Hogere efficiëntie en lagere kosten door zorg op maat met nieuwe roostermodule op basis van SQL Server 2008
Aangespoord door veranderende wet- en regelgeving ontwikkelde SDB Groep een nieuwe roostermodule, waarmee planners van zorginstellingen onder meer hun personeel kunnen inplannen. De nieuwe roostermodule bevordert efficiëntie in de zorg en bespaart op kosten.
Organisatie De SDB Groep opereert vanuit twee business units, SDB Consulting en SDB Salaris voor de sector zorg en welzijn. SDB Consulting verricht voor deze sector (geïntegreerde) multidisciplinaire diensten op strategisch, tactisch en operationeel niveau binnen de competenties financieel management, HRM-, organisatie- en juridisch advies en huisvesting. Zo biedt het bedrijf uit Leidschendam een volledig modulaire totaaloplossing voor de verwerking van personeels- en salarisgegevens. Sinds 2001 zijn deze diensten van SDB volledig via het internet te bereiken. SDB is daarmee de leidende salaris ASP-dienstverlener van ons land. Bij de dienstverlener in de gezondheidszorg werken ruim honderd mensen. SDB Groep verzorgt de salarisverwerking voor zo‟n 450 cliënten: verpleeg- en verzorgingshuizen, thuiszorg en de verstandelijk gehandicaptenzorg. Het gaat in totaal om zo'n honderdduizend medewerkers. “Wij regelen voor tal van zorginstellingen de salarisverwerking, waarin ook het rooster en de roostermutaties worden meegenomen,” zegt Gerard van Dongen, Manager Productontwikkeling bij de SDB Groep.
Probleemstelling Alle bestaande roosterpakketten in de zorg waren vooral ingesteld op het inzetten van mensen en een correcte salarisafhandeling. Het accent ligt daarbij vooral op een goede verwerking van de onregelmatigheidstoeslag, waar de verzorgenden en verpleegkundigen voor hun werk in avonduren, weekend en nacht recht op hebben. De roostermodule die de SDB Groep de verzorgings- en verpleeghuizen en thuiszorginstellingen aanbood, voldeed echter niet meer aan de eisen die de overheid stelt. De sector zorg en welzijn is
namelijk sterk gebonden aan veranderende wet- en regelgeving. Zo wil de overheid dat zorgaanbieders effectief en efficiënt gaan werken. Kernwoord daarbij is zorg op maat. Gerard van Dongen: “De intensiteit van de zorgvraag moet de inzet van medewerkers gaan bepalen. Anders gezegd: de tijd die hulpverleners aan hun cliënt mogen besteden is gekoppeld aan de zorgvraag van die cliënt. Dat betekent dat zorgaanbieders alleen een vergoeding krijgen voor de zorg die ze leveren. Het gevolg is dat de zorg die door een hulpverlener wordt verricht, moet worden „gekwantificeerd‟. Dus welke zorg is nodig? Hoelang en wat voor kwalificatieniveau moet de zorgverlener hebben om deze zorg te leveren? Dergelijke criteria hebben we nu in kaart gebracht en op basis daarvan vindt de declaratie en financiële verantwoording plaats. Deze werkwijze wilden we in een nieuwe oplossing voor roosterplanning verwerken en met die oplossing wilden we tevens de eerste op de markt zijn.”
“Een zorgaanbieder met 1.000 bedden die gebruikmaakt van de Zorgplanner kan jaarlijks honderdduizenden euro's verdienen, omdat hij de bedden nu optimaal kan inroosteren.” Gerard van Dongen, Manager Productontwikkeling, SDB Groep
Uitdaging De oorspronkelijke oplossing voor roosterplanning voldeed niet aan de nieuwe eisen. SDB Groep stond nu voor de uitdaging om snel een nieuw roosterpakket te ontwikkelen, op basis van de te leveren zorg en de verantwoording daarvan. Bovendien moest deze oplossing, zoals alle producten van SDB Groep, een internetgebaseerde oplossing zijn. Dat houdt in dat de software én de data bij SDB op de server staan. De klant heeft daardoor op elke willekeurige internet-werkplek toegang tot de software en de data waartoe hij geautoriseerd is. De nieuw te ontwikkelen roostermodule moest op dezelfde wijze via het internet kunnen worden aangeboden. SDB Groep stelde nog andere eisen. In de nieuwe roosterpakketten zitten veel algoritmes, zoals onregelmatigheidstoeslag, overwerk en arbeidstijdenwet. Gerard van Dongen: “Elk algoritme op zich stelt niet zoveel voor, maar omdat er zoveel algoritmes zijn, is de roosteromgeving behoorlijk complex. Als je dat allemaal in een database wilt vatten, moet je zeer hoge eisen stellen aan de functionaliteit en continuïteit van die database.”
Bovendien wilde SDB Groep, dat de nieuwe roostermodule opgezet zou worden binnen de .NET ontwikkelomgeving, en niet meer met het aloude Visual Basic 6. Gerard van Dongen: “Hiermee wilden we een kwaliteitsslag maken.”
Keuze voor SQL Server 2008 De nieuwe roostermodule is onderdeel van een totaaloplossing, waar ook de salarisverwerking deel van uitmaakt. Deze salarisverwerking is een deels met Microsoft technologie gebouwd pakket. “De beschikbaarheid van ontwikkelaars en de wijdverbreide kennis van Microsoft technologie heeft ons doen besluiten om ook de roostermodule te bouwen met Microsoft SQL Server 2008. Als functioneel leverancier hebben wij er belang bij dat er zo‟n marktleider is,” zegt Gerard van Dongen. De opdracht voor de ontwikkeling van het nieuwe roosterpakket werd neergelegd bij IT-leverancier VX Company uit Baarn. Er waren meer partijen in de race, maar VX Company kwam met de beste ideeën, laat Gerard van Dongen weten. VX Company is begonnen met de ontwikkeling van een prototype, dat intern bij zorgaanbieders werd getoetst. “Niet onbelangrijk is dat VX Company in staat was ons op de werkvloer te begeleiden bij het gebruik van het systeem.”
