1 Handreiking Werkprocessen in Kaart Het implementatieteam van ActiZ en GGD Nederland ondersteunt organisaties om een goed werkend digitaal dossier vo...
Handreiking Werkprocessen in Kaart Het implementatieteam van ActiZ en GGD Nederland ondersteunt organisaties om een goed werkend digitaal dossier voor de jeugdgezondheidszorg (DD JGZ) te realiseren. Onderdeel van een goede implementatie is het in kaart hebben van de werkprocessen. Het primaire doel van de activiteiten van de Jeugdgezondheidszorg (JGZ) is het bevorderen en beschermen van de gezondheid en ontwikkeling van alle jongeren van 0-19 jaar. Om onder andere de kwaliteit van de JGZ verder te verbeteren, wordt in het hele land het Digitaal Dossier JGZ (DD JGZ) ingevoerd. Het DD JGZ kan deze extra kwaliteit bieden door onder andere kwalitatief hoogstaande informatie (digitaal) toegankelijker te maken. De kwaliteit van deze informatie hangt van vele factoren af en een juist werkproces rond het DD JGZ is een essentieel onderdeel hiervan. De werkprocessen bij JGZ organisaties veranderen door de invoering van het Digitaal Dossier JGZ. De beschrijvingen van deze processen zullen dus ook, om de kwaliteit te waarborgen, aangepast moeten worden. Deze handreiking is voor die organisaties die nog bezig zijn om werkprocessen in kaart te brengen of die deze met de komst van het DD JGZ willen herzien. Werkprocessen rondom het voeren van de verschillende contactmomenten, overdracht, planning, rapportages, cliëntadministratie, etc. zullen nu aan herziening toe zijn. Leeswijzer In deze handreiking behandelen we eerst een aantal elementen die betrekking hebben op werkprocessen van het DD JGZ. Vervolgens gaan we in op praktische informatie over werkprocesbeschrijvingen. Tot slot geven we een aantal voorbeelden van hoe deze er uit kunnen zien.
1. Werkprocesbeschrijving Een werkprocesbeschrijving omschrijft hoe gewerkt wordt, of zou moeten worden. Het geeft zicht op bestaande structuren, de rollen van verschillende betrokkenen, verantwoordelijkheden, de acties en gevolgen. Alle belangrijke werkwijzen worden geborgd in werkprocesbeschrijvingen. Werkprocesbeschrijvingen zijn natuurlijk niet nieuw. Het DD JGZ echter wel en het systeem heeft op (bijna) alle werkprocessen invloed. Bovendien wordt de kwaliteit van het DD JGZ mede door goede werkprocesbeschrijvingen bepaald. 1.1 Het beschrijven van de processen Een goede implementatie van het DD JGZ in het kader van de werkprocessen vraagt om een combinatie van sturing van het management en een integratie van obstakels die de zorgprofessionals tegen komen. Het is belangrijk om al in een vroeg stadium over aanpassingen van de werkprocessen aan de hand van de invoering DD JGZ na te denken. Het is verstandig om integraal naar alle werkprocessen te kijken en te bepalen hoe deze zo goed mogelijk in het werken met het DD JGZ gepast kunnen worden. Bij het aanpassen van de werkprocessen ben je in ieder geval op drie niveau‟s afhankelijk van randvoorwaarden: de werkprocessen die er al zijn, vanuit de HKZ certificering en vanuit de (systeem)werkbaarheid met het DD JGZ. 1 Bestaande werkprocessen. Welke werkprocessen zijn er al? „Oude‟ werkprocessen zijn er natuurlijk niet voor niets. Het is verstandig deze werkprocesbeschrijvingen goed in kaart te hebben. Ook is het aanbevelingswaardig vragen achter deze beschrijvingen te stellen en te inventariseren. Dus, waarom hebben we ooit deze processen opgesteld? Onderzoek waar overlapping ligt en welke beschrijvingen essentieel zijn. Het is ook goed om nog eens kritisch te kijken naar werkprocesbeschrijvingen die toch niet lekker lopen. Waar en waarom loopt het niet lekker? Al deze informatie gaan we gebruiken bij het opstellen van de nieuwe of aangepaste werkprocessen. 2 Certificeringen. Vanuit kwaliteitsoogpunt zijn er ook certificeringen waarmee we rekening moeten houden. Probeer in kaart te brengen in welke werkprocessen deze eisen zitten ver-
3
werkt. De HKZ certificering kan gebruikt worden om aan te geven wat nodig is om aan alle voorwaarden te voldoen en het kan behulpzaam zijn bij het inrichten van werkprocessen. Eisen werkbaarheid DD JGZ. Het DD JGZ heeft eigen eisen voor wat werkbaar is. Zo zijn er de invulvelden (veelal BDS gerelateerd) en momenten waarop de professional deze velden kan invoeren. Het DD JGZ is niet altijd beschikbaar. Denk hierbij aan mobiel werken (met laptops en draadloos internet). Hier moet ook over nagedacht worden (kijk op het forum voor de handreiking mobiel werken). Deze hebben beperkingen zoals de duur van de batterij, dekking van het netwerk, enz. Maar zorgen ook voor flexibiliteit en minder extra handelingen, zoals op locatie met papieren dossier en daarna digitaal invoeren wel heeft. Voor deze processen moeten ook beschrijvingen worden ontwikkeld.
