Handreiking PV-privé
Zonnepanelen voor de medewerkers
Vijfstappenplan PV-privé Meer dan 100 medewerkers van de gemeente Leeuwarden doen mee aan PV-privé. In april 2012 startte de gemeente deze zonnepanelenactie voor eigen medewerkers. Zij kochten samen ruim 1.000 zonnepanelen. De Leeuwarder aanpak is direct toepasbaar in andere organisaties en bedrijven. De opgedane kennis en ervaring staan in deze handreiking. Met deze handreiking kunt u een zonnepanelenactie in uw organisatie opzetten. PV-privé is één van de acties uit de samenwerkingsagenda Slim met water en energie van de gemeente Leeuwarden en de provincie Fryslân. Hoe werkt het? De organisatie schiet het aankoopbedrag van de zonnepanelen voor in de vorm van een (renteloze) lening of voorschot. De medewerker betaalt het aankoopbedrag via het salaris over een bepaalde periode terug. Bijvoorbeeld in drie jaren. Verder neemt de organisatie het regelwerk uit handen van de medewerker. Zij regelt de contracten en organiseert de collectieve inkoop. Deze inkoop levert ook een financieel voordeel op voor de medewerker. Voor wie? Medewerkers met een vaste aanstelling kunnen meedoen. Ook moeten ze in het bezit zijn van een eigen woning. Medewerkers met een tijdelijke aanstelling kunnen wel profiteren van de korting door collectieve inkoop, maar niet van de voorfinanciering. Waarom zonnepanelen? Zonnepanelen zijn de afgelopen jaren flink in prijs gedaald. Tegelijkertijd leveren ze meer rendement op. Bovendien zijn de energieprijzen gestegen en stijgen die de komende jaren verder. Zonnepanelen zijn nu ook zonder subsidie een goede investering. Investeren in zonnepanelen heeft voor particuliere
woningeigenaren een rendement van bijna zeven procent. Dat is hoger dan de rente op de gemiddelde spaarrekening. Wat kost PV-privé? De precieze kosten voor uw organisatie hangen af van het aantal medewerkers dat meedoet en de prijs van de leverancier. In de volgende berekening gaan we uit van de ervaringen van Leeuwarden. In Leeuwarden is het gemiddelde investeringsbedrag van medewerkers € 3.500. Er maken 100 medewerkers gebruik van de afbetalingsregeling. Het totale investeringsbedrag komt dan uit op € 35.000. De medewerkers krijgen een renteloze lening. Dat kost de gemeente in drie jaar tijd € 20.000 aan renteverlies. Naast dit renteverlies is er ook de ureninzet van eigen medewerkers. Waarom PV-privé in uw organisatie? Gemeente Leeuwarden en provincie Fryslân willen onafhankelijk zijn van fossiele brandstoffen zoals olie en aardgas. Daarvoor willen zij 50 MWp zonnestroom in Fryslân opwekken, waarvan 8 MWp in Leeuwarden. Dat zijn 50 voetbalvelden vol met zonnepanelen. Dit was één van de redenen om te starten met PV-privé. Uw organisatie kan helpen dit doel te realiseren. Maatschappelijke verantwoord ondernemen is tegenwoordig de standaard van ondernemerschap. Hiervan is PV-privé een concrete invulling. Het draagt direct bij aan de uitstraling en het onderscheidend vermogen van de organisatie. Ook heeft zij met PV-privé een gevarieerder aanbod van secundaire arbeidsvoorwaarden.
1. Aan de slag PV-privé slaagt alleen als één of meerdere medewerkers zo’n actie omarmen en enthousiast onder de aandacht weten te brengen van verschillende personen binnen de organisatie.
Voordat een voorstel naar de directie gaat, is het nodig intern draagvlak voor PV-privé te krijgen. De directie geeft uiteindelijk groen licht voor een zonnepanelenactie.
-
Wie en wat? - Aanstellen interne projectleider. De projectleider coördineert het project. Hij coördineert en stemt af met interne adviseurs. Ook is hij de contactpersoon van de directie en beantwoord hij de vragen van medewerkers. - De projectleider zorgt voor draagvlak bij afdelingen P&O/HRM, Financiën, Communicatie, ICT en de directie. - De projectleider maakt een beslisdocument met planning, organisatie en begroting voor de directie. De invulling van de afbetalingsregeling kan op verschillende manieren. Afbetalen in drie of minder/meer jaren? Lening of voorschot? Rente? Inzetten 13e maand? De projectleider maakt een berekening van het benodigde budget en de cashflow. Dit zijn de verwachte uitgaven en ontvangsten. - De directie neemt besluit over PV-privé. Ook reserveert zij budget om PV-privé te financieren.
