Huishoudelijk reglement Nationaal Jenevermuseum Hasselt vzw

1 Huishoudelijk reglement Nationaal Jenevermuseum Hasselt vzw - 2010 I.

ALGEMEEN

Artikel 1 – Het hier volgend huishoudelijk reglement heeft betrekking op de interne werking, procedures en gewoonten van de vzw Nationaal Jenevermuseum Hasselt en vindt zijn rechtsgrondslag in art.15 §3 van de statuten. Artikel 2 – De gehele werking van de vereniging ondersteunt de missie en visie van het Nationaal Jenevermuseum, zoals geformuleerd in het vigerende beleidsplan: een actuele, dynamische en wetenschappelijk onderbouwde dialoog aangaan met volwassenen en jongvolwassenen over de plaats en de perceptie van (Belgisch) gedistilleerd in de samenleving vroeger en nu: van de oudste sporen van distillatietechnieken tot de meest recente objecten die te relateren zijn aan het (Belgisch) gedistilleerd. Artikel 3 – De structuur van de vzw, zoals bepaald in statuten, bestaat uit: de algemene vergadering (AV): afdeling IV van de statuten, art.17 t/m art.22 een raad van bestuur (RVB): afdeling III van de statuten, art.11 t/m art.16 een dagelijks bestuur (DB): art.15§4 t/m 15 §8 van de statuten De RVB kan permanente of tijdelijke werkgroepen oprichten en zich erdoor laten adviseren. Zij kan zich ook laten adviseren door derden. (cf. infra) II.

LEDEN

Volgens art.6 van de statuten telt de vereniging effectieve en toegetreden leden. 1.

Effectieve leden

Artikel 4 – Om als effectief lid opgenomen te kunnen worden, dient men een gemotiveerde, schriftelijke aanvraag te richten tot de voorzitter of de dienstdoende voorzitter, die deze aanvraag aan de eerstvolgende vergadering van de RVB ter beslissing voorlegt. Kandidaat-effectieve leden dienen aan te geven dat ze: zich wensen te engageren om zich actief in te zetten voor een of meerdere aspecten van de museumwerking; interesse betonen voor de sociaal-economische, cultuurhistorische, biochemische, technische, gastronomische en/of toeristische facetten van het gedistilleerdverhaal. Artikel 5 – Lidmaatschap – rechten & plichten van effectieve leden

1° De effectieve leden zijn jaarlijks het lidgeld v erschuldigd dat bepaald wordt door de AV. De RVB kan in speciale gevallen besluiten één of meerdere leden hiervan vrij te stellen, zonder echter de normale rechten verbonden aan het lidmaatschap aan te tasten. Dit geldt o.a. voor de toegetreden leden uit artikel 8 van dit huishoudelijk reglement. Deze bedrijven kunnen 2 personen/bestuurders aanduiden als effectief lid voor onze vzw, die dan ten persoonlijke titel vrijgesteld worden van het betalen van het lidgeld. 2° Het lidgeld moet vereffend worden ten laatste 31 december van elk jaar. Bij niet betaling vervalt het lidmaatschap van de vereniging en vervalt het daarbijhorende stemrecht op AV (zie art.8 van de statuten). Aan de effectieve leden wordt jaarlijks een lidkaart afgeleverd. 3° De effectieve leden hebben volgende rechten en v oordelen: stemrecht op de AV; de mogelijkheid om als vrijwilliger ingeschakeld te worden in de museumwerking; de mogelijkheid om deel uit te maken van permanente werkgroepen; de mogelijkheid om op voorstel van de RVB benoemd worden tot erelid; gratis toegang tot de stedelijke musea van Hasselt tijdens de normale openingsuren; een ledengeschenk dat jaarlijks voorgesteld en uitgedeeld wordt op de AV; het ontvangen van alle periodieke publicaties van het museum; een reductie van 10% op verkoopsartikelen uit de museumshop (behalve alcoholische dranken en andere voedingswaren); het ontvangen van alle uitnodigingen voor officiële gelegenheden (tentoonstellingen, …) en andere initiatieven (opendeur, ledenuitstap, …). 2.

