Hasil Evaluasi Efektivitas MOU ITS dengan Mitra Internasional dan. dengan Pendekatan Lean Six Sigma

Hasil Evaluasi Efektivitas MOU ITS dengan Mitra Internasional dan Mitra Evaluasi Efektivitas Kerjasama ITS dengan Internasional dan Penyusunan Strategis Penyusunan RencanaRencana Strategis Peningkatan Kerjasama Internasional dengan Peningkatan Kerjasama Internasional Pendekatan Six Sigma dengan Pendekatan Lean Six Sigma Anti Bunga Rizkiah (2509100001) Pembimbing: Dr. Maria Anityasari, S.T., M.E. Ko-Pembimbing: H. Hari Supriyanto, S.T., M.S.I.E.

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 29 Januari 2014

1

Outline 1. Pendahuluan 2. Metodologi 3. Implementasi Six Sigma 4. Hasil Benchmarking 5. Analisa 6. Usulan Perbaikan 2

1.Pendahuluan : 1.Latar Balakang 1. Belum pernah dilakukan evaluasi kerjasama internasional 2. Adanya kerjasama yang aktif (secara tertulis dalam MOU/MOA) tetapi tidak produktif 3. Perlu adanya evaluasi kerjasama untuk menentukan langkah perbaikan kerjasama internasional ITS 4. Metode yang digunakan dalam kajian ini adalah metode perbaikan kualitas kinerja dengan six sigma

3

1.Pendahuluan : 2.Konsep Six Sigma (1/2) 1.

Six sigma merupakan strategi perbaikan kinerja dengan cara mengurangi jumlah kesalahan atau cacat sehingga hanya ada 3,4 cacat dalam satu juta kesempatan (Desai & Shrivastava, 2008). Tabel 1 Hubungan sigma dan defect per million Sigma 6 Sigma

Parts per Million 3,4 defects per million

5 Sigma

233 defects per million

4 Sigma

6.210 defects per million

3 Sigma


2 Sigma


1 Sigma


4

1.Pendahuluan : 2.Konsep Six Sigma (2/2) 2. Pengurangan jumlah defects artinya mengurangi variansi dari output proses. Critical Customer Requirements digunakan sebagai spesifikasi dalam.

Gambar 1. Konsep Six Sigma

5

1.Pendahuluan : 3.Rumusan Masalah 1.

Bagaimana hasil pengukuran kinerja kerjasama ITS dengan menggunakan pendekatan six sigma?

2. Bagaimana hasil benchmarking kerjasama internasional antara ITS dengan universitas-universitas asing? 3. Bagaimana cara menyusun partner classification criteria ITS? 4. Bagaimana usulan perbaikan untuk strategic plan pengelolaan kerjasama ITS berdasarkan kelompok mitra ITS yang tepat untuk 5 tahun mendatang?

6

1.Pendahuluan : 4.Batasan dan Asumsi Batasan yang digunakan dalam kajian ini adalah sebagai berikut: 1.

Fokus utama dalam penelitian ini akan diarahkan pada evaluasi mitra existing ITS sejak tahun 1989 hingga September 2013.

2. Penelitian ini hanya mencakup mitra ITS yang merupakan instansi pendidikan atau universitas. 3. Penelitian ini hanya bisa mengakomodasi kerjasama yang terdokumentasikan. Sedangkan asumsi digunakan dalam penelitian ini adalah: 1.

Hasil diskusi dan kuesioner dengan pimpinan ITS mewakili target kerjasama ITS secara keseluruhan.

2. Tidak ada perubahan kebijaksanaan di ITS selama penelitian dilakukan 7

1.Pendahuluan : 5.Luaran yang diharapkan 1.

Hasil evaluasi kinerja kerjasama

2. Klasifikasi mitra internasional 3. Usulan perbaikan berdasarkan hasil analisa penyebab rendahnya kinerja kerjasama dan hasil benchmarking dengan universitas luar negeri

8

Outline 1. Pendahuluan 2. Metodologi 3. Implementasi Six Sigma 4. Hasil Benchmarking 5. Analisa 6. Usulan Perbaikan 9

2.Metodologi Six Sigma DMAIC 1. Define Mengidentifikasi semua hal terkait dengan pengukuran kinerja seperti pihak-pihak yang dilibatkan, proses kerjasama dan data apa sajakah yang diperlukan.

2. Measure Tahap melakukan pengukuran spesifikasi kerjasama dan pengukuran kinerja yang ditunjukkan dengan nilai DPMO dan nilai sigma. Selain itu juga dilakukan pengukuran untuk kategori kerjasama yang paling potensial menyebabkan cacat kerjasama untuk kemudian dilakukan perbaikan.

3. Analysis Tahap untuk melakukan analisa potensial cacat dan penyebab-penyebab utama dari cacat. Analisa penyebab cacat dilakukan dengan menggunakan root-cause diagram . Root cause diagram dikembangkan dari hasil wawancara 23 jurusan di ITS dan hasilnya akan diverifikasi kembali oleh ketua jurusan. 10

2. Metodologi Six Sigma DMAIC 4. Improve Tahap untuk mengidentifikasi tindakan – tindakan apa yang dapat dilakukan untuk perbaikan. Pada tahap ini juga dimasukkan hasil benchmarking sebagai pertimbangan

5. Control Tahap untuk menyusun kerangka pengendalian aktivitas improvement. Pada tahap ini akan dijelaskan pihak-pihak mana yang harus dilibatkan

11

Outline 1. Pendahuluan 2. Metodologi 3. Implementasi Six Sigma

3.1. Define

3.2. Measure

4. Hasil Benchmarking 5. Analize, Improve & Control 12

3. IMPLEMENTASI 6 σ : 1. DEFINE 1.

Kerjasama internasional ITS dan elemen-elemen di dalamnya

2. Permasalahan utama dalam kerjasama internasional ITS 3. Critical requirements

13

3.1 DEFINE:1. Kerjasama Internasional di ITS

Gambar 2. Elemen-elemen dalam Kerjasama Internasional ITS

14

3.1 DEFINE:1. Kerjasama Internasional di ITS Tabel 2. Data Mitra Internasional ITS Universitas

Perusahaan

Organisasi

TOTAL

Total MOU berdasarkan institusi

166

7

15

188

Total mitra berdasarkan institusi

118

4

7

129

Jumlah MOU berjalan

89

0

9

98

Jumlah mitra berjalan

73

0

5

78

Jumlah MOU usai

77

7

6

90

Jumlah mitra usai

45

4

3

52

Data kerjasama ITS

Kerjasama yang dievaluasi

Jumlah mitra berjalan

38% 62%

Jumlah mitra usai

Total mitra Univ.= 118

Gambar 3. Jumlah Mitra Universitas Asing yang Aktif

15

3.1 DEFINE:2. Permasalahan Kerjasama Int’l ITS

Gambar 4. Permasalahan dalam Kerjasama Internasional ITS

16

3.1 DEFINE: 3.Critical Requirements

Gambar 5. Critical Requirements dalam Kerjasama Internasional ITS

17

3. IMPLEMENTASI 6 σ : 2. MEASURE =

=

1.

Penentuan spesifikasi kerjasama internasional

2. Pengukuran kinerja kerjasama asing 3. Penyebab potensial cacat 4. Kriteria klasifikasi mitra

18

3.2 MEASURE: 1.Spesifikasi Kerjasama Asing

Bobot tiap kategori kerjasama

Jumlah (min-maks) kegiatan tiap kategori

Spesifikasi kerjasama

Tabel 3. Kategori Kerjasama Internasional 8 Kategori kerjasama general ITS dan 1 aktivitas lainnya 1. Kerjasama riset 2. Publikasi riset 3. Pertukaran pelajar/staf 4. Beasiswa dual degree 5. Beasiswa S2/S3 6. Pelatihan/workshop 7. Penyediaan fasilitas 8. Jasa konsultasi 9. Lainnya(joint studio)

19

3.2 MEASURE: 1.1 Bobot Kategori Kerjasama Dilakukan perangkingan kategori kerjasama dengan wawancara 23 jurusan di ITS (karena di manajemen ITS belum ada bobot untuk kategori kerjasama)

Bobot tiap kategori kerjasama Tabel 4. Jurusan yang Diwawancarai No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Nama Jurusan Matematika Statistika Kimia Biologi Fisika Teknik Mesin Teknik Elektro Teknik Kimia Teknik Fisika Teknik Industri Teknik Material Multi Media & Jaringan

