i ferX q ek Rapport
i, ,C U L T E I T
Technische Universiteit Eindhoven T E C H N 0 L 0 G I E M A N A G E M E N T
Het ene artikel is het andere niet! Een onderzoek naar de problemen omtrent de slechte afstemming tussen artikelstamgegevens in de levensmiddelenbranche
door : B . Vermeer Report EUT/BDK/77 ISBN 90-386-0215-4 ISSN 0929-8479 Eindhoven 1996
CIP-GEGEVENS KONINKLIJKE BIBLIOTHEEK, DEN HAAG Vermeer, B . Het ene artikel is het andere niet! : een onderzoek naar de problemen omtrent de slechte afstemming tussen artikelstamgegevens in de levensmiddelenbranche / door B . Vermeer. - Eindhoven : Eindhoven University of Technology, Faculty of Technology Management . - 111 . (Report EUTBDK, ISSN 0929-8479 ; 77) ISBN 90-386-0215-4 NUGI 686/689 Trefw . : EDI ; levensmiddelenindustrie .
Het ene artikel is het andere niet ! Een onderzoek naar de problemen omtrent de slechte afstemming tussen artikelstamgegevens in de levensmiddelenbranche
1. Inleiding
1 .1 Probleemstelling De levensmiddelenbranche is volop in beweging . Klanten worden steeds veeleisender . De produkten moeten zijn aangepast aan zijn levensstijl en bovendien ook nog in milieuvriendelijke verpakkingen zijn verpakt .
De branche speelt hier onder andere op in door het concept van local marketing : de supermarkten passen zich steeds meer aan aan de specifieke klanten in een bepaalde regio . Daarnaast neemt de druk op de efficiency in de branche toe . Hiertoe worden momenteel programma's opgezet die leiden tot een versnelling van de goederenstroom . Hierdoor kan de branche nog sneller reageren op de steeds specifiekere klanteneisen in elke supermarkt tegen lagere kosten (o.a . door vermindering van de voorraden in de keten) . Het versnellen van de goederenstroom en het leveren van de juiste produkten vergt echter een enorme toename van de coórdinatie in de keten . Dit heeft tot gevolg dat een grote hoeveelheid berichten onderling moet worden uitgewisseld . Dit kan alleen worden bereikt door gebruik te maken van Electronic Data Interchange (EDI) . Het massale gebruik van EDI staat of valt echter met de aanwezigheid van de juiste artikelinformatie bij elke partij in de keten . Vandaar de verhoogde aandacht voor het EDI artikelbericht in de branche .
De stichting EAN Nederland begeleidt, in haar hoedanigheid van beheersinstantie van EDI standaards en berichten, de ontwikkeling en de invoering van het artikelbericht in de branche . Daartoe houdt de stichting op 16 februari een informatiebijeenkomst waar de heer Veth van de Technische Universiteit Eindhoven een presentatie zal houden over informatielogistiek Hierin wordt ingegaan op de vraag hoe de informatie-uitwisseling in ketens moet worden ingericht opdat kan worden gegarandeerd dat produktstamgegevens uniek zijn en blijven . Alvorens deze vraag te beantwoorden moet worden onderzocht of dit wel belangrijk is : Ervaren bedrijven uit de levensmiddelenbranche de slechte afstemming van artikelstamgegevens ook werkelijk als een probleem ?
1 .2 Opdrachtformulering
Houdt een inventarisatieronde in de levensmiddelenbranche met als doel : 1 . Het achterhalen van de problemen die worden veroorzaakt door de slechte afstemming van artikelstamgegevens in de levensmiddelenbranche ; 2 . Het vaststellen van de belangrijkste oorzaken van die problemen .; 3 . Het aangeven van oplossingsrichtingen voor die problemen . 1 .3 Indeling verslag In hoofdstuk 2 wordt kort een algemene schets van de levensmiddelenbranche gepresenteerd . In hoofdstuk 3 worden vervolgens de resultaten uit de interviews besproken . Hierbij is gebruik gemaakt van een cross-vergelijking van de antwoorden van de deelnemende bedrijven aan het interview . Vervolgens zijn in hoofdstuk 4 een aantal in de crossvergelijking genoemde problemen omtrent de slechte afstemming van artikelstambestanden nader geanalyseerd . Tenslotte zijn in hoofdstuk 5 op basis van de resultaten uit de cross-vergelijking in hoofdstuk 3 en de nadere analyse van problemen in hoofdstuk 4 enkele conclusies getrokken en aanbevelingen geformuleerd .
2 . Ketenbeschrijving
2 .1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt een kort overzicht geschetst van de levensmiddelenbranche . In Paragraaf 2 .2 worden de verschillende partijen in de levensmiddelenbranche besproken . Paragraaf 2 .3 beschrijft het globale verloop van het ketenproces, waarna in paragraaf 2 .4 de belangrijkste ontwikkelingen in de branche kort onder de loep worden genomen .
2.2 De levensmiddelenbranche De totale omzet in de Voedings- en genotsmiddelenbranche bedroeg in 1993 f 82,5 miljard gulden. Binnen deze branche worden 2 kanalen onderscheiden : De detailhandel f 37 miljard - de geparallelliseerde detailhandel (supermarkten) - de gespecialiseerde detailhandel (o .a. bakkers en slagers) f 22 miljard f 59,0 miljard Subtotaal f 23,5 miljard Overige kanalen (Horeca en dergelijke) TOTAAL f 82,5 miljard Met de levensmiddelenbranche wordt hier de geparallelliseerde detailhandel bedoeld, het kanaal waarin de levering van goederen via de supermarkt geschiedt . De omzet in de levensmiddelenbranche bedroeg in 1993 dus f 37 miljard gulden, die in zo'n 7850 verkooppunten werd gerealiseerd . 2.2 Partijen in de levensmiddelenbranche In de levensmiddelenbranche konden oorspronkelijk 3 partijen worden onderscheiden : de producenten ; - de groothandels ; - de detaillisten . Door overnames, fusies en samenwerkingsverbanden zijn 3 situaties in de keten ontstaan, ieder met een verschillende mate van integratie. Deze situaties zullen kort worden besproken . De inkoopcombinatie
De situatie met de minste vorm van integratie wordt gevormd door zelfstandige groothandels en winkels die hun krachten bundelen in de inkoopcombinatie . De inkoopcombinatie is in hoofdzaak verantwoordelijk voor de gezamenlijke inkoop ten behoeve van de groothandels en het verzorgen van de winkelformules . De zelfstandige groothandels verzorgen de orderstroom en de distributie naar de winkels . De supermarktondernemers verzorgen de uiteindelijke verkoop aan de klant . Deze situatie is afgebeeld in figuur 1 .
