikkan. Ciri khas dokumen bertipe template adalah memiliki ekstension *.ott. Sedangkan dokumen OpenOffice.org Writer versi 2.x.x standar berekstension *.odt. OpenOffice.org Writer telah menyediakan dokumen template yang cukup banyak ~ dan bisa kita pergunakan untuk keperluan kita ~ bila formatnya sesuai dengan yang kita harapkan. Mulai dari template berformat agenda, facsimile, surat dinas, laporan, dll.

3.7.1 Menggunakan Template yang Ada Berikut ini diberikan contoh penggunaan template dengan format Fax. Ada banyak pilihan format Fax yang disediakannya. Pilih salah satu yang menurut Anda paling cocok dengan kebutuhan facsimile Anda. ●

Klik File > Open > arahkan ke direktori /opt/openoffice.org2.2/share/ template/ enUS/wizard > Pilih template yang diinginkan > klik Open


Catatan: Direktori /opt dari IGOS Nusantara secara default adalah kosong. Ini adalah hasil upgrade dari OpenOffice.org 2.2.

●

Pada contoh di atas, akan menggunakan template facsimile dengan format busclassic_f.ott. Berikut ini adalah tampilannya:

3.7.2 Membuat Template yang Baru Bila dari sekian banyak pilihan format template dokumen yang telah disediakan oleh OpenOffice.org Writer tidak ada yang cocok dengan kebutuhan Anda, Anda bisa membuat sendiri template tersebut. ● Buat terlebih dahulu dokumen yang akan dijadikan template. Model Surat Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org 51

●

●

●

●

Penawaran, Fax, Agenda dsb. Tentukan ukuran halaman, format font, size, kop suratnya dsb. sesuai keperluan Anda. Untuk bagian yang akan digantiganti isinya, gunakan Insert > Field > Subject pada tiaptiap bagian yang isinya akan digantiganti. Misalnya Tanggal <<......>>, Kepada Yth <<.......>>. Setelah dokumennya selesai dibuat > klik menu File > Templates > Save... > Ketikkan nama template baru > OK

Menyimpan sebuah dokumen menjadi template bisa juga dilakukan dengan cara File > Save As... Setelah diketikkan nama dokumen templatenya, ubah File type menjadi OpenDocument Text Template (*.ott) > Save

Dokumen template yang baru saja Anda buat akan tersimpan pada direktori My Templates pada kotak dialog Template Management, khususnya pada bagian Organize... Apabila template yang Anda buat tersebut akan selalu digunakan dalam pekerjaan seharihari, maka settinglah dokumen template tersebut sebagai


default. Caranya File > Templates > Organize...

●

●

●

Pada kotak dialog Template Management yang tampil, Anda klik ganda direktori My Template > pilih template yang ingin Anda jadikan default > Klik mouse kanan > Set As Default Template > Close. Hasilnya, setiap kali Anda ingin membuat dokumen yang baru, maka secara otomatis model dokumen yang disiapkan untuk Anda adalah format yang sesuai dengan template yang Anda jadikan default tersebut Termasuk kalau ukuran kertas standar yang digunakan OpenOffice.org Writer tidak cocok dengan kebutuhan Anda misalnya, Anda bisa bisa buatkan templatenya menjadi Legal, A4 atau Letter, dsb. lalu buat dan simpan template tersebut > kemudian atur sebagai default template. Dengan cara itu, maka setiap kali Anda akan membuat dokumen baru, ukuran kertas standard yang dipergunakan adalah sesuai dengan template yang sudah Anda buat tersebut.

3.8 Pembuatan WordArt atau FontWork Untuk mempercantik dokumen yang kita buat, adakalanya dokumen tersebut perlu disisipkan dengan sebuah atau beberapa teks yang khas dalam format Art. Untuk itu OpenOffice.org Writer telah menyediakannya, dan kita tinggal memilih bentuk yang bagaimana yang cocok dengan selera kita.


ak

a si

M

Sebuah Infor a m n

Cara membuatnya: ●

●

Ketikkan tulisan pada Text Box > Klik bingkai teks tersebut > Format > Object > FontWork > pilih format WordArt yang diinginkan > OK Sedangkan untuk memilih Font Work yang sudah ada, klik saja ikon FontWork Gallery pada toolbar Drawing > Pilih model FontWork yang diinginkan. Untuk mengedit teksnya, Klik ganda FontWork yang sudah dipilih tersebut > Ketikkan teks yang diinginkan.



3.9 Pembuatan Naskah dalam Bentuk Kolom Media Komunikasi dan Informasi bagi Komunitas Ristek. Suatu media yang memberikan keterbukaan dan kesempatan seluas luasnya terhadap gagasan, kritik dan ideide "gila!" terhadap penelitian dan perkembangan Teknologi Terkini =Redaksi=

P

CEG A H PEN Y U SU PA N D EN G A N SISTEM Bi ometrik

enyusupan ke dalam sebua jaringan merupakan satu hal yang sangat ditakuti oleh administrator (selain kehilangan perkejaan tentunya:), dapat dikatakan bahwa sistem jaringan tersebut memiliki celah keamanan yang seharusnya tidak boleh terjadi. Administrator jaringan harus dapat menutup

segala kemungkinan terjadinya celah keamanan yang dapat digunakan oleh orang yang berniat buruk untuk mengacakacak jaringannya.

B

Cara Melindungi Jaringan

anyak cara untuk melindungi sistem jaringan. Mulai dari pemasangan FireWall,

S

alah satu cara untuk menghindari penggunaan komputer oleh orang yang tidak berhak adalah dengan cara melindungi

pemasangan antivirus di lingkungan Client komputer atau Host yang terhubung ke jaringan dengan

& Server, hingga penerapan kebijakan penggunaan sistem identifikasi pengguna. Dengan cara ini, hanya komputer yang ketat. Salah satu sumber timbulnya celah keamanan mungkin bukan berasal dari sisi luar semata, melainkan juga dari sisi dalam jaringan itu

Sistem Biometrik merupakan salah satu metode untuk identifikasi dan verifikasi yang dapat diandalkan

pengguna komputer / Host yang diizinkan saja yang daoat menggunakan komputer / Host yang terhubung ke jaringan tersebut. Sistem Poassword saat ini sudah mulai

sendiri. Pemakaian yang semboro oleh saat ini dan masa depan.

diringgalkan karena sistem tersebut

pengguna komputer yang terhubung ke

mudah dijebol. Antara lain karena

jaringan, seperti memberitahukan Password komputer kelepasan berbicara atau tak tahan dengan bujuk rayu kepada orang lain yang tidak berhak, merupakan salah pacar untuk menggunakan komputer / Host Anda, satu penyebab timbulnya celah keamanan di jaringan sehingga Anda memberikan Passwordnya. tersebut.

Sumber: (brPCPlus)

Cara membuatnya: ● Ketikkan seluruh naskah dari awal sampai dengan selesai. Biarkan hasilnya masih dalam bentuk normal (satu kolom) ● Untuk membuat DropCap (Huruf awalnya lebih tinggi dan lebih besar beberapa baris dari baris kalimat ybs.) : Letakkan cursor pada paragraf ybs. > Format > 56 Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org

●

●

●

●

Paragraf > DropCap . Tentukan berapa baris tinggi drop capnya. Untuk menyisipkan gambar seperti logo RISTEK tersebut > Insert > Picture > From File... Arahkan ke lokasi drive di mana logonya disimpan, > Pilih gambar yang diinginkan > OK. Blok paragraf yang akan diubah bentuknya menjadi dua kolom atau lebih > Format > Columns: Tentukan berapa kolom yang akan dibuat > OK.

Untuk menambahkan teks box yang ditempatkan di tengahtengah artikel, Aktifkan Toolbar Drawing (Bila belum aktif: View > Toolbars > Drawing) :

Dari Toolbar Drawing > Klik Text > Klik n drag pada posisi yang diinginkan, ketikkan tulisannya. Atur agar wrappingnya > Page wrap. Klik kanan pada Text Box yang bersangkutan > Wrap > Page Wrap...


