Het papierloze kantoor is nog steeds toekomstmuziek

Papierloos Werken Monitor 2015:

Het papierloze kantoor is nog steeds toekomstmuziek

ONDERZOEK NAAR PAPIERLOOS WERKEN IN NEDERLAND, DUITSLAND EN BELGIË NOVEMBER 2015, VIADESK BV

©VIADESK BV

INHOUD Inleiding 1. Samenvatting: papierloos werken is nog geen gemeengoed 2. Productiviteit en mobiliteit 3. Leidinggevenden, leeftijd, geslacht 4. Vergelijking met twee jaar geleden 5. Conclusie 6. Over Viadesk Contact

2

3 4 5 8 10 11 12 12

INLEIDING Eens in de twee jaar voert Viadesk een onderzoek uit naar papier-

representatieve steekproef vormen van het bedrijvenbestand in

loos werken bij bedrijven in Nederland, België en Duitsland.

Nederland, Duitsland en België. Onder de proefpersonen is een

We stellen medewerkers, op alle niveaus in organisaties, vragen

eerlijke verdeling gemaakt naar relevante kenmerken, zoals

over wat zij van werken zonder (of weinig) papier vinden en in

grootte van de organisatie, functie, leeftijd en geslacht.

hoeverre het al in de praktijk wordt gebracht. Het onderzoeksrapport is verdeeld in een aantal secties. De technische mogelijkheden om papierloos te werken en

Als eerste geven we een samenvatting van de belangrijkste

processen te digitaliseren zijn er. Maar zijn ze al geland op de

onderzoeksresultaten. Daarna bespreken we productiviteit en

werkvloer? En wat zijn de beweegredenen om al dan niet het

mobiliteit in relatie tot papierloos werken. Vervolgens worden de

papier in de ban te doen? Welke voor- en nadelen zien medewer-

factoren (niet-)leidinggevend, leeftijd en geslacht geanalyseerd

kers? Met de tweejaarlijkse Papierloos Werken Monitor willen we

en de verschillen die deze factoren opleveren voor de ideeën over

onderzoeken in hoeverre een papierloze werkomgeving al aan

papierloos werken. Daarna worden de resultaten van 2015 naast

de orde is bij bedrijven in ons eigen land en bij onze ooster- en

die van 2013 gelegd.

zuiderburen, en hoe de drie landen zich tot elkaar verhouden wat betreft ambitie om papierloos te zijn en het gebruik van digitale

Er is geen onderzoek gedaan naar de waarom-vraag, dus de

hulpmiddelen.

verklaring voor de resultaten is speculatie. Wel hebben we geprobeerd de resultaten te duiden en een conclusie te trekken

Aan het onderzoek deden 450 respondenten mee, 150 per land.

met hulp van experts uit de markt. Hiermee eindigen we dit

Zij bestaan uit medewerkers van bedrijven die gezamenlijk een

onderzoeksrapport.

3

1. SAMENVATTING: PAPIERLOOS WERKEN IS NOG GEEN GEMEENGOED Printjes per dag

Uit de Papierloos Werken Monitor 2015 blijkt dat papierloos werken nog lang niet bij iedereen in het bedrijfsleven is geland. Het lijkt nog vooral iets van de toekomst. In alle drie de onderzochte landen wordt er nog steeds veel geprint en de verwachting is, volgens de respondenten, dat dit voorlopig zo blijft.

Naast dit gematigde enthousiasme, staat een flinke hoeveelheid aan A4’tjes die nog dagelijks wordt geprint: 22,2 pagina’s gemiddeld. Uitgesplitst per land: 16,1 pagina’s voor een Nederlander en 18,3 voor een Belg. De Duitser spant de kroon met 31,9 printjes. Hoewel het de vraag blijft of mensen deze getallen goed inschatten - vooral de Duitser lijkt wat te overdrijven met bijna

Aantrekkelijk en realistisch vooruitzicht

32 blaadjes - zegt de perceptie van medewerkers over hun papier-

Op de stelling ‘Een kantoor zonder papier is een zeer aantrek-

gebruik ook wel wat. Het papier is in ieder geval nog niet uit de

kelijk vooruitzicht’ antwoordt 47 procent van alle respondenten

hoofden van de mensen, en het maakt nog steeds prominent

‘enigszins mee eens’ of ‘geheel mee eens’. In alle drie de landen

deel uit van hun kantooromgeving.

