Nr: 2004 7007.
v erslaggevingsaspecten in de
T
I
Nederlandse corporate governance code (Code T a b a k s b l a t ) Prof; Dr. H.P.A.I. Langendijk
In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de verslaggevingsaspecten in de Code Tabaksblat.
i. Inleiding Met verslaggevingsaspecten wordt in dit artikel gedoeld op de plaats en soms ook de wijze waarop bepaalde elementen uit de Code Tabaksblat (hierna: de Code) in de jaarstukken (directieverslag = jaarverslag, verslag van de Raad voor Commissarissen (RvC), alsmede toelichting als onderdeel van de jaarrekening) moeten worden opgenomen’. Ook het plaatsen van elementen van de Code op de website van de vennootschap (en op de website van institutionele beleggers) wordt door ons gezien als vallend onder verslaggevingsaspecten. De Code bestaat uit principes en best practice-bepalingen (als verdieping van de principes).De Code is verdeeld in vijf hoofdstukken: I. naleving en handhaving van de Code; z. het bestuur; 3. RvC; 4. de (algemenevergadering van) aandeelhouders; 5. de audit van de financiële verslaggeving en de positie van de interne audit en van de externe accountant.
De Code wordt vooraf gegaan door de Preambule, waarin algemene zaken en de werking van de Code worden besproken. Ook de verslaggevingsaspectenvan de Preambule warden in deze bijdrage behandeld. Verder worden de aanbevelingen van de opstellers van de Code voor de wetgever en regelgevers kort aangestipt voorzover betrekking hebbende op verslaggevingsaspecten. Dit artikel start in paragraaf z met verslaggevingsaspecten zoals neergelegd in de Preambule van de Code. Paragraaf 3 bevat een overzicht en kritische analyse van de mate van gedetailleerdheid van de Code op dit terrein en de veelheid van verslaggevingsaspecten die de Code bevat. Paragraaf 4 geeft een vergelijking van de Code ten aanzien van verslaggevingsaspecten met de Combined Code (Verenigd Koninkrijk), de German Corporate Governance Code (hierna: German CGC, Duitsland) en de Sarbanes-Oxley Act (hierna: SOX, Verenigde Staten). Paragraaf 5 bevat een korte samenvatting van de bijdrage.
verslaggevingsaspectenin de Preambule De vennootschap moet elkjaar in haarjaarverslagvermelden op welke wijze zij de principes van de code in het afgelopen boekjaar heeft toegepast. De Code schrijft niet voor op welke wijze dit hoofdstuk in hetjaarverslageruit moet zien [Pre. 4). Beursgenoteerde vennootschappen zijn volgens de PreamL.
12
Nr: 200417007.
bule verplicht om elkjaar in hunjaarverdag gemotiveerd uit te leggen of en zo ja waarom en in hoeverre zij afwijken van de best practice-bepalingen (‘pas toe of leg uit‘). Naar verwachting komt voor deze laatste regel ook een wettelijke verankering in Nederland (Pre. 6).De wetgever wordt in dit kader geadviseerd door de opstellers van de Code om, op grond van ontwerpartikel ~391, lid 4 BW,via algemene maatregel van bestuur deze Code integraal en ongewijzigd aan te wijzen als gedragscode waaraan vennootschappen in hun jaarverslag moeten refereren en waarbij vennootschappen moeten aangeven in hoeverre zij de best practice-bepalingen naleven (Aanbevelingi). In het onderhavige hoofdstuk moet in ieder geval de (hoofdlijnen van de) corporate governance-structuur,het corporate governance-beleid van de vennootschap, alsmede de verklaring over de naleving van de best practice-bepalingen aan de orde komen (Pre. 7, Pre. 13 en Code 1.2). Deze Code treedt in werking vanaf het boekjaar op of na I januari 2004 en heeft betrekking op beursgenoteerde vennootschappen in Nederland. Er wordt derhalve verwacht dat deze ondernemingen vanaf dejaarstukken over boekjaar 2004 in het jaarverslag een hoofdstuk wijden aan corporate governance. Aanbevolen wordt om in een afzonderlijk hoofdstuk in de jaarverslagen over boekjaar 2003 concreet aan te geven op welke wijze deze ondernemingen verwachten invulling te geven aan de naleving van de Code en welke problemen zij daarbij verwachten. Voorts is het gewenst dat dit hoofdstuk van het jaarverslag aan de orde wordt gesteld in de algemene vergadering van aandeelhouders (AvA) in 2004 (Pre. 13). Onderzoek door ons van jaarstukken over boekjaar 2003 van Nederlandse ter beurze genoteerde ondernemingen leert dat een aantal van deze ondernemingen min of meer bij de opbouw van dit hoofdstuk de volgorde van de Code voigen in hun jaarverslag over boekjaar 2003 en dan per best practiCe-bepaling aangeven in hoeverre zij thans hieraan voldoen of afwijken. Tevens geven zij meestal dan gemotiveerd aan waarom zij afwijken van deze best practice-bepaling van de Code.
