IFI
Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken XML en PDF: industriefundament voor multi channel gegevensinvoer
Versie 1.0 04-10-2002
Auteurs Josje Cobben
K O S T E N
Drs. Hein van Uum
IFI rapport Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken Versie 1.0, 04-10-2002
Datum uitgifte: Versie: Status:
04.10.2002 1.0 Definitief
Auteurs:
Josje Cobben, Onderzoeksleider, TI adviseur Drs. Hein van Uum, E-business/consultant CM
Opslagcode:
IFI rapport 1.0.doc
Processing paper costs over $350 billion a year (2000 Gartner) $22.5 billion is spent on pre-printed forms (US) (DMIA Formtrac) 30% of pre-printed forms turn to waste (DMIA Formtrac) A single paper form costs $30-$165 to use, process and enter, Bill Gates. Business @ the Speed of Thought. Pg 51 NY, Warner Books. 1999.
05_IFI rapport.doc
Pagina 2 van 16
IFI rapport Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken Versie 1.0, 04-10-2002
Verkorte Inhoudsopgave 1
2
3
4
5
6
7
Leeswijzer 1.1 Verkorte Inhoudsopgave 1.2 Leeswijzer 1.3 Inleiding 1.4 Samenvatting 1.5 Volledige Inhoudsopgave 1.6 Huidige situatie 1.7 Gewenste situatie 1.8 Fasering en migratie 1.9 Bijlagen Inleiding 2.1 Aanleiding opdracht 2.2 Opdracht 2.3 Uitgangspunten Samenvatting 3.1 Inleiding 3.2 Huidige situatie 3.3 Gewenste situatie 3.4 Fasering en migratie 3.5 Conclusies en advies Huidige situatie 4.1 Algemeen 4.2 Technologie 4.3 Processen Gewenste situatie 5.1 Algemeen 5.2 Technologie 5.3 Processen (business en ICT) 5.4 Indicatie kostenbesparing, deels onder aannames 5.5 Conclusies Fasering en migratie 6.1 Verschillen tussen huidige en gewenste situatie 6.2 Faseringsmogelijkheden 6.3 Faseringsvoorstel Bijlagen 7.1 Basisstandaard XML 7.2 Basisstandaard PDF 7.3 Positionering XML in relatie tot PDF 7.4 Marktoriëntatie hulpmiddelen 7.5 Voorbeelden 7.6 Overzichten
05_IFI rapport.doc
4
6
8
19
22
47
58
98
Pagina 3 van 16
IFI rapport Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken Versie 1.0, 04-10-2002
1
Leeswijzer
Allereerst is een geruststelling op zijn plaats. Dit document is weliswaar omvangrijk, doch het goede nieuws is, dat het voor circa 50% uit hypergestructureerde bijlagen bestaat. De reden hiervoor is, dat het onderwerp van het onderzoek bestaat uit een introductie van meervoudige nieuwe technologieën, reden waarom deze goed gedocumenteerd dienen te zijn. Voor wie is dit rapport bestemd? • Allereerst voor de opdrachtgever, XYZ, voor het verkrijgen van inzicht in de wijze waarop met webformulieren kan worden omgegaan binnen de randvoorwaarden van de business uitgangspunten. • Voor ABC, met name voor het verkrijgen van inzicht in de beschreven nieuwe technologieën, de toepassingsmogelijkheden hiervan en de wijze waarop deze kunnen worden geïmplementeerd. Het moge duidelijk zijn besluitvormers het document anders benaderen dan technische specialisten. Om deze reden is het document toegankelijk gemaakt voor verschillende doelgroepen. Verkorte inhoudsopgave en samenvatting versus Volledige inhoudsopgave en gehele document en tenslotte nog uitgebreide informatie in de documentatie via de bijlagen.
1.1
Verkorte Inhoudsopgave
Voor de manager die snel een globaal beeld wil verkrijgen is een globale inhoudsopgave (2 niveau´s) gecreëerd die op één pagina snel inzicht kan verwerven over de structuur van het document.
1.2
Leeswijzer
Dit hoofdstuk.
1.3
Inleiding
In hoofdstuk 2 Inleiding worden de randvoorwaarden van de projectopdracht besproken. Naast de opdracht zelf en de aanpassing daarvan worden tevens de uitgangspunten (business en ICT) besproken. (pagina 6 tot pagina 8).
