HUISHOUDELIJK REGLEMENT
NEDERLANDSE VERENIGING VAN ARTSEN VOOR LONGZIEKTEN EN TUBERCULOSE (NVALT)
VERSIE 18 november 2015
-2INHOUDSOPGAVE Inleiding Hoofdstuk I. Leden en lidmaatschapsverplichtingen artikel 1 Ledenclassificatie artikel 2 Contributie artikel 3 Financiële verplichtingen na einde lidmaatschap artikel 4 Algemene verplichtingen Hoofdstuk II. Bestuur algemeen artikel 5 Taken en bevoegdheden van het bestuur artikel 6 Voorzitter artikel 7 Vicevoorzitter artikel 8 Secretaris artikel 9 Persoon belast met de financiën binnen de vereniging artikel 10 Wetenschappelijk secretaris artikel 11 Vergaderingen van het bestuur en besluitvorming artikel 12 Openbaarheid en belangenverstrengeling artikel 13 Openheid en verantwoording extern Hoofdstuk III. Bureau van de vereniging artikel 14 Bureau Hoofdstuk IV. Secties artikel 15 Secties ex artikel 15 van de statuten Hoofdstuk V. Commissies artikel 16 Commissies ex artikel 16 van de statuten Hoofdstuk VI. Externe vertegenwoordigers artikel 17 Externe vertegenwoordigers Hoofdstuk VII. Financiën binnen de vereniging artikel 18 Bankrekeningen van de vereniging en de beschikking over de geldmiddelen artikel 19 Vergoedingsregeling Hoofdstuk VIII.Geschillen artikel 20 Interne geschillen artikel 21 Externe geschillen Hoofdstuk IX. Overige bepalingen artikel 22 Bescherming persoonsgegevens leden artikel 23 Wijziging reglement artikel 24 Interpretatie reglement artikel 25 Toepasselijk recht en jurisdictie artikel 26 Partiële nietigheid artikel 27 Vaststelling reglement
-3INLEIDING 1. 2. 3.
2.
Dit reglement is opgesteld ingevolge artikel 18 van de statuten van de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid: Nederlandse Vereniging van Artsen voor Longziekten en Tuberculose. Dit reglement is een aanvulling op, en uitwerking van, bepalingen zoals opgenomen in toepasselijke wet- en regelgeving en de statuten van de vereniging. In dit reglement hebben de volgende begrippen de daarachter vermelde betekenis: aios betekent arts in opleiding tot medisch specialist. algemene vergadering betekent het orgaan van de vereniging dat in Titel 2 van Boek 2 Burgerlijk Wetboek wordt aangeduid als algemene vergadering, tenzij uit de context blijkt dat het een vergadering van de algemene vergadering betreft. bestuur betekent het bestuur van de vereniging. bestuurder betekent een lid van het bestuur. Federatie betekent de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid: Federatie Medisch Specialisten, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 40483480. huishoudelijk reglement betekent het huishoudelijk reglement van de vereniging zoals vastgesteld door de algemene vergadering. lid of leden betekent een lid of de leden van de vereniging. lidmaatschap betekent alle rechten en verplichtingen van een lid ten opzichte van de vereniging die voortvloeien uit de statuten en reglementen. RGS betekent Registratiecommissie Geneeskundig Specialisten van de KNMG. schriftelijk betekent een bericht dat is overgebracht bij brief, e-mail of enig ander elektronisch communicatiemiddel, mits het bericht leesbaar en reproduceerbaar is. secretaris betekent de secretaris van het bestuur. statuten betekent de statuten van de vereniging. vereniging betekent de vereniging waarvan de interne organisatie wordt beheerst door deze statuten, te weten de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid: Nederlandse Vereniging van Artsen voor Longziekten en Tuberculose, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 40477494. vicevoorzitter betekent de vicevoorzitter van het bestuur. voorzitter betekent de voorzitter van het bestuur. Verwijzingen naar artikelen zijn verwijzingen naar artikelen van het huishoudelijk reglement, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven. Met verwijzingen in het huishoudelijk reglement naar ‘hij’ wordt tevens bedoeld te verwijzen naar ‘zij’. Met verwijzingen in het huishoudelijk reglement naar ‘zijn’ (anders dan als werkwoord) of ‘hem’ wordt tevens bedoeld te verwijzen naar ‘haar’.
