HC&H Consultants ADVIES • PROJECTEN • BEHEER
Processen | Informatiesystemen Informatievoorziening | Sturen op samenhang Mens & Organisatie
OVER HC&H HC&H is een landelijk werkend adviesbureau voor woningcorporaties. Samen met onze klanten werken wij aan oplossingen voor hun vraagstukken. Van strategisch advies, procesoptimalisatie, digitaal werken, applicatieselecties en –implementaties, begeleiden van (ICT)fusies tot klantgerichter werken en functioneel beheer. Iedere HC&H’er op zijn eigen vakgebied. Maar altijd pragmatisch en met oog voor uw doelstellingen. Voor veel corporaties zijn wij een bekend gezicht. Als consultant, projectleider, trainer, coach, interimmer of functioneel beheerder. Mensen met ideeën!
Maar ook tussen strategie, inrichting en uitvoering. En juist door deze samenhang samen met u inzichtelijk te maken, ontstaat grip. Grip op verandering zodat u het beoogde resultaat niet alleen bereikt, maar ook borgt. Oftewel:
samen denken & samen doen!
Samen meerwaarde creëren is waar HC&H voor staat. Meerwaarde zodat uw processen efficiënter verlopen, uw organisatie effectiever presteert en de informatievoorziening inzicht biedt en optimaal aansluit op de bedrijfsvoering. Of het nu gaat om advies, projecten, beheer of training en coaching, HC&H stelt haar kennis en ervaring voor u ter beschikking en streeft ernaar om samen met u meerwaarde te bereiken. Deze meerwaarde bereiken wij door te sturen op samenhang. Samenhang tussen mens en organisatie, processen en systemen.
ONZE DIENSTEN ADVIES Onze medewerkers hebben door hun ruime advieservaring veel kennis opgedaan bij met name woningcorporaties. Gevraagd en ongevraagd krijgt u van hen advies. Onze advisering richt zich niet uitsluitend op ICT aspecten. Er is bijvoorbeeld ook aandacht voor bedrijfsvoering, informatievoorziening en uiteraard uw medewerkers en klanten. Advisering brengt immers vaak verandering met zich mee die op verschillende onderdelen binnen en zelfs buiten uw organisatie gevolgen kan hebben. Wij zijn veel gevraagde sparring partners. Niet alleen bij strategische vraagstukken, maar ook binnen projecten of als u zit met een acuut vraagstuk of behoefte heeft aan een kennisinjectie. PROJECTEN Het is van groot belang dat een project goed wordt (be)geleid, waarbij niet alleen gestuurd wordt op tijd, geld en kwaliteit, maar ook de samenhang wordt bewaakt en er aandacht is voor het menselijke aspect. Onze aanpak is zakelijk én menselijk. Wij kunnen u ondersteunen in de rol van projectmanager. Of als inhoudelijk specialist om specifieke projectwerkzaamheden uit te voeren. Daarnaast helpen wij u ook met het opleiden van uw medewerkers, het inrichten van uw beheerorganisatie of het begeleiden van de verandering die een project met zich mee brengt. Wij hebben onze kennis en ervaring gebundeld in standaard methodieken die wij direct voor uw organisatie kunnen aanwenden. Omdat iedere organisatie uniek is, passen wij deze aan uw situatie en vraagstelling aan.
BEHEER Op de ICT infrastructuur, informatiesystemen en informatievoorziening is beheer noodzakelijk om beschikbaarheid en kwaliteit te kunnen garanderen. Functioneel beheer draagt er zorg voor dat gebruikers worden ondersteund en dat aansluiting op de bedrijfsvoering geborgd blijft, zowel bij bestaande als bij nieuwe toepassingen. Voor het (tijdelijk) uitbesteden van het functioneel beheer bent u bij ons aan het juiste adres. Ook kunnen wij u begeleiden bij het inrichten of verbeteren van functioneel beheer door middel van trainingen en/of begeleiding op de werkvloer. Op het gebied van ICT beheer vervullen wij vaak voor organisaties een regiefunctie, meestal in de aansturing van externe beheerpartijen. Daarnaast kunnen wij u ondersteunen bij het ontwikkelen en aanpassen van allerhande rapportages en correspondentie. Veel organisaties hebben al dankbaar van onze beheerdiensten gebruik gemaakt!