1.4
Samenvatting
In hoofdstuk 3 Samenvatting wordt het rapport samengevat, ideaal voor de manager die een snel inzicht wil verwerven, zonder gedetailleerd aandacht te hoeven besteden aan vaak technische bewijsvoeringen. (pagina 8 tot pagina 16).
1.5
Volledige Inhoudsopgave
Om de volledige structuur van dit rapport te raadplegen, is een volledige inhoudsopgave (6 niveau´s) toegevoegd. (pagina 16 tot pagina 19).
1.6
Huidige situatie
In hoofdstuk 4 is een analyse gemaakt van de huidige situatie met betrekking tot het gebruik van formulieren, zowel wat betreft toegepaste technologie als ook de wijze
05_IFI rapport.doc
Pagina 4 van 16
IFI rapport Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken Versie 1.0, 04-10-2002
waarop de formulierprocessen (ontwerp, ontwikkeling, publicatie/distributie, gebruik, transport en verwerking) thans zijn ingericht. (pagina 19 tot pagina 22)
1.7
Gewenste situatie
Vervolgens is in hoofdstuk 5 op een gestructureerde wijze beschreven hoe de gewenste situatie, het toepassen van formulieren via meerdere kanalen, zowel qua technologie als procesinrichting kan worden ingericht. Daarbij is aandacht besteed aan: • de processen binnen de business organisatie (ontwerpen, gebruiken, hergebruiken van formulierdocumenten en/of formuliergegevens), • de ICT processen (ontwerpen, ontwikkelen, distribueren/publiceren, beheren, gebruiken en valideren, transporteren, verwerken). (pagina 22 tot pagina 47)
1.8
Fasering en migratie
Voortvloeiend uit de verschillen tussen huidige en gewenste situatie zijn in hoofdstuk 6 de mogelijkheden van verandering met behulp van migratiescenario´s beschreven. In de laatste paragraaf van hoofdstuk 6 is tenslotte een optimaal migratiepad voorgesteld. (pagina 47 tot pagina 58)
1.9
Bijlagen
De helft van dit rapport bestaat uit bijlagen. Deze bijlagen zijn zeer gestructureerd en evenals het gehele rapportdocument van hyperlinks voorzien. Iedereen die het rapport elektronisch leest, zal eenvoudig door het document kunnen navigeren met behulp van een simpele muisklik. Vaak zal dat ook nodig zijn, bijvoorbeeld om begrippen, definities van standaarden, producten en leveranciers snel te kunnen opzoeken. Overzichten van alle afbeeldingen, tabellen en afkortingen zijn eveneens toegevoegd. (pagina 58 tot pagina 98)
05_IFI rapport.doc
Pagina 5 van 16
IFI rapport Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken Versie 1.0, 04-10-2002
2
Inleiding
2.1
Aanleiding opdracht
XYZ gebruikt thans in de primaire processen o.a. papieren formulieren voor het verzamelen van gegevens via de werkgever en heeft behoefte om deze formulieren ook via het web aan de werkgever te kunnen aanbieden, zodanig dat de ingevulde gegevens in de toekomst ook herbruikbaar zijn (bijvoorbeeld in back office).
2.2
Opdracht
2.2.1
Oorspronkelijke opdracht
Onderzoek de wijze waarop werkgeversformulieren, beschikbaar gesteld aan en ingevuld door werkgevers via de beveiligde internetomgeving , kunnen worden getransporteerd naar EDS en daarin kunnen worden opgeslagen, zodanig dat de in het formulierdocument opgeslagen businessgegevens (zonder de opmaakgegevens van het formulier) in de toekomst herbruikbaar zijn. Stel op basis van de resultaten een voorstel op voor de implementatie van een proef in een testomgeving, die gebruik maakt van twee formulierdocumenten, waarin de resultaten van het onderzoek getoetst kunnen worden.