vindt ongeveer iets minder dan de helft van de respondenten een kantoor zonder papier een realistisch vooruitzicht, wat een cijfer

Voordelen

oplevert van 44 procent ‘mee eens’ over alle drie de landen. Dit zijn

Hoewel papierloos werken voor de helft van de ondervraagden

geen schokkend hoge cijfers. Je kan zeggen dat ongeveer de helft

nog niet de praktijk is, zien mensen wel dat het voordelen kan

van de respondenten een papierloos kantoor aantrekkelijk en rea-

hebben. In ieder land vindt een ruime meerderheid dat docu-

listisch vindt. Beperkt optimisme dus wat betreft de mogelijkheid

menten digitaal makkelijker te bewaren zijn dan op papier. In

om zonder papier je werk te doen. 70 procent van de ondervraag-

Nederland en Duitsland is 69 procent het er enigszins of geheel

den vindt dat niet elk project zich leent voor papierloos werken.

mee eens, in België is dit 63 procent. Het delen van documenten

Sowieso vinden veel ondervraagden dat printen hoe dan ook

is digitaal ook makkelijker, vindt 74 procent van de Nederlanders,

nodig blijft: 71 procent is die mening toebedeeld.

ten opzichte van 65 procent van de Duitsers en 62 procent van de Belgen.

Papierloos kantoor is realistisch vooruitzicht % werknemers (geheel) eens met de stelling



43% Eens

46% Eens

52% Eens

43% Eens

46% Eens

52% Eens

Papierloos kantoor is aantrekkelijk vooruitzicht % werknemers (geheel) eens met de stelling



42% Eens

43% Eens

50% Eens

42% Eens

43% Eens

50% Eens

4

2. PRODUCTIVITEIT EN MOBILITEIT Alhoewel papierloos werken door lang niet iedereen als realistisch en aantrekkelijk vooruitzicht wordt gezien, en er nog steeds veel wordt geprint, ontkennen mensen ook niet dat er wel voordelen zitten aan digitaal werken. Deze zitten vooral in de toepassingen en minder in de emotionele waarde die papier misschien kan hebben, of het gevoel van productiviteit dat een stapel papier op het bureau of in de tas geeft.

Een paar opvallende cijfers wat betreft de eventuele voordelen

Redenen om papierloos te werken

Papierloos werken leidt tot een betere werk-privébalans

van papierloos werken: De respondenten denken niet dat papierloos werken kan leiden tot een betere werk-privébalans. Slechts 12 procent van de Nederlandse medewerkers is het daarmee eens, met 26 procent van de Duitsers en 33 procent van de Belgen.

% werknemers (geheel) eens met de stelling

Papierloos werken leidt tot een betere werk-privébalans % werknemers (geheel) eens met de stelling

Zoals gezegd is makkelijker bewaren en eenvoudiger delen van documenten voor veel respondenten redenen om papierloos

12% Eens

werken in overweging te nemen.

26% Eens

Papierloos werken maakt documenten makkelijker te bewaren

69% Eens

33% Eens


0

Papierloos werken maakt documenten makkelijker te bewaren % werknemers (geheel) eens met de stelling

20

40

60

80

100

Werken met papier lijkt mij handiger wat betreft thuiswerken % werknemers (geheel) eens met de stelling

38% Eens Papierloos werken maakt documenten makkelijker te bewaren % werknemers (geheel) eens met de stelling

69% Eens

69% Eens

Volledig digitaal werken op een papierloos apparaat wordt niet

63% Eens

42% Eens

massaal als noodzakelijk gezien om goed thuis te kunnen werken. In Nederland vindt 38 procent dat37% metEens papier werken handiger Papierloos werken leidt tot een betere werk-privébalans % werknemers (geheel) eens met de stelling

69% Eens

69% Eens

is als je thuis aan0 de slag 20 gaat. 40 In Duitsland 60 80is dit 42 100 procent en in 12% Eens

63% Eens

België 37 procent. 26% Eens

Papierloos werken maakt documenten makkelijker te delen met anderen % werknemers (geheel) eens met de stelling

