Hoe doe ik digitale aangifte loonheffingen met Loon? Inhoud In het kort... ................................................................................................................................ 1 1 Loon Aangifte-Service ............................................................................................................ 1 1.1 Aanmelden voor de Loon Aangifte-Service...................................................................... 2 1.2 LoonBapi? ......................................................................................................................... 2 2 Aangifte loonheffingen via het Loon-pakket .......................................................................... 3 2.1 Aangifte loonheffingen ..................................................................................................... 3 2.2 Ontvangstbevestiging Belastingdienst .............................................................................. 6 2.3 Eerst akkoord cliënt? (voor adm. kantoren) ...................................................................... 7 2 4 Correcties aangiften loonheffingen ................................................................................... 8 2.5 Waar zie ik alle details van de (correctie)-aangifte? ......................................................... 9 3 Meer handige overzichten voor de Aangiften loonheffingen................................................ 11 3.1 Controleren op nieuwe berichten .................................................................................... 11 3.2 Status aangifte loonheffingen alle werkgevers................................................................ 12 3.3 Alle aangifteberichten ..................................................................................................... 13 3.4 Uiterste aangifte- en betaaldata ....................................................................................... 14 In het kort • Meldt u aan voor Loon Aangifte-Service (LAS) via 'Postbus' • Ga naar 'Overzichten', 'Boekhouding', 'Aangifte loonheffingen' • Draai de aangifte • Bij eventuele foutmeldingen: corrigeren • Verstuur de aangifte • Ga naar 'Postbus', 'Te behandelen aangiften' • Klik daar op 'Ontvang' voor de ontvangstbevestiging van de fiscus • Klaar! Onderstaand worden deze stappen nader uitgelegd. 1 Loon Aangifte-Service De Belastingdienst wil dat u uw aangiften loonheffingen digitaal en beveiligd verstuurt. Dat kunt u gratis en heel eenvoudig realiseren met een uniek product van Loon salarissoftware: Loon Aangifte Service (LAS). LAS betekent aangifte loonheffingen: • Zonder pincode • Zonder postbus• • Zonder wachttijd • Zonder kosten
• Met beveiliging • Met 100% betrouwbaarheid • Met gemak
1
Waarom LAS? In de praktijk blijkt de voorbereiding op de digitale aangifte vaak flink tegen te vallen. Veel van onze gebruikers lopen op tegen onwillige certificaten, vage brieven van instanties, te fanatieke firewalls, et cetera. Daarom is RoosRoos na gaan denken over een alternatieve methode om uw aangifte te doen. Uiteraard volgens de 'RoosRoos-filosofie', dus zo simpel en duidelijk mogelijk. Het resultaat: LAS. Meer informatie over LAS vindt u op roosroos.nl onder 'Producten'. 1.1 Aanmelden voor de Loon Aangifte-Service Voordat u de digitale aangifte loonheffingen kunt doen, moet u zich hebben aangemeld voor Loon Aangifte-Service. Via 'Postbus', 'Aanmelden voor Loon Aangifte-Service' meldt u zich aan. U belandt dan in een zeer eenvoudige wizard. Na deze wizard hebt u zich aangemeld en kunt u de aangifte loonheffingen doen. U kunt dan ook de Eerstedagsmeldingen (EDM's) via LAS versturen vanuit het Loon-pakket. 1.2 LoonBapi? Per 2008 ondersteunt het Loon-pakket niet langer het Bapi-aangiftekanaal (certificaten van DigiNotar). U moet als Loon-gebruiker dus gebruik maken van LAS. Voor meer informatie zie MijnLoon.nl, 'Handleidingen'. Directe link: http://www.roosroos.nl/loon2007/BeëindigingBapi.pdf
2
2 Aangifte loonheffingen via het Loon-pakket In dit hoofdstuk kijken we naar de aangifte zelf (2.1), de ontvangstbevestiging van de Belastingdienst (2.2), de eventuele correcties in een aangifte, en waar u de details van de (correctie)-aangifte vindt (2.4). 2.1 Aangifte loonheffingen Ieder bedrijf met personeel is dus verplicht de ingehouden loonheffing en werknemerspremies digitaal (via het internet) af te dragen aan de fiscus. Deze aangifte kan per maand of per vierweken plaatsvinden. Per kwartaal is niet meer mogelijk. Aangifte loonheffingen via het Loon-pakket Als u klikt op 'Kies overzicht', 'Aangifte' en 'aangifte loonheffingen', kunt u de digitale aangifte loonheffingen laten maken. Na 'F10:Maak overzicht' verschijnt het eerste scherm:
Afbeelding: Het dialoog- en invulvenster Aangifte loonheffingen
3
