Hospital Management Information Systems: Roles and Key Success Factors Guardian Y. Sanjaya gysanjaya.blog.ugm.ac.id
Bagaimana menurut Anda? • Bagaimana peran sistem informasi di rumah sakit? –?
• Bagaimana sistem informasi membantu RS –?
• Bagaimana implementasi SIM RS yang baik? –?
Outline • Review: Sistem Informasi dan informatika kesehatan • Peran sistem informasi di rumah sakit • Kunci sukses implementasi SIMRS • Analisa kesiapan implementasi SIMRS • Master plan SIMRS
Sistem Informasi
“......gabungan perangkat dan prosedur yang digunakan untuk mengelola siklus informasi (mulai dari pengumpulan data sampai pemberian umpan balik informasi) untuk mendukung pelaksanaan tindakan tepat dalam perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan kinerja....” (Eko Nugroho, 2010) “..... Any written, electronic, or graphical method of communicating information. The basis of an information system is the sharing and processing of information and ideas.....” (Answer.com, 2011) “....is any combination of information technology and people's activities using that technology to support operations, management, and decision-making.....” (Sebis, 2009)
Information Life's Cycle • Feedback • Program changes • Policies • Resource allocation
• Essential indicators • Definitions • Tools • Reporting: completeness • Verification: data checks • Adjustment
Collect
Use
Process
• Multiple indicators • Context • Overall performance
• Error and adjustment • Indicator computation • Performance assessment
Interpret
Analyze
Present • Visualization of data • Formats for communication
SI Kesehatan Masyarakat dan SI Kedokteran Atribut
Kedokteran
Kesehatan Masyarakart
Fokus utama
Kesehatan individu
Populasi/ komunitas
Strategi utama pelayanan
Kuratif dan preventif
Preventif dan promotif
Konteks intervensi
Intervensi medis dan tindakan medis. Tindakan preventif sesuai dengan domain penyakit
Hampir semua aspek perjalanan alamiah penyakit termasuk didalamnya efisiensi, biaya, dan juga aspek intervensi sosial
Operasional
Melalui klinik, rumah sakit, praktek pribadi, dengan standard yang telah ditentukan (diatur pemerintah)
Dilakukan oleh pemerintah untuk merespon regulasi kesehatan dan arah kebijakan kesehatan
Carrol et al, 2003. Public health informatics and information systems
Informatika Kesehatan dan eHealth • Penggunaan/pemanfaatan teknologi informasi dalam proses informasi kesehatan – Informatika Kesehatan masyarakat – Informatika Kedokteran/Klinis
• eHealth adalah “the use of information and communication technologies (ICT) for health" (WHO-ITU)
IT sebagai strategi To support business and clinical decisions To make effective use of emerging technologies To enhance organization’s image To promote satisfaction of market and regulatory requirements • To be cost-effective • To provide a safer environment for customer • • • •
TIK Dalam Mengelola Data dan Informasi RS Data collection INPUT
Data Cleaning/Validation
PROCESS
Analysis Presentation
OUTPUT
Interpretation Decision making
Data check (Duplication ID, Immunization control) Data type/template (number, date, string) Completeness (compulsory filled) Autocomplete (age versus DOB) Role (Male and pregnancy) Compute data (health indicators, regular reports) Present data (dashboard executif, number of visitation, monthly revenue, etc), Alert and reminder
Interprete data according to health indicators (human intervention Ex: Major couse of morbidity/Mortality)
Key Success Factors of ICT implementation in hospital
Tantangan Penggunaan SIMRS
Jha et al, 2009. Use of electronic health records in U.S. hospitals.
Tantangan Penggunaan SIMRS
Yoon et al, 2012. Adoption of electronic health records in Korean tertiary teaching and general hospitals
Tantangan Penggunaan SIMRS • Human Barriers (Healthcare Professionals) • Financial Barriers (Money and Funding) • Legal and Regulatory Barriers (Laws and Policies) • Organizational Barriers (Hospital Management) • Technical Barriers (Computers and IT) • Professional Barriers (Working at Hospitals) Khalifa, 2013. Procedia Computer Science
Tantangan Penggunaan SIMRS
Inokuchi R, et al, 2014. Motivations and barriers to implementing electronic health records and ED information systems in Japan
Faktor Pendukung Penggunaan SIMRS
Jha et al, 2009. Use of electronic health records in U.S. hospitals.
