HUISHOUDELIJK REGLEMENT. Gemeentelijke vakantiewerking VAJA SPORTKAMP

HUISHOUDELIJK REGLEMENT Gemeentelijke vakantiewerking VAJA + SPORTKAMP

Versie: November 2015

Goedgekeurd bij gemeenteraadsbeslissing van 15 december 2015

In opdracht:

Katleen Biesemans Gemeentesecretaris

Joske Vermeir Voorzitter Gemeenteraad

Albert Beerens Burgemeester

ALGEMENE GEGEVENS Gemeente Opwijk Adres: Tel: E-mail:

Ringlaan 20, 1745 Opwijk 052/36.51.11 [email protected]

Jeugddienst Opwijk Diensthoofd: Adres: Tel: E-mail:

Tim De Neef Kloosterstraat 9, 1745 Opwijk 052/36.51.60 [email protected]

Gemeentelijke vakantiewerking VAJA Administratief medewerker: Ineke Segers Adres: Schoolstraat 85, 1745 Opwijk Tel: 052/35.33.58 E-mail: [email protected] Sportdienst Opwijk Administratief medewerker: Adres: Tel: E-mail:

Kim Broodtaerts Heiveld 65, 1745 Opwijk 052/35.02.30 [email protected]

Uren VAJA-werking:  

Vakantiedagen van 09.00 uur tot 16.00 uur. Op wettelijke feestdagen en eventuele brugdagen is er GEEN werking!

Uren sportkamp:  

Vakantiedagen van 09.00 uur tot 16.00 uur. Op wettelijke feestdagen en eventuele brugdagen is er GEEN werking!

Opvang IBO tijdens de vakantie: 

Van 6.30u tot 8.30u en van 16.30u tot 18.30u

Organiserend bestuur: Het “VAJA” (Vakantie- en Jeugdatelier) en het sportkamp zijn een initiatief van de gemeente 1745 Opwijk, Ringlaan 20, tel: 052/36.51.11. Het VAJA valt onder de Dienst Jeugd, het sportkamp valt onder de Dienst Sport. Contactpersoon van het VAJA/sportkamp

2

De dagelijkse leiding is in handen van de administratief medewerker van de jeugddienst en de sportdienst. Hij/zij zorgt voor de praktische organisatie van het VAJA/sportkamp, heeft de leiding over de monitorenploeg en onderhoudt de contacten met de ouders en externe instanties. *De administratief medewerker heeft zijn/haar standplaats afwisselend in Speelhuis ’t Sloeberke (IBO), Schoolstraat 85 in Opwijk en de gemeentelijke Jeugddienst, Kloosterstraat 7 te Opwijk. U kan de administratieve medewerker bereiken via de volgende gegevens: Tel: 052/35.33.58. E-mail: [email protected]. *De sportdienst heeft haar standplaats in de sporthal van Opwijk, Heiveld 65, 1745 Opwijk. U kan hen bereiken via de volgende gegevens: Tel: 052/35.02.30. E-mail: [email protected]

Doelgroep: *Het VAJA staat open voor alle kinderen van 2,5 jaar tot 12 jaar. Kinderen die ouder zijn dan 12 jaar, maar nog steeds lager onderwijs volgen kunnen, na overleg met de coördinator over de haalbaarheid, blijven komen. Kinderen die naar het VAJA komen moeten zindelijk zijn. *Het sportkamp staat open voor alle kinderen van 6 jaar tot en met 12 jaar. Kinderen die naar het sportkamp komen moeten zelfstandig naar toilet kunnen gaan. Momenteel beschikken wij niet over inclusiewerking. Individuele kinderen met speciale noden kunnen, na overleg over de haalbaarheid, in uitzonderlijke gevallen toegelaten worden.