Gezamenlijke inkoop
Strategisch
Verzorgen winkelformules
Inkoopcombi natie
Producenten
_ - _ _ _ - - - Verzorgen produktinformatie
Zelfstandige ~ Zelfstandige Groothandel ondernemers
Orders & Fysieke distributie
Figuur 1 De inkoopcombinatie
In deze situatie zijn de supermarkteigenaren weliswaar zelfstandig, maar zij hebben wel een deel van hun zelfstandigheid moeten inleveren . Dit wordt veroorzaakt door de winkelformules, die voor een groot deel het assortiment, de prijzen en de winkelinrichting bepalen, en die centraal worden vastgesteld en beheerd . Binnen bepaalde grenzen heeft de zelfstandige supermarktondernemer echter nog wel de vrijheid om een eigen invulling hieraan te geven . Hierdoor kan hij toch voldoen aan de specifieke wensen van de lokale markt . Een belangrijke derde taak van de inkoopcombinatie is het verschaffen van produktinformatie aan de groothandels en vaak ook aan de detaillist . De dienstverlenende groothandel In de situatie met de dienstverlenende groothandel wordt eveneens geleverd aan zelfstandige supermarktondernemers . Echter, de functies inkoop en distributie zijn geïntegreerd en ondergebracht in 1 organisatie : De dienstverlenende groothandel (zie figuur 2) . -
Gezamenlijke inkoop
Strategisch
Orders & Fysieke distributie
Verzorgen winkelformules
Dienstverlenende Groothandel
Producenten
~M*
rDC's
;~ Zelfstandige ondernemers
Figuur 2 De zelfstandige groothandel
In deze situatie fungeert de groothandel als een totaaldienstverlener aan de supermarktondernemér : distributie en inkoop worden primair door de groothandel uitgevoerd . Daarnaast vindt een uitgebreide ondersteuning plaats in de vorm van automatisering, marketing etc . Typerend aan deze situatie is dat de dienstverlenende groothandelaar de supermarkteigenaar niet kan dwingen, hij moet de supermarkteigenaar overreden . Daarnaast bestaat er in tegenstelling tot de situatie met de inkoopcombinatie slechts 1 gezamenlijke fysieke distributiestructuur. De filiaalbedrijven In de situatie met de filiaalbedrijven zijn de groothandel en de zelfstandige detailhandel volledig met elkaar geïntegreerd (zie figuur 3) .
Gezamenlijke inkoop
Strategisch
Producenten
~
;Inkoop-afdeling
Filiaalbedrijf
----~---- ----;DC's 'Filialen ;
Orders & Fysieke distributie
-------- ---------Figuur 3 Het filiaalbedriff
In deze situatie is de supermarktondernemer niet langer zelfstandig : Hij is een filiaalhouder met een min of meer een vast assortiment en een vaste prijs, die centraal worden vastgesteld . De mate van integratie van met name computersystemen is in deze situatie het grootst, elk filiaal gebruikt dezelfde apparatuur . Bovendien kunnen vernieuwingsprogramma's (zoals bijvoorbeeld de introduktie van Electronic Data Interchange : EDI) tegelijk voor de gehele organisatie worden uitgevoerd .
2.3 Het ketenproces Het ketenproces loopt (traditioneel) als volgt : Allereerst wordt het assortiment per winkelformule samengesteld door de commerciële managers van de inkoopcombinatie, de groothandel of het filiaalbedrijf . Dit doen zij door te onderhandelen met het accountmanagement van de producenten over prijzen, condities en het bespreken van acties . Daarnaast verzorgt de commerciële afdeling ook de directe contacten met de consument middels reclame, advertising etc. De consumenten komt vervolgens in de winkel en kan kiezen uit het assortiment op het schap in de supermarkt . De detaillist heeft dus een voorraadhoudende functie . 1 of enkele malen per week wordt er door de winkels besteld . Dit gebeurt m .b.v . een handterminal . De winkeleigenaar loopt met behulp van een handterminal door de winkel en scant met de terminal de schapetiketten . Dit zijn dus de barcodes van de produkten (handelseenheden) die moeten worden bijbesteld . De bestelgegevens worden naar de groothandels c .q . moederorganisatie gestuurd m .b .v. een modem of papier . Bij de groothandel of moederorganisatie worden de bestelgegevens van alle winkels verzameld en doorgesluisd naar de verschillende DC's . Daar worden de bestellingen verwerkt door het voorraadbeheersingssysteem . Op basis van de bestelgegevens wordt de winkel vervolgens enkele keren per week beleverd . De groothandel bestelt vervolgens weer (op basis van zijn voorraadsysteem) bij de leveranciers . Naast deze stroom wordt ook voor een groot deel van het assortiment (met name versprodukten) direct aan de winkel geleverd . Zo worden veilingsprodukten, zuivelprodukten, vlees etc . meestal met eigen vervoer vanuit de landelijke centrales, producenten etc . afgeleverd bij de winkels . De orders voor deze bedrijven worden rechtstreeks of via de moederorganisaties doorgesluisd naar de leveranciers . Hierdoor bedraagt het gemiddelde winkelbezoek per week aan vrachtauto's zo'n 15 keer per week . Uiteindelijk worden de geleverde goederen betaald . Die betaling geschiedt over het algemeen 1 keer per week aan de moederorganisatie of de groothandel . De rechtstreekse leveringen worden afhankelijk van de situatie direct of via de moederorganisatie of groothandel betaald .
2 .4 Ontwikkelingen in de branche Momenteel spelen een aantal ontwikkelingen in de levensmiddelenbranche, zoals : - verlenging van winkelopeningstijden;
- milieuvriendelijke verpakkingen ; - omgaan met gebrek aan schapruimte ; - local marketing . Hier wordt met name aandacht besteed aan 2 speciale ontwikkelingen die een grote invloed zullen hebben in de tweede helft van de jaren '90 : 1. Cross-docking ; 2. Efficiënt Consumer Responce (ECR) . Cross-Docking Cross-Docking komt er op neer dat alle goederenstromen naar de verschillende winkels eerst in een lokaal DC worden gebundeld . In het lokale DC worden de verschillende goederen dus eerst overgeslagen waarna ze in 1 vrachtwagen gezamenlijk worden afgevoerd naar de winkel . Dit moet leiden tot minder distributiekosten, meer leveringen op tijd doordat de chauffeurs minder vaak het drukke stadsverkeer in hoeven en minder opstoppingen bij de winkels zelf. ECR De ECR ontwikkeling is komen overwaaien uit Amerika en komt er in de kern op neer dat industrie en handel zeer snel kunnen reageren op het koopgedrag van de consument . De scannende kassa in de supermarkt registreert de verkopen . Door voorraden in de winkels en de verkopen direct met elkaar te vergelijken ontstaat per dag een inkooplijstje dat elektronisch doorgegeven wordt aan het distributiecentrum . Die stelt direct orders voor de fabrikanten op en deze leveren de volgende dag de produkten die dan onmiddellijk door gaan naar de winkels .
Cross Docking en ECR vereisen een verregaande elektronische communicatie tussen winkels, DC's en fabrikanten . Immers, de gegevens moeten zeer snel en in grote hoeveelheden worden uitgewisseld . Dit is alleen mogelijk met behulp van Electronic Data Interchange (EDI) . Goede elektronische communicatie stelt echter hoge eisen aan de kwaliteit van de uitgewisselde informatie : Onjuiste gegevens werken door het wegvallen van de menselijke interpretatie immers direct door in de toepassingen . In het volgende hoofdstuk komt de vraag aan bod in hoeverre bedrijven nu reeds problemen ondervinden door de aanlevering van onjuiste elektronische informatie .