-4HOOFDSTUK I LEDEN EN LIDMAATSCHAPVERPLICHTINGEN 1. 1.
2. 3.
2. 1.
Ledenclassificatie Ieder lid classificeert als een van de volgende lidmaatschapsvormen: a. gewoon lid; b. buitengewoon lid; c. erelid. Personen die hun buitengewone verdiensten voor de vereniging hebben verricht, kunnen als erelid van de vereniging worden benoemd. Derhalve kunnen ook niet-leden tot ereleden worden benoemd. Potentiële ereleden dienen te voldoen aan onderstaande voorwaarden: a. zij hebben in principe hun actieve loopbaan afgesloten; b. tijdens hun loopbaan hebben zij langdurig op een buitengewone en positieve wijze een bijdrage geleverd aan doelstellingen van de vereniging. De sub b. bedoelde bijdrage kan zijn de ontwikkeling van het vakgebied Longziekten en Tuberculose maar ook op het op eminente wijze leveren van een bijdrage aan de organisatie van de vereniging in de meest brede zin van het woord (door het vervullen van een bijzondere rol binnen het bestuur of een van de andere organen van de vereniging). Contributie De hoogte van de contributie bij aanvang van het kalenderjaar wordt jaarlijks op voorstel van het bestuur voor één december daaraan voorafgaand door de algemene vergadering vastgesteld en openbaar gemaakt. De vereniging hanteert daarbij de volgende categorieën: CATEGORIE 1. 2. 3. 4. 5. 6.
2.
Gewoon lidmaatschap a (medisch specialisten) Gewoon lidmaatschap b (Arts M&G) Gewoon lidmaatschap c (aios L&T) Gewoon lidmaatschap d (aios M&G) Buitengewoon lidmaatschap Erelidmaatschap
Bij het vaststellen van de hoogte van de contributie wordt rekening gehouden met de volgende bepalingen: a. In de contributie voor gewone leden die kwalificeren als aangesloten van de Federatie zoals nader omschreven in artikel 23 lid 6 van de statuten, is een bijdrage begrepen die verband houdt met het lidmaatschap van de vereniging van de Federatie en de European Respiratory Society. b. De gewone leden als bedoeld in artikel 3 lid 2 sub c van de statuten betalen de helft van de door de gewone leden als bedoeld in artikel 3 lid 2
-5-
3.
4.
sub a van de statuten verschuldigde contributie. c. De gewone leden als bedoeld in artikel 3 lid 2 sub d van de statuten betalen de helft van de door de gewone leden als bedoeld in artikel 3 lid 2 sub b van de statuten verschuldigde contributie. d. De hoogte van de contributie van de buitengewone leden bedraagt niet meer dan de helft van het bedrag dat door de gewone als bedoeld in artikel 3 lid 2 sub a van de statuten aan contributie is verschuldigd. e. De ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie en andere geldelijke bijdragen. Indien het tijdstip waarop een lid in opleiding voor het eerst voldoet aan de eisen van het gewone lidmaatschap A of B (als bedoeld in de tabel in lid 1 van dit artikel) ligt vóór een juli van een bepaald jaar, is het betreffende lid contributie verschuldigd als gewoon lid A of B voor dat gehele kalenderjaar, met vervallen van de contributie als lid in opleiding. Indien het tijdstip waarop een lid in opleiding voor het eerst voldoet aan de eisen van het gewone lidmaatschap ligt op of ná een juli van een bepaald jaar, is het betreffende lid contributie verschuldigd als gewoon lid A of B vanaf een januari van het daarop volgende kalenderjaar. In dat geval blijft voor het lopende kalenderjaar de contributie horend bij de categorie lid in opleiding C of D van toepassing. Het niet betalen van nog verschuldigde contributie is voor het bestuur grond tot opzegging van het lidmaatschap van het betreffende lid. Van een dergelijke opzegging wordt het lid schriftelijk in kennis gesteld. Het bestuur gaat niet tot opzegging op deze grond over voordat het lid tweemaal op schriftelijke wijze tot betaling is aangemaand. Een lid van wie het lidmaatschap op grond van deze bepaling is opgezegd, kan weer als lid worden toegelaten wanneer deze de contributieschuld heeft voldaan. Het staat het bestuur vrij om de toelating te weigeren op grond van het betaalgedrag van het lid gedurende de jaren dat hij lid is geweest.
