HANDLEIDING VOOR DE COÖRDINATOR

HANDLEIDING VOOR DE COÖRDINATOR

INHOUDSTAFEL

VOORWOORD

4

1

8

COÖRDINATORWERK: KLAARZETTEN VAN LIBRA VOOR LEERKRACHTEN. 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4. 1.1.5. 1.1.6. 1.1.7. 1.1.8. 1.1.9. 1.1.10. 1.1.11. 1.1.12. 1.1.13. 1.1.14.

Installatie ................................................................................................................................. 8 Structuur van het programma ............................................................................................... 12 Databestand aanmaken........................................................................................................ 12 Meerdere databestanden samen gebruiken ......................................................................... 38 Nieuwe klas........................................................................................................................... 39 Leerkrachtencomputers en het schoolnetwerk ..................................................................... 40 Doorgemailde punten inlezen ............................................................................................... 45 Bestaande puntenboeken ..................................................................................................... 45 Een nieuw schooljaar ............................................................................................................ 45 Back-up automatiseren..................................................................................................... 46 Jaarlijkse Backup.............................................................................................................. 47 Een logfile bijhouden ........................................................................................................ 48 Samenvattingen................................................................................................................ 51 Een proces toepassen op een reeks puntenboeken ........................................................ 52

2

HOE EEN UPGRADE VAN LIBRA UITVOEREN?

57

3

HOE VERLOPEN DE BEREKENINGEN IN LIBRA?

62

3.1.1. 3.1.2. 4

Berekening van het Dagelijks Werk en Proefwerken............................................................ 64 Berekening van het eindtotaal .............................................................................................. 64

VEELGESTELDE VRAGEN BIJLAGE 1: BIJLAGE 2: BIJLAGE 4: BIJLAGE 5: BIJLAGE 6: BIJLAGE 7: BIJLAGE 8:

HULP OP AFSTAND SCHOOLSPECIFIEKE HELP BEGINNEN MET LIBRA OP JOUW SCHOOL? ENQUETE OVER HET SCHOOLRAPPORT LIBRA AAN JE EIGEN WENSEN AANPASSEN LIBRA GEBRUIKEN IN COMBINATIE MET SPRAAKHERKENNING SCHERMAFDRUKKEN

70 75 78 82 85 86 88 89

Voorwoord Deze handleiding is opgevat als een soort naslagwerk over het puntenprogramma Libra. Waar nodig werd met stappenplannen gewerkt om de gebruiker te begeleiden. Alhoewel we probeerden de mogelijkheden van Libra intuïtief te laten functioneren is dat uiteraard niet voor iedereen het geval. Pictogrammen zijn dikwijls te cryptisch om hun functie duidelijk te maken. De handleiding is opgesplitst in drie delen: 1. Dit

deel is specifiek

voor de

Libra-coördinator

en bevat

uitvoerige

achtergrondinformatie o.a. om een datafile voor de school te kunnen opbouwen. 2. Het tweede deel is voor de leerkracht bestemd, het bevat algemene informatie over Libra met vervolgens specifieke gebruikersinformatie 3. De analysemodule beschrijft het genereren van rapporten voor het secretariaat, de titularis of de Libra-coördinator.

We raden de coördinator aan eerst enkele noodzakelijke algemene hoofdstukken uit het leerkrachtendeel door te nemen alvorens met de aanmaak van de datafile te starten.

Deze handleiding bevat ook een FAQ-rubriek en een reeks bijlagen.

Misschien heb jij nog lumineuze ideeën om LIBRA te optimaliseren. Mogelijk ontdek je iets dat beter kan of niet werkt zoals verwacht. Al je opmerkingen, kritiek, taalcorrecties, aanvullingen aan de handleiding, enzovoort zijn welkom!

e-mail: [email protected] website: http://www.puntenboek.be of http://www.libra.yucom.be

DANK voor je hulp. Jos & Walter

Schermafdrukken

4

Schermafdrukken

5

VOORBEREIDING

Theorie zonder praktijk is voor genieën, praktijk zonder theorie is voor dwazen, maar voor het gros van de leerkrachten is het de onverbrekelijke eenheid tussen beide. Gunning

Werking

6

Schermafdrukken

7

Coördinatorwerk: klaarzetten van LIBRA voor leerkrachten. Installatie A Netwerk- en Coördinatorinstallatie Op de server of hoofdcomputer start je Setup.exe (dit bestand is verschillend van hetgeen te downloaden is van onze website.) Vooraleer de verschillende stappen van de installatie te doorlopen is enige randinformatie op haar plaats: Libra wordt als volgt geïnstalleerd: 1. Om een goed overzicht te behouden en problemen met schrijfrechten te voorkomen wordt niets in Program Files geïnstalleerd. Er wordt slechts één map gebruikt en deze wordt gedeeld als Libra. Zorg wel dat het secretariaat en de leerkrachten schrijfrechten hebben op deze map. 2. In de map Libra komen verschillende submappen voor Programma, Data, Punten, enzovoort. Kies je de Setup- en Backup-module dan zal je ook die mappen aantreffen. In de map Data zal Libra voor elk schooljaar een map genereren om de Datafile meerdere jaren te bewaren zodat het later raadplegen van puntenboeken nog mogelijk blijft. De eigenlijke puntenboeken worden in een schooljaarmap bewaard (bijv. 0203 voor het jaar 2002-2003). Op analoge wijze komen er schooljaarmappen in de map Punten. 3. Het is handig de demogegevens bij de hand te houden en bovendien bestaan sommige scholen uit meerdere campussen. Daarom volgen na de schooljaarmappen zogenaamde “campusmappen”. Bij de installatie wordt standaard de map Demo aangemaakt. Een overzicht: □ Libra\Data\0203\Demo □ Libra\Punten\0203\Demo In de schooljaarmap van Data kun je ná de installatie voor je eigen school een “campusmap” aanmaken met een afkorting voor je school bijvoorbeeld Zweinsteins Toverschool: ZTS. Je kunt de datafile uit de Demo-map kopiëren en deze dan aanpassen voor je eigen situatie. De verschillende stappen van de installatie: Raadpleeg het bestand InstallPC.htm of de Leerkrachtenhandleiding voor meer info over het voorbereiden van Excel voor de installatie!

Onderwerp (staat telkens in blauwe balk bovenaan het dialoogvenster) Setup

Mededeling

Hiermee wordt LIBRA geïnstalleerd. Wilt u doorgaan?

Welkom Programmamap

Klik op

JA VOLGENDE

C:\Libra

VOLGENDE

(het is aanbevolen deze map te gebruiken)

Doelmap

C:\Libra

VOLGENDE

(Kan op een andere locatie of drive maar behoud de benaming Libra)

VOLGENDE

Klaar

Maak met het pijltje ! de keuzes zichtbaar. Kies “Netwerk- en Coördinatorinstallatie”. Libra (Dit is de benaming van de programmagroep onder START) Geeft je de mogelijkheid snelkoppelingen te plaatsen. Installeren

Installatie van Inno Setup

Dit is een programma voor de

Doorloop de

Componenten

Startmenu-map

Extra taken

Schermafdrukken

VOLGENDE

VOLGENDE INSTALLEREN

8

Installatie van Inno Setup

aanmaak van een installatiebestand van Libra voor thuisgebruikers. Je kunt dit vervolgens verspreiden via leerkrachtendiskettes, cd, USBstick, ….

volledige installatieprocedure. Zie hieronder

Accept the agreement Destination Directory Startmenu Folder Desktop Icons

NEXT NEXT NEXT NEXT INSTALL VOLGENDE

Informatie Geplande taken

Liet je bij de keuze in Componenten het vinkje voor Backup onaangeroerd dan krijg je het scherm voor Geplande Taken te zien. Met behulp van de handleiding (zie pagina 46) kun je nu een backup-procedure uitwerken. Zie ook hieronder.

Setup voltooid

VOLTOOIEN

Readme – Kladblok

BESTAND " AFSLUITEN menu

Libra Install

Computernaam Schooljaar

OK OK

Selecteerde je tevens de Backup-module dan worden er batchbestanden weggeschreven in de map Backup onder Libra. Op basis van deze batchbestanden worden Geplande Taken ingesteld. Deze zijn bereikbaar via START " PROGRAMMA’S " BUREAUACCESSOIRES " SYSTEEMWERKSET " GEPLANDE TAKEN. Opdat zij op de achtergrond zouden kunnen werken moet je je administrator wachtwoord nog ingeven. Wens je naar een ander toestel te backuppen (wat te adviseren is), pas dan de batchbestanden aan. Klik rechts op een batchbestand en kies BEWERKEN. Meer over dit onderwerp in de rubriek Back-up. B Problemen bij de installatie Zijn er problemen bij de installatie (vooral een installatie op een server) controleer dan eerst en vooral het volgende: •

Heb je als installeerder voldoende schrijfrechten op de server (ben je als administrator ingelogd)?

•

Is de map Libra effectief gedeeld? (Voor een netwerkinstallatie is dit belangrijk!)

•

Heeft een gebruiker voldoende rechten om in de map Libra te lezen en te schrijven? Klik rechts op een map en kies DELEN EN BEVEILIGING…. Vervolgens de tabbladen DELEN en BEVEILIGING controleren. Kijk bij dit laatste naar de instellingen van elke groep of gebruiker. Het is raadzaam om de leerkrachten op het schoolnetwerk geen toelating te geven bestanden uit de schooljaarmap onder Libra\Punten te verwijderen. Stel dit als volgt in: klik rechts op deze map en ga te werk zoals hierboven beschreven. Op het tabblad BEVEILIGING klik je op de knop GEAVANCEERD, selecteer de gebruikersgroep en kies BEWERKEN bij MACHTIGINGEN zoek je naar SUBMAPPEN EN BESTANDEN VERWIJDEREN, plaats daar een vinkje bij WEIGEREN sluit verder af met Ok.

C

Installatie van Libra met Ghost

Gebruik je een Ghost-image om werkstations te installeren op school wacht dan met het opstarten van Libra totdat het doelstation volledig in orde is. Het opstarten van Libra op het toestel met de bronimage zorgt voor het wegschrijven van padnamen en dat kan niet de bedoeling zijn. D Puntenboeken opsplitsen in submappen Bestaat je school uit meerdere campussen dan kan het nodig zijn met submappen te werken. Want indien elke campus een eigen logo op het rapport heeft heb je voor elke campus een specifieke Rapportmodule nodig (die immers de rapport lay-out bevat). Heb je op twee campussen identieke klasbenamingen dan heb je zeker ook twee datafiles nodig. Schermafdrukken

9

Indien je met submappen werkt doe je het volgende: • •

Doorloop de gewone installatie. In Libra\Data\0304\ maak je de submappen, daarin kopieer je telkens per map Data.xls

Bij het openen van een puntenboek (login) worden de puntenboeken gemaakt in mappen met dezelfde naam als de submappen van degene waarin hun datafile staat. Indien een leerkracht thuis met Libra werkt en in meerdere scholen lesgeeft kan zij/hij met dezelfde procedure werken. Je zou op analoge manier je puntenboeken kunnen opsplitsen per graad, maar indien allen dezelfde Datafile en Rapportenmodule gebruiken raden we dit af. Denk eraan alvorens puntenboeken aan te maken éérst de wachtwoorden voor administrator, secretariaat en titularis in te stellen. De wachtwoorden van het bestand Libra.xls uit de map Setup waarmee leerkrachtendiskettes worden aangemaakt hoeft niet aangepast te worden, dan zijn leerkrachten thuis ook steeds administrator over hun eigen bestanden.

Wijzig nu de wachtwoorden (zie H) E Werkstation in het netwerk Om de netwerkinstallatie verder te zetten gaan we nu vanop een werkstation in het netwerk Libra opstarten. Start op het werkstation de VERKENNER op en ga via MIJN NETWERKLOCATIES naar de server. Daar zie je de gedeelde map Libra staan. In de Libra map vind je Libra.xls. Door dit op te starten worden automatisch de pictogrammen Punten en Rapporten op je bureaublad geplaatst. Via deze pictogrammen is het voor gebruikers eenvoudig om Libra op te starten. Kopieer deze pictogrammen naar de profielen van alle gebruikers die Libra moeten gebruiken. Indien Excel, voor de gebruiker onder wiens naam je inlogt op het netwerk, nog niet werd geïnstalleerd start Office automatisch Windows Installer om een kleine installatie door te voeren. Hierdoor opent Excel Libra niet, je moet het dan nogmaals opstarten. F Installatie op een Linux- of Novell-server In beide gevallen zal de automatische serverinstallatie niet kunnen gebeuren op de server zelf. Wél is het mogelijk op een werkstation met Windows de serverinstallatie uit te voeren, waarbij de nodige programma’s en bestanden voor de aanmaak van leerkrachtendiskettes op dat werkstation kunnen geplaatst én uitgevoerd worden. De aanmaak van leerkrachtendiskettes zal dan steeds op dat toestel moeten gebeuren. Vermits Excel zelf niet moet kunnen werken op de server is het geen probleem dat de server onder een ander besturingssysteem dan Windows draait. Zolang de server dienst kan doen als bestandsserver om de toegang naar Libra-bestanden te verzorgen is het in orde. Linux: Maak een drive aan voor Libra (=netwerkdrive) Zorg voor voldoende toegang en rechten voor de gebruikers. G Stand-alone installatie Libra werd geïnstalleerd zoals hierboven beschreven maar de map werd niet gedeeld. De padnamen moeten niet gewijzigd worden. Wél kun je de wachtwoorden aanpassen zoals hieronder beschreven. H

Wachtwoorden instellen (zowel voor Netwerk als Stand-alone).

LIBRA.XLS is de basis voor alle aangemaakte puntenboeken. Instellingen die in LIBRA.XLS werden aangebracht hebben dus hun invloed op al de daarna gemaakte puntenboeken. De eerste keer dat je LIBRA opstart binnen een netwerk worden de netwerkpaden automatisch juist gezet. (Dit MOET op de server gebeuren!). Het is goed de standaard wachtwoorden te vervangen door een zelf gekozen wachtwoord. (lees meer over wachtwoorden in de handleiding voor de leerkracht) Denk eraan alvorens puntenboeken aan te maken éérst de wachtwoorden voor administrator, secretariaat en titularis in te stellen. Schermafdrukken

10

De wachtwoorden van het bestand Libra.xls uit de map Setup waarmee leerkrachtendiskettes worden aangemaakt hoeft niet aangepast te worden, dan zijn leerkrachten thuis ook steeds administrator over hun eigen bestanden. Zorg dus voor een maagdelijke versie van Libra.xls in de map Input van Setup zodat er geen mapverwijzingen aanwezig zijn in deze Libra.xls die naar de leerkrachten thuis gaat.

Hieronder beschrijven we hoe de wachtwoorden voor administrator, secretariaat en titularis gewijzigd kunnen worden. Immers alle puntenboeken zullen aangemaakt worden met deze gegevens. Stappenplan: •

Open Parameters als volgt: Start Libra op. Klik op het Libra-pictogram linksboven in het loginvenster. In het dialoogvenster Wijzig instellingen dat nu verschijnt vul je bij Naam ‘administrator’ in met daaronder je administrator-wachtwoord. Selecteer in het loginvenster de campus waarvoor je de Parameters wil instellen. Kies je nu in de menubalk LIBRA dan is de rubriek PARAMETERS bereikbaar. Of klik op het Parametersknopje in de werkbalk.

•

Ga naar het tabblad LIBRA.

•

Vul helemaal onderaan het oude administratorwachtwoord in het dialoogvenster Wachtwoord in.

•

Vul de nieuwe wachtwoorden voor Titularis, Secretariaat en/of Administrator in door de sterretjes te selecteren en het nieuwe wachtwoord daarover in te tikken.

•

Bevestig door dit wachtwoord nogmaals in te vullen.

•

Klik op OK.

Kies de snelkoppelingen die je op het bureaublad wenst via het menu PUNTENBOEK " SNELKOPPELING. I Modules kiezen Libra is modulair opgebouwd, dat wil zeggen je kunt voor bepaalde modules opteren of niet. Deze opbouw maakt ook de prijszetting modulair. Via Parameters kun je modules kiezen. Gebruik het knopje TOON PARAMETERS uit de Libra-werkbalk.

Schermafdrukken

11

Structuur van het programma Alvorens in te gaan op het voorbereiden van LIBRA voor jouw school willen we eerst de structuur van Libra uitleggen. Het kan nuttig zijn de samenwerking van de verschillende onderdelen van Libra te begrijpen. Om Libra te laten functioneren moet Excel samenwerken met de Libra-programmatuur daarvoor zijn twee zaken noodzakelijk: 1. Je moet Excel toestaan leerkrachtenhandleiding)

macro’s

te

gebruiken.

(zie

de

installatierichtlijnen

in

de

2. Er moet programmacode geladen worden in Excel, dit is Libra.xla. (dit verloopt automatisch bij de opstart van Libra.xls indien macro’s mogen gebruikt worden). De basis voor alle klassen die je aanmaakt is Libra.xls, deze bevat als het ware de lay-out van het puntenboek. Hieruit spruiten alle latere klassen voort waarin je punten intikt. Libra.xls moet slechts 1x gebruikt worden voor de aanmaak van een puntenboek, daarna wordt het puntenboek zelf (vb. 1Aa01.xls) geopend en daarin kunnen punten worden ingetikt. Libra.xls en daaruit voortvloeiend alle aangemaakte klassen bevatten een heel klein beetje software: de software om te linken met andere componenten van Libra. Voor elk vak is er een apart puntenboek. Deze puntenboeken worden opgeslagen in een map met als naam de klasbenaming. Deze mappen vind je terug onder de map Punten, in de schooljaarmap gevolgd door de campusmap. Libra.xla bevat de software van de puntenboeken. Om upgrades gesmeerd te kunnen laten verlopen zijn de puntenboeken (vb. 1Aa-01.xls) losgekoppeld van de programmatuur. Nochtans moet er wel een koppeling tussen beiden bestaan. Voor die link is de VBA Extensibility module (\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Vba\Vba6\ vbe6ext.olb) noodzakelijk (was los van Excel tot versie 97 maar zit nu in 2000 en XP ingebakken). Verder is er Data.xls: deze bevat basisinformatie over de aan te maken klassen: vb. De klas 1Aa heeft zes rapporten, 3 in het eerste, 2 in het tweede en 1 in het derde trimester. De data van deze rapporten vallen op .... enz... Deze leerlingen zit in deze klas... enz... enz... Tenslotte hebben we Rapporten.xls nodig om deliberatieformulieren, rapporten of grafieken te genereren. Deze module maakt een samenvatting van alle vakpunten uit het puntenboek en synthetiseert daaruit een overzicht. Het bestandje Clipboard.xls zal je ook nog aantreffen in de Libramap. Dit is een bestandje dat Excel nodig heeft om vlot Libragegevens op het klembord te plaatsen. N.B. Bestanden van een cd kopiëren: (enkel Windows 2000 en lager) Indien je bestanden van een cd naar jouw computer kopieert staan deze standaard op Alleen-lezen! Dit is steeds het geval bij gebruik van cd’s. Gebruik je diskettes dan is de eigenschap Alleen-lezen niet gewijzigd. Dit probleem doet zich niet voor bij Windows XP. Stel deze eigenschap als volgt in: Klik rechts op het respectievelijke bestand en kies EIGENSCHAPPEN. Op het tabblad ALGEMEEN vind je onderaan bij KENMERKEN de eigenschap ALLEEN-LEZEN. Libra.xla en Libra.xls moéten Alleen-lezen (Read-Only) zijn. Data.xls en Rapporten.xls niet Alleenlezen.

Parameters instellen Je kunt de Parameters bereiken via het knopje PARAMETERS in de Libra-werkbalk. Gewoon openen van Parameters.xls werkt niet. Je hoeft niet noodzakelijk een klas te openen, inloggen als administrator is voldoende: Start Libra op. Klik op het Libra-pictogram linksboven in het loginvenster. In het dialoogvenster Wijzig instellingen dat nu verschijnt vul je bij Naam ‘administrator’ in met daaronder je administratorwachtwoord. Selecteer in het loginvenster de campus waarvoor je de Parameters wil instellen. Kies je nu in de menubalk LIBRA dan is de rubriek PARAMETERS bereikbaar. Of klik op het Parametersknopje in de werkbalk. Tabblad School Rubriek Schoolgegevens

Schermafdrukken

Veld

Omschrijving Administratieve schoolgegevens voor de facturatie en

12

dergelijke. Andere schoolgegevens (voor op rapporten e.d.) zitten in de Datafile. Gegevens van de Contactpersoon voor Libra Om gegevens te kunnen opslaan na wijziging moet je het administratorwachtwoord ingeven.

Libra Wachtwoord

Tabblad Libra Rubriek Algemeen

Veld

Libra

Website E-mail

Wachtwoorden

Modules Sleutel

Omschrijving Deze informatie wordt automatisch ingevuld voor support doeleinden. Als welke gebruiker ben je momenteel ingelogd? Waar staat Libra geïnstalleerd? Wat is de Windows-versie? Met welke versie van Excel werk je? URL voor het uploaden van uw school-datafile Standaard is dit [email protected] Geef hier de wachtwoorden in voor titularis, secretariaat en administrator. Uiteraard heb je het actuele administratorwachtwoord nodig om deze te wijzigen. Welke modules wil je gebruiken? Voor bepaalde modules moet extra betaald worden. Momenteel werkt Libra niet met licentienummers, mogelijk later wel.

Tabblad Puntenboek Rubriek Invoer

Logfile

Veld Punten boven maximum

Omschrijving Wens je toe te laten dat leerkrachten punten kunnen ingeven hoger dan het maximum aantal punten? Bijvoor beeld 11 op 10. Extra Dagelijks Mag er een extra kolom gebruikt worden om bonuspunten Werk te geven bij Dagelijks Werk (enkel op P-bladen mogelijk)? Bijvoorbeeld 75% kunnen veranderen in 77% Tussensom Het gebruik van tussensom volledig in- of uitschakelen. Tussensom De Ctrl-toets in combinatie met tussensom kan niet informatief gebruikt worden Tussensom met De Ctrl-toets kan gebruikt worden zodat een kolom met verwerking gewicht wordt bekomen, de gewichten van andere kolommen staan op nul. Logfile bijhouden Wegschrijven van gebruikershandelingen. Logfile VBA Zet dit standaard af Wissen De map van de logfile leeg maken.

Tabblad Rapporten Rubriek Veld Beoordelingssysteem Toets maximum

Rapporttotaal DW totaal PW totaal Algemeen totaal

Omschrijving Bepaal de maxima. Het standaard maximum te behalen punten dat wordt voorgesteld in het dialoogvenster bij het ingeven van een toets. Leerkrachten kunnen dit dus per toets wijzigen. Het hier ingegeven cijfer is niet meer te wijzigen in het puntenboek. Het hier ingegeven cijfer is niet meer te wijzigen in het puntenboek. Het hier ingegeven cijfer is niet meer te wijzigen in het puntenboek. Het hier ingegeven cijfer is niet meer te wijzigen in het puntenboek.

Afdrukken Trimesterrapport Schermafdrukken

Wil je op het rapport enkel de punten van de actuele 13

periode weergeven of ook die van de vorige periodes? Wil je enkel de punten van het huidige maandrapport weergeven of ook die van de vorige maandrapporten? Afpunten verplicht Moeten leerkrachten afpunten om hun punten op het maandrapport te laten verschijnen? Is dit item niet aangevinkt dan is afpunten van vakken niet noodzakelijk om de punten op een maandrapport te krijgen. In het andere geval zullen punten enkel op het maandrapport verschijnen indien het vak werd afgepunt op het respectievelijke tabblad in het puntenboek. Deliberatieform. op Vind je dat het deliberatieformulier onleesbaar wordt 2 pagina’s doordat het teveel gegevens bevat selecteer dan deze keuze. Arcering vakken Vakken zonder quotatie krijgen op het rapport een zonder quotering gearceerde cel i.p.v. een lege cel. Stel via de knoppen per rapport de specifieke regels in voor het afronden. Het afdrukken van bepaalde items al of niet toestaan. Trimesterrapporten Indien je bepaalde modules niet gebruikt kun je de snelheid verhogen door deze niet aan te vinken. Punten Bijvoorbeeld je zou voor een bepaalde toepassingen lege maandrapporten willen afdrukken. Zet dan het item Punten uit. Libra haalt dan de punten niet op waardoor het afdrukken veel sneller gaat. Ook de andere items kun je in dit geval uitschakelen. Attitudes Maak je gebruik van de smalle kolommetjes van het puntenboek? Statistiek Informatie zoals: Plaats in de klas, Gemiddelde, Mediaan, Positionering Extra kolom Maak je gebruik van Extra kolommen op je rapporten?

Maandrapport

Afrondingsregels Opties

De

tabbladen

Schermafdrukken

Data,

Leerlingvolgsysteem,

Agenda

en

Reservatie

zijn

nog

in

opbouw.

14

Databestand aanmaken Bij de opstart bevat LIBRA geen gegevens en bestaat er geen enkele puntenboek. Om puntenboeken te kunnen aanmaken moet Libra over informatie beschikken, die specifiek is aan jouw school- of klassituatie. Het grootste deel daarvan zijn basisgegevens zoals leerlingennamen, klasbenamingen, en dergelijke. Als coördinator maak je deze gegevens klaar voor de hele school en staan ze voor de volledige leerkrachtengroep ter beschikking. Een Demodata-bestand is bij Libra meegeleverd. Hiermee kun je demo-puntenboeken aanmaken. De wachtwoorden van de verschillende vakken in de Demoklasbestanden (1Aa, 4Hab, 5BINF en 7KTA) zijn steeds de eerste 3 letters van het vak in kleine letters. Hieronder volgt een gedetailleerde uitleg van de tabbladen en items die je nodig hebt bij de voorbereiding van Libra. Het databestand is een Excel-bestand; “Data.xls”, waarin de basisinformatie voor Libra wordt opgeslagen. Het bevat drie tabbladen: Klassen, Vakken en Leerlingen. Hoe de structuur is van deze tabbladen staat hieronder bij de specifieke rubriek vermeld. Eens het invullen van de tabbladen klaar is kan Libra de meeste basisgegevens automatisch inlezen. J

Stappenplan 1. Start Libra op. Klik op het Libra-pictogram linksboven in het loginvenster. In het dialoogvenster Wijzig instellingen dat nu verschijnt vul je bij Naam ‘administrator’ in met daaronder je administrator-wachtwoord. Selecteer in het loginvenster de campus waarvoor je de datafile wil bewerken. Kies je nu in de menubalk LIBRA dan is de rubriek DATA bereikbaar. Klik daar op OPEN DATAFILE. 2. Vul de nodige gegevens in. 3. Sorteer de datafile (je vindt dit item in het menu DATAWIZARD) 4. Ken Codes Toe (je vindt dit item in het menu DATAWIZARD) 5. Bewaar en sluit de datafile

K Datawizard Om je te begeleiden bij de aanmaak van je databestand is een datawizard beschikbaar. Deze wizard bundelt samenhorende informatie zodat het eenvoudiger is deze in te vullen. In het menu onder LIBRA vind je de rubriek DATA met o.a. VOEG TOE (de datawizard). Dit item is enkel beschikbaar als de Datafile geopend is zoals hierboven beschreven. Standaard staat de Datafile Data.xls in de map C:\Libra\Data\0304\Campus\Data.xls (Vervang C:\ door de gekozen driveletter indien je anders koos bij de installatie, vervang 0304 door de schooljaarcode van het huidige schooljaar (bijv. 0506 voor 2005-2006), het woordje “Campus” is jouw schoolafkorting.

Schermafdrukken

15

Verklaring menu-items: Open Datafile De Datafile voor de gekozen campus openen. Voeg Klas Toe… Voer langs deze weg de gegevens in van een nieuw toe te voegen klas. Wijzig Gegevens Hiermee kun je gegevens invoeren of aanpassen. Sorteer Datafile Voor een goede werking is het sorteren van de datafile noodzakelijk! Het automatisch sorteren zorgt ervoor dat je per ongeluk geen onderdelen vergeet te sorteren. Zo worden de klassen gesorteerd op hun klasbenaming, de leerlingen per klas op nummer geplaatst, enz. Ken Leerlingcodes Het is best mogelijk dat Jan Janssens twee Toe keer voorkomt als leerlingennaam, niet in dezelfde klas misschien. Maar wat doe je als je na verloop van enkele schooljaren gegevens van Jan Janssens wenst op te vragen? Over welke persoon gaat het dan? Voor zo’n situaties zijn leerlingencodes handig. Libra genereert zelf een code voor intern gebruik. Indien je het stamboeknummer vanuit je administratief pakket op school kan importeren is dit de beste code. Wis Wijzigingscodes Bewaar En Sluit Wijzigingen bewaren. Datafile Sluit Datafile Wijzigingen NIET opslaan en de datafile verlaten. Controleer Integriteit Correcte gegevens zijn primordiaal! Om je te Dit item is momenteel helpen bij de controle van de ingevoerde nog in ontwikkeling en gegevens helpt dit onderdeel dus nog niet actief. tegenstrijdigheden of onvolkomenheden opsporen.

Schermafdrukken

16

In de Datawizard is specifieke hulp beschikbaar. Door over de veldlabels met de cursor te gaan (je hoeft niet te klikken) krijg je informatie over de betekenis van de gevraagde gegevens. Bij het menu LIBRA, DATA, WIJZIG GEGEVENS kun je per tabblad ook hulp inroepen via de vraagtekenknop. Niet meer actief.

De in de Datawizard ingevoerde gegevens worden onmiddellijk op het onderliggende werkblad geplaatst zodat je ook een totaal overzicht behoudt. Maak gebruik van de menuoptie VOEG KLAS TOE… om via de wizard een nieuwe klas in de datafile in te geven. Klikken op de labels geeft nog bijkomende hulp. In de hiernavolgende bladzijden vind je meer informatie over bepaalde parameters bij de bespreking van de verschillende velden in de datafile.

Enkel het aantal leerlingen speelt hier een rol, de leerlingengegevens zelf kun je daarna invoeren. Je hebt de keuze tussen afgeronde gehelen voor Dagelijks Werk (DW) of cumulatieve Dagelijks Werkrapporten. Werk je cumulatief (meestal toegepast in het vrij onderwijs) dan worden alle quotaties met cijfers DW van één periode samengevoegd om vervolgens één DW-cijfer te berekenen. Dit DW-cijfer samen met de het resultaat van de Proefwerken (PW) van die periode komt samen op een Periode (P)-tabblad. In dit voorbeeld zijn er 5 maandrapporten (rapporten DW) verspreid over 2 periodes. Je moet dan ook ingeven hoeveel DW-rapporten per periode. In dit voorbeeld 3;2 dit wil zeggen 3 rapporten DW in het eerste semester en 2 in het tweede semester (de som van de gespreide rapporten moet gelijk zijn aan het totaal aantal maandrapporten, je scheidt de cijfers door een punt-komma). Je kunt ook opteren om de DW-resultaten niet samen te voegen, dat noemen we hier “ontkoppelen”.

Bij een ontkoppeld systeem (hoofdzakelijk gebruikt in het gemeenschapsonderwijs) staat elk tabblad (elk rapport dus) op zich. En dit zowel voor de DW- als de PW-rapporten. Je kunt wel een jaartotaal bekomen waarbij alle DW (R)-bladen en PW (P-bladen) volgens een bepaalde verhouding (gewicht) samengeteld worden. Dat gewicht DW-PW moet je hier ingeven. Klik op de labels voor meer info!

Schermafdrukken

17

Door op VOEG TOE te klikken wordt de informatie in de datafile weggeschreven. Het ingevulde scherm blijft echter staan (enkel de klasnaam wordt verwijderd, zodat je makkelijk nieuwe “analoge” klassen kunt aanmaken). Wil je het datawizardscherm weg klik dan op ANULEER. Op het tabblad Vakken tref je nu onderstaande situatie aan:

Pas nu manueel de afkorting en vakbenamingen aan. Bijvoorbeeld WIS als afkorting en Wiskunde als vaknaam. Het tabblad Leerlingen werd automatisch als volgt ingevuld:

Vul de leerlingennamen manueel in of importeer deze uit het schooladministratiepakket. Leerlingen die de school verlaten blijven in de datafile aanwezig. In de plaats van hun leerlingnummer (kolom B) tik je een streepje – (min-teken). Meer informatie over de verschillende velden in het databestand vind je hieronder.

Schermafdrukken

18

L Klassen Om bovenaan in je puntenboek de juiste schoolbenaming per klas te kunnen weergeven heeft Libra deze gegevens nodig. In het tabblad Klassen kunnen die ingegeven worden. Ook de rapportdata en andere informatie die in het puntenboek wordt ingevoerd kan Libra hier vinden. Met behulp van schermafdrukken en een bespreking van elke kolom in een tabel helpen we je een databestand op te bouwen.

In de kolom cel van de onderstaande tabellen geven we aan waar de informatie gebruikt wordt. [P] betekent in het puntenboekje, [D] staat voor het deliberatieformulier. Wordt een gegeven veelvuldig gebruikt op een bepaald blad dan geven we niet alle posities weer maar enkel xx. Kolom Omschrijving Wat A Klas Zorg voor uniforme klasbenamingen op de verschillende tabbladen. Let op met de klasnaam. Zorg op school voor een standaardisering hieromtrent. Dit is belangrijk bij het importeren en exporteren van gegevens! B School Deze benaming zal bovenaan je puntenboek komen staan. Indien de middenschool een andere naam draagt dan de bovenbouw kun je per klas de correcte benaming invoegen. C Maximum Afhankelijk van de klas kan het aantal aantal rapporten verschillen. rapporten per klas D

Maximum aantal periodes per klas

E F

Niet gebruikt Schooljaar

H

Titularis Naam

I

Voornaam

J

Telefoonnr

K

Directie

Schermafdrukken

Voorbeeld 1Aa 3ECMT

Cel [P] A2 [D] A2 [D]A52

[P] A1 [D] A1 [D]A51

Het 1ste trimester krijgen de leerlingen 3 rapporten, het 2de trimester 2 en het 3de trimester 1 rapport: dit betekent 6 rapporten en 3 periodes. Ook het aantal periodes kan van klas Het 1ste trimester krijgen de leerlingen 3 rapporten, het 2de tot klas verschillen. trimester 2 en het 3de trimester (Is eigenlijk identiek aan Tabblad 1 rapport: dit betekent 6 Vakken, kolom PDC) rapporten en 3 periodes.

Voor de correcte vermelding van het schooljaar bovenaan je puntenboek. Zorg voor uniforme klasbenamingen op de verschillende tabbladen. Let op met de klasnaam. Zorg op school voor een standaardisering hieromtrent. Dit is belangrijk bij het importeren en exporteren van gegevens! Wil je op school enkel met een initiaal werken i.p.v. de volledige voornaam dan kan dat uiteraard ook. Facultatief Deze benaming wordt op het puntenboekje en de deliberatieformulieren geplaatst. Naam van de directie. Vermits sommige scholen meerdere directies hebben (bijvoorbeeld middenschool

Vier cijfers per jaar is aanbevolen (BIN-norm) 1Aa 3ECMT

[P] A1 [D]GW1 [P]DZ2 [D]GW51

[P]DZ2 [D]GW51 [P]DZ2

19

en bovenbouw) kan dit per klas verschillen. U DW Standaard worden alle quotaties van Gemiddelde een bepaalde periode samengeteld om de eindscore van het DW voor die periode te bepalen. Wens je echter de rapportcijfers te gebruiken voor de berekening van het DW dan maak je gebruik van de functie ‘DW gemiddelde’. In dit geval wordt niet de som gemaakt van alle quotaties maar wél van de afzonderlijke rapportcijfers van die periode. Van deze rapportcijfers wordt dan het gemiddelde genomen. Om deze functie te gebruiken voer je in de kolom U van tabblad Klassen ‘Waar’ in. Niet invullen betekent dat Libra alle afzonderlijke quotaties voor die periode sommeert en het gemiddelde bepaald. V Eigen Cijfer Door in deze kolom ‘WAAR’ te plaatsen voeg je een extra kolom toe aan je puntenboek waarin je zelf de eindbeoordeling voor het rapport invoert. De kolommen W tot Z moeten enkel ingevuld worden indien je wenst te werken met losgekoppelde cijfers voor DW en PW. Meer informatie hierover vind je op pagina 17. Kolom Omschrijving Wat Voorbeeld Cel Dit wordt veelal toegepast W Loskoppelen Indien de punten DW niet mogen verrekend in het DW en PW worden met de punten PW om een Gemeenschapsonderwijs. trimestertotaal te bekomen zet je in deze kolom WAAR, indien er wel verrekening is tussen beide zet je ONWAAR in dit veld. 33 X DW Indien in de kolom W ‘WAAR’ staat moet je hier de verhouding weergeven die kan leiden tot een jaartotaal. De som van X en Y moet steeds 100 zijn! Werk desgevallend met breuken. Y PW Verhouding van het PW in de berekening van 67 het jaartotaal. Aantal lesuren per vak speelt verder geen rol! Z Tekst Geef hier de naam van het label dat je aan het Dagelijks Werk R-blad wil toekennen (vb. Dagelijks Werk) Dit label wordt genummerd, dus voeg achteraan een spatie bij. Deze kolom wordt enkel ingevuld als in de kolom W WAAR staat. De kolommen AA – CC van hetzelfde tabblad tonen we op een volgende schermafdruk.

Kolom Omschrijving Wat AA tot Data van de Libra plaatst deze gegevens op het puntenboek AZ rapporten en controleert of je niet per vergissing

Schermafdrukken

Voorbeeld

Cel [P]CZ4 [D] A3

20

Rapport 1 tot 26 BA tot Benaming BZ perioderapp. P1 tot P26 CA tot Deelgroepen CZ DG1 tot DG26

toetsresultaten wil noteren bij een rapport dat reeds voorbij is. Gebruikt bij de aanmaak van rapporten.

Opsomming van de mogelijke deelgroepen voor een bepaalde klas. De afkortingen moeten dezelfde zijn als deze die je hanteert op het tabblad leerlingen. In Analyse.xls tref je op het tabblad Analyse een DA tot Teksten DZ onderaan op reeks checkboxen aan met daarachter een tekst. de rapporten Deze teksten kunnen al of niet op het rapport afgedrukt worden. De keuze maak je door een CB1 tot vinkje te plaatsen. CB26 Je kunt echter ook een reeks teksten vooraf per klas vastleggen door dit hier in de datafile aan te geven. Zo voorkom je dat de personen die rapporten drukken vergeten deze ‘aan te vinken’.

[D]A53 ste

1 Semester Examenrapport 1

[P] A3

LAT voor Latijn MOD voor Moderne

Vermelding over leefsleutels is voor e alle 1 jaren: WAAR

De data van de rapporten moeten chronologisch vanaf Rapport 1 opgevuld worden. Het kan dus niet dat zoals in bovenstaand voorbeeld het vak van Rapport 1 leeg blijft en pas bij Rapport 2 een datum staat. Ook al zou dat toevallig dezelfde datum zijn. In bovenstaand voorbeeld valt het eerste rapport van de laatste klas op 08-12-2002, voor de tweede klas komt op die datum reeds Rapport 2. Achteraan mogen dus wel lege cellen gelaten worden zoals bij Rapport 4 in het voorbeeld. Voor de eerste klas is het allerlaatste rapport van het schooljaar dat van 08-12-2002, voor klas 2 valt dat op 1603-2002. Teksten onderaan op de rapporten

Boodschap met Kerst, Pasen en eindejaar: We hebben in Libra een aantal standaardzinnetjes gezet om een rapport op te fleuren zonder veel tikwerk. Je kunt zo'n zinnetje gebruiken met twee handelingen: - In Rapporten.xls (inloggen als administrator) op het tabblad ANALYSE zie je een reeks aanvinkvakjes met daarachter een tekstje. Het eerste aanvinkvakje bevat de boodschap voor Kerstmis (er staat =B42), verander die door B43 of B44 als we later in het jaar zijn (je kan de tekst zelf veranderen door naar cel B42, B43 of B44 te gaan en iets anders in te tikken) - Ga nu op je rapport kijken: staat de boodschap er, OK, staat ze er niet, dan moet je volgende formule intikken in de cel waar de boodschap moet komen =ALS(cbMsg01;gMsg01;"" wat zoveel betekent als: staat het eerste vinkje aan, zet dan boodschap 1, anders niets. Op dezelfde manier kan je nu andere boodschappen op je rapport toveren (verander dan bij voorkeur Lijn2 en Lijn3 als tekst op het tabblad analyse)

Schermafdrukken

21

Na de wijzigingen: vergeet dan niet Rapporten.xls eerst op te slaan via het menu ANALYSE, SLA INSTELLINGEN OP!

Het rapport is vaak het enigste dat een buitenstaander van een school effectief in handen krijgt, het is dan ook het belangrijkste visitekaartje van een school.

Abacus kan ook voor mooie, aan uw wensen aangepaste rapportkaftjes zorgen. We hebben vele modellen aan concurrentiele prijzen. Mail ons voor meer informatie.

Schermafdrukken

22

M Vakken: Uit het tabblad Vakken importeert Libra de vakken van de gekozen klas samen met hun puntenverhouding Dagelijks Werk (DW) en ProefWerk (PW), alsook hun periodegewichten.

Kolom Omschrijving A Klas

B

Afkorting

C

Vak

D

Lesuren

E

DW

F

PW

G

Rijnummer

Schermafdrukken

Wat Zorg voor uniforme klasbenamingen op de verschillende tabbladen. Let op met de klasnaam. Zorg op school voor een standaardisering hieromtrent. Dit is belangrijk bij het importeren en exporteren van gegevens! Voor de kolommen op het deliberatieformulier. Indien een vak in een klas meermaals voorkomt doordat elke deelgroep dit vak afzonderlijk krijgt zorg er dan voor dat dit ook in de vakbenaming zichtbaar is. TIP De hier gehanteerde volgorde van de vakken bepaald de volgorde van de vakken op het uiteindelijk afgedrukte rapport. N.B. De pedagogische vakbenaming (die op het rapport verschijnt) hoeft niet overeen te stemmen met de administratieve vakbenaming. Aantal lesuren per vak is bepalend voor het gewicht van een vak t.o.v. de andere vakken. Zie ook opmerking hieronder. Dagelijks Werk De som van de puntenverhoudingen van DW en PW moet 100 bedragen, procentueel dus. Proefwerk Wanneer voor een vak geen PW plaatsvindt is de verhouding dus DW 100 – PW 0. Wens je de vakken niet in de volgorde van de datafile op het rapport af te

Voorbeeld 1Aa 3ECMT

Cel [P] A2 [D] A2 [D]A52

Wis4 en Wis5

[D] xx

Frans (4) en Frans (6)

[P] A4 [D] xx

AA " 9/10 x 2 uur = 18/20 WI " 1/10 x 5 uur = 5/50 DW 40 % van de punten

[D] xx

PW 60 % van de punten

[D] xx

Plaats je bij Godsdienst bijvoorbeeld 45 dan komt

23

Kolom Omschrijving

H

PDC

Wat drukken, maar volgens een eigen te bepalen volgorde geef dan hier het rijnummer op. Maximum aantal proefwerken voor deze klas. (PerioDeCount) (Is eigenlijk analoog aan Tabblad Parameters, kolom D) Het SorteerNummer bepaalt de volgorde van de vakken in de datafile na SORTEER DATAFILE. Laat je deze kolom leeg dan blijven de vakken in de volgorde staan zoals ze werden ingevoerd. Tot welke deelgroep behoort dit vak? Laat dit veld blanco wanneer het vak door iedereen van diezelfde klas gevolgd wordt. Hoofdvak waartoe dit (deel)vak behoort.

I

SN

K

DG

L

HV

M N Q R S T U V W X Y Z

Indien nodig automatisch door Libra ingevulde kolommen. Vakleerkracht De naam van de lesgever wordt op het puntenboekje en de Lkr2 deliberatieformulieren geplaatst. Lkr3 Geven verschillende leerkrachten les aan Lkr4 gesplitste groepen van deze klas Lkr5 vermeld dan alle namen telkens in een Lkr6 andere kolom beginnende bij kolom Q. Lkr7 Geven verschillende leerkrachten les aan Lkr8 gesplitste groepen van deze klas dan Lkr9 hebben die elk een eigen wachtwoord Lkr10

Voorbeeld Godsdienst op rij 45 te staan op het rapport. Vul je niets in dan komen de vakken netjes onder elkaar vanaf rij 11. 2 voor een semestersysteem 3 voor een trimestersysteem

Cel

Bijvoorbeeld LAT voor leerlingen Latijn en MOD voor leerlingen Moderne Talen. Bijvoorbeeld het deelvak “Lezen” behoort tot het hoofdvak “Nederlands”

[P]DZ1

N.B. De wachtwoorden worden niet hier opgeslagen maar in de puntenboeken. Gewogen of ongewogen totaalprocent: De normale procedure is het invoegen van het aantal lesuren van een vak in kolom D. Op deze manier telt in de berekening van de eindprocent het aantal lesuren van een vak mee, dit noemen we een ‘gewogen’ totaalprocent. Het lijkt ons logisch dat een vak van 6 lesuren zwaarder doortelt dan een vak van 1 lesuur per week. Toch is het ook mogelijk om met ‘ongewogen’ eindprocenten te werken. Vul dan bij alle lesuren het cijfer 1 in, onafgezien van het werkelijke aantal lesuren. Je kunt dan het effectieve aantal lesuren van elk vak niet afbeelden op het rapport. Je zal dan in de rapportlay-out deze kolom onprintbaar moeten maken door de tekstkleur op ‘wit’ in te stellen.

Kolom G is standaard verborgen. Als volgt kun je verborgen kolommen zichtbaar maken. Selecteer bijvoorbeeld kolom F tot H, kies OPMAAK in het menu en vervolgens KOLOM, ZICHTBAAR MAKEN. Het opnieuw verbergen is niet nodig.

Kolom

Omschrijving

Schermafdrukken

24

AA tot AZ BA tot BZ CA tot CZ

DA tot DZ EA tot EH FA tot FE

Gewicht periode in het totaal Gt 1 tot G26 Aantal rapporten voor periode RC1 tot RC26 Benaming periodes P1 tot P26

Uitleg en voorbeelden in rubriek 1 hieronder Uitleg en voorbeelden in rubriek 2 hieronder Deze titels worden op de puntenboeken geplaatst. Op het tabblad Klassen kolommen BA tot BZ komen deze labels ook voor. Daar dienen ze om af te beelden op de rapporten. Hier voor het puntenboek. Je kunt dus – indien gewenst- een andere benaming hanteren op de rapporten dan op de puntenboeken! Uitleg en voorbeelden in rubriek 3 hieronder Uitleg en voorbeelden zie hieronder

Afwijkende gewichten voor DW en PW Toevoegen van kolommen op Periodebladen Afwijkende rapporttotalen

Uitleg en voorbeelden zie hieronder Uitleg en voorbeelden zie hieronder

Mocht je dit tabblad willen sorteren, bijvoorbeeld om de vakbenamingen alfabetisch te plaatsen, maak dan gebruik van de menukeuze Sorteer Datafile onder Libra " Data (enkel toegankelijk als administrator). Het is immers belangrijk dat ALLE gegevens (zeker tot kolom CZ) geselecteerd zijn alvorens te sorteren! Gewichten per periode: (Kolommen AA tot AZ) Vak

Voorbeeld van periodegewichten:

G3

G10 Totaal

Nederlands Wiskunde

1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00

3,00 3,00

Muziek

1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00

3,00 3,00

Voor deze vakken betekent dit dat de drie trimesters evenwaardig zijn.

G1

G2

Wanneer voor een bepaald vak tijdens een periode (bijv. het tweede trimester) geen proefwerken plaatsvinden en de eindquotatie dus op basis van de andere periodes moet gebeuren kan dat hier ingegeven worden. Voorbeeld: Voor Muziek zijn slechts 2 proefwerken ingericht. Er zijn drie periodes, maar slechts een proefwerk tijdens de eerste en laatste periode. Het e gewicht van het tweede semester is groter (bijv. 1,5 x) dan dit van het 1 semester. Je kunt dan de waarden als volgt instellen: Vak G1 G2 G3 G10 Totaal Muziek

1,00 0,00 1,50

2,50

Doordat het laatste proefwerk over twee e periodes gaat telt dit 1,5 maal en de 1 periode slechts voor 1 maal. Tijdens de tweede periode is er dus geen proefwerk wél punten voor DW, met andere woorden e de punten DW moeten meegeteld worden in de 3 periode voor dit vak. Die instellingen gebeuren aan de hand van de kolommen RC1-RC10.

Aantal rapporten voor periode (RC1 tot RC26): Hier wordt ingegeven hoeveel rapporten een bepaalde periode bevat. Dit heeft een weerslag op de aanmaak van het puntenboek. Het juiste aantal rapporten per periode komt dan op de respectievelijke werkbladen. Voorbeeld: Eerste trimester krijgen de leerlingen voor Nederlands drie rapporten, het tweede trimester twee en het derde trimester één rapport. Dus zes rapporten in totaal.

Schermafdrukken

25

Eerste trimester krijgen de leerlingen voor Muziek drie rapporten, het tweede en het derde trimester samen ook drie rapporten. Gezien er geen proefwerk voor Muziek is ingericht in het tweede trimester, staat het aantal rapporten bij RC2 dus op 0 en komen de rapporten in de derde periode voor. De periode dus waar het proefwerk wordt georganiseerd. De derde periode omvat hier het tweede en derde trimester samen. Vak Nederlands Muziek

RC1 RC2 RC3 3 3

2 0

RC26

1 3

Ook de naam van de vakleerkrachten vindt Libra hier. Zo kunnen deze weergegeven worden in het loginvenster en op het puntenboekje.

Schermafdrukken

26

Benaming periodes (P1 tot P26): De benamingen van de periodes zijn vrij te kiezen en geef je in onder P1 tot P26. Voorbeeld: Vak Nederlands Muziek

Schermafdrukken

P1 ste

1 Trimester ste 1 Trimester

P2 2

de

P3

Trimester 2

de

P26

3de Trimester de en 3 Trimester moet leeg zijn !

27

N

Afwijkende gewichten voor DW en PW

Verschillende gewichten per periode: (Kolommen DA tot DZ) Wil je de gewichten voor DW en PW van een bepaalde periode laten afwijken, dan plaats je vooraan in de kolom E en F: het standaardgewicht, het meest voorkomende dus. Zijn de gewichten van elke periode verschillend plaats hier dan gewoon de gewichten voor de eerste periode. Bijvoorbeeld: Je wenst voor het vak Aardrijkskunde gedurende de eerste periode de verhouding 75/25 te gebruiken, maar voor de volgende twee periodes 65/35. Ga dan als volgt tewerk: Plaats in kolom E 65, in F noteer je 35. Verder plaats je in kolom DA het Dagelijks Werk van de eerste periode zijnde 75, daarnaast in DB het ProefWerkgewicht voor P1 namelijk 25. Dan volgen in DC en DE respectievelijk DW2 = 65 en PW2 = 35. Tenslotte DW3 = 65 in DF en PW3 = 35 in DG.

Overweeg het verschil tussen: DW1 PW1 40 60

DW2 100

DW1

PW1

DW2

40

60

40

PW2 0

DW3 40

PW3 60

PW2 60

In de eerste situatie zijn er drie periodes waarbij er tijdens elke periode punten verschijnen op het perioderapport, weliswaar zonder proefwerkcijfers in de tweede periode want dan wordt er geen proefwerk afgenomen. In het tweede voorbeeld zijn er slechts twee periodes. Indien er voor andere vakken van deze klas drie periodes zijn zal dit vak niet verschijnen op het tweedeperioderapport. Pas op het laatste perioderapport zal er voor dit vak een quotatie verschijnen. O Toevoegen van kolommen op Periodebladen Op Periodebladen kun je extra kolommen toevoegen voor allerlei doeleinden, dit kan via het menuitem EXTRA. Indien dit systematisch wordt toegepast voor een reeks klassen is het eenvoudiger dit in de datafile te stockeren zodat deze kolom automatisch wordt toegevoegd bij de aanmaak van het puntenboekje. Je kunt automatisch op het puntenboek extra kolommen op P-tabbladen laten verschijnen door de kolommen EA tot EH correct in te vullen. Heb je dit niet nodig laat deze velden dan gewoon leeg. Er zijn vier soorten extra kolommen: 1. zonder verwerking (van kolom EA tot EE) 2. kolom met verwerking in de punten voor Dagelijks Werk (kolom EF) 3. Verwerking met de punten voor Proefwerk (kolom EG) 4. deze gegevens moeten toegevoegd worden aan het totaal (kolom EH) Meer info over deze mogelijkheden vind je in de Handleiding voor de leerkracht bij de bespreking van het menuitem EXTRA. P Afwijkende rapporttotalen Standaard staan maandrapporten op 10 punten en dus ook de R-bladen van elk vak. Trimesterrapporten en P-bladen staan standaard op 100 punten. Dit is echter aanpasbaar op drie manieren: 1. Het totaal van alle rapporten moet anders, maar voor alle vakken hetzelfde (bijv. maandrapporten steeds op 20, of DW op 50, PW op 50 en Totaal op 100). 2. Het totaal wil ik koppelen aan het aantal lesuren (bijv. een vak van 2 lesuren krijgt 20 punten i.p.v. 10, m.a.w. de standaard vermenigvuldigd met het aantal lesuren)

Schermafdrukken

28

3. Volledig afwijkend: elk vak kan voor elk tabblad een ander totaal hebben (die methode kan gecombineerd worden met de koppeling aan het aantal lesuren). We gaan nu deze drie manieren afzonderlijk bespreken. 1. Alle vakken hebben een ander totaalcijfer als standaard Hiervoor maken we gebruik van Parameters. Via TOON PARAMETERS uit de Libra Werkbalk kun je dit openen. Kies het tabblad Rapporten. Wijzig de nodige cijfers. Puntenboek, tabblad R3:

Rapport, punten op 100:

Puntenboek, tabblad P1 Voeg het wachtwoord in en klik op OK. 2. Koppeling aan het aantal lesuren Het totaalcijfer dat ingevuld is bij Parameters (voor de instelling open je zoals bij punt 1 het bestand Parameters.xls) zal vermenigvuldigd worden met het aantal lesuren. Naast het bestand Parameters moeten we nu ook de Datafile aanpassen. Je hebt nu verschillende mogelijkheden: a. per vak al of niet koppelen aan de lesuren b. al of niet koppelen per blad:

- R-bladen (Dagelijks Werk): kolom Totaal - P-bladen (Periode): kolommen DW, PW en Totaal - Totaal-blad: kolommen DW, PW en Totaal Je stelt dit in op het tabblad Vakken van de Datafile in de kolom FA. Willen we koppelen dan gebruiken we een T (True), niet koppelen duiden we aan met een F (False). We scheiden de letters met een puntkomma (;). Gebruik van een Nederlandse versie van Excel maakt geen verschil: steeds T of F! Een voorbeeld: We koppelen ons totaalcijfer aan het aantal lesuren voor de R-bladen. Voor de P-bladen maken we geen koppeling terwijl we het Totaal-blad wel koppelen. We noteren dan in kolom FA: T;F;T . Als het rapportotaal in Parameters.xls staat ingesteld op 10 en het vak telt 2 lesuren, dan wordt op het Rtabblad de totaalkolom op 20 punten gezet want er staat een T voor de R-bladen. De P-bladen blijven op 10 staan want er staat F. Het Totaal-blad staat opnieuw op 20 punten want daar staat weer T. 3. Volledig aanpasbaar systeem Schermafdrukken

29

Elk vak kan nu voor elk tabblad een ander totaal hebben. We gebruiken daarvoor de kolommen FB, FC, FD en FE van het tabblad Vakken in de Datafile: •

Kolom FB gebruik je voor het totaalcijfer van de R-tabbladen;

•

Kolom FC voor het totaalcijfer van DW (Dagelijks Werk) op de P-tabbladen én afsluitend het Totaal-blad;

•

Kolom FD voor het totaalcijfer van PW (Proefwerk) op de P-tabbladen én afsluitend het Totaalblad;

• Kolom FE voor het Totaal van alle P-tabbladen én afsluitend het Totaal-blad. Opnieuw gebruik je een puntkomma (;) als scheidingsteken.

Tabblad Totaal Tabblad P3 Tabblad P2 Tabblad P1 We overlopen even het voorbeeld van bovenstaande figuur voor het vak Frans van de klas 1Aa. Kolom FB: Er zijn 6 R-bladen waarvan het totaal telkens verschilt. R1 en R2 staan op 10. R3 heeft een totaal van 15 punten. R4 staat opnieuw op 10 punten gevolgd door R5 op 15. Tenslotte heeft R6 een totaal van 20 punten. Kolom FC (instelling van het DW): De syntax is P1; P2; P3; Jaartotaal. Dit wil zeggen dat hier de Dagelijks Werk-kolom van de 3 P-bladen verschilt. P1 heeft een DW-totaal van 30 terwijl het DW op P2 en P3 op 20 staat. Het DW op het Jaartotaal-blad staat echter op 100 voor dit vak. Kolom FD (instelling van het PW): De syntax is analoog maar hier gaat het over de PW-kolom. In ons voorbeeld staan de PW-kolommen op de tabbladen als volgt: P1= 90; P2 en P3 hebben een PW-kolom op 60 punten. De PW-kolom op het Jaartotaal-blad) staat op 100 punten. Kolom FE (instelling van het Totaal): Tenslotte in de FE-kolom de waarden voor de totaal-kolommen op alle tabbladen. Op P1 staat het totaal op 120, maar P2 en P3 hebben een totaal op 80 punten. Het Jaartotaal-blad heeft een totaalkolom op 100 punten. Bekijken we het Jaartotaalblad van ons puntenboek dan krijgen we met deze instellingen dit resultaat:

De kolommen FF tot FH over RPT hoef je NIET in te vullen, Libra doet dat automatisch!

Schermafdrukken

30

Q Hoofdvakken en deelvakken Het is ook mogelijk een andere rapportstructuur toe te passen door te werken met hoofd- en deelvakken. Vooral in de basisschool is dit aan de orde. Het vak Nederlands zou kunnen bestaan uit de deelvakken Lezen, Luisteren en Spreken, Schrijven en Taalbeschouwing die dan ook afzonderlijk op het rapport een quotatie krijgen. Geef je punten in bij de deelvakken dan worden deze automatisch gesommeerd in het hoofdvak. Ook in het secundair onderwijs zijn er mogelijke toepassingen. Bijvoorbeeld Dactylografie en Softwarepakketten als onderdeel van het hoofdvak Informatica. Voor een duidelijk onderscheid tussen deel- en hoofdvakken werden in onderstaand voorbeeld vóór elk deelvak een reeks spaties geplaatst. In kolom L staat aangegeven tot welk hoofdvak elk deelvak behoort. Het hoofdvak krijgt de waarde nul (0,0) voor het aantal lesuren, terwijl de deelvakken de respectievelijke uren krijgen toegewezen. Deze uren doen tevens dienst als gewicht voor het verkrijgen van de totaalsom bij het hoofdvak. Je kunt hier wel van afwijken door aan het hoofdvak het totaal aantal lesuren toe te wijzen en de deelvakken nul (0,0) lesuren te geven. Je hebt dan de mogelijkheid om binnen het hoofdvak (op dat tabblad) de gewichten van de deelvakken aan te passen.

Moet je in de loop van een schooljaar een vak toevoegen aan een klas, voeg dit dan altijd onderaan de klas toe. Dus niet tussenvoegen tussen de bestaande vakken van die klas!!!.

Schermafdrukken

31

R Leerlingen: Max. 40 leerlingen per klas. Vul hier de namen van de leerlingen in. Je kunt vrij kiezen tussen hoofdlettergebruik of niet.

Wanneer er op school gewerkt wordt met een geautomatiseerd administratiepakket is het dikwijls mogelijk de leerlingengegevens te exporteren. Zitten alle leerlingengegevens in een bestand (bijvoorbeeld lln.dbf) dan is het mogelijk de leerlingennamen rechtstreeks in te lezen. Excel kan dbf-bestanden rechtstreeks openen! Het dbf-bestand bevat DOS-karakters waardoor leerlingennamen die accenten bevatten niet goed kunnen geconverteerd zijn. Met "Zoeken en Vervangen" kan dit het vlotst verholpen worden. In het menu Design (Beheer) is een module opgenomen om deze omzetting te automatiseren. Kolom Omschrijving Wat A Klas Zorg voor uniforme klasbenamingen op de verschillende tabbladen. Let op met de klasnaam. Zorg op school voor een standaardisering hieromtrent. Dit is belangrijk bij het importeren en exporteren van gegevens! B Nr Zorg dat er geen klasnummers tussenuit gaan.

C D E

Naam Voornaam Telefoonnr

F

Deelgroep

G

Unieke codes

H

Sorteernr

Schermafdrukken

Voorbeeld 1Aa 3ECMT

Verlaat bijvoorbeeld leerling nummer 11 de school plaats dan een streepje (minteken) i.p.v. nummer 11.

Facultatief, kan gebruikt worden door de leerkrachten om alle telefoonnummers van hun leerlingen bij de hand te hebben. Tot welke deelgroep behoort deze leerling? Dit is erg belangrijk voor het afdrukken van de juiste vakken op de rapporten. Is een klas niet opgesplitst in deelgroepen laat dan voor alle leerlingen van die klas dit veld leeg. Gemeenschappelijke vakken van een gesplitste klas krijgen géén deelgroep. Leerlingen krijgen door Libra een unieke code [0203004589] toegewezen om een Analyse te kunnen toepassen over meerdere schooljaren. Deze code wordt als volgt automatisch samengesteld: 4 cijfers voor het schooljaar en 6 cijfers voor de leerling Zie ook menuitem LIBRA, DATA, KEN LEERLINGENCODES TOE. Op basis van dit nummer worden leerlingen gesorteerd. Het klasnummer is onbetrouwbaar omdat leerlingen hun klasnummer verliezen als ze de school verlaten. Dit sorteernummer wordt automatisch 32

I

J

K

ingevuld via het menu LIBRA, DATA, KEN LEERLINGENCODES TOE. TS_In Datum wanneer een leerling de school (TimeStamp In) binnenkomt. Deze datum wordt automatisch ingevuld of via het menu LIBRA, DATA, KEN LEERLINGENCODES TOE. Datum wanneer een leerlingengegeven TS_Mod wijzigt. (TimeStamp Modificatie ) Deze code wordt automatisch gewijzigd of via het menu LIBRA, DATA, KEN LEERLINGENCODES TOE. TS_Out Datum wanneer een leerling de school (TimeStamp Uit) verlaat. Deze code wordt automatisch ingevuld wanneer een leerlingnr een min-teken krijgt.

Leerlingen die de school verlaten en nieuwe leerlingen: Eens het eerste rapport van het schooljaar nadert moeten nieuwe puntenboeken op basis van een nieuwe datafile gemaakt worden. Tijdens die eerste weken van september kan er nog een leerlingenverloop hebben plaats gevonden. Met het toevoegen en verwijderen van leerlingen moet erg goed opgepast worden. Vooral het ergens uit een lijst schrappen van een leerling kan verregaande gevolgen hebben! Het ‘verschuiven’ van punten kan dan voorkomen én een foutieve berekening van het gemiddelde. Daarom: Laat leerlingen die de school verlaten wél in de lijst staan maar verberg de leerling door i.p.v. het leerlingennummer een streepje te plaatsen. Bijvoorbeeld:

Eens er de wijzigingen van vervolgens de up-to-date te maken via de knop VERNIEUW LEERLINGEN.

puntenboeken werden aangemaakt voer je leerlingen door in de datafile, om leerlingenlijst in je puntenboek automatisch

Na het toevoegen van nieuwe leerlingen moet je steeds gebruik maken van LIBRA, DATA " KEN LEERLINGENCODES TOE om die leerlingen unieke codes te geven. Sorteren van dit tabblad: Maak gebruik van LIBRA, DATA, SORTEER DATAFILE.

Schermafdrukken

33

S Eigen Cijfer Misschien beschouwt jouw school cijfers als indicatief. En is het de bedoeling dat de leerkracht uiteindelijk een eindbeoordeling vormt waarbij nog andere factoren dan cijfers meespelen. Je wil dan de optelling van de quotaties (eindscore) als leidraad gebruiken om zo het rapportcijfer te bepalen. In dit geval brengt het systeem “Eigen Cijfer” een oplossing voor deze schoolcultuur. Je voegt een extra kolom toe aan je puntenboek waarin je zelf de eindbeoordeling voor het rapport invoert. De optelling van de quotaties blijft echter altijd beschikbaar.

Het gewicht van de kolom EC zal bepalen of het “eigen cijfer” al dan niet op het rapport komt. Gewicht 0: de optelling van de quotaties vormt de eindscore in de kolom Rapport. Gewicht 1: de eindbeoordeling van de kolom EC zal op het rapport komen.

Via de datafile wordt bepaald of de kolom “Eigen Cijfer” aan het puntenboek wordt toegevoegd. Op het tabblad Klassen plaats je ‘Waar’ in de kolom V (Eigen cijfer) indien je deze kolom wil toevoegen voor deze klas.

T Dagelijks Werk gemiddelde De berekening van het Dagelijks Werk kan op twee manieren gebeuren. Standaard worden alle quotaties van een bepaalde periode samengeteld om de eindscore van het DW voor die periode te bepalen. Wens je echter de rapportcijfers te gebruiken voor de berekening van het DW dan maak je gebruik van de functie ‘DW gemiddelde’. In dit geval wordt niet de som gemaakt van alle quotaties maar wél van de afzonderlijke rapportcijfers van die periode. Van deze rapportcijfers wordt dan het gemiddelde genomen. Om deze functie te gebruiken voer je in de kolom U van tabblad Klassen ‘Waar’ in. Niet invullen betekent dat Libra alle afzonderlijke quotaties voor die periode sommeert en het gemiddelde bepaald.

Schermafdrukken

34

U

Gegevens inlezen uit schooladministratiepakketten

Leerlingennamen invoegen bij het begin van het schooljaar uit BROEKX. Je opent het (Broekx-)bestand LEERLING.DBF (een dBase-III compatibel bestand) gewoon in Excel. Leerling.dbf vind je in de map: C:\ADMIN\DAGO\LEERLING. De volgende velden uit Leerling.dbf zijn desgewenst bruikbaar: Rij B C D F H M U V W X CB CC

Veldnaam NAAM SORTNAAM VOORNAAM KLAS VOLGNUMMER STR_NR_BUS POSTCODE GEMEENTE ZONENR TELEFNR CDEELGR DEELGROEP

Merk op dat zonenr en telefnr twee velden zijn. Leerlingennamen invoegen bij het begin van het schooljaar uit INFORMAT. Na de reorganisatie in Informat kunnen de leerlingengegevens geëxporteerd worden. Start Informat en kies uit het eerste menu BROWSEN VAN GEGEVENS. In het volgende dialoogscherm kies je een PAD + BESTANDSNAAM: bijvoorbeeld C:\LibraData\BB.dbf In het venster SELECTIE BESTAND kies je LLN door erop te dubbelklikken. Selecteer de volgende velden door erop te klikken en daarna het pijltje naar rechts aan te duiden: KLAS NR NAAM VOORNAAM TELEFOONNR DG Klik op OK en vervolgens op OMZETTING TEKENSET. Heeft jouw school een Bovenbouw (BB) en Middenschool (MS) dan moet je deze handeling nogmaals herhalen om nog een tweede bestandje aan te maken met de leerlingen van het andere schooldeel. Het dbf-bestand kan in Excel ingelezen worden. Open desgevallend beide bestanden en voeg ze samen met behulp van kopiëren en plakken. Bij het verlaten van Data.xls worden de leerlingen automatisch gesorteerd. Wens je leerlingennamen in hoofdletters i.p.v. kleine letters dan kan dat met behulp van de formule =HOOFDLETTERS(A1). Via KOPIËREN en PLAKKEN SPECIAAL kunnen de leerlingennamen gekopieerd worden naar de Datafile van Libra. Het moet via PLAKKEN SPECIAAL om de keuze W AARDEN te kunnen aanvinken, anders wordt slechts de formule gekopieerd. Op analoge wijze kun je de personeelsgegevens inlezen uit LKR.dbf.

Leerlingennamen invoegen bij het begin van het schooljaar uit SOLA-R. Hier de te nemen stappen: - Start het onderdeel "Leerlingen | Beheer dossier" - Kies selecteer; kies hier "individueel document"; geef eventueel selectiecriteria; - kies "tijdelijk document" en stel een lijst van velden samen die je wil exporteren; - start de verwerking Volgende documenten vind je ook op de website van SOLA-R, www.sola.be : Schermafdrukken

35

Tijdelijk_document.pdf en Selectiecriteria.pdf Bereik ze als volgt: Surf naar www.sola.be of http://sola.moodle.com . Kies onder de rubriek “Vakken” voor “Secundair Onderwijs”. Klik op “Leerlingenadministratie Secundair Onderwijs”. Klik op “Selecteren van leerlingen” (onder de hoofding “Beheer Dossier”). Leerlingennamen invoegen bij het begin van het schooljaar uit WISA. Via de formuliergenerator kan een specifiek ‘template’ aangemaakt worden om de leerlingen- en personeelsgegevens te exporteren. Het ‘template’ voor de cliënt/server-versie verschilt wel van de gewone netwerkversie van WISA. Raadpleeg de WISA-helpdesk voor meer informatie. Gegevens inlezen uit Gp Untis 2002. Maak je voor de aanmaak van de uurrooster op school gebruik van het programma Gp Untis 2002 dan kun je daaruit een reeks gegevens exporteren: Docenten, Vakken en Klassen. Start Gp Untis en kies uit het menu BESTAND, EXPORT, EXPORT DIF-BESTAND, KLASSEN. Klik vervolgens op OK. Je moet het bestand ergens Opslaan (als txt-bestand) bijvoorbeeld C:\LibraData\klassen.txt Start Excel en kies bij OPENEN, BESTANDSTYPE, ‘ALLE BESTANDEN’ om ook de tekstbestanden te kunnen zien. Selecteer het zopas weggeschreven bestand. De Wizard Tekst importeren van Excel wordt gestart. Neem de instellingen zoals gepresenteerd (Gescheiden). Klik op VOLGENDE. Kies KOMMA i.p.v. TAB, VOLGENDE en VOLTOOIEN. Via KOPIËREN en PLAKKEN kunnen de klasbenamingen gekopieerd worden naar de Datafile van Libra. Op analoge wijze kunnen docenten en vakken overgelezen worden. Leerkrachten invoegen uit INFORMAT. Uit Informat kunnen de leerkrachtengegevens geëxporteerd worden. Informat\BB\LKN.dbf Kolomkop Veldnaam A NAAM B VOORNAAM I TELEFOONNR GJ EMAIL

Opmerkingen

Informat\BB\KLASSEN.dbf Kolomkop Veldnaam Opmerkingen A KLAS D DGUNTIS Untisbenaming E KLASLERAAR Titularis F AANTAL Lln aantal vd klas G AANTJ Aantal jongens H AANTM Aantal meisjes O VOORZITTER = Naam directeur Let op: OMZETTING TEKENSET is nodig. Heeft jouw school een Bovenbouw (BB) en Middenschool (MS) dan moet je deze handeling nogmaals herhalen om nog een tweede bestandje aan te maken voor het andere schooldeel.

Schermafdrukken

36

V Beoordeling van jouw datafile De datafile is erg belangrijk, de hierin geïnvesteerde tijd win je later terug. We ondervonden immers dat veel achteraf opduikende fouten hun oorzaak vonden in de datafile. Enkele opmerkingen: -

Een onvolledige datafile kan problemen opleveren. Bijvoorbeeld je voerde wel reeds alle klassen in, maar nog niet de leerlingen van die klassen. Bij de aanmaak van puntenboeken loopt het dan mis want de klasnaam wordt gevonden zonder leerlingen, vakken of dergelijke.

-

Op het tabblad Klassen bij de rubriek Analyse P1, P2, P3,… mogen geen tussenliggende ste de de lege cellen zijn. Dit wil zeggen vulde je bij P1 “1 trimester” in en bij P3 “2 en 3 trimester” dan gaat het fout omdat P2 leeg is gebleven. Vul dus P2 in en laat dan P3 open.

-

De datafile moet gesorteerd worden! Dit verloopt automatisch bij het verlaten van Data.xls. Eigenlijk gebeurt het volgende automatisch: #

Ga naar het tabblad Klassen en selecteer ALLE ingevulde rijen en kolommen BEHALVE de namenrijen. In feite begint je selectie dus op rij 4. Kies nu in de menu Data voor Sorteren. De standaardinstelling Sorteren op Kolom A, Oplopend is goed. Klik dus op OK.

#

Op analoge wijze selecteren we alles op tabblad Vakken. Let op dat je ver genoeg naar rechts selecteert! ALLE ingevulde cellen moet je selecteren vanaf rij 4. We sorteren Oplopend op Klas.

#

Op het tabblad Leerlingen selecteren we opnieuw alles vanaf rij 4. We kiezen Sorteren op Klas, Oplopend én Vervolgens op Nr, Oplopend.

Coördinatorwerk

37

Meerdere databestanden samen gebruiken Bestaat de school uit verschillende campussen met elk een eigen rapport (verschillende logo’s) en werkt elke campus afzonderlijk met Libra dan is het mogelijk om met meerdere databestanden te werken. Situaties waarin je best met meerdere databestanden werkt (in alle andere gevallen gebruik je beter slechts één databestand): •

Campussen waar dezelfde klasbenamingen gebruikt worden (bijv. 1Aa komt voor op campus 1 maar ook op campus 2)

•

Elke campus drukt zelf rapporten met een ander logo / lay-out.

•

De rapportdata van de verschillende campussen verschillen.

Noodzakelijke aanpassingen: In de map Libra\Data\0304 (dit laatste is de schooljaarmap) komen submappen per campus. In elke submap komt het specifieke databestand telkens met de benaming Data.xls. Indien alle campussen gebruik maken van dezelfde wachtwoorden voor administrator, secretariaat en titularis kan hetzelfde Libra.xls-bestand gebruikt worden als basis voor de aanmaak van de puntenboeken. Zo niet moet elke campus een afzonderlijk Libra.xls-bestand hebben. Ook de afspraken rond afrondigen en dergelijke moeten dus in alle campussen gelijk zijn. Het bestand Libra.xls vind je standaard onder \Libra. Per campus moet er ook een ander Rapporten-bestand zijn want het pad naar de punten verschilt per campus! Dit bestand moet ook in de submappen per campus onder Libra\Data\0304 terecht komen. Voor de aanmaak van Leerkrachtendiskettes: •

In de map Libra\Setup\Input komen submappen per campus, met daarin telkens het specifieke bestand Data.xls en het bestand Libra.xls

•

Pas ook het bestand Libra Leerkrachten.iss aan. Open het bestand met Inno Setup. In de groene commentaarlijnen vind je instructies om dit bestand aan te passen. Het beperkt zich tot het al of niet op commentaar zetten van enkele lijnen en het invoeren van de juiste mapbenamingen van de campussen.

•

Het bestand Libra.xls mag geen mapverwijzingen bevatten. Je kunt dit controleren door de muisaanwijzer even op het bestand te houden in Verkenner. Je krijgt dan volgende mededeling te zien: De accolades in de titel {Libra …. } wijzen erop dat er geen mapverwijzingen in het bestand aanwezig zijn.

Coördinatorwerk

38

Nieuwe puntenboeken Wanneer het Databestand klaar is kan gestart worden met het aanmaken van puntenboeken. Start je Libra op dan worden de gegevens uit de aangemaakte datafile automatisch ingelezen. Nochtans zijn enkele verfijningen mogelijk. Deze kunnen vooraf (voor alle klassen geldig) of nadien (voor één specifieke klas) gewijzigd worden. Pas je de Parameters in Libra.xls aan dan is dit geldig voor alle puntenboeken die nadien gemaakt worden. Wil je voor één klas afwijken dan kun je hiervoor de Parameters wijzigen nadat het puntenboek gegenereerd is. W Libra opstarten als coördinator Start Libra op. Klik op het Libra-pictogram linksboven in het loginvenster. In het dialoogvenster Wijzig instellingen dat nu verschijnt vul je bij Naam ‘administrator’ in met daaronder je administratorwachtwoord. Selecteer in het loginvenster de campus waarvoor je de Parameters wil instellen. Kies je nu in de menubalk LIBRA dan is de rubriek PARAMETERS bereikbaar. Of klik op het Parametersknopje in de werkbalk. Er zijn nu verschillende tabbladen zichtbaar: School, Libra, Puntenboek, Rapporten, Data en nog enkele andere. Wijzig desgevallend de nodige gegevens. Indien je databestand goed was zal je hier niets moeten wijzigen tenzij daarna opgetreden wijzigingen, bijvoorbeeld een bijgekomen leerling. X Overkoepelende wachtwoorden instellen Alvorens nieuwe puntenboeken aan te maken is het belangrijk de overkoepelende wachtwoorden juist in te stellen. Immers alle puntenboeken zullen aangemaakt worden met deze gegevens. Stappenplan: •

Open Parameters zoals hierboven beschreven.

•

Ga naar het tabblad LIBRA.

•

Vul helemaal onderaan het oude administratorwachtwoord in het dialoogvenster Wachtwoord in.

•

Vul de nieuwe wachtwoorden voor Titularis, Secretariaat en/of Administrator in door de sterretjes te selecteren en het nieuwe wachtwoord daarover in te tikken.

•

Bevestig door dit wachtwoord nogmaals in te vullen.

•

Klik op OK.

Coördinatorwerk

39

Leerkrachtencomputers en het schoolnetwerk Sommige leerkrachten zullen op school hun punten ingeven in Libra, anderen wensen thuis te werken. Er zullen dus leerkrachtendiskettes moeten klaargemaakt worden voor de thuiswerkers. Zij zullen enkel puntenboeken aanmaken voor de klassen waarin ze les geven. Op school moeten alle klassen beschikbaar zijn. Wij gingen als volgt te werk. Y De puntenboeken voor alle klassen op school in één handeling aanmaken Het aanmaken van “alle klassen” verloopt via een routine. Start het bestand Libra.xls op. Login als Administrator met het wachtwoord “alleklassen” (kleine letters, geen spaties!). Op onze school vroeg het slechts een half uurtje om alle puntenboeken van alle klassen aan te maken. Steeds worden alle vakken voor elke klas aangemaakt. Z Libra op het schoolnetwerk Het eerste jaar dat we Libra invoerden plaatsten we in of nabij de personeelskamer enkele computers aangesloten op het administratienetwerk, inclusief een printer. Op het netwerk maakten we een gebruiker Libra aan en gaven deze een eigen profiel. Inloggen met deze naam gaf een netwerkverbinding L:\ naar de Libra-directory op de server én een eigen bureaublad. Op het bureaublad plaatsten we een achtergrond met enkele instructies. Tevens een snelkoppeling om Libra te bereiken. Bij de start van het tweede schooljaar met Libra schakelden we over naar een gebruikersnaam per leerkracht. De gebruiker Libra werd uitgeschakeld. Vanaf dan meldt elke leerkracht zich afzonderlijk aan op het netwerk. Op hun persoonlijk bureaublad plaatsten we een snelkoppeling voor Libra en een snelkoppeling om de rapporten te kunnen drukken. Alle puntenboeken staan centraal op de administratieserver en zijn dus via het netwerk van gelijk welke computer bereikbaar. Via rechten op mappen en de login beheersen we de afscherming van netwerkonderdelen die niet voor leerlingen bestemd zijn. Hieronder beschrijven we hoe dit werd gerealiseerd: 1. Na de serverinstallatie van Libra tref je een Libra-map aan op de server. Bijvoorbeeld de map C:\Libra. Deze map moet gedeeld zijn als “Libra”, wat onder normale omstandigheden automatisch verliep. In deze map vind je de map Programma. Hierin staat o.a. het bestand Libra.xla. We raden aan de puntenboeken op een andere partitie van de server te plaatsen dan het besturingssysteem. Op die manier kun je nog aan je gegevens mocht de server crashen waarbij je de C-partitie moet herformatteren! Wij partitioneerden onze servers zo dat alle gegevens op verschillende partities staan. Enkel het besturingssysteem staat op de C-partitie. 2. Bij de serverinstallatie kon je bepalen waar de map Libra moest aangemaakt worden, bijv. op D:\ . Deze map werd gedeeld als “Libra”. De volgende submappenstructuur werd gegenereerd: D:\Libra\Programma D:\Libra\Punten\0304\Campus (jouw schoolafkorting) D:\Libra\Data\0304\Campus (jouw schoolafkorting)

D:\Libra\Transfer Mogelijk ook nog mappen als Setup, Backup, Log, Handleidingen, … 3.

Bij de eerste keer dat een klas wordt geopend worden de puntenboeken aangemaakt.

Kan een klas tegelijkertijd gebruikt worden op het netwerk voor verschillende vakken? Kunnen dus twee collega’s op hetzelfde moment via verschillende werkstations punten ingeven voor dezelfde klas? Ja, sinds versie 5 is dit mogelijk. Vanaf deze versie is er een bestand per vak. Al deze vakbestanden zitten gebundeld in een klasmap.

AA Libra voor thuisgebruik via Live Update Er zijn twee mogelijkheden om bij collega’s thuis Libra te installeren. 1. Ofwel via de aanmaak van een installatiebestand met daarin de schoolspecifieke datafile. Dit bestand genereer je met het bijgeleverde shareware-programma Inno Setup. Vervolgens plaats je dat op diskettes, een cd, een usb-stick, …. Onder BB vind je meer informatie hierover. 2. Ofwel werk je met Live Update, dat zullen we hier bespreken.

Schermafdrukken

40

Om te werken met Live Update adviseren we een (snelle) internetverbinding. Het is immers de bedoeling zowel het programma Libra als de schoolspecifieke datafile te downloaden. Stappenplan: •

Plaats de schoolspecifieke datafile on-line op de website van de school of vraag aan ons om deze op de Libra-website in een map voor jouw school te plaatsen.

•

Zorg dat je het pad naar de on-line datafile kent. Noteer dit en geef dit aan je collega’s.

De collega’s doen thuis het volgende: •

Ga

naar

de

downloadpagina

op

http://www.puntenboek.be

of

http://www.libra.yucom.be •

Download Libra naar jouw computer en installeer het programma.

•

Open LIBRA LIVEUPDATE via START – ALLE PROGRAMMA’S – LIBRA en pas de paden aan door op CTRL + een knop te klikken. Het pad van de Datafile kreeg je van je Libraverantwoordelijke.

•

Start nu Data LiveUpdate door op de knop te klikken.

•

Maak nu een puntenboek aan via Nieuwe Klas. Je moet nu de gegevens van jouw leerlingen terugvinden.

BB Leerkrachtendiskettes of cd aanmaken Om je collega's vlot met Libra te laten omspringen is het eenvoudigste om een installatiebestand aan te maken. •

Maak het bestand Data.xls klaar voor gebruik door het ganse lerarencorps.

•

Zet Nieuwe Klas.xls klaar voor distributie: o

Standaardparameters OK? o.a. afrondingsregels (voor DW-rapport, perioderapport, jaarrapport), rapporttotaal, e.d.

o

Maplocaties leeg (zie TIP)

o

Wachtwoorden ingesteld zoals gewenst voor ALLE puntenboeken

• Maak een setupbestand zoals hieronder beschreven. Het bestand Libra.xls mag geen mapverwijzingen bevatten. Je kunt dit controleren door de muisaanwijzer even op het bestand te houden in Verkenner. Je krijgt dan volgende mededeling te zien: De accolades in de titel {Libra …. } wijzen erop dat er geen mapverwijzingen in het bestand aanwezig zijn.

Voor PC’s Met behulp van het freewarepakket Inno Setup kun je een setupbestand aanmaken dat alle bestanden van Libra bevat, gecomprimeerd is en voor een automatische installatie kan zorgen. Een stappenplan helpt je op weg: Stap 1: Installatie van Inno Setup Het pakketje wordt meegeleverd met de coördinatorversie van Libra. Koos je bij de installatie van Libra (Server-versie) voor de Netwerk- en Coördinatorversie dan werd Inno Setup mee op je computer geplaatst. Kijk onder START, PROGRAMMA’S, INNO SETUP. Latere versies van dit pakket zijn te downloaden van het net, bijv. op de website: http://www.jrsoftware.org/ Of http://www.jordanr.cjb.net/ Standaard is het Engelse software, maar er is een Nederlandse module verkrijgbaar Dutch.isl. (Op de Inno Setup-website te vinden onder “Translations”.) Dit isl-bestandje moet het Engelstalige Default.isl vervangen. Hernoem dus Default.isl in bijv. Engels.isl en wijzig daarna de naam van Dutch.isl in Default.isl.

Schermafdrukken

41

Wij deden dit al voor jou en plaatsten Default.isl eveneens in de Inno Setup-map op je PC. Maak je hiermee installatiediskettes aan dan krijg je Nederlandstalige mededelingen. Stap 2: Plaats alle installatiebestanden in een map Maak een aparte map aan. Bijvoorbeeld C:\Libra\Setup\Input (gebeurde al bij de ‘server’installatie) Plaats vervolgens alle nodige bestanden in je aparte map, bijv. C:\Libra\Setup\Input (ook dat werd bij de serverinstallatie normaal reeds in orde gebracht): Libra.xla, Libra.xls, Data.xls, Rapporten.xls, Clipboard.xls, libra.ico, HLD Leerkracht.doc, libra.bmp, readme.txt en libra.iss. Controleer of deze bestanden (behalve Libra.xla) niet op ‘read-only’ staan. Wanneer je deze van de Libra CD kopieerde staan ze standaard op ‘read-only’. Klik rechts op een bestand, kies EIGENSCHAPPEN en kijk op het tabblad ALGEMEEN naar de kenmerken. (Na een serverinstallatie moet dit in orde zijn.) Open in de setup compiler het bestand LIBRA LEERKRACHTEN.ISS. Stap 3: Een script aanmaken De basis voor de aanmaak van een automatisch Setupbestand zit in het schrijven van een script: het bestand LIBRA LEERKRACHTEN.ISS. Dit bestandje is te vinden in de map C:\Libra\Setup. Voorbeeld van een Iss-bestand voor Libra: ; Installatie-wizard voor Leerkrachtendiskette of cd [Setup] ;DiskSpanning=1 ;Omwille van InstallPC.htm met afbeeldingen een kleinere DiskSize instellen ;Normaal: DiskSize=1457664 DiskSize=1350000 AppName=Libra 3.29 AppVerName=Libra 3.29 OutputBaseFilename=Setup AppVersion=3.29 AppPublisher=Jos Vens - Walter De Raedt AppPublisherURL=http://start.at/libra AppSupportURL=http://start.at/libra AppUpdatesURL=http://start.at/libra AppCopyright=Copyright (c) 2002 Abacus DefaultDirName={sd}\LibraData DefaultGroupName=Libra WizardImageFile=Input\libra.bmp CreateUninstallRegKey=yes [Messages] BeveledLabel=Abacus [Files] Source: "Input\vbe6ext.olb"; DestDir: "{pf}\Common Files\Microsoft Shared\Vba\Vba6"; CopyMode: normal Source: "Input\Libra.xla"; DestDir: "{pf}\Libra"; CopyMode: alwaysoverwrite; Attribs: readonly; Flags: overwritereadonly Source: "Input\Nieuwe klas.xls"; DestDir: "{pf}\Libra"; CopyMode: normal Source: Source: Source: Source: Source: Source:

"Input\Libra_Process.xls"; DestDir: "{pf}\Libra"; CopyMode: normal "Input\Libra_Uninstall.xls"; DestDir: "{pf}\Libra"; CopyMode: normal "Input\Data.xls"; DestDir: "{pf}\Libra"; CopyMode: normal "Input\Analyse.xls"; DestDir: "{pf}\Libra"; CopyMode: normal "Input\Clipboard.xls"; DestDir: "{pf}\Libra"; CopyMode: alwaysoverwrite "Input\Werkbalk.xls"; DestDir: "{pf}\Libra"; CopyMode: alwaysoverwrite

Source: "Input\Libra.ico"; DestDir: "{pf}\Libra"; CopyMode: normal; Attribs: hidden system Source: "Input\printerdriver.htm"; DestDir: "{pf}\Libra"; CopyMode: normal Source: "Input\Readme.txt"; DestDir: "{pf}\Libra"; CopyMode: normal [Icons] Name: "{group}\Nieuwe klas"; Filename: "{pf}\Libra\Nieuwe klas.xls"; Comment: "Een leeg puntenboek aanmaken"; IconFilename: "{pf}\Libra\libra.ico" [Run] ;Delen van de map LibraData eerst wissen voor de zekerheid en daarna inschakelen Filename: {%COMSPEC}; Parameters: /C NET SHARE LibraData /DELETE /y; WorkingDir:{app}; Flags: runminimized Filename: {%COMSPEC}; Parameters: "/C NET SHARE LibraData=""{app}"" /UNLIMITED /y"; WorkingDir: {app}; Flags: runminimized ;Delen van de map Libra eerst wissen voor de zekerheid en daarna inschakelen

Schermafdrukken

42

Filename: {%COMSPEC}; Parameters: /C NET SHARE Libra /DELETE /y; WorkingDir:{pf}\Libra; Flags: runminimized Filename: {%COMSPEC}; Parameters: "/C NET SHARE Libra=""{pf}\Libra"" /UNLIMITED /y"; WorkingDir: {app}; Flags: runminimized Filename: "{pf}\Libra\Readme.txt"; Flags: shellexec skipifdoesntexist postinstall skipifsilent [UninstallRun] Filename: "{pf}\Libra\Libra_Uninstall.xls"; Flags: shellexec [UninstallDelete] Type: filesandordirs; Name: "{pf}\Libra" Type: filesandordirs; Name: "{app}\Setup" Type: filesandordirs; Name: "{app}\Transfer"

Pas in de code manueel het versienummer van Libra aan op de volgende lijnen: AppName=Libra 3.29 AppVerName=Libra 3.29 AppVersion=3.29

De bovenste codelijnen bepalen of je een automatische opdeling klaar voor diskettes wil of alles in één bestand (voor een cd). Voor diskettes moet DiskSpanning en DiskSize aan staan. Dus geen ; voor de programmaregel. Zet je alles op cd-rom, dan zet je diskspanning af (; voor de regel). ;DiskSpanning=1 ;Omwille van InstallPC.htm met afbeeldingen een kleinere DiskSize instellen ;Normaal: DiskSize=1457664 DiskSize=1350000

Stap 4: Het script laten lopen en het installatiebestand aanmaken. Sla je aanpassingen op via de disketteknop.

Druk op de knop met het groene pijltje om te compileren én de setup even op te starten. Indien je na compilatie geen foutmeldingen krijgt maar een opstartscherm van de installatie is je setup-bestand goed gegenereerd. Het resultaat staat dan in de map Libra\Setup\Output. Stap 5: De bestanden op een diskette of cd-rom plaatsen In de Outputmap Libra\Setup\Output vind je het bestand SETUP.EXE indien je niet met DiskSpanning werkte (voor cd-rom), anders staan er SETUP.EXE en SETUP-1.BIN voor op diskette 1 en SETUP-2.BIN voor de een 2 diskette. Plaats op de diskette of cd-rom eveneens de map installpagina PC van de map Libra\Setup\Output. Daarin zit een html-bestand met installatierichtlijnen voor de leerkrachten. Je kunt ook een diskette aanmaken met de handleiding. In de Help-map op de Libra CD vind je daarvoor een help.iss bestand. Of enkele lijnen in het bestand Libra Leerkrachten.iss niet meer op commentaar zetten. De handleiding is erg omvangrijk een cd-rom is dus meer aangewezen dan diskettes. In de map Libra (indien je dit mee installeerde bij de serverinstallatie) (of op de Libra CD in de map Etiket) vind je een voorbeeldbestand met etiketten om op bijv. de leerkrachtendiskettes te kleven. Voor Mac Met behulp van het sharewarepakket Aladdin Installermaker kun je een setupbestand aanmaken dat alle bestanden van Libra bevat, gecomprimeerd is en voor een automatische installatie kan zorgen. Het pakketje wordt meegeleverd met de coördinatorversie van Libra. Latere versies van dit pakket zijn te downloaden van het net, bijv. op de website: http://www.aladdinsys.com Je vindt daar tevens StuffIt, een compressiegereedschap. Ook Compact Pro (Bill Goodman) pakt bestanden in zoals WinZip. Wijzig je gedurende het schooljaar de rapportlay-out in Rapporten.xls dan zal je ook de leerkrachten die thuis rapporten drukken daarvan een versie moeten meegeven. Plaatste je een Volledige installatie op je server dan vind je de snelkoppeling ANALYSE UPGRADE in de Libramenu via START " PROGRAMMA’S " LIBRA. Klik op de Compile-knop om een aangepast installatiebestand te bekomen. Kijk daarvoor in de Output map. Plaats dit op diskette en geef het mee aan je leerkrachten.

Schermafdrukken

43

CC Leerkrachtendiskettes of cd aanmaken voor campussen Het aanmaken van leerkrachtendiskettes of cd is relatief eenvoudig. Je hebt een map op de server C:\Libra\Setup. In die map zit een map Input en een map Output. In dit voorbeeld werken we met de campussen AL, KS en TV. De map Input: hierin moeten alle ingrediënten gestoken worden om een diskette samen te stellen. • Maak een submap AL, KS en TV en kopieer daarin telkens de corresponderende data.xls (C:\Libra\Data\0304\AL\ of TV\ of KS\Data.xls) en een kopie van Libra.xls • Steek in deze map de meest recente versie van de datafile en Libra.xla • ga 1 niveau hoger naar C:\Libra\Setup en dubbelklik op Libra Leerkrachten.iss. Klik op het knopje compile • in de map Output komt nu naargelang de instelling 1 of 3 bestanden. De map Output: hierin komt de setup voor de leerkrachten. De setup is te groot voor 1 diskette, dus moet die opgesplitst worden (momenteel 2 diskettes) • Kopieer Setup.exe en Setup-1.bin op de eerste diskette, Setup-2.bin op de tweede (als er nog setup-x.bin's zijn resp. op volgende diskettes) • Als je slechts één bestand setup.exe wil moet je bij de aanmaak DISKSPANNING op commentaar zetten door een ; voor te plaatsen (lijn wordt groen). Setup maken (doe jij op school) • Dubbelklik op Libra Leerkrachten.iss en inno setup opent zich automatisch. Klik op het knopje compile. De setup wordt nu aangemaakt. Mogelijk treden nog fouten op bij het uitvoeren van de setup. Dan zijn er mogelijk bestanden vergeten in de Input-map. Leerkrachten thuis • Zorg ervoor dat een printer is geïnstalleerd en dat Excel 2000 minstens is geïnstalleerd • Voor de installatie steek je de eerste diskette in de computer en start de Setup op. Er wordt automatisch gevraagd naar volgende diskettes. Je kunt dat uittesten op school op een toestel waar geen Libra op staat. • Nieuwe puntenboekjes maak je aan via het START-MENU,PROGRAMMA'S,LIBRA. PS het consequent wijzigen van de codes AL, KS en TV is mogelijk om de mappen en snelkoppelingen te benoemen volgens jouw campussen.

Schermafdrukken

44

Doorgemailde punten inlezen Leerkrachten die thuis werken kunnen hun punten het gemakkelijkste naar school doorsturen per mail. Verloopt de export via een diskette, cd of usb-stick dan moet de leerkracht in kwestie zelf voor de import op school zorgen. Tenzij er een afspraak is met een secretariaat of Libra-verantwoordelijke die dit wil doen. Per mail doorgezonden punten kunnen met behulp van het programma Libra ImportMail automatisch in de respectievelijke puntenboeken geïmporteerd worden.

Bestaande puntenboeken DD Administratorwachtwoord Als coördinator/administrator kan het nodig zijn toegang te hebben tot de punten van alle vakken of snel de parameters te kunnen aanpassen. Het administratorwachtwoord geeft je deze rechten. Zo kun je via dit wachtwoord bij de login voor gelijk welk vak inloggen. Ken je het administratorwachtwoord niet bij de eerste opstart van Libra, zend dan een mail naar Abacus om dit aan te vragen. Een tweede mogelijkheid is iets omslachtiger maar verschaft je eveneens toegang: Vul in het opstartscherm onder Naam “Administrator” in en geef je wachtwoord in. (De eerste maal moet je dit wachtwoord bevestigen.) Libra opent nu geen puntentabblad, je ziet enkel een startscherm. Via de menuitems BEHEER en VAKKEN kun je wel verder. Om met je administratorwachtwoord een vak te openen kies je het vak via het menuitem VAKKEN. Je krijgt een inlogscherm waarin de naam van de vakleerkracht staat, maar je kunt met je administratorwachtwoord inloggen. Bewaar je wachtwoord nooit op programmeerbare toetsen, of op een briefje onder het toetsenbord, maar wel op een briefje in een verzegelde enveloppe die door de directie overste wordt bewaard of achter slot en grendel zit. Bewaar het wachtwoord, telkens wanneer het toch moet worden neergeschreven, op een veilige plaats. Een goed paswoord is goud waard. Wil je jouw wachtwoord of dat van een leerkracht op z’n degelijkheid testen gebruik dan deze (Engelstalige) webpagina: www.securitystats.com/tools/password.php

Een nieuw schooljaar Wat moet er aangepast worden aan Libra bij de start van een nieuw schooljaar? De schooljaarnotatie - bijvoorbeeld 2002-2003 – komt voor in volgende bestanden: Data.xls, Parameters.xls en in de batch-bestanden van Geplande Taken. Uiteraard moet er in Data nog meer ingevoegd worden dan enkel de nieuwe kalendergegevens, lees daarover de aparte rubriek over het Data-bestand (zie pagina 12). Ga bij Parameters.xls als volgt tewerk: Bij een eerste installatie: Installeer Libra en open Parameters (zie pagina 12). Wijzig het schooljaar hier en in Data.xls. Nieuw aangemaakte klassen zullen dan het correcte schooljaar bevatten. Raadpleeg voor het aanpassen van de batch-bestanden bij Geplande Taken de rubriek hieronder.

Schermafdrukken

45

Back-up automatiseren Een goede back-up is goud waard, want Murphy waakt! Een virusbesmetting of een crash van de harde schijf kan een berg werk veroorzaken. In een netwerk beschik je over de mogelijkheden om een kopie van de puntenboeken elders onder te brengen. Wij werken als volgt. In ons schoolnetwerk staan twee domeincontrollers, één voor het secretariaat, één voor de leerlingen. De harde schijven zijn gepartitioneerd voor deeltaken. Partities op beide toestellen hebben eigen restricties wat de toegang (beveiliging) betreft. Zo kunnen leerlingen niet overal aan. Via de functie Geplande taken laten we ’s avonds een automatische kopie maken op de andere server. 82 % van de bedrijven zijn niet voorbereid op een computersysteemcrash. Kun jij meer dan enkel brandjes blussen?

Stappenplan: Maak een batch-file (kopieer bijvoorbeeld autoexec.bat en pas het aan door er rechts op te klikken en Bewerken te kiezen) met de volgende inhoud: copy \\server\data\Libra\0203\*.* \\backupserver\data\Libra\0203\maandag

Doe dit eveneens voor de andere dagen van de week. Kies START – PROGRAMMA’S – BUREAU-ACCESSOIRES – SYSTEEMWERKSET – GEPLANDE TAKEN. Dubbelklik op EEN GEPLANDE TAAK TOEVOEGEN. Klik op VOLGENDE Kies BLADEREN Ga naar de locatie bv. \\Server\data\Libra\Backup\dinsdag.bat Klik op OPENEN. Deze taak uitvoeren: W EKELIJKS Kies VOLGENDE Vul aan zoals in dit voorbeeld:

Klik op VOLGENDE Laat de gebruikersnaam onaangeroerd en vul tweemaal je administrator-wachtwoord in. Via GEAVANCEERDE EIGENSCHAPPEN kun je de ingegeven parameters bekijken en/of wijzigen. Kies VOLTOOIEN. Nadat je dit voor alle dagen van de week deed krijg je deze taken:

Coördinatorwerk

46

We stelden vast dat je via Geplande taken geen gegevens kan backuppen NAAR het toestel waarop je Geplande taken draait. Je kan enkel VAN dat toestel naar een andere computer schrijven. Dus Geplande taken instellen op de computer waar Libra staat! Via een Libra Serverinstallatie wordt de aanzet daartoe gegeven!

Jaarlijkse Backup Neem jaarlijks een veiligheidskopie van alle puntenboekjes voor latere raadpleging. Wij schrijven deze backup op een cd inclusief de bestanden Libra.xla van dat moment én de datafile data.xls. Noteer ook het administratorwachtwoord op de cd, of beter nog in een tekst-bestand op de cd.

Als één van je studenten zich verwondt, dan heb je in de meeste gevallen wel een pleister bij de hand. Een snelle, eenvoudige en goedkope oplossing bij een ongelukje. Voor je computernetwerk liggen dit soort lapmiddeltjes wat minder gemakkelijk voor de hand. Terwijl je netwerk wel dagelijks blootstaat aan bedreigingen, niet alleen van buiten je school maar ook intern. De gevolgen zijn vaak ingrijpend, zowel qua tijd als qua kosten.

Coördinatorwerk

47

Een logfile bijhouden Treden er voor jou onverklaarbare problemen op met Libra? Of wil je nagaan hoe jouw collega’s met Libra omgaan? De logfile kan hiervoor een oplossing bieden. In Parameters tref je op het tabblad Puntenboek de keuze LOGFILE BIJHOUDEN aan. Van volgende handelingen wordt er dan nota gehouden: -

Gebruik van alle knoppen van de werkbalk

-

Inloggen en uitloggen

-

Veranderen van vak binnen een klas

Alle interne foutmeldingen worden geregistreerd. (dat wil niet zeggen dat het programma daarna verkeerd loopt! Dikwijls is een Excel-fout opgevangen in Libra.) De lognotities komen terecht in de Log-map van Libra. Standaard C:\Libra\Log\Schooljaarmap (bijv. 0405). Het is nog wel aangewezen om de eigenschappen van die map even in te stellen. Kies in de menubalk Beeld en zet dit op Details. Klik vervolgens rechts op de detailbalk, daar kies je MÉÉR…. Je krijgt nu onderstaand dialoogvenster: Vink de items aan zoals hier weergegeven. -

Detail Naam Gemaakt op Auteur Titel

Omschrijving

moment van de handeling bevat de Windowsgebruiker Versie van Libra.xls en Libra.xla indien ze verschillen. Onderwerp Libragebruiker, campus + vak Opmerkingen bevat de computernaam

Dubbelklik op een logfile om deze te openen. Je krijgt een leeg scherm! Kies in het menu Venster " ZICHTBAAR MAKEN… . Kies de logfile en klik op OK.

Schermafdrukken

48

Je krijgt onderstaande informatie:

Kolom A B C

Omschrijving Tijd Procedure Boodschap

Schermafdrukken

Tijdstip van de handeling De doorlopen procedure van Libra Specificaties van de procedure

49

Schermafdrukken

50

Samenvattingen De basis van het deliberatieformulier is een samenvatting (een reeks totalen van de punten van een vak), die Libra automatisch maakt bij het verlaten van het puntenboek van een vak. Om te voorkomen dat rapportcijfers van reeds afgedrukte rapporten nog wijzigen op latere rapportafdrukken worden deze cijfers ‘bevroren’ als de rapportdatum verstreken is. Dit is vooral belangrijk bij een rapport-lay-out die additief is, d.w.z. waarbij elk volgend maandrapport naast het vorige gedrukt wordt (zie voorbeeld hiernaast). Ouders vinden het immers erg verwarrend wanneer op een nieuwe afdruk vroegere rapportcijfers wijzigden. Dit ‘bevriezen’ gebeurt met behulp van het opslaan van een zogenaamde samenvatting van de cijfers. Wil je achteraf toch een rapportcijfer wijzigen dan moet die samenvatting vernieuwd worden. Leerkrachten kunnen dit voor hun eigen vak doen voor alle leerlingen of voor één leerling. Als coördinator kun je samenvattingen genereren voor één klas of voor meerdere. Ook bij het bijvoorbeeld exporteren van alle punten van alle klassen, de aanmaak van nieuwe puntenboeken en vervolgens het opnieuw importeren van de punten kan het nodig zijn opnieuw een samenvatting te maken. Log daarvoor in als administrator in de betreffende klas en kies in het menu PUNTENBOEK " BEHEER " SAMENVATTING (BIJWERKEN) of (OVERSCHRIJVEN). Moet je meerdere klassen bewerken maak dan gebruik van Libra Process.xls. De functie Bijwerken vult de hiaten in de samenvatting, bestaande cijfers blijven ongewijzigd, ontbrekende cijfers worden aangevuld. Bijvoorbeeld te gebruiken om de cijfers van een afwezige leerling bij te werken. De functie Overschrijven maakt volledig nieuwe samenvattingen. Specifieke oplossingen daaromtrent vind je in de rubriek FAQ. Maak je gebruik van een rapport-lay-out met voor elk maandrapport een afzonderlijk blad dan spelen deze samenvattingen minder een rol. Je kunt dan Libra instellen op SAMENVATTING STEEDS BIJWERKEN. Doe dit bij voorkeur alvorens alle puntenboeken te genereren. Log daarvoor in als administrator in de betreffende klas en kies in het menu PUNTENBOEK " BEHEER " SAMENVATTING STEEDS BIJWERKEN.

Schermafdrukken

51

Een proces toepassen op een reeks puntenboeken Libra Process.xls is een gereedschap dat je vervelende en tijdrovende taken uit handen kan nemen. Alle puntenboeken updaten, alle punten exporteren uit een reeks puntenboeken, samenvattingen genereren,… in plaats van manueel bestand per bestand af te handelen laat je Libra Process het werk doen.

Als je op de labels PROCEDURE en KLASSEN klikt kun je het juiste pad naar het bestand Libra.xla en de Puntenboeken ingeven. Kies een PROCEDURE in de lijst uit het bovenste selectievak. Duid je in het selectievak KLASSEN niets aan dan worden alle klassen afgewerkt. Je kunt ook een selectie maken door te klikken op klassen (desgevallend samen met de Ctrl- of Shifttoets) en dan worden enkel die klassen behandeld.

De procedure-naam in het volgende vakje is bewerkbare tekst omdat je soms een variabele parameter (steeds tussen haakjes) kan meegeven Bijvoorbeeld UPDATE levert Proc_Update die je zo kan draaien (volledige update) of met een parameter bijv. Proc_Update (312) die enkel update 3.12 oplevert. In de toekomst kun je er ook eigen procedures mee draaien A Een fout in de datafile oplossen met Libra Process Stel je, nadat je Libra reeds een tijd gebruikt, een fout vast in de datafile dan is het een karwei om nieuwe puntenboeken aan te maken. In de reeds bestaande, foutieve puntenboeken zitten immers punten die je wil behouden. Je kunt evenwel van elk puntenboek de punten van alle vakken exporteren. Vervolgens Coördinatorwerk

52

pas je de datafile aan om daarmee een nieuw puntenboek aan te maken. Tenslotte moeten dan de punten geïmporteerd worden. Voor één klas is dit de snelste methode, moet je dit voor meer klassen uitvoeren gebruik dan Libra Process als volgt: 1. Via START " PROGRAMMA’S " LIBRA " LIBRA PROCESS start je deze module op. 2. Zorg dat, zoals hierboven beschreven staat, de paden correct zijn. 3. Kies als EXPORTEREN.

procedure

ALLES

4. Voor alle veiligheid is het verstandig een backup te voorzien. Mogelijk koos je daarvoor bij de installatie, toch is het raadzaam een kopie van de puntenboeken even in een andere map te plaatsen. 5. Maak de datafile in orde. Start daarvoor Libra op en login als administrator of secretariaat. Kies in het menu LIBRA " DATA " OPEN DATAFILE. Doe de nodige aanpassingen. Kies dan in het menu Data voor BEWAAR en SLUIT DATAFILE. 6. Start het bestand Nieuwe klas.xls op. Login als Administrator met het wachtwoord “alleklassen” (kleine letters, geen spaties!). Voor alle klassen worden nu nieuwe puntenboeken aangemaakt, automatisch worden de oude in de schooljaarmap (bijv. 0203) in de map LibraData overschreven. 7. Start Libra Process opnieuw op en kies als procedure ALLES IMPORTEREN. 8. Open een klas als controle of de aanpassingen van de datafile correct werden doorgevoerd én of de punten op juiste wijze werden geïmporteerd. Is er nog een fout kijk dan even na of de datafile wel effectief juist is. Blijkt alles in orde te zijn dan kun je de backupmap verwijderen.

Coördinatorwerk

53

ONDERSTEUNING

Upgrade

54

Schermafdrukken

55

Schermafdrukken

56

Hoe een upgrade van LIBRA uitvoeren? Aan Libra werd ontelbare uren gewerkt. Het werd uitvoerig getest en door velen bekeken. Toch is een programma nooit feilloos en ‘alles kan beter’. Wordt er een ‘bug’ gevonden, of kan er iets functioneler dan zal er een upgrade (update) beschikbaar gesteld worden. Aan het versienummer is duidelijk wat de meest recente versie is. Het versienummer kun je op het inlogvenster (bij opstart) linksboven aflezen, of op elk rapport rechts onder de opmerkingenkolom. Vervang dan de huidige bestanden door de nieuwere bestanden zoals hieronder beschreven. In de Handleiding Leerkracht bij het hoofdstuk FAQ (Veelgestelde vragen) vind je meer info over Live Update om automatische upgrades te laten uitvoeren! Dit kan zowel voor programmabestanden als voor de schoolspecifieke datafile! Locatie van de bestanden: Bij gebruik van een netwerkserver: Opmerkingen: # De naam van je eigen server (of het IP-adres van de server) moet op de plaats komen van het rode woordje server in onderstaande opsomming. # De schooljaarmap, hieronder in het groen weergegeven, is uiteraard elk jaar anders. # De Campusmap is standaard SCHOOL maar beter is een schoolafkorting te hanteren bijvoorbeeld MSI. Pad \\server\Libra\Libra.xls \\server\Libra\Programma\Libra.xla \\server\Libra\Rapporten.xls \\server\Libra\Data\0304\Campus\Data.xls \\server\Libra\Punten\0304\Campus\ \\server\Libra\Programma\Libra Process.xls

Omschrijving Hiermee start je Libra op. De programmacode De rapportenmodule mét je schoolgebonden lay-out. De gegevens van jouw school Hier staan de puntenboeken van het lopende schooljaar Om op alle puntenboeken bepaalde procedures te kunnen uitvoeren. P.S. Libra is een gedeelde map (onder de naam Libra). Bij een lokale installatie: Opmerkingen: # De naam van je eigen station moet op de plaats komen van de rode letter C in onderstaande opsomming. Standaard wordt Libra op het C-station geïnstalleerd, maar je kan ook een andere locatie kiezen bij de installatie. # De schooljaarmap, hieronder in het groen weergegeven, is uiteraard elk jaar anders. # De Campusmap is standaard SCHOOL maar beter is een schoolafkorting te hanteren bijvoorbeeld MSI. Pad C:\Libra\Libra.xls C:\Libra\Programma\Libra.xla C:\Libra\Rapporten.xls C:\Libra\Data\0304\Campus\Data.xls C:\Libra\Punten\0304\Campus\ C:\Libra\Programma\Libra Process.xls

Omschrijving Hiermee start je Libra op. De programmacode De rapportenmodule mét je schoolgebonden lay-out. De gegevens van jouw school Hier staan de puntenboeken van het lopende schooljaar Om op alle puntenboeken bepaalde procedures te kunnen uitvoeren.

Let op (enkel Windows 2000 en lager): Wanneer een bestand vanaf een cd-rom gekopieerd wordt, staat dit automatisch op ‘alleen lezen’, je moet dan manueel dit kenmerk afzetten. Doe dit via Eigenschappen (zie hoger). Vanaf een diskette of e-mail is er geen probleem. Stappenplan: 1. Maak een kopie van Libra.xla en noem dit bestand Libra oud. 2. Maak een map ‘oude punten’ en plaats daarin een kopie van je puntenboeken.

Upgrade

57

3. Installeer zoals hieronder aangegeven: PC Installeer de diskette met de nieuwe versie zoals beschreven in het hoofdstuk Installatie. Wat gebeurt er? •

Nieuwe Libra.xla wordt in Libra\Programma geplaatst en Alleen-lezen gemaakt.

Macintosh Kies in de Libra Installer van de nieuwe versie voor Aangepaste installatie en Update. Zie ook in het hoofdstuk installatie voor de werkwijze.

Standaard kies je voor Update zodat alle aangevinkte bestanden worden geïnstalleerd. Je hebt eveneens de mogelijkheid zelf bepaalde bestanden te selecteren.

Upgrade

58

Upgrade

59

REKENEN

Berekeningen

60

Schermafdrukken

61

Hoe verlopen de berekeningen in LIBRA? 1. Voer je de leerlingenresultaten van een "toets" in dan zal Libra allereerst controleren of je ook het te behalen maximum invoerde. Gebeurde dit nog niet dan vraagt een dialoogbox naar dit getal. Daarna wordt automatisch reeds een eindtotaal (rapportcijfer) berekend. Dit verloopt als volgt. 2. Eerst controleert Libra of de betreffende leerling wel aan deze "toets" deelnam, m.a.w. staat er een streepje dan wordt deze toets voor die leerling genegeerd. Wordt een quotatie aangetroffen dan wordt het maximum te behalen punten voor die "toets" opgeteld bij het algemeen maximum van die leerling voor dat rapport. 3. De punten worden vermenigvuldigd met het opgegeven gewicht alvorens de som wordt gemaakt van alle toetsresultaten. Ook de maxima worden telkens met hun respectievelijk gewicht vermenigvuldigd alvorens een totaal maximum per leerling te maken. Standaard staat het gewicht op 1. 4. Nu wordt het eindresultaat (rapportcijfer) berekend uit de volgende breuk: som van de resultaten = x, y ' max imum van de leerling ' 5. De 'fractie' van het getal x,y wordt dan afgerond volgens de instellingen op het tabblad Parameters: x ↓ Int

Berekeningen

,

y ↓ Frac

62

Schematisch:

Berekeningen

63

Berekening van het Dagelijks Werk en Proefwerken Omdat er bij de quotatie van Dagelijks Werk en Proefwerken normaal met procenten wordt gewerkt vervalt hier de afronding van de 'fractie' van het eindresultaat. Daarom staan op dit tabblad (P1, P2, …) in de kolommen van de rapporten géén afgeronde cijfers terwijl dit op de rapport-tabbladen (R1,R2,…) wél het geval is. Dagelijks Werk De punten Dagelijks Werk worden gegroepeerd per periode. Het periodetotaal is dus geen optelling van de rapporttotalen maar een volledige herberekening. Er gebeurt dus intern géén afronding tot bij de afsluiting van de periode. Voorbeeld: Rapport Aantal toetsen Commentaar R1 3 Elke toets blijft voor zijn gewicht tellen dat ze heeft binnen de periode. R2 1 Dus in dit voorbeeld geldt toets nr 4 (R2) slechts mee voor 1/4 als de vier toetsen allemaal op eenzelfde maximum gequoteerd werden. Een rapport heeft dus geen afsluitwaarde, dit is een tussenevaluatie. Periodes daarentegen zijn afgeronde gehelen, daarin zitten toetsen, huistaken,…

Berekening van het eindtotaal Het eindresultaat van elk vak wordt verkregen door het cijfer van het DW te vermenigvuldigen met z’n puntenverhouding (Cfr. Parameters) en op te tellen bij het product van het PW-cijfer met deze puntenverhouding. Voorbeeld: Stel de puntenverhouding DW-PW is 40-60. De formule is dan ((cijfer DW x 40) + (cijfer PW x 60))/100 = eindresultaat van dat vak. Eindresultaat van elk vak = resultaat van elke PERIODE. Om het eindpercentage te berekenen wordt het eindresultaat van elk vak vermenigvuldigd met het aantal lesuren van dat vak (cfr. Vakken.xls). Al deze producten worden opgeteld en gedeeld door het totaal aantal lesuren. Jaartotaal= P1 + …. + P10 volgens hun gewicht.

Berekeningen

64

Berekening van het Jaartotaal, enkele voorbeelden Bij de berekening van het jaartotaal zijn er enkele veel voorkomende fouten. Bij de aanmaak van formules in Excel worden dikwijls enkele belangrijke zaken over het hoofd gezien: de gewichten van de periodes (trimester/semester) en de vakken (aantal lesuren). We gaan uit van enkele voorbeelden om de berekening duidelijk te maken. In de hieronder weergegeven voorbeelden tonen we aan dat Libra (gele balk) de correcte formules hanteert. Links tonen we de cijfers, rechts daarvan telkens een verklaring van de mogelijke berekeningswijzen.

Eerste voorbeeld: Voor de eenvoud nemen we slechts drie vakken maar we bouwen een probleem in. Tijdens het tweede trimester werd voor één vak geen proefwerk afgelegd. De quotaties staan op 100, het zijn dus procenten.

Tweede voorbeeld: Indien een PW niet is afgelegd en toch een jaartotaal berekend moet worden. In ons voorbeeld zijn er enkel quotaties voor het eerste en tweede trimester. Omdat er met een soort semestersysteem wordt gewerkt krijgt het tweede en derde trimester het periodegewicht 1,5, het eerste 1. In een normale situatie zijn alle DW- en PW-resultaten ingevuld zoals hieronder PW Totaal DW 1ste Trimester 50,0 100,0 80,0 2de Trimester 3de Trimester 80,0 80,0 80,0 Jaartotaal 68,0 88,0 80,0

Stel dat PW van het 1ste trimester niet wordt afgelegd, hoe groot is dan het jaartotaal?

Berekeningen

65

Eerste voorbeeld

Verklaring van enkele cijfers Zowel in teller als noemer wordt er rekening gehouden met de vakgewichten van elk vak.

In de teller wordt elke quotatie vermenigvuldigd met het vakgewicht. Noemer

1ste Trimester 2de Trimester 3de Trimester Jaartotaal

35 60 50

60 50 55 55

70 70 70 70

59 60 62 60,4

en niet

50

55

70

60

(( 35 x 2 )+( 60 x 4 )+( 70 x 4 ))x 100 = x 2 )+( 50 x 4 )+( 70 x 4 ))x 100 = (( (( 60 x 2 )+( 55 x 4 )+( 70 x 4 ))x 100 =

59000

=169000/2800 =600/10

(

+

48000 +

va kg ew ich va t kg ew ich t va kg ew ich t pro ce we ntu erg eel ev en res ult aa t

va kg ew ich t pro ce we ntu erg eel ev en res ult aa t

va kg ew ich t

va kg ew ich t

l To taa

Go ds d

ien st Ne de rla nd s Fra ns

Teller

62000

50 x 2 )+( 55 x 4 )+( 70 x 4 )

=

59000 48000 62000 169000

=

600

( 2 ( ( 2 1000

+ + + +

4+ 4+ 4+ 800

4 ) x 100 = 4 ) x 100 = 4 ) x 100 = + 1000 =

( 2+ 4+ 4)

=

1000 800 1000 2800 10

In dit laatste geval krijgen we een gewogen gemiddelde dat geen rekening houdt met de periodes waar geen examen werd afge Vakgewichten gewicht 1ste Trimester 2de Trimester 3de Trimester

Jaartotaal en niet

2

10 lesuren 4 4 40% 60% 100%

1 0 1,5

50,0 80,0 68,0

80,0 80,0

50,0 80,0 73,7 75,2

( 50 x

0,4 x

( 80 x ( ( 68 x

20 140

1 )+(

0x

0,4 x 1,5 )+( 80 x + / 190 ) 0,4 )+( 80 x

0,6 x

1)=

0,6 x 1,5 ) 120 x 100 0,6 )

= = = =

20 120 140 73,7 75,2

( 40 x

1 )+( 60 x

0) =

40

( 40 x 1,5 )+( 60 x 1,5 ) = + = 40 150

150 190

In dit laatste geval krijgen we niet gewogen resultaten. Er wordt enkel rekening gehouden met het gewicht van DW en PW, NIET met het trimestergewicht!

Berekeningen

66

Berekeningen

67

FAQ (Frequent Asked Questions)

FAQ

68

Schermafdrukken

69

Veelgestelde vragen

Er ontbreken één of meerdere tabbladen. Bijvoorbeeld R3 en R4 … onderaan het scherm zijn niet aanwezig. Hoe pas ik dit aan? Voer de procedure ‘display_allsheets’ als volgt uit:

1

o Klik op de knop START PROCEDURE in de Librawerkbalk. o Tik dan de instructie display_allsheets in.

de

Nu zal je die tabbladen wél terugvinden. De cel A3 zal leeg zijn terwijl die een vermelding zoals “2 Trimester” moet bevatten. Daarom worden deze tabbladen niet getoond. Voer de procedure ‘libra_unprotectpb’ uit. Enkel de bescherming van dit werkblad wordt nu opgeheven. Je kunt nu in de cel A3 het juiste label invoeren. Kies terug het vak waarbij dit probleem voorkwam via het menu VAK.

2 Ik wil de Toetshoofdingen T1, T2, enzovoort wijzigen kan dat? De Toets- of kolomhoofdingen T1, T2, V1, V2 en dergelijke zijn vrij te kiezen. Je kunt die dus rustig wijzigen in een voor jou handiger afkorting of benaming. In Parameters ( via de knop TOON PARAMETERS) vind je ze op het tabblad PUNTENBOEK onder de rubriek Labels. Hier kun je een andere waarde ingeven van maximaal 3 karakters (in feite afhankelijk van de kolombreedte).

Op het deliberatieformulier staan er voor mijn vak streepjes of nullen in plaats van cijfers. Nochtans zijn mijn punten correct ingevoerd. Kies in het menu PUNTENBOEK " SAMENVATTING " VOOR DIT VAK. Open daarna opnieuw het deliberatieformulier.

3

Wanneer voor een bepaald vak tijdens een periode geen proefwerken plaatsvinden en de eindquotatie dus op basis van de andere periodes moet gebeuren kan dat via Parameters ingegeven worden. Standaard gebeurt dat met de waarden 1,00 - 0 - 1,50, kan dat ook procentueel? In onderstaande figuur staan enkele voorbeelden. Standaard is de waarde 1,00. Maar je kunt kiezen op welke manier je werkt. Procentueel is dus ook mogelijk. Let dan wel op dat het totaal 100% is! Op de derde rij in het voorbeeld werd dus drie maal 33,333 ingegeven. In de voorlaatste rij gaven we niet 0,33 in maar de breuk 1/3. Excel noteert dat als 0,333333333333333. Breuken zijn dus eveneens mogelijk. Wil je in Excel ook effectief een breuk op het scherm zien dan moet je de celeigenschappen aanpassen. Log hiervoor in als administrator en kies in het menu PUNTENBOEK " BEHEER " HEF BESCHERMING OP. Ga in de cel staan waarin de breuk moet komen. Kies OPMAAK " CELEIGENSCHAPPEN " GETAL " BREUK " TYPE (MAXIMAAL ÉÉN OF TWEE CIJFERS). Op dezelfde manier kunnen ook toetsgewichten procentueel of in breukvorm ingegeven worden. 4

G1

FAQ

G2

G3

G10

Totaal RC1 RC2 RC3

RC10 Totaal

70

1,00 0,00 1,50 50,00 0,00 50,00 33,33 33,33 33,33 33,00 33,00 33,00 0,40 0,00 0,60 0,33 1/3 1/3 1,00 1,00 1,00

2,50 100,00 100,00 99,00 1,00 1,00 3,00

2 2 2 2 2 2 2

0 0 2 2 0 2 2

3 3 1 1 3 1 1

5 5 5 5 5 5 5

Ik wil Libra kunnen afsluiten zonder dat het bestand wordt opgeslagen. Zo kan ik bijvoorbeeld iets uitproberen. Hoe doe ik dit? Wil je een testsituatie toch tijdelijk bijhouden gebruik dan Opslaan als… uit het menu Bestand. Wanneer je het actuele puntenboek opslaat onder een andere naam wordt je oorspronkelijke puntenboek ongemoeid gelaten. Je slaat dus op onder een andere naam en bij het afsluiten van je puntenboek wordt deze nieuwe bestandsnaam gebruikt. Dit testbestand kun je later wissen. Je kunt ook gebruik maken van het item AUTOMATISCH BEWAREN PUNTENBOEK uit het menu BEHEER van PUNTENBOEK. Standaard zal dit aangevinkt staan, zodat bij het verlaten van Libra automatisch ook je puntenboek opgeslagen wordt. Wil je toevallig je puntenboek verlaten zonder het op te slaan zet dan even deze instelling af. Bij het opnieuw openen van het puntenboek zal AUTOMATISCH BEWAREN PUNTENBOEK terug aangevinkt zijn.

5

6 In het menu Vakken krijg ik een rare weergave. Wat kan de oorzaak daarvan zijn? Bestaat er bijvoorbeeld een vak "Nederlands & Ned. expressie" let dan op met de vaknotatie. In een menu wordt het &-teken standaard gebruikt om een sneltoets aan te geven. Gebruik je dus in het bestand Vakken.xls of op het tabblad Vakken vakbenamingen met dit &-teken dan krijg je 'rare' weergaven in het menu. Oplossing: gebruik het woordje en of een streepje i.p.v. het &-teken.

7 Hoe Standaarddeviatie toevoegen? De standaarddeviatie geeft aan in hoeverre waarden afwijken van het gemiddelde. Bij beoordeling van leerlingresultaten kan dat interessante informatie opleveren. Wanneer de standaarddeviatie een lage waarde heeft betekent dit dat er slechts een kleine afwijking is t.o.v. het gemiddelde. Alle leerlingen scoren dus ongeveer gelijk. Je toets werd in het algemeen gemakkelijk of moeilijk ervaren. Bekom je een hoge waarde als standaarddeviatie dan is er dus een grotere verscheidenheid in de behaalde scores. Meestal is dat een 'normaler' beeld. Er zijn altijd leerlingen die beter scoren dan anderen. Je toets test een breder spectrum van de leerstof. Syntax van deze functie: =STDEV(D5:D21) Je vindt hierover eveneens informatie in de Helpfunctie van Excel zelf. Plaats deze formule bijvoorbeeld in de onderste rij van je puntenboek. De omschrijving voor Toets 10 komt dan wel te vervallen, maar verder vormen er zich geen problemen. Het bereik van de functie (D5:D21) is afhankelijk van het aantal leerlingen. Het begint steeds bij cel 5, tel dus bij het leerlingenaantal 5 bij om de eindcel te kennen. De kolomletter is afhankelijk van het toetsnummer. De eerste toets is D.

8 Een leerkracht is zijn/haar wachtwoord vergeten. Hoe los ik dat op? Een wachtwoord is vakafhankelijk en dus ook afhankelijk van de klas. Met andere woorden voor elk vak in elke klas wordt een wachtwoord geregistreerd.

FAQ

71

Open de puntenboek van de respectievelijke klas. Login als Administrator met jouw administratorwachtwoord en open daarna het vak waarvan het wachtwoord vergeten is. Ga nu in het menu PUNTENBOEK " BEHEER en kies WIS W ACHTWOORD. Kies het vak van je collega via het menu Vak. Er wordt onmiddellijk een wachtwoord gevraagd. Laat je collega tweemaal zijn/haar wachtwoord ingeven. Wil je het wachtwoord daarna nog wijzigen? Klik dan op de knop met het sleuteltje om het wachtwoord opnieuw in te stellen.

9 Meerdere leerkrachten voor eenzelfde vak. Het is mogelijk dat meerdere leerkrachten samen eenzelfde vak geven. Zo wordt bijvoorbeeld het vak Lichamelijke Opvoeding op sommige scholen gegeven door een mannelijke leerkracht aan de jongens en een vrouwelijke leerkracht voor de meisjes. In de datafile kun je meerdere leerkrachten ingeven voor eenzelfde vak. Iedere leerkracht heeft een eigen wachtwoord maar de punten worden op eenzelfde puntenblad samengevoegd. Is er een interimaris voor een vak dan is dit ook een goede methode om het wachtwoord-probleem op te lossen. Voeg de naam van de interimaris toe in de datafile voor dit specifieke vak. Zowel de titularis van het vak als de interimaris hebben een eigen wachtwoord waardoor ze toegang hebben tot het puntenboek. Gebruik de functie HERSTEL INSTELLINGEN om de gegevens van een bestaand puntenboek aan te passen!

FAQ

72

BIJLAGEN

Excel-basis

74

BIJLAGE 1:

Hulp op afstand

De recente besturingssystemen van Microsoft beschikken over een functie die kan helpen bij het oplossen van problemen van collega’s thuis. Maakte je Libra klaar voor thuisgebruik door je collega’s en hebben ze een probleem dat je moeilijk kan oplossen zonder hun computer onder ogen te krijgen, dan kan deze functie soelaas bieden. In de Help-functie kun je volgende informatie lezen over deze functie:

Ook de volgende website kan je verder helpen (in het Engels): http://windows.microsoft.com/RemoteAssistance/RA.asp Grosso modo functioneert HULP OP AFSTAND als volgt: 1. de Libra-gebruiker met een probleem start de functie HULP OP AFSTAND op: START, ALLE PROGRAMMA’S, HULP OP AFSTAND. Staat er geen snelkoppeling kies dan HELP EN ONDERSTEUNING en zoek naar “Hulp op afstand”. Welk programma wordt er gestart? "%SYSTEMROOT%\system32\rcimlby.exe -LaunchRA

2. de Libra-gebruiker klikt op 3. vult het e-mailadres in van de Libra-coördinator van de school en nodigt deze persoon uit 4. best wordt een omschrijving van het probleem opgegeven. Klikken op DOORGAAN. Afhankelijk van het moment wordt een tijdspanne ingegeven van meerdere uren waarop de Libra-coördinator kan reageren en desgevallend wordt een wachtwoord gekozen. Via UITNODIGING VERSTUREN wordt een e-mail verzonden. (Uiteraard moet er dus een internetverbinding voor handen zijn en een e-mailprogramma functioneren.) 5. de Libra-coördinator ontvangt een e-mail met volgende bijlage: Door deze bijlage op te starten kun je als Libra-coördinator connectie maken met de computer waar je hulp moet bieden. 6. de gebruiker krijgt een bericht dat jij wil helpen. Wordt er bevestigd dan zal zowel op jouw computer als deze van de gebruiker een programma gestart worden met chat-mogelijkheid en het beeld van het bureaublad op afstand. Schermafdrukken

75

7. met de knop CONTROLE OVERNEMEN (TAKE CONTROL) kun je als Libra-coördinator de controle over de computer op afstand overnemen als de gebruiker je toestemming geeft. Met de ESC-toets kun jij of de gebruiker die controle weer uitschakelen. Zo kun je snel allerlei problemen oplossen. Als Libra-coördinator krijg je volgend beeld:

Je kunt eenvoudig chatten maar beschik je over een microfoon en luidsprekers dan kun je zelfs met elkaar praten (knop SPREKEN). Je zou zelfs een webcam kunnen aankoppelen. Merk op dat je ook bestanden kunt verzenden. Heeft de Libra-gebruiker bijvoorbeeld een puntenboek open staan dan kun jij als Libra-coördinator zelfs punten intikken en dergelijke! Een complete Libra-bediening op afstand! Je kunt natuurlijk ook zelf Libra opstarten op de computer van de Libra-gebruiker als deze je controle over het toestel verschaft. Don’t kill the messenger Wat veel mensen niet weten is dat de standaard messenger in Windows XP nodig is om Hulp op afstand in te kunnen schakelen. Schakel Windows-messenger desgevallend dus eerst opnieuw in.

Schermafdrukken

76

Schermafdrukken

77

BIJLAGE 2:

Schoolspecifieke Help

12.2.1 Libra Import Mail Het programma Libra ImportMail.xls verzorgt het filteren van de Libramail in Outlook om het vervolgens in te lezen in de Libra-puntenboeken. Allereerst gaan we Outlook voorbereiden om te werken met Libra ImportMail. Kies EXTRA, MACRO, BEVEILIGING en plaats deze op GEMIDDELD. Je zult dan voortaan de vraag krijgen om macro’s al dan niet in te schakelen bij het gebruik van de Editor. Open de Visual Basic Editor als volgt:

Kies MACRO’S INSCHAKELEN indien je deze vraag moet beantwoorden. Kies BESTAND, BESTAND IMPORTEREN. In het dialoogvenster selecteer je de map C:\Libra\Programma waar je het bestand OLibra_Import.bas kiest. Klik op OPENEN. Dubbelklik in de Projectverkenner (bovenaan links) op MODULES. Dubbelklik op OLIBRA_IMPORT. Controleer het pad in het rechtervenster. Staat dat naar de juiste netwerklocatie van Libra?

Kies BESTAND, SLUITEN EN TERUGKEREN NAAR MICROSOFT OUTLOOK. Vervolgens plaatsen we een extra knop in de werkbalk om Libra ImportMail vlot te kunnen opstarten. Kies BEELD, W ERKBALKEN, AANPASSEN. Selecteer het Tabblad OPDRACHTEN. Bij Categorieën kies je MACRO’S. Onder Opdrachten zie je PROJECT1.LIBRA_IMPORT. Sleep dat met de muis naar de werkbalk. Klik in het dialoogvenster AANPASSEN op SELECTIE WIJZIGEN en klik vervolgens op KNOPVLAK WIJZIGEN maak een keuze uit de beschikbare pictogrammen. Kies nogmaals SELECTIE W IJZIGEN en selecteer STANDAARDSTIJL. Je knop is klaar voor gebruik klik op SLUITEN van het dialoogvenster AANPASSEN. Klik je nu op de nieuw aangemaakte knop dan wordt Libra ImportMail automatisch opgestart. Het inlezen van Libramail kan beginnen!

Schoolspecifiek

78

12.2.2 Inleveren punten Het doorgeven van jouw punten DW kan op verschillende manieren gebeuren. EE Op diskette Voerde je alles thuis in dan kun je via Exporteren je punten op een diskette plaatsen. Noteer op het etiket:

•

je naam en nummer open kastje

•

vak en klas

•

DW (maandrapporten) of PW (trimesterrapporten)

FF Per e-mail Noteer in de hoofding (dwz. bij Onderwerp) van je e-mail MXLibra GG Via het Netwerk Wil je op school punten invoeren dan staan daarvoor enkele PC's ter beschikking die op het administratienetwerk zijn aangesloten. HH Timing Je punten DW bezorg je zoals hierboven beschreven, ten laatste 2 dagen vooraleer de leerlingen van die klas met hun reeks proefwerken beginnen, aan het leerlingensecretariaat. Je punten PW bezorg je zoals hierboven beschreven, ten laatste 2 werkdagen na het afleggen van de proef, aan het leerlingensecretariaat.

Stiptheid bevordert collegialiteit en goede samenwerking.

Schoolspecifiek

79

12.2.3 Deliberaties Deliberatieformulier Attesten Oriënteringsattest A: De leerling is geslaagd en mag overgaan. Oriënteringsattest B: De leerling is geslaagd maar wordt voor bepaalde richtingen uitgesloten. Zij/hij kan naar het volgend jaar van een andere richting. Zij/hij kan ook beslissen om het jaar over te zitten. Oriënteringsattest C: De leerling is niet geslaagd. 1 Een geschreven advies Zowel bij een attest A, B als C kan de delibererende klassenraad een geschreven advies formuleren. Dit advies kan onder andere bevatten: •

raadgevingen inzake studie en werkmethodes;

•

concrete individuele suggesties om vastgestelde tekorten of zwakke punten weg te werken tegen de volgende proefwerken;

•

suggesties voor het verder zetten van de studies (bijvoorbeeld het al dan niet overzitten in dezelfde dan wel in een andere richting).

En advies van de delibererende klassenraad is niet bindend, maar geeft wel ernstige aanduidingen en wordt dan ook best opgevolgd. 2 Het vakantiewerk Bij de toekenning in de maand juni van een oriënteringsattest A of B, kan de delibererende klassenraad van oordeel zijn dat een leerling best een onderdeel van de leerstof van een of ander vak gedurende de vakantie nog zou uitdiepen of op peil houden. De leerling is dan geslaagd, kan overgaan met eventuele inachtneming van de uitgesloten richtingen (voor attest B), maar krijgt een vakantiewerk mee. Dit is een studiehulp, geen sanctie of straf, ook geen verkapte "waarschuwing" (zie punt 3). De leerkracht zal het vakantiewerk beoordelen. Deze quotering is een element voor de deliberatie in het volgend jaar. 3 De waarschuwing Als een leerling voor een bepaald vak een "waarschuwing" krijgt, wil dit zeggen dat zij/hij één jaar respijt heeft. Zij/hij gaat over naar het volgende leerjaar maar moet in de loop daarvan bewijzen dat zij/hij de achterstand opgehaald heeft; dit houdt ook in dat zij/hij op het einde van het jaar voor dit vak moet slagen. Slaagt zij/hij niet, dan krijgt zij/hij een attest C of eventueel een attest B. 4 De bijkomende proef Als de delibererende klassenraad vaststelt dat de leerling de doelstellingen van het leerjaar niet bereikt heeft, dan wordt het getuigschrift in juni geweigerd en/of attest C toegekend. Een bijkomende proef is een uitzonderlijk redmiddel, maar niet de normale afloop van een schooljaar. Deze bijkomende proef kan slechts toegestaan worden aan een leerling die een werkelijk lonende persoonlijke studie-inspanning kan leveren. Alleen de leerstofonderdelen waarin zij/hij gefaald heeft of de oefeningen waarin zij/hij nog noodzakelijke vaardigheden te verwerven heeft, zijn leerstof voor de bijkomende proef. 5 Syntheseproef Telt mee voor ¼ van het DW van het eerste trimester.

12.2.4 Mededelingen Ad Valvas Hierna volgen enkele mededelingen die wij op school hanteerden om onze collega’s te informeren.

Schoolspecifiek

80

LIBRA – WIE doet WAT? Collega’s, er is vraag naar duidelijkheid omtrent de uit te voeren taken voor het tot stand komen van rapporten. Daarom deze mededeling. Verantwoordelijkheden: Maandrapporten: 1. Volledigheid van de punten (alle vakken afgevinkt mét punten…) " Klastitularis 2. Opmerkingen per vak voor het rapport" Vakleerkrachten 3. Afdrukken van de rapporten " Klastitularis.

Trimesterrapporten: 1. Volledigheid van de punten (alle vakken afgevinkt mét punten…) " Klastitularis (zolang niet ALLES afgevinkt is worden er geen deliberatielijsten afgedrukt, dan wacht de deliberatie dus…) 2. Deliberatielijsten afdrukken en kopiëren voor de klassenraad " Llnsecretariaat 3. Ophalen deliberatielijsten op het secretariaat " Klastitularis 4. Ná de deliberatie groen licht geven om rapporten te drukken " Klastitularis 5. Afdrukken van de rapporten " Leerlingensecretariaat. Afvinken: Collega’s wij smeken om tijdig uw punten in te voeren én af te vinken. Dit bespaart veel problemen. Je kunt sneller je punten invoeren in een computerklas C12 of C13. Afwezige leerlingen tijdens de kerstproefwerken: Gaf je in Libra alle resultaten van achteraf afgelegde proefwerken in én stelde je Elly of Jeannine daarvan op de hoogte? (januari) Bestaat jouw proefwerk uit meerdere onderdelen maar nam een leerling niet deel aan alle onderdelen (bv. omdat het examen op verschillende dagen viel) wacht dan met het invoeren van punten voor deze leerling totdat alle proefwerkonderdelen werden afgelegd. Wanneer Libra geen proefwerkpunten aantreft komt op het rapport een vermelding dat dit een onvolledig resultaat is. Staat er wel ergens een quotatie dan ontbreekt deze mededeling wat een fout beeld schept.

Bedankt!

Schoolspecifiek

81

BIJLAGE 4:

Beginnen met LIBRA op jouw school?

De invoering van een rapportensysteem heeft een grote impact, immers iedereen op school heeft ermee te maken. Zorg dus voor een goede voorbereiding. Hieronder volgen een reeks opmerkingen en vragen die in scholen aan de oppervlakte kwamen toen ze met Libra van start gingen. Veelal werd er begonnen met een algemene voorstelling, soms aan de hand van een Powerpointpresentatie én een praktische demonstratie van Libra.

Hieronder volgt een mailconversatie die we voerden met een geïnteresseerde school ná de voorstelling van Libra bij hen.

“De voorstelling was heel nuttig en goed. Er zijn echter wel een aantal collega's die serieus twijfelen of dit zomaar meteen voor iedereen kan worden doorgevoerd. Kun jij uit eigen ervaring eens laten weten hoe dat bij jullie is gegaan? Wat met collega's die nooit PC's gebruiken? Was jij degene die ervoor zorgde dat alle collega's het uiteindelijk gebruikten? Hoeveel tijd heb je erin gestoken? Is er nu nog steeds een verantwoordelijke voor 't rapport die de problemen oplost, collega's vooruit helpt?” Hoe hebben wij iedereen over de brug gekregen? Met de directie en de schoolraad (overlegorgaan van het personeel) werd vooraf gesteld dat niemand aan het systeem kon of mocht ontsnappen omdat de ketting breekt als één schakel opgeeft. Uiteraard is hoffelijkheid en diplomatie hierbij erg belangrijk. We maakten de instapdrempel ook zo laag mogelijk door goede informatie te verschaffen en uitprobeersessies vooraf. Wij hebben in 2 stappen gewerkt: stap 1: Het volstond voor leerkrachten om hun punten zelf uit te rekenen met de rekenmachine zoals vroeger en slechts één maal per trimester (geëscorteerd door de ict-coördinatoren of anderen) aan de computer te gaan zitten voor de invoer van hun quotaties. Begeleiding van de mensen die erg veel moeite hebben met de opstart is erg belangrijk! Met veel geduld en enthousiasme duurt het maar even vooraleer men het nut inziet. De collega’s met de meeste aversie rekenden hooguit nog één schooljaar verder manueel uit en kenden dan Libra voldoende om niet meer manueel te werken. Ook het vertrouwen is erg belangrijk. In het begin werd er nogal eens getwijfeld aan de correcte berekening door Libra. Dat is uitvoerig getest en manueel nagerekend. In Libra zat nooit een fout. Ofwel had de collega een manuele rekenfout gemaakt, of in een eigen gemaakt rekenblad een foutieve formule gebruikt, of de gewichten in Libra anders toegepast dan men bedoelde. Als de examens naderen zijn de ict-coördinatoren altijd wel in de buurt: we hebben 6 toestellen waar punten kunnen ingegeven worden. Tenslotte helpen de collega’s ook heel dikwijls mekaar als ze naast elkaar bezig zijn. Er is zowaar een informaticavirus (goedaardig welteverstaan) losgebroken bij sommigen. Je kunt ook de mensen van het secretariaat opleiden zodat zij kunnen helpen in nood. stap 2: Het jaar daarna moest iedereen de maandrapporten ingeven (dus 5 à 6 maal per jaar), maar het ijs was gebroken en iedereen gebruikt nu Libra. Zowel het programma als de begeleiding heeft niemand in de kou laten staan en dat was erg belangrijk.

Starten met Libra

82

En dan enkele concretere vragen: • Is het mogelijk dat de leerkracht zijn thuis ingegeven punten mailt naar school zodat de school die dan invoert in Libra en dan het rapport afdrukt. Ik bedoel dus een Libra-bestand (de klas???) doormailen. Of moet de leerkracht dan gewoon een Excelblad per klas en vak mailen en iemand anders dat op school intikken? Via exporteren kun je een vak onttrekken aan de klas. Je kunt ook de punten van alle vakken van een klas doormailen als attachment. Je moet rekenen dat een vak zowat 300k in beslag neemt, dus je kunt max. 4 vakken op 1 diskette krijgen (ongecomprimeerd). Doormailen kan volledig automatisch wanneer je gebruik maakt van Outlook (géén Outlook Express) waarbij er ook -in dezelfde handelinggecomprimeerd wordt! Outlook is programmeerbaar, Outlook Express daarentegen niet. Uiteraard is het ook mogelijk manueel te mailen. • Werkt Libra samen met Informat (ik dacht van wel) en hoe goed?? Wat moet in Libra nog worden ingevoerd of kan alles uit Informat worden gehaald? De belangrijkste gegevens (leerlingennamen, leerkrachten) halen wij uit Informat, maar Informat bevat te weinig gegevens dus moet je zelf ook nog gegevens bijvoegen. Het kost ongeveer 3 à 4 uur om de eerste maal een data.xls op te stellen. De volgende jaren veranderen normaal alleen de lln en de lkr, die je uit Informat inleest. • Op 't eind van 't jaar maken wij van elke klas een totaal puntenoverzicht voor alle vakken (het palmares) en delen dat uit aan de leerkrachten. Kan dat vanuit Libra of moeten we daarvoor Informat gebruiken (zoals 't nu is) Een document per klas komt nu uit de computer (analyse.xls) wat wij benoemen als het deliberatieformulier. Het deliberatieformulier kan twee vormen aannemen: ofwel een trimesteroverzicht ofwel een jaaroverzicht (trimesters tezamen) Het volstaat om het vinkje bij Totaal aan te vinken om het totaalblad te krijgen. Dit kan ook al na 2 trimesters (=hoever staan ze nu?) • Elke leerkracht krijgt een diskette dacht ik. Staan daar alle klassen en alle vakken op of enkel de zijne (hare). De data.xls krijgt inderdaad iedereen mee. Bij het opstarten van nieuwe klas.xls thuis kun je dus een willekeurige klas aanmaken die is voorbereid door het secretariaat of de coördinator. Iedereen krijgt dus dezelfde diskette, cd of usb-stick (naar keuze) mee. • - Zou het niet beter zijn om voor attitudes geen punten af te trekken van de DW-punten (mag zelfs niet volgens onze directeur), maar op het rapport een afzonderlijke kolom te voorzien voor attitudes op 10. Een kolom die dus net als de DW-punten bij elke leerling en elk vak staat. DUS: RAPPORT van LEERLING VAK PUNTDW GEM PUNTAttid (eventueel ook met gemiddelde) Je kunt nu toch al zo’n kolom zelf maken (je hebt er 100 ter beschikking). Het attitudesysteem zoals het er nu in zit ben je vrij om te gebruiken of niet. Aangezien punten geven niet decretaal bepaald is (je moet geen punten geven, de scholen zijn daar vrij in) denk ik niet dat dit niet mag: ik denk wel dat je consequent moet zijn in je beoordelingssysteem.

Starten met Libra

83

• Wat als een leerling van klas verandert? Kan die heel eenvoudig wordt geschrapt uit de vorige klas en toegevoegd aan de nieuwe. Rij verwijderen/invoegen. Hoe? Via data.xls? Het overzetten van de punten wordt dan wel geregeld via de collega's. Deze vraag is dus eerder technisch: hoe zet je een leerling over, zonder andere resultaten te beïnvloeden? Een leerling wordt nooit verwijderd maar verborgen. Je kunt dit door bij parameters (tabblad leerlingen) een streepje (minteken) te zetten bij het klasnummer van de leerling en daarna op het knopje met het leerlinghoofdje (VERNIEUW LEERLINGEN) te drukken. De leerling is daarna verdwenen. Ook een leerling toevoegen kan op dezelfde manier: voeg onderaan de lijst toe (moet wettelijk zo, dus niet alfabetisch), uiteraard met volgend klasnummer en druk op VERNIEUW LEERLINGEN. Als je dan je vak opent (menu vakken) is de leerling erbij. Zo kan iedereen dus eenvoudig ook thuis zonder update leerlingen toevoegen of weglaten. Ook zo kan gewerkt worden voor bvb gedeelde klassen (LO jongens, meisjes of gesplitste groepen informatica met twee leerkrachten) in een thuissituatie verberg je de leerlingen waaraan je geen les geeft door een streepje in het klasnummer in te tikken (+ vernieuw leerlingen) De punten blijven nu evenwel nog steeds ingevuld en tellen nog mee in het gemiddelde. Later zal ik de mogelijkheid voorzien om de reeds ingevulde punten automatisch te verwijderen indien gewenst. Nu kan dit wel manueel door een streepje te zetten over de punten (leerling heeft niet deelgenomen). Daarnaast moet het secretariaat ook in data.xls een streepje zetten bij het klasnummer van deze leerling. Dan zal bij de deliberatie geen rekening worden gehouden met de eventueel reeds ingevulde punten van die leerling (vb voor het berekenen van gemiddelden).

• Wat is de kostprijs van Libra? Richtprijs, is 250 €/jaar voor de analyse-module. Het puntenboek zélf is freeware. Je betaalt dus eigenlijk een huurprijs voor het genereren van deliberatieformulieren en rapporten. Ben je op een bepaald niet meer tevreden, dan zeg je het abonnement op en je haalt het programma van je harde schijf. Er zijn ook nog vrij te kiezen modules zoals bijvoorbeeld Statistiek, Sport, … Wat krijgen we daarvoor? Een opleiding? Hulp bij installatie? Je snapt dat voor € 250 (we zijn met 2, dus deel nog eens door 2) niet veel extra kan gegeven worden dan alleen het programma. De rest (opleiding, demo voor de hele groep, hulp,...) zullen we dus extra moeten aanrekenen tegen kostprijs. We zouden graag in een aanvangsjaar werken met zachte prijzen. Je krijgt zo de kans om Libra te leren kennen. Indien je er zelf wat energie in steekt kun je zonder problemen zonder ons verder het 2e jaar. Heb je ons dan nog nodig, dan wordt gerekend aan een hoger tarief.

Druk het Help-document van Libra enkele keren af en bind het in. Leg dat ter beschikking van de leerkrachten én verwijs zelf regelmatig naar het document. (Dit impliceert dus dat je het zelf ook even moet doornemen!).

Starten met Libra

84

BIJLAGE 5:

ENQUETE over het schoolrapport

Bij het ontwerpen van de rapporten voor onze school ontstond er discussie omtrent de weer te geven informatie. De gegevens die naar de ouders worden doorgespeeld weerspiegelen immers de visie van de school op evaluatie. Er werd een enquête gehouden en een werkgroepje opgericht. Hieronder plaatsen we de door ons gestelde vragen, uiteraard zijn er nog meer relevante vragen te bedenken, maar wij hadden op dat moment al een bepaald traject van de beslissing achter de rug. TRIMESTERRAPPORT: VRAAG 1 Tonen we het eindresultaat van leerlingen die van 1 of meer vakken wél DW -resultaten hebben maar geen Proefwerk meededen ( of omgekeerd géén DW, wel PW)?

Bijvoorbeeld een leerling heeft voor Aardrijkskunde geen Proefwerk afgelegd. Daarom geven we deze leerling géén eindprocent voor dat trimester van álle vakken. Wat met onvolledig afgelegde proefwerken? bijv. wél mondeling maar geen schriftelijk? Argumenten PRO om géén eindprocent te geven: Dit zorgt voor een onjuist beeld van de situatie, daarom tonen we deze informatie niet.

Argumenten CONTRA (dus wél afbeelden van de eindprocent): De leerling weet door het zien van de eindprocent waar hij/zij staat zónder dat PW. Er moet wel een vermelding op het rapport staan dat dit resultaat onvolledig is.

VRAAG 2 Op onze nieuwe rapporten staan de drie trimesters naast elkaar, met daarachter een kolom jaartotaal. Sommige collega's willen de kolom Jaartotaal enkel ingevuld zien op het einde van het schooljaar. Anderen willen elk trimester de Jaartotaal -kolom ingevuld krijgen. Argumenten PRO altijd afbeelden jaartotaal: Het jaartotaal geeft elk trimester een momentopname van de resultaten 'tot dan toe'. Op deze manier weet de leerling waar hij/zij staat na het afleggen van bijvoorbeeld twee trimesters. De meeste leerlingen berekenden dat vroeger altijd zelf, met allerlei fouten tot gevolg.

Argumenten CONTRA altijd afbeelden jaartotaal: Leerlingen gaan tellen en rekenen en stoppen met werken indien ze ruim voldoende hebben voor een vak. Een momentopname levert een vertekend beeld.

MAANDRAPPORT: VRAAG 4 Op de geschreven maandrapporten werken we met cijfers afgerond tot op nul of een half punt. Libra kan berekeningen maken tot meerdere cijfers na de komma. Vermelden we dit dan zo ook op het rapport? Argumenten PRO: Wanneer een leerling 4,8 behaalde schreven we volgens de afrondingsregels een 5 op het rapport, dit is een minder krachtig signaal dan een onvoldoende...

Argumenten CONTRA: Nu werken we met 1 cijfer na de komma, maar je kunt ook meer cijfers afbeelden, dit geeft een verkeerde indruk van nauwkeurige meting van de prestaties van de leerling. Onderzoek heeft uitgewezen dat wanneer verschillende leerkrachten eenzelfde taak of toets quoteren, we een verschillend resultaat krijgen dat véél meer van elkaar afwijkt dan 10%. Hebben wij dan de pretentie te stellen dat onze 'meting' onfeilbaar is? Het is slechts een indicatie, wél vergelijkbaar ten opzichte van andere leerlingen uit dezelfde klasgroep.

Enquête

85

BIJLAGE 6:

LIBRA aan je eigen wensen aanpassen

Libragegevens gebruiken voor een eigen doel: Voeg in je puntenboek een nieuw werkblad toe en maak daarin je eigen toepassing. Voorbeeld 1: Klasplaatsen Onderstaande formule geeft de naam en voornaam van de eerste leerling van een klas: =Leerlingen!B4&" "&Leerlingen!C4 De volgende leerling heeft dus de volgende verwijzingformule: =Leerlingen!B5&" "&Leerlingen!C5 Zo kunnen we alle leerlingen aanroepen. Om de formule die een bepaalde leerling weergeeft eenvoudig te kunnen kopiëren, is het beter de celverwijzing absoluut te maken door een $-teken toe te voegen: bijvoorbeeld =Leerlingen!$B$4&" "&Leerlingen!$C$4 Nog enkele formules: Volgnummer van de eerste leerling =Leerlingen!A4 Schoolnaam + jaar: =00!A1 Klasnaam =00!A2 Vakbenaming =00!A4 Om de formules in een cel beter te kunnen zien maak dan de formulebalk zichtbaar via Beeld

" Formulebalk. De formules op het tabblad “Plaatsen” zouden er als volgt kunnen uitzien. Klas: 3Tech.-Wet.

='00'!A1

=Leerlingen!$B$5&" "&Leerlingen!$C$5

=Leerlingen!$B$7&" "&Leerlingen!$C$7

=Leerlingen!$B$13&" "&Leerlingen!$C$13

=Leerlingen!$B$8&" "&Leerlingen!$C$8 =Leerlingen!$B$12&" "&Leerlingen!$C$12

=Leerlingen!$B$10&" "&Leerlingen!$C$10

=Leerlingen!$B$11&" "&Leerlingen!$C$11

=Leerlingen!$B$9&" "&Leerlingen!$C$9

=Leerlingen!$B$4&" "&Leerlingen!$C$4

=Leerlingen!$B$6&" "&Leerlingen!$C$6

=Leerlingen!$B$14&" "&Leerlingen!$C$14

Bord

Voorbeeld 2: Als titularis een overzichtslijst maken Vak 01 = het vak dat voor die klas op de eerste plaats staat in Data.xls. (De vakvolgorde zie je ook op het Login-scherm.)

Vak 02 = het vak dat voor die klas op de tweede plaats staat in Data.xls. De formule =01!D1005 geeft de eerste quotatie (dus van T1) van de eerste leerling voor vak 01 op het tabblad R1. De formule =01!D1006 analoog voor de tweede leerling. De formule =01!D2005 geeft de eerste quotatie van de eerste leerling voor vak 01 op het tabblad R2. De formule =01!B1050 geeft de toetsdatum van T1 op tabblad R1 voor vak 01. De formule =01!C1050 geeft de toetstitel van T1 op tabblad R1. De formule =01!B1051 geeft de toetsdatum van T2 op tabblad R1.

Resource Kit

86

Nog enkele formules verklaren: De formule =GS5 geeft het eindtotaal van de eerste leerling op dát rapport. De formule =GR5 bevat het maximum waarop dat rapport voor de eerste leerling gequoteerd wordt.

Wil je nadat je de klas opsloeg terug in dat werkblad werken dan moet je de Beveiliging even opheffen. Bescherm daarna de werkbladen terug.

II De lay-out van jouw puntenboek aanpassen. Via het menu LIBRA " MENU " BEHEER " HEF BESCHERMING OP kun je de lay-out van je puntenboek wijzigen. Maak de Opmaak werkbalk zichtbaar via BEELD " W ERKBALKEN " OPMAAK. Test even uit of de afdruk die uit je printer rolt nog goed leesbaar is. Test zowel het afdrukken in kleur als in zwart/wit. Sla je puntenboek op om de wijzigingen door te voeren. De lay-out is tabblad-afhankelijk, je moet dus elk tabblad afzonderlijk aanpassen.

Wens je de layout voor ál je puntenboeken te wijzigen, pas dan het bestand Nieuwe klas.xls aan alvorens je puntenboeken aan te maken. Omdat puntenboeken worden gegenereerd op basis van Nieuwe klas.xls zal de lay-out overal daar van afhangen. Stel je wil in de zone Opm/Attitudes per cel een attitudecode ingeven bestaande uit een cijfer en een letter, daarvoor is standaard de kolom te smal. Selecteer deze kolommen en maak ze via OPMAAK, KOLOM, BREEDTE breder.

Resource Kit

87

BIJLAGE 7:

Libra gebruiken in combinatie met Spraakherkenning

Je kunt je punten rechtstreeks dicteren aan Libra met behulp van software zoals L&H VoiceXpress. Start L&H VoiceXpress op. Voeg via LEXICONBEHEER " TRAINEN het woord Libra toe aan de herkenningsbibliotheek. Open het puntenboekje van een klas. P.S. Met het commando “start Microsoft Excel” wordt het rekenblad opgestart. Zijn er nog puntenboekjes in de Bestandsgeschiedenis aanwezig (Bij Bestand menu onderaan, voorafgegaan door een cijfer.), dan kun je die bestanden onmiddellijk openen door het respectievelijke nummer te dicteren. Ga in de eerste cel staan waar je een quotatie wil ingeven. Start met het dicteren van het eerste cijfer. Zeg “entertoets” om naar de volgende cel te gaan of druk manueel op ENTER of de pijl naar omlaag. Dicteer het maximum en bevestig met “entertoets”. Ga verder met het dicteren van de cijfers, telkens bevestigen met “entertoets” of manueel de Entertoets te bedienen. Wil je een Toetsdatum ingeven ga dan naar de respectievelijke cel en dicteer bijvoorbeeld: 15 oktober. Analoog met de Toetstitel.

Inhoud

88

BIJLAGE 8:

Schermafdrukken

Ook op onze website http://www.puntenboek.be of http://www.libra.yucom.be kun je vele afdrukken en documenten raadplegen. Bekijk de rubrieken SCHERMAFDRUKKEN en EXTRA DOCUMENTEN. Puntenboekje zoals het door de leerkracht wordt ingevoerd

Alvorens een rapport te kunnen produceren is het noodzakelijk een deliberatielijst te formuleren waarin alle gegevens van deze klas samengevoegd worden.

Deliberatieformulier of puntenoverzicht

Voor elk rapport kun je een overzicht genereren en afdrukken. Handig om snel alle punten van een klas bij de hand te hebben.

Schermafdrukken

89

Hierna volgen enkele schermafdrukken van Rapport-lay-outs. Merk op dat de lay-out van een rapport volledig aan uw eigen wensen kan aangepast worden. Ofwel door Uzelf ofwel door ons. Maandrapport (binnen een periode (trimester of semester) zijn er verschillende deelrapporten)

Lay-out staand: alle maandrapporten worden naast elkaar afgedrukt (een streepje betekent dat dit vak voor dit rapport niet gequoteerd werd)

Schermafdrukken

90

Hiernaast zie je een maandrapport dat bij elk rapport verder wordt aangevuld. Het voordeel is dat je de evolutie van de cijfers eenvoudig kan opvolgen. Nadeel is dat vakcommentaar hiermee combineren quasi onmogelijk is. Titulariscommentaar onderaan is wel mogelijk. De functie “Samenvatting” is bij deze rapportvorm belangrijk om te voorkomen dat rapportcijfers achteraf nog wijzigen ten gevolgde van inhaaltoetsen of dergelijke.

Lay-out liggend: enkel het huidige maandrapport wordt afgedrukt. Er is nu plaats voor opmerkingen door vakleerkrachten (een streepje betekent dat dit vak voor dit rapport niet gequoteerd werd) Een maandrapport mét commentaar voor elk vak drukken, we bij voorkeur ‘liggend’ af terwijl hoger genoemd voorbeeld ‘staand’ werd afgedrukt.

Ook hier is onderaan nog plaats voor titulariscommentaar.

Schermafdrukken

91

Maandrapport met Hoofd- en deelvakken waarbij voor elk deelvak afzonderlijk een quotatie zichtbaar is.

Schermafdrukken

92

Trimesterrapport zonder commentaar

Schermafdrukken

93

Index – trefwoordenregister aanpassen .................................................... 88 administrator ................................................. 41 afdrukken parameters ................................................ 15 snelheid verhogen ..................................... 15 afpunten verplicht ..................................................... 15 afrondingsregels ........................................... 15 afsluiten niet opslaan ............................................... 73 arcering ......................................................... 15 backup............................................................. 9 back-up ......................................................... 48 berekeningen ................................................ 64 bonus ............................................................ 14 boodschap onderaan rapport....................................... 22 campus................................................ 8, 10, 40 cd ............................................................ 43, 47 Dagelijks Werk extra........................................................... 14 gemiddelde ................................................ 36 databestand .................................................. 16 datafile........................................................... 39 fout oplossen ............................................. 54 datawizard............................................... 16, 18 deelgroep ...................................................... 33 deelvakken.................................................... 32 deliberatieformulier ....................................... 53 nullen ......................................................... 72 streepjes .................................................... 72 deliberaties.................................................... 82 demo puntenboeken............................................ 16 dicteren ......................................................... 90 directie........................................................... 20 diskette.................................................... 43, 47 Eigen Cijfer ............................................. 21, 36 e-mail import......................................................... 80 enquête ......................................................... 87 faq ................................................................. 72 fouten ............................................................ 53 fouten traceren.............................................. 50 gegevens importeren ................................................. 37 gemeenschapsonderwijs ........................ 18, 21 Geplande taken............................................. 48 gewichten afwijkend voor DW en PW......................... 29 Ghost............................................................... 9 help ............................................................... 77 hoofdingen wijzigen...................................................... 72 hoofdvakken.................................................. 32 hulp op afstand ............................................. 77 importeren gegevens ................................................... 37 Index

installatie.......................................................... 8 Ghost ........................................................... 9 Linux .......................................................... 10 Novell ......................................................... 10 problemen.................................................... 9 klasplaatsen .................................................. 88 klassen .......................................................... 20 kolom extra ........................................................... 15 extra op P-blad .......................................... 29 lay-out puntenboek aanpassen ................................................. 89 leerkrachten meerdere zelfde vak .................................. 74 leerlingen ....................................................... 33 nieuwe........................................................ 34 verlaten school........................................... 34 leerlingencode ............................................... 33 Libra ImportMail............................................. 80 Libra Process ................................................ 54 Live Update ............................................. 42, 59 logfile ....................................................... 14, 50 macro’s .......................................................... 13 mailen import ......................................................... 80 modules ......................................................... 11 netwerk .......................................................... 42 werkstation................................................. 10 parameters ........................................ 11, 13, 30 plaatsen in de klas......................................... 88 positionering .................................................. 15 proefwerk periode zonder........................................... 72 programma structuur ..................................................... 13 punten boven maximum ........................................ 14 inleveren .................................................... 81 mailen ........................................................ 47 puntenboek aanmaken .................................................. 11 lay-out ........................................................ 13 nieuw.............................................. 11, 41, 53 rapport eigen beoordeling ...................................... 36 Eigen Cijfer ................................................ 36 lay-out ........................................................ 10 rapportkaftjes................................................. 23 rapporttotaal afwijkend .................................................... 29 Rapporttotaal ................................................. 14 samenvatting ................................................. 53 schermafdrukken........................................... 91 school benaming ................................................... 20 schooladministratie importeren gegevens ................................. 37 schoolgegevens ............................................ 13 94

schooljaar...................................................... 20 nieuw ......................................................... 47 spraakherkenning ......................................... 90 standaarddeviatie.......................................... 73 statistiek ........................................................ 15 tabblad ontbreekt.................................................... 72 testen ............................................................ 73 titularis........................................................... 20 toets .............................................................. 72 Toets maximum ................................................... 14 totaal ............................................................. 15 DW............................................................. 14 PW ............................................................. 15 rapport ....................................................... 14

Index

tussensom ..................................................... 14 upgrade ......................................................... 59 usb........................................................... 43, 47 vakken ........................................................... 15 volgorde op rapport.................................... 24 Vakken..................................................... 24, 73 vragen veelgestelde............................................... 72 wachtwoord ................................................... 11 administrator ........................................ 41, 47 overkoepelend ........................................... 41 secretariaat ................................................ 41 titularis........................................................ 41 wensen .......................................................... 88 werkstation .................................................... 10

95