ONZE KENNISGEBIEDEN KENNISGEBIEDEN Kennispartner karakteriseert bij uitstek de rol die wij graag voor u vervullen. Naast kennis van woningcorporaties hebben wij kennis en ervaring op een vijftal gebieden, die onderling gerelateerd zijn:
Processen Informatiesystemen Informatievoorziening Sturen op samenhang Mens & Organisatie
PROCESSEN Onnodige complexiteit van processen leidt tot extra kosten, extra tijd en dus tot veel verspilling. Heeft u het vermoeden, of weet u dat onderhoud, verhuur of andere processen efficiënter en effectiever kunnen verlopen? Wilt u uw processen verbeteren, versnellen of uw kosten naar beneden brengen, dan valt met procesmanagement veel te halen. Onze dienstverlening op het gebied van processen richt zich in het bijzonder op: Processtrategie & risicomanagement Procesmanagement en –optimalisatie Communicatiekanalenstrategie Onze medewerkers hebben jarenlange kennis en ervaring op het gebied van processen. Zo zijn wij bijvoorbeeld in staat om samen met u in een korte tijd procesverbeteringen te realiseren. Onze methodiek voor procesmanagement beschrijft meerdere stappen om succesvol processen te kunnen verbeteren. De eerste stap is het bepalen van de doelstellingen, voorwaarden en aanpak in de vorm van een processtrategie. Vervolgens kunnen de processen geanalyseerd en gemeten worden, waarna de verbeteringen doorgevoerd worden in het nieuwe procesontwerp. Bij het beschrijven en optimaliseren van corporatieprocessen kan gebruik gemaakt worden van het standaard procesreferentiemodel van HC&H. Dit (best practice) model bevat alle belangrijke processen binnen woningcorporaties, waarmee u snel in staat bent uw processen in kaart te brengen en daarbij juist aandacht te besteden aan die processtappen die specifiek zijn voor uw organisatie.
Daaronder vallen niet alleen de gebruikelijke processen als dagelijks onderhoud of het mutatieproces, maar ook de totstandkoming van de begroting, beleidsprocessen of de ondersteuning van uw ICT organisatie volgens bijvoorbeeld ITIL. Het HC&H procesreferentiemodel is volledig aangesloten op de indeling en terminologie zoals deze binnen CORA worden gehanteerd. Wij bekijken de processen ook vanuit een Lean oogpunt en kunnen daarmee de vertaling naar de digitale informatiehuishouding veel soepeler laten plaatsvinden. Lean zorgt voor een betere aansluiting van de verschillende processtappen en elimineert de overbodige activiteiten. Dit maakt de inrichting van een digitaal proces eenvoudiger! Naast het uitvoeren van de procesverbetering in de praktijk, vereist succesvol procesmanagement ook dat deze processen geborgd worden en, nog belangrijker, continu verbeterd worden waarbij ook gekeken moet worden naar mogelijke risico’s.
