Handreiking Medicatiebeleid Gehandicaptenzorg

Handreiking medicatiebeleid gehandicaptenzorg Deze publicatie bevat een handreiking om de risico’s in het medicatieproces voor de cliënten in de gehandicaptenzorg zoveel mogelijk te beperken. De Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) is de branchevereniging voor organisaties die professionele zorg en ondersteuning aan mensen met een of meerdere handicaps bieden. De bij de VGN aangesloten instellingen bieden zorg, ondersteuning en dienstverlening aan cliënten met een verstandelijke, lichamelijke, en/of zintuiglijke handicap en aan hun directe omgeving.

VERENIGING GEHANDICAPTENZORG NEDERLAND

Oudlaan 4 3515 GA Utrecht

Postbus 413 3500 AK Utrecht

T (030) 27 39 300 F (030) 27 39 387

www.vgn.org [email protected]

Handreiking Medicatiebeleid Gehandicaptenzorg


drs. G.J.A. Kramer drs. J.M. Carlier

Deze handreiking is ontwikkeld in opdracht van de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN)

Colofon Uitgave | Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN), instellingen voor dienstverlening aan mensen met een handicap | Oudlaan 4, 3515 GA UTRECHT | T 030-27 39 300 | www.vgn.org Publicatienummer: 706.156 Bestellingen Deze uitgave kan schriftelijk en telefonisch worden besteld bij de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland. Postbus 413, 3500 AK UTRECHT, T 030-27 39 300, F 030-27 39 387. Bestellen kan ook via [email protected]. Bij de bestellingen graag de titel, het publicatienummer en het gewenste aantal vermelden. Deze publicatie is tevens te downloaden via het ledennet van de VGN. Drukwerk | SpectraFacility, Utrecht Deze publicatie is met grote zorgvuldigheid en met gebruikmaking van de meest actuele gegevens tot stand gekomen. Het is evenwel niet geheel uitgesloten dat de informatie uit deze brochure onjuistheden of onvolkomenheden bevat. De VGN aanvaardt geen aansprakelijkheid voor directie of indirecte schade ontstaan door eventuele onjuistheden en/of onvolkomenheden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of worden openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland.

2


Inhoudsopgave Voorwoord Deel 1

5 Inleiding 1.1 1.2 1.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.5

Deel 2

Handreiking medicatiebeleid voor het instellingsmanagement 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6 2.6

Deel 3

11

Inleiding Medicatiebeleid Personeelsbeleid Kwaliteitsbeleid Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Overzicht taken en verantwoordelijkheden in het algemeen Zorgaanbod 24 uurs verblijf (met behandeling) Zelfstandig wonen Dagcentra Logeervoorzieningen Vaststellen eigen verantwoordelijkheid van de cliënt Voorraadbeheer op organisatieniveau

Handreiking medicatiebeleid voor het management van woning, locatie of dagcentrum 17 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.5

3

7

Waarom deze handreiking Ontwikkeling van de handreiking Doelstelling van de handreiking Voor wie is deze handreiking bedoeld Verschillende soorten organisaties voor gehandicaptenzorg Verschillende niveau’s in de organisatie Hoe is deze handreiking opgebouwd

Inleiding Organisatorische voorwaarden voor een goed medicatiebeleid Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van medewerkers Vaststellen eigen verantwoordelijkheid van cliënt Informatiebeheer Medicatieoverzichten Volledige en goed toegankelijke informatie Schriftelijke procedures en instructies Voorraadbeheer in de woning, locatie of het dagcentrum


Deel 4

Handreiking medicatiebeleid voor medewerkers 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10

4

23

Inleiding Aandachtspunten als de cliënt zelf verantwoordelijk is voor haar medicijngebruik Het voorschrijven en bestellen van medicatie Aflevering van medicijnen Het uitzetten en klaarmaken voor toediening van medicijnen Het toedienen van medicijnen Medicijnverstrekking buiten de woonlocatie Melden en registreren van fouten Evaluatie van het medicijngebruik van de cliënt Het beheer en de toegankelijkheid van de medicijnvoorraad

Bijlage 1

Literatuur

29

Bijlage 2

Relevante wetgeving en normen

31

Bijlage 3

Klankbordgroep handreiking medicatiebeleid

32


Voorwoord

Net als iedereen gebruiken cliënten in de gehandicaptenzorg medicijnen. Maar voor onze cliënten geldt, dat de mate van medicijngebruik dikwijls meer dan gemiddeld is. Ook zijn er veel cliënten waarbij extra toezicht op- en instructie bij hun medicijngebruik onontbeerlijk is. Tegelijkertijd is er een ontwikkeling gaande waarbij gehandicapte mensen in toenemende mate kleinschalig en zelfstandig gaan wonen, waardoor zij terecht komen in een meer informeel georganiseerde situatie waarin medische en verpleegkundige kennis niet altijd onmiddellijk voorhanden is. Dat maakt de medicatieveiligheid van onze cliënten kwetsbaar en vraagt dus extra om heldere procedures en het gedisciplineerd toepassen daarvan. Dit mag worden beschouwd als een onderdeel van de in onze branche in ontwikkeling zijnde professionalisering. In november 2004 bracht de Inspectie Voor De Gezondheidszorg een rapport uit over de controle op geneesmiddelen in gezinsvervangende tehuizen. Een van de belangrijkste conclusies uit dit rapport was, dat op diverse onderdelen de procedures voor geneesmiddelengebruik tekort schoten of niet aanwezig waren. Het rapport stelt voorts dat, gerelateerd aan een soortgelijk onderzoek in 1993, de ontwikkeling van kwaliteitssystemen rond de toepassing van geneesmiddelen te langzaam gaat en onderling verschilt. Dit is voor de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) aanleiding geweest tot het ontwikkelen van een gedetailleerde handreiking voor de gehele branche van de gehandicaptenzorg. Dit, in samenspraak met de Inspectie voor de Gezondheidszorg en met de daarvoor in aanmerking komende beroepsgroepen. Het eindresultaat van deze ontwikkeling ligt nu voor. Om recht te doen aan de verschillende situaties waarin besluiten over medicatie worden genomen is gekozen voor een benadering op drie niveaus: “algemeen management”, “locatiemanagement” en “medewerkers”. Toch blijft het nodig en zinvol dat, afhankelijk van de specifieke situatie en afhankelijk van de kenmerken van de cliënt, de verantwoordelijken zelf deze handreiking interpreteren en, indien nodig, daarop gemotiveerd een uitzondering maken. De VGN vertrouwt er op dat deze handreiking een bijdrage zal zijn aan de kwaliteitszorg op het gebied van de medicatieverstrekking aan onze cliënten en de helderheid zal vergroten over de eisen die op dit gebied aan onze leden mogen worden gesteld.

mw. drs. J.E.A.M. Nooren, directeur Oktober 2006

5


6


Inleiding

Waarom deze handreiking Cliënten in de gehandicaptenzorg gebruiken net als iedereen medicijnen. Zij wonen in toenemende mate niet meer in grootschalige instellingen maar kleinschalig en zelfstandig. Voor deze cliënten geldt dat zij voor medicatie in wisselende mate ondersteuning en controle nodig hebben. De mensen met bijzondere en complexe zorgvragen ontvangen veelal zorg en ondersteuning in grootschaliger verband. Bij deze cliënten kan sprake zijn van specifieke en complexe medische aandoeningen en daarbij van gebruik van veel verschillende medicijnen waarbij vele gespecialiseerde disciplines betrokken zijn. In het hele medicatieproces kunnen gemakkelijk fouten worden gemaakt en risico’s voor de cliënt ontstaan. Om onveilige situaties te voorkomen is zorgvuldigheid in het hele medicatieproces en het systematisch omgaan met risicosituaties en fouten, van groot belang. In de “Staat van de Gezondheidszorg 2004. Patiëntveiligheid: de toepassing van geneesmiddelen en medische hulpmiddelen in zorginstellingen en thuis” constateert de inspectie dat de waarborgen voor een veilig geneesmiddelengebruik in gezinsvervangende tehuizen voor verbetering vatbaar zijn. Deze zouden niet structureel georganiseerd zijn, aanleiding zijn tot veel fouten en apothekers spelen bij te weinig instellingen een rol bij het medicatiebeleid. Ook in andere instellingen voor gehandicaptenzorg is het medicatiebeleid bron van veel fouten. Ontwikkeling van de handreiking Bij het ontwikkelen van deze handreiking is allereerst het medicatieproces in kaart gebracht: welke deelstappen kunnen onderscheiden worden en welke onderdelen zijn er per deelstap van belang. Op basis van literatuuronderzoek (zie bijlage 1) en interviews is daarbij per deelstap vastgesteld welke risicomomenten en foutenbronnen gesignaleerd en ervaren worden. Vervolgens zijn diverse bronnen geraadpleegd (relevante wetgeving, ontwikkelde normen, protocollen, procedures) om te komen tot een eerste overzicht van aandachtspunten en aanbevelingen voor een kwalitatief verantwoorde invulling van het medicatieproces. Daarbij is gericht gezocht naar oplossingen voor de gesignaleerde risicomomenten en foutenbronnen. Dit algemene overzicht is nader uitgewerkt in vier deelhandreikingen waarin overzichtelijk en het medicatieproces volgend voor de verschillende niveaus binnen de organisatie concrete voorwaarden en aanbevelingen geformuleerd zijn. De resulterende concepthandreiking is getoetst in verschillende praktijksituaties. De vier deelhandreikingen zijn besproken in dagcentra en woonsituaties voor mensen met een lichamelijke handicap en voor mensen met een verstandelijke handicap. Tevens is de concepthandreiking voorgelegd aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg en aan de Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering van de Pharmacie (KNMP).