Papierloos werken maakt documenten makkelijker te delen met anderen

33% Eens

Werken met papier lijkt mij40handiger wat betreft thuiswerken 0 20 60 80 100

% werknemers (geheel) eens met de stelling 65% Eens

Papierloos werken maakt documenten makkelijker te delen met anderen % werknemers (geheel) eens met de stelling

74% Eens

69% Eens


62% Eens

Werken met papier lijkt mij handiger wat betreft thuiswerken % werknemers (geheel) eens met de stelling

38% Eens 74% Eens

65% Eens

62% Eens

42% Eens 37% Eens 0

De meeste redenen om papierloos te werken die in het onderzoek worden voorgelegd scoren redelijk hoog op ‘mee eens’ en ‘enigszins mee eens’. Opvallend, gezien de beperkte wil om papierloos te werken en de verwachting dat dit ook voorlopig niet massaal gedaan zal worden. Blijkbaar zien mensen wel voordelen, maar kunnen zij zich niet inbeelden hoe dit in de praktijk gebracht moet worden.

5

20

40

60

80

100

Hoeveel printen we nog?

De emotionele waarde van papier

Een groot deel van de medewerkers vindt dat niet elk project zich

Over het algemeen ervaren mensen de emotionele waarde of

leent voor papierloos werken. Zowel in Nederland als in Duitsland

uitstraling van papier niet als enorm belangrijk. Volgens 43 pro-

scoort deze stelling 73 procent ‘eens’. In België ligt het iets lager:

cent van de Nederlandse respondenten maakt het overhandigen

66 procent.

van een papieren document meer indruk dan het versturen van een digitaal document. In Duitsland is dit 45 procent. In België 44 procent. In alle gevallen gaat het dus om minder dan de helft van

Niet elk project leent zich voor papierloos werken

de mensen die vinden dat papier een ‘wenselijke’ uitstraling heeft.

% werknemers (geheel) eens met de stelling Niet elk project leent zich voor papierloos werken % werknemers (geheel) eens met de stelling

73% Eens

Het overhandigen van een papieren document maakt meer indruk dan het versturen van een digitaal document

73% Eens 66% Eens 0

20

40

60

80


Het overhandigen van een papieren document maakt meer indruk dan het versturen van een digitaal document % werknemers (geheel) eens met de stelling

100

Printen blijft nodig % werknemers (geheel) eens met de stelling

45% Eens

43% Eens

38% Eens

Printen blijft nodig volgens veel mensen, maar volgens de Neder-

44% Eens

Niet elk project leent zich voor papierloos werken

% werknemers (geheel) eens met de stelling 42% Eens lander het meest. 80 procent is het eens met de stelling ‘Printen

73% Eens

blijft nodig’. De Belg volgt met 72 procent 37% Eens en daarna de Duitser met 61 procent.0

20

40

60

80

73% Eens 100

Het geeft een productief gevoel als ik veel papier in mijn tas heb % werknemers (geheel) oneens met de stelling

66% Eens 0 Printen blijft nodig

Men vindt ook niet dat papier in de tas een productief gevoel

20

40

60

80

Het overhandigen van een papieren document maakt meer indruk dan het versturen van een digitaal document % werknemers (geheel) eens met de stelling

100

geeft, vooral Nederlanders niet. Daarvan is 65 procent het oneens

% werknemers (geheel) eens met de stelling Printen blijft nodig % werknemers (geheel) eens met de stelling

met deze iets gevoeliger voor papier 46% in de 65%stelling. Duitsers zijn46% Oneens

Oneens

Oneens

45%

44% Eens

tas. 46 procent is het hier mee oneens of enigszins mee oneens en

38% Eens

43% dat geldt ook voor de Belgen. Eens Eens

42% Eens 37% Eens 0

20

40

60

80

100

Het geeft een productief gevoel als ik veel papier in mijn tas heb % werknemers (geheel) eens met de stelling Het geeft een productief gevoel als ik veel papier in mijn tas heb % werknemers (geheel) oneens met de stelling

Duitsers printen verreweg het meest: 31,9 blaadjes per dag. Daarna volgt de Belg met 18,3 en dan de Nederlander met 16,1

65% Oneens

pagina’s. Een groot deel van de ondervraagden is tevreden met de hoeveelheid prints die hij of zij uitdraait. In Nederland is 81 procent tevreden, in Duitsland 83 procent en in België 66 procent.

