Handleiding vrijetijdsbesteding

Handleiding vrijetijdsbesteding

Koninklijke Visio expertisecentrum voor slechtziende en blinde mensen

Zorg Beter met Vrijwilligers is een project van Vilans en MOVISIE, gefinancierd door Fonds NutsOhra. Aan dit project hebben 15 koploperorganisaties in de ouderen- en gehandicaptensector deelgenomen om het vrijwilligerswerk en de positie van vrijwilligers binnen hun organisatie te versterken. Kijk voor meer informatie op www.zorgbetermetvrijwilligers.nl.

Colofon Auteur Martine Vos Versie 0.1 Datum 18 november 2013 Afdrukdatum Bestandsnaam ZBmV Beleid Visio klaar

© Koninklijke Visio, Huizen. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Pagina 3/52

Inhoudsopgave

Inleiding

1 Visio en vrijwilligerswerk

1.2 De plaats van vrijwilligerswerk in de organisatie

2 Vrijwilligers

2.1 Het werven en selecteren van vrijwilligers

2.2 Introductie en begeleiding van vrijwilligers

3 Vinden en binden

Geraadpleegde publicaties

Bijlagen I t/m XVI

Pagina 4/52

Inleiding Vorig jaar is binnen het domein Wonen & Dagbesteding van Koninklijke Visio het project Vrijetijdsbesteding en maatschappelijke participatie afgerond. Een van de conclusies in de projectrapportage was dat de beschikbaarheid van vrijwilligers een belangrijke succesfactor is bij het organiseren van de vrijetijdsbesteding van cliënten. Zo werd opnieuw duidelijk dat vrijwilligers erg belangrijk zijn voor cliënten 12 die iets willen ondernemen in hun vrije tijd. Binnen Koninklijke Visio hebben de fusiepartners altijd hun eigen vrijwilligersbeleid gehad. Het oude Visio, Sensis en De Brink werken al jaren met vrijwilligers. Echter, sinds de fusie is op dit gebied nog weinig geharmoniseerd en er bestaat geen breed overzicht of centrale registratie van vrijwilligers en hun werkzaamheden. Duidelijk is wel dat een goede organisatie van het vrijwilligerswerk belangrijk is. Niet alleen voor de vrijwilligers zelf, maar natuurlijk ook voor cliënten en voor de beroepskrachten die met vrijwilligers samenwerken. Alle partijen zijn gebaat bij goede regelingen en afspraken en het is belangrijk dat deze regelingen en afspraken tussen de verschillende locaties op elkaar zijn afgestemd. In deze nota wordt het centrale vrijwilligersbeleid voor het domein Wonen & Dagbesteding uiteen gezet. Dit beleid is gericht op de wijze waarop het werven en begeleiden van vrijwilligers en de inzet van hun werkzaamheden wordt georganiseerd. Weliswaar gaat het om centraal beleid dat breed van toepassing is, maar er is ook ruimte voor nuancering en maatwerk daar waar specifieke lokale omstandigheden dit noodzakelijk of wenselijk maken. Op onderdelen is bestaand beleid overgenomen. Andere onderdelen zijn nieuw toegevoegd, geactualiseerd of geherformuleerd. Sommige onderwerpen vragen de centrale coördinatie van ondersteunende diensten. De meeste zaken zullen op decentraal niveau opgepakt worden.

Dit beleid is een optelsom van goede praktijken uit het veld, aangevuld met nieuwe inzichten, richtlijnen, regelingen en aanbevelingen. Er wordt onderscheid gemaakt in centrale en decentrale verantwoordelijkheden.

1

Met cliënten bedoelen we hier alle cliënten van het domein Wonen & Dagbesteding die bij

Visio permanent of tijdelijk (begeleid) wonen of logeren en/of deelnemen aan dagactiviteiten. 2

Waar in de tekst de mannelijke vorm wordt gebruikt, kan men in het algemeen ook de

vrouwelijke vorm lezen.

Pagina 5/52

1

Visio en vrijwilligerswerk

Voor Koninklijke Visio staat het welzijn van de cliënt voorop. Cliënten kunnen daarvoor rekenen op deskundige medewerkers. Visio hecht ook aan de inzet van vrijwilligers en is zich bewust van de waardevolle betekenis van vrijwilligerswerk voor cliënten. Uitgangspunt van het vrijwilligerswerk is dat de inzet van vrijwilligers een toevoeging is op de dagelijkse zorg die conform het ondersteuningsplan wordt uitgevoerd. De inzet van vrijwilligers is een extra inzet om de levensvreugde van cliënten te verhogen. De primaire verantwoordelijkheid voor de zorg van cliënten ligt altijd bij de medewerker. Visio is ervan overtuigd dat vrijwilligers met hun werk een belangrijke bijdrage leveren aan het welzijn van cliënten. Vrijwilligers zijn zeer betrokken bij hun medemens en vaak zeer toegewijd. Zij schenken aandacht en tijd aan cliënten en kunnen werkzaamheden doen die een toegevoegde waarde hebben op de zorg die door medewerkers wordt geboden. Vrijwilligers zijn waardevol en Visio wil vrijwilligers blijvend inschakelen ter ondersteuning van een zinvolle dagbesteding, vrijetijdsbesteding of andere activiteiten voor cliënten. Vrijwilligers zijn dus van grote betekenis voor onze cliënten en hun familie en voor onze organisatie en onze beroepskrachten. Daartegenover staat dat Visio de vrijwilliger de mogelijkheid geeft zich nuttig te maken en betekenis te geven aan zijn leven door het benutten van talenten, het leggen van contacten en het opdoen van werkervaring. Als het goed is dus een win-win-situatie ... ! Vrijwilligerswerk binnen Visio bestaat uit werkzaamheden van zeer uiteenlopende aard. Er zijn vrijwilligers die helpen bij groepsactiviteiten (niet-cliëntgebonden) en er zijn vrijwilligers die een één-op-één-relatie hebben met cliënten. Er zijn vrijwilligers die helpen bij dagbestedingsactiviteiten (collectieve activiteiten) en vrijwilligers die individuele cliënten begeleiden bij activiteiten in de vrije tijd. Vrijwilligers werken vanuit de vraag van cliënten en het welzijn van de cliënt is uitgangspunt. Onder vrijwilligerswerk wordt binnen Koninklijke Visio het volgende verstaan: Het onverplicht en onbetaald verrichten van aanvullende werkzaamheden ten behoeve van cliënten in enig georganiseerd verband.

Pagina 6/52

Toelichting op de definitie van vrijwilligerswerk - Het vrijwilligerswerk kent geen contractuele verplichtingen, maar is ook niet vrijblijvend. Er is een morele verplichting van zowel de vrijwilliger als van Visio om zich aan de gemaakte afspraken te houden. In een vrijwilligersovereenkomst worden afspraken schriftelijk vastgelegd (daarover later meer). - Het vrijwilligerswerk is onbetaald werk. Er is een vergoedingsregeling ter compensatie van kosten die vrijwilligers maken (zie bijlage V). - Het vrijwilligerswerk vindt plaats in enig georganiseerd verband. Dit betekent dat de structuur en organisatie van het vrijwilligerswerk is vastgelegd in richtlijnen en regelingen. - Het vrijwilligerswerk is altijd aanvullend en kan geen vervanging zijn van betaalde en professionele ondersteuning; het heeft een ander karakter dan de professionele zorg. De vraag van de cliënt is uitgangspunt en afhankelijk van zijn wensen en behoeften, kunnen de werkzaamheden van vrijwilligers zeer verschillend van aard zijn.

Overwegingen Wettelijk zijn er geen grenzen gesteld aan het vrijwilligerswerk in de zorg. Dit betekent niet dat Visio vrijwilligers wil inzetten voor verzorging, verpleging of behandeling van cliënten. Vrijwilligers worden ook niet ingezet om werkzaamheden van medewerkers over te nemen. Vrijwilligerswerk is primair bedoeld om cliënten de mogelijkheid te bieden voor iets extra’s; voorlezen, een spelletje, een activiteit buitenshuis, persoonlijke ontwikkeling en de kans om mee te doen in de samenleving. Grensvlakken bestaan daar waar vrijwilligers bereid zijn zorg te willen en kunnen geven en de cliënt(vertegenwoordiger) en beroepskracht hiermee instemmen. In dat geval kunnen individuele afspraken gemaakt worden waarbij de bijzondere taken en handelingen van de vrijwilliger expliciet omschreven worden. De vrijwilliger, de cliënt(vertegenwoordiger) en de coördinerend begeleider dienen deze afspraken voor akkoord te ondertekenen. De coördinerend begeleider houdt in de gaten of de vrijwilliger eventuele (bij)scholling nodig heeft. Het is belangrijk om in het contact met de cliënt en/of zijn familie te spreken over de rol van vrijwilligers. Bij de vaststelling van het ondersteuningsplan hoort de mogelijkheid van werkzaamheden en de hulp door vrijwilligers met de cliënt en/of zijn familie te worden besproken. Afspraken over het eventueel kunnen inschakelen van vrijwilligers dienen te worden vastgelegd.

Pagina 7/52

Juridisch gezien is Visio aansprakelijk voor de werkzaamheden die vrijwilligers verrichten en Visio moet er voor zorgen dat werkzaamheden op een veilige en verantwoorde manier worden uitgevoerd. Bovendien moet het werk aansprekend zijn en variatie bieden. Vrijwilligerswerk moet ook toegankelijk en flexibel zijn. Vrijwilligers zitten niet te wachten op bureaucratie, papierwerk en betutteling. Zonder vrijwilligers is het ondernemen en beleven van activiteiten in de vrije tijd voor veel cliënten maar zeer beperkt mogelijk. Het kan zinvol zijn om cliënten te koppelen aan een vaste vrijwilliger. Dit is afhankelijk van de cliënt en de vrijwilliger. Sommige cliënten willen graag een band opbouwen met een vrijwilliger. Ook vrijwilligers vinden het vaak leuk om een band op te bouwen. Andere cliënten vinden het juist fijn om een groot sociaal netwerk te hebben. Het kan ook goed werken wanneer een vrijwilliger aan een groep is gekoppeld en wisselend met een of meerdere cliënten tegelijk een activiteit kan ondernemen.

Pagina 8/52

1.1

De plaats van vrijwilligerswerk in de organisatie

In de huidige situatie is de verantwoordelijkheid voor de organisatie van het vrijwilligerswerk decentraal geregeld en ligt deze bij de directeuren van de verschillende regio’s binnen het domein Wonen & Dagbesteding. Op de verschillende (hoofd)locaties van W&D werken medewerkers die het vrijwilligerswerk coördineren. Deze coördinatoren vrijwilligerswerk 3 zijn belast met het werven, selecteren en begeleiden van vrijwilligers en hebben contact met de teams over de (wenselijke) activiteiten van cliënten. Er is bij Visio geen landelijk centraal contactpunt voor vrijwilligers. De lokale coördinatoren zijn het eerste aanspreekpunt voor vrijwilligers en fungeren als vast contactpersoon. Landelijk werken de coördinatoren samen om de invulling van hun functie op onderdelen Visio-breed af stemmen. Zij organiseren meerdere keren per jaar een overleg met elkaar. Het decentrale model voor de coördinatie van het vrijwilligerswerk functioneert goed en past bij de noodzakelijke afstemming tussen de inzet van vrijwilligers en de vragen en wensen van de individuele cliënten op de verschillende locaties. Er is geen noodzaak om de aansturing van het vrijwilligerswerk op centraal niveau te organiseren. De verantwoordelijkheid voor de inzet van vrijwilligers ligt op lokaal niveau bij de coördinatoren vrijwilligerswerk. Zij worden hierin gesteund door hun leidinggevende (dit is een manager of een directeur). Voor de eigen regio is de directeur de eindverantwoordelijke voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid. Afspraken die Visio-breed van toepassing zijn, worden vastgelegd in deze nota. Voor de afstemming tussen de regio’s en de overstijgende vraagstukken is het goed om een directeur aan te wijzen die de portefeuille vrijwilligerswerk krijgt.

Deze nota betreft beleid dat van toepassing is voor het brede domein Wonen & Dagbesteding en op locatie aandacht en uitvoering krijgt. Een uitzondering hierop vormt het onderwerp communicatie in relatie tot vrijwilligerswerk. Aanbevolen wordt om hiervoor op centraal niveau een plan van aanpak te maken (zie punt 3).