Toegetreden leden

Artikel 6 – Om als toegetreden lid opgenomen te kunnen worden, dient men een aanvraag te richten tot de voorzitter of de dienstdoende voorzitter, die deze aanvraag aan de eerstvolgende vergadering van de RVB ter beslissing voorlegt. Artikel 7 – Lidmaatschap – rechten & plichten van toegetreden leden 1° De toegetreden leden zijn jaarlijks een lidgeld verschuldigd dat bepaald wordt door de AV. 2° Dit lidgeld moet vereffend worden ten laatste 31 december van elk jaar. Bij niet betaling vervalt het lidmaatschap van de vereniging. Voor de verdere modaliteiten: zie statuten art.8.. Aan de toegetreden leden wordt jaarlijks, een lidkaart afgeleverd. 3° Na betaling van het lidgeld hebben toegetreden l eden volgende rechten en voordelen: de mogelijkheid om als vrijwilliger ingeschakeld te worden in de museumwerking; de mogelijkheid om op voorstel van de RVB benoemd worden tot beschermend lid; gratis toegang tot de stedelijke musea van Hasselt tijdens de normale openingsuren; een ledengeschenk dat jaarlijks voorgesteld en uitgedeeld wordt op de AV; het ontvangen van alle periodieke publicaties van het museum;

2 -

een reductie van 10% op verkoopsartikelen uit de museumshop (behalve alcoholische dranken en andere voedingswaren); het ontvangen van alle uitnodigingen voor officiële gelegenheden (tentoonstellingen, …) en andere initiatieven (opendeur, ledenuitstap, …).

Artikel 8 – Bedrijven of verenigingen kunnen als toegetreden lid worden aangenomen door een beslissing van de RVB, op basis van een gegronde motivatie. Artikel 9 – Het lidgeld voor bedrijven of verenigingen wordt eveneens jaarlijks bepaald door de AV. Dit lidgeld moet vereffend worden ten laatste 31 december van elk jaar. Bij niet betaling vervalt het lidmaatschap. Aan deze leden wordt jaarlijks een lidkaart afgeleverd. Artikel 10 – Alle nieuwe leden, effectieve en toegetreden, worden op de jaarlijkse AV ter kennisgeving meegedeeld. III.

RAAD VAN BESTUUR / DAGELIJKS BESTUUR / WERKGROEPEN

1. Raad van bestuur (RVB) Artikel 11 – De vereniging wordt bestuurd door een raad van bestuur waarvan het minimum aantal ledenwettelijk bepaald is en waarvan het maximum aantal leden vastgelegd is op 18 leden. Deze bestuursleden worden verkozen door de algemene vergadering en zijn door deze te allen tijde afzetbaar. Aan de raad van bestuur wordt een afgevaardigde van het college van burgemeester en schepenen van de stad Hasselt toegevoegd met stemrecht. Dit huishoudelijk reglement bepaalt dat aan de RVB volgende personen worden toegevoegd: de museumcoördinator; de hoofdcoördinator van de stedelijke musea; het afdelingshoofd van de stedelijke afdeling cultuur; deze laatste drie zonder stemrecht. Artikel 12 – Enkel leden die gedurende minstens één jaar lid van de vereniging zijn kunnen zich kandidaat stellen voor de RVB. Kandidaat-bestuurders worden uitgenodigd hun profiel te toetsen aan volgende criteria, bepaald door dit huishoudelijk reglement: de kandidaat beschikt over (gespecialiseerde) kennis van en/of ervaring in het productieproces van alcoholhoudende dranken en kan dit aantonen; hij geeft aan (gespecialiseerde) kennis van en/of ervaring te hebben in het historisch, kunsthistorisch en/of industrieelarcheologisch onderzoek; hij heeft (gespecialiseerde) kennis van en/of ervaring in didactische en pedagogische methodieken of sociocommunicatieve vaardigheden; hij heeft specifieke ervaring in de museale en/of cultuurtoeristische sector en kan dit aantonen; hij is gespecialiseerd in communicatie- en marketingstrategieën; hij beschikt over (gespecialiseerde) kennis van en/of ervaring in juridische en boekhoudkundige aspecten relevant voor de museumwerking.

