MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS Raymond McLeod, Jr. and George Schell
Executive Information Systems
1
Posisi Eksekutif • Eksekutif adalah berbeda ‐ tidak berkaitan dengan karakteristik personal tetapi dalam kaitan dengan pekerjaan dan bagaimana itu dilakukan. •Seorang eksekutif bukan sekedar manajer tingkat lebih rendah pada tingkat lebih tinggi! • Pekerjaan berubah secara drastis ketika manajer mencapai puncak, dan manajer harus mampu memenuhi tantangan. Slide 2
A Firm Without An EIS
Environmental information and data
Top-level managers
Marketing information system
Manufacturing information system
Financial information system
Environmental information and data
Human resource information system
Slide 3
Penjelasan Gambar 1. • Top‐level manajer akan menerima semua informasi mereka dari subsistem fungsional, dan eksekutif ini harus menaring serta mensintesa data ke dalam satu bentuk yang akan penuh arti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari pekerjaan tsb. • Sistem informasi eksekutif duduk satu puncak sistem fungsional seperti yang diperlihatkan pada gambar 2 dan membuat informasi tersedia untuk eksekutif. Informasi berasal dari keduanya, yaitu di dalam perusahaan dan lingkungan nya. Suatu hal yang diterima secara umum bahwa informasi dari lingkungan terutama penting pada level puncak.
Slide 4
A Firm With An EIS
Environmental Information and data
Executive information system
Marketing information system
Manufacturing information system
Financial information system
Human resource information system
Environmental Information and data Slide 5 16-5
Apakah Yang Eksekutif Lakukan? • Istilah Eksekutif dengan bebas diterapkan • ‐ Tidak ada perbedaan yang jelas antara eksekutif dan para manajer lain. • Manajer Eksekutif pada level atas dari hirarki organisasi yang menggunakan satu pengaruh kuat terhadap perusahaan • Pengaruh tsb ditingkatkan dengan cara mulai bekerja dalam perencanaan strategis dan menentukan kebijakan‐kebijakan perusahaan Slide 6
Apakah Yang Eksekutif Lakukan? • Selain dari pada horison rencana jangka panjang mereka, eksekutif sering bisa dibedakan dari para manajer pada tingkat lebih rendah oleh sikap mereka. Eksekutif memberikan satu nilai lebih tinggi bagi kesejahteraan perusahaan dibandingkan bagi kesejahteraan unit individual di dalam perusahaan. Dalam semangat ini, eksekutif adalah berorientasi perusahaan. Beberapa tetapi bukan semua manajer pada tingkat lebih rendah cenderung pertama untuk meletakkan kesejahteraan unit mereka sendiri.
Slide 7
Fungsi‐fungsi Manajemen Fayol • Henri Fayol mempercayai bahwa semua manajer melakukan fungsi manajemen yang sama – plan, organize, staff, direct, dan control. • Anggapan tersebar luas adalah perencanaan ditekankan kebanyakan pada level eksekutif, sementara fungsi lain lebih kritis pada kinerja tingkat lebih rendah. Itulah alasan mengapa Robert Anthony menggunakan istilah level perencanaan strategis untuk para manajer puncak.
Slide 8
Peran Menejerial Mintzberg • Tingkat manajemen yang berbeda melakukan peran sama tetapi menghabiskan waktu relatif berbeda saat menjalankan peran pengambil keputusan • Manajemen level tinggi fokus pada angka panjang, peningkatan dalam hal kewirausahaan bagi perusahaan dan menjawab situasi yang tidak terduga, Slide 9
Jaringan Dan Agenda Kotter • John P. Kotter, Harvard professor • Eksekutif mengikuti tiga tahap strategi 1. Agenda ‐‐ tujuan yang harus dicapai perusahaan. Agenda jangka panjang cenderung perkiraan, sedangkan agenda jangka pendek lebih spesifik 2.Jaringan – Eksekutif membangun jaringan. Disini bukan jaringan komputer melainkan hubungan kooperatif antara orang yang menyelesaikan agenda tsb. 3.Lingkungan – Eksekutif bekerja untuk membentuk lingkungan dari norma‐norma nilai sedemikian rupa sehingga anggota jaringan bisa bekerja untuk mencapai agenda.
