Handleiding voor de
HOBÉON SKO CERTIFICATIE MANAGER
HSKO-JG-06.08.2012-v4
Inleiding Regelmatig kreeg Hobéon SKO te horen dat de arbeidsdeskundige 'papier-moe' werd van het aanleveren van alle benodigde documentatie ten gunste van het certificeringsproces. Kon dat nou niet anders? We leven toch in een digitaal tijdperk? Hobéon SKO heeft de oren niet gesloten voor haar AD-achterban en is druk aan de slag gegaan met de automatisering van het gehele proces. Met ingang van april 2010 heeft Hobéon SKO de ‘HSKO Certificatie Manager’ ingevoerd. Door middel van een inlognaam (uw e-mailadres) en een wachtwoord kunt u in dit systeem inloggen en uw eigen digitale dossier inzien en beheren. Maar wat kunt u nu precies met dat digitale archief en hoe werkt het? In deze handleiding wordt daar uitleg over gegeven. Wij wensen u veel werkplezier met de Hobéon SKO Certificatie Manager.
HSKO-JG-06.08.2012-v4
Waarom een digitaal dossier? ►
Inzage in uw persoonlijke gegevens: Bijvoorbeeld: - inzage in uw ‘historie’, waarin u alle gegevens kunt terugvinden die Hobéon SKO sinds initiële certificering van u ontvangen heeft. - uploaden van uw documenten
►
Uploaden van documentatie t.b.v. een certificeringsaanvraag: bijvoorbeeld: -
presentielijsten van bijeenkomsten, platforms, congressen, etc. waar u aanwezig geweest bent; kopieën van door u behaalde diploma’s en certificaten; door u geschreven en gepubliceerde artikelen in vakbladen; bewijs van mentorschap van een AD; bewijs van docentschap bij een van de toegelaten AD-opleidingen; OT-verslagen; curriculum vitae; functiebeschrijving(en); werkgeversverklaring(en) en/of opdrachtgeversverklaring(en) en/of accountantsverklaringen; CGI formulier (als eindbeoordeling van uw PCD); etc.
Dit betekent dus geen kopieerwerk meer, geen nietjes, geen paperclips, geen grote enveloppen en geen portokosten. Doordat u documentatie direct uploadt kunt u ook geen belangrijke papieren meer kwijtraken gedurende de jaren dat u aan verlenging of hercertificering werkt. Kortom: meer gebruiksgemak en een snellere verwerking - voor zowel u als ons. De meeste documenten die u al digitaal beschikbar hebt kunnen zonder meer worden geüpload. Als u papieren documenten hebt (in ieder geval het aanmeldingsformulier met handtekening, de werkgeversverklaring en beschrijving van de functie met handtekeningen) dan dient u die eerst te digitaliseren, d.w.z. scannen. Stel uw scan programma bij voorkeur zo in dat de scan als .PDF wordt opgeslagen. Als dat niet kan dan is een .TIF of .JPG ook goed.
Op de volgende pagina’s staat een stap-voor-stap beschrijving, waarin wordt uitgelegd hoe u de HSKO Certificatie Manager kunt gebruiken.
HSKO-JG-06.08.2012-v4
STAP 1: Inlog-gegevens opvragen U dient eerst de volgende vraag te beantwoorden: Bent u een bestaande klant bij Hobéon SKO? Ga dan naar 1a. Bent u nieuwe klant (aanvraag voor initiële certificering is in behandeling)? Ga dan naar 1b. 1a. Bestaande klant Bent u al langer gecertificeerd door Hobéon SKO? Dan is de kans groot dat er al een account voor u aangemaakt is. U kunt uw account activeren door onderstaande link in uw URL-balk in te typen, en vervolgens uw e-mailadres (zoals u aan ons heeft doorgegeven) in te voeren. http://manager.skocert-services.nl/client/wachtwoord-aanvragen Nadat u op de knop "Wachtwoord aanvragen" heeft gedrukt, krijgt u uw wachtwoord te zien. LET OP: het wachtwoord dat u ontvangt bestaat uit hoofdletters, kleine letters en/of cijfers. Bewaar het wachtwoord goed, want deze wordt maar eenmalig uitgereikt! Noteer het bijvoorbeeld in uw agenda. Ga nu door naar STAP 2.
