Huishoudelijk reglement Gemeentelijk Sportcentra Langemark Gemeentelijke Sporthal Den Tap – Klerkenstraat 37 Gemeentelijk Sportcentrum - Boezingestraat 51 A 8920 Langemark – Poelkapelle Tel 057/200 547 Fax 057/213 547
1
Bepalingen voor alle sportgebonden activiteiten in de gemeentelijke sportcentra
A. Algemene bepalingen Artikel 1 Dit reglement is van toepassing op de gemeentelijke sportcentra van LangemarkPoelkapelle. • Sporthal Den Tap, Klerkenstraat 37, 8920 Langemark • Sportcentrum, Boezingestraat 51A, 8920 Langemark Artikel 2 De term “sporthal Den Tap” omvat in dit reglement de grote sportzaal en de kleedkamers, voor wat betreft het gebruik ervan voor sportactiviteiten. De term “sportcentrum” omvat de grote sportzaal en de dojo, de bergruimte, de kleedkamers, de toiletten en de inkomhal. Deze worden ter beschikking gesteld aan groeperingen of individuen onder de voorwaarden in dit reglement bepaald. De term “sportaccommodatie” omvat de grote sportzaal en de dojo, de kleedkamers en de bergruimte. Artikel 3 Sporthal Den Tap en het sportcentrum worden beheerd door het College van Burgemeester en Schepenen. Dit met uitzondering van sportkaffée Eleven. Artikel 4 Beide accommodaties zijn toegankelijk tijdens de weekdagen en tijdens de weekends van 8.00 tot 23 uur, afhankelijk van de geplande activiteiten. Op wettelijke feestdagen zijn de sportaccommodaties gesloten. Het College van Burgemeester en Schepenen kan uitzonderingen toestaan op de openings- en sluitingsregelingen. In geen geval kan schadeloosstelling gevorderd worden van het Gemeentebestuur voor het niet ter beschikking stellen van het sportcentrum. Artikel 5 Alle betreders van het sportcentrum en sporthal Den Tap, individueel of in groep, worden verondersteld kennis te hebben genomen van dit huishoudelijk reglement
en ermee akkoord te gaan. De gebruikers en bezoekers dienen zich steeds behoorlijk te gedragen en het huishoudelijk reglement te respecteren. Artikel 6 De zaalverantwoordelijke is belast met de correcte uitvoering van het huishoudelijk reglement. Klachten worden aan het College van Burgemeester en Schepenen overgemaakt. In geval van betwisting zal het College van Burgemeester en Schepenen een beslissing nemen. Artikel 7 Afwijkingen op dit huishoudelijk reglement kunnen uitzonderlijk toegestaan worden, mits schriftelijke toelating van het College van Burgemeester en Schepenen.
2
B. Gebruik van de gemeentelijke sportcentra Artikel 8 Het gebruik van het sportcentrum wordt enkel toegelaten voor sportdoeleinden, nl. sporttrainingen, wedstrijden, tornooien en gezonde ontspanning. Het gebruik van sporthal Den Tap wordt toegelaten voor sporttrainingen, wedstrijden, tornooien, manifestaties (waarvan de opbrengst gebruikt wordt ten bate van een liefdadig humanitair, sociaal of cultureel doel of bestemd wordt voor gemeentelijk erkende verenigingen) en gezonde ontspanning. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen fuiven, commerciële activiteiten en niet-commerciële activiteiten. Onder commerciële activiteiten wordt verstaan activiteiten die winstgevend zijn voor de vereniging, of activiteiten waar toegangsgelden worden gevraagd of dranken en/of eten worden verkocht met de bedoeling opbrengst te bekomen voor de vereniging. Activiteiten, enkel bestemd voor de leden van de vereniging, worden niet als commercieel beschouwd. Voor het gebruik van sporthal Den Tap voor niet-sportgebonden activiteiten, wordt verwezen naar het reglement verhuur zalen en lokalen van het gemeentebestuur Langemark-Poelkapelle. Artikel 9 Alle reservaties gebeuren in het sportcentrum, ook deze voor sporthal Den Tap.. De zaalverantwoordelijke van het sportcentrum wijst bij reservatie de zaal toe (cfr. artikel 20) en oordeelt of de activiteit kan plaatsvinden in het sportcentrum of in sporthal Den Tap. Artikel 10 Het eigenlijke sportterrein mag niet betreden worden vóór en verlaten worden na de overeengekomen gebruikersperiode. Artikel 11 De sportbeoefenaars zijn verplicht om de toegewezen kleedkamer te gebruiken. De toewijzing van de kleedkamers gebeurt door de zaalverantwoordelijke. De te gebruiken kleedkamer wordt vermeld op het infobord aan het bureau van de sportdienst. De sportbeoefenaars mogen enkel die kleedkamers gebruiken die hen toegewezen zijn door de zaalverantwoordelijke. Artikel 12 De kleedkamers staan ter beschikking 15 minuten voor en 15 minuten na (30 minuten bij wedstrijd) de overeengekomen gebruikersperiode. Artikel 13 Elke groep sporters wijst bij de aanvraag voor reservatie een clubverantwoordelijke aan. Deze clubverantwoordelijke staat in voor de orde in de kleedkamers en op het gebruikte terrein. Indien de clubverantwoordelijke bij het betreden van de kleedkamers of sportzaal, schade, misbruiken of wanorde bemerkt, dient hij onmiddellijk de zaalverantwoordelijke te verwittigen. Artikel 14 De sleutel van de kleedkamer kan door de clubverantwoordelijke verkregen worden in het bureau van de sportdienst, in ruil voor een identificatiebewijs. Na de activiteit en na controle op schade door de zaalverantwoordelijke, kan de clubverantwoordelijke de sleutel terug inruilen.