Oplossing – de Zorgplanner Met de Zorgplanner – zoals de nieuwe plannermodule heet - kan de zorgaanbieder de geleverde zorg verantwoorden, omdat zorgvraag en zorgaanbod aan elkaar gekoppeld zijn. Alle informatie zit in een SQL Server database. Gelijktijdig kunnen grote aantallen klanten gebruik maken van de gegevens, terwijl er geen feitelijke grenzen zijn aan de groei van de database. De hoge betrouwbaarheid en ruime schaalbaarheid zijn voor Gerard van Dongen dan ook sterke eigenschappen van Microsoft SQL Server 2008, evenals de functionaliteit: “De Zorgplanner gaat qua functionaliteit heel ver. Het systeem houdt rekening met uiteenlopende vergoedingen, zoals overwerk, aanwezigheidsdiensten en nachtdiensten en ondersteunt de CAO's en arbeidstijdenwet. De salarisverwerking krijgt de gegevens aangeleverd uit de SQL database via een ASP.NET webapplicatie.” Op basis van het rooster worden alle loonfactoren die voor de salarisstrook nodig zijn verzameld en berekend. Elke maand worden op die manier zo‟n 100.000 loonstrookjes voorbereid. Gerard van Dongen: “Wat heel mooi is, is dat zo'n loonberekening automatisch wordt geïnitieerd zodra de planner een rooster opslaat. Het is een zeer geraffineerde architectuur, die de betrouwbaarheid en juistheid van de administratie verhoogt.”
Individuele medewerkers kunnen op het systeem inloggen en hun voorkeuren voor vrije dagen en vakantie opgeven via een webportal. Ook andere mutaties kunnen eenvoudig worden aangebracht. Gerard van Dongen: “De flexibiliteit en aanpasbaarheid van de nieuwe oplossing is groot. Inclusief alle functionaliteiten bespaart dat de roosteraar veel tijd. Hij hoeft de hulpverleners niet meer te bellen over wanneer ze vrij hebben of met vakantie gaan. Die informatie zit in het systeem en is door de mensen zelf ingevoerd. Zelfs ziekmeldingen zijn gemakkelijk door de zorgmanager in te voeren, waardoor het systeem altijd over actuele data beschikt.”
Voordelen De planner kan allerlei kant en klare rapportages opvragen die al voorbereid zijn in de SQL Server Reporting Services infrastructuur, wat veel handwerk scheelt. Mede omdat de planner nu veel minder handwerk hoeft te verrichten, kunnen klanten van SDB Groep met de Zorgplanner grotere afdelingen inrichten. “Een roosteraar kan gemakkelijk vijftig medewerkers en/of honderden bedden inroosteren. Dat is efficiënter en effectiever.
“De grote betrouwbaarheid, ruime schaalbaarheid en veelzijdige functionaliteiten, zijn voor ons redenen geweest te kiezen Microsoft SQL Server 2008.” Gerard van Dongen, Manager Productontwikkeling, SDB Groep
Ook financieel is de Zorgplanner aantrekkelijk,” merkt Gerard van Dongen op: “Een zorgaanbieder met 1.000 bedden die gebruikmaakt van de Zorgplanner kan jaarlijks honderdduizenden euro's verdienen, omdat hij de bedden nu optimaal kan inroosteren.” Bovendien heeft SDB de beoogde kwaliteitsslag weten te maken, door af te stappen van Visual Basic 6.0 en het klassieke ASP. Gerard van Dongen: “Met de overstap naar SQL Server 2008 zijn we ook overgestapt naar de Microsoft .NET ontwikkelomgeving. Alle berekeningen vinden nu in .NET plaats. Voor mijn gevoel zijn we van een handzaag – Visual Basic en gewoon ASP – overgestapt naar een cirkelzaag: .NET, een veel beter stuk gereedschap voor ontwikkelaars.”
Toekomst
SDB Groep verwacht dat dit jaar 100 klanten –zorgaanbieders- overstappen op de Zorgplanner en er nieuwe klanten bij zullen komen, omdat SDB Groep de eerste op de markt is met zijn roosteroplossing. Anders gezegd: 40.000 tot 50.000 medewerkers. Zij allen kunnen individueel inloggen. “De Zorgplanner heeft een perfecte integratie met ons al bestaande pakket voor salarisverwerking. We denken aan nog meer integraties. Zo staat op de planning de implementatie van een standaard SQL Server 2008 functie voor het automatisch vastleggen van performance metrieken in een datawarehouse, zodat het systeem pro-actief gemonitord kan worden.”
Eisen
Korte time-to-market
Flexibel systeem om aan veranderende wetten te voldoen
Uitfaseren Visual Basic en klassiek ASP
Voordelen
Klant bespaart tijd en geld
Klant kan effectiviteit en efficiëntie vergroten met zorg op maat
Actuele informatie en rapportage
Gemakkelijk toegankelijke internetapplicatie
Geschikt voor grootschalige planning
Hoge betrouwbaarheid
Snelle ontwikkeling
Producten
Microsoft SQL Server 2008 – www.microsoft.nl/sql
Microsoft .NET FrameWork 3.5 – www.microsoft.nl/visualstudio
Links
SDB Groep - www.sdbgroep.nl
VX Company - www.vxcompany.com