1b. Nieuwe klant (aanvraag tot certificering nog in behandeling) Is uw aanvraag tot certificering nog in behandeling bij Hobéon SKO? Dan moet u eerst een account aanmaken in de Hobéon SKO Certificatie Manager. U kunt een account aanmaken door onderstaande link in uw URL-balk in te typen: http://manager.skocert-services.nl/client/subscribe Nadat u uw gegevens heeft ingevuld klikt u op de knop "Aanmelden". Hierna ontvangt u uw inlog-gegevens op het door u opgegeven e-mailadres. LET OP: het wachtwoord dat u ontvangt bestaat uit hoofdletters, kleine letters en/of cijfers. Bewaar het wachtwoord goed, want deze wordt maar eenmalig uitgereikt! Noteer het bijvoorbeeld in uw agenda. Ga nu door naar STAP 2.
Heeft u inlogproblemen? Neem dan contact op met Hobéon SKO via
[email protected] Vermeld duidelijk: - naam - registratienummer - telefoonnummer - het probleem Wij zullen uw vraag zo snel mogelijk in behandeling nemen.
HSKO-JG-06.08.2012-v4
Stap 2: Inloggen op de Hobéon SKO Certificatie Manager Als u uw inlog-gegevens heeft ontvangen bent u klaar om in te loggen in de Hobéon SKO Certificatie Manager. Dit kunt u vanaf heden doen door in uw URL-balk het volgende adres in te voeren: http://manager.skocert-services.nl Vul hier vervolgens uw e-mailadres en verkregen wachtwoord in en klik daarna op de knop "Inloggen". LET OP: Uw wachtwoord is hoofdlettergevoelig.
HSKO-JG-06.08.2012-v4
STAP 3: Aan de slag
Aan de rechterzijde ziet u een kolom met de titels van alle velden die invulbaar zijn. Als u op een van de titels klikt (rechterkant scherm) dan verschuift het werkblad (linkerkant scherm) automatisch naar dat betreffende veld.
HSKO-JG-06.08.2012-v4
Stap 4: Historie aanvragen Als u al langer gecertificeerd bent bij Hobéon SKO dan kunt u de documentatie, die in het verleden door u en Hobéon SKO op papier werden vergaard, als PDF-document teruglezen. Dit doet u door, als u eenmaal bent ingelogd, naar het veld "Historie" te gaan en vervolgens op de link "Historie aanvragen" te klikken.
Nadat uw aanvraag ontvangen is zal deze geverifieerd worden. Na verificatie zal uw volledige historie als PDF-bestand(en) binnen 3 werkdagen in uw digitale dossier terug te vinden zijn. Indien u nieuw bent bij Hobéon SKO, en uw initiële aanvraag tot certificering nog in behandeling is, dan kunt u deze stap overslaan, aangezien er dan nog geen ‘historie’ over u opgebouwd is. U kunt dan direct beginnen met het uploaden van alle documenten die noodzakelijk zijn voor uw initiële certificering.
HSKO-JG-06.08.2012-v4
Stap 5: Gegevens toevoegen Voor het certificatieproces zijn verschillende gegevens nodig. U kunt deze aan uw digitale dossier toevoegen (“uploaden”) door de volgende stappen te volgen: 1.
Ga naar in de rechterkolom naar de titel van uw keuze (bijvoorbeeld: "Aanmeldingsformulier") en het bijhorende veld komt automatisch bovenaan uw werkblad te staan.
2.
Klik op het knopje "Browse..." [Afb. 1] om een bestand dat u gaat uploaden te selecteren.