3

Ten tijde van het schrijven van deze nota was de functiebenaming coördinator

vrijwilligerswerk (nog) niet definitief.

Pagina 9/52

In het kader van het project Vrijetijdsbesteding en Maatschappelijke participatie is aandacht besteed aan het inzetten van formatie-uren voor het coördineren van het vrijwilligerswerk. Op (sub)locaties waar geen medewerker vrije tijd en vrijwilligerswerk beschikbaar is, dient een regeling getroffen te worden. Het benoemen van een medewerker die zich specifiek kan inzetten voor het coördineren van het vrijwilligerswerk is noodzakelijk voor een goede verankering van de positie van vrijwilligers binnen Visio. Maar het coördineren van het vrijwilligerswerk en het scheppen van de juiste condities voor vrijwilligers vraagt meer dan dat één coördinator kan waarmaken. Ook andere medewerkers en managers dragen verantwoordelijkheid voor het scheppen van condities voor het vrijwilligerswerk en een goede omgang met vrijwilligers. Zo is in de handleiding Vrijetijdsbesteding en Maatschappelijke participatie vastgesteld dat in ieder team of iedere woongroep een begeleider werkt die het vrijwilligerswerk als vast aandachtsgebied in zijn of haar takenpakket heeft. Deze aandachtsfunctionaris of vrijwilligerscontactpersoon 4 is voor collega-begeleiders, voor de coördinator vrijwilligerswerk én voor de vrijwilligers het aanspreekpunt bij vragen en eventuele knelpunten binnen het team of de woongroep. Wanneer vrijwilligers in de avonduren of in het weekend een cliënt begeleiden, kunnen zij bij incidenten contact opnemen met de dienstdoende begeleider op de woonvoorziening.

Medezeggenschap Visio onderkent de waarde van het vrijwilligerswerk als aanvulling op de dienstverlening aan cliënten. Visio onderkent ook dat het vrijwilligerswerk deel uitmaakt van de organisatie en dat vrijwilligers een belangrijke groep vormen. Een groep die ook wil kunnen meedenken en meepraten over de invulling en organisatie van het vrijwilligerswerk. In Echten functioneert een vrijwilligersraad die regelmatig een overleg heeft met de coördinator vrijwilligerswerk. Een dergelijke raad kan feedback geven op ontwikkelingen en besluitvorming en kan ingeschakeld worden voor bijvoorbeeld de evaluatie van wervings- en selectiemethoden en de wijze van introductie van vrijwilligers. Een vrijwilligersraad kan ook helpen het gemeenschapsgevoel te ontwikkelen en een bijdrage leveren aan de continuïteit van het vrijwilligerwerk.

4

In het kader van de handleiding Vrijetijdsbesteding en maatschappelijke participatie is

voorgesteld om in ieder team of iedere woongroep aandachtsfunctionarissen vrije tijd te benoemen die het vrijwilligerswerk als vast aandachtsgebied in hun takenpakket hebben. Op sommige locaties functioneren aandachtsfunctionarissen. Op andere locaties zijn zogenaamde vrijwilligerscontactpersonen benoemd. In deze nota worden beide benamingen wisselend gebruikt.

Pagina 10/52

Gezien de positieve ervaringen met de bestaande vrijwilligersraad, wordt aanbevolen om ook op andere locaties te onderzoeken of het opzetten van een raad of commissie van vrijwilligers haalbaar is.

Pagina 11/52

2

Vrijwilligers

Iedere vrijwilliger is uniek en DE vrijwilliger bestaat niet. In principe kan iedereen zich als vrijwilliger aanmelden, er geldt geen leeftijdsgrens of opleidingseis. Dit wil niet zeggen dat Visio iedereen als vrijwilliger aanneemt. De coördinator vrijwilligerswerk bepaalt of iemand geschikt is als vrijwilliger.

In zijn algemeenheid verwacht Visio van vrijwilligers dat zij: •

betrouwbaar en discreet zijn;

•

de gangbare omgangsvormen (beleefdheid, respect) in acht nemen;

•

mentaal en fysiek fit zijn;

•

gemakkelijk contact leggen met de cliënt(en) en belangstelling hebben voor de wensen en behoeften van de cliënt(en);

•

betrokkenheid bij cliënten kunnen combineren met het vermogen tot afstand nemen;

•

de visie van Koninklijke Visio onderschrijven;

•

de privacy van de cliënt te allen tijden respecteren;

•

bereid zijn tot samenwerking en overleg.

Met behulp van de hierboven geformuleerde criteria doet Visio er alles aan om goede en betrouwbare vrijwilligers te selecteren. Ook is het gebruikelijk om nieuwe vrijwilligers, die directe cliëntcontacten hebben, een Verklaring Omtrent Gedrag te laten overleggen. Echter, rondom de verplichting van een VOG en het regelmatig vernieuwen ervan, bestaat binnen Visio geen algemeen beleid. In gesprek met de manager HRM is het zaak om Visio-breed beleid te ontwikkelen op dit terrein.

Familiepartipatie Binnen Visio komt het voor dat familieleden of andere verwanten vrijwilligerswerk doen. Visio maakt onderscheid tussen vrijwilligerswerk en mantelzorg of familieparticipatie. Mantelzorg is een overkoepelend begrip voor de zorg die familieleden, vrienden, kennissen of buren onbetaald en informeel verlenen aan een hulpbehoevende naaste. Mantelzorg ontstaat vanuit een directe relatie met iemand en vindt plaats zonder georganiseerd verband. Mantelzorgers zijn zelf aansprakelijk voor hun handelingen.

Pagina 12/52

Vrijwilligers daarentegen hebben, bij de start van hun werkzaamheden, in principe geen persoonlijke relatie met de cliënt. De relatie met de cliënt komt tot stand via een organisatie en deze organisatie is aansprakelijk voor de handelingen van vrijwilligers. Wanneer binnen Visio familieleden of andere verwanten uitsluitend betrokken worden bij de zorg voor een eigen familielid is geen sprake van vrijwilligerswerk, maar van familieparticipatie of mantelzorg. Een familielid krijgt de status van vrijwilliger als hij zich als zodanig heeft aangemeld, de selectieprocedure doorlopen heeft en een vrijwilligersovereenkomst getekend heeft. Dan is er ook de groep zogenaamde ‘spontane helpers’. Dit zijn de mantelzorgers en familieleden die een helpende hand bieden aan andere cliënten. Visio zal deze familieleden altijd uitnodigen om als vrijwilliger geregistreerd te worden zodat zij in aanmerking komen voor een aansprakelijkheidsverzekering. Niet alle ‘spontane helpers’ zullen zich laten registreren, bijvoorbeeld omdat zij geen officiële vrijwilliger willen worden. Hierdoor blijven zij zelf aansprakelijk voor fouten en ongelukken.

De medewerker als vrijwilliger? Er zijn ook medewerkers die zich willen inzetten als vrijwilliger voor Visio. Bijvoorbeeld bij een kampeerweekend, feestelijke activiteiten of de Avondvierdaagse. In principe is dit mogelijk mits: - de medewerker hiervoor toestemming heeft van zijn leidinggevende; - de medewerker het vrijwilligerswerk buiten zijn eigen (reguliere) werktijden verricht; - de medewerker een vrijwilligersovereenkomst tekent.

Pagina 13/52

2.1

Het werven en selecteren van vrijwilligers

Op de verschillende locaties van Visio gebeurt de werving van vrijwilligers vooral via netwerken (mond-op-mondreclame), via publicaties in de plaatselijke pers, acties op vrijwilligersmarkten en via contacten met vrijwillligersvacaturebanken. Maar de vraag naar vrijwilligers bij Visio zal niet gauw ophouden te bestaan en nieuwe vrijwilligers zijn altijd welkom. Zo kunnen altijd meer vrijwilligers worden ingezet voor één-op-één-contacten en op afdelingen kunnen vrijwilligers hand-enspandiensten verrichten ter ondersteuning van beroepskrachten. In de huidige situatie is het werven van vrijwilligers de verantwoordelijkheid van de coördinatoren vrijwilligerswerk in de verschillende regio’s. Dit werkt goed en blijft het beleid. Maar het vinden van goede vrijwilligers kost veel tijd en moeite. Aanbeveling is om het wervingsbeleid tussen de verschillende regio’s onderling (meer) af te stemmen en centraal gebruik te maken van de kennis en kunde van HRM-professionals en communicatieadviseurs. Op centraal niveau kan Visio voor het vinden en binden van vrijwilligers meer gebruik maken van moderne (sociale) media. Hier wordt verder op ingegaan onder punt 3.

Aanmelding en selectie In deze rubriek wordt de werkwijze beschreven voor de aanmelding en selectie van vrijwilligers. Voor een deel betreft dit een werkwijze die op (sommige) locaties al gangbaar is. De hieronder beschreven werkwijze geldt als richtlijn voor het hele domein. 5 Eerste gesprek Wanneer iemand zich aanmeldt als vrijwilliger, stuurt de coördinator vrijwilligerswerk hem een uitnodiging voor een kennismakingsgesprek. Het is belangrijk dat dit gesprek een uitwisseling is. Het gaat er niet alleen om dat Visio verwachtingen uit en eisen stelt, maar het gaat er ook om dat er ruimte is voor de verwachtingen en wensen van de vrijwilliger. De vrijwilliger moet de gelegenheid krijgen om zijn verwachtingen te uiten en zijn keuze voor bepaalde activiteiten uit te spreken. De coördinator vrijwilligerswerk zal zich verdiepen in de motieven, de verwachtingen en talenten van de kandidaat. Een belangrijk aandachtspunt is ook de hoeveelheid tijd die een vrijwilliger aan het werk wil besteden. 5

In de bijlagen zijn formulieren opgenomen die gebruikt worden voor de werving, selectie en

aanname van vrijwilligers. Het is de bedoeling dat de coördinatoren Visio-breed dezelfde formulieren gebruiken.

Pagina 14/52

Verder geeft de coördinator vrijwilligerswerk (schriftelijke) informatie over Visio, de locatie(s) en het vrijwilligersbeleid. Aan het einde van het gesprek wordt de verdere procedure besproken. Wanneer duidelijk is dat Visio en de vrijwilliger met elkaar verder willen, zal de coördinator vrijwilligerswerk de gegevens van de vrijwilliger noteren op een intakeformulier. Het noteren van de persoonsgegevens dient te gebeuren aan de hand van een identiteitsbewijs van de vrijwilliger. Dit document dient op echtheid te worden gecontroleerd en van alle beschreven pagina’s wordt een kopie gemaakt voor het persoonlijk dossier van de vrijwilliger. Het kan zijn dat meerdere gesprekken nodig zijn om vast te stellen of partijen met elkaar verder willen. Zonodig maakt de coördinator vrijwilligerswerk een afspraak voor een vervolggesprek. Aanbevolen wordt om een HRM-functionaris in te schakelen wanneer de coördinator vrijwilligerswerk behoefte heeft aan ondersteuning bij het gesprek. De coördinator vrijwilligerswerk maakt ook een vrijwilligersovereenkomst op. In deze overeenkomst is een aantal onderlinge afspraken tussen Visio en de vrijwilliger schriftelijk vastgelegd. De vrijwilligersovereenkomst beschrijft de taken en verantwoordelijkheden van de vrijwilliger en geeft de verplichtingen van de organisatie weer. De overeenkomst wordt door beide partijen ondertekend (zie bijlage XI).

Tweede gesprek Een tweede gesprek is facultatief en hangt af van de uitkomst van het eerste gesprek. Wanneer een tweede gesprek plaatsvindt en de vrijwilliger en Visio willen met elkaar verder, dan zal dit het moment zijn om persoonsgegevens te noteren op het intakeformulier en een vrijwilligersovereenkomst op te maken.

Koninklijke Visio wil naar één manier van registreren van alle vrijwilligers die actief zijn binnen het domein Wonen & Dagbesteding. Door gegevens eenduidig vast te leggen, komt informatie beschikbaar die waardevol is bij het (verder) ontwikkelen van het vrijwilligersbeleid. Hierbij gaat het in ieder geval om: -

persoonsgegevens als naam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en woonadres;

-

werkervaring (als professional en als vrijwilliger);

-

opleiding;

-

de werkzaamheden van de vrijwilliger;

-

het aantal uren dat de vrijwilliger aan het werk besteedt of wil besteden.