3.
Financiële verplichtingen na einde lidmaatschap Wanneer het lidmaatschap in de loop van een kalenderjaar eindigt, blijft het lid gehouden de financiële verplichtingen uit zijn lidmaatschap tot het tijdstip van de beëindiging van het lidmaatschap na te komen.
4.
Algemene verplichtingen Ieder lid is vanaf het moment van toelating als lid verplicht de statuten en reglementen van de vereniging, alsmede de besluiten van de algemene vergadering en het bestuur na te leven.
HOOFDSTUK II BESTUUR ALGEMEEN 5. 1.
Taken en bevoegdheden van het bestuur Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging, hetgeen onder meer betekent dat het bestuur verantwoordelijk is voor het realiseren van de
-6-
2. 3.
4.
5.
6. 1.
2.
doelstellingen van de vereniging. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de algemene vergadering. Het bestuur bevordert tevens een doelgerichte en doelmatige aanwending van de middelen van de vereniging en is belast met het opstellen en realiseren van het (strategisch) beleid van de vereniging. De verantwoordelijkheid voor het besturen van de vereniging berust bij het bestuur als collectief. Individuele bestuurders kunnen in het bijzonder worden belast met bepaalde onderdelen van de bestuurstaak, onverminderd de collectieve verantwoordelijkheid van het bestuur als geheel. Het bestuur blijft collectief verantwoordelijk voor besluiten, ook indien deze zijn voorbereid door individuele bestuurders. Een individuele bestuurder kan slechts die bevoegdheden uitoefenen die het bestuur uitdrukkelijk aan hem heeft toegekend en hij kan nimmer bevoegdheden uitoefenen die verder strekken dan de bevoegdheden die het bestuur als geheel kan uitoefenen. In het geval dat een bestuurder - niet zijnde de voorzitter - disfunctioneert, wordt deze hiervan tijdig door de voorzitter op de hoogte gesteld en zo mogelijk ondersteund in het verbeteren van diens functioneren. In het geval dat de voorzitter disfunctioneert, wordt deze hiervan tijdig door de secretaris op de hoogte gesteld en zo mogelijk ondersteund in het verbeteren van diens functioneren. Iedere bestuurder heeft te allen tijde recht op inzage in, en controle van, de boeken en de financiële positie van de vereniging. De personen die binnen of namens het bestuur zijn belast met de financiën van de vereniging, zijn is in het kader van dit artikel steeds gehouden alle gewenste medewerking te verlenen en inlichtingen te verstrekken. Voorzitter De voorzitter geeft in overleg met het bestuur leiding aan de vereniging. Van de voorzitter van het bestuur worden de volgende specifieke eigenschappen en kwaliteiten verwacht: het vermogen om met een natuurlijk gezag de voorzittersfunctie in het bestuur te vervullen; over de persoonlijkheid en achtergrond te bezitten om een leidende rol te kunnen vervullen; over zodanige eigenschappen en uitstraling te beschikken dat hij zo nodig extern een rol in het belang van de vereniging kan vervullen. Tot de taken van de voorzitter behoort onder meer het volgende: verantwoordelijk voor een evenwichtige taakverdeling binnen het bestuur; het bepalen van de dag, de plaats en het aanvangsuur van de vergaderingen van het bestuur; het in overleg met de secretaris vaststellen van de agenda van de bestuursvergadering en algemene vergaderingen; -
het leiden van de vergaderingen van het bestuur en het bepalen van de orde in die vergaderingen; het voorzitten van de algemene vergadering; het onderhouden van externe contacten en relaties; het woord voeren namens de vereniging.
-77. 1. 2. 3.
8. 1.
2.
9. 1. 2. 3.