7


De ontwikkeling van de handreiking medicatiebeleid gehandicaptenzorg vond plaats in nauw overleg met en met adviezen van een deskundige klankbordgroep, waarin de VGN, het management van een zorgaanbieder, een arts, apotheker, verpleegkundige en de inspectie vertegenwoordigd waren (zie bijlage 3). Doelstelling van de handreiking Met deze handreiking medicatiebeleid wil de VGN aan zorgaanbiedende organisaties voor gehandicaptenzorg een hulpmiddel bieden om het proces rond de verstrekking van geneesmiddelen op de verschillende niveaus van de organisatie te structureren en de kwaliteit te bewaken. Daarbij zijn van belang: • Inbedding van het medicatiebeleid in het instellingsbeleid; • Heldere toewijzing van taken en verantwoordelijkheden; • Blijvende aandacht en voortdurende verbetering van het medicatiebeleid; • Duidelijke procedures; • Zorgvuldigheid bij medicijngebruik en medicijnbeheer; • Bewaking van en systematisch omgaan met risicosituaties; • Zeker stellen van afstemming tussen betrokken disciplines. Centrale doelstelling is dat de juiste medicatie aan de juiste cliënt op het juiste tijdstip en juiste wijze wordt toegediend.

Voor wie is deze handreiking bedoeld Verschillende soorten organisaties voor gehandicaptenzorg De afgelopen jaren in de gehandicaptenzorg worden gekenmerkt door schaalvergroting. Veel van oorsprong zelfstandige stichtingen voor semi-murale voorzieningen zijn samengegaan met stichtingen voor intramurale voorzieningen. Uitgangspunt voor de inspectie is dat binnen een stichting bij het te voeren kwaliteitsbeleid en dus ook medicatiebeleid geen onderscheid wordt gemaakt tussen semi- en intramurale voorzieningen. Daarom is deze handreiking bedoeld voor alle zorgaanbiedende organisaties in de gehandicaptenzorg.

Verschillende niveaus in de organisatie Bij een goed medicatiebeleid zijn alle niveaus in de organisatie betrokken. Dus niveau 1, het algemeen management dat verantwoordelijk is voor beleid en algemene richtlijnen; niveau 2, het operationeel management op de locatie, woning of dagcentrum dat verantwoordelijk is voor de toepassing van het beleid en richtlijnen, het toesnijden op de eigen situatie en het toezicht op de toepassing; en niveau 3, de medewerkers belast met de uitvoering. Hoe is deze handreiking opgebouwd Zorgaanbiedende organisaties kunnen deze handreiking gebruiken om een medicatiebeleid op te zetten, het bestaande beleid te toetsen, fouten en leemtes op te sporen en het beleid verder te ontwikkelen en te verbeteren. Dat vraagt om organisatie van het medicatiebeleid op alle niveaus in de organisatie. De handreiking volgt deze niveaus. Deel 1 is bestemd voor beleid en management van de organisatie; deel 2 gaat specifiek in op de verantwoordelijkheden van het management van woning, locatie of dagcentrum

8


en deel 3 is bestemd voor de medewerkers. Verantwoordelijken op de verschillende niveaus kunnen op die manier hun eigen deel uit de handreiking nemen en gebruiken tegen de achtergrond van de overige niveaus . Deze opbouw betekent wel dat sommige onderdelen op meerdere niveaus terugkomen. Wij hebben dit voor lief genomen omwille van het gebruiksgemak.

9


10


Handreiking medicatiebeleid voor het instellingsmanagement

Inleiding De Raad van Bestuur van een organisatie is eindverantwoordelijk voor het medicatiebeleid in de organisatie en bewerkstelligt dat dit overeenkomstig wettelijke regels en normen wordt uitgevoerd. Bij de uitvoering van het medicatiebeleid zullen taken en verantwoordelijkheden per soort voorziening en per onderdeel van het medicatieproces verschillen. Medicatiebeleid is een belangrijk onderdeel van het kwaliteitsbeleid van een organisatie. Het is een van de belangrijkste bronnen van fouten in de gezondheidszorg in het algemeen en ook in de gehandicaptenzorg. Daarom vraagt het extra aandacht van het management. Het is de taak van het management om te zorgen dat er in de organisatie een goede structuur is voor het medicatiebeleid en dat deze wordt geïmplementeerd. Het management zal vaak ook bepalen welke structurele afspraken gemaakt moeten worden met externen zoals apothekers en huisartsen. Een goede structuur op zich is echter niet genoeg. Naast condities op het gebied van beleid, overeenkomsten en materiële voorzieningen zijn de cultuur en het klimaat in de organisatie van groot belang. Het beleid zal beter geconcretiseerd worden als er een klimaat heerst dat de medicijnverstrekking serieus neemt en gericht is op openlijk bespreken en gericht evalueren van fouten. Uitgangspunt is dat waar mensen werken altijd fouten gemaakt kunnen worden. Er moet een zodanige cultuur zijn in de organisatie dat medewerkers fouten en bijna fouten op medicatiegebied durven melden. Een cultuur waarin fouten worden gezien als mogelijkheden en uitdagingen om het medicatiebeleid regelmatig te verbeteren zodat de kans op fouten blijvend wordt gereduceerd. Het personeelsbeleid van de zorgaanbieder moet zo’n cultuur bevorderen. In de volgende paragrafen zijn de voorwaarden en aandachtspunten voor het medicatiebeleid verder uitgewerkt. Medicatiebeleid • Het medicatiebeleid van de organisatie is beschreven. Hierin zijn de volgende onderdelen opgenomen: visie, beleid, structuur, taken, verantwoordelijkheden en afspraken omtrent het gehele medicatieproces • Dit beleid is ook besproken met eventuele externe betrokkenen: de huisarts(en), apotheker(s) en cliëntenraad • Door het management is een persoon of commissie aangesteld die verantwoordelijk is voor het medicatiebeleid • Deze verantwoordelijkheid houdt in: medicatiebeleid ontwikkelen, toetsen, de noodzakelijke procedures, protocollen, taken en verantwoordelijkheden beschrijven, zorgdragen voor regelmatige afstemming met de apothekers en huisartsen, het beleid bewaken door middel van Mip/Fona/Fobo/klachten analyse, het beleid evalueren en zo nodig het instellingsmanagement adviseren over bijstelling van het beleid of de uitvoering daarvan.