1.2 Wanneer? Vaak wordt er voor gekozen om herziening of uitwerking van werkprocessen uit te stellen tot de medewerkers enige ervaring hebben met het werken met het DD JGZ. De druk die de implementatie van het DD JGZ op organisaties legt verklaart vaak waarom organisaties nog niet alle werkprocessen in kaart hebben. Let wel op dat de verantwoordelijkheid zo bij de medewerkers wordt neergelegd. Dit uitgangspunt heeft als voordeel dat de oplossingen vanaf de werkvloer worden bepaald. Risico‟s van deze aanpak zijn dat dit a) veel tijd vraagt bij de werknemers, b) er op verschillende locaties andere werkwijzen ontstaan, c) het overzicht vaak ontbreekt, d) er niet adequaat gestuurd kan worden op efficiënte en effectieve werkwijzen en e) er vervuiling van het DD JGZ kan ontstaan. In de regio Zuid-Limburg is ervoor gekozen om de medewerkers eerst te laten wennen aan het werken met het DD JGZ. Zij noteerden vragen die ze hadden en na verloop van tijd werden met behulp van een werkgroep de werkprocessen aangepast. Ervaring met deze werkwijze is dat er veel tijd verloren is gegaan doordat verschillende medewerkers met dezelfde problemen zaten. 1.3 Wie? Het in kaart brengen van een werkproces kan bij een kwaliteitsmedewerker of kwaliteitsafdeling liggen. Niet iedere organisatie heeft een dergelijke medewerker - of team - in dienst. Wel is aan te raden om een persoon of een (klein) team hiervoor verantwoordelijk te stellen. Deze persoon is inhoudsdeskundige op het gebied van het DD JGZ, het proces en heeft contact met de gebruikers. Regelmatige herzieningen van werkprocessen en kwaliteitsbewaking kunnen bij deze verantwoordelijk(e) worden neergelegd. Bij de invoering van het DD JGZ is het goed om een werkgroep in te stellen. Hier kunnen, naast de kwaliteitsmedewerker, gebruikers, een trainer en ook de applicatiebeheerder plaatsnemen. Werkprocessen hebben vele belanghebbenden. Het is belangrijk om een aantal vertegenwoordigingen te betrekken bij de aanpassing hiervan. Applicatiebeheerders hebben ervaring met het ontwikkelen van applicaties en de functionaliteiten van het DD JGZ, maar kennen de werkprocessen van de jeugdgezondheidszorg meestal minder goed. Een goede heldere uitwerking van de werkprocessen tussen de professional en de applicatiebeheerder zorgt voor een betere vertaling van werkprocessen op de werkvloer en het DD JGZ. 1.4 Niveau van de werkprocesbeschrijving Tot welk detail moet een werkproces beschreven worden? Een zeer gedetailleerd werkprocess kan werknemers belemmeren en bureaucratie in de hand werken. Ook zullen overbodige regels en bureaucratie het werk van de zorgprofessional niet ten goede komen. Aan de andere kant leidt een gebrek aan structuur en duidelijkheid over verschillende verantwoordelijkheden tot een inefficiënte werkomgeving. De kwaliteit van de dienstverlening gaat omhoog als de professional niet te veel tijd kwijt is met secundaire processen. Het DD JGZ is een uitgesproken kans om hier mee aan de slag te gaan. Het beschrijven van werkprocessen is goed voor zowel de primaire als secundaire processen die de professional ondersteunt in zijn of haar werk.
2
Bij het ontwerpen van de werkprocessen is het van belang dat er vanuit de basis wordt gewerkt, bureauzaken moeten op orde zijn: zoals uniform registeren, niet overbodig registreren, slim registreren, duidelijke werkprocessen, enzovoort. Dit leidt tot kwaliteit van de JGZ, minder bureaucratie en hogere werkvreugde. Zoek een goede balans tussen professieverantwoordelijkheden en bureaucratie. De kracht en professionaliteit staan voorop. 1.5 Minimaliseren productieverlies In de Handreiking: ‘Aanpak reductie Productieverlies bij invoering van het Digitaal Dossier JGZ’ is beschreven dat een heldere en gedetailleerde werkprocesbeschrijving al in een begin stadium van de implementatie van het Digitaal Dossier JGZ bijdraagt aan minder productieverlies. Uniformiteit van werkwijze in het werkproces rondom planning en registratie zorgt ervoor dat je organisatiebreed aanpassingen eenvoudig kunt doorvoeren en effecten kunt monitoren. Naast het denken in termen van het minimaliseren van productieverlies, is het belangrijk om bij het ontwerpen van de werkprocessen te denken in termen van winst. De invoering van het DD JGZ is ten behoeven van de kwaliteit van de zorg, maar zeker ook om logistieke processen zoals het opzoeken van dossiers te versnellen. Bij het opstellen van nieuwe werkprocessen kun je zoeken naar winst. Vermindering van bureaucratie leidt weer tot meer tijd voor de primaire taken van de professional en een hogere kwaliteit van de dienstverlening. Uit een onderzoek naar productieverlies blijkt dat professionals de impact van het DD JGZ als minder ingrijpend ervaren wanneer de inhoud vergelijkbaar is met het voor hun herkenbare papieren dossier. Een duidelijke werkprocesbeschrijving voorafgaand aan de inrichting van het digitale dossier laat de ruimte om de inrichting van het DD JGZ zo veel mogelijk aan te passen aan de werkwijze, in plaats van andersom. JGZ Kennemerland is een organisatie die haar werkprocessen voor de start met het DD JGZ uitgebreid had beschreven. Zij hadden dan ook weinig tot geen productieverlies en zijn – mede door een goede fasering – in korte tijd terug gekomen op het „oude‟ aantal contactmomenten. 