3.10 Mengubah Satuan Ukuran yang Digunakan Default satuan ukuran yang digunakan dalam OpenOffice.orgWriter pada banyak distro Linux adalah Inch. Di Indonesia, kita biasanya menggunakan sistem ukuran cm. Untuk maksud ini, maka kita bisa mengubah default dari satuan ukuran tersebut; baik ke centimeter, inch, pica ataupun ke satuan ukuran point. Caranya: ● Klik Tools > Options... > OpenOffice.org Writer > General > Settings: Measurement units: Pilih satuan ukuran yang diinginkan > OK

●

Setelah sistem ukurannya kita ubah, maka perubahan tersebut akan berpengaruh kepada seluruh bagian dokumen yang memerlukan sistem ukuran. Jadi, tidak terbatas hanya pada ukuran halaman kertasnya saja,


●

melainkan juga berpengaruh pada sistem ukuran untuk Margin, maupun Tabulasi/Ruler. Cara yang lebih praktis kalau hanya ingin mengganti sistem satuan ukuran untuk mistar tabulasi yang digunakan adalah dengan cara mengklik kanan pada mistar tabulasi yang ada, lalu pilih ukuran yang diinginkan.

3.11 Mail Merge Mail Merge adalah "Surat Massal" atau sering juga dikenal dengan sebutan "Surat Gabung"; yaitu surat yang ditujukan kepada banyak orang ~ di mana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan menerimanya dalam keadaan asli ~ bukan fotocopy. Padahal surat tersebut dibuat cukup sekali saja oleh si Pengirim.

3.11.1 Konsep Mail Merge Main Document LPK Nurul Fikri Jl. Margonda Raya No. 522 Depok Kepada Yth. Bapak/Ibu....... ....................... ....................... Assalamu'alaikum, wr. wb. Sehubungan dengan akan berakhirmnya masa kepengurusan Yayasan Nurulfikri, mka adengan ini kami menbyuin Hari/Tgl :.......... Tempat : ....... Jam : ...... Demikian surat undangan ini kami sampaikan semoga Bapak/Ibu bisa mengindahkannya.

Tabel Data NAMA

JABATAN

ALAMAT

KOTA

Abton

Kabag

J. Anggrek V/6

Jakarta

Yunita Luibis

Sekretaris

Jl. Tujelaek Angke

Jakarta

Mamah Wati

Sekretarius

Jl. Ciliwung 8

Depok

Anik Anikmah

Kabag

Jl. Cut Nyakdien

Bekasi

Hormat kami, (Tampu Bolon)

Mail Merge Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org 59

LPK Nurul Fikri Jl. Margonda Raya No. 522 Depok Kepada Yth. Bapak/Ibu.Anton Jl. Mawar Jakarta 23456 Assalamu'alaikum, wr. wb. Sehubungan dengan akan berakhirmnya masa kepengurusan Yayasan Nurulfikri, mka adengan ini kami menbyuin Hari/Tgl :.......... Tempat : ....... Jam : ...... Demikian surat undangan ini kami sampaikan semoga Bapak/Ibu bisa mengindahkannya. Hormat kami, (Tampu Bolon)

3.11.2 Cara membuat Mail Merge ●

●

●

●

●

Anda bisa ikuti langkahlangkahnya menggunakan Tools > Mail Merge Wizard... Dst. Atau lakukan cara praktis berikut ini: Buat terlebih dahulu Main Document nya; yakni master surat yang akan dikirimkan. Biarkan kosong untuk data orang yang akan dikirimi surat tersebut (jangan diketik manual). Setelah itu simpan dan beri nama file: Misalnya: Undangan. Buat tabel untuk menampung data undangan dengan cara menekan tombol F4. Lalu klik kanan pada bagian Bibliography, > Edit Database File... > Klik icon Tables, klik > Create Table in Design View... Pada desain tabel yang tampil, ketikkan namanama Field yang diperlukan. Misalnya Nama, Perusahaan, Alamat, Kota, dan Kode_Pos. Setelah itu, klik icon Save, ketikkan nama tabelnya, misalnya Data_Undangan > OK, Klik tanda silang (Close) untuk menutup kotak dialog desain tabel.

Isi tabel tersebut dengan data para undangan yang akan diundang. Setelah


●

●

●

semua data yang diperlukan dimasukkan, lalu klik icon Save current records untuk menyimpannya. Kemudian klik & drag Fieldfield yang akan disertakan dalam Mail Merge pada posisi yang diinginkan: Untuk menggabungkannya, klik icon MailMerge > Start from existing document > Next > Letter > Next > Next > Next > Tunggu sesaat, Next > ⊙Save merged document dan ⊙Save as single document > Klik tombol Save Document... > Ketikkan nama fila Mergenya, lalu klik Save > Finish. Untuk melihat hasil penggabungannya, klik menu Window pilih Untitled1 OpenOffice.org Writer Setelah Anda periksa tidak menemukan masalah, baru pilihan pencetakan melalui printer bisa dilakukan.

3.12 Penggunaan Bullet and Numbering OpenOffice.org Writer telah menyediakan fasilitas untuk penomoran dan pemberian bullet setiap paragraf secara otomatis. Dengan demikian, kita tidak perlu mengatur sendiri penomorannya. OpenOffice.org Writer akan menyesuaikan penomoran secara otomatis ketika item baru diselipkan di tengah, ataupun di akhir pengetikan. Ada beberapa cara untuk memberikan penomoran atau bullet. Berikut ini adalah cara pertama: ● Ketikkan semua kalimat (tanpa pemberian nomor ataupun bullet) yang diinginkan > lalu tekanlah tombol [Enter] untuk pindah ke baris kalimat lainnya. Dan seterusnya untuk barisbaris item atau kalimat selanjutnya. ● Bloklah kumpulan item tersebut, lalu klik Format > Bullets and Numbering.


●

Pilihlah jenis penomoran atau bullet yang diinginkan > OK

Sedangkan cara kedua: ● Ketikkan awal dari penomoran ataupun pemberian bullet. Untuk penomoran, ketikkanlah berbagai format yang umum seperti nomor 1 dan 1.1. Untuk pemberian bullet, ketikkanlah karakter – (diikuti spasi) dan ketikkan item yang diinginkan. ● Tekan tombol [Enter]. Secara otomatis, OpenOffice.org Writer akan menyesuaikan penomoran atau pemberian bullet berikutnya dengan yang sebelumnya. Berikut ini adalah beberapa tip untuk bekerja dengan penomoran atau pemberian bullet: 1. Untuk menjadikan suatu penomoran atau bullet level berikutnya (menjorok lebih dalam), tekanlah tombol tab pada saat nomor atau bullet baru telah ditampilkan. Sebaliknya, untuk menjadikan level sebelumnya, tekanlah kombinasi tombol [SHIFTTab]. 2. Untuk menghentikan penomoran atau pemberian bullet (misalnya ketika daftar telah selesai dibuat), tekanlah enter pada saat nomor atau bullet baru telah ditampilkan. 3. Untuk mengubah jenis penomoran atau pemberian bullet, bloklah keseluruhan kalimat dan pilihlah Format > Bullets and Numbering. 4. Suatu ketika, pengguna mungkin ingin menuliskan bagian kalimat yang 62 Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org

diawali dengan nomor. Secara default, OpenOffice.org Writer akan menganggap itu sebagai penomoran dan akan melanjutkan. Apabila penomoran memang tidak dikehendaki, tekanlah kombinasi tombol [CTRL Z] atau klik menu Edit > Undo, maka penomoran akan segera dibatalkan. 5. Untuk pemberian bullet berbentuk gambar, pilihlah tipe bullet di tab Graphics pada dialog Bullets and Numbering. 6. Untuk penulisan karya ilmiah dan laporan terstruktur, gunakanlah penomoran di tab Outline.