Pagina 15/52

Het is belangrijk dat de coördinatoren vrijwilligerswerk Visio-breed gebruik kunnen maken van een uniform digitaal administratiesysteem 6 met gegevens van de vrijwilligers. Aan de hand van een dergelijk systeem kunnen de coördinatoren zelf een database opbouwen en beheren van geselecteerde vrijwilligers in hun werkgebied. Op basis daarvan kunnen zij cliënten en vrijwilligers koppelen naar aanleiding van vragen en wensen van beide partijen. De coördinatoren zijn ook degenen die de intakeformulieren, overeenkomsten, nieuwe VOG’s en andere documenten kunnen verwerken, beheren en archiveren. Op deze manier is snel inzicht te krijgen in ontbrekende documenten en kan ook een jubilealijst van vrijwilligers aangelegd worden. De coördinatoren van de verschillende locaties kunnen bovendien onderling gegevens uitwisselen. Aanbevolen wordt om de afdeling HRM in te schakelen voor het opvragen van referenties of het uitzoeken van informatie over voormalige werkgevers of eerdere ervaringen met vrijwilligerswerk. Vervolg Een vervolggesprek kan nodig zijn wanneer de coördinator een geschikte activiteit heeft voor een vrijwilliger. Bij dit gesprek wordt zonodig ook de cliënt (of een vertegenwoordiger van de cliënt) uitgenodigd. Het gesprek vindt plaats op de groep waar de vrijwilliger zal gaan werken. De vrijwilliger krijgt in dit gesprek meer specifieke informatie over de locatie, de (woon)groep, de activiteit en de cliënt(en). Als vrijwilliger en cliënt(en) akkoord gaan met de samenwerking, worden nadere afspraken gemaakt over de inzet van de vrijwilliger, de inhoud van zijn taken en zijn bevoegdheden. Er worden ook afspraken gemaakt over de verdere begeleiding van de vrijwilliger.

Matching Visio maakt onderscheid tussen de inzet van vrijwilligers bij groepsactiviteiten en vrijwilligerswerk waarbij een individuele vrijwilliger wordt gekoppeld aan een individuele cliënt. Vooral bij één-op-één-activiteiten is het vinden van een goede match tussen cliënt en vrijwilliger van groot belang. Het komt namelijk voor dat een cliënt en een vrijwilliger samen op pad gaan om bijvoorbeeld te winkelen, te fietsen, het theater te bezoeken of om naar een sportclub te gaan. In die gevallen is het belangrijk dat cliënt en vrijwilliger elkaar liggen en samen goede afspraken kunnen maken. Het is de coördinerend cliëntbegeleider die beslist of een cliënt met een vrijwilliger mee op stap mag. In het ondersteuningsplan staan de afspraken over de toestemmingsvereisten door de cliënt(vertegenwoordiger) of (andere) familieleden.

6

In gesprek met de manager HRM is aan de orde geweest dat alle vrijwilligers worden

opgenomen in (een afgeschermd deel van) Raet HR Beaufort.

Pagina 16/52

Eén-op-één-relatie cliënt-vrijwilliger Cliënten, cliëntvertegenwoordigers en afdelingen kunnen een verzoek indienen voor de hulp van een vrijwilliger. De coördinerend cliëntbegeleider moet zorgen voor een schriftelijke aanvraag op een speciaal formulier (zie bijlage VII). Dit formulier gaat naar de coördinator vrijwilligerswerk. Eventuele mondelinge verzoeken noteert de coördinator ook op dit formulier. De coördinator vrijwilligerswerk heeft in principe zicht op alle wensen en vragen voor de inzet van vrijwilligers. Op basis van dit overzicht kan hij een koppeling maken tussen cliënten en vrijwilligers. Wanneer de coördinator verwacht een vrijwilliger te kunnen inzetten naar aanleiding van een vraag, vindt opnieuw een gesprek plaats. In dit gesprek tussen coördinator, vrijwilliger en cliënt (of zijn vertegenwoordiger of coördinerend begeleider) wordt getoetst of het ‘klikt’ tussen cliënt en vrijwilliger en worden de invulling van zijn taken, zijn bevoegdheden en verantwoordelijkheden besproken. Als vrijwilliger en cliënt(vertegenwoordiger) akkoord zijn, worden nadere afspraken gemaakt over het vrijwilligerswerk (dag, tijdstip, frequentie). De vrijwilliger ontvangt informatie over de locatie, de (woon)groep en de cliënt. Er wordt ook afgesproken welke medewerker de introductie en begeleiding van de vrijwilliger op zich neemt en wie de vaste contactpersoon wordt van de vrijwilliger. De afspraken over de inzet van de vrijwilliger worden genoteerd in het ondersteuningsplan. Vrijwilligers hebben geen inzage in het ondersteuningsplan. Aanbevolen wordt om voor vrijwilligers een speciaal handboek samen te stellen waarin zij alle informatie kunnen vinden die voor hen van belang is. Dit handboek dient op iedere afdeling als naslagwerk ter inzage te liggen. In dit handboek zijn relevante protocollen opgenomen, maar vrijwilligers kunnen hier ook informatie vinden over regels inzake belastingen en sociale wetgeving rondom vrijwilligerswerk. Een richtlijn voor de inhoud van het handboek is opgenomen in bijlage XIII. Vrijwilligers worden ook gewezen op deze nota Vrijwilligersbeleid en zij kunnen deze raadplegen op de afdeling.

Groepsactiviteiten en vrijwilligers Binnen Visio worden door de coördinatoren vrijwilligerswerk verschillende groepsactiviteiten georganiseerd waarbij ook vrijwilligers worden ingeschakeld. Er zijn vaste groepsactiviteiten en incidentele groepsactiviteiten. Bij deze activiteiten loopt de werving en selectie van vrijwilligers vaak wat anders en vindt soms alleen een gesprek plaats tussen de coördinator en de vrijwilliger. In dit gesprek wordt gesproken over de inhoud van de taak, de bevoegdheden en verantwoordelijken van de vrijwilliger. De vrijwilliger ontvangt alle informatie die nodig is om zijn werk te doen.

Pagina 17/52

Het komt ook voor dat een groep of afdeling een verzoek heeft voor ondersteuning door een vrijwilliger. De vrijwilligerscontactpersoon of een andere begeleider benadert hiervoor de coördinator vrijwilligerswerk. De coördinator zoekt uit welke vrijwilliger inzetbaar is, waarna een gesprek plaatsvindt tussen coördinator, vrijwilliger en afdeling.

Net even anders Niet alleen zorgafdelingen kunnen behoefte hebben aan een vrijwilliger, maar ook afdelingen voor dagbesteding en ondersteunende diensten. Een vrijwilliger kan in principe op verschillende afdelingen ingezet worden. Zo werkt bij Visio De Brink een vrijwilliger die zich inzet voor verschillende activiteiten op het gebied van werving en selectie van vrijwilligers: - het verzamelen van vrijwilligersvacatures; - het schrijven van vrijwilligersvacatures; - bekijken hoe de vacatures het beste per locatie neergezet kunnen worden; - het up-to-date houden van de vrijwilligersvacatures. Het kan ook zijn dat vrijwilligers klusjes willen doen voor cliënten zoals het helpen met verhuizen, inrichten van de woning of de tuin doen. Het criterium is altijd dat vrijwilligerswerk aanvullend moet zijn. Het kan niet zo zijn dat met het inschakelen van een vrijwilliger een medewerker wordt vervangen. De inzet van vrijwilligers moet in alle gevallen een extra inzet zijn en complementair aan het werk van de professional.

Verzekeringen Vrijwilligers die een overeenkomst hebben zijn verzekerd via de schade- en ongevallenverzekering en aansprakelijksheidsverzekering van Visio. De vrijwilliger is verzekerd vanaf het moment dat er een overeenkomst is. Dit kan een mondelinge of schriftelijke overeenkomst zijn. In alle gevallen geldt dat de verzekering pas ingaat op het moment dat de persoonsgegevens van de vrijwilliger schriftelijk zijn doorgegeven aan de adviseur verzekeringen op het Bestuurs- en Bedrijfsbureau in Huizen. Dit kan per e-mail. Wanneer er een officiële vrijwilligersovereenkomst is, dient de coördinator een kopie hiervan naar Huizen te sturen. Vrijwilligers die tijdens het uitoefenen van het vrijwilligerswerk met hun eigen auto rijden, vallen onder de schadeverzekering van Visio. Alleen schadegevallen die ontstaan tijdens deelname aan het verkeer en tijdens het uitoefenen van het vrijwilligerswerk, zijn gedekt.

Pagina 18/52

Het is niet nodig dat vrijwilligers een inzittendenverzekering hebben; ook deze valt onder de verzekering van Visio. Vrijwilligers voor één dag We kunnen alles goed regelen voor vrijwilligers die zich willen binden aan Visio, maar het komt ook voor dat er vrijwilligers ingeschakeld worden voor een eenmalige activiteit. Hoe gaan we daar mee om? Helder is dat in alle gevallen afspraken gemaakt moeten worden tussen de coördinator vrijwilligerswerk en de vrijwilliger zelf. Voor de verzekeringen is het niet noodzakelijk om een vrijwilligersovereenkomst te tekenen. Mocht het zo zijn dat een vrijwilliger in een kort tijdsbestek wordt ingeschakeld dan geldt het volgende: - De vrijwilliger valt onder de verzekeringen van Visio op het moment dat de coördinator de persoonsgegevens van de vrijwilliger schriftelijk (per e-mail) heeft doorgegeven aan de adviseur verzekeringen in Huizen (naam, geboortedatum, locatie en datum van de werkzaamheden). - Wanneer de persoonsgegevens van de vrijwilliger niet bekend zijn bij de adviseur verzekeringen van Visio, zijn alle risico’s voor de vrijwilliger zelf. De eerder beschreven wervings- en selectieprocedure is in de praktijk veelal onwerkbaar voor het stante pede inschakelen van vrijwilligers voor incidentele activiteiten. In die gevallen is er altijd contact tussen de coördinator vrijwilligerswerk maar de beschreven werkwijze onder punt 2.1 en 2.2 zal in de praktijk niet haalbaar zijn. Zo is het ondoenlijk om tijdig een VOG in te leveren en een vrijwilligersovereenkomst te ondertekenen. De vrijwilliger ontvangt van de coördinator wel altijd de informatie die noodzakelijk is om zijn werk te doen. Naam en geboortedatum worden altijd genoteerd en voor de verzekering doorgegeven aan HRM in Huizen.

Pagina 19/52

2.2

Introductie en begeleiding van vrijwilligers

Na de kennismaking en algemene introductie met de coördinator vrijwilligerwerk volgt de introductie op de afdeling 7. Dit kan individueel of groepsgewijs gebeuren. De afdeling organiseert deze introductie- en kennismakingsronde. Dit kan worden opgepakt door de vrijwilligerscontactpersoon of de aandachtsfunctionaris vrije tijd.

Tijdens de introductie is er in ieder geval aandacht voor: -

uitleg over de werkzaamheden die hij gaat verrichten;

-

wegwijs maken in het organisatieonderdeel;

-

kennismaken met cliënten, andere vrijwilligers en personeel (inclusief het management);

-

bekend maken met specifieke procedures en relevante protocollen en (huis)regels (bijvoorbeeld de meldingsplicht bij incidenten, omgangsvormen, ongewenst gedrag, seksueel misbruik)

Vervolgens volgt een proefperiode van zes tot acht weken. In deze periode kan de vrijwilliger ervaren of de activiteiten hem aanspreken en de contactpersoon kan bezien of de vrijwilliger geschikt is voor het vrijwilligerswerk. De vrijwilligerscontactpersoon communiceert hierover met de coördinator. (NB: Bij de kennismaking helpen een naambadge voor de vrijwilliger en een fotocollage van medewerkers en vrijwilligers.) Na de proefperiode volgt een evaluatiegesprek tussen de coördinator vrijwilligerswerk, de vrijwilliger en de vrijwilligerscontactpersoon. Dit gesprek biedt alle partijen de gelegenheid om vragen, wensen en knelpunten aan te geven en de introductieperiode, de invulling van de werkzaamheden en de onderlinge samenwerking te bespreken. Van deze evaluatie wordt een verslag gemaakt door de coördinator. Als iedereen tevreden is over het verloop van het vrijwilligerswerk, is de introductie afgerond. Indien de vrijwilliger zijn werkzaamheden niet kan vervolgen, vindt een vervolggesprek plaats tussen de vrijwilliger en de coördinator. De coördinator biedt

7

In deze rubriek wordt de werkwijze beschreven voor de introductie en begeleiding van

vrijwilligers. Voor een deel betreft dit een werkwijze die op (sommige) locaties al gangbaar is. De hier beschreven werkwijze geldt als richtlijn voor het hele domein W&D.