Vicevoorzitter Van de vicevoorzitter worden de specifieke eigenschappen en kwaliteiten verwacht die van toepassing zijn op de voorzitter. Tot de taken van de vicevoorzitter behoort onder meer het vervangen van de voorzitter bij diens afwezigheid. De vicevoorzitter is in principe de beoogd voorzitter van de vereniging. Indien de algemene vergadering daartoe besluit kan de betreffende persoon na diens bestuursperiode als voorzitter nogmaals als vicevoorzitter worden benoemd, maar dan in de rol van past-president/tweede vicevoorzitter, een en ander met inachtneming van het bepaalde in artikel 5 lid 5 van de statuten. Secretaris Van de secretaris worden de volgende specifieke eigenschappen en kwaliteiten verwacht: een praktische instelling; nauwkeurigheid. Tot de taken van de secretaris behoort onder meer het volgende: het verzorgen van correspondentie namens de vereniging, waaronder begrepen de oproeping voor de bestuursvergaderingen en de algemene vergadering; het in overleg met de voorzitter vaststellen van de agenda van iedere bestuursvergadering; het in overleg met de voorzitter vaststellen van de agenda van iedere algemene vergadering; het notuleren van de vergaderingen van het bestuur; het notuleren van de algemene vergadering; het bijhouden van het ledenregister; het opstellen van het beleidsmatige jaarverslag van de vereniging; het publiceren van jaarverslagen van de diverse organen van de vereniging op de website van de vereniging; het (doen) verzorgen van een juiste inschrijving van de bestuurders bij de Kamer van Koophandel. Persoon belast met de financiën binnen de vereniging De uitvoering van de financiën binnen de vereniging wordt door het bestuur opgedragen aan een derde. Dit laat onverlet de verantwoordelijkheid van het gehele bestuur over de financiën van de verenging. Van de persoon die is belast met de financiën binnen de vereniging wordt verwacht dat hij aantoonbare affiniteit en ervaring heeft op het gebied van financiën. Tot de taken van de persoon die is belast met de financiën binnen de vereniging behoort onder meer het volgende: toezicht op de financiën van de vereniging; het (doen) innen van de contributie; (het voorzien in een) deugdelijk beheer van de gelden van de vereniging
-8-
alsmede de administratieve verwerking en verslaglegging daarvan; de verantwoordelijkheid voor het tijdig opstellen van financiële stukken waaronder begrepen de jaarrekening en begroting - van de vereniging.
10. Wetenschappelijk secretaris 1. Het bestuur kent een wetenschappelijk secretaris. 2. Aan de wetenschappelijk secretaris wordt de kwaliteitseis gesteld dat deze is verbonden aan een opleidingsinstituut voor longziekten en tuberculose en bij voorkeur ook dat hij is gepromoveerd. 11. Vergaderingen van het bestuur en besluitvorming 1. De oproeping voor de bestuursvergadering wordt bij voorkeur zeven dagen voor de bestuursvergadering aan de bestuurders verzonden. 2. De voorzitter bestuur leidt de bestuursvergaderingen en draagt met de overige bestuurders zorg voor de uitvoering van de daarin genomen besluiten. 3. Het bestuur streeft ernaar dat besluiten in consensus worden genomen. 4. In het bijzonder bevordert de voorzitter van het bestuur dat de besluitvorming tot stand komt en dat deze op een zorgvuldige wijze - en dus bij voorkeur door alle bestuurders gedragen - plaatsvindt. 5. Indien er geen consensus bestaat ten aanzien van een voorstel, wordt het betreffende voorstel in stemming gebracht. Een besluit wordt genomen met gewone meerderheid van stemmen in een vergadering waarin ten minste de helft van de bestuurders in persoon aanwezig is, waaronder tenminste de voorzitter of een vicevoorzitter. 6. Bij staken van stemmen geldt dat in geval sprake is van een spoedeisend belang, de voorzitter een doorslaggevende stem heeft. De overige bestuurders stellen zich loyaal op ten aanzien van dit besluit. Indien geen sprake is van een spoedeisend belang, dan wordt het voorstel geagendeerd voor de volgende vergadering van het bestuur. 7. Het bestuur neemt geen besluiten op een gebied waarvoor een bepaalde bestuurder in het bijzonder verantwoordelijk is, indien die bestuurder niet ter vergadering aanwezig is of anderszins in de gelegenheid is gesteld diens mening te uiten. 8. Van een bestuurder wordt verwacht dat deze zoveel mogelijk aanwezig is bij de bestuursvergaderingen. Indien dat niet het geval is wordt hij daartoe ter verantwoording geroepen door de voorzitter. 9. Toegang tot de bestuursvergadering hebben alle niet geschorste bestuurders, medewerkers van het bureau van de vereniging - een en ander voor zover zij daarvoor zijn uitgenodigd - alsmede de notulist van de betreffende bestuursvergadering. Over toelating van andere dan de hiervoor bedoelde personen beslist het bestuur. 10. Het bestuur stelt in principe uiterlijk in de laatste vergadering van het jaar de vergaderdata vast van de vergaderingen voor het komend jaar. 12. Openbaarheid en belangenverstrengeling 1. Iedere bestuurder betracht openheid over diens eventuele nevenfuncties voor zover deze van belang zijn voor en mogelijk van invloed op diens functioneren
-9-
2.
