Het Nieuwe Werken in Boxtel: aanzet tot een plan van aanpak. 1. Inleiding. In dit plan van aanpak wordt geschetst, op welke wijze Het Nieuwe Werken in Boxtel wordt ingevoerd. Achtereenvolgens komen aan de orde: de definitie Van Het Nieuwe Werken, het kader, de uitwerking, de aanpak, de planning en de strategie. 2. Wat is ‘Het Nieuwe werken’? Het Nieuwe Werken is een middel om te komen tot verbetering van de dienstverlening en tot realisering van een moderne arbeidsorganisatie. Het Nieuwe Werken moet coöperatief en integraal samenwerken bevorderen, zowel intern, als extern. Of zoals Dik Bijl het zegt in het boek ‘Aan de slag met Het Nieuwe Werken’, 2009): ‘Het Nieuwe Werken is een visie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie, als de medewerker. Die visie wordt gerealiseerd door die medewerker centraal te stellen en hem – binnen bepaalde grenzen – de ruimte en de vrijheid te geven in het bepalen hoe hij werkt, waar hij werkt, wanneer hij werkt, waarmee hij werkt en met wie hij werkt. Recente ontwikkeling in de ICT maken Het Nieuwe Werken technisch mogelijk en maatschappelijke ontwikkelingen maken het wenselijk’ (einde citaat). Bij ‘Het Nieuwe Werken’ moet men denken aan tijd- en plaatsonafhankelijk werken, een flexibel kantoorconcept en een verbeterde dienstverlening die voldoet aan de eisen van de tijd. We hebben al stappen in die richting gezet, maar zullen in de komende jaren een extra slag moeten maken; denk daarbij alleen al aan de noodzaak om (delen van) archieven te digitaliseren. Het is overigens geen vrijblijvende kwestie. Verwacht wordt dat in 2012, 2013 de economie weer aantrekt en dat de slag op de arbeidsmarkt in alle hevigheid losbarst met het vertrek van de ‘babyboomers’ uit onze organisatie. Het zal dan niet alleen een kwestie zijn van prettig werken, maar ook van een moderne werkomgeving. Gemeenten als Heusden, ’s-Hertogenbosch, Vught en Sint-Michielsgestel zijn ons al voorgegaan. In deze notitie wordt ingegaan op de invoering van ‘Het Nieuwe Werken’ in Boxtel. 3. Het kader. In de strategische visie ‘Boxtel 2020, duurzaam en dynamisch centrum in Het Groene Woud’ is speerpunt zes gewijd aan modern bestuur en organisatie: ‘Om de hiervoor geschetste ambities werkelijkheid te laten worden, is het nodig dat gemeentebestuur en ambtelijke organisatie hiermee corresponderende ambities hebben voor hun eigen ontwikkeling tot 2020. In essentie zijn de volgende drie zaken van belang; hoe positioneert het gemeentebestuur van Boxtel zich in de regio, hoe ziet het gemeentebestuur zijn rol in de Boxtelse samenleving en niet in de laatste plaats, hoe ontwikkelt Boxtel zich tot professionele dienstverlener’. In deze notitie gaan we nader in op het laatstgenoemde punt. In het beleidsprogramma 2010 – 2014 ‘Samen verder: de burger centraal’ wordt dit verder uitgewerkt in de volgende passage: ‘Een andere hoofddoelstelling is de verdere verbetering van dienstverlening en efficiëncy, zoals ook vermeld in de strategische visie. Daarbij is het goed om te bedenken, dat de economische crisis na een aantal jaren voorbij zal zijn: als de economie aantrekt en de uitstroom van de ‘babyboomers’ op gang komt, zal er krapte op de arbeidsmarkt ontstaan. Om te waarborgen dat we ook in de toekomst het werk zullen kunnen blijven uitvoeren, zullen we de arbeidsorganisatie moeten vernieuwen. We bereiden momenteel een notitie voor over de invoering van ‘Het Nieuwe Werken’ dat gericht is op flexibilisering en modernisering van het werk; daarin zal in de komende jaren geïnvesteerd moeten worden.