Toon verkort overzicht Met deze keuze zorgt u ervoor dat het lange overzicht aangifte loonheffingen wordt verkort. Alle 'nul-codes' worden weggelaten. Dat maakt het overzicht wat korter en duidelijker. Veldjes 2c t/m 3m vrijwel nooit gebruikt De veldjes 2c tot en met 3m zult u zelden tot nooit gebruiken. Als er sprake is van eindheffing dan hebt u dat via het Loon-pakket ingevoerd. De eindheffing wordt dan automatisch meegenomen in de aangifte loonheffingen. Controle door Loon Loon controleert nu of er fouten of ontbrekende gegevens zijn. Zo ja, dan meldt Loon u dat. Herstel de fouten, anders kunt u geen aangifte doen. Na 'F10:OK' verschijnt het volgende scherm:
Afbeelding: Het resultatenvenster Aangifte loonheffingen Overzicht ter controle door ú Dit is nog niet de digitale aangifte zelf. Dit overzicht is gemaakt zodat ook u kunt controleren of de gegevens in de aangifte loonheffingen juist zijn. U ziet de zogeheten collectieve
4
gegevens staan (werkgever en totalen) en de nominatieve gegevens (per werknemer). De omschrijvingen zijn zoals die door de fiscus worden gehanteerd. De bijbehorende bedragen ziet u eveneens staan. Te betalen bedrag: hoe en wanneer? Op de 1e pagina van het overzicht ziet u het 'Totaal te betalen' bedrag staan. Dat bedrag maakt u over via de acceptgiro die u van de fiscus voor de betreffende periode hebt ontvangen. Loon helpt u daarbij met deze tekst: U dient dit bedrag over te maken op girorekening 2445588 ten name van Belastingdienst te Apeldoorn onder vermelding van betalingskenmerk 1006 0519 9670 1010 (bijvoorbeeld).' Als de gegevens juist zijn, klikt u op 'F10:OK' en belandt u in dit scherm:
Afbeelding: Het dialoog- en invulvenster Aangifte loonheffingen Altijd insturen naar de Belastingdienst Als u in het overzicht geen fouten hebt aangetroffen, kunt de aangifte loonheffingen nú versturen. Want als er toch een aanvulling of correctie moet komen dan kunt u gewoon een nieuwe aangifte insturen (tot het einde van de aangiftetermijn), of een correctie in de volgende aangifte (na de aangiftetermijn):
5
Afbeelding: Het dialoogvenster Stuur altijd een aangifte in Met 'F10:Verstuur' zendt u de aangifte loonheffingen via het internet naar de Belastingdienst. 2.2 Ontvangstbevestiging Belastingdienst Na het versturen van de aangifte loonheffingen volgt de melding dat de aangifte is verstuurd, maar nog niet voltooid. Er moet namelijk nog een ontvangstbevestiging van de Belastingdienst volgen. Dan kunt u zien via het hoofdscherm, 'Postbus', 'Te behandelen aangiften':
Afbeelding: Het dialoogvenster Te behandelen Aangiften Let op: wacht minimaal tien minuten voordat u op de knop 'Ontvang' drukt. Zo lang duurt het in de regel namelijk minimaal voordat de fiscus de aangifte zal kunnen bevestigen. Uitleg functie 'Ontvang' Met 'Ontvang' gebeurt het volgende met de openstaande aangifte 'Verstuurd, nog niet geaccepteerd door de fiscus': 1) U haalt het bericht naar binnen waarin de fiscus u laat weten dat de digitale aangifte is ontvangen. Een ontvangstbevestiging, dus.
6
2) Door deze ontvangstbevestiging accepteert de fiscus uw digitale aangifte. Pas dan is uw digitale aangifte voltooid. Vandaar ook dat de status 'Verstuurd, nog niet geaccepteerd door de fiscus' pas verdwijnt als de ontvangstbevestiging is binnengekomen. Melding: geen te behandelen aangiften meer Zodra de ontvangstbevestiging binnen is op de verstuurde aangifte, krijgt u de melding dat er geen te behandelen aangiften meer zijn. De digitale aangifte loonheffingen is nu voltooid. 2.3 Eerst akkoord cliënt? (voor adm. kantoren) Voor administratiekantoren is het mogelijk eerst een kopie van het overzicht ter controle en akkoord naar de werkgever (de cliënt) te sturen. Vult u vóórdat u de aangifte loonheffingen doet het e-mailadres van uw klant in via dit scherm:
Afbeelding: Het dialoog- en invulvenster Aangifte loonheffingen, kopie Werkgever
7
Na 'F10:Verstuur' verschijnt dit scherm:
Afbeelding: Het dialoog- en invulvenster Zend aangifte per e-mail aan de werkgever Met 'F10:OK' verstuurt u de kopie van het overzicht aangifte loonheffingen ter controle naar de werkgever. U verstuurt dus een kopie van het overzicht (txt-bestandje), u verstuurt uiteraard niet de digitale aangifte loonheffingen zelf (XML-bestand). 2.4 Correcties aangiften loonheffingen Loon zal bij uw aangifte loonheffingen automatisch voor u uitrekenen wat u in een aangifte moet afdragen, inclusief de eventuele correcties. Stel, de volgende aangifte is van mei. Loon zal dan de actuele salarisbedragen van de maanden januari, februari, maart en april vergelijken met wat er 'indertijd' is aangegeven voor die maanden. Als er een verschil is, dan wordt dat automatisch meegenomen in de aangifte van mei. Daar hebt u als gebruiker dus geen omkijken naar. Voorbeeld correctie-aangiften Bruto correctie op salaris, aangifte is reeds betaald: a) Aangifte februari ingestuurd. Te betalen: € 8.000,--. U hebt dit bedrag reeds betaald. b) U ontdekt in maart dat een werknemer in februari een eenmalige bruto toeslag had moeten krijgen van € 500,--. c) U verloont februari opnieuw, maar u stuurt níet opnieuw de loonaangifte februari in. U hebt februari immers reeds betaald.