3.
als bestuurder. Eventuele nevenfuncties van bestuurders worden vermeld in het jaarverslag van de vereniging. Iedere bestuurder zorgt ervoor, dat er geen strijdigheid ontstaat tussen zijn persoonlijke belangen en de belangen van de vereniging. Ook elke schijn van belangenverstrengeling tussen de vereniging en een bestuurder zelf wordt vermeden. Een bestuurder behaalt persoonlijk geen voordelen uit transacties of andere handelingen die hij namens de vereniging verricht. Evenmin verstrekt hij of biedt hij oneigenlijke voordelen aan personen met wie hij transacties namens de vereniging verricht.
13. Openheid en verantwoording extern 1. Het bestuur draagt er zorg voor, dat de activiteiten van de vereniging en eventueel van de aan de vereniging gelieerde rechtspersonen, bestuurlijk, juridisch, organisatorisch en financieel goed geregeld zijn, inzichtelijk zijn en verantwoord worden. 2. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de algemene vergadering en de hoofdzaken worden vermeld in het jaarverslag en de jaarrekening.
HOOFDSTUK III BUREAU VAN DE VERENIGING 14. Bureau 1. De vereniging heeft ter ondersteuning van het bestuur een bureau. De medewerkers van het bureau zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuur en onder aansturing van het dagelijks bestuur, belast met de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging, het voorbereiden en uitvoeren van besluiten van het bestuur, de uitvoering van een deel van de financiële taken binnen de vereniging, het ondersteunen van de secties, commissies en ad hoc werkgroepen alsmede het verrichten van alle voorkomende werkzaamheden ter realisering van de doelstellingen van de vereniging en dit alles binnen de gestelde beleidskaders, die passen binnen het door de algemene vergadering goedgekeurde jaarplan. 2. Het dagelijks bestuur vervult de directe werkgeversrol ten opzichte van de medewerkers van de bureau. HOOFDSTUK IV SECTIES 15. Secties als bedoeld in artikel 15 van de statuten 1. De vereniging kent de volgende secties als bedoeld in artikel 15 lid 4 van de statuten, die door de algemene vergadering op voorstel van het bestuur zijn ingesteld: a. Sectie Tuberculose; b. Sectie Ademhalingsstoornissen tijdens de slaap; c. Sectie Astma en Allergie; d. Sectie Endoscopie; e. Sectie Infectieziekten;
- 10 -
2. 3. 4.
5. 6. 7. 8.
