HANDLEIDING VOLMACHTEN ANBO. Bijzondere volmachten & Bankvolmachten

HANDLEIDING VOLMACHTEN ANBO Bijzondere volmachten & Bankvolmachten

1 Handleiding Volmachten ANBO 2014

Inhoudsopgave Handleiding Volmachten

1. Inleiding in bijzondere volmachten (pag. 3 – 8) 1.1

Wat is een bijzondere volmacht regio’s? (pag. 3)

1.2

Wat is een bijzondere volmacht afdelingen? (pag. 4)

1.3

Route aanvragen en wijzigen bijzondere volmacht regio’s (pag. 5 – 6)

1.4

Route aanvragen en wijzigen bijzondere volmacht afdelingen (pag. 7 – 8)

2. Inleiding in bankvolmachten (pag. 9 – 11) 2.1.

Wat is een bankvolmacht? (pag. 9)

2.2.

Waarom is het noodzakelijk een bankvolmacht te hebben? (pag. 10)

2.3.

Waarom uitsluitend Rabobank en ING Bank? (pag. 10 – 11)

3. Aanvragen bankvolmacht nieuw te openen Rabobank of ING rekening (pag. 12-13) 4. Wijzigingen bankvolmacht Rabobank of ING rekening (pag. 14) 5. Internetbankieren Rabobank en ING Bank (pag. 15 – 22) 5.1. Aanvragen Rabo Internetbankieren (pag. 15-16) 5.2. Aanvragen Mijn ING Zakelijk (pag. 17 -19) 5.3. Rekeningen toevoegen aan Rabo Internetbankieren (pag. 20) 5.4. Rekeningen toevoegen aan Mijn ING Zakelijk (pag. 21 – 22) 6. Opheffen Rabobank of ING rekening (pag. 23) 7. Contactgegevens (pag. 24) 8. Bijlagen (pag. 25) - Formulier bijzondere volmacht regio - Formulier bijzondere volmacht afdelingen - Process Flow Bankvolmachten Rabobank - Process Flow Bankvolmachten ING Bank - Formulier bankvolmacht Rabobank - Formulier bankvolmacht ING Bank - Overdrachtsformulier penningmeesterschap afdelingen


1.

Inleiding in bijzondere volmachten

1.1.Wat is een bijzondere volmacht regio’s?

ANBO is een landelijke vereniging met volledige rechtsbevoegdheid, centraal ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Utrecht met KvK-nummer 40476442. ANBO kent een getrapt systeem van volmachten. Deze volmachten maken regiovertegenwoordigers en afdelingsbesturen bevoegd om ANBO te vertegenwoordigen. Het bestuur van ANBO verstrekt de regiovertegenwoordigers een bijzondere volmacht waarmee zij zelfstandig een aantal omschreven handelingen kunnen/mogen verrichten, waaronder de afgifte van een bijzondere volmacht aan afdelingen. De regiovertegenwoordigers verplichten zich bij ondertekening van de bijzondere volmacht om verantwoording af te leggen voor de regio financiën. Regio’s sturen hiervoor elk jaar een jaarverslag en een jaarrekening aan het bestuur conform artikel 13 van het huishoudelijk reglement en artikel 4 van het reglement voor regio’s.


1.2 Wat is een bijzondere volmacht afdelingen? Om uit naam van ANBO zelfstandig een aantal omschreven (rechts)handelingen te kunnen/mogen verrichten hebben afdelingen een “bijzondere volmacht afdelingen” nodig afgegeven door de regiovertegenwoordiging. De regiovertegenwoordiging heeft op haar beurt een bijzondere volmacht van het bestuur nodig om deze bijzondere volmacht aan de afdelingen te mogen verstrekken. De regiovertegenwoordiging kan op grond van artikel 13 van het huishoudelijk reglement zelf besluiten aan welke afdeling zij deze bijzondere volmacht wil geven. Daarvoor dient de regiovertegenwoordiging een aantal criteria hanteren: 

staan de financiële middelen van de afdeling op een aparte rekening



is het afdelingsbestuur (lees: de penningmeester/administrateur) van de afdeling voldoende capabel tot het voeren van een juiste financiële administratie



legt het afdelingsbestuur (lees: de penningmeester/administrateur) verantwoording af aan de regioadministrateur



houdt het afdelingsbestuur zich aan de statuten en reglementen alsmede aan de voorwaarden en beperkingen van de volmacht