3. Verslaggevingssaspectenin de Code In deze paragraaf wordt een onderscheid gemaakt naar de plaats waar de verslaggevingsaspecten worden weergegeven, te weten jaarverslag, toelichting als onderdeel van de jaarrekening, verslag van de RvC, alsook website van de vennootschap en de website van institutionele beleggers.
Bij de behandeling van de verslaggevingsaspecten van de Code wordt de volgorde van de Code gevolgd naleving en handhaving van de Code, het bestuur, Raad voor Commissarissenen de [algemenevergadering van) aandeelhouders. 3.1. Naleving en handhaving van de Code De hoofdlijnen van de corporate governance-structuur van de vennootschap worden elk jaar, mede aan de hand van de principes die in de Code zijn genoemd, in een ahonderlijk hoofdstuk in hetjaarverslag uiteengezet (1.1). 3.2,Het bestuur 3.2.1. Taak enwerkwijze Het bestuur legt ter goedkeuring voor aan de RvC a. de operationele en financiële doelstellingen van de vennootschap; b. de strategie die moet leiden tot het realiseren van de doelstellingen; c. de randvoorwaarden die bij de strategie worden gehanteerd, bijvoorbeeld ten aanzien van de financiële ratio’s. De hoofdzaken hiervan worden vermeld in het jaarverslag (2.1.2).
Dit roept de vraag op wat nu de hoofdzaken zijn. De mogelijkheid ontstaat dat hoofdzaken een vrijbrief wordt voor holle nietszeggende frasen. Iedere vennootschap moet een op de vennootschap toegesneden intern risicobeheersings- en controlesysteem hebben. Als instrument daartoe moet de vennootschap onder meer een gedragscode hebben. Deze gedragscode moet in ieder geval op de website worden geplaatst van de vennootschap (2.1.3~). In hetjaarverslag verklaart het bestuur dat de interne risicobeheersings- en controlesystemen adequaat en effectief zijn en geeft hij een duidelijke onderbouwing hiervan. Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de werking van het interne risicobeheersings- en controlesysteem in het boekjaar. Het bestuur geeft daarbij tevens aan welke eventuele significante wijzigingen zijn aangebracht, welke eventuele belangrijke verbeteringen zijn gepland en dat een en ander met de audit commissie en de RvC is besproken (2.1.4). Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de gevoeligheid van de resultaten van de vennootschap ten aanzien van externe omstandigheden en variabelen (2.1.5).In de toelich-
Nr: 200417007.
ting bij de Code geven de opstellers van de Code aan dat het hierbij gaat om externe omstandigheden en variabelen in algemene zin. Ook hier geldt - zeker in het licht van de toelichting op de Code - dat de mogelijkheid ontstaat dat bestuurders hier nietszeggende strofes zullen produceren.
geduid op artikel 2:383 BW. Het remuneratierapport van de RvC wordt in ieder geval op de website van de vennootschap geplaatst (2.2.13). Dit remuneratierapport bevat onder meer een overzicht van het bezoldigingsbeleid bestaande uit ten minste de informatie-elementen die in tabel i zijn weergegeven.
De klokkenluiderregeling van de vennootschap wordt in ieder geval op de website van de vennootschap geplaatst (2.1.6).
