G E M E E N T E
B en W voorste!
B O R N E
13INT02334
Onderwerp
Digitaliseren van 20.000 bouwvergunningen met behulp van social return
Samenvatting voorstel Met de inzet van minimaal 4 fte de bouwvergunningen uit de periode 1905-2010 digitaliseren met behulp van social return. Hiermee wordt uitvoering gegeven aan het beleid uit de startnotitie Hervorming Lokale Overheid, de ontwikkeling naar regie organisatie, de ontwikkelingen R U D en het archief beleid van de gemeente. De raad voor te stellen om de totale kosten van 6 1 0 9 . 0 0 0 , - voor dit traject te dekken uit het participatie budget (620.000,-) en het resterende bedrag (689.000,-) te dekken uit de reserve beleidsontwikkeling. Door gebruik te maken van social return wordt in dit traject een schadelast beperking op de uitkeringen gerealiseerd van minimaal 6 4 4 . 0 0 0 , - in het eerste jaar. Ontwerpbesluit 1. In te stemmen met het digitaliseren van 20.000 bouwvergunningen en daarbij gebruik te maken van social return. 2. Akkoord te gaan om 620.000 voor dit traject uit het participatie budget beschikbaar te stellen en hiermee eejupinimalg^sdiadelast beperking van 644.000 te realiseren op de uitkeringen. 3: Het resterendè~Bêckąg van 689.000 beschikbaar te stellen en te dekken uit de reserve beleidsontwikkeling. CÃc~^ oU- r^c-c'i - ; . '-'- r - - - .. , 1
Openbaar
akkoord
bespreken
í
burgemeester Weiten wethouder Kotteman
afwijzen
ļ
wethouder Mulder wethouder Albers BESLUIT
-BÍ Conform D Aangepast akkoord d.d. 3 i - i t - ï o i S
A
Opmerkingen van
\ \
D Aangehouden D Afwijzen d.d.
college
Rheineplein 1
7622 D G
Postbus 200
7620 A E Borne
Telefoon 14074
fax 074 - 266 33 38
[email protected]
www.borne.nl
G E M E E N T E
Programma
Portefeuillehouder
B O R N E
1.
1
L . Albers
Opgesteld door (tel.)
Aart-Jan Strijker
Afdeling 1 productgroep
Concernstaf ì Projectatelier
Paraaf steller Paraaf manager Paraaf portefeuillehouder Paraaf secretaris
Afstemming intern
Nico Hulsebos Herbert Katgert Anja Tanke Gerald ten Thij Jan van 't Ende Henk Richters
Medezeggenschap
Pagina 2
Nee
\
G E M E E N T E
B O R N E
1 Inleiding Onze gemeente maakt een ontwikkeling door naar regie gemeente. Het uitwisselen van informatie in de samenwerkingsverbanden ten behoeve van die dienstverlening is cruciaal. Denk hierbij aan het G B T , de R U D , Sociale Dienst en de V T H taken. Digitaliseren van de fysieke informatie is daarvoor de oplossing. Het niet in digitale vorm beschikbaar hebben van informatie in dit soort gevallen levert grote uitdagingen op als het gaat om de beschikbaarheid en juistheid van informatie op elk gewenst moment en op elke plaats. Sterker nog, het is op dit moment de praktijk dat fysieke dossiers worden opgehaald of gekopieerd voordat een samenwerkingspartner aan de slag kan. Dit is een bijzonder inefficiënte manier van informatie uitwisselen anno 2013. Binnen het project Digitalisering Post en Archief is het digitaliseren van de bouwvergunningen als deelproject benoemd. Het realisatieplan (juni 2013) beschrijft dit deelproject. Dit deelproject volgt het beleid genoemd in de twee startnotities 'Hervorming Lokale Overheid', thema 'kwaliteit van dienstverlening', en de startnotitie 'ledereen Doet Mee', thema Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Social Return on Investment. In beide startnotities zijn geen middelen opgenomen voor dit traject, voor de uitvoering van i-NUP moeten de effecten daarvan separaat worden vertaald. In het, door het MT, vastgestelde beleidsdocument Visie Archiefbeheer 2012-2015 maakt digitalisering van het archief onderdeel uit om te komen tot substitutie voor de gemeente. Substitutie is in feite de vervanging van fysieke documenten door digitale bestanden onder strikte voorwaarden. De gemeente werkt aan de verbetering van de dienstverlening door steeds meer producten ook digitaal aan te bieden aan haar burgers. Het digitaliseren van de bouwdossiers ondersteunt ook deze ontwikkeling. Bouwdossiers worden vaker opgevraagd dan andere archiefstukken en zijn daarmee een geschikte kandidaat om te starten met digitaliseren. Dit is een aanvliegroute die bij de meeste gemeenten gebruikelijk is. Binnen het deelproject is de samenwerking gezocht met sociale zaken om uitkeringsgerechtigden te betrekken bij de uitvoering van het project onder verantwoording van gespecialiseerde bedrijven. Maximaal 6fte kunnen hierop worden ingezet voor een periode van 6 maanden en minimaal 3fte voor de periode van 12 maanden. Hierdoor biedt de gemeente voor deze mensen een serieuze mogelijkheid om vanuit een uitkeringspositie te komen naar een betaalde baan. Tegelijkertijd realiseert de gemeente een schadelast beperking van incidenteel 6 4 4 . 0 0 0 , - in 2014 en maximaal structureel 6 4 4 . 0 0 0 , - vanaf 2015 wanneer 4fte uitstromen naar een betaalde baan. 2 Beoogd resultaat Tenminste 4 uitkeringsgerechtigden uit Borne met afstand tot de arbeidsmarkt een tijdelijk dienstverband van 9 maanden te bieden, waardoor bruikbare werkervaring wordt opgedaan en hun kansen daarmee op een betaalde baan worden vergroot. Realisatie van schadelast beperking op de uitkeringen van minimaal 6 4 4 . 0 0 0 , - het eerste jaar. Alle 20.000 bouwvergunningen van Borne digitaal beschikbaar in ons W A B O vergunningen systeem Squit en digitaal beschikbaar voor verschillende samenwerkingsverbanden. 3 Argumenten Het project wil met deze opzet een win-win situatie creëren door enerzijds minimaal 4 mensen een kans te bieden uit de uitkering te komen door tijdelijk werkervaring van 9 maanden op te doen. De werkervaring die opgedaan wordt is een waardevolle toevoeging op het C V . Heel veel gemeenten zijn bezig een grote slag te maken hun archieven te digitaliseren. Dit doen gemeenten vanwege landelijke ontwikkelingen zoals zaakgericht werken en om te kunnen voldoen aan het i-NUP. Er is in de arbeidsmarkt vraag naar mensen met deze werkervaring.