Afb. 1
U kunt nu in uw eigen computer (of op het netwerk van het bedrijf) het document opzoeken dat u wilt uploaden in uw digitale dossier. Onthoud dus goed waar de bestanden staan die u wilt uploaden, daar kunnen wij u niet bij helpen!! Selecteer het te uploaden bestand en klik op OK. Het bestand wordt dan overgezet naar de Certificatie Manager. LET OP: Het bestand moet een van de volgende formaten zijn: .doc, .docx, .txt, .xls, .pdf, .jpg, .tif en het bestand moet kleiner zijn dan 5MB, omdat het anders niet door de Hobéon SKO Certificatie Manager geopend kan worden.
HSKO-JG-06.08.2012-v4
3.
Geef een bijpassende titel (beschrijving) aan het bestand in het veld “Titel” [Afb. 2], bijvoorbeeld ‘Aanmeldingsformulier van J. Jansen’
Afb. 2
4.
Klik in het menu aan de rechter kant op de knop "Wijzigingen doorvoeren". Hierna is het bestand toegevoegd aan uw dossier [afb. 3].
Afb. 3
LET OP: als u nalaat op de knop "Wijzigingen doorvoeren” te klikken worden de uploads NIET doorgevoerd!! HSKO-JG-06.08.2012-v4
LET OP: Wilt u meer dan één bestand uploaden? Dan moet u eerst nieuwe regels toevoegen, zodat u verder kunt met uploaden. Dat doet u door op het knopje “Veld toevoegen” te klikken. U zult zien dat er een nieuwe ‘lege’ regel wordt toegevoegd.
Afb. 3
U kunt dan b.v. een volgend OT-verslag toevoegen of een certificaat van een cursus / training etc.
5.
Punten toekennen: Aan sommige onderdelen van de certificering worden punten toegekend. Het betreft de onderdelen ‘Kennis & Vaardigheden’. U kunt deze punten zelf invullen door, nadat u een bestand heeft toegevoegd, in het veld “Punten” (achter de bestandsnaam) de juiste hoeveelheid punten in te voeren en hierna op “Wijzigingen doorvoeren” te klikken.
6.
Gegevens verwijderen: Als u een verkeerd bestand heeft toegevoegd dan kunt u dat weer verwijderen door naast het bestand op de knop "Verwijderen" te klikken.
7.
Certificatieproces starten: Als u al uw gegevens heeft toegevoegd en het tijd wordt voor een verlenging of hercertificatie (en u heeft van Hobéon SKO een kennisgeving ontvangen), dan kunt u uw gegevens naar Hobéon SKO sturen door in het rechter menu op de knop "Certificeren" te drukken. Hierna komt u in een scherm waar u uw gegevens nog eenmaal kan controleren. Als u akkoord bent, klik dan op het vinkje onder aan de pagina aan, en druk op de knop "Certificaat aanvragen". HSKO-JG-06.08.2012-v4
Nadat u dit heeft gedaan gaat uw account ‘op slot’. Dit betekent dat u nog wel al uw bestanden kan inzien, maar geen gegevens meer kan toevoegen of wijzigen. Indien er u bij nader inzien toch nog iets wil toevoegen of wijzigen dan moet u zo snel mogelijk contact opnemen met Hobéon SKO (via
[email protected], of 070-3066850). Nadat het certificatieproces is voltooid zal uw account worden vrijgegeven (wordt van ‘het slot’ gehaald) en kunt u weer verder gaan met het toevoegen van informatie voor de volgende aanvraag tot verlenging of hercertificering.
8.
Hulp nodig of vraag stellen? Heeft u een probleem, opmerking of een vraag? Neem dan contact op met Hobéon SKO via het onderstaande e-mail adres of telefoonnummer: E-mail:
[email protected] Telefoon: 070 - 30 66 850
HSKO-JG-06.08.2012-v4