Pagina 20/52

in dat gesprek een perspectief op ander vrijwilligerswerk, hetzij intern op een andere afdeling, hetzij extern. Indien de vrijwilliger bij Visio vertrekt, wordt de vrijwilligersovereenkomst ontbonden en zal de coördinator vrijwilligerswerk de opname in het administratiesysteem ongedaan maken. Iedere nieuwe vrijwilliger die cliëntgebonden vrijwilligerswerk gaat doen bij Visio, is verplicht een algemene introductiecursus te volgen. Deze cursus wordt minimaal twee keer per jaar op verschillende locaties aangeboden en georganiseerd door de coördinator vrijwilligerwerk in samenwerking met HRM en/of KEI. In deze cursus wordt onder andere informatie gegeven over visuele beperkingen.

Begeleiding en aansturing Iedere vrijwilliger heeft een vaste contactpersoon (de vrijwilligerscontactpersoon of aandachtsfunctionaris vrije tijd). Deze contactpersoon vormt binnen het team/groep het aanspreekpunt voor de coördinator en de vrijwilliger.

De contactpersoon is verantwoordelijk voor: -

de introductie van de vrijwilliger in het team, de groep of afdeling;

-

het geven van instructies voor de uitvoering van de werkzaamheden;

-

de begeleiding en ondersteuning van de vrijwilliger in relatie tot cliënten en afdelingspersoneel;

-

het geven van tips voor de omgang met cliënten;

-

het invullen, plannen en afstemmen van werkzaamheden van de vrijwilliger (notitie in het werkrooster);

-

het initiëren van evaluatiegesprekken met de vrijwilliger en de coördinator vrijwilligerswerk (zie ook het evaluatieformulier in bijlage XV).

De afstemming tussen het werk van de beroepskrachten en het werk van de vrijwilligers is een belangrijk punt. Binnen het team-/groepsoverleg dient dit een vast agendapunt te zijn. Hoe beter vrijwilligers zich thuis voelen binnen een team of groep, hoe meer zij zich willen inzetten en hoe beter hun reclame zal zijn in hun eigen omgeving. De begeleiding van de vrijwilliger dient gericht te zijn op de invulling van de werkzaamheden van de vrijwilliger, het bespreken en bewaken van de grenzen van cliënten (en familie), het bespreken en bewaken van de persoonlijke grenzen en

Pagina 21/52

wensen van de vrijwilliger en het signaleren en bespreekbaar maken van problemen en conflicten. Uiteraard kunnen vrijwilligers tijdens de uitvoering van hun werkzaamheden andere medewerkers raadplegen. Medewerkers kunnen een beroep doen op de vrijwilligerscontactpersoon en de coördinator. Hetzelfde geldt voor de vrijwilliger als hij of zij onvoldoende begeleiding ervaart op de afdeling.

Deskundigheidsbevordering Visio vindt het belangrijk om vrijwilligers de mogelijkheid te bieden hun kennis en vaardigheden verder te ontwikkelen en hen te ondersteunen bij het verbeteren van hun prestaties. Scholing en deskundigheidsbevordering zullen in eerste instantie gericht zijn op de inhoud van het vrijwilligerswerk, zoals bijvoorbeeld kennis van zintuiglijke beperkingen, ziektebeelden, het omgaan met gedragsproblemen of rolstoelinstructies. Deskundigheidsbevordering kan plaatsvinden in de vorm van interne of externe trainingen, cursussen, intervisie, deelname aan workshops, individuele begeleidingsgesprekken en het bijwonen van thema- of voorlichtingsbijeenkomsten. De coördinator vrijwilligerswerk inventariseert de behoeften aan cursussen en trainingen bij zijn eigen vrijwilligers. Aan de hand van deze inventarisatie maken de coördinatoren in de verschillende regio’s gezamenlijk een scholingsplan. Iedere coördinator kiest jaarlijks minimaal één training of cursus uit het scholingsplan en biedt deze aan aan de vrijwilligers in zijn eigen werkgebied (al dan niet in samenwerking met KEI). De coördinatoren kunnen hierbij uiteraard gebruikmaken van elkaars kennis en ervaring en zij kunnen trainingen, cursussen etc. onderling uitwisselen. Niet onbelangrijk is dat ook de vrijwilligerscontactpersonen weten wat van hun wordt verlangd als het gaat om de begeleiding en ondersteuning van vrijwilligers en het motiveren en stimuleren van collega’s om met vrijwilligers samen te werken. Medewerkers kunnen hierin getraind worden. Hiervoor bestaat een extern aanbod van cursussen en trainingen. Ook voor de coördinator vrijwilligerswerk bestaat een aanbod. De coördinator vrijwilligerswerk stelt, in samenwerking met HRM, een scholingsplan op over het werken met vrijwilligers. Kenniscentrum Vilans 8 en MOVISIE 9 hebben informatiemateriaal 10 ontwikkeld over de samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten in de zorg. Dit materiaal is

8

Vilans is hét kenniscentrum voor langdurende zorg. Samen met professionals in het veld

ontwikkelt Vilans vernieuwende en praktijkgerichte kennis. 9

MOVISIE is hét landelijke kennisinstituut en adviesbureau voor toepasbare kennis, adviezen

en oplossingen bij de aanpak van sociale vraagstukken op het terrein van welzijn, participatie, sociale zorg en sociale veiligheid.

Pagina 22/52

te gebruiken tijdens een training voor medewerkers en/of vrijwilligers, op een teamoverleg of een intervisiebijeenkomst. Medewerkers en vrijwilligers kunnen er samen en/of apart over in gesprek gaan.

Beëindiging van de vrijwillligersovereenkomst Wanneer een vrijwilliger zijn werkzaamheden bij Visio wil beëindigen, wordt van hem verwacht dat hij dit kenbaar maakt bij zijn contactpersoon. De contactpersoon stelt de coördinator hiervan (schriftelijk) op de hoogte. Er geldt een opzegtermijn van één maand.

De coördinator heeft vervolgens een exitgesprek met de vrijwilliger waarin in ieder geval aandacht wordt besteed aan: -

de reden van vertrek van de vrijwilliger;

-

evaluatie van het vrijwilligerswerk in de afgelopen periode;

-

de wijze waarop de vrijwilliger afscheid wil nemen;

-

de mogelijkheid voor het verkrijgen van een getuigschrift of certificaat van Visio;

-

de administratieve afhandeling.

Van (onvrijwillige) beëindiging van de overeenkomst kan ook sprake zijn wanneer de vrijwilliger zich zodanig onacceptabel gedraagt dat geen sprake meer kan zijn van het verrichten van werkzaamheden binnen Visio. Een dergelijke beoordeling vindt altijd plaats in samenspraak tussen de vrijwilligercontactpersoon, de coördinator vrijwilligerswerk en de vrijwilliger. Ook de coördinerend cliëntbegeleider en de afdelingsleiding kunnen hierbij betrokken worden. Er zal altijd een gesprek plaatsvinden tussen de coördinator, de contactpersoon en de vrijwilliger, maar zonodig kan de vrijwilligersovereenkomst met onmiddellijke ingang worden beëindigd. Wanneer de vrijwilliger van mening is dat (medewerkers van) Visio zich schuldig maken aan onacceptabel gedrag, kan de vrijwilliger verlangen dat zijn overeenkomst met onmiddelijke ingang wordt beëindigd. Ook in die gevallen vindt een exitgesprek plaats.

10

Sandra en Siona werken samen met vrijwilligers. Zorg Beter met Vrijwilligers fase 2. De film

‘Zorgen doe je samen met vrijwilligers’ geeft in 60 seconden informatie over een goede samenwerking met vrijwilligers.

Pagina 23/52

Wanneer een vrijwilliger vertrekt bij Visio regelen de coördinator en de contactpersoon zo snel mogelijk de overdracht van taken en verantwoordelijkheden aan een andere vrijwilliger. De coördinator vrijwilligerswerk zorgt voor de verwerking van het vertrek van de vrijwilliger in het administratiesysteem.

Tevredenheidsonderzoek Meten is weten en Visio hecht niet alleen belang aan tevreden medewerkers maar ook aan tevreden vrijwilligers. Doel van een tevredenheidsonderzoek is om inzichtelijk te maken in welke mate het vrijwilligersbeleid en de organisatie van het vrijwilligerswerk voldoen aan de verwachtingen van de vrijwilliger. Om hier inzicht in te krijgen is het zinvol om minimaal één keer per drie jaar een onderzoek uit te voeren. Op deze manier kan Visio op de hoogte blijven van eventueel veranderende tevredenheid, wensen en mogelijkheden van vrijwilligers en hier tijdig op inspelen. Uiteraard is het ook belangrijk om te weten of cliënten en medewerkers tevreden zijn over het vrijwilligerswerk. Bij De Vlasborch in Vught is in 2010 een tevredenheidsonderzoek uitgevoerd onder vrijwilligers. De uitkomsten van dit onderzoek zijn besproken met vrijwilligers en aan de hand daarvan zijn verbeterpunten geformuleerd. Het tevredenheidsonderzoek blijkt een goede manier om duidelijk te krijgen waar eventuele knelpunten bestaan binnen het vrijwilligerswerk. Het biedt handvatten voor het aanpassen van beleid op het gebied van bijvoorbeeld scholing en ondersteuning van vrijwilligers. In 2013 zal De Vlasborch opnieuw een tevredenheidsonderzoek uitvoeren. Het tevredenheidsonderzoek dat in Vught is gebruikt kan dienen als basis voor onderzoek op de andere locaties en aangepast worden naar de plaatselijke situatie. Aanbeveling wordt om iedere coördinator vrijwilligerswerk om de drie jaar een tevredenheidsonderzoek te laten uitvoeren onder vrijwilligers. Eventueel kan dit onderzoek worden uitgebreid met onderzoek onder cliënten en medewerkers. Het advies is om de uitvoering van het tevredenheidsonderzoek te laten ondersteunen vanuit KEI.

Pagina 24/52

3

Vinden en binden

De (financiering van de) zorg is aan het veranderen en de verwachting is dat de behoefte aan vrijwillige maatjes voor cliënten steeds groter wordt. Aan de andere kant is het zo dat de langdurige inzet voor vrijwilligerswerk en verbintenis aan een organisatie steeds minder vanzelfsprekend wordt. Mensen zijn minder bereid om hun leefpatroon aan te passen aan vrijwilligerswerk. Het vrijwilligerswerk moet zich aanpassen aan het leefpatroon van mensen. De traditionele vrijwilliger maakt steeds meer plaats voor de nieuwe vrijwilliger die wel iets wil doen, maar tegelijkertijd ook vasthoudt aan zijn eigen eisen en wensen. Het is daarom belangrijk om bij het werven en behouden van vrijwilligers maatwerk te bieden en rekening te houden met individuele eisen- en wensenpakketten. Het boek 5 x B!, voor het vinden en binden van (nieuwe) vrijwilligers (CIVIQ, 2005) biedt een handleiding voor het binnenhalen en binnenhouden van (nieuwe) vrijwilligers. De 5B’s staan daarbij voor: Binnenhalen, Begeleiden, Belonen, Behouden en Beëindigen. Het concept van 5 x B! richt zich ondermeer op de vragen wat een organisatie wil uitstralen en hoe nieuwe vrijwilligersbronnen kunnen worden aangeboord. Hierbij wordt nadrukkelijk gesteld dat de uitstraling van een organisatie van groot belang is bij het binnenhalen van vrijwilligers. Bekendheid met de organisatie vergroot de kans op succes sterk, zo blijkt uit onderzoek. Het advies is: laat zien wie je bent!, bijvoorbeeld door het organiseren van een open vrijwilligersdag om mensen uit de stad, dorp of wijk kennis te laten maken met de organisatie.

