HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy. ESO - Elektronická správa organizace datum:

HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy

ESO - Elektronická správa organizace datum: 5.11.2006

Skeleton Software 2006

I

ESO - Elektronická správa oddílu

Obsah Kapitola I Úcel a využití

4

Kapitola II Klávesové zkratky

4

Kapitola III Podpora aplikace

5

1 Poradenská ................................................................................................................................... služba 5 2 Otázky a odpovedi ................................................................................................................................... 6 3 Hlášení o chybe ................................................................................................................................... 8 4 Chyba

................................................................................................................................... 9

9

Kapitola IV Nástroje aplikace

1 Nastavení ................................................................................................................................... 9 2 Oficiality................................................................................................................................... 12 3 Prepocítat ................................................................................................................................... kategorie clenu 14 4 Hromadný ................................................................................................................................... e-mail 15 5 Záloha a ................................................................................................................................... obnova dat 16 6 Smazání ................................................................................................................................... všech dat 17 7 Export dat ................................................................................................................................... 17 8 Import dat ................................................................................................................................... 18 9 Import z Excelu ................................................................................................................................... 19 10 Spuštení................................................................................................................................... SQL skriptu 20

20

Kapitola V Moduly aplikace 1 Info

................................................................................................................................... 20

2 Seznam clenu ................................................................................................................................... 22 Seznam clenu ......................................................................................................................................................... 22 Detail clena ......................................................................................................................................................... 23

3 Danová evidence ................................................................................................................................... 24 Danová evidence ......................................................................................................................................................... 24 Nastavení......................................................................................................................................................... 25 Detail dokladu ......................................................................................................................................................... 26 Nový rok ......................................................................................................................................................... 27

4 Majetek ................................................................................................................................... 27 Seznam majetku ......................................................................................................................................................... 27 Detail majetku ......................................................................................................................................................... 29 Vyrazení majetku ......................................................................................................................................................... 30

5 Akce

................................................................................................................................... 30

Seznam akcí ......................................................................................................................................................... 30 Detail akce ......................................................................................................................................................... 32

© 2006 Skeleton Software

Obsah

II

Rozpocet......................................................................................................................................................... akce 33 Fotografie......................................................................................................................................................... akce 34

6 Kalendár................................................................................................................................... 34 Kalendár ......................................................................................................................................................... 34 Detail události ......................................................................................................................................................... 35

7 Formuláre ................................................................................................................................... 36

Kapitola VI Úcetnictví

37

1 Obecný popis ................................................................................................................................... 37 Základní zaúctování ......................................................................................................................................................... 38

2 Postupy ................................................................................................................................... 39 Víkendovka ......................................................................................................................................................... 39 Dotace ......................................................................................................................................................... 44

3 Nastavení ................................................................................................................................... 44 Nastavení......................................................................................................................................................... 44 Nový rok ......................................................................................................................................................... 49 Adresár ......................................................................................................................................................... 49 Kontakt ......................................................................................................................................................... 51 Úctová osnova ......................................................................................................................................................... 52 Úctová osnova ......................................................................................................................................................... - úcet 53 Úctová osnova ......................................................................................................................................................... - predkontace 54 Predkontace ......................................................................................................................................................... 54 Detail predkontace ......................................................................................................................................................... 56 Pocátecní......................................................................................................................................................... stavy 56 Záverka ......................................................................................................................................................... 57 Úcetní formuláre ......................................................................................................................................................... 58 Stav úcetnictví ......................................................................................................................................................... 59

4 Agendy ................................................................................................................................... 59 Úcetní deník ......................................................................................................................................................... 59 Úcetní deník .................................................................................................................................................. 59 Nový doklad .................................................................................................................................................. 61 Editace rádky .................................................................................................................................................. 62 Prirazení .................................................................................................................................................. akce rádce 63 Pokladna......................................................................................................................................................... 63 Pokladna.................................................................................................................................................. 63 Detail pokladny .................................................................................................................................................. 65 Banka ......................................................................................................................................................... 66 Banka .................................................................................................................................................. 66 Detail banky .................................................................................................................................................. 67 Bankovní.................................................................................................................................................. výpisy 68 Faktury ......................................................................................................................................................... 68 Faktury .................................................................................................................................................. 68 Detail faktury .................................................................................................................................................. 70 Úhrada .................................................................................................................................................. 72 Nová úhrada .................................................................................................................................................. 72 Interní doklady ......................................................................................................................................................... 73 Interní doklady .................................................................................................................................................. 73 Detail interního .................................................................................................................................................. dokladu 74 Dotace ......................................................................................................................................................... 75 Dotace .................................................................................................................................................. 75 Detail dotace .................................................................................................................................................. 75 Prirazení .................................................................................................................................................. dotace k rádku deníku 77


III


77

Kapitola VII Editace tiskových sestav 1 Tisk

................................................................................................................................... 77

2 Export dat ................................................................................................................................... do XML 79 3 Editor sestav ................................................................................................................................... 79 4 Skupiny (band) ................................................................................................................................... 83 5 Príklad vytvorení ................................................................................................................................... sestavy 84 6 Otázky a ................................................................................................................................... odpovedi 86

89

Kapitola VIII Základy úcetnictví

1 Právní úprava ................................................................................................................................... 89 2 Úcetní zásady ................................................................................................................................... 89 3 Základní ................................................................................................................................... pojmy 89 4 Úctové trídy ................................................................................................................................... 93 5 Prechod ................................................................................................................................... z JÚ na PÚ 94

Kapitola IX Požadavky na PC

96

Kapitola X Licencní podmínky

96

Kapitola XI O autorech

97


Úcel a využití

1

4

Úcel a využití Účelem aplikace je zjednodušení evidenční a účetní práce oddílových vedoucích a hospodářů s možností jednotné metodiky, tiskových výstupů apod. Konkrétní využití nabízí v oblasti evidence členské základny, majetku, akcí a dalších oddílových událostí včetně vedení účetnictví. Umožňuje propojení těchto oblastí, čímž minimalizuje nutnost zadávání duplicitních údajů a chybovost a nabízí tak kompletní přehled o aktuálním i historickém oddílovém životě. Aplikace je rozdělena do několika modulů, které se zabývají danou oblastí oddílového života a jsou vzájemně propojeny. Modul info zobrazuje nejdůležitější a nejaktuálnější údaje zadané v ostatních modulech, jako stav účtu a pokladny, počet členů s rozdělením do kategorií, blížící se narozeniny a svátky členů, blížící se akce a ostatní události apod. Modul seznam clenu umožňuje zadání kompletních údajů o jednotlivých členech a to jak obecných-předdefinovaných, tak i vlastních-definovaných uživatelem. Modul danová evidence je přizpůsoben k vedení specifického účetnictví nevýdělečné organizace pracující s dětmi a mládeží. Umožňuje vlastní definici dokladového číslování, vytváření položkových skupin (tábor, akce, materiál ...) a následné filtrování, tisk účetních dokladů apod. Modul úcetnictví je určen k vedení oddílového účetnictví (dříve podvojné účetnictví). Tento modul nahrazuje starší modul daňová evidence, který je určen k vedení jednoduchého účetnictví. Modul majetek umožňuje evidenci současného i vyřazeného majetku s automatickým přidělováním inventárních čísel vlastního formátu. Umožňuje jeho rozřazování do upravitelných skupin podle druhu, místa uložení a způsobu získání s dělením na zápis do zelené karty či nikoli. Samozřejmostí je opět možnost následného vyhledávání, filtrování a tisku. Modul akce umožňuje archivaci oddílových akcí se seznamem účastníků (propojení s modulem "seznam členů") a rozpočtem (propojení s modulem "účetnictví"). Vyhledávání a filtrování je možné podle zvoleného období, druhu akce, nebo podle místa jejího konání. Je zde umožňeno přiřazování a následné prohlížení fotografií i textu, ale v žádném případě si tento modul neklade za cíl suplovat kouzlo klasické knižní kroniky. Modul kalendár nabízí souhrný přehled událostí spojených s činností oddílu v celém roce. Zobrazují se zde narozeniny a svátky všech členů (propojení s modulem "seznam členů"), oddílové akce (propojení s modulem "akce") a je zde možnost zadání jakékoli vlastní události. Zobrazování všech skupin je možno nazávisle na sobě kdykoli vypnout či zapnout. Při vybráním určitého časového období modul vypíše všechny události ve zvláštním seznamu. Modul formuláre umožňuje tiskový výstup předepsaných formulářů, již doplněných o údaje zadané do jednotlivých modulů. Tyto formuláře není možné upravovat, nicméně modul umožňuje jejich zkopírování do vlastních s následnou možností úpravy, nebo vytvoření úplně nového formuláře.

2

Klávesové zkratky Aplikaci je možno kompletním způsobem ovládat pomocí myši. Seznam klávesových zkratek je spíše pro náročnější uživatele, kteří pracují hlavně s klávesnicí a nechtějí se "hledáním" myši zdržovat.


5

ESO - Elektronická správa oddílu Stejně jako ve většině aplikací a programů, je i zde použit systém, kdy jakékoli tlačítko je možno stlačit klávesovou zkratkou Alt+podtržené písmeno. Zkratky společné pro celou aplikaci (platí ve všech modulech kde se příkazy vyskytují): Nová karta: Ctrl+N Detail karty: Enter Smazání karty: Delete (nutno potvrdit dialog) Přepínání mezi listy karty: Ctrl+PageDown, Ctrl+PageUp Tisk: Ctrl+P Vyhledání (přenačtení seznamu): F5 OK: Enter Storno: Esc Nápověda: F1 (otevře se automaticky na místě, pro které byla z aplikace vyvolána) Zavření okna: Alt+F4 Menu: Moduly: Alt+M Nástroje: Alt+N Daňová evidence: Alt+D Účetnictví: Alt+E Nápověda: Alt+O Po rozbalení příslušné nabídky je klávesovou zkratkou podtržené písmeno. Přepínání mezi moduly: Info: Ctrl+Alt+F2 Seznam členů: Ctrl+Alt+F3 Daň. evidence: Ctrl+Alt+F4 Účetnictví: Ctrl+Alt+F5 Majetek: Ctrl+Alt+F6 Akce: Ctrl+Alt+F7 Kalendář: Ctrl+Alt+F8 Formuláře: Ctrl+Alt+F9 Účetnictví: Účetní deník: Pokladna: Banka: Faktury přijaté: Faktury vydané: Interní doklad: Dotace: Účetní formuláře: Stav PÚ:

Ctrl+Alt+D Ctrl+Alt+P Ctrl+Alt+B Ctrl+Alt+F Ctrl+Alt+V Ctrl+Alt+I Ctrl+Alt+T Ctrl+U Ctrl+T

3

Podpora aplikace

3.1

Poradenská služba Poradenskou službu autora je možno dle licenčních podmínek využít bezplatně a dotaz zaslat: do webové konference: (preferovaný komunikační kanál) http://pandora.idnes.cz/conference/eso Návod pro přihlášení do konference naleznete na stránce http://www.skeleton.cz/eso/index.php?Page=7


Podpora aplikace

6

e-mailem na adresu: [email protected] Informace o aplikaci je také možno nalézt na http://skeleton.cz/eso

3.2

Otázky a odpovedi Tato kapitola obsahuje odpovědi na nejčastější dotazy uživatelů. Otázky týkající se editace tiskových sestav jsou v samostatné kapitole Editace tiskových sestav Otázky a odpovedi Nejaktuálnější seznam otázek a odpovědí naleznete na internetu na adrese http://www.skeleton.cz/eso/index.php?Page=9 1) Podporuje aplikace ESO všechny operační systémy? Ne, podporuje pouze Windows 98, Me, NT, 2000 a XP. Operační systém Windows 95 aplikace ESO nepodporuje. 2) Při spuštění na Windows NT se mi zobrazí chybová hláška "Vstupní bod procedury__lc_collate_cp nebylo možné v knihovně DLL MSVCRT.dll najít.". ESO potřebuje ke své činnosti knihovny MDAC (stejně jako většina aplikací, které pracují s databází). Ke stažení je naleznete na stránkách firmy Microsoft na adrese: http://download.microsoft.com/download/c/d/f/cdfd58f1-3973-4c51-885149ae3777586f/MDAC_TYP.EXE 3) formuláře - dají se nějak editovat, nebo tvořit vlastní? Vytvoření vlastního formuláře je možné kliknutím pravého tlačítka na některou ze sestav (formulářů), kdy Vám aplikace umožní vytvoření kopie, kterou můžete tlačítkem "návrh" volně upravovat a ukládat s vlastním názvem. Následně samozřejmě i tisknout. Tímto způsobem je možno řešit vytištění jiných údajů než jsou v připravených sestavách. Editace stávajících (autorizovaných) šablon možná není. Detailní popis editace formulářů naleznete v nápovědě v části "Editace tiskových sestav". 4) formuláře - dají se nějak přenášet mezi jednotlivými uživateli? Ano dají, pomocí nástrojů export/import dat. 5) sloupce v seznamu členů - lze zadávat, resp. mazat nové sloupce s údaji z karty člena? Např. zobrazování nejen mobilních telefonů, ale i pevných linek apod.? V současné verzi nikoli. Volitelné zobrazování sloupců s jakýmikoli údaji z karty člena (včetně vlastních) je plánováno v některé z dalších verzí. 6) synchronizace více aplikací - pokud bude mít jednu aplikaci vedoucí oddílu a druhou hospodář, jsme schopni je nějak synchronizovat? Šlo by o to aby hospodář mohl do aplikace vedoucího nahrát občas účetnictví a obráceně vedoucí k hospodáři akce apod. Synchronizace dvou (a více aplikací) je možná pouze přes zálohu. Tzn. jeden z uživatelů zálohu vytvoří a druhý si ji nahraje. Je třeba ovšem počítat s tím, že data pořízená tím, kdo nahrává, budou ztracena, resp. přepsána. Vysvětlení: Navrhovanou možností jsme se zabývali, ale v okamžiku kdy bychom rozdělili databáze


7

ESO - Elektronická správa oddílu účetnictví a ostatních modulů (pak by to šlo synchronizovat zvlášť), tak by se ztratila možnost provázanosti modulů (např. filtrování účetních řádků ke konkrétní akci, vazba na majetek apod.), což by byla myslím větší škoda. Efektivní řešení je mít PC v síti (což ale většinou není reálné), nebo se prostě domluvit a pořizovat data vždy jen jeden. Tzn. jeden uživatel pořídí data, předá druhému zálohu, ten si ji nahraje, pořídí data, předá zálohu ... prostě vědět kdo je zrovna na řadě s možností pořizování dat. 7) Jak evidovat 2 oddíly na jednom počítači ? Pro evidenci dvou oddílů je třeba nainstalovat ESO následujícím postupem: 1. oddíl: Na 3. obrazovce instalačního průvodce (IP), změnit cestu a název složky z "C:\Program Files\ESO" na např. "C:\Program Files\ESO_oddilX". Na 4. obrazovce IP, změnit název zástupce aplikace ve startu z "ESO" na např. "ESO-oddíl X". Na 5. obrazovce IP zvolit umístění dat do "Program files" a nechat si vytvořit zástupce na plochu, který je pak třeba ručně (menu pravé myši) přejmenovat na např. "ESO X". 2. oddíl: Postup je naprosto stejný, jen místo "X" doplňte "Y", resp. přímo názvy oddílů, nebo cokoli jiného. Tím je zajištěno vytvoření 2 nezávislých adresářů s nezávislými daty ze 2 ES. 8) Jak převést sestavy z 2.0.1.76 do 2.5.x? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Ve verzi 2.0.1.76 v návrháři sestav uložíme jako Fast Report3 formulář (*.fr3) do adresáře s novou verzí data/report. Ve verzi 2.5.0 přidáme novou sestavu pomocí tlačítka Nová sestava. Otevřeme návrhář sestav s převedenou sestavou. V menu Report/Data vybereme použité datasety (měly by to být všechny dostupné). Na modrém pruhu MasterData (pokud existuje) vybereme správný dataset (2x klik nebo ve Vlastnostech prvku). U střídajícího se pruhu v části MasterData opravíme zvýraznění (v nástrojové liště žlutá tužka uprostřed). Nastavíme MOD 2. Patičku posuneme do pruhu PageFooter. Přerovnáme prvky podle potřeby.