2.2.2
Aangepaste opdracht
Twee ontwikkelingen hebben invloed uitgeoefend op het verloop van het onderzoek, met name: 1. De veranderingen van organisatieprocessen die synchroon dienen te verlopen met de introductie van nieuwe technologieën, zijn ingrijpend, zowel aan de business zijde als aan de ICT zijde. Het in beeld brengen van deze veranderingen is zeer tijdrovend geweest. 2. Het constateren dat de hulpmiddelen die het introduceren van nieuwe technologieën moeten ondersteunen, geleverd moeten worden door een ICT markt die thans sterk in beweging is. Deze markt is weliswaar globaal onderzocht als voorbereiding op een eventueel implementatieplan maar het gewenste inzicht is niet nog niet volledig (marktleider Adobe lanceert nieuwe producten en neemt kleine bedrijven over die “key products” leveren die aanvullend op de bestaande Adobe productlijn zijn, het scala van third party leveranciers is deels geïnventariseerd). Op basis van deze situatie hebben onderzoekers en opdrachtgever de oorspronkelijke opdracht gelimiteerd binnen het bestek van beschikbaar budget en uren door de opdracht te splitsen en de eerste opdracht af te bakenen: Onderzoek wel de technologie en processen en stel op basis hiervan een migratiescenario op, maar laat een eventueel implementatieplan buiten de opdracht. De nog te verstrekken opdracht (tweede deel van de oorspronkelijke onderzoeksopdracht) zal dan betrekking hebben op een voorstel voor de juiste hulpmiddelen en het voorstellen van een implementatieplan. In dit rapport is voldaan aan het eerste deel van de oorspronkelijke opdracht. 05_IFI rapport.doc
Pagina 6 van 16
IFI rapport Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken Versie 1.0, 04-10-2002
2.3
Uitgangspunten
Bij het uitvoeren van het onderzoek zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd. 1. De web gebaseerde werkgeverformulieren zullen aan de werkgever worden aangeboden in gelijke opmaak als de bestaande papieren formuliertypen, de zogenaamde 1:1 opmaak eis (business eis). (Van de bestaande papieren formulieren bestaat reeds een PDF versie). 2. De ingevulde formulierdocumenten dienen ondertekend te zijn door de geïdentificeerde gebruiker en het formulier dient tevens onwijzigbaar te zijn, als ware het een papieren document (document authenticiteit en – integriteit). 3. De web gebaseerde werkgeverformulieren zullen in EDS worden opgeslagen als document in gelijke opmaak als de bestaande papieren formuliertypen. 4. De web gebaseerde werkgeverformulieren zullen aan de werkgever worden aangeboden via de internet infrastructuur, met name gebruikmakend van Policy Director (beveiliging: authenticatie en encryptie), E-services net (web applicatie pre-/productieomgeving). 5. De gegevens die door de werkgever worden aangeleverd via de webformulieren, dienen (voorzover mogelijk) reeds voor verzending te worden gevalideerd. In fase 1 van het deelproject Webloket EDS betekent dit dat validaties beperkt blijven tot die controles, waarvoor geen backoffice gegevens zijn vereist. In een latere fase zullen validaties tegen backoffice gegevens mogelijk wel worden toegepast, waarbij gebruik wordt gemaakt van bestaande of nieuw te bouwen services (Services Concept) voor de aanlevering van back office gegevens aan de web applicatie. 6. Niet het gehele ingevulde formulier wordt van de frontoffice omgeving (Eservices net) naar de backoffice omgeving van EDS getransporteerd, maar uitsluitend de door de werkgever ingevulde gegevens. In backoffice worden de gegevens vervolgens weer samengevoegd met het formulier tot het oorspronkelijke, door de werkgever ingevulde formulier (consistentie document).