9.
f. Sectie Interstitiële Longaandoeningen; g. Sectie Mesothelioom; h. Sectie Oncologie; i. Sectie COPD; j. Sectie Longfunctie; k. Sectie Pulmonale Hypertensie; l. Sectie Tabaksverslaving; m. Sectie Ademhaling sport, hobby bijzondere omstandigheden; n. Sectie Cystic Fibrosis; o. Sectie Palliatieve Zorg. De taken en bevoegdheden alsmede de werkwijze van ieder afzonderlijke sectie wordt vastgelegd in een reglement van de betreffende sectie. Het reglement wordt vastgesteld op de wijze als bepaald in artikel 18 van de statuten. Binnen het bestuur zal per sectie een bestuurder als aanspreekpunt voor de betreffende sectie worden aangewezen. Binnen iedere sectie wordt een voorzitter benoemd die als eerste aanspreekpunt voor de betreffende sectie fungeert, de vergaderingen van de betreffende sectie voorzit en er zorg voor draagt dat door de betreffende sectie een jaarverslag als bedoeld in lid 8 van dit artikel wordt opgesteld. De voorzitter van een sectie wordt als zodanig benoemd voor een periode van vier jaar en is één maal herbenoembaar. Aan voorzitter en secretaris van een sectie kan een reiskostenvergoeding worden toegekend. De hoogte van die vergoeding is gebaseerd op het bepaalde in artikel 19. Indien aan de vereniging een advies wordt gevraagd, dat naar het oordeel van het bestuur ligt op het terrein van een sectie , brengt de betreffende sectie op verzoek van het bestuur hierover advies uit aan het bestuur. Elke sectie heeft het recht het bestuur zowel gevraagd als ongevraagd te adviseren over aangelegenheden die de vereniging betreffen en die op terrein liggen van de betreffende sectie. Elke sectie maakt jaarlijks een verslag op van de activiteiten van de betreffende sectie over het voorgaande jaar, inclusief een overzicht van de besteding van de financiële middelen. Het verslag wordt vóór 31 maart van het kalenderjaar volgend op het jaar waarop het verslag betrekking heeft aan het bestuur toegezonden. De inhoud van de sectieverslagen wordt mede gebruikt voor bij het opstellen van het jaarverslag van het bestuur. Het jaarverslag van iedere sectie wordt binnen het bestuur besproken en aan de leden gepresenteerd in Pulmo Script. HOOFDSTUK V COMMISSIES
16. Commissies als bedoeld in artikel 16 van de statuten 1.
De vereniging kent de volgende commissies als bedoeld in artikel 16 lid 4 van de statuten, die door de algemene vergadering op voorstel van het bestuur zijn ingesteld: a. Commissie Kwaliteit; deze commissie kent de volgende subcommissies:
- 11 i. Commissie Accreditatie; ii. Commissie Richtlijnen; iii. Commissie Visitatie Longziekten. b. Commissie Opleiding; deze commissie kent de volgende subcommissies: i. Commissie School voor Longziekten; ii. Commissie Concilium; iii. Commissie Cursorisch Onderwijs; iv. Commissie Assistenten; v. Commissie Bronkhorst Colloquia. c. Commissie Beroepsbelangen. d. Commissie Wetenschap & Innovatie. 2. De taken en bevoegdheden alsmede de werkwijze van ieder afzonderlijke commissie wordt vastgelegd in een reglement van de betreffende commissie. Het reglement wordt vastgesteld op de wijze als bepaald in artikel 18 van de statuten. 3. De leden van een commissie worden benoemd voor een periode van vier jaar en zijn éénmaal herbenoembaar. Leden van het dagelijks bestuur kunnen geen deel uitmaken van een commissie. 4. Binnen het bestuur zal per commissie een bestuurder als aanspreekpunt voor de betreffende commissie worden aangewezen. 5. Binnen iedere commissie wordt een voorzitter benoemd die als eerste aanspreekpunt voor de betreffende commissie fungeert, de vergaderingen van de betreffende commissie voorzit en er zorg voor draagt dat door de betreffende commissie een jaarverslag als bedoeld in lid 9 van dit artikel wordt opgesteld. De voorzitter van een commissie wordt als zodanig benoemd voor een periode van vier jaar en is één maal herbenoembaar. De voorzitters van de commissies fungeren tevens als vertegenwoordiger van de vereniging in de respectievelijke raden van de Federatie. 6. Aan vertegenwoordigers van een commissie kan een vergoeding worden toegekend. De hoogte van die vergoeding is gebaseerd op het bepaalde in artikel 19. 7. Indien aan de vereniging een advies wordt gevraagd, dat naar het oordeel van het bestuur ligt op het terrein van een commissie, brengt de betreffende commissiesectie op verzoek van het bestuur hierover advies uit aan het bestuur. 8. Elke commissie heeft het recht het bestuur zowel gevraagd als ongevraagd te adviseren over aangelegenheden die de vereniging betreffen en die op terrein liggen van de betreffende commissie. 9. Elke commissie maakt jaarlijks een verslag op van de activiteiten van de betreffende commissie over het voorgaande jaar, inclusief een overzicht van de besteding van de financiële middelen. Het verslag wordt vóór 31 maart van het kalenderjaar volgend op het jaar waarop het verslag betrekking heeft aan het bestuur toegezonden. De inhoud van de commissieverslagen wordt mede gebruikt voor bij het opstellen van het jaarverslag van het bestuur. 10. Het jaarverslag van iedere commissie wordt binnen het bestuur besproken en aan de leden gepresenteerd in Pulmo Script.