3

ALGEMENE BEPALINGEN Wat is het VAJA? De betekenis van het VAJA is VAkantie- en JeugdAtelier. Dit is sinds 30 jaar de gemeentelijke atelierwerking van de gemeente Opwijk. Wij zijn een atelierwerking. Dit is een speelplein met een iets vastere structuur waarbij we per dag 4 verschillende activiteiten aanbieden aan de kinderen. Tijdens alle schoolvakanties organiseren wij dagopvang voor kinderen van 2,5 tot 12 jaar die reeds naar school gaan en zindelijk zijn. Kinderen waarvan we merken dat ze niet zindelijk zijn zal de toegang geweigerd worden tot ze wel zindelijk zijn. Er zijn 3 leeftijdgroepen: - Minnies: 2,5j-4j (1ste en 2de kleuterklas) - Axies: 5j-7j (3de kleuterklas t.e.m. 2de leerjaar) - Maxies: 8j-12j (3de leerjaar t.e.m. 6de leerjaar) We doen allerlei leuke dingen, aangepast aan de leeftijd van de kinderen. Knutselen, spelletjes spelen, zoektochten, liedjes zingen, dansen, toneel spelen,...

Wat is het sportkamp? Wij zijn een opvang waar sportieve activiteiten aangeboden worden, aangepast aan de leeftijd van de kinderen. Wij hebben een vaste structuur met 4 (verschillende) activiteiten per dag. De opvang is toegankelijk voor alle kinderen die LAGER onderwijs volgen. Wij organiseren sportkampen tijdens alle schoolvakanties, behalve de kerstvakantie. Er zijn 2 of 3 groepen, afhankelijk van het aantal deelnemers. Deze groepen worden per leeftijd ingedeeld.

Houding monitoren Op het VAJA/sportkamp gebruiken de monitoren een mooi, verzorgd taalgebruik. Ze spreken algemeen Nederlands. Gezien onze gemeente in Vlaams-Brabant ligt, zijn wij gebonden aan deze taalvoorwaarden en kunnen wij de kinderen niet in een andere taal te woord staan. Bij het VAJA en sportkamp wordt ervoor gezorgd dat er minstens één gebrevetteerde monitor bij de groep is (2 bij de Minnies en Axies). Hulpmonitoren of stagiairs staan nooit alleen bij een groep. Overkoepelend staat er steeds een hoofdanimator die de werking in goeie banen leidt. Bij het sportkamp nemen we enkel studenten met een sportieve opleiding of achtergrond aan. De monitoren staan alleen of per twee (bij de kleinsten) bij een groep.

4

Pedagogisch beleid Het VAJA/sportkamp wil optimale kansen bieden aan elk kind in de vakantiewerking. Dit betekent dat we rekening houden met wat het kind aankan. De monitorenploeg gaat informeel en persoonlijk met de kinderen om. Waar nodig worden er duidelijke en consequente grenzen getrokken en afspraken gemaakt. Meer informatie is te verkrijgen bij de administratief medewerker of de hoofdmonitor van dienst voor VAJA en bij de sportdienst voor het sportkamp.

5

TIJDENS DE WERKING Toiletbezoek (tijdens VAJA-werking) Maxies (8-12j): Maxies kunnen, na verwittigen, alleen naar het toilet. Een monitor controleert met regelmaat of er niet gespeeld wordt. Axies (5-7j): Axies gaan een paar keer per dag collectief naar toilet onder supervisie. Indien ze tussen deze momenten van het toilet moeten gebruikmaken, bepaalt de monitor of ze al alleen kunnen gaan. Minnies (2,5-4j): Minnies gaan meerdere malen per dag collectief naar toilet. EHBO Wij proberen ongelukken te vermijden door steeds goed te letten op terreinafbakening en veiligheid. In het gebouw is er steeds iemand aanwezig die een basiscursus EHBO gevolgd heeft (Coördinator VAJA of IBO, administratief medewerker sportdienst). Op straat/Op tocht Wanneer wij met de kinderen naar een nabijgelegen speelterrein gaan, letten wij op dat ze de hele tijd op het voetpad lopen. Wij hanteren voor de monitoren een strikt beleid aangaande straatbegeleiding. Dit houdt in dat er een monitor vooraan en één achteraan loopt. De eventuele derde (en vierde) monitor loopt steeds aan de straatkant bij het midden van de rij. Bij het oversteken van een zebrapad, staat er een monitor die teken geeft aan de auto’s dat ze moeten wachten. Kinderen dragen bij het verlaten van het gebouw steeds een sjaaltje ter herkenning. Monitoren nemen medische fiches, EHBO-kit en water (en koeken) mee (afhankelijk van de duurtijd van de tocht). Vrij Spel ’s Middags, na het eten van de boterhammen, is er even tijd voor vrij spel. Tijdens dit halfuurtje is het de bedoeling dat de kinderen onder begeleiding vrij mogen spelen met het aanwezige spel -en sportmateriaal. De monitoren van het VAJA zullen ondertussen de kinderen entertainen met zang en dans. De monitoren van het sportkamp zullen de kinderen actief begeleiden. Samenwerking met ouders en kinderen Tijdens de dagelijkse breng- en ophaalmomenten, staat onze monitorenploeg open voor alle vragen, suggesties, bedenkingen. Ook de administratieve medewerker en de sportdienst staan altijd klaar voor eventuele vragen.