3.13 Penggunaan Navigator Untuk dokumen yang dibuat dalam jumlah halaman yang cukup banyak ~ apalagi banyak menyertakan gambar, tabel, dll., maka penggunaan Navigator akan sangat membantu. Navigator akan memandu dan mempercepat pekerjaan kita untuk menuju kepada halaman tertentu atau pada objek tertentu dari dokumen yang sudah kita buat. ● Tekan tombol [F5] > akan tampil kotak dialog Navigator:

●

Dari kotak dialog Navigator tersebut, pada bidang isian, coba Anda ketikkan angka dari halaman yang akan dituju, maka secara otomatis Navigator akan membawa kita kepada halaman yang dituju tersebut. Dengan cara yang sama Anda bisa lakukan untuk mencari atau menuju ke objek tertentu dari dokumen yang kita buka. Caranya, klik ganda objek yang ingin Anda tuju pada kotak dialog Navigator tersebut.


3.14 Pencetakan Dokumen Serapih dan sesempurna apapun dokumen yang telah Anda buat, jika dokumen tersebut belum dicetak, maka akan kesulitanlah Anda untuk mempresentasikannya atau melaporkannya kepada pihak lain. Apalagi masih dalam format file digital, maka dokumen Anda tersebut akan sangat rentan sekali terhadap kerusakan. Baik itu rusak karena media penyimpannya yang bermasalah atau karena gangguan virus. Dan yang lebih utama lagi, dokumen Anda itu baru bisa dibaca jika ada sarana listrik dan komputer atau yang sejenisnya. Oleh karena itu, dokumen yang sudah Anda buat, sebaiknya dicetak ke atas kertas (print out). ● Untuk mencetak dokumen, kliklah menu File > Print. Tetapi sebelum mencetak, disarankan Anda untuk melihat previewnya terlebih dahulu dengan mengklik menu File > Page Preview.

●

Pada saat Anda memilih File > Print, sebuah dialog pencetakan akan ditampilkan. Sebelum mencetak, tentukan nama printer sesuai dengan yang sudah terinstall di dalam komputer Anda. Baik komputer lokal ataupun komputer yang terhubung dengan jaringan. Beberapa opsi lainnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Untuk itu kliklah tombol Options... yang terletak di bagian kiri bawah dialog pencetakan.


●

Bila Anda klik Options... maka sebuah dialog tambahan akan ditampilkan. Anda bisa memilih bagian isi apa saja yang ingin dicetak. Secara default, graphics, tables, drawings, controls, background akan dicetak. Untuk menghemat tinta, apabila tidak diperlukan, graphics, drawings dan background mungkin tidak perlu dicetak.



IV OpenOffice.org Calc OpenOffice.orgCalc adalah salah satu isi dari paket program aplikasi OpenOffice.org yang khusus digunakan untuk mengolah data dalam suatu lembar kerja SpreadSheet. Beberapa program SpreadSheet yang sejenis dengan OpenOfficeorg Calc ini adalah: ● Lotus 123 ● Quattro pro ● SuperCalc ● Microsoft Excel Untuk menguasai aplikasi Spreadsheet ini, tidak perlu memiliki dasardasar yang kuat, seorang yang awam sekalipun tidak masalah, ia dapat dengan mudah mempelajarinya; karena OpenOffice.org telah menyediakan perangkat tutorialnya dengan lengkap. Untuk itu, Anda bisa mengunjungi tutorialnya di www.tutorialsforopenoffice.org. Setelah halaman tutorialnya tampil, klik pada pilihan Calc.

4.1 Apa itu Spreadsheet? SpreadSheet adalah lembar kerja elaktronik yang terdiri dari baris dan kolom yang saling berhubugan. Bisa menguasai salah satu dari paket program SpreadSheet seperti Calc, Quatro atau Excel, maka akan sangat mudah menguasai paket program SpreadSheet lainnya; karena sifat dan karakteristik perintahperintah pada program SpreadSheet tersebut hampir sama. File OpenOffice.org Calc berekstension *.sxc atau *.odc dan selalu terdiri dari minimal satu Sheet; bahkan bisa sampai puluhan Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org 67

Sheet dalam satu filenya. Pada kondisi standard, setiap kali memulai bekerja dengan OpenOffice.org Calc ini, maka lembar kerja OpenOffice.org Calc akan menampilkan tiga Sheet. Di mana pada setiap Sheetnya terdiri dari 256 kolom, yakni kolom A sampai dengan kolom IV dan 65536 baris; yaitu dari baris 1 sampai dengan baris ke 65536. Jumlah baris dan kolom dalam Spreadheet OpenOffice.org Calc ini sama persis dengan jumlah baris dan kolom dalam Microsoft Excel.

4.2 Kegunaan Spreadsheet Untuk membuat berbagai pelaporan yang paling sering dilakukan dalam pekerjaan seharihari. Terutama yang berkaitan dengan tabeltabel analisis dan perhitungan. Seperti perhitungan investasi, budgeting, tagihan, analisa statistik, analisa keuangan dsb.

4.3 Memulai OpenOffice.org Calc ●

●

Dari desktop IGOS Nusantara, klik Aplikasi > Perkantoran > OpenOffice.org Calc Dari menu OpenOffice.org yang sudah aktif, klik menu File > New > Spreadheet

Dari kedua cara di atas, akan menampilkan lembar kerja standar dari OpenOffice.org Calc seperti tampak di bawah ini:


4.4 Beberapa Fungsi Calc sebagai Spreadsheet Beberapa fasilitas dari OpenOffice.org Calc yang juga mirip dan kompatibel dengan fasilitas yang ada pada Microsoft Excel, antara lain: ● ● ● ●

Fungsi Logical Fungsi Finacial Fungsi Text (String) Fungsi Statistical

● ● ● ●

Fungsi Database Fungsi Matematika Fungsi Date & Time Dll.

4.5 Struktur File OpenOffice.org Calc File Calc (*.ods)

Sheet 1

Sheet 2

Sheet 3

Sheet...

256 Kolom 65536 Baris

4.6 Beberapa Istilah dalam Calc ISTILAH

KETERANGAN



Untitled1

Nama file standard OpenOffice.org Calc . Dan bisa diganti saat Save File



Sheet1

Lembar kerja ke1 dalam file ybs. Bisa diganti dengan nama lain sesuai dengan isi dari sheet tersebut



Cell

Pertemuan antara 1 baris dan 1 kolom



Sheet Area Adalah Range atau Name Box yang menandai blok dari beberapa cell.



Pointer

Tempat mengetikkan data pada cell yang aktif



AutoFill

FillHanlde Pointer, yakni fasilitas pengisian suatu cell ~ baik sebelum maupun sesudahnya secara otomatis sesuai dengan isi cell yang ada.



Input Line Adalah tempat pengisian data pada Formula Bar.


4.7 Jenis Data dalam OpenOffice.org Calc Sebenarnya jenis data yang dapat diolah menggunakan OpenOffice.org Calc cukup banyak. Semua data yang dapat diolah menggunakan Microsoft Excel, juga dapat diolah dengan baik menggunakan OpenOffice.org Calc. Ditinjau dari sifat dan guna kemudahan di dalam pengidentifikasiannya, maka dapat dikelompokkan dalam beberapa jenis: JENIS

SIFAT/CIRI

CONTOH

Character/ String/Label atau Alphanumeric

Tidak dapat dilakukan operasi perhitungan

Semua huruf, Gabungan huruf dan angka, Semua angka yang pengetikannya di awali dengan tanda petik atau Sigle Aphostrope.

Numeric atau Number

Dapat dilakukan operasi perhitungan

Semua angka yang diketikkan secara langsung.