6

46% Oneens

46% Oneens

Voor mijn werk gebruik ik een % werknemers

56%

Desktop

Applicaties en devices

hij op het werk gebruikt. De Nederlanders en Duitsers ontlopen Laptop 56%

Papierloos werken kan alleen als de juiste technologische midde-

Smartelkaar hierin weinig, met resp. 59 en 60 procent 45% ‘eens’. phone

len voorhanden zijn. Vooral mobiele devices kunnen de moge-

0

20

40

60

80

100

Wat betreft de gebruikte devices, zitten er nogal wat verschillen tussen

lijkheden vergroten en de gang naar papierloos bevorderen. Ook

Voor mijn werk gebruik ik een


werknemers de landen. De desktop is in %Duitsland nog heel populair ten opzichte

% werknemers zijn de juiste applicaties cruciaal. Eigen applicaties kunnen kiezen

Desktop is heel belangrijk voor de meeste ondervraagden, en voor Belgen

Desktop en België wordt van deze resp. 84% 56% de andere twee landen. In Nederland

het meest: 69 procent wil graag zelf bepalen welke applicaties Laptop

door 56 en 55 procent gebruikt, waar dit in 41% Duitsland 84 procent is. Laptop 56%

Smartphone


0

Smartphone

45%

20

60

40

80

100

0

30% 20

40

60

80

100

80

100

% werknemers Voor mijn werk gebruik ik een % werknemers

Desktop

56%

Laptop

56%

Smartphone 0

Smartphone

40

60

80

100


0

Smartphone

30% 20

60

40

52%

Laptop

41%

Laptop

55%

Desktop

84%

Desktop

45%

20



80

100

0

22% 20

40

60


84%

Desktop

55%

Desktop

MobieleLaptop apparaten daarentegen worden in Nederland en België 41% Laptop

De Nederlander gebruikt de smartphone het meest. 45 procent 52%

Smartmeer gebruikt dan in Duitsland. De laptop is het populairst in Smart30% phone

van de ondervraagden zegt dat hij er een gebruikt voor werkdoel-

22%

phone

Nederland, waar 5640 procent van80de personeelsleden er een tot zijn 60 0 20 100

einden. De Duitser gebruikt er een in 30 procent van de gevallen.

beschikking heeft. In België is dit 52 procent en in Duitsland 41

De smartphone scoort in België laag met 22 procent.

0

20

60

40


% werknemers procent.

55%

Desktop

52%

Laptop

Smartphone 0

22% 20

40

60

80

100

7

80

100

3. LEIDINGGEVENDEN, LEEFTIJD, GESLACHT Hoeveel pagina’s print u per dag? In het onderzoek is onderscheid gemaakt tussen Een kantoor zonder papier is een zeer aantrekkelijk vooruitzicht Hoeveel pagina’s print u per dag? % werknemers (geheel) eens met de stelling leidinggevenden en niet-leidinggevenden, tussen de 50 mensen onder de 50 jaar oud en die daarboven, en tussen mannen en vrouwen. Niet al deze factoren leveren 40 Leidingopvallende verschillen op wat betreft de mening over gevende 43% 53% 30 leidingLeidingniet 29,4 papierloos werken. Voornamelijk hetNiet functieniveau is gevende gevende leidinggevende 20 bepalend. 17,8 10

Functie De leidinggevende vindt het papierloze kantoor over het alge-

0

meen aantrekkelijker dan de andere bevraagden (53 procent ten opzichte van 43 procent), maar hij print wel een stuk 29,4 vooruitzicht Papierloos kantoormeer: is aantrekkelijk % werknemers (geheel) eens met de stelling

printjes per dag voor de leiding tegenover 17,8 voor niet-leiding-

Overal kiezen leidinggevenden het liefst zelf met welke applicaties

gevenden. Dit zal ongetwijfeld iets te maken hebben met de aard

ze werken, want 76 procent is het eens met de stelling ‘ik kies het

van de werkzaamheden die een persoon in een leidinggevende 38%

liefst zelf de applicaties waar ik mee werk’ ten opzichte van 55

Nederlandse positie uitvoert. Dat hij ‘papierloos’ wel aantrekkelijker vindt dan 50-‘er 54% gemiddeld, is misschien de visionaire kant van zijn baan. Een paNederlandse

procent van de niet-leidinggevenden. En overall gezien werken leidinggevenden mobieler (op een laptop, tablet of smartphone).