3
Artikel 15 Indien zich geen sporters meer in de kleedkamer bevinden, sluit de zaalverantwoordelijke de kleedkamers af.
C. Huuraanvragen, betaling huurprijs en tarieven Artikel 16 Aanvragen tot reservaties van personen binnen de gemeente, dienen ingediend te worden bij de sportdienst op onderstaand adres. • Sportdienst Langemark-Poelkapelle Boezingestraat 51A 8920 Langemark-Poelkapelle tel. 057/200547 fax. 057/213547
[email protected] Artikel 17 Huuraanvragen voor repeterend gebruik dienen ingediend te worden vóór 15 juli van elk kalenderjaar bij de sportdienst. De definitieve toewijzing van huurdata en uren gebeurt vervolgens op 30 augustus van dat kalenderjaar. Repeterende aanvragen ingediend na 15 juli kunnen nog toegekend worden door de sportdienst, indien eerder gemaakte reservaties daardoor niet in het gedrang komen. Artikel 18 Aanvragen tot reservaties van personen buiten de gemeente dienen zich bij hun eerste aanvraag te richten tot het College van Burgemeester en Schepenen die de
nodige toelating tot het gebruik kan verlenen. Deze aanvraag dient min. 30 kalenderdagen vooraf ingediend te worden bij het College van Burgemeester en Schepenen. Artikel 19 Bij aanvraag tot reservatie dient een formulier ingevuld te worden met volgende gegevens: • naam van de vereniging + de verantwoordelijke • adres van de verantwoordelijke • telefoon, gsm en email van de verantwoordelijke • datum en uur van de activiteit • soort activiteit • aantal zaaldelen nodig voor de activiteit • mededeling van referentie die vermeld dient te worden bij betaling van de factuur (naam verantwoordelijke, soort activiteit en datum activiteit) Dit formulier kan verkregen worden op de sportdienst (zie artikel 16) Artikel 20 Geen vereniging of groepering mag van de sportaccommodaties gebruik maken zonder voorafgaandelijk schriftelijke toestemming van de sportdienst. Deze schriftelijke toestemming houdt een standaardformulier in, die bij reservatie meegegeven wordt met de aanvrager. Indien de aanvraag telefonisch of per mail gebeurt, wordt dit standaardformulier via post of email verstuurd naar de aanvrager. Artikel 21
4
De huurders mogen geen andere bestemming geven aan de zaal dan deze waarvoor ze is afgehuurd. De lokalen mogen door de huurders niet aan derden in gebruik worden gegeven. Artikel 22 Alle aanvragen, zowel van binnen als buiten de gemeente kunnen max. 1 jaar voor de activiteit worden gereserveerd. Artikel 23 Betalingen voor huur van de accommodaties gebeuren per factuur op basis van het aanvraagformulier. De aanvragen voor eenmalige activiteiten worden maandelijks overgemaakt aan de financiële dienst. De aanvragen voor repeterende activiteiten worden halfjaarlijks overgemaakt aan de financiële dienst. De factuur voor de eenmalige activiteiten dient binnen de maand (na datum van het opstellen van de factuur) te worden betaald met vermelding van de referentie, bepaald op het aanvraagformulier. De factuur voor de repeterende activiteiten dient halfjaarlijks te worden betaald, telkens vóór 31 december en vóór 30 juni. 1)
Voorrangsregels
Artikel 24 Bij het reserveren van de sportaccommodaties zal tot 1 maand vóór de activiteit prioriteit toegekend worden aan onderstaande voorwaarden. • • • • • • • •
Wedstrijden, tornooien van competitieve verenigingen aangesloten bij de sportraad Trainingen van competitieve verenigingen aangesloten bij de sportraad Activiteiten georganiseerd door het gemeentebestuur of de adviesraden Activiteiten georganiseerd door scholen van de gemeente Wedstrijden, tornooien van recreatieve verenigingen aangesloten bij de sportraad Trainingen van recreatieve verenigingen aangesloten bij de sportraad Ploegsporten van verenigingen of individuen niet aangesloten bij de sportraad Individuele verhuring
Artikel 25 Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht om bepaalde aanvragen te weigeren mits motivatie. 2)
Annulatie
Artikel 26 Bij niet-gebruik van de gereserveerde zaal dient de sportdienst minstens 4 dagen voor de datum van de activiteit verwittigd te worden (cfr. Artikel 16). Gebeurt dit niet wordt het bedrag voor de huur toch aangerekend.
