Használati útmutató a www.globairgroup.com/hertz nemzetközi ajánlatkérő oldalhoz
Az alábbi kis segédlettel, szeretnénk tájékoztatást és egyben segítséget adni a Hertz új magyar nyelvű ajánlatkérő oldalához, amely nagyban megkönnyíti az ajánlattételt. Szeretnénk a már meglévő viszonteladóinknak egy újabb értékesítési alternatívát adni, a CRS, internetes – online és a közvetlen telefonos értékesítés mellett. A foglalást és a voucher kiállítást irodánk végzi, így a kevésbé tapasztalt kollegák, a kis forgalmú irodák is bátran használhatják oldalunkat. Nagy előnye az oldalnak, hogy nem kell előzetesen Hertz viszonteladóként regisztrálni, így új irodák is élhetnek az oldal nyújtotta előnyökkel. Az oldalon a Hertz touroperátori áraival nyílik lehetősége az irodának dolgozni, melyhez a korábban érvényben lévő megkötéseket ( touroperátori tevékenység, mennyiség megkötés) eltöröltük. Az oldalon Európa nagy részére és Dél Afrikára tudtok ajánlatot kérni, minden esetben legalább 1 nappal a tervezett kocsi felvétel előtt. Ez alól kivétel Finnország, Görögország és Portugália, ahol min. három nappal a tervezett autófelvétel előtt kell a foglalást elkészíteni! A továbbiakban egy konkrét példa alapján lépésről lépésre végig vesszük az oldal használatát:
Alap foglalás példa: 1., Utasunk egy kis kategóriás autót szeretne foglalni Németországban , 2007 december 15-17 között. Felvétel és leadás: Berlin belváros – Mitte lokáción. Az ajánlatot az Alfa Tours kéri le az oldalról, míg az utas neve Tóth János.
Paraméterek kijelölése: 2., Kijelöljük az utas által kért paramétereket, ügyelve a lokáció nyitva tartási idejére, amelyet a lokáció ablak melletti „Információs” ablakban láthattok. Figyelem! A Hertz 24 órában számolja a napokat, így akár egy órás késésért is már plusz egy napot számolnak fel az utasnak! Példa alapján dec. 15. 07.00 órától, december 17. 13.45 óráig három napos bérlésnek fog számítani.
Árajánlat lekérése: 3., Amennyiben megadtuk a paramétereket, a „Tovább” gombbal kapjuk meg a konkrét árajánlatot, emígyen.
Ebben az ablakban, megmutathatjuk utasunknak a kért autó kategória szerint milyen autó méret várható, felhívva a figyelmet arra, hogy a kép csak illusztráció és nem garantált a képen is látható autó típus. A „Általános információ és bérlés feltételeiről” gombra kattintva kinyomtathatjuk magunknak azokat az általános feltételek, információkat, melyek a bérlés előfeltételei, mik a fizetési feltételek …..…stb. Ezen az oldalon kapjuk meg az alap árajánlatot, amely minden esetben az adott ország pénznemében van megadva. Mivel azonban a számlázás forintban fog történni, ezért szükséges adott árfolyamon a forint árat is feltüntetni, amely automatikusan a Raiffeisen Bank, Vállalati, valuta eladási árfolyama szerinti. Utasunknak is a feltüntetett forint árfolyamán tesszük meg ajánlatunkat! Amennyibe utasunknak tetszik az ajánlat és szeretne konkrét foglalást készítetni, akkor a „Tovább” gombra kattintva eljutunk az adatrögzítéshez, ahol a foglaláshoz szükséges adatokat vehetjük fel.
