Het schrijven van beheersovereenkomsten: een generiek sjabloon Jeroen Windey Kenniscentrum Vlaamse Steden
1
Overzicht presentatie
• Enkele aandachtspunten vooraf • Generiek sjabloon voor schrijven van beheersovereenkomsten • Lessen
2
Aandachtspunten Uit onderzoek naar verzelfstandiging en contractmanagement* bleek duidelijk behoefte aan… • • • •
achtergrondinformatie kennis bepalingen uit Gemeentedecreet vertaling naar praktijk illustraties uit cases 3
*Meer info: Windey, J., Verhoest, K. & De Herdt, D. De regionale steden en het gemeentedecreet, onderzoeksproject 2007-2009, Instituut voor de Overheid – K.U.Leuven
Aandachtspunten Gemeentedecreet 15 juli 2005… • Titel VII De gemeentelijke verzelfstandigde agentschappen (art. 221-247) • I.v.m. beheersovereenkomst – IVA: art. 223 – AGB: art. 235 – EVAP: art. 247
4
Aandachtspunten Voor IVA’s – AGB’s – EVAP’s… • wat moet volgens Gemeentedecreet? • wat is aan te bevelen? • wat is optioneel?
5
Art. 223 GD
Intern verzelfstandigd agentschap (IVA)
Wat?
Beheersovereenkomst
Algemeen
Partijen, toezicht Vlaamse Regering, duur, jaarlijkse evaluatie door gemeenteraad, verlenging
Minimaal
Concretisering taakuitvoering Toekenning middelen Eigen inkomsten of andere financiering Informatieverstrekking CBS
Î
Beperkte bepalingen
6
Art. 235 GD
Autonoom gemeentebedrijf (AGB)
Wat?
Beheersovereenkomst
Algemeen
Partijen, toezicht Vlaamse Regering, duur, jaarlijkse evaluatie door gemeenteraad, verlenging (ev. voorlopige regels)
Minimaal
Concretisering taakuitvoering Toekenning middelen Eigen inkomsten of andere financiering Informatieverstrekking (ondernemingsplan en operationeel plan) Presentiegeld, tarieven, gedragsregels inzake dienstverlening Oprichting, deelname, vertegenwoordiging andere personen Jaarlijkse rapportering (beleids- en beheersrelevante indicatoren) Interne controle en externe audit Arbitrage en geschillenregeling Verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding
Î
Uitgebreidere bepalingen 7
Art. 247 GD
Privaatrechtelijk extern verzelfstandigd agentschap (EVAP)
Wat?
Samenwerkingsovereenkomst
Algemeen
Partijen Uitvoering toevertrouwde taken van gemeentelijk belang
Minimaal
Aanwending ter beschikking gestelde/overgedragen personeel, middelen, infrastructuur Presentiegeld Interne controle Externe audit
Î
Beperkte bepalingen
8
Aandachtspunten Gewenste relatie tussen VE en gemeente wordt bepaald door… – autonomie – sturing – verantwoording
Î Streven naar operationele autonomie en sturing op strategische hoofdlijnen
9
Aandachtspunten Zes scenario’s… – beheersoptie – ‘doelstellingen zonder indicatoren’-optie – opvolgingsindicatoren-optie – streefdoel-optie – ‘resultaatsverbintenis op hoofdlijnen’-optie – ‘resultaatsverbintenis op details’-optie 10
Aandachtspunten Welke plaats neemt beheersovereenkomst in t.o.v. bestaande documenten?
11
Bestuursakkoord
Gemeente
Omgevingsfactoren: - wetgeving - sectorale plannen -...
Meerjarenplanning
Afsprakennota
Beleidsplanning
Budget
Beheersovereenkomst
Beleidseffecten
(Doelstellingen, middelen,...)
Meerjarenbudget Ondernemingsplan
VE
Jaarlijks budget Statuten
12
Aandachtspunten Wat zijn de ‘contractuele’ verbintenissen? • Bepaal verhouding tussen inhoud van: – beheersovereenkomst – andere documenten
13
Sjabloon 9 generieke titels – – – – – – – – – –
(Aanhef. Ondertekenende partijen) Titel 1. Algemene bepalingen en beleidskader Titel 2. Engagementen en verbintenissen Titel 3. Personeelszaken Titel 4. Financiële betrekkingen Titel 5. Rapportering, opvolging en controle Titel 6. Evaluatie, sanctionering en geschillenregeling Titel 7. Tussentijdse aanpassingen en opschortende voorwaarden Titel 8. Specifieke bepalingen 14 Titel 9. Bijlagen
Sjabloon Titel 1. Algemene bepalingen en beleidskader 1.1. Voorwerp van overeenkomst 1.2. Duur van overeenkomst 1.3. Algemeen juridisch en beleidskader 1.4. Missie en kernopdrachten 1.5. Definities 15
Sjabloon Titel 1. Algemene bepalingen en beleidskader • Bepalingen in Gemeentedecreet beperkt • In praktijk vaak afwezig • Samenhang met andere documenten (cycli) • Looptijd van overeenkomst is gekoppeld aan legislatuur (kleine overlap) Î Algemeen kader verhoogt leesbaarheid
16
Sjabloon Titel 2. Engagementen en verbintenissen Titel 2.1. Engagementen van VE 2.1.1. Beleidsuitvoering • Algemene opdracht • Strategische en operationele doelstellingen (SD-OD)
2.1.2. Werkwijze 2.1.3. Interne beleidsplanning 2.1.4. Facultatief 17
Sjabloon Titel 2.1. Engagementen van VE • Kern van BHO - zie Gemeentedecreet • In praktijk tot hiertoe meestal vaag (SD – OD – prestaties – indicatoren – normen)