50+‘er

pierloos kantoor is in theorie goedkoper, duurzamer en efficiënter. Voor veel managers in hoge posities doelstellingen die men wil behalen. Al blijkt de praktijk weerbarstiger, omdat deze mensen zelf toch nog steeds veel papier gebruiken. Een kantoor zonder papier is een zeer aantrekkelijk vooruitzicht % werknemers (geheel)Eeneens met de stelling kantoor zonder papier is een zeer aantrekkelijk vooruitzicht

Hoeveel pagina’s print u per dag?

% werknemers (geheel) eens met de stelling 50

40

43%

Niet leidinggevende

53%

30

Leidinggevende

Leidinggevende 29,4

20

niet leidinggevende 17,8

10

0


38%

54%

Nederlandse 50+‘er

Nederlandse 50-‘er

8

Leeftijd

Geslacht

Opvallend is het verschil in oordeel over ‘papierloos’ tussen de

Wat betreft geslacht is er niet één lijn te trekken. In Duitsland en

Nederlandse 50-‘er en 50+’er. Waar je zou verwachten dat de

België vinden mannen een kantoor zonder papier aantrekkelijker

oudere minder graag papierloos wil werken, vindt in Nederland de

dan vrouwen. 52 procent van de Duitse mannen is het eens met

50-plusser papierloos werken aantrekkelijker dan de jongere. 38

de stelling ‘een papierloos kantoor is een aantrekkelijk vooruit-

Een kantoor zonder papier is een zeer aantrekkelijk vooruitzicht

Hoeveel pagina’s print u per dag?

% werknemers eens met de stelling procent van de mensen onder(geheel) de 50 vindt papierloos werken een

zicht’. De Duitse vrouw vindt dit in 38 procent van de gevallen. 50

aantrekkelijk vooruitzicht, tegenover 54 procent van de respon-

De Belgische mannen zijn het hier 64 procent mee eens, en de

denten boven de 50. De Nederlandse oudere is blijkbaar redelijk

vrouwen 38 procent. In Nederland maakt geslacht geen verschil. 40

vooruitstrevend. In Duitsland is er geen verschil. Ook 43%en België 53%

Wel vindt de Nederlandse vrouw een kantoor zonder papier reagevende

Leiding-

30

Niet leiding-kantoor Leidingvoor de vraag of een papierloos realistisch is, is er geen

niet 29,4dan de listischer Nederlandse man: 47 procent tegen 38 procent.

leeftijdsverschil. Dit wordt gestaafd door het gebruik van mobiele

gevende 20 België is het In andersom: 59 procent ‘eens’ bij de mannen, 40

devices. Daar zitten bijna geen verschillen tussen de leeftijdscate-

procent bij de vrouwen.

gevende

gevende

leiding17,8

10

gorieën. Alleen in Vlaanderen werkt de jongere vaker mobiel.

0 Het verschil in aantrekkelijkheid van papierloos werken in Duits-

Papierloos kantoor is aantrekkelijk vooruitzicht

land en België kan verband houden met het gebruik van mobiele

% werknemers (geheel)Papierloos eens met de isstelling kantoor aantrekkelijk vooruitzicht

devices. Dat ligt bij de man in die landen hoger. Ook in Nederland


gebruiken vrouwen wat vaker de desktop en minder de smartphone.

38%

54%

Nederlandse 50-‘er

In elk land print de man meer blaadjes per dag. Dit zit vooral de Belgische man dwars, die vindt in 34 procent van de gevallen dat

Nederlandse 50+‘er

hij te veel print. Nederlandse mannen vinden dit maar in 17 procent van de gevallen, en de Duitsers in 12 procent. De vrouw schat in Nederland en Duitsland haar werktas lichter in