11


• Er is een klimaat gericht op serieus nemen van medicijnverstrekking. Dit houdt in: systematisch controleren en evalueren van het medicatiebeleid, zorgen voor een no blame beleid ten aanzien van melden van fouten en incidenten, standaard analyse van foutmeldingen en systematisch aanbrengen van verbeteringen. In het algemeen betekent dit het in woord en daad uitdragen van de boodschap dat in geval van fouten het leren daarvan centraal staat en alleen bij grove nalatigheid het zoeken naar schuldigen. Personeelsbeleid • Er zijn voldoende gekwalificeerde medewerkers voor de uitvoering van het medicatiebeleid • Er is systematische deskundigheidsbevordering op het gebied van medicatiebeleid • Waar sprake is van voorbehouden handelingen in het kader van de wet BIG zijn voldoende medewerkers geschoold en geautoriseerd • Er is sprake van een veilig arbeidsklimaat voor medewerkers als uitvoering van een no blame beleid Kwaliteitsbeleid • Het medicatiebeleid vormt een onderdeel van het kwaliteitsbeleid van de organisatie. Taken en verantwoordelijkheden, procedures en werkinstructies zijn vastgelegd in het kwaliteitshandboek • Over de kwaliteit van het medicatiebeleid wordt gerapporteerd in het kwaliteitsjaarverslag • Wanneer te zijner tijd het Veiligheidsmanagementsysteem in organisaties verplicht wordt dan wordt het medicatiebeleid hierin opgenomen. • Er is een procedure voor het melden van fouten en incidenten gericht op het bevorderen van melding • Er is een registratiesysteem van fouten en incidenten • Fouten op het gebied van medicatie worden door de Mip/Fona/Fobo commissie systematisch geregistreerd en geanalyseerd en omgezet in aanbevelingen voor verbetering. Daarbij is aandacht voor risicogroepen zoals diabetespatiënten. Er wordt gewerkt volgens de kwaliteitverbetercyclus • Er is een klachtenregeling. Klachten over het medicatiebeleid worden serieus genomen en worden mede gebruikt om verbeteringen in het medicatiebeleid aan te brengen • Er is regelmatig aandacht voor het identificeren van risicomomenten en foutenbronnen in de eigen situatie en in de relatie met de huisarts(en) en (externe) apotheker(s) • De organisatie publiceert de uitkomsten van prestatie-indicatoren op het gebied van het medicatiebeleid in het jaarverslag • Artsen en apothekers houden zich aan de professionele richtlijnen • Er zijn, waar nodig, specifieke protocollen rondom bepaalde medicijnen en bijzondere doelgroepen zoals diabetici en epileptici

12


Verantwoordelijkheden en bevoegdheden In het medicatiebeleid en -proces zijn verschillende verantwoordelijkheden te onderscheiden. Bij de concrete uitvoering zullen de taken en de bijbehorende verantwoordelijkheden in de verschillende zorgsituaties verschillen. We geven eerst een overzicht van de belangrijkste verantwoordelijkheden in het algemeen. Daarna worden de taken en verantwoordelijkheden voor verschillende zorgsituaties uitgewerkt. Overzicht taken en verantwoordelijkheden in het algemeen • • • • • •

directie, raad van bestuur zijn eindverantwoordelijk voor het medicatiebeleid ontwikkelen algemeen beleid aanstellen van verantwoordelijke functionaris of commissie overeenkomsten sluiten met externe partners (apotheek; artsen) zorg dragen voor klimaat gericht op serieus nemen van medicatieproces en no blame beleid bij melden fouten • voorzien in de nodige voorwaarden op gebied van personeelsbeleid • voorzien in de nodige voorwaarden op gebied van deskundigheidsbevordering Arts voor Verstandelijk Gehandicapten (AVG) • voorschrijven van medicatie • zorgdragen voor veilige aanvragen bij apotheek (eventueel door duidelijk delegeren) • evaluatie van medicijngebruik van cliënten • scholing en toetsing van deskundigheid van medewerkers • mede ontwikkelen van procedures en voorschriften Huisarts • voorschrijven van medicatie • zorgdragen voor veilige aanvragen bij apotheek • evaluatie van medicijngebruik van cliënten Apotheek • op de juiste wijze afleveren van aangevraagde medicatie • zorgdragen voor correcte medicatie overzichten • zorgdragen voor bewaren van medicatie opdrachten volgens de daartoe geldende voorschriften • indien overeengekomen: zorgdragen voor dag- en weekmedicatie per cliënt • indien overeengekomen: controle voorraadbeheer • indien overeengekomen: scholing en toetsing van deskundigheid van medewerkers • indien overeengekomen: mede ontwikkelen van procedures en voorschriften • indien overeengekomen: algemeen toezicht op het medicatiebeheer en het melden van tekortkomingen daarin. Manager • organisatie van het medicatiebeleid • er voor zorgdragen dat bewaren, uitzetten en toedienen correct en veilig gebeurt • organisatie van medicatie- en informatieoverdracht rondom individuele cliënt tussen woonsituatie en dagcentrum

13


Aangestelde aandachtsfunctionaris op locatieniveau • bewaken van de uitvoering van het medicatieproces • toetsen in de praktijk van werkbaarheid van ontwikkelde procedures en voorschriften Beheerder • controle en beheer van de medicijnvoorraad Medewerkers • klaarmaken voor toediening van medicijnen • toedienen van medicijnen Zorgaanbod 24 uurs verblijf (met behandeling) De huisarts/AVG is verantwoordelijk voor het voorschrijven van de medicatie en het afleveren van het recept in de apotheek. De apotheker is verantwoordelijk voor de controle op het recept van de arts. Bij een structurele samenwerking met de zorgaanbieder, van enige omvang, is er bij voorkeur een schriftelijke overeenkomst met de apotheker(s) waarin de afspraken zijn vastgelegd ten aanzien van de verdeling van taken en daarbij behorende verantwoordelijkheden en procedures rondom het medicatiebeleid voor de cliënten van de zorgaanbieder. Hierin wordt vastgesteld wat van de apotheker(s) verwacht wordt en welke bevoegdheden de apotheek heeft indien controle tot de taken van de apotheek behoort. Bij het maken van deze afspraken kan de instelling gebruik maken van en verwijzen naar de Nederlandse Apotheeknorm (NAN) ontwikkeld en vastgesteld door de Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering van de Pharmacie (KNMP). De apotheker is ervoor verantwoordelijk dat de medicatie correct wordt uitgezet per cliënt per week en dat de medicatielijsten voor de locaties erbij aanwezig zijn zodat de controles op de locaties goed kunnen plaatsvinden. Op locatie is de manager verantwoordelijk voor de organisatie van het medicatiebeleid in de locatie. De manager is ook verantwoordelijk voor de informatieverstrekking over medicatie van de cliënten aan het dagcentrum. Zelfstandig wonen Cliënten die zelfstandig wonen, maken gebruik van de reguliere huisarts en lokale apotheker. De huisarts en apotheker zijn primair verantwoordelijk voor de medische en farmaceutische zorg die zij verlenen aan de cliënt. De cliënt onderhoudt de relatie met de apotheker en huisarts in beginsel zelf. De juridische relatie tussen cliënt en hulpverlener is feitelijk dezelfde als in de thuissituatie. Als de cliënt niet in staat is zelf voor zijn/haar medicatie te zorgen, kan dit worden overgedragen aan de zorgaanbiedende organisatie. De organisatie krijgt dan een coördinerende taak. De afspraken hieromtrent worden vastgelegd in het ondersteuningsplan. Dagcentra Cliënten die gebruik maken van de dagcentra kunnen thuiswonend of zelfstandig wonend zijn of 24 uurs verblijf (met behandeling) ontvangen. Als de cliënt thuis woont dan is men in de thuissituatie verantwoordelijk voor het meegeven van de medicatie en de benodigde informatie daarover aan de manager van het dagcentrum.