5
3) Tarieven
Sportcentrum zaal 1
Sporthal Den Tap zaal 2 dojo
ganse zaal
1/2 zaal 1/3 zaal
Sportactiviteiten Aanvragen per uur Aanvragers binnen de gemeente gemeentebestuur, sportdienst, scholen, adviesraden gratis
Buiten de gemeente Aanvragen per (halve) dagen
trainingen erkende jeugdsportclubs (tot 18 jaar) gratis wedstrijden erkende jeugdsportclubs (tot 18 jaar) gratis trainingen erkende sportclubs /u wedstrijden erkende sportclubs verenigingen recreatief /u privé-personen /u individuen en verenigingen /u
gratis gratis gratis
gratis gratis
gratis gratis gratis gratis gratis gratis gratis gratis
gratis gratis
5€
5€
5€
5€
3€
2,5 €
9€
9€
9€
9€
6€
3€
15 €
15 €
15 €
7€
5€
20 €
20 €
12,50 € 20 €
10 €
7€
25 €
25 €
15 €
25 €
12,50 € 10 €
per halve dag
60 €
60 €
50 €
60 €
40 €
25 €
per dag
75 €
75 €
60 €
75 €
60 €
40 €
10 €
Bovenstaande tarieven zijn van toepassing voor activiteiten op weekdagen tussen 16u en 21.30u, op woensdag vanaf 13u en op zaterdagen, zon- en feestdagen. Voor activiteiten buiten deze tijdszone wordt 1/3 korting toegestaan.
6
D. Aansprakelijkheid Artikel 27 De aanvrager zal zich tegen wettelijke aansprakelijkheid verzekeren. Voor ongevallen die zich in de sportcentra voordoen, draagt het gemeentebestuur geen verantwoordelijkheid, tenzij deze het gevolg zijn van ondeugdelijkheid van materialen en toestellen eigendom van het gemeentebestuur. Artikel 28 De aanvrager is verantwoordelijk voor de naleving van de reglementering en het betalen van de huur. Deze verantwoordelijkheid wordt bevestigd door het ondertekenen van het aanvraagformulier. Artikel 29 Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor verlies/diefstal van persoonlijke bezittingen, sportuitrusting, kledij, materiaal, enz.. Gevonden voorwerpen worden 6 maanden bewaard in het bureau van de sportdienst. Artikel 30 Indien de vereniging gebreken aan de zaal of de kleedkamer niet meldt aan de zaalverantwoordelijke vóór de start van de activiteit, wordt de aangebrachte schade als van de vereniging beschouwd en aangerekend. Artikel 31 Het College van Burgemeester en Schepenen, de sportfunctionaris, en de zaalverantwoordelijke hebben altijd het recht toezicht uit te oefenen in het hele sportcentrum. Zij hebben eveneens het recht de personen (spelers en toeschouwers) die zich onbetamelijk gedragen of de opgelegde richtlijnen niet volgen, uit het gebouw te verwijderen of te laten verwijderen door tussenkomst van de politie. Het College van Burgemeester en Schepenen kan een toegangsverbod voor een bepaalde periode opleggen. Artikel 32 Het College van Burgemeester en Schepenen kan te allen tijde de sportcentra sluiten, om reden van openbaar nut, veiligheid en hygiëne of in geval van overmacht, zonder dat enige bezoeker of groep van bezoekers hiervoor schadevergoeding kan eisen. Artikel 33 De zaalverantwoordelijke heeft het recht bijzondere maatregelen te treffen, vereist door de omstandigheden of noodwendigheden. Alle niet voorziene zaken zullen door de zaalverantwoordelijke, al of niet in samenspraak met het gemeentebestuur, opgelost worden.