Slide 10
Bagaimana Eksekutif Berpikir? • Profesor Harvard Daniel J. Isenberg menemukan bahwa eksekutif berpikir dengan dua kelas permasalahan umum ‐ bagaimana untuk melakukan sesuatu hal ‐ Cenderung fokus hanya pada beberapa permasalahn. ‐ Lebih perduli terhadap proses dibandingkan solusi ‐ Proses berpikir tidak selalu mengikuti tahap demi tahap pola pendekatan sistem ‐ Intuisi digunakan pada masing‐masing tahap pemecahan masalah Slide 11
Kebutuhan Informasi Khusus • Mintzberg mengidentifikasikan lima aktivitas‐ aktivitas dasar untuk waktunya CEO: ‐ Desk work ‐ Telephone calls ‐ Unscheduled meetings ‐ Scheduled meetings ‐ Tours • Seperti pada gambar 3 berikut: Slide 12
Bagaimana CEO Menghabiskan Waktunya (Mintzberg) Telephone Calls 6% Tours 3%
Scheduled
Desk Work 22%
Meetings 59%
Unscheduled Meetings 10%
Legend: Interpersonal Communication
Slide 13
Bagaimana CEO Menghabiskan Waktunya (Mintzberg) • Dia menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan, dan menyimpulkan: "Akan nampak bahwa lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasi dengan cepat dan secara efisien dibandingkan mendapatkan informasi secara formal Slide 14
Jones and MecLeod Study • Studied 5 executives in early 1980s • Questions 1) How much information reaches the executive ? 2) What was the information value ? 3) What are the information sources ? 4) What media are used to communicate the information ? 5) What use is made of the information ?
Slide 15
Jones and MecLeod Study • Selama periode dua minggu, eksekutif dan sekretaris mereka membukukan 1454 transaksi informasi yang mengalir ke eksekutif • Transaksi di sini meliputi media : laporan komputer, memo, observational tour, telephone call, letter, meeting, and so on. • Eksekutif menerima rata‐rata dua puluh‐sembilan transaksi informasi per hari. Seperti yang ditunjukan pada gambar 4, terdapat variasi yang patut dipertimbangkan di dalam volume. Slide 16
Volume Informasi dari Eksekutif HIGH
HIGH
60
50
HIGH
HIGH
AVG AVG
Number of Transactions
40
AVG
LOW 30
LOW
AVG LOW
20
HIGH LOW AVG
10 LOW 0 Retail Chain CEO
Bank CEO
Insurance President
Vice President of Finance
Slide 17
What was the information value ? • Eksekutif memberikan satu nilai mulai dari nol (tidak ada nilai) sampai sepuluh (nilai maksimum) untuk setiap transaksi • Gambar 5 berisi satu bar graph yang memperlihatkan distribusi dari nilai untuk semua eksekutif. Eksekutif memberikan 26 persen untuk transaksi yang nilainya sangat rendah ‐ nol (nilai yang sebagian besar sering ditugaskan/diberikan), satu, atau dua. • Terdapat juga suatu variasi di tingkatan nilai yang diberikan oleh setiap eksekutif, mulai dari rata‐rata 2.9 untuk wakil presiden pajak sampai 5.5 untuk bank CEO
Slide 18
Nilai Informasi Yang Dicapai Eksekutif 30 25
Bank CEO
Vice President of tax
Percentage of transactions
20 All five executives
15 10 5 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Slide 19
Value
What Are the Source of the Information? • Gambar 6 menunjukkan sumber informasi. Masing‐masing sumber ditunjukkan dengan segiempat. Nomor bagian atas dalam satu segi‐empat merepresentasikan volume transaksi yang di‐supply oleh sumber, dinyatakan sebagai sebuah prosentase total transaksi. Nomor bagian bawah adalah nilai transaksi rata‐rata. • Beberapa eksekutif membutuhkan 7 tingkat ke bawah untuk mengumpulkan informasi • Sumber bisa dari internal dan eksternal perusahaan • Sumber Eksternal menyediakan sebagian besar jumlah tetapi juga nilai rata‐rata paling rendah
Slide 20
Sumber informasi yang Dicapai Eksekutif .05
Committees 5.2
Environment
.02 7.5 .43 3.8 The executive
1 level down
.13 4.6
.20 5.2 2 levels down .10 5.3
Legend:
3 levels down .06 4.3 4 levels down .02 4.4
Percentage of total transactions Average transaction value Slide 21
Media yang Digunakan Untuk Komunikasi • Media tulisan terhitung 61% transaksi seperti pada gambar 7. – Computer reports – Letters and memos – Periodicals
• Media Lisan lebih disukai oleh eksekutif – Tours – Business meals – Telephone calls Slide 22
The Media Pie (in Percentages of Total Transactions) Periodicals (.10) Unscheduled Meetings (.06)
Letters (.20)
Scheduled Meetings (.05)
Tours (.03)
Memo (0.19)
Telephone Calls (.21) Noncomputer Reports Computer Reports (.09) (.03)