Het zou ook goed zijn geweest als deze regeling volgens de Code ook in het jaarverslag zou moeten worden opgenomen, gezien het grote maatschappelijke belang dat wordt gehecht aan klokkenluiders. In De Volkskrant van ójuli 2004 p. 9 wordt melding gemaakt van het feit dat DSM als één van de eerste Nederlandse ondernemingen een klokkenluiderregeling heeft geïmplementeerd in haar onderneming en zelfs een klokkenluidermedewerker heeft aangesteld die direct aan het bestuur rapporteert. De klachten van klokkenluiders worden vertrouwelijk behandeld en de klokkenluider wordt beschermd.
informatie-elementen 1. Weergave relatieve belang van het variabele en niet-variabele deel van de
bezoldiging, alsmede een gemotiveerde verklaring voor deze verhouding 2. Verantwoording van een absolute verandering van het niet-variabele deel
van de bezoldiging
3. indien van toepassing: samenstelling van de groep van ondernemingen (‘peer group‘) waarvan het bezoldigingsbeleid mede de hoogte en samenstelling van de bezoldiging van bestuurders bepaalt 4.
Samenvatting en verantwoording van het beleid van de vennootschap met betrekking tot duur van contracten met bestuurders, de geldende opzegtermijnen en afvloeiingsregelingen en een verklaring in hoeverre is omgegaan met de maximale vergoeding bij ontslag (2.2.7)
3.2.2 Bezoldking bestuur(ders)
De RvC stelt een reglement vast waarin regels zijn vervat ten aanzien van het bezit van transacties in effecten door bestuurders anders dan die uitgegeven door de ‘eigen’ vennootschap. Dit reglement wordt op de website van de vennootschap geplaatst (2.2.6). Bij alle andere website-plaatsingen in de Code staat daarvoor ‘in ieder geval’. Dat lijkt hier abusievelijkte zijn vergeten door de opstellers van de Code. Dit roept overigens de vraag op wat de opstellers van de Code met ‘in ieder geval’ bedoelen. Het lijkt te betekenen dat ondernemingen vrij zijn om de uit de Code voortvloeiende op de website van de vennootschap geplaatste informatie vrijwillig ook in andere media mogen weergeven.
5.
Beschrijving prestatiecriteria waarvan een recht van bestuurders op opties, aandelen of op andere variabele bezoldigingscomponenten afhankelijk is
6.
Verantwoording gekozen prestatiecriteria
7.
Samenvatting methoden die zullen worden gehanteerd om vast te stellen of aan de prestatiecriteria is voldaan en een verantwoording van de keuze van die methoden
8.
indien prestatiecriteria zijn gebaseerd op een vergelijking met externe factoren: een samenvatting van de factoren die zullen worden gebruikt om de vergelijking te maken; heeft één van de factoren betrekking op de prestaties van één of meer vennootschappen (‘peer group’) of van een index, dan wordt aangegeven welke vennootschappen dan wel welke index als vergelijkingsmaatstaf zijn of is gekozen
9. Beschrijving van en een verklaring voor iedere belangrijke voorgestelde wijziging van de voorwaarden waaronder een bestuurder rechten kan
14
Het verslag van de RvC bevat de hoofdlijnen van het remuneratierapport van de RvC betreffendehet bezoldigingsbeleid van de vennootschap, zoals opgemaakt door de remuneratiecommissie als onderdeel van de RvC. De toelichting als onderdeel van dejaarrekening bevat in ieder geval de door de wet voorgeschreven informatie over de hoogte en de structuur van de bezoldiging van de individuele bestuurders (Principe Vaststelling en openbaarmaking van de bezoldiging bestuurders]. Hierbij wordt ons inziens
verwerven op opties, aandelen of op andere variabele bezoldigingscomponenten 1 O. Indien enig recht van een bestuurder op opties, aandelen of op andere
variabele bezoldigingscomponenten niet afhankelijk is van prestatiecriteria: een verklaring waarom dit het geval is 11. Geldende regelingen voor pensioenen en de hiermee gepaard gaande
financieringskosten 12. Overeengekomen regelingen voor vervroegd uittreden voor bestuurders
Nr: 200417007.
