Huishoudelijk reglement adviescommissie Natuur en Groen (Het huishoudelijk reglement van de adviesraadGroen en natuur is een aanvulling op de regeling op de vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest)
Artikel 1 Naam (dit artikel wordt in de algemene regeling op vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest onder artikel 1 behandeld.)
De adviescommissie Natuur en Groen en natuur is een adviescommissie van het College van Burgemeester en Wethouders en is op …………… geïnstalleerd. Artikel 2 Taken (dit artikel wordt in de algemene regeling op vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest onder artikel 2 behandeld.)
De adviescommissie Natuur en Groenheeft de volgende taken: 1. het geven van gevraagd en ongevraagd advies aan het college over het beleid en uitvoering daarvan op het gebied van natuur en groen. 2. het op actieve wijze verzamelen van informatie om zijn adviesfunctie te kunnen uitvoeren, zowel informatie over de landelijke- als regionale ontwikkelingen, alsook over het beleid van de eigen gemeente en de reacties van burgers en organisaties op het beleidsveld natuur en groen. 3. het daarmee bevorderen van overleg en samenwerking binnen de gemeente binnen dit beleidsveld Indien en voor zover het college afwijkt van het advies van de adviescommissie Natuur en Groen, geeft het college daarvan kennis (met redenen omkleed) aan adviesraad. Artikel 3 Bevoegdheden 1. Initiatiefrecht a. De adviescommissie Natuur en Groen heeft de bevoegdheid alle aangelegenheden die beleid en/of de uitvoering (niet zijnde de gemeentelijke bedrijfsvoering en inrichting van de –organisatie) van natuur- en groenbeleid van de gemeente raken aan de orde te stellen Dit gebeurt in het periodiek overleg met de wethouder en/of de contactambtenaar. b. De adviescommissie stelt jaarlijks, in overleg met de betrokken ambtenaar en eventueel de portefeuillehouder een activiteitenplan op. c. De adviescommissie stelt jaarlijks een verslag op ter evaluatie van de uitvoering van het voor het voorgaande jaar geldende actviteitenplan. 2. Informatierecht De adviescommissie Natuur en Groen krijgt van het college gevraagd en ongevraagd tijdig alle informatie die hij voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft, tenzij enig wettelijk voorschrift de verstrekking in de weg staat. Zonodig zullen betrokken ambtenaren mondeling toelichting geven over lopend beleid, de invloed van (nieuw) rijksbeleid of over ideeën en plannen van college en/of gemeenteraad op dit beleidsterrein. 3. Adviesrecht De adviescommissie Natuur en Groen heeft adviesrecht in de beleidsfase, ten aanzien van het ontwerpen van het beleidsplan en de doorwerking van het beleid naar andere beleidsvelden en uitvoeringsplannen. Artikel 4 Samenstelling
1
(dit artikel wordt in de algemene regeling op vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest onder artikel13 behandeld.)
1. De leden, voorzitter en secretaris van de adviescommissie Natuur en Groen voldoen aan de opgestelde profielschets. 2. De adviescommissie Natuur en Groen bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden. Artikel 5 Gemeentelijke vertegenwoordiging 1. Een ambtenaar binnen de gemeente fungeert als contactpersoon van de adviescommissie. De ambtenaar verstrekt relevante informatie aan de adviescommissie en heeft overleg met de voorzitter en de secretaris over de te behandelen onderwerpen. De ambtenaar is verantwoordelijk voor de vergaderfaciliteiten als deze in het gemeentehuis plaatsvinden, voor het betalen van de vergoedingen aan de leden, voor het regelen van de benoeming van de leden en voor de wederzijdse informatievoorziening. 2. Het collegelid belast met het natuur- en groenbeleid is agendalid van de adviescommissie Natuur en Groen en krijgt standaard een uitnodiging voor de vaste vergaderingen van adviescommissie. Het collegelid kan een toelichting geven op het gemeentelijk beleid dan wel op de standpunten van het college. 3. De contactambtenaar is agendalid van de adviescommissie en krijgt standaard een uitnodiging voor de vaste vergaderingen van de adviescommissie Natuur en Groen.
Artikel 6 Zittingsduur en vacatures (dit artikel wordt in de algemene regeling op vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest onder artikel 6 behandeld.)
1. De zittingsduur van een lid is vier jaar 2. Een lid kan niet meer dan één maal worden herbenoemd. 3. Een lid, de voorzitter of de secretaris kunnen te allen tijde het lidmaatschap van de adviescommissie opzeggen. Het betreffende lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de adviescommissie en het college. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als de opvolger is benoemd. 4. Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, doet de adviescommissie zo spoedig mogelijk een voorstel voor de invulling daarvan met inachtneming van artikel 4 van deze Regeling. 5. Indien een lid niet meer aan de profielschets voldoet (zoals beschreven in artikel 4, lid 1), dient deze het lidmaatschap van de adviescommisie te beëindigen. 6. Het college kan, indien hij daar redenen voor heeft, het lidmaatschap van een lid, de voorzitter of de secretaris beëindigen. 7. Een vacature wordt via een open sollicitatie procedure ingevuld. Daartoe plaatst de gemeente een advertentie in de lokale krant om nieuwe leden voor adviescommissie te werven. Artikel 7 Vergaderingen (dit artikel wordt in de algemene regeling op vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest onder artikel 9, 10, 12,15, 16 en 17 behandeld.)