3 . Cross-vergelijking
3 .1 Inleiding Om inzicht te krijgen in de problemen die bedrijven momenteel reeds ondervinden door de aanlevering van onjuiste artikelstamgegevens is een korte inventarisatieronde gemaakt in de levensmiddelenbranche . Hiertoe is in totaal met 6 bedrijven uit de levensmiddelenbranche een interview gehouden . De resultaten van die interviews zullen in dit hoofdstuk worden besproken . Om die resultaten overzichtelijk te presenteren zijn ze per onderwerp naast elkaar gelegd en onderling met elkaar vergeleken (cross-vergelijking) . In paragraaf 3 .2 worden de karakteristieken van de géfnterviewde bedrijven op een rij gezet . Vervolgens behandelt paragraaf 3 .3 de stand van zaken wat betreft de informatie-uitwisseling bij de verschillende bedrijven . Hierbij wordt speciaal aandacht geschonken aan de stand van zaken wat betreft EDI . Paragraaf 3 .4 gaat in op de produktstamgegevens, waarna in paragraaf 3 .5 de kern ter sprake komt, namelijk de vergelijking van de problemen die ontstaan bij het uitwisselen van ar6kelstamgegevens . In paragraaf 3 .6 wordt tenslotte ingegaan op de meningsvorming omtrent centrale bestanden . 3 .2 Vergelijking op karakteristieken In de vergelijking op karakteristieken is alleen onderscheid gemaakt tussen producenten enerzijds en levensmiddelenafnemers anderzijds . Dit garandeert dat de bedrijven die aan de interviews hebben meegewerkt op basis van hun karakteristieken anoniem blijven . In totaal zijn 3 producenten en 3 levensmiddelenafnemers geïnterviewd . Wat betreft omzet en aantal werknemers wordt hier reeds opgemerkt dat die geen opvallende verschillen lieten zien . De overige karakteristieken voor de gemiddelde producent en afnemer zijn weergegeven in tabel 1 . Karakteristiek aantal afnemers aantal leveranciers aantal DC's aantal artikelen
gemiddelde producent 400 450 1,5 400
gemiddelde afnemer 575 100 8 20000
Tabel 1 Karakteristieken producent en afnemers
Uit de tabel valt met name af te lezen dat het verschil in aantallen artikelen tussen leverancier en afnemer een factor 40 bedraagt. 3 .3 Stand van zaken keteninformatie-uitwisseling In de interviews is tevens aandacht besteed aan de stand van zaken wat betreft de keteninformatie-uitwisseling . Hierbij is allereerst vastgesteld waarover de verschillende partijen in de keten communiceren, en op welke manier ze dat doen. In tabel 2 is weergegeven waarover en hoe de 3 producenten communiceren met hun afnemers (hun leveranciers zijn buiten beschouwing gelaten) en waarover en hoe de 3 afnemers communiceren met de producenten. De communicatie van de levensmiddelenafnemers met de winkels geschiedt grotendeels middels een intern netwerk of via EDI .
niveau Strategisch
wat contracten
Producent met afnemer hoe papier
Tactisch
Aktieplanningen
mondeling
3
mondeling
3
Planningsinfo / Vooraadinfo Marktinformatie (*)
niet
3
niet
3
via Nielsen zelf papier
2 1 3
via Nielsen
3
papier
3
Leveranciers- of afnemersinfo orders (bij 1 bedrijf niet van toepassing) facturen
fax/papier
3
fax/papier
3
fax/papier EDI nvt fax/papier EDI
2 2 1 3 2
transportinfo (met transporteur)
papier (proef EDI : 1)
3
fax/papier EDI nvt fax/papier EDI nvt - niet (doen zelf)
2 2 1 2 2 1 2
pakbon
papier (proef EDI :1)
3
produktinformatie
Operationeel
# 3
Afnemer met producent hoe papier
# 3
nvt
papier nvt proef EDI :1
1 Tabel 2 Waarover en hoe communiceren producenten en afnemers 11
1
2 1 2
11
(*) Met marktinformatie worden de gescande verkopen aangeduid . Deze informatie wordt voornamelijk via Nielsen en IRI verspreid aan de leveranciers . Uit de tabel blijkt dat het grootste deel van de communicatiemogelijkheden tussen producent en afnemer nog mondeling of op papier geschiedt . Met name contracten en planningen worden nog op papier uitgewisseld . Pas vanaf het niveau van de order- en facturenuitwisseling wordt ook m .b .v. EDI gecommuniceerd. Het blijkt echter dat transportinformatie en de pakbon vooralsnog ook hoofdzakelijk op papier worden uitgewisseld. Wel zijn er enkele proeven met de elektronische uitwisseling van deze informatie .
Hierbij wordt tevens opgemerkt dat enkele producenten van de DC's van enkele levensmiddelenafnemers al informatie krijgen over de gecumuleerde winkelbestellingen van de dag ervoor . Dit gebeurt in het kader van de ECR ontwikkeling. Voor de communicatie hierover wordt het TRANSCOM orderbericht gebruikt . Dit is dus geen echte order, maar een vorm van rechtstreekse salesinformatie-uitwisseling . In de toekomst kan deze ontwikkeling ertoe leiden dat de producent verantwoordelijk is voor het op peil houden van de voorraad eigen produkt in het DC van de levensmiddelenafnemer . Om een idee te krijgen van de omvang van de elektronische communicatie is voor alle deelnemende bedrijven een inventarisatie gemaakt van de verschillende EDI berichten die momenteel worden uitgewisseld of in de nabije toekomst worden geïmplementeerd . De resultaten van deze inventarisatie zijn weergegeven in tabel 3 .
Berichten
?
factuurbericht orderbericht orderbevestiging artikelbericht verzendbericht trans orto dracht
nee n 2
2
nvt
2
1 2 2
2 4
1 1
proef
operationeel
binnenkort
3 4 4 1 1
2 * 2
Tabel 3 inventarisatie EDI berichten
(*) Deze 2 bedrijven hebben een operationeel artikelbericht naar de winkels toe !! Uit de tabel blijkt dat 3 van de 6 berichten nog niet operationeel zijn, maar nog in een proefstadium verkeren of in het geheel niet worden gebruikt . De overige 3 berichten zijn daadwerkelijk bij enkele bedrijven geïmplementeerd . Die berichten zullen kort besproken . - Het orderbericht wordt bij 4 van de 6 bedrijven gebruikt . Echter, voor de overige 2 bedrijven is het bericht niet van toepassing, omdat die bedrijven geen orders uitwisselen . Alle 4 gaven aan dat het orderbericht nog weinig wordt toegepast . 2 bedrijven gaven tevens percentages, respectievelijk 5% en 7% van het totale aantal orders gebeurde met EDI ; - Het factuurbericht wordt bij 3 van de 6 bedrijven gebruikt . Van de overige 3 bedrijven gebruiken 2 het niet en is het voor 1 bedrijf niet van toepassing . De mate van gebruik werd door de 3 bedrijven als `meer dan het orderbericht' bestempeld . Er is slechts 1 percentage bekend : ±40% van het totale aantal facturen ; - Het artikelbericht wordt door 2 bedrijven daadwerkelijk gebruikt . Deze bedrijven gebruiken het artikelbericht echter voor de communicatie naar de winkels toe (dus niet met de leveranciers) . De mate van implementatie bedraagt voor de ene 100% en voor de andere 80-85% van het totale aantal artikelwijzigingen .
3.4 Artikelstamgegevens In het interview werd in eerste instantie gevraagd naar de omvang van het artikelbestand . Vervolgens werd op basis van de indeling van de artikelstamgegevens in identificerend, commercieel, logistiek en technisch gevraagd hoe vaak elk van die gegevens werden gewijzigd . De resultaten zijn weergegeven in tabel 4 . artikelbestand # basisartikelen # EAN codes
producent 400 400
# interne codes
meer
afnemer 20000 50 .000 en meer meer
wijzigingen '
# identificerend # prijs # logistiek
10%-40% 10-20 keer zoveel nagenoeg 1 op l met identificerend veelvoud
? ? nagenoeg 1 op 1 met identificerend ?
