I D C
A N A L Y S T
C O N N E C T I O N
Angèle Boyd Group Vice President dan General Manager, Imaging/Output Document Solutions IDC
Apakah Infrastruktur Cetak dan Dokumen Anda Memanfaatkan Kemajuan Pencitraan dan Percetakan untuk Memaksimalkan Penghematan Biaya, Produktifitas Bisnis dan Keamanan Kekayaan Intelektual? Juli 2014 Banyak organisasi yang mengakui bahwa mereka menghabiskan porsi yang cukup besar dari pendapatannya untuk memproduksi dokumen, mendistribusikannya, dan mengaturnya – sekitar 15% bagi perusahaan dengan jumlah karyawan diatas 500 orang, bahkan lebih tinggi pada beberapa industri. Saat banyak organisasi sedang bekerja mengurangi biaya, banyak diantaranya tidak memanfaatkan ragam kemajuan teknologi yang tersedia saat ini, bukan hanya untuk menurunkan biaya, tapi juga untuk mendorong produktifitas bisnis, dan memastikan keamanan kekayaan intelektual. Produktifitas bisnis menjadi sangat penting untuk menerapkan inisiatif strategi yang terbaik bagi CSuite. Termasuk diantaranya mendorong pendapatan melalui inovasi, meningkatkan pengalaman dan ketahanan pelanggan serta karyawan, dan mempercepat waktu untuk mencapai pendapatan. Selain itu, keamanan menjadi hal yang paling diperhatikan oleh banyak perusahaan, namun banyak yang tidak menyadari resiko terkait dengan kekayaan intelektual dan perangkat cetak mereka. Dibawah ini adalah beberapa pertanyaan yang diajukan oleh HP kepada Angèle Boyd dari IDC atas nama para pelanggannya. Q.
Apa saja kemajuan teknologi utama yang ditunjukkan oleh penelitian pengguna IDC yang tidak dimanfaatkan untuk mengurangi biaya, produktifitas bisnis, dan keamanan kekayaan intelektual?
A.
Kemajuan-kemanjuan teknologi tersebut adalah 1) percetakan, pemindaian, dan pemberdayaan alur kerja dokumen untuk perangkat genggam (telepon pintar dan tablet) dan untuk aplikasi berbasis cloud/sinkronisasi dan berbagi melalui cloud; 2) penangkapan cerdas yang memicu otomatisasi serta optimalisasi alur kerja dokumen; 3) teknologi cetak warna berbiaya rendah yang baru; dan 4) perangkat yang memiliki dampak kecil terhadap lingkungan.
Q.
Banyak organisasi semakin merangkul dan mendukung penggunaan perangkat genggam, baik itu berupa membawa perangkat sendiri/bring your own device (BYOD),
atau perangkat yang dimiliki oleh perusahaan, begitupun dengan aplikasi perusahaan yang berbasis cloud, lalu mengapa masih ada masalah dan apa yang harus dilakukan? A.
Tidak diragukan lagi bahwa ada perkembangan yang telah dilakukan di berbagai area yang berhubungan dengan dukungan perusahaan terhadap telepon genggam dan tablet, namun masih terdapat kesenjangan yang signifikan yang merugikan produktifitas bisnis. Organisasi mengizinkan perangkat BYOD sebagai tambahan terhadap perangkat yang diberikan oleh perusahaan, dan organisasi menggunakan perangkat ini bukan hanya untuk mengakses email sederhana saja, namun semakin jauh lagi, yakni memungkinkan aplikasi perusahaan. Organisasi juga mengatur berbagai informasi yang diakses untuk memastikan keamanan tetap terjaga. Namun demikian, keyakinan umum dalam teknologi informasi (TI) adalah bahwa perangkat genggam memungkinkan informasi untuk diakses dari mana saja dan kapan saja, dan oleh karena itulah mencetak dari perangkat menjadi tidak dibutuhkan, dan oleh karenanya tidak dimungkinkan. Karena TI seringkali memperkirakan bahwa peluncuran perangkat-perangkat ini adalah untuk mengurangi material cetak, sebagian kecil justru memungkinkan percetakan langsung dari perangkat-perangkat tersebut, dan hal ini membuat para pengguna bisnis perangkatperangkat ini frustasi. Penelitian IDC menemukan bahwa para pengguna memiliki kebutuhan mendasar untuk dapat mencetak dari perangkat mereka. Bahkan karyawan yang menggunakan perangkat-perangkat ini cenderung mengatakan volume material cetak mereka meningkat dibandingkan dengan karyawan yang tidak menggunakan perangkatperangkat ini. Terdapat kebutuhan yang jelas bagi perusahaan untuk menciptakan keamanan untuk mencetak dari perangkat-perangkat ini, baik pada premis maupun saat sedang melakukan perjalanan menggunkan penyedia jasa percetakan. Sebuah jasa layanan percetakan berkas berbasis cloud yang aman, sederhana, dan mudah untuk digunakan adalah solusinya. Percetakan berbasis komunikasi jarak