14


Als de cliënt bij een zorgaanbiedende organisatie woont en de verantwoordelijkheid is overgedragen aan de zorgaanbieder dan is de manager wonen verantwoordelijk voor het meegeven van de medicatie en de benodigde informatie daarover naar de manager van het dagcentrum. De manager van het dagcentrum is verantwoordelijk voor de juiste organisatie met betrekking tot het beheer en uitreiken van de medicatie ter plekke. Logeervoorzieningen Voor logeervoorzieningen geldt hetzelfde als voor de dagcentra. Vaststellen eigen verantwoordelijkheid van de cliënt In principe is de cliënt zelf verantwoordelijk voor zijn/haar medicijnbeheer en -gebruik tenzij er redenen zijn om dit anders te regelen. De mogelijkheden tot het dragen van eigen verantwoordelijkheid op het gebied van medicijnbeheer en -gebruik kunnen van cliënt tot cliënt verschillen. Voor elke cliënt dienen hierover duidelijke afspraken te worden gemaakt op de volgende wijze. • Voor elke cliënt wordt bij de intake of bij duidelijke veranderingen in de situatie of gesteldheid van de cliënt besproken en overeengekomen of en in hoeverre de cliënt zelf verantwoordelijkheid draagt over zijn/haar medicijngebruik en beheer of dat de instelling deze verantwoordelijkheid (gedeeltelijk) overneemt • De overdracht van verantwoordelijkheden aan de zorgaanbiedende instelling wordt schriftelijk vastgelegd en ondertekend • De concrete afspraken over de uitvoering van het toedienen en beheren van de medicatie voor de cliënt worden standaard vastgelegd in het ondersteuningsplan en zorgdossier Voorraadbeheer op organisatieniveau Bij grootschalige organisaties voor intensieve zorg kan sprake zijn van een eigen medicijnvoorraad. In dat geval moet het beheer, de toegankelijkheid en de distributie geregeld zijn. De instelling kan ook besluiten geen centrale medicijnvoorraad aan te leggen maar hierover afspraken te maken met de apotheek. Hierbij kan de NAN (Nederlandse Apotheek Norm) als basis dienen. In geval van een eigen voorraad moet het volgende geregeld zijn • Er is een medewerker aangesteld die verantwoordelijk is voor het beheer van de medicijnvoorraad: de beheerder • De geneesmiddelen worden bewaard in een afgesloten ruimte. Er is voldaan aan de eisen op gebied van: temperatuur, vochtigheidsgraad, licht, hygiëne en veiligheid • De medicatie wordt in de oorspronkelijke verpakking bewaard • Alle geneesmiddelen zijn voorzien van een bijsluiter en van een etiket met de volgende gegevens: aantal, identiteit, sterkte, toedieningsvorm, vervaldatum en aanvullend de cliëntgebonden geneesmiddelen van naam cliënt, dosering, periode van gebruik • De beheerder controleert regelmatig of er voldoende voorraad is • Er zijn afspraken over de toegankelijkheid van de voorraad. Via officieel vastgesteld sleutelbeheer is duidelijk welke medewerkers toegang hebben • Er zijn afspraken gemaakt over de wijze van afvoer en vernietiging van overtollige medicijnen en medicijnen waarvan de vervaldatum verlopen is • Indien overeengekomen houdt de apotheek toezicht op het beheer van de medicijnvoorraad en controleert daarbij de wijze waarop dit georganiseerd is 15


In het geval dat de instelling besluit een eigen medicijnvoorraad te beheren maar ook in het geval dat een externe apotheek deze taak op zich neemt, dienen afspraken gemaakt te worden over de distributie van de geneesmiddelen over de woonvormen, dagcentra en logeervoorzieningen.

16


Handreiking medicatiebeleid voor het management van woning, locatie of dagcentrum

Inleiding Dit deel van de handreiking medicatiebeleid gaat in op de organisatie van het medicatiebeleid in de woning, locatie of het dagcentrum. Centrale doelstelling is dat de juiste medicatie aan de juiste cliënt op het juiste tijdstip en juiste wijze wordt toegediend. De kritische momenten in dit proces moeten expliciet bewaakt worden. In de handreiking wordt aangegeven wat er minimaal geregeld moet zijn en hoe dat geregeld kan worden in termen van procedures, taken en verantwoordelijkheden om dit te bereiken. Daarbij worden soms voorbeelden aangedragen hoe zaken in de praktijk georganiseerd kunnen worden. De handreiking kan dienen als model om de eigen werkwijze en organisatie in de woning, locatie of het dagcentrum te toetsen: hebben we alle belangrijke zaken goed en duidelijk geregeld en sluiten we daarbij aan bij algemeen erkende voorschriften en ontwikkelingen? De handreiking kan daarbij tevens aanknopingspunten bieden voor de verdere ontwikkeling of verbetering van de werkwijze en organisatie van het medicatieproces. Elke praktijksituatie is natuurlijk weer anders. De voorgestelde organisatorische oplossingen moeten dan ook vaak worden aangepast aan de eigen situatie zodat de meest praktische en werkbare organisatie en regeling ontstaat.

Organisatorische voorwaarden voor een goed medicatiebeleid Om te bereiken dat het medicatieproces goed verloopt moet aan een aantal organisatorische voorwaarden zijn voldaan. Het gaat om zaken die centraal geregeld moeten worden of beschikbaar moeten zijn. De manager van de woning, locatie of het dagcentrum is verantwoordelijk voor de organisatie van het medicatiebeleid. De manager zorgt ervoor dat het bewaren, uitzetten en toedienen van medicijnen aan de cliënt correct en veilig gebeurt. De manager van de woonsituatie is ook verantwoordelijk voor de organisatie van het meegeven van medicatie en de informatievoorziening daarover naar het dagcentrum.

De volgende organisatievormen dragen bij aan een veilig medicatiebeleid • In de woning, locatie, of dagcentrum is de bewaking van het medicatieproces uitdrukkelijk georganiseerd, gericht op de evaluatie van werkbaarheid van de geldende voorschriften en procedures en de controle of volgens deze voorschriften en procedures wordt gewerkt. Dit kan bijvoorbeeld door hiervoor een aandachtsfunctionaris aan te stellen. Deze functionaris is hiertoe gekwalificeerd, heeft officieel tijd beschikbaar en heeft een plaatsvervanger; • Er is vastgesteld welke medewerkers naast deze functionaris toegang hebben tot de medicijnvoorraad (sleutelbeheer); • Er is vastgesteld welke medewerkers gekwalificeerd zijn om medicijnen uit te zetten, klaar te maken voor toediening en toe te dienen. Hun taken en verantwoordelijkheden

17


zijn vastgelegd en bekend; • Medewerkers worden getoetst op hun basiskennis voor ze gekwalificeerd zijn om medicijnen uit te zetten, klaar te maken voor toediening en toe te dienen; • Voor invalkrachten en nieuwe medewerkers geldt dat zij worden getoetst op de benodigde kennis, goed zijn ingewerkt en met enige regelmaat werken en de cliënt(en) voldoende kennen; • Er is een scholingsaanbod voor het uitzetten, klaarmaken voor toediening en het toedienen van medicijnen; • Bij alle medewerkers is bekend hoe te handelen en wie in te roepen bij fouten in toegediende medicatie en bij verkeerde reacties op toegediende medicatie (bijwerkingen, allergie) gericht op snel en adequaat ingrijpen, bijvoorbeeld: de arts, de bedrijfshulpverlening of het alarmtelefoonnummer 112; • Fouten op het gebied van medicatie worden geregistreerd en geanalyseerd. Er wordt gewerkt volgens de kwaliteit verbetercyclus; • Er is in het gehele medicatieproces voldoende tijd en aandacht voor controle.

Aanvullende organisatorische voorwaarden voor de situatie op een dagcentrum • De verantwoordelijkheid voor het toedienen van medicijnen op het dagcentrum is formeel vastgelegd; • Het dagcentrum is bij voorkeur op de hoogte van de totale medicatieoverzichten (schriftelijk) van de cliënten; • Als het niet mogelijk is om het totale medicatieoverzicht van de cliënt te hebben, dan is ieder geval wel bekend welke cliënten de volgende medicatie gebruiken: bloedverdunnende medicatie; zware pijnstillers; medicatie in verband met epilepsie, diabetes, copd en hartklachten. Dit kan bijvoorbeeld worden aangegeven met gekleurde stikkers op het cliëntdossier; • De medicatie is voorzien van de gebruiksvoorschriften: wijze van toedienen, wijze van bewaren, belangrijke bijverschijnselen en de bijsluiter; • Er worden duidelijke afspraken gemaakt wie wijzigingen in de medicatie van de cliënten doorgeven aan het dagcentrum; • Wijzigingen in de medicatie van de cliënten worden bij voorkeur schriftelijk doorgegeven en in ieder geval schriftelijk vastgelegd; • De voorwaarden die gelden voor het toedienen van medicijnen op een dagcentrum zijn vastgelegd. Kern van de regeling is dat medicijnen alleen met recept of etiket met volledige informatie en cliëntnaam toegediend worden; • Er worden duidelijke afspraken gemaakt over de wijze waarop medicijnen worden meegegeven/ meegenomen naar het dagcentrum. Kern van de afspraken is dat alle medicijnen zijn voorzien van de bijsluiter en een etiket met volledige informatie (naam medicijn, naam cliënt, sterkte, dosering, wijze/ tijdstip van toedienen), bijvoorbeeld door ze op te bergen in de/een oorspronkelijke verpakking of in het opbergsysteem van de apotheek; • De medicijnvoorraad op het dagcentrum is bij voorkeur beperkt tot de medicijnen die op het dagcentrum in die week toegediend worden, maximaal gaat het om een dosis voor een maand en een voorraaddosis voor de zo nodig/nodmedicatie. Aanvullende organisatorische voorwaarden voor logeervoorzieningen • De verantwoordelijkheid voor het toedienen van medicijnen is formeel vastgelegd • Er worden duidelijke afspraken gemaakt over de wijze waarop medicijnen worden