Zowel in Nederland als België vindt de jongere af en toe dat hij

dan de man. Ze denkt dat hij resp. 3,6 en 3,3 kilogram weegt, waar

te veel print, maar in Duitsland is het andersom. In Nederland en

de man dit in Nederland op 4,3 en in Duitsland op 4,2 kilogram

België print de oudere meer dan de jongere: 21,5 printjes per dag

raamt. In Vlaanderen denkt de vrouw dat haar tas 2x zo zwaar is

voor de Nederlandse 50+’er tegenover 13,4 voor de 50-’er. Opval-

als die van de man. Dit verklaart het hoge gemiddelde van de Bel-

lend, aangezien de 50+’er in Nederland het papierloze kantoor

gische werktas. De Belgische vrouw vindt het papierloze kantoor

aantrekkelijker zegt te vinden. Deze aantallen liggen bij de Belgen

ook minder aantrekkelijk en minder realistisch, dus misschien

op 19,5 versus 17,5 A4’tjes. In Duitsland is het de jongere die meer

sleept zij inderdaad veel papier mee.

print. Hij schat zijn dagelijkse ‘productie’ in op maar liefst 36,8 prints. De oudere op 19,3.

9

4. VERGELIJKING MET TWEE JAAR GELEDEN Hoe is de houding van de medewerker ten opzichte van papierloos werken en het digitaliseren van werkprocessen in twee jaar tijd veranderd? Het vorige onderzoek, uitgevoerd in 2013, laat redelijk wat optimisme zien, vooral in Nederland. Maar dat lijkt enigszins getemperd.

Documenten gemakkelijker bewaren en delen waren belangrijke

Ten opzichte van het vorige onderzoek in 2013, heeft de

Het aantal printjes per dag is in Duitsland flink gestegen, van

Nederlander zijn mening over papierloos werken flink bijgesteld.

24,8 naar 31,9 en is nog steeds een stuk hoger dan in Nederland.

Hij was eerst nog zeer optimistisch. 85 procent vond papierloos

Net als in het vorige onderzoek. Ook de Nederlander is meer gaan

werken realistisch en 75 procent vond het aantrekkelijk. Nu is dat

printen, van 9,4 naar 16,1 pagina’s. De Belg print tegenwoordig

43 procent en 42 procent. De Nederlanders zijn zelfs licht inge-

ongeveer 1 velletje meer uit dan voorheen: van 17,2 naar 18,3

haald door Duitsland en België. Belgen zijn het meest positief,

per dag. In lijn daarmee zijn de werktassen in alle drie de landen

terwijl zij eerst in de middenmoot zaten.

zwaarder geworden.

argumenten voor papierloos werken, en zijn dat nog steeds. Wonderen als meer vrije tijd en betere werk-privébalans worden nog steeds niet verwacht, net als een aantal jaar terug. Ook vindt de meerderheid nog steeds dat printen nodig blijft en dat niet elk project zich leent voor papierloos werken.

10

5. CONCLUSIE Waarom neemt papierloos werken geen vlucht, terwijl de technologie voorhanden is? Is de werknemer bang dat digitaal opgeslagen documenten niet altijd vanaf elke locatie toegankelijk zijn? Of heerst er angst bij het management over de veiligheid van gegevens die elders (in de cloud) zijn opgeslagen? Hoewel er in de Papierloos Werken Monitor niet is gevraagd naar het waarom van de antwoorden van respondenten, is er wel enige duiding te geven aan de cijfers.

papier af willen, richten zich soms nog te veel op het digitaliseren van papier en te weinig op het vervangen van op papier gebaseerde processen door digitale processen. En sommige organisaties worden door hun omgeving meer gestimuleerd dan andere. Overheden bijvoorbeeld moeten in hun intensieve contacten met burgers, die zich steeds vaker online afspelen, voldoen aan hoge eisen op het gebied van openbaarheid, verantwoording en transparantie; daar gaat de ontwikkeling heel hard. Maar ook in die sector kan men nog niet zonder papier. Want digitale documenten lijken minder stabiel en de wetgeving met betrekking tot

Veiligheid en haalbaarheid

hun bewijskracht en authenticiteit loopt achter op de technische

Een theorie over waarom het digitaliseren van werkprocessen

mogelijkheden. Maar uiteindelijk zullen alle organisaties er wel aan

en documenten is dat bedrijven en medewerkers twijfelen over

moeten geloven: globalisering is geen keuze meer en brengt de

de veiligheid ervan. Uit recent onderzoek van Gemalto blijkt dat

noodzaak met zich mee om digitaal te communiceren en dus ook

veel bedrijven mobiel werken beperken om security-redenen.

digitaal te werken.”