dekat/Near Field Communication (NFC) bisa menjadi solusi lainnya. Solusi apapun itu harus memastikan cara yang paling mudah untuk menemukan mesin cetak yang terdekat. Sebuah sistem antrian tunggal untuk karyawan juga penting untuk memastikan ia mendapatkan akses dan bisa mencetak pekerjaannya dari perangkat apapun, bahkan perangkat yang berada di lokasi kantor yang berbeda. Organisasi juga harus mendukung percetakan untuk pelanggan yang sedang datang berkunjung, begitu juga dengan para mitra atau rekanan. Terdapat juga kebutuhan yang jelas untuk memungkinkan percetakan dari aplikasi perusahaan yang berbasis cloud. Banyak aplikasi perusahaan berbasis cloud yang tidak mendukung percetakan semulus aplikasi di lokasi seperti Microsoft Office. Pemacu peranti atau driver terkadang sulit dimengerti dan hanya mengizinkan format yang sangat terbatas. Teknologi informasi (TI) harus memastikan adanya solusi untuk semua aplikasi perusahaan yang berbasis cloud. Penelitian kami juga menunjukkan bahwa kebutuhan untuk menangkap dokumen menggunakan kamera dari telepon pintar atau tablet sama besarnya dengan kebutuhan akan percetakan bagi para pelanggan bisnis perangkat-perangkat ini. IDC percaya bahwa mobilitas telat menciptakan sebuah kebutuhan akan akses kapan saja dan dimana aja, dan mendorong para karyawan untuk menangkap secara digital segala jenis konten untuk penggunaan pribadi maupun untuk berbagi bersama rekan kerja, pelanggan dan juga mitra atau rekanan. Departemen TI seringkali merasa telah kehilangan kendali atas kekayaan intelektual perusahaan mereka karena para karyawan menggunakan solusi cloud publik untuk sinkronisasi dan berbagi tanpa otorisasi, hal ini karena mereka melihat VPN terlalu rumit jika
2
©2014 IDC
hanya digunakan untuk berbagi dengan mitra dan pelanggan. Kami menyarankan perusahaan untuk tidak hanya memungkinkan terjadinya penangkapan digital tersebut, namun juga untuk menyediakan tempat penghimpunan berbasis cloud yang aman untuk menyimpan dan membagikan dokumen. Selain itu, mereka juga harus memiliki sebuah peta jalan untuk melampaui sekadar menyimpan atau menerima dokumen yang ditangkap tersebut, untuk menggunakan dokumen yang ditangkap itu untuk memicu alur kerja yang otomatis. Q.
Apakah dokumen yang ditangkap yang dapat memicu alur kerja berbasis cetak yang otomatis dan optimal, dan apa saja keuntungannya?
A.
Perusahaan semakin banyak melakukan penangkapan atau pemindaian dokumen kertas dengan berbagai alasan. Dalam berbagai proses bisnis, karyawan, pelanggan, dan mitra atau rekanan menggunakan dokumen kertas untuk mendukung sebuah transaksi atau proses (mis: pembukaan rekening di bank, atau pendaftaran siswa atau pelanggan, proses klaim asuransi, dll.). Mendigitalkan dokumen saat ini sedang meningkat sebagian dikarenakan untuk kepatuhan terhadap peraturan, dan sebagian lagi sejalan dengan tren yang saat ini sudah menjauhi transaksi berbasis kertas dan menuju transaksi dengan alur elektronik. Satu contoh dari bagaimana alur kerja ini berjalan adalah bahwa dokumen-dokumen tersebut dipindai di sebuah printer multifungsi/multifunction printer (MFP) atau sebuah alat pemindai (pemindaian melalui telepon genggam dan tablet sedang meningkat) dan sebuah solusi pada dasarnya meninjau seluruh dokumen untuk kelengkapan. Apabila terdapat masalah, karyawannya akan disiagakan dengan apa saja hal yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah. Saat masalah sudah teratasi, atau saat prosesnya sudah selesai, dokumen tersebut secara otomatis mengatur alurnya menuju tempat tujuan akhir untuk pengesahan atau pengolahan terakhir. Penelitian IDC menemukan segudang manfaat bisnis yang nyata yang dapat diperoleh oleh perusahaan dari alur kerja yang otomatis dan optimal tersebut. Alur kerja tersebut dapat menurunkan biaya tenaga kerja, menurunkan tingkat kesalahan, meningkatkan pengalaman pelanggan, mempercepat waktu mencapai pendapatan, dan memastikan kepatuhan. Alur kerja ini juga meletakkan dasar untuk tren yang sedang berkembang, analisis prediksi – menganalisa ragam sumber data untuk memprediksi siapa yang akan menjadi pelanggan terbaik atau menetapkan harga yang optimal untuk produk baru, atau untuk memprediksi bagaimana hasil dari sebuah bisnis, dan sebagainya.