Met ondertekening van de bijzondere volmacht verplicht het afdelingsbestuur, in dit geval de afdelingsvoorzitter/afdelingscoördinator en de afdelingspenningmeester/afdelingsadministrateur, zich om verantwoording af te leggen over de afdelingsfinanciën. Zonder de bijzondere volmacht zijn bestuursleden persoonlijk aansprakelijk voor hun handelingen. Zou een bestuurder/vertegenwoordiger van een afdeling, zonder dat de afdeling over een volmacht beschikt, rechtshandelingen verrichten, en gaat daarmee wat fout, dan is deze persoon zélf volledig aansprakelijk. Immers, zonder volmacht mag hij/zij niet namens ANBO optreden. De bijzondere volmacht is te allen tijde onmiddellijk intrekbaar. Daarvoor moeten dan wel zwaarwegende redenen aanwezig zijn. Dat is het geval wanneer een afdeling niet meer voldoet aan de gestelde criteria. Of wanneer de betreffende afdeling zich niet houdt aan de beperkingen van de volmacht. Als een volmacht bewust wordt overschreden is ANBO in beginsel niet gebonden, maar bindt degene die handelde zichzelf en is persoonlijk aansprakelijk.


1.3. Route aanvragen bijzondere volmacht regio’s

Bij het aantreden van een nieuwe regiovertegenwoordiging wordt op verzoek door het verenigingsbureau in Woerden een blanco formulier bijzondere volmacht naar de regio opgestuurd (zie formulier bijzondere volmacht regio’s in de bijlage). Bij ontvangst vullen de regiocoördinator en de regioadministrateur het formulier volledig in en tekenen beiden voor akkoord. Vervolgens sturen zij de originele ondertekende bijzondere volmacht op naar het verenigingsbureau te Woerden. Alhier wordt de bijzondere volmacht gecheckt op juistheid en volledigheid en wordt er door een medewerker van het verenigingsbureau gekeken of de vertegenwoordigers voldoen aan de criteria voor afgifte van de bijzondere volmacht. Als alles in orde is ondertekent de bestuurder van ANBO de bijzondere volmacht. De medewerker van het verenigingsbureau registreert en archiveert vervolgens de bijzondere volmacht en stuurt een kopie van de volmacht terug naar de regio. De registratie vindt plaats door middel van het uploaden van de bijzondere volmacht op het regioprofiel in CRM en het aanvinken van de personen waaraan de bijzondere volmacht is afgegeven. De originele bijzondere volmacht wordt opgeslagen in het archief van het verenigingsbureau in Woerden.


Bij de wisseling van regiovertegenwoordigers dient er een nieuwe bijzondere volmacht te worden aangevraagd bij het verenigingsbureau. De medewerker van het verenigingsbureau dient in dit geval de nieuwe bijzondere volmacht te uploaden in CRM. Verder moeten de vinkjes achter de namen van de personen zoals vermeld op de vervallen bijzondere volmacht worden verwijderd en moeten de namen van de nieuwe personen waaraan de bijzondere volmacht is afgegeven worden aangevinkt.

Wanneer er een bankvolmacht wordt aangevraagd door de regiovertegenwoordiging dient er in CRM gecheckt te worden of er voor deze vertegenwoordigers inderdaad ook een bijzondere volmacht is afgegeven. Wanneer dit niet het geval is, moet de regiovertegenwoordiging alsnog eerst een bijzondere volmacht aanvragen bij het verenigingsbureau.