De ontwikkeling naar Het Nieuwe Werken dient hand in hand te gaan met het doorlichten van taken en het verbeteren van efficiëncy, zodat Boxtel ook in de toekomst een aantrekkelijke werkgever blijft, die de burger verblijdt met een uitstekende dienstverlening.’ In de programmabegroting 2011 – 2014 wordt een taakstellende bezuiniging op personeel aangekondigd van € 750.000,- en wordt op pagina 112 over ‘Het Nieuwe Werken’ opgemerkt: ‘Bij dit project komen een aantal thema’s en probleemvelden samen: De steeds hogere en indringender eisen welke door onze burgers, de instellingen, maar ook de mede-overheden aan de kwaliteit en integraliteit van onze dienstverlening worden gesteld. De groei van (de intensiteit van) het gemeentelijke takenpakket, zonder dat daarbij voldoende compensatie wordt geboden voor de kostenstijgingen welke het gevolg daarvan zijn. De afnemende rijksmiddelen als gevolg van de noodzaak bij het rijk om drastisch te bezuinigen, ook op de geldstromen richting gemeenten. Het Nieuwe Werken sluit goed aan bij de ontwikkelingen binnen de gemeentelijke organisatie. Oplossingen moeten worden gevonden door een complex aan onderdelen zoveel als mogelijk synchroon aan te pakken vanuit één centrale gedachte: de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening, de verbetering van de integraliteit van werken en de modernisering van de arbeidsorganisatie. Tot dat complex aan onderdelen wat dan aan de orde komt behoren onder meer: personeel en organisatie, informatievoorziening en automatisering (in al hun facetten), onze huisvesting, onze werkprocessen, onze taken en prioriteiten en onze cultuur in al zijn aspecten en vormen. Bij dit alles past de opmerking dat we (gelukkig) niet op nul beginnen. Heel veel van genoemde onderdelen zijn al sedert langere tijd in gang gezet en kunnen onder de paraplu van dit project versneld worden en meer met elkaar in verbinding worden gebracht. Zo kan ook het project ‘Boxtel heeft Antwoord ‘ (voorheen ‘Stip aan de horizon’) onder deze paraplu een plek krijgen.’. We zullen moeten investeren, om ‘Het Nieuwe Werken’ in te voeren en we zullen daarbij rekening moeten houden met een krimpend budget. Vooralsnog hebben we in de begroting 2011 een eenmalige bijdrage van € 50.000,- gereserveerd voor de ontwikkeling van de uitvoering van het plan van aanpak. We zullen tegelijkertijd een taakstelling moeten realiseren van € 750.000,- in 2014. Weten we die besparing sneller door te voeren, dan kunnen we de vrijvallende middelen benutten om ‘Het Nieuwe Werken’ in te voeren. De raad heeft tijdens de begrotingsbehandeling te kennen gegeven, nadrukkelijk betrokken te willen worden bij dit traject. In het tweede kwartaal van 2011 leggen wij de raad dan ook een totaalplan voor waarin ‘Het Nieuwe Werken’ en de bezuinigingstaakstelling centraal staan. Na besluitvorming door de raad, kan het geheel verwerkt worden in de begroting 2012 – 2015. 4. Het Nieuwe Werken: op weg naar verdere uitwerking. Met het oog op de verdere uitwerking, worden diverse onderwerpen rondom Het Nieuwe Werken verder uitgediept en worden de volgende denkrichtingen aangegeven: a. Cultuur: Het gaat daarbij om missie, normen, waarden en competenties. Het Nieuwe Werken moet coöperatief en integraal samenwerken bevorderen. De relatie tussen medewerker en leidinggevende zal veranderen: welke afspraken moeten gemaakt worden als we tijd- en plaatsonafhankelijk gaan werken? Dat vraagt om een groot aantal praktische besluiten rondom werktijden, agendabeheer, bereikbaarheid, communicatie, resultaatgericht en klantgericht werken, communicatie (belprotocol) en kwaliteitshandvest.