05_IFI rapport.doc
Pagina 7 van 16
IFI rapport Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken Versie 1.0, 04-10-2002
3
Samenvatting
3.1
Inleiding
Oorspronkelijke opdracht De oorspronkelijke opdracht (hoofdstuk 2.2) luidde: “Onderzoek de wijze waarop werkgeversformulieren, beschikbaar gesteld aan en ingevuld door werkgevers via de beveiligde internetomgeving , kunnen worden getransporteerd naar EDS en daarin kunnen worden opgeslagen, zodanig dat de in het formulierdocument opgeslagen businessgegevens (zonder de opmaakgegevens van het formulier) in de toekomst herbruikbaar zijn. Stel op basis van de resultaten een voorstel op voor de implementatie van een proef in een testomgeving, die gebruik maakt van twee formulierdocumenten, waarin de resultaten van het onderzoek getoetst kunnen worden.” Aangepaste opdracht Twee ontwikkelingen hebben invloed uitgeoefend op het verloop van het onderzoek (zie 2.2.2 Aangepaste opdracht op pagina 6). Op basis van deze situatie hebben onderzoekers en opdrachtgever de oorspronkelijke opdracht gelimiteerd door de opdracht te splitsen. Het eerste (aangepaste) opdrachtdeel luidt: Onderzoek wel de technologie en processen en stel op basis hiervan een migratiescenario op, maar laat een eventueel implementatieplan buiten de opdracht. De tweede (nog te verstrekken) onderzoeksopdracht zal dan betrekking hebben op een voorstel voor de juiste hulpmiddelen en het voorstellen van een implementatieplan. In dit rapport is voldaan aan het eerste aangepaste opdrachtdeel.
3.2
Huidige situatie
Formulieren worden thans uitsluitend geproduceerd voor en gebruikt door het medium “papier en post”. Processen De huidige (formulier)productieprocessen zijn niet optimaal ingericht. Sommige processen worden in het geheel niet of verkeerd uitgevoerd of andere zijn suboptimaal ingericht. Het resultaat is een kostbare tijdrovende formulierproductie, die bovendien niet gestructureerd en niet reproduceerbaar is. De continuïteit van de formulierproductie is eveneens niet gegarandeerd. Het gebruiksproces wordt gekenmerkt door veel handmatige acties die zeer foutgevoelig zijn. Technologie Tot de gebruikte technologie behoort weliswaar reeds PDF technologie in de zin van “just another format” , doch PDF voor drukwerk voldoet aan geheel andere eisen dan PDF voor webgebruik. De huidige PDF formulieren zijn dan ook voor het web kanaal verder te bewerken tussenproducten, die voor het papieren kanaal tevens eindproduct zijn. XML wordt in het geheel niet toegepast ter ondersteuning van formulierprocessen.
05_IFI rapport.doc
Pagina 8 van 16
IFI rapport Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken Versie 1.0, 04-10-2002
3.3
Gewenste situatie
In deze samenvatting wordt niet in detail ingegaan op specifieke technische mogelijkheden en de redenen waarom bepaalde conclusies worden getrokken. Hiervoor wordt verwezen naar de desbetreffende hoofdstukken in dit onderzoeksrapport.
• •
• •
•
•
•
•
•
Naast het bestaande papieren kanaal wil de organisatie het web kanaal gaan gebruiken voor het gebruiken van formulieren. De opdrachtgever heeft een aantal business uitgangspunten geformuleerd, die gevolgen hebben voor de mogelijkheden voor de toepassing van technologie: o De business eis van visuele gelijkheid tussen papieren en webformulier (1:1). Uitsluitend PDF stelt de organisatie in staat visuele gelijkheid tussen papier en web te realiseren. o De business eis dat een ingevuld formulier ondertekend en onwijzigbaar dient te zijn. Uitsluitend PDF stelt de organisatie in staat een ingevuld webformulier onwijzigbaar te maken en stelt tevens de gebruiker in staat om een formulier te ondertekenen. Een ingevuld formulier is een bijzonder document (subset) dat ingevulde gegevens bevat (gegevensdrager). Een webformulier is een document dat de functie van gebruikerinterface van business systemen vervult. Dit paradigma veroorzaakt een fundamentele