1.4.Route aanvragen bijzondere volmacht afdelingen

Bij het aantreden van een nieuw afdelingsbestuur wordt op verzoek door de regiomedewerker een blanco formulier bijzondere volmacht naar de afdeling opgestuurd (zie formulier bijzondere volmacht afdelingen in de bijlage). Bij ontvangst vullen de afdelingsvoorzitter/coördinator en de afdelingspenningmeester/administrateur het formulier volledig in en tekenen beiden voor akkoord. Vervolgens sturen zij de originele ondertekende bijzondere volmacht op naar het regiokantoor. Alhier wordt de bijzondere volmacht gecheckt op juistheid en volledigheid en wordt er door de regiomedewerker gekeken of de verantwoordelijken voldoen aan de criteria voor afgifte van de bijzondere volmacht. Als alles in orde is ondertekenen de regioadministrateur en de regiocoördinator de bijzondere volmacht gezamenlijk. De regiomedewerker registreert en archiveert vervolgens de bijzondere volmacht en stuurt een kopie van de volmacht terug naar de afdeling. De registratie vindt plaats door middel van het uploaden van de bijzondere volmacht op het afdelingsprofiel in CRM en het aanvinken van de bestuursleden waaraan de bijzondere volmacht is afgegeven.


De regiomedewerker meldt bij het verenigingsbureau in Woerden dat de bijzondere volmacht is uitgegeven en is ge-upload op CRM. Deze melding kan gestuurd worden naar [email protected]. De originele bijzondere volmacht wordt opgeslagen in het archief van de regio.

Bij wisseling van afdelingspenningmeester of afdelingsvoorzitter dient er een nieuwe bijzondere volmacht te worden aangevraagd bij de regio. De regiomedewerker dient in dit geval de nieuwe bijzondere volmacht te uploaden in CRM. Verder moeten de vinkjes achter de namen van de bestuursleden zoals vermeld op de vervallen bijzondere volmacht worden verwijderd en moeten de namen van de nieuwe bestuursleden waaraan de bijzondere volmacht is afgegeven worden aangevinkt. Ook deze wijziging wordt door de regiomedewerker aan het verenigingsbureau in Woerden doorgegeven door middel van het sturen van een e-mail naar [email protected].

Wanneer er een bankvolmacht wordt aangevraagd door de bestuursleden van een afdeling dient er in CRM gecheckt te worden of er voor deze bestuursleden inderdaad ook een bijzondere volmacht is afgegeven door de regio. Wanneer dit niet het geval is, moet de afdelingspenningmeester en/of de afdelingsvoorzitter alsnog eerst een bijzondere volmacht aanvragen bij de regio.


2.

Inleiding in bankvolmachten

2.1. Wat is een bankvolmacht? In aanvulling op de bijzondere volmacht dient er voor elke regio- of afdelingsbankrekening een door het bestuur afgegeven rekeningspecifieke, op naam gestelde bankvolmacht te worden aangevraagd. Deze bankvolmacht geeft leden van de regiovertegenwoordiging of het afdelingsbestuur toestemming rekeningen te beheren in naam van ANBO.

Op de bankvolmacht staan de bankrekeningnummers van de regio-/afdelingsrekeningen en de naam van de bank waarbij de rekeningen lopen, de naam en het nummer van de afdeling, het adres van de administrateur/penningmeester en de namen en geboortedata van de gemachtigden voor de rekeningen. Een bankvolmacht wordt dus niet aan een bestuur afgegeven maar aan bepaalde personen die lid zijn van de regio-/afdelingsvertegenwoordiging. Bij rechtshandelingen dienen ten minste twee vertegenwoordigers/bestuurders op te treden, waaronder de administrateur/penningmeester. Als tweede gemachtigde wordt naast de administrateur/penningmeester de coördinator/voorzitter vernoemd.