De missie en visie rondom STERK (= Samenwerkingsgericht, Trots en zelfbewust, Energiek, Resultaatgericht en Klantgericht) moet opnieuw worden neergezet en van een nieuwe strategie worden voorzien. b. Personeel: Momenteel zijn generieke functieprofielen in de maak, die ontwikkeling van medewerkers en flexibele inzetbaarheid moeten bevorderen: aan het eind van het jaar is een eerste proeve beschikbaar. Deze zal in het managementoverleg (en vervolgens met de ondernemingsraad) worden besproken; tevens zal dan gesproken worden over de verdere doorvertaling van de functieprofielen in functiebenamingen. Daarnaast wordt naast de reguliere functioneringsgesprekken, de ontwikkeling van persoonlijke werkplannen bevorderd waarin het beoogde resultaat centraal staat. Het zal niet voor alle functies en medewerkers nodig zijn om een persoonlijke werkplan te maken; wat dat betreft is maatwerk het devies. De persoonlijke werkplannen worden gebaseerd op de afdelingswerkplannen die aan het eind van ieder jaar worden opgesteld. Daarnaast dient het gehele traject goed begeleid te worden. Medewerkers dienen via opleiding en training in Het Nieuwe Werken te worden ingewijd. c. Organisatie. Eerste vraag is: wat voor een soort organisatie wil de gemeente Boxtel zijn. Mikken we op een gemeente die alles zelf doet of op een gemeente die veel minder zelf doet en veel meer regisseert? In het verlengde daarvan dient de vraag te worden beantwoord, welk takenpakket dient te worden uitgevoerd. Met de bezuinigingstaakstelling in het achterhoofd, is het niet voldoende om de kaasschaafmethode te hanteren. Er zullen keuzes moeten worden gemaakt: taken zullen moeten worden afgestoten of drastisch worden verminderd. Notities als de Personeelsmonitor van het A&O-fonds kunnen ons op het spoor zetten van mogelijke bezuinigingen. Tevens dient bepaald te worden, wat het voor de organisatie betekent, als we overstappen van een door papier gedomineerd huis naar een (vrijwel) papierloos en digitaal kantoor. Mede afhankelijk van het takenpakket dient bezien te worden of de structuur van de organisatie nog past: nieuwe wet- en regelgeving onder andere op het terrein van de omgevingsvergunning, informatie- en communicatietechnologie (ICT) en dienstverlening geven aanleiding om de structuur en de taakafbakening tussen de afdelingen te bezien en de strategie nader te bepalen. Op basis van aard en omvang van het takenpakket en de gewenste structuur van de organisatie, zullen we ons een beeld vormen van de gemeentelijke organisatie in 2015. Het Nieuwe Werken is een stimulans voor een natuurlijk groeiproces, waarbij medewerkers die op aanpalende werkterreinen actief zijn, elkaar opzoeken en waarbij integraal gewerkt wordt aan de doelen die college en raad gesteld hebben. d. Huisvesting. In de bijgevoegde notitie van Veldhoen + Company ‘Scenario’s nieuwe werkomgeving gemeentehuis Boxtel’ worden vier scenario’s geschetst: het bestaande gebouw licht dan wel grondig aanpassen, nieuwbouw op de huidige locatie en nieuwbouw op een andere locatie. Gezien de huidige financiële krapte en gezien de huidige marktsituatie lijkt een variant, waarbij het huidige gebouw wordt opgeknapt en heringericht het meest waarschijnlijk: het Nieuwe
Werken is enerzijds een aanzet tot verandering van werken en anderzijds een middel om de aantrekkingskracht van de organisatie te behouden en te versterken. Met de medewerkers van Facilitaire Zaken en een extern adviseur zal een variant worden ontwikkeld op de huidige locatie. Deze variant dient dusdanig te zijn, dat alternatieve oplossingen op middellange termijn niet geblokkeerd worden. Verandering van huisvesting en werkomgeving kan een belangrijke bijdrage leveren aan de beoogde cultuurverandering. De extern adviseur kan ons daarbij mee helpen. e. Informatie en communicatietechnologie (ICT). Op het terrein van informatievoorziening en automatisering sprake is van grote complexiteit. We kunnen alleen succesvol zijn als we gezamenlijk en in goed overleg komen tot invoering van nieuwe instrumenten. Een eerste belangrijke stap is de vervanging van de kantoorautomatisering. Meer dan de helft van de applicaties is al getest, waaronder een groot aantal vitale applicaties. Het eerste kwartaal van 2011 staat in het teken van de overgang van het oude naar het nieuwe systeem; de overgang vindt per afdeling plaats, waarbij de minder complexe afdelingen eerst en de meer gecompliceerde aan het eind worden overgezet. In de nieuwe setting is het mogelijk om met gebruikmaking van een ‘pasje’ in het gehele gebouw in te pluggen, zowel wat betreft computer, als wat betreft telefoon. Na het eerste kwartaal kunnen we het systeem verder stabiliseren en uitbouwen. Bezien wordt op welke wijze verdere uitbouw kan plaatsvinden, onder andere via het gebruik van smartphones, laptops et cetera. Om het werk te verdere te stroomlijnen en te vergemakkelijken, wordt het documentmanagementsysteem ingevoerd, waarbij het opnieuw neerzetten en stroomlijnen van werkprocessen, een belangrijk onderdeel is. In 2011 worden belangrijke stappen vooruit gezet. Uiteindelijk zullen de informatiestromen binnen de gemeente zo veel mogelijk digitaal verlopen. Een bijzonder punt van aandacht daarbij wordt gevormd door de mogelijkheden om digitaal te vergaderen. Als de voortekenen niet bedriegen, gaat dit in de komende jaren binnen de overheid een enorme vlucht nemen. Dat kan de efficiëncy bevorderen; we zullen ons moeten afvragen, op welke wijze we op deze trend inspelen. In het kader van het project ‘De Toekomst van Brabant’ wordt bezien of een ‘pilot’ kan worden gestart. f.