Communicatie Vrijwilligers binnenhalen en binnenhouden gaat niet vanzelf. Dit vraagt een goede voorbereiding en uitvoering waar in het bekostigingssyteem van de zorg geen rekening mee gehouden is. Dit betekent dat Koninklijke Visio voor de uitvoering van de 5B’s en dus ook het communiceren met (potentiële) vrijwilligers tijd en geld moet vrijmaken. Hieronder zijn richtlijnen voor nieuw beleid beschreven om het vinden en binden van vrijwilligers op centraal niveau (beter) te organiseren.

Vinden Er zijn veel communicatiekanalen om vrijwilligers te bereiken. Centrale vraag daarbij is welke typen vrijwilligers we precies zoeken en hoe deze het beste bereikt kunnen worden. Uit onderzoek blijkt dat de persoonlijke benadering van potentiële

Pagina 25/52

vrijwilligers het beste werkt. ‘Ik werd gevraagd’, blijkt reden nummer 1 om vrijwilligerswerk te gaan doen!

Andere manieren om vrijwilligers te vinden en te bereiken zijn via; -

informatiebijeenkomsten in scholen, bedrijven, verenigingen, buurt- en clubhuizen, asielzoekerscentra;

-

schriftelijke oproepen in bladen en op prikborden;

-

medewerkers en vrijwilligers benaderen familie en kennissen;

-

presentatie op jaarmarkten en braderieën;

-

briefkaarten en posteracties;

-

verspreiding van folders en flyers;

-

lokale omroepen en advertenties in kranten en huis-en-huisbladen;

-

vacaturebanken van vrijwilligerscentrales;

-

netwerken als Lions, Rotary e.d.

-

Arbeidsbureaus, sociale diensten, UWV, reïntegratiebedrijven;

-

meedoen aan NL-doet:

-

website en sociale media.

De effectiviteit van de verschillende communicatiekanalen is afhankelijk van: -

het doel waarvoor de vrijwilligers geworven worden;

-

het type vrijwilligers dat nodig is;

-

wat de organisatie vraagt van vrijwilligers en hen kan bieden;

-

de manier waarop vrijwilligers bereikt kunnen worden.

Van de coördinatoren vrijwilligerswerk wordt verwacht dat zij voor hun eigen locatie(s) het beste kunnen beoordelen voor welk doel, welke type vrijwilliger nodig is en wat de organisatie vraagt en biedt. De afdeling Communicatie is beschikbaar voor het geven van advies en het ondersteunen bij de inzet van communicatiemiddelen.

Binden Bij het uitvoeren van zijn werk kan een (nieuwe) vrijwilliger niet zonder goede instructies, begeleiding en communiatie. Een vaste contactpersoon bij wie de vrijwilliger met vragen terecht kan, voorkomt dat hij ‘verdwaalt’ of afhaakt.

Pagina 26/52

Goede begeleiding, goede informatie en het geven van verantwoordelijkheid zullen de vrijwilliger motiveren en ervoor zorgen dat hij zich op zijn plaats voelt. Daartegenover staat dat het luisteren naar vrijwilligers ook heel belangrijk is. Organisaties kunnen veel leren van vrijwilligers. Zeker als zij nieuw zijn en onbevangen tegen de gang van zaken in een organisatie aan kijken. Luisteren naar ... bevordert ook dat de vrijwilliger zich erkent voelt. Onder punt 2.2 is al opgenomen dat iedere vrijwilliger een informatiepakket uitgereikt krijgt. De contactpersoon op de groep zal hem bovendien inlichten over het Handboek Vrijwilligers. Deze algemene informatie moet vrijwilligers wegwijs maken in de organisatie en ook verhelderen wat zijn rechten zijn en wat regels en plichten zijn. De contactpersoon zorgt er ook voor dat er evaluatiegesprekken plaatsvinden. De coördinator vrijwilligerswerk en de contactpersoon stemmen af wie de evaluatiegesprekken voert. Hierbij wordt een evaluatieformulier ingevuld. Wanneer de contactpersoon het gesprek voert, levert hij het ingevulde formulier in bij de coördinator. Met iedere vrijwilliger vindt minimaal één evaluatiegesprek per jaar plaats. Vrijwilligers werken onbetaald en onverplicht en doen het niet voor een materiële beloning. Toch zijn de meeste vrijwilligers wel gevoelig voor complimenten, een bedankje of een schouderklopje. Het binden van vrijwilligers staat of valt dan ook met de erkenning en waardering van deze groep. Dit hoeft niet groots te zijn, maar het kan bijvoorbeeld een attentie, gezamenlijk uitstapje of etentje zijn. Vaak zorgen sociale activiteiten ervoor dat vrijwilligers plezier houden in hun werk. Belangrijk is om de beloning en de waardering af te stemmen op de wensen en behoeften van de vrijwilliger.

Aanbevelingen: -

Laat het hoger management regelmatig zijn waardering uitspreken jegens vrijwilligers;

-

Geef vrijwilligers een attentie met Kerstmis;

-

Zorg voor een kaartje met verjaardagen of bij ziekte (in de familie);

-

Bedank vrijwilligers na een activiteit. Doe dit in aanwezigheid van anderen;

-

Maak een certificaat voor vrijwilligers. Te bestellen op www.allesbegintvrijwillig.nl.

-

Heb aandacht voor extra verdiensten van een vrijwilliger. Breng dit onder de aandacht door bijvoorbeeld een onderscheiding of prijs;

-

Zet vrijwilligers in het zonnetje door bijvoorbeeld een artikel in een nieuwsbrief, in STERK, op intranet of op de website;

Pagina 27/52

-

Organiseer specifiek voor vrijwilligers een gezellige, informele bijeenkomst;

-

Geef een kadootje bij een jubileum of extra inspanning; bijvoorbeeld een abonnement op een tijdschrift naar keuze;

-

Bevorder het onderlinge contact tussen vrijwilligers door het opzetten van een forum;

-

Informeer vrijwilligers over ontwikkelingen op locatie door het regelmatig uitgeven van een nieuwsbrief.

Wereldwijd functioneert het Vrijwilligerswerk Forum. Via dit forum kunnen mensen informatie uitwisselen en er vinden discussies over vrijwilligerswerk plaats. Een forum voor vrijwilligers van Visio zou via een afgesloten netwerk een plek kunnen zijn waar mensen elkaar virtueel ontmoeten, nieuwtjes uitwisselen, elkaar stimuleren en adviseren. Ook zou een speciaal forum het contact tussen vrijwilligers onderling, tussen vrijwilligers en coördinatoren en het inschrijven op vrijwilligerswerk makkelijker kunnen maken.

Kwaliteitskeurmerk Wanneer Visio de kwaliteit van haar vrijwilligersbeleid wil laten toetsen, is het mogelijk een kwaliteitskeurmerk aan te vragen bij de vereniging NOV. De Vereniging Nederlandse Organisatie Vrijwilligerswerk (NOV) is de brancheorganisatie voor het vrijwilligerswerk in Nederland. De vereniging NOV geeft het kwaliteitskeurmerk Goed Geregeld uit. Dit is een landelijke kwaliteitsonderscheiding die wordt toegekend aan instellingen die met hun vrijwilligersbeleid voldoen aan de door NOV gestelde kwaliteitscriteria. De onderscheiding is drie jaar geldig. Met de onderscheiding wil het NOV organisaties stimuleren om het vrijwilligersbeleid op een bepaald kwaliteitsniveau te brengen. Organisaties die het kwaliteitskeurmerk hebben, kunnen hiermee laten zien dat zij het vrijwilligerswerk goed hebben georganiseerd. Vrijwilligers weten dat zij bij een organisatie met een kwaliteitskeurmerk kunnen rekenen op voldoende mogelijkheden om zich met succes in te zetten. Op de website van de vereniging NOV is een lijst te vinden van organisaties die de kwaliteitsonderscheiding hebben ontvangen (dit zijn er 80 momenteel). Wanneer Visio in aanmerking wil komen voor het kwaliteitskeurmerk, dan is de eerste stap het invullen van een zelfevaluatie. De lokale beoordeling wordt uitgevoerd door een Goed Geregeld-adviseur.

Pagina 28/52

Geraadpleegde publicaties Beleidsnota Vrijwilligerswerk Sensis. Breda, 2006.

5 x B! Binnenhalen Begeleiden Belonen Behouden Beëindigen. Voor het vinden van (nieuwe) vrijwilligers. CIVIQ. Utrecht, 2005.

Goed geregeld. Kwaliteitsonderscheiding Vrijwillige inzet. Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk. www.nov.nl

Ivolunteer. Marketing om jonge vrijwilligers te vinden en binden. MOVISIE en CNV jongeren. December 2008.

Formulieren coördinatie vrijwilligerswer Huis te Echten, Echten. 2006

Routeboek XL. Vinden en binden van vrijwilligers. Arcon, Borne.

Notitie vrijwilligersbeleid. Visio De Vlasborch. Vught, juli 2010.

Sandra en Siona werken samen met vrijwilligers. Zorg Beter met Vrijwilligers, fase 2. Vilans, MOVISIE en Fonds NutsOhra, 2012.

Stevig fundament als basis. Handreiking Organisatie en coördinatie van het vrijwilligerwerk in verpleeg- en verzorgingshuizen en gehandicaptenorganisaties. Vilans en MOVISIE. September, 2012.

Vrijwilligersbeleid Visio 2006. Huizen, februari 2006.

Vrijwilligersbeleid De Brink. Vries, juli 2008.

Vrijwilligerswerk Elizabeth Kalishuis. Regio Noordwest Nederland. Huizen, mei 2002.

Pagina 29/52

BIJLAGE I Werkterreinen en taken vrijwilligerswerk Vrijwilligers worden op de verschillende locaties W&D ingezet voor uiteenlopende activiteiten in de vrije tijd van cliënten: * deze lijst is niet uitputtend. Het begeleiden bij bijvoorbeeld: -

Sporten Wandelen (al dan niet met cliënt in rolstoel) (Tandem)fietsen Bezoek museum, theater, voorstellingen, bibliotheek Bezoek sportwedstrijd Zingen Het meedoen aan een cursus Handwerken Knutselen computergebruik Puzzelen Koken Muziek maken Tuinieren Uitgaan naar bijvoorbeeld café, discotheek, festival, concert, soos, etc. Uit eten Winkelen of naar de markt Op visite gaan Bezoek koffiebar Tutclub Cruise maken op een boot Bezoek attractiepark Voorlezen Bijwonen kerkdienst Kampeerweekend Korte vakanties Bezoek speeltuin of kinderboerderij

Vrijwilligers helpen ook bij: -

het organiseren van (seizoens)feesten, evenementen en festiviteiten dagjes uit met cliënten de Avondvierdaagse administratieve werkzaamheden of werken als (bus)chauffeur

Pagina 30/52

BIJLAGE II Checklist punten selectie vrijwilligers Stap 1

Stap 2

Werving en selectie • De coördinator neemt het initiatief voor werving (al dan niet naar aanleiding van een vraag vanuit de organisatie). • HRM ondersteunt de uitvoering van de werving en selectie. • De vrijwilliger wordt uitgenodigd voor een gesprek met de coördinator vrijwilligerswerk. Tijdens dit gesprek komen de volgende zaken aan de orde: - de vraag naar werkzaamheden en het aanbod van werkzaamheden; - de mogelijkheid tot inzet (uren en match); - de visie van Visio op vrijwilligerswerk; - de werkwijze, sfeer en huisregels op de locatie(s)/afdeling(en); - de activiteiten op de locatie(s)/afdeling(en); - de taken die vrijwilligers uitvoeren; - wat Visio van vrijwilligers verwacht; - wat Visio vrijwilligers te bieden heeft; - de motivatie van de vrijwilliger; - de wensen en verwachtingen van de vrijwilliger; - de route met betrekking tot het tekenen van de overeenkomst; - de nota vrijwilligersbeleid op inhoud en de daarbij behorende rechten en plichten van de vrijwilliger; - de verdere selectieprocedure; - afspraken over het vervolg. Aanname • Bij gebleken geschiktheid van de vrijwilliger wordt aan de vrijwilliger verzocht om een verklaring omtrent gedrag (VOG) aan te vragen bij de gemeente en deze in te leveren bij de coördinator vrijwilligerswerk. Deze informatie wordt op schrift aan de vrijwilliger overhandigd. • De coördinator maakt een kopie van het legitimatiebewijs van de vrijwilliger of verzoekt de vrijwilliger deze in te leveren. • De coördinator informeert de vrijwilliger over de faciliteiten die Visio biedt aan vrijwilligers. • De coördinator stuurt een vrijwilligersovereenkomst in tweevoud toe naar de betreffende vrijwilliger. Eén exemplaar van de vrijwilligersovereenkomst dient ondertekend retour gestuurd te worden naar de coördinator. Tevens dient het formulier met persoonsgegevens volledig ingevuld retour gestuurd te worden. • In de vrijwilligersovereenkomst staat beschreven dat de vrijwilliger binnen één maand vanaf de ingangsdatum de VOG dient te overleggen. Indien deze VOG niet binnen één maand overlegd wordt, zal de overeenkomst