9) Ja exportovat data z ESA? Data z aplikace ESO je možné exportovat pomocí formuláře tiskových sestav. V náhledu tisku v nabídce exportu (ikona diskety) vybereme jeden z požadovaných formátů · PDF soubor - univerzální formát určený pro prohlížení a tisk sestavy v nezměněné poloze. Sestavu je možné otevřít na všech platformách v dobré kvalitě. · HTML soubor - export sestavy do HTML určeného k publikování na webových stránkách · RTF soubor - sestava se uloží jako formátovaný text. Je možné ji otevřít pro následné úpravy ve všech rozšířených textových editorech. · BMP soubor - sestava se uloží jako bitmapový obrázek · CSV soubor - vhodný pro tabulky. Sestava se uloží jako textový soubor po řádcích s jednotlivými sloupci oddělenými středníky. · Tabulka v Excelu (OLE a XML) - export sestavy do Excelu 10) Jak přenést data (seznam členů, akcí atd.) z ESA do Excelu? Data převedeme do Excelu pomocí exportu dat na formuláři tisku sestavy. 1. Při náhledu tiskové sestavy vybereme z nabídky exportu (ikona diskety) položku XML soubor ...


Podpora aplikace

8

2. Objeví se okno pro výběr dat. Vybereme požadovaná data pro export a pomocí tlačítka Export uložíme data do souboru s příponou XML. 3. Spustíme Excel a postupným voláním položek hlavní nabídky Data - XML vybereme položku Import ... 4. Vybereme soubor s exportovanými daty a upravíme přiřazení datových zdrojů (podrobněji Export dat do XML)

3.3

Hlášení o chybe Menu: Nápoveda -> Hlášení o chybe Tato funkce Vám umožnuje nahlásit autorum aplikace chybu. Po stisku tlacítka Odeslat pripraví aplikace ESO e-mail, který bude jako zprávu obsahovat základní informaci o instalaci ESA na Vašem pocítaci a popis chyby, který napíšete. K informaci o chybe mužete priložit nekolik príloh: · Otisk obrazovky - Aplikace automaticky vygeneruje obrázek s otiskem obrazovky ve chvíli vyvolání okna hlášení o chybe. Tento obrázek je možné prložit k odesílanému e-mailu · Protokol o chybách - Aplikace zapisuje do textového souboru informace o chybách. Tento soubor je možné priložit k e-mailu. · Záloha databáze - Záloha databáze ve chvíli vyvolání okna hlášení o chybe. Tlacítko Soubory zobrazí složku s pripravenými prílohami.


9

3.4


Chyba Pokud v aplikaci nastane chyba, kterou autori neošetrili, tak se zobrazí toto okno:

Obsahuje popis chyby, která nastala a pomocí tlacítka Nahlásit chybu mužete informaci o chybe odeslat autorum aplikace.

4

Nástroje aplikace

4.1

Nastavení Menu: Nástroje -> Nastavení Obecné nastavení aplikace, které umožňuje určit, jakým způsobem se bude aplikace a její moduly uživatelsky chovat, jaké informace budou zobrazovány apod.


Nástroje aplikace

10

záložka Obecné: Rozsah zobrazování událostí: - zapsané číslo udává počet budoucích dnů ze kterých modul info vypisuje akce, oslavence a ostatní události. Automatická záloha každých: - pokud je zašktnutá volba automaticky zálohovat, tak aplikace po uplynutí zadaného počtu dnů při vypínání aplikace automaticky vyzve k záloze dat. Moduly: - Daňová evidence: zaškrtnutím zapnete modul danová evidence - Účetnictví: zaškrtnutím zapnete modul úcetnictví záložka Seznam členů: Vlastnosti: - seznam 5 polí s volitelným názvem, jejichž přejmenování se projeví v modulu seznam členů, na kartě člena v listu vlastní. Vlastnosti umožňují evidovat u členů 5 dalších položek podle Vašich požadavků. Zobrazit fotografii na detailu člena: - zaškrtnutím dojde k zobrazování fotografie na kartě člena záložka Majetek: Číselná řada: Formátování inventárního čísla pomocí symbolů čísla dokladu, měsíce a roku pořízení. Generovaná inventární čísla v modulu majetek mají formát podle zadané šablony. V šabloně lze použít následující symboly:


11

ESO - Elektronická správa oddílu {C} pořadové číslo majetku na 1 číslici {CC} pořadové číslo majetku na 2 číslice {CCC} pořadové číslo majetku na 3 číslice {CCCC}pořadové číslo majetku na 4 číslice {MM} měsíc data pořízení na 2 číslice {YY} rok data pořízení na 2 číslice {YYYY} rok data pořízení Příklad šablony: {CCCC}/{YY} generuje inv. čísla ve tvaru 0010/04 {YYYY}/{CCC} generuje inv. čísla ve tvaru 2004/010 záložka Číselníky: Umožňuje ve zvolených číselnících editaci položek, které se následně projeví v daném modulu. Členové - Rodič - částečné editovatelný číselník, který slouží k rozlišení typu kontaktu u člena (např. strýc, teta apod.) - pevně nastavené položky jsou: otec, matka a zákonný zástupce Daňová evidence - typ řádku dokladu. - částečně editovatelný číselník sloužící k možnost filtrování účetních položek jednoduchého účetnictví podle přiřazenéhp typu. Položka majetek-evidenční je zde pevně nastavena, ostatní položky je možno libovolně editovat (např. letní tábor, bankovní poplatky, elektrika, dotace, desátek, apod.) Kalendář - události - plně editovatelný číselník pro podrobnější rozlišení typu události v modulu kalendář (např. prázdniny, státní svátek apod.) Majetek - třída - plně editovatelný číselník sloužící k možnosti filtrace majetku podle jeho typu (např. knihy, hry, nářadí apod.) Majetek - umístění - plně editovatelný číselník sloužící k možnosti filtrace majetku podle jeho umístění (např. klubovna, u vedoucího, v táb. základně apod.) Majetek - způsob získání: - částečně editovatelný číselník sloužící k možnosti filtrace majetku podle jeho způsobu získání (např. zda byl pořízen z oddílových prostředků, darem, z dotací a následně jakých apod.) - pevně nastavené položky jsou "dotace", "KČT" a "ústředí", které majetek automaticky zapisují do zelené karty (část seznamu majetku, který je nutno evidovat pro účely ústředí) - ostatní položky je možno libovolně eitovat (např. oddíl, družina X, od sponzora apod.) Účetnictví - Středisko - plně editovatelný číselník středisek Účetnictví - Typ kontaktu - plně editovatelný číselník typu kontaktů v adresáři účetnictví. Slouží k orientaci ve větším množství kontaktů (např. Člen oddílu, Dopravce, Rodič) Účetnictví - Vydání - Číselník druhu vydání (doprava, materiál atd.). Po přidání položky musíte v úctové osnove nastavit účty, které se počítají do přidaného druhu vydání. Účetnictví - Způsob úhrady - částečné editovatelný číselník, který se používá pro specifikaci způsobu platby faktury


Nástroje aplikace

12

- pevně nastavené položky: dobírka, hotově, inkaso, příkaz, složenka záložka Vzhled: Levé menu - Animace: - při zaškrtnutí se levé menu se seznamem modulů animuje při sbalení/rozbalení seznamu modulů Levé menu - Zobrazovat popisky: - zda se v levém menu zobrazují názvy modulů nebo jenom ikony Levé menu - Vzhled: - nastavené vzhledu (barev) levého menu Spustit aplikaci maximalizovanou: - zda se hlavní okno aplikace zobrazí po spuštění v maximalizovaném tvaru (přes celou obrazovku)

4.2

Oficiality Menu: Nástroje -> Oficiality Oficiality umožňují zadání obecných informací o oddílu, které jsou pak v rámci aplikace zobrazovány na určených místech a využívány při tiskových výstupech jednotlivých dokumentů.


13


list Informace o oddíle: Název: - Název oddílu je dotahován do veškerých sestav a formulářů ve zde zadaném tvaru. Číslo oddílu: - dotahuje se automaticky ze zadáné licence a není editovatelné DIČ: - vyplňte samozřejmě pouze v případě, že jste na příslušném FÚ k některé dani zaregistrováni a máte tudíž DIČ přiděleno. - dle současně platného zákona mají všechny právnické osoby (tedy i oddíly) podobu DIČ ve tvaru CZ12345678, přičemž 12345678 je IČ oddílu. list Oddílové kontakty: Sídlo: - oficiální adresa sídla oddílu, která byla uvedena na statistický úřad při žádosti o IČ. Může být jiná


Nástroje aplikace

14

od kontaktní adresy, viz níže. Vedoucí: - pole pro identifikaci hlavního vedoucího oddílu, kterého je možno pouze vybrat z databáze seznamu členů, nikoli vypsat. Nejdříve je tedy nutné založit danou osobu de seznamu členů a přiřadit jí kategorii vedoucího. Tím se dostane do daného výběrového pole a je možno jí přiřadit. Zástupce vedoucího: - postup nastavení shodný s uvedeným postupem pro vedoucího. Hospodář: - postup nastavení shodný s uvedeným postupem pro vedoucího. Kontaktní adresa: - slouží hlavně pro informaci o poštovním styku. Je možno ji vybrat z adresy vedoucího, která je u něj uvedena v seznamu členů, ze sídla vypsaného v tomto listě nebo můžete zadat úplně jinou adresu Logo oddílu: - logo Vašeho oddílu. Zadané logo je možné automaticky tisknout na tiskové sestavy (např. na fakturu apod.)

4.3

Prepocítat kategorie clenu Menu: Nástroje -> Prepocítat kategorie clenu Zadané kategorie clenu (žactvo, dorost, vedoucí atd.) se casem mení jak se zvyšuje vek clenu a jejich úloha v oddíle. Tento nástroj zjednodušuje udržování aktuálního stavu zarazení clenu do kategorií. Zobrazené okno obsahuje všechny cleny u kterých by se mela zmenit kategorie. Zobrazené sloupce: Člen Jméno člena Datum narození Datum narození člena Současná kategorie Aktuální kategorie člena Nová kategorie Navržená kategorie, která členovi správně odpovídá podle jeho současného věku.


15


Rozkliknutím clena nebo stiskem tlacítka Detail si mužete zobrazit podrobné informace o vybraném clenovi. Tlacítkem Zmenit potvrdíte navrženou zmenu kategorie u všech zašktnutých clenu.

4.4

Hromadný e-mail Menu: Nástroje -> Hromadný e-mail Nástroj umožnuje predvygenerování hromadného e-mailu pro více clenu najednou. V Zobrazeném okne zaškrtejte cleny, kterým chcete email zaslat. Hledat - Hledání clenu podle jejich jména (stací zadat libovolnou cást jména nebo príjmení). Vybrat vše - Vybere všechny zobrazené cleny OK - Pripraví prázdný e-mail, který bude adresovaný všem vybraným clenum


Nástroje aplikace

4.5

16

Záloha a obnova dat Menu: Nástroje -> Záloha a obnova dat Upozornění: Doporučujeme pravidelně zálohovat data a vytvořené zálohy skladovat mimo Váš počítač (např. na CD apod.). Nástroj umožňuje zazálohování veškerých dat pořízených do aplikace za účelem jejich zachování v případě havárie počítače. Zálohu je možno využít i pro přenos dat mezi jednotlivými kopiemi aplikace. Je ale nutno počítat se ztrátou, resp. přepsáním veškerých dat, které byly pořízeny do aplikace přijímající data. V nastavení aplikace je možné zapnout pravidelné automatické zálohování. Vytvořit složku - Založí novou složku ve vybrané pracovní složce. Výchozí složka - Nastavuje výchozí umístění zálohovacích souborů - v horní části okna je tato cesta vypsána. Vybráním jiné pracovní složky lze zálohovat i jinam (např. na disketu, flashdisk atd.) při zachování výchozího umístění pro příští zálohu. Smazat zálohu - Smaže zálohu vybranou zálohu. Zálohovat data - Vytvoří zálohu ve složce, kterou máte vybranou v okně pracovní složka. Vytvořený soubor má příponu SBK. Obnovit data - Načte vybranou zálohu. Obnovu lze vyvolat i dvojitým kliknutím na jméno zálohy.