INFORMATIESYSTEMEN Bij corporaties zijn informatiesystemen niet meer weg te denken binnen de bedrijfsvoering en in de communicatie met klanten en partners. Informatiesystemen worden vaak voor langere tijd gebruikt maar dienen wel aanpasbaar te zijn aan veranderende eisen. Ook op technologisch gebied staan de ontwikkelingen niet stil en leveranciers vertalen dit door naar nieuwe oplossingen. HC&H helpt u door de bomen het bos te zien. Met onze marktkennis en ervaring begeleiden en adviseren wij corporaties bij het proces van selectie tot en met ingebruikname van een informatiesysteem. Vaak gaat het hierbij zogeheten primaire (bedrijfs)informatiesystemen, maar dat kan ook betrekking hebben op andere door corporaties gebruikte systemen zoals een Document Management Systemen, een klantenportaal, een salarispakket of een rapportageoplossing. Onze dienstverlening op het gebied van informatiesystemen richt zich in het bijzonder op:
Applicatieselectie Implementatie applicaties Contract- en inkoopmanagement Applicatie portfolio management
Een nieuw informatiesysteem selecteren doet u niet elke dag, wij wel. Allereerst is het belangrijk om stil te staan bij de aanleiding voor een selectietraject. Deze kan voor de hand liggen, bijvoorbeeld door een aflopend contract of een fusie, maar vaak zien we ook dat het optimaliseren van het huidige informatiesysteem voordelen heeft boven het opstarten van een selectietraject. Het nieuwe informatiesysteem moet voldoen aan allerlei eisen, zoals functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid, standaard, bewezen, lage TCO, integraal, passend uw ICT infrastructuur etc. Belangrijkste is echter dat het nieuwe informatiesysteem een bijdrage levert aan het realiseren van uw bedrijfsdoelstellingen zoals een efficiënte bedrijfsvoering, ketenintegratie, selfservice door klanten en een betere sturing en dat uiteraard tegen zo laag mogelijke kosten. HC&H helpt u de juiste keuze te maken en zal zorgen dat een transparant traject wordt doorlopen waarbij desgewenst gebruik kan worden gemaakt van onze standaard hulpmiddelen. Ook bij implementatieprojecten zijn wij een veel gevraagde partner. Wij kunnen hierbinnen het projectmanagement verzorgen maar ook de stuurgroep adviseren. Tevens hebben wij vaak inhoudelijke en projectmanagementrollen in verschillende werkgroepen gehad en hebben wij uitgebreide expertise op het gebied van gegevensconversie. Uiteraard hebben wij bij implementatieprojecten oog voor de verandering die dergelijke trajecten met zich meebrengen. Corporaties geven jaarlijks met elkaar honderden miljoenen uit aan bedrijf kritische ICT systemen, hardware, software en advieskosten. Met een goed inkoopproces en gedegen contract‐ en leveranciersmanagement kunnen hierop tientallen procenten worden bespaard. Maar ook door kritisch lopende IT‐contracten te onderzoeken kunnen aangegane verplichtingen veelal worden geharmoniseerd en zijn veel besparingen mogelijk tegen hogere serviceniveaus. Met onze dienst Applicatie portfolio management kunnen wij u helpen uw applicaties in kaart te brengen. Dat kan visueel, bijvoorbeeld op basis van CORA, maar ook uitgebreider aan de hand van een aantal voorgedefinieerde kenmerken. Applicatie portfolio management kan u helpen het aantal applicaties te reduceren of ondersteunend zijn bij het bepalen van uw visie op het toekomstige applicatielandschap. Wij kunnen u hierbij uiteraard adviseren en ondersteunen.
INFORMATIEVOORZIENING Een goede informatievoorziening helpt organisaties bij het uitvoeren van de processen en het afleggen van verantwoording. Voor veel organisaties is het verbeteren van de informatievoorziening een speerpunt, waar HC&H goed bij kan helpen. Onze dienstverlening op het gebied van informatievoorziening richt zich in het bijzonder op: Informatiemanagement: inrichting en borging op strategisch en tactisch niveau Management- en stuurinformatie: van inventarisatie van informatiebehoefte tot realisatie van rapportages Functioneel beheer: inrichten, opleiden maar ook (tijdelijke) invulling Ontwikkeling output: aanpassen rapportages of correspondentie Dataconversie
STUREN OP SAMENHANG Informatiesystemen moeten de bedrijfsprocessen en werkwijzen, nu en in de toekomst, adequaat ondersteunen. De informatievoorziening moet op een juiste manier afgestemd worden en blijven op de eisen en wensen van het management en de werkvloer. En taken en verantwoordelijkheden moeten op een juiste manier aan medewerkers worden toegewezen, zodat er ook voldoende ruimte is voor verdere ontwikkeling van de organisatie. Op deze manier wordt een structurele bijdrage geleverd aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Informatie, Communicatie en Technologie worden zodoende steeds kritischere bedrijfsmiddelen! Onze dienstverlening op het gebied van sturen op samenhang richt zich in het bijzonder op:
Informatie- en automatiseringsstrategie (I&A strategie) Projectportfolio management Werken onder architectuur Informatiebeveiligingsstrategie
Binnen het vakgebied van de informatietechnologie komen we het begrip architectuur vaak tegen. Onze ervaring is dat architectuur op vele manieren geïnterpreteerd wordt. Belangrijk is dat architectuur overzicht, helderheid en duidelijkheid geeft en de besluitvorming ondersteunt. Hierbij wordt gebruik gemaakt van modellen. Wij zijn van mening dat het bij architectuur niet alleen gaat over techniek (netwerken, platformen), maar ook over bedrijfsprocessen, organisatiestructuur, informatiesystemen, informatie en de mensen die hierbij betrokken zijn. Architectuur geeft inzicht in de samenhang tussen de verschillende onderdelen. Architectuur is geen eindproduct of doel op zich maar wel een hulpmiddel bij het afstemmen van de organisatiedoelstellingen en het leggen van de verbinding tussen ‘huidig’ en ‘gewenst’.