- 12 HOOFDSTUK VI EXTERNE VERTEGENWOORDIGERS 17. Externe vertegenwoordigers 1. De vereniging kent vertegenwoordigers in externe gremia, waaronder begrepen de RGS en de Federatie. Deze vertegenwoordigers worden als zodanig door het bestuur benoemd voor een periode als is vastgelegd in het besluit waaruit van de benoeming tot extern vertegenwoordiger blijkt. 2. Een extern vertegenwoordiger handelt binnen de door het bestuur vastgestelde kaders en is periodiek verantwoording verschuldigd aan het bestuur. 3. Bij afzonderlijk document kan het bestuur daarnaast in een voorkomend geval aanvullende bepalingen opleggen aan de betreffende extern vertegenwoordiger.
HOOFDSTUK VII FINANCIËN BINNEN DE VERENIGING 18. Bankrekeningen van de vereniging en beschikking over de geldmiddelen 1. Bankrekeningen worden aangehouden bij een door het bestuur aan te wijzen bank. De aan te wijzen bank dient een naar objectieve maatstaven bepaalde, goede “rating” te hebben. 2. Het bestuur is gehouden er op toe te zien dat er voldoende functiescheiding is in de betalingsprocedure binnen de vereniging. 3. Het is het bestuur niet toegestaan om geldmiddelen van de vereniging te beleggen in aandelen, obligaties of andere waardepapieren 19. Vergoedingsregeling Het bestuur stelt een regeling op voor de vergoeding van ten behoeve van de vereniging gemaakte kosten en voor eventuele vacatiegelden voor de diverse organen binnen de vereniging en legt dit ter vaststelling voor aan de algemene vergadering. HOOFDSTUK VIII GESCHILLEN 20. Interne geschillen 1. In het geval een lid of een andere belanghebbende een klacht heeft over de behandeling of bejegening door een persoon die namens de vereniging een activiteit uitvoert, dan kan hij deze klacht bespreken met degene op wiens handelen de klacht betrekking heeft. Aan deze stap zijn geen vormvereisten verbonden. Het bespreken van een klacht met de direct betrokkene is de meest geëigende weg om een klacht af te handelen. 2. Een lid of een andere belanghebbende kan een klacht ook voorleggen aan het bestuur. Deze stap komt pas in aanmerking als het bespreken van de klacht met de direct betrokkene niet tot een oplossing leidt of als de relatie tussen de
- 13 klager en de direct betrokkene van dien aard is dat redelijkerwijs van de klager niet gevergd kan worden dat hij het probleem (nogmaals) met betrokkene bespreekt. 3. In het geval een klager een klacht wil voorleggen aan het bestuur kan dat uitsluitend schriftelijk. 4. Klachten die anoniem worden ingediend, worden uitgesloten van behandeling. 5. Klachten die het functioneren van een bestuurder betreffen - niet zijnde de voorzitter - worden voorgelegd aan de voorzitter. Klachten die het functioneren van de voorzitter betreffen, worden voorgelegd aan de secretaris. 6. Elke klacht wordt geregistreerd. De indiener van de klacht ontvangt binnen één week na ontvangst van de klacht een ontvangstbevestiging en een voorstel voor behandeling van de klacht. Een klacht wordt zo snel mogelijk doch uiterlijk binnen zes weken afgehandeld. Mocht dit niet te verwezenlijken zijn, dan wordt de klager hierover bericht en wordt afgesproken op welke termijn de klacht wordt afgehandeld. 