No 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Nama Jurusan Management Business Teknik Sipil Arsitektur Teknik Lingkungan PWK Desain Produk Teknik Perkapalan Sistem Perkapalan Teknik Kelautan Teknik Informatika Sistem Informasi

Jurusan yang tidak diawawancarai Geomatika, Geofisika dan Sistem Transportasi karena jurusan baru dan belum banyak memiliki aktivitas kerjasama internasional

20

3.2 MEASURE: 1.1 Bobot Kagetori Kerjasama Tabel 5. Hasil Pembobotan Kategori Kerjasama

Bobot tiap kategori kerjasama

Program yang ditawarkan a. Kerjasama riset b. Publikasi riset c. Pertukaran pelajar/staf d. Beasiswa dual degree e. Beasiswa S2/S3 f. Pelatihan/workshop g. Penyediaan fasilitas h. Jasa konsultasi i. Lainnya

Bobot 0,209727 0,170635 0,167641 0,130772 0,121880 0,093703 0,053240 0,031944 0,020458

Peringkat 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Verifikasi dengan manajemen ITS Tidak ada perubahan

21

3.2 MEASURE: 1.2 Jumlah (min-maks) aktivitas Tabel 6. Data Jumlah Kerjasama Min-Maks Tiap Kategori

Jumlah ativitas MinMaks

Jenis kerjasama Kerjasama Riset Publikasi riset

total ITS

5

10

0,068

Rata-rata maks/ tahun/ mitra 0,137

total ITS

25

50

0,342

0,684

1%

2%

2,410

4,800

10%

20%

1,390

2,800

1%

2%

2,400

4,800

1%

2%

2,400

4,800

total ITS

5

10

0,068

0,137

total ITS

5

10

0,068

0,137

10%

20%

1,400

2,800

5

10

0,070

0,137

Jumlah Jumlah min/ maks/ tahun tahun

Kriteria n kali kerjasama n publikasi/ seminar

Pertukaran pelajar/dosen

n dosen/ mahasiswa

Beasiswa dual degree

n mahasiswa

Beasiswa S2/S3

n mahasiswa

Pelatihan/worksh op Penyediaan fasilitas

n workshop/ pelatihan n kali pemberian fasilitas

Jasa konsultasi

n konsultasi

Lainnya

n aktivitas

populasi mhs ITS populasi dosen ITS populasi mhs ITS populasi mhs ITS

populasi dosen ITS total ITS

LIHAT RUMUS PERHITUNGAN

Rata-rata min/ tahun/ mitra

22

3.2 MEASURE: 1.3 Spesifikasi Kerjasama (LSL,USL) Penentuan spesifikasi kerjasama asing Tabel 7. Perhitungan LSL dan USL No 1 2

Kriteria pemberian skor n kali kerjasama n publikasi/ seminar

Kerjasama riset

0,2097

Rata-rata min (y) 0,0685

Publikasi riset

0,1706

0,3425

0,6849

0,0584

0,1169

Program

Bobot (x)

Rata-rata maks (z) 0,1370

LSL

USL

0,0144

0,0287

3

n peserta

Pertukaran pelajar/ staf

0,1676

3,7999

7,5997

0,6370

1,2740

4

n mahasiswa


0,1308

2,4136

4,8271

0,3156

0,6313

5

n mahasiswa

Beasiswa S3/S3

0,1219

2,4136

4,8271

0,2942

0,5883

6

n workshop

Pelatihan/ workshop

0,0937

0,0685

0,1370

0,0064

0,0128

Penyediaan fasilitas

0,0532

0,0685

0,1370

0,0036

0,0073

Jasa Konsultasi Lainnya

0,0319 0,0205

1,3863 0,0685

2,7726 0,1370

0,0443 0,0014

0,0886 0,0028

7 8 9

n pemberian fasilitas n konsultasi n aktivitas

TOTAL

LSL = ∑i =1 ( x ×y ) n

USL = ∑i =1 ( x ×z ) n

1

dengan: i x y z

1,3754

2,7507

=9 = bobot aktivitas = rata-rata min jumlah aktivitas tiap kategori = rata-rata maks jumlah aktivitas tiap kategori

23

3.2 MEASURE: 2. Menghitung Kinerja Proses Menghitung kinerja proses diawali dengan menghitung kinerja tiap kerjasama terlebih dahulu. Berikut ini adalah contoh perhitungan kinerja kerjasama untuk tiap mitra.

Tabel 8. Perhitungan Kinerja Kerjasama tiap Mitra

Mitra Universitas

t

kriteria scoring

n kali kerjasama

n publikasi/ seminar

Status (berjalan/usa i)

Kerjasam a riset

Publikasi riset

Bobot

0,20973

0,17064

0,16764

0,13077

n peserta

Pertukaran pelajar/ staff

n mahasiswa Beasiswa Joint Degree

n workshop

n pemberian fasilitas

n konsultasi

n aktivitas

Pelatihan/ workshop

Penyediaan fasilitas

Jasa Konsultasi

Lainnya

0,12188

0,09370

0,05324

0,03194

0,0204

n mahasiswa Beasiswa S3/S3

Nilai kinerja kerjasama /mitra/tahun

Red Sea University

4

berjalan

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0,000

University of Gezira

4

berjalan

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0,000

University of Khartoum

4

berjalan

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0,000

…

..

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

Nilai kinerja kerjasama asing/mitra/tahun = dengan: skor

= jumlah program yang sudah berjalan dari tiap kategori

bobot

=bobot dari tiap kategori program

t

= jumlah tahun kerjasama (pembulatan ke atas)

skor × bobot ∑ t

24

3.2 MEASURE: 2.1 Menghitung Jumlah Defect Menghitung jumlah defect (kerjasama yang tidak memenuhi spesifikasi) Tabel 9. Perhitungan Kerjasama yang Memenuhi Spesifikasi/Tidak No

Mitra

(∑Skor*Bobot) /tahun berjalannya kerjasama

LSL

SL

USL

Memenuhi spesifikasi=0 /tidak=1

1

Red Sea University

0.000

1.375

2.063

2.751

1

2


0.000

1.375

2.063

2.751

1

3


0.000

1.375

2.063

2.751

1

4

University of Zimbabwe

0.000

1.375

2.063

2.751

1

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

25

3.2 MEASURE: 2.2 Menghitung DPMO dan Nilai Sigma Tabel 10. Rekap Perhitungan Rekapitulasi

Rumus

Jumlah

Total mitra universitas

-

73

Cacat

Total kerjasama yang tidak memenuhi spesifikasi

69

Total Nilai Kerjasama

Jumlah seluruh nilai kerjasama universitas yang berjalan

17,212

Rata-rata

Total nilai kerjasama / jumlah kerjasama dengan universitas yang berjalan

0,236

Standar deviasi

DPMO

∑ ( xi − x) n

s=

2

i =1

0,424

n −1

(jumlah cacat/total kerjasama)*1000000/CTQ

945.205,48

Nilai sigma dihitung dengan tabel six sigma atau memasukkan rumus berikut ke dalam tabel excel: IF(unit=0,””,(IF((DPMO/1000000)>0.933199,0,IF((DPMO/1000000)>0.5,1.5-

ABS(NORMSINV(DPMO/1000000)),ABS(NORMSINV(DPMO/1000000))+1.5))) = 0

26

3.2 MEASURE: 2.3 Hasil DPMO dan Nilai Sigma Hasil perhitungan menunjukkan DPMO = 945.205,48 (dalam satu juta kali kesempatan akan ada 945.205,48 kerjasama yang tidak memenuhi spesifikasi) Nilai sigma = 0 (hasil ini menunjukkan bahwa performa kerjasama ITS sangat buruk ). Selain itu nilai standard deviasi juga sangat besar yakni 0,424 yang menunjukkan bahwa kerjasama internasional ITS tidak terarah. Masingmasing jurusan memiliki persepsi yang berbeda atas kerjasama internasional.

27

3.2 Measure: 3. Perbandingan spesifikasi dengan proses/nature LCL (Lower Control Limit) UCL (Upper Control Limit)

3.000

2.000

2.500

1.500

2.000

x USL

1.500

SL LSL

1.000 0.500

Nilai kerjasama universitas

Nilai kerjasama universitas

CL (Control Limit)

= mean - (3 x standar deviasi) = 0,236 – (3 x 0,424) = -1,035 = mean + ( 3x standar deviasi) = 0,236 + (3 x 0,424) = 1,5071 = mean = 0,236

1.000 x

0.500

UCL CL

0.000 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 67 69 71 73 -0.500

-1.000

0.000 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 67 69 71 73

-1.500

Gambar 6. Specification Chart

Gambar 7. Control Chart

Nature dari proses terpaut sangat jauh dengan harapan manajemen ITS. Artinya diperlukan energi dan biaya yang sangat besar untuk meningkatkan performa kerjasama ITS. Terdapat 2 alternatif yakni dengan meningkatkan performa kerjasama atau mengurangi spesifikasi kinerja yang diharapkan.