Date/Time

Diawali dengan perintah Date '=Date(2001;12;24) atau Time(10:30:00). atau Time. Dan dapat dilakukan operasi perhitungan

Formula

'=sum(); =A4+B7; dsb. Pengetikannya di Input Line selalu diawali dengan tanda "=" (sama dengan).

4.8 Perintahperintah Dasar OpenOffice.org Calc Yang dimaksud dengan perintahperintah dasar Calc di sini adalah perintahperintah yang sering dan selalu digunakan dalam setiap pengoperasian lembar kerja OpenOffice.org Calc.

4.8.1 Mengatur/mengubah Lebar Kolom ●

●

Letakkan pointer pada kolom yang akan diubah lebarnya: Format > Column > Width... > Ketikkan angka lebar kolom yang diinginkan

Letakkan panah mouse di antara nama kolom yang akan diubah lebarnya (misalnya: di antara kolom B dan C). Setelah tampil character ↔, Click &


●

drag ke kiri atau ke kanan sesuai keperluan. Letakkan panah mouse di sebelah kanan kolom yang akan diubah lebarnya > Klik ganda > Kolom tersebut akan melebar atau menyempit dengan sendirinya sesuai dengan panjangpendeknya data yang telah diketikkan dalam kolom tersebut.

4.8.2 Mengubah Lebar atau Tinggi Baris ●

Sama dengan caracara yang dilakukan untuk mengubah lebar kolom; hanya saja panah mousenya diletakkan di antara baris yang akan diubah lebar atau tingginya.

4.8.3 Mengganti Nama Sheet ●

Klik kanan pada Sheet yang ingin diubah namanya > Rename sheet... > Ketikkan nama penggantinya > OK.

4.8.4 Menambah dan Memindahkan Posisi Sheet Namanama atau posisi Sheet tidak harus selalu berurutan secara default, adakalanya perlu diatur sesuai kebutuhan. ● Click & Drag Sheet yang akan dipindahkan ke posisi Sheet yang diinginkan > Lepas. ● Sedangkan bila ingin menambahkan Sheet baru, cukup klik saja pada bagian sebelah kanan yang kosong dari sheet terakhir yang ada > Ketikkan nama Sheet barunya. Atau bisa juga dengan cara Insert > Sheet... > Ketikkan nama Sheet barunya > OK


4.8.5 Menampilkan / Menyembunyikan Garis Bantu (Gridlines) ●

Tools > Options... > OpenOffice.org Calc > View > ☑ Gridlines > OK

4.8.6 Split Worksheet Guna memeriksa bagian data yang terlalu lebar, maka kita dapat membagi dan menggulung lembar kerja (Worksheet) menjadi dua bagian; baik secara vertikal maupun horizontal. ● Click & Drag ke bawah "Window Split" pada bagian atas Vertical ScrollBar, bila ingin membagi Worksheet menjadi dua bagian secara horizontal. ● Dan Click & Drag pada bagian ujung kanan Horizontal Scroll Barnya ke kiri, bila ingin membagi Worksheet tersebut menjadi dua bagian secara Vertikal . Dan bisa juga keduaduanya, dengan cara meletakkan Mouse Pointer di tengahtengah lembar kerja: Window > ✓Split.


●

Untuk menghilangkan kembali Window Split tersebut: Window > Split.

4.9 Penyuntingan Data Yaitu upaya untuk memperbaiki sebagian atau bagianbagian tertentu dari data atau rumus yang telah diketikkan. Ada tiga cara yang dapat dilakukan: 1. Dengan cara menekan tombol F2 pada cell di mana datanya diketikkan > Lakukan langsung perubahannya > [Enter] 2. Letakkan pointer pada cell di mana datanya diketikkan > klik ganda lakukan perubahan seperlunya > [Enter] 3. Letakkan pointer pada cell di mana datanya diketikkan > Klikkan mouse pada Formula Bar/Input Line > Lakukan perubahan seperlunya.

4.10 Pengaturan Konfigurasi Spreadsheet Secara Umum Untuk kondisi tertentu, adakalanya kita harus merubah konfigurasi default dari SpreadSheet. Seperti perubahan tampilan (view) , sistem satuan yang digunakan, tab stops, decimal places, lists entries, changes, grid atau print.

4.10.1 General Untuk mengatur secara umum tentang sistem satuan (metric) yang digunakan, jarak tabulasi ketika penekanan tombol [Tab], pengaturan perpindahan pointer ketika data sudah diketikkan, dan sebagainya. ● Tools > Options > OpenOffice.org Calc > General > atur measurement unit nya > OK.


4.10.2 View/Display Untuk mengatur SpreadSheet secara umum tentang tampilan Display, Visual aids, Object, dan Window. ● Tools > Options > OpenOffice.org Calc > View

4.10.3 Calculate Untuk pengaturan perhitungan dan format angka di dalam SpreadSheet secara umum. Seperti Decimal Places, Date, serta tingkat ketelitian dan sensitivitas angkanya. ● Tools > Options > OpenOffice.org Calc > Calculate:

4.10.4 Sort Lists Untuk pengaturan urutan data yang akan ditampilkan secara otomatis pada saat kita gunakan Auto Fill. Defaultnya adalah nama hari dan nama bulan dalam format bahasa Inggris. Bisa kita ganti dengan format Indonesia, bila pada bagian Entries 74 Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org

nya kita ketikkan namanama hari dan bulan dalam format Indonesia. ● Tools > Options > OpenOffice.org Calc > Sort Lists

4.11 Menggunakan Formula Untuk mempercepat suatu perhitungan, tidak jarang kita memerlukan formula atau rumus. Dalam perhitungan sederhana, dapat kita lakukan beberapa cara berikut ini:

●

●

●

Cara pertama, di sel A1, ketikkan angka 12,5, pada sel A2, ketikkan angka 23, pada sel A3, ketikkan angka 1000. Untuk mengetahui totalnya, maka pada sel A4, ketikkan =A1+A2+A3 > [Enter] > hasilnya : 1035,5. Cara kedua, setelah semua datanya diketikkan, maka pada Input line, langsung saja ketikkan =A1+A2+A3 > [Enter] > hasilnya : 1035,5 Cara ketiga, tentu lebih sederhana. Bila dengan kedua cara di atas, Anda dapat bayangkan bagaimana jadinya jika data yang akan kita hitung banyaknya sampai 200 baris, misalnya! Untuk mengatasinya, pada sel A4, ketikkan =SUM( lalu >


klik sel A1 tahan > geser ke sel A3 > ketikkan kurung tutup ) > selanjutnya tekan [Enter] > hasilnya : 1035,5 ● Cara yang lebih praktis lagi adalah dengan meletakkan pointer pada sel A4 > klik ikon SUM (∑) > otomatis range dari A1:A3 akan diblok > [Enter] > hasilnya : 1035,5 Untuk mengetahui lebih jauh tentang fungsi SUM ini, Anda dapat mempelajarinya pada menu Help. ● Klik Help > Contents > klik ganda Spreadsheets > Klik ganda Functions Types and Operators > Klik ganda Mathematical Functions > klik SUM

4.12 Matematika dalam Spreadheet Barangkali saja ada timbul pertanyaan di benak Anda. “Ya, itu tadi penjumlahan. Bagaimana kalau untuk pembagian ataupun perkalian?” Sebuah pertanyaan yang bagus. Untuk itu berikut ini akan diberikan beberapa contoh penggunaan perhitungan matematika menggunakan spreadsheet, dengan beberapa persamaan dan perbedaan dalam penggunaan operator perhitungannya:

Perhitungan

Matematika

Spreadsheet

Penjumlahan

5 + 5

5 + 5

Pengurangan

5 5

5 5

Perkalian

5 x 5

5 * 5

10 2

10/2

102

10^2

Pembagian Perpangkatan

Contoh kasus: Di dalam sebuah perhitungan matematika, ada rumus: X + 10 Y + 20 Yaitu: X + 10 dibagi dengan Y + 20. Bagaimana rumusnya jika diterapkan ke dalamSpreadsheet? Kita coba hitung. 76 Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org

Misalkan Xnya = 20 dan Ynya = 10, maka jika dimasukkan secara langsung ke dalam spreadsheet, hasilnya adalah 41. Apakah benar perhitungan dengan hasil yang seperti ini yang kita harapkan? Tentu saja tidak, logika akal sehat kita pastilah memberikan jawaban angka 1. Lalu di mana masalahnya?