2.2. Waarom is het noodzakelijk een bankvolmacht te hebben? Het beheren van een ANBO-rekening zonder daarvoor een door het bestuur afgegeven rekeningspecifieke, op naam gestelde bankvolmacht te bezitten, heeft juridische gevolgen voor diegenen die van de rekening gebruik maken. Verder vraagt de bank voor het openen van een bankrekening om de handtekeningen van de bestuursleden van de rechtspersoon in verband met fraudebestrijding. Alleen diegenen die op de bankvolmacht als gemachtigden van de rekening erkend worden, vallen onder de rechtspersoonlijkheid van het bestuur van ANBO. Wanneer regiovertegenwoordigers/afdelingsbestuursleden zonder machtiging gebruik maken van de regio/afdelingsrekening zijn zij persoonlijk aansprakelijk voor hun bankhandelingen. Immers, zonder bankvolmacht mogen zij niet namens ANBO optreden. Kortom de bankvolmacht geeft, net als de bijzondere volmacht, de regio’s en afdelingen armslag om juridisch zelfstandig op te treden en beschermt de regiovertegenwoordigers/afdelingsbestuursleden tegen persoonlijke aansprakelijkheid.


2.3. Waarom uitsluitend Rabobank en ING Bank ANBO heeft ervoor gekozen de regio- en afdelingsrekeningen te laten lopen bij de Rabobank en de ING Bank. Voor een overeenkomst met deze banken is besloten vanwege het feit dat zowel de Rabobank als de ING Bank op veel plaatsen in Nederland een vestiging heeft en het overgrote deel van de afdelingen reeds gekozen heeft voor een rekening bij de deze banken. Zowel de Rabobank als de ING Bank hebben een pakket met financiële producten speciaal voor verenigingen. * De tarieven die de Rabobank en ING Bank hanteren voor het zakelijk betalingsverkeer zijn aan wijziging onderhevig. Actuele tarieven zijn te vinden op de website van de Rabobank en ING Bank via de volgende links: Rabobank: http://www.rabobank.nl/bedrijven/producten/betalen_en_ontvangen/tarieven/. ING Bank: http://www.ing.nl/zakelijk/betalen/tarieven/basis-betaalproducten/


3.

Aanvragen bankvolmacht nieuw te openen Rabobank of ING rekening

Het aanvragen van een bankvolmacht voor een nieuw te openen rekening bij de Rabobank of ING Bank gebeurt door de administrateur/penningmeester. De administrateur/penningmeester en de coördinator/voorzitter en eventueel de secretaris die deze rekening zullen gaan beheren, dienen allen als gemachtigden te worden vermeld in de overeenkomst opgesteld door de bank en op de bankvolmacht ondertekend door directeur bestuurder van ANBO, mevrouw N.L. den Haan. Het aanvragen van een rekeningspecifieke, op naam gestelde bankvolmacht en het openen van een nieuwe regio- of afdelingsrekening loopt via het verenigingsbureau in Woerden. Dit proces verloopt in verschillende stappen.

Voor het openen van een Rabobank rekening dient de administrateur/penningmeester een blanco bankvolmachtformulier Rabobank te downloaden van de POL-website. Met dit volmachtformulier en een geldig identificatiebewijs wendt de administrateur/penningmeester zich samen met de tweede gemachtigde (en eventueel een derde gemachtigde) vervolgens tot de bank waar de rekening geopend zal worden. Alhier zal er door de medewerker van de bank een overeenkomst en een Rabobank volmachtformulier opgesteld worden. De bankmedewerker stuurt vervolgens de overeenkomst samen met het ingevulde volmachtformulier naar het verenigingsbureau in Woerden. Op het verenigingsbureau zullen de ingestuurde formulieren gecontroleerd worden en gecheckt op juistheid en volledigheid. Vervolgens zal de bankvolmacht en overeenkomst worden ondertekend door de directeur bestuurder van ANBO, mevrouw N.L. den Haan. Een kopie van de formulieren zal worden opgeslagen in het archief op het verenigingsbureau. Tevens zullen de formulieren worden geüpload in CRM waarbij de gemachtigden zullen worden aangevinkt op het CRM regio/afdelingsprofiel. Na ondertekening zullen de originele getekende formulieren retour worden gestuurd naar de administrateur/penningmeester. Deze kan nu met de getekende formulieren naar de Rabobank om de opening van de rekening definitief te maken. De getekende formulieren dienen binnen twee weken bij de Rabobank aangeleverd te worden, anders komt het gereserveerde rekeningnummer te vervallen.