28

LCL

3.2 Measure: 4. Penyebab Potensial Rendahnya Kinerja Kerjasama Tabel 11. Rekapitulasi jumlah program yang tidak terlaksana dikalikan dengan bobot

Bobot Jumlah Program yang tidak terlaksana Bobot × Jumlah program yang tidak terlaksana Rangking kategori kerjasama paling kritis

Kerjasama riset

Publikasi riset

Pertukaran pelajar/staf


Beasiswa S2/S3

Training/ workshop

Fasilitas

Konsultasi

Lainnya

0.209

0.171

0.167

0.131

0.122

0.094

0.053

0.032

0.0204

58

62

50

60

65

60

67

71

63

12.164

10.579

8.382

7.846

7.922

5.622

3.567

2.268

1.288

1

2

3

5

4

6

7

8

9

29

3.2 Measure: 4. 1 Pareto Diagram 14 12

100,00% 90,00% 80,00%

10

70,00%

8

60,00%

6

40,00%

4 2 0

50,00% 30,00%

Program yang tidak terlaksana x bobot

20,00%

Persentase Kumulatif

10,00% 0,00%

Gambar 8. Pareto Diagram Dari hasil ini diketahui 5 kategori kerjasama yang paling berpotensi menyebabkan rendahnya kinerja kerjasama 1. Kerjasama riset 2. Publikasi riset 3. Pertukaran pelajar/staf 4. Beasiswa S2/S3 30 5. Beasiswa dual degree

3.2 Measure: 4.2 Diagram sebab-akibat Infrastruktur dan Fasilitas

Manusia Skill bahasa Inggris dosen kurang Sedikit Prof. dan Doctor yang produktif untuk penelitian

Laboratorium tidak teringrasi Sedikit mahasiswa yang terlibat

Menjalankan peran fungsional di ITS Memiliki pengabdian masyarakat

Laboratorium

Waktu untuk S1 terbatas

Terlibat Proyek

S2 variansi kemampuan dasarnya tinggi

Dosen Dosen lama sudah merasa dalam comfort zone

Mahasiswa Motivasi riset rendah

Peralatan sudah tua Birokrasi keuangan rumit Peralatan dan mesin mudah Terlambat lelang rusak Tidak terlaksana

kerjasama riset

Publikasi ITS jurnal internasional

Pengelolaan

Skill bahasa Inggris dosen ITS kurang

Fungsi koordinasi fakultas sangat lemah

Publikasi dalam bentuk jurnal internasional sangat sedikit

Topik Riset Topik penelitian ITS tidak up-date dibandingkan dengan universitas asing

Spare part sulit didapat Birokrasi keuangan rumit

Materi promosi

Hasil riset tidak didokumentasikan dengan baik

Tidak ada peraturan untuk mendorong dosen lebih produktif dalam penelitian Tidak ada target dari Manajemen ITS

Strategi pemasaran Respon kurang cepat

Hasil riset tidak terdokumentasi dengan baik

Modal (Material/Non Material)

Kebijakan

Kebijakan dan Pengelolaan

Kerjasama yang tidak dimulai dari dosen di jurusan sulit untuk mengeksekusi kerjasama riset

Gambar 9. Diagram Sebab-akibat Tidak Terlaksananya Kerjasama Riset

31

3.2 Measure: 4.2 Diagram sebab-akibat Manusia Skill menulis paper rendah Skill bahasa Inggris kurang

Mahasiswa

Infrastruktur dan Fasilitas

Sulit memenuhi SCOPUS Citation Index

Dosen Proyek dan pengabdian masyarakat Dosen menjalankan peran fungsional di ITS Skill bahasa Inggris dosen kurang Produktivitas menulis rendah

Tidak terlaksana publikasi riset

Kebijakan

Pengelolaan

Tidak ada target dari Manajemen ITS Tidak ada kebijakan dan arahan yang kuat untuk mendorong publikasi riset


Fungsi koordinasi fakultas sangat lemah


Gambar 10. Diagram Sebab-akibat Tidak Terlaksananya Publikasi Riset 32


Manusia

Kelas Bahasa Indonesia masih terbatas dan belum settle Kelas berbahasa Inggris terbatas dan hanya di beberapa jurusan

Skill bahasa Inggris karyawan lemah

Self funding lemah

Peluang sedikit Belum banyak yang memanfaatkan

Dosen Ijin kerja yang rumit Masalah kesejahteraan/ gaji

Asing

Imigrasi Imigrasi tidak efisien

Fasilitas Umum Kota Fasilitas umum di Surabaya buruk dan sulit diakses, misal transportasi

Lokasi Negara berkembang tidak sulit menarik mahasiswa asing, terutama dari negara maju

Environment

Fasilitas akademik

Lokal

Karyawan

Antusiasme tidak merata Skill bahasa Inggris dosen rendah

ITS tidak menyediakan mata kuliah umum untuk mahasiswa asing, cth: Cultural Class, Indonesian Economics berbahasa Inggris.

Kesadaran internasionalisasi kurang

Pengelolaan asrama buruk

Mahasiswa

Fasilitas non akademik

Pengetahuan terhadap ITS rendah

Fasilitas olahraga terbatas dan sulit diakses mahasiswa, terutama mahasiswa asing

Prioritas belajar di negara maju

Lokal

SOP terkait exchange program Banyak jurusan tidak mengetahui SOP exchange, materi, akses informasi yang jelas dan terseragam di ITS

Website Administrasi dan akses informasi (website) tidak bilingual dan tidak update


Asing

Tidak terlaksana pertukaran pelajar/staf Pengelolaan

Sistem transfer kredit rumit Informasi tidak ter-update Proses pendaftaran tidak terintegrasi Administrasi yang tidak efisien

Promosi ke luar negeri belum memberikan hasil optimal

Birokrasi rumit dan tidak efisien misal untuk SK dosen

Promosi banyak dilakukan tetapi bargain power lemah


Gambar 11. Diagram Sebab-akibat Tidak Adanya Pertukaran Pelajar

33


Manusia Sebagian dosen ITS enggan kuliah di luar negeri Punya proyek di Indonesia Sudah merasa berada di comfort zone

Dosen

Karyawan Belum ada kebijakan yang memberikan peluang untuk karyawan Tidak ada karyawan (non akademik) yang terlibat



Penawaran kerjasama Funding terbatas

Kurang banyak dimanfaatkan

Lokasi

Kebijakan Tidak ada kebijakan dosen harus lulusan luar negeri Reputasi Akademik Adanya sistem gilir menyebabkan dosen kesulitan ITS di Dunia memanfaatkan peluang Ranking ITS masih rendah untuk peringkat internasional

Tidak terlaksana kerjasama beasiswa S2/S3

Pengelolaan Respon internal terhadap peluang lambat

Negara berkembang tidak sulit menarik mahasiswa asing, terutama dari negara maju

Environment



Gambar 11. Diagram Sebab-akibat Tidak Terlaksana Program Beasiswa S2/S3

34


Manusia Asing

Fasilitas umum di kampus

Level ITS belum dianggap setara Enggan kuliah di ITS Prioritas ke negara maju

Kualitas asrama ITS masih belum memenuhi standar internasional

Mahasiswa Kemampuan self funding lemah dan tidak ada skema biaya DIKTI untuk S1

Jurusan di ITS

Tidak semua jurusan memiiki program internasional Tidak semua jurusan memiliki program S2, S3 (untuk dual degree S2, S3)

Lokal


Persyaratan yang berubah-ubah Penyesuaian kurikulum kompleks

MOU/MOA Tidak mencakup semua jurusan Tidak reciprocal

Environment

Birokrasi rumit dan tidak efisien

Pengelolaan

Persyaratan DIKTI

Informasi

Banyak penawaran yang tidak sesuai Reputasi Akademik Hanya bisa dilakukan apabila MOU antar kementrian pendidikan ITS di Dunia ditandatangani

Lokasi Negara berkembang tidak sulit menarik mahasiswa asing, terutama dari negara maju