In het verslag van de RvC moeten de hoofdlijnen van het remuneratierapport van de RvC betreffende het bezoldigingsbeleid van de vennootschap worden opgenomen. Op de website van de vennootschap wordt het gehele remuneratierapport van de RvC geplaatst. Dit roept de vraag op wat hoofdlijnen inhouden en het nut van deze verslaggevingseis in het verslag van de RvC, gezien het feit dat het gehele remuneratierapport op de website van de vennootschap wordt geplaatst. Er lijkt in tabel i een verregaande detaillering te worden gegeven van artikel ~ 3 9 lid 1 2, laatste zin tot het woordje ‘en’: ‘De naamloze vennootschap waarop artikel 383b van toepassing is, doet voorts mededeling van het beleid van de vennootschap aangaande de bezoldiging van haar bestuurders en commissarissenen de wijze waarop dit beleid in het verslagjaar in de praktijk is gebracht.’ Tabel I heeft hierbij betrekking op het beleid in de nabije toekomst en niet zozeer op het verslagjaar. Douma en Renes (2004, p. 9) signaleren hierbij ook onduidelijkheden ten aanzien van de controle van dit remuneratierapport die op de website van de vennootschap is geplaatst. Het moge duidelijk zijn dat tabel I alleen betrekking heeft op beleid[svoornemem]voor het komende boekjaar en de daaropvolgendejaren. Dit is naar onze mening geen onderwerp van controle. Wij onderschrijven de gesignaleerde onduidelijkheden derhalve niet.
Het zou goed zijn geweest als de klokkenluiderregeling volgens de Code ook in het jaarverslag zou worden opgenomen, gezien het grote maatschappelijke belang dat wordt gehecht aan klokkenluiders
De vennootschap vermeldt in de toelichting als onderdeel van
inzake bezoldiging van bestuurders voor en een uniforme berekeningssystematiek van de verschillende bezoldigingscomponenten (Aanbeveling4). Het is zeer de vraag of IFRS 2 in zijn huidige vorm daarin voorziet. Onder meer wordt de opsteller nogal vrij gelaten bij de keuze van de bepaling van de fair value van de uitgegeven opties. Volgens 2.2.11 moeten de belangrijkste elementen uit het contract van de bestuurder van de vennootschap onverwijld .nahet afsluiten daarvan openbaar worden gemaakt. De Code geeft niet aan op welke wijze dit moet geschieden (medium). 3.2.3 Tepsttijdige belangen bestuurders Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van de bestuurders spelen die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor de betreffende bestuurders behoeven goedkeuringvan de RvC. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag, met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat best practice-bepalingen 2.3.2 tot en met 2.3.4 zijn nageleefd.
3 l-4 O
8 E
8 a % o\
r
E
$
8
-4
3.3. Raad voor Commissarissen 3.3.1 Taak en werkwijze De taak en de werkwijze van de RvC worden neergelegd in een reglement. Dit reglement wordt in ieder geval op de website van de vennootschap geplaatst (3.2.1). In het verslag van de RvC doet zij verslag van zijn werkzaamheden in het boekjaar en de specifieke opgaven en vermeldingen die de bepalingen van deze Code verlangen (3.2.2). Van elke commissaris wordt in het verslag van de RvC opgave gedaan van: geslacht, leeftijd, beroep, hoofdfunctie, nationaliteit, nevenfuncties voorzover relevant voor de vervulling van de taak als commissaris, tijdstip van benoeming en de lopende termijn waarvoor hij is benoemd (3.1.3). Het verslag van de RvC vermeldt welke commissarissen frequent afwezig zijn geweest bij de vergadering van de RvC
dejaarrekening in aanvulling op de krachtens artikel 2:383d BW op te nemen informatie, de waarde van de aan het
(3.1.s).
bestuur en het personeel toegekende opties en geeft daarbij aan hoe deze waarde is bepaald (2.2.14). Ter facilitering van deze best practice-bepaling ondersteunen de opstellers van de Code IFRS 2 Share based payments betreffende de verwerking van de kosten van optieregelingen in de jaarrekening van de vennootschap. De opstellers van de Code staan een uniforme manier van verslaggeving
Het is nogal onduidelijk wat frequent is. De opstellers van de Code hadden moeten kiezen voor de duidelijke maat die in de German CGC is vastgelegd. Volgens deze code moet in het verslag van de RvC worden opgenomen welke leden van de RvC minder dan de helft van het aantal vergaderingen tijdens het boekjaar hebben bijgewoond (zie 5.4.6 German CGC).
1
15
Nr: 200417007.