Q.
Penelitian IDC mengonfirmasi bahwa keamanan adalah pertimbangan utama untuk para C-suite, TI, dan berbagai lini bisnis saat meluncurkan platform TI baru seperti perangkat genggam, aplikasi berbasis cloud, jaringan sosial perusahaan atau big data/analisis, lalu mengapa kita jarang mendengar TI meninjau infrastruktur pencitraan dan percetakannya untuk resiko keamanan, dan apa yang dapat dilakukan?
A.
Organsasi dan TI seringkali belum menghubungkan titik-titik yang terkait dengan peningkatan penggunaan alat percetakan multifungsi (MFPs) yang termasuk didalamnya fitur-fitur yang dapat menyebabkan kebocoran keamanan. Sebuah alat percetakan multifungsi yang tidak aman adalah target utama untuk membajak ke dalam sebuah perusahaan. Alat-alat percetakan multifungsi (MFPs) yang ada saat ini berada dalam jaringan, dan melalui panel tampilan/control yang besar, hal ini memberikan MFP akses yang mudah ke sumber daya jaringan dan berbagai situs. MFP ini dengan pesat menjadi “pusat dokumen” dimana segala konten bisa ditangkap untuk didistribusikan melalui email atau diunggah ke jaringan internet, atau dokumen bisa diterima dari sejumlah sumber yang tersedia di jaringan internet,
©2014 IDC
3
belum lagi yang dicetak, diduplikasi, atau dikirim atau diterima melalui mesin faks. Perangkat keras dari MFP ini menyimpan kekayaan intelektual perusahaan yang dapat jatuh ke tangan yang salah. Solusi yang komprehensif untuk hal ini tersedia dan beberapa yang sangat penting dan mendasar diantaranya harus diikuti. Para pengguna harus diminta untuk melakukan otentikasi pada level perangkat dan aplikasi untuk menghalangi penggunaan yang tidak diberikan izin atau kuasa. Otentikasi dapat dilakukan dengan cara menggesek tanda pengenal karyawan atau dengan memasukkan kode PIN, atau yang lainnya. Software manajemen perangkat harus memasukkan sebuah jejak audit dan laporan tentang siapa, apa dan kapan bagi seluruh aktifitas dokumen – pencetakan, pemidaian, penduplikasian, dan pengiriman/penerimaan faks. Perangkat keras harus terenkripsi dan saat perangkat sudah tidak lagi digunakan dan dipindahkan dari organisasi, perangkat keras harus dihapus, dan selama penggunaan, harus diprogram untuk melakukan penghapusan otomatis setelah beberapa periode waktu. Menerapkan solusi pencetakan pull/pull printing memastikan bahwa setiap pekerjaan yang dilakukan tidak secara otomatis tercetak sampai pengguna mendatangi perangkat dan memasukkan kode PIN untuk memberikan izin pelaksanaan pekerjaan. Hal ini mengamankan hasil akhir, dengan tujuan agar hasil akhir hanya bisa diakses oleh karyawan saja. Q.
Kemajuan teknologi pencitraan dan pencetakan apa lagi yang harus dipertimbangkan dan apa saja manfaat bisnis yang ditawarkan olehnya?
A.