Tidak terlaksana dual degree

Proses


Fasilitas olahraga ITS masih belum memenuhi standar internasional

Informasi sulit diakses

Ranking ITS masih rendah untuk peringkat internasional


Masih fokus bagaimana mengirim mahasiswa ke luar negeri, belum sebaliknya


Gambar 11. Diagram Sebab-akibat Tidak Ada Beasiswa Joint Degree

35

3.2 Measure: 5. Klasifikasi Mitra (dilanjutkan) Tabel 12. Mitra yang Memenuhi Spesifikasi Kinerja Kerjasama No

Partner


Memenuhi spesifikasi (Ya/Tidak)

1

King Mongkut's Unversity of Technology Thornburi

1,697

Ya

2

Universiti Teknikal Malaysia Melaka

1,634

Ya

3

Saxion Universities of Applied Sciences

1,591

Ya

4

Hochschule Wismar, University of Applied Sciences Technology, Business and Design (HSW)

1,474

Ya

36

3.2 Measure: 5.Klasifikasi Mitra (Dievaluasi untuk lanjut/tidak) Tabel 13. Mitra yang Tidak Memenuhi Spesifikasi Kinerja Kerjasama No

Partner


Memenuhi spesifikasi (Ya/tidak)

No

Partner



1

Kyushu University

1,030

Tidak

11

University of Southampton

0,380

Tidak

2

Dankook University

1,006

Tidak

12

Harare Institute of Technology

0,335

Tidak

3

Universiti Teknologi Malaysia

0,967

Tidak

13

Chung-Ang University

0,335

Tidak

4

Kumamoto University

0,888

Tidak

14

Tohoku University

0,327

Tidak

5

Chulalongkorn University

0,785

Tidak

15

0,201

Tidak

6

National Cheng Kung University, Taiwan

Hiroshima University-Faculty of Engineering

0,766

Tidak

16

Norwegian University of Science and Technology

0,168

Tidak

7

Pusan National University, Korea

0,599

Tidak

17

Chiba University

0,168

Tidak

8

Queensland University of Technology, Brisbane

0,533

Tidak

18

Curtin University of Technology

0,167

Tidak

9

National Taiwan University of Science and Technology (NTUST)

0,434

Tidak

19

Delft University of Technology

0,137

Tidak

10

Feng Chia University

0,429

Tidak

20

Institut Polytechnique De Grenoble

0,131

Tidak

37

3.2 Measure: 5.Klasifikasi Mitra (Dievaluasi untuk lanjut/tidak) Tabel 14. Mitra yang Tidak Memenuhi Spesifikasi Kinerja Kerjasama (Lanjutan) No

Partner



21

National Chiao Tung University

0,122

Tidak

22

Daeduk University

0,105

Tidak

23

Ho Chi Minh City University of Technology (HCMUT)

0,094

Tidak

24

Asian Institute of Technology

0,091

Tidak

25

Universite Pierre et Marie Curie

0,087

Tidak

26

School of Architecture, Build Environment & Civil Engineering, Hanze University Groningen

0,084

Tidak

27

California State University Northridge

0,070

Tidak

28

University of Newcastle

0,065

Tidak

29

Hanzehogeschool Groningen/Hanze Unniversity Groningen, University of Applied Sciences

0,052

Tidak

FONTYS University of Applied Sciences

0,052

30

Tidak

No

Partner



31

Toyohashi University of Technology – Japan

0,045

Tidak

32

Saga University-Faculty of Science and Engineering

0,042

Tidak

33

The National University of Timor Leste / Universidade Nacional Timor Lorosa'e (UNTL)

0,042

Tidak

34

Soka University

0,030

Tidak

35

Lunghwa University of Science and Technology

0,026

Tidak

36

Thammasat University

0,020

Tidak

37

Red Sea University

0

Tidak

38


0

Tidak

39


0

Tidak

38

3.2 Measure: 5.Klasifikasi Mitra (Dievaluasi untuk lanjut/tidak) Tabel 15. Mitra yang Tidak Memenuhi Spesifikasi Kinerja Kerjasama (Lanjutan) No 40

Partner University of Zimbabwe



0

Tidak

53

Crandfield University

0

Tidak

54

Islamic University of Gaza

0

Tidak

55

Pokhara University Nepal

0

Tidak

56

Dili Institute of Technology

0

Tidak

57

National Taipei University of Technology

0

Tidak

No

Partner



41 42 43 44

Women's University Bechar University University of Nevada Massey University

0 0 0 0

Tidak Tidak Tidak Tidak

45

Brest State Technical University

0

Tidak

0

Tidak

58

Sekolah Menengah Kebangsaan Aminuddin Baki

0

Tidak

0

Tidak

59

Korea Institute of Industrial Technology

0

Tidak

60

Pukyong National University

0

Tidak

61

Tottori University

0

Tidak

62

Nagoya University

0

Tidak

63

Tokyo University of Science

0

Tidak

64

Dr. M. C. Saxena Group of Colleges , Lucknow India

0

Tidak

65

Antalya International University

0

Tidak

66

Akdeniz University

0

Tidak

67

Fatih University

0

Tidak

68

Kastamonu University

0

Tidak

69

Yildiz Technical University

0

Tidak

46 47

48

49 50

Institut National Des Sciences Appliquees (INSA) De Rennes The University of Savoie, Polytech Annecy-Chambery Institut Superieur d'Electronique de Paris (ISEP), CatholicUniversity of Paris (CUP) Eindhoven University of Technology Avans University of Applied Science (AVANS)

0

Tidak

0

Tidak

0

Tidak

51

Faculty of Mechatronics, Warsaw University of Technology

0

Tidak

52

Stockholm School of Economics

0

Tidak

39

Outline 1. Pendahuluan 2. Metodologi 3. Implementasi Six Sigma 4. Benchmarking 5. Usulan Perbaikan 40

4. BENCHMARKING : 1. Pemilihan Benchmark Benchmark dipilih berdasarkan QS World University Rankings dan kemudahan untuk memperoleh informasi. Tabel 16. Pemilihan Benchmark No

Nama universitas

Negara

Peringkat QS World University 2013

Jumlah Mhs

Jumlah mahasiswa asing 2013

Populasi mahasiswa asing

Jumlah partner 2013

1

Tsinghua University

Cina, Beijing

48

41.065

3.500

9%

229

2

Erasmus University Rotterdam

Belanda

92

20.941

5.416

26%

363

3

Beijing Institute of Technology

Cina, Beijing

501-550

26.358

326

1%

156

4

Salford University

Inggris

651-700

20.000

3.000

15%

200

5

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Indonesia

701+

17.619

65

0.369%

204

6

Qingdao Technological University, QDC

Cina, Qindao

n.a

16.000

200

1%

30

7

Cambrian College of Applied Art & Technology

4%

15 (umumnya kerjasama dengan universitas lokal 180)

Kanada

n.a

11.000

485

41

4. BENCHMARKING : 2. Poin yang dibandingkan STRATEGI KERJASAMA INTERNASIONAL 1.

Alur Pengambilan Kebijakan

2.

Tipikal kerjasama (open/selective)

3.

Kebutuhan dokumen kerjasama

4.

Strategi untuk mengaktifkan MOU yang pasif

5.

Strategi menjaga stabilitas kerjasama internasional

6.

Strategi untuk mensukseskan kerjasama dalam bidang akademik

PENGELOLAAN KERJASAMA INTERNASIONAL 1.

Review kerjasama internasional

2.

Kriteria pemilihan mitra

3.

Kriteria pengelompokan mitra

4.