HRM/P&O-adviseur, financieel adviseur, ICT-medewerker en communicatieadviseur nemen deel in projectteam en voeren ieder een deel van de werkzaamheden uit. Communiceren met doelgroepen. De projectleider zorgt ervoor dat de deelnemers goed geïnformeerd zijn over de inhoud van de actie, behaalde resultaten en vervolgstappen. Ook informeert de projectleider de directie over behaalde resultaten per stap.
Planning De doorlooptijd van deze stap is vier weken. Beschikbare documenten - Geen documenten beschikbaar. Weetje Binnen de gemeente Leeuwarden dacht een paar medewerkers dat het een actie van de personeelsvereniging was. In de wandelgang heet die PV. Maar waar staat PV-privé voor? De naam pv komt van de Engelse benaming van zonnestroom: photo voltaic.
2. Werven deelnemers Produceer je eigen energie met zonnepanelen. En profiteer van de zon op je dak. Zonne-energie is een betaalbaar en groen alternatief. Zonnepanelen zijn een goede investering. Dat is de kernboodschap van PV-privé. Communicatie speelt een belangrijk rol in de aanpak. Wie en wat? - Aankondigen PV-privé. De projectleider en de communicatieadviseur stellen een uitnodigingsbrief op. Die wordt verstuurd naar het postadres van de medewerker. De communicatieadviseur plaatst informatie over de actie op intranet. U kunt er ook aandacht aan besteden in het personeelsblad. - De projectleider en de ICT-medewerker zetten een eenvoudig administratiesysteem op. Straks moeten de aanmeldingen eenvoudig worden verwerkt. Maak eerst een e-mailadres/box aan voor alle vragen. Bijvoorbeeld
[email protected]. Kijk of het mogelijk is dat medewerkers zich via een invulformulier op intranet of website kunnen aanmelden. Dit scheelt veel tijd bij de verwerking. Aanmelden via de e-mail is veel bewerkelijker. En reserveer tot slot opslagruimte voor de aanmeldingen. Bij de aanmeldingen zitten foto’s van het dak en de meterkast. Ga uit van 4 Mb aan opslagruimte per deelnemer. - De projectleider en de communicatieadviseur organiseren de informatiebijeenkomst. Het doel van de bijeenkomst is om medewerkers te informeren en enthousiasmeren over zonnepanelen en PV-privé. Kies ervoor om een vertegenwoordiger van de directie de bijeenkomst te laten leiden. Tijdens de informatiebijeenkomst kunnen de projectcoördinator en de zonnestroomspecialist vragen van de medewerkers direct beantwoorden. Laat medewerkers zich aanmelden
-
-
-
-
voor de informatiebijeenkomst. Dat geeft inzicht in het aantal deelnemers. In de bijeenkomst legt de projectleider uit hoe PV-privé werkt (afbetalingsregeling)en wat de planning is. Verder geeft de projectleider antwoord op vragen over de geschiktheid van het dak en hoe zonnestroom werkt. Zorg ervoor dat een zonnepaneel, omvormer en informatiebord aanwezig zijn. Laat ook een medewerker vertellen waarom hij of zij mee gaat doen. Tot slot duidelijk aangeven dat een aanmelding geen verplichting is. Op basis van het aantal geïnteresseerden start de projectleider namelijk de aanbesteding. Verzamel aan het eind ook de namen en emailadressen van medewerkers die zich niet hebben aangemeld. Besteed voldoende aandacht aan de afbetalingsregeling. Naast de maandelijkse aflossing houdt de organisatie aan het einde van het jaar ook een bedrag in voor het rentevoordeel. In het document ‘Veel gestelde vragen’ staat bij vraag 24 een uitleg voor de medewerker. Stuur na afloop alle aanwezigen en geïnteresseerden het informatiepakket met veel gestelde vragen, aanmeldingsformulier en presentatie van de informatiebijeenkomst. Besteed ook aandacht aan de actie PV-privé en de planning in de begeleidende e-mail. De communicatieadviseur plaatst dit bericht en het informatiepakket ook op intranet. Stuur een aantal dagen voor de sluitingstermijn om interesse kenbaar te maken nog een herinnering naar de aanwezigen en bekende geïnteresseerden. Voeg ook nu het informatiepakket toe.