Faktor Pendukung Penggunaan SIMRS • Clinical documentation – Shortened time for clinical documentation
• CPOE – Shortened time for imaging and laboratory orders
• CDSS – Improved medical safety
• Others – – – –
Shortened time for overall medical care Improved access to previous patient information Improved providing explanations to patients Improved sharing patient information
Inokuchi R, et al, 2014. Motivations and barriers to implementing electronic health records and ED information systems in Japan
eHealth framework Governance and culture
Strategy and Investment
Service and application
Infrastructure
Legislation, Policy
Workforce
IT committee
IT Strategic Planning
Application
Hardware
Regulation
IT Team
Organization structure
Financial Support
Standard
System architecture
User manual, guideline, SOP
IT Champion
Organization culture
Capacity building
Partnerships (vendor, consultant)
Users
Apa yang perlu disiapkan? • Bagaimana tatakelola SIK yang diharapkan – Apakah sudah memiliki komite TI? Apakah organisasi sudah memiliki fungsi CIO? Apakah pengambilan keputusan TI sudah mengikuti SIM Plan?Apakah ada standar tatakelola TI (SOP, Guideline)?
• Infrastruktur apa yang diperlukan? – Apakah sudah memiliki data center? Jumlah komputer terpenuhi? Jaringan yang digunakan? Pengaturan keamanan (fisik)? Bagaimana dengan disaster plan?
• Aplikasi apa yang akan dipakai (ditambah)? – Modul front office? Modul backoffice? Modul surveilans? Public portal?
Governance and Culture • IT committee – Dibentuk untuk memastikan keterlibatan berbagai pihak (tidak berperan langsung) – Lebih ke arah strategi politis (wakil direktur bidang tertentu, perwakilan bagian/program) – Pengambil keputusan • Top management • Middle management: bagian keuangan, bagian Pelayanan, Penunjang Medis dan Komite Medis dan Keperawatan • Low Management: Kepala ruang, Kepala Seksi
Contoh tatakelola: Struktur Organisasi TI/SI • Secara struktural, perlu unit yang menaungi sistem informasi (Di Bawah Bidang Perencanaan). • Memiliki tim khusus didedikasikan untuk penyelenggaraan SI di organisasi
Direktur Rumah Sakit
Bidang Perencanaan
Seksi Informasi Manajemen dan Humas
Bidang Penunjang
Seksi Medical Record dan Perencanaa
Bidang Pelayanan
Struktur Organisasi Terkait Sistem Informasi
CENTRALIZED
Functional IT leadership
DECENTRALIZED
Group-wide IT Structure/architecture Unresponsive No SBU ownership of systems Doesn’t meet every SBU’s need No SBU control of central overheadcosts
Scale economics
SBUs have ownership
Control standards
Users control IT priority
Critical mass of skills
Responsive to SBU’s need
Excessive overall cost to group Variable standards of IT competence Reinvention of wheels No synergy
Pooled experience Synergy
Organization Culture Budaya Clan
• Model kekeluargaan, kesetiaan dan tradisi • Mementingkan keutuhan dan moral
Budaya Adhocracy
• Dinamis, bersifat entrepreneur, dan kreatif • Komitmen untuk bereksperimen dan berinovasi
Budaya Hierarchy
• Formal dan terstruktur • Aturan-aturan dan kebijakankebijakan formal mempersatukan organisasi
Budaya Market
• Berorientasi pada hasil/pencapaian • Reputasi dan keberhasilan (share market)
Dokumen IT Plan: Rencana Strategis dan Road Map SI/TI • Rencana organisasi dalam jangka waktu tertentu sebagai panduan dalam melakukan aktivitas dan operasional SI/TI • Menggambarkan Misi, Visi dan Tujuan organisasi • SI/TI sebagai bagian dari Renstra yang kemudian dijabarkan dalam Road Map SIK
Kenapa perlu SIM Plan • Rumah sakit merupakan “Information intensive domain” – Penggunaan TI untuk mengelola data tidak terhindari
• Kesesuaian antara rencana kegiatan SIM dengan rencana strategis organisasi (strategic allignment) • Mengantisipasi resiko yang mungkin timbul dalam implementasinya (Menjaga konsistensi) – Perubahan organisasi – Perubahan kebijakan – Perubahan posisi
• Alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mengkaji performa dan keberhasilan implementasi teknologi informasi
Resiko implementasi SIM • Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun; • Banyak aplikasi yang tambal sulam, sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain; • Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan; • Kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar industri yang semestinya. Indrajit, 2008. Penyusunan Master Plan
Internal Organisasi
Eksternal Organisasi Konsultan IT
Persetujuan Top Level Manajemen
Reorganisasi struktur manajerial dengan membentuk TIm IT khusus untuk menjalankan sistem Calon Pengguna, seperti dokter, perawat, petugas administrasi, surveilans, radiolog, farmasi dan lainlain
Arahan Pengembangan
Update
Membantu mempersiapkan
Acuan ruang lingkup peran dan tanggung jawab
Membantu untuk menyusun rencana pengembangan melalui proses analisis kebutuhan
Gambaran tahapan pengembangan
Dokumen SIM Plans
Misi, Misi dan strategi bisnis organisasi
Membantu menyusun rencana strategis pengembangan SIM
Dukungan Dana, baik dari Pemerintah Daerah, Pemerintah Pusat atau sumber lain
Renstra SIK Pusat, Renstra Pemda, Renstra Propinsi dst..