Written
Business Meals (.02)
Note: Percentages do not add to 1.00 due to rounding
Oral Slide 23
Rangking of media by Value Medium Scheduled meetings Unscheduled meetings Tours Social activity Memos Computer reports Noncomputer reports Letters Telephone calls Business meals Periodicals
Mode Oral Oral Oral Oral Written Written Written Written Oral Oral Written
Average Value 7.4 6.2 5.3 5.0 4.8 4.7 4.7 4.2 3.7 3.6 3.1 Slide 24
Apa Yang digunakan untuk Membuat Informasi? • Gambar 8 memperlihatkan distribusi penggunaan transaksi informasi. anda bisa melihat bahwa sebagian besar informasi diharapkan untuk digunakan dalam menangani gangguan, menjadi enterpreneur, dan mengalokasikan sumber‐sumber daya. • Enam persen transaksi tidak dapat diidentifikasikan dengan peran apapun. • Jika eksekutif tidak bisa menghubungkan lembaran informasi dengan satu peran, informasi tsb diberikan satu nilai rendah
Slide 25
Information Use by Decisional Role Disturbance handler (.42)
Entrepreneur (.32)
Unknown (.06)
Resource allocator (.17) Negotiator (.03)
Slide 26
Information Use by Decisional Role • Cara dimana eksekutif memperoleh informasi untuk memainkan peran adalah apapun tetapi sederhana. Seperti yang ditunjukkan pada gambar 9, informasi berasal dari sejumlah sumber berbeda sebagaimana masing‐masing peran dimainkan.
Slide 27
Sources of Decisional Information Environment .43
Lower levels .38
Internal support units & individuals .13
Upper levels .05
Committees .02
Disturbance handler .42
Entrepreneur .32
Resource allocator .17
Negotiator .03
Unknown .06 Slide 28
16-28
Jones & McLeod Study Findings • Sebagian besar informasi untuk eksekutif berasal dari sumber lingkungan, tetapi informasi internal dinilai lebih tinggi • Sebagian besar informasi eksekutif berasal dalam bentuk tertulis, tetapi informasi lisan dinilai lebih tinggi • Eksekutif menerima sangat sedikit informasi secara langsung dari satu komputer Slide 29
Significance of the Study Findings • Tidak ada sistem informasi eksekutif yang seluruhnya berdasarkan komputer. Melainkan, komputer akan di‐superimpose di atas sekali dari aliran noncomputer. Untuk alasan itu, sistem informasi dari the five study executive melayani satu tujuan penting. Mereka memperlihatkan sifat alami aliran informasi kompleks dimana eksekutif menetapkan untuk memperoleh informasi pemecahan masalah. Slide 30
The Rockart and Tracy Study • Istilah sistem informasi eksekutif, atau EIS, pertama muncul dalam laporan hasil studi Rockart dan Tracy. Walaupun tidak ada definisi yang tersedia, peneliti mengenali bahwa beberapa fitur sistem: •A Central Purpose ‐ Eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam perencanaan dan kontrol. •A Common Core of Data ‐ Basis data berisi informasi mengenai industri, pelanggan, kompetitor, dan unit pada periode waktu tahun tiga ‐ masa lampau, saat ini, dan masa depan
Slide 31
The Rockart and Tracy Study •Two Principal Methods of Use – Eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan kecenderungan, dan perilaku analisa data menurut selera •A Support Organization ‐ Eksekutif dibantu oleh EIS coaches dan EIS chauffeurs. Seorang EIS coaches adalah anggota dari staf eksekutif, layanan informasi, atau konsultan luar organisasi, yang menyediakan bantuan dalam menata sistem. Seorang EIS chauffeur adalah anggota dari staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan untuk eksekutif
Slide 32
Meletakkan Kegunaan Computer di dalam Perspective • Ada satu proporsi lebih kecil dari para pemakai komputer terhadap level eksekutif dibandingkan yang lain. Dua alasan yang mungkin menonjol adalah: 1. Permasalahan di level eksekutif sedikit terstruktur dan oleh karena itu lebih sulit untuk mendukung pemrosesan komputer 2. Eksekutif cenderung bih tua dan lebih sedikit kemungkinan untuk memanfaatkan pelatihan komputer formal. Juga kekurangan pelatihan adalah sesuatu yang bisa dengan mudah diatasi jika eksekutif mempunyai keinginan
Slide 33
Meletakkan Kegunaan Computer di dalam Perspective • Poin penting dalam diskusi ini adalah: 1. Penggunaan komputer adalah sesuatu hal yang personal 2. Informasi komputer hanyalah sebagian dari semua informasi yang dibutuhkan seorang eksekutif. Semua execuives ingin menerima informasi dari sumber manapun.