verschuiving in de wijze waarop het ontwerp- en ontwikkelproces van formulieren wordt ingericht. Een PDF formulier is samengesteld uit verschillende onderdelen (tekst, grafische elementen, invoervelden, besturingselementen, validatie functionaliteit en eventueel vooraf ingevulde bekende gegevens). Deze componenten kunnen afzonderlijk worden gebouwd, vastgelegd en beschikbaar gesteld ten behoeve van een geautomatiseerde formulierassemblage (component based development voor formulieren). Validatie functionaliteit kan bestaan uit validatie scripts (eerste stap) of worden afgedwongen in de XML laag (latere fase). Indien de organisatie besluit om ingevulde formuliergegevens in backoffice te kunnen verwerken, is logische (en tevens onderhoudbare) gelijkheid tussen formuliergegevens en gegevensmodellen van business systemen een voorwaarde die voortvloeit uit ICT architectuurafspraken. Deze kan alleen onderhoudbaar worden bereikt door toepassing van een DTD of XML schema (gelijkheid gegevensmodellen formulier en business systemen). XML garandeert (dwingt technisch af in iedere fase van elk proces) dat niet uitsluitend de gegevens maar het gehele formulierdocument logisch (dus niet de presentatievorm) altijd valide is in de zin die de business (ook in backoffice) heeft gedefinieerd. Het is fundamenteel onjuist om per project uitsluitend een inspanning te leveren gericht op de children (XML schema’s) die geen parent (XML schema) op concern niveau kennen of gekend hebben. Deze nog openstaande vraag moet worden geadresseerd op concern niveau. En wie is dan eventueel de eigenaar van de parent? Personalisatie: Webformulieren die worden samengesteld uit afzonderlijke componenten, kunnen flexibel op maat, gepersonaliseerd worden
05_IFI rapport.doc
Pagina 9 van 16
IFI rapport Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken Versie 1.0, 04-10-2002
•
•
•
• •
•
•
•
geassembleerd en uitgeleverd en kunnen tevens dynamisch veranderen gestuurd door de invoer van gegevens door de gebruiker. De meeste processen moeten geheel nieuw worden vormgegeven, op een gestructureerde wijze om een reproduceerbaar resultaat te garanderen, Alle processen zullen ook moeten migreren, omdat zij voor wat betreft het web channel op een verkeerde plaats in de organisatie plaatsvinden. Deze veranderingen dienen gefaseerd te worden ingevoerd, vanwege het ingrijpende karakter maar ook vanwege de onderlinge afhankelijkheden die bestaan tussen de processen onderling en tussen de processen en de technologische implementatie. Ontwerpproces: Aan de zijde van de organisatie dient voldoende aandacht te bestaan voor het formulierontwerpproces (versiebeheer, opstellen specificaties). Het technische ontwerpproces dient te worden samengevoegd met het ontwerpproces van (web) gebruikerschermen (migratie proces van Grafische Vormgeving naar ABC), gestructureerd ontwerpen m.b.v. informatie analyse, waarborgen van logisch gelijkheid met backoffice business systemen Ontwikkelproces: dient te worden samengevoegd met ontwikkelproces voor (web) gebruikerschermen (migratie proces), ontwikkelen van componenten, automatische assemblage uit componenten, toepassen van gegarandeerd versiebeheer op componenten en formuliertypen, continuïteit door backup / restore o Het assemblageproces kan handmatig plaatsvinden (ambachtelijk), maar ook geautomatiseerd (industrieel) indien de verschillende componenttypen en hun versie beschikbaar zijn. o Het assemblageproces kan aan het einde van het ontwikkelproces maar ook (on request) tijdens het gebruiksproces plaatsvinden. o Papieren en webversies kunnen naast elkaar worden gebruikt, altijd 1:1 gelijk door toepassing van Single Source Publishing = Network Publishing. Publicatieproces: realtime beschikbaar stellen van de correcte versie van een formuliertype (snelheid, actualiteit) Transportproces (distributie van formulier en verzenden van ingevuld formulier naar de