17

4.6


Smazání všech dat Menu: Nástroje -> Smazání všech dat Upozornění: Tato operace nevratně smaže veškerá data zadaná do aplikace! Volba umožňuje smazání všech dat zadaných do aplikace včetně všech nastavení (číselníky, účtová osnova atd.). Pomocí smazání všech dat je možné vymazat příkladová data v demoverzi pokud se rozhodnete, že chcete do demoverze začít vkládat Vaše skutečná data.

4.7

Export dat Menu: Nástroje -> Export dat Export dat slouží k přenosu vybraných dat mezi různými instalacemi ESA nebo mezi uživateli. Pro výměnu dat mezi uživateli slouží portál http://skeleton.cz/exchange. Nástroj umožňuje exportovat následující typy dat: · Kontakty - Položky z adresáre v modulu účetnictví.


Nástroje aplikace

18

· Předkontace - Jednotlivé predkontace z modulu účetnictví · Sestava - Uživatelské tiskové sestavy Přidat - Vybrání položek, které chcete exportovat. Smazat - Odstranění vybrané položky ze seznamu k exportování. Export - Uložení vybraných položek do jednoho exportního souboru na disk. Vyexportovaná data je možné do aplikace načíst pomocí nástroje import dat.

4.8

Import dat Menu: Nástroje -> Import dat Načtení dat vyexportovaných z aplikace pomocí nástroje Export dat nebo stáhnutých z portálu pro výměnu dat, který se nachází na adrese http://skeleton.cz/exchange. Otevřít - Načtení exportního souboru. Po otevření se zobrazí strom, který obsahuje položky v exportním souboru. Pomocí zaškrtávacích políček můžete vybrat, které položky chce načíst. Import - Načtení zaškrtnuých položek do aplikace. Pokud se v aplikaci již nachází stejná položka jakou načítáte, tak se aplikac epři importu zeptá zda jí chcete přepsat.


19

4.9


Import z Excelu Menu: Nástroje -> Import z Excelu Umožňuje nakopírování seznamu členů pořízených v tabulce programu Microsoft Excel do aplikace ESO. - Před importem seznamu členů je nutné naplnit soubor XLS (Microsoft Excel) Vzorový soubor najdete ve Start menu / Programy / Eso / Šablona pro import z Excelu. - Doporučujeme list se jménem "Import" zkopírovat do souboru Vašeho seznamu členů a pomocí funkcí Excelu jej automaticky naplnit Aplikace ESO vždy načítá data z listu se jménem "Import". Importovaný soubor může obsahovat jakékoliv další listy, aplikace si jich nebude všímat. - Každému členovi odpovídá jeden řádek, každému sloupci určitý druh dat, přičemž řazení sloupců musí zůstat v přednastaveném pořadí. Povinná pole pro vyplnění a jejich formát: příjmení - jakýkoliv řeťězec znaků rč - kontrola datumové části na reálnou možnost její existence. Část za lomítkem se nekontroluje, pouze při počtu číslic větším než 4 jsou nadbytečné číslice ignorovány. kategorie: Kategorie člena. Sloupec musí obsahovat jednu z těchto hodnot: zactvo, dorost, juniori, vedouci, ostatni Formát ostatních nepovinných polí: členství - Rok kdy vstoupil člen do oddílu. Pokud není pole vyplněné, tak aplikace doplní aktuální rok. člen, plavec, eurobeds - Možné hodnoty: ano, ne. Aplikace dále akceptuje hodnoty 1 (znamená


Nástroje aplikace

20

ano) a 0 (znamená ne). Rodič typ - Typ kontaktu na rodiče. Možné hodnoty: otec, matka, zastupce. Pokud není sloupec vyplněn, tak se k načítanému členovi neuloží kontakt na rodiče. Ostatní pole mohou obsahovat libovolný text. Příklad přetažení dat z listu Seznam členů do listu Import:

4.10

Spuštení SQL skriptu Menu: Nástroje -> Spuštení SQL skriptu Volba spuštení SQL skriptu není urcena pro bežnou práci s aplikací.

5

Moduly aplikace

5.1

Info Menu: Moduly -> Info Modul zobrazuje nejzákladnější a nejaktuálnější údaje z ostatních modulů.


21


Oficiality: Část informací, dotahovaných ze zadání v menu Nástroje / Oficiality. Členská základna: Aktuální početní stav členké základny s rozdělením dle kategorií, dotahovaný z modulu Seznam členů. Účetnictví: Aktuální stav pokladny a bankovních účtů z modulu Účetnictví případně Daňová evidence. Akce do: Zobrazení připravovaných akcí zadaných v modulu Akce. Oslavenci do: Zobrazování všech budoucích narozenin a svátků dotahovaných z modulu Seznam členů a vnitřní databáze. Ostatní události do: Zobrazování všech budoucích událostí zadaných uživatelem do modulu Kalendář. Datum do: Datum nejzazšího zobrazování akcí, oslavenců a údálostí je závislý na konkrétním nastavení v nastavení aplikace na záložce Obecné položka Rozsah zobrazování událostí.


Moduly aplikace

5.2

Seznam clenu

5.2.1

Seznam clenu

22

Menu: Moduly -> Seznam clenu Modul umožňuje zadání kompletních údajů o jednotlivých členech a to jak obecnýchpředdefinovaných, tak i vlastních-definovaných uživatelem.

Zobrazené sloupce: Věk Dvojčíslí, jehož první část před lomítkem zobrazuje aktuální věk a druhá část za lomítkem věk, který osoba dosáhne v současném kalendářním roce. Číslo člena Přednastavené pojmenování sloupce, podle něhož je možno řadit a které je možno uživatelsky měnit v menu Nástroje / Nastavení / Seznam clenu. Jedná se o první z volitelných vlastností zobrazovaných v detailu člena v listě Vlastní a pokud není důvod pro její využití ve smyslu čísla člena, má uživatel možnost evidovat zde libovolný údaj. Význam ostatních sloupců je zřejmý. Vyhledávání: Text Umožňuje vyhledání zadaného textu ve sloupcích: příjmení, jméno, přezdívka, rodné číslo, poznámka, průkaz KČT, ulice, město, mail. Pro vyhledání je třeba použít tlačítko Vyhledat nebo stisknout klávesu ENTER.


23

ESO - Elektronická správa oddílu Kategorie Zobrazení členů podle příslušné kategorie (žactvo, dorost apod.) Akce Po vybrání konktrétní akce se vyhledají členové byli na zvolené akci přítomni (dle zadání v modulu Akce). Věk Filtrování členů podle zadaného rozmezí věku Stav vše - zobrazení členů i nečlenů člen - zobrazení pouze členů nečlen - zobrazení nečlenů Výchozí filtr Součástí tlačítka vyhledat je volba Výchozí filtr, která vrátí všechna vyhledávací kritéria do podoby při spuštění aplikace.

5.2.2

Detail clena Detailní informace o členovi ze seznamu clenu.

RČ (záložka Obecné) Datumová část je automaticky kontrolována na reálnou možnost její existence, část za lomítkem se nekontroluje. Ze zadaného RČ aplikace určí pohlaví, datum narození, věk a věk v současném roce. Dále aplikace přednastaví kategorii člena. Adresa trvalého pobytu (záložka Kontakty) V případě zaškrtnutí je umožněno zadání rozdílné adresy od adresy bydliště, v případě odškrtnutí se doplní adresa shodná s adresou bydliště.


Moduly aplikace

24

Záložka Vlastní Položky evidované na tomto listě si můžete přenastavit v nastavení aplikace. List Akce Seznam akcí, kterých se daný člen účastnil. Akci můžete rozkliknout a zaobrazit si podrobné údaje o vybrané akci. Fotografie (tlačítko) Výběr fotografie člena. Zobrazení fotografií členů lze vypnout/zapnout v nastavení aplikace.

5.3

Danová evidence

5.3.1

Danová evidence Menu: Moduly -> Danová evidence (volba je dostupná pouze pokud je v nastavení aplikace zapnutá volba danová evidence) Modul daňová evidence je přispůsoben k vedení specifického účetnictví nevýdělečné organizace pracující s dětmi a mládeží. Umožňuje vlastní definici dokladového číslování, vytváření položkových skupin (tábor, akce, materiál ...) a následné filtrování, tisk účetních dokladů apod.

Souhrnné zobrazení vypisuje peněžní deník se všemi dokladovýmí řádky daného účetního roku.

Vyhledávání: Rok Zobrazení dokladů patřících do zvolené účetního roku


25

ESO - Elektronická správa oddílu Typ Filtrování dokladů zadaného typu.Typy dokladu jsou nastavitelné v nastavení aplikace. Akce Filtrování dokladů podle akce, ke které se vztahují. Seznam akcí se automaticky plní z modulu Akce. Popis Hledání dokladů podle popisu. Stačí zadat libovolnou část popisu. č.d. Hledání dokladů podle čísla dokladu. Aplikace vyhledá doklady jejichž číslo dokladu začíná zadanou hodnotou.

5.3.2

Nastavení Menu: Danová evidence -> Nastavení Nastavení, které umožňuje přenastavit modul daňové evidence podle Vašich potřeb.

Seznam roků Seznam založených účetních roků v daňové evidenci s popisem zvoleného účtování, tedy číselné nebo alfanumerické řady. Pomocí tlačítka Nový rok můžete v založit v daňové evidenci nový účetní rok. Po stisknutí se zobrazí okno Nový rok. Číselné řady


Moduly aplikace

26

Formátování účtování pomocí symbolů dokladu, řádky a roku. Změnu je třeba nejdříve uložit pro číselné řady, než dojde k uložení a uzavření okna nastavení. Smazané řady lze obnovit pomocí tlačítka Obnovit.

5.3.3

Detail dokladu Karta dokladu se dělí na řádky dokladu a informace o řádce.

Informace o řádce Číslo - automaticky generované číslo dokladu Operace - zda se jedná o výdaj, příjem nebo převod peněz mezi pokladnou a bankovoním účtem Typ - typ dokladu Akce - přiřazení dokladu akci z modulu Akce Tlačítka Uložit řádku - uloží editovanou řádku


27

ESO - Elektronická správa oddílu Nová řádka - přidá do editovaného dokladu novou řádku Smazat řádku - smaže editovanou řádku

5.3.4

Nový rok Po zapnutí modulu Danová evidence Vás aplikace automaticky vyzve k založení prvního roku v danové evidenci. Stejné okno se zobrazí pri zakládání dalších roku v nastavení danové evidence.

Zadejte jaký rok chcete založit. Standardne aplikace nabídne pro první rok aktuální kalendární rok. Pro další roky nebídne následující rok po posledním roku, který byl v modulu založen. Dále máte na výber 2 volby zpusobu úctování: · Alfanumerikcá rada - V založeném roce se vytvorí 3 císelné rady B, P a V, které budou pridelovat císla dokladu ve tvarech: B 001, P 001 a V 001 · Císelná rada - V založeném roce se vytvorí 1 císelná rada, která bude pridelovat císla dokladu v tvaru: 06/0001 (06 .. rok, 0001 .. poradové císlo dokladu). Poznámka: Prednastavené rady pro oba zpusoby úctování lze zmenit v nastavení danové evidence.

5.4

Majetek

5.4.1

Seznam majetku Menu: Moduly -> Majetek Modul umožňuje evidenci současného i vyřazeného majetku s automatickým přidělováním inventárních čísel vlastního formátu.


Moduly aplikace

28

Vyhledávání Název Hledání dle zadaného znakového řetězce názvu majetku. Třída, Umístění, Způsob získání Po vybrání konktrétního kritéria aplikace vyhledá majetek, který je v dané kategorii obsažen. Datum od Vyhledání položek, které byly pořízeny od zadaného datumu (datum pořízení). Stav vše - zobrazení aktivního i vyřazeného majetku aktivní - zobrazí pouze aktivní (nevyřazený) majetek vyřazený - zobrazí pouze vyřazený majetek Zelená karta vše - zobrazení všeho majetku nezávisle na zařazení na zelenou kartu ano - zobrazí pouze majetek, který patří na zelenou kartu ne - zobrazí pouze majetek, který nepatří na zelenou kartu V kombinaci Vyhledávání dle veškerých kritérií je samozřejmě funkční i v libovolné kombinaci. Všechna zadaná kritéria platí současně. Výchozí filtr Součástí tlačítka vyhledat je volba Výchozí filtr, která vrátí všechna vyhledávací kritéria do podoby při spuštění aplikace.


29

5.4.2


Detail majetku Karta majetku obsahuje 2 záložky: Majetek - základní údaje o majetku Poznámka - místo pro Vaše poznámky k zobrazenému majetku

Záložka Majetek Umístění, Způsob získání, třída Uživatelsky definované pole v menu Nástroje / Nastavení / Číselníky Kusů, Cena za kus, Celková cena Po zadání ceny za kus se automaticky podle počtu kusů spočítá celková cena a naopak. Zelená karta Zda patří zobrazený majetek na zelenou kartu. Inventární číslo Zda majetek dostane inventární číslo. Formát inventárních čísel lze změnit v nastavení aplikace. Vyřadit Vyřazení zobrazeného majetku z evidence. Rozdělit Rozdělí majetek na dva majetky. Tlačítko není aktivní dokud nevyberete inventární čísla majetku, který chcete oddělit.


Moduly aplikace

5.4.3

30

Vyrazení majetku Vyrazení vybraného majetku.

5.5

Akce

5.5.1

Seznam akcí Menu: Moduly -> Akce Modul akce umožňuje archivaci oddílových akcí se seznamem účastníků (propojení s modulem seznam členů) a rozpočtem (propojení s modulem daňová evidence případně modulem účetnictví). Dále modul umožňuje přiřazení fotografií k akci.


31


Vyhledávání Rok Po spuštění aplikace zobrazuje aplikace chystané akce v aktuálním roce. Přenastavením filtru rok lze zobrazit akce z ostatních let. Místo Filtrování akcí podle místa konání. Seznam míst se automaticky plní z míst konání, které jsou zadány u akcí. Při hledání stačí zadat libovolnou část místa konání. Výchozí filtr Součástí tlačítka vyhledat je volba Výchozí filtr, která vrátí všechna vyhledávací kritéria do podoby při spuštění aplikace.


Moduly aplikace

5.5.2

32

Detail akce Detailní informace o akci ze seznamu akcí.