Slide 34
Saran untuk Meningkatkan EIS 1. Take an inventory of incoming information transaction 2. Stimulate high‐value sources 3. Take advantage of opportunities 4. Tailor the system to the individual 5. Take advantage of technology
Slide 35
An EIS Model Executive workstation
Information requests
Executive database Information displays
To other executive workstation
To other executive workstation Corporate database
Electronic mailboxes
Make corporate information available
Current news, explanations
Software library
Corporate mainframe
External data and information
Slide 36
Dialog Antara Eksekutif dan EIS • Secara tipikal oleh satu rangkaian menu, keyboarding diminimumkan • Latihan untuk informasi spesifik yang diperlukan dari level ikhtisar
Slide 37
An Information Display That Includes a Computer-Generated Narrative Explanation MEDIAL INTERNATIONAL GROUP 500 x 1 0 0
Actual/P lanned
400 300 200 100 0 N
Newspapers Magazines Periodicals
P
U
P Actual 1,421,709 490,855 , , 1,912,564
MIG Product Profitability Analysis Magazines in Europe have been performing poorly. While sales are up, production costs have soared. This is due to the labor disputes in the pulp and paper industry. Starting next month, costs should be back in line with earlier projections. Planned 1,559,184 518,687 , , 2,077,872
Variance (137,475) (27,832) ((165,308) , )
%Variance (8.82) (5.37) ( ) (7.96) Slide 38
Incorporation of Management Concepts • Faktor‐faktor sukses Kritis • Manajemen berdasarkan eksepsi • Model Mental ‐ Kompresi Informasi
Slide 39
SALES
SALES - $ IN MILLIONS
SOURCE GLORIA YANDERS BILL BLASS
AS OF NOVEMBER 1994
BUDGET
HISTORY
2000
CURRENT
ACTUAL
1500 1000 500
FORECAST
0 90 91 92 93 94 J YEAR TO DATE
PROGRAM HERC C-5B OTHER TOTAL
COMMENTS
ACTUAL $861.4 621.9 398.7 $1,882.0
F M A M J
OVER/ UNDER MB
THIS MO LAST MO $30.7 $59.1 0.3 4.5 12.9 10.1 $43.9 $44.4
J A S O N D 95 96 97 98 99
YEAR-END FORECAST
Y-L $949.8 699.0 458.8 $2107.6
CURRENT FORECAST
O/U MB $28.6 1.2 13.6 $43.4
YR CURRENT 95 $2102.6 96 2400.0 97 3130.0 98 3390.0 99 2110.0
O/ U PRIOR $ 8.0 105.0 98.0 58.0 281.0
FAVORABLE VARIANCE PRIMARILY DUE TO TWO ADDITIONAL HERCULES SALES Slide 40
EIS Implementation Decisions Three Key Questions:
1. Apakah kita memerlukan EIS? 2. Apakah perangkat lunak pengembangan‐ aplikasi tersedia? 3. Haruskah kita membeli prewritten perangkat lunak EIS?
Slide 41
Keuntungan dari Perangkat Lunak Prewritten 1. Cepat 2. Tidak ada penekanan/ketegangan tentang layanan informasi 3. Dikhususkan kepada eksekutif
Slide 42
EIS Critical Success Factors Rockart and DeLong 1. Committed/informed executive sponsor 2. Operating sponsor 3. Appropriate information services staff 4. Appropriate information technology (IT) 5. Data management 6. Link to business objectives 7. Manage organizational resistance 8. Manage the spread and evolution Slide 43
Prerequisite Activities for the EIS Information needs
Information technology standards
Analysis of Organization
Corporate data model Information Systems Plan Purchasing and Performance Systems
EIS
Slide 44
Trend EIS di Masa Mendatang • • • •
Penggunaannya akan menjadi hal biasa Harga perangkat lunak mengalami penurunan Akan mempengaruhi MIS/DSS Komputer akan selalu memainkan satu peran pendukung
Slide 45