18


meegegeven/ meegenomen naar de logeervoorziening. Kern van de afspraken is dat alle medicijnen zijn voorzien van een etiket met volledige informatie (naam medicijn, naam cliënt, sterkte, dosering, wijze/ tijdstip van toedienen), bijvoorbeeld door ze op te bergen in de/een oorspronkelijke verpakking; • De logeervoorziening heeft geen medicijnvoorraad, elke logee heeft een eigen afsluitbaar medicijnkastje, bij logeren in een woonvoorziening kan ook worden aangesloten bij de gangbare wijze van opbergen aldaar.

Aanvullende organisatorische voorwaarden voor vakanties en uitstapjes • De verantwoordelijkheid voor het toedienen van medicijnen tijdens vakantie/ uitstapjes is formeel vastgelegd; • Er worden duidelijke afspraken gemaakt over de wijze waarop medicijnen worden meegegeven/meegenomen naar vakantie/uitstapje. Kern van de afspraken is dat alle medicijnen zijn voorzien van een etiket met volledige informatie (naam medicijn, naam cliënt, sterkte, dosering, wijze/tijdstip van toedienen), bijvoorbeeld door ze op te bergen in de/een oorspronkelijke verpakking.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van medewerkers Voor een veilige en controleerbare werkwijze is voorwaarde dat de taken en verantwoordelijkheden van de betrokkenen bij het medicatieproces goed en duidelijk zijn geregeld. • De manager is verantwoordelijk voor de organisatie van het medicatiebeleid van woning, locatie of dagcentrum. De manager van de woonsituatie is ook verantwoordelijk voor de organisatie van het meegeven van medicatie en de informatievoorziening daarover naar het dagcentrum; • Er is vastgesteld wie verantwoordelijk is/zijn voor de bewaking van het proces van het medicatiebeleid in de woning, locatie of het dagcentrum, gericht op het structureel evalueren van de werkbaarheid van voorschriften en procedures en de controle of volgens de geldende voorschriften en procedures wordt gewerkt; • De medewerker die medicijnen klaarmaakt voor toediening is verantwoordelijk voor eigen handelen; • De medewerker die medicijnen toedient is verantwoordelijk voor eigen handelen.

De bevoegdheid tot het toedienen van medicijnen is geregeld in overeenstemming met de wet BIG Bevoegdheid tot oraal of rectaal toedienen van medicijnen (code 1 handelingen). Dit zijn de niet-voorbehouden handelingen. Deze kunnen door alle medewerkers worden uitgevoerd na (op basis van scholing of instructie) getoonde bekwaamheid; Bevoegdheid tot toedienen van medicijnen per injectie, sonde of katheter (code 2 handelingen). Dit zijn voorbehouden handelingen. Ze mogen worden uitgevoerd door medewerkers in opdracht van een zelfstandig bevoegde (de arts), na (op basis van scholing) getoonde bekwaamheid. Vaststellen eigen verantwoordelijkheid van cliënt In principe is de cliënt zelf verantwoordelijk tenzij er redenen zijn om dit anders te regelen. De mogelijkheden tot het dragen van eigen verantwoordelijkheid op het gebied

19


van medicijnbeheer en -gebruik kunnen immers van cliënt tot cliënt verschillen. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van wilsonbekwaamheid en overname van de verantwoordelijkheden door de zorgaanbieder. Als de cliënt zelf verantwoordelijk is voor het totale medicatieproces of onderdelen daarvan, dan is de zorgaanbiedende instelling dus niet verantwoordelijk. Voor elke cliënt dienen hierover duidelijke afspraken te worden gemaakt en vastgelegd in het ondersteuningsplan en zo nodig ook in een aparte overeenkomst. In dat geval gelden de volgende aanbevelingen. • Voor elke cliënt wordt bij de intake of bij duidelijke veranderingen in de situatie of gesteldheid van de cliënt besproken en vastgesteld of deze zelf verantwoordelijkheid draagt over zijn/haar medicijngebruik en beheer of dat de instelling deze verantwoordelijkheid (gedeeltelijk) overneemt; • De overdracht van verantwoordelijkheid aan de zorgaanbiedende instelling wordt schriftelijk vastgelegd en ondertekend; • De concrete afspraken over de uitvoering van het toedienen en beheren van de medicatie van de cliënt worden standaard vastgelegd in het ondersteuningsplan en zorgdossier. Daarbij wordt ook vastgelegd of en hoe vaak de situatie wordt geëvalueerd; • De beslissingen omtrent de eigen verantwoordelijkheid van de cliënt worden in overeenstemming met de daarover gemaakte afspraken periodiek geëvalueerd; • De voorgeschreven medicatie wordt overzichtelijk weergegeven bij de kerngegevens van het ondersteuningsplan; • Voorlichting aan de cliënt en diens familie over diens medicijngebruik, de doelstelling, eventuele bijwerkingen en dergelijke is een voortdurend aandachtspunt en vindt plaats in overeenstemming met de eigen verantwoordelijkheid van de cliënt.

Informatiebeheer Medicatieoverzichten Er is van elke cliënt een overzicht van de medicatie die is voorgeschreven. Het overzicht vormt de basis van het cliëntgerichte medicatieproces. Het overzicht voldoet aan de volgende voorwaarden. • Het overzicht is overzichtelijk en goed toegankelijk • Dit overzicht is compleet, alle soorten medicatie zijn erin vermeld (tabletten en capsules, zetpillen, poeders, inhalatiemedicatie, dranken, injectievloeistoffen, zalven, druppels, OTV medicatie, alternatieve geneesmiddelen); • In het medicatieoverzicht is de volgende informatie van alle voorgeschreven medicatie van deze cliënt opgenomen: naam medicijn, sterkte, dosering, wijze en tijdstip van toedienen, periode/begin- en einddatum van toedienen, werking, mogelijke bijwerkingen, overgevoeligheid of allergieën van cliënt, aandachtspunten ten aanzien van wijze van toedienen; • Dit overzicht is actueel bijgewerkt, wijzigingen worden zo snel mogelijk, liefst dezelfde dag schriftelijk (niet handmatig) doorgevoerd in het overzicht en op de etiketten van medicatie en van de dag-/weekcassettes; • Er is vastgesteld wie de wijzigingen doorvoert, deze functionaris controleert tevens de uitgezette medicijnen in dag-/weekcassettes en past deze zo nodig aan;

20


• In het medicatieoverzicht is ook de ‘indien nodig’ medicatie opgenomen met duidelijke bepaling van situaties waarin deze nodig is, maximum dosis en duur; • Het volledige medicatieoverzicht wordt in verband met privacy opgeborgen in het dossier; • De verwerking van het medicatieoverzicht in de concrete aftekenlijst of deellijst is op een centrale en goed toegankelijke plaats beschikbaar; • Het medicatieoverzicht wordt periodiek gecontroleerd; • De voorgeschreven medicatie en de afspraken omtrent het medicijngebruik zijn vastgelegd bij de kerngegevens van het ondersteuningsplan; • De medicatiegegevens in het dossier van de cliënt worden 15 jaar bewaard in overeenstemming met de geldende voorschriften van de Wet op de Geneeskundige BehandelingsOvereenkomst (WGBO).