Voor het openen van een ING rekening dient de administrateur/penningmeester een aanvraag in te dienen bij het verenigingsbureau te Woerden door een e-mail te sturen naar [email protected]. In deze e-mail dient de administrateur/penningmeester aan te geven wie als gemachtigden op de rekening dienen te worden opgevoerd. Een medewerker op het verenigingsbureau vult vervolgens online het aanvraagformulier voor het openen van een nieuwe zakelijke rekening in en laat deze ondertekenen door mevrouw N.L. den Haan als vertegenwoordiger op de rekening. Vervolgens stuurt de medewerker het ondertekende formulier op naar de ING Bank. De regio of afdeling krijgt een nieuwe bankvolmacht opgestuurd met daarop deze rekening. De nieuwe bankvolmacht wordt tevens geüpload in CRM. Wanneer de opgevoerde gemachtigden prive bij de ING bankieren, wordt het openen van de zakelijke rekening direct in orde gemaakt. Mocht dit niet het geval zijn, dan ontvangen de gemachtigden een oproep om zich te komen legitimeren bij een vestiging van de ING waarna de rekening zal worden geopend.

Let wel: voor elk nieuw te openen afdelingsrekening zullen kosten in rekening worden gebracht.


4.

Wijzigen bestaande bankvolmacht Rabobank of ING rekening

Net als bij de bijzondere volmacht dient er bij een wisseling van vertegenwoordigers/bestuursleden ook een nieuwe bankvolmacht te worden aangevraagd. Zodra de op de bankvolmacht vermelde tekenbevoegden personen het bestuur van de regio/afdeling verlaten, dient er voor de opvolgers een nieuwe bankvolmacht te worden aangevraagd. Een wijziging in de bankvolmacht is dus nodig wanneer er een bestuurswisseling plaatsvindt of wanneer de regio/afdeling besluit dat er een extra gemachtigde op de volmacht moet worden bijgeschreven zodat hij/zij nu ook bankhandelingen voor de regio/afdeling kan gaan verrichten.

Hoe deze wijziging in tekenbevoegdheid moet worden doorgegeven, hangt af van de bank waarbij de rekening loopt. Voor een wijziging in de gemachtigden op een ING rekening dient er een nieuw bankvolmachtformulier te worden gedownload van de POL-website. Op dit formulier dient de nieuwe gemachtigde bijgeschreven te worden. Daarnaast dient het online formulier “ING wijzigingsformulier Zakelijke Rekening” te worden ingevuld en uitgeprint. De op de POL-website aangegeven link leidt rechtstreeks naar het ING wijzigingsformulier op de website van de ING Bank. Op het wijzigingsformulier kunnen gemachtigden worden aangemeld en/of afgemeld. Voor Rabobank rekeningen dient er alleen een nieuw bankvolmachtformulier te worden gedownload waarop de nieuwe gemachtigde wordt bijgeschreven. Dit betekent dat op deze nieuwe volmacht de nieuwe gemachtigde, maar ook de personen die gemachtigd dienen te blijven in de nieuwe situatie, op de volmacht moeten worden vermeld. Het nieuwe bankvolmachtformulier en het wijzigingsformulier dienen vervolgens naar het verenigingsbureau te worden opgestuurd waar deze zullen worden gecontroleerd en ondertekend door de adjunct directeur bedrijfsvoering van ANBO. Na ondertekening zullen de originele getekende formulieren retour worden gestuurd naar de administrateur/penningmeester. Een kopie van de nieuwe bankvolmacht en wijzigingsformulier wordt opgeslagen in het archief van het verenigingsbureau en geüpload in CRM waarbij de nieuwe gemachtigden zullen worden aangevinkt op het CRM regio/afdelingsprofiel en de vink bij de oude gemachtigde(n) zal worden verwijderd. De administrateur/penningmeester kan vervolgens met de getekende formulieren naar de bank om de wijziging door te laten voeren.