• Koppeling met andere documenten (statuten, ondernemingsplan, operationeel plan)
Î De graad van detail bepaalt in grote mate autonomie van VE
18
Sjabloon Titel 2. Engagementen en verbintenissen Titel 2.2. Engagementen van gemeente 2.2.1. Financieel 2.2.2. Niet-financieel 2.2.3. Bijkomende opdrachten
19
Sjabloon Titel 2.2. Engagementen van gemeente • Kern van BHO - zie Gemeentedecreet • In praktijk vaak hierover discussie • Vastleggen voor hele duur van BHO • Zie ook: – statuten – aparte titel met details financiële betrekkingen 20 Î Duidelijkheid over wederzijdse rechten en plichten
Sjabloon Titel 3. Personeelszaken 3.1. Mate van autonomie 3.2. Detachering of terbeschikkingstelling 3.3. Overdracht van personeel 3.4. Terugkeer van personeel na ontbinding 3.5. Resultaatsgerichte doelstellingen 3.6. Geschillenregeling 21
Sjabloon Titel 3. Personeelszaken 3.1. Mate van autonomie - Rechtspositieregeling - Personeelsbeleid - Ondersteuning door gemeente
3.2. Detachering of terbeschikkingstelling - Aanwending ter beschikking gestelde personeelsleden - Werkgeversgezag - Reglementering en bescherming van arbeid 22
Sjabloon Titel 3. Personeelszaken • In praktijk vaak beperkte autonomie • Oppassen met verschillende personeelsstatuten • Algemeen personeelskader zoveel mogelijk in (oprichtings-)statuten Î In BHO bepalingen verbonden met specifieke opdrachten of terbeschikkingstelling / overdracht i.k.v. 23 uitvoering van BHO
Sjabloon Titel 4. Financiële betrekkingen 4.1. Financiering • Kapitaal • Jaarlijkse werkingssubsidie • Tussenkomst in resultaat
4.2. Mate van autonomie 4.3. Resultaatgerichte doelstellingen 4.4. Financieel beheer 4.5. Andere bepalingen
24
Sjabloon Titel 4. Financiële betrekkingen • In praktijk vaak beperkte autonomie • Hangt samen met bevoegdheden inzake personeelszaken en infrastructuur • Algemeen financieel kader zo veel mogelijk in statuten Î In BHO financiële modaliteiten met rechtstreekse weerslag op uitvoering van BHO uitklaren
25
Sjabloon Titel 5. Rapportering, opvolging en controle 5.1. Rapportering door VE – Tussentijdse rapportering – Eindrapportering
5.2. Toezicht en opvolging door gemeente 5.3. Controle door VE en gemeente – Interne controle – Externe audit 26
Sjabloon Titel 5. Rapportering, opvolging en controle • In praktijk: – amper beleids- en beheersrelevante indicatoren – amper interne controle en externe audit
ÎVoorkeur voor operationele autonomie met – beknopte tussentijdse rapportering op hoofdlijnen en uitgebreide eindrapportering, – ruime toezichtmogelijkheden, 27 – interne controle en externe audit op maat
Sjabloon Titel 6. Evaluatie, sanctionering en geschillenregeling 6.1. Evaluatie – Jaarlijkse evaluatie – Tussentijdse en/of eindevaluatie
6.2. Sanctionering 6.3. Geschillenregeling 28
Sjabloon Titel 6. Evaluatie, sanctionering en geschillenregeling • Bepalingen in Gemeentedecreet beperkt • Link met rapportering, opvolging en controle • Klemtoon op verbetering en overleg ÎVoorkeur voor sturing op hoofdlijnen met – lichte jaarlijkse evaluatie – grondige evaluatie tussentijds en achteraf
29
Sjabloon Titel 7. Tussentijdse aanpassingen en opschortende voorwaarden • Mogelijkheid in te spelen op: – ingrijpende wijzigingen die uitvoering BHO beïnvloeden – bevindingen evaluaties
• Belang van wederzijds overleg Î Werken met beheersovereenkomsten is leerproces 30
Sjabloon Titel 8. Specifieke bepalingen • Optioneel: – Bepalingen die niet onder andere titel passen – Overgangsbepalingen
Î Streven naar beheersovereenkomst op maat 31
Sjabloon Titel 9. Bijlagen • Optioneel: – Andere beleids- en beheersdocumenten – Definities – Overzichtstabel doelstellingen (SD - OD - prestaties - indicatoren - normen)
Î Bijlagen moeten leesbaarheid verhogen 32
Lessen Inhoud beheersovereenkomst hangt af van… • graad van sturing door gemeente en mate van autonomie waarover VE beschikt • plaats in geheel van planningsdocumenten
33
Lessen Hoe omgaan met verplichtingen Gemeentedecreet? • Vertrek van bestaande documenten • Bepaal eerst zelf wat je nodig hebt • Toets pas daarna af aan Gemeentedecreet 34
Lessen Handleiding biedt leidraad voor werken met beheersovereenkomsten met als doel document dat… – leesbaar – bruikbaar – volledig – conform Gemeentedecreet van 15 juli 2005 is. 35
Meer info Instituut voor de Overheid – K.U.Leuven Parkstraat 45 bus 3609 B-3000 Leuven 0032 16 32 32 70
www.instituutvoordeoverheid.be
[email protected] [email protected]
Windey, J., Verhoest, K. & De Herdt, D. De regionale steden en het gemeentedecreet, onderzoeksproject 2007-2009, Instituut voor de Overheid – K.U.Leuven. 36