Volledige en goed toegankelijke informatie Er is volledige en goed toegankelijke informatie over het medicatieproces in de woning, locatie of het dagcentrum, bijvoorbeeld in de vorm van een centrale informatiemap. Hierin is de volgende informatie opgenomen: • Van elke cliënt een actuele aftekenlijst of deellijst die gebaseerd is op het medicatieoverzicht; • Volledige informatie over de aanwezige medicijnen: werking, wijze van toedienen, wijze van bewaren, mogelijke bijwerkingen en allergische reacties; • Bij de medicijninformatie is de gevaarsgraad van fouten opgenomen; • Instructies voor de wijze van toedienen van de aanwezige medicijnen. Dit betreft toedienen per sonde of katheter, injectievloeistoffen, druppels, oplossingen, inhalatie, dranken, oraal of rectaal, op de huid (dermatica); • Steeds goed zichtbaar, bijvoorbeeld op elke pagina van de informatiemap, staat duidelijk vermeld wie/welk nummer gebeld kan worden in geval van fouten, met daarbij een vervanger, bijvoorbeeld de arts, de bedrijfshulpverlening of het alarmtelefoonnummer 112; • Alle procedures en instructies met betrekking tot (onderdelen van) het medicatiebeleid (zie paragraaf 3.4.3 en handreiking deel 4). Schriftelijke procedures en instructies In de woning, locatie of het dagcentrum zijn duidelijke schriftelijk vastgelegde procedures en instructies ontwikkeld over de volgende zaken: • Aandachtspunten als de cliënt zelf verantwoordelijk is voor zijn/haar medicijngebruik; • Het voorschrijven en bestellen van medicatie; • De aflevering van medicijnen; • Het uitzetten, klaarmaken voor toediening en het toedienen van medicijnen; • Medicijnverstrekking buiten de woonlocatie; • Melden en registreren van fouten; • Evaluatie van het medicijngebruik van de cliënt; • Het beheer en toegankelijkheid van de medicijnvoorraad. In deel 4 van de handreiking zijn deze procedures en instructies uitgewerkt. Voorraadbeheer in de woning, locatie of het dagcentrum Er kan onderscheid gemaakt worden naar de omvang en functie van de

21


medicijnvoorraad: 1. Voorraadbeheer op organisatieniveau ten behoeve van meerdere woningen of locaties; 2. Voorraadbeheer voor dagelijks gebruik in de woning, locatie en het dagcentrum.

Voorraadbeheer op organisatieniveau De medicijnvoorraad op organisatieniveau heeft tot doel ervoor te zorgen dat er voldoende medicatie in voorraad is voor alle cliënten • Er is een medewerker aangesteld die verantwoordelijk is voor het beheer van de medicijnvoorraad: de beheerder; • Er zijn afspraken over de toegankelijkheid van de voorraad: via officieel vastgesteld sleutelbeheer is duidelijk welke medewerkers toegang hebben; • De geneesmiddelen worden bewaard in een afgesloten ruimte. Er is voldaan aan de eisen op gebied van: temperatuur, vochtigheidsgraad, licht, hygiëne en veiligheid; • De medicatie wordt in de oorspronkelijke verpakking bewaard; • Alle geneesmiddelen worden opgeslagen voorzien van een etiket met de volgende gegevens: aantal, identiteit, sterkte, toedieningsvorm, vervaldatum en aanvullend de cliëntgebonden geneesmiddelen van naam cliënt, dosering en begin- en einddatum van gebruik; • De beheerder controleert regelmatig of er voldoende voorraad is; • Er zijn afspraken gemaakt over de wijze van afvoer en vernietiging van overtollige medicijnen en medicijnen waarvan de vervaldatum verlopen is; • Er is een duidelijke procedure voor de aflevering van de medicijnen aan dagcentrum, woning of locatie; • Indien overeengekomen houdt de apotheek toezicht op het beheer van de medicijnvoorraad en controleert daarbij de wijze waarop dit georganiseerd is. Voorraadbeheer voor dagelijks gebruik in woning, locatie en dagcentrum • Er is een ruimte of kast, niet toegankelijk voor derden, voor de opslag van de medicijnenvoorraad; • De verantwoordelijkheid voor het beheer van de medicijnvoorraad is duidelijk geregeld. Bij voorkeur is hiervoor een medewerker aangesteld: de beheerder; • De ruimte voor de opslag van de medicijnenvoorraad voldoet aan de voor de opgeslagen medicijnen geldende voorwaarden zoals: niet toegankelijk voor derden, koeling aanwezig, juiste temperatuur en vochtigheid, licht, hygiëne; • De medicijnvoorraad in een woning bestaat uit de voorgeschreven medicatie voor de cliënten voor de komende zes weken tot drie maanden; • De medicijnvoorraad op het dagcentrum is bij voorkeur beperkt tot de medicijnen die op het dagcentrum in die week toegediend worden, maximaal gaat het om een dosis voor een maand en een voorraaddosis voor de zo nodig/noodmedicatie; • Alle geneesmiddelen worden opgeslagen voorzien van de bijsluiter en van een etiket met de volgende gegevens: aantal, identiteit, sterkte, toedieningsvorm, vervaldatum en aanvullend de cliëntgebonden geneesmiddelen van naam cliënt, dosering en begin- en einddatum van gebruik, bijvoorbeeld door ze op te bergen in de/een oorspronkelijke verpakking of in het opbergsysteem van de apotheek; • Er is een duidelijk en actueel overzicht (inventaris) van de aanwezige geneesmiddelen; • Er is schriftelijk vastgelegd welke medewerkers toegang hebben tot de voorraadruimte/kast (sleutelbeheer).

22


Handreiking medicatiebeleid voor medewerkers

Inleiding In dit deel van de handreiking medicatiebeleid gehandicaptenzorg worden de procedures en instructies uitgewerkt voor de uitvoerende medewerkers. Daarbij worden de opeenvolgende stappen in het cliëntgerichte medicatieproces gevolgd. In de procedures staan de aandachtspunten en voorwaarden aangegeven voor de concrete uitvoering van de deelstappen. De medewerkers vervullen een belangrijke rol bij een veilige uitvoering van het bewaren, klaarmaken voor toediening en het toediening van medicijnen aan de cliënten. In de procedures wordt op een rij gezet wat belangrijk is voor een veilige, gestructureerde en controleerbare praktijk. Centrale doelstelling daarbij is dat de juiste cliënt de juiste medicatie op de juiste wijze en het juiste tijdstip inneemt of toegediend krijgt. Aandachtspunten als de cliënt zelf verantwoordelijk is voor zijn/haar medicijngebruik In principe is de cliënt zelf verantwoordelijk voor zijn/haar medicijnbeheer en -gebruik tenzij er redenen zijn om dit anders te regelen. De mogelijkheden tot het dragen van eigen verantwoordelijkheid op het gebied van medicijnbeheer en -gebruik kunnen immers van cliënt tot cliënt verschillen. Als de cliënt zelf verantwoordelijk is voor het totale medicatieproces of onderdelen daarvan, dan is de zorgaanbiedende instelling dus niet verantwoordelijk. Voor elke cliënt dienen hierover duidelijke afspraken te worden gemaakt en vastgelegd in het ondersteuningsplan en zo nodig ook in een aparte overeenkomst. Als de cliënt eigen verantwoordelijkheid draagt op het gebied van medicijnbeheer en -gebruik dan gelden net als bij ieder ander de volgende aandachtspunten • De cliënt is bekend met doel en werking en mogelijke bijwerkingen van v oorgeschreven medicatie, wijze van klaarmaken voor gebruik van voorgeschreven medicatie, wijze van gebruik van voorgeschreven medicatie en de wijze van bewaren van voorgeschreven medicatie; • De cliënt weet aan wie bijwerkingen, vergissingen of fouten gemeld moeten worden. Het voorschrijven en bestellen van medicatie Het voorschrijven van medicatie vormt de eerste stap in het cliëntgerichte medicatieproces. Op basis van een recept van een arts wordt de medicatie besteld bij de apotheek. Zorgdragen voor een juiste informatie en communicatie daarover, ook bij herhalingsrecepten en bij wijzigingen in de voorgeschreven medicatie, vormen de basis voor een veilige gang van zaken. Meer concreet gaat het om de volgende voorwaarden. • Alleen een behandelend arts of diens vervanger is bevoegd tot het voorschrijven van medicatie; alle medicatie is dus voorgeschreven door een arts; • Er is een duidelijke procedure voor het veilig aanvragen van medicatie bij de apotheek; • Medicijnen voor chronisch gebruik worden steeds voor 3 maanden voorgeschreven, een herhalingsrecept wordt aangevraagd bij de arts. De arts is verantwoordelijk voor