6

De administratieve medewerker en de sportdienst/hoofdmonitor zijn tijdens de kantooruren bereikbaar voor opmerkingen en/of vragen die zich kunnen voordoen i.v.m. de opvang van de kinderen. Ouders kunnen steeds vragen om een afspraak. Met eventuele klachten kunnen ouders steeds terecht bij de administratieve medewerker van het VAJA en bij de sportdienst . Indien u een klacht heeft, kan deze ook schriftelijk overgemaakt worden aan het College van Burgemeester en Schepenen. We garanderen de ouders dat elke klacht binnen een redelijke termijn, discreet en efficiënt zal worden behandeld. Verzekering De kinderen zijn tijdens het VAJA/sportkamp (en de voor- en naopvang door het IBO) verzekerd voor lichamelijke letsels en burgerlijke aansprakelijkheid. De polissen liggen ter inzage bij de administratieve medewerker en desportdienst. Voor materiële schade veroorzaakt door een kind wijzen wij op de verantwoordelijkheid van de ouders en raden wij aan om een familiale verzekering (burgerlijke aansprakelijkheid) af te sluiten. Aangifte van schadegevallen of ongevallen gebeurt aan de administratieve medewerker of zijn/haar vervanger voor het VAJA en bij de sportdienst voor het sportkamp. De aangifte gebeurt tijdig, zodat de verzekeringsinstelling op de hoogte kan worden gebracht.

Bereikbaarheid in noodgevallen Met vragen kan u steeds terecht bij de administratief medewerker op het nummer 052/35.33.58 voor het VAJA en voor het sportkamp op het nummer 052/35.02.30.

7

INSCHRIJVEN Inschrijvingen Om het VAJA/sportkamp zo goed mogelijk te organiseren, werken we met voorinschrijvingen. Indien u nog nooit gebruik gemaakt heeft van de opvang dient u persoonlijk langs te komen om de nodige administratie in orde te brengen. Na inschrijving ontvangt u van ons een gebruikersnaam en paswoord. Hiermee kan u op de website www.i-school.be uw gegevens nakijken, facturen raadplegen en inschrijven voor volgende vakanties. Indien u niet over een computer en/of internet beschikt kan u voor deze zaken ook steeds terecht bij de administratief medewerker of de sportdienst. De inschrijvingen voor de kortere vakanties (krokus-, paas-, herfst- en kerstvakantie) starten 4 weken voor de eigenlijke vakantie. De inschrijvingen voor de grote vakantie starten 8 weken voor de vakantie. Er kan gedurende 2 weken online ingeschreven worden voor kortere vakanties. Voor de zomervakantie is dit 3 weken. Tijdens deze periode kan u in- en uitschrijven zonder enig probleem. De inschrijvingsperiodes zullen in de aanloop naar elke vakantie duidelijk gecommuniceerd worden. Via de Opwijkse scholen wordt er eenmaal per schooljaar een document verspreid met de te volgen data. Het programma van de vakantieactiviteiten kan u bekomen in het IBO of op de sportdienst. We hanteren de volgende door het college goedgekeurde voorrangsregels bij het inschrijven voor vakanties: 1. Kinderen waarvan minstens 1 van de ouders in Opwijk woont en kinderen die buiten Opwijk wonen maar in Opwijk naar school gaan. 2. Kinderen die buiten Opwijk wonen en niet in Opwijk naar school gaan.