Peran dan manajemen internasional office

LIHAT REKAP BENCHMARK 42

Outline 1. Pendahuluan 2. Metodologi 3. Implementasi Six Sigma 4. Hasil Benchmarking 5. Usulan Perbaikan 43

IMPROVE : Faktor Manusia Rincian Key Factor Manusia 1

Dosen lokal

Rincian Key Factor Manusia 2

Usulan Perbaikan

•

Skill bahasa Inggris lemah Beban tugas berat karena proyek, pengabdian masyarakat, dan beban fungsional

•

• •

Dosen asing

Mahasiswa lokal

Mahasiswa asing

Karyawan ITS

Ijin kerja rumit

Evaluasi sistem birokrasi untuk perampingan (efisiensi adminsitrasi)

Masalah kesejahteraan

Program short term sehingga tidak memerlukan salary Menawarkan program yang effordable untuk mahasiswa Meningkatkan bargain power ITS untuk memperoleh kesepakatan yang reciprocal

Kemampuan funding lemah Kemampuan dasar S2 bervariasi

•

Pengetahuan terhadap ITS rendah Prioritas belajar di negara maju

•

•

B

Peluang terbatas

B

(*) hasil benchmarking

•

UNTUK LEBIH JELAS, SILAKAN LIHAT LEMBAR YANG DIBERIKAN

Meningkatkan hubungan kerjasama dengan mitra dan terus bekerjasama dengan mitra mempromosikan ITS Membuat program yang sesuai dengan keunggulan lokal dan ITS (misal short term research program) Adanya kesempatan pendidikan atau training untuk karyawan yang memenuhi persysratan (misal prestasi selama menjadi karyawan, bahasa Inggris, dll)

B

B

Adanya kursus untuk karyawan dan dosen ITS yang sekarang ada Perbaikan metode seleksi karyawan dan dosen yang akan masuk (TOEFL menjadi persyaratan) Adanya SK untuk dosen yang mengajar Full-English dan Bilingual Mahasiswa lokal diberi kesempatan untuk mengambil kelas berbahasa Inggris

*Dosen dikembalikan pada fungsi aslinya untuk mengajar, meneliti dan pengabdian masyrakat. Peran fungsional dan administratif sebaiknya diserahkan pada karyawan cth: kepala unit, kepala badan, dll

44

IMPROVE : Faktor Infrastruktur dan Fasilitas Rincian Key Factor Infrastruktur & Fasilitas 1

Rincian Key Factor Infrastruktur & Fasilitas 2

Fasilitas Akademik : • Kelas berbahasa Inggris • Full English Program • Laboratorium • Kelas Bahasa Indonesia • Cultural Classes

Tidak semua jurusan memiliki kelas berbahasa Inggris

Usulan Perbaikan Adanya SK ke jurusan untuk membuat kelas berbahasa Inggris Memberikan SK untuk dosen yang mengajar kelas billingual dan bahasa Inggris Serifikat supervisor untuk pembimbing mahasiswa asing

• • •

Peralatan di Lab sering rusak karena alat sudah tua, spare part sulit diperoleh dan sering terlambat lelang karena pendanaan yang rumit

•

Kelas bahasa Indonesia dan Cultural Class merupakan kelas yang menarik bagi mahasiswa asing bahkan mahasiswa BU dan KNB wajib menggunakan bahasa Indonesia. Tetapi kualitas pengajaran bahasa Indonesia masih buruk dari internal ITS

•

B •

Lemah bargain power untuk penyediaan fasilitas asrama / housing • Kotor • Air sering mati • Listrik sering mati • Petugas tidak memahami bahasa Inggris Fasilitas olahraga terbatas dan sulit diakses • Birokrasi yang rumit untuk peminjaman fasilitas olahraga • Penjaga fasilitas olahraga tidak paham bahasa Inggris

B

B

B * (hasil benchmarking)

Perlu dilakukan perbaikan kualitas pengajaran di UPT bahasa UPT bahasa perlu difungsikan sebagai pusat belajar bahasa Indonesia dan budaya Bahasa Indonesia untuk mahasiswa asing bukan hanya bahasa Asing dan budaya Asing untuk mahasiswa lokal

•

B Fasilitas nonakademik • Asrama • Fasilitas olahraga

Lab based education harus diiringi dengan pengelolaan laboratorium yang baik sehingga Mempermudah birokrasi keuangan dan penyerapan dana untuk fasilitas lab sebaiknya diperhatikan

•

• • •

• • •


B *Perbaikan kualitas program internasional dan terus menjaga aktualisasi melalui peringkat, consortium, pameran pendidikan, dll Perbaikan pengelolaan asrama Asrama untuk mahasiswa asing untuk segera diwujudkan Harus ada karyawan yang bisa berbahasa Inggris untuk melayani mahasiswa asing Perbaikan pengelolaan fasilitas olahraga Mempermudah sistem peminjaman fasilitas Harus ada pegawai profesional untuk menjaga fasilitas olahraga

45

IMPROVE : Modal (Material/Non Material) Rincian Key Factor Modal (Material/Non Material 1)

Rincian Key Factor Modal (Material/Non Material 2)

SOP

Informasi

Reputasi

Agreement (MOU/ MOA)

B B

(*) hasil benchmarking

Banyak SOP terkait program kerjasama asing belum dipahami oleh elemen-elemen di ITS • SOP exchange • SOP imigrasi • SOP transfer kredit • SOP pendaftaran mahasiswa asing Website ITS kurang informatif dan tidak terintegrasi, terutama untuk website jurusan tidak update Dokumentasi kegiatan dan prestasi internasional buruk • Peringkat ITS di dunia masih rendah (bargain power rendah) • MOU tidak sesuai dengan kebutuhan dan tidak reciprocal

Usulan Perbaikan

ITS International Office perlu untuk melakukan sosialisasi SOP dan membuat sistem informasi dalam dua bahasa agar SOP tersebut dapat diupdate dan diakses secara berkelanjutan


B • Melakukan evaluasi informasi apa sajakah yang paling sering diakses baik secara lokal maupun internasional • *Adanya data statistik ITS untuk diakses dan prestasi – prestasi ITS termasuk ranking nasional dan internasional Harus ada mekanisme dokumentasi aktivitas kerjasama • Meningkatkan bargain power ITS dengan perbaikan internal • Perbaikan kualitas pengajaran • Memastikan kesepakatan harus reciprocal B • *Selektif terhadap mitra

46

IMPROVE : Kebijakan dan Pengelolaan Rincian Key Factor Rincian Key Factor Kebijakan dan Pengelolaan 1 Kebijakan dan Pengelolaan 2

Kebijakan

Kebijakan buttom-up perlu diperjelas • Tidak adanya arahan yang kuat untuk pencapaian target kerjasama • Tidak ada review kerjasama

Pengelolaan • Koordinasi

Fungsi koordinasi fakultas lemah Website yang kurang informatif • Layanan administrasi rumit • Hirarki birokrasi terlalu panjang • Aturan administrasi tidak billingual • Pegawai administrasi minim bahasa Inggris (tata usaha, kemahasiswaan, perpus, dll)

• Informasi • Administrasi

B (*) hasil benchmarking

Usulan Perbaikan

• Pelaksanaan kebijakan buttom-up untuk kerjasama internasional diperjelas mekanismenya. Selain itu harus dijelaskan kewajiban dan hak jurusan terkait kerjasama internasional. • Review kerjasama dilakukan oleh jurusan dengan batasan yang telah diberikan oleh manajemen ITS


Mengembalikan peran dan fungsi fakultas untuk koordinasi B • Melakukan evaluasi informasi apa sajakah yang paling sering diakses baik secara lokal maupun internasional • *Adanya data statistik ITS untuk diakses dan prestasi – prestasi ITS termasuk ranking nasional dan internasional Melakukan pelatihan bahasa Inggris dan membuat SOP pelayanan mahasiswa asing yang dari masing masing unit.

47

IMPROVE : Lingkungan Rincian Key Factor Lingkungan 1 Lokasi ITS di negara berkembang kurang menarik

Imigrasi rumit

Fasilitas umum sulit diakses

Rincian Key Factor Lingkungan 2 Mahasiswa maupun dosen asing lebih tertarik ke negara maju

Peraturan untuk ijin tinggal rumit dan tidak efisien

Transportasi umum seperti bus, kereta, dan angkot sulit diakses orang asing Orang lokal tidak memahami bahasa Inggris

Usulan Perbaikan • Mencari informasi keunggulan lokal seperti keunggulan Surabaya, daya tarik pariwisata dan ekonomi, 3 Why (Why Study at Indonesia, Why Study at Surabaya and Why Study at ITS) dan memasukkannya sebagai materi promosi • Mencari mitra yang tertarik untuk mengirimkan mahasiswanya ke negara berkembang


Permasalahan imigrasi merupakan sesuatu yang ada di luar kendali ITS. Hal yang dapat dilakukan hanyalah memberikan layanan pendampingan untuk kepengurusan imigrasi Menyediakan informasi untuk mengakses fasilitas umum di Surabaya, (How to Live in Surabaya) Memberikan pengetahuan ini kepada mahasiswa maupun dosen asing sehingga mereka harus mempelajari Bahasa Indonesia for Survival

48

Control : Improvement Faktor Manusia Usulan Perbaikan Faktor Manusia Adanya kursus untuk karyawan dan dosen ITS yang sekarang ada • Perbaikan metode seleksi karyawan dan dosen yang akan masuk (TOEFL menjadi persyaratan) • Adanya SK untuk dosen yang mengajar Full-English dan Bilingual • Mahasiswa lokal diberi kesempatan untuk mengambil kelas berbahasa Inggris Evaluasi sistem birokrasi untuk perampingan (efisiensi adminsitrasi) •