23


periodieke evaluatie van deze medicatie; • Indien nodig medicatie: de arts stelt vast in welke situaties deze medicatie wordt toegediend en dit wordt vermeld in het cliëntdossier en op het medicatieoverzicht van de cliënt; • Het telefonisch aanvragen van medicijnen wordt beperkt tot noodgevallen en gebeurt alleen na raadpleging en toestemming van de arts; • Voor het bestellen van spoedeisende medicatie zijn afspraken gemaakt met de apotheek, dit gebeurt alleen na raadpleging en toestemming van de arts; • Er is een duidelijke, gestructureerde en in de praktijk werkbare werkwijze voor het doorgeven van wijzigingen in de voorgeschreven medicatie aan alle relevante betrokkenen; • Wijzigingen in de voorgeschreven medicatie vinden plaats nadat dit schriftelijk (niet handmatig) vermeld is in het medicatieoverzicht en op de etiketten van de medicatie en de dag/weekdozen. Aflevering van medicijnen De voorgeschreven medicatie wordt op een zeker moment geleverd door de (externe of interne) apotheek. Controle en controleerbaarheid zijn van belang en leiden tot de volgende aandachtspunten: • Er is vastgesteld wie verantwoordelijk is voor de ontvangst en controle van de medicijnen; • Bij de ontvangst van aangevraagde geneesmiddelen wordt gecontroleerd of dat wat besteld is ook geleverd is. Dit wordt afgetekend; • Bij afwijkingen wordt contact opgenomen met de apotheek; • De medicatie wordt in de oorspronkelijke verpakking opgeborgen. Het uitzetten en klaarmaken voor toediening van medicijnen Het uitzetten en klaarmaken voor toediening van de medicijnen vormt een belangrijke voorbereiding voor de medicijnverstrekking. Dit wordt uitsluitend door hiertoe bevoegde medewerkers uitgevoerd. De volgende voorwaarden zijn daarbij van belang. • Er wordt gebruik gemaakt van een actueel medicatieoverzicht van de cliënt; • Met als basis het medicatieoverzicht van de cliënt is er een medicatielijst (ook wel toedienlijst of aftekenlijst genoemd) waarop wordt aangegeven welke medicijnen aan de cliënt zijn toegediend; • De medewerker die de medicijnen uitzet vergelijkt de informatie op de verpakking met het medicatieoverzicht op juistheid. Na het uitzetten wordt dit door de medewerker afgetekend; • Zeer dringend wordt aanbevolen om de uitgezette medicijnen door een andere medewerker nogmaals te laten controleren waarna dit wordt afgetekend; • Bij onduidelijkheid over de gegevens op het medicatieoverzicht neemt de medewerker contact op met de arts of apotheek; • De medicatie wordt uitgezet in dag- of weekcassettes per cliënt. Hiervoor wordt bij voorkeur een erkend systeem gebruikt; • Voor medicatie met wisselende dosering (kuur, afbouw) wordt een aparte opbergdoos gebruikt met daarop de vermelding van de dosis per datum en naam cliënt; • De functionaris die de wijzigingen in de voorgeschreven medicatie doorvoert, controleert de uitgezette medicijnen in dag-/weekcassettes en past deze zo nodig aan;

24


• Op de dag-/weekcassettes staat vermeld: naam cliënt, dosering, tijdstip en wijze toedienen, periode van gebruik; • Alle medicatie buiten de dag-/weekcassettes (zoals zalf, drankjes, injectiespuitjes) is duidelijk gelabeld: naam cliënt, dosering, tijdstip en datum, wijze toedienen, periode van gebruik; • Bij het voor toediening gereed maken van de medicijnen worden de daarvoor geldende instructies opgevolgd; • Het klaarzetten en klaarmaken voor toediening van de medicijnen vindt plaats in een afgesloten, schone, goed verlichte ruimte, die niet toegankelijk is voor derden • De medicijnen worden nooit onbeheerd in een niet afgesloten ruimte; achtergelaten, dat wil zeggen dat ze altijd weer worden weggesloten als de medewerker tussendoor wordt weggeroepen; • Medewerkers spreken er elkaar op aan als niet overeenkomstig de afspraken gehandeld wordt. Het toedienen van medicijnen Het toedienen van de medicijnen is uiteindelijke de belangrijkste stap in het cliëntgerichte medicatieproces. Alle regelingen en voorwaarden zijn erop gericht dat de juiste cliënt in deze stap de juiste medicijnen, in de juiste dosering, op het juiste tijdstip, op de juiste wijze (toegediend) krijgt. Om dit te bereiken moet het toedienen van de medicatie aan een aantal stringente voorwaarden voldoen, waarbij controle en controleerbaarheid de kern vormen. Hierna worden deze voorwaarden puntsgewijs op een rij gezet. • Het toedienen van medicijnen wordt uitsluitend door hiertoe bevoegde medewerkers uitgevoerd; • Er wordt gebruik gemaakt van een actueel medicatieoverzicht van de cliënt; • Als voorwaarde voor het toedienen geldt altijd: alleen met recept of etiket met volledige informatie en cliëntnaam; • Er wordt gewerkt volgens de officiële instructies voor de wijze van toedienen van de aanwezige medicijnen. Dit betreft instructies voor toedienen per sonde of katheter, injectievloeistoffen, druppels, oplossingen, dranken, inhalatie, oraal of rectaal, op de huid (dermatica); • De medewerker kent de cliënt of controleert dit bij anderen; • De medewerker is op de hoogte van wijze van toedienen, werking en bijwerkingen van de toe te dienen medicijnen; • De medewerker die de medicatie verstrekt controleert de juistheid van de medicatie aan de hand van de medicijnlijst van de cliënt en dit wordt afgetekend. De controle houdt in: juiste medicijn, juiste dosis, juiste patiënt, juiste tijdstip, juiste wijze van toedienen; • Nadat de cliënt de medicatie toegediend heeft gekregen wordt dit voor elk medicijn afgetekend op de medicijnlijst. Ook de ‘zo nodig’ toegediende medicatie wordt hierin afgetekend; • Bij toedienen van noodmedicatie worden de daarvoor gemaakt afspraken of het hiervoor vastgestelde protocol gevolgd; • Bij fouten in toegediende medicatie en bij verkeerde reacties op toegediende medicatie (bijwerkingen, allergie) wordt zo snel mogelijk de daartoe aangewezen persoon, meestal de arts of de bedrijfshulpverlening of alarmtelefoonnummer 112, geïnformeerd en zonodig opgeroepen en om instructies gevraagd.

25


Medicijnverstrekking buiten de woonlocatie Het toedienen van medicatie aan cliënten buiten de woonlocatie, zoals op het dagcentrum, bij uitstapjes of vakantie, voldoet in principe aan de algemeen geldende voorwaarden. Aanvullend zijn de volgende aandachtspunten van belang. • De *thuissituatie is verantwoordelijk voor de organisatie van het meegeven van medicatie en de informatievoorziening daarover.*(Dit kunnen zijn: de cliënt, de cliëntvertegenwoordiger, de ouders of verzorgers of de manager van de woonsituatie); • Er worden alleen medicijnen toegediend met bijsluiter en met etiket met de volgende informatie: naam en datum, naam cliënt, dosering, tijdstip en wijze toedienen, periode van gebruik; • Er wordt vooraf uitdrukkelijk geregeld dat de medicijnen op de juiste wijze worden toegediend; • Er zijn duidelijke afspraken gemaakt over de wijze waarop medicijnen worden meegegeven/meegenomen. Kern van de afspraken is dat alle medicijnen zijn voorzien van een etiket met volledige informatie (naam medicijn, naam cliënt, sterkte, dosering, wijze/tijdstip van toedienen), bijvoorbeeld door ze op te bergen in de/een oorspronkelijke verpakking; • De door de cliënt meegenomen medicatie wordt bij voorkeur in een afsluitbare ruimte, kast of doos opgeborgen. Melden en registreren van fouten • In geval van fouten in toegediende medicatie en bij verkeerde reacties op toegediende medicatie (bijwerkingen, allergie) wordt zo snel mogelijk de daartoe aangewezen persoon, meestal de arts of de bedrijfshulpverlening of alarmtelefoonnummer 112, geïnformeerd en zo nodig opgeroepen en om instructies gevraagd; • Alle fouten en incidenten worden gemeld aan de Fona/Fobo/MIP commissie; • Alle fouten worden geregistreerd in een centraal registratiesysteem; • Ernstige fouten, met nadelige gevolgen voor de cliënt worden aan de cliënt en/of familie gemeld; • In geval van klachten omtrent medicatiefouten wordt de algemeen geldende klachtenregeling gevolgd. Evaluatie van het medicijngebruik van de cliënt • De behandelend arts is verantwoordelijk voor de evaluatie van het medicijngebruik van de cliënt; • Er vindt periodiek evaluatie plaats van het medicijngebruik van de cliënt: duur, herhalingsrecepten, dosering, combinatie en interacties, werking en bijwerkingen, allergische reacties, intoxicatie, therapietrouw; • De persoonlijk begeleider is verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie ten behoeve van de evaluatie, zoals gesignaleerde bijwerkingen en therapietrouw; • Indien overeengekomen vervult ook de apotheek een rol bij de evaluatie van het medicijngebruik van cliënten, vooral in complexe situaties. Het beheer en de toegankelijkheid van de medicijnvoorraad • De verantwoordelijkheid voor het beheer van de medicijnvoorraad is duidelijk geregeld. Bij voorkeur is hiervoor een medewerker aangesteld: de beheerder; • De geneesmiddelen worden bewaard in een afsluitbare ruimte of kast, niet toegankelijk voor derden;