Inschrijven kan op de volgende manier ENKEL TIJDENS DE INSCHRIJVINGSPERIODE kan u uw kinderen inschrijven door online, via de website www.i-school.be de gewenste dagen aan te duiden.

Indien u niet over een computer en/of internet beschikt kan u voor deze zaken ook steeds terecht bij de administratief medewerker of de sportdienst. Wanneer wij met het VAJA/sportkamp op uitstap gaan, zal er vooraf nog een schriftelijke toestemming gevraagd worden. Deze kan u dan de dag zelf ondertekenen. Het College van Burgemeester en Schepenen heeft bepaald dat er tijdens de inschrijvingsperiode maximaal 80 kinderen kunnen worden ingeschreven voor het VAJA en 65 kinderen kunnen ingeschreven worden voor het sportkamp. Vanaf het moment dat deze limiet bereikt wordt, werken we met een reservelijst, want VOLZET is VOLZET. Wanneer er 8

een plaats vrijkomt, wordt de volgorde van de reservelijst gevolgd voor het invullen van de vrije plaats. Indien er zich uitzonderlijke omstandigheden voordoen (ziekte, sterfgeval, werkgerelateerde omstandigheden…), kunt u steeds contact opnemen met de jeugddienst en zal men nagaan of uw kind toch nog naar de vakantiewerking kan komen.

Annuleren U kan tijdens de inschrijvingsperiode onbeperkt online annuleren via www.i-school.be. Indien uw kind ingeschreven is voor het VAJA/sportkamp en u na de inschrijvingsperiode wenst te annuleren dient u ons via e-mail, [email protected] (VAJA) en [email protected] (sportkamp), te verwittigen. Indien u niet over een e-mailadres beschikt, kan u steeds bellen naar het nummer 052/35.33.58 (VAJA) en 052/35.02.30 (sportkamp). Last-minute annulaties (enkel in uitzonderlijke omstandigheden) gebeuren ten laatste 2 werkdagen voor de aanvang van de vakantiewerking of op vertoon van een doktersattest. Zoniet wordt er een administratieve boete (= dagprijs van de inschrijving) aangerekend. Vermeld bij annulatie duidelijk de naam van uw kind(eren) en over welke dag(en) het gaat. Vermeld ook hoe we u kunnen bereiken. U krijgt achteraf via e-mail een bevestiging van de annulatie. Een inschrijving annuleren kan enkel op bovenstaande telefoonnummers of via bovenstaande e-mail adressen.

9

KOSTPRIJS EN OPENINGSUREN IBO-werking Het IBO-team verzorgt ook tijdens vakanties de opvang van 06.30u tot 09.00u en van 16.00u tot 18.30u. Je betaalt € 0,92 per begonnen half uur. Tijdens de vakantie betaal je geen opvang van 08.30u - 09.00u en van 16.00u - 16.30u. De vermelde bedragen van het IBO kunnen jaarlijks op 1 september verhoogd worden met de procentuele stijging van het gezondheidsindexcijfer na goedkeuring door het College van Burgemeester en Schepenen. Bij het gebruik maken van voor- en naopvang dient het reglement van het IBO nageleefd te worden. VAJA-werking Uurregeling: Overdag wordt de volgende uurregeling gerespecteerd: 09:00-09:15 09:15-10:30 10:30-10:45 10:45-12:00 12:00-13:00 13:00-13:15 13:15-14:30 14:30-14:45 14:45-15:50

Ochtendopening Activiteit 1 (VM1) Tienuurtje Activiteit 2 (VM2) Middageten + begeleid vrij spel Middagopening Activiteit 3 (NM1) Vieruurtje Activiteit 4 (NM 2)

15:50-16:00

Avondsluiting

Sportkamp Uurregeling: Overdag wordt de volgende uurregeling gerespecteerd: 08u30 - 09u00 09u00 - 12u00 12u00 - 13u00 13u00 - 15u45 15u45 - 16u00 16u00 - 16u15 16u15

onthaal (inkom grote zaal) voormiddagactiviteit met 30min pauze middagpauze (12-12u30 eten), half uur vrij spel namiddagactiviteit met 30min pauze opruimen afhaalmoment vertrek naar IBO