Maar veiligheid zou ook geen issue meer hoeven zijn, zelfs niet bij

Voordelen

cloud-diensten. Want moderne SaaS-oplossingen zijn uiterst veilig.

De voordelen van papierloos werken mogen duidelijk zijn. Het is Ook over de haalbaarheid of wenselijkheid van papierloos werken

voordelig en efficiënt. Mensen worden er productiever van, want

hoeft geen twijfel te bestaan, omdat we juist in een tijd leven

werken kan vanaf elke locatie op elk moment, mensen maken min-

waarin software vrijwel elk bedrijfsproces digitaal kan maken,

der makkelijk fouten als processen digitaal zijn en ‘papierloos’ zorgt

inclusief het samenwerken en communiceren met collega’s.

voor meer transparantie op de werkvloer. Digitaal werken zorgt er ook voor dat kennis makkelijker uitgewisseld kan worden en dat

Processen digitaliseren

iedereen up-to-date blijft, want alles staat op één centrale plek

Volgens Theo Thomassen, professor Archiefwetenschap aan de

waardoor je er altijd van verzekerd bent dat je de laatste versie van

Universiteit van Amsterdam, zijn de technologie en communica-

een document te pakken hebt. Daarbij scheelt het een hoop geld

tiegewoonten van medewerkers geen belemmeringen meer voor

dat wordt uitgegeven aan papier, inkt en printers. En last but not

papierloos werken, maar zitten de knelpunten meer in de manier

least: papierloos werken is duurzaam. Het spaart een hoop bomen.

waarop er met digitalisering wordt omgegaan.

Er zou daarom meer awareness moeten komen bij zowel werknemer als werkgever over de voordelen van papierloos werken, waarbij ook de vooroordelen (de nadelen) worden weggenomen.

“Er zijn goede documentmanagementsystemen; bijna iedereen heeft een tablet en is eraan gewend om bestanden uit te wisselen

Op naar het papierloze kantoor. Niet in de toekomst, maar nu!

tussen pc, tablet en smartphone. Toch gaat de overgang van papier naar digitaal niet overal even snel. Organisaties die van

11

6. OVER VIADESK Viadesk was in het jaar 1999 in Nederland de eerste cloudaanbie-

Het platform is ook continu in ontwikkeling. Door de markt

der en grondlegger van online documenten delen en samen-

nauwkeurig te volgen en het nauw monitoren van gebruikers-

werken. Het begon met twee Amsterdamse ondernemers die

ervaringen is de tool ‘future proof’. Waar Viadesk een voorloper

een besloten omgeving opzetten voor studenten om documenten

was (en nog steeds is) in Het Nieuwe Werken, is het tegenwoordig

te delen. Nu is de dienst uitgegroeid tot een veelgebruikt social

toonaangevend op mobiel gebied en papierloos samenwerken.

intranet, projectomgeving of kennisnetwerk voor overheidsorganisaties en bedrijfsleven.

Ook de buurlanden België en Duitsland hebben Viadesk ontdekt. Door de toenemende vraag uit Duitsland heeft Viadesk in 2012

Viadesk wordt geroemd om haar vele toepassingsmogelijkheden,

een kantoor geopend in Keulen, aan de oevers van de Rijn.

gebruiksvriendelijkheid, veiligheid en service. Daarnaast zijn

Inmiddels zit daar een volwaardig service- en supportteam dat

slagvaardige organisaties heel blij met de tool die direct ingezet

Duitse overheden en middelgrote mkb-bedrijven bedient.

kan worden. De afweging om een jaar te wachten op bijvoorbeeld een maatwerkproduct van Microsoft of direct te beginnen is dan ook vaak niet moeilijk.

CONTACT Nederland

Duitsland

Viadesk bv

Viadesk GmbH

Kostverlorenstraat 19C

Anna-Schneider-Steig 5

1052 GT Amsterdam

50678 Köln

T (020) 305 76 60

T 0221 828 293 64

F (020) 305 76 55

F 0221 828 293 66

E [email protected]

E [email protected]

Contactpersoon: Hans Koekkoek

Contactpersoon: Annika Willers

12

Het papierloze kantoor is nog steeds toekomstmuziek

Recommend Documents