Handreiking benoemingsprocedure burgemeester

Handreiking benoemingsprocedure burgemeester

R.J.J. Notermans

griffier gemeente Roerdalen

W.P.G.M. Scheepens

griffier gemeente Bergen (Limburg)

H.P.R. Spiertz

Kabinet commissaris van de Koning provincie Limburg

J. Vervuurt

griffier gemeente Roermond

M.H.R.M. Wolfs-Corten

griffier gemeente Weert

1/29

Inhoudsopgave

Voorwoord 1.

Fase 1. Voorbereidingsproces

1.1 Inleiding 1.2 Profielschets 1.3 Vertrouwenscommissie

2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

Openstelling vacature Opstart vertrouwenscommissie Overleg met de commissaris van de Koning Voorbereiding selectiegesprekken Selectiegesprekken Assessment Nabespreking

3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9

Fase 2. Selectieproces

Fase 3. Benoemingsproces

Rapport van bevindingen Aanbeveling Organisatie extra raadsvergadering ter vaststelling aanbeveling Versturen aanbeveling Benoeming Ingangsdatum benoeming en beëdiging Installatie Introductie Overig 4.

Herbenoeming burgemeester

5.

Waarneming burgemeestersambt

6.

Functioneringsgesprekken met de burgemeester

7.

Bijlagen

2/29

Voorwoord. Aa nleiding voor deze handreiking is de behoefte aan een helder en praktisch naslagwerk over de benoemingsprocedure van de burgemeester. Een handreiking die enerzijds inzicht verschaft in de regels omtrent de benoemingsprocedure en meer duidelijkheid geeft over de rollen en taken van de bij het proces betrokken personen en organen en anderzijds praktische tips en informatie geeft. Daarnaast zijn relevante stukken, zoals de betreffende artikelen uit de Gemeentewet, de circulaire en de handreikingen van het ministerie van BZK, in de handreiking opgenomen. De handreiking moet vooral worden gezien als een praktisch hulpmiddel voor met name griffiers van gemeenten die voor de taak staan invulling te geven aan de benoemingsprocedure van de burgemeester. Het is dus een hulpmiddel, niet meer en niet minder, waarmee u mogelijk uw voordeel kunt doen. Naast de benoemingsprocedure die moet leiden tot een door de Kroon benoemde burgemeester wordt in de handreiking ook nog kort ingegaan op de herbenoeming van burgemeesters, het waarnemerschap van het burgemeestersambt en het voeren van functioneringsgesprekken met de burgemeester. Enkel uit oogpunt van leesbaarheid is er voor gekozen om in het rapport consequent de mannelijke persoonsvorm te hanteren. De onderhavige handreiking is op initiatief van de griffierskring Noord- en Midden-Limburg en in samenwerking met het Kabinet van de commissaris van de Koning van de provincie Limburg tot stand gekomen. Ook is de handreiking voorgelegd aan het bureau van het Nederlands Genootschap van Burgemeesters. In deze handreiking vindt u een beschrijving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waarbij wordt aangegeven hoe deze in de Limburgse praktijk wordt toegepast. De actuele digitale versie van de handreiking inclusief bijlagen kunt u vinden op de webpagina van de commissaris van de Koning in de provincie Limburg (www.limburg.nl/Bestuur/Commissaris_van_de_Koning/Burgemeesters_benoemingen). Tevens wordt de handreiking met bijlagen gepubliceerd op de website van de Vereniging van Griffiers (www.griffiers.nl). Deze handreiking wordt zoveel mogelijk actueel gehouden. De handreiking dateert van 2007 en is laatstelijk bijgewerkt op 1 mei 2013.

3/29

1. Fase 1. Voorbereidingsproces. 1.1 Inleiding. Op enig moment ontstaat er in elke gemeente een burgemeestersvacature. Doorgaans ziet men dit aankomen, bijvoorbeeld omdat de zittende burgemeester al lang tevoren heeft aangekondigd dat hij stopt als hij 65 jaar wordt, maar soms komt het afscheid van de burgemeester ook abrupt en onverwacht. Op het moment dat duidelijk is dat er een burgemeestersvacature komt, ontstaat er -in meer of mindere mate- onrust en onzekerheid. Wat is wettelijk geregeld? Wie moet waartoe initiatief nemen, op welk moment en met wie moet overleg gevoerd worden? Is het wenselijk dat er een waarnemend burgemeester wordt benoemd of juist niet? Dit soort vragen komt dan naar voren. In artikel 61, eerste lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester op voordracht van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties bij koninklijk besluit voor de tijd van zes jaar wordt benoemd. Artikel 61 van de Gemeentewet vormt het uitgangspunt van de benoemingsprocedure van een burgemeester. In de circulaire benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van 15 juli 2012 (zie bijlage A2; hierna genoemd ‘de circulaire’) en de Procedure benoeming burgemeesters van het ministerie van BZK (mei 2006) (zie bijlage A3) is de benoemingsprocedure nader uitgewerkt. In oktober 2007 is van het ministerie van BZK de handreiking benoemingsproces burgemeester verschenen (zie bijlage A4). Deze handreiking is in boekvorm verkrijgbaar via het kabinet van de commissaris van de Koning. In deze handreiking wordt verder ingegaan op het opstellen van een profielschets, de toetsing van kandidaat-burgemeesters door de commissaris van de Koning en de selectieprocedure bij en het selectiegesprek door de vertrouwenscommissie. Omdat in een procedure voor een nieuwe burgemeester uiteindelijk de gemeenteraad besluit welke kandidaten bij de minister worden aanbevolen voor het burgemeesterschap, is het aan de eerste medewerker van de raad -de griffier- om ervoor te zorgen dat de raad de procedure op de juiste wijze doorloopt. De griffier is ambtelijk de eerstverantwoordelijke voor de burgemeestersprocedure. Hij neemt bij het ontstaan van een burgemeestersvacature contact op met de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad en brengt hem op de hoogte van de stappen die genomen moeten gaan worden. In de tussentijd heeft de griffier al overleg gevoerd met het Kabinet van de commissaris van de Koning van de provincie. De griffier nodigt namens de plaatsvervangend voorzitter van de raad de fractievoorzitters uit voor overleg en op deze wijze wordt het gehele traject in gang gezet.

1.2 Profielschets. De formele benoemingsprocedure van de burgemeester start feitelijk met het opstellen en het vaststellen van een eisenpakket, een profielschets, waaraan de te benoemen burgemeester moet voldoen. Het wettelijk referentiekader is neergelegd in artikel 61 tweede lid van de Gemeentewet. In de praktijk wordt een vertegenwoordiging uit de raad, veelal bestaande uit de fractievoorzitters, daarbij ondersteund door de griffier, belast met het opstellen van een concept profielschets. Het college van burgemeester en wethouders kan worden geraadpleegd bij het opstellen van de profielschets. Eventueel kan het managementteam of directieteam worden geconsulteerd, De profielschets wordt als een belangrijk onderdeel van de benoemingsprocedure beschouwd. Desgewenst kan worden overwogen om externe expertise in te huren. 4/29

De profielschets heeft ook na de selectie van de burgemeester een belangrijke functie. Deze kan dienst doen bij de voortgangs- en herbenoemingsgesprekken met de burgemeester. Maar de profielschets kan ook gebruikt worden door de burgemeester om te werken aan zijn of haar persoonlijke ontwikkeling. Waaruit bestaat een profielschets? In dit verband is van belang op te merken dat er niet zoiets bestaat als een standaardprofielschets. Van gemeente tot gemeente, mede afhankelijk van de taakstelling, cultuur, gemeentegrootte, geografische ligging, etc., zal het profiel worden opgesteld. Een profielschets kan uit meerdere elementen bestaan, zoals de karakteristiek en globale taakstelling van de gemeente, de rol en taakstelling van de burgemeester, de gevraagde bestuurscompetenties, de gezochte kwaliteit en ervaring, alsmede de gevraagde persoonlijke eigenschappen. Deze opsomming is niet limitatief, doch dient slechts als voorbeeld. In de handreiking van het ministerie van BZK (bijlage A4) wordt nader ingegaan op de opbouw van de profielschets. Om te voorkomen dat er tevergeefs wordt gezocht naar “het schaap met de 5 poten” of dat iedere sollicitant voldoet aan de eisen, is het raadzaam de profielschets niet te algemeen van aard te doen zijn, maar goed toe te spitsen op de gemeente. Het onderdeel bestuurscompetenties wordt alom als een vrij wezenlijk onderdeel van de profielschets beschouwd. De bestuurscompetenties vormen een set van bestuursstijlen en vaardigheden die voor het burgemeestersambt belangrijk zijn. Hiermee ontstaat een scherper beeld van de specifieke eisen die aan de burgemeester van de gemeente in kwestie worden gesteld. De bestuurscompetenties bieden een houvast voor een objectief en transparant benoemingsproces. In de handreiking benoemingsproces burgemeester van het ministerie van BZK (bijlage A4) wordt ingegaan op de bestuurscompetenties. Deze set bestaat uit zes basisvaardigheden, vier bestuursstijlen en twintig bestuursvaardigheden. De handreiking biedt een overzicht van de verschillende soorten bestuurscompetenties en de manier waarop zij kunnen worden gebruikt. De circulaire geeft in artikel I enige procedureregels voor de profielschets. Nieuw ten opzichte van de oude circulaire is dat specifiek wordt aangegeven dat de profielschets voldoende aandacht dient te besteden aan de taken van de burgemeester op het gebied van openbare orde en veiligheid. Suggesties van korpschef of districtschef dienen te worden betrokken bij de opstelling van de profielschets op dit punt. Indien bij gelijke geschiktheid de voorkeur uitgaat naar een vrouw zal dit in de profielschets vermeld dienen te worden. Dit geldt ook indien een assessment onderdeel kan uitmaken van de selectieprocedure. Door deze twee elementen, voor zover van toepassing, op te nemen in de profielschets spreekt de raad zich hierover expliciet uit. De commissaris van de Koning neemt dit mee in de advertentietekst in de Staatscourant. In de provincie Limburg is het gebruikelijk, dat vóór de start van de benoemingsprocedure een overleg plaatsvindt van het kabinet van de commissaris van de Koning met de griffier waarin de procedure wordt doorgesproken. De Gemeentewet geeft aan dat de commissaris van de Koning met de raad overlegt over de eisen die aan de te benoemen burgemeester worden gesteld. De datum van deze zogenaamde profielschetsvergadering wordt in overleg met het kabinet van de commissaris van de Koning vastgesteld. Vóór de vergadering ontvangt de commissaris van de Koning een afschrift van de concept profielschets, zodat hij zich kan voorbereiden. In de raadsvergadering overlegt de commissaris met de raad over het profiel van de nieuwe burgemeester en de procedure. Het is verstandig dat bijvoorbeeld de plv. voorzitter van de raad of een fractievoorzitter die nauw betrokken is geweest bij de totstandkoming van de concept profielschets, ter vergadering een 5/29

toelichting geeft op de inhoud van de concept profielschets. Eventuele vragen van de commissaris van de Koning kunnen ook door hem of haar worden beantwoord. De gemeenteraad stelt de profielschets doorgaans vast in de raadsvergadering waarin de profielschets ook met de commissaris van de Koning wordt besproken. Het staat gemeenten vrij om in een raadsvergadering eerst een concept profielschets vast te stellen en deze vervolgens in de profielschetsvergadering met de commissaris van de Koning te bespreken en formeel vast te stellen. De gemeente dient een verslag van de profielschetsvergadering op te stellen, dat door het Kabinet van de commissaris van de Koning op verzoek van belangstellenden, tezamen met de profielschets, ter beschikking wordt gesteld. De profielschets en het verslag van de vergadering worden (in Limburg) ook gepubliceerd op www.limburg.nl/Bestuur/ Commissaris_van_de_Koning/Burgemeesters_benoemingen. Het belang om de betrokkenheid van de burger bij het openbaar bestuur te vergroten wordt breed gedragen. Op lokaal niveau kan dat onder andere door de burger te betrekken bij de benoemingsprocedure van de burgemeester, bijvoorbeeld door de bevolking te betrekken bij het opstellen van de profielschets. De betrokkenheid van de burger bij het opstellen van de profielschets kan op diverse manieren inhoud worden gegeven. In de praktijk betekent dat dat de burger de mogelijkheid wordt geboden invloed uit te oefenen op de inhoud van de profielschets. Invloed door de burger te consulteren over de kwaliteiten en eigenschappen waarover de nieuwe burgemeester volgens hem/haar dient te beschikken. Dat kan door de burger open vragen of meer gerichte vragen voor te leggen. Daartussen zijn allerlei varianten denkbaar.