Fotografie (tlačítko) Tlačítko zobrazí okno fotografie akce, kde lze k akci přiřadit fotografie. Před přiřazením fotografií k akci musíte zadat adresář, kde se fotografie nachází. Záložka Účastníci Evidence účastníků akce. Pomocí tlačítko Přidat vyberete členy ze seznamu členů, kteří se akce zúčastnili. Tlačítko Nový umžňuje zadat účastníky, kteří nejsou zavedeni v modulu seznam členů. Počet účastníků dle jednotlivých kategorií se automaticky vypočítává ze zadaných účastníků. Při volbě zadat ručně lze počty účastníku v každé kategorii zadat ručně. Záložka Poznámka Volné pole pro jakýkoliv text. Záložka Rozpočet Rozpočet akce dotahovaný z modulu daňová evidence. Zobrazují se zde doklady, které mají nastaveno, že patří k zobrazené akci. Nejdůležitější údaje rozpočtu jsou: Příjmy - součet celkových přjmů akce (účastnické poplatky, čerpání dotace atd.) Výdaje - součet celkových výdajů akce Rozdíl - rozdíl příjmů a výdajů


33

5.5.3


Rozpocet akce Rozpočet akce si zobrazíte z detailu akce tlačítkem Rozpočet akce nebo v seznamu akcí pomocí kontextového menu. Další způsob zobrazení rozpočtu pomocií kontextového menu v deníku.

Rozpocet akce ukazuje celkové príjmy, výdaje a jejich rozdíl. Dále cerpání z dotací a výdaje podle jednotlivých druhu vydání (doprava, potraviny atd.). Detailní zobrazení dokladu a dotací lze zobrazit jejich rozkliknutím.


Moduly aplikace

5.5.4

34

Fotografie akce Ke každé akci si můžete zařadit libovolné množství fotografií včetně jejich popisu.

Celá obrazovka (tlačítko) Spustí prohlížení fotografií přes celou obrazovku. Mezi fotografiemi se můžete přepínat tlačítkem myši, kolečkem myši nebo klávesami Page Up a Page Down. Do aplikace se vrátíte stiskem klávesy ESC nebo stisknuím tlačítka s křížkem v pravém horním rohu. Přiřazený program Po kliknutí pravým tlačítkem na náhled fotografie se zobrazí kontextové menu. Volba Přiřazený program zobrazí fotografii v aplikaci, kterou máte asociovanou s obrázky typu JPEG. Změna pořadí fotografií Na záložce seznam lze fotografie jednoduše přeuspořádat pomocí myši. Stiskněte levé tlačítko myši nad fotografií, kterou chcete přesunout. Držte stále tlačítko a táhněte myší na požadované místo. Pusťte tlačítko. Fotografie se automaticky zařadí na zvolené místo.

5.6

Kalendár

5.6.1

Kalendár Menu: Moduly -> Kalendár Modul kalendář nabízí souhrný přehled událostí spojených s činností oddílu v celém roce. Zobrazují se zde narozeniny a svátky všech členů (propojení s modulem "seznam členů"), oddílové akce (propojení s modulem "akce") a je zde možnost zadání jakékoliv další události. Zobrazování všech skupin je možno


35

ESO - Elektronická správa oddílu nazávisle na sobě vypnout či zapnout.

Nová událost (tlačítko) Zadání nové události do kalendáře. Po stisku tlačítka se zobrazí okno Událost. Zobrazení událostí ve zvoleném časovém období Myší lze v kalendáři vybrat požadovaný časový interval. V tabulce pod kalendářem se Vám zobrazí seznam všech událostí v tomto období. Jednotlivé řádky seznamu lze rozkliknout a dostat se tak na detailní informace zvolené položky.

5.6.2

Detail události Do kalendáře lze přidat jakékoliv další události. U každé události aplikace eviduje její název, datum od, nepovinně datum do, typ události a dále je zde k dispozici pole poznámka, kam lze zapsat podrobný popis události. Typ události nabízí možnosti zadané v číselníku Kalendář - události. Tento číselník lze upravit v nastavení aplikace.


Moduly aplikace

5.7

36

Formuláre Menu: Moduly -> Formuláre Modul "formuláře" umožňuje tiskový výstup předepsaných formulářů, již doplněných o údaje zadané do jednotlivých modulů. Tyto není možné editovat, nicméně modul umožňuje jejich zkopírování do vlastních formulářů s následnou možností editace, nebo vytvoření úplně nového formuláře.


37


Editace přednastavený formulářů 1) Klikněte pravým tlačítkem na formulář, který chcete upravit 2) Vyberte Vytvořit kopii 3) Aplikace automaticky vytvoří kopii zvoleného formuláře, kterou lze editovat (viz kapitola Editace tiskových sestav).

6

Úcetnictví

6.1

Obecný popis Modul účetnictví je určen k vedení oddílového účetnictví (dříve podvojné účetnictví). K vedení daňové evidenceje určen modul danová evidence. Obecné chování modulu Účetnictví: · Všechny položky nastavení (účty, roky atd.) lze smazat dokud nejsou použité v žádném dokladu.


Úcetnictví

38

· Doklady je možné smazat pouze se jedná o poslední doklad v příslušné agendě. Uprostřed agendy není možné mazat z důvodu nutnosti nepřerušené číselné řady dokladů. · Celé účetnictví se vždy zobrazuje vzhledem k aktuálnímu nastavenému roku (osnova, stavy banky a pokladny atd.) Modul Účetnictví obsahuje tyto agendy: · Úcetní deník - souhrné zobrazení řádků dokladů ze všech agend · Pokladna - Příjmy a výdaje z pokladny · Banka - Pohyby na bankovních účtech · Faktury - Vydané a přijaté faktury · Interní doklady - Ostatní doklady, které nespadají do žádné z předchozích agend · Dotace - Evidence dotací (včetně jejich výnosů a nákladů) Účetnictví dále nabízí několik tiskových sestav, které umožňují sledování a kontrolu stavu účetnictví.

6.1.1

Základní zaúctování Následuje popis několika typických zaúčtování, se kterými se můžete setkat při zaúčtování prostředků na akce oddílu. Nákup za hotové - 5xx || 211 (papír, cestovné, nájem, ...) Nákup na fakturu - 5xx || 321 (přijatá faktura) a 321 || 221 (úhrada z bankovního účtu) u těchto nákupů uvádějte akci 501 - materiál 518 - nájem 502 - energie 512 - cestovné 546 - dar 513 - občerstvení – reprezentace 501 - potraviny na akcích 518 - doprava na tábor 518 - ubytování na akci Výběr hotovosti z účtu - 211 || 261 (příjem na pokladnu - peníze na cestě) a 261 || 221 (výdaj z účtu - peníze na cestě) Vložení hotovosti na účet - 221 || 261 (příjem na účet - peníze na cestě) a 261 || 211 (výdaj z pokladny - peníze na cestě) Příjmy členské příspěvky - 211 || 684 (od členů oddílu do pokladny) příspěvky na akce - 211/221 || 649 dotace na účet - 211/221 || 681 úroky na běžném účtu - 211/221 || 644 pronájem vlastní louky / klubovny - 211/221|| 602 přijatý dar - 211/221 || 682 (pokud dlouhodobý majetek ještě 02x || 901) přijatá dotace 211/221 || 348 (jen pokud je vztah oddíl – kraj, město) Výdaje odeslané členské příspěvky na ústředí - 684 || 221 odeslaný „desátek" složenkou - 581 || 211 odeslaný „desátek" bankovním převodem - 581 || 221


39

ESO - Elektronická správa oddílu Nárok na dotaci od kraje - 348 || 691 (uvádějte dotaci) Zálohy - 314 || 211/221 (vyplacení zálohy) a 5xx || 314 (proúčtování zálohy) Dobropis faktury – 5xx || 321 (s mínusem) a 221 || 321 (přijaté peníze)

6.2

Postupy Príklady úctování v modulu úcetnictví: · Víkendovka - vyúctování víkendové akce · Dotace - základní principy úctování dotací

6.2.1

Víkendovka V následující kapitole si ukážeme příklad vyúčtování akce na víkend, na kterou čerpáme peníze z dotace. · Nejdříve zadáme akci do modulu Akce, vyplníme její název, účastníky, datum konání atd. Na ukázkových obrázkách v tomto postupu se založená akce jmenuje Víkendovka. · Založíme dotaci modulu Dotace. Na ukázkových obrázkách v tomto postupu se založená dotace jmenuje ŠD. · Pomocí interního dokladu zadáme rozhodnutí o přidělení dotace a vybereme příslušnou dotaci v zaúčtování. Účet D je 691 - Provozní dotace - výnosy, tedy částka přidělené dotace. Vybere založenou akci Víkendovka. Pomocí tlačítka "Dotace ..." propojíme doklad se založenou dotací ŠD. Zadáme celou částku jako příjem dotace.


Úcetnictví

· Zaúčtujeme příjem peněz dotace do banky.


40

41


Tyto dvě operace jsou společné pro všechny čerpání prostředků z dotací, interním dokladem určíme výši dotace. · Zaúčtujeme položky týkající se Víkendovky. Na následujícím obrázku je vidět příklad výdaje z banky ze dvou dotací a vlastního zdroje.


Úcetnictví

Výsledný pohled na deník:


42

43


Vyúčtování akce:


Úcetnictví

6.2.2

44

Dotace Tento postup ukazuje založení dotace a její správné nastavení. · Otevřete si seznam dotací (menu Moduly -> Dotace) a stiskněte tlačítko Nová. · Zadejte jméno dotace a datum. Dotaci poté založíte tlačítkem Uložit. Od této chvíle se nová dotace nabízí v okně, kterí se zobrazí po stisku tlačítka "Dotace ..." u zaúčtování každého dokladu. · V agendě interní doklady založte nový doklad pomocí, kterého zadáte očekávanou výši dotace. Zadejte očekávanou částku a zvolte předkontaci Přislíbení nároku na dotace. · U každého dokladu (např. výdaj z pokladny), který čerpal peníze z dotace zadejte tlačítkem "Dotace ..." čerpání dotace. · Když si nyní otevřete dotaci v seznamu dotací, tak zde můžete sledovat celkovou částku dotace, její čerpání a zbývající částku dotace. · Až dostanete dotaci (peníze) na účet, tak běžným způsobem zadejte doklad banka příjem s předkontací Přijaté dotace.

6.3

Nastavení

6.3.1

Nastavení Menu: Účetnictví -> Nastavení Nastavení účetnictví je rozděleno do čtyř záložek: záložka Roky, číselné řady


45

ESO - Elektronická správa oddílu Na této záložce vidíte jaké roky jsou zadány v účetnictví. Ikona označuje rok, který je nastaven jako aktuální (tzn. rok se kterým v aplikaci pracujete). V pravé části se nachází nastavení číselných řad aktuálního roku (v každém roce mohou být řady nastavené jinak). Aktuální Nastaví vybraný rok jako aktuální. Aktuální rok lze rovněž nastavit dvojím poklepáním na rok v seznamu roků. Nový rok Založení nového roku v modulu PÚ. Po stisknutí se zobrazí okno Nový rok. Smazat (rok) Smaže vybraný rok. Rok lze smazat pouze pokud v něm nejsou zadány žádné doklady. Agenda Seznam agend. Po výběru agendy se v seznamu Řada zobrazí seznam číselných řad, které se vážou ke zvolené agendě. Řada Seznam číselných řad, které se vážou ke zvolené agendě. Při standardním nastavení každá agenda obsahuje pouze jednu číselnou řadu. Formát Nastavení formátu přidělovaných čísel dokladu. Ve formátu lze použít následující symboly: {C}..{CCCC} pořadové číslo dokladu v řadě na 1 a 4 číslice {YY} rok do kterého doklad patří na 2 číslice {YYYY} rok do kterého doklad patří Příklad formátu: BP {CCC} generuje čísla dokladu ve tvaru BP 001 FP-{CCCC}/{YY} generuje čísla dokladu ve tvaru FP-0001/04 Uložit (číselné řady) Uloží zobrazenou číselnou řadu. Řadu lze editovat pouze pokud v ní není založen žádný doklad. Nová Založí v aktuálním roce číselnou řadu. Smazat (číselné řady) Smaže zvolenou číselnou řadu. Řadu lze smazat pouze pokud v ní není založen žádný doklad. záložka Bank. účty, pokladny


Úcetnictví

46

Nastavení bankovních účtů a pokladen. Číslo účtu a Banka Číslo bankovního účtu a výběr banky. Aplikace při uložení automaticky ověří moznou existenci zadaného čísla. Položka se zadává pouze pro účet typu Banka. Účet Přiřazení účtu z účtové osnovy v aktuálním roce, na který se zvolená pokladna/bankovní účet účtuje. Poč. stav Počáteční stav účtu v aktuálním roce. Smazat poč. stav Smaže počáteční stav zvoleného účtu. Počáteční stavy se dají detailněji nastavit v okně Pocátecní stavy. Uložit (účet) Uloží změny zobrazeného účtu. Je důležité, aby byl tento účet přiřazen, protože ESO používá nastavení při výpočtu zůstatků. Nový Založení nového účtu. Při zakládání musíte zvolit typ účtu: banka (bankovní čet) nebo pokladna. Smazat Smazání vybraného účtu. Účet lze smazat pouze pokud není nikde v aplikaci použit (např. při vystavení faktury, pokladního dokladu atd.).


47

ESO - Elektronická správa oddílu záložka Faktury

Nastavení týkající se faktur. Předkontace pro úhradu faktury Předkontace, která se automaticky nastaví po dotažení údajů do dokladu pomocí tlačítka Úhrada faktury. Funkce se týká nových dokladů v agendách pokladna a banka. Splatnost Údaj odává o kolik dní nastaví aplikace datum splatnosti faktury od data vystavení. Splatnost Údaj odává o kolik dní nastaví aplikace datum splatnosti faktury od data vystavení. záložka Ostatní


Úcetnictví

48

Ostatní nastavení, kterými lze přizpůsobit chování modulu PÚ. Počátek a konec roku Nastavení účtů, které aplikace automaticky používá při závěrce a generování počátečních stavů. Uživatel by toto nastavení neměl běžně měnit. Aktuální datum Nastavení aktuálního data účtování, které se bude předvyplňovat při zadávání nových dokladů. Pokud je zapnutá volba platné do vypnutí aplikace, tak aplikace při každém spuštění nastaví jako aktuální datum dnešní datum. Zeptat se po založení dokladu na tisk Pokud je volba zapnutá, tak se Vás aplikace po zadání nového dokladu zeptá zda jej chcete vytisknout. Potvrzovat editaci dokladu. Pokud je volba zapnutá, tak si aplikace při změně existujícího dokladu vyžádá potvrzení změn (tj, zeptá se zda chcete doklad uložit).