Pagina 3
G E M E E N T E
B O R N E
Anderzijds levert dit voor de gemeente niet alleen gedigitaliseerde bouwvergunningen op maar kan het ook een structurele schadelast beperking op de uitkeringen opleveren van maximaal 644.000,-structureel wanneer 4fte uitstromen naar een betaalde baan. De ontwikkeling van de gemeente naar regie gemeente zorgt er voor dat er steeds meer samenwerkingsverbanden ontstaan waarbij de noodzaak voor een digitale informatievoorziening vereist is. Het digitaliseren van de 20.000 bouwdossiers draagt daaraan bij. 4 Kanttekeningen Er is geen zekerheid af te geven dat deelnemers aan het project ook daadwerkelijk uitstromen naar een vaste betaalde baan. Alle deelnemers aan het project krijgen bij voltooiing wel een getuigschrift met vermelding van de uitgevoerde werkzaamheden. Er is 6 maanden werk beschikbaar voor 6fte, inzet van minder fte maakt het traject langer en is de kans op uitstroming naar een vaste baan groter omdat er langer werkervaring wordt opgedaan. Meer fte inzetten (maximaal 6) levert voor de gemeente een grotere incidentele schadelast beperking op maar een kortere werkervaring voor de deelnemers en daarmee een verminderde kans op uitstroming naar een betaalde baan. 5 Kosten, baten en dekking De kosten voor het digitaliseren van de bouwvergunningen bedragen 6 1 0 9 . 0 0 0 , - . Dit zijn uitsluitend de kosten voor de uitvoering van het werk. De kosten voor de voorbereiding, onderhandse aanbesteding en het schonen van de bouwdossiers worden gedekt uit het project digitalisering Post en Archief en de lijn. Een gemiddelde uitkering is hier gesteld op 6 1 1 . 0 0 0 , - per jaar. Jaar Kosten Max SROI Min SROI
Max resultaat
Min resultaat
2014
6109.000,-
649.500,-
641.250,-
-659.500,-
-667.750,-
2015
60,-
649.500,-
60,-
-610.000,-
-667.750-
2016
60,-
649.500,-
60,-
639.500,-
-667.750 -
e.v. Wanneer deelnemers tenminste 6 maanden werkervaring op doen in een betaalde baan hebben zij na afloop daarvan recht op een W W uitkering van maximaal 3 maanden. De social return voor de gemeente is dan het grootst bij de inzet van 6fte en het kleinst bij inzet van 3fte. Voor de gewenste situatie wordt voor de inzet van 4fte gekozen omdat daarmee met zekerheid gesteld kan worden dat deelnemers na afloop recht hebben op 3 maanden W W uitkering. De social return voor de gemeente is dan als volgt: Jaar
Kosten
Max SROI
Min SROI
Max resultaat
Min resultaat
2014
6109.000,-
644.000,-
644.000,-
-665.000,-
-665.000,-
2015
60,-
644.000,-
60,-
-621.000,-
-665.000-
2016
60,-
644.000,-
60,-
623.000,-
-665.000,-
e.v. Verdeling van de dekking is: Participatiebudget, incidenteel 6 2 0 . 0 0 0 , Reserve beleidsontwikkeling, i n c i d e n t e e l 6 8 9 . 0 0 0 Totaal: 6 1 0 9 . 0 0 0 , 6 Personeel en organisatie G e e n bijzonderheden
Pagina 4
G E M E E N T E
B O R N E
7 Vervolg na besluitvorming college De raad voor te stellen een krediet van 6 1 0 9 . 0 0 0 , - ter beschikking te stellen voor de digitalisering van bouwvergunningen met behulp van social return, en dit voor 6 2 0 . 0 0 0 , - te dekken uit het participatiebudget en voor 6 8 9 . 0 0 0 . - te dekken uit de reserve beleidsontwikkeling. 8 Communicatie Geen bijzonderheden 9 Bijlage(n) Fasedocument Realisatieplan 2013 digitalisering Post en Archief, nr. 13int02746
Onderwerp: Begrotingsjaar. Datum raadsbesluit Getoets op BTW-consequenties
EXPLOITATIE Kostenplaats
Kostensoort
l/S
Baten
Lasten
Omschrijving
Totaal
0
0
Lasten
Baten
0
0
KREDIETEN/RESERVES EN VOORZIENINGEN Orders
Kostensoort
l/S
Omschrijving
Totaal
Voor
begrotingswijziging 0
Stand Reserve Beleidsontwikkeling Stand Onvoorzien
0 0
Pagina 5
Na
M utatie
Stand Algemene reserve
begrotingswijziging
0 0
0 0
0
0