Overigens is deze bepaling nogal betuttelend qua inhoud. Een te lage frequentie zal door bekendwording - via de kritische dagbladpers - naar onze inschatting de voorbode zijn van vertrek van de betrokken commissaris. De RvC bespreekt ten minste éénmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur zowel zijn eigen functioneren als dat van de individuele commissarissen en de conclusies die hieraan worden verbonden. Ook worden het gewenste profiel, de samenstelling en de competentie van de RvC besproken. De RvC bespreekt ten minste éénmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur zowel het functioneren van het bestuur als dat van de individuele bestuurders en de conclusies die hieraan worden verbonden. De RvC bespreekt ten minste éénmaal per jaar de strategie en de risico’s verbonden aan de onderneming en de uitkomsten van de beoordeling door het bestuur van de opzet en de werking van de interne risicobeheersings-en controlesystemen, alsmede eventuele significantewijzigingen hierin. Van het houden van al deze besprekingen wordt melding gemaakt in het verslag van de RvC (3.1.8 en 3.1.9). Deze bepalingen komen nogal controlematig en betuctelend over en leiden zonder controle tot enkele jaarlijks terugkerende plichtmatige zinnen. De toegevoegde waarde van deze bepalingen is ons inziens zeer gering. 3.3.2 ûnafnankelijkheid van commissarissen Het verslag van de RvC vermeldt dat naar het oordeel van de RvC alle commissarissen, met uitzondering van maximaal één persoon, onafhankelijk zijn volgens de Code (zie 3.2.2) en geeft daarbij aan welke commissaris eventueel niet als onafhankelijkwordt beschouwd (3.2.3). 3.3.3 Deskundigheid en samenstellingRvC De profielschets van de RvC en het rooster van aftreden van de commissarissen wordt algemeen verkrijgbaar gesteld en ieder geval op de website van de vennootschap geplaatst (3.2.1 en 3.3.6).
16
3.3.4 Samenstellingen rol van de drie kerncommissiesvan de RvC De drie kerncommissies van de RvC zijn de remuneratiecommissie, de audit commissie en de selectie- en benoemingscommissie. De reglementen en de samenstelling van de commissies worden in ieder geval op de website geplaatst (3.5.1). Het verslag van de RvC vermeldt de samenstelling van de
afzonderlijke commissies, het aantal vergaderingen van de commissies, alsmede de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen (3.5.2). 3.3.5 Tegenstrijdwe belangen commissarissen Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van de commissarissen spelen die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor de betreffende commissarissen behoeven goedkeuring van de RvC.Dergelijke transacties worden gepubliceerd in hetjaarverslag, met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat best practice-bepalingen3.6.1 tot en met 3.6.3 zijn nageleefd.
Besluiten tot het aangaan van transacties tussen de vennootschap en natuurlijke of rechtspersonen die ten minste 10%van de aandelen in de vennootschap houden die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor deze personen, behoeven goedkeuring van de RvC. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag, met de verklaring dat best practice-bepaling 3.6.4 is nageleefd. 3.3.6Bewldigingcommissarissen De toelichting alr onderdeel van dejaarrekening bevat in ieder geval de door de wet voorgeschreven informatie over de hoogte en structuur van de bezoldiging van de individuele commissarissen (Principe 3.7). Hier wordt ons inziens geduid op artikel ~ 3 8 BW. 3 De RvC stelt een reglement vast waarin regels zijn vervat ten aanzien van het bezit van en transacties in effecten door commissarissen anders dan die uitgegeven door de ‘eigen’ vennootschap. Dit reglement wordt op de website van de vennootschap geplaatst (3.7.3). 3.4. De [aalgemene vergadering van) aandeelhouders 3.41 certifilering van aandelen Het administratiekantoor (AK) doet periodiek, doch ten minste éénmaal per jaar, verslag van zijn activiteiten. Het verslag wordt in ieder geval op de website van de vennootschap geplaatst (4.2.6). Dit verslag bevat ten minste de volgende zaken: I. het aantal gecertificeerde aandelen, alsmede een toelichting op wijzigingen daarin; b. de in het boekjaar verrichte werkzaamheden; c. het stemgedrag in de gedurende het boekjaar gehouden AvA’s;
Nr: 200417007.