49

6.3.2


Nový rok Při prvním spuštění aplikace Vás ESO vyzve k založení prvního roku v účetnictví. Stejné okno se zobrazí při zakládání dalších roků v nastavení úcetnictví.

Máte celkem tři základní volby (výběr Import): · Předchozí rok – Založení roku podle zvoleného roku. Aplikace zkopíruje osnovu, číselné řady dokladů a zapíše počáteční stavy banky a pokladny · Přednastavená osnova – Založí rok podle vybrané přednastavené osnovy. Zároveň založí přednastavené číselné řady dokladů a zapíše počáteční stavy banky a pokladny (pro založení prvního roku doporučujeme tuto volbu) · Prázdná úč. osnova – Založí nový rok bez účetní osnovy a bez přednastavených řad dokladů. Volba je určena pro kompletní nastavení roku podle specifických potřeb. Pokud jste založil první rok v účetnictví, tak doporučujeme otevřít položku menu Úcetnictví > Nastavení, kde si můžete donastavit modul účetnictví podle svých potřeb.

6.3.3

Adresár Menu: Účetnictví -> Adresář Adresář obsahuje seznam kontaktů, na které se vážou doklady. Například dodavatelé a odběratelé. Po rozklinutí zvoleného kontaktu nebo po stisku tlačítka detail se Vám zobrazí detail zvoleného kontaktu.


Úcetnictví

50

Typ Hledání podle typu kontaktu. Typy kontaktů lze změnit v nastavení aplikace. Jméno Hledání kontaktů podle jména. Stačí zadat jakoukoliv část jména. Druh vše - Zobrazí odběratele i dodavatele odběratel - Zobrazí pouze odběratele dodavatel - Zobrazí pouze dodavatele Nový Přidání nového kontaktu do adresáře. Pokud kliknete na šipku vedle tlačítka Nový, tak se Vám zobrazí volba Import člena, pomocí které můžete do adresáře jednoduše zkopírovat údaje o zvoleném členovi z modulu seznam clenu.


51

6.3.4


Kontakt Detailní informace o kontaktu z adresáre účetnictví.

Význam většiny položek je zřejmý. Druh Rozdělení kontaktů na dodavatele a odběratele. Stav neurčen zařadí kontakt do dodavatelů i odběratelů. Při zadávání dokladů se kontakty filtrují podle druhu. Např. u vydaných faktur se nabízí pouze odběratelé. Číslo účtu Číslo bakovního účtu. Aplikace při uložení kontaktu automaticky ověří možnou existenci zadaného čísla. záložka Poznámka Volné pole pro jakýkoliv text.


Úcetnictví

6.3.5

52

Úctová osnova Menu: Účetnictví -> Účtová osnova

Seznam obsahuje účtovou osnovu aktuálního roku. Ikona v prním sloupci signalizuje zda se jedná o syntetický nebo analytický účet. Po rozklinutí zvoleného účtu nebo po stisku tlačítka detail se Vám zobrazí detail úctu. Syntetika (tlačítko) Přidá do osnovy aktuálního roku účet z kompletní účtové osnovy. Analytika (tlačítko) Přidá do osnovy k vybranému syntetickému účtu analytický účet. Zvolený syntetický účet nesmí být v aktuálním roce použitý, jinak je tlačítko Analytika neaktivní. Smazat Smaže zvolený účet. Účet nesmí být v aktuálním roce použitý, jinak je tlačítko Smazat neaktivní. Pokud smažete poslední analytický účet příslušné syntetiky, účet nesmaže, ale změní se na syntetický.


53

6.3.6


Úctová osnova - úcet Detailní informace o účtu z úctové osnovy.

Anal. účet Číslo analytiky. Položka je aktivní pouze u analytických účtů. Typ Zda se jedná o aktivní nebo pasivní účet. Nastavení této položky zařadí v sestavách účet do aktiv či pasiv. Uživatel by neměl běžně toto nastavení měnit. Řádek Číslo řádku na rozvaze. Uživatel by neměl běžně toto nastavení měnit. Vydání Nastavení druh vydání. Toto nastavení umožňuje sledovat souhrně druh vydání za jednotlivé položky v dotacích a rozpočtu akce Sledovat účet Zaškrtnutí této volby přidá účet do okna stav úcetnictví, kde můžete sledovat příjmy, výdaje a saldo nastavených účtů.


Úcetnictví

6.3.7

54

Úctová osnova - predkontace Přenesení předkontací z jednoho účtu úctové osnovy na druhý.

Zdrojový účet Účet účtové osnovy, ze kterého budou předkontace přeneseny. Předkontace - Převést Předkontace zdrojového účtu budou převedeny na účet, ze kterého byla funkce vyvolána. Předkontace - Zkopírovat Předkontace zdrojového účtu budou zkopírovány na účet, ze kterého byla funkce vyvolána. Tato volba vytvoří nové předkontace.

6.3.8

Predkontace Menu: Účetnictví -> Předkontace Předkontace jsou určeny pro snažší zaúčtování dokladů. Každá předkontace obsahuje jméno (popis) s účelem předkontace, dále účet z účetní osnovy pro stranu MD a účet pro stranu D. Každá předkontace je přiřazena k jedné agendě. Při zadávání dokladů si nemusíte pamatovat čísla účtů, ale ve většině případů stačí vybrat správnou předkontaci a aplikace sama nastaví účty, na které se má položka zaúčtovat.


55


Po rozklinutí zvolené předkontace se zobrazí detail predkontace. Upozornění: Předkontace se nevážou ke konkretnímu roku! Jsou společné pro všechny roky. Pokud jsou v osnově používaného roku zadané oba účty použité v předkontaci, tak se tato předkontace nabízí při práci s doklady tohoto roku. Agenda Zobrazení předkontací podle zadané agendy. Popis Hledání předkontací podle zadaného popisu. Stačí zadat jakoukoliv část popisu předkontace.


Úcetnictví

6.3.9

56

Detail predkontace Detailní informace o předkontaci ze seznamu predkontací.

Agenda Příslušná agenda. Každá předkontace se nabízí u dokladů zvolené agendy. Popis Popis účelu předkontace. Při výběru předkontace u zadávání zaúčtování se orientujete podle tohoto popisu. MD Tento účet nastaví předkontace k účtu MD. D Tento účet nastaví předkontace k účtu D.

6.3.10 Pocátecní stavy Menu: Účetnictví -> Počáteční stavy Okno obsahuje zaúčtování počátečních stavů aktuálního roku podvojného účetnictví. Aplikace při založení roku počáteční stavy automaticky vygeneruje. Toto okno slouží k ručnímu donastavení. Při provedení závěrky v předchozím roce se automaticky přepočítají počáteční stavy.


57


6.3.11 Záverka Menu: Účetnictví -> Závěrka

Závěrka (tlačítko) Uzavření aktuálního roku podvojného účetnictví. Při závěrce aplikace automaticky zazálohuje všechna data (viz Záloha dat). Po závěrce Vám aplikace nabídne vytištění sestav Rozvaha a Zisk a ztráta. Rok po závěrce lze pouze prohlížet, ale není již možné doklady editovat ani zadávat nové. Tlačítko je aktivní pokud není aktuální rok po závěrce. Po provedení závěrky se automaticky


Úcetnictví

58

přepočítají počáteční stavy v následujícím roce. Zrušit závěrku (tlačítko) Smaže závěrku v aktuálním roce. Po zrušení závěrky se všechny doklady v tomto roce opět odemknou a je možné je editovat. Tlačítko je aktivní pouze pokud je aktuální rok po závěrce.

6.3.12 Úcetní formuláre Menu: Účetnictví -> Účetní formuláře

Souhrnné formuláře z celého účetnictví, které slouží k jeho detailnímu sledování. Většinu formulářů je možné filtrovat podle datumu, účtu z účetní osnovy, akce, a střediska.


59


6.3.13 Stav úcetnictví Menu: Účetnictví -> Stav účetnictví.

Stav účetnictví slouží ke sledování vybraných účtů účtové osnovy. V tabulce vidíte stav sledovaných účtů k aktuálnímu datu (viz Nastavení úcetnictví). Tlačítkem Tisk si tento seznam můžete jednoduše vytisknout. Rozkliknutím účtu (dvojitým kliknutím) se přepnete do úcetního deníku s přednastaveným filtrem podle vybraného účtu. Zda se účet zobrazí v okně stav účetnictví nastavíte v úctové osnove.

6.4

Agendy

6.4.1

Úcetní deník

6.4.1.1

Úcetní deník Menu: Moduly -> Účetní deník Výpis všech položek ze všech agend účetnictví v aktuálním roce.


Úcetnictví

60

Po rozklinutí řádky se zobrazí detailní zobrazení příslušného dokladu. Tlačítkem Nový vyvoláte obecné okno pro zadání nového dokladu. V deníku nelze řádky mazat. Pokud chcete nějaký řádek smazat, tak jej musíte smazat v dokladu kam patří. Pokud stiskněte nad řádkem pravé tlačítko, tak se zobrazí kontextové menu s volbou Opravit, která zobrazí editaci rádky. Datum Hledání dokladů podle data plnění. Volbou vše zapnete/vypnete příslušný filtr. Popis Hledání v popisu řádku deníku. Stačí zadat jakoukoliv část popisu. Akce Hledání řádků deníku, které jsou svázány se zadanou akcí. Volba vše tento filtr vypne. Střed. Hledání řádků deníku, které jsou svázány se zadaným střediskem. Volba vše tento filtr vypne. Doklad Hledáni podle čísla dokladu. Je nutné zadat přesnou hodnotu čísla dokladu. Účet Hledani řádků, kde se vyskytuje zadaný účet z účtové osnovy (je jedno jestli na straně MD nebo D). Můžete účet zadat ručně, nebo kliknout na tlacitko "..." a vybrat účet z osnovy. Pokud zadáte nějaký účet, tak aplikace po vyhledání zobrazí pod tabulkou součet MD, D a saldo pro zadaný účet ze zobrazených řádků. Nemusíte zadat celé číslo účtu, stačí pouze začátek a aplikace vyhledá všechny účty, které začínají zadanou hodnotou. Například pokud zadáte do filtru Účet číslo 2 a vyhledáte řádky, tak se Vám zobrazí všechny řádky kde jsou použité účty z třídy 2. Pokud zadáte 21, tak se Vám zobrazí řádky, kde jsou použité účty ze skupiny 21 atd.


61 6.4.1.2

ESO - Elektronická správa oddílu Nový doklad Rychlé založeního nového dokladu přímo z účetního deníku. Vyberte agendu v jaké chcete doklad založit a sitskněte tlačítko Založit. Doklady lze dále zakládat i přímo v jednotlivých agendách tlačítkami Příjem, Výdaj případně Nový (tlačítka se liší podle agendy).


Úcetnictví 6.4.1.3

62

Editace rádky Editace společných vlastností řádku dokladu. Datum plnění a zaúčtování.

Zaúčtování: Popis Popis řádku dokladu, pokud se jedná o jednopoložkový doklad je zpravidla shodný se popisem dokladu. Předkontace Přednastavená dvojice účtů MD/D usnadňující rychlé nastavení účtů z osnovy pro typické operace. MD a D Účty z účtové osnovy. Akce Výběr akce z aktuálního roku, které se řádek týká. Dotace Výběr dotace z aktuálního roku, ze které byl řádek čerpán.


63 6.4.1.4

ESO - Elektronická správa oddílu Prirazení akce rádce Prirazení akce k rádce úcetního deníku.

6.4.2

Pokladna

6.4.2.1

Pokladna Menu: Moduly -> Pokladna Výpis všech příjmů a výdajů agendy pokladna.


Úcetnictví


64

65 6.4.2.2

ESO - Elektronická správa oddílu Detail pokladny Zadání nového výdaje nebo příjmu na pokladnu. Po zadání je možné doklad volitelně vytisknout.

Doklad Číslo dokladu se doplní následující ze zvolené císelné rady. Pokladna Císelná rada určuje ze které pokladny je zadávaný výběr nebo příjem a zároveň tvar čísla dokladu. Popis Popis dokladu. Datum vystavení Datum vystavení dokladu. Datum plnění Datum plnění (datum se kterým je řádek dokladu zařazen do účetního deníku). Dodavatel/Odběratel


Úcetnictví Volitelný kontakt na dodavatele nebo odběratele (podle typu dokladu). Zaúčtování Zaúctování dokladu.

6.4.3

Banka

6.4.3.1

Banka Menu: Moduly -> Banka Výpis všech příjmů a výdajů agendy banka.


66

67 6.4.3.2

ESO - Elektronická správa oddílu Detail banky Zadání nového výdaje nebo příjmu na bankovní účet. Po zadání je možné doklad volitelně vytisknout.

Pokladna Císelná rada určuje ze které pokladny je zadávaný výběr nebo příjem a zároveň tvar čísla dokladu. Popis Popis dokladu. Datum vystavení Datum vystavení dokladu. Datum plnění Datum plnění (datum se kterým je řádek dokladu zařazen do účetního deníku). VS


Úcetnictví

68

Variabilní symbol slouží k identifikaci příslušné faktury. Pro rychlé napárování faktury se známým VS stačí zadat pouze to a tlačítkem úhrada vybrat příslušnou fakturu. Ostatní údaje se doplní automaticky z faktutury. Bankovní výpis Číslo bankovního výpisu. Dodavatel/Odběratel Volitelný kontakt na dodavatele nebo odběratele (podle typu dokladu). Zaúčtování Zaúctování dokladu.

6.4.3.3

Bankovní výpisy Bankovní výpisy. Aktuální bankovní výpis se nabízí u každého bankovního dokladu. K výpisu je možné přiřadit datum a číslo.

6.4.4

Faktury

6.4.4.1

Faktury Menu: Moduly -> Faktury přijaté Menu: Moduly -> Faktury vydané Výpis přijatých a vydaných faktur. Z tohoto modulu možné vytisknout knihu přijatých a vydaných faktur.


69




Detail faktury Zadání nového přijaté nebo vydané faktury. Po zadání je možné doklad volitelně vytisknout.


70

71




Úhrada

6.4.4.4

Nová úhrada


72

73


6.4.5

Interní doklady

6.4.5.1

Interní doklady Menu: Moduly -> Interní doklad Výpis interních dokladů. Tyto doklady slouží k opravě chyb v účetnictví (storno doklady, ...) nebo např. zaúčtování nároku na dotaci - 348 || 691.



Detail interního dokladu Zadání nového interního dokladu. Po zadání je možné doklad volitelně vytisknout.


74

75


6.4.6

Dotace

6.4.6.1

Dotace Menu: Moduly -> Dotace

Po rozkliknutí se zobrazí detailní informace o zvolené dotaci. Název Filtrování zobrazených dotací podle názvu dotace. Stačí zadat jakoukoliv část názvu.

6.4.6.2

Detail dotace Detailní informace o dotaci ze seznamu dotací. Detail dotace obsahuje jméno a datum přidělení dotace. V dolní části okna je možné sledovat průběh čerpání dotace. Čerpání je možné zadat při jakémkoliv zaúčtování řádku dokladu. Zobrazené řádky účetního deníku je možné rozkliknout a zobrazit příslušný doklad.


Úcetnictví


76

77 6.4.6.3

ESO - Elektronická správa oddílu Prirazení dotace k rádku deníku Prirazení dotace k rádku deníku.

7

Editace tiskových sestav

7.1

Tisk V celé aplikaci je možné vytisknout zobrazená data pomocí tlačítka Tisk (klávesová zkratka Ctrl+P). Po stisku tohoto tlačítka se zobrazí následující okno:



78

Nová (tlačítko) Založení zcela nové sestavy. Smazat (tlačítko) Smaže zobrazenou sestavu. Přednastavené sestavy s ikonou

smazat nelze.

Návrh (tlačítko) Editace zvolené sestavy v editoru sestav. Přednastavené sestavy není možné editovat. Tlačítko Export zobrazené sestavy do souboru. Sestavu lze uložit v několika formátexh, například: HTML, BMP, TXT, CSV atd. Tlačítko Vytiskne zobrazenou sestavu. Tlačítko Hledání z zobrazené sestavě. Tabulka Sestavy Obsahuje možné podoby (šablony) jak budou tištěná data vypadat. Přednastavené sestavy od autorů aplikace mají ikonu . Tyto sestavy není možné přímo editovat (viz Editace přednastavených sestav). Vaše vlastní sestavy jsou označené ikonou . Editace přednastavených sestav


79

ESO - Elektronická správa oddílu 1) Klikněte pravým tlačítkem na sestavu, kterou chcete upravit. 2) Vyberte Vytvořit kopii. 3) Aplikace automaticky vytvoří kopii zvolené sestavy (ikona ), kterou lze upravit. 4) Po stisku tlačítka Návrh se zobrazí editor sestav, ve kterém je možné vybranou sestavu upravit.

7.2

Export dat do XML

7.3

Editor sestav Editor sestav slouží k vytvoření vlastních sestav naprosto libovolného vzhledu. Jedná se o velice mocný a univerzální nástroj a jeho ovládnutí není jednoduché. Tento návod popisuje běžné věci, se kterými se uživatel může setkat v typických sestavách. Ke všem částem existuje podrobný popis (bohužel pouze v anglickém jazyce), který je možné vyvolat z menu nebo pomocí klávesy F1.



Objekty sestavy Sestavu tvoříte vkládáním objektu z palety v levé části obrazovky:

Popis základních objektů Prvek "Obdélníkový text"


80

81

ESO - Elektronická správa oddílu Tento ovládací prvek představuje obdélník s jedno či víceřádkovým textem uvnitř. Je možné měnit jeho obrys, barvu, šířku, vlastnosti písma, zarovnání text nebo změnit orientaci (vertikálně, horizontálně). Tento prvek se bude ve Vašich sestavách objevovat asi nejvíce, proto si ho popíšeme podrobněji. Vložení prvku do sestavy: 1) Klikněte na ikonu . Ukazatel myši se změní na obdélník. 2) Klikněte myší na místo v sestavě kam chcete prvek vložit. Po vložení prvku nebo při poklepání na prvek se zobrazí textový editor, který slouží k zadání obsahu pole.

Můžete zde vložit libovolný text nebo kombinaci textu a datových polí (stiskem klávesy Insert nebo vybrání druhého tlačítka zleva ). Objeví se okno rozdělené na dvě části, v jeho levé polovině jsou možné skupiny datových zdrojů (např. Akce, Clenove, Oficiality, ...) a v pravé polovině dostupné pole vybraného zdroje (u Oficialit např. Nazev, Evidencni_Cislo, Kraj, ...). Po vybrání pole se vloží do textového editoru odkaz na pole v následujícím tvaru: [Oficiality."EVIDENCNI_CISLO"]. Takto lze vložit další odkaz, případně napsat další text. Potvrzení zadání se provede tlačítkem (OK), případně pomocí klávesové zkratky Ctrl+Enter. Po kliknutí na objekt v sestavě se zobrazí další vlastnosti objektu v Inspektoru objektů.



82

Nejdůležitější vlastnosti inspektoru objektů: AutoWidth - přispůsobí šířku prvku textu. DisplayFormat - formát dat (viz. níže) Font - změna písma, velikosti, ... Height - výška objektu Left - vzdálenost v bodech od levého okraje Top - vzdálenost v bodech od horního okraje Width - šířka objektu (pokud není nastaven AutoWidth = true) WordWrap - dlouhý text je rozdělen na více řádek (automatické zalomení) Vlastnost DisplayFormat umožňuje uživateli změnit zobrazení datového pole nebo proměnné uvnitř objektu. Dialog pro nastavení formátu je možné vyvolat rozklikntuím této vlastnosti.


83


Zobrazené pole je tak možné naformátovat jako text, číslo, datum nebo čas. Toto nastavení je výhodné například při zobrazení datumu ve specifickém tvaru (výpis datumu v několika řádkách). V takových případech chceme, aby se datum vypisoval na pevný počet míst ve tvaru den, měsíc a rok. Toho dosáhneme výběrem Datum, dále Vlastní a položku Vlastní formát nastavíme jako: dd.mm.yyyy, kde dd znamená den na 2 místa (day = den), mm měsíc na 2 místa (month = měsíc) a yyyy rok na 4 místa (year = rok). Význam dalších symbolů je v anglické nápovědě. Tímto způsobem je rovněž možné změnit výpis čísel, dvoustavových hodnot (člen, nečlen) na text Ano, Ne apod. Prvek "skupina" Druhým základním objektem, bez kterého se při tvorbě sestav neobdejdete, je skupina (anglicky band). Tento typ objektu je psán v následující kapitole Skupiny (band).

7.4

Skupiny (band) Skupiny (anglicky bands) slouží k rozčlenění sestavy na jednotlivé části. Např. skupina Nadpis sestavy se vyskytuje v sestavě pouze jednou a to na začátku prvního listu. Význam většiny pásek je zřejmý z jejich názvu. Stručně popíšeme nejpoužívanější z nich. Nadpis sestavy Tiskne se pouze jednou na začátku sestavy. Obsah sestavy Tiskne se jednou na konci sestavy. Hlavička strany Tiskne se na začátku každé strany Patička strany Tiskne se na konci každé strany. Master - hlavička Tiskne se na začátku seznamu (sloupce tabulky dat) Master data



84

Jednotlivé řádky seznamu (tabulky). Tato skupina musí mít přiřazený Datový zdroj skupiny (kontextové menu - Upravit), ze kterého se plní příslušná data (např. Clenove). Master - patička Tiskne se na konci seznamu (tabulky). Overlay Tiskne se na každé stránce jako pozadí (např. obrázek pod textem - diplom)

Důležité vlastnosti skupiny Streched - výška skupiny se přizpůsobí objektům, které obsahuje (text pole, ...) Start new page - skupina začíná vždy na nové stránce Repeat on subsequent pages - skupina se opakuje na každé nové stránce (např. nadpisy sloupců Master - hlavička)

7.5

Príklad vytvorení sestavy Vytvoření vlastního seznamu členů. Na tomto příkladu si ukážeme vytvoření seznamu s hlavičkou a nadpisem celé sestavy. Tento postup je možné aplikovat na většinu běžných sestav. 1. Nejdříve musíme založit novou sestavu: Otevřete si modul Seznam členů a dejte stiskněte Tisk. Zde pomocí tlačítka Nová založte novou prázdnou sestavu. 2. Vytvoření nadpisu sestavy: Začneme vytvořením nadpisu sestavy. V okně objektů (panel ikon vlevo) vybereme Vložit skupinu a zde první položku - Nadpis sestavy.


85


Na sestavě se objeví šedivá skupina s nadpisem Nadpis sestavy. Tuto skupinu je možné roztáhnout ve vertikálním směru a tím určit kolik místa zabere. Nyní vytvoříme samotný text nadpisu. Ze seznamu objektů vybereme Obdélníkový objekt a klikneme do šedého prostoru skupiny Nadpis sestavy. Objeví se okno pro zadání textu. Napište např. "Seznam členů" a potvrďte (Ctrl+Enter). Dále nastavíme písmo, zarovnáme na střed a zarovnáme vodorovně v okně.

Do této skupiny můžete přidat všechny údaje, které mají být na sestavě pouze jednou, na začátku sestavy. 3. vytvoření seznamu členů Pod názvem seznam myslíme opakující se řádky údajů stejné struktury. Např. jméno, příjmení a přezdívka. Nejednoduší způsob jak toho dosáhnout je výběr Vložit DB položky z menu Nástroje Nástroje.



86

Zde vybereme Jmeno, Prijmeni a Prezdivku (při výběru přidržíme klávesu Ctrl) a potvrdíme OK. Na sestavě se nám objeví další 2 skupiny: Hlavička strany a Master data. Na první z nich jsou nadpisy polí, které se na sestavě objeví pouze jednou. Ty je možné upravit, nastavit písmo, barvu, apod. Druhá obsahuje odkazy polí z datového zdroje Clenove. Postupně se po řádkách vypíší všichni členové (např. výsledek hledání). Lze samozřejmě upravit, velikost, styl jednotlivých polí. Všimněte, že všechny vložené objekty jsou typu "Obdélníkový objekt".

Výslednou sestavu je možné si prohlédnout pomocí tlačítka Náhled sestavy zkratka Ctrl+P).

7.6

(klávesová

Otázky a odpovedi Otázky a odpovědi týkající se editace tiskových sestav. Zvolenou sestavu nelze upravit. Sestavy distribuované s esem nelze editovat. Cchceme tímto zabránit neopatrnému zacházení se sestavou a jejímu následnému zničení. Je možné si vytvořit kopii sestavy (pravým tlačítkem na


87

ESO - Elektronická správa oddílu požadovanou sestavu a vybrat Vytvořit kopii) a tu dále upravovat. Nepřijdete tak o její vzor. Jakým způsobem vložím do sestavy aktuální rok? Do sestav je možné vkládat tzv. proměnné. Existuje několik obecných např. datum, číslo stránky nebo připravených aplikací ESO. Mezi ně patří rok, počet členů v jednotlivých kategoriích a aktuální datum v aplikaci. Jejich použití je jednoduché, stačí na požadovné místo vložit název proměnné v hranatých závorkách. Systémové proměnné: [page#] - číslo aktuální stránky [date] - datum [time] - čas [line#] - číslo aktuální řádky (v některé pásce data) [pagecount] - celkový počet stránek ESO: [rok] - aktuální rok v aplikaci [datum] - aktuální datum v aplikaci [LogoOrganizace] - Cesta k souboru s logem Vaší organizace. Proměnná se hodí pro automatické načtení loga do sestavy (viz další otázka). [LogoOddilu[ - cestak k souboru loga Vašeho oddílu [kat_zactvo] - počet členů v kategorii žactvo [kat_dorost] - počet členů v kategorii dorost [kat_juniori] - počet členů v kategorii junioři [kat_vedouci] - počet členů v kategorii vedoucí [kat_ostatni] - počet členů v kategorii ostatní [kat_celkem] - počet členů v kategoriích celkem Jakým způsobem je možné do sestavy vložit obrázek? Vybereme z lišty objektů vložit obrázek a objeví se okno pro zadání obrázku. Zde klikněte na tlačítko Načíst a na disku vyberte obrázek, který chcete vložit do sestavy. Pokud bychom chtěli obrázek měnit v každé řádce (např. výhodné u seznamu akcí, kde je možné ke každé akci zobrazit zmenšené náhledy k fotografiím), vybereme příslušnou skupinu a v inspektoru objektů poklepáme na onbeforeprint (před tiskem). Objeví se okno s textem začínající klíčovým slovem begin a končící end. Mezi tyto řádky vložíme následující text: imgfotografie.loadfromfile('cesta\k\souboru.jpg'); imgfotografie je název příslušného objektu obrázek (inspektor objektů - Name). Příklad použití je na formuláři Detail člena. Obdobným způsobem lze automaticky do sestavy načíst logo Vaší organizace. Vyberte objekt celé stránky a poklepejte na onbeforeprint. Mezi begin a end vložte následující text: imgLogoOrganizace.LoadFromFile([LogoOrganizace]); Jakým způsobem zvýrazním některé položky v seznamu? Pro případy, kdy chceme z nějakého důvodu (např. částka u majetku nad 40 tis. korun) zvýraznit některé položky (změnit barvu textu, pozadí, písmo) je zde funkce zvýraznění. Vybereme objekt, který chceme zvýraznit (např. sloupec s částkou) a v horní liště zvolíme tlačítko Kritéria zvýraznění . Objeví se okno pro zadání podmínky a změnu vzhledu zvýrazněné položky.



88

Vyplníme podmínku kdy se má sloupec zvýraznit. V našem případě [Majetek."PORCENA"] >= 40000 a zvolíme, že se má zobrazit tučně. Po zobrazení náhledu sestavy se všechny částky nad 40 tisíc včetně se zobrazí tučně. Jakým způsobem podbarvým celou řádku v seznamu ? Stejným způsobem jako pole. Do celého řádku vložíme textové pole a zvolíme zvýraznění. Do podmínky napíšu [[LINE#] MOD 2] a vybereme barvu pozadí. [LINE#] znamená číslo řádku seznamu, MOD značí operátor modulo známý ze střední školy z matematiky značící zbytek po dělení (např. 1 mod 2 = 1, 2 mod 2 = 0, 3 mod 2 = 1, ...). Stejný operátor se používá při jednoduché kontrole správnosti rodného čísla (RČ mod 11 = 0) - každé RČ musí být dělitelné 11 beze zbytku. Tento způsob podbarvení řádku je použitý ve většině sestav distribuovaných s aplikací ESO. Jak zobrazím na sestavě součet, průměr ... ? K výpočtu součtu, průměru apod. jsou určeny tzv. agregační funkce. Například pro součet částek všech vystavených faktur vložte pole [SUM([FAV."CASTKA"])]. Přehled agregačních funkcí: AVG - aritmetický průměr hodnot v zadaném sloupci COUNT - počet položek MAX - maximální hodnota v zadaném sloupci MIN - minimální hodnota v zadaném sloupci SUM - součet všech hodnot zadaného sloupce (viz příklad výše) Jak se zadávají logické funkce ? V případě, že zobrazená hodnota závisí na hodnotě nekterého sloupce, tak použijte funkci IF. Zadává se ve tvraru: [IF(<podmínka>, , )] Například číselnou hodnotu [Clenove."EUROBEDS"], která nabývá hodnot 0 nebo 1, převedete na slovní popis následujícím způsobem: [IF([Clenove."EUROBEDS"]=1, 'ano',' ne')]


89

ESO - Elektronická správa oddílu Lze použít algebraické funkce ? (součet položek apod.) Ano. Celý výraz musíte zapsat do hranatých závorek. Například pro součet hodnot ve sloupcích CASTKA a CASTKA2 zadejte: [[CASTKA] + [CASTKA2]]

8

Základy úcetnictví

8.1

Právní úprava Základním pilířem právní úpravy je Zákon o účetnictví č. 563 / 1991 Sb., aktuálně ve znění zákona č. 437 / 2003. Tato novela dokončila harmonizaci s právem v EU. Jeho platnost začala od 1.1.2004 a je zcela věnován podvojnému účetnictví. Jednoduché účetnictví ze zákona vypadlo. Občanská sdružení a jiné neziskové organizace měly dle tohoto zákona výjimku a povinnost vést podvojné účetnictví se na ně vztahuje až od 1.1.2005. Zákon rozlišuje vedení účetnictví v plném rozsahu a ve zjednodušeném rozsahu (tzv. americký deník - viz dále). Mezi další důležité právní normy patří vyhlášky Ministerstva financí. Občanských sdružení se týká vyhláška č. 504 / 2002 Sb. ve znění pozdějších předpisů, která blíže specifikuje účetní metody, směrnou účetní osnovu a rozsah a obsahové vymezení účetní závěrky. Třetím zdrojem pravidel pro účtování jsou České účetní standardy (pro neziskový sektor konkrétně standardy č. 401 - 414), které nahradily Opatření Ministerstva financí ČR. Podrobněji se zabývají účetními, metodami a postupy účtování.

8.2

Úcetní zásady Z tradice účetnictví vycházejí obecně uznávané tzv. účetní zásady, které jsou souborem určitých pravidel, základních principů účetního myšlení. Nejsou nikde právně zakotveny. Pro nás nejzajímavější jsou: · zásada účetní jednotky – respektuje vymezení určitého celku, pouze s tímto celkem pak souvisí všechny účetní operace, účetní závěrka, výkazy (účtujeme pouze o svém oddíle a případech s ním souvisejících) · zásada objektivity – všechny operace musí být objektivně doloženy (doklady – fakturami, smlouvami, paragony) nebo inventurou, atd.

8.3

Základní pojmy Aktiva a pasiva Podvojné účetnictví sleduje majetek ze dvou pohledů – jednak jeho druhovou strukturu (co máme) a jednak zdroje, ze kterých byl pořízen (kde jsme na něj vzali peníze). Fyzický majetek jsou tzv. aktiva. Dělíme je na dlouhodobý hmotný či nehmotný majetek (software, domy, auta, ale i stany, kola atd.), finanční majetek (akcie, ceniny), zásoby a peněžní prostředky (hotovost a peníze na běžném účtu). Zdroje pořízení (za co jsme majetek pořídili) jsou tzv. pasiva. Pasiva dělíme na vlastní (základní jmění, fondy) a cizí (různé dluhy a závazky vůči dalším organizacím či osobám). Závazky pak dělíme na krátkodobé (do 1 roku) a dlouhodobé (se splatností delší než jeden rok). Rozvaha Z aktiv a pasiv sestavujeme jeden ze dvou základních výkazů – rozvahu. Základním pravidlem při sestavování rozvahy je tzv. bilanční princip: AKTIVA CELKEM = PASIVA CELKEM. Tato rovnost musí být vždy dodržena. Rozvaha se sestavuje k určitému datu (nejčastěji ke konci účetního období). Pro nás bude důležitá tzv. zahajovací rozvaha k 1.1.2006, která bude výchozím bodem



90

pro přechod z jednoduchého účetnictví na účetnictví podvojné. Rozvaha je také součástí účetní závěrky. Příklad zahajovací rozvahy k 1.1.2006 Aktiva dlouhodobý hmotný majetek pokladna

Pasiva 45 000 Kč 2 530 Kč

běžný účet

11 340 Kč

Aktiva celkem

58 870 Kč

základní jmění výsledek hospodaření minulého roku

Pasiva celkem

46 0 00 Kč 12 8 70 Kč 58 8 70 Kč

Náklady Náklady (obdoba výdajů v jednoduchém účetnictví - rozdíly si vysvětlíme později) nám popisují námi vynaložené prostředky. Náklady jsou pro nás nákupy turistického materiálu, doprava dětí, nákup potravin, poplatky bance, atd. Pro náklady máme tři základní dělení: · druhové (materiál, služby, osobní náklady, atd.) – toto dělení určuje zákon v účtové osnově · účelové – provozní, finanční a mimořádné náklady – takto náklady rozlišujeme pro výkaz zisku a ztráty · na daňové a nedaňové (důležité pro daňové přiznání) Výnosy Výnosy jsou naopak obdobou příjmů v jednoduchém účetnictví a znázorňují veškeré získané prostředky (členské příspěvky, poplatky na tábor, dotace, úroky z běžného účtu, atd.) Výnosy dělíme podobně jako náklady: · podle druhu – určuje účetní osnova · podle účelu – provozní, finanční a mimořádné · a na daňové a nedaňové. Výkaz zisku a ztráty Druhým základním výkazem v podvojném účetnictví (vedle rozvahy) je výkaz zisku a ztráty. Tento výkaz přehledně ukazuje náklady a výnosy za účetní období (kalendářní rok) a z jejich rozdílu pak stanovíme hospodářský výsledek (zisk / ztrátu). Dokladovost Každá operace, kterou zanášíme do účetnictví musí být doložitelná a prokázatelná. Podkladem každého účtování musí být účetní doklad (paragon, faktura, vlastní doklad, atd.) Dle zákona musí každý účetní doklad obsahovat: · označení (číslo faktury) · obsah účetního případu a jeho účastníky (doprava materiálu, dopravce, váš oddíl jako odběratel) · peněžní částku (cena) · okamžik vyhotovení dokladu a okamžik uskutečnění případu, pokud není totožný s okamžikem vyhotovení (na faktuře datum dopravy a datum vystavení faktury) · podpis osoby odpovědné za případ (podpis vedoucího, že faktura je věcně správně) a podpis osoby zodpovědné za zaúčtování (účetní) Účet a soustava účtů Základním kamenem podvojného účetnictví je účet. Na účty zapisujeme jednotlivé účetní případy, na účtech jsou zaúčtované skutečnosti roztříděny a sumarizovány. Každý účet má dvě strany Má


91

ESO - Elektronická správa oddílu dáti a Dal. Doporučuji nelámat si hlavu s logikou dávání a vzít na vědomí, že levá strana (aktivní – v rozvaze jsou aktiva také na levé straně) se nazývá Má dáti a pravá strana (pasivní) se nazývá Dal. Tradičně se účty zobrazují jako písmeno T, neboli „šibenice".

Zůstatek na účtu se pak zjistí z rovnice: Poč. zůstatek + obraty na MD – obraty na D = Konečný zůstatek. Každý účet je označen trojciferným číslem dle vyhlášky a názvem dle doporučené metodiky. Např. 221 – účty v bankách. První číslice označuje účtovou třídu: 0 – Dlouhodobý majetek 1 – Zásoby 2 – Finanční účty 3 – Zúčtovací vztahy 5 – Náklady 6 – Výnosy 9 – Vlastní jmění, fondy, výsledek hospodaření, závěrkové účty, atd. První dvě číslice označují účtovou skupinu např.: 22 – Účty v bankách 51 – Služby 60 – Tržby za vlastní výkony a za zboží Tři číslice pak označují konkrétní syntetický účet – kompletní seznam syntetických účtů se nazývá směrná účtová osnova a je přílohou vyhlášky č. 504 / 2002 Sb. např.: 211 – Pokladna 321 – Dodavatelé 512 – Cestovné Aktivní a pasivní účty Aktivní účty jsou účty znázorňující majetek (tzn. účty ve třídě 0 – dlouhodobý majetek, 1 – zásoby, 2 – Finanční účty, částečně účty ve třídě 3). Na aktivní účty účtujeme přírůstek na stranu MD a úbytek na stranu D. Na začátku účetního období na tyto účty přenášíme počáteční zůstatky ze zahajovací rozvahy. Příklad: běžný účet – z předchozího roku převádím počáteční zůstatek (PZ) 3 245 Kč 1. PZ 3 245 Kč 2. vklad hotovosti z pokladny 5 000 Kč 3. úhrada faktury – 6 150 Kč 4. přijatá dotace – 3 000 Kč



92

Pasivní účty jsou účty znázorňující zdroje financování majetku, přírůstky s účtují na stranu Dal, počáteční zůstatky ze zahajovací rozvahy se objeví také na straně Dal. Jde o účtovou třídu 9 – Vlastní jmění, atd. a některé účty třídy 3. Pokud nakoupím stany – přírůstek na aktivním účtu majetku (018) zaúčtuji na stranu MD a závazek vůči dodavateli (pasivní účet 321) na stranu Dal. Rozvaha tak zůstává vyrovnaná – bilanční princip. Pokud fakturu dodavatele zaplatím. Úbytek na účtu v bance (aktivní účet 221) zaúčtuji na stranu D a úbytek závazku (pasivní účet 321 – Závazky vůči dodavatelům) za stranu MD. Ze zůstatků na aktivních a pasivních účtech sestavujeme rozvahu a jejich zůstatky převádíme do nového účetního období. Nákladové a výnosové účty Veškeré účty v účtové třídě 5 jsou účty nákladové. Zachycují postupné narůstání nákladů v průběhu účetního období. Přírůstky účtujeme výhradně na stranu MD. Snižování nákladů (dobropisy, storna) pak mínusem na stranu MD nebo s kladným znaménkem na stranu D. Výnosové účty jsou účty v účtové třídě 6, zachycují narůstání výnosů v průběhu účetního období. Přírůstky účtujeme na stranu Dal, snižování výnosů nejlépe mínusem na stranu Dal, popř. s kladným znaménkem na stranu MD. Ze zůstatků na nákladových a výnosových účtech sestavujeme výkaz zisku a ztráty. Zůstatky na těchto účtech nepřenášíme do příštího roku. Jejich rozdíl (hospodářský výsledek) se objeví na pasivní (pravé) straně rozvahy. Syntetické a analytické úcty Jen pro úplnost dodejme, že k syntetickým účtům (stanoveným vyhláškou – např. 221 účty v bankách) lze vytvářet tzv. analytické účty, kterými si sami můžete stanovit další dělení toho kterého syntetického účtu. Budete-li mít dva bankovní účty je vhodné mít i dva analytické účty (např. 221 1 a 221 2). Analytická část účtu je nepovinná, proto o ní nebudeme dále uvažovat a v aplikaci je přednastavena na 000 tzn. účty mají tvar 221000, 518000 atd. Podvojnost a souvztažnost účetních zápisů Každá operace, kterou do účetnictví vkládáme, má dvě stránky. Každou operaci účtujeme dvakrát. Nákup materiálu – přírůstek na nákladech na nákup materiálu (strana MD) a úbytek peněz v pokladně (strana D). Přijatá dotace – přírůstek ve výnosech (strana D) a přírůstek v bance (strana MD). Proto, aby byl dodržen bilanční princip, musíme účtovat buď na stranu MD a zároveň D v kladných částkách, nebo na stejnou stranu (MD či D) jednou s kladným a jednou se záporným znaménkem. Aktivní strana MD se vždy musí rovnat pasivní straně D. Tento základní princip se nazývá podvojnost. Určení správné dvojice účtů, na které budeme účtovat, se nazývá souvztažnost. V účetních programech bývá číselník těchto souvztažností částečně přednastaven a nazývá se seznam předkontací. Tento seznam si můžete libovolně upravovat a doplňovat. Příklad zaúčtování nákupu drobného materiálu (PZ v pokladně 3 245 Kč)


93


Účetní knihy Ze zákona povinnými účetními knihami jsou úcetní deník a hlavní kniha. Účetní deník je obdobou peněžního deníku v jednoduchém účetnictví. Deník zachycuje účetní případy chronologicky za sebou, časově uspořádané v posloupnosti dle jejich vzniku. V deníku každý účetní případ odpovídá jedné položce (řádku). Řádky stejně tak i stránky deníku musí být očíslovány. V deníku se pro každý účetní případ musí objevit číslo řádku, datum, druh (pokladní doklad, vydaná faktura, atd.) a číslo dokladu, účet MD a D – kam bude účtováno a částka. Hlavní kniha obsahuje seřazené syntetické účty a na nich zaúčtované účetní zápisy. V hlavní knize se objeví všechny účty, na které je účtováno. Z hlavní knihy lze vyčíst pohyby a zůstatky na jednotlivých účtech. V hlavní knize velice přehledně vidíte zda jsou všechny účetní zápisy naúčtovány tam, kde mají být. Pokud používáte i analytické účty jste povinni vést i knihu analytických účtů. Účetní programy mají většinou tyto sestavy přednastaveny a tak je stačí pouze vytisknout.

8.4

Úctové trídy V této kapitole se zastavíme u jednotlivých účtových tříd a upozorníme na účty, které budete nejspíše ve svém účetnictví používat. Účtová třída 0 - Dlouhodobý majetek Nejpotřebnějším účtem je účet číslo 018 - Drobný dlouhodobý majetek. Tam by se měl objevit veškerý neinvestiční (do 40 000 Kč za kus) oddílový majetek (s dobou použitelnosti delší než jeden rok), který si pořídíte z oddílových peněz. Je třeba stanovit hranici od které je materiál evidován (není třeba účtovat o každé tužce). Ústředí Asociace TOM má stanovenu částku 400 Kč / kus. K tomuto účtu se vztahuje účet číslo 088 - Oprávky k drobnému dlouhodobému hmotnému majetku. Pokud jde o materiál, který není nutno odepisovat postupně, lze materiál odepsat rovnou při nákupu. Nákup stanu pak účtujete následovně: 1. daňový doklad - účet 501 strana MD (spotřeba materiálu) a 211 strana D (výdej z pokladny) 2. zároveň zaúčtujete stan na účet 018 MD (drobný majetek) a 088 D (oprávky k drobnému majetku). Stan tak máte celý v nákladech tohoto roku, ale objeví se vám na účtu majetku (byť zcela "opraven" - odepsán na účtě 088). Účtová třída 1 - Zásoby Tuto účtovou třídu byste v běžném oddílovém životě neměli potřebovat a proto ji nebudeme dále rozebírat. Účtová třída 2 - Finanční účty V této třídě budeme používat zejména účty 211 - Pokladna, 221 - Účty v bankách a 261 - Peníze na cestě. Na účet pokladny budeme na základě pokladních dokladů účtovat přírůstky na 211 MD, výdaje pak 211 D. Pohyby na běžném účtu účtujeme na základě bankovních výpisů - příjmy na 221 MD, výdaje 221 D. Důležitý je účet 261 - Peníze na cestě. Jistě jste jej používali i v jednoduchém účetnictví. Tento účet zobrazuje časový rozdíl mezi vložením peněz do banky a jejich připsáním na účet a mezi vybráním peněz z pokladny a jejich odepsáním z účtu. Tento rozdíl může být i několik dní.



94

Výběr z banky účtujeme následovně: 1. na základě výběrního lístku v pokladně - 211 (pokladna) MD a 261 (peníze na cestě) D 2. na základě bankovního výpisu - 221 (banka) D a 261 (peníze na cestě) MD Výsledkem je větší zůstatek v pokladně (o vybranou částku) a nižší zůstatek v bance. Účet 261 Peníze na cestě bude vyrovnán (na straně MD i D bude stejná částka), konečný zůstatek tedy bude 0. Účtová třída 3 - Zúčtovací vztahy Účty v této třídě slouží k zaznamenání rozdílu mezi skutečným plněním a mezi úhradou za toto plnění. V jednoduchém účetnictví jste fakturu zaúčtovávali v okamžiku zaplacení jako výdaj. V podvojném účetnictví o faktuře účtujeme, přestože jsme ji ještě neuhradili. V době mezi přijetím a zaúčtováním faktury a skutečným zaplacením máme závazek vůči dodavateli. Ten se objeví právě na účtech ve třídě 3, konkrétně na účtu 321 - Dodavatelé. Fakturu za dopravu na tábor účtuji: 1. na základě přijaté faktury - 518 MD (ostatní služby) a 321 D (dodavatelé) V tuto chvíli mám závazek vůči dopravci a v hlavní knize budu mít záporný zůstatek na účtu 321. Dám příkaz k úhradě do banky a na základě bankovního výpisu účtuji: 2. D (dodavatelé) a 221 D (banka - úbytek). Obdobně účtujeme o vydaných fakturách - ovšem na účtech 602 D (tržby z prodeje služeb) a 311 MD (odběratelé) - mám u nich pohledávku a po uhrazení dle výpisu z banky 311 D (odběratelé) a 221 MD (banka - přírůstek). Potřebný je i účet 314 - poskytnuté provozní zálohy. Účtová třída 5 - Náklady Používané účty v této skupině budou záviset na činnosti oddílu. Sami jistě snadno poznáte, jaký účet je třeba použít. Všechny nákladové položky budeme účtovat kladnou částkou na stranu MD s výjimkou již zmiňovaných opravných operací. Na druhé straně souvztažnosti bude nejčastěji 211 D (pokladna výdej) nebo 321 D (dodavatelé - později uhrazeno z banky). Může se objevit i účet 314 D (poskytnuté zálohy), pokud byla dříve vyplacena záloha. Účtová třída 6 - Výnosy Výnosové účty jsou účty pasivní, proto veškeré přírůstky budeme účtovat na stranu Dal. Pouze opravné operace lze zaúčtovat mínusem na stranu Dal nebo kladnou částkou na stranu MD. Konkrétní účty opět budou záviset na rozsahu a různorodosti činnosti oddílu. Nejčastější souvztažnosti pravděpodobně budou: 1. vystavení faktury (tábor atd.) - 311 MD (odběratelé - později úhrada z banky) - 602 D (tržby z prodeje služeb) 2. úroky na účtu - 221 MD (přírůstek banka) - 644 D (úroky) 3. vybrané čl. příspěvky - 211 MD (pokladna příjem) - 684 D (přijaté čl. příspěvky) 4. přijatá dotace - 221 MD (přírůstek) banka - 691 D (přijatá dotace)

8.5

Prechod z JÚ na PÚ Jak ukončíme jednoduché účetnictví a začneme účtovat podvojně? Na konci účetního období (např. k 31.12.2004) musíme nejdříve zaúčtovat veškeré operace, týkající se tohoto období. Na místě je přepečlivá, několikanásobná kontrola všech účetních zápisů. Po uzavření a převedení do podvojného účetnictví budou jakékoliv změny nemožné. Jedinou variantou bude kompletní zpracování přechodu znovu od začátku. Při ukončování jednoduchého účetnictví bychom měli mít k dispozici peněžní deník, knihu majetku a knihu pohledávek a závazků. Na základě těchto knih bychom měli vyplnit výkaz o majetku a závazcích a přehled o příjmech a výdajích za poslední účetní období (rok 2004). Z výše uvedených materiálů sestavíme přechodový můstek z jednoduchého na podvojné účetnictví


95

ESO - Elektronická správa oddílu = zahajovací rozvahu. Doporučujeme - co nejvíce vztahů dořešit, uhradit, vyrovnat, odepsat, atd. Čím méně bude rozvahových položek, tím menší bude pravděpodobnost udělání chyby při přechodu. Tedy, snažit se vše uhradit, abychom nic nedlužili, vyžádat si vyúčtování všech záloh, aby nikdo nedlužil nám, nevybírat ani nevkládat hotovost kolem přelomu roku, abychom neměli peníze na cestě, atd. Také je vhodné nevybírat členské příspěvky na rok 2006. Příspěvky vybrané v roce 2004 bychom pak museli účtovat na výnosy příštích období 384 D. Do zahajovací rozvahy použijeme (pokud je na těchto účtech kladný zůstatek): · z peněžního deníku - zůstatek pokladny - účet 211 MD - zůstatek na běžném účtu - 221 MD - peníze na cestě (pokud nejsou vyrovnané) - 261 MD / D - hospodářský výsledek předchozího účetního období - rozdíl mezi příjmy a výdaji, účtuji na 931 D (zisk) / MD (ztráta) · z knihy závazků - neuhrazené přijaté faktury - 321 D - neuhrazené vydané faktury - 311 MD - vyplacené zálohy - 314 MD - dlouhodobé závazky - skupina 95 D · z knihy majetku - veškerý použitelný majetek pořízený z prostředků oddílu, a to v pořizovacích cenách POZOR!! Nepatří sem majetek přidělovaný z ústředí A-TOM za "desátek". Tento materiál je majetkem Asociace TOM a je v evidenci ústředí. Drobný majetek - 018 MD, dlouhodobý hmotný majetek dle druhu 01 / 02. - Majetek, protože byl v nákladech předchozích let, musíme rovnou odepsat k tomu slouží tzv. oprávky - účty 088 pro drobný dlouhodobý majetek a další účty pro ostatní majetek. Účtuji vždy na stranu Dal Z těchto údajů sestavíme zahajovací rozvahu: Aktiva

Pasiva

drobný hmotný majetek

32 800 Kč

oprávky k dr. hm. maj.

-32 800 Kč

neuhraz. vystavené faktury

12 560 Kč

vyplacené zálohy

8 000 Kč

pokladna

2 530 Kč

běžný účet

11 340 Kč

Aktiva celkem

58 870 Kč

základní jmění

výsledek hospodaření minulého období

nauhraz. přijaté faktury

Pasiva celkem

46 0 00 Kč 2 52 0 Kč 5 88 0 Kč

58 8 70 Kč

V rozvaze je pasivní kolonka základní jmění. Tuto položku musíme dopočítat. Navkládám všechny



96

ostatní údaje (vše ostatní vím), spočítám aktiva celkem. A protože se aktiva musí rovnat pasivum, dopočítám základní jmění tak, aby se aktiva pasivům skutečně rovnala. Dalším krokem je zavedení počátečních zůstatků do účetnictví. Aby nebyl porušen bilanční princip, musíme vše účtovat jak na stranu MD, tak na stranu Dal. K tomu slouží účet č. 961 – Počáteční účet rozvažný. Položky aktiv zaúčtujeme na MD strany příslušných účtů a ve stejných částkách na stranu Dal na účet 961. Oprávky mají záporný zůstatek účtuji je tedy na 961 MD a příslušný účet (třeba 088 D) na stranu D. Pasivní položky účtuji obdobně jen na opačné strany. (961 MD – 901 D – vl. jmění, 961 MD – 321 D – dodavatelé). Po nasazení počátečních zůstatků mohu zahájit účtování v podvojném účetnictví

9

Požadavky na PC Hardwarové a softwarové požadavky Software: Podporované operační systémy: Windows 98, Me, NT, 2000 a XP Minimální rozlišení obrazovky pro běh aplikace je 800x600. Doporučené rozlišení je 1024x768 a vyšší. Aplikace používá pro ukládání dat databázový server FireBird (http://www.firebirdsql.org - volně šiřitelná verze vycházející z databáze InterBase) a nabízí dva způsoby instalace: Lokální verze: Veškerý software je nainstalován na jednom počítači. Databázový server FireBird není nutné instalovat a konfigurovat. Aplikace ESO obsahuje verzi Embedded FireBird přímo v sobě. Instalace je jednoduchá, stačí pouze spustit instalační program a postupovat podle pokynů. Tato instalace potřebuje minimálně 20 MB volného místa na harddisku. Síťová verze (client/server): Na vybraný počítač se nainstaluje databázový server Firebird a na ostatní počítače pouze samotná aplikace ESO. V tomto režimu může s aplikací pracovat současně více uživatelů z více počítačů a všechna data jsou uložena na serveru. Tato instalace potřebuje minimálně 15 MB volného místa pro instalaci databázového serveru FireBird a 15 MB pro instalaci klienta ESO. Hardware: Minimální hardwarové požadavky · ·

10

Lokální verze: Pentium 300 Mhz, 64 MB RAM. Síťová verze: Server s databází FireBird Pentium 400 Mhz, 64 MB RAM Klientská stanice Pentium 200, 64 MB RAM.

Licencní podmínky Užité pojmy: sdružení Skeleton Software: dále jen „autor" softwarová aplikace ESO: dále jen „aplikace" právnická osoba užívající aplikaci ke své činnosti: dále jen „uživatel"


97

ESO - Elektronická správa oddílu Autorská práva 1. Aplikace je chráněna autorskými právy a mezinárodními dohodami o autorských právech, jakož i dalšími zákony a dohodami o duševním vlastnictví. Aplikace se tímto neprodává, pouze se uděluje licence k jejímu užívání. 2. Uživatel není oprávněn aplikaci kopírovat ani jinak šířit, kromě vytvoření záložní kopie pro vlastní potřebu. 3. Uživatel není oprávněn provádět v aplikaci jakékoli změny, s výjimkou úprav popsaných v uživatelské příručce (např. nastavení parametrů, úpravy a vytváření tiskových formulářů a sestav apod.). 4. Uživatel není oprávněn do aplikace instalovat jakýkoli doplňkový software ani upgrady, pokud nejsou dodány autorem. 5. Uživatel není oprávněn aplikaci užívat pro účely jiné právnické osoby. Uživatelská práva: 1. Uživatel má právo k užívání aplikace na libovolném počtu počítačových stanic a libovolným počtem osob, ať již v lokální či síťové verzi. 2. Uživatel má právo na bezplatnou poradenskou službu autora, a to kontaktním e-mailem, nebo webovou konferencí. 3. Uživatel má právo na bezplatné informace o novinkách a upgradech aplikace, prezentované na webových stránkách autora nebo webové konferenci. Záruka: 1. Autor poskytuje aplikaci s vědomím, že pracuje v souladu s uživatelskou příručkou a že její obsah je úplný a bez chyb. Nepřebírá za to ale právní odpovědnost ani záruku. Hlášené chyby se autor zavazuje opravit upgradem v nejbližším možném termínu, podle autorem stanovené závažnosti chyby. 2. Autor neručí za škody vzniklé při užívání aplikace, zejména za škody způsobené vadami počítače a jeho vybavení, chybnou obsluhou, nesprávným použitím programu nebo nesprávným výkladem jeho výsledků. Jakákoli jiná odpovědnost autora je omezena výší kupní ceny aplikace. Smluvní vztah: 1. Instalací aplikace vyjadřuje uživatel s podmínkami souhlas, zavazuje se je dodržovat a vstupuje tím do smluvního vztahu s autorem, se všemi důsledky z toho vyplívajícími.

11

O autorech Název: Skeleton Software Status: sdružení bez právní subjektivity dle § 829-841 zákona č. 40/1964 Sb. Zastoupení na subjektoprávní úrovni: Ing. Pavel Karban; Nádražní 693, Stod; IČ: 734 58 503 Předmět podnikání: Zpracování dat, služby databank, správa sítí Poradenství v elektroenergetice Účastníci sdružení: Ing. Pavel Karban stránky: http://home.zcu.cz/~karban e-mail: [email protected]


O autorech Petr Mašek e-mail: [email protected]


98

HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy. ESO - Elektronická správa organizace datum:

Recommend Documents