Handleiding wettelijke regeling inzake de vergoeding voor de buitengerechtelijke incassokosten

Handleiding wettelijke regeling inzake de vergoeding voor de buitengerechtelijke incassokosten

Versie 1.1 22 augustus 2012

Handleiding buitengerechtelijke incassokosten

1

Inhoudsopgave

1. Inleiding

3

2. Voor welke vorderingen geldt de nieuwe regeling?

4

3. Moet u de wettelijke regeling toepassen?

4

4. Wanneer ontstaat het recht op vergoeding?

5

5. Welk bedrag mag worden gerekend?

6

6. Meerdere vorderingen open, wat dan?

7

7. Hoe om te gaan met vervallen termijnen?

`

7

8. Is matiging door rechter nog een optie?

8

9. Wat zijn de toekomstige ontwikkelingen?

8

10. Bijlagen

9

10.1 Wettelijke regeling

10

10.2 Voorbeeldbrief 1e aanmaning cliënt

12

10.3 Voorbeeldbrief 2e aanmaning cliënt zonder BTW

13

10.4 Voorbeeldbrief 2e aanmaning cliënt met BTW

14

10.5 Voorbeeldbrief 3e aanmaning cliënt

15


2

1. Inleiding Het doel van de wettelijke regeling inzake de buitengerechtelijke incassokosten is bescherming van de consument tegen te hoge buitengerechtelijke incassokosten. Daarnaast biedt de regeling rechtszekerheid over de hoogte van die kosten en voorkoming van conflicten daarover. Vanaf 1 juli 2012 gaat de nieuwe regeling in. De wetgeving bestaat uit de wijziging van artikel 6:96 BW en het besluit vergoeding voor buitengerechtelijke kosten van 27 maart 2012. De tekst van de wetswijziging en het besluit staat in bijlagen 10.1 op pagina 9. In deze handleiding geven wij een opsomming van de belangrijkste elementen van deze regelgeving. Daarnaast wijzen wij u op de gevolgen voor uw eigen werkwijze en geven we u nuttige tips.


3

2. Voor welke vorderingen geldt de nieuwe regeling? De nieuwe regeling heeft betrekking op geldvorderingen, waarvan de hoogte van het bedrag in een overeenkomst is vastgelegd of daaruit eenvoudig valt af te leiden. Bijvoorbeeld een onbetaalde nota van een bezoek aan de fysiotherapeut, een onbetaalde huurtermijn of telefoonrekening. De regeling geldt niet voor schadevorderingen (zoals letselschade), tenzij partijen het eens zijn over de omvang van de schade en die omvang hebben vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. De regeling heeft geen terugwerkende kracht en is van toepassing op vorderingen waarvan de schuldenaar vanaf 1 juli 2012 in verzuim is. Is de uiterste betaaltermijn verstreken, dan geldt deze regeling niet. Tip: De schuldenaar moet in verzuim zijn. Hiervoor is een schriftelijke ingebrekestelling vereist tenzij er sprake is van verzuim zonder dat een ingebrekestelling nodig is (bijvoorbeeld als een huurtermijn niet op de eerste van de maand is ontvangen).

3. Moet u de wettelijke regeling toepassen? Indien de schuldenaar een consument is, is de nieuwe regeling van dwingend recht (art 6:96 lid 4 BW nieuw). Van de regeling mag alleen worden afgeweken als het in het voordeel van de consument is. Indien partijen in het nadeel van de consument een andere regeling zijn overeengekomen, is deze afspraak op grond van de wet vernietigbaar (art 3:40 lid 2 BW). Als de schuldenaar geen consument is maar handelt in de uitoefening van zijn bedrijf of beroep, dan kan er van de wettelijke regeling worden afgeweken. U moet dit dan wel zijn overeengekomen. Is er niets anders overeengekomen over de vergoeding van buitengerechtelijke kosten, dan geldt ook bij niet-consumentenzaken de wettelijke regeling. Tip: 1. Bij overeenkomsten met consumenten zijn de nieuwe regels verplicht en is het verstandig om te controleren of de algemene voorwaarden niet afwijken van de nieuwe regels (vereisten). Indien in de algemene voorwaarden verwijzingen zijn opgenomen naar Rapport Voorwerk II (huidige regels) dienen die verwijzingen aangepast te worden naar het aangepaste artikel 6:96 BW en het besluit vergoeding voor buitengerechtelijke kosten. 2. Indien in niet-consumentenzaken wordt afgeweken van de nieuwe regeling dan dienen de afwijkende afspraken in de algemene voorwaarden opgenomen te worden. Natuurlijk is het dan ook van zeer groot belang dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Bijvoorbeeld door te laten tekenen voor de algemene voorwaarden in de overeenkomst!