Kostprijs inwoners Opwijk



€ 8.00 per dag

10

€ 4.00 per dag vanaf het derde kind uit eenzelfde gezin dat gelijktijdig aanwezig is. Kostprijs personen wonend buiten Opwijk  € 10.00 per dag De vermelde bedragen voor VAJA/sport kunnen jaarlijks op 1 september verhoogd worden met de procentuele stijging van het gezondheidsindexcijfer na goedkeuring door het College van Burgemeester en Schepenen. Uitstappen Indien uw kind deelneemt aan een uitstap zal er een meerprijs aangerekend worden bij de dagprijs. Deze meerprijs zal op voorhand gecommuniceerd worden. Aanpassing van de ouderbijdragen Alle vermelde bedragen in dit reglement kunnen aangepast worden na goedkeuring door het college van Burgemeester en Schepenen en de gemeenteraad. Bij elke aanpassing van de ouderbijdrage wordt de ouder schriftelijk op de hoogte gesteld. Sociaal tarief Het verkrijgen van een sociaal tarief van 50% kan worden toegestaan na een sociaal onderzoek en advies van het bevoegde OCMW. Dit sociaal tarief kan schriftelijk aangevraagd worden door het OCMW aan de deskundige Jeugdvoor VAJA (Tim De Neef, [email protected]) of aan de Deskundige Sport voor sportkampen (Katrien Meeus, [email protected]) die dan een advies overmaakt aan het College van Burgemeester en Schepenen. Er wordt onder geen enkele voorwaarde gratis opvang toegestaan binnen het VAJA/sportkamp.

Betalingswijze Binnen de maand na het einde van een vakantie ontvangt de ouder een gedetailleerde factuur voor het VAJA/SPORT (en eventuele opvang vanuit het IBO). Tenminste 30 dagen na ontvangst van de factuur dient het bedrag overgeschreven te zijn. Bij laattijdige betaling zal het College van Burgemeester en Schepenen de opvang onmiddellijk beëindigen. Er zal een schriftelijke herinnering verstuurd worden. Wanneer de openstaande bedragen vereffend worden, wordt uw kind terug toegelaten tot de opvang. Indien dit niet het geval is, kunnen er eventuele incassokosten in rekening gebracht worden.

11

Facturen kunnen ook digitaal worden aangeleverd. Hiervoor dient u uw mailadres door te geven aan de administratief medewerker. De factuur wordt dan via mail aan u bezorgd. Details van de facturen kan u bekijken via de website www.i-school.be. Kleine facturen van minder dan 5 euro worden gecumuleerd met een maximumperiode van 3 maanden. Voorbeeld 1: maand 1 dient u niet te betalen, maand 2 dient u het totaal van 5.6 euro te betalen (omdat het totaal hoger ligt dan 5 euro) Maand 1 – 1.4 euro te betalen Maand 2 – 4.2 euro te betalen Voorbeeld 2: maand 1 en 2 dient u niet te betalen, maand 3 dient u het totaal van 4.9 euro te betalen (omdat de max. termijn 3 maanden is) Maand 1 – 1.4 euro te betalen Maand 2 – 1.4 euro te betalen Maand 3 – 2.1 euro te betalen

Fiscale- en werkgeversattesten Deze attesten kunnen verkregen worden conform de bestaande wetgeving. Fiscale attesten worden tijdig opgestuurd naar uw adres. Bij eventuele adreswijziging dient u dus zelf contact op te nemen met de administratief medewerker. Werkgeversattesten dienen bezorgd te worden aan de administratief medewerker, die deze dan invult en terugbezorgt. Boetes Bij niet-naleving van de regels wordt een administratieve vergoeding van 5 euro aangerekend. Dit geldt voor: - het te laat ophalen van u kind, wanneer er geen IBO-opvang is (bijvoorbeeld voor feestdagen). - Het niet respecteren van het huishoudelijk reglement.