E. Huishoudelijke bepalingen Artikel 34 Personen die zich in de sportzaal van het sportcentrum begeven moeten schoeisel dragen die geen schade aan de vloer kan veroorzaken. Indien men schoenen met zwarte zolen of hakken draagt mag men zich enkel via de zwarte beschermingsmatten verplaatsen. In de dojo is het dragen van schoeisel ten strengste verboden. Artikel 35 Om de sportvloer niet te beschadigen en onnodig te bevuilen, moet het indoor sportschoeisel in de kleedkamer aangetrokken worden.
Artikel 36 Het is verboden • het sportcomplex te betreden met skeelers, rolschaatsen of skateboards • in de sportaccommodatie kauwgum te gebruiken • te roken in het sportcomplex • dranken en eetwaren mee te nemen in de sportzalen. Enkel water in plastic flessen mag door de sporters genuttigd worden. Na het sporten nemen de sporters hun flessen mee. Lege flessen worden in de daarvoor voorziene PMD-zakken gelegd. • het is verboden krijt of soortgelijke stoffen te gebruiken op de sportvloer, tenzij met voorafgaande toestemming voor bepaalde activiteiten. • gebruik te maken van de geluidsinstallatie zonder toestemming van de zaalverantwoordelijke of sportfunctionaris. • te spelen in de inkomhal en/of de gangen Artikel 37 De toegang tot de sportaccommodatie wordt geweigerd aan: • Dieren • Personen die zich onbetamelijk, agressief of onzedig gedragen • Kinderen beneden de 8 jaar, niet vergezeld van hun ouder(s) of een verantwoordelijke • Artikel 38 De toegang tot het bureau van de sportdienst is enkel toegestaan om sleutels af te halen of terug te brengen en voor reserveringen en inlichtingen. Indien de sportfunctionaris of zaalverantwoordelijke afwezig is, is de toegang tot het bureau verboden. Artikel 39 Het is toegestaan om publiciteit te maken bij competities en tornooien tijdens de gereserveerde periode. De publiciteit dient na afloop echter onmiddellijk verwijderd worden. Artikel 40 Aan het begin en einde van elke gebruikersperiode zal de zaalverantwoordelijke in het sportcentrum het terrein opstellen en opruimen. Het opruimen gebeurt 5 minuten voor het einde van het uur. De clubs ruimen hun eigen materiaal zelf op. Hierbij plaatsen ze het gebruikte materiaal ordelijk terug op de daartoe voorziene plaats. Deze voorziene plaats kan gecheckt worden op het bergplan die in de bergruimte hangt. In sporthal Den Tap zorgen de gebruikers zelf voor het klaarzetten en opruimen van het materiaal. De gebruikers zorgen ervoor dat het materiaal na gebruik op een ordentelijke manier terug op zijn plaats wordt gezet. Hierbij wordt het bergplan opgevolgd die ophangt in de berging. Artikel 41 Na gebruik dienen sportzalen, kleedkamers en/of de vergaderzaal in ordelijke toestand worden achter gelaten. Gebeurt dit niet wordt een boete van 25 euro aangerekend om het opruimwerk te vergoeden. Artikel 42 Alle sporten moeten beoefend worden volgens de regels eigen aan de beoefende sporttak. Onsportief optreden en grove inbreuken op de sportreglementering kunnen aanleiding geven tot onmiddellijke verwijdering uit het sportcomplex.
8
Artikel 43 Supporters mogen de sportzalen betreden via de zwarte matten, naar de tribunes die in de sportzaal opgesteld staan. De sportactiviteit mag echter niet verstoord worden. Verder is hun toegang verleend tot de inkomhal, de toiletten en de cafetaria. Artikel 44 Affiches voor sportmanifestaties die men wenst op te hangen in de sportaccommodaties kunnen afgegeven worden bij de sportdienst. De affiches worden opgehangen aan de daarvoor voorzien box in de inkomhal. In het sportcentrum mogen enkel affiches opgehangen worden die in verband staan met
sportactiviteiten.
9