8
d) U kiest bij de aangifte loonheffingen dus voor de optie: 'maart (eerstvolgende aangifte)' e) Loon zal nu automatisch het te betalen correctiebedrag over februari (stel € 225,--) meenemen in de aangifte maart. f) Stel, de aangifte maart op zich levert een te betalen bedrag op van € 8.100,--. g) Door de correctie over februari van € 225,-- wordt echter het totaal te betalen bedrag over de aangifte maart: € 8.100,-- +/+ € 225,-- = € 8.325,--. Welke wijzigingen leiden tot een correctie-aangifte? Loon maakt geen correctie-aangifte voor elke minieme verandering. Zo zal bijvoorbeeld een wijziging in een huisnummer niet tot een correctie-aangifte leiden. Dat zou immers een stortvloed aan correctie-aangiften betekenen, zeker als u veel werknemers verloont. Een wijziging in het huisnummer wordt uiteraard wel gewoon meegenomen in de volgende (reguliere) aangifte loonheffingen. Wat wél tot een correctie-aangifte leidt, zijn wijzigingen in de loonberekening. Voorbeelden: - premiebedragen, aandeel werknemer - loonheffingsbedragen - levensloopbedragen - spaarloonbedragen - bedragen auto van de zaak Maar ook: - gewijzigd Sofi-nummer (Burgerservicenummer) - intrekking werknemer (onterecht meegegaan in de aangifte) - alsnog toevoeging werknemer (onterecht niet meegegaan in de aangifte). 2.5 Waar zie ik alle details van de (correctie)-aangifte? U kunt op twee meerdere plaatsen de details van de (correctie)-aangifte bekijken. 1) In de aangifte loonheffingen zelf ziet u onderaan samengevat wat deze correctie-aangifte inhoudt. 2) Een veel gedetailleerder overzicht van de correctie vindt u via de optie 'Postbus', 'Overzicht aangiften loonheffingen'. U kunt daar op de plusjes ('+') klikken om de aangiften steeds meer in detail bekijken:
9
Afbeelding: Het resultaten- en dialoogvenster Overzicht aangiften loonheffingen
10
3 Meer handige overzichten voor de Aangiften loonheffingen U kunt via de optie 'Postbus' nog meer overzichten oproepen over de aangiften loonheffingen: In de Postbus belanden alle digitale berichten die u over de aangiften (en EDM's) naar de Belastingdienst hebt gestuurd, en de digitale berichten die u van de Belastingdienst hebt ontvangen. U vindt onder de optie 'Postbus' deze opties:
Afbeelding: Het dialoogvenster Postbus 3.1 Controleren op nieuwe berichten Met 'Controleren op nieuwe berichten' kijkt Loon voor u of er bijvoorbeeld een ontvangstbevestiging van de fiscus is binnengekomen voor een aangifte loonheffingen of EDM. Normaliter checkt Loon dat al voor u als u het pakket opstart, maar met deze optie kunt u dat dus alsnog / nogmaals doen.
11
3.2 Status aangifte loonheffingen alle werkgevers Dit is een handig overzichtje waarmee u in één keer kunt zien hoe de status is van alle Aangiften, voor alle werkgevers tegelijk:
Afbeelding: dialoogvenster Status aangifte loonheffingen alle werkgevers U ziet hier voor welke periodes u reeds aangifte gedaan hebt, en voor welke periodes nog niet. Vooral voor administratiekantoren met veel cliënten is dit een handig overzicht.
12
3.3 Alle aangifteberichten Hier ziet u - zoals de naam al aangeeft - alle aangifteberichten staan. In dit voorbeeld ziet u de aangiften loonheffingen januari en februari:
Afbeelding: Het dialoogvenster Alle aangiften Met de knop 'Details' kunt u de inhoud van een bericht bekijken. U ziet hier de aangiften van de gekozen werkgever. Als u de berichten van een andere werkgever wilt zien, klik dan op het pijltje bovenin het scherm bij 'Werkgever' en kies de gewenste werkgever.
13
3.4 Uiterste aangifte- en betaaldata Via 'Postbus', 'Uiterste aangifte- en betaaldata' ziet u de aangiftedata en betaaldata voor de aangifte loonheffingen staan in het jaar 2008. Zowel voor de maandaangiften als de vierwekenaangiften. Vooral voor de vierwekenlijkse aangiften is dit een handig overzichtje. Let op: de uiterste aangiftedata en betaaldata lopen niet altijd synchroon.
Afbeelding: dialoogvenster Uiterste aangifte- en betaaldata
14