Program short term sehingga tidak memerlukan salary • •

•

B

•

Menawarkan program yang effordable untuk mahasiswa Meningkatkan bargain power ITS untuk memperoleh kesepakatan yang reciprocal Meningkatkan hubungan kerjasama dengan mitra dan terus bekerjasama dengan mitra mempromosikan ITS Membuat program yang sesuai dengan keunggulan lokal dan ITS (misal short term research program) Adanya kesempatan pendidikan atau training untuk karyawan yang memenuhi persyaratan (misal prestasi selama menjadi karyawan, bahasa Inggris, dll)

B

*Dosen dikembalikan pada fungsi aslinya untuk mengajar, meneliti dan pengabdian masyrakat. Peran fungsional dan administratif sebaiknya diserahkan pada karyawan cth: kepala unit, kepala badan, dll

Control Tidak ada kewajiban dosen harus hadir di dalam kursus karena akan sulit untuk diaplikasikan. Tetapi dosen dan karyawan wajib melaporkan perkembangan nilai TOEFL 1 tahun sekali kepada jurusan begitu pula untuk mahasiswa sekaligus membantu perencanaan wisuda SK dosen dikeluarkan oleh jurusan dan dikelola oleh jurusan Pihak manajemen ITS melakukan evaluasi administrasi yang bersih tetapi juga efieisen.


Pihak jurusan harus memonitoring aktivitas dosen tamu (short term). Harus ada jadwal aktivitas yang jelas selama dosen tamu ada di ITS. Fungsi ini ada di jurusan dan ITS International Office terkait dengan student mobility. Program yang ditawarkan harus dipastikan sesuai dengan kemampuan pendanaan mahasiswa dan dipastikan memberikan manfaat dua arah Fungsi ini merupakan fungsi promosi yang dilaksanakan oleh ITS International Office sekaligus dosen yang memiliki mitra di luar negeri B Jurusan harus dapat memetakan keunggulannya dan membuat program yang sesuai dengan keunggulan masingmasing. Jurusan dan unit-unit di ITS memberikan kesempatan bagi karyawan untuk menempuh pelatihan atau pendidikan lanjut yang dikelola oleh SDM terkait administrasi dan pendanaannya B Fungsi kontrol dilakukan oleh manajemen ITS agar dosen kembali pada fungsi utamanya

49

Control : Improvement Faktor Infrastruktur & Fasilitas Usulan Perbaikan untuk Faktor Infrastruktur & Fasilitas • • • • •

• •

B

Adanya SK ke jurusan untuk membuat kelas berbahasa Inggris Memberikan SK untuk dosen yang mengajar kelas billingual dan bahasa Inggris Serifikat supervisor untuk pembimbing mahasiswa asing Lab based education harus diiringi dengan pengelolaan laboratorium yang baik sehingga Mempermudah birokrasi keuangan dan penyerapan dana untuk fasilitas lab sebaiknya diperhatikan Perlu dilakukan perbaikan kualitas pengajaran di UPT bahasa UPT bahasa perlu difungsikan sebagai pusat belajar bahasa Indonesia dan budaya Bahasa Indonesia untuk mahasiswa asing bukan hanya bahasa Asing dan budaya Asing untuk mahasiswa lokal

B B *Perbaikan kualitas program internasional dan terus menjaga aktualisasi melalui peringkat, consortium, pameran pendidikan, dll • Perbaikan pengelolaan asrama • Asrama untuk mahasiswa asing untuk segera diwujudkan • Harus ada karyawan yang bisa berbahasa Inggris untuk melayani mahasiswa asing • • •

Perbaikan pengelolaan fasilitas olahraga Mempermudah sistem peminjaman fasilitas Harus ada pegawai profesional untuk menjaga fasilitas olahraga

Control Perbaikan • • •

Manajemen ITS bagian akademik mengeluarkan SK untuk membuka kelas berbahasa Inggris di jurusan. Berikutnya jurusan mengeluarkan SK untuk dosen yang mengajar kelas billingual dan bahasa Inggris Selain itu jurusan juga mengharuskan dosen pembimbing mahasiswa asing untuk memiliki sertifikat supervisor

Manajemen ITS bagian keuangan harus mengevaluasi penyerapan anggaran untuk pengembangan fasilitas lab, memudahkan birokrasi keuangan dan memantau penggunaannya • Selain itu harus ada pendataan umur fasilitas di lab dari jurusan agar mempermudah penganggaran biaya • Manajemen ITS bekerjasama dengan UPT harus meningkatkan kualitas layanan dan pengajaran di UPT. • Selain itu harus ada SK untuk UPT sebagai pengajar bahasa dan budaya Indonesia untuk mahasiswa asing •

B

B


B

Bidang IV bekerjasama dengan ITS IO senantiasa menjaga eksistensi dengan menyertakan ITS dalam berbagai forum dan mendaftarkan diri untuk peringkat dunia Harus ada perbaikan untuk pengelolaan asrama ITS yang dilakukan oleh pihak asrama dipantau oleh manajemen ITS. Pihak asrama juga harus mulai meningkatkan kualitas pelayanan melalui karyawannya Fasilitas olahraga harus mulai dikelola dengan lebih baik menyesuaikan dengan standar internasional dan disosialisasikan kepada mahasiswa mekanisme penyewaan dan lainlain. Fasilitas olahraga untuk lebih mempermudah administrasi dan dikelola oleh profesional sehingga mempermudah mahasiswa lokal maupun asing untuk mengakses fasilitas.

50

Control : Improvement Faktor Modal (Material/Non Material) Usulan Perbaikan Faktor Modal (Material/Non Material) ITS International Office perlu untuk melakukan sosialisasi SOP dan membuat sistem informasi dalam dua bahasa agar SOP tersebut dapat diupdate dan diakses secara berkelanjutan

Control Semua SOP terkait dengan aktivitas kerjasama internasional diupload dalam website IO dan disosialisasikan agar dapat terus diakses B

B • Melakukan evaluasi informasi apa sajakah yang paling sering diakses baik secara lokal maupun internasional • *Adanya data statistik ITS untuk diakses dan prestasi – prestasi ITS termasuk ranking nasional dan internasional

• Pengelolaan diserahkan kepada BKPKP selaku pengelola website ITS • Adanya mekanisme survey kepuasan terhadap website ITS akan membantu untuk fungsi kontrol • Semua jenis aktivitas kerjasama baik riset, pertukaran pelajar, dosen tamu, publikasi, dual degree harus didata oleh pelaksana (jurusan, ITS IO, pasca sarjana, dan LPPM) serta dilaporkan ke manajemen ITS

Harus ada mekanisme dokumentasi aktivitas kerjasama • Meningkatkan bargain power ITS dengan perbaikan internal • Perbaikan kualitas pengajaran • Memastikan kesepakatan harus reciprocal B • *Selektif terhadap mitra


B

Pengelolaan diserahkan kepada manajemen ITS untuk perbaikan baik bidang I, bidang II, bidang III, maupun IV • Jurusan, ITS IO, pasca sarjana, maupun manajemen ITS harus lebih selektif dalam menginisasi kerjasama. • Harus ada kriteria pemilihan mitra.

51

Control : Improvement Faktor Kebijakan dan Pengelolaan Usulan Perbaikan Faktor Kebijakan & Pengelolaan

Control • Pelaksanaan kebijakan dilaksanakan secara bottom-up dengan pengawasan dari pihak manajemen ITS • Jurusan melakukan review terhadap mitramitra internasionalnya dan melaporkan hasilnya kepada manajemen ITS • Kriteria kerjasama dari ITS harus masuk dalam review meski untuk kriteria lainnya diserahkan kepada jurusan

• Pelaksanaan kebijakan bottom-up untuk kerjasama internasional diperjelas mekanismenya. Selain itu harus dijelaskan kewajiban dan hak jurusan terkait kerjasama internasional. • Review kerjasama dilakukan oleh jurusan dengan batasan yang telah diberikan oleh manajemen ITS Mengembalikan peran dan fungsi fakultas untuk koordinasi B • Melakukan evaluasi informasi apa sajakah yang paling sering diakses baik secara lokal maupun internasional • *Adanya data statistik ITS untuk diakses dan prestasi – prestasi ITS termasuk ranking nasional dan internasional • Melakukan pelatihan bahasa Inggris untuk karyawan adimistratif • Membuat SOP pelayanan mahasiswa asing yang dari masing masing unit.

B


Fakultas kembali aktif sebagai koordinator antar jurusan sekaligus gate pertama informasi ke jurusan. Manajemen ITS harus mengevaluasi kembali struktur organisasinya karena banyak keluhan dari jurusan merasa beban terlalu berat. • Pengelolaan diserahkan kepada BKPKP selaku pengelola website ITS • Adanya mekanisme survey kepuasan terhadap website ITS akan membantu untuk fungsi kontrol • Pelatihan bahasa Inggris untuk karyawan dikelola oleh SDM bekerjasama dengan UPT bahasa • Masing-masing unit harus memiliki SOP pelayanan administratif untuk mahasiswa atau dosen asing

52

Control : Improvement Faktor Lingkungan Usulan Perbaikan Faktor Lingkungan • Mencari informasi keunggulan lokal seperti keunggulan Surabaya, daya tarik pariwisata dan ekonomi, 3 Why (Why Study at Indonesia, Why Study at Surabaya and Why Study at ITS) dan memasukkannya sebagai materi promosi • Mencari mitra yang tertarik untuk mengirimkan mahasiswanya ke negara berkembang Permasalahan imigrasi merupakan sesuatu yang ada di luar kendali ITS. Hal yang dapat dilakukan hanyalah memberikan layanan pendampingan untuk kepengurusan imigrasi Menyediakan informasi untuk mengakses fasilitas umum di Surabaya, (How to Live in Surabaya) Memberikan pengetahuan ini kepada mahasiswa maupun dosen asing sehingga mereka harus mempelajari Bahasa Indonesia for Survival

Usulan Perbaikan Faktor Lingkungan

• ITS International Office berperan memasukkan informasi terkait keunggulan lokal dan keunggulan ITS dalam materi promosi ke luar negeri • Memetakan mitra yang potensial mengirimkan mahasiswanya ke ITS


• ITS IO mendampingi mahasiswa maupun dosen asing untuk urusan keimigrasian. • Memberikan informasi terkait mekanisme keimigrasian kepada mahasiswa maupun dosen asing • ITS IO memberikan informasi kepada mitra tentang kehidupan di Surabaya dan di ITS serta senantiasa mendorong mitra untuk mengikuti program-program yang diselenggarakan ITS

• Memberikan pengetahuan tentang hal-hal yang menyebabkan culture shock untuk mahasiswa asing • UPT bahasa menjadi pusat belajar bahasa Indonesia untuk mahasiswa maupun dosen asing

53

Kesimpulan 1.

Hasil pengukuran performa kerjasama ITS menunjukkan bahwa performa kerjasama asing ITS masih sangat rendah yakni mencapai sigma 0 dengan DPMO hingga 945.205,47. Artinya di dalam 1 juta kali kesempatan kemungkinan terdapat cacat 945.205,47 atau mendekati probabilitas 1. Standar deviasi dari kerjasama juga sangat besar yakni mencapai 0,424. Performa kerjasama dengan variansi yang sangat besar menunjukkan lemahnya manajemen hingga pelaksanaan kerjasama tidak terarah.

2. Perlu usaha yang sangat besar untuk perbaikan kinerja ITS karena nature dari proses sangat jauh dibandingkan dengan spesifikasi yang diharapkan. Hal ini ditunjukkan dengan besarnya selisih control limits dengan specification limits.

54

Kesimpulan 3. Dari hasil penelusuran kategori kerjasama yang berpotensi menyebabkan cacat kerjasama justru adalah kerjasama yang prioritasnya besar yakni kerjasama riset, publikasi riset, pertukaran pelajar atau dosen, beasiswa join degree, dan beasiswa S2 atau S3. Hal ini menunjukkan salama ini ITS lebih banyak responsif terhadap peluang namun sangat lemah untuk mengarahkan kerjasama sesuai dengan prioritasnya. 4. Terdapat banyak improvement yang harus dilakukan dan melibatkan banyak sekali elemen-elemen dari ITS sebagai fungsi pelaksana dan fungsi kontrol. Untuk manajemen ITS sendiri harus melakukan penguatan dalam pengambilan kebijakan dan pengelolaannya. 55

Kesimpulan 5.

Dari hasil klasifikasi mitra, terdapat 4 mitra yang perlu dilanjutkan sedangkan 69 yang lain perlu untuk dievaluasi kembali untuk tetap dilanjutkan atau tidak karena tidak memenuhi spesifikasi kerjasama asing di ITS.

56

Saran Perbaikan 1. Usulan perbaikan ini dapat dimasukkan dalam strategi pengembangan kerjasama internasional ITS. 2. Kerjasama sebaiknya difokuskan kepada mitra yang strategis dan mitra yang potensial untuk perbaikan hingga kerjasama stabil. 3. Pelaksanaan usulan perbaikan ini harus melibatkan semua elemen di ITS karena sukses tidaknya kerjasama internasional bukan hanya tentang kinerja manajemen atau dosen tetapi seluruh elemen di ITS. 4. Harus dilakukan kajian lebih lanjut untuk kerjasama ITS dengan perusahaan.

57

LAMPIRAN Perhitungan Jumlah (Min-maks) Aktivitas Rata-rata judul riset (min/maks) per tahun / mitra

(1)

dengan r= jumlah judul riset Rata-rata publikasi (min/maks) per tahun/mitra

(2)

dengan p = jumlah publikasi Rata-rata pertukaran pelajar atau dosen (min/maks) per tahun/mitra

(3)

+ dengan pp = pertukaran pelajar pd = pertukaran dosen Rata-rata beasiswa dual degree (min/maks) per tahun/mitra

dengan dd = dual degree

(4)

BACK

NEXT

58

LAMPIRAN Perhitungan Jumlah (Min-maks) Aktivitas Rata-rata beasiswa S2/S3 (min/maks) per tahun/mitra

(5)

dengan S2/S3=beasiswa S2/S3 Rata-rata pelatihan/workshop (min/maks) per tahun/mitra

(6)

dengan p/w = pelatihan/workshop Rata-rata penyediaan fasilitas (min/maks) per tahun/mitra

(7)

dengan f= jumlah fasilitas Rata-rata jumlah konsultasi (min/maks) per tahun/mitra

(8)

Rata-rata aktivitas lainnya (min/maks) per tahun/mitra

(9) PREVIOUS

BACK

59

LAMPIRAN

Rekap BENCHMARKING STRATEGI KERJASAMA INTERNASIONAL 1.

Alur Pengambilan Kebijakan No

Nama Universitas

Pengambilan Kebijakan Kerjasama Internasional

1

Tsinghua University

2


Pure buttom up (faculty otonomy) Buttom up (fakultas dan divisi memiliki otonomi secara administrasi dan keuangan)

3


Top down

4

Salford University

Buttom up

5


Buttom up

6


Top down

BACK

NEXT 60

LAMPIRAN

Rekap BENCHMARKING STRATEGI KERJASAMA INTERNASIONAL 2. Tipikal kerjasama (open/selective) No 1 2 3 4 5 6

Nama Universitas Tsinghua University Erasmus University Rotterdam Beijing Institute of Technology Salford University Cambrian College of Applied Art & Technology Qingdao Technological University, QDC

Open/selective collaboration Selective collaboration Selective collaboration Open collaboration Open collaboration Selective collaboration Open collaboration

PREVIOUS

BACK

NEXT 61

LAMPIRAN

Rekap BENCHMARKING STRATEGI KERJASAMA INTERNASIONAL 3. Kebutuhan dokumen kerjasama Kerjasama mengharuskan adanya MOU atau tidak MOU diperlukan, tetapi tidak menutup adanya kerjasama tanpa MOU.

No

Nama Universitas

1

Tsinghua University

2


MOU diperlukan

3


MOU diperlukan

4

Salford University

MOU diperlukan

5


Tidak lagi melakukan penandatangan MOU untuk memulai kerjasama dan lebih fokus pada aktivitas riil

6


MOU diperlukan

PREVIOUS

BACK

NEXT 62

LAMPIRAN

Rekap BENCHMARKING STRATEGI KERJASAMA INTERNASIONAL 4. Strategi untuk mengaktifkan MOU yang pasif No

Nama Universitas

1

Tsinghua University

2


3


4

Salford University

5


6


Strategi untuk mengaktifkan MOU yang pasif Hasil review digunakan untuk menentukan MOU pasif atau aktif, berikutnya dilakukan reminder, jika tidak menunjukkan perubahan maka dianggap MOU sudah tidak berlaku Tidak ada cara yang khusus, lebih fokus pada sikap preventive yakni menghindari melakukan signing MOU sebelum adanya target ativitas yang riil Tidak ada strategi khusus, lebih banyak pada strategi preventive untuk tidak menjalin kerjasama tanpa aktivitas Tidak ada strategi khusus, lebih banyak pada strategi preventive untuk tidak menjalin kerjasama tanpa aktivitas 1. 2.

Tidak ada strategi khusus, lebih banyak pada strategi preventive untuk tidak menjalin kerjasama tanpa aktivitas MOU bukanlah gate untuk melakukan kerjasama.

Tidak ada strategi khusus

PREVIOUS

BACK

NEXT 63

LAMPIRAN

Rekap BENCHMARKING STRATEGI KERJASAMA INTERNASIONAL 4. Strategi menjaga stabilitas kerjasama internasional No

Nama universitas

Strategi untuk menjaga stabilitas kerjasama internasional

1

Tsinghua University

2


3


4

Salford University

5


Fokus pada universitas mitra yang telah ada dan stabil daripada menambah lagi jumlah partner. Memasukkan pengelolaan kerjasama dalam pembahasan top level menagament sehingga diperoleh langkah-langkah untuk mendorong perkembangan dan kenaikan neraca ilmu pengetahuan baik dari universitas dan para mitra. Menginisiasi adanya consortium dengan mitra yang strategis misalnya Sino-Spanish University Consortium, Sino-Russian-Belarussian University consortium. 1. College executive committees melakukan review setiap 4 bulan serta mengambil tindakan apa yang diperlukan agar setiap aktivitas kerjasama memenuhi target-target minimum 2. Menekankan penanaman nilai-nilai yang harus diemban oleh setiap staf baik akademis maupun non akademis dalam menjalin hubungan dengan mitra asing. Tidak ada strategi khusus untuk kestabilan kerjasama melainkan strategi general untuk: 1. Generate innovative growth, 2. Shape opportunity, 3. Foster success

6


Selalu menjaga komunikasi dan menerapkan keterbukaan

PREVIOUS

BACK

NEXT 64

LAMPIRAN

Rekap BENCHMARKING STRATEGI KERJASAMA INTERNASIONAL 5.

Strategi untuk mensukseskan kerjasama dalam bidang akademik No

Nama Universitas

1

Tsinghua University

2


3


4

Salford University

5


6


Strategi Kerjasama Internasional dalam bidang akademik 1. 2. 1. 2. 3. 1. 2.

Menyediakan mata kuliah berbahasa Inggris untuk S1 Menyediakan program berbahasa inggris untuk S2 Meningkatkan kualitas pendidikan berstandar internasional dengan menambah programprogram internasional Fokus pada mahasiswa baru yang berkualitas Memiliki dan terus meningkatkan kualitas program-program non-degree yang terakreditasi (executive & proffesionals education) Menyediakan program bahasa mandarin untuk menarik minat mahasiswa asing (6 tingkat) Membuat kelas-kelas billingual, dan 4 program S1 diajarkan dalam bahasa Inggris

Meningkatkan kualitas program-program internasional 1. Menyediakan fulltime post secondary program dan customized programs 2. Secara kontinyu memperbarui portofolio program untuk menyesuaikan dengan perubahan ilmu pengetahuan dan kebutuhan masyarakat Menyediakan program bahasa mandarin untuk mahasiswa asing (bahasa mandarin merupakan attractive point untuk mahasiswa asing tertentu)

PREVIOUS

BACK

NEXT 65

LAMPIRAN

Rekap BENCHMARKING PENGELOLAAN KERJASAMA INTERNASIONAL 1.

Review kerjasama internasional

No

Pengelolaan Kerjasama Asing

Review kerjasama (ada/tidak)

Pihak yang melakukan review kerjasama

1

Tsinghua University

Ada

Dilakukan review MOU oleh student global mobility dan faculty member kemudian dilaporkan ke international office dan oleh international office ke manajemen universitas

2


Ada

Faculty member melakukan review dan memutuskan apakah lanjut atau tidak

3


Ada

Review dilakukan oleh international office setiap periode

4

Salford University

Ada

Dilakukan monitoring dan evaluasi mitra setiap quarter period oleh college executive committees dan dilaporkan ke university executive committees

5


Ada

Dilakukan review setiap 5 tahun sekali oleh manajemen universitas

6


Ada

Review dilakukan oleh international office setiap periode

PREVIOUS

BACK

NEXT 66

LAMPIRAN

Rekap BENCHMARKING PENGELOLAAN KERJASAMA INTERNASIONAL 2. Kriteria pemilihan mitra No


Kriteria pemilihan mitra

1

Tsinghua University

Sangat bervariasi karena berdasarkan pilihan dari faculty member

2


1. Berdasarkan pilihan faculty member, 2. Sejarah 3. Reputasi, 4.Kurikulum

3


1. Stabilitas, 2. Jumlah aktivitas riil , 3. Jumlah mahasiswa keluar dan masuk

4

5

6

1. Salford University 2. 3. 1. Cambrian College of Applied Art 2. & Technology 3. 4. 1. Qingdao Technological University, 2. QDC 3.

Kesamaan nilai atau prinsip dalam kerjasama Menawarkan kerjasama dengan aktivitas riil, Pilihan dari faculty member Rangking Kesesuaian kurikulum Keuntungan finansial, Perusahaan yang mampu meningkatkan competitiveness dari lulusannya di bursa kerja. Reputasi Rangking Informasi website

PREVIOUS

BACK

NEXT 67

LAMPIRAN

Rekap BENCHMARKING PENGELOLAAN KERJASAMA INTERNASIONAL 3. Kriteria pengelompokan mitra No


Pengelompokan mitra

1

Tsinghua University

Partner dikelompokkan menjadi partner strategis dan non strategis

2


Partner dikelompokkan ke dalam partner strategis dan non strategis

3


Partner dikelompokkan menjadi partner strategis dan non strategis

4

Salford University

Partner dikelompokkan dalam Knowledge Transfer Partnership (KTP) dan Non Knowledge Partnership.

5

Cambrian College of Applied Art Aktif dan tidak aktif & Technology

6


Aktif dan tidak aktif

PREVIOUS

BACK

NEXT 68

LAMPIRAN

Rekap BENCHMARKING PENGELOLAAN KERJASAMA INTERNASIONAL 4. Peran dan manajemen internasional office No


1

Tsinghua University

2


3


4

Salford University

Manajemen international office (dosen/professional)

Peran international office International office berperan sebagai fasilitator kerjasama asing saja, sedangkan penerimaan mahasiswa asing dan pertukaran pelajar dilakukan oleh Student Global Mobility Department, Internasional office sebagai fasilitator kerjasama asing saja, sedangkan penerimaan mahasiswa asing and pertukaran pelajar dilakukan oleh divisi yang lain 1. Mengembangkan dan mengimplementasikan hasil review kerjasama internasional 2. Mempromosikan BIT 3. Menentukan standar untuk pengembangan dan pembaruan kerjasama 4. Menjadi penghubung dengan pemerintah 5. Mempromosikan program internasional, 6. Mengundang dan menjadi tuan rumah tamu internasional 7. Mendampingi dan menyediakan pendanaan untuk program exchange 8. Mendampingi dan menyediakan pendanaan untuk research collaboraion 9. Memfasilitasi perjalanan dinas internasional

1. 2. 3.

5


1. 2. 3. 4. 5.

6

Qingdao Technological University

1. 2.

Mendampingi mitra perusahaan yang potensial untuk memperoleh akses Mengecek eligibilitas partner apakah sesuai standar atau tidak, Penerimaan mahasiswa asing, Menyusun laporan akhir untuk kerjasama international Menginisiasi dan melaksanakan proyek internasional Mendukung internasionalisasi kampus dan kurikulum Menjadi tuan rumah tamu asing Merespon permintaan untuk pelatihan Menyediakan semua proposal pelatihan Fasilitator dan initiator kerjasama asing Penerimaan mahasiswa asing

PREVIOUS

BACK

Direktur dan staf adalah profesional bukan dosen Direktur dan staf adalah profesional bukan dosen

Jumlah Staf 50 13

Direktur dan staf adalah profesional bukan dosen

15


n.a


n.a


5

69

Hasil Evaluasi Efektivitas MOU ITS dengan Mitra Internasional dan. dengan Pendekatan Lean Six Sigma

Recommend Documents