Masalahnya, dengan mengetikkan secara langsung seperti itu, maka spreadsheet menterjemahkannya menjadi : 20 + (10/20) + 20 yang hasilnya adalah 40,5 lalu dibulatkannya menjadi 41. Itulah hasil yang didapat. Untuk mendapatkan hasil yang benar, maka kita tidak bisa mengetikkannya secara langsung sesuai formula, tetapi harus paham maksud rumus dan gunakan tanda kurung yang pas untuk mengatur hirarki perhitungannya! Sekarang, kita ulangi: Pada sel C1 atau pada Input Line di sel C1, ketikkan rumus =(A1+10)/(B1+20) > [Enter] > Hasilnya = 1. Inilah jawaban yang benar.

4.13 Contoh Aplikasi Perhitungan Sederhana Berikut ini adalah beberapa contoh perhitungan sederhana di dalam OpenOffice.org Calc. Anda bisa ikuti dengan memperhatikan tiaptiap posisi sel dari data yang akan dihitung. Pada perhitungan ini akan melibatkan beberapa fasilitas dari OpenOffice.org Calc.


●

●

●

●

Untuk menghitung Total : Letakkan cursor pada sel B11 (baris ke 11 kolom bawah Jan), ketikkan: =sum(B7:B10) > [Enter]. Untuk mendapatkan hasil pada selsel yang di sebelah kanannya, klik & drag autofill ke selsel berikutnya. Untuk menghitung JUMLAH: Letakkan cursor pada sel F7 (baris pertama kolam JUMLAH): =sum(B7:E7) > [Enter]. Untuk mendapatkan hasil pada selsel di bawahnya, klik & drag autofill ke selsel di bawahnya. Untuk menyisipkan simbol telepon (☎): Letakkan cursor pada sel di mana simbol telepon tersebut akan ditempatkan > Insert > Special Character: Pada bagian Font: pilih OpenSymbol > pilih simbol telepon yang diinginkan > OK.

Untuk membuat tabelnya secara otomatis: Setelah datanya diketikkan, pilih Format > AutoFormat > pilih format tabel yang diinginkan > OK.


4.14 Border dan Shading Dengan cara AutoFormat seperti langkah sebelumnya, tabel yang dihasilkan sudah ada border dan shadingnya. Bila kita ingin membuat border & shading sendiri maka dapat mengikuti langkahlangkah berikut: ●

Blok seluruh data yang akan dilaporkan dalam bentuk tabel > Format > Cell, akan tampil kotak dialog Format > Cells > Tentukan border dan shading yang diinginkan > klik OK.


4.15 Grafik Untuk memudahkan dalam memahami/membaca sekelompok data, maka diperlukan visualisasi dalam bentuk grafik. OpenOffice.org Calc telah menyediakan fasilitas untuk hal ini.

4.15.1 Grafik Fungsi Sinus Di dalam matematika, Fungsi Sinus bisa menunjukkan trend dari sekelompok data yang naikturun. Memperhatikan pergerakan angkanya sulit bagi kita untuk melihat kecendrungannya. Dengan bantuan grafik Fungsi Sinus berikut ini akan dapat dengan mudah kita membaca gelombang Sinusnya. ● Ketikkan data berikut pada Sheet 2. Sel A1 isi dengan X, sel B1 isi dengan tulisan Sinus (X). Selanjutnya, masukkan angka 0 pada sel A2. Lalu klik angka 0 tersebut > drag ke bawah pada kolom A tersebut sehingga tampil angka 9. Dengan cara yang sama, pada sel B2 ketikkan =sine(A2) > drag ke bawah pada kolom B tersebut sampai baris 11 sejajar dengan angka 9 pada kolom A.

●

Blok sel A1 sampai dengan B11 > Klik Insert > Chart, akan tampil kotak dialog AutoFormat Chart untuk menentukan range datanya > Pilih New Sheet tempat meletakkan grafik Sinusnya nanti. > Klik Next>>


●

●

●

Tampil kotak dialog untuk penentuan tipe grafik yang akan dibuat. Pilihlah tipe grafik “XY” > Next

Selanjutnya mengantarkan kita pada kotak dialog untuk penentuan varian dari tipe grafik “XY” yang sudah kita pilih tadi. Untuk hal ini pilihlah Lines Only > beri tanda centang pada Xaxis dan Yaxis > Next

Tampil kotak dialog untuk mengatur Displaynya. Seperti judul grafik, Nama Sumbu X dan Sumbu Y, serta menampilkan elementelement yang menyertai grafik tersebut Silakan Anda ketikkan judulnya: Fungsi Sinus. Xaxis = Sumbu X dan Yaxis = Sumbu Y. Setelah itu klik > Create.


●

Pada lembar kerja yang baru, akan tampil grafik Fungsi Sinusnya. Untuk mengatur tampilan grafiknya agar proporsional, gunakan klik n drag pada bingkai grafik tersebut sampai ketemu bidang grafik yang serasi.

4.15.2 Modifikasi Grafik Fungsi Sinus ●

Untuk memodifikasi grafik yang sudah jadi, Anda klik ganda pada bidang grafik tersebut > Format > Chart Type. Pilihlah Cubic Spline dari kotak dialog varians yang tampil > OK.


●

Untuk mengubah atribut grafik lainnya, cobalah Anda lakukan beberapa perintah berikut ini: ○ Klik Format > Chart Wall > klik tab menu Area > Pilih None > OK ○ Letakkan kursor pada data plot line lalu klik ganda > pilih tab menu Line > ubah warnanya dengan Sea Blue dan atur lebarnya menjadi .02cm. > OK ○ Coba pilih Format > Grid > All Axis Grid... > ubah warnanya menjadi Gray 40% > Klik OK ○ Klik tab menu Scale > hilangkan tanda centang pada pilihan Maximum lalu ganti angka 90 dengan 45 > OK ○ Terakhir, gantilah nama sheetnya menjadi Grafik Sinus dan simpanlah pekerjaan Anda.

4.16 Penggunaan Fungsi Logika dan Operator Logika Ditentukan, bahwa: ● Jika Nama Barang = Rinso dan Jumlah Jualnya lebih dari atau sama dengan 5, maka Diskonnya 10% dari Jumlah Harga. ● Selain dari ketentuan di atas tidak mendapatkan diskon.


●

●

●

Untuk mengisi kolom Diskon secara keseluruhan, maka dapat menggunakan rumus: =IF(AND(A2=”Rinso”;B2>=5);10%;0)*C2 == > [Enter] Hasilnya = Rp 0; karena Jumlah Jualnya memang kurang dari 5 ~ walaupun Nama Barangnya benar = “Rinso”. Untuk mendapatkan jawaban pada baris berikutnya, > Klik & Drag AutoFill pada sel D2 tersebut kebawah > Selesai. Penjelasan rumus:

"Bila Kondisi Cellnya cocok dengan ketentuan, maka Proses 1 yang akan ditampilkan, dan jika sebaliknya, maka Proses 2 yang akan dilaksanakan".


●

Catatan: ○ Perhatikan!!! Banyaknya tanda kurung tutup, disesuikan dengan banyaknya IF atau banyaknya kurung buka setelah IF. ○ Operator AND, diletakkan di depan dari dua sel atau kondisi yang dihubungkan. Dalam contoh di atas, antara A2 dan B2.