d. het door het AK vertegenwoordigde percentage van de uitgebrachte stemmen tijdens de in c. bedoelde vergaderingen; e. de bezoldiging van de bestuursleden van het AK; f. het aantal gehouden vergaderingen van het bestuur, alsmede de belangrijkste onderwerpen die daarbij aan de orde zijn geweest; g. de kosten van de activiteiten van het AK; h. de eventueel door het AK ingewonnen externe adviezen; i. de functies van de bestuurders; j. de contactgegevens van het AK (4.2.71. 3.42 Infomtatieverscha~n~~o~~ek AvA Analistenbijeenkomsten, analistenpresentaties, presentaties aan [institutionele) beleggers en persconferenties worden vooraf via de website van de vennootschap en persberichten aangekondigd. De presentaties worden na afloop van de bijeenkomsten op de website van de vennootschap geplaatst (4.34. De vennootschap plaatst en actualiseert alle informatie die zij krachtens het op haar van toepassing zijnde vennootschapsrecht en effectenrecht dient te publiceren of deponeren, op een afzonderlijk - dat wil zeggen: gescheiden van commerciële informatie van de vennootschap - en als zodanig herkenbaar gedeelte van de website van de vennootschap. De vennootschap kan volstaan met het aanbrengen van een hyperlink naar áe website van de instellingen die op grond van wettelijke bepalingen of het beursreglement de betreffende informatie [ook) langs elektronische weg publiceren (4.3.4. Indien de wet of de statuten van de vennootschap een goedkeuringsrecht aan de AvA verleent [bijvoorbeeld optieregeiingen] of het bestuur dan wel de RvC een delegatie van bevoegdheden vraagt [bijvoorbeeld uitgifte van aandelen, machtiging tot inkoop van aandelen), lichten het bestuur en de RvC de AvA door middel van een ‘aandeelhouderscirculaire’ in over alle feiten en omstandigheden die relevant zijn voor de te verlenen goedkeuring/delegatie/machtiging. De aandeelhouderscirculairewordt in ieder geval op de website van de vennootschap geplaatst 14.3.7). 3.4.3 Verantwoorklijkheid van institutionelebeleaers (Ws) IB’s [pensioenfondsen, verzekeraars, beleggingsinstellingen, vermogensbeheerders) publiceren jaarlijks in ieder geval op hun website hun beleid ten aanzien van het uitoefenen van het stemrecht op aandelen die zij houden in beurs-
genoteerde vennootschappen (4.4.i). IB’s doen jaarlijks op hun website enlof in hun jaarverslag verslag van de uitvoering van hun beleid ten aanzien van het uitoefenen van het stemrecht in het betreffende boekjaar (4.44 IB’s brengen ten minste éénmaal per kwartaal op hun website verslag uit of en hoe zij als aandeelhouders hebben gestemd op de AvA’s (4.4.3). Als we de Code overzien qua verslaggevingsaspecten, dan komt de vraag op wat de keuze heeft bepaald voor de opstellers van de Code tussen website en jaarstukken en binnen de laatste de keuze tussen jaarverslag, toelichting als onderdeel van de jaarrekening en verslag van de RvC. Menigmaal ontbreekt ons inziens de logica. Het jaarverslag en de toelichting als onderdeel van de jaarrekening vallen onder het jaarrekeningenrecht en ook onder de controle van de externe accountant. Hierbij moet worden aangetekend dat de toetsing van de externe accountant van het jaarverslag een marginale is. De website en het verslag van de RvC vallen niet onder de’controle van de externe accountant.
De Nederlandse Code is nogal gedetailleerd qua principes en best practice-bepalingen, maar ook qua eisen aan verslaggeving
over elementen van deze code AI deze stukjes informatie omtrent corporate governanceop verschillende plaatsen roept de vraag op waarom niet is overwogen alle informatie-elementen uit hoofde van de Code op één plaats voor te schrijven, bij voorbeeld in het jaarverslag. Een aantal bepalingen van de Code heeft betrekking op de toepassing van artikel ~383.Deze zijn ons inziens overbodig en kunnen uit de Code worden gehaald bij de volgende herziening. Bij de plaatsing op de website van de vennootschap en institutionele beleggers is het vaak onduidelijk wanneer deze plaatsing moet geschieden.Moet deze plaatsing binnen het boekjaar of mag het ook na het boekjaar? In het laatste geval wordt een totaal overzicht nog verder bemoeilijkt voor gebruikers van informatie van ondernemingen.
Nr: 200417007.