Planning De doorlooptijd vanaf het versturen van de uitnodigingsbrief tot aan sluitingsdatum voor aanmelden is vijf weken.
Beschikbare documenten - Uitnodigingsbrief - Herinneringsmail informatiebijeenkomst - Programma informatiebijeenkomst - PowerPoint-presentatie - Aanmeldingsformulier - Infographic voor informatiebord - Veel gestelde vragen - E-mail na afloop informatiebijeenkomst Weetje De gemeente Leeuwarden heeft twee bijeenkomsten georganiseerd om alle geïnteresseerden te kunnen informeren. Er kwamen ruim 200 collega’s naar de informatiebijeenkomsten. Dat is veel meer dan de verwachte 50 collega’s.
3. Kiezen leverancier Bij de keuze van de leverancier staan twee uitgangspunten centraal. Dat zijn kwaliteit en collectiviteitskorting. Het resultaat is een scherpe prijs voor uitstekende zonnepanelen met garantie. En natuurlijk snelle hulp bij een technisch mankement. Het is verstandig om een collectieve offerte aan te vragen bij vijf bedrijven uit de regio. Let hierbij goed op de wet- en regelgeving die geldt voor uw bedrijf of organisatie. Bijvoorbeeld als het gaat om aanbesteden en staatssteun.
Wie en wat? - De projectleider verzamelt alle individuele aanmeldingen en maakt een totaaloverzicht. - De projectleider begeleidt het offertetraject. Eventueel schakelt de projectleider een inkoopadviseur in. De projectleider vraagt een collectieve offerte aan bij drie tot vijf leveranciers. Dat gebeurt op basis van het aanbestedingsdocument. Naast de kwaliteitseisen staan hierin geclusterde data: totaal aantal deelnemers, totale capaciteit en aantallen per capaciteitsklasse. Geef in het aanbestedingsdocument aan dat er geen zekerheid is over het aantal deelnemers dat de installatie gaat bestellen. - De communicatieadviseur informeert de medewerkers over de start van de aanbesteding en het proces. - De projectleider beoordeelt de offertes en selecteert de leverancier. De beoordeling bestaat uit verschillende aspecten. Dit zijn compleetheid, prijs per €/Wp en het voldoen aan de gestelde eisen betreffende technische voorwaarden, garanties, keuzemogelijkheden, social return, milieu en visuele uitstraling.
Bij de beoordeling maakt de projectleider gebruik van wegingsfactoren. Duidelijkheid, klantvriendelijkheid en eventuele extra’s worden ook meegewogen in de beoordeling. Aan de hand van deze beoordeling kiest de projectleider een leverancier. Deze verstrekt vervolgens de individuele offertes. - De projectleider vraagt individuele offertes aan bij de geselecteerde leverancier. Deze krijgt het overzicht met alle individuele data en de bijbehorende foto’s. Met deze gegevens kan de leveranciers offertes op maat maken voor elke geïnteresseerde deelnemer. - Samen met de communicatieadviseur informeert de projectleider de medewerkers. In het bericht staan keuze leverancier, proces en afbetalingsregeling. De communicatieadviseur plaatst het bericht ook op intranet. - De leverancier stuurt alle potentiële deelnemers een persoonlijke offerte. - De projectleider en leverancier stellen de periode vast waarin de zonnepanelen worden geplaatst. Planning De doorlooptijd van deze stap is vier weken. Dit is wel afhankelijk van de voor uw bedrijf of organisatie geldende wet- en regelgeving. Documenten - Aanmeldingen PV-privé - Aanbestedingsdocument - E-mail voortgang - Offertevergelijking met wegingsfactoren - E-mail keuze leverancier Weetje Meer dan 200 medewerkers kwamen naar de informatiebijeenkomsten van de gemeente Leeuwarden. Daarna vulden 130 medewerkers het aanmeldingsformulier in. Uiteindelijk sloten
108 medewerkers een contract af met de leverancier. Dat is ongeveer 10% van alle medewerkers van de gemeente Leeuwarden.
4. Sluiten contracten met medewerkers De leverancier is gekozen en de medewerkers zijn geïnformeerd. Inmiddels heeft de leverancier de medewerkers een persoonlijke offerte gestuurd. Dat roept vragen op. De leverancier en projectleider kunnen die beantwoorden. In deze fase worden de overeenkomsten gesloten tussen de leverancier en medewerker. Wie en wat? - De leverancier is beschikbaar voor vragen over bijvoorbeeld de offerte, de PV-installatie en het plaatsen daarvan. - De projectcoördinator is ook beschikbaar voor vragen en stemt met leverancier de deelname af. - Aanpassen van de salarisadministratie om de maandelijkse afbetalingen mogelijk te maken. De projectleider maakt met de salarisadministratie afspraken over de financiële afhandeling. - De medewerker sluit een overeenkomst af met de leverancier. Daarvoor hebben ze een persoonlijke offerte ontvangen. Het staat de medewerker vrij om een andere leverancier te kiezen. - In overleg met de communicatieadviseur stuurt de projectleider een herinneringsmail over de sluitingstermijn van de offerte. - Na de sluitingstermijn plaatst de communicatieadviseur een bericht over aantal deelnemers op intranet plaatsen. Eventueel een persbericht versturen.
Planning De doorlooptijd van deze stap is twee weken. Documenten - Bericht voor intranet - Persbericht Weetje Tijdens zonnepanelenactie van de gemeente Leeuwarden besloot het Rijk om een subsidie voor zonnepanelen in te stellen. We verwachten grote animo voor deze subsidie. Daarom hebben we het proces ingekort. Hierdoor moesten alle medewerkers binnen drie dagen een besluit nemen over deelname. Achteraf was dat niet nodig. De subsidiepot was eind september nog niet leeg.
5. De panelen op het dak De medewerkers hebben de contracten afgesloten. Het plaatsen van de PV-installaties kan beginnen. In deze fase is het belangrijk dat de medewerkers worden geïnformeerd over het plaatsen van de panelen. Deelnemers willen graag weten wanneer ze worden benaderd voor een afspraak. De projectleider maakt hierover afspraken met de leverancier. Wie en wat? - De leverancier plant afspraken met de deelnemers voor het plaatsen van de zonnepanelen. Deze afspraken sluit de leverancier kort met de projectleider. - Deelnemers krijgen een e-mail over het plaatsen van de PV-installaties. Daarin staat informatie over de periode van plaatsing en het proces. - De leverancier stuurt na het plaatsen van de zonnepanelen een factuur naar de financiële
-
-
administratie van de organisatie. De deelnemer ontvangt een kopie van de factuur. De financiële administratie vraagt de medewerker per e-mail om de factuur te accorderen. In deze e-mail staat ook een rekenvoorbeeld. In dit voorbeeld staat het bedrag dat maandelijks wordt ingehouden van het salaris. En het bedrag dat door het rentevoordeel aan het einde van het jaar wordt verrekend. Na het akkoord van de medewerker betaalt de organisatie de factuur van de leverancier. De projectleider heeft een bemiddelende rol bij eventuele problemen tussen leverancier en deelnemer.
Planning De doorlooptijd van deze stap is 8 weken. Dit is afhankelijk van het aantal deelnemers. Documenten - E-mail plaatsen zonnepanelen - Rekenvoorbeeld Weetje Ook na de deadline voor het afsluiten van een contract met de leverancier melden zich collega’s om deel te nemen aan PV-privé. In overleg met de leverancier kunnen deze collega’s nog meedoen aan de actie.
De handreiking PV-privé is een initiatief van de gemeente Leeuwarden en de provincie Fryslân. Met de handreiking willen gemeente en provincie bedrijven en organisaties stimuleren en helpen om een zonnepanelenactie voor eigen medewerkers op te zetten. Aan deze handreiking kunnen geen rechten worden ontleend. Ondanks alle zorg die besteed is aan de samenstelling van deze handreiking aanvaarden de provincie Fryslân en de gemeente Leeuwarden geen aansprakelijkheid voor schade die het gevolg is van het ontbreken van gegevens, onvolkomenheden of fouten in de inhoud van deze handreiking. Alle rechten zijn voorbehouden aan de genoemde partijen. Verspreiding, kopiëren of anderszins gebruikmaken van deze handreiking is toegestaan. We vragen u wel om ons hierover te informeren. Voor meer informatie of vragen kunt contact opnemen met Fokke Postma:
[email protected]. Leeuwarden heeft Antwoord©: Stadskantoor Leeuwarden, telefoon 14 058
www.leeuwarden.nl Leeuwarden, 1 februari 2013