4.17 Mencetak Lembar Kerja Mencetak lembar kerja dapat dilakukana dengan berbagai macam cara. Sebelum dicetak ke kertas, maka sebaiknya hasil cetakannya dilihat terlebih dahulu di layar. Dengan cara ini, kita akan terhindar dari pemborosan kertas dan waktu kerja. Apakah benar orientasi pencetakannya Portrait atau Landscape, demikian juga posisi tabelnya apakah benar sudah sesuai dengan yang inginkan atau belum, dll.

4.17.1 Page Preview ●

●

●

File > Page Preview > sesaat kemudian akan tampil lembar kerja apa adanya. Bisa jadi bila tabel laporan yang dibuat melebihi lebar kertas yang di gunakan, maka sebagian dari tabel tersebut, tidak akan terlihat di layar. Ini artinya ia akan dicetak pada lembar berikutnya! Atau karena orientasi pencetakannya yang tidak pas. Untuk itu, perlu diatur terlebih dahulu agar hasilnya sesuai dengan yang diharapkan. Bayangkan, bila selesai membuat laporan, langsung dicetak ke kertas menggunakan printer. Tentu saja hasilnya akan mengecewakan. Menampilkan hasil cetakan di layar ini juga bisa Anda lakukan dengan cara mengklik saja ikon Page Preview yang ada di Toolbars Standard. Hasilnya:


●

●

●

Perhatikan, apakah benar laporan Anda sudah tercetak semua di layar tersebut? Ternyata belum! Coba Anda ubah orientasi pencetakannya menjadi Landsacpe. Dari layar Page Preview tersebut > Klik Format Page. > Atur Orientation: Landscape dan Table alignmnetnya Horizontal > OK

Lihat hasilnya, semua tabel dalam lembar kerja Anda sekarang tercetak di layar secara utuh. Dan posisi tabelnya pun tampak rapih secara horizontal. Klik Close Preview bila ingin menutup lembar Page Preview tersebut.

4.17.2 Print Range Adalah membatasi area tertentu yang akan kita cetak. Dengan mengatur Print Range ini, maka setiap kali kita mencetak lembar kerja dari menu Print, ia tidak akan mencetak seluruh lembar kerja kita yang ada di seluruh sheet. Melainkan hanya yang sudah didefinisikan saja. ● Blok atau sorot area tabel yang akan dicetak > Format > Print Range > Defenition


●

Bila sebelumnya sudah pernah ada Print Rangenya dan Anda ingin menambahkan Print Range yang baru, maka dapat Anda pilih Format > Print Range > Add. Atau pirlih Remove bila ingin menghapus pengaruh Print Range yang sudah ada.

4.17.3 Mencetak Judul Tabel Berulang di Setiap Halaman Bila tabel yang dibuat lebarnya melebih satu halaman, maka secara Default, ketika dicetak, yang terlihat pada halaman ke dua dan selanjutnya adalah tabel terusannya dengan tidak menyertakan juduljudul kolom atau baris dari tabel laporan tersebut. Untuk mempersingkat pekerjaan ~ dari pada setiap ganti halaman harus kita buat secara manual juduljudulnya itu, maka kita atur saja dengan cara sebagai berikut: ●

●

Blok seluruh tabel yang akan dicetak ~ berikut judul kolom atau judul barisnya (bila ada) > Format > Print Ranges > Defenition Setelah itu pilih Format > Print Ranges > Edit


●

Pada bagian Rows to repeat > klik Shrink > Klik baris di mana judul tabel kita ditempatkan > Shrink lagi > OK

4.17.4 Mencetak Lembar Kerja ke Kertas Melalui Printer Ini adalah langkah terakhir setiap kali kita selesai membuat laporan menggunakan OpenOffice.org Calc. Untuk maksud ini, maka pastikan, bahwa komputer telah terhubung dengan sebuah printer. Baik itu terhubung secara langsung ataupun terhubung melalui sebuah jaringan (LAN). Dan printernya pun sudah diaktifkan serta kertasnya juga sudah dipasang ~ sesuai dengan ukuran kertas yang digunakan ketika lembar kerja tersebut dibuat. 1. Memeriksa Printer, sudah diinstall atau belum: ● Klik menu Desktop dari layar IGOS Nusantara Anda > Administration > Mencetak.

Bila sudah ada nama printer yang terinstal, berarti Anda bisa pergunakan saja sesuai dengan nama printer yang terpasang tersebut. Bila belum ada, maka untuk menambahkannya, maka dari kotak dialog Konfigurasi Printer tersebut > klik ikon Baru > ikuti langkahlangkahnya sampai Anda pastikan printernya sudah diinstall dengan baik dan benar. Bila perlu lakukan pengetesannya pada selembar kertas. 2. Mencetak Lembar Kerja ke Kertas Menggunakan Printer ● File > Print, akan tampil kotak dialog Print > Atur pencetakan sesuai dengan yang diinginkan > OK ●


●

●

●

Pilih Options... sebelum pencetakan bila Anda hanya ingin mencetak Sheet yang aktif saja atau bila Anda ingin mengatur suspen halaman kertas Anda > OK Pilih Properties... sebelum pencetakan bila Anda ingin mengatur format kertas yang digunakan atau mengatur kualitas pencetakannya > OK. Isikan angka pada bagian Number of copies sesuai dengan banyaknya tiap halaman yang akan dicetak secara berulang. Beri tanda centang pada pilihan ☑Collate bila ingin mengatur pencetakannya agar urutannya tidak halaman 11, 22, 33 dst. Melainkan halaman 1, 2, 3, dst. Lalu diulangi lagi mulai dari halaman 1, 2, 3, dst. sampai selesai > OK.



V OpenOffice.org Impress OpenOffice.org Impress adalah salah satu isi dari paket OpenOffice.org yang khusus digunakan untuk presentasi, seperti: presentasi rencana proyek, presentasi produk, strategi marketing, dsb. Dengan program OpenOffice.org Impress ini kita dapat mempresentasikan ideide ataupun gagasan kita secara lebih interaktif dan lebih professional. Baik presentasi secara online menggunakan LCD proyektor maupun presentasi melalui media over head projector (OHP). Dalam satu halaman slide yang kita buat untuk presentasi, di dalamnya bisa melibatkan banyak fasilitas. ● Animasi ● Grafis 3 Dimensi ● Bullets and Numbered Lists ● Semua yang diketikkan pada aplikasi Writer dalam bentuk outline, bisa digunakan sebagai slide presentasi, termasuk bold, warna, dan sebagainya. Secara umum, program OpenOffice.org Impress ini sangat mirip dan very capable dengan program presentation dari Microsoft PowerPoint. Bahkan membuka file Microsoft PowerPoint semudah membuka file OpenOffice.org Impress sendiri tanpa banyak perubahan. Dalam keperluan tertentu – dimana Slide Design dari OpenOffice.org Impress tidak sebanyak Slide Design dari Microsoft PowerPoint, maka kita dapat membuka dan menggunakan Slide Design bawaan dari Microsoft PowePoint yang memang cukup banyak tersebut. Biasanya file templatenya berekstension *.pot.

