HERVORMDE STICHTING BEGRAAFPLAATSEN OOSTERWOLDE EN FOCHTELOO HUISHOUDELIJK REGLEMENT 2010 DOELSTELLING Paragraaf] Het bestuur stelt zich ten doel een goed beheer en verantwoorde exploitatie van de begraaIplaatsen Oosterwolde en Fochteloo conform de met de nabestaanden overeengekomen financiële verplichtingen. Zij probeert zowel deze begraafplaatsen als de oude begraafplaatsen rondom de Dorpskerk te Oosterwolde en bij de klokkenstoel te Focbteloo zo lang mogelijk in stand te houden en tracht al datgene te doen wat voor het bereiken van dit doel bevorderlijk is.
BESTUUR Paragraaf 2 1.
Het bestuur bestaat tenminste uit 3 personen en bij voorkeur uit 5 personen. De leden dienen lid te zijn van de Protestantse Gemeente i.w. te Oosterwolde.
2.
Het bestuur wijst uit haar midden aan:de voorzitter, de secretaris, de penningmeester en tevens de vice voorzitter, vice secretaris en vice penningmeester.
3.
De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen samen het dagelijks bestuur.
4.
De functie van secretaris en penningmeester kan worden verenigd.
5.
De leden van het bestuur hebben zitting voor de tijd van 5 jaar en zijn tweemaal herkiesbaar.
6.
De leden van het bestuur zijn aftredend volgens een door het bestuur opgesteld rooster. De voorzitter en de secretaris zijn nooit in hetzelfde jaar aftredend. Zie voor rooster van aftreden bijlage 1 van dit huishoudelijk reglement.
7.
In geval van een vacature zorgt het bestuur zelf voor invulling hiervan, met in achtneming van artikel 4 van de statuten.
8.
Het bestuur vergadert minimaal 3 maal per jaar en bij voorkeur 6 maal per jaar.
9.
De secretaris stelt in overleg met de voorzitter de agenda voor de vergadering op en stuurt deze minimaal 3 dagen voor de vergadering aan de overige bestuursleden. De notulen van de vergadering, bestaande uit een afspraken- en besluitenlijst, worden z.s.m. na de vergadering aan de bestuursleden toegestuurd.
BEHEER Paragraaf 3 1.
Het bestuur stelt een beheerder aan die moet zorgen voor een goed beheer, verantwoord onderhoud plus een nette en ordentelijke aanblik van de begraafplaatsen. De functie van beheerder kan verenigd zijn met een bestuursfunctie In dat geval wordt aan de beheerder jaarlijks een financiële vergoeding toegekend.
2.
De werkzaamheden worden uitgeoefend op basis van een door het bestuur opgestelde
taakomschrijving. Zie omschrijving taken beheerder in bijlage 2 van dit huishoudelijk reglement. 3.
Een der andere bestuursleden is de vaste aanspreekpersoon van en contactpersoon met de beheerder betreffende de dagelijkse gang van zaken op de begraafplaatsen.
4.
De secretaris- penningmeester, tevens administrateur, heeft contact met de beheerder over administratieve zaken.
5.
Het voltallig bestuur heeft minimaal eenmaal per jaar een voortgangsgesprek met de beheerder.
ADMINISTRATIE Paragraaf 4 1.
De administratie wordt verzorgd door een administrateur.
2.
De functie van administrateur kan verenigd zijn niet een bestuursfunctie.
3.
Jaarlijks wordt aan de administrateur een vergoeding toegekend.
FINANCIELE ADMINISTRATIE en JAARREKENING Paragraaf 5 1.
De financiële administratie wordt bij voorkeur verzorgd door de administrateur.
2.
Voor de salarisadministratie en de op te stellen jaarrekening wordt gebruik gemaakt van een boekhoudkantoor met bevoegdheid tot het verzorgen van de beoordeling van de jaarcijfers door een accountantskantoor.
3.
Jaarlijks worden door het bestuur de tarieven vastgesteld.
4.
Ongeveer 3 weken nadat een lichaam ter aarde is besteld ontvangt de rechthebbende een nota van de kosten van grafrecht, graf delven en eventuele andere kosten. De gegevens worden aangeleverd door de beheerder via een speciaal door het bestuur opgesteld formulier.
5.
Als ingangsdatum t.a.v. het grafrecht betreffende een begrafenis of bijzetting wordt de peildatum 1 januari van het jaar, waarin de begrafenis of bijzetting heeft plaatsgevonden, aangehouden. De datum 1 januari wordt ook aangehouden voor het jaar waarin de termijn afkoop grafrecht is afgelopen. 2
6.
Wanneer na 3 maanden nog geen betaling is geschied volgt een eerste herinnering. Indien na een maand nog geen betaling is geschied volgt een tweede herinnering vergezeld van administratiekosten. Bij een derde herinnering (wederom na een maand ) komt de mededeling dat het bestuur bij uitblijven van betaling tot speciale maatregelen kan overgaan.
7.
In voorkomende gevallen, genoemd in paragraaf 5 lid 6, beslist het bestuur per geval.
DE GRAVEN Paragraaf 6 Op de begraafplaatsen zijn alleen graven met een uitsluitend recht. 1. 2.
Er zijn graven voor begraving en voor bijzetting. Er is op de begraafplaats Oosterwolde een speciaal veld voor asverstrooiing.
3.
De begraafplaatsen zijn verdeeld in vakken, onderverdeeld in regels of rijen elk dragende een cijfer ( of letter) waarin verder de graven door nummers (of letters) zijn aangegeven.
4.
In een gewoon graf mag één lichaam worden begraven. Eventueel mag daarbij één asbus worden bijgezet. Hierbij is een urnenkelder verplicht. In een gewoon graf mogen 2 asbussen worden bijgezet, wanneer hierin geen lichaam wordt begraven. Ook in dit geval is een urnenkelder verplicht.
5.
In een urnengraf mogen maximaal 2 as bussen worden bijgezet.
6.
De maximale afmetingen van een graf zijn: enkel graf max. breedte 110 cm dubbel graf max. breedte 220 cm max. lengte 200 cm max. lengte 200 cm
7.
De ruimte tussen de graven moet minimaal 20 cm bedragen.
8.
In principe worden aan een potentiële rechthebbende 2 graven uitgegeven. Uitzondering is mogelijk in overleg met het bestuur.
9.
De uitgifte termijn van een graf is 20 jaar. Hierna is verlenging mogelijk met periodes van steeds 10 jaar. Uitzondering is mogelijk in overleg met het bestuur.
10.
De afmetingen van de graven op het oude gedeelte van de begraafplaats Oosterwolde en op de begraafplaats Focbteloo kunnen afwijkend zijn van het genoemde in paragraaf 6 artikel 6.
11.
De graven op het nieuwe gedeelte van de begraafplaats Oosterwolde zullen zo veel mogelijk in volgorde van ligging worden uitgegeven. Met ingang van het jaar 2010 kunnen de kindergraven en de graven speciaal voor jongeren op het nieuwe gedeelte van de begraafplaats Oosterwolde in gebruik worden genomen.
12.
GRAFMONUMENTEN EN GRAFBEDEKIKING Paragraaf7 De maximale afmetingen van een grafirionument zijn: 1. 200 cm x 90 cm - voor een enkel graf 200 cm x 180 cm - voor een dubbel graf 100cm - hoogte In bijzondere gevallen kan door het bestuur een afwijking worden toegestaan. 2.
Voordat een steenhoiwer van de administrateur vergunning tot plaatsing van een grafmonument krijgt moet een aanvraag tot plaatsing worden ingediend bij de administrateur.
3.
De aanvraag moet voldoen aan de volgende gegevens: Naam en adres van de opdrachtgever a. Volledige naam van de overledene b. Datum van het overlijden C. Naam van de begraafplaats en zo mogelijk het grafnummer d. Een (schets) tekening van het monument met de afmetingen en een e. omschrijving van de materiaalkeuze van het grafmonument Een opgave van de aan het stichtingsbestuur verschuldigde f. vergunningsrechten zijnde 20% van de kostprijs exclusief omzetbelasting met een maximum van € 500,-g.
Mededeling dat er gewerkt wordt met een goede fundering van het te plaatsen grafmonument. Dit houdt in: Bij een plaat voor een dubbel graf: het aanbrengen van minimaal 6 palen tot op de vaste ondergrond Bij een plaat voor een enkel graf: het aanbrengen van minimaal 4 palen tot op de vaste ondergrond
4.
De administrateur brengt het door de steenhouwer opgegeven bedrag aan vergunningsrechten bij de opdrachtgever in rekening. Pas wanneer dit bedrag is geïnd evenals het bedrag genoemd in paragraaf 5 lid 3 wordt de vergunning afgegeven aan de steenhouwer.
5.
In de vergunning wordt in ieder geval vermeld: Volledige naam van de overledene a. Datum van het overlijden b. C. Naam van de begraafplaats en betreffende grafnummer Telefoonnummers van de beheerder met wie contact moet worden opgenomen d. in verband met de plaatsing waar hij in principe bij aanwezig moet zijn.
6.
De beheerder krijgt een kopie van de aan de steenhouwer afgegeven vergunning. 4
ONDERHOUD BEGRAAFPLAATS Paragraaf 8 Het bestuur verplicht zich tot een goed regulier onderhoud van de begraafplaats. 1. Dit houdt in: Onderhoud aan opstallen en paden Het tijdig maaien van het gras Het verzorgen van de algemene beplanting, de watergangen e.d. Het algemene onderhoud van de graven, waaronder wordt verstaan: Het snoeien van de blijvende beplanting Het opnieuw stellen van grafrnonumenten na nazakking, voor zover dit als grondwerk is aan te merken ONDERHOUD GRAFMONUMENTEN Paragraaf9 De opdrachtgever tot plaatsing van een grafmonument blijft ten allen tijde hiervoor verantwoordelijk. Van de rechthebbende van een of meer graven wordt het volgende verwacht: Behoorlijk onderhouden van de grafbedekking Zonodig herstel of vernieuwing door de steenhouwer laten uitvoeren Onderhoud van hekwerken en afscheidingen Het kleuren en bijwerken van opschriften * Het verzorgen van graftuintjes en niet-blijvende beplanting 2.
Door de rechthebbende mag geen beplanting op of rondom het grafrnonument worden aangebracht hoger dan 50 cm
3.
De rechthebbende kan met het bestuur voor het onderhoud, genoemd in paragraaf 9 artikel 1, een contract afsluiten ten behoeve van onderhoud van het grafrnonument door het bestuur voor een periode van 20 jaar. Hierna is verlenging mogelijk met steeds een periode van 10 jaar.
4.
Jaarlijks wordt door het bestuur een lijst gemaakt van in dat jaar door haar te onderhouden monumenten.
5.
Het bestuur streeft ernaar dat een door haar te onderhouden grafmonument eenmaal in de 5 jaar een onderhoudsbeurt krijgt.
SLOTBEPALING Paragraaf 10 Het huishoudelijk reglement kan te allen tijde door het bestuur worden gewijzigd of aangevuld.