Artikel 13 – Kandidaturen voor de RVB, na oproeping tot kandidatuurstelling door de RVB, worden minstens 30 dagen voor de AV waarop de verkiezingen plaats vinden, schriftelijk ingediend bij de voorzitter van de vereniging. Artikel 14 – De RVB kan, omwille van hun expertise, derden uitnodigen voor de RVB, en dit voor een duidelijk omschreven opdracht die in de tijd beperkt is. Deze experts hebben geen stemrecht. Artikel 15 – Er komt een einde aan het lidmaatschap van de RVB door overlijden, ontslag als bestuurder en/of als effectief lid, aan het einde van een mandaat of door uitsluiting. Het beëindigen van het mandaat van bestuurder wordt verder geregeld door de bepalingen hieromtrent in art.8 van de statuten. Artikel 16 – Het ontslag van een bestuurder moet schriftelijk ingediend worden bij de voorzitter of dienstdoende voorzitter, die daarvan kennis geeft in de eerstvolgende AV. Artikel 17 – De RVB beslist of de AV zal verzocht worden in de vervanging van een weggevallen bestuurder te voorzien. Zo ja, dan voltooit het nieuw verkozen lid van de RVB het mandaat van het lid dat opgevolgd wordt. Artikel 18 – Uittredende bestuursleden zijn steeds herkiesbaar en kunnen zich herkiesbaar stellen conform art.12, tenzij zij hun mandaat ter beschikking stellen in een schriftelijke kennisgeving aan de voorzitter van de vereniging. Artikel 19 – De RVB is, behalve zijn statutaire bevoegdheden, ook verplicht de opdrachten en de beslissingen van de AV uit te voeren. Hij is tevens bevoegd voor de beleidsmatige besluitvorming met betrekking tot het maatschappelijke doel van de vereniging, alsook met betrekking tot de missie en visie van het museum zoals beschreven in artikel 2 van dit reglement, hierbij rekening houdend met de vier museale basisfuncties: verzamelen, bewaren, onderzoeken, presenteren. Artikel 20 – De RVB onderschrijft: de afsprakennota tussen het stadsbestuur en de vzw betreffende de organisatiestructuur en de rol van de hoofdcoördinator, coördinator, stafmedewerkers en museumvzw’s (d.d. 28/05/2005); de overeenkomst tussen het stadsbestuur en de vzw betreffende de exploitatie van de jeneverstokerij (d.d. 12/09/2005).

3 Artikel 21 – Alle bevoegdheden die niet door de Wet of de statuten zijn toegewezen aan de AV worden uitgeoefend door de RVB of kunnen door deze gedelegeerd worden aan het DB, indien ze door de RVB duidelijk omschreven zijn. Artikel 22 – Bevoegdheden van de statutaire functies: de voorzitter oefent de bevoegdheden uit, die hem toegekend zijn door de statuten en het huishoudelijk reglement; de ondervoorzitter vervangt de voorzitter, wanneer deze belet is; de secretaris is gelast met het toezicht op de uitvoering van de beslissingen van de AV en van de RVB; hij volgt de administratie van de vereniging op en is gerechtigd de gewone en normale briefwisseling te ondertekenen; alle stukken, die de vereniging binden, moeten meeondertekend zijn door de voorzitter; de penningmeester beheert de financiën van de vereniging, int de vorderingen en betaalt de schulden; voorafgaandelijk de jaarlijkse AV worden de boeken en financiële verrichtingen van de penningmeester nagezien door twee rekeningtoezichters, ieder jaar door de AV aan te duiden. Artikel 23 – In geval van stemming in de RVB komen de onthoudingen, de blanco en ongeldige stemmen niet in aanmerking om de gewone meerderheid van stemmen te bepalen. Zij komen wel in aanmerking om de volstrekte meerderheid te bepalen. Artikel 24 – In principe zijn de stemmingen in de RVB niet geheim. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of dienstdoend voorzitter doorslaggevend. De meerderheid van de aanwezige bestuurders kan een geheime stemming vragen. In dit geval is bij staking van stemmen het voorstel verworpen. Artikel 25 – De RVB vergadert minstens één keer per trimester. Hij bepaalt zelf het moment en de locatie van de vergadering. De RVB wordt schriftelijk bijeengeroepen en bepaalt zelf de agenda van de vergadering. 2. Dagelijks bestuur (DB) Artikel 26 – Zoals statutair bepaald (zie art.15§4 van de statuten) kan de RVB een DB aanstellen. Deze bestaat uit de voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, penningmeester en de voorzitters van de werkgroepen. Voor het DB kunnen de museumcoördinator, de hoofdcoördinator van de stedelijke musea en het afdelingshoofd van de stedelijke afdeling voor cultuur uitgenodigd worden. Artikel 27 – Voor het DB kunnen externe experts met een duidelijk omschreven en in tijd beperkte opdracht uitgenodigd worden. Artikel 28 – Het DB is bevoegd voor het beleidsvoorbereidende werk van de vereniging en de algemene dagelijkse werking ervan. Het DB adviseert de RVB en waakt over de uitvoering van de beslissingen van de RVB. Artikel 29 – Het DB waakt over de uitvoering en naleving van de volgende interne en externe regelgeving: het bezoekersreglement Nationaal Jenevermuseum; het gebruikersreglement documentatiecentrum Nationaal Jenevermuseum; het reglement met betrekking tot trouwreportages Nationaal Jenevermuseum; de regelgeving met betrekking tot de exploitatie van een stokerij en proeflokaal; het huishoudelijk reglement van de vereniging. Artikel 30 – Het DB bepaalt zelf zijn vergaderfrequentie, alsook het moment en de locatie van de vergadering. Het DB wordt schriftelijk bijeengeroepen en bepaalt zelf de agenda van de vergadering. 3. Werkgroepen Artikel 31 – De RVB richt volgende permanente werkgroepen in: werkgroep publiekswerking; werkgroep educatie; werkgroep stoken; werkgroep documentatiecentrum; werkgroep collectie. Artikel 32 – De RVB kan beslissen in het kader van projecten tijdelijke werkgroepen in te richten. Artikel 33 – Enkel effectieve leden kunnen opgenomen worden in een permanente werkgroep. Voor tijdelijke werkgroepen kan de RVB uitzonderingen maken. Artikel 34 – Werkgroepen bestaan uit minstens 3, maximaal 8 effectieve leden. Aan een werkgroep kunnen een of meerdere stafmedewerkers, museummedewerkers, de museumcoördinator, de hoofdcoördinator van de stedelijke musea en het afdelingshoofd van de stedelijke afdeling voor cultuur toegevoegd worden, alsook externe experts. Artikel 35 – Elke permanente werkgroep wordt voorgezeten door een voorzitter aangeduid uit de leden van de RVB. Artikel 36 – Om als lid van een permanente werkgroep opgenomen te kunnen worden, dient men een gemotiveerde, schriftelijke aanvraag te richten tot de voorzitter of de dienstdoende voorzitter van de vereniging, die deze aanvraag aan de eerstvolgende vergadering van de RVB ter beslissing voorlegt. Artikel 37 – Effectieve leden kunnen zich kandidaat stellen voor een permanente werkgroep Kandidaten worden uitgenodigd hun profiel te toetsen aan de volgende criteria, bepaald door dit huishoudelijk reglement:

4 1° voor de werkgroep publiekswerking moeten de kandidaat-leden aantonen dat ze (gespecialiseerde) kennis hebben van en/of ervaring in: de museumsector, meer bepaald publiekswerking en publiekswerving; de cultuurtoeristische sector; de geschreven en gesproken media; marketing- en communicatiestrategieën; (grafische) vormgevings- en tentoonstellingstechnieken; het omgaan met cultuurhistorisch erfgoed; 2° voor de werkgroep educatie moeten kandidaat-leden aantonen dat ze (gespecialiseerde) kennis hebben van en/of ervaring in: de museumsector, meer bepaald educatieve werking; pedagogische methodieken en didactiek; de onderwijssector, meer bepaald met de (kunst)historische en wetenschappelijke richtingen (biologie, chemie, voeding, e.d.); het omgaan met cultuurhistorisch erfgoed; 3° voor de werkgroep stoken moeten kandidaat-leden aantonen dat ze (gespecialiseerde) kennis hebben van en/of ervaring in: de verschillende fasen in het productieproces van alcoholhoudende dranken; de zorg voor industrieelarcheologisch erfgoed; de geschiedenis en/of het gebruik van materialen en technieken relevant voor de productieapparatuur van alcoholhoudende dranken; 4° voor de werkgroep documentatiecentrum dat ze (gespecialiseerde) kennis hebben van en/of ervaring in: - het verzamelen, archiveren en restaureren van documentair materiaal (drukwerken, fotomateriaal en divers archiefmateriaal); - de bibliotheek-, archief- of uitgeverijsector; - de zorg voor cultuurhistorisch erfgoed; 5° voor de werkgroep collectie moeten kandidaat-leden aantonen dat ze (gespecialiseerde) kennis hebben van en/of ervaring in: - de museumsector, meer bepaald collectiebeleid; - conservatie- en restauratietechnieken; - het omgaan met cultuurhistorisch en industrieelarcheologisch erfgoed, meer bepaald met betrekking tot de conservatie, restauratie en het wetenschappelijk onderzoek ervan. Artikel 38 – Elke permanente werkgroep functioneert als een platform van deskundigen, levert advies aan de RVB en/of het DB en ondersteunt het museumpersoneel met betrekking tot haar specifieke bevoegdheid. Jaarlijks stelt elke werkgroep een actieplan op dat door de RVB wordt goedgekeurd. De belangrijkste bevoegdheden per werkgroep zijn: 1° voor de werkgroep publiekswerking:
het adviseren van de RVB en het ondersteunen van het museumpersoneel bij de algemene publiekswerking: het voorbereiden, ontwikkelen en evalueren van de programmatie van tentoonstellingen, evenementen en andere publieksgerichte acties; het bedenken, ontwikkelen en evalueren van cultuurtoeristische arrangementen; het conceptueel voorbereiden van promotieacties en het opvolgen van de algemene museumcommunicatie; het waken over een publieksvriendelijke wijze van kennisoverdracht en adviezen formuleren ten einde deze bij te sturen en te verbeteren; 2° voor de werkgroep educatie:
het adviseren van de RVB en het ondersteunen van het museumpersoneel bij het optimaliseren en evalueren van de pedagogisch-didactische benadering van de museuminhoud: het voorbereiden, ontwikkelen en evalueren van educatieve en publieksbegeleidende activiteiten bij zowel de permanente als de tijdelijke tentoonstellingen en hierbij toezien op de didactiek en de methodiek gehanteerd bij de begeleiding van de educatieve activiteiten; het voorbereiden, ontwikkelen en evalueren educatieve publicaties, didactisch materiaal e.d. ten behoeve van specifieke doelgroepen; het waken over een publieksvriendelijke wijze van kennisoverdracht en adviezen formuleren ten einde deze bij te sturen en te verbeteren; 3° voor de werkgroep stoken:
het adviseren van de RVB en het ondersteunen van het museumpersoneel bij het onderhoud van de technische collectie en bij de productie van een kwaliteitsvolle graanjenevers en likeuren met de productieapparatuur uit de museumcollectie het opstellen van de productieplanning; het bepalen en evalueren van de samenstelling, hoeveelheden en productiemethode van de verschillende huisproducten; het toezien op het vervullen van de wettelijke voorschriften inzake douane en accijnzen en hygiëne (HACCP) bij de productie, het opslaan, het bottelen en schenken; het voorstellen en uitvoeren van de meest aangewezen (restauratie)technieken voor het bedrijfszeker houden van de productieapparatuur, indien nodig rekening houdend met regelgeving voor beschermde monumenten; 4° voor de werkgroep documentatiecentrum:
het adviseren van de RVB en het ondersteunen van het museumpersoneel bij de uitbouw en ontsluiting van het documentatiecentrum: het adviseren m.b.t. de collectievorming van het documentatiecentrum (actuele wetenschappelijke en populaire publicaties, tijdschriften, knipselcollectie, audiovisuele media, …); het uitbouwen van en waken over de toegankelijkheid en graad van dienstverlening van het documentatiecentrum;