5.1 Memulai Impress Untuk dapat menggunakan OpenOffice.org Impress ini, maka dari desktop Openoffice.org dapat dilakukan : Dari panel bar: Aplikasi > Perkantoran > OpenOffice.org 2.2 > OpenOfficeImpress. Selanjutnya, akan tampil menu AutoPilot Presentation yang menyediakan tiga tipe pilihan dalam memulai pembuatan slide tersebut ● Empty presentation : membuat slide presentasi kreasi sendiri, dimana desain background dsb. bisa ditentukan belakangan. ● From template : membuat slide presentasi menggunakan template bawaan dari OpenOffice.org Impress. ● Open existing presentation : membuka slide presentasi yang pernah disimpan sebelumnya. Dari ketiga tipe pilihan tersebut, akan mengantarkan kita pada bidang kerja utama dari OpenOffice.org Impress tersebut


Adapun komponenkomponen utama OpenOffice.org Impress, meliputi Slide, Object, Efect dan Animation. Keterangan: 1. Slide, yaitu bidang utama tempat mengetikkan atau menempatkan objekobjek yang akan ipresentaasikan. 2. Object, yaitu komponenkomponen pendukung ataupun komponen utama yang dipergunakan untuk mempresentasikan suatu topik. ● Text ● Graphics (From File, Chart, Drawing, Etc) ● Template (Background & Layout) 3. Effect, yaitu fasilitas pendukung untuk mempertajam objek yang dipresentasikan. ● Slide transition ● Animation

5.2 Memulai Pembuatan Presentasi Pembuatan set presentasi dengan OpenOffice.org Impress tidak jauh berbeda dengan pembuatan perangkat presentasi lainnya. Langkah pertama dalam pembuatan suatu pesentasi adalah: 1. Tentukan topik yang akan dipresentasikan 2. Tentukan pula medium outputnya, yaitu akan dipresentasikan di layar (LCD Proyektor) atau akan dipresentasikan melalui OHP.


5.3 Modus Tampilan Slide Saat merancang sebuah slide presentasi, kita dapat menggunakan modus tampilan slidenya dalam berbagai bentuk sesuai keperluan.

5.3.1 Modus Drawing atau Normal View Dalam modus ini data yang akan diporesentasikan langsung bisa diketikkan sesuai dengan autolayout yang dipilih.

5.3.2 Modus Outline view Data yang ingin dipresentasikan diketikkan dalam modus outline seperti tampak di bawah ini. Yakni per sub pokok pikiran. Gunakan DemotePromote, Move up Move down untuk pindah antar Outline


5.3.3 Modus Notes View Adalah tempat memberikan catatan khusus pada setiap slide yang akan dipresentasikan. Ini sangat berguna untuk mengingatkan kita ketika sedang presentasi; sehingga halhal khusus yang perlu disampaikan tidak terlewati. Misalnya perlunya menyisipkan contoh kasus, adanya pesan sponsor dll. Pada masingmasing slide yang akan dipresentasikan.

5.3.4 Modus Handout view Adalah tampilan layar OpenOffice.org Impress yang digunakan untuk mengatur tampilan slide ketika dicetak untuk handout.


5.3.5 Modus Slide Sorter View Berguna untuk memeriksa banyaknya slide yang sudah dibuat, serta menggeser geser posisi slide sesuai kebutuhan atau mengatur efek transisi antar slide yang berbeda.

5.4

Menggunakan Sebuah Template

Yakni menggunakan slide dengan template bawaan dari OpenOffice Impress. Dalam slide ini pergantian antar slidenya sudah disusun secara berurutan. Ada dua template bawaan dari OpenOffice.org Impress 2.2.x ini: Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org 95

● ●

Introducing a New Product Recommendation of a Strategy

Kegiatan

Penjelasan

Klik > File > New Presentation > From Template > Introducing a New Product > Next

Tampil jendela awal dalam pembuatan slide.

Kegiatan

Penjelasan

Klik drop list > Pilih Presentations > Introducing a New Product > Select an output medium > Next

Dalam langkah ke2 kita memilih desain slide “Presentasi” dari template yang tersedia serta menentukan slide presentasi ini akan ditampilkan melalui media apa saja.

Pada bagian Select a Slide Transition > Effect: Out Box > Speed: Fast. Pilih juga Select the

Pada langkah ke3 ini kita tentukan tipe slide transisi dan kecepatan pergantian antar slidenya. Serta kita atur, juga bahwa pergantian slidenya secara otomatis sesuai dengan durasi yang kita tentukan.


Kegiatan

Penjelasan

presentation Type: Automatic > Next

Kegiatan

Penjelasan

Pada bagian What is your Langkah ke4 yang bisa digunakan untuk membuat informasi awal dari slide Anda. Atau boleh juga ketiga pesan ini name... : Ketikkan nama diabaikan! > Next dan perusahaan Anda > What is the subject... : Ketikkan topik presentasi Anda > Further idea... : Ketikkan ide dasar dari presentasi tersebut > Next


Kegiatan

Penjelasan

Pada jendela Choose your Langkah ke5 ini hanya memberitahukan kepada kita, bahwa ada beberapa pilihan halaman dari template yang telah kita pages > Klik Create pilih sebelumnya. Abaikan saja!

Kegiatan

Penjelasan

Ubah konten setiap slide Ini adalah modus normal dalam pembuatan slide. Perhatikan yang ada, serta gunakakan Task Pane untuk memilih berbagai perlakukan terhadap modifikasi teks, dan slide sesuai keperluan. pilihan Auto Layout sesuai keperluan. Tekang tombol [F5] untuk melihat tayangannya. Dan tekan tombol [Esc] untuk mengembalikannya. Pada jendela Task > Atur Slide Transition seperlunya.


5.5 Menyimpan Slide Presentasi Apabila slide yang dikerjakan tersebut sudah dianggap selesai, maka Anda dapat menyimpannya. Dan ketika menyimpannya Anda juga dapat memilih ke dalam format apa slide yang Anda buat tersebut akan Anda simpan. Agar bisa dibuka ke dalam format PowerPoint, maka sebaiknya Anda simpan ke dalam format *.ppt. Untuk diketahui saja, standar dokumen internasional adalah *.odp. ● File > Save As...

5.6 Membuka Slide Presentasi Apabila slide yang sudah dibuat ingin diperbaiki lagi, atau anda ingin melihat tayangannya, maka dapat membukanya secara langsung ~ sepanjang anda mengetahui lokasi penyimpanannya. ● File > Open > Arahkan pada direktori di mana file presentasi itu berada > Klik > Open.


5.7 Mencari Dokumen Bila tidak tahu dimana letak sebuah dokumen yang akan dibuka, maka dapat meminta bantuan IGOS Nusantara anda untuk melacak keberadaannya. ● Dari panel desktop IGOS Nusantara > klik Komponen > Cari Berkas: Ketikkan nama berkasnnya > Cari


5.8 Beberapa Perintah Dasar OpenOffice.org Impress Yaitu perintahperintah yang paling sering digunakan ketika sedang membuat sebuah slide presentasi.

5.8.1 Memberi Efek Transisi pada Slide Slide yang kita buat akan tampak lebih “hidup” bila kita tepat dalam memilih efek transisinya. Apalagi bila slide transisi tersebut juga disertai dengan suara yang juga tepat. ●

Klik Slide ybs. > dari Task Pane, klik Slide Transition > Pilih Slide Transition dan suara yang tepat sesuai objeknya!

5.8.2 Memberi Efek Animasi pada Objek Yang dimaksud objek di sini adalah teks, gambar, atau atribut lainnya yang disertakan dalam slide presentasi kita. Agar objekobjek tersebut di dalam presentasi kita tampak lebih “greget”, maka sebaiknya kita beri efek animasi. ●

Klik objek ybs. > Klik Custom Animation pada Taske Pane > Add...


●

●

Tampil kotak dialog Custom Animation > pilih efek animasi yang diinginkan > Atur kecepatannya > OK

Bila efek animasi yang diberikan akan diatur lagi lebih jauh, Anda bisa memilih > Effect Options pada Property > OK


●

Bila menginginkan animasi pada teks agar tampil per grup teks maka klik teks ybs. > Effect Options > Pada kotak dialog Effect Options > klik tab menu Text Animation > arahkan ke baris Text Animation > Pilih animasi teks yang diinginkan > By 1st level paragraphs (per baris), misalnya > OK.


5.8.3 Memilih Layouts Secara default, urutan layout biasanya adalah Blank, Title Slide, Title Text dst. Namun demikian, kita bisa memilih dan menentukan sendiri Layout yang bagaimana yang sesuai dengan konten presentasi kita. ●

Pada Taks Pane, klik Layouts > Klik model Layout yang diperlukan, misalnya Title Text > Lakukan pengeditan pada View Normal.