organisatie): automatische “distributie” naar klant door webgebruik (snelheid, actualiteit). Het transport van het ingevulde webformulier of de formuliergegevens naar backoffice vindt plaats via de generieke koppeling tussen E-services net en backoffice met behulp van de SIS. (Standaard 28) Gebruiksproces: automatisch en realtime gebruiken van juiste formulierversie, vooraf ingevuld tonen van reeds bij de organisatie bekende gegevens, validatie van gegevens tijdens invullen (optimale gegevenskwaliteit), eenvoudige formuliernavigatie en beschikbaarheid van besturingselementen zoals verzendknop, automatische ondertekening (self sign PDF) Verwerking van gegevens in backoffice kan plaatsvinden door o het formulier en de formuliergegevens (in FDF of XFDF formaat) automatisch en realtime te recombineren en op te slaan in een document management systeem (bijvoorbeeld EDS) o de formuliergegevens (in XML formaat) in backoffice automatisch en realtime te hergebruiken in business systemen en/of processen. De gewenste eindsituatie biedt in elk facet en elke fase talloze voordelen, hetzij in efficiëntie, hetzij effectiviteit. Denk aan processtructurering,
05_IFI rapport.doc
Pagina 10 van 16
IFI rapport Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken Versie 1.0, 04-10-2002
•
reproduceerbaarheid, beheerbaarheid, continuïteit en beschikbaarheid, actualiteit!, kortere time to market! van formulieren, minder kosten!, meer gebruikgemak, snellere beschikbaarheid en hogere kwaliteit van de collectie van gegevens. De noodzakelijke initiële investering wordt op termijn terugverdiend (webformulier is 90% goedkoper dan papieren formulier). De kosten van formulierproductie: in de huidige situatie 10,30 Euro per formulier (totaal 11 miljoen Euro), in de gewenste situatie 0,88 Euro per formulier. Kostenreductie 92% bij volledig webgebruik. Bij een omvang van 1,1 miljoen formulieren op jaarbasis (uitsluitend XYZ) In de werkelijkheid moet rekening worden gehouden met een geleidelijke verschuiving in gebruik van papier naar web. De bovenstaande gegevens zijn het resultaat van gebruik van een door ABC aangepast rekenmodel van Adobe, waarbij de business een aantal kengetallen heeft aangeleverd (als rekenparameters) of door onderzoekers aannames (als rekenvariabelen) zijn gedaan. De volgende rekenparameters zijn volgens opgave van de organisatie: formuliergebruik 1.100.000 per jaar, 75% van gedrukte formulieren wordt verzonden, 66% van verzonden formulieren wordt ook terugontvangen. De aannames: jaarlijkse kosten licenties software t.b.v. productie webformulieren 500.000 Euro, kosten initiële implementatie web ontwikkelomgeving 200.000 Euro op basis van 2500 uren en afgeschreven in EEN jaar), aantal formulieren dat iteratie ondergaat vanwege foutieve invulling is 25%.
•
•
•
Zelfs indien wordt uitgegaan van ongunstige aannames van kengetallen voor webgebruik, is een besparing op de integrale kosten van formulierontwikkeling, onderhoud en gebruik mogelijk tot 90% (bij volledig en uitsluitend webgebruik, hetgeen uiteraard geen beginsituatie is, maar wel indicatief voor de besparingsmogelijkheden). Een daadwerkelijke kostenbaten analyse kan pas worden uitgevoerd indien de kengetallen van huidig formuliergebruik van de organisatie bekend zijn en tevens de keuze voor de in te zetten hulpmiddelen is gemaakt (licentie- en aanschafkosten). Gebruik van het web kanaal heeft gevolgen voor de hulpmiddelen die worden ingezet om technologie en processen te ondersteunen. Alhoewel het onderzoek een redelijk en veelbelovend beeld heeft opgeleverd van beschikbare hulpmiddelen op een thans sterk in beweging zijnde markt, is het beeld nog niet volledig. Binnen de opdracht kon niet meer aandacht worden besteed aan de wijze waarop deze hulpmiddelen goed geïntegreerd kunnen worden ingezet (keuze hulpmiddelen en implementatieplan). Geadviseerd wordt hiervoor een vervolgopdracht te geven.
05_IFI rapport.doc
Pagina 11 van 16
IFI rapport Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken Versie 1.0, 04-10-2002
3.4
Fasering en migratie
De wijze waarop en in welke volgorde veranderingen worden geïmplementeerd, is essentieel voor een succesvolle introductie van gebruik van formulieren via het web kanaal, vanwege bestaande afhankelijkheden tussen processen, technologieën en hulpmiddelen. Om tot een verantwoord faseringsvoorstel te komen, zijn faseringsvariabelen en faseringsmogelijkheden in kaart gebracht. • Faseringsvariabelen: o Functionaliteit o Processen o Technologie o Hulpmiddelen o Aantal formuliertypen o Keuze van formuliertypen in de zin van lage of hoge gebruiksfrequentie • Prioriteit faseringsvariabelen: o Omdat in het begin de procesveranderingen en de introductie van technologie zeer veel aandacht zullen vragen, is het noodzakelijk om de functionaliteit, het aantal formuliertypen voor webgebruik en gebruiksfrequentie te beperken. Dus eerst kwalitatief inrichten (functionaliteit, processen, technologie, hulpmiddelen), pas dan kwantitatief (aantal formuliertypen, gebruiksfrequentie) opschalen. o Kwalitatief inrichten: 1. procesverandering (alvorens technologie voor het web kan worden benut, moeten zowel organisatieprocessen als ICT processen juist zijn ingericht) 2. gefaseerde introductie van technologie o PDF voor webgebruik in combinatie met validatie scripts en rol van XML als transportformaat (van E-services net naar backoffice) o XML gefaseerd naar overige rollen van XML rol XML door structureren gegevensmodel (logische gelijkheid en synchroniteit met business systemen) rol XML door valideren ingevulde formuliergegevens (op basis van business rules backoffice) rol XML door definiëren van formulier componenttypen en besturen van de formulierassemblage) o De functionele faseringsmogelijkheden zijn uitgebreid beschreven in hoofdstuk 6 vanaf pagina 47. Elke functionele wijziging gaat gepaard met consequenties voor processen en technologie. In het faseringsvoorstel wordt rekening gehouden met deze relaties.
05_IFI rapport.doc
Pagina 12 van 16
IFI rapport Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken Versie 1.0, 04-10-2002
•
Faseringsvoorstel
Tabel 1: Faseringsvoorstel (in Samenvatting)
Hierna volgt de uitleg van Tabel 1: faseringsvoorstel. Het faseringsvoorstel kan het beste als volgt worden geïnterpreteerd: 1. Fasering functionaliteit Elke stap van de migratie moet een toegevoegde waarde voor de gebruiker EN de business organisatie hebben, zodat er steeds een stimulans is om de voorkeur aan het web te geven. 2. Beperking aantal formuliertypen en gebruiksfrequentie Eerst kwalitatief inrichten, pas daarna kwantitatief opschalen. Werken met proefgebruikers, later met enkele grote klantwerkgevers die een grote affiniteit hebben met webgebruik. 3. Eerst processen (voorwaarde), dan technologie (risicobeperking) 4. Fasering van technologie Het introduceren van nieuwe technologie kan het beste gefaseerd plaatsvinden: eerst PDF dan XML.
05_IFI rapport.doc
Pagina 13 van 16
IFI rapport Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken Versie 1.0, 04-10-2002
Fase 1 in het voorstel is een relatief veilige stap, maar omvangrijk door het organisatie aspect (fase 1 rondt grotendeels de veranderingen in de procesinrichting af). Pas als de processen zijn verplaatst en heringericht, kan een functionele implementatie worden uitgevoerd. In fase 2 kan worden begonnen met het aanbieden van functionaliteit, zij het beperkt. Het invulbaar aanbieden van formulieren via het web is in prototype 2 reeds getest. Toevoegen van realtime validatie (via javascript in PDF) en vooraf tonen van bekende gegevens (door aanroepen van backoffice service) kunnen dan in fase 2 wellicht worden toegevoegd. Fase 2 is dus de ambachtelijke benadering van formulierproductie. Fase 3 en verder hebben betrekking op de component gebaseerde benadering, de toepassing van XML en de gepersonaliseerde interactiviteit, in feite het industriële proces zelf. De techniek is beschreven, de keuze van de juiste combinatie van hulpmiddelen nog niet. Daarvoor is aanvullend onderzoek nodig (o.a. marktscan, proof of concept).