Maar hoe maakt u deze samenhang inzichtelijk? Hoe zorgt u dat ‘de ICT’ inderdaad is afgestemd op uw bedrijfsprocessen, werkwijzen en informatievoorziening? Hoe kunt u alle taken en verantwoordelijkheden aan de juiste mensen toewijzen, zodat er voldoende ruimte is voor het verder ontwikkelen van ‘de ICT’? En hoe kan vervolgens een bijdrage worden geleverd aan het realiseren van de doelstellingen van uw organisatie? Onze methodieken, analyses en hulpmiddelen zijn gericht op het leggen van de relaties tussen ‘de ICT’ en de strategische doelstellingen, de bedrijfsprocessen en de informativevoorziening. Vervolgens vertalen wij deze invloeden naar een heldere en samenhangende I&A strategie.
MENS & ORGANISATIE Veel corporaties reorganiseren op dit moment en onder invloed van discussies als de regiecorporatie, wordt nagedacht over het uitbesteden van activiteiten. Ook zien we corporaties, mede ingegeven door verdergaande mogelijkheden van digitalisering, hun relatie met hun klanten anders vorm geven door aan de slag te gaan met de (her)inrichting van de frontoffice of zelfs een KCC. Uiteraard hebben deze veranderingen de nodige impact op uw organisatie en medewerkers. HC&H is vertrouwd met deze veranderingen en wij helpen u graag deze in goede banen te leiden. Onze dienstverlening op het gebied van Mens & Organisatie richt zich in het bijzonder op:
In onze visie is het bij de inrichting van een KCC & frontoffice van belang eerst goed na te denken over de uitgangspunten; waarom wilt u dit, wat wilt u bereiken? Wij helpen u een goede, breed gedragen, visie op de relatie met uw klanten op te stellen. Deze visie moet vervolgens vertaald worden in een dienstverleningsconcept dat als kapstok kan dienen voor alle projecten die betrekking hebben op deze relatie. Pas wanneer deze zaken zijn vastgesteld kunt u gaan nadenken over een eventuele invulling en middelen die daarbij behoren. Wij beschikken over verschillende instrumenten om uw organisatie te helpen bij bovenstaande zaken.
Inrichting I&A organisatie & sourcing Inrichting KCC & frontoffice Klantvisie & dienstverleningsconcept Een goed ingerichte I&A organisatie legt relaties tussen ‘de ICT’, de informatievoorziening en de bedrijfsvoering en is de basis voor een succesvolle corporatie. Wij brengen samen met u de grijze gebieden binnen uw organisatie in kaart en helpen u deze op een juiste manier in te richten. Projectportfolio management, informatiemanagement, functioneel beheer en gegevensbeheer zijn voorbeelden van taakgebieden waar vaak verbeteringen mogelijk zijn. Ook adviseren wij u over het in- of uitbesteden van uw ICT en begeleiden desgewenst een sourcingsproject.
ENKELE REFERENTIES
SAMEN DENKEN & SAMEN DOEN! HC&H Consultants De Veldoven 11 3342 GR HENDRIK IDO AMBACHT Telefoon: (078) 681 08 00 E-mail:
[email protected] Internet: www.hcenh.nl
Volg ons via @HCenH linkedin.com/company/hc&h-consultants