7. Uitgangspunt is om via bemiddeling tot een oplossing van de klacht te komen. Bij de behandeling van de klacht wordt het beginsel van hoor en wederhoor gehanteerd. Het resultaat van de behandeling van de klacht wordt schriftelijk vastgelegd en kenbaar gemaakt aan de klager en aan degene op wie de klacht betrekking heeft. 8. Indien het bovenstaande geen effect heeft wordt het geschil - mits met instemming van klager en de direct betrokkene(n)- voorgelegd aan een bij het Nederlands Mediation Instituut geregistreerd mediator. 9. Indien het niet tot een mediation komt of mediation het geschil niet oplost, wordt het geschil voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter. 10. Klachten betrekking hebben op onderwijsactiviteiten van de vereniging worden beslecht overeenkomstig het bepaalde in de "Klachtenprocedure onderwijsactiviteiten NVALT". 21. Externe geschillen 1. In het geval een lid is betrokken bij een geschillen of conflict in diens werkomgeving, waaronder begrepen een geschil tussen het betreffende lid en de ziekenhuisorganisatie, medische staf of ziektekostenverzekeraar, kan het betreffende lid bij het bestuur om advies of bemiddeling vragen. 2. Bemiddeling vindt plaats door twee onafhankelijke leden van de vereniging die daartoe door het bestuur worden aangewezen. 3. Het bestuur zorgt ervoor dat de bemiddelaars als bedoeld in lid 2 van dit artikel in contact worden gebracht met het lid dat om bemiddeling heeft verzocht. 4. De werkwijze van de bemiddelaars wordt in overleg met de voorzitter of een vicevoorzitter en het betrokken lid dat om bemiddeling heeft verzocht, vastgesteld. 5. Het bestuur wordt door de bemiddelaars in hoogste vertrouwelijkheid op de hoogte gehouden van de voortgang in de bemiddeling.
- 14 6.
7.
Aan de bemiddelaars komt een vergoeding toe waarvan de omvang voorafgaand aan de bemiddeling door het bestuur aan het lid dat om bemiddeling heeft verzocht, kenbaar wordt gemaakt. Kosten die verband houden met de bemiddeling of advisering komen voor rekening van het lid dat om bemiddeling heeft verzocht. Alvorens het bestuur of een bemiddelaar kosten maakt in het kader van de gevraagde advisering of bemiddeling, worden deze kosten meegedeeld aan het lid dat om bemiddeling heeft verzocht. HOOFDSTUK IX OVERIGE BEPALINGEN
22. Bescherming persoonsgegevens leden Waar het gaat om persoonsgegevens van leden, is iedere bestuurder, iedere medewerker van het bureau van de vereniging en iedere overige betrokkene gehouden te handelen binnen de grenzen van de Wet bescherming persoonsgegevens, dan wel een daarvoor in de plaats tredende wet. 23. Wijziging reglement Dit reglement kan worden gewijzigd op de wijze als omschreven in artikel 18 van de statuten. 24. Interpretatie reglement In geval van onduidelijkheid of verschil van mening over de betekenis van enige bepaling uit dit reglement is het oordeel van de voorzitter daaromtrent beslissend. 25. Toepasselijk recht en jurisdictie Dit reglement wordt beheerst door Nederlands recht. De Nederlandse rechter is exclusief bevoegd om geschillen als gevolg van of in verband met dit reglement (inclusief geschillen omtrent het bestaan, de geldigheid of de beëindiging van dit reglement) te beslechten. 26. Partiële nietigheid. Indien een of meer bepalingen van dit reglement ongeldig zijn of worden tast dit de geldigheid van de overblijvende bepalingen niet aan. 27. Vaststelling reglement Dit reglement is vastgesteld door de algemene vergadering in zijn vergadering van @.