Kebutuhan hardware, Pengembangan Software dan proses transfer of knowledge
Vendor/ Pengembang
SIM plan document 1. Summary 2. Introduction 3. The Organization 1. 2. 3. 4.
Vision, mission and goals of the organization Hospital characteristics Organizational structure Spatial structure
4. Information management 1. Organization of information management 2. Goals, principles and standards for information processing
5. The current state of the health information system 1. Organization’s functions and information needs 2. Information processing tools 3. Communication infrastructure
6. Assessment 1. Progresses made 2. Weak points and call for action
7. The target state of the hospital information system 8. Migration concept 1. Overview 2. Task, time and cost planning
Brigl et al, 2005
Integrated health care delivery system Tahap 1 Interface Acute Care Build MPI/R-ADT
Aplikasi
Tahap 2 Support ambulatory care
Tahap 3 Develop Clinical Care
Add PPM support
Add RN charting
Add Ambulatory EHR
Add CPOE
Update Pharmacy
Buy new application
Tahap 4 Update interface
Add E-schedulling Connect MR, Lab Pharmacy
Add clinical pathwaysupport
Add home health support
Tahap 5 Support Managed Care Add clinical & Business Decision support
Add PACS Add structured Documentation
Add QI Support
Database Jaringan & Infrastruktur Tampilan muka Operasional
Acquire datamining tool
Acquire database tool
Upgrade Network
Estended network to Doctor;s office Upgrade dictation/transcript system
Replace some terminals with PC IS Strategic planning committee Develop referral & scheduling policies Build data dictionary
EHR steering committee Develop clinical pathway
Acquire database tool Add intelligent workstations
Develop decision support system
Develop outcome management guidelines Develop clinical template & macros
Extended Networkto Payers & employers
Aplikasi dan Standar Pengembangan
Keunggulan
Kelemahan
Outsource
-Instant
-Mahal
-Brand
-Susah
In-house
name
-Sesuai
bisnis proses
dimodifikasi (closed code)
-Lama -Sistem
analist yang
handal Mix
-Customable
- SDM yang ‘mumpuni’
Standard data
https://wiki.ohie.org/display/documents/OpenHIE+Architecture
Infrastruktur SIMRS • Hardware – High-cost • Initial investment • Maintenance
– Perlindungan fisik – User manual dan SOP
Infrastruktur SIMRS
Legislation, policy, and compliance • UU no 44 tahun 2009 tentang rumah sakit – Pasal 7 ayat 1 --> “......prasarana.....” – Pasal 11 ayat 1 ---> “j. Sistem informasi dan komunikasi”
• UU ITE tahun 2008 terkait transaksi elektronik • PP nomor 82 tahun 2012 tentang penyelenggaraan sistem dan transaksi elektronik • PP no 46 tahun 2014 terkait sistem informasi kesehatan
Human resource: unit SI/IT RS 4%
• Survey TRIBAL 2009 (Inggris) – 1 tenaga SIM : 52 Tenaga Non SIM – Komposisinya dapat dilihat pada grafik berikut
5%
14%
28% 9%
5%
35% Senior manager Knowledge Management Clinical Coders Clinical Informatics
Health Records ICT Information Management
Kesimpulan • SIMRS digunakan untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi dan kualitas pelayanan kesehatan • Faktor pendukung kesuksesan SIMRS terletak pada kesinambungan implementasi SIMRS – – – – – –
Tatakelola dan kepemimpinan Investasi dan strategi Aplikasi dan standar Infrastrutktur Aspek legal, SOP, guideline SDM