1.3 De Vertrouwenscommissie. De gemeenteraad stelt uit zijn midden een vertrouwenscommissie in welke belast is met de beoordeling van de kandidaten. De raad regelt via een verordening op de vertrouwenscommissie de taak, samenstelling en de werkwijze van deze commissie, alsmede de geheimhouding. De circulaire bevat een voorbeeldverordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt. Dit is een integrale verordening die alledrie de taken regelt. Er kan ook voor worden gekozen de verordening te splitsen en per taak vast te stellen. Een onderwerp dat in dit kader bijzondere aandacht verdient is de samenstelling van de vertrouwenscommissie. De gemeente dient zelf te bepalen wat men het handigste vindt. De eerste mogelijkheid is om in de verordening met naam en toenaam op te nemen welke personen deel uitmaken van de vertrouwenscommissie. De tweede mogelijkheid is om voor de bezetting van de vertrouwenscommissie een afzonderlijk raadsbesluit te nemen. De derde mogelijkheid is de fractievoorzitters in de vertrouwenscommissie benoemen. Zij wijzen één van hen aan als voorzitter. Soms is dit de fractievoorzitter van de grootste partij, dat hoeft echter niet. Als de vertrouwenscommissie van mening is dat een ander lid meer geschikt is om het voorzitterschap op zich te nemen, dan kan dat ook. Er kan zelfs overwogen worden om vanuit de gemeenteraad een afzonderlijke voorzitter in de vertrouwenscommissie te benoemen. Op dat moment is de fractie waarvan de voorzitter lid is, in de vertrouwenscommissie met twee leden vertegenwoordigd. Dit hoeft echter geen probleem te zijn omdat in een dergelijke situatie de voorzitter geen stemrecht heeft. Van belang is dat veelal is bepaald (en ook aanbevolen), dat de commissie geen plaatsvervangende leden kent. De griffier is secretaris van de vertrouwenscommissie en verantwoordelijk voor de ambtelijke ondersteuning. Daarnaast kan de gemeenteraad besluiten één of meer wethouders als 6/29

adviseur(s) aan de besprekingen van de vertrouwenscommissie te laten deelnemen. Zowel de wethouder(s) als de griffier zijn geen lid van de vertrouwenscommissie en hebben dan ook geen stemrecht. Het toevoegen van de gemeentesecretaris als adviseur aan de vertrouwenscommissie is wettelijk niet toegestaan. Wel kan de gemeentesecretaris als ambtelijke ondersteuning toegevoegd worden. Hiertegen bestaat geen wettelijk beletsel. Er kan ook voor worden gekozen de gemeentesecretaris geen rol te geven bij het proces van de benoeming van een burgemeester. Participatie in een vertrouwenscommissie vraagt een behoorlijke (tijds)inspanning. Kandidaten voor deelname aan de vertrouwenscommissie moeten in staat zijn om de benodigde tijd daarvoor vrij te maken. Als een kandidaat onvoldoende tijd kan vrijmaken voor het werk van de vertrouwenscommissie, dan is het beter het lidmaatschap over te laten aan een ander lid van de fractie. In de vertrouwenscommissie heeft elk lid één stem. Dit is in overeenstemming met het gestelde in de brief van het ministerie van BZK van 9 april 2008, waarin met zoveel woorden wordt gesteld dat bij stemming in raadscommissies, en dus ook vertrouwenscommissies, het principe geldt van “one man, one vote”. Een gewogen stemming is dus niet toegestaan. Aanbevolen wordt te streven naar een unaniem advies aan de raad. Er kan, in verband met de privacy van de sollicitanten, niet genoeg aandacht worden gevestigd op het feit dat de vertrouwenscommissie zeer omzichtig te werk moet gaan. Iedereen is geïnteresseerd in de voortgang van de procedure om een nieuwe burgemeester aan te trekken: familie, vrienden, kennissen, fractiegenoten en zeker ook de pers. Natuurlijk is het de taak van de pers om nieuws te brengen. Aan de andere kant is het de taak van de vertrouwenscommissie om zaken geheim te houden. De vertrouwenscommissie opereert dus in een bepaald spanningsveld. De vertegenwoordigers van de pers zijn professioneel geschoold en hebben al vaker met dit bijltje gehakt; zij kennen vele manieren om aan informatie te komen. Het komt niet vaak voor dat iemand lid is van een vertrouwenscommissie. Een waarschuwing aan het adres van de leden van de vertrouwenscommissie is daarom op zijn plaats: wees op uw hoede en praat met niemand over de inhoud van het werk van de vertrouwenscommissie, dus ook niet met fractiegenoten! Vaak haalt de pers zijn informatie niet rechtstreeks bij de leden van de vertrouwenscommissie maar wordt juist hun oor te luister gelegd bij diegenen waarmee de leden van de vertrouwenscommissie contact hebben, bijvoorbeeld fractiegenoten. Voor wat betreft het raadplegen door de vertrouwenscommissie van open bronnen, zoals Google, wordt verwezen naar pagina 12. Het is aan te bevelen aan de gemeenteraad een budget te vragen voor de activiteiten van de vertrouwenscommissie. Dit budget kan vervolgens worden aangewend voor uitgaven waarvoor de vertrouwenscommissie zich geplaatst ziet, bijvoorbeeld eventuele kosten van opleiding en/of externe ondersteuning van de vertrouwenscommissie, vergaderkosten (reis- en verblijfkosten, huur accommodatie voor sollicitatiegesprekken) en kosten voor assessments. Afhankelijk van de keuzen die de vertrouwenscommissie hierin maakt, kan de hoogte van het benodigde budget worden bepaald. De gemeenteraad dient de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie zo te regelen dat vóór, tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden door de vertrouwenscommissie volstrekte geheimhouding is gegarandeerd. De geheimhouding geldt ook voor de griffier, die ambtelijke bijstand verleent, en de wethouder, die als adviseur aan de commissie is verbonden. De geheimhouding geldt ook ten opzichte van de raadsleden die geen lid zijn of lid zijn geweest 7/29

van de vertrouwenscommissie. De geheimhouding brengt met zich mee dat door de vertrouwenscommissie, anders dan door de tussenkomst van de commissaris van de Koning, geen inlichtingen -schriftelijk of mondeling- kunnen worden ingewonnen over de sollicitanten en dat overleg met derden is uitgesloten. De beraadslagingen in de raad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie vinden plaats met gesloten deuren. Er wordt een afzonderlijk niet openbaar verslag gemaakt. Ten aanzien van de beraadslagingen en de stukken geldt geheimhoudingsplicht. Als er toch informatie naar buiten komt, m.a.w. als er wordt ´gelekt´, kan door daarvan aangifte worden gedaan. Het schenden van een opgelegde geheimhoudingsplicht is een misdrijf, strafbaar gesteld in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Indien een raad of vertrouwenscommissie naar het oordeel van de commissaris der Koning onvoldoende zorg aan het bepaalde in de procedureregels besteedt, met name wat betreft het aspect van de geheimhouding, dan zal de commissaris van de Koning de minister informeren over zijn bevindingen. De minister bepaalt na overleg met de commissaris hoe verder wordt gehandeld.

8/29

2. Fase 2. Selectieproces. 2.1 Openstelling vacature. Na het vaststellen van de profielschets stuurt de griffier deze aan (het kabinet van) de commissaris van de Koning, evenals het verslag van de profielschetsvergadering. Tevens draagt de griffier er zorg voor dat de commissaris van de Koning de beschikking krijgt over een informatieset van de gemeente, met daarin relevante documenten, zoals de meest actuele begroting, een visie-document, belangrijke beleidsnota’s, enzovoort. De commissaris van de Koning verzoekt de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties om de vacature open te stellen en daarvan in de Staatscourant mededeling te doen. Daarbij staat de datum vermeld waarop de sollicitaties gericht aan Hare Majesteit de Koning uiterlijk aan de commissaris van de Koning moeten worden gezonden. De termijn waarbinnen de sollicitaties moeten worden ingezonden bedraagt doorgaans drie weken. Gedurende een vakantieperiode kan deze termijn eventueel worden verlengd. Van een eventueel assessment wordt in de advertentie melding gemaakt. Het ministerie stelt naast de Staatscourant ook enkele andere relevante media in kennis van de openstelling van de vacature, zoals Binnenlands Bestuur en het VNG-magazine. Een gemeente heeft de mogelijkheid om (onder verwijzing naar de officiële vacaturetekst in de Staatscourant) in de media (bijv. dag- en/of weekbladen) potentiële sollicitanten attent te maken op de vacature. De kosten komen voor rekening van de gemeente zelf. Ook kan de vacature met onderliggende informatie geplaatst worden op de gemeentelijke website. De vacature wordt door de commissaris van de Koning ook op zijn webpagina bekend gemaakt (in Limburg:) www.limburg.nl/Bestuur/Commissarisvan_de_Koning/Burgemeesters_benoemingen). Zoals reeds gemeld, richten kandidaten hun sollicitatie aan Hare Majesteit de Koning en sturen de brief binnen de gestelde termijn naar de commissaris van de Koning. Deze is ook hun aanspreekpunt voor aanvullende informatie, niet de gemeente. Ze krijgen van de commissaris van de Koning een ontvangstbevestiging, de profielschets, het verslag van de profielschetsvergadering en de eerdergenoemde informatieset toegezonden. Op basis van de binnengekomen reacties selecteert de commissaris van de Koning de meest geschikte kandidaten, onder meer door het inwinnen van inlichtingen en een gesprek met betreffende kandidaat. Dit is de reden waarom de vertrouwenscommissie pas enkele weken na het verstrijken van de reactietermijn door de commissaris van de Koning benaderd wordt om geïnformeerd te worden over de uitkomst van deze eerste selectie (zie paragraaf 2.3)