4. Vergelijking op hoofdlijnen van de Code met de Combined Code, German Corporate Governance Code en Sarbanes-Oxley Act ten aanzien van verslaggevingsaspecten In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat de Code het meest lijkt qua opzet, structuur en inhoud op de Combined Code en in mindere mate op de German Corporate Governance Code (German CGC). Sarbanes-Oxley Act (SOX) is sterk afwijkend en is veel meer een directe reactie op de boekhoudschandalen in de Verenigde Staten. Het heeft ook het karakter van een wet en de andere codes zijn meer te beschouwen als de refíectie van zelfregulering. Ook is SOX meer punitief van karakter met hoge gevangenisstraffen voor overtredingenvan deze wet door bestuurders. Indien we ons specifiek richten op de verslaggevingsaspecten in de verschillendecodes, dan valt op dat ook in dit geval de Nederlandse Code het meest lijkt op de Combined Code en in mindere mate op German CGC. De gelijkenis tussen de Nederlandse Code en SOX is zeer gering met betrekking tot deze aspecten. SOX geeft maar in zeer beperkte mate aan op welke wijze over bepaalde zaken SOX betreffende in de externe verslaggeving moet worden gerapporteerd. Ter adstructie: SOX geeft wel aan dat een onderneming een klokkenluiderregeling moet hebben, maar geeft niet aan op weIke wijze hieromtrent moet worden gerapporteerd in de externe verslaggeving (zie SOX, Title 3, Standards Relating To Audit Committees (4) Complaints). De Nederlandse Code geeft aan dat deze regeling op de website van de vennootschap moet worden geplaatst. Wij beperken onze verdere analyse dan ook tot een vergelijking van de Nederlandse Code met de Combined Code en German CGC.
Het was t e verkiezen geweest indien de opstellers van de Nederlandse Code ook een Schedule met alle verslaggevingsaspecten van de Code zouden hebben opgenomen
i8
In zijn algemeenheid valt op dat de Nederlandse Code minutieus en zeer gedetailleerd aangeeft waar bepaalde informatie in de jaarstukken moet worden aangegeven. Behoudens enkele uitzonderingen geven de andere twee
codes dit nauwelijks aan. Veelal wordt volstaan met dat bepaalde informatie uit de desbetreffende Codes in het Annual Report moet worden weergegeven (zonder enige verdere duiding). Ook wordt door de andere twee codes betrekkelijk weinig aangegeven dat elementen van hun codes op de website moeten worden geplaatst. De Nederlandse Code schrijft dit veel vaker voor. De Combined Code geeft een beperkt aantal malen in de code zelf aan dat bepaalde informatie in het Annual Report moet worden opgenomen. In Schedule C: Disclosure of corporate governance arrangements van de Combined Code wordt per element van de code aangegeven of dit element in het Annual Report, de website van de vennootschap of in ‘papers’ voor aandeelhouders moet worden opgenomen. Voor slechts drie informatie-elementen van de Combined Code is voorgeschreven dat deze informatie moet worden geplaatst op de website van de vennootschap. In de German CGC valt op dat de verplichte informatieverschaffing (in het Annual Report, Notes en websire van de vennootschap) omtrent elementen van deze code zich in hoofdzaak beperkt tot de remuneratie van de bestuurders en commissarissen (4.2.3,4.2.4en 5.4.5 van deze code). Voor het overige is er in 3.10 de strofe dat het bestuur en de RvC elkjaar in het Annual report de corporate governancevan de desbetreffendeonderneming uiteen moeten zetten. Een overeenkomst tussen de Combined Code en de German CGC is dat beiden nogal mistig doen over de vorm waarin over informatie-elementen van hun codes moet worden gecommuniceerd met aandeelhouders (in tegenstelling tot de Nederlandse Code). Het was te verkiezen geweest indien de opstellers van de (Nederlandse) Code ook een Schedule met alle verslaggevingsaspecten (van de Code) zouden hebben opgenomen, zoals opgenomen in de Combined Code, als bijlage bij de Code. Hierdoor zou het voor gebruikers van informatie van ondernemingen direct duidelijk zijn waar informatie-elementen uit de Code aanwezig zouden moeten zijn. Nu is het nogal een ‘radjetoe’ van plaatsen waar bepaalde informatie de Code betreffende moet worden gezocht. Dit klemt des te meer, omdat de opstellers van de Code zoveel verschillende plaatsen hebben aangewezen voor externe verslaggeving over elementen van de Code. Het ware beter geweest indien de opstellers van de Code één plaats (hetjaarverslag) hadden aangewezen waar volgens de structuur van de Code de voorgeschreven informatie zou zijn neergelegd. In aanvulling daarop zou bepaalde infor-
Nr: 200417007.
matie ook op de website van de vennootschap (en institutionele beleggers) moeten worden geplaatst. Dit radjetoe heeft niet de na te streven transparantie tot gevolg, maar veeleer een zoektocht waar welke informatieelement uit de Code weergegeven is. Een coherent overzicht van de totale compliance met alle elementen van de Code ontbreekt daardoor. Ook komt daardoor onvoldoendezicht op de frequentie van afwijkingvan bepaalde elementen van de Code.