Dua kemajuan teknologi lainnya yang mungkin terabaikan termasuk solusi-solusi yang dapat membantu organisasi mencapai tujuan pemeliharaan lingkungan, dan memberikan akses terhadap warna dengan perangkat dan biaya operasional yang terjangkau. Seperti alat-alat kebutuhan rumah tangga and, alat-alat yang terbaru adalah yang paling hemat daya (energy, air, dll.). Perangkat mesin cetak saat ini menggunakan energy yang lebih hemat saat sedang berada di mode aktif, dan dapat diprogram ke mode tidur pada saat tertentu (mis: saat makan siang) sehingga penggunaan energinya lebih hemat. Perangkat-perangkat ini juga bisa diprogram agar pengaturan standarnya berada pada pencetakan bolak-balik (mode duplex) dan hal ini akan menghemat penggunaan kertas hingga 50%. Perangkat-perangkat ini juga menawarkan pencetakan pull/pull printing yang berarti semua aktifitas tidak akan secara otomatis tercetak sampai penggunanya mendatangi perangkat dan memasukkan kode pin untuk melakukan aktifitas tersebut. Hal ini membuat hasil limbah menjadi 20-40% lebih sedikit (menghilangkan aktifitas untuk secara otomatis dapat dicetak, terlupakan, dan tidak diterima).). Diluar segala manfaat dari sisi keberlanjutan dan kelestarian, organisasi yang sering merasakan bahwa pencetakan berwarna itu terlalu mahal, memiliki sebuah pilihan baru untuk dipertimbangkan. Tinta page-wide array saat ini adalah jenis teknologi berkelas bisnis terbaru yang jauh lebih hemat dan murah dalam hal perangkat keras, dan biaya per halaman dibandingkan dengan laser berwarna. Teknologi ini menyediakan pencetakan yang cepat. Secara keseluruhan, teknologi ini adalah sesuatu yang berharga untuk menjadi pertimbangan bagi TI dan lini bisnis karena lebih terjangkau, kecepatan yang ditawarkan dan pencetakan warna berkelas bisnis.
4
©2014 IDC
T E N T A N G
A N A L I S
I N I
Angèle Boyd bertanggung jawab untuk praktek penelitian IDC di seluruh dunia dalam lingkup pencitraan, solusi hasil akhir dan dokumen (pencetakan, pemindaian, alur kerja dokumen bisnis penting, dan layanan pengelolaan cetal/dokumen). Ia juga bertanggung jawab untuk penelitian bisnis kecil/menengah IDC Amerika Serikat yang mencakup industry TI. Pengalamannya dalam penelitian dan konsultasi termasuk perkembangan rencana pasar, analisa strategi, penelitian ekstensif pengguna menurut ukuran perusahaan dan industry, dan analisa perilaku pembelian pelanggan menggunakan berbagai kanal distribusi. Topik-topik yang tercakup dalam pekerjaannya antara lain, proses bisnis berbasis dokumen, solusi digital dokumen, layanan pencetakan dan pencitraan, dan teknologi pencetakan berwarna.
T E N T A N G
P U B L I K A S I
I N I
Publikasi ini dibuat oleh layanan IDC Go-to-Market. Segala opini, analisa, dan hasil penelitian yang ditampilkan disini berasal dari penelitian yang lebih detil dan analisa yang lebih independen yang dilakukan dan dipublikasikan oleh IDC, kecuali apabila terdapat catatan bahwa publikasi disponsori oleh vendor tertentu. Layanan IDC Go-to-Market membuat segala konten IDC tersedia dalam format dan bentuk yang luas untuk didistribusikan kepada berbagai perusahaan. Izin untuk mendistribusikan konten dari IDC tidak menunjukkan dukungan IDC terhadap pemegang izin.
H A K
C I P T A
D A N
B A T A S A N
Informasi apapun yang menyangkut IDC dan digunakan untuk kepentingan iklan, pernyataan pers, atau materi promosi lainnya membutuhkan izin tertulis dari IDC terlebih dahulu. Untuk informasi lebih lanjut silahkan menghubungi layanan informasi GMS di 65-6829-7757 atau melalui email di
[email protected]. Penerjemahan dan/atau lokalisasi dari dokumen ini membutuhkan izin dari IDC terlebih dahulu. Silahkan mengunjungi situs kami di www.idc.com. Untuk informasi lanjutan mengenai IDC GMS silahkan kunjungi www.idc.com/gms. Kantor Pusat Asia/Pasifik: 80 Anson Road #38-00 Fuji Xerox Towers, Singapore 079907 www.idc.com
#AP75576X ©2014 IDC
5
P.65.6226.0330
F.65.6220.6116