5 5° voor de werkgroep collectie:
het adviseren van de RVB en het ondersteunen van het museumpersoneel bij het beheer (verwerving, registratie, conservatie en praktische presentatie) van de museumcollectie: het adviseren m.b.t. de collectievorming op basis ven het collectieplan, rekening houdend met het verwervingsbeleid, afstotingsbeleid, restauratiebeleid; het adviseren m.b.t. het conserveren en, desgevallend, restaureren van collectiestukken. Artikel 39 – Permanente werkgroepen komen minstens twee keer per jaar samen. De werkgroepen bepalen zelf het moment en de locatie van de vergadering, alsook op welke wijze de leden worden bijeengeroepen en wat eventueel de uitnodiging dient te vermelden. IV.

VERGOEDINGEN

Artikel 40 – Voor het bijwonen van de AV, vergaderingen van de RVB, het DB of werkgroepen worden voor de leden geen zitpenningen of kostenvergoedingen voorzien.

Artikel 41 – Voor effectieve leden die lid zijn van de RVB, het DB of van een permanente werkgroep en verder wonen dan een straal van 50 km van het museum, kunnen op een vast moment verplaatsingskosten indienen aan een kilometervergoeding die jaarlijks bepaald wordt door de RVB of mits voorleggen van vervoersbewijzen. Artikel 42 – Effectieve leden die lid zijn van de RVB, het DB of een permanente werkgroep hebben recht op een uitrijticket voor de parking ‘Dusart’ op voorwaarde dat hun aanwezigheid in het museum langer dan 2 uur vereist is. Artikel 43 – Bij publicaties in eigen beheer of in opdracht van de vereniging heeft elk lid van de RVB recht op 1 exemplaar. Artikel 44 – Voor projecten die duidelijk omschreven zijn en beperkt in tijd kan de RVB beslissen een kostenvergoeding te voorzien. V.

ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN

Artikel 45 – Dit huishoudelijk reglement kan op voorstel van de RVB door de AV gewijzigd worden. Artikel 46 – Onderhavig gewijzigd huishoudelijk reglement is vastgesteld door de AV in zitting van 30 maart 2009 en aangepast door de RVB van 10 mei 2010 (art.5, 13, 41 en 42).

Hugo Dufour Secretaris

Patrick Reygel Voorzitter