Dienstverlening. De visie op het terrein van dienstverlening ligt vast in de notitie ‘Stip op de horizon’ en is er op gericht om de gemeente in 2015 hèt loket van de overheid te laten zijn. In de werkgroep ‘Boxtel geeft Antwoord’ zijn alle relevante afdelingen vertegenwoordigd. Het is van belang dat nagedacht wordt over verdere verbetering van de dienstverlening, en over de verhouding tussen frontoffice en backoffice, de verhouding tussen digitale en fysieke dienstverlening et cetera. De visie wordt geactualiseerd en concreet wordt gemaakt.
g. Communicatie. Als duidelijk is, hoe we wat gaan aanpakken, dient een goed communicatietraject te worden uitgezet. Met de bijeenkomsten in de raadzaal zijn de medewerkers een eerste keer geïnformeerd. Nadere informatie dient binnenkort te volgen. Ook dient aandacht besteed te worden aan communicatie in de richting van het bestuur en aan de mogelijkheden die Het Nieuwe Werken biedt voor nieuwe vormen van burgerparticipatie.
Geconcludeerd kan worden, dat veel ontwikkelingen zich bewegen in de richting van Het Nieuwe Werken. Met een versnelde ontwikkeling van diverse sporen en een extra impuls voor de huisvesting, moet het mogelijk zijn, om Het Nieuwe Werken in een aantal jaren in te voeren. De vraag is hoe we het concreet gaan aanpakken. 5. De aanpak. Omdat veel activiteiten zich al in de richting van ‘Het Nieuwe Werken’ bewegen, wordt voorgesteld om het op een slimme manier te organiseren. Hoewel de invloed van Het Nieuwe Werken niet onderschat moet worden, lijkt het eerder een kwestie van samenhang aanbrengen en versnellen, dan van een geheel nieuw programma. Er zal voldoende capaciteit moeten worden vrij gemaakt om het geheel van een impuls te voorzien. Voor het onderdeel huisvesting en de uitstraling daarvan in de richting van cultuur wordt een extern bureau ingehuurd: het is een specialistische klus die elders al vele malen is uitgevoerd en waarvoor in huis het specialisme ontbreekt. Ten aanzien van de structuur van het programma wordt voorgesteld: a. om een stuurgroep in het leven te roepen, bestaande uit de portefeuillehouder en het managementoverleg; deze komt elke maand bijeen. b. om een projectgroep in het leven te roepen die de kern vormt van ‘Het Nieuwe Werken’: daarin hebben naast de gemeentesecretaris en het afdelingshoofd Centrale Ondersteuning, de programmaleider en de voorzitters van de werkgroepen zitting; c. om werkgroepen in het leven te roepen rondom de thema’s cultuur, personeel, organisatie, huisvesting, ICT en dienstverlening en communicatie. Het geheel werkt efficiënt: er wordt gebruik gemaakt van bestaande overlegstructuren en de werkgroepen werken niet langer dan strikt noodzakelijk. Daarnaast is het goed om een groep meedenkers op te richten rondom ‘Het Nieuwe Werken’. Het Jonge Ambtenaren Netwerk Boxtel kan daarin een rol spelen, maar zeker ook anderen. Zij kunnen ideeën inbrengen en een ambassadeursfunctie vervullen op de afdelingen. 6. De planning en de strategie. In de komende maanden wordt ‘Het Nieuwe Werken’ verder ingevoerd en uitgewerkt. Trajecten die lopen worden krachtig voortgezet. Trajecten die nader onderzocht moeten worden, zoals de huisvesting en de invulling van de personele taakstelling worden in het eerste kwartaal afgerond, zodat in het tweede kwartaal een geïntegreerd voorstel aan de raad kan worden voorgelegd. Na besluitvorming in de raad wordt een en ander verwerkt in de begroting 2012 – 2015 en wordt ‘Het Nieuwe Werken’ verder ingevoerd, zodat we in 2013, 2014 een moderne organisatie hebben die staat voor een eigentijdse, kwalitatief goede dienstverlening.
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BOXTEL, Boxtel, 16 november 2010,