5.8.4 Menampilkan Slide Standar Slide yang sudah kita buat, bisa kita periksa setiap saat apakah tampilan kontennya, slide transisinya ataupun animasi objeknya sudah sesuai dengan yang kita inginkan. Untuk itu bisa dilihat dengan cara: ●

Tekan tombol [F5] pada slide ybs. Atau dengan cara klik menu Slide Show > Slide Show Untuk mengembalikannya ke tampilan Normal, tekan tombol [Esc]

5.8.5 Menampilkan Slide Secara Otomatis Untuk keperluan di mana slide yang sudah kita buat agar bisa dipresentasikan secara otomatis ~ misalnya untuk ditayangkan pada saat pameran, atau ketika presdntasi di mana waktunya sudah kita atur ~ bahwa pada setiap menit ke sekian slide akan berganti dengan sendirinya ●

Tekan tombol [F5] pada slide ybs. Atau dengan cara klik menu Slide Show > Slide Show Settings... > Pilih tipe penayangan Auto > atur Jam:Menit:Detik pergantian durasi slide yang diinginkan > OK


5.9 Menghubungkan objek dengan slide atau program lainnya (Hyperlink): Dari modus Normal, klik kanan objek yang akan dihubungkan dengan slide atau objek lainnya > Interaction > tampil kotak dialog Interaction > Pada action at mouse click > Pilih tipe hubungan yang diinginkan, misalnya go to page or object > OK. Catatan: Bila objek yang akan dihubungkan berupa Text Box, maka satu hyperlink hanya berisi satu baris Text Box yang akan dihubungkan dengan satu slide atau satu program saja.


5.10 Mengatur Slide Show Hyperlink Teks atau objek lainnya pada suatu slide yang sudah sudah dihubungkan (hyperlink) dengan slide lain atau program lainnya melalui Interaction ~ ketika ditayangkan (slide show) dan diklik, maka akan menampilkan slide atau program lain yang sudah dihubungkan tersebut. Dan ketika diklik di sembarang tempat (bukan pada bagian yang mouse hand), maka slide tetap berpindah ke slide berikutnya. Untuk mencegah hal ini (agar tidak berpindah, kecuali bila diklik pada bagian yang sudah dihypelink kan), maka bisa kita atur. ● Tekan tombol [F5] pada slide ybs. Atau dengan cara klik menu Slide Show > Slide Show Settings... > beri tanda centang pada bagian Change slides manually dan Change slide by clciking on background > OK

5.11 Mengekspor File OpenOffice.org Impress Yang dimaksud dengan mengekspor di sini adalah mengubah format file OpenOffice.org Impress ke dalam format PDF, BMP, HTML, MacroMedia Flas, JPG dsb., sehingga file hasil ekspor tersebut bisa dibuka secara langsung oleh aplikasi tersebut. ● Pada slide presentasi yang sedang dibuka > File > Export > pilih format ekspor yang diinginkan > Export...


●

Untuk pilihan format ekspor tertentu, misalnya BMP, HTML dsb, akan akan tampil kotak dialog sesuai dengan format ekspor yang dipilih tersebut > lakukan pengaturan sesuai kebutuhan > OK Berikut ini contoh kotak dialog pilihan yang diekspor ke dalam format JPEG:

5.12 Mengkonversi File PowerPoint ke dalam OpenOffice.org Impress Yang dimaksud dengan mengkonversi di sini, adalah membuka file presentasi PowerPoint melalui OpenOfficce.org Impress lalu di simpan ke dalam format OpenOffice.org Impress atau sebaliknya. Pada prinsipnya sama dengan cara mengkonversi dokumen dalam format Writer ataupun Calc. OpenOffice.org Impress tidak bermasah ketika membuka file presentasi yang dibuat menggunakan Microsoft. PowerPoint. Bahkan beberapa template bawaan PowerPoint bisa langsung dibuka dan digunakan oleh OpenOffice.org Impress secara permanen. Panduan Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org 107

5.12.1 Menyimpan ke dalam Format PowerPoint ●

●

File > Save As... > Tampil kotak dialog Save As...

Pada bagian File name: ketikkan nama filenya > pada bagian File Type > pilih Microsoft PowerPoin 97/200/XP(.ppt) > Save

5.12.2 Mengimpor Template PowerPoint Ketika kita merasa Design Template bawaan dari OpenOffice.org Impress terlalu sedikit dan tidak banyak pilihan, maka kita bisa saja membuka langsung Design Template bawaan dari Microsoft. PoerPoint (*.pot). Dan langsung bisa kita pergunakan untuk membuat slide presentasi sesuai dengan keperluan kita. Syaratnya, Design Template PowerPoint tersebut sudah ada di dalam komputer kita atau di dalam media penyimpanan lainnya. Caranya File > Open > arahkan ke folder di mana file Design Template PowerPoint tersebut disimpan > Pilih salah satu Design Template > klik Open Kita bisa mengimport Design Template bawaan PowerPoint tersebut secara permanen ke dalam OpenOffice.org Impress: ● File > New > Templates and Document > Pilih Templates > Klik Organize... > Kilk ganda folder Presentations (masih kosong) > Klik Commands > Pilih Import Templates


●

Akan tampil kotak dialog Open > arahkan dan klik ganda folder tempat Design Template bawaan dari PowerPoint disimpan > blok semua Design Template yang akan diimport > Open. Lihat hasilnya pada Template Management.

5.12.3 Menggunakan Design Template Hasil Import dari PowerPoint ●

Dari bidang kerja Normal > Format > Slide Design > Load... > Klik kategori Presentations > Pilih template hasil import (dalam hal ini dicontohkan Crayons) > klik More > Klik Preview untuk melihat


tampilannya > OK

5.13 Menggunakan FontWork Gallery FontWork Gallery mirip dengan Mircosoft WordArt, berguna untuk mempercantik tampilan slide yang kita presentasikan. ● Aktifkan Toolbar Drawing (bila belum aktif): View > Toolbar > Drawing ●

Dari menu Toolbar Drawing tersebut > klik ikon Fontwork Gallery > Tampil pilihan Style FontWork yang ada > Pilih style yang Anda sukai > OK > Akan tampil Fontwork sesuai sesuai dengan Style yang Anda pilih. > Klik ganda pada Fontwork tersebut > Ketikkan teks yang diinginkan > Klik di luar bingkai teksnya.


5.14 Mencetak Slide Presentasi Secara default, bila kita langsung mencetak slide yang sudah kita buat, maka printer akan mencetak slide kita dalam tampilan Normal View atau Drawing, yakni satu halaman akan berisi satu slide. Untuk mengatur sesuai dengan yang kita inginkan, misalnya dalam format Handout, Notes atau Outline, maka sebelum melakukan pencetakan atur terlebih dahulu opsi pencetakannya. ● Untuk mencetak slide presentasi dalam format Handout: Langkahlangkahnya: ○ Klik File > Print > Options...


○

●

● ●

Dalam kotak dialog Printer Options tersebut, > pada bagian Contents, Pilih Handouts, hilangkan tanda centang pada pilihan lain > OK

Bila diperlukan, modifikasilah tata letak slide handoutnya per halaman: Pilih tampilan Handout View > Pada Task Pane, pilih Layouts > Tentukan banyaknya slide per halaman > Atur posisi slide dalam halaman tersebut dengan cara klik & drag. Serta tambahkan atribut lain seperlunya. Seperti garisgaris horizontal, atau nomor halaman: Insert > Fields > Page Number

Bila setelah diklik OK, tampil pesan: Pilih Trim untuk menyusun rapih tiap slide dalam satu halaman sesuai dengan setting pada handouts > OK. Selamat bermigrasi ke OpenOffice.org


I Pendahuluan. 1.1 Lintas Platform

Recommend Documents