1.6 Secundaire werkprocessen Naast werkprocessen voor de medewerkers die direct met de client te maken hebben, zijn er ook die indirect van groot belang zijn voor de kwaliteit van het DD JGZ. Een voorbeeld zijn de werkprocessen rond de helpdesk van het DD JGZ. Bij iedere implementatie zijn er vragen en opmerkingen rond het functioneren van het DD JGZ. Ook als het DD JGZ inmiddels draait, is het van groot belang dat er een structurele en voor iedereen duidelijke wijze van feedback op het gebruik is. Een helpdesk voor de korte vragen en opmerkingen, en een werkgroep met beslissingsbevoegdheid voor de grotere uitdagingen. GGD Hollands Midden heeft een vastelijnstructuur naast de projectstructuur voor de invoer van het DD JGZ ingesteld. De vastelijnstructuur bestaat uit een applicatiebeeer voor vragen en/of opmerkingen, een adviesraad die bekijkt of opmerkingen binnen reeds gemaakte beslissingen opgelost kunnen worden en een managementgroep met beslissingsbevoegdheid die ingrijpende veranderingen kan goedkeuren. 1.7 Conclusie We stellen het volgende vast: De invoering van het DD JGZ zorgt voor een verandering van de werkprocessen. De werkprocesbeschrijvingen zullen uiteindeljk hieraan aangepast moeten worden. Het tijdstip van de aanpassing is van groot belang voor een succesvolle overgang naar het werken met het DD JGZ. De mate van detail waarin de processen worden beschreven is een afweging tussen houvast en ruimte voor en vertrouwen in de zorgprofessional. Heldere werkprocesbeschrijvingen dragen bij aan het terugdringen van productieverlies.
3
Een aangepaste werkprocesbeschrijving aan de hand van het DD JGZ moet streven naar kwaliteitswinst. De invoering van het DD JGZ vraagt om goede samenwerking tussen zorgprofessionals, managers en bestuurders en applicatiebeheerders.
2. Praktische informatie voor de organisatie We hebben in bovenstaande paragraaf het belang van een goede werkprocesbeschrijving beschreven en aandachtspunten bij het aanpakken van deze uitdaging. We vervolgen deze handreiking met hoe werkprocessen in kaart gebracht kunnen worden.
Een werkproces in kaart gebracht Een werkproces kan op verschillende manieren beschreven of gevisualiseerd worden. Vaak zijn schema‟s overzichtelijker dan uitgeschreven tekst. Het is aan te raden om werkprocessen zo concreet mogelijk te omschrijven: wie doet wat en wanneer Belangrijk is om mee te nemen dat er meerdere niveaus binnen een werkproces zijn te onderscheiden. Voor een manager is het relevant om te kijken op het tactisch niveau van een werkproces. Hierin staat de lijn van het proces beschreven. Voor medewerkers is er veelal sprake van een werkinstructie (een handleiding). Deze werkinstructie is in sommige gevallen onderdeel van een werkprocesbeschrijving, soms zijn dit losse beschrijvingen. De werkinstructie heeft als belangrijkste kenmerk dat de medewerker aan de hand van deze instructie zelfstandig de procedure kan uitvoeren. Analyse van een werkproces bestaat uit: identificatie van processen/taken beschrijving van de processen/taken inclusief hun onderdelen (de subprocessen) identificatie van de ontvangen of gecreëerde documenten plus de gebruikte applicaties. Werkprocessen worden vaak in stroomschema‟s weergegeven. Werkinstructies worden veelal in een schema weergeven (zie voorbeelden van beide hieronder). Binnen sommige werkprocesbeschrijvingen zijn al werkinstructies opgenomen. Hieronder zijn twee voorbeelden van werkprocesbeschrijvingen weergegeven. Daaronder is een voorbeeld van een schematische weergave van een werkinstructie te zien.
Structured Analysis and Design Technique (SADT) Een bekende internationale standaard voor het beschrijven van systemen en werkprocessen is SADT. Zie http://en.wikipedia.org/wiki/Structured_Analysis_and_Design_Technique De methode is gebaseerd op het beschrijven van activiteiten, aan de hand van de input van informatie, de output (het resultaat), de trigger (control) waarmee de activiteit gestart wordt en de ondersteunende resources die nodig zijn om de functie uit te voeren. De methode kenmerkt zich door zijn schaalbaarheid, binnen een proces kun je weer allerlei subprocessen definieren.
Veel moderne tekenprogramma‟s, zoals Microsoft Visio, hebben deze standaard als functionaliteit beschikbaar, waardoor het tekenen van werkprocessen makkelijk wordt.
4
Een ander en bekender voorbeeld van werkprocesbeschrijving is een zogenaamde flowchart. Hieronder geven we een voorbeeld van een dergelijk diagram. Voorbeeld 1: Schematische weergave werkproces Start
activiteit
activiteit
beslissing
document
NEE
JA
Start / einde
beslissing
JA Activiteit
NEE NEE
beslissing
JA
Beslissing
Document
activiteit Gegevensactiviteit
bestand
Einde
5
Voorbeeld 2: Schematische weergave werkproces In onderstaand voorbeeld is er voor gekozen om de blokken geen waarde te geven, zoals in bovenstaand voorbeeld wel is gedaan. In onderstaand stroomdiagram wordt wel direct aangegeven wie welke actie uitvoert.
G=
,M=
Verantwoordelijke
,O=
Aanmelding geboortegegevens Kraam/ verloskundige/ ziekenhuis / GBA
M: administratie kraamzorg O: klantenservice G: secretariaat neemt gegevens aan
Koppelt pasgeborene aan cb-team via postcode
Geeft geboorte bericht door aan screeners
Belt ouders en plant screening huisbezoek
Nieuwe screening
Invoeren in het DD-JGZ
Koppeling via DD-JGZ
Moeten kunnen plannen via DD-JGZ
Voert screening uit
Registreert uitslag in DD-JGZ
onvoldoende voldoende
klaar
Voorbeeld 3: Een (fictieve) werkinstructie beschrijving in de vorm van een schema: Eigenaar: Betrokken instellingen: Doel: Doelgroep:
Toepassingsgebied: Datum: Versie:
Afdelingshoofd Het hof, de hofstede Het integraal dossier JGZ 0-19 jaar is op uniforme wijze overgedragen A. Kinderen waarbij geen extra zorg tussen de leeftijd van 3 jaar en 9 maanden en 5 jaar nodig is. B. Kinderen waarbij in deze tussenliggende periode een kleine follow-up b.v. gezichtscherpte, lengte of gewicht of vaccinatie moet worden uitgevoerd. Et cetera…. Medewerkers JGZ 0-4 jaar Thuiszorgorganisaties Medewerkers JGZ 4-19 jaar GGD 19 mei 2010 2.0
Vervolgens wordt stap voor stap (vaak in een schema) beschreven welke stappen wie moet nemen: Stap Omschrijving 1 Tijdens het consult bij 3 jaar en 9 maanden registreert de medewerker JGZ 0-4 jaar de school in het Integraal Dossier JGZ 2. Er wordt een samenvatting gemaakt door de CBarts. Criteria conform gebruikershandleiding Actiz/GGDNL 2006
Activiteit School registreren in tabblad school
Verantwoordelijke Documentatie medewerker JGZ 0-4 Overzicht scholen jaar BO met teams
Dossierinfo samenvatting zuigeling-en peutertijd
CB-Arts JGZ 0-4 jaar
6
3. Voorbeelden van werkprocessen In deze handreiking hebben we het belang van - en praktische informatie voor - werkprocessen en daaraan gekoppelde werkinstructies gegeven. Tot slot geven wij een aantal voorbeelden van werkprocessen. De voorbeelden van organisaties die hierin zijn benoemd gaven toestemming om de werkprocessen/instructies te gebruiken. Dit is echter vertrouwelijk en alleen ter inzage voor andere JGZ-organisaties. 3.1 Welke werkprocessen zijn te onderscheiden? Binnen een JGZ-organisatie zijn vele werkprocessen te omschrijven. In deze handreiking leggen wij echter de nadruk op werkprocessen die worden beïnvloed door de implementatie van het digitaal dossier. Er zijn een aantal werkprocessen die mogelijk veranderen met de komst van het DD JGZ. Te denken valt hierbij aan:
Voeren van (speciale) contactmomenten: wanneer „op indicatie‟, wanneer wordt verwezen, wie vult wat waar in
BSN-procedure – het ministerie van VWS is bezig met een algemene procedure beschrijving
Invoeren gegevens uit papieren dossiers/formulieren
Proces voor werken op locatie en wat te doen wanneer niet met het DD JGZ gewerkt kan worden
Overdracht 0-4 naar 4-19 jaar; overdracht dossier naar andere organisaties
Afsluiting Deze handreiking is ter indicatie en stimulans om aan de slag te gaan met uw werkprocessen. Wij vragen u graag op om deze voorbeelden aan te vullen en uw werkprocessen te plaatsen op het online projectleiderplatform. Bekijk het projectleidersplatform op invoeringddjgz.ning.com
7
Bijlage 1: Voorbeelden werkprocessen Hieronder zijn verschillende voorbeelden van werkprocessen opgenomen ter inspiratie. Helpdesk (HM)
BEH 001
Onderwerp: Onderdeel: Hoofdstuk: Proces: Doel:
Kwaliteitshandboek RDOG HM Financieel en algemene zaken Beheerorganisatie Incidenten aanmelden
Pagina: Auteur: Datum: Eigenaar:
1. Aanmelder
4. Servicedesk medewerker Valent
2. Servicedesk medewerker RDOG HM
5. Servicedesk medewerker Vierstroom
3. Behandelaar
6. Servicedesk medewerker ActiVite
8 van 26 20 april 2010
1
2
3
4
5
6
U
U
U
B
B
B
B
B
B
B
B
B
U
U
U
U
U
U
Ref.
B: Beslissen U: Uitvoeren A: Adviseren
Start
De aanmelder meldt het incident bij de eigen servicedesk aan.
Aanmelden incident
De servicedesk medewerker registreert het incident.
Incident
Registreren incident
U
Betreft het een technisch incident? Technisch?
NEE
JA Binnen
Betreft het een technisch incident dat in de eigen beheersfeer valt?
JA
(1)
eigen beheer? NEE NEE
Betreft het een applicatie inhoudelijke vraag? Applicatie inhoudelijk? JA
Afhandelen incident binnen eigen organisatie Escaleren naar servicedesk RDOG HM
Indien het geen applicatie inhoudelijk incident is óf een technisch incident dat binnen de eigen beheersfeer valt, dan afhandelen binnen de eigen organisatie. Indien het wel een applicatie inhoudelijk incident is óf een technisch incident dat buiten de eigen beheersfeer valt, dan escaleren naar de RDOG HM.
(2)
Doorzetten naar behandelaar
OPLOSSEN INCIDENT
8
Een servicedesk medewerker van de RDOG HM zet het probleem door naar de behandelaar
U
(3)
U
Start / einde
Activiteit
Beslissing
Document
GegevensGegebestand vensbestand
Wilt u meer informatie over deze werkomschrijving, neem dan contact op met: Remco Verstoep Bedrijfskundig informatieanalist Regio Hollands Midden - [email protected]
Kind in beeld In een eerder gepubliceerde handreiking „Kind in Beeld‟ staat welke algemene werkafspraken en uitzonderingen er zijn bij het in beeld brengen en houden van een kind. De hierin genoemde processen zijn nuttig om in een werkprocesbeschrijving en/of werkinstructie op te nemen. Een voorbeeld kan worden gevonden in „afhandeling voor overdracht‟: Een dossier wordt overgedragen in de volgende situaties: Als het kind 4 jaar wordt; Bij verhuizing van het kind buiten het werkgebied; Bij verandering van school of schooltype buiten het werkgebied. Voordat het digitaal dossier wordt overgedragen, handelt de verantwoordelijk JGZorganisatie het volgende af: controleer of er toestemming is voor overdracht van het digitaal dossier. Heeft de wettelijk vertegenwoordiger geen toestemming gegeven dan moet het voor het kind verantwoordelijke team zorgen dat het DD JGZ de overdracht blokkeert; controleer of de (eventueel afgesproken extra) zorg voor het lopende jaar is uitgevoerd; maak duidelijke, passende en sluitende afspraken met de JGZ-organisatie waarnaar het dossier wordt overgedragen, indien er nog openstaande JGZ-taken zijn. De JGZtaken worden conform die afspraken afgehandeld; noteer schoolkeuze (indien bekend); Aanmelden Nieuw Geborene (ZL) (Contactmoment, Planning, Cliënt aanmelden) Op de volgende pagina‟s verder uitgewerkt.
9
G=
,M=
,O=
Aanmelding geboortegegevens Kraam/ verloskundige/ ziekenhuis / GBA
M: administratie kraamzorg O: klantenservice G: secretariaat neemt gegevens aan
Aanmaken DD-JGZ
Invoeren in het DD-JGZ Koppelt pasgeborene aan cb-team via postcode Koppeling via DD-JGZ
Geeft geboorte bericht door aan screeners
Belt ouders en plant screening huisbezoek
Moeten kunnen plannen via DD-JGZ
Voert screening uit
klaar Nieuwe screening
Registreert uitslag in DD-JGZ
voldoende onvoldoende Kan te alle tijden overzicht van totaal aantal geborenen binnen wijk oproepen
Geeft geboortebericht aan M: verpleegkundige O: verpleegkundige G: doktersassistente
Controleert of cb-nummer juist is en evt koppelen kind aan cb-arts. Mogelijkheid koppelen van evt broers /zussen Te alle tijden de mogelijkheid hebben om zelf kinderen in te voeren Bij keuze ouders geen cb te willen bezoeken code elders in zorg of andere mutaties kunnen invoeren Plannen huisbezoek via agendaplanning DD-JGZ
Verpl. belt ouders en plant huisbezoek
Uitvoeren postnataal huisbezoek
Plant 1e cb- afspraak en kan hierbij mogelijkheden of beperkingen invoeren die steeds goed zichtbaar blijven Registreren van gegevens in DDJGZ
Registreren gegevens in DD-JGZ en ALTIJD doorplannen van vervolgafspraken in DD-JGZ
Zuigelingenconsult
Cb-assistente / Doktersassistente
Meten/wegen kinderen en nieuwe afspraken plannen
Het kunnen oproepen van kinderen die niet doorgepland zijn(voorkomen van uitzicht verdwijnen )
verpleegkundige
Consult voering van zuigeling
Het dossier van het kind kunnen oproepen
arts
Consult voering van zuigeling
In scherm de exacte leeftijd van het kind en het soort consult zichtbaar krijgen Signaleringen of afwijkingen in een oogopslag zichtbaar krijgen Vaste structuur in systeem die voor iedereen werkbaar/herkenbaar is Verwijsbrieven kunnen aanmaken Registreren bevindingen van het consult en kunnen aanvullen van gegevens Elektronische informatie kunnen uitwisselen met externe partners Wijzigingen/aanvullingen kunnen doen in DD-JGZ en vervolghandelingen kunnen plannen
nabespreking
Volgen protocol van eigen organisatie
NVZB/ non-bereik
Gegevens kunnen registreren en bevindingen kunnen aanvullen in DD-JGZ Kunnen oproepen en uitprinten van bijbehorende brieven Het kunnen oproepen van kinderen met GBA-nummers, maar onbekend bij ons
Laatste consult met 14 mnd
Cb-assistent / doktersassistente
Per type consult ( vp of arts) per team
peuterconsult
Cb-assistent / doktersassistente
Doorplannen volgend consult
Inplannen van kinderen wanneer ze opgeroepen moeten worden voor het peuterconsult
Systeem kan aangeven of er voldoende cb’s zijn ingepland op basis van aantal peuters, of geeft een signaal wanneer een bepaalde norm wordt overschreden Kunnen oproepen van kinderen adhv leeftijd of indicatieconsult Overzicht krijgen van hoeveelheid kinderen die nog geen afspraak hebben Aanmaken en kunnen uitprinten van oproepbrieven 11
Het kunnen oproepen van kinderen die niet doorgepland zijn ( voorkomen van uitzicht verdwijnen ) Cb-assistent / doktersassistente
Meten/wegen kinderen
Registreren gegevens in DD-JGZ
verpleegkundige
Consult voering van peuter
Zie 7 stappen van consult doen bij zuigeling
arts
Consult voering van peuter
Wijzigingen/aanvullingen kunnen doen in DD-JGZ en vervolghandelingen kunnen plannen
Nabespreking
NVZB/Non bereik
Volgen protocol eigen organisatie
Zie 3 stappen van NVZB / Non bereik bij zuigeling
NVMB
Afmelding via klantenservice of cb
In DD-JGZ nieuwe afspraak kunnen maken in agendaplanning
Kind 4 jaar
Overdracht door cb-arts naar GGD, inclusief kinderen elders in zorg
Verplicht velden definiëren ivm volledigheid gegevens bij overdracht Mogelijkheid om risico kinderen te herkennen
verhuiskinderen
Aanmelding via secretariaat / cb -team
Opvragen papieren of digitaal dossier
Dossier aanmaken in DD-JGZ
Inplannen afspraak voor cb of hb
Buiten regio gaan verhuizen actie door vp, arts, cb- / dokters assistente, secretariaat
Code kunnen invoeren dat er zorg elders is en dat dossier verstuurd is
12
aanmaken nieuw dossier/NIZ in DD-JGZ
Aanmelding nieuwe zuigeling via Kraamzorg/RIVM/azM secretariaat koppelt kind aan een cb-team (analoog) en stuurt formulier naar cb-team DA Hep.B melding via RIVM
aanmeldingsformu lier kind ontvangen via het secretariaat
DA
invoeren kind met NAW, HA, telefoon in het DD
DA maakt aantekening in DD-JGZ (onder opmerking)
DA
dossier koppelen aan eigen team arts verwerkt info in registratie 4 wk DA ouder(s) bellen, & controleren NAW gegevens
DA
afspraak 4 en 8 wk inplannen Arts DA
groeiboekje invullen
DA
activiteit voor VP voor postnataal hb maken VP ouder bellen voor afspraak postnataal hb
VP
DD-JGZ
13
proces screeningshuisbezoek
aanmelding geboorte bij het secretariaat
secr.
NAW kind invoeren in de screeningslijst
secr.
screenster plant kind in
screenster belt ouders/ verzorgers voor afspraak
screening wordt uitgevoerd
screenster op kantoor: per kind registratie screeninghuisbezoek in DD screenster
gehoorstatus invullen in DD
14
cb-planning
juni
continu december
voorlopige berekening # cb's per team voor volgend jaar
defintieve berekening # cb's per team
aanvraag extra cb
geen akkoord DA
toestemming voor extra cb via manager
secretariaat
akkoord
informeren teams over de aantallen
december
juni
DA maakt voorstel datum
DA plant cb's voor 2e helft van volgend jaar
DA plant cb's voor 1e helft van volgend jaar
DA geeft data door aan secr.
secr. reserveert ruimtes bij de receptie
secr. maakt de roosters (met vervangers) in mlCAS
Eind
15
planningsproces peuters
DA geeft plandatum aan kind na elk peuter-consult (vanaf 14 mnd)
begin v/d maand
DA draait overzicht van kinderen voor volgende maand
DA plant deze kinderen in en maakt een uitnodigingsbrief per kind
DA stuurt brief naar de ouder/ verzorger
datum niet geschikt
datum geschikt
ouder/verzorger belt voor een nieuwe afspraak (bij eigen DA)
geen reactie van ouder/ vezorger
DA annuleert de oude en plant nieuwe afspraak in
kind verschijnt op cb
16
proces 18 maanden consult
arts: na 14 mnd consult aangeven welke vorm van 18 mnd nodig is
Consult
Huisbezoek
telefonisch contact
DA maakt activiteit voor VP (datum 1e v/d maand 18 mnd)
DA maakt plandatum
VP maak begin van de maand afspraak met ouders
uitvoering 18 mnd consult
17
prenataal huisbezoek
signalen van ketenpartners
risicosiganlering intern
VP maakt afspraak prenataal hb
Hb wordt met cbarts voorbesproken
hb wordt uitgevoerd en in een verslag vastgelegd
VP
bevindingen met cb-arts nabespreken cb-team
zonodig zorgtraject starten
VP registraties en notities in een klapper bewaren tot bevalling
per team een klapper voor prenatale zorg maken
VP
na de geboorte: notities inscannen en koppelen aan het dossier
18
Infomateriaal (folders/ brochures)
groeiboek
veiligheidskaarten
voedingskaarten
DA voelt de NAW en afspraken 4 en 8 wk in groeiboekje
Set 0-6 mnd uitdelen tijdens postnataal hb (VP)
Set borstvoeding & flesvoeding tijdens postnataal hb uitdelen (VP)
VP
VP
Set 6-12 mnd tijdens 4 mnd consult uitdelen (VP)
Set bijvoeding tijdens 4 mnd consult uitdelen (VP)
VP
VP
Set 1 jaar tijdens 11 mnd consult uitdelen (VP)
Set 1-4 jaar tijdens 11 mnd consult uitdelen (VP
VP deelt het boekje tijdens postnataal hb uit
VP Set 2-4 jaar tijdens consult 2 jr uitdelen (arts) VP
VP
Arts
registratie in DDJGZ
VP
19
wijkuitzondering
cliënt vraagt voor wijkuitzondering
beide cb-teams geven toestemming DA huidige cb-team maakt dossierinfo voor nieuwe team DA kinddossier wordt gekoppelt aan nieuwe team DA DA papieren dossier naar nieuwe locatie/team sturen
activiteit wordt voor DA nieuwe cb-team gemaakt
DA
DA
DA van nieuwe cb-team maakt een vervolgafspraak met ouder DA DA maakt opmerking in het dossier (wijkuitzondering)
Procedure ID & BSN Controle BSN: Generieke beschrijving van de BSN procedure. Nummer Datum Versie Doel
Nog in te vullen door de Kwaliteitsmanager 02-06-2009 0.3 Het controleren van de identiteit van de cliënt en zijn/haar identiteitsbewijs en bijbehorend BSN nummer in het kader van de Wet Gebruik BSN in de Zorg. Afdeling / Unit Alle afdelingen/units Deze werkinstructie dient opgenomen te worden in alle procedures waar sprake is van (direct) cliëntcontact. Benodigde formulieNaam plek ren/documenten etc 1 ID & BSN Controle formulier Intranet 2 Wettelijk identiteitsbewijs van de cliënt Geldig paspoort, Nederlandse identiteitskaart, Nederlands rijbewijs (auto, motor of brommer)of Nederlands vreemdelingendocument die de cliënt overhandigt 3 Folder BSN in de Zorg Gratis te bestellen bij Postbus 51 of via afd. Communicatie c.q. communicatiemedewerker Aanverwante procedures 1 2 3
Naam Door afdelingen aan te vullen met hun eigen procedures waarin ze deze werkinstructie opnemen, bijv. Reizigersvaccinatie. Idem Idem
Plek Idem Idem Idem
Aanverwante systemen 1 2
Naam GBA-webservice / Compet&t Systeem toevoegen waarin cliëntgegevens ingevoerd worden (bijv. Open Care JGZ)
Plek Intranet Aangeven waar en hoe dit systeem opgestart kan worden
3 4
1 2 3 4 5 6
Definities BSN GBA Wbsn-Z Wet GBA WID ID
7
Noodhulp
Uitleg BurgerServiceNummer uit het GBA (voorheen Sofi-nummer) Gemeentelijke Basis Administratie Persoonsgegevens Wet Gebruik BSN in de Zorg Wet gebruik GBA gegevens Wet Identificatie bij Dienstverlening Identiteitsdocument; wettelijk goedgekeurde bewijzen zijn: Paspoort, Nederlandse Identiteitskaart, Nederlands rijbewijs (auto, motor of brommer) of Nederlands vreemdelingendocument Hulp die niet uitgesteld kan worden zonder negatieve consequenties voor de cliënt c.q. patiënt, te beoordelen door een daartoe bevoegd persoon
ID & BSN Controle, 14 oktober 2009, Versie 0.4, Proceseigenaar xxx, procesbeheerder xxx, status xxx
23
1. De procedure ID & BSN Controle start als een cliënt fysiek bij (een medewerker van) de GGD komt. 2. De procedure wordt vervolgd vanaf activiteit 7 als de procedure eerder via het formulier ID & BSN Controle (formulier nr. 1) is vastgelegd. Note: In situaties van telefonische en e-mail contacten met cliënten geldt de gebruikelijke procedure, meestal betreft dit het vastleggen van identificerende cliëntengegevens. In deze situaties mag GEEN BSN worden geadministreerd, omdat identificatie van de cliënt niet mogelijk is. Is het BSN al vastgelegd in de administratie en is er al sprake van een behandelrelatie, dan kan worden volstaan met de vergewisplicht (zie stap 2). Nr
Uitvoerder (functiebenaming)
Activiteit (werkwoord)
Omschrijving -begin zin met herhalen werkwoord in gebiedende wijs - omschrijf wat er moet gebeuren - let op beslismomenten - geef een tijd aan waarbinnen de stap moet zijn afgerond - wat moet er gebeuren als de stap niet goed afgerond kan worden?
3.
Functie of rol invullen van de persoon die het eerste face-to-face contact met de cliënt heeft
Bepaal status cliënt
Stel vast of de cliënt bekend is bij de behandelende afdeling. Stel vast of de cliëntgegevens al in de administratie zijn vastgelegd. Stel vast of ID-type, ID-nummer en BSN zijn vastgelegd in de administratie. a.
Aanverwante procedure (nr) (zie hierboven)
Indien bovenstaande vragen alle drie met “Ja” kunnen worden beantwoord, ga dan door naar de activiteit 2.
b.
2.
Benodigde documenten (nr) (zie hierboven)
Stel vergewis vragen ter toetsing van identiteit cliënt
Wordt één van de 3 vragen met “Nee” beantwoord, ga dan door naar
activiteit 3. Stel controlevragen aan de cliënt:
“Wat is uw naam; bij vrouwen gaat het om de meisjesnaam”
“Wat zijn uw voornamen”
“Wat is uw geboortedatum”
“Wat is de postcode en het huisnummer van uw woonadres”. Controleer de antwoorden met de gegevens die in de administratie zijn vastgelegd. a.
3.
Vraag ID
Indien alle gegevens overeenkomen dan is deze procedure beeindigd.
b. Indien één van de gegevens niet correct is, ga dan door met de activiteit 3. Vraag de cliënt om zijn/haar identiteitsbewijs. a.
2.
Indien de cliënt een wettelijk identiteitsdocument heeft, ga dan verder met activiteit 4.
b.
Indien de cliënt jonger is dan 14 jaar en geen eigen identiteitsdocument heeft, maar staat bijgeschreven op het paspoort van de begeleidende ou-
24
der, ga naar activiteit 4. c.
4.
Controleer ID
In alle overige situaties, zoals verzekeringspas of schoolpas, is identiteits-
controle volgens de WID niet mogelijk, ga door naar activiteit 11. Controleer of het identiteitsbewijs een geldig wettelijk identiteitsbewijs is;
Ziet het document er onbeschadigd uit, is alles nog leesbaar
Is de geldigheidsdatum nog niet verlopen
Lijkt de foto op de cliënt (of de ouder van het kind bij situatie 3b).
a.
Is er twijfel of het ID geldig is, ga dan door naar activiteit 5.
b.
Is het ID geldig, maar heb je geen beschikking over het systeem 1 (GBA-
2.
webservice/Compet&t), ga dan door naar activiteit 6.
5.
Stel alternatief vast indien geen ID
6.
Vul formulier „ID & BSN controle‟ in
7.
Toets ID
c.
Is er sprake van een buitenlands paspoort, da door naar activiteit 9.
d.
Is het ID geldig en heb je de beschikking over het systeem 1 (GBA-
webservice/Compet&t), ga dan door naar activiteit 7. Stel vast of er alternatieven zijn. a.
2.
Informeer bij de cliënt of hij/zij een ander ID bij zich heeft. Zo ja, ga dan met dat nieuwe ID terug naar activiteit 4.
b. Zo nee, ga dan naar activiteit 11. Vul het formulier „ID & BSN controle‟ in conform de instructie op het formulier en stuur het formulier via de interne post naar het adres op het formulier (voor latere verwerking in de administratie of t.b.v. het papieren dossier). Procedure is nu beëindigd. Toets het ID document in het systeem. a. Start het systeem 1 (GBA-webservice/Compet&t) op en kies de functie „document‟ b. Toets het ID type en nummer in en klik op <stel vraag> c. Er komt resultaat terug: a. Indien teruggemeld wordt dat ID niet bestaat of niet geldig is (Resultaat=“Er is een fout opgetreden”, ga terug naar activiteit 5; b. Indien persoonsgegevens worden teruggemeld vervolg deze activiteit. d. Vraag de cliënt ter controle zijn/haar geboortedatum, voorletters, postcode en huisnummer a. Indien voorletters en/of geboortedatum niet overeenkomen moet het ID als niet behorend bij de cliënt beschouwd worden. Ga terug naar activiteit 5. b. Is postcode en/of huisnummer onjuist, ga naar activiteit 8. c. Als alle gegevens overeenkomen met de informatie van de cliënt ga door naar activiteit 9.
1..
25
8.
Terugmelding GBA
9.
Opvragen BSN
10.
Administreer de gegevens
11.
Bepaal of zorg verleend moet worden en leg identificerende gegevens vast.
Uit hoofde van de Wet GBA dient de gebruiker van GBA gegevens een terugmelding te doen aan het GBA van onjuistheden in de informatie. Kies de functie “Terugmelding”. Toets het BSN en overige gevraagde gegevens in conform instructie. Vraag het BSN op in het systeem op basis van de identificerende gegevens. a. Start het systeem 1 (GBA-webservice/Compet&t) op en kies de functie „vraag BSN‟; b. Toets geslachtsnaam, geboortedatum, geslachtsaanduiding, huisnummer en postcode in klik op <stel vraag>; c. Er komt resultaat terug: a. Indien teruggemeld wordt dat geen BSN bestaat of niet bekend is (Resultaat=“Er is een fout opgetreden”, ga dan naar activiteit 11; b. Indien BSN wordt teruggemeld, ga naar activiteit 10. Ga naar het administratiesysteem behorende bij het product waar de cliënt voor komt. Neem de cliëntgegevens over uit het systeem GBA-webservice. Voer het ID-type en het ID-nummer in zoals gebruikt in het systeem GBAwebservice. Neem het BSN nummer over uit het systeem GBA-webservice. Procedure is nu beëindigd. Bepaal of zorg verleend moet worden (Noodhulp gaat voor Wet). a. Zo nee, meldt de cliënt dat je hem niet verder kunt helpen en geef hem/haar de folder “BSN in de Zorg” van Postbus 51 mee. b. Indien er sprake is van NOODHULP, dan gaat zorg voor de Wet en kan de cliënt zijn afspraak vervolgen. Leg identificerende gegevens van de cliënt vast, ZONDER BSN: a. Geslachtsnaam (bij vrouwen meisjesnaam) b. Voornamen c. Geslachtsaanduiding d. Geboortedatum e. Adres, huisnummer en postcode van woonadres
1, 2, 3, 4, etc.
3.
c. Indien de cliënt al geholpen is, bij achteraf afhandelen van formulier ID & BSN Controle (nr. 1); zie b. Informatie Proceseigenaar Xxx Documentbeheerder Xxx Prestatie indicator(en): welke Alle cliënten staan met juiste ID-type, ID-nummer en BSN nummer in de administraties. NAW gegevens komen overeen met GBA. indicatoren tonen aan dat deze procedure goed is gevolgd?