4

4. Wanneer ontstaat het recht op vergoeding? Voordat u recht heeft op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten; 1. moet de vordering opeisbaar zijn en; 2. moet u, nadat de schuldenaar in verzuim is getreden (kan dus een schriftelijke ingebrekestelling voor nodig zijn), een aanmaning sturen (artikel 6:96 lid 5 BW) met daarin, a. een termijn van veertien dagen waarbinnen de schuldenaar nog kan voldoen aan de vordering en; b. de hoogte van het bedrag dat als vergoeding voor de buitengerechtelijke kosten (berekend over alleen de hoofdsom en in overeenkomstig artikel 2 besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten) in rekening wordt gebracht indien de schuldenaar niet tijdig betaalt; c. de mededeling dat u de btw niet kan verrekenen en de incassokosten met het btw-percentage worden verhoogd (art 3 besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten). Deze mededeling is alleen noodzakelijk indien u gebruik (gaat maken) maakt van een derde (incassobureau) om de vordering te innen en u de btw niet kunt verrekenen. Als de in de aanmaning genoemde termijn van veertien dagen is verstreken, heeft u als schuldeiser recht op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten. De buitengerechtelijke kosten kunnen in de volgende brief worden meegevorderd. De schuldeiser heeft, ongeacht de uit te voeren werkzaamheden en ongeacht het wel of niet uit handen geven van de vordering aan een derde, altijd recht op vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten mits de aanmaning is verzonden. Tip: 1. Indien u eind juni 2012 nog vorderingen heeft waarin een ingebrekestelling noodzakelijk is, adviseren wij u die ingebrekestelling eind juni 2012 direct te versturen zodat de schuldenaar per 1 juli 2012 in verzuim is als hij niet voldoet aan die ingebrekestelling. Vervolgens kan dan de aanmaning met genoemde vereisten onder a tot en met c verstuurd worden. 2. U kunt de aanmaning met de genoemde vereisten onder a tot en met c zelf versturen. Indien u als schuldeiser valt onder c en u dus de btw niet kunt verrekenen bij overdracht aan een derde dan adviseren wij u om altijd de btw over de buitengerechtelijke kosten in de aanmaning op te nemen. Bij overdracht dient u de aanmaning bij de opdracht aan de derde mee te sturen. Voor het incassotraject is het belangrijk om te weten voor welk bedrag u de buitengerechtelijke kosten heeft aangezegd. Ook voor het opstarten van een procedure is de aanmaning noodzakelijk. U kunt bij ons een voorbeeld aanmaning opvragen. 3. U kunt met ons afspreken dat wij namens u de aanmaning versturen. 4. De veertien-dagentermijn gaat pas lopen op de dag nadat de aanmaning de schuldenaar heeft bereikt. Zolang zo’n brief niet aangetekend wordt verstuurd, zit er altijd een risico aan. De aanmaning moet goed bewaard blijven, aangezien de aanmaning in een procedure overgelegd moet worden. Bij bijvoorbeeld hogere vorderingen is een mogelijke oplossing om een sommatiedagvaarding te laten betekenen. Op die manier weet u zeker dat de sommatie is ontvangen en dus de veertien-dagentermijn aanvangt.


5

5. Welk bedrag mag worden gerekend? De hoogte van de buitengerechtelijke kosten is afhankelijk van de zuivere hoofdsom. De hoofdsom mag niet vermeerderd worden met de verschuldigde rente voor de vaststelling van de hoogte van de buitengerechtelijke kosten. De onderstaande percentages dienen te worden gehanteerd (tabel). Hoofdsom vordering over de eerste over de volgende over de volgende over de volgende over de volgende daarboven

Incasso % € 2.500,00 € 2.500,00 € 5.000,00 € 190.000,00 € 800.000,00

15,0% 10,0% 5,0% 1,0% 0,5% 0,0%

Minimum incassokosten € 40,00

Maximum incassokosten ex btw € 375,00 € 625,00 € 875,00 € 2.775,00 € 6.775,00

Een rekenvoorbeeld: stel de hoofdsom bedraagt een bedrag ad € 11.450,00. Dit betekent dat de vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten een bedrag ad € 889,50 zal bedragen, of te wel, € 375,00 (15% van € 2.500,00) + € 250,00 (10% van € 2.500,00) + € 250,00 (5% van € 5.000,00) + € 14,50 (1% van € 1.450,00). Indien u als schuldeiser een derde inschakelt en de btw over de incassokosten die de derde rekent, niet kan verrekenen, kan de btw op de schuldenaar verhaald worden. Het gaat om een btw percentage van 19%. Tip: het minimum bedrag is € 40,00 en maximum bedrag is € 6.775,00. Van de tabel mag alleen in het voordeel van de consument worden afgeweken! Zelf rekenen Ga naar www.incassokostencalculator.nl en bereken eenvoudig de buitengerechtelijke incassokosten. Binnenkort is de incassokostencalculator ook beschikbaar via de Flapp. Deze Flanderijn Incasso App kunt u gratis downloaden in de AppStore.


6

6. Meerdere vorderingen open, wat dan? Indien er nog geen aanmaning in de zin van artikel 6:96 lid 5 BW is verstuurd en er zijn meerdere vorderingen, dan dienen de hoofdsommen van die vorderingen voor de berekening van de buitengerechtelijke incassokosten bij elkaar opgeteld te worden (artikel 6:96 lid 6) en volgt er zodoende één aanmaning. Een voorbeeld, de huurtermijnen voor de maand februari 2012 en de maand maart 2012 zijn niet voldaan. De schuldeiser moet vervolgens één aanmaning voor beide maanden met daarin de termijn van 14 dagen sturen. De buitengerechtelijke kosten worden vervolgens berekend over de hoogte van beide huurtermijnen samen. 7. Hoe om te gaan met vervallen termijnen? Heeft de schuldeiser of een derde (incassobureau) namens de schuldeiser echter al een aanmaning verzonden voor de huurtermijnen van de maand februari 2012 (met hierin de 14 dagentermijn) en vervallen vervolgens de huurtermijnen voor de maand maart 2012, dan mag u nadat een aparte aanmaningsbrief voor de maand maart 2012 is verzonden en de 14 dagen zijn verstreken, ook buitengerechtelijke kosten in rekening brengen bij de schuldenaar voor de huurtermijnen van de maand maart 2012. Een ander voorbeeld, de schuldeiser brengt alleen transportkosten voor energie in rekening, zijnde ongeveer een bedrag ad € 20,00 per maand. Vervalt er wederom een voorschottermijn ad € 20,00, dan dient hiervoor een nieuwe aanmaningsbrief te worden verstuurd en bedragen de buitengerechtelijke kosten over deze voorschottermijn eveneens € 40,00 (= minimum). Kortom voor iedere voorschottermijn kan afzonderlijk € 40,00 gevorderd worden. Tip: 1. Voor ieder termijn die vervalt, moet een aanmaning conform art 6:96 lid 5 BW worden gestuurd anders vervalt het recht op vergoeding van de buitengerechtelijke kosten. 2. Als de hoofdsom reeds is overgedragen aan een derde dan kunt u aan de derde vragen om voor de nog te vervallen termijnen aan te manen. De vordering zal dan na de 14-dagentermijn opgehoogd worden met het bedrag aan buitengerechtelijke kosten berekend over de nieuwe vervallen termijn. U kunt altijd beslissen dat de derde (incassobureau) niet die extra kosten van die aanmaning in rekening brengt aangezien de vereisten van de aanmaning conform art 6:96 lid 5 BW tot ongewenste vertraging kunnen leiden (14-dagentermijn) of dat het niet past in uw beleid.


7

8. Is matiging door de rechter nog een optie? De rechter moet zich aan de nieuwe regeling houden en mag de vergoeding voor buitengerechtelijke kosten niet matigen als voldaan is aan de vereisten van de nieuwe regeling. Maar als de ontvangst van de aanmaning conform art 6:96 lid 5 BW wordt ontkend en het bewijs ontbreekt, zal de rechter de vergoeding afwijzen. Hoe de rechters uiteindelijk precies zullen omgaan met de nieuwe regeling, is uiteraard nog niet volledig bekend. 9. Wat zijn de toekomstige ontwikkelingen? In de komende maanden zal duidelijk worden hoe de rechterlijke macht met deze nieuwe wetgeving om zal gaan. De wet vervangt grotendeels Rapport Voorwerk II, waarin is omschreven onder welke omstandigheden de buitengerechtelijke incassowerkzaamheden voor een vergoeding in aanmerking kwam. Ook de rechters zullen hun werkwijze dus gaan aanpassen en de gerechtsdeurwaarders hierover informeren. Wanneer dit tot nieuwe inzichten leidt, zullen wij u daar natuurlijk over informeren. Overigens ligt bij de Tweede Kamer het wetsvoorstel Bestrijding betalingsachterstanden bij handelstransacties (33 171). Dit voorstel, dat nog door de Tweede Kamer moet worden behandeld, regelt de uiterste betalingstermijnen en de minimale vergoedingen bij te late betaling van handelsvorderingen. Over het verloop van dit wetsvoorstel zullen wij u op de hoogte houden.


8

10. Bijlage In de bijlage treft u de wettelijke regeling aan en vier voorbeeldbrieven voor de 1e, 2e, en 3e aanmaningen. Indien u BTW-plichtig bent, kunt u de voorbeeldbrief zonder BTW (bijlage 10.3) gebruiken. Indien u niet BTW-plichtig bent, kunt u de voorbeeldbrief met BTW (bijlage 10.4) gebruiken. De eerste en derde aanmaningsbrieven zijn gelijk. Indien u BTW-plichtig bent, moet u bij de derde aanmaningsbrief de BTW bij de incassokosten optellen.


9

10.1 Wettelijke regeling


10


11

10.2 Voorbeeldbrief 1e aanmaning

Inzake:

Plaats, datum Geachte heer, mevrouw, Uit onze administratie blijkt dat onderstaande factuur nog niet is voldaan. De betalingstermijn voor deze factuur is verstreken. Factuurnummer:

d.d.

€ ---,--

Als u al heeft betaald heeft dan kunt u deze brief als niet verstuurd beschouwen. Heeft u nog niet betaald dan verzoeken wij u om bovenstaand bedrag uiterlijk (7 tot 14 dagen na vandaag / redelijke termijn) te voldoen. Als u aan bovenstaande sommatie niet (tijdig) voldoet, dan bent u in verzuim. Voor vragen kunt u tijdens kantooruren contact met ons opnemen. Hoogachtend,


12

10.3 Voorbeeldbrief 2e aanmaning zonder BTW

Inzake:

Plaats, datum

Geachte heer, mevrouw, Op (datum 1e aanmaning) verzochten wij u om onderstaande factuur te voldoen. Uit onze administratie blijkt dat deze factuur nog niet is voldaan. U bent in verzuim. of Eerder verzochten wij u om onderstaande factuur te voldoen. Uit onze administratie blijkt dat deze factuur nog niet is voldaan. U bent in verzuim. Factuurnummer:

d.d.

€ ---,--

Wij sommeren/verzoeken u om bovenstaand bedrag uiterlijk (14 dagen na vandaag) te voldoen. Als u aan bovenstaande sommatie niet (tijdig) voldoet, bepaalt de wet dat wij bij u buitengerechtelijke incassokosten in rekening kunnen/mogen brengen. Daarnaast bent u wettelijke/contractuele rente verschuldigd. De hoogte van deze buitengerechtelijke incassokosten bedraagt € ---,--. Voor vragen kunt u tijdens kantooruren contact met ons opnemen. Hoogachtend,


13

10.4 Voorbeeldbrief 2e aanmaning met BTW

Inzake: Plaats, datum

Geachte heer, mevrouw, Op (datum 1e aanmaning) verzochten wij u om onderstaande factuur te voldoen. Uit onze administratie blijkt dat deze factuur nog niet is voldaan. U bent in verzuim. of Eerder verzochten wij u om onderstaande factuur te voldoen. Uit onze administratie blijkt dat deze factuur nog niet is voldaan. U bent in verzuim. Factuurnummer:

d.d.

€ ---,--

Wij sommeren/verzoeken u om bovenstaand bedrag uiterlijk (14 dagen na vandaag) te voldoen. Als u aan bovenstaande sommatie niet (tijdig) voldoet, bepaalt de wet dat wij bij u buitengerechtelijke incassokosten in rekening kunnen/mogen brengen. Daarnaast bent u wettelijke/contractuele rente verschuldigd. De hoogte van deze buitengerechtelijke incassokosten bedraagt € ---,--. Wij kunnen de btw over voornoemd bedrag niet verrekenen. Dit houdt in dat, als wij de incasso van deze vordering uit handen moeten geven, vermeld bedrag wordt verhoogd met een percentage dat gelijk staat aan de te berekenen btw. Het bedrag aan btw bedraagt € --,--. Voor vragen kunt u tijdens kantooruren contact met ons opnemen. Hoogachtend,


14

10.5 Voorbeeldbrief 3e aanmaning inclusief incassokosten

Inzake:

Plaats, datum

Geachte heer, mevrouw, Eerder sommeerden wij u om de openstaande vordering te voldoen. U heeft niet (geheel) betaald. Hoofdsom Rente Incassokosten Totaal

€ € € €

---,----,----,----,--

Voor de laatste maal sommeren wij u om bovenstaand bedrag uiterlijk (5/7 dagen na vandaag) te voldoen. Als u niet (tijdig) aan deze sommatie voldoet, dan geven wij de vordering uit handen aan een gerechtsdeurwaarder. Voor vragen kunt u tijdens kantooruren contact met ons opnemen. Hoogachtend,


15

Handleiding wettelijke regeling inzake de vergoeding voor de buitengerechtelijke incassokosten

Recommend Documents