1. 2.
In de regel vinden de openbare vergaderingen van de adviescommissie Natuur en Groen zesmaal per kalenderjaar plaats en deze vergaderingen worden genotuleerd. De vergadering kan in principe plaatsvinden in het gemeentehuis.
2
3. 4. 5. 6.
De vergaderingen van de adviescommissie zijn openbaar. De vergadering wordt ten minste één week van tevoren aangekondigd in een dagblad of huis- aan huis- blad en zo mogelijk door plaatsing op de website van de gemeente. De openbare kennisgeving vermeldt de agenda, de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering. De adviescommissie Natuur en Groen voert regelmatig en/of naar behoefte overleg met de wethouder. Beide partijen kunnen voor dit overleg agendapunten inbrengen. Artikel 8 Notulen (dit artikel wordt in de algemene regeling op vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest onder artikel 12 en 15 behandeld.)
1. De notulen moeten bevatten: a. de namen van de voorzitter, de secretaris en de leden onder vermelding van “aanwezig” of “afwezig”en de namen van de overige personen die de vergadering bijwonen; b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; c. een zakelijke samenvatting van het gesprokene. 2. De notulen worden opgesteld door de secretaris. 3. De notulen worden ter vaststelling aan de adviescommissie voorgelegd in de eerstvolgende vergadering. 4. De vastgestelde notulen worden door plaatsing op de website van de gemeente openbaar gemaakt Artikel 9 Vergoeding (dit artikel wordt in de algemene regeling op vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest onder artikel 8 behandeld.)
1. Voor zes (6) vergaderingen zullen de leden van de adviescommissie Natuur en Groen een vergoeding ontvangen. Indien er op verzoek van het College (buiten de zes vergaderingen om) een extra vergadering wordt ingelast is ook hier een vergoeding voor beschikbaar. 2. De leden ontvangen een financiële tegemoetkoming voor de bijgewoonde vergaderingen als bedoeld in de Verordening geldelijke voorzieningen raad- en commissieleden. Deze verordening gaat uit van twee categorieën. De leden worden ingedeeld in categorie II. Artikel 10 Slotbepalingen 1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het college na overleg met de adviescommissie Natuur en Groen. 2. De adviescommissie verstrekt aan het college alle gewenste informatie over zijn werkzaamheden. 3. Opheffen van de adviescommissie natuur en Groen kan slechts geschieden bij besluit van het college. 4. Aanvullingen en wijzigingen van dit besluit worden vastgesteld door het college na overleg met de adviescommissie Natuur en Groen. Artikel 11 Titel en inwerkingtreding
3
1. Dit reglement kan worden aangehaald als Huishoudelijk Reglement adviescommissie Natuur en Groen Oegstgeest. 2. Dit reglement treedt in werking . . . .
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van de gemeente Oegstgeest op . . . Burgemeester en wethouders van Oegstgeest c.a.
4
BIJLAGE I 1) PROFIELSCHETS LEDEN VAN DE ADVIESCOMMISSIE NATUUR EN GROEN -
Leden zijn betrokken en hebben expertise/ervaring met natuur en groenbeleid Leden hebben binding met Oegstgeest. Leden zijn niet werkzaam bij de gemeente Oegstgeest. Voor alle leden van de adviescommissie geldt dat zij weten wat er leeft in Oegstgeest en dat ze dat kunnen en durven verwoorden. Zij zijn in staat hun eigen belang te overstijgen. De leden kunnen luisteren en overleggen; ze zijn niet uit op eigen gelijk, maar zoeken een oplossing die voor iedereen acceptabel is. Verder durven ze zo nodig tegen te spreken, kunnen ze luisteren naar tegenargumenten en zo nodig eigen ongelijk inzien en toegeven. Leden zijn bereid zich gemiddeld een aantal uur per maand in te zetten. Het gaat zowel om tijd voor de voorbereiding en deelneming aan de vergaderingen, maar ook voor het actief kennisnemen van hetgeen speelt binnen de gemeente. De leden nemen actief en regelmatig deel aan de vergaderingen.
2)PROFIELSCHETS VOORZITTER VAN DE ADVIESCOMMISSIE NATUUR EN GROEN Aanvullend aan het bovenstaand onder 1) beschreven profiel - De voorzitter is afkomstig uit Oegstgeest en beschikt over een goed netwerk in Oegstgeest. - De voorzitter heeft een ruime bestuurlijke ervaring. - De voorzitter beschikt over communicatieve vaardigheden. - De voorzitter leidt de vergaderingen en ziet toe op de bewaking van de kwaliteit van de adviezen en de besluitvorming.
PROFIELSCHETS SECRETARIS VAN DE ADVIESCOMMISSIE NATUUR EN GROEN Aanvullend aan het bovenstaand onder 1) beschreven profiel - De secretaris is afkomstig uit Oegstgeest en beschikt over een goed netwerk in Oegstgeest. - De secretaris heeft voldoende secretariële ervaring. - De secretaris notuleert tijdens de vergaderingen. - De secretaris ondersteunt de voorzitter bij diverse administratieve en secretariële zaken. - De secretaris verzorgt de correspondentie tussen de adviescommissie Natuur en groen, de gemeenteambtenaar en het College. - De secretaris voert een papieren archief van notulen en in-uitgaande post.
5