Met het inwerking treden van de nieuwe bankvolmacht komt automatisch de oude bankvolmacht te vervallen. Bij de overdracht van het penningmeesterschap dienen de bankpassen van de oude gevolmachtigden te worden ingenomen door regioadministrateur of POL-trainer (zie ook de bijlage “Overdrachtsformulier Penningmeesterschap”). 13 Handleiding Volmachten ANBO 2014

5.

Internetbankieren Rabobank en ING Bank

5.1. Aanvragen Rabo Internetbankieren Wanneer er een zakelijke rekening bij de Rabobank wordt geopend, wordt er automatisch een “Rabo internetbankieren (Professional)” – abonnement voor de desbetreffende rekening aangemaakt. Met dit abonnement kunnen gebruikers online betalen, sparen en de boekhouding bijhouden. Het internetbankieren is gekoppeld aan de betaalpas. Diegene die in het bezit zijn van een betaalpas hebben automatisch toegang tot internetbankieren. Gemachtigden op de regio- of afdelingsrekening die niet in het bezit zijn van een betaalpas bij de rekening, dienen eerst een ROK pas aan te vragen voordat er toegang verkregen kan worden tot “Rabo internetbankieren (Professional)”. Hiervoor kunnen regio’s en afdelingen een verzoek indienen bij het verenigingsbureau via [email protected]. Een medewerker van het verenigingsbureau zal een aanvraagformulier opstellen en laten ondertekenen door mevrouw N.L. den Haan. Het formulier zal vervolgens rechtstreeks naar de Rabobank vestiging worden opgestuurd. Zodra internetbankieren door de Rabobank is geactiveerd, kunnen gebruikers inloggen op Rabobank Internetbankieren (https://bankieren.rabobank.nl/klanten/) met de zogenaamde Random Reader. Gebruikers loggen in met hun rekeningnummer en pasnummer en met de inlogcodes die zij ontvangen wanneer zij hun pas in de Random Reader schuiven en hun pincode invoeren.

Een bijkomend voordeel van internetbankieren bij de Rabobank is de mogelijkheid om Twinfield te koppelen aan Rabo Internetbankieren Professional. Deze koppeling maakt het uitwisselen van gegevens tussen beide programma’s mogelijk. Om deze koppeling te leggen, logt de gebruiker in op Rabo Internetbankieren Professional, gaat naar “Betalen en sparen” en kiest in het menu links voor de optie “online boekhoudpakket”. Een van de mogelijkheden van deze koppeling is dat saldo- en transactieoverzichten automatisch dagelijks kunnen worden ingelezen vanuit het online Rabo internetbankierenpakket in Twinfield. Meer informatie over de koppeling tussen Rabobank Internetbankieren Professional en Twinfield kan gevonden worden door te kiezen voor de volgende opties vanaf de startpagina van de Rabobank: Bedrijven > Producten > Betalen en ontvangen > Koppeling boekhoudpakket.

In Rabo Internetbankieren (Professional) kan er gekozen worden om in plaats van papieren rekeningafschriften voortaan digitale rekeningafschriften te ontvangen van de zakelijke rekening(en). Dit kan ingesteld worden door te kiezen voor de volgende opties in Rabo Internetbankieren: Betalen & Sparen > Rekeningafschriften (menu links). Hier kan er gekozen worden voor welke rekening er 14 Handleiding Volmachten ANBO 2014

voortaan digitale rekeningafschriften verzonden dienen te worden door het gewenste rekeningnummer aan te vinken en op opslaan te klikken. Zodra deze instelling opgeslagen is, ontvangt de gebruiker eenmalig een schriftelijke bevestiging en kunnen direct de bankafschriften van de afgelopen vijftien maanden worden ingezien, gedownload, opgeslagen en geprint (let wel: afschriften van zakelijke spaarrekeningen kunnen niet digitaal gedownload en geprint worden). Het blijft mogelijk een kopie van een papieren rekeningafschrift op te vragen bij de bank. Dit kan via het online aanvraagformulier op de website van de Rabobank of door telefonisch contact op te nemen met de Rabobank vestiging. Het digitale aanvraagformulier is te vinden door te kiezen voor de volgende opties op de Rabobank website: Bedrijven > Klantenservice > Kopie rekeningafschrift aanvragen. Een kopie rekeningafschrift kost € 5. Rekeningafschriften kunnen tot maximaal zeven jaar terug worden opgevraagd.


