HANDLEIDING VOOR HET GEVEN VAN VOORLICHTINGSBIJEENKOMSTEN
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
1
INLEIDING
Grote delen van de migrante- en niet-westerse gemeenschappen in Nederland hebben problemen met de Nederlandse taal. Voorlichtingscampagnes van bijvoorbeeld de overheid worden niet altijd begrepen en daarom komt de inhoud vaak niet over. Groepsvoorlichting kan dan heel geschikt zijn om mensen op de hoogte te brengen. Door onderling kennis en ervaring uit te wisselen, leren de deelnemers bijvoorbeeld hoe om te gaan met een bepaald probleem. Voorlichting kan gegeven worden in de vorm van een serie bijeenkomsten maar ook in een eenmalige bijeenkomst. In deze handleiding wordt stap voor stap uitgelegd hoe je voorlichtingsbijeenkomsten kunt organiseren, waar je aan moet denken en welke organisaties je kunt uitnodigen om deze voorlichting te komen geven. In deze handleiding is tevens een lijst met organisaties opgenomen, die voorlichting geven over zaken die van belang zijn voor de achterban van de diverse etnische zelforganisaties. De volgende onderwerpen komen aan de orde: • Hoe selecteer je een onderwerp? • Wat is het doel van de voorlichting? • Voor wie is de voorlichting bedoeld? • Wat wordt de vorm van de bijeenkomst(en)? • Wat is het beschikbare budget? • Hoe vraag je subsidie aan? • In welke locatie en op welk tijdstip wordt de bijeenkomst(en) gehouden? • Hoeveel deelnemers? • Hoe ga je de deelnemers werven? • Hoe maak je een persbericht? • Welk voorlichtingsmateriaal ga je gebruiken? • Wat te doen als er te weinig aanmeldingen zijn? • Hoe maak je een evaluatie? • Hoe maak je een eindverslag? • Welke organisaties kun je benaderen voor het geven van voorlichting?
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
2
HET SELECTEREN VAN EEN ONDERWERP Voorlichting heeft te maken met aandacht vragen voor een bepaald onderwerp, omdat: • • • • •
je hebt geconstateerd dat er door onwetendheid op een bepaald gebied veel problemen zijn, die door het geven van goede voorlichting te verhelpen zijn. Bijvoorbeeld voorlichtingsbijeenkomsten over opvoeden, spijbelen, huiselijk geweld, enz. je het gevoel hebt dat niet iedereen voldoende op de hoogte is van de verschillende voorzieningen en/of zijn/haar mogelijkheden op de gebieden van bijvoorbeeld arbeid, scholing en zorg niet iedereen zijn/haar rechten of plichten kent op het gebied van overheidsregels en schuldenproblematiek. je iets wilt veranderen je ergens belangstelling voor wilt wekken.
HET DOEL VAN DE VOORLICHTING Bij het vaststellen van het doel is het belangrijk dat je je afvraagt : • • • • • •
Welke onderwerpen zijn belangrijk voor de doelgroep? Wat zijn de vragen, behoeften, ervaringen en sociale achtergrond van de deelnemers en welke informatie is voor hen belangrijk? is er sprake van een probleem? Zo ja, hoe groot is het probleem en wat zijn de oorzaken? wat wil je met de voorlichtingsbijeenkomst bereiken? Wat zijn concrete, realistische en meetbare doelen. Wat is het belang voor de deelnemers? Gaat het alleen om informatie en het verstrekken van achtergronden of wil je mensen aanzetten tot actie? Bijvoorbeeld mensen stimuleren tot het volgen van een bepaalde cursus of opleiding.
VOOR WIE IS DE VOORLICHTING BEDOELD Voor het welslagen van een voorlichtingsbijeenkomst is het belangrijk, dat • • • • • •
je een keuze maakt voor de soort groep: gemengd of alleen mannen of vrouwen. Soms is het voor mensen moeilijk om in een gemengde groep vragen te stellen, omdat ze zich schamen (b.v. over gezondheidskwesties). pas als je de taal goed beheerst durf je vragen te stellen. Als er sprake is van een taalbarrière is het beter bijeenkomsten per nationaliteit te organiseren. als de deelnemers alleen uit vrouwen bestaan moet onderzocht worden of er kinderopvang nodig is. duidelijk is welke leeftijdsgroep je wilt bereiken. Jongeren vragen een andere benaderingswijze dan ouderen. je een beeld hebt hoe de doelgroep er uitziet, zoals opleidingsniveau en interesses. Het is belangrijk dat je aansluit bij de belevingswereld van de deelnemer. het onderwerp leeft onder de doelgroep.
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
3
VORM VAN DE BIJEENKOMST(EN) Welke vorm je kiest is afhankelijk van het doel wat je wilt bereiken • • •
maak een keuze uit de verschillende werkvormen: lezing, groepsdiscussie of een mengvorm. vraag je af of het onderwerp echt geschikt is voor groepsvoorlichting. Wanneer er sprake is van een 'gevoelig' onderwerp is het goed om eerst met een neutraler onderwerp te beginnen, waardoor er vertrouwen ontstaat binnen de groep. Wil je één bijeenkomst of een serie bijeenkomsten over verschillende onderwerpen. Een serie bijeenkomsten heeft vaak het voordeel dat je maar een keer hoeft te werven.
Een lezing Wanneer je een specifiek onderwerp voor ogen hebt (bijvoorbeeld veiligheid in huis) dan is een lezing heel geschikt. De lezing kan op zichzelf staan en moet niet langer duren dan ca. 20 minuten. Na afloop of tijdens de lezing kunnen dan vragen beantwoord worden. Het verdient aanbeveling om e.e.a. te ondersteunen met een power point presentatie, dvd of zo iets dergelijks. Stem het voorlichtingsmateriaal af. Niet al het beeldmateriaal is geschikt voor elke doelgroep. Een groepsdiscussie De discussie start meestal door een startvraag of aan de hand van van te voren bedachte stellingen of een film, enz. Vervolgens laat je het gesprek tot ontwikkeling komen. De deelnemers beschikken vaak over aanvullende informatie . Zijn de deelnemers vreemden van elkaar dan kan het lastig zijn om de discussie op gang te brengen. Factoren als onzekerheid en afwachten bij de deelnemers spelen hierin een rol. De voorlichter moet opletten dat iedereen aan zijn trekken komt. Een groepsdiscussie leent zich dan ook meer voor groepen waarvan de mensen elkaar al kennen.
BUDGET Hoeveel geld is er beschikbaar? Hou rekening met de volgende kosten: • • • • •
honorarium van een gastspreker/deskundige zaalhuur (inclusief koffie en thee) kosten van kinderopvang (oppas en aparte ruimte) inhuren van apparatuur, zoals bijvoorbeeld een beamer, microfoon e.d. kosten van folders, posters, flyers.
SUBSIDIEAANVRAGEN Als er geen geld beschikbaar is, kun je in sommige gevallen een financiële bijdrage/subsidie vragen aan: • • • •
het stadsdeel, de gemeente, provincie, landelijke overheid of aan fondsen. In geval van een aanvraag bij een stadsdeel of gemeente is het goed van te voren persoonlijk contact op te nemen met de betreffende ambtenaar om te horen of er mogelijkheden zijn en, zo ja, waar een aanvraag aan moet voldoen. adressen van fondsen kun je vinden in het 'Fondsenboek'. Per fonds staat beschreven aan welke eisen je moet voldoen om in aanmerking te komen voor een financiële bijdrage. in de subsideaanvraag moet in ieder geval duidelijk vermeld staan het doel, te verwachten aantal deelnemers, een begroting van de te verwachten inkomsten en kosten.
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
4
Kosten zijn: vergoeding gastspreker, reiskosten, vrijwilligersvergoeding(en), publiciteitskosten, huur ruimte, kosten consumpties, materiaalkosten, kosten kinderopvang, enzovoort. Inkomsten zijn: deelnemersbijdrage subsidies.
LOCATIE EN TIJDSTIP Het is belangrijk dat de locatie centraal gelegen en goed bereikbaar is met openbaar vervoer en dat het tijdstip goed gekozen is. • • • • • •
de ruimte moet groot genoeg zijn. de opstelling van stoelen en tafels moet zo zijn, dat mensen uitgenodigd worden om vragen te stellen en mee te doen aan een discussie. op welk tijdstip en dagdeel kan de bijeenkomst het best gehouden worden om zoveel mogelijk mensen te bereiken. Bijvoorbeeld wanneer de deelnemers werken is het niet handig om de bijeenkomst overdag te organiseren. is er een bord en apparatuur aanwezig (bijvoorbeeld kan er een presentatie gegeven worden m.b.v. Power Point presentatie, dvd of iets dergelijks) indien nodig is er een aparte ruimte en speelgoed aanwezig voor kinderen is er koffie en thee beschikbaar?
AANTAL DEELNEMERS Om teleurstellingen te voorkomen is het goed om: •
• •
het minimum en maximum aantal deelnemers vast te stellen. Het is daarbij belangrijk rekening te houden met het onderwerp van de voorlichtingsbijeenkomst. Het ene onderwerp leent zich beter voor een kleine groep (bijvoorbeeld wanneer je het leren van elkaar centraal wilt stellen), terwijl wanneer het alleen om informatie gaat de groepsgrootte minder belangrijk is. Wanneer er te veel aanmeldingen zijn is het goed om van te voren vast te stellen wat je doet als er te veel aanmeldingen zijn. Bijvoorbeeld: deelname op volgorde van aanmelding, leeftijd, enz. en het instellen van een wachtlijst. in geval het moeilijk is om in contact te komen met de doelgroep is het aan te bevelen om sleutelfiguren van de doelgroep te benaderen en gezamenlijk met hen een plan te ontwikkelen.
WERVEN VAN DE DEELNEMERS De werving kun je op een aantal manieren verzorgen: • • •
bruikbaar zijn: flyers, posters, artikelen/persberichten in de media, internet, radio en televisie. het schrijven van een tekst, die de doelgroep aanspreekt is niet altijd eenvoudig. Het is daarom goed om een tekst voor publicatie te laten beoordelen door mensen uit de doelgroep. Je kunt op drie manieren werven: open, gesloten en persoonlijke werving.
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
5
Bij een open werving kun je gebruik maken van een persbericht of een interview met de (locale) media en/of televisie. Daarnaast kun je posters en flyers maken of gebruik maken van internet. Je probeert daardoor de bijeenkomst zo breed mogelijk onder de aandacht te brengen en zo veel mogelijk mensen te bereiken. Vraag je wel af of het zinvol is verschillende nationaliteiten bij elkaar te zetten. Natuurlijk zal men vaak dezelfde vragen hebben en is het goed om een zo breed mogelijke samenstelling van publiek te hebben, doch als er sprake is van een taalbarrière is het beter om aparte bijeenkomsten te organiseren. Bij een gesloten werving werf je alleen mensen met een zelfde achtergrond, zoals bijvoorbeeld ouders met pubers, clubleden, enz. Bij een persoonlijke werving nodig je mensen persoonlijk uit. Met name bij allochtone groepen werkt dit het best. Hierbij wordt vaak gebruik gemaakt van de mobiele telefoon.
PERSBERICHT Bij het maken van een persbericht moet je er aan denken, dat • •
het vaak goed werkt om een journalist persoonlijk te benaderen. een ijzeren wet bij het opstellen van een persbericht is de vijf W's “wie, wat, waar, wanneer en waarom” duidelijk zijn.
De vijf W's horen al in de eerste zinnen van een persbericht thuis. Die eerste zinnen moeten namelijk de nieuwsgierigheid opwekken en wel zo dat meteen het belang van de gebeurtenis of het onderwerp duidelijk is. In de rest van het bericht kunnen dan de achtergronden, feiten e.d. worden opgenomen. De informatie moet kort en bondig zijn. Als vuistregel geldt dat een zin maximaal dertig woorden mag bevatten. Bij veel lange zinnen verslapt namelijk de aandacht van de lezer. Gebruik ook zo weinig mogelijk tussen- en bijzinnen.
GEBRUIK VAN VOORLICHTINGSMATERIAAL Denk na welk materiaal je gaat gebruiken, omdat • •
het materiaal begrijpelijk en aansprekend moet zijn. niet al het materiaal geschikt is voor elke doelgroep. Het te gebruiken voorlichtingsmateriaal materiaal moet acceptabel zijn voor de doelgroep en mag geen weerstand oproepen, zoals bijvoorbeeld bepaalde 'blote' foto's en tekeningen.
TE WEINIG AANMELDINGEN Het is belangrijk de oorzaak te achterhalen bij te weinig aanmeldingen. Oorzaken kunnen zijn: • • • •
het tijdstip: is het tijdstip of het dagdeel wel goed gekozen? is het doel en het nut van de bijeenkomst wel duidelijk genoeg geweest? zijn de deelnemerskosten een belemmering en is het mogelijk de kosten per deelnemer te verlagen? Is de werving goed geweest en heeft het nut om nog een nieuwe wervingspoging te ondernemen?
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
6
HOE MAAK JE EEN EVALUATIE Een evaluatie is belangrijk omdat je daarmee gemaakte fouten in de toekomst kunt voorkomen. • •
meet of je je doel bereikt hebt door middel van een vragenformulier. vraag hierbij ook aan de deelnemers wat zij gemist hebben of graag anders hadden gezien tijdens de voorlichtingsbijeenkomst(en).
HOE MAAK JE EEN EINDVERSLAG In een eindverslag leg je verantwoording af en laat je zien dat de tijd, energie en het geld, dat geïnvesteerd is, iets opgeleverd heeft. Als het eindverslag bestemd is voor een subsidiegever dan is het belangrijk om van te voren kijken waar zo'n verslag aan moet voldoen. Beschrijf: • • • • •
waarom, waar en hoe je de bijeenkomst(en) hebt georganiseerd. Bijvoorbeeld: heb je een gastspreker uitgenodigd, film gedraaid, was er gelegenheid tot vragen stellen of het voeren van een discussie. op welke wijze je de publiciteit hebt verzorgd. het doel bereikt is en wat de resulaten hiervan zijn. indien het doel niet bereikt is: wat de oorzaken hiervan zijn. maak een overzicht van de gemaakte kosten en inkomsten.
SAMENWERKING Samenwerken tussen organisaties en mensen in organisaties is een middel om een bepaald doel of resultaat te behalen. Hieronder staan een aantal definities die weergeven wat samenwerken betekent. • Samenwerkende organisaties helpen elkaar om onderling activiteiten uit te voeren welke leiden tot een tevoren afgesproken resultaat; • Samenwerken is het combineren van aanvullende eigenschappen om een gewenst resultaat te behalen. • Samenwerken is een middel om een doel te bereiken; • Het behalen van de strategische doelen en terugverdienen van de investeringen; • Samenwerken levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is; De belangrijkste redenen om te gaan samenwerken: Verhogen van opbrengsten Verlagen van kosten Opdoen van kennis
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
7
LIJST VAN ORGANISATIES Mogelijke organisaties kun je benaderen voor het geven van voorlichting: Agis Alle Kleur Altra Amsterdam Steunpunt Wonen Belastingdienst COC Diabetisch Vereniging Nederland DWI, Dienst Werk Inkomen Eigen Wijze Buurt GGD/GGZ Leerplichtambtenaar MaDi Mentrum Recogin Sabana Steunpunt Huiselijk geweld SVB, Sociale verzekeringsbank Visio Vrijwilligers Centrale
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
Zorgwet Psychische hulpverlening (etnisch) Jongeren en onderwijs Huurrecht Belasting aangelegenheden Homoseksualiteit Suikerziekte Rechten en plichten over uitkering Buurtparticipatie Gezondheidsproblemen Onderwijssysteem Schuldenproblematiek Psychische zorg Ghanezen Antilliaanse en Arubaanse aangelegenheden Huiselijk geweld Informatie over pensioen Blinden en Slechtzienden Vrijwilligerswerk
8
Guide to organization of information meetings
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
9
Introduction A large numbers of immigrants from mainly non-western cultures have problems with the Dutch language. The governmental instruction campaigns, chiefly in Dutch, are not always understood and their content misinterpreted. Providing information to groups can be a very useful way to keep the participants up to date. A given problem can be tackled through exchange of information and experience with one another .One can choose to organize a single meeting on a subject or, a series of meetings. This guide will provide you with a step by step instructions of how to organize a meeting, what you need to take into account and which organization you need to invite to give good information. You will find here the list of organizations which are willing to participate and give information on subjects relevant to the members of ethnic minorities and their organizations. The following subjects will be discussed here: • How do you select a subject? • What is the purpose of the meeting? • Who do you want to reach? • Which form of meeting(s) to select? • What is your budget? • How to apply for a subsidy? • Where and when should the meeting(s) take place? • How many participants? • How do you recruit participants? • How do you make a press announcement? • What printed information material do you want to use? • What to do if there are too few participants? • How to evaluate the meetings? • How to make the final rapport? • Which organization to approach for relevant information?
Selecting the subject Information needs to relate to concrete subject, because: • You came to the conclusion that there are many problems which are the result of ignorance which could be eliminated through good information. E.g.: bringing-up problems, playing truant, home violence, etc. • You feel that not everybody is well informed about different welfare facilities concerning schooling, work, care. • Not everybody knows their rights and obligations concerning state laws and rules about debt settlement. • You want to change something. • You want people to get interested in something.
The purpose of the meeting While deciding on the subject you need to ask yourself the following: • Which subjects are important for the group you intend to approach? • What are the questions, needs, experiences and social background of the intended Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
10
• • • •
group and what information is important to them? Is there a serious problem? If so, how urgent is it and what causes it? What do you want to achieve with this meeting? What are the concrete, measurable and realistic goals? What is its importance to the participants? Do you want to provide only information or stimulate them to act as well? For example to stimulate them to take a schooling course.
Who do you want to reach with the information To make the meetings successful, it is important that • You make a choice concerning the male/female participation. It is often difficult to ask questions about health issues in a mixed company. • The language can be a large barrier in asking questions. If you feel it may be the case, it would be better to organize meetings with the same nationality. • When the participants are only women, it should be investigated if the child crèche is needed. • It is clear which age group you want to approach. The younger generation needs a different approach than the older one. • You have a clear picture of the group, their education level, interests. It is important that you connect to their world of experience. • The subject you have chosen is currently important to the group.
The form of the meeting(s) The form which you choose depends on the goal you want to achieve. • Choose different possibilities: a lecture, group discussion or a mix of both; • Consider first if the subject is suitable for the groups information. When it is of a sensitive nature, it would be better to start with something neutral to win the trust of the participants and encourage discussion; • Dou you want one meeting or a series? The advantage of a series is that you have to enroll the participants only once. A lecture A lecture is very suitable when you have a specific subject ( e.g.: safety at home) in mind. It is a one time thing and does not need to be longer than 20 minutes. After or during the lecture one can ask questions. It is useful to support the lecture with audio-visual material such as PowerPoint presentation. Not every visual material is proper for every group, discuss it with the person giving the lecture. A group discussion The discussion starts mostly as a reaction to a prepared start question or a statement, a film, etc. You should allow a free flow of the discussion, sometimes the participants come up with some new information. It can be difficult to let the discussion develop if the participants do not know one another. The factors such as insecurity and waiting may play a role here. The instructor must pay attention so that everybody gets a chance to speak their mind. Group discussion is better for a group which know one another.
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
11
Budget Hw much money do you have? You need to consider the following costs: • Instructor/ speaker fee • Location lease fee (including coffee/ tea facilities) • Children care costs (separate room and caretakers) • Lease of equipment such as beamer, microphone, etc. • Cost of flyers, leaflets, posters.
Applying for a subsidy If there is no money, you may try in certain cases to apply for a financial support by: • Municipality, provincial government, state or funding organizations. • In case of the municipality it is advisable to contact first the responsible official and learn if there are possibilities and what are the criteria your application has to cover. • You will find the addresses of the funding organizations in “Fondsenboek”. Each has a set of criteria you need to fulfill in order to receive their financial support. • In the application you need to state the aim of the meetings, an anticipated number of participants, your budget needs with the costs and income. Costs are: Speaker/ instructor fees, travelling costs, volunteers costs, publicity costs, lease of the premises, cateringt, material costs, children care (baby-sitters), etc. Income is: Participants’ contribution, subsidies
Location and time It is of great importance that the chosen location is within easy reach by public transport and the time of the meeting is well chosen. • The location must be large enough. • The tables/ chairs setting has to be such as to encourage discussion. • When/ at what time to hold the meeting. The time is very important if you want to reach as many people as possible. It is not advisable to hold a meeting during the working hours. • Are there facilities such as board, beamer, DVD player. • Is there a separate room and toys for children of the participants (if needed). • Are there coffee and tea facilities?
Number of participants
To avoid disappointment is it necessary to: • State the maximum/ minimum number of participants. The subject of the information plays here a crucial role, some subjects require a smaller group when you aim at an interaction from the participants. When you want to give information only, the number of participants is not so important. • It is wise to decide what to do when you have (too) many interested. You can introduce a waiting list, divide the participants according to age or the date they enrolled. • If it proves difficult to make contact with a group, it may be useful to approach the key figures in this group and make plan for the information meeting together.
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
12
Recruitment You can approach this problem in different ways: • Through flyers, posters, articles in the press and media, websites, radio and TV. • Writing a text for publication is not always easy. It is, therefore, wise to let the members of the group, look critically at the content. It has to appeal to the group. • You can recruit in three different ways: open, closed and personal recruitment. You can use the press announcement, an interview in the local media when you apply the open recruitment method. Also you can use posters and websites to reach as many as possible potential participants. Ask yourself it is prudent to mix different nationalities. Certainly they may have the same questions which need answering but a language barrier may prove a real obstacle. It is better to organize separate meetings for different nationalities. Close recruitment means that you approach people with the same problem/ background: parents of teenagers, members of the same club. Personal recruitment is just that: you approach people personally, inviting them to the meeting. The cell phone is a good means to do that. This works very well with ethic minorities.
Press announcement When writing a press announcement you need to realize that • approaching a journalist personally works very well. • the key rule is to use 5 “Ws”: Who, What, Where, When, Why and make them very clear. The 5 “W” need to be included in the first sentences of the advert. They need to feed the interest of the reader so that he/ she sees the importance of the meeting immediately. Further one can write about some facts, numbers and background. The golden rule is that a sentence must not be longer than 30 words, otherwise the interest of the reader subsides. Also avoid using sub-clause and compound sentences.
Use of information materials Decide beforehand what kind of material you are going to use, because • it has to be interesting and well understood; • not every sort of material is proper for every group. It has to be accepted and not cause embarrassment (“naked” photos and prints).
Few participants It is important to find the reason behind too few applications. The reasons can be the following: • The time. Is the hour/date well chosen? • Has the aim of the meeting been made very clear ? • Is the participant’s contribution too high? Is it possible to make it lower? • Has the recruitment been well prepared? Will it be useful to start a new recruitment period?
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
13
How to evaluate Evaluation is important because it will make sure that you can avoid the mistakes you possibly made. • Using a questionnaire you will be able to calculate if you have achieved the goals • Ask the participants what they have missed and what they would prefer to be done differently.
Final rapport The final rapport is to account for the time, energy and money which have been invested and show the results that have been achieved. If the rapport has to be handed to the subsidy giver, it needs to include the following:
Describe: • Why, where and how did you organize the meetings. Was there an invited speaker, a film presentation, a time for discussion and questions. • How did you take care of proper publicity. • The goal which has been achieved and the results. • If the proposed goals have not been achieved, state the reasons. • Survey of income and all costs.
Co-operation The co-operation between the organizations and the individuals is a way to achieve certain goals and results. Below you will find a number of statements which make clear what cooperation means. • Co-operating organizations help each other in organizing activities which lead to discussed and agreed upon results. • Co-operation is a combination of complementary features in order to achieve a common result. • Co-operation is a way to achieve a goal. • It is a way to achieve strategic goals and recover the investments. • Co-operation contributes to a common result, even so when it does not immediately profit an individual. The most important reasons for co-operations are: larger income, lower costs, winning of information.
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
14
List of organizations You can approach the following organizations for information meetings; Agis - health care DWI, Dienst van Werk en Inkomen - rights and duties concerning social benefits Leerplicht ambtenaar - educational system MaDi - settlement of debts SVB - information over pensions
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
15
برنامج کیفیة تنظیم الندوات أكثریة المهاجرین و الجالیMMات الجنبیMMة فMMي هولنMMدا یعMMانون مMMن مشMMكلة التکلMMم باللغMMة الهولندیMMة .فMMي أغلMMب الحیMMان ل یفهمMMون معلومات الحملت الرشMMادیة الMMتی تقMMوم بهMMا الحکومMMة الهولندیMMة مثل و لهMMذا السMMبب ل تصMMلهم محتMMوی الرشMMادات .قMMد تکMMون الندوات الجماعیة ملئمة لرشاد الناس ،من خلل تبادل المعلومات و التجMMارب الشخصMMیة یتعلMMم المشMMاركون کیفیMMة التعامMMل مMMع مشکلة معینة مثل .من الممکن تقدیم المعلومات عن طریق ندوة واحدة او سلسلة من الندوات. فMMي هMMذا الMMدلیل یتMMم شMMرح خطMMوات کیفیMMة تنظیMMم النMMدوات ،النقMMاط الساسMMیة ،والمنظمMMات الMMتی یمکMMن اسMMتدعائهم لکMMی یقMMدموا الرشادات .تم تسجیل قائمة بأسماء المنظمات التی تقدم أرشMMادات فMMي میMMادین مختلفMMة الMMتی تهMMم القاعMMدة الجماهیریMMة لمنظمMMات القلییات العرقیة. یتم تناول المواضیع التالیة: کیف تحدد موضوعآ؟ • ما هو الهدف من الرشادات؟ • من هو المعني بالرشادات؟ • بأي شکل یتم تقدیم الندوة او الندوات؟ • ما هي المیزانیة المتاحة؟ • کیف تطلب معونة مالیة لتنظیم الندوة؟ • في أي مکان و زمان یتم تنظیم الندوة؟ • کم هو عدد المشارکین؟ • کیف یتم إیجاد المعنیین و تشجیعهم على المشاركة؟ • کیفیة كتابة ببان صحفي؟ • ما هي المستلزمات التعلیمیة و المصادر التي تستخدمها؟ • ماذا تفعل إذا كان عدد المسجلین للمشاركة قلیل؟ • كیفیة إجراء التقییم؟ • كیفیة كتابة التقریر النهائي؟ • ما هي المنظمات التي یمكن اللجوء إلیها لتقدیم المعلومات؟ •
اختیار الموضوع یتم تنظیم ندوة إرشادیة في غالب الحیان لجلب الهتمام لموضوع معین ،و ذلك للسباب التالیة: 16
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
•
لقد تبین إن عدم اطلعك في مجال معین تسبب في العدید من المشاكل التي من الممكن حلها من خلل تقMMدیم ارشMMادات جیدة .علی سبیل المثال ارشادات حول التربیة ،والتغیب عن المدرسة ،والعنف المنزلي ،الخ.
• • • •
لنك تشعر بأن لیس الجمیع على بینة من توفر خدمات أو إمكانات مختلفة في مجالت التعلیم والعمل والرعایة مثل. لیس الجمیع علی علم بحقوقه والتزاماته في نطاق القوانین الحكومیة ،ومشاكل الدیون. لنك تنوي تغییر شيء ما . لنك ترید إثارة الهتمام في شيء ما.
هدف الرشادات المهم عند تحدید الهدف من أن تسأل نفسك: •
• • • •
•
ما هي القضایا المهمة للفئة المعنیة بالرشادات ؟ ماهي السئلة ،والحتیاجات ،والخبرات والخلفیة الجتماعیة للمشاركین و ما هي المعلومات المهمة بالنسبة لهم؟ هل هناك مشكلة؟ إذا كان المر كذلك ،ما هو حجم المشكلة وما هي السباب؟ ماذا ترید ان تحقق من خلل الندوة الرشادیة؟ ما هي الهداف العملیة و الواقعیة و القابلیة للقیاس؟ ما هي مصلحة المشاركین؟ هل هي مجرد توفیر المعلومات وبیان الخلفیMMة أم تریMMد تحریMMض النMMاس علMMى العمMMل؟ علMMى سبیل المثال تشجیع الناس على اتباع دورة تعلیمیة أو دراسة معینة.
من هو المعني أو المستهدف من الرشادات؟ من اجل نجاح ندوة الرشادات، • كیفیة اختیار نوع المجموعة :الرجال فقط أو النساء أو مختلطة .أحیانا یكون من الصعب على الحضMMور طMMرح السMMئلة في مجموعة مختلطة لنهم یخجلون )مثل قضایا الصحة(. • النسان یجرؤ علی طرح السئلة فقط عندما یتقن اللغة جیدا .إذا كMMان هنMMاك حMMاجز اللغMMة ،فمMMن الفضMMل تنظیMMم نMMدوات لكل جنسیة لوحدها. • عندما یکون المشاركون من النساء فقط ،أخذ بعین العتبار في ما إذا كانت هنMMاك حاجMMة إلMMى رعایMMة الطفMMال و تMMوفیر هذه المکانیة. • من الضروري معرفة من هي الفئة العمریة التي تستهدفها .الشباب تتطلب نهجا مختلفا عن كبار السن. • من المهم أن یكون لدیك تصورعن ما هي تلMMك الفئة المسMMتهدفة ،مثMMل المسMMتوى التعلیمMMي و میMMادین الهتمMMام .وأهمیMMة وجود تناسق مع عالم المشارك. • من المهم أن یكون الموضوع حیوي عند الفئة المستهدفة.
نوع الندوة او الندوات آختیار شكل الندوة یعتمد على الهدف الذي ترید تحقیقه
17
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
•
قم باختیار شكل الندوة من أسالیب مختلفة :محاضرة ،أو مجموعة مناقشة أو خلیط.
هل تشك عما إذا كان الموضوع مناسبآ حقا لرشMMاد جمMMاعي .إذا كMMان " الموضMMوع "حساسMMا" ،فمMMن الفضMMل ان تبMMدأ • أول بموضوع محاید ،لخلق الثقة داخل المجموعة. هل ترید عقد جلسة واحدة أم سلسMMلة مMMن الجلسMMات حMMول مواضMMیع مختلفMMة؟ میMMزة الجلسMMات المتسلسMMلة فMMي كMMثیر مMMن • الحیان هي إیجاد مشارکین لمرة واحدة فقط.
•
محاضرة او سمنار:
إذا كنت تبحث عن موضوع معین )على سبیل المثال :السلمة في المنزل( ،ویمكن للمحاضMMرة ان تكMMون قائمMMة بMMذاتها ،وینبغMMي أن ل تتعدى 20دقیقة وبالمكان توضیح امكانیة توجیه السئلة بعMMد أو أثنMMاء المحاضMMرة .یفضMMل تقMMدیم المحاضMMرة باسMMتعمال أجهزة العرض الكهربائیة أو اللكترونیة مع برنامج ال بأور بوینت ،دي في دي أو شيء من هذا القبیل للتوضیح. یجب تحدید مواد والیات البرامج التوضیحیة تناسب مع اهداف المواضیع المطروحة. -2مناضرة او مناقشات جماعیة: المناقشة عادة ما تبدأ بطرح سؤال أو البدء بطرح فكرة محددة مقMMدما او عMMرض فیلMMم ...الMMخ ،ثMMم تسMMمح لتطMMویر المحادثMMة مMMن أجل حث المشاركین على إضافة معلومات جدیدة للموضوع في كثیر من الحیان. اذا كان المشاركون غرباء بعضهم عن بعض یمكن أن یكون التوجیه والسیطرة على المناقشة صعبا. اذا كانت العوامل واللیات غیر اكیدة ومشكوك فیها ل تنتظر من المشاركین ان یلعبوا دورا فیها وینبغي على المحاضر ان یجلب انتباه الحضور ویجرهم للتفاعل مع المحاضرة اثارة المناقشة الجماعیة یعمل على تفاعل اكبر عدد من المشاركین ومن مختلف الفئات وهذا یدفع الى التعارف بین الحضور
المیزانیة: كم من الموال المتاحة؟ انظر الى ما یلي : • رسوم المحاضر الضیف /خبیر. • استئجار القاعه )بما في ذلك القهوة والشاي(. • نفقات رعایة الطفال )روضة أطفال وغرفة(. • تأجیر المعدات مثل المیكروفون ،العارض ،الخ. • تكالیف ،والكتیبات والنشرات والملصقات.
منحة: إذا لم یكن المال متوفرا ،یمكنك في بعض الحالت البحث عن مساهمة مالیة ،وطلب المساعدة من: • مقاطعة او بلدیة أو أموال الحكومة. • في حالة وجود أي طلب من مقاطعة أو بلدیة ،فیكون التصال مباشر وشخصي مع المسؤولین المعنیین للسMMتماع إلMMى مMMا إذا كانت هناك مساعدات ،وإذا كان المر كذلك ،فأین یمكن تطبیقها وكیف یمكن الوفاء بها. ويمكن الطلع على العنوان. • الموال في صندوق الكتاب " .كل صندوق یصف ما هي المتطلبات التي یجب الوفاء بها لیكMMون مMMؤهل للحصMMول علMMى منحMMة• یجMMب أن ل یقMMل عMMن طلMMب المسMMاعده بوضMMوح الهMMدف ،والعMMدد المتوقMMع مMMن المشMMاركین ،مMMن میزانیMMة الیMMرادات المتوقعMMة والتكالیف.
التكالیف : رسMMوم المتحMMدث الضMMیف ،والسMMفر ،ورسMMوم المتطMMوعین )ق( ،ونفقMMات الدعایMMة والعلن ،واسMMتئجار غرفMMة ،والمرطبMMات وتكالیف المواد ،وتكالیف رعایة الطفل ...الخ. الیرادات : مساهمة المشاركین المنحة ..المساعده. 18
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
المكان والزمان: من الضروري أن یكون الموقع مركزیا ویمكن الوصول إلیه بسهولة عMMن طریMMق وسMMائل النقMMل العMMام والMMتي یتMMم اختیارهMMا بشMMكل جید مع التوقیت. • یجب أن تكون غرفة كبیرة او قاعة تستوعب عدد المدعوین . • تنظیم الكراسي والطاولت ویجب أن یكون في الحسبان الناس المدعوون لطرح السئلة والمشاركة في النقاش. • في أي وقت یكون صباحا او مساء یفضل الجتماعات المسائیة للمشاركین ،وخاصة عندما یكون اغلMMب المشMMاركین أصMMحاب أعمال. • یفضل ان تكون هنMMاك اجهMMزة و معMMدات إلكترونیMMة )علMMى سMMبیل المثMMال یمكMMن أن یكMMون هنMMاك عMMرض تقMMدیمي باسMMتخدام بMMاور بوینت ،دي في دي أو ما شابه(. • إذا لزم المر ،تهیئة غرفة منفصلة للطفال للعب. • تقدیم القهوة والشاي
عدد المشتركین: لتفادي خیبة المل انه لمر جید : • تحدید الحد الدنى والحد القصى للمشاركین واعتماده .ومن المهم أن تأخذ في نظر العتبار موضوع الجتماع و المعلومات. حیث یفضل ان یكون موضوع واحد لمجموعة صغیرة یفسح المجال لهMMا السMMتفادة أكMMثر )علMMى سMMبیل المثMMال ،عنMMدما تتعلMMم مMMن بعضها البعض لمجموعة مركزیا( ،ولكن فقط إذا كانت المعلومات المجموعة هي أقل أهمیة. • عندما تكون هناك طلبات كثیرة جدا من المفید تحدید مقدما ماذا تفعل عندما تكون هناك طلبات كثیرة جدا .على سبیل المثMMال : المشاركة من أجل التطبیق ،والعمر ،وغیرها ،وإعداد قائمة النتظار. • إذا كان من الصعب الحصول على اتصال مع الجمهور ،فمن المستحسن اشراك أعضاء رئیسیین من الحضور والتفاق معهم لوضع خطة لمشاركة الخرین . توظیف المشاركین: الوسائل المستخدمة :النشرات والملصقات والمقالت الصحفیة /في وسائل العلم ،والنترنت والذاعة والتلفزیون. • ان كتابة النص الذي یناشد الحضور لیس بالمر السهل دائما .انه لمر جید أن یـ½قییم نص النشر ینبغي من قبMMل أشMMخاص مMMن الحضور ایضا . • یمكن استخدام ثلثة طرق للتوظیف :مفتوح و مغلق وشخصي في التوظیف المفتوح ،یمكنك استخدام بیان صحفي أو مقابلة مع وسائل العلم )المحلي( و /أو التلفزیون .بالضMMافة الMMى ذلMMك یمكنك إنشاء الملصقات والنشرات أو استخدام النMMترنت .وأنMMه مMMن الجیMMد أن یكMMون الختیMMار علMMى أوسMMع نطMMاق ممكMMن مMMن هMMذا الجمهور المختلف ،ولكن إذا كان هناك حاجز اللغة لجنسیات مختلفة معا فمMMن الفضMMل أن تكMMون الجتماعMMات منفصMMلة وغالبMMا ما تكون السئلة نفسها. في حالة التوظیف المغلق :علیهم توظیف أشخاص فقط من خلفیات مماثلة ،مثل الباء المهات المراهقین أعضاء نادي ،الخ. في حالة التوظیف الشخصي :تدعو الناس بصورة شخصیة و بالسم .وعندما تكون في حاجة الى دعوة الناس شخصیا ل سMMیما بین جماعات المهاجرین كثیرا ما تستخدم الهواتف النقالة وهذه تعمل على نحو أفضل
الخبار الصحفیة: عند كتابة خبر صحفي ،علیك أن تتذكر أن: •غالبا ما یكون التصال بالصحفي مباشرة هو الفضل • استعمال القانون الحدید في صیاغة الخبر الصحفي ،المعروف ب قانون الخمسة دبلیو وهو "من وماذا وأین ومتى ولماذا". قانون الخمسة دبلیو تعتبر من اولیات جمل الخبر الصحفي والجمل الولى یجب ان تكون دائما توضیحیة للخبر و مباشMMرة حیMMث تعطي اهمیة الخبر او الحدث او الموضوع بصورة واضحة ،وبقیة الخMMبر الMMتي هMMي خلفیMMات الموضMMوع او الحقMMائق ...الMMخ ،وان المعلومات یجب ان تكون قصیرة وقویة متكاملة فMMي القواعMMد العامMMة دائمMMا ول تتجMMاوز المعلومMMة عMMن ثلثیMMن كلمMMة ،ففMMي حالMMة الجمل الطویلة تسلب اهتمام القارئ .وحاول ایضا ان تستعمل اقل ما یمكن من الجمل البینیة او الضافیة 19
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
استخدام وسائل الیضاح : فكر اول اي وسائل الیضاح سوف تستعمل ،وذلك: • ینبغي أن تكون المادة مفهومة وجذابة. • لیست كل وسائل الیضMMاح ضMMروریة للموضMMوع المطMMروح .وسMMائل الیضMMاح یجMMب ان تكMMون مناسMMبة مMMع الحضMMور ومMMع هMMدف الموضوع وملتزمة بعیدة عن الباحیة ،مثل بعض الصور 'عاریة' والرسومات.
الخطارات القلیلة جدا: ومن المهم التعرف على سبب التطبیقات القلیلة جدا .والسباب المحتملة : • الوقت :الوقت أو جزء الیوم المختار بشكل جید؟ • الغرض وجدوى الجتماع واضحة بما فیه الكفایة؟ • المشاركین قد تكون التكلفة عقبة وأنه من الممكن خفض تكلفة لكل مشارك؟ • اذا جرت عملیة التوظیف بنجاح وكان لها فائدة ملموسة لكي تكرر عملیة التوظیف
كیفیة إجراء التقییم: • التقییم مهم جدا لنه یعني لك تفادي الخطاء التي یمكن أن تحدث في المستقبل. • قیاس ما إذا كنت قد حققت هدفك من خلل الستبیان. • یساهم الحضور في عملیة التقییم أیضا لمعرفة الجوانب الیجابیة والسلبیة والستفادة من المعلومات من خلل الندوات.
كیفیة تقدیم تقریر نهائي: اذا كنت مسؤول واتضح لك ما أثمر من الوقت والجهود والموال المستثمرة .وإذا كان علیك كتابة التقریر النهائي لتقدیمه یجب أن یحتوي على النقاط التالیة. وصف : • لماذا وأین وكیMMف نظمMMت الجتمMMاع( .علMMى سMMبیل المثMMال :لقMMد تلقیMMت دعMMوة مMMن أحMMد المتحMMدثین الضMMیوف ،یتMMم اطلق النMMار الفیلم ،كان هناك مجال لطرح السئلة أو إجراء مناقشة.
كیف تهتم بالدعایة. • الهدف هو الوصول الیه وما هي نتائج هذا. • إذا لم یتم التوصل الى الهدف ،فما هي السباب. • تقدیم قائمة من التكالیف والعائدات.
التعاون: التعاون بین المنظمات والشخاص في المؤسسات هو وسیلة لغرض محدد أو نتیجة. وفیما یلي بعض التعاریف التي تعكس ما یعني العمل. • المنظمات المتعاونة معا لمساعدة بعضهم البعض تنفیذ النشطة التي تؤدي إلى نتیجة متفق علیها ؛ • التعاون هو مزیج من خصائص إضافیة إلى النتیجة المرجوة. • التعاون هو وسیلة لتحقیق الغایة ؛ • تحقیق الهداف الستراتیجیة وانتعاش الستثمار ؛ • التعاون سوف تسهم في تحقیق نتیجة مشتركة حتى عندما ل تكون المصالح الشخصیة على الفور ؛ 20
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten
السباب الرئیسیة للذهاب معا : زیادة الیرادات خفض التكالیف اكتساب المعرفة
قائمة المنظمات ویمكن الوصول إلى المنظمات التالیة لتوفیر المعلومات : أخیس :قانون الرعایة الصحیة. كل اللوان :الرعایة النفسیة )الثنیة(. : Altraالشباب والتعلیم. مركز أمستردام للسكان :قانون ایجار. الضرائب :المسائل الضریبیة. :COCالشذوذ الجنسي. جمعیة السكري من هولندا :مرض السكري. ، DWIوزارة العمل للدخل :الحقوق واللتزامات )الواجبات(على الضمان الجتماعي. المجال الخاص :وضع المشاركة المحلیة. الصحة العامة /صحة النفسیة :المشاکل الصحیة. مسؤول إلزامي)معلم( :نظام التعلیم : MaDiمشاكل الدیون. :Mentrumالرعایة النفسیة. Recogiریکوجی :الغانیین. سابانا :لشؤون جزر النتیل وأروبا. مركز دعم العنف المنزلي :العنف المنزلي. ،SVBمصرف التأمین الجتماعي :معلومات عن المعاشات التقاعدیة. : Visioالمكفوفین وضعاف البصر. مرکز المتطوعین :عمل طوعي.
21
Handleiding voorlichtingsbijeenkomsten