Kinderen worden niet toegelaten vooraleer wij beschikken over een volledig ingevulde gegevensfiche en een goedkeuringsformulier van het huishoudelijk reglement. U bent verplicht de opvang op de hoogte te brengen van alle wijzigingen in uw gegevens die van belang zijn voor een vlotte administratie en communicatie.

AFSPRAKEN

12

Breng- en ophaalmomenten Het kind dient te arriveren voor de aanvang van de werking (’s ochtends voor 09.00u) en kan pas afgehaald worden na de werking ’s avonds na 16.00u). Enkel ’s ochtends, en ’s avonds zal er iemand aan het onthaal aanwezig zijn om de kinderen in of uit te schrijven. Het kind kan niet tijdens de dag (09.00u –16.00u) worden gebracht of opgehaald. Bij het brengen en ophalen van de kinderen is er tijd om een praatje te maken met de monitoren, de administratief medewerker, de sportdienst of de begeleidsters van het IBO om eventuele vragen te stellen. Belangrijke informatie voor ouders wordt iedere dag gecommuniceerd tussen het VAJA en het IBO. Voor de registratie van de kinderen wordt gebruik gemaakt van een vingerscan. Kinderen vanaf 6 jaar scannen bij aankomst in en bij vertrek uit. Kinderen jonger dan 6 jaar worden geregistreerd door middel van een badge. Indien er zich herhaaldelijk problemen voordoen bij het scannen van de vinger van uw kind, krijgt uw kind een badge toegewezen. Indien u om principiële redenen niet akkoord gaat met het afnemen van een vingerscan van uw kind, kan u dit melden aan de administratief medewerker. Uw kind krijgt dan een badge toegewezen. Badges blijven ten allen tijde in het gebouw en worden niet meegenomen. Bij het gebruik van dit systeem hanteren wij de wet van 8 december 1992 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Gegevens gegenereerd door het systeem worden niet doorgegeven aan onbevoegden. Het kind mag de opvang zelfstandig verlaten, mits het hiervoor de schriftelijke toelating heeft gekregen van één van de ouders. Deze formulieren zijn bij de administratief medewerker en bij de sportdienst te verkrijgen en dienen overhandigd te worden aan het onthaal. Op de inlichtingenfiche staat duidelijk aangegeven welke personen het kind mogen afhalen. Indien een andere persoon dan vermeld op de inlichtingenfiche het kind komt ophalen, moet dit vooraf schriftelijk worden meegedeeld aan de coördinator van het VAJA/IBO of de sportdienst. Wanneer er na de VAJA/sportkamp-werking geen opvang wordt voorzien door het IBO (bijvoorbeeld kerstavond), worden de kinderen nog 30 minuten opgevangen door het VAJA/sportkamp. Indien de kinderen dan nog niet zijn opgehaald, zal er contact worden opgenomen met de lokale politie.