Utas és iroda adatainak rögzítése: 4., A harmadik oldalon rögzíthetjük az utasunk extra lekéréseit, amelyekre vonatkozóan az „Infromáció” gombra kattintva általános tájékoztatót is kaphatunk. Felhívjuk figyelmeteket, hogy az extra lekérések visszaigazolása sok esetben több napot is igénybe vesz, így az alap foglalás 24 órán belüli visszaigazolása még nem jelenti a többlet szolgáltatás visszaigazolását. A következőkben az utasunk adatait illetve az ajánlatot kérő adatait kell kitölteni. Esetünkben, az utasunk egyben a gépkocsit vezető neve lesz, míg az ajánlatkérő neve az utazási iroda, akinél a kérés felmerült és aki elszámolás után az árba beépített 10%-os ügynöki jutalékot megkapja. A csillaggal jelölt rublikák kitöltése kötelező, erre az oldal figyelmeztetni is fog! A rendszer automatikusan a vezető nevét írja majd be az ajánlatkérő rovatba, de ezt nyugodtan írjuk felül saját utazási irodánk adataival, no és saját nevünkkel aki a foglalás ügyintézője. Ez kiemelten fontos adat, a későbbi ügyintézés és számlázás miatt! Az ablak alján, az „Egyéb adatok” rovatban tüntethetjük fel az utasunk utazására vonatkozó adatait, így a repülőgép járatszámát, amellyel a lokációra érkezik. Ha ez birtokunkban van, akkor mindenképp ajánlott beírni, hisz esetleges járat késés esetén az adott lokáció fenntartja utasunk lefoglalt gépkocsiját. Általános tudnivaló, hogy minden lokáció a lekért autófelvétel időponton túl egy órát tartja a gépkocsit utasunknak, így amennyiben nincs tudomása a lokációnak a késés okát illetőn, így az utas gépkocsiját tovább értékesítheti.
Amennyibe kitöltöttük az oldalt a megfelelő adatokkal és szeretnénk, hogy foglalást készítsenek kollegáink, így az „Ajánlatkérés elküldése” gombra kattintva egy e-mail formátumú üzenetet generálunk a foglalás kérésünkkel a rezervációs központunk felé. Foglalás kérés elküldése irodánkba: 5., Ajánlat kérésünk elküldése rezervációs központunkba, ahol a foglalást elkészül: Utolsó oldalunkon megerősítést kaptok, hogy a foglalást 24 órán belül visszaigazoljuk irodátokba, a megadott e-mal címre.
Visszaigazolás: 6. Kollegáink minden esetben 24 órán belül e-mailbe fogják visszaigazolni a kért foglalást. 7. A számlázási adatok egyeztetése után irodánk kiállítja a 10% ügynöki jutalékkal csökkentett nettó árról a számlát. A számla kiegyenlítése után, irodánk e-mailben megküldi az irodának az utas voucherét, amelyre megkapja bérautóját a kint lokáción. A továbbiakban részletes számlázási útmutatót / tájékoztatót adunk, a minél jobb áttekinthetőség kedvéért!
A Hertz touroperatori termékére csak irodánk állíthat ki vouchert, melyet fizetést követően irodánk e-mailben küld ki partnerirodájának: Fizetési módok 1. Készpénz – a Globair Hungary Kft / Hertz International irodájában személyesen Hertz International Képviselet, 1052 Budapest, Váci utca 19-21., 8. emelet 2. Átutalás – a Globair Hungary Kft bankszámlájára Raiffeisen Bank Zrt, HUF számlaszám: 12010855 – 00283282 - 00100006 Számla 1. A számlát minden esetben az utazási iroda nevére állítjuk ki 2. A számlán feltüntetésre kerül: utas/bérlő neve, felvétel helye, bérlés időtartama 3. A számlát forint összegben állítjuk ki, a számla kiállításának napján érvényes Raiffeisen Bank Zrt, vállalati, valutaeladási árfolyam alapján 4. A számlán feltüntetett teljesítés dátum a fizetési határidővel egyezik meg Jutalék 1. A számla kiállításakor a 10 % utazás irodai jutalékkal csökkentett összeg kerül kiszámlázásra 2. Az utazási irodának NEM kell jutalék számlát kiállítania Voucher típusa, sajátosságai 1. Tour operator Hertz termék esetében csak és kizárólag FIX értékű voucher kiállítására van lehetőség 2. Az utastól / bérlőtől minden esetben a Hertz felvételi helyen kaució zárolása céljából dombornyomásos hitelkártyát kérnek 3. A bérlés során, az eredeti foglalásban szereplőszolgáltatásokon felül igénybe vett extra szolgáltatások ellenértékét az utas / bérlő fizeti a helyszínen 4. Az utas / bérlő fentiekről történő tájékoztatása minden esetben az utazási iroda felelősség Voucher kiadásának menete 1. Számla kiállítása 2. Számla összegének beérkezését követően a voucher kiállítása
