HANDLEIDING VOOR DE SUBSIDIE MEERDAAGSE UITSTAPPEN
Inhoud Wat zijn subsidies meerdaagse uitstappen? Voor wie zijn de subsidies meerdaagse uitstappen? Voorwaarden De subsidie meerdaagse uitstappen in 3 stappen
Stap 1: Aanvraagdossier: Wanneer? Waar? Hoe? Stap 2: Stavingdossier - na uitstap – factuur verblijf – leerlingenlijst – communicatie voorbeeld Stap 3: Controle en uitbetaling
FAQ
Vragen over ziekte en afwezigheid van leerlingen Vragen over de periode of de plaats Vragen over specifieke groepen of begeleiders Vragen over veranderen van school of blijven zitten Vragen over andere vormen van ondersteuning Praktische vragen en vragen over de administratie
Hebt u nog vragen?
1
Wat zijn subsidies meerdaagse uitstappen? Om scholen en leerlingen te ondersteunen bij meerdaagse uitstappen voorziet de stad Antwerpen een subsidiëring van meerdaagse extra-murosuitstappen. De ondersteuning is er voor leerlingen van alle schoolnetten. De leerlingen hebben recht op een subsidie ter waarde van 18 euro per nacht en dit met een maximum van 12 nachten per lagere schoolloopbaan (2de en 3de graad) en een maximum van 4 nachten per klas per schooljaar. Het Antwerps onderwijsbeleid (AOB) van het bedrijf Cultuur, sport, jeugd en onderwijs van de stad Antwerpen behandelt de aanvraagdossiers en is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de hierna vermelde vereisten. Terug naar inhoudsopgave
2
Voor wie zijn de subsidies meerdaagse uitstappen? Doelgroep: (buitengewoon) lager onderwijs De subsidies zijn er voor alle leerlingen van de 2de en 3de graad lager onderwijs en leerlingen van vergelijkbare groepen uit het buitengewoon lager onderwijs en voor extra begeleiders van groepen uit het buitengewoon onderwijs. De leerlingen hebben recht op een subsidie ter waarde van 18 euro per nacht en dit met een maximum van 12 nachten, per lagere schoolloopbaan en in de 2de en 3de graad, en een maximum van 4 nachten per klas per schooljaar. Gedurende de 2de en 3de graad van het lager onderwijs zijn de 12 nachten flexibel op te nemen. Een school kan bijvoorbeeld 3 uitstappen van 4 gesubsidieerde nachten organiseren gedurende de schoolloopbaan, of ze kan kiezen voor een combinatie van 2 keer 2 nachten en 2 keer 4 nachten. Dit betekent dat de school vrij kan kiezen uit één van de onderstaande voorbeelden of dat ze voor een andere combinatie kan opteren. Voorbeelden Optie 1
Optie 2
Optie 3
Optie 4
3de leerjaar
3 nachten=56€ 2 nachten=36€ Niet op uitstap Een gekozen
4de leerjaar
3 nachten=56€ 2 nachten=36€ 2 nachten=36€ combinatie
5de leerjaar
3 nachten=56€ 4 nachten=72€ 4 nachten=72€ met maximum
6de leerjaar
3 nachten=56€ 4 nachten=72€ 4 nachten=72€ 12 nachten
Terug naar inhoudsopgave
3
Voorwaarden De subsidies zijn enkel beschikbaar voor scholen die meerdaagse uitstappen organiseren:
die kaderen in het leerplan en die een pedagogische meerwaarde hebben; die plaatsvinden in het kader van extra-murosactiviteiten, activiteiten op school worden niet weerhouden; die plaatsvinden op schooldagen, enkel schoolnachten kunnen gesubsidieerd worden; die geen leerlingen uitsluiten; waarbij het aan de ouders gevraagde bedrag, vermeerderd met het bedrag van de subsidie, de effectieve kostprijs van de uitstap niet overstijgt; waarbij andere vormen van financiële ondersteuning (ziekenfonds, ...) ook gecommuniceerd worden naar de ouders; waarbij de maximumfactuur gerespecteerd wordt.
Terug naar inhoudsopgave
4
De subsidie meerdaagse uitstappen in 3 stappen
Stap 1: Aanvraagdossier: Wanneer? Waar? Hoe? Nieuwe aanvragen voor subsidies voor meerdaagse uitstappen kan u indienen vanaf 15/08 tot en met 30/09. Om een aanvraag in te dienen dient de school volgende stappen uit te voeren: Surf naar http://onderwijs.csjdatabank.be. (U gebruikt best Mozilla Firefox als browser.) Dit is de onderwijsdatabank van de stad waar u een overzicht kan terugvinden van alle subsidies en tussenkomsten die kunnen worden aangevraagd door een school. Volg de instructies op het startscherm om correct in te loggen in het systeem. Klik in de linker navigatiebalk op 'Nieuwe aanvraag'. Druk op de knop 'Invullen' bij de aanvraag 'Subsidies voor meerdaagse uitstappen'. Vul de aanvraag in en klik op 'Indienen'.
5
Terug naar inhoudsopgave
6
Stap 2: Stavingdossier – factuur verblijf – leerlingenlijst – communicatie voorbeeld Meteen nadat uw klas op uitstap is geweest, kan u in de onderwijsdatabank de stavingsstukken uploaden zodat de controle en uitbetaling kan worden opgestart. De uiterste datum voor het indienen van stavingsstukken is 15/07. In uitzonderlijke omstandigheden, zoals een meerdaagse uitstap die plaatsvindt in de laatste weken van juni, kan deze termijn uitgebreid worden. OPGELET: Indien u in uw startdossier meerdere klassen heeft opgenomen in één aanvraag, dient u voor al die klassen stavingsstukken toe te voegen. In dit geval mag u het stavingsdossier pas indienen nadat alle stavingsstukken werden toegevoegd. Surf naar http://onderwijs.csjdatabank.be Volg de instructies op het startscherm om correct in te loggen in het systeem. Ga naar lopende aanvragen. Upload de klaslijsten: duid hierop de leerlingen aan die niet meegingen op
meerdaagse. Upload de factuur van het verblijf: zorg ervoor dat het aantal leerlingen en de datum van verblijf op de factuur vermeld zijn. Upload een voorbeeld van communicatie met de ouders over de toekenning van de subsidie en het bedrag van de meerdaagse uitstappen. Druk op ‘Opslaan’ en ‘Indienen’.
7
Terug naar inhoudsopgave
8
Stap 3: Controle en uitbetaling Nadat de aanvraag werd vervolledigd met de noodzakelijke stavingsstukken en nadat de aanvraag werd gecontroleerd en goedgekeurd, volgt de uitbetaling van de subsidie van 18 euro per nacht per leerling. U krijgt een mail via de Onderwijsdatabank met daarin het bedrag van de subsidie. Prefinanciering van de meerdaagse uitstappen is niet mogelijk. De uitbetaling gebeurt uiterlijk in de maand december volgend op het schooljaar waarin de uitstap plaatsvond. De stad Antwerpen heeft steeds het recht om ter plaatse na te gaan of de verleende subsidie werd aangewend waarvoor ze werd toegekend. De controle op de subsidie gebeurt door personeelsleden van de stad of door externen, aangeduid door het college. Bij een controle dient steeds gratis de toegang verleend te worden aan de controleur.
Terug naar inhoudsopgave
9
FAQ Ziekte en afwezigheid van leerlingen 1. Zieke leerlingen. Stel mijn school boekt voor 100 leerlingen en op de dag van vertrek blijken slechts 75 leerlingen effectief mee te gaan? Antwoord: De stad komt alleen tussen voor leerlingen die op meerdaagse uitstap geweest zijn of leerlingen die gewettigd afwezig zijn met een medisch attest en waarvoor niet meer tijdig geannuleerd kon worden. We dringen er dus op aan duidelijk te polsen bij ouders of hun kinderen zullen meegaan en dus een correct aantal te boeken of tijdig deels te kunnen annuleren. Een andere optie voor de school is een annulatieverzekering afsluiten. 2. Wat als een leerling ziek is op het moment van het vertrek, heeft deze leerling recht op een tegemoetkoming? Antwoord: Indien de afwezigheid gewettigd is met een ziektebriefje en de overnachtingen niet meer kosteloos geannuleerd kunnen worden door de school, heeft de leerling recht op de tegemoetkoming. De subsidie wordt pas na het verblijf aan de school uitbetaald, op basis van de factuur van het verblijf en de leerlingenlijst met deelnemende leerlingen. Wij raden de school aan de annulatievoorwaarden van het geboekte verblijf vooraf na te kijken, zodat de school duidelijk op de hoogte is in welke gevallen kosteloos geannuleerd kan worden. Een andere optie voor de school is een annulatieverzekering afsluiten. 3. Wat met kinderen die bijvoorbeeld na 2 overnachtingen ziek naar huis vertrekken? Antwoord: Indien de afwezigheid gewettigd is door een ziektebriefje en de resterende overnachtingen niet meer kosteloos geannuleerd kunnen worden, zal de stad tussenkomen voor de overige niet-verbleven nachten. 4. Wat als de meerdaagse uitstap laattijdig wordt afgelast ten gevolge van overmacht (vb. storm/wateroverlast, oncontroleerbare situatie, …)? Antwoord: Afhankelijk van de situatie zal een inschatting gemaakt worden. De school neemt in dit geval zo snel mogelijk contact op met onze diensten. Indien het jeugdverblijf geen aanrekening doet en een annulatie aanvaardt, kan in ieder geval geen tussenkomst van de stad gevraagd worden. 5. De klas gaat op meerdaagse, maar een gedeelte van de klas blijft in de school en doet een andere activiteit. Krijgen de ouders van deze leerlingen de toelage of een gedeelte ervan voor de andere activiteit zonder overnachting? Antwoord: Neen, de vignetten zijn alleen beschikbaar voor leerlingen die deelnemen aan meerdaagse uitstappen met overnachting. Terug naar inhoudsopgave
10
Vragen over de periode of de plaats 6. Wat als onze school 8 nachten na elkaar op meerdaagse uitstap wil gaan, dus deels tijdens het weekend of in een vakantieperiode? Antwoord: Alleen nachten na schooldagen komen in aanmerking, uitgezonderd vrijdagnacht. Concreet betekent dit dat er per week van 7 dagen maximum 4 nachten (4 x 18 euro) uitbetaald kunnen worden. 7. Mag ik als school kiezen om meer dan 12 nachten op meerdaagse uitstap te gaan tijdens de lagere schoolloopbaan? Antwoord: Dat mag. De stad komt voor maximum 12 nachten tussen voor de 2de en 3de graad, maar de school is zelf vrij om te kiezen hoeveel nachten (meer of minder dan 12) zij wil gaan en tijdens welke leerjaren. Uiteraard dient de maximumfactuur gerespecteerd te worden. 8. Wat als ik een meerdaagse uitstap organiseer op school in de klasgebouwen? Antwoord: Alleen meerdaagse uitstappen in het kader van extramurosactiviteiten komen in aanmerking. Activiteiten op de school, al dan niet met overnachting, worden niet weerhouden. 9. Wat met buitenlandse meerdaagse uitstappen? Antwoord: Buitenlandse uitstappen kunnen, maar houd rekening met de criteria. De gekozen uitstap mag geen leerlingen uitsluiten (om financiële of andere redenen), de subsidies zijn enkel van toepassing op schoolnachten en dus niet op weekendnachten, de uitstap dient te kaderen in de leerplannen en dient dus een pedagogisch karakter te hebben en de maximumfactuur mag niet overschreden worden. 10. Stel dat ik als school zeker weet dat 5 leerlingen niet mee zullen gaan, kan de school de middelen van de subsidies dan inzetten om er iets anders mee te doen? Antwoord: Neen, er kan alleen tussenkomst gevraagd worden voor leerlingen die op meerdaagse uitstap meegaan. 11. Mag ik als school de middelen van de 12 x 18 euro samenvoegen en herverdelen over de kinderen, zodat zij die het extra nodig hebben, meer dan 18 euro kunnen krijgen? Antwoord: Neen, de stad subsidieert 12 x 18 euro voor elk kind in de lagere school. Als school dient u dit ook te communiceren naar de ouders. Voor kinderen die extra financiële ondersteuning nodig hebben, kan de school beroep doen op het Sociaal Fonds van Onderwijsbeleid, een tegemoetkoming van het ziekenfonds, …. Terug naar inhoudsopgave
11
Vragen over specifieke groepen of begeleiders 12. Wordt er rekening gehouden met graadklassen en hoe brengen we dit in? Antwoord: Ja, het digitaal platform biedt de mogelijkheid om graadklassen of andere groepsvormen in te geven. 13. Is er een tegemoetkoming voor leerkrachten? Antwoord: De meeste erkende en gesubsidieerde jeugdverblijven in Vlaanderen voorzien een regeling waarbij 1 begeleider per 10 kinderen gratis kan verblijven. De stad voorziet geen extra tussenkomst voor leerkrachten, uitgezonderd voor de extra betalende begeleiders die nodig zijn voor groepen uit het buitengewoon onderwijs. 14. Is er een tegemoetkoming voor de extra betalende begeleiders die nodig zijn voor groepen uit het buitengewoon onderwijs? Antwoord: Er is een leerkrachtenvignet van 10 euro per leerkracht per nacht met dezelfde voorwaarden als de leerlingvignetten. Opgelet: de begeleiders die gratis kunnen verblijven volgens de prijslijst van het verblijf (doorgaans 1/10) kunnen niet ingebracht worden voor subsidiëring. Aantal leerkrachten dat per type een tussenkomst kan vragen: A) Type 1 en 8 = 1 leerkracht per 7 leerlingen B) Type 2, 7 en 9 = 1 leerkracht per 5 leerlingen C) Leerlingen met hoge zorggraad of type 3, 4 en 6 = 1 leerkracht per 2 leerlingen. Deze bijkomende subsidie kost de stad 33 960 euro, die binnen de huidige begroting vrijgemaakt is. 15. Bestaat de mogelijkheid om een uitbreiding van het aantal vignetten voor buitengewoon lager onderwijs en observatiejaren te voorzien? Antwoord: De kostprijs van deze uitbreiding zou neerkomen op 187 272 euro, wat een aanzienlijke meerkost zou zijn ten opzichte van de totaal voorziene 1,2 miljoen. Momenteel is hiervoor geen budget voorhanden en moet onderzocht worden of er richting departement ‘welzijn’ mogelijkheden zijn om dit bedrag op een andere manier gefinancierd te krijgen. In afwachting van dit onderzoek is er geen mogelijkheid om het aantal vignetten uit te breiden voor deze doelgroepen. Terug naar inhoudsopgave
12
Vragen over veranderen van school of blijven zitten 16. Wat met een leerling die van school verandert en daardoor meer dan 12 nachten op uitstap gaat? Bijvoorbeeld: een kind gebruikt in een school in het 3de leerjaar 4 overnachtingen, in het 4de nogmaals 4 en in het 5de leerjaar de laatste 4 en verandert daarna van school, een school die op uitstap gaat in het 6de leerjaar. Antwoord: Leerlingen die van school veranderen, van wie de overnachtingen opgebruikt zijn, kunnen aanspraak maken op extra overnachtingen, zodat zij kunnen deelnemen aan de meerdaagse uitstap van de nieuwe school. 17. Wat met een leerling die blijft zitten, heeft die opnieuw recht op de vignetten van dat leerjaar? Antwoord: Vanuit het principe ‘samen tot aan de meet’ verwachten we dat scholen inspanningen leveren zodat geen enkel kind nog blijft zitten. Indien dit toch het geval is, mag het kind hier geen financieel nadeel van ondervinden voor de meerdaagse uitstappen en zal de stad tussenkomen voor deze extra nachten. Terug naar inhoudsopgave
13
Vragen over andere vormen van ondersteuning 18. Wat met een pedagogisch verantwoorde daguitstap? Komt er hiervoor geen vergoeding? Antwoord: De meerdaagse vignetten dienen alleen voor meerdaagse extramurosactiviteiten met overnachting. Via klasopstap.be biedt de stad tal van gratis en goedkope daguitstappen aan voor alle leeftijdscategorieën. Verder wordt er gewerkt aan de uitbreiding van de fietslessen in Antwerpse parken en het systeem van zoo- en havenvignetten. 19. Welke doelgroep zal er kunnen genieten van een uitbreiding van het Sociaal Fonds? Antwoord: Het is de bedoeling om door de uitbreiding meer kinderen gebruik te laten maken van het Sociaal Fonds. Daarnaast zal een deel extra voorbehouden worden voor meerdaagse uitstappen, zodat er vanuit het Sociaal Fonds ook een verhoogde tussenkomst is voor meerdaagse uitstappen. 20. Welke ondersteuning biedt Klas Op Stap naast de vignetten? Antwoord: De extra ondersteuning wordt nog verder uitgewerkt en zal steeds via klasopstap.be kenbaar worden gemaakt. Voorbeelden zijn: het ter beschikking stellen van lijsten met jeugdverblijven, pedagogische fiches van uitstappen of activiteiten, een brochure met tips en tricks, het uitlenen van materiaal (sport- en spelmateriaal, didactisch materiaal, …) enzovoort. Terug naar inhoudsopgave
14
Praktische vragen en vragen over de administratie 21. Wat als de overnachting minder kost dan 18 euro per nacht vol pension? Mag ik ook andere kosten meetellen om een tegemoetkoming van 18 euro te krijgen. Antwoord: De school krijgt 18 euro per nacht indien de kostprijs minstens 18 euro bedraagt, hiervoor tellen alle gemaakte kosten (busvervoer, activiteiten, aankoop klein materiaal, vergoeding vrijwilligers, …). Indien de uitstap minder dan 18 euro kost per nacht, geeft u dit aan in het subsidiedossier. 22. Wat als ik het systeem misbruik en kwaadwillig incorrecte informatie doorgeef om meer subsidies te krijgen? Antwoord: Scholen die de regels omzeilen om financieel voordeel te halen uit dit subsidiesysteem verliezen hun recht op toelage en kunnen in de toekomst geweigerd worden. 23. Mag ik winst maken als school op de vignetten? Bijvoorbeeld: Mijn school vroeg in het verleden 120 euro aan de ouders voor een meerdaagse uitstap. De school blijft dit doen en gebruikt de 72 euro (4x18 euro) als werkingsmiddelen. Antwoord: In dit geval heeft u geen recht op de vignetten. De prijs voor de ouders mag maximaal de effectieve kostprijs bedragen verminderd met het subsidiebedrag. De school dient de tussenkomst van de stad ook actief te communiceren.
Hebt u nog vragen? Aarzel dan niet om ons te contacteren op het nummer 03/338 33 40 of via e-mail
[email protected] Terug naar inhoudsopgave
15