26


• Er zijn afspraken over de toegankelijkheid van de voorraad: via officieel vastgesteld sleutelbeheer, is duidelijk welke medewerkers toegang hebben; • Deze ruimte of kast voldoet aan de voor de opgeslagen medicijnen geldende volgende voorwaarden zoals: koeling aanwezig, juiste temperatuur en vochtigheid, licht, hygiëne; • Alle geneesmiddelen worden opgeslagen voorzien van een etiket met de volgende gegevens: aantal, identiteit, sterkte, toedieningsvorm, vervaldatum en aanvullend de cliëntgebonden geneesmiddelen van naam cliënt, dosering en begin- en einddatum van gebruik, bijvoorbeeld door ze op te bergen in de/een oorspronkelijke verpakking; • De medicijnen worden bij kamertemperatuur (15 - 25 graden Celsius) bewaard tenzij anders staat aangegeven; • Alleen de medicijnen waarop dit staat aangegeven worden gekoeld (2 - 8 graden Celsius) bewaard. Dit gebeurt in een afsluitbare kunststof doos; • De beheerder controleert elke twee weken tot een maand of er voldoende voorraad is van de gebruikte medicijnen voor de komende periode; • De voorraad wordt eenmaal per half jaar gecontroleerd op alle aanwezige medicijnen op houdbaarheid en gebruik; • Medicijnen met verlopen vervaldatum worden door de beheerder ingeleverd bij de apotheek; • Medicijnen op naam die niet meer worden toegediend worden door de beheerder ingeleverd bij de apotheek; • Er zijn afspraken gemaakt over de wijze van verwijderen van de overige overtollige medicijnen.

Aandachtspunten voor het dagcentrum • Er worden alleen medicijnen bewaard die op het dagcentrum gebruikt of toegediend worden; • Bijvoorkeur worden alleen medicijnen bewaard die in die week op het dagcentrum toegediend worden, maximaal gaat het om een dosis voor een maand en een voorraaddosis voor de zo nodig/noodmedicatie; • Er worden duidelijke schriftelijke afspraken gemaakt over de wijze waarop de medicijnen worden meegegeven naar het dagcentrum. Kern van de afspraken is dat alle medicijnen zijn voorzien van een etiket met volledige informatie (naam medicijn, naam cliënt, sterkte, dosering, wijze/tijdstip van toedienen), bijvoorbeeld door ze op te bergen in de/een oorspronkelijke verpakking of in het opbergsysteem van de apotheek; • De door de cliënt meegenomen medicatie wordt bij voorkeur in een afsluitbare ruimte, kast of doos opgeborgen.

27


28


Bijlagen

Bijlage 1

Literatuur Arcares Farmaceutische zorg in het verzorgingshuis. Handreiking voor het management. Arcares, Utrecht, 2004. Baks, M. Even de pillen doen: Levensgevaarlijk. Nursing, jrg. 9, (2002), nr. 5, p. 12. GGZ Nederland, e.a. Normrapport farmaceutische zorg in GGZ-instellingen. juni 2003. Habraken, M. Beter analyseren van incidenten. Medisch Contact, juni 2005. Inspectie voor de gezondheidszorg Geneesmiddelendistributie en farmacotherapie in APZ-en. IGZ, Den Haag, 2000. Inspectie voor de gezondheidszorg Farmaceutische zorg in verzorgingshuizen moet beter Den Haag, november 2002. Inspectie voor de gezondheidszorg Patiëntveiligheid: de toepassing van geneesmiddelen en medische hulpmiddelen in zorginstellingen en thuis. Den Haag, december 2004. Geneeskundige Inspectie voor de geestelijke Volksgezondheid en Inspectie van de Volksgezondheid voor de Geneesmiddelen (GIGVIG). Geneesmiddelen in de semimurale zorg voor mensen met een verstandelijke handicap. Den Haag, 1993. Inspectie voor de gezondheidszorg Controle op geneesmiddelen in gezinsvervangende tehuizen schiet tekort. Den haag, december 2004.

29


Inspectie voor de gezondheidszorg Nieuwe dienststructuur apotheken: medicatiebewaking niet sluitend. IGZ, Den Haag, 2005. Poot, E, Bennema-Broos, M. & Y. Heijnen-Kaales Concept Prestatie indicatoren voor verpleegkundigen en verzorgenden in verpleeg- en verzorgingshuizen. AVVV, Utrecht, 2005. Schaaf, T.W. van der & M.M.P. Habraken PRISMA methode. medische versie. Een korte omschrijving. Technische Universiteit Eindhoven, 2005. Wijngaarden, B. van. Het mag geen routine worden: veiligheid omtrent medicatie. Tijdschrift Voor Verzorgenden, jrg. 37 (2005), nr. 2, p. 10 e.v.

30


Bijlage 2

Relevante wetgeving en normen

* Kwaliteitswet zorginstellingen: www.hulpgids.nl/wetten/wet_kwaliteitszorg.htm * Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (BIG): www.hulpgids.nl/wetten/wet_big.htm * Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO: www.hulpgids.nl/wetten/wgbo.htm * HKZ, stichting harmonisatie kwaliteitsbeoordeling in de zorgsector: www.hkz.nl * Nederlandse Apotheeknorm (NAN) * Overzicht van het door het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen geregistreerde informatieteksten over geneesmiddelen: www.geneesmiddelenrepertorium.nl

31


Bijlage 3

Klankbordgroep handreiking voor het medicatiebeleid in instellingen voor gehandicaptenzorg Dhr. J. Hiel, voorzitter klankbordgroep Gemiva-SVG Groep, raad van bestuur Dhr. J. Akkermans, MA, adviseur DGV, Nederlands instituut voor verantwoord medicijngebruik Dhr. J. Bokma, VGN De heer C.B.M. Heerkens, apotheker Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering van de Pharmacie (KNMP) Mw. L. Kuijpers, Arts Verstandelijk Gehandicapten (AVG), NVAVG Stichting Ipse, medische dienst Dhr. N. B. Kijlstra, apotheker Senior Inspecteur; clustercoördinator Toepassing van geneesmiddelen Inspectie voor de Gezondheidszorg Mw. E. Rooijakkers, verpleegkundige Gemiva-SVG Groep

32


Handreiking medicatiebeleid gehandicaptenzorg Deze publicatie bevat een handreiking om de risico’s in het medicatieproces voor de cliënten in de gehandicaptenzorg zoveel mogelijk te beperken. De Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) is de branchevereniging voor organisaties die professionele zorg en ondersteuning aan mensen met een of meerdere handicaps bieden. De bij de VGN aangesloten instellingen bieden zorg, ondersteuning en dienstverlening aan cliënten met een verstandelijke, lichamelijke, en/of zintuiglijke handicap en aan hun directe omgeving.

VERENIGING GEHANDICAPTENZORG NEDERLAND

Oudlaan 4 3515 GA Utrecht

Postbus 413 3500 AK Utrecht

T (030) 27 39 300 F (030) 27 39 387

www.vgn.org [email protected]


Handreiking Medicatiebeleid Gehandicaptenzorg

Recommend Documents