3.5
Conclusies en advies 1. Uit de business eisen vloeit noodzakelijkerwijze voort, dat voor webformulieren, de technologiecombinatie PDF en XML moet worden toegepast 2. De functionele eigenschappen van webformulieren maken het noodzakelijk dat het ontwerp- en ontwikkelproces integraal deel gaat uitmaken van de reguliere ontwikkelprocessen van systemen. 3. De inrichting van de onder 2 genoemde processen is een noodzakelijke en voorwaardenscheppende stap voor het introduceren van de technologie genoemd onder 1. 4. Kwalitatieve inrichting gaat vooraf aan een kwantitatieve opschaling van deze inrichting.De keuze van hulpmiddelen die de formulierprocessen ondersteunen, nog niet kon worden gemaakt. Alvorens de invoering van de hierboven beschreven technologieën en processen in de voorgestelde fasering kan worden uitgevoerd, is duidelijkheid nodig over de in te zetten hulpmiddelen en hun relaties met de processen die zij ondersteunen. Daarin kan slechts worden voorzien door nader onderzoek
05_IFI rapport.doc
Pagina 14 van 16
IFI rapport Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken Versie 1.0, 04-10-2002
Advies • •
Besteedt zo snel mogelijk aandacht aan de juiste procesinrichting Parallel daaraan kan het onderzoek naar een keuze van de juiste hulpmiddelen worden uitgevoerd, met als eindresultaat een vergelijking van de opties, hun kosten en implementatie inspanning, waarna een beslismoment voor de opdrachtgever volgt. • Technologische voorkeuren: Bestand gebaseerde benadering: Het invulbaar aanbieden van formulieren via het web is in prototype 2 reeds getest. Toevoegen van realtime validatie (via javascript in PDF) en vooraf tonen van bekende gegevens (door aanroepen van backoffice service) kunnen wellicht worden toegevoegd. Onderhoudbaarheid wordt echter vrij snel een probleem. Component gebaseerde benadering: De laatste inzichten in beschikbare hulpmiddelen alsmede gesprekken met ontwikkelaars van CGEY sterken auteurs in de overtuiging om de component gebaseerde benadering in een Proof Of Concept toe te kunnen passen voor wat betreft de formulierassemblage BINNEN het formulier ontwikkelproces, dus vooralsnog zonder dynamisch formuliergedrag onder het motto “basics first”. Deze POC biedt voldoende aanknopingspunten (tegen beheersbare risico´s) om de beslissende voordelen aan te tonen van de component based benadering: hogere aanpasbaarheid, minder onderhoud, snellere time to market, logische gelijkheid met backoffice en mogelijkheden tot personalisatie. Neem pas ná de POC de beslissing over de implementatie van een productieomgeving per 1 maart 2003.
05_IFI rapport.doc
Pagina 15 van 16
IFI rapport Interactieve Formulieren Industrieel ontwikkelen, onderhouden en gebruiken Versie 1.0, 04-10-2002
Overzichten 3.5.1
Tabellen
Tabel 2: Consequenties business eisen voor technologie Tabel 3: Overzicht van formuliercomponenten Tabel 4: Rollen van XML Tabel 5: Vergelijking competenties ontwikkelomgevingen formulieren en web (WOS) Tabel 6: Gestuurd formuliergedrag Tabel 7: Opties formuliertransport en formulierverwerking Tabel 8: Variabelen kostenberekening Tabel 9: Resultaten kostenberekening – vergelijking papier en web Tabel 10: Verschillen formulieraspecten huidige en gewenste situatie Tabel 11: Faseringsvoorstel Tabel 12: Leveranciers van hulpmiddelen formulierprocessen (Gartner DPRO 90213)
3.5.2
Afbeeldingen
Figuur 1: Huidige inrichting processen Figuur 2: Voorbeeld van een formulier, identificatie van componenten Figuur 3: Relaties technologie XML en PDF Figuur 4: Gelaagde opbouw van PDF en de relaties van PDF onderdelen tot de omgeving Figuur 5: Het XML gebaseerd ontwikkelen van PDF formulieren Figuur 6: Het assemblageproces van XML gebaseerde PDF formulieren (technisch) Figuur 7: XML schema: logische gelijkheid formulier en business systeem Figuur 8: Gewenste inrichting processen (ambachtelijke fase: bestand georiënteerd) Figuur 9: Gewenste inrichting processen (industriële fase: component gebaseerd) Figuur 10: Verhouding gebruik formulieren (web en papier), prognose in de tijd Figuur 11: Kosten gebruik formulieren (web en papier), prognose in de tijd Figuur 12 : SGML, HTML, XML en internet. Figuur 13: XML als dé basis voor mediumneutrale uitlevering Figuur 14: PDF processen en hun bronformaat onafhankelijkheid Figuur 15: Het productieproces van Figuur 14, verbijzonderd voor XML als bronformaat Figuur 16: Gelaagde opbouw van PDF en de relaties van PDF onderdelen tot de omgeving Figuur 17: Overzicht basisstandaarden voor documentpublicatie
05_IFI rapport.doc
Pagina 16 van 16