Het ware beter geweest indien de opstellers van de Code één plaats hadden aangewezen waar volgens de structuur van de Code de voorgeschreven informatie zou zijn neergelegd
van bepaalde informatie-elementen op de website van de vennootschap geëist. Het zou aan te bevelen zijn indien de Nederlandse Code, in navolging van de Combined Code, ook een bijlage zou bevatten waar alle verslaggevingsaspecten van de Code zouden zijn opgenomen. Voorts zou het veel transparanter zijn voor gebruikers van informatie van ondernemingen, indien er één hoofdstuk zou komen in het jaarverslag, waarin volgens de structuur van de Code alle verslaggevingsaspecten van de Code aan de orde zouden komen. Daarenboven zou dan in bepaalde gevallen tevens informatie kunnen worden verstrekt op de website van de vennootschap.
2 ei
dE
E wl
Auteur
2
Henk Langendijk is als hoogleraar Externe verslaggevingverbonden aan Universiteit Nyenrode en de Universiteit van Amsterdam.
!i8
Literatuur
- Combined Code on Corporate Governance(2003). - Commissie corporate governance ZOO^), De Nederlandse corpora5. Samenvatting In dit artikel is een overzicht gegeven van de verslaggevingsaspecten in de Code. Tevens zijn deze verslaggevingsaspecten geanalyseerd en kritisch beschouwd. Hierbij hebben we zowel de jaarstukken als de website als verslaggevingsaspecten van de Code beschouwd. Voorts is een beperkte vergelijkinggemaakt met deze aspecten in de Combined Code, de German CGC en SOX. De Nederlandse Code is nogal gedetailleerd qua principes en best practice-bepalingen, maar ook qua eisen aan verslaggevingover elementen van deze code. Hierbij valt op dat een coherent beeld van corporate governance-aspecten nauwelijks wordt aangeboden. De Code eist dat bepaalde informatie-elementen van de Code op tal van verschillende plaatsen moeten worden weergegeven. Te denken valt hierbij aan hetjaarverslag (= directieverslag),verslag van de RvC, de toelichting als onderdeel van de jaarrekening alsmede de website van de vennootschap en de website van institutionele beleggers. De Combined Code en German CGC zijn veel minder gedetailleerd qua principes en best practice-bepalingen, alsook qua eisen ten aanzien van verslaggeving over elementen van deze codes. Verder wordt door de opstellers van deze codes veel vaker in het midden gelaten waar in het Annual Report de desbetreffende informatie wordt verstrekt. Ook wordt door de opstellers van deze codes veel minder vaak plaatsing
3
te governance code Beginselen van deugdelijkondernemingsbestuur en best practice bepalingen, Den Haag. - De Volkskrant (2004], DSM voert regeling in voor melding misstanden. - Douma, K. en R. Renes V ZOO^], ‘Tabaksblat‘ontbeert toezicht, in:
Het FinancieeleDagblad, 8juli, p. 9.
- Government Commission German Corporate GovernanceCode German Corporate GovernanceCode (1s amended on May
(ZOO~),
21, zo03 (conveniencetranslation).
- International AccountingStandards Board [zooq), Internationcd Financial Reporting Standards ( I F R W ) including International Accounting Standards (IASsm)and Interpretations as at 3 I March 2004,IASB, Londen. - Sarbanes-OxleyAct.
Noot: I
Onder jaarstukken wordt volgens de opstellersvan de Code verstaan: het geheel van jaarverslag als bedoeld in artikel 2 : j g i BW, de jaarrekening als bedoeld in artikel ~ 3 6 BW, 1 de overige gegevens als bedoeld in artikel z:39z BW, het verslag van de RvC, kengetallen, meerjarencijfers, aandeelhoudersinformatie,et cetera.
E
c