2.2 Opstart vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie kan de tijd tussen het openstellen van de vacature en het bericht van de commissaris van de Koning over de uitkomst hiervan en van zijn eerste selectie nuttig gebruiken door haar werkzaamheden rondom de aanstaande selectiegesprekken voor te bereiden. Hierbij gaat het onder meer om het kiezen van een voorzitter (voorzover in het voortraject niet door de raad bepaald bij het vaststellen van de bemensing van de vertrouwenscommissie), het nader uitwerken van het selectieproces en het doorspreken van de rol van de vertrouwenscommissie. Overwogen kan worden om ook een training voor de vertrouwenscommissie te laten plaatsvinden, toegespitst op selectiegesprekken voor burgemeesters. Hiervoor zijn enkele gespecialiseerde bureaus actief. Het belang van een goede voorbereiding onder begeleiding 9/29

van een gespecialiseerd bureau is zeker geen overbodige luxe. In de handreiking benoemingsproces burgemeester van het ministerie van BZK (bijlage A4) wordt ook nader ingegaan op de selectieprocedure bij de vertrouwenscommissie. Nadat de commissaris van de Koning, op basis van de ontvangen sollicitatiebrieven, een eerste selectie van gekwalificeerde kandidaten heeft doorgevoerd (gesproken) en zijn bevindingen ter kennis heeft besproken met de vertrouwenscommissie, maakt hij via een persbericht het aantal en de afkomst van de sollicitanten bekend. In andere provincies vindt dat direct na de sollicitatie sluitingstermijn plaats. Zodra de datum van dit overleg bekend is, kan ook alvast een voorlopige datum voor de selectiegesprekken gepland worden alsmede een optie voor de datum voor de raadsvergadering waarin over de aanbeveling besloten wordt en eventuele data voor voorbereidende en eventueel afrondende vergaderingen van de vertrouwenscommissie. Het is wenselijk om de termijn tussen de selectiegesprekken en deze raadsvergadering zo kort mogelijk te houden, vanwege de geheimhouding. Afhankelijk van het vergaderschema van de raad kan worden aangesloten bij een reguliere vergadering (met dien verstande dat dan een gedeelte van de vergadering achter gesloten deuren dient plaats te vinden) of moet een aparte vergadering gepland worden. In overweging wordt gegeven om, met inachtneming van het bepaalde in het reglement van orde, de termijn tussen de aankondiging/kennisgeving van de vergadering en het daadwerkelijk plaatsvinden van de raadsvergadering zo kort mogelijk te houden. Naast een datum voor de selectiegesprekken kan door de vertrouwenscommissie ook alvast nagedacht worden over een locatie voor deze gesprekken. Omwille van het maximaal waarborgen van de geheimhouding is het raadzaam om dit over te dragen aan voorzitter en de griffier (zie paragraaf 2.4). Tenslotte kunnen vooraf afspraken worden gemaakt over de werkwijze rondom geheime stukken, zoals de binnenkort te ontvangen sollicitatiebrieven met cv’s van kandidaten. Krijgen bijvoorbeeld alle leden van de vertrouwenscommissie alsmede de adviseurs hiervan een (gewaarmerkte) kopie of komen de stukken bij de griffier ter inzage te liggen? Tenslotte kan alvast begonnen worden met het plannen van de externe communicatie voor het moment waarop de uiteindelijke aanbeveling van de raad bekend gemaakt wordt.

2.3 Overleg met de commissaris van de Koning. Aansluitend aan zijn selectiewerkzaamheden nodigt de commissaris van de Koning de vertrouwenscommissie uit voor overleg. Daarin verstrekt de commissaris van de Koning de commissie inzicht in alle sollicitanten, dat wil zeggen dat de commissie alle namen ter inzage krijgt van degenen die naar het ambt van burgemeester hebben gesolliciteerd en alle brieven ter inzage krijgt. De commissaris geeft zijn oordeel over kandidaten die hij in beginsel geschikt acht voor benoeming in de burgemeestersvacature. Deze selectie staat aan het einde van het gesprek vast. De commissie krijgt uitsluitend de namen en brieven mee van de geselecteerde kandidaten en van eventuele niet-geselecteerde sollicitanten die de commissie toch wil uitnodigen voor een gesprek. De commissaris van de Koning laat zich bij zijn selectie doorgaans leiden door de door de raad opgestelde profielschets. Daarnaast betrekt hij de bestuurlijke kennis en maatschappelijke achtergrond van de kandidaten bij zijn selectie. De commissaris van de Koning maakt via een persbericht het aantal, het geslacht, de politieke kleur en de bestuurlijke achtergrond van de sollicitanten bekend. De commissaris van de Koning stelt de kandidaten die hij heeft geselecteerd hiervan schriftelijk op de hoogte. De niet geselecteerde kandidaten worden door 10/29

hem schriftelijk op de hoogte gesteld van het feit dat zij niet tot zijn selectie behoren. Een nietgeselecteerde kandidaat kan zich rechtstreeks tot de vertrouwenscommissie wenden met het verzoek om door de commissie voor een sollicitatiegesprek te worden uitgenodigd. Als de vertrouwenscommissie besluit naast de door de commissaris van de Koning geselecteerde kandidaten ook andere kandidaten die gesolliciteerd hebben bij haar beoordeling te betrekken, doet zij daarvan onverwijld mededeling aan de commissaris van de Koning. Deze brengt zijn oordeel over laatstgenoemde kandidaten ter kennisname van de commissie. De commissaris van de Koning zal een eigen oordeel hebben over de al dan niet benoembaarheid van kandidaten. Indien de commissie besluit een door de commissaris van de Koning geselecteerde kandidaat niet te ontvangen, worden de commissaris van de Koning en de kandidaat door haar schriftelijk, met vermelding van redenen van die beslissing, op de hoogte gesteld. Het ligt in de rede dat de vertrouwenscommissie dit direct kenbaar maakt bij het overleg met de commissaris van de Koning over diens selectie.

2.4 Voorbereiding selectiegesprekken. Het is voor de vertrouwenscommissie raadzaam om direct aansluitend aan het overleg met de commissaris van de Koning een vergadering van de vertrouwenscommissie te beleggen. Daarin wordt bepaald welke kandidaten wanneer worden uitgenodigd en wordt de eerder gemaakte concept-planning (waaronder de datum voor de selectiegesprekken) tegen het licht van de ontvangen informatie heroverwogen en definitief gemaakt. Daarbij moet nadrukkelijk gekeken worden hoeveel kandidaten men op een dag wil ontvangen en of een tweede datum nodig is. Als uitgegaan wordt van gesprekken van maximaal 1 à 1,5 uur en telkens een aansluitende pauze van circa 15 minuten, alsmede een afrondende bespreking door de commissie op dezelfde dag, dan ligt het voor de hand om in een gecombineerde ochtend- en middagsessie niet meer dan 4 tot 5 kandidaten uit te nodigen. Aansluitend aan de vergadering van de vertrouwenscommissie met de commissaris van de Koning worden, afhankelijk van de eerder hierover gemaakte afspraken, de sollicitatiebrieven beschikbaar gesteld of ter inzage gelegd. Aan het einde van deze vergadering van de vertrouwenscommissie is er duidelijkheid over de datum of data voor de selectiegesprekken, inclusief beschikbaarheid van de commissieleden en adviseurs. Vervolgens kunnen voorzitter en/of griffier de locatie voor de selectiegesprekken definitief vastleggen. Het is raadzaam om dit onder een gefingeerde naam te doen, om ruchtbaarheid te voorkomen. Verder is het aan te raden om deze gesprekslocatie buiten de eigen regio te zoeken. Bij de keuze van de locatie is het verstandig mee te laten wegen de mate waarin de locatie bijdraagt aan het bewaren van de geheimhouding en de vertrouwelijkheid van de kandidaten. Het is goed om vooraf de locatie te gaan bekijken en ter plekke afspraken te maken over de organisatie rondom de dag. Ook geen naamsaankondiging op het activiteitenbord bij de ingang van de vergaderaccommodatie (of een fictieve naam). Als datum/data en locatie definitief zijn, moet een indeling van de dag(en) gemaakt worden. Om praktische redenen ligt het voor de hand om dit op te dragen aan voorzitter en griffier. Mocht namelijk blijken dat een kandidaat op het voorgestelde tijdstip echt niet kan, dan is het makkelijker om e.e.a. aan te passen. Na deze voorbereidingen is het moment gekomen waarop de kandidaten uitgenodigd kunnen worden. Alvorens hiermee te beginnen is het raadzaam om eerst bij het kabinet van de commissaris van de Koning te informeren of deze inmiddels sollicitanten heeft geïnformeerd of ze al dan niet geselecteerd zijn. Doorgaans gebeurt dit op de dag na het overleg van de commissaris van 11/29

de Koning met de vertrouwenscommissie. Het benaderen namens de vertrouwens-commissie kan door de voorzitter gebeuren, maar ook door de griffier. Het spreekt voor zich om hierin (maar ook bij overige onderdelen van de procedure) derden (d.w.z. anderen dan leden en adviseurs van de vertrouwenscommissie, alsmede de griffier, enzovoort) geen rol te geven omwille van het inbouwen van waarborgen voor geheimhouding. Het is raadzaam om het eerste contact telefonisch te doen, bij voorkeur op het privé-nummer of het mobiele nummer van de kandidaat. Ook hierbij spreekt het voor zich om alleen tegenover de kandidaat persoonlijk de precieze reden van het gesprek aan te geven, alsmede de gemeentenaam, enzovoort. Als de kandidaat aan de lijn is, kan hij mondeling geïnformeerd worden over het feit dat hij/zij uitgenodigd wordt voor gesprek met de vertrouwenscommissie en over de datum en het tijdstip. Denkbaar is dat datum en/of tijdstip slecht uitkomen, omdat kandidaten vaak nu ook al een drukke agenda hebben. Een optie zou kunnen zijn om bij iedere kandidaat het reeds geplande tijdstip te noemen, maar ook te informeren of het ook op andere momenten die dag/dagen zou kunnen. Daardoor heeft de voorzitter of griffier aan het einde van alle gesprekken in beeld bij welke kandidaat het gesprek qua tijdstip slecht uitkomt en welke mogelijkheden er zijn om met andere kandidaten te schuiven. Als het plaatje passend is, is het moment gekomen om datum, tijdstip, locatie en gefingeerde naam waaronder de reservering heeft plaatsgevonden schriftelijk te communiceren, alsmede om aan te geven tot wie men zich tussentijds dient te wenden met vragen. Het ligt voor de hand om hiervoor de griffier aan te merken. Denk ook aan het meesturen van een routebeschrijving, een contact telefoonnummer bij eventuele calamiteiten (bijv. reisvertraging) alsmede bijvoorbeeld een overzicht van de samenstelling van de vertrouwenscommissie, eventueel in de vorm van een smoelenboek. Dit bespaart een voorstelrondje tijdens de gesprekken. Tevens is dit een goed moment om het declaratieformulier voor de reiskosten die voortvloeien uit het selectiegesprek mee te sturen, dat via de provincie te verkrijgen is en door kandidaten naar het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties dient te worden gestuurd. Het is raadzaam om bij correspondentie met kandidaten met blanco-enveloppen te werken, post zonder uitzondering naar hun privé-adres te sturen en dit alles bij voorkeur vanaf het huisadres van doorgaans de voorzitter of de griffier van de vertrouwenscommissie. Dit ook om te voorkomen dat derden onbedoeld aanwijzingen krijgen over een mogelijke sollicitatie. Volledigheidshalve wordt nog opgemerkt dat de vertrouwenscommissie alleen maar door tussenkomst van de commissaris van de Koning inlichtingen over de kandidaten kan inwinnen, mede ter waarborging van de geheimhouding. Natuurlijk is het niet verboden om open bronnen (bijvoorbeeld Google) te raadplegen. Hierbij dient te worden bedacht dat (met name negatieve) berichtgeving op internet mensen blijft ‘achtervolgen’. Zo zal altijd teruggelezen kunnen worden dat iemand verdachte was in een strafzaak, maar vaak niet dat hij nadien is vrijgesproken. Zie ook de kanttekeningen, die op pagina 18 van de circulaire omtrent het raadplegen van zoekmachines worden gemaakt.

2.5 Selectiegesprekken. Langzaam maar zeker nadert de dag van de selectiegesprekken. Het is verstandig om één of twee dagen vóór die datum een laatste voorbereidende bijeenkomst van de vertrouwenscommissie te beleggen, om daarin de gesprekken goed voor te bereiden. Hoe zijn de gesprekken opgebouwd? Welke thema’s moeten in ieder geval in elk gesprek aan de orde komen (mede naar aanleiding van de profielschets)? Welke specifieke vragen leven er bij de commissieleden voor de afzonderlijke kandidaten (mede naar aanleiding van de cv’s)? Is het 12/29

wenselijk om één of twee casussen te formuleren? Wie stelt welke vragen, wie pakt de rol van observant, eventueel welk ander lid gaat kritisch doorvragen of kiest voor de rol van advocaat van de duivel? Is het een idee om leden de taak te geven om op specifieke kenmerken te letten? Werken we met een beoordelingsformulier, en hoe ziet dat er uit? Hebben we dit zodanig doorgesproken, dat alle leden dit op dezelfde wijze interpreteren? Wat is de rol van de adviseurs tijdens de gesprekken? Wie haalt de kandidaten op en brengt ze weer terug? De griffier kan dit uitwerken in een notitie, die alle leden en adviseurs krijgen als leidraad voor de dag(en) van de selectiegesprekken. Dan is uiteindelijk de dag van de selectiegesprekken gekomen. Omwille van de geheimhouding van de locatie van de gesprekken is het een suggestie om deze ook niet vooraf binnen de commissie te hebben gecommuniceerd, maar deze pas op de dag zelf bekend te maken, en hier gezamenlijk naar toe te gaan. Kies er voor om ruim van te voren aanwezig te zijn. Als de selectiegesprekken goed zijn voorbereid, loopt de dag soepel volgens het draaiboek. Als de griffier telkens de kandidaten ophaalt en wegbrengt, kan de voorzitter bevorderen dat in de tijd tussen de gesprekken het beoordelingsformulier wordt ingevuld. Ongetwijfeld zullen leden van de commissie al tussentijds met elkaar de kandidaten gaan beoordelen en vergelijken, maar als aan het einde van de dag(en) een plenaire sessie hierover belegd is, is het niet raadzaam om dit als voorzitter te stimuleren. Het verdient de voorkeur om enkele kandidaten uit te nodigen voor een tweede gesprek. Gelet op de belangrijke positie die de burgemeester inneemt in het lokale bestuur, is het niet vreemd om met een beperkter aantal kandidaten (2 hooguit 3) een tweede gesprek te voeren. Een gesprek waarin meer de diepgang kan worden gezocht. Tevens kunnen in een tweede gesprek (aanvullende) vragen van beide kanten aan de orde komen die na het eerste gesprek zijn blijven liggen of zaken aan de orde worden gesteld die vragen om een meer breedvoerige gedachtewisseling. Voorts kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid tot het ondergaan van een assessment. Dit laatste is overigens alleen maar mogelijk indien dit vooraf bekend is gemaakt en met tussenkomst van de commissaris van de Koning.

2.6 Assessment. Indien daartoe vooraf door de gemeenteraad is besloten kan de vertrouwenscommissie besluiten dat enkele kandidaten een assessment zullen ondergaan. Daarbij gaat de voorkeur uit naar een ontwikkelassessment en niet naar een assessment dat dient ter onderbouwing van de keuze voor een van de kandidaten. Het doel van een assessment is de daarvoor geselecteerde kandidaten op één of enkele elementen van de profielschets nader te testen. Het verdient aanbeveling het aantal kandidaten dat een assessment moet ondergaan te beperken tot maximaal twee. De commissaris van de Koning ziet toe op de kwaliteit van het assessment en de zorg voor de geheimhouding. Een assessment dient plaats te vinden door tussenkomst van de commissaris van de Koning. In artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet en de circulaire is immers bepaald dat de geheimhouding met zich meebrengt dat, anders dan door tussenkomst van de commissaris, door de vertrouwenscommissie geen inlichtingen -schriftelijk of mondeling- kunnen worden ingewonnen over de sollicitanten en dat overleg met derden is uitgesloten. 13/29

Het uitvoeren van een assessment kan alleen met instemming van de betreffende sollicitant(en). Stemt een sollicitant hiermee niet in, dan is het aan de vertrouwenscommissie om te bepalen hoe met deze weigering wordt omgegaan, waarbij de kans bestaat dat de vertrouwenscommissie de betreffende kandidaat uitsluit van verdere deelname aan het sollicitatieproces. In de advertentie was immers al mededeling gedaan van de mogelijkheid dat een assessment zou plaatsvinden. Stemmen de kandidaten in, dan leidt de commissaris van de Koning het verzoek van de vertrouwenscommissie voor een assessment door naar een extern assessmentbureau. Voor welk bureau gekozen wordt hangt af van overleg hierover tussen de vertrouwenscommissie en de commissaris van Koning. Het assessementbureau informeert als eerste de kandidaten over de uitkomst van het assessment dat op hen betrekking heeft. De kandidaten hebben de mogelijkheid om te kiezen of de rapportage over de uitkomst aan de vertrouwenscommissie wordt gezonden of niet. Wordt hiermee ingestemd dan zendt het assessmentbureau door tussenkomst van de commissaris van Koning de uitkomst van het assessment aan de vertrouwenscommissie. Let bij de selectie van een bureau er op of een bureau werkt met psychologen die zich conformeren aan de beroepscode van het Nederlands Instituut voor Psychologen. Daarbij is het ook van belang of de assessoren thuis zijn in en ervaring hebben met het beoordelen van kandidaten voor het openbaar bestuur. Van de mogelijkheid van een assessment moet melding worden gemaakt bij de openstelling van de vacature in de Staatscourant. De kosten van het assessment komen voor rekening van de gemeente.

2.7 Nabespreking. Na het laatste gesprek is het moment gekomen om de balans op te maken. Zorg er voor dat hiervoor na afloop van de sollicitatiegesprekken nog voldoende tijd beschikbaar is, want de gesprekken liggen de leden nu nog vers in het geheugen. De beoordelingsformulieren (die gebaseerd zijn op de profielschets) bieden een prima hulpmiddel voor het opmaken van de balans, maar ook andere argumenten en belangen kunnen hierbij een rol spelen. Om die reden is het verstandig om aan het begin van deze slotsessie een procedure af te spreken. Een goed streven is verder om te komen tot unanimiteit over de aanbeveling. Als alles goed is, is er aan het einde van de slotsessie duidelijkheid over het advies van de vertrouwenscommissie aan de raad: welke twee kandidaten komen in welke volgorde in de aanbeveling. Daarbij zijn ook al de argumenten geïnventariseerd om de beoordeling richting commissaris van de Koning (voor wat betreft alle kandidaten) en de raad (voor wat betreft de aanbeveling van twee kandidaten) te onderbouwen. Vanuit de vertrouwenscommissie vindt geen terugkoppeling plaats richting de kandidaten. Wel informeert (de voorzitter en de griffier van) de vertrouwenscommissie uiteraard de commissaris van de Koning. Dit gebeurt enkele dagen vóór de raadsvergadering waarin de aanbeveling wordt vastgesteld in een overleg met de commissaris van de Koning, waarin wordt ingegaan op het verloop en de uitkomst van het selectieproces en de keuze voor de kandidaten 1 en 2 op de concept-aanbeveling. Er kan worden volstaan met een telefonisch overleg, ook als de vertrouwenscommissie niet unaniem is in haar oordeel. Alleen als er slechts een minimale meerderheid voor een bepaalde kandidaat is of als er andere knelpunten zijn is een persoonlijk en uitgebreider overleg met de commissaris van de Koning raadzaam.

14/29

Voor wat betreft het mededelen van de besluitvorming in de raad aan de kandidaten wordt verwezen naar paragraaf 3.3 van deze handreiking.

3. Fase 3. Benoemingsproces. De raad dient in een besloten raadsvergadering het volgende te doen: 1. het rapport van bevindingen van de vertrouwenscommissie bespreken (artikel 61 lid 4 Gemeentewet; zie bijlage A1); 2. de aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (hierna: de minister) als bedoeld in artikel 61 lid 5 van de Gemeentewet (zie bijlage A1) vaststellen (raadsbesluit).

3.1 Rapport van bevindingen. In een rapport van bevindingen brengt de vertrouwenscommissie verslag uit van de door haar ingenomen standpunten over de kandidaten. De griffier of voorzitter van de vertrouwenscommissie maakt dit rapport. Het bevat een korte omschrijving van het doorlopen proces en beknopte schets (“een alinea”) per kandidaat, die op gesprek is geweest. In de toelichting bij de voorbeeldverordening bij de circulaire is een mogelijke opbouw van het verslag van bevindingen opgenomen. De door de vertrouwenscommissie na elk selectiegesprek in te vullen scoretabel kan een goed uitgangspunt zijn voor de samenvatting van de bevindingen per kandidaat. De raad legt de taak om een nieuwe burgemeester te selecteren neer bij de vertrouwenscommissie. Het risico dat de naam van een kandidaat bekend wordt dient zo klein mogelijk te worden gehouden. Om deze beide redenen adviseert de provincie Limburg om in het rapport van bevindingen alleen de namen van de kandidaten nummer 1 en 2 te vermelden. Over het antwoord op de vraag of één of meerdere raadsleden dan wel de hele raad desgewenst van de namen van alle geselecteerde kandidaten kennis mogen nemen bestaat discussie. In artikel V lid 6 van de circulaire staat dat de vertrouwenscommissie in haar verslag van bevindingen ten aanzien van iedere kandidaat de overwegingen vermeldt die tot haar oordeel hebben geleid. Dit verslag van bevindingen maakt op grond van artikel VI lid 6 van de circulaire onderdeel uit van de bijlagen bij de aanbeveling. In de toelichting bij artikel 11 van de voorbeeldverordening bij de circulaire wordt aangegeven dat de bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten desgewenst geanonimiseerd kunnen worden gepresenteerd. Hieruit kan worden afgeleid dat een raadslid het recht heeft om de namen van de andere kandidaten dan de nummers 1 en 2 te vernemen. De provincie Limburg adviseert om de raad een besluit te laten nemen over een verzoek om inzage in de andere namen. Indien er geen expliciet raadsbesluit dienaangaande wordt genomen en een raadslid toch de gelegenheid krijgt in het kader van het bespreken van het verslag van bevindingen en het vaststellen van de aanbeveling kennis te nemen van de namen van de andere kandidaten zal dit echter geen aanleiding vormen voor de commissaris van de Koning om hierover een opmerking te maken richting minister BZK. De raad kan er ook voor kiezen dat een lid van de vertrouwenscommissie mondeling verslag doet in de raadsvergadering. Afhankelijk van de cultuur binnen de gemeente kan het noodzakelijk zijn de procedure vooraf met de raad of het presidium te bespreken. Voorstelbaar is ook dat in het verslag wordt aangegeven dat kandidaten "benoembaar" of "niet benoembaar" zijn voor de commissie.

15/29

In het rapport voor de minister en de commissaris van de Koning worden wel alle kandidaten met naam genoemd met de conclusies per kandidaat. Hierbij kan aangegeven worden dat de volgorde vanaf de nummer 3 willekeurig is, bijvoorbeeld omdat geen van deze kandidaten geschikt werd bevonden door de vertrouwenscommissie of allemaal even geschikt.

3.2 Aanbeveling. De raad zendt een aanbeveling inzake de benoeming aan de minister binnen vier maanden nadat de gelegenheid tot sollicitatie voor de functie is gegeven. Bij het opstellen van de aanbeveling betrekt de raad de bevindingen van de vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie voegt bij het rapport van bevindingen de concept-aanbeveling van tenminste twee kandidaten, die naar haar oordeel voor benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van beide kandidaten de motieven die tot haar oordeel hebben geleid. De vertrouwenscommissie geeft in haar verslag tevens een beredeneerde volgorde van de kandidaten aan. De raad stelt de aanbeveling meteen na het bespreken van het rapport van bevindingen vast. De aanbeveling moet minimaal twee personen omvatten (artikel 61 lid 5 Gemeentewet; zie bijlage A1). De raad mag afwijken van het advies van de vertrouwenscommissie. Alleen in bijzondere gevallen mag de raad een enkelvoudige aanbeveling vaststellen (artikel 61 lid 6 Gemeentewet; zie bijlage A1). Van een bijzonder geval kan alleen sprake zijn bij herindeling (alleen als er sprake is van een “meest gerede kandidaat”), indien er maar één, door de commissaris van de Koning benoembaar geachte, sollicitant is of indien er maar één kandidaat heeft gesolliciteerd en bij aan overmacht grenzende situaties, zoals de omstandigheid dat een kandidaat overlijdt of ernstig ziek wordt, of wanneer een kandidaat zich terugtrekt nadat de aanbeveling is vastgesteld, zodat de facto maar een kandidaat overblijft. Politieke, beleidsmatige of bestuurlijke overwegingen zijn geen reden voor een enkelvoudige aanbeveling. De minister zal geen acht slaan op een enkelvoudige aanbeveling indien naar zijn oordeel geen sprake is van een bijzonder geval. De minister kan overwegen de kandidaat die de raad in de aanbeveling op nummer 2 heeft geplaatst voor benoeming voor te dragen. Indien de raad dit niet wenselijk acht, kan in de brief aan de minister de reden hiervan wordt aangegeven. Deze kanttekening mag niet zo ver gaan, dat de minister kan concluderen dat er feitelijk slechts sprake is van een enkelvoudige aanbeveling. In de praktijk van de laatste jaren is de minister nooit van de aanbeveling van de raad afgeweken (artikel 67 lid 7 Gemeentewet; zie bijlage A1).

3.3 Organisatie extra raadsvergadering ter vaststelling aanbeveling. De datum van de extra raadsvergadering moet zo spoedig mogelijk aan het kabinet van de commissaris van de Koning worden doorgegeven. De beraadslagingen in de raad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie zijn van rechtswege niet-openbaar (artikel 61 lid 4 Gemeentewet; zie bijlage A1) en er geldt van rechtswege geheimhouding ten aanzien van beraadslagingen en stukken (artikel 61c eerste lid Gemeentewet; zie bijlage A1). Het is verstandig om de uitnodiging en agenda zo kort mogelijk voor de vergadering naar de raadsleden te zenden. Het reglement van orde kan omzeild worden door de raadsleden te berichten rekening te houden met een extra besloten vergadering in de komende weken. Het RvO biedt verder de mogelijkheid om in spoedeisende situaties de oproep uiterlijk 48 uur voor de raadsvergadering te verspreiden. Bij de uitnodiging moet duidelijk worden aangegeven dat de 16/29

vergadering in beslotenheid plaatsvindt en er met betrekking tot beraadslagingen en vergaderstukken van rechtswege eeuwigdurende geheimhoudingsplicht geldt. De besloten raadsvergadering dient openbaar bekend gemaakt te worden, welke wordt gevolgd door een openbare raadsvergadering. Omdat vooraf niet bekend is hoe lang de besloten vergadering en de daarop volgende schorsing, waarin de kandidaten telefonisch wordt medegedeeld of zij wel of niet op de aanbeveling staan, zullen duren, kan niet worden aangegeven hoe laat de openbare raadsvergadering zal plaatsvinden. Belangstellenden en vertegenwoordigers van de media die de openbare vergadering willen bijwonen zullen op de avond zelf dus moeten afwachten hoe laat deze plaatsvindt. Het raadsvoorstel wordt ondertekend door de vertrouwenscommissie of de voorzitter daarvan. Gelet op de geheimhoudingsplicht is het raadzaam de vergaderstukken niet aan de raadsleden toe te sturen, maar op de dag van de raadsvergadering ter inzage te leggen bij de griffier en de raadsleden, die ze komen inzien, te registreren (een handtekening laten zetten). Een andere mogelijkheid is om de stukken ter plekke uit te delen, een leespauze te houden en de stukken weer in te nemen. Er kan ook voor worden gekozen geen stukken te hanteren. Overigens verdient het (zoals hiervoor bij paragraaf 3.1 aangegeven) aanbeveling bij alle schriftelijke bescheiden de namen van sollicitanten te “versleutelen”: er bijvoorbeeld een nummer aan te geven en geen namen te noemen. Als de geheimhouding niet in acht wordt genomen, kan daarvan aangifte worden gedaan (zie hierboven bij de paragraaf over de verordening op de vertrouwenscommissie). De raadsleden moeten worden gewaarschuwd voor de pers die, zodra de datum en het onderwerp van de raadsvergadering bekend is, zal gaan rondbellen om te proberen informatie los te krijgen (vooral de leden van de vertrouwenscommissie lopen risico). De pers kan de griffier vragen om vanwege deadlines voor kranten- of televisie-items onder embargo alvast informatie omtrent de nummer 1 te verkrijgen. Dit mag de griffier niet doen, want daarmee schendt hij zijn geheimhoudingsplicht en kan hij strafrechtelijk vervolgd worden. Tijdens de besloten vergadering moet ervoor gezorgd worden, dat de geluidsinstallatie buiten de raadzaal uit staat, evenals verbindingen met radio, televisie en sociale media. Indien mogelijk wordt er vergaderd zonder geluidsversterking. Alleen voorzitter, griffier, raad en eventueel de notulist zijn in de raadzaal aanwezig; uiteraard geen pers en publiek, maar ook geen bodepersoneel. De notulist maakt het verslag van de besloten vergadering en valt ook onder de geheimhouding. Desgewenst kan het college ook aanwezig zijn (art. 21 Gemeentewet). De aanbeveling van de raad is openbaar voor zover het de naam van de eerste kandidaat op de aanbeveling betreft. Om te waarborgen dat de naam van de tweede kandidaat geheim blijft, dient de gemeenteraad zijn meervoudige aanbeveling in beslotenheid vast te stellen. Tijdens de hierop volgende openbare raadsvergadering wordt vervolgens alleen de naam van de eerst aanbevolen kandidaat openbaar gemaakt. De naam van de nummer 2 op de aanbeveling wordt niet in de openbaarheid gebracht. De beraadslagingen vinden plaats in beslotenheid en er geldt een wettelijke geheimhoudingsplicht. Daarom kan de voorzitter bij het bekend maken van de naam van de beoogd burgemeester niet aangeven dat de raad unaniem voor deze persoon heeft gekozen of dat het advies van de vertrouwenscommissie unaniem was. Dit gebeurt in de praktijk wel vaak om de keuze voor de betreffende kandidaat kracht bij te zetten, maar daarmee wordt de geheimhoudingsplicht geschonden en in strijd met de Gemeentewet gehandeld. Hoe moet in de besloten raadsvergadering worden gestemd? 17/29

Er zijn drie mogelijkheden: 1. Op grond van artikel 31 van de Gemeentewet moeten stemmingen over personen geheim zijn. Deze stemmingen moeten schriftelijk gebeuren. Het reglement van orde bevat hiervoor een procedure. Over de posities 1 en 2 op de aanbeveling moet in afzonderlijke stemrondes worden gestemd, omdat de raadsleden kunnen kiezen wie zij op nummer 1 en op nummer 2 zetten. Deze stemrondes kunnen ook op één stembriefje worden gecombineerd. 2. Uit de toelichting op pagina 21 van de circulaire en nadere informatie van het ministerie van BZK blijkt echter, dat deze stemming in afwijking van artikel 31 Gemeentewet niet schriftelijk hoeft te gebeuren, omdat de raadsleden binnen de beslotenheid van de raadsvergadering reeds in alle openheid met elkaar van gedachten hebben gewisseld. Een schriftelijke stemming ligt daarom niet meer voor de hand. Artikel 31 Gemeentewet strekt ertoe te voorkomen dat de stemming over te benoemen personen (niet zijnde politieke ambtsdragers) niet wordt gepolitiseerd. Dit artikel is volgens BZK niet geschreven voor politieke functies. Indien gemeenten er toch voor kiezen de stemming schriftelijk te laten plaatsvinden, zal BZK deze procedure niet afwijzen. 3. Er kan ook voor worden gekozen om niet de namen van de nummers 1 en 2 in stemming te brengen, maar het vaststellen van de aanbeveling in zijn geheel als document. De commissaris van de Koning in Limburg volgt de lijn van het ministerie van BZK in dezen. Tussen de besloten vergadering waarin de aanbeveling wordt vastgesteld en de openbare vergadering waarin de naam van de nummer 1 bekend wordt gemaakt worden alle kandidaten die op gesprek zijn geweest bij de vertrouwenscommissie gebeld door de voorzitter van de vertrouwenscommissie (en eventueel griffier). Kandidaten kunnen ook uitsluitend schriftelijk op de hoogte worden gesteld, maar bellen heeft de voorkeur omdat daarmee wordt voorkomen, dat kandidaten via de pers vernemen wie de gelukkige is. De kandidaten wordt alleen medegedeeld of zij wel of niet op de aanbeveling zijn geplaatst. Zij ontvangen geen verdere (inhoudelijke) uitleg; indien zij die wel wensen, dienen zij zich te richten tot de commissaris van de Koning via het kabinet. Om te voorkomen dat reeds voor de openbare vergadering informatie naar buiten lekt wordt aanbevolen om de tijdsspanne tussen de besloten en de openbare vergadering zo kort mogelijk te houden. Het is raadzaam om erop toe te zien dat raadsleden in de hiervoor genoemde tijdspanne geen gebruik maken van technische hulpmiddelen (mobiele telefoons e.d.) om langs die weg informatie met derden te delen. Omdat de griffier zo spoedig mogelijk na afronding van de burgemeestersbenoemingsprocedure de stukken in een verzegelde enveloppe voor 75 jaar in het archief opbergt (zie hierna), zit in deze enveloppe dus een niet-vastgesteld verslag. In overweging wordt gegeven het verslag in een besloten gedeelte van de eerstvolgende raadsvergadering vast te stellen en daarna te archiveren. Het is verstandig om vooraf te zorgen voor informatie over de voorkeurskandidaat ten behoeve van een persbericht, dat op de website wordt geplaatst en aan de pers wordt verstrekt. Het persbericht geeft op hoofdlijnen informatie over de beoogd burgemeester (cv, foto e.d.). Hierover kan de griffier (zonder namen te noemen) vooraf al overleg voeren met de gemeentelijke persvoorlichter. In veel gevallen zijn op internet foto´s te vinden. Er kan ook voor worden gekozen de sollicitanten te verzoeken een foto bij hun brief te voegen. Een aardig alternatief is de sollicitanten te vragen een persbericht met foto aan te leveren, waarmee ze moeten laten zien hoe zij zich zouden willen profileren als burgemeester.

18/29

3.4 Versturen aanbeveling. De raad zendt binnen 4 maanden na openstelling van de vacature zijn aanbeveling van twee personen aan de minister (art. 61 lid 5 Gemeentewet (bijlage A1) en artikel VI lid 5 van de circulaire (bijlage A2)). Dit is een termijn van orde; in de vakantieperiode zal deze veelal niet haalbaar zijn. Een afschrift van de aanbeveling met bijlagen wordt aan de commissaris van de Koning gezonden. In artikel VI lid 6 van de circulaire wordt opgesomd welke stukken in welke volgorde met de aanbeveling worden meegezonden. Ten aanzien van de stukken die bij de aanbeveling door de raad aan de minister worden gezonden geldt de geheimhoudingsplicht. De aanbeveling, het rapport van bevindingen van de vertrouwenscommissie (betreffende alle kandidaten, die op gesprek zijn geweest) en de notulen van de besloten vergadering worden door de raad in afschrift naar de commissaris van de Koning gezonden. De commissaris van de Koning ontvangt deze stukken ten behoeve van diens rapportage aan de minister over de inhoud en het verloop van de procedure. Nadat de aanbeveling is vastgesteld stelt de raad de op de aanbeveling geplaatste kandidaten ook schriftelijk op de hoogte van het feit dat zij op de aanbeveling staan die aan de minister wordt gezonden. De raad stelt de andere door de vertrouwenscommissie ontvangen sollicitanten schriftelijk op de hoogte van het feit dat zij niet op de aanbeveling zijn geplaatst. De (plv. of waarnemend) raadsvoorzitter en griffier of de voorzitter van de vertrouwenscommissie en de griffier zenden namens de raad brieven naar alle kandidaten. De nummers 3 en volgende wordt alleen medegedeeld, dat ze niet op de aanbeveling zijn geplaatst. Zij krijgen geen verdere uitleg en geen verder bericht. Indien gewenst kunnen zij zich tot de commissaris van de Koning wenden voor uitleg. De nummers 1 en 2 ontvangen bericht, dat zij op de aanbeveling zijn geplaatst en op welke plaats. Zij ontvangen verder bericht van de minister.

3.5 Benoeming. De minister toetst na binnenkomst of de aanbeveling aan alle wettelijke vereisten voldoet. De minister beslist of hij de kandidaat die als eerste op de aanbeveling van de gemeenteraad staat, uitnodigt voor een gesprek. Dit gesprek wordt zo spoedig mogelijk na de beslissing van de minister belegd. Na dit gesprek beslist de minister over zijn voordracht aan de Koning. Indien het gaat om een vacature in een gemeente met meer dan 50.000 inwoners, zal de voor-dracht, na het gesprek met de kandidaat, eerst in de ministerraad behandeld dienen te worden. Na instemming van de ministerraad draagt de minister de kandidaat voor bij de Koning. De minister stelt de niet ter benoeming voorgedragen kandidaat telefonisch op de hoogte van het feit dat hij niet voor benoeming is voorgedragen. De Koning ondertekent vervolgens het benoemingsbesluit dat daarna door de minister wordt gecontrasigneerd. De benoeming is dan definitief. In het benoemingsbesluit wordt ook de ingangsdatum van de benoeming genoemd. De griffier geeft van tevoren aan de commissaris van de Koning de beoogde benoemings-datum door (voorkeur van de raad); de minister bespreekt de ingangsdatum met de voorkeurs-kandidaat. De minister informeert de commissaris van de Koning telefonisch zodra het Koninklijk Besluit is genomen. De commissaris van de Koning op zijn beurt informeert de kandidaat, de voorzitter van de vertrouwenscommissie en de huidige/waarnemend burgemeester of plaatsvervangend raadsvoorzitter. Het ministerie van BZK geeft een persbericht uit en stuurt het Koninklijk Besluit naar de commissaris van de Koning; deze stuurt het door naar de kandidaat en het gemeentebestuur.

19/29

3.6 Ingangsdatum benoeming en beëdiging. Hierover bestaat nogal wat onduidelijkheid. Deze onduidelijkheid wordt in de hand gewerkt door het feit dat een burgemeester eerst na de ingangsdatum van de benoeming door de Commissaris van de Koning wordt beëdigd. Dit terwijl in artikel 65 van de Gemeentewet (zie bijlage A1) is bepaald dat alvorens zijn ambt te aanvaarden de burgemeester in handen van de commissaris van de Koning de eed aflegt. Als gevolg van een door de Tweede Kamer aangenomen motie vindt de beëdiging tegenwoordig plaats in het gemeentehuis van de betrokken gemeente en wel tijdens een installatievergadering. Bepalend voor de ingangsdatum van de benoeming is het koninklijk besluit. De benoeming gaat in op de datum genoemd in het Koninklijk besluit. Het doet er niets aan af wanneer een burgemeester op die datum nog niet beëdigd is. De leer van de formele rechtskracht brengt met zich mee dat een burgemeester rechtsgeldig kan functioneren, dus volledig bevoegd is als burgemeester, vanaf de datum zoals genoemd in het koninklijk besluit. Niet voor niets wordt deze datum door het ministerie van BZK publiekelijk bekend gemaakt en niet de datum van de beëdiging. Dit geldt zowel voor het voorzitterschap van het college als dat van de raad. Weliswaar is iedere burgemeester verplicht tot het afleggen van de eed, doch de eedaflegging is als zodanig niet constitutief van aard, hierdoor ontstaat namelijk geen nieuwe rechtsverhouding.

3.7 Installatie. Het is gebruikelijk, dat de nieuwe burgemeester wordt geïnstalleerd. Dit is het afsluitende moment van de benoemingsprocedure. De installatie vindt plaats in een buitengewone raadsvergadering en zo spoedig mogelijk nadat de benoeming heeft plaatsgevonden. De datum en het aanvangstijdstip van de vergadering worden bepaald in overleg met de nieuwe burgemeester en het kabinet van de commissaris van de Koning. Hieronder vindt u enkele suggesties, waarmee u rekening kunt houden. Regelen: locatie, vlaggen, publicatie installatievergadering in krant en op website, vervoer burgemeester met gezin, parkeergelegenheid voor speciale genodigden (omwonenden in kennis stellen), receptieboeken, zitplaatsen genodigden, cadeaus, ontvangst burgemeester en gezin, gekozen kan worden voor drie aansluitende recepties (1: raads-, college- commissieleden en MT-leden; 2: andere genodigden en 3: burgerij), ondertussen apart programma voor kinderen burgemeester, muziek, fotoreportage, eventueel serenade plaatselijke harmonie, afsluitend buffet/diner voor burgemeester met gezin, raad, college en commissieleden, taxi´s naar huis, vervoer geschenken, dankbetuiging. Uitnodigen (voor buitengewone raadsvergadering en receptie): familie en kennissen burgemeester, raadsleden, collegeleden, leden raadscommissies en collegecommissies, commissaris van de Koning en kabinetschef, vroegere werkgever burgemeester, vertrekkend/waarnemend burgemeester, oud-burgemeesters, bestuurders van buurgemeenten, instellingen en belangenorganisaties uit het maatschappelijk middenveld. Buitengewone installatievergadering: zorgen voor presentieboek, ambtsketen, overweging (gebed c.q. bede), voorzittershamer, geluidsinstallatie, water en glaswerk, cadeaus en bloemen, afspraken met radio/TV, notulist. Verloop vergadering: opening door wnd. of plv. raadsvoorzitter, griffier leest Koninklijk Besluit voor, beëdiging burgemeester door commissaris van de Koning, gevolgd door diens toespraak, installatie als voorzitter van de gemeenteraad door de plv. voorzitter van de raad (speech, overhandigen voorzittershamer), installatie door loco-burgemeester (speech, omhangen ambtsketen), speech door burgemeester uit regionale kring en aansluitend speech en afsluiting nieuwe burgemeester. Het verdient aanbeveling de toespraken zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen.

20/29

3.8 Introductie. De griffier en de secretaris maken gezamenlijk en in overleg met de nieuwe burgemeester een opzet voor de introductie (kennismaking met raad en college, met de ambtelijke organisatie en met de stad).

3.9 Overig. De profielschets kan gebruikt worden als basis voor een functioneringsgesprek door de fractievoorzitters met de burgemeester. Alle archiefbescheiden, die de commissie zelf heeft opgemaakt, moeten na afloop van de procedure in een verzegelde envelop en gerubriceerd als ´geheim´ worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit gebeurt door de archivaris in het bijzijn van de griffier. Van deze overbrenging wordt een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1, sub a en c van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar. Originele bescheiden, die de commissie van derden heeft ontvangen, moeten op grond van de verordening op de vertrouwenscommissie onmiddellijk aan dezen worden teruggezonden. In de praktijk ontvangt de commissie geen originele stukken. Sollicitatiebrieven ontvangt de vertrouwenscommissie in kopie van de commissaris van de Koning; deze hoeven dus niet te worden teruggestuurd. In de verzegelde envelop worden bijvoorbeeld bewaard: • de profielschets; • de verordening op de vertrouwenscommissie; • de kopieën van de sollicitatiebrieven; • het rapport van bevindingen; • de aanbeveling; • verslagen van de raadsvergaderingen (openbaar en besloten); • brieven gericht aan de kandidaten. Stukken, die niet onder de geheimhoudingsplicht vallen, kunnen ook in het gewone archief bewaard worden. Alle niet-openbare stukken (criterium: stukken die herleidbaar zijn naar kandidaten), die niet bewaard worden, moeten worden versnipperd. Als er stukken zijn verspreid, bijvoorbeeld aan de vertrouwenscommissie ten behoeve van de selectiegesprekken, moet de griffier ervoor zorgen, dat alle stukken worden ingeleverd en versnipperd. De griffier dient er ook aan te denken zijn niet-openbare digitale bestanden te vernietigen. De envelop met daarin de geheime stukken aangaande de burgemeestersbenoemingsprocedure mag gedurende de wettelijke termijn van 75 jaren niet geopend worden.

21/29

4. Herbenoeming burgemeester. Inleiding. Een burgemeester wordt voor de tijd van zes jaar benoemd. Daarna kan hij voor een zelfde periode worden herbenoemd. De procedure herbenoeming burgemeester is vastgelegd in artikel 61a van de Gemeentewet en nader uitgewerkt in de circulaire.

Aankondiging herbenoeming. Allereerst vraagt de commissaris van de Koning de burgemeester om hem schriftelijk mede te delen of hij voor herbenoeming in aanmerking wil komen. Hij nodigt de burgemeester tevens uit voor een gesprek over zijn ervaringen in de afgelopen ambtsperiode. Uiterlijk acht maanden voor het einde van de ambtstermijn van de burgemeester stelt de commissaris van de Koning de raad er schriftelijk van in kennis dat de herbenoeming aan de orde is. In deze brief aan de gemeenteraad gaat de commissaris van de Koning nader in op de rol van de vertrouwenscommissie, de aanbeveling door de gemeenteraad en de geheimhouding. In artikel IX van de circulaire is opgenomen dat de raad bij het begin van de procedure met de commissaris van de Koning overlegt over het functioneren van de burgemeester.

Instelling vertrouwenscommissie. Op grond van de circulaire draagt de raad een vertrouwenscommissie (raadscommissie) uit zijn midden op de aanbeveling voor te bereiden. Via een verordening op de vertrouwenscommissie regelt de raad –mede ter bescherming van de privacy van de burgemeester- de taak, de samenstelling en de werkwijze van de commissie. Bij de circulaire zit een voorbeeldverordening. De commissie bestaat veelal uit de fractievoorzitters uit de gemeenteraad. De griffier verleent de ambtelijke ondersteuning. De secretaris kan als ambtelijk ondersteuner worden toegevoegd. Een of meerdere wethouders kunnen als adviseur aan de commissie worden toegevoegd; dit is analoog aan de benoemingsprocedure).

Taak raadscommissie. De commissie vormt zich aan de hand van de destijds opgestelde profielschets en de gevoerde functioneringsgesprekken een oordeel over het functioneren van de burgemeester. Daarnaast kunnen ook de ontwikkelingen binnen de gemeente en het verwachtingspatroon ten aanzien van de specifieke rol en de functie van de burgemeester daarbij een rol spelen. Artikel XI lid 2 van de circulaire geeft aan dat de raad de profielschets kan aanvullen op advies van de commissie die de aanbeveling voorbereidt. De commissie nodigt de burgemeester uit voor een gesprek, een zogenaamd herbenoemingsgesprek. In een herbenoemingsgesprek spreekt de commissie een oordeel uit over het functioneren van de burgemeester (rollen, taken en bestuurscompetenties), met het oog op de toekomstige benoemingstermijn. Als de ontwikkelingen daartoe aanleiding geven overlegt de commissie al in een vroegtijdig stadium met de commissaris van de Koning. Van dit gesprek en de bevindingen van de commissie over het functioneren van de burgemeester wordt door de commissie een verslag opgemaakt. Dit verslag wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld. In het verslag kunnen leden van de commissie van een minderheidsstandpunt blijk geven. Het verslag van de commissie is geheim. De commissie bespreekt vervolgens dit verslag met de burgemeester. Daarna zendt de commissie het verslag naar de gemeenteraad. Indien de raad of de commissaris van de Koning dat nodig oordeelt, overlegt de raad met de commissaris. Dit kan zowel vóór het bespreken van de bevindingen van de vertrouwenscommissie en/of het gesprek met de burgemeester daarover als daarna. 22/29

De raad bespreekt het verslag van de commissie met de burgemeester in een besloten vergadering.

De aanbeveling. Uiterlijk vier maanden voor de eerste dag van de maand waarin de herbenoeming dient in te gaan stelt de raad de aanbeveling vast (art. 61a lid 2 Gemeentewet; zie bijlage A1). Een voorbeeld van een mogelijke opbouw van het verslag van bevindingen van de commissie staat in de toelichting bij artikel 11 van de voorbeeldverordening bij de circulaire. Voor de wijze van stemmen over de aanbeveling wordt kortheidshalve verwezen naar paragraaf 3.3 van deze handreiking. De circulaire geeft in artikel XII lid 2 aan dat er hoofdelijke stemming plaatsvindt m.b.t. de aanbeveling. De stemverhouding blijft geheim. De raad zendt de aanbeveling door tussenkomst van de commissaris van de Koning aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Daarbij voegt de raad de stukken die de circulaire opsomt in artikel XII lid 5. De aanbeveling van de raad is openbaar. Ten aanzien van de overige stukken geldt een geheimhoudingsplicht.

Rol van de commissaris van de Koning. De commissaris van de Koning ziet toe op een ordelijk verloop van de herbenoemingsprocedure. Het ziet er in het bijzonder op toe dat de privacy van de burgemeester niet wordt geschonden. Hij rapporteert de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over zijn bevindingen met betrekking tot de inhoud en het verloop van de procedure. De commissaris van de Koning adviseert de minister over de aanbeveling van de gemeenteraad en of de burgemeester in zijn ogen voor herbenoeming in aanmerking dient te komen.

Het koninklijk besluit. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties volgt in beginsel de aanbeveling van de gemeenteraad. Op voordracht van de minister wordt de burgemeester via een koninklijk besluit voor zes jaar herbenoemd. Het koninklijk besluit wordt door tussenkomst van de commissaris van de Koning aan de burgemeester en het gemeentebestuur gezonden. Nadat de burgemeester is herbenoemd wordt hij door de commissaris van de Koning opnieuw beëdigd.

23/29

5. Waarneming burgemeestersambt. Op grond van de Gemeentewet onderscheiden we twee vormen van waarnemend burgmeesterschap, te weten ex artikel 77 en 78 van de Gemeentewet. In artikel 77, eerste lid is de waarneming van het burgemeestersambt geregeld bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. In de dagelijkse bestuurspraktijk wordt deze vorm van waarneming als de meest reguliere waarneming van het burgemeestersambt beschouwd. Normaliter is deze vorm van waarneming van korte duur. Afwezigheid van de burgemeester door vakantie of ziekte zijn de bekendste voorbeelden van verhindering of ontstentenis van de burgemeester. In deze situaties wordt het ambt burgemeester waargenomen door de locoburgemeester en het voorzitterschap van de raad door het langstzittende raadslid of een ander door de raad benoemde plaatsvervangend voorzitter. Indien blijkt dat niet of niet langer sprake is van verhindering of ontstentenis van korte duur, zal overleg plaatsvinden met (het Kabinet van) de commissaris van de Koning. Het initiatief daartoe kan liggen bij de loco-burgemeester, de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad of de commissaris van de Koning. Overigens is deze vorm van waarneming ook van toepassing ter overbrugging van een periode waarin het burgemeestersambt niet is ingevuld en de commissaris van de Koning (nog) geen formele waarnemer heeft benoemd. Artikel 78, eerste lid van de Gemeentewet bepaalt dat indien de commissaris van de Koning het in het belang van de gemeente nodigt oordeelt om in afwijking van artikel 77, eerste lid, een waarnemend burgemeester te benoemen, hem die bevoegdheid toekomt. In casu is sprake van een autonome bevoegdheid van de commissaris van de Koning. Alvorens daartoe wordt overgegaan wordt (en de fractievoorzitters van) de gemeenteraad door de commissaris van de Koning gehoord, tenzij gewichtige redenen zich hiertegen verzetten. De laatste tijd wordt doorgaans bij vacatures, waarin niet tijdig kan worden voorzien door het vertrek van de zittende burgemeester, een waarnemer benoemd. Uiteraard is bij waarneming altijd sprake van een tijdelijke situatie. De tijdelijkheid van deze vorm van waarneming bestrijkt normaliter een relatief lange periode. Een periode die veelal wordt gebruikt ter overbrugging van de tijd die de benoemingsprocedure van de nieuwe burgemeester in beslag neemt. Daarnaast wordt in gemeenten die betrokken zijn in een herindelingsprocedure, en waarin een burgemeestervacature vacant wordt, door de commissaris van de Koning afgezien van de mogelijkheid om de burgemeestersvacature open te stellen en dus geopteerd voor het benoemen van een waarnemer. De communicatie in situaties waarin de commissaris van de Koning inzet op het benoemen van een waarnemend burgemeester wordt geïnitieerd door of vanwege de commissaris van de Koning. In de regel vindt een oriënterend overleg plaats tussen de commissaris van de Koning en een vertegenwoordiging van de gemeenteraad, veelal de fractievoorzitters daarbij ondersteund door de griffier, eventueel aangevuld met een wethouder en/of gemeentesecretaris. Hoewel het benoemen van een waarnemer een autonome bevoegdheid is van de commissaris van de Koning wordt de gespreksdelegatie van de gemeente doorgaans in de gelegenheid gesteld de wensen ten aanzien van het waarnemerschap duidelijk neer te zetten. Het blijft zoals gesteld een autonome bevoegdheid van de commissaris van de Koning.

24/29

6.

Functioneringsgesprekken met de burgemeester.

Inleiding. Een functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek tussen burgemeester en (een delegatie van) de raad over het functioneren van de burgemeester. Het voeren van een functioneringsgesprek met burgemeesters is geen verplichting, maar het is zeker wel aan te bevelen. De burgemeester wordt benoemd door de Kroon. De rechtspositie van de burgemeester wordt geregeld vanuit de Kroon, het functioneren behoort tot de relatie tussen burgemeester en raad. Elke werknemer heeft recht op een functioneringsgesprek en, ook al heeft de burgemeester door zijn Kroonbenoeming een andere positie dan die van werknemer van de raad, ook een burgemeester heeft dit recht. Van de raad is er eveneens wat voor te zeggen om regelmatig met een burgemeester functioneringsgesprekken te houden. Dit kan immers leiden tot afspraken over verbeterpunten. Zowel de burgemeester zelf als de gemeente waar hij werkzaam is kunnen hier voordeel bij hebben. Bovendien kan er op het moment dat een herbenoeming van een burgemeester aan de orde komt, worden teruggegrepen op eerder gevoerde functioneringsgesprekken. Wederzijdse afspraken en wensen worden verankerd in een verslag en kunnen zodoende worden gevolgd.

Regelgeving. De Circulaire benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van 15 juli 2012 bevat een voorbeeldverordening waarin ook bepalingen zijn opgenomen over het voeren van functioneringsgesprekken met de burgemeester door een commissie uit de raad. Praktische adviezen over het houden van functioneringsgesprekken staan in de ‘Handreiking functioneringsgesprek burgemeester’ (bijlage 5) en in de ‘Handreiking benoemingsproces burgemeester’ van het Ministerie van BZK van oktober 2007 (bijlage 4).

De voorbereiding. Een goed functioneringsgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. Voordat er een functioneringsgesprek kan plaats vinden dient de raad na te denken over de wijze waarop het gesprek gevoerd wordt, wie bij het gesprek wordt betrokken en hoe de resultaten van het gesprek een vervolg krijgen. Voor het voeren van functioneringsgesprekken met de burgemeester is het goed vooraf afspraken te maken. Het is niet per se nodig deze afspraken vast te leggen in een (formele) verordening, maar in deze handreiking is daar, in aansluiting op bovengenoemde circulaire, wel voor gekozen. Aan het functioneringsgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. Ook over de gespreksfrequentie dient te worden nagedacht. Het ministerie BZK adviseert om functioneringsgesprekken periodiek, liefst jaarlijks, te laten plaatsvinden, maar het absolute minimum is tweejaarlijks. In de model-verordening bij de circulaire wordt uitgegaan van tweejaarlijks.

De deelnemers. Eén van de vragen die de raad te beantwoorden heeft is: wie nemen er deel aan het functioneringsgesprek? Raad en griffier Het is ondoenlijk om de gehele raad het functioneringsgesprek met de burgemeester te laten voeren. Daarom wordt aanbevolen ten behoeve van het voeren van het functioneringsgesprek een speciale raadscommissie in te stellen. Het is aan te bevelen om de fractievoorzitters te 25/29

benoemen als lid van de commissie. Zij hebben in de dagelijkse praktijk het meeste van doen met de burgemeester en hebben dientengevolge het meeste inzicht in zijn functioneren. Om ervoor te zorgen dat de deelnemers aan het gesprek dezelfde elementen toetsen kan een vragenlijst of een vooraf door de deelnemers in te vullen scoretabel worden gebruikt. Op deze tabel staan alle te toetsen onderdelen van het functioneren van de burgemeester, die kunnen worden beoordeeld met bv. ‘zeer mee eens’ tot ‘zeer mee oneens’. De fractievoorzitters kunnen elk in hun fractie met de andere raadsleden het functioneren van de burgemeester bespreken en de ervaringen van hun fractiegenoten inbrengen in het gesprek met de burgemeester. In gemeenten met veel fracties kan ervoor gekozen worden om een delegatie vanuit de fractievoorzitters het gesprek te laten voeren. Het is dan aan te bevelen om een gelijke verdeling te hanteren tussen coalitiepartijen en oppositiepartijen. Een functioneringsgesprek wordt gestart op initiatief van de raadsgriffier. De raadsgriffier vormt een spilfunctie in het proces. De griffier ondersteunt de raad bij het houden van de functioneringsgesprekken als secretaris van de commissie. Wethouders en gemeentesecretaris De commissie kan een of meerdere wethouders als adviseur aan de commissie die de functioneringsgesprekken met de burgemeester voert toevoegen. De gemeentesecretaris mag noch als adviseur noch als plaatsvervangend secretaris deelnemen aan de gesprekken. Overige betrokkenen (referenten) De commissie, bestaande uit enkel raadsleden, voert het functioneringsgesprek met de burgemeester. De burgemeester opereert niet in een vacuüm. Ook het functioneren van de burgemeester in het college is belangrijk. De commissie kan daarom een of meerdere wethouders als adviseur toevoegen, zoals hierboven beschreven. Ook het optreden van de burgemeester in de organisatie en in relatie tot externen is van groot belang. In de commissie kan afgesproken worden dat er referentiegesprekken gevoerd worden met deze betrokkenen. In de voorbereiding kan bv. worden gesproken met een samenwerkingspartner op het gebied van openbare orde en veiligheid, de gemeentesecretaris en de raadsgriffier. Van deze gesprekken worden verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het gesprek. Het verdient aanbeveling de kring van geraadpleegden niet groter te maken dan hier aangegeven. Indien de commissie hiertoe besluit is het wel gepast om hoor en wederhoor toe te passen en als zodanig ook de burgemeester de kans te geven zijn mening te geven op de reacties van referenten.

De inhoud van gesprek. Vooraf dient nagedacht te worden over de aan de orde te stellen onderwerpen. Logischerwijs kan hiervoor gekeken worden naar de profielschets op basis waarvan de burgemeester is aangesteld. Ook kan er gekozen worden voor enkele algemene vaardigheden die aan een burgemeester worden toegekend. Nadeel van deze laatste variant is dat er minder specifiek naar de eigen lokale situatie gekeken kan worden. Een bijkomend voordeel van het kiezen voor de eigen profielschets is dat na het gesprek er wellicht voor gekozen kan worden het profiel aan te passen in die zin dat accenten in het functioneren van de burgemeester anders worden gelegd. Hiermee wordt de ontwikkeling van de burgemeester naar de toekomst toe vastgelegd. Deze nieuwe doelen worden tezijnertijd betrokken bij het opstellen van een nieuwe profielschets. Een functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek. Geef de burgemeester dan ook op voorhand de gelegenheid om aan te geven wat hij graag aan de orde wil stellen. Uiteraard in relatie tot zijn functioneren. Hier volgt een niet-limitatieve opsomming van mogelijke gespreksonderwerpen: 26/29

a. b. c. d.

in profielschets genoemde specifieke taken en rollen burgemeester; in profielschets aangegeven bestuursvaardigheden, bestuursstijl en basiscondities; verslagen eerdere functioneringsgesprekken; functioneren van burgemeester als raadsvoorzitter (leiden vergaderingen, boven partijen staan) en functioneren raad; e. functioneren van burgemeester als collegevoorzitter en functioneren college; f. beheer portefeuille burgemeester; g. rol burgemeester als coördinator van beleid en kwaliteitsbewaker (art. 170 Gemeentewet); h. informatievoorziening naar raad; i. vertegenwoordigen gemeente in andere bestuurlijke organen (ambassadeursrol); j. representatie van de gemeente; k. contacten met bevolking, organisaties en bedrijven; l. relatie met ambtelijk apparaat; m. nevenfuncties/integriteit; n. verwachte en gewenste ontwikkelingen, actuele ontwikkelingen, die leiden tot accentverschuivingen in het functieprofiel; o. door raadsleden of burgemeester vantevoren ingebrachte punten; p. nieuwe afspraken voor de periode tot aan het volgende functioneringsgesprek. Bij alle onderdelen beschrijven fractievoorzitters hun waarnemingen met betrekking tot de burgemeester op dit punt. De fractievoorzitters bedenken vragen bij de punten en formuleren eventuele verbeterpunten.

Geheimhouding. Alles wat te maken heeft met het functioneringsgesprek valt onder de geheimhouding. Eenieder moet er van op aan kunnen dat de zaken die besproken worden en/of op schrift staan niet naar buiten komen. Op die manier is een open en eerlijk gesprek mogelijk waarbij alles aan de orde komt. Het functioneringsgesprek vindt plaats in een besloten vergadering. De stukken van de commissie zijn geheim. De voorbeeldverordening bij de circulaire bevat in artikel 5 een bepaling waarin de geheimhouding nog eens expliciet wordt geregeld.

Conclusies en afspraken. Na afloop van het functioneringsgesprek met de burgemeester is het moment gekomen om het gesprek te evalueren c.q. de balans op te maken. Daarbij wordt het verstandig geacht enerzijds te kijken naar het verleden (concluderend) en anderzijds naar de toekomst (afspraken en aanbevelingen). Met andere woorden de commissie zal zich moeten richten op het trekken van conclusies over het functioneren van de burgemeester in de afgelopen periode, terwijl met betrekking tot het toekomstig functioneren duidelijke afspraken kunnen en misschien wel moeten worden gemaakt. De griffier is belast met het vertalen van de bevindingen in een verslag met heldere conclusies, afspraken en/of aanbevelingen. Nadat over het verslag afstemming binnen de commissie heeft plaatsgevonden, zal dit, al dan niet in een vervolggesprek, ter kennis worden gebracht aan de burgemeester. Het is de bedoeling dat het verslag door beide partijen voor akkoord wordt ondertekend. Redenerend vanuit die gedachtengang is een aantal situaties denkbaar. 1. De bevindingen zijn volgens beide partijen gebaseerd op de uitkomsten van het functioneringsgesprek voor wat betreft de conclusies, afspraken en/of aanbevelingen.

27/29

2. Partijen verschillen van inzicht over de bevindingen op grond van het functioneringsgesprek. Met wederzijds goedvinden wordt het rapport op één of meerdere onderdelen aangepast. 3. Partijen verschillen van inzicht over de bevindingen op grond van het functioneringsgesprek. Partijen komen niet tot overeenstemming over inhoud van het rapport met bevindingen. In de situaties 1. en 2. wordt het rapport met bevindingen voor akkoord getekend. In situatie 3. wordt het rapport met bevindingen, zoals voorgestaan door de commissie, door de burgemeester niet voor akkoord maar voor gezien getekend. Daarnaast wordt de burgemeester de mogelijkheid geboden om, op eigen initiatief, een annotatie bij te voegen. In artikel 11 van de voorbeeldverordening bij de circulaire is bepaald dat van een functioneringsgesprek een verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt wel ter kennis gebracht van alle raadsleden door terinzagelegging bij de griffier, onder geheimhouding. Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester. Tevens is bepaald dat een afschrift van het verslag naar de commissaris van de Koning wordt gezonden. In de toelichting wordt vermeld dat het verslag de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek bevat en een duidelijke en feitelijk beeld van het besprokene dient te geven. Het is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de commissie die het volgende functioneringsgesprek voert en de commissaris van de Koning zich een goed beeld kunnen vormen. Ook de sfeer moet worden geschetst. Gelet op de uitkomst van het functioneringsgesprek kan aanleiding bestaan om de bevindingen met de commissaris van de Koning te bespreken.

Archivering. De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Dit geldt zowel voor analoge als digitale stukken. Het door de raad vastgestelde profiel van de burgemeester alsmede de bevindingen van de tussentijds gehouden functioneringsgesprekken dienen als basis voor het eerstvolgende functioneringsgesprek. Dit impliceert dat deze informatie op enig moment voor de griffier en de commissie die het volgende functioneringsgesprek met de burgemeester voert toegankelijk dient te zijn. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd. De griffier dient er ook aan te denken zijn niet-openbare digitale bestanden te vernietigen.

Herbenoemingsgesprek. Gemeenteraden moeten bij herbenoeming kunnen terugvallen op een goed en geobjectiveerd beoordelingskader. In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure moet duidelijk worden gecommuniceerd of er op dat moment obstakels voor herbenoeming zijn. Indien dit het geval is, is het gewenst contact op te nemen met de commissaris van de Koning. Om deze reden is het ook van belang dat verslagen van functioneringsgesprekken aan de commissaris van de Koning ter beschikking worden gesteld. Er worden geen beoordelingsgesprekken gevoerd met de burgemeester. Wel vindt er met het oog op een mogelijke herbenoeming, die aan de orde komt nadat de benoemingstermijn van 6 jaar bijna is verstreken, een herbenoemingsgesprek plaats tussen raad en burgemeester. Het ligt voor de hand dat dezelfde commissie het herbenoemingsgesprek met de burgemeester voert als de commissie die was belast met de functioneringsgesprekken.

28/29

Waarneming. Bij waarnemend burgemeesters speelt herbenoeming niet, maar ook bij hen verdient het aanbeveling regelmatig functioneringsgesprekken te voeren.

7.

Bijlagen.

Wetteksten en Circulaires Bijlage 1: Gemeentewet (relevante wetsartikelen) Bijlage 2: Circulaire benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester (Ministerie BZK 15 juli 2012) Bijlage 3: Procedure benoeming burgemeesters (Ministerie BZK mei 2006) (*) Bijlage 4: Handreiking benoemingsproces burgemeester (Ministerie BZK oktober 2007) Bijlage 5: Handreiking functioneringsgesprek burgemeester (Ministerie BZK juni 2008) * Deze bijlage is niet actueel voor wat betreft het daarin besproken onderdeel “raadplegend referendum”, hetgeen inmiddels is komen te vervallen, doch bevat verder voldoende ter zake dienende informatie om hier te worden aangehaald.

29/29