Pagina 31/52

Stap 3

Stap 4

ontbonden worden. Dit zal schriftelijk bevestigd worden door middel van een beëindigingbrief die door de coördinator opgesteld en opgestuurd wordt. De controle op de retourzending van de VOG zal uitgevoerd worden door de coördinator. • Nadat de coördinator de vrijwilligersovereenkomst en het formulier Persoonsgegevens vrijwilliger heeft ontvangen, neemt hij de NAW-gegevens van de vrijwilliger op in een digitaal administratiesysteem. De NAW-gegevens worden doorgegeven aan HRM in verband met de verzekeringen. Een kopie van de overeenkomst wordt naar HRM in Huizen gestuurd. • De coördinator stelt voor elke vrijwilliger een contactpersoon aan die zorgdraagt voor een introductie en het inwerken op de activiteiten. De coördinator bespreekt de Gedragsregels en afspraken (zie bijlage V) en de Faciliteiten voor de uitvoering van het vrijwilligerswerk (zie bijlage VI). Een inwerkprocedure wordt opgezet en uitgevoerd door de afdeling. Evaluatie • De contactpersoon draagt zorg voor de jaarlijkse evaluatie van de vrijwilliger. • De contactpersoon doet van de evaluatie schriftelijk verslag aan de coördinator. Afmelding • Bij beëindiging van de werkzaamheden door de vrijwilliger, dient dit door de vrijwilliger zo snel mogelijk doorgegeven te worden aan de coördinator, om de continuïteit van de werkzaamheden optimaal te waarborgen. • De coördinator bepaalt in overleg met de vrijwilliger hoe er afscheid genomen wordt. • De coördinator stuurt een beëindigingbrief, die getekend wordt door de leidinggevende van de coördinator, naar de vrijwilliger.

Pagina 32/52

BIJLAGE III Enkele tips om blijk te geven van erkenning en waardering van het werk dat vrijwilligers doen: Uit: De Handleiding Vrijetijdsbesteding en maatschappelijke participatie. Januari 2012. a) Benoem de inzet van de vrijwilliger expliciet en complimenteer hem/haar met zijn/haar werk. Besteed aandacht aan zijn/haar prestaties. Doe dit ook eens publiekelijk als dat zo uitkomt, bijvoorbeeld in een overlegsituatie, vergadering, receptie of andere bijeenkomst. b) Informeer naar de behoefte aan cursussen en trainingen bij vrijwilligers. De coördinator vrijwilligerswerk kan een aanbod verzorgen. c) Organiseer een informatieavond voor vrijwilligers. d) Stuur een vrijwilliger een kaartje of een persoonlijke brief, bijvoorbeeld bij verjaardagen, een jubileum of andere belangrijke gebeurtenissen in zijn/haar privéleven. e) Heb aandacht voor extra verdiensten van een vrijwilliger. Breng dit ook onder de aandacht van de coördinator vrijwilligerswerk die hier misschien iets mee kan doen (een onderscheiding, prijs, of iets dergelijks). f) Organiseer een vrijwilligersuitje, bijvoorbeeld een etentje of gezamenlijk bezoek aan een voorstelling. g) Denk aan publicaties over vrijwilligers en hun werk in interne en externe media. Hiervoor kun je ook contact opnemen met de afdeling Communicatie van Visio. h) Denk mee hoe Visio een folder zou kunnen maken om (meer) vrijwilligers te werven.

Pagina 33/52

BIJLAGE IV Gedragsregels en afspraken vrijwilligers 1 Additioneel Vrijwilligerswerk is te allen tijde additioneel. Het mag dus niet in plaats komen van het reguliere werk binnen Visio. Vrijwilligers werken onder de verantwoordelijkheid van de vrijwilligerscontactpersoon, de aandachtsfunctionaris vrije tijd, de coördinerend cliëntbegeleider of de coördinator vrijwilligerswerk. Hierover worden vooraf altijd afspraken gemaakt. Voor aanvang van de werkzaamheden is met de vrijwilliger afgesproken wat er gedaan moet worden. De coördinerend cliëntbegeleider is verantwoordelijk voor het verstrekken van relevante informatie over de cliënt, voor zover de vrijwilliger die nodig heeft voor de uitoefening van zijn werkzaamheden. 2 Begeleiding Visio biedt begeleiding aan een vrijwilliger. Iedere vrijwilliger krijgt hiervoor een contactpersoon aangewezen (vrijwilligerscontactpersoon of aandachtsfunctionaris vrije tijd). Ook persoonlijk begeleiders kunnen vrijwillgers begeiden. 3 Verhindering/ziekte Wanneer een vrijwilliger is verhinderd brengt hij zo spoedig mogelijk zijn contactpersoon hiervan op de hoogte. De betrokken cliënt wordt geïnformeerd door de medewerker. De contactpersoon brengt de vrijwilliger op de hoogte als er zaken zijn die gevolgen hebben voor de werkzaamheden die de vrijwilliger uitvoert. 4 Beëindiging Wanneer een vrijwilliger zijn vrijwilligerswerk wil beëindigen, wordt van hem verwacht dat hij dit minimaal een maand van te voren bij zijn contactpersoon aangeeft. Bij vertrek wordt het werk zo goed mogelijk overgedragen. 5 Beloning Het is de vrijwilliger verboden om direct of indirect geschenken en/of beloningen aan te nemen of te vorderen van personen of instanties met wie hij uit hoofde van het vrijwilligerswerk in aanraking komt. Wanneer een cliënt een vrijwilliger trakteert (materieel of financieel), wordt verwacht dat de vrijwilliger dit meldt aan zijn contactpersoon. De vrijwilliger zal met een cliënt geen overeenkomst afsluiten die een tegenprestatie ten gunste van de vrijwilliger inhoudt. Behoudens toestemming van Koninklijke Visio, is het de vrijwilliger verboden een erfenis of legaat te aanvaarden van een persoon die vóór danwel ten tijde van overlijden cliënt was van Visio en die geen bloed- of aanverwant tot en met de

Pagina 34/52

vierde graad, echtgenoot of relatiepartner was. 6 Conflicten Wanneer er meningsverschillen of conflicten ontstaan zal eerst op team/afdelingsniveau met de betrokkenen in onderling overleg naar een oplossing worden gezocht. Als dit overleg niet tot een oplossing leidt, bestaat de mogelijkheid het probleem voor te leggen aan de coördinator vrijwilligerswerk. Voor de vrijwilliger is de contactpersoon op de locatie de aangewezen persoon waar hij met vragen of klachten terecht kan. Uiteraard kan kritiek op praktische zaken ook meteen kenbaar gemaakt worden aan degene die het betreft. Soms kan het zijn dat de vrijwilliger het moeilijk vindt om een klacht te bespreken met de verantwoordelijke begeleider of hij vindt dat dit weinig effect heeft gehad. Voor medewerkers geldt een vergelijkbare procedure. Wanneer binnen een team kritiek bestaat op wat de vrijwilliger doet, dan probeert de verantwoordelijke begeleider in eerste instantie zelf met de vrijwilliger tot een oplossing te komen. Komen de vrijwilliger en verantwoordelijke begeleider niet tot een oplossing, dan kan het probleem aan de coördinator vrijwilligerswerk voorgelegd worden. Deze informeert zich zowel bij de vrijwilliger als bij de verantwoordelijke begeleider over het probleem en daarna wordt een gesprek georganiseerd met de betrokkenen. Vaak blijkt dat een groot deel van de klachten op deze wijze verdwijnen, omdat ze gebaseerd zijn op onderlinge misverstanden of onduidelijke verwachtingen naar elkaar. Ook kan meer begrip voor de situatie en de standpunten van elkaar leiden tot enige relativering van de klachten. Soms wordt in een tweede gesprek gekeken of de gemaakte afspraken en verduidelijking effect hebben. De coördinator vrijwilligerswerk heeft zo veel mogelijk een bemiddelende rol bij klachten. Wanneer geen oplossing gevonden wordt die voor alle betrokkenen bevredigend is, dan geldt het volgende: - Als de belangen van de cliënt geschaad worden of als de samenwerkingsrelatie tussen medewerkers en de vrijwilliger verstoord is en er geen andere oplossing mogelijk is, heeft de coördinator vrijwilligerswerk het recht de vrijwilliger (zonodig dwingend) voor te stellen naar een andere locatie of activiteit over te stappen. Dit zal slechts in uitzonderlijke situaties voorkomen. - In, eveneens, uitzonderlijke situaties kan de coördinator vrijwilligerswerk besluiten de samenwerking met de vrijwilliger te beëindigen, na overleg met het management. 7 Klachtenbehandeling Voor vrijwilligers is de aandachtsfunctionaris of vrijwilligerscontactpersoon op locatie de eerst aangewezen persoon waar de hij/zij met vragen, maar ook met klachten terecht kan. Uiteraard kan kritiek op praktische zaken ook meteen kenbaar gemaakt worden aan degene die het betreft.

Pagina 35/52

Visio heeft een klachtenregeling voor medewerkers. Hiervan kunnen ook vrijwilligers gebruikmaken. De vrijwilliger wordt uitgelegd hoe en waar hij de klachtenregeling kan inzien. 8 Hepatitis B Als een vrijwilliger actief is op een terrein waar Visio haar personeel verzoekt om zich te vaccineren in het kader van Hepatitis B, dan is de vrijwilliger verplicht om zich te laten vaccineren conform de interne afspraken binnen Visio. Mocht de vrijwilliger hier bezwaar tegen hebben, dan zal de coördinator op zoek gaan naar een andere geschikte vrijwilligersfunctie. Indien er geen ander vrijwilligerswerk gevonden kan worden, kan de vrijwilliger niet langer worden ingezet. De kosten van een eventuele vaccinatie komen ten laste van Visio. 9 Grensoverschrijdend gedrag Alle seksuele handelingen tussen cliënten en vrijwilligers zijn ongeoorloofd. Visio kent een protocol Seksueel misbruik en vrijwilligers dienen hiervan kennis te nemen. In het kennismakingsgesprek geeft de coördinator een toelichting op seksueel grensoverschrijdend gedrag. De vrijwilliger wordt uitgelegd hoe en waar hij het protocol kan inzien. 10 Privacy en geheimhouding De privacy van de cliënt moet altijd gewaarborgd zijn. De vrijwilliger is gehouden uiterste zorgvuldigheid in acht te nemen en geheimhouding te betrachten over hetgeen hij bij de cliënt ziet, hoort en meemaakt. Er geldt een geheimhoudingsplicht ten aanzien van medische informatie over cliënten. Verder wordt de vrijwilliger geacht geheim te houden alles wat hem als geheim is toevertrouwd of waarvan hij geacht wordt het vertrouwelijke karakter te begrijpen. Dit geldt ook na het beëindigen van de vrijwilligerswerkzaamheden. De vrijwilliger heeft geen inzage in het ondersteuningsplan van cliënten. 11 Vertrouwenspersoon Als het gaat om ongewenst gedrag, agressie of geweld fungeert de coördinator vrijwilligerswerk als vertrouwenspersoon voor vrijwilligers. Indien nodig kan een vrijwilliger een beroep doen op een externe vertrouwenspersoon. De vrijwilliger wordt uitgelegd hoe hij met een externe vertrouwenspersoon in contact kan komen. 12 Administratie en beheer Voor het beheren van het vrijwilligersbeleid wordt een digitale administratie bijgehouden. Deze administratie is een taak van de coördinator vrijwilligerswerk. Een afschrift van de geregistreerde eigen gegevens zijn voor de vrijwilliger op aanvraag te krijgen. Door het aangaan van de vrijwilligersovereenkomst gaat de vrijwilliger akkoord met de registratie.

Pagina 36/52

13 Melding incidenten De vrijwilliger dient bij zijn contactpersoon direct melding te maken van gebeurtenissen en incidenten die tot een schadelijk gevolg voor een of meer cliënten danwel zichzelf of anderen hebben geleid of hadden kunnen leiden. Samen met de coördinerend cliëntbegeleider of coördinator vrijwilligerswerk wordt het formulier melding incidenten ingevuld. 14 Werkzaamheden De vrijwilliger voert geen ‘voorbehouden en/of risicovolle handelingen’ uit zoals omschreven in de wet BIG. In het geval dat een vrijwilliger een voorbehouden handeling moet uitvoeren, draagt Visio zorg voor de autorisatie van de vrijwilliger door middel van scholing. 15 Informatievoorziening vrijwilliger Een nieuwe vrijwilliger bij Visio krijgt de volgende informatie mee: een wervingsfolder; een folder over de locatie/afdeling waar de vrijwilliger gaat werken; informatie over de ongevallenverzekering en aansprakelijkheidsverzekering; informatie over de vergoedingsregeling (zie bijlage VI); de gedragsregels en afspraken vrijwilligers (zie bijlage V); de laatst uitgegeven nieuwsbrief voor vrijwilligers op de locatie; afhankelijk van de wens van de vrijwilliger een jaarverslag van Visio Iedere nieuwe vrijwilliger wordt attent gemaakt op het Handboek Vrijwilligers en het gebruik ervan op de afdeling.

Pagina 37/52

BIJLAGE V Faciliteiten voor de uitvoering van het vrijwilligerswerk Verzekeringen Visio verplicht zich een verzekeringsovereenkomst te sluiten die de persoonlijke aansprakelijkheid van de vrijwilliger dekt voor schade aan derden, toegebracht tijdens de vrijwilligerswerkzaamheden. Deze verzekering is niet van toepassing wanneer sprake is van schade door grove nalatigheid danwel opzet. Materiële schade die aan vrijwilligers is toegebracht door een cliënt en die redelijkerwijs niet voorkomen had kunnen worden, wordt door de instelling vergoed op dezelfde wijze als dat voor de werknemers is geregeld. Vrijwilligers zijn via Visio verzekerd voor ongevallen. Wanneer een vrijwilliger een cliënt wil vervoeren in zijn eigen auto kan dit alleen wanneer de vrijwilliger beschikt over een geldig rijbewijs. Vrijwilligers die tijdens het uitoefenen van het vrijwilligerswerk met hun eigen auto rijden, vallen onder de schadeverzekering van Visio. Alleen schadegevallen die ontstaan tijdens deelname aan het verkeer en tijdens het uitoefenen van het vrijwilligerswerk, zijn gedekt. Afspraken over het gebruik van een eigen auto voor het vervoer van cliënten worden in de vrijwilligersovereenkomst vastgelegd. Arbeidsomstandigheden Voor vrijwilligers geldt dezelfde Arbo-wetgeving als voor medewerkers van Visio. Vrijwilligers worden opgenomen in het integraal AVR-beleid. Vrijwilligers worden opgenomen in de RI&E. Solliciteren Vrijwilligers die belangstelling hebben voor een betaalde baan bij Visio, kunnen gebruikmaken van de mogelijkheid om te solliciteren op interne vacatures. Vergoedingen De vrijwilliger ontvangt voor woon-werkverkeer een reiskostenvergoeding. De hoogte van de kilometervergoeding is afhankelijk van de norm die landelijk geldt en die Visio aan werknemers uitbetaalt (in 2012: € 0,32 per kilometer of de werkelijk gemaakte kosten voor openbaar vervoer). Voor informatie over het maximale aantal kilometers dat wordt vergoed, kan de vrijwilliger terecht bij de coördinator. De reiskosten kunnen gedeclareerd worden met het reiskostendeclaratieformulier. Reiskosten in opdracht gemaakt, worden vergoed. Andere werkelijk gemaakte kosten die direct verband houden met het uitoefenen van de vrijwilligerswerkzaamheden worden door Visio vergoed, mits de vrijwilliger voor het maken van de kosten voorafgaand toestemming heeft gekregen van de

Pagina 38/52

manager of de cliënt(vertegenwoordiger). De vrijwilliger ontvangt een vergoeding voor kleding die nodig is voor het uitoefenen van zijn werkzaamheden. Hierbij valt te denken aan zwemkleding, regenkleding of een overall. Indien van toepassing wordt de kleding verstrekt door Visio. Het opvragen van een Verklaring Goed Gedrag wordt vergoed door Visio. Waardering De vrijwilliger ontvangt een eindejaarsgeschenk. De vrijwilliger worden uitgenodigd voor personeelsactiviteiten. De vrijwilliger ontvangt een nieuwsbrief.

Jubilea Wanneer een vrijwilliger 12,5 jaar of 25 jaar bij Visio werkzaam is, ontvangt hij een cadeau van het huis. Dit is conform het attentiebeleid voor medewerkers. Jubilea worden gevierd op de afdeling waar het vrijwilligerswerk wordt verricht en/of tijdens een vrijwilligersbijeenkomst. Deskundigheidsbevordering/sociale activiteiten Visio biedt vrijwilligers de gelegenheid elkaar informeel te ontmoeten via vrijwilligersontmoetingsbijeenkomsten en personeelsfeesten. Visio stelt een budget beschikbaar voor scholing en deskundigheidsbevordering. Vragen en wensen voor cursussen, trainingen en workshop kan de vrijwilliger bespreken met de coördinator. Minimaal eenmaal per jaar organiseert de coördinator een scholings- of themabijeenkomst voor alle vrijwilligers in zijn werkgebied. Vrijwilligers kunnen deelnemen aan interne scholing voor zover dat relevant is voor hun werkzaamheden.

Pagina 39/52

BIJLAGE VI Intakeformulier vrijwilligerswerk

Datum: Naam vrijwilliger: Geboortedatum: Adres: Woonplaats:

(Werk)ervaringen:

Ervaring met mensen met een beperking:

Waarom vrijwilligerswerk bij Visio?

Wat voor werk wil de vrijwilliger doen?

Hoeveel tijd heeft de vrijwilliger te besteden?

Op welke dagen kan de vrijwilliger wel / niet werken?

Bijzonderheden:

Pagina 40/52

BIJLAGE VII Aanvraagformulier inzet vrijwilliger Datum: Naam cliënt: Geboortedatum: Woning/groep/afdeling/locatie: Naam aanvrager: Ik zoek: Man/vrouw: Activiteit: Frequentie: Korte beschrijving van de klant (niveau, mobiliteit, communicatie, gedrag)

Zijn er medische zaken waarmee rekening gehouden moet worden:

Heb je bepaalde verwachtingen waaraan de vrijwilliger moet voldoen:

Geef in het kort aan wat de vrijwilliger moet gaan doen:

Heb je eerder een vrijwilliger gehad en zo ja hoe verliepen die contacten?

Is het relevant dat ouders/wettelijk vertegenwoordigers de hoogte zijn van de aanvraag? Ja/nee Het ingevulde formulier inleveren bij de coördinator vrijwilligerswerk.

In te vullen door coördinator vrijwilligerswerk: Ingeboekt: Gesproken met:

Pagina 41/52

BIJLAGE VIII Persoonsgegevens vrijwilliger Roepnaam: Geboortenaam: Voorna(a)m(en): Sofinummer (BSN): Geboortedatum: Geslacht: man/vrouw * Adres:

Geboorteplaats:

Postcode en woonplaats: Telefoonnummer (thuis): Telefoonnummer (mobiel): E-mailadres: Welke naam wilt u gebruiken in de correspondentie met Visio?: Identiteit vastgesteld: Paspoortnummer: Identiteitsbewijs: IBAN nummer: Ten name van: Aanvangsdatum vrijwilligerswerk: Medewerker Visio: ja/nee * Locatie vrijwilligerswerk: Contactpersoon: Beschikbaarheid: Activiteit: Activiteit 2 (indien van toepassing): Naam clîënt (indien van toepassing): Post: ja/nee * *) doorhalen wat niet van toepassing is.

Plaats:

Pagina 42/52

BIJLAGE IX Informatie voor vrijwilligerscontactpersoon en aandachtsfunctionarissen vrije tijd • •

•

• •

•

•

• • • •

•

Alle regels en afspraken met betrekking tot vrijwilligers kun je vinden in de notitie Vrijwilligersbeleid, Wonen & Dagbesteding, 2013. Voordat je een aanvraag doet voor een vrijwilliger, is het belangrijk om dit te overleggen met ouders/wettelijke vertegenwoordigers. Wanneer de vrijwilliger daadwerkelijk aan de slag gaat, moet je dit weer even opnemen met bovengenoemde personen. Wellicht is het leuk om een moment te creëren waarin er kennis gemaakt wordt. Vrijwilligers moeten de juiste informatie hebben om goed met de cliënt om te kunnen gaan. Je hoeft hierbij niet in detail te treden. Als er speciale medische zaken spelen, is het goed om daar iets over te vertellen. Zo is het goed om vrijwilligers die gaan werken met mensen met epilepsie, te vertellen wat ze kunnen verwachten en hoe ze moeten handelen. Vrijwilligers mogen nooit medicatie toedienen. Heeft een vrijwilliger behoefte aan verdere scholing over een bepaald onderwerp – bijvoorbeeld autisme, epilepsie, omgaan met moeilijk gedrag, communicatie – meldt dit dan bij de coördinator vrijwilligerswerk. Hij kan dan kijken wat de mogelijkheden zijn en eventueel een training of cursus regelen voor vrijwilligers. Vrijwilligers mogen nooit het ondersteuningsplan van de cliënt inzien, tenzij er schriftelijk toestemming is gegeven door de wettelijk vertegenwoordiger en de cliënt. Indien een ondersteuningsplan mag worden ingezien dan gebeurt dit altijd in aanwezigheid van de coördinerend cliëntbegeleider. Als een vrijwilliger gaat werken met een cliënt/groep waar Hepatitis B heerst, dan moet de vrijwilliger hiervan in kennis gesteld worden. Hij krijgt dan op kosten van Visio een inentingsprocedure aangeboden (overleg hierover met de centrale afdeling HRM). Laat de kennismaking tussen vrijwilliger en cliënt(en) niet te snel verlopen. Neem de tijd om rustig een band op te bouwen. Laat vrijwilliger en cliënt(en) de eerste keer niet gelijk ver op stap gaan. Zorg dat de vrijwilliger in het bezit is van het telefoonnummer van de afdeling/woning van de cliënt. Maak duidelijk wie hij kan bereiken in geval van nood. Zorg voor een zorgvuldige kennismaking; vertel iets over de groep/de afdeling/woning en over de organisatie. Vrijwilligers worden door Visio op de hoogte gehouden via een nieuwsbrief. Wanneer een vrijwilliger onkosten maakt, kunnen deze worden vergoed. Maak hier wel duidelijke afspraken over. Onkosten kunnen met behulp van een standaardformulier gedeclareerd worden. Het formulier moet worden ondertekend door de coördinator vrijwilligerswerk. Houd regelmatig een gesprekje met de vrijwilliger en vraag hoe het gaat. Houd één keer per jaar een officieel voortgangsgesprek. Hiervoor bestaat een speciaal evaluatieformulier. Stuur het ingevulde evaluatieformulier naar de coördinator vrijwilligerswerk.

Pagina 43/52

•

• • • • •

Laat een vrijwilliger blijken dat hij welkom is. Zorg dat de vrijwilliger zich gewaardeerd voelt. Denk bijvoorbeeld aan het sturen van een kaartje op zijn verjaardag. Betrek hem bij het wel en wee van de cliënt en de groep. Informeer de vrijwilliger over ziekte en eventuele veranderingen in de situatie van de cliënt. Geef gerichte aandacht in geval van ziekte van de vrijwilliger of bijzondere gebeurtenissen in zijn omgeving. In die zin dient de vrijwilliger eenzelfde behandeling te krijgen als de medewerker in loondienst. Besteed speciale aandacht aan internationale vrijwilligersdag (op 7 december). Doe dit samen met andere medewerkers van de afdeling. Stel de coördinator vrijwilligerswerk op de hoogte van bijzonderheden, ongelukken of problemen. Er kan dan vanuit een onafhankelijke positie gezocht worden naar de meest geschikte oplossing. Als de vrijwilliger heeft aangegeven dat hij wil stoppen met vrijwilligersactiviteiten, geef dit dan door aan de coördinator vrijwilligerswerk. Voor de vrijwilliger ben jij (maar ook je collega’s) de belangrijkste schakel in een succesvolle samenwerking. Investeer in deze samenwerking!

Pagina 44/52

BIJLAGE X Richtlijn voor het gebruik van de rolstoelbus De chauffeur: 1. Voert de administratie van het rolstoelbus gebruik. Hij/zij vult hiervoor de ‘rolstoelbus formulieren’ in. Als er een begeleidende beroepskracht aanwezig is, ondertekent die mee. 2. Meldt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 24 uur eventueel opgelopen schade aan de bus, en direct de schade bij of aan cliënten. 3. Zorgt voor een representatieve uitvoering van activiteiten met de rolstoelbus. 4. Zorgt ervoor dat EHBO-koffer, zichtbaarheidvest, gevarendriehoek en de mobiele telefoon in de bus aanwezig zijn. 5. Houdt de businventaris ordelijk en compleet. 6. Controleert de staat van onderhoud van de bus regelmatig en rapporteert hierover naar de coördinator vrijwilligerswerk. Visio zorgt ervoor dat de volgende formulieren altijd op de bus aanwezig zijn. Rolstoelbusformulier; a. Verzekeringspapieren, groene kaart met schadeformulier; b. Kentekenbewijzen; c. Gebruikscertificaat rolstoelbus. Begeleiding van de cliënten 1.De chauffeur begeleidt mede de cliënten van en naar de bus, helpt bij het in en uitstappen of –rijden van cliënten in de rolstoel. De chauffeur zet persoonlijk de rolstoelen op een correcte wijze vast. 2. Bij recreatief groepsvervoer is er minimaal één beroepskracht voor begeleiding op de bus aanwezig als de reguliere gezondheidstoestand van een of meer cliënten daarom vraagt. Het is de verantwoordelijkheid van de afdelingsleiding om, op basis van de begeleiding en zorg die cliënten nodig hebben, een begeleider van het juiste niveau mee te sturen. 3. Bij individueel vervoer dient de cliënt of diens vertegenwoordiger, zelf voor begeleiding te zorgen als dat nodig is. 4. De chauffeur kan als begeleider ingeschakeld worden als zijn werkzaamheden dat toelaten. Bij calamiteiten: a. Stelt de chauffeur eerst de passagiers veilig. b. Hij schakelt zo nodig de hulpdiensten in, 112 bij lichamelijk letsel of acuut onwel worden van passagiers en/of zichzelf. Bij calamiteiten zonder lichamelijk letsel kan de politie in de regio gewaarschuwd worden via 0900 8844.

Pagina 45/52

c. Neemt de chauffeur direct contact op met het verpleeghuis, de dienstdoende verpleegkundige, telefoonnummer: [nummer] in het weekeinde en buiten kantooruren met de bereikbaarheidsdienst van Visio, telefoonnummer: [nummer].

Profiel van de chauffeur van de rolstoelbus De chauffeur is: 1. Langer dan twee jaar in het bezit van rijbewijs B. 2. Neemt wekelijks met een auto aan het verkeer deel. 3. Is niet ouder dan 75 jaar. 4. Heeft enige kennis van eerste hulpverlening. 5. Heeft globale technische voertuigkennis. Kan minimaal de band wisselen en koelwater bijvullen. 6. Heeft tijdens de inwerkperiode vier weken onder begeleiding van een ervaren chauffeur proef gereden. De periode is geëvalueerd en er is vastgesteld dat de nieuwe chauffeur in staat is zelfstandig alle genoemde taken en verantwoordelijkheden uit te voeren en op zich te nemen.

Pagina 46/52

BIJLAGE XI Vrijwilligersovereenkomst Ondergetekenden: Koninklijke Visio, expertisecentrum voor slechtziende en blinde mensen, verder te noemen ‘de organisatie’ en rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam manager en functie], en [naam vrijwilliger], geboren [datum], wonende te [plaats en adres], hierna te noemen vrijwilliger, verklaren een vrijwilligersovereenkomst te zijn aangegaan onder de volgende voorwaarden en bedingen: 1. De vrijwilliger verricht met ingang van [datum] werkzaamheden voor de organisatie op vrijwillige basis. De inhoud van deze werkzaamheden is in de bijlage beschreven. 2. De vrijwilliger is bereid om gemiddeld [aantal] uur per week/maand* beschikbaar te zijn voor de overeengekomen werkzaamheden. 3. De vrijwilliger verricht zijn/haar werkzaamheden [op/in naam locatie]. 4. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. De eerste twee maanden zullen gelden als proeftijd. 5. De vrijwilliger verleent zijn diensten aan cliënten van de organisatie en verklaart op de hoogte te zijn van de visie van de organisatie en zich daarin te kunnen vinden. 6. Voor het inwerken en begeleiden van de vrijwilliger wordt zorggedragen door [naam en functie]. Tenminste éénmaal per jaar zal een evaluatiegesprek plaatsvinden tussen deze contactpersoon en de vrijwilliger. 7. De werktijden worden in onderling overleg bepaald. 8. Wat betreft zijn/haar werkzaamheden is de vrijwilliger verantwoording verschuldigd aan de organisatie. De vrijwilliger is verplicht om incidenten, ongevallen en bijna-ongevallen te melden aan zijn contactpersoon.

Pagina 47/52

9. Vrijwilligers mogen geen geschenken en geld aannemen van cliënten. 10. Alle seksuele handelingen tussen vrijwilligers en cliënten zijn ongeoorloofd. Het protocol Seksueel misbruik Koninklijke Visio is van toepassing. 11. In het kader van de registratie zal de vrijwilliger worden opgenomen in het personeelsregistratiesysteem [naam]. 12. De vrijwilliger ontvangt een vergoeding op declaratiebasis van de werkelijk gemaakte kosten. De reiskosten worden vergoed volgens het vastgestelde beleid van de organisatie. 13. De vrijwilliger is verzekerd tegen de wettelijke aansprakelijkheid die voortvloeit uit de werkzaamheden die hij/zij voor de organisatie verricht. Tevens is voor de vrijwilliger een collectieve ongevallenverzekering afgesloten. 14. In geval van verhindering (ziekte, vakantie of andere omstandigheden) wordt van de vrijwilliger verwacht dat hij/zij tijdig zijn contactpersoon of diens vervanger op de hoogte brengt. 15. De vrijwilliger heeft een geheimhoudingsplicht met betrekking tot alle vertrouwelijke informatie rond de organisatie in het algemeen en die van cliënten in het bijzonder. De vrijwilliger verklaart kennis te hebben genomen van het privacyreglement. Zonder schriftelijke toestemming van de cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger heeft de vrijwilliger geen inzage in het ondersteuningsplan van cliënten. 16. De vrijwilliger heeft een opzegtermijn van vier weken. Opzegging geschiedt bij de contactpersoon. Op verzoek kan een getuigschrift worden opgesteld. Bij vertrek zal de vrijwilliger het werk zo goed mogelijk overdragen. 17. Bij niet-functioneren van de vrijwilliger kan de [naam, functie] besluiten de samenwerking te beëindigen. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te [locatie] op [datum]. Namens Koninklijke Visio, Expertisecentrum voor slechtziende en blinde mensen [naam]

De vrijwilliger

[naam]

Handtekening

Handtekening

Pagina 48/52

BIJLAGE XII Bijlage bij de vrijwilligersovereenkomst

Doelstelling functie

Het bieden van ondersteuning bij activiteiten.

Activiteit

Werkzaamheden

De werkzaamheden die uitgevoerd worden zijn:

•

•

•

•

•

•

Pagina 49/52

BIJLAGE XIII Inhoudsopgave Handboek vrijwilligers -

Notitie Vrijwilligersbeleid Wonen & Dagbesteding, 2013 Intakeformulier vrijwilligerswerk Gedragsregels en afspraken vrijwilligers Tips voor de omgang met zowel visueel als auditief beperkte mensen Tips voor de omgang met mensen met Niet-Aangeboren Hersenletsel Notitie informatie voor vrijwilligers Protocol Seksueel Misbruik Beleid Incident Melden Formulier melden incidenten Faciliteiten voor de uitvoering van vrijwilligerswerk Declaratieformulier onkosten vrijwilligerswerk Voorbeeld vrijwilligersovereenkomst + bijlage (per vestiging anders) Richtlijn voor het gebruik van de rolstoelbus Voorbeeld niet-reanimatieverklaring Evaluatieformulier vrijwillligerswerk Wet- en regelgeving rondom vrijwilligerswerk Vrijwilligers en belastingaangifte (maximale vergoeding naast uitkering) Organogram Koninklijke Visio Overzicht directeuren en managers eerste besturingsniveau Missie en kernwaarden Koninklijke Visio Profielschets coördinator vrijwilligerswerk Belangrijke telefoonnummers Overzicht van leidinggevenden van afdeling/groep Klachtenregeling medewerkers Aanvraagformulier VOG Scholingsplan vrijwilligers Wervingsfolder vrijwilligers Informatie over visuele beperkingen Afdelingsfolder Folder centrale cliëntenraad

Pagina 50/52

BIJLAGE XIV Taken vrijwilligerscontactpersoon/aandachtsfunctionaris vrije tijd

Profielschets - De medewerker moet affiniteit hebben met en gemotiveerd zijn voor de recreatieactiviteiten. - De medewerker moet het belangrijk vinden om goede contacten met de vrijwilligers tot stand te brengen en in stand te houden. - De medewerker moet beschikken over sociale vaardigheden. - Goede en duidelijke cliëntgebonden informatie kunnen verstrekken. - Inlevingsvermogen in de vrijwilliger hebben. - Besef van het grote belang van vrijwilligers voor ons als instelling en de cliënten. - Vermogen om het belang van vrijwilligers te kunnen verwoorden en uit te dragen (visie). - Inzicht in de randvoorwaarden van activiteiten die door vrijwilligers worden uitgevoerd. - Beeldvorming van de vrijwilligers en personeel in juiste proporties kunnen neerzetten en begeleiding hierin geven. - Overstijgend kunnen denken bij dilemma’s. Vrijwilligers aan kunnen en durven spreken bij “buitengewoon” gedrag. - De medewerker moet kunnen organiseren, zorgdragen dat de taken worden uitgevoerd. - De verwachtingen van Visio van de vrijwilliger kunnen uitdragen en andersom. - De medewerker moet beschikbaar zijn, de taak is een onderdeel van het takenpakket en er zijn extra uren nodig om het vrijwilligerswerk te continueren.

Taken vrijwilligerscontactpersoon/aandachtsfunctionaris vrije tijd - De medewerker brengt het recreatiebeleid en de activiteiten onder de aandacht van het team. - De medewerker zorgt ervoor dat opgaven, wijzigingen en afzeggingen volgens de afgesproken procedures verlopen. - De medewerker is aanspreekpunt voor de zowel recreatie, vrijwilligers en cliënten als het gaat om vrijetijdsbesteding. - Regelen van de betalingen voor de activiteiten. - Evalueren en vooruit kijken.

Pagina 51/52

BIJLAGE XV Evaluatieformulier Datum eerste evaluatie gesprek: Vrijwilliger: Werkplek: Contactpersoon: Coördinator vrijwilligerswerk: Hoe verloopt het contact?

Voldoet het aan je verwachtingen?

Is het duidelijk welke werkzaamheden tot het werk van de vrijwilliger behoren?

Welke afspraken zijn er over het onderhoud van het contact met de vrijwilliger en voldoen deze?

Wanneer zijn er evaluatiemomenten gepland?

Eventuele wensen ten aanzien van de toekomst?

Verdere opmerkingen:

Gemaakte afspraken op ………………………:

(ondertekenen voor akkoord)

Vrijwilliger:

Contactpersoon:

Coördinator vrijwilligerswerk:

Pagina 52/52

Bijlage XVI Declaratie onkosten vrijwilligers Roepnaam: Geboortenaam: Voorna(a)m(en): Sofinummer (BSN): Adres: Postcode en woonplaats: Bankrekeningnummer: Ten name van:

Plaats:

Locatie vrijwilligerswerk: Afdeling: Naam coördinator vrijwilligerswerk:

Datum

Eigen vervoer

Kosten

Overige kosten

openbaar vervoer van

naar

Totaal

km

bedrag

km

omschrijving

€

bedrag

€

Datum: Voor akkoord Handtekening vrijwilliger:

Naam:

Handtekening manager:

Naam: