Uittreksel uit het visitatierapport Office management, 9 februari 2007
Het domeinspecifieke referentiekader professioneel gerichte bacheloropleiding Office management
1
Inleiding
Voor iedere (groep van) opleiding(en) wordt een domeinspecifiek referentiekader ontwikkeld dat door de commissie gebruikt wordt bij de beoordeling van opleidingen. De visitatiecommissie is verantwoordelijk voor de 1 opmaak van het domeinspecifiek referentiekader. De VLHORA als evaluatieorgaan geeft de procedure aan voor de opstelling ervan. Het referentiekader is niet bedoeld om een ideale opleiding te schetsen. Respect voor de eigenheid van een opleiding en voor de diversiteit binnen eenzelfde opleiding over de instellingen heen, veronderstelt immers dat in de eerste plaats wordt nagegaan of elke opleiding erin slaagt haar eigen doelstellingen te realiseren en dit zowel inhoudelijk als procesmatig. Dit belet niet dat wordt nagegaan of elke opleiding aan een aantal minimumeisen voldoet, die aan de betreffende opleiding worden gesteld vanuit het vakgebied en/of de relevante beroepspraktijk.
2
Domeinspecifieke competenties
Gehanteerde input -
Referentiekaders van de opleidingen op associatieniveau: Associatie K.U. Leuven Associatie UGent + Hogeschool Antwerpen
-
Referentiekaders van de opleidingen op hogeschoolniveau: Arteveldehogeschool Erasmushogeschool Brussel Hogeschool Antwerpen Hogeschool Gent Hogeschool voor Wetenschap & Kunst Hogeschool West-Vlaanderen Karel de Grote-hogeschool Katholieke Hogeschool Brugge-Oostende Katholieke Hogeschool Zuid-West-Vlaanderen Katholieke Hogeschool Kempen Katholieke Hogeschool Leuven Katholieke Hogeschool Limburg Katholieke Hogeschool Mechelen Katholieke Hogeschool Sint-Lieven Plantijnhogeschool
1
De procedure voor het opstellen van het domeinspecifiek referentiekader is beschikbaar op de website van de VLHORA www.vlhora.be onder de rubriek visitatie & accreditatie.
1
Provinciale Hogeschool Limburg XIOS Hogeschool Limburg -
Brondocumenten onderschreven door werkveld: Beroepsprofielen VLOR ‘meertalig directieassistent’, ‘zakelijk vertaler-tolk’ en ‘medisch secretaresse’ VDAB beroepsprofielen ‘algemeen bediende’, ‘directieassistente’ en ‘bediende in een medische praktijk’ Competenties selectieprocedure van Secretary Plus (samenwerking met SD Worx)
Domeinspecifieke competenties Gemeenschappelijke domeinspecifieke competenties a
Algemeen
De afgestudeerde Office management: -
heeft een grondige kennis van het Nederlands en een parate, vlotte en grammaticaal correcte kennis van twee vreemde talen (Frans en Engels);
-
kan de interne en externe communicatie binnen zijn/haar werkveld zowel schriftelijk als mondeling op een doelmatige (correct, vlot en duidelijk) en efficiënte manier behandelen en dit in het Nederlands en ten minste twee vreemde talen.
-
kan zelfstandig de voor de opdracht vereiste – eventueel anderstalige - informatie opzoeken, synthetiseren, structureren, rapporteren en presenteren.
-
kan de informatie klasseren en archiveren. Hij/zij kan het klassement/archief beheren en maakt hierbij gebruik van de beschikbare informatiebronnen en actuele informaticamiddelen en -programma’s.
-
kan op een professionele manier de managementtaken van de directe chef (of de afdeling) ondersteunen door probleemoplossend te werken en te anticiperen op acties en verplichtingen (onder meer door een optimaal agendabeheer, het voorbereiden van vergaderingen en het opvolgen van afspraken).
-
kan zelfstandig een project voorbereiden en uitvoeren (onder meer een dienstreis, een studiedag, een congres, een evenement, het opstellen van brochures).
-
kan de administratie van het secretariaat efficiënt en effectief organiseren in functie van de organisatie. Hij/zij doet innoverende voorstellen om de organisatie/werkmethodes binnen het secretariaat te optimaliseren.
-
kan administratieve taken onderkennen en neemt initiatief om de taken te plannen en uit te voeren.
-
kan eenvoudige leidinggevende en coördinerende taken binnen het secretariaat uitvoeren.
-
stelt zich klantgericht op en verleent deskundige en kwaliteitsvolle service aan alle belanghebbenden binnen en buiten de organisatie.
-
kan de actuele ICT-toepassingen en de hedendaagse buroticamiddelen op een deskundige manier toepassen in het kader van de opdracht. Hij/zij volgt de nieuwe ontwikkelingen op en kan de invloed ervan op de werking van het secretariaat inschatten.
-
heeft de nodige sociale vaardigheden om zijn taak naar behoren uit te voeren: -
De afgestudeerde office management kan met collega’s en/of externe toeleveranciers samenwerken om de opdracht resultaatgericht uit te voeren. (teamwerk) De afgestudeerde office management is in staat zijn of haar aanpak doelgericht aan te passen indien de situatie dit vereist en met het oog op het professioneel realiseren van de opdracht. (flexibiliteit) De afgestudeerde office management toont aan dat hij of zij handelt conform de missie, visie, waarden en doelstellingen van de organisatie en de deontologie eigen aan de functie. (betrouwbaarheid, loyaliteit, vertrouwelijkheid, discretie) 2
-
De afgestudeerde office management kan correcte en passende omgangsvormen hanteren in relatie tot de interne en externe doelgroepen. (inlevingsvermogen) De afgestudeerde office management kan omgaan met de aan de opdracht verbonden stresssituaties. (stressbestendigheid)
De afgestudeerde Office management heeft de nodige zelfsturende vaardigheden om zijn taak naar behoren uit te voeren: -
b
De afgestudeerde office management kan snel, nauwkeurig en ordelijk werken. De afgestudeerde office management kan zijn/haar werk optimaal organiseren. De afgestudeerde office management geeft blijk van creativiteit en initiatief binnen zijn/haar opdracht en binnen zijn/haar afdeling. De afgestudeerde office management kan verantwoordelijkheid nemen over het eigen handelen en hierover reflecteren. De afgestudeerde volgt de ontwikkelingen in het (internationaal) werkveld op en integreert deze in de uitvoering van zijn opdrachten. De afgestudeerde office management kan inschatten in hoeverre hij/zij de werkuitvoering volledig zelfstandig kan en mag afhandelen. De afgestudeerde office managent volgt de ontwikkeling in corporate governance op en integreert deze in de uitvoering van zijn/haar opdrachten.
Afstudeerrichting Management assistant
De afgestudeerde Office management:
-
c
heeft kennis en inzicht in de bedrijfseconomische, juridische en administratieve randvoorwaarden waarbinnen de organisatie functioneert en kan deze adequaat toepassen binnen zijn/haar opdracht. beschikt over een elementaire kennis van een derde vreemde taal. kan op een professionele manier het onthaal van klanten organiseren.
Afstudeerrichting Medical management assistant
De afgestudeerde Office management :
-
-
2
beschikt over een gedegen kennis van de medische terminologie die hij of zij op een correcte wijze toepast in de verwerking van medische verslagen en medische briefwisseling; heeft kennis en inzicht in de gespecialiseerde administratie (onder meer MKG/MVG/MPG)2 voor de diverse deelsectoren van de social-profitsector en kan deze adequaat toepassen in de uitvoering van zijn of haar taken; kan de professionele situatie vanuit een ethische invalshoek benaderen; gaat op een correcte manier om met het beroepsgeheim; kan op een professionele manier het onthaal van de patiënten organiseren;
minimale klinische gegevens, minimale verpleegkundige gegevens, minimale psychiatrische gegevens
3
d
Afstudeerrichting Zakelijk vertaler/tolk
De afgestudeerde Office management
-
kan een zakelijke tekst of gesprek vertalen of tolken van het Nederlands naar ten minste twee vreemde talen en omgekeerd.
-
beschikt over een elementaire kennis van een derde vreemde taal.
e
Afstudeerrichting Management assistant e-office/events/international
De afgestudeerde Office management
-
heeft kennis en inzicht in de specifieke wetgeving voor events.
-
heeft kennis en inzicht in de interculturele, sociale, politieke, culturele, economische en historische achtergronden en kan deze toepassen in de opdrachten.
-
beschikt over een elementaire kennis van een derde vreemde taal.
f
Afstudeerrichting Management international business/sales
De afgestudeerde Office management
-
heeft kennis van en inzicht in de omgangsvormen binnen de cultuur van zijn/haar werkveld en binnen een internationale omgeving.
-
heeft kennis van en inzicht in verkoopstechnieken en klantgerichte communicatie.
-
kan snel de relevante basiskennis van zijn/haar werkveld in al de facetten (technisch, financieel, marktpositie,…) verwerven.
-
beschikt over een elementaire kennis van een derde vreemde taal.
g
Afstudeerrichting Management events en communication management
De afgestudeerde Office management
-
heeft kennis en inzicht in de specifieke wetgeving voor events.
-
heeft kennis en inzicht in de interculturele, sociale, politieke, culturele, economische en historische achtergronden en kan deze toepassen in de opdrachten.
-
beschikt over een elementaire kennis van een derde vreemde taal.
4
opleidingsgebonden competenties a
algemeen
/
b
Afstudeerrichting Management assistant
De afgestudeerde Management assistant: -
heeft basiskennis van de boekhoudkundige regels waardoor hij/zij boekhoudkundige ondersteuning kan leveren en het management kan adviseren.
-
heeft basiskennis in commerciële verrichtingen zodat hij/zij commerciële dossiers op aanwijzing of zelfstandig kan behandelen. Hij/zij kan intern en extern verkoopsgericht communiceren.
-
heeft basiskennis van personeelsmanagement waardoor hij/zij personeelsgerelateerde ondersteuning kan geven.
-
heeft de vaardigheden om secretariaatspersoneel te helpen aanstellen en deze op te leiden en te begeleiden.
-
heeft basiskennis in de juridische wetgeving zodat hij juridische ondersteuning kan geven.
-
Heeft basiskennis van onderhandelingstechnieken en kan die toepassen binnen het kader van zijn opdracht.
-
kan advies geven over het juiste taalgebruik en eventueel doorverwijzen naar relevante bronnen, taal- en formuleringsproblemen oplossen en alternatieven aanreiken.
c
Afstudeerrichting Medical management assistant
De afgestudeerde Medical management assistant: -
kan wetenschappelijke publicaties vertalen.
-
heeft basiskennis van de bedrijfseconomische, juridische en administratieve boekhoudkundige randvoorwaarden waarbinnen de organisatie werkt en kan deze adequaat toepassen binnen de opdracht. kent EHBO en kan deze toepassen.
-
kan materiaal en instrumentarium desinfecteren en geneesmiddelen beheren.
-
heeft kennis van de ontwikkeling en het functioneren van de mens in zijn materiële en socio-culturele omgeving.
-
heeft kennis van de visie op de mens als psychosomatisch sociaal wezen.
-
heeft kennis van de oorzaken, het verloop en de behandeling van de belangrijkste ziekten, handicaps en ontwikkelingsstoornissen. 5
-
heeft kennis van de factoren die een risico inhouden voor de gezondheid en die verband houden met de leefwijze van de mensen en het milieu.
-
kan acute gezondheidssituaties identificeren en hieruit correcte behoeften afleiden.
d
Afstudeerrichting Zakelijk vertaler/tolk
De afgestudeerde Zakelijk vertaler/tolk: -
kan idiomatische vertaling afleveren van technische, economische, commerciële, financiële of algemene aard.
-
kan mondeling en consecutief vertalen.
-
kent de bestaande vakorganisaties, onderhoudt contacten met professionals uit diverse vakgebieden en met een zo gedifferentieerd mogelijk aantal native speakers.
-
heeft adequate juridische en economische achtergrond om op een correcte manier zakelijk teksten te vertalen, redigeren, controleren en verbeteren. kan opdrachten in vreemde talen uitvoeren op een hoger niveau dan de management assistant en de medical management assistant.
e
Afstudeerrichting Management assistant E-office/event/international
De afgestudeerde Management assistant e-office/event/international: -
kan websites ontwikkelen en beheren.
-
kan omgaan met meer geavanceerde ICT-toepassingen waaronder e-commerce.
-
kan de schriftelijke en mondelinge communicatie in het Engels voeren op een hoger niveau dan de management assistant.
f
Afstudeerrichting Office management International business/sales
De afgestudeerde office management international business/sales: -
kan activiteiten, zoals een congres of event budgetteren en een break-even analyse opmaken.
-
heeft kennis en inzicht in arbeidsreglementering, sociale zekerheid en personeelsbeleid.
-
heeft basiskennis van de bedrijfseconomische, juridische en administratieve randvoorwaarden waarbinnen de organisatie werkt en kan deze adequaat toepassen binnen de opdracht.
6
g
Afstudeerrichting Events en communication management
De afgestudeerde Events en communication management: -
3
heeft kennis van en inzicht in het toerisme en de vrijetijdssector.
Besluit
De opdracht van een afgestudeerde office management is de laatste jaren geëvolueerd van een administratiefondersteunende rol naar een inhoudelijk-ondersteunende rol voor het management in alle aspecten die de organisatie aanbelangt. Meedenken, proactief en oplossingsgericht werken zijn belangrijke competenties in het huidige referentiekader van office management. De vorming van persoonlijke attitudes als flexibiliteit, teamwork en luistervaardigheid ondersteunen de beginnende beroepsbeoefenaar office management in zijn/haar rol binnen de organisatie. De naamsverandering van ‘secretariaatsbeheer’ naar ‘office management’ onderstreept deze trend. De organisaties waar de afgestudeerden office management terecht komen zijn zeer divers. Van een beginnende beroepsbeoefenaar wordt dan ook verwacht dat hij/zij zich snel kan inwerken in de specifieke context van de organisatie. Talenkennis blijft belangrijk voor de opleiding office management, waarbij de nadruk ligt op de commerciële talenkennis, in de zin van toegepast binnen de context van de organisatie of het werkveld waarbinnen de organisatie zich situeert. Daarbij moet de beginnende beroepsbeoefenaar office management in staat zijn om snel de relevante en organisatiegerelateerde informatie op te zoeken en te integreren in zijn of haar opdracht.
7