11 totaal # wijzigingen Tabel 4 karakteristieken artikelbestand producent en afnemer
Uit de tabel kan niet zoveel worden opgemaakt . Oorzaak is dat de geïnterviewde bedrijven geen goed inzicht hebben in deze cijfers . Toch kunnen de constateringen worden afgeleid . Allereerst blijkt dat het aantal EAN codes bij de leveranciers niet veel verschilt van het aantal onderscheiden artikelen, in tegenstelling met de levensmiddelenafnemers, die vaak veel meer EAN codes hebben dan artikelen . Belangrijkste oorzaak is dat leveranciers over het algemeen de EAN-code mogen wijzigen. Hierdoor zal een
artikelwijziging vaak uitmonden in een EAN-code wijziging, waardoor beiden gelijk opgaan . Levensmiddelenafnemers hebben echter per artikel vaak veel meer EAN codes door acties, verpakkingsEAN's en consumentenEAN's naast elkaar, seizoensartikelen en veel EAN's die wel in het bestand zijn opgenomen, maar niet in het assortiment . Tenslotte bestaat een deel van het EAN-codebestand uit verouderde EAN-codes . Vervolgens blijkt ook dat het aantal interne codes vaak groter is dan het aantal basisartikelen . Belangrijke redenen hiervoor zijn dat gezien van buitenaf dezelfde artikelen voor intern gebruik toch onderscheiden moeten kunnen worden . Bijvoorbeeld omwille van speciale prijsacties voor verschillende winkels of het kunnen onderscheiden van verschillende kostprijzen van artikelen met een verschillende samenstelling etc . Tenslotte blijkt dat bedrijven over het algemeen alleen onderscheid tussen identificerende gegevens en commerciële gegevens . De logistieke wijzigingen lopen nagenoeg 1 op 1 met de identificerende gegevens . Verder blijkt dat het aantal prijswijzigingen voor zowel producent als afnemer vaak vele malen hoger ligt dan het aantal identificerende wijzigingen.
3 .5 Problemen
Om een idee te krijgen van de omvang en het belang van de problemen omtrent artikelstamgegevens zijn in het interview 8 problemen omtrent artikelstamgegevens genoemd, waarbij kon worden aangegeven of een probleem voorkwam, en zo ja, of het met prioriteit moest worden opgelost . De resultaten zijn weergegeven in tabel 5 .
probleem ?
Problemen
///
1 . bestellingen met artikelnummers die uit de roulatie zijn ?
ja
2 . ontbrekende nummers in kassatabellen/produktdatabases ?
ja
/////
nee
/
3 . onduidelijkheden over verpakkingseenheden ?
ja
nee
nee
/
ja 9
//
nvt
/
5 . het achterlopen met het invoeren van papieren
ja
//
prijslijsten ?
nee
//
?
/
nvt
/
4 . het moeten verwerken van wijzigingen op orders omdat het artikelnummer en/of de verpakkingseenheid gewijzigd zijn ?
prioriteit
6 . problemen bij de goederenontvangst omdat men andere artikelen ontvangt dan men heeft besteld ?
ja nvt
//
7 . prijsverschillen tussen ontvangen en verwachte factuur ?
ja
//////
8 . problemen doordat intern eigen codes worden gebruikt en extern EAN-codes?
ja nee
//
/
//
Tabel 5 resultaten 8 genoemde problemen opmerking : 6 van de 7 prioriteiten werden gesteld door de levensmiddelenafnemers . De resultaten kunnen als volgt worden samengevat :
• In tabel 6 is de verdeling van de antwoorden weergegeven . Antwoord
aantal
'a nee niet van toepassing ? (weet niet totaal
31 9 4 4 48
gem . # keer per vraa 3,9 1,3 0,5 0,5
Tabel 6 verdeling van de antwoorden
Uit de tabel blijkt dat alle 8 de problemen bij minimaal 2 van de 6 bedrijven voorkomen . Gemiddeld geven bij elk probleem zelfs bijna 4 van de 6 bedrijven aan dat het voorkomt . • Van de 7 prioriteiten, die werden genoemd, waren er 6 afkomstig van de levensmiddelenafnemers . • Slechts voor 3 van de 8 problemen is er minimaal 1 bedrijf dat daaraan prioriteit verleent . Het blijkt dat het probleem met interne en externe codes (probleem 8) en de bestellingen met artikelcodes die uit de roulatie zijn (probleem 2) de meeste prioriteit genieten (respectievelijk door 4 en door 2 bedrijven als belangrijk genoemd).
• Verschillen tussen verwachte en ontvangen factuur (probleem 7) komt bij elk bedrijf voor, maar slechts 1 bedrijf wil dat probleem met prioriteit oplossen . Daarnaast hebben de verschillende bedrijven naar aanleiding van de bespreking van deze problemen een of meerdere oorzaken genoemd of opmerkingen geplaatst . Die opmerkingen c .q . oorzaken zijn in willekeurige volgorde :
a . Alle problemen omtrent de distributie van artikelgegevens kunnen worden teruggevoerd op het probleem van de diffuse aanlevering van artikelinformatie . De artikelgegevens worden namelijk door meerdere afdelingen bij de leveranciers aangeleverd ; b . De reden dan levensmiddelenafnemers prijsgegevens en condities in het artikelbericht willen opnemen is dat het hen uiteindelijk werk bespaart . Zij hoeven die gegevens dan immers niet meer in te voeren . Hiermee zadelen zij echter impliciet de leverancier op met de problemen van artikelidentificatie . Daarom mogen bilaterale afspraken nooit in het artikelbericht worden opgenomen . Dit bericht is alleen voor identificatie ;
c. Het artikelbericht is te complex en te uitgebreid ; d. Het probleem in de discussie omtrent het artikelbericht is dat techniek en inhoud niet zijn gescheiden. e . Nagenoeg alles is terug te voeren op het gebruik van interne en externe coderingen . Belangrijkste oorzaken zijn :
- interne bedrijfsprocessen stellen andere eisen aan vorm en inhoud codering ; - Regels codering zijn te onduidelijk; f. Onze problemen hebben voornamelijk te maken met verkeerde identificatie . De oorzaak hiervan is de slechte communicatie met de leveranciers ; g. Het artikelbericht is te breed, er is teveel in opgenomen. Een oplossing is het creëren van een apart afsprakenbericht, naast het artikelbericht ; h. Bij ons komen regelmatig bestellingen binnen waarvan niet duidelijk is welk artikel de afnemer wil hebben. Wij hebben immers artikelen die dezelfde EAN code hebben, maar toch fysiek verschillend zijn (bijvoorbeeld door het toevoegen van premiums aan de verpakking) . Oorzaak zijn de onduidelijke regels voor de artikelcodering . i. Het probleem met het artikelbericht is dat het nooit af is . Er zijn 2 strategieën voor het implementeren van een artikelbericht : - lang ontwikkelen : standaard breed toepasbaar, alleen duurt te lang en de flexibiliteit verdwijnt snel door teveel regels . Bovendien bestaat het gevaar dat zo'n standaard teveel aan verschillende verouderde computersystemen wordt aangepast .
- snel ontwikkelen : standaard meteen inzetbaar, alleen deelnemers die niet vanaf het begin betrokken zijn moeten veel investeren om hun interne systemen aan te passen op de standaard . Er bestaat dus gevaar dat de standaard niet wordt geaccepteerd . De oplossing ligt ergens in het midden .
Tenslotte bleek dat er 2 bedrijven waren die aangaven dat ze in het geheel geen hinder ondevonden van problemen omtrent de slechte afstemming van artikelstambestanden . Beide bedrijven zijn producenten . 3.6 Centrale artikelbestanden Tenslotte zijn de meningen ten aanzien van een centrale artikeldatabase met als doel de ondersteuning van EDI geïnventariseerd . Hiermee wordt dus niet de catalogusfunctie bedoeld . De belangrijkste redenen voor het gebruik van een centrale database zijn : 1 . Wanneer de leveranciers elke artikelwijziging aan iedere afnemer doorsturen ontstaat een information overload bij de afnemers . 2 . Bij gebruik van een centrale artikeldatabase bestaat de garantie dat de gegevens van elk artikel in de database up to date zijn, en dus ook de gegevens bij de afnemer . 3 . De communicatiekosten zullen in het geval van een centrale database lager zijn, omdat de wijzigingen per leverancier in 1 bericht naar de centrale database kunnen worden vervoerd, waarna ze over de informatieafnemers worden verspreid . Het belangrijkste nadeel is dat een centrale produktdatabase extra beheerskosten vergt . De meningen van de geïnterviewde bedrijven zijn in willekeurige volgorde in tabel ? weergegeven . Mening uttig voor merkloze groenteartikelen . Verder betekent een centrale database alleen maar een extra schakel in de keten met de daaraan verbonden extra kosten
tegen
Een centrale database betekent dat de triggerfunctie ontbreekt . D .w .z . dat de informatieafnemer niet met de nieuwste gegevens werkt, omdat hij die zelf moet ophalen in de centrale database . Als hij dat niet vaak doet worden er verkeerde bestellingen geplaatst .
tegen
De voordelen van een centraal bestand zijn evident want anders moet er zowel bij de afnemer als bij de leverancier een inspanning worden verricht voor het onderhouden van de artikelgegevens . Dit is inefficiënt en gaat ten koste van de kwaliteit . EAN Nederland is een prima kandidaat voor het uitvoeren van die functie .
voor
Ons bedrijf heeft geen bezwaar tegen een centrale artikeldatabase . De gegevens zijn immers openbaar en hoe meer afnemers ons produkt kennen hoe beter .
voor
Dit is niet zinvol . Er zijn teveel artikelen . Niet alle artikelinformatie is geschikt voor opname in een centraal bestand . Prijsafspraken zijn zelfs beschermde informatie .
tegen
Wij hebben daar geen problemen mee . Artikelinformatie en met name consumentenprijzen zijn openbaar . Specifieke verkoopafspraken zijn voor alle partijen verschillend en dienen wel bilateraal te worden uitgewisseld. Tabel ? meningen over een centrale produktdatabase
voor
Uit de tabel blijkt dat 3 partijen tegen zijn en 3 partijen voor . De meningen over een centraal artikelbestand zijn dus verdeeld. 3 .6 Conclusies Op basis van de cross-vergelijking kunnen de volgende conclusies worden getrokken :
1 . Het belangrijkste verschil tussen levensmiddelenafnemer en leverancier is het aantal artuikelen in het assortiment (een levensmiddelenafnemer heeft 40 keer zoveel artikelen als een producent) ; 2 . EDI tussen afnemer en leverancier wordt in de praktijk slechts montjesmaat toegepast . Dit blijk uit het feit dat slechts bij 2 van de 10 mogelijke kenteninformatie-uitwisselingen EDI met enige regelmaat wordt gebruikt. Ook dan blijkt slechts tussen de 5 en 10% van de orderstroom en in 1 geval 40% van de factuurstrroom met behulp van EDI te worden afgehandeld.
3. Bij de meeste bedrijven komen wel problemen voor die verband houden met de slechte afstemming van artikelstambestanden, maar die problemen worden nog niet als ernstig ervaren . Dit blijkt vooral uit het feit dat elk van de in het interview genoemde symptomen bij gemiddeld 4 van de 6 geïnterviewde bedrijven voorkomt, maar dat elk bedrijf aan iets minder dan 1 van de 8 problemen prioriteit gaf. 7 van de 8 problemen hebben dus geen prioriteit om te worden opgelost . 4. Producenten ervaren de problemen omtrent de slechte afstemming veel minder als ernstig dan levensmiddelenafnemers . Dit blijkt uit het feit dat nagenoeg alle alle prioriteiten (6 van de 7) werden gesteld door de levensmiddelenafnemers . Bovendien gaven 2 van de 3 producenten aan dat zij in heyt geheel geen hinder ondervonden van deze problemen .
5. De meningen over het gebruik van een centrale database zijn verdeeld . De in paragraaf 3 .5 besproken problemen en suggesties zullen in hoofdstuk 4 nader worden geanalyseerd .
4. Knelpuntenanalyse
4.1 Inleiding Dit hoofdstuk behandelt de knelpuntenanalyse die is uitgevoerd naar aanleiding van de problemen en voorgestelde oplossingen uit hoofdstuk 3 . In paragraaf 4 .2 wordt kort beschreven wat de voordelen zijn van het uitvoeren van een knelpuntenanalyse . Vervolgens wordt in paragraaf 4 .3 de knelpuntenanalyse op de verschillende problemen uit hoofdstuk 4 toegepast. Hierin zijn zowel de 8 in het interview genoemde problemen als de naar aanleiding van het interview genoemde problemen en oplossingen van de verschillende bedrijven verwerkt . In paragraaf 4 .4 worden de basisoorzaken aan elkaar gerlateerd, waarna in paragraaf 4 .5 tenslotte een basisoplossingsrichting wordt aangegeven. .
4.2 Theorie van de knelpuntenanalyse Een knelpuntenanalyse is een methode om binnen een verzameling problemen symptomen te kunnen onderscheiden van de basisproblemen . Hiertoe worden de problemen aan elkaar gerelateerd door per genoemd probleem na te gaan wat de oorzaak (oorzaken) zijn en tot welke nieuwe problemen het probleem leidt . Door vervolgens alle problemen op die manier aan elkaar te relateren ontstaat een driedeling in :
de gestelde doelen waarmee de problemen conflicteren ; de symptomen ; de basisoorzaken. De knelpuntenanalyse heeft 2 voordelen : 1 . Het belangrijkste is dat wordt voorkomen dat een symptoom wordt bestreden in plaats van het werkelijke probleem ; 2. Bovendien ontstaat een overzichtelijk rijtje van basisoorzaken, waarna op eenvoudige wijze kan worden vastgesteld welke oorzaken als eerste moeten worden aangepakt, en welke oorzaken minder belangrijk zijn ;
4.3 De knelpuntenanalyse In figuur 4 op pagina 14 is de uitgevoerde knelpuntenanalyse op de problemen uit hoofdstuk 3 weergegeven . In de figuur zijn de 8 problemen (symptomen) die in de interviews zijn gebruikt weergegeven met een cijfer. Dit cijfer komt overeen met de cijfers uit tabel 5 in hoofdstuk 3 . Daarnaast zijn de door de bedrijven zelf genoemde problemen en opmerkingen weergegeven met een kleine letter (zie paragraaf 3 .5). De knelpuntenanalyse is als volgt beredeneerd : Het belangrijkste gevolg van de problemen met de afstemming van de artikelstamgegevens is dat er hoge kosten ontstaan om alle fouten te herstellen. Dit conflicteert met de doelstelling van lage kosten en een hoge kwaliteit.
doelstelling
Hoge kwaliteit, lage kosten
symptomen
hoge kosten voor herstellen fouten
4. het moeten verwerken van wijzigingen op orders om dat het artikelnummer enlof de verpakkingseenheld gewijzigd zijn
contact opnemen met leverancier om fout te hetstellen
contact opnemen met afnemer om fout te herstellen
fout bij scannen
6. problemen bij de goederenontvangst omdat men andere artikelen ontvangt dan men heeft besteld
7 . prijsverschillen tussen ontvangen en verwachte factuur
2 . ontbrekende nummers in kassatabellen/produktd atabases
1 . bestellingen met artikelnummers die uit de roulatie zijn
5 . het achterlopen met het invoeren van papieren prijslijsten
3.onduidelijkheden over verpakkingseenheden bij afnemer
3 .onduidelijkheden over verpakkingseenheden bij leverancier
fi artikelnummer is niet bijgewerkt
~ achterlopen met invoeren gegevens
e+h . onduidelijke afspraken en regels
information overload
c+g . artikelbericht is te complex
t. juiste gegevens niet door de leverancier opgestuurd
a.gegevens via verschillende afdelingen aangeleverd
i. voortdurend aanpassen van de standaard
8 . gebruik intern eigen codes en extern EAN-codes
b . verschillende informatiebehoeften waardoor iedereen net lets anders wil
eik bedrijf heeft behoefte aan ander niveau van detaillering in codes
~
basisoorzaken
elke wijziging wordt naar leder-een gestuurd
d. techniek en inhoud zijn niet gescheiden
Figuur 4 de knelpuntenanalyse
e. eik bedrijf heeft verschillende bedrijfsprocessen en toepassingen
Die hoge kosten worden veroorzaakt doordat : - de afnemer contact moet opnemen met de leverancier ; Naar aanleiding van dit contact kan het vervolgens weer noodzakelijk zijn om bijvoorbeeld wijzigingen op orders te verwerken omdat het artikelnummer en/of de verpakkingseenheid zijn gewijzigd (4) ;
- de leverancier contact moet opnemen met de afnemer (Dit komt later aan bod) . Doorgaans zijn er 3 redenen voor de levensmiddelenafnemer om contact op te nemen met de leverancier . Dit hangt af van de plaats in het bedrijfsproces waar de problemen worden ontdekt, namelijk bij de goederenontvangst, bij het scannen in de winkels en tenslotte pas bij de facturatie . Al deze problemen worden voor een belangrijk deel veroorzaakt doordat de artikelgegevens niet op tijd of helemaal niet door de leverancier zijn opgestuurd (f) . Dit leidt ertoe dat : - Bepaalde artikelnummers in de produktdatabases van de afnemer c .q. in de kassatabellen in de winkels ontbreken waardoor fouten ontstaan bij het scannen (in het magazijn of aan de kassa) ; - De artikelnummers in de produktdatabase van de afnemer niet zijn bijgewerkt waardoor er op een oud nummer wordt besteld . Dit leidt, wanneer de leverancier niet ingrijpt maar gewoon het nieuwe produkt levert, tot problemen bij de goederenontvangst omdat men andere artikelen ontvangt dan men heeft besteld; - Er onduidelijkheden over verpakkingseenheden ontstaan waardoor er problemen bij de goederenontvangst kunnen optreden. Een voorbeeld is dat een afnemer een kist bloemkolen bestelt met 6 stuks per kist . Door een slechte oogst worden er echter kisten met 8 bloemkolen per kist geleverd . Hiervoor is in wezen een nieuwe EAN-code nodig, die door de leverancier op tijd had moeten zijn doorgegeven. Hij verkoopt immers geen kisten met 6 bloemkolen meer . Vaak resulteert dat tevens in problemen bij de facturatie (7) : immers, wat is de stuksprijs van de bloemkolen ?
De basisoorzaak van het feit dat de juiste gegevens niet door de leverancier zijn opgestuurd is dat er geen of onvoldoende codrdinatie bestaat tussen de verschillende afdelingen zodat de gegevens via verschillende afdelingen van de leverancier aan de afnemer worden aangeleverd . Problemen bij de facturatie door bijvoorbeeld prijsverschillen tussen ontvangen en verwachte factuur kunnen ook worden veroorzaakt door het achterlopen met het invoeren van papieren prijslijsten . Achterstand in het werk bij de afdeling die de artikelen beheren wordt bepaald door een te grote informatiestroom van de leveranciers . De basisoorzaak van dit probleem wordt gevormd doordat leveranciers de neiging hebben om elke wijziging voor hun gehele assortiment aan al hun afnemers toe te sturen . Dit is tevens een van de oorzaken voor de vaak enorme artikelbestanden bij de levensmiddelenafnemers . De administratie heeft immers de neiging om alle gegevens maar in te voeren in de systemen .
Er zijn nog 2 andere oorzaken voor het ontstaan van onduidelijkheden over verpakkingseenheden bij de afnemer : - Onduidelijke afspraken en regels voor codering (e+h) en - Te grote complexiteit van het artikelbericht (c+g) . Onduidelijke afspraken en regels voor codering (e+h)
Een voorbeeld van onduidelijke afspraken en regels voor codering die leiden tot onduidelijkheid over verpakkingseenheden bij de afnemer is het geval van produkten die worden geleverd in dozen met 10 eenheden van verpakkingen van 2*6 flesjes . Naar de aangesloten supermarkten wordt dan de eenheid 1*6 flesjes gehanteerd als Handelseenheid (HE) . In het DC worden dus 10 eenheden van 2*6 flesjes afgeleverd . Naar de supermarkt gaan 20 eenheden van 6 flesjes . Op de factuur van de leverancier komen vervolgens 10 HE's te staan terwijl de afnemer aan de bij hem aangesloten supermarkten 20 HE's heeft gedistribueerd . Een ander voorbeeld is hert geval dat er een premium wordt toegevoegd aan de verpakking van een consumenteneenheid (CE) van de leverancier . Volgens de regels van de EAN-codering wordt in dat geval geen andere EAN code toegekend aan het produkt . Het kan echter voorkomen dat de afnemer zowel een produkt met als zonder premium wil bestellen . Dit is in dit geval niet mogelijk .
Onduidelijke afspraken en regels voor codering leiden ook tot onduidelijkheden over verpakkingseenheden bij de leverancier (3) . Een voorbeeld is het geval dat een afnemer een multi-CE bestelt, die ook een HE is . Dit soort multi-CE's zitten vaak wederom verpakt in een andere HE . Wanneer er vervolgens meerdere verpakkingswijzen zijn voor deze multi-CE kan de leverancier niet meer vaststellen hoe de afnemer het produkt geleverd wil hebben. Hiertoe moet hij vervolgens contact opnemen met de afnemer waardoor er extra kosten moeten worden gemaakt om dit probleem op te lossen .
Te grote complexiteit van het artikelbericht (c+g) Een te grote complexiteit van het artikelbericht betekent over het algemeen dat er teveel mogelijkheden zijn opgenomen in het artikelbericht . Hierdoor ontstaat er een relatief te groot stuk in het artikelbericht dat facultatief is, waardoor er tussen elk paar van partners onduidelijk is wat wel en wat niet moet worden ingevuld . Dit leidt tot onduidelijkheden over verpakkingseenheden (en waarschijnlijk ook nog andere onduidelijkheden) bij zowel afnemers als leveranciers . Bovendien leidt dit weer tot onduidelijke afspraken en regels (e+h) .
Een tweede gevolg van een te grote complexiteit is dat de berichten is dat met name de levensmiddelenafnemer wordt overstelpt met gegevens van artikelen, ieder met andere ingevulde velden . Dit leidt tot een hoge werklast voor de artikeladministratie wat weer leidt tot niet bijgewerkte artikelnummers, met alle gevolgen van dien . Aan het te complexe artikelbericht liggen 2 basisoorzaken ten grondslag : - Techniek en inhoud zijn niet gescheiden (d) en
- Elk bedrijf heeft verschillende bedrijfsprocessen en toepassingen . Techniek en inhoud zijn niet gescheiden (d) Het niet gescheiden zijn van techniek en inhoud leidt ertoe dat het probleem van de juiste inhoud van het artikelbericht al snel te complex wordt . Immers, voor elke wijziging van de inhoud moet worden gekeken welke datasegmenten met die wijziging moeten worden aangepast en wat het gevolg daarvan is voor de rest van het bericht . Dit heeft al snel tot gevolg dat de discussies over een artikelbericht nodeloos gecompliceerd worden ren omdat teveel tijd wordt besteed aan de techniek . Het scheiden van technisch model en logisch model wordt bij bedrijven intern overigens al jarenlang succesvol toegepast .
Een ander gevolg van het niet scheiden van techniek en inhoud is dat zowel een technische als een inhoudelijke wijziging leidt tot het aanpassen van de standaard (i) . Wanneer beiden gescheiden zouden zijn, zou dit veel minder voorkomen. Elk bedrijf heeft verschillende bedrijfsprocessen en toepassingen Het feit dat elk bedrijf een verschillend bedrijfsproces heeft en daarom ook verschillende toepassingen leidt ertoe dat elk bedrijf net iets andere informatiebehoeften heeft, Hierdoor wil elk bedrijf net iets anders opgenomen zien in het artikelbericht . Dit leidt allereerst tot complexe artikelberichten om aan ieders wens te voldoen . Daarnaast leidt het recapituleren van al die verschillende informatiebehoeften telkens tot een iets andere invulling van de standaard (i) . Het grote gevaar daarvan is dat de gebruikers op een gegeven moment niet meer weten wat wel en wat niet mag ( door verschillende elkaar snel opvolgende versies) waardoor er onduidelijke afspraken en regels ontstaan.
Een ander belangrijk gevolg van het feit dat elk bedrijf verschillende bedrijfsprocessen en toepassingen heeft is dat elk bedrijf voor elke soort toepassingen een ander niveau van artikelcodering wenst . Immers, voor de normale distributie van de artikelen voldoet de huidige EAN-codering prima, maar zodra een bedrijf een actie voert, bijvoorbeeld alleen voor de supermarkten van 1 van zijn formules, dan bestaat er behoefte aan meer specifieke codering . Ook wanneer bijvoorbeeld een recall procedure moet worden uitgevoerd wil men niet alleen het soort produkt weten, maar precies de produkten die op een bepaalde datum van de band zijn gerold . De behoefte aan identificatie (en codering) op meerdere niveaus, afhankelijk van de gebruikte toepassing leiden er ook toe dat bedrijven niet genoeg hebben aan de EAN code. Hierdoor worden er interne codes naast de EAN codes gebruikt, wat op zijn beurt weer leidt tot onduidelijke afspraken en regels voor codering .
4 .4 De basisoorzaken Problemen omtrent de slechte afstemming van de artikelstamgegevens hebben dus de volgende 4 basisoorzaken • Er is geen coórdinatie tussen de afdelingen van de leverancier in de communicatie met de levensmiddelenafnemers ; • Leveranciers sturen elke wijziging in hun assortiment naar alle afnemers, waardoor de afnemers worden overvoerd met artikelinformatie ;
• Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de techniek en de inhoud van het artikelbericht, wat leidt tot een te grote complexiteit ; • Bedrijven verschillen fundamenteel in hun bedrijfsprocessen en toepassingen, waardoor elk bedrijf : - andere informatiebehoeften heeft, wat leidt tot een grote hoeveelheid aan specifieke eisen in het artikelbericht en vele noodzakelijke wijzigingen in de artikelstandaard ; - andere identificatie- en coderingsbehoeften heeft . Dit leidt weer tot onduidelijke afspraken en regels voor coderen . 4.5 ' Oplossingsrichtingen Het oplossen van de eerste basisoorzaak : het gebrek aan coórdinatie tussen de afdelingen van de leverancier is relatief simpel . De basis van de oplossing moet er in ieder geval uit bestaan dat bij elke artikelwijziging moet worden gecontroleerd of dit ook leidt tot andere wijzigingen . Hierdoor weet de leverancier zeker dat bij een artikelwijziging alleen de aangeleverde gegevens zijn veranderd, en niet meer dan dat . Dit kan eenvoudig worden bereikt door het gebruik van standaard artikelwijzigingsformulieren, die alle betrokken afdelingen eerst passeert voordat er met de afnemer wordt gecommuniceerd . Een tweede, veel snellere methode is het aanpassen van het artikelinformatiesysteem . Hierdoor zou het mogelijk moeten worden dat het systeem, zodra een afdeling een basisgegeven in een artikel verandert, bijvoorbeeld met behulp van kennisregels zelf de andere afdelingen vraagt of de wijziging leidt tot een wijziging op de betreffende afdeling . De overige 3 basisoorzaken hangen nauw met elkaar samen. De levensmiddelenafnemers krijgen teveel informatie, waarvan ze bovendien niet weten of het de juiste informatie voor gebruik in hun specifieke toepassingen is . De juistheid van de informatie slaat zowel op de inhoud van de informatie als op de geldigheid van die informatie. Het achterhalen van die juiste informatie wordt bovendien nog eens ernstig bemoeilijkt door het feit dat er in de discussie over artikelinformatie geen onderscheid bestaat tussen techniek en inhoud .
Oplossingen voor de problemen omtrent de slechte afstemming van artikelstamgegevens leiden dus tot de volgende 3 eisen : • informatieafnemers mogen niet worden overstelpt met gegevens ; • De inhoud van de artikelinformatie moet zijn gegarandeerd en • De geldigheid van de artikelinformatie moet zijn gegarandeerd . Het voorkomen dat informatieafnemers worden overstelpt met gegevens en het garanderen van de geldigheid van die gegevens vormt in feite een logistiek distributieprobleem . Dit probleem leidt tot de eis dat moet worden gegarandeerd dat de gevraagde gegevens op het juiste moment op de juiste plaats zijn . Een absolute voorwaarde is dat die oplossingen vanuit de genoemde 3 basisoorzaken worden opgezet : 1 . De toepassingen van de bedrijven moeten het uitgangspunt vormen ; 2.. Inhoud en techniek moeten worden gescheiden; 3 . Het aanbod aan gegevens moet worden beheerst .
5 . Conclusies & aanbevelingen
5 .1 Inleiding Dit laatste hoofdstuk behandelt de conclusies die naar aanleiding van de interviewresultaten uit hoofdstuk 3 en de nadere analyse uit hoofdstuk 4 kunnen worden getrokken . In paragraaf 5 .2 worden de conclusies gepresenteerd, aan de hand waarvan in paragraaf 5 .3 een aanbeveling wordt gedaan .
5 .2 Conclusies Naar aanleiding van de korte inventarisatieronde in de levensmiddelenbranche kunnen de volgende 3 conclusies worden getrokken : 1 . De geïnterviewde bedrijven hebben allemaal te maken met problemen omtrent de slechte afstemming van artikelstamgegevens, maar ervaren dit nog niet als ernstig . Dit kwam al naar voren in de conclusies uit de cross-vergelijking in hoofdstuk 3 . Een belangrijke oorzaak hiervan is in ieder geval dat EDI nog slechts bij een klein deel van de totale informatie-uitwisseling wordt toegepast . 2 . De problemen omtrent de afstemming van artikelstambestanden kennen de volgende 4 basisoorzaken : - Er is geen cotirdinatie tussen de afdelingen van de leverancier in de communicatie met de levensmiddelenafnemers; - Leveranciers sturen elke wijziging in hun assortiment naar alle afnemers, waardoor de afnemers worden overvoerd met artikelinformatie ; - Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de techniek en de inhoud van het artikelbericht, wat leidt tot een te grote complexiteit; - Bedrijven verschillen fundamenteel in hun bedrijfsprocessen en toepassingen, waardoor elk bedrijf: - andere informatiebehoeften heeft - andere identificatie- en coderingsbehoeften heeft . 3 . Oplossingsrichtingen kunnen worden gevonden door de basisoorzaken weg te nemen . De eerste basisoorzaak is vrij eenvoudig te verhelpen door in ieder geval ervoor zorg te dragen dat de afdelingen leveranciers wijzigingen centraal gecodrdineerd verwerken. Voor een oplsoong voor de overige 3 oorzaken geldt dat :
- De toepassingen van de bedrijven het uitgangspunt moeten vormen ; - Inhoud en techniek moeten worden gescheiden ; - Het aanbod aan gegevens moet worden beheerst .
5.3 Aanbevelingen Uit de conclusies blijkt dat het alle geïnterviewde bedrijven te maken hebben met problemen omtrent de afstamming van artikelstambestanden . Deze problemen worden echter nog niet als ernstig ervaren . Hieraan liggen 2 belangrijke oorzaken ten grondslag : - Het gebruik van EDI in de ketencommunicatie is nog slechts gering ;
Het artikelbericht verkeert nog in een proefstadium . . Dit betekent dat het gros van de problemen die kunnen optreden door een slechte afstemming van artikelstambestanden eenvoudigweg nog niet optreden, omdat wijzigingen van artikelen nog met de hand worden verwerkt . Menselijke interpretatie filtert al deze problemen er dus uit.
In de nabije toekomst staan echter forse veranderingen op stapel . Allereerst staat door de versnelling van de goederenstroom EDI op het punt om massaal te worden toegepast . Daarnaast betekent het implementeren van EDI dat de factor van de menselijke interpretatie wordt weggenomen . Met name dit laatste punt kan leiden tot enorme communicatieproblemen in de keten . Onduidelijkheden werken dan immers ongeremd door in alle applicaties van alle bedrijven in de keten . In feite is met betrekking tot dit probleem dus slechts het topje van de ijsberg geïnventariseerd . De levensmiddelenbranche moet zichzelf dus voorbereiden op de enorme problemen die kunnen ontstaan door een slechte afstemming van artikelstambestanden Daarom wordt de volgende aanbeveling gedaan : De levensmiddelenbranche moet onderzoeken hoe een correcte distributie van artikelinformatie in de levensmiddelenbranche eruit ziet . Met `correct' wordt in dit geval bedoeld dat er geen fouten kunnen ontstaan in applicaties . De conclusies uit dit rapport kunnen als basis voor de oplossing van dit probleem fungeren .
Eindhoven University of Technology Faculty of Technology Management Research Reports ( EUT-Reports)
The following EUT-Reports can be obtained by writing to : Eindhoven University of Technology, Library of Technology Management, Postbox 513, 5600 MB Eindhoven, Netherlands . The costs are HFL 5 .00 per delivery plus HFL 15 .00 per EUT-Report (unless indicated otherwise), to be prepaid by a Eurocheque, or a giro-paymentcard, or a transfer to bank account number 52 .82 .11 .781 of Eindhoven University of Technology with reference to "Bibl .TM", or in cash at the counter in the Faculty Library . 20 LATEST EUT-REPORTS EUT/BDK/76 Wegtransport : vitaal voor economie, welvaart en welzijn J .P .M . Wouters, B .J .C . Bakkeren, L .M .F .A . Beckers, G .J .J . Post, G .J . Sharman, J .P . Trompetter EUT/BDK/75 Diagnosing the production organisation of SMES M .J . Verweij EUT/BDK/74 Describing, analysing and designing with the production description language M .J . Verweij
EUT/BDK/73 Purchasing's development role : the internal and external integration of purchasing in technological development J .Y .F . Wynstra processes : intermediate report I EUT/BDK/72 De problemen van hergebruik gezien vanuit de stofstromenproblematiek A .J .D . Lambert EUT/BDK/71 Problemen en knelpunten bij gebruik van MRP in de praktijk : onderzoeksrapport M .J . Euwe EUT/BDK/70 De groothandel is dood . Leve de groothandel! : een branchegericht onderzoek naar de toekomst van de groothandel en de rol van informatie technologie M . Coenjaerts, B .H .P .J . Vermeer EUT/BDK/69 Methodologies for information systems investment evaluation at the proposal stage : a comparative review Th .J .W . Renkema, E .W . Berghout EUT/BDK/68 Software quality management : ISO 9000, but not only K . Balla EUT/BDK/67 Thematiek en methodologie in de organisatiekunde : een inhoudelijke verkenning over de periode 1986-1991 op basis van onderzoek van enkele Nederlandse tijdschriften J .D . van der Bij, J .A . Keizer EUT/BDK/66 Naar een tweede generatie total quality management J .D . van der Bij, J .E . van Aken EUT/BDK/65 Economische aspecten van informatietechnologie : de stand van zaken en de praktische relevantie R .M .H . Deitz EUT/BDK/64 The Socio-Technical Systems Design (STSD) Paradigm : a full f 60,00 !! bibliography of 3082 English-language literature references F .M . van Eijnatten, S .J .C . Eggermont, G .T .A . de Goffau, I . Mankoe EUT/BDK/63 Het Socio-Technisch Ontwerp Paradigma van organisaties : een f 40,00 !! bibliografie van 1145 Nederlandstalige literatuurreferenties F .M . van Eijnatten, S .J .C . Eggermont, G .T .A . de Goffau, I . Mankoe EUT/BDK/62 De service-mix : uitgangspunt voor succesvol relatiemanagement H .W .C . van der Hart, M .A .M . Wollaert, J .P .M .Wouters M .W . 't Hart EUT/BDK/61 Ondersteuning van professionals m .b .v . IT EUT/BDK/60 Organisatievorm of basis van Groepentechnologie H .H . van Mal EUT/BDK/59 The Socio-Technical Systems Design (STSD) Paradigm : A Full Bibliography of 2685 English-Language Literature References F .M . van Eijnatten J .A . Brinkman EUT/BDK/58 Verbalization rate as an index of cognitive load . van der Schaaf T .W EUT/BDK/57 Trends and tasks in control rooms
Lol Technische Universiteit Eindhoven Faculteit Technologie Management Postbus 513 5600 MB Eindhoven Telefoon 040 - 247 2873