Verplicht te overhandigen documenten

13

Een gegevensfiche per kind We werken met een gegevensfiche per kind waar we naar de gewoontes en eigenheden van het kind vragen. Voorts vragen we wie we kunnen bereiken in geval van nood en of er bepaalde specifieke zorgen, o.a. van medische aard (vb. allergieën), noodzakelijk zijn. Deze fiche dient volledig ingevuld (voor- en achterzijde) en ondertekend afgegeven te worden aan de coördinator van het VAJA/de sportdienst alvorens het kind voor de eerste maal naar het VAJA/sportkamp komt. Indien de gegevensfiche niet volledig is ingevuld, zal de toegang aan uw kind worden geweigerd. U ontvangt van ons nadien jaarlijks een geprinte versie van de inlichtingenfiche. Dit document dient ondertekend en indien nodig verbeterd aan ons terug te worden bezorgd. Bovendien moet elke wijziging (telefoonnummer, adres, allergieën,..) onmiddellijk gemeld worden aan het de coördinator van het VAJA/de sportdienst. Een huishoudelijk reglement per gezin Het huishoudelijk reglement ligt steeds ter inzage op het IBO en de sportdienst en wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website. Het huishoudelijk reglement wordt, indien nodig, bij het begin van elk schooljaar vernieuwd. Indien het reglement niet werd gewijzigd aan het begin van het schooljaar blijft het bestaande reglement van kracht. Een rechterlijke uitspraak i.v.m. verblijfsregeling Indien de rechter de verblijfsregeling voor het kind heeft vastgelegd dienen de ouders een kopie van de laatste uitspraak van de rechter te bezorgen aan de administratief medewerker of sportdienst. De uitspraak van de rechter zal toegepast worden wanneer een kind gebracht/gehaald wordt en wanneer de facturatie verstuurd wordt. Indien er geen verblijfsregeling door de rechter is vastgelegd, zorg er dan voor dat de administratief medewerker/sportdienst op de hoogte is bij welke ouder het kind op dat moment verblijft. U kunt dit telefonisch doen op 052/35.33.58 of via e-mail [email protected] voor het VAJA en op 052/35.02.30 of via e-mail [email protected] Voeding Tijdens de vakantiewerking worden er geen warme maaltijden voorzien. Voor het middagmaal dienen de kinderen een gezonde boterhammenmaaltijd mee te brengen (geen opwarmmaaltijden, belegde broodjes, koffiekoeken,..). Er zijn 3 drankjes (VAJA + sportkamp), een tienuurtje (enkel VAJA) en een vieruurtje (enkel VAJA) inbegrepen in de dagprijs. Gezonde voeding wordt hierbij gestimuleerd. Wij vragen uitdrukkelijk geen snoepgoed en/of frisdrank mee te geven. Aan het onthaal van VAJA zal ’s morgens steeds een brooddozenkar klaar staan voor de jongste groep. Gelieve de brooddoos van uw kind hierin te leggen.

Voor de Minnies (2,5-4 jaar) (VAJA): Indien uw kind moeilijk eet, worden ze samen met andere moeilijke etertjes apart aan een tafeltje gezet. Zo kan een monitor zorgen dat het kind voldoende eet.

14

Kleding en verzorging Tijdens de vakantiewerking moeten de kinderen zich in de eerste plaats kunnen amuseren, hiervoor is aangepaste kledij een must. Bij een uitstap kan het zijn dat er aangepast schoeisel en reservekledij wordt gevraagd, dit wordt tijdig aan de ouders meegedeeld. Gelieve uw kinderen geen teenslippers aan te doen bij goed weer, maar sandalen die vast aan de voet kunnen blijven. Om verloren voorwerpen te vermijden vragen we om de jassen, boekentassen, brooddozen, kleding te naamtekenen. Wij bieden geen verzekering voor waardevolle voorwerpen (GSM, MP3, videospelletjes, juwelen,..). Deze voorwerpen horen niet thuis op het VAJA. Voor de sportkampen wordt er gevraagd om sportieve, makkelijke kledij en sportschoenen te dragen. Indien kledij zeer vuil is door een activiteit of een ongelukje, wordt reservekledij van het VAJA/IBO gratis uitgeleend. Deze kledij moet binnen de 2 weken gewassen wordt terug gebracht. De ouders dienen een formulier voor uitlening (1 exemplaar voor de ouders en 1 exemplaar voor het VAJA/IBO) in te vullen. Indien deze ontleende kledij niet gewassen wordt terug gebracht binnen de 2 weken na datum van ontlening, zal een boete van 15 euro worden aangerekend op de eerstvolgende factuur Kinderen die naar het VAJA/Sport komen moeten zindelijk zijn. Er wordt door de monitoren van de jongste groep voor en na elke activiteit naar het toilet gegaan om ongelukjes te voorkomen. Indien wij merken dat uw kind niet zindelijk is, zal de inschrijving geschrapt worden tot de volgende vakantie. Regeling bij ziekte of ongeval Om zowel het zieke kind als de andere kinderen en de begeleiding te beschermen, vragen we elke ouder om ons te informeren over alle, ook niet onmiddellijk zichtbare, medische problemen (o.a. via de inlichtingenfiche). Zo kunnen we beter de mogelijke gevaren inschatten en met de nodige waakzaamheid handelen. Indien het kind ziek wordt tijdens de opvanguren worden de ouders hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht. Er wordt gevraagd bij ziekte het kind zo snel mogelijk af te halen. Dit is in het belang van het kind, de andere opgevangen kinderen en de monitoren. Bij ziekte van een kind neemt de coördinator of de hoofdmonitor contact op met de ouders. Indien de ouders niet bereikbaar zijn, zal de coördinator bepalen of het noodzakelijk is om een dokter te contacteren. De dokterskosten zijn ten laste van de ouders. Alvorens het attest van de mutualiteit te ontvangen, moet het verschuldigde bedrag aan de administratief medewerker of sportdienst betaald worden. Kinderen die volgende ziektetekens vertonen worden niet toegelaten in de opvang:

15

    

diarree: lopende of waterige ontlasting waarbij ook koorts of bloederige ontlasting aanwezig is (losse stoelgang is geen reden tot weigering). braken: met algemeen ziek zijn (oppassen voor uitdroging). zeer zware hoest (etterige neusloop en hoest zonder algemeen ziek zijn is geen reden tot weigering) koorts (>38,5°) gepaard met keelpijn, braken, diarree, oorpijn, prikkelbaarheid, verwardheid of rode uitslag. elk kind dat niet kan deelnemen aan de normale activiteiten wegens ziektetoestand.

Indien bij het kind luizen of neten worden vastgesteld dan wordt dit onmiddellijk gemeld aan de ouders. Ouders dienen het nodige te doen om luizen en neten te verwijderen bij hun kinderen. Indien blijkt dat het kind herhaaldelijk luizen of neten heeft, dan is de administratieve medewerker gemachtigd om contact op te nemen met een arts en de vaststellingen te laten doen. De kosten van het doktersbezoek zijn ten laste van de ouders. Indien blijkt dat het kind dan nog met luizen of neten naar de vakantiewerking komt, dan heeft de administratief medewerker of sportdienst het recht om het kind te weigeren tot er geen luizen of neten meer gevonden worden. Medicatie Ter bescherming van het kind wordt er door het VAJA/sportkamp-team geen medicatie toegediend. Gelieve de arts te vragen om medicatie voor te schrijven die ’s morgens en ’s avonds door de ouders zelf kan worden toegediend. Indien het kind toch op het VAJA/sportkamp medicatie dient te nemen, moet deze ’s ochtends aan de medewerkers van het IBO worden afgegeven of aan de hoofdmonitor. Zo hebben wij controle op het gebruik van het geneesmiddel. Wij hanteren hieromtrent volgende voorwaarden:  schriftelijke toestemming aan het VAJA/sportkamp-team om de medicatie toe te dienen.  medisch voorschrift.  op de flacon/tube/fles of andere verpakking dient door de apotheker het volgende duidelijk vermeld te worden: - naam van de inhoud. - naam van dokter/apotheker. - naam kind. - datum van aflevering en vervaldatum. - dosering en wijze van toediening. - duur van de behandeling. - wijze van bewaring.

PRIVACY

16

In overeenstemming met de wet van 8 december 1992 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer heeft men als ouder recht op toegang tot de administratieve gegevens betreffende het kind, uzelf of uw gezin en kan je wijziging ervan vragen. Bijkomende inlichtingen kunnen verkregen worden bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Waterloolaan 115 te 1000 Brussel. Het team dat bestaat uit het diensthoofd jeugdzaken, de administratief medewerker en de monitorenploeg voor het VAJA, de sportdiensten de monitorenploeg voor het sportkamp, houdt zich aan het beroepsgeheim. Zij delen geen informatie over het kind, of zijn/haar verblijf mee aan derden en nemen de nodige discretie in acht. Ter herinnering aan de vakantiewerking of als documentatie wordt er tijdens de vakantiewerking gebruik gemaakt van beeldmateriaal (foto’s en video’s) van de kinderen. Deze foto’s en video’s kunnen gebruikt worden binnen de VAJA/SPORT/IBO-werking, als publicatie op de gemeentelijke website en andere, als promotie voor de werking van de diensten of voor andere activiteiten eigen aan de werking. Indien u wenst dat het beeldmateriaal van uw kind(eren) niet gebruikt wordt voor deze doeleinden kan u dit melden aan de administratief medewerker of de sportdienst.

17