Bijlage 1
Help Pake en Beppe de vakantie door Organisator: Museumfederatie Fryslân, zij doen dit in samenspraak met musea, archieven en theaters in Friesland. Subsidiënt: Provincie Fryslân.
Uitleg over het project ‘Help Pake en Beppe de vakantie door’ is een jaarlijks terugkerend evenement dat plaatsvindt in de voorjaarsvakantie (regio noord, van dinsdag t/m vrijdag). Dit evenement wordt al ruim 10 jaar georganiseerd en is uitgegroeid tot een groot succes. Deelnemende musea en archieven (en sinds enkele jaren ook theaters) organiseren activiteiten die kinderen op leuke en leerzame wijze in contact brengen met de collecties van deze instellingen. De doelgroep bestaat uit kinderen van de basisschoolleeftijd (4 t/m 12 jaar) met hun grootouders (of andere volwassene). De kinderen hebben bij de deelnemende instelling gratis entree, op vertoning van een Pake en/of Beppe (of ouders/verzorgers). De begeleidende volwassenen betalen wel de entreeprijs. Het project ‘Help Pake en Beppe de vakantie door’ wordt georganiseerd door de Museumfederatie Fryslân in samenwerking met het FEP (Fries Educatief Platform). Er is een werkgroep met leden vanuit het FEP die de public relations en extra activiteiten met elkaar vaststellen. De voorjaarsvakantie is gekozen omdat er in deze week relatief weinig aanbod is voor de jeugd binnen culturele instellingen. Hiermee wordt het seizoen voor de musea en verwante erfgoedinstellingen al op een vroeg moment gestart met veel activiteiten en public relations. In de twaalf jaar dat deze activiteitenweek in ca. 35 instellingen plaatsvindt, is het binnen de provincie Fryslân uitgegroeid tot een begrip. Er zijn ieder jaar een groot aantal instellingen die meewerken aan Help pake en beppe de vakantie door (ca. 35 instellingen). Ook is er ieder jaar een hoge opkomst van bezoekers. Kortom een evenement met een breed draagvlak dat de deelnemende instellingen, Museumfederatie Fryslân en het FEP de komende jaren graag willen continueren. Wat is het bereik van het project? Bezoekersaantallen:
2009: 10.500 2010: 13.105 2011: 20.304 2012: 16.684 2013: 20.000
1
Deze bezoekers zijn kinderen van 4 t/m 12 jaar en volwassenen; zij komen voornamelijk uit Friesland. In 2013 deden 37 musea, archieven, theaters in Friesland mee met Help pake en beppe de vakantie door. Het promotiemateriaal bestond in 2013 onder andere uit een A3 poster (oplage 1250 ex.) en een A5 flyer (oplage 95.000 ex.). In de bijlage zitten voorbeelden van promotiemateriaal zoals die in 2013 zijn uitgegeven. De oplage voor posters en flyers in 2014 zal hier grotendeels gelijk aan zijn. Alle basisschoolleerlingen in Friesland (ca. 85.000) ontvangen via school een A5 flyer met informatie over Help pake en beppe de vakantie door. Posters en flyers van Help pake en beppe de vakantie door worden verspreid in:
De deelnemende musea en archieven De VVV’s in Friesland, Groningen, Drenthe, Overijssel en Noord-Holland De bibliotheken in Friesland Theaters in Friesland
Het evenement Help pake en beppe de vakantie door heeft een eigen website: www.helppakedevakantiedoor.nl. De website ontvangt gemiddeld 6000 hits in de twee maanden voorafgaand aan de activiteitenweek. Daarnaast verschijnen er diverse persberichten, artikelen en reportages in de provinciale en regionale media. Dit gebeurt zowel voorafgaand aan, als tijdens Help pake en beppe de vakantie door. Te denken valt hierbij aan:
Dagbladen Huis aan huis bladen Tijdschriften TV Radio Websites
Wij verwachten in 2014 ieder geval circa 17.000 bezoekers verspreid over de deelnemende instellingen in Friesland.
2
Bijlage 2 Sponsorpakketten Als werkgever, particulier of juist anoniem kunt u Help pake en beppe de vakantie door 2014 steunen! Hiervoor zijn diverse sponsormogelijkheden, deze zijn onderverdeeld in verschillende pakketten. Alle communicatie-uitingen (inclusief bereik) die gedaan worden rondom Help pake en beppe de vakantie door vindt u in de bijlage 3.
Sponsorpakket WEDSTRIJD t.w.v. € 150,Ieder jaar kunnen kinderen meedoen aan de wedstrijden van Help pake en beppe de vakantie door. Voor kinderen van 4 t/m 7 jaar wordt er een kleurplaat ontwikkeld. Voor kinderen van 4 t/m 12 is er een slagzin waar zij invulling aan kunnen geven. Daarnaast is er voor kinderen van 8 t/m 12 jaar een rebus die zij op kunnen lossen. Aan deze wedstrijden zijn een aantal prijzen verbonden. Het sponsorpakket wedstrijd is dan ook alleen bedoeld om de prijzen van deze wedstrijden te financieren. Mocht u een prijs in natura willen sponsoren dan horen we dit uiteraard ook graag. Te denken valt bijvoorbeeld aan een spelcomputer of spellenpakket. Als tegenprestaties stelt Museumfederatie Fryslân ter beschikking:
Naamsvermelding op de flyer (op de plaats van de aangeboden prijs)
Naamsvermelding op de website (op de plaats van de aangeboden prijs)
Sponsorpakket KIDS t.w.v. € 250,Museumfederatie Fryslân stelt hiervoor ter beschikking:
Naamsvermelding op de sponsorpagina van de website Logo op flyer
Sponsorpakket PAKE t.w.v. € 500,Museumfederatie Fryslân stelt hiervoor ter beschikking:
Logo op de sponsorpagina van de website met doorklikmogelijkheid Logo op kleurplaat Logo op flyer
Sponsorpakket BEPPE t.w.v. € 750,Museumfederatie Fryslân stelt hiervoor ter beschikking:
Inhoud sponsorpakket PAKE Logo op poster Banner op website Logo tijdens Tv-spotjes
3
Sponsorpakket VAKANTIE t.w.v. € 1.000,Museumfederatie Fryslân stelt hiervoor ter beschikking:
Inhoud sponsorpakket BEPPE Naamsvermelding tijdens radio spotjes op Omrop Fryslân Banner tijdens de opening
Sponsorpakket HOOFDSPONSOR t.w.v. € 1.500,Museumfederatie Fryslân stelt hiervoor ter beschikking:
Inhoud sponsorpakket VAKANTIE 4 kaartjes voor een museum naar keuze (1 jaar geldig)
Sponsormogelijkheden op maat Bent u als organisatie zelf in het bezit van professionele reclame-uitingen zoals bijvoorbeeld banners, vlaggen of spandoeken? Of wilt u Help pake en beppe de vakantie door op een andere manier sponsoren? Dan is sponsoring op maat ook mogelijk! Vragen? Uiteraard staan wij open voor vragen over de sponsorpakketten, sponsoren op maat of voor andere suggesties. U kunt contact opnemen met Merijn van Veen of Lisette Zwerver van Museumfederatie Fryslân, tel: 058-2139185 of
[email protected].
4
Bijlage 3 Overzicht communicatie-uitingen + frequentie
Communicatiemiddel
Frequentie
Website www.helppakedevakantiedoor.nl
± 5000 unieke hits in de 6-8 weken voorafgaand aan de activiteiten week.
Folders
90.000 stuks worden verdeeld over alle basisscholen in Friesland en de daar aanwezige leerlingen. Tevens worden ze opgestuurd naar deelnemende instellingen, bibliotheken en VVV’s. Daarnaast zal er ook een indirect bereik zijn onder ouders en grootouders van kinderen die de folder ook zien. Deze frequentie zal hetzelfde zijn voor 2014.
Posters
1.500 op gelijke wijze verdeeld als de folders. Deze frequentie zal hetzelfde zijn voor 2014.
Kleurplaat
400 inzendingen
Omrop Fryslân TV-spotje cultuuragenda
15 keer uitgezonden over diverse dagen.
Omrop Fryslân Radio-spotje
11 keer uitgezonden over diverse dagen.
Omrop Fryslân advertentie voorpagina website
1 week
Advertentie in alle regio kranten in Friesland
Eenmalig
Advertentie Leeuwarder Courant en/of Fries dagblad
Eenmalig (afhankelijk van het budget)
Persberichten naar lokale en nationale media
Ruim 150 adressen
Openingsactiviteit
Wisselt per jaar, altijd bij een deelnemende instelling en heeft vaak veel persaandacht.
In de editie van 2013 hebben 20.000 kinderen en ouders in het kader van Help pake en beppe de vakantie door een bezoek gebracht aan een van de deelnemende instellingen.
5