5.2 Aanvragen Mijn ING Zakelijk Ook bij de ING Bank kunnen de gemachtigden op regio/afdelingsrekening(en) ervoor kiezen online te betalen, te sparen en de boekhouding van de regio/afdeling bij te houden. Hiervoor dienen zij “Mijn ING Zakelijk” aan te vragen voor hun zakelijke rekeningen. Om Mijn ING Zakelijk aan te vragen dient er op de website van de ING Bank een aanvraagformulier te worden ingevuld. Om bij dit aanvraagformulier te komen dient de gebruiker op de startpagina van de ING website te kiezen voor de volgende opties: Zakelijk > Meer over Internetbankieren (rechtsboven in het scherm)> Aanvragen Mijn ING Zakelijk (zie print screen).

Om het aanvraagformulier (zie print screen op volgende pagina) volledig in te vullen dienen er drie stappen te worden doorlopen: 1. Invullen gegevens organisatie: Let wel hier dienen de gegevens van ANBO zoals vermeld op het KvK-uittreksel te worden ingevuld met directeur bestuurder, mevrouw N.L. den Haan als vertegenwoordiger van de rekening. 2. Invullen gegevens gebruikers: Hier dienen de gegevens te worden ingevuld van de gemachtigden (penningmeester, voorzitter etc.) die Mijn ING Zakelijk gaan gebruiken. In het bovenste vak wordt gevraagd of de vertegenwoordiger toegang wenst te krijgen tot Mijn ING Zakelijk. Dat is niet het geval en dus dient er gekozen te worden voor de laatste optie. 3. Formulier controleren en afdrukken: Hier kan het formulier nagelopen worden en de gegevens gecontroleerd op juistheid en volledigheid alvorens de aanvraag digitaal opgestuurd wordt naar de ING. Het formulier dient tevens geprint en voor ondertekening opgestuurd te worden naar het 16 Handleiding Volmachten ANBO 2014

verenigingsbureau. Hier zal mevrouw N.L. den Haan als vertegenwoordiger het aanvraagformulier ondertekenen. Een medewerker van het verenigingsbureau zorgt er vervolgens voor dat het getekende formulier wordt opgestuurd naar de ING. Binnen 11 werkdagen na het aanvragen van Mijn ING Zakelijk wordt de gebruikersnaam per post naar de gebruikers toegestuurd en ontvangen zij een afhaalbericht voor het wachtwoord. Met de gebruikersnaam en het wachtwoord kan vanaf dan gebruik worden gemaakt van Mijn ING Zakelijk.


Op het aanvraagformulier is het tevens mogelijk om nieuwe gebruikers voor Mijn ING Zakelijk toe te voegen via de optie “Ik wil gebruikers toevoegen aan het huidige Mijn ING Zakelijk (internetbankieren) abonnement”. Hier kunnen gemachtigden voor de rekening als gebruikers worden toegevoegd zodat zij voortaan ook via internet kunnen bankieren. Hiervoor dienen dezelfde stappen te worden doorlopen als bij het aanvragen van een Mijn ING Zakelijk (internetbankieren) abonnement.

Wanneer Mijn ING Zakelijk wordt aangevraagd, kan de gebruiker voortaan digitaal rekeningafschriften bekijken en eventueel afdrukken. Afschriften kunnen in Mijn ING Zakelijk afgedrukt worden door te kiezen voor de volgende opties: Betalen > Rekeningen Raadplegen (menu links) > Afdrukken. De weergave zoals op het scherm zichtbaar is wordt nu afgedrukt. Af- en bijschrijvingen van de zakelijke betaal- en spaarrekening zijn tot 16 maanden terug in te zien en te printen. Daarnaast is het mogelijk om een kopie van een papieren afschrift aan te vragen tot zeven jaar terug. Hiervoor dient de gebruiker contact op te nemen met de zakelijke Klantenservice van de ING. Een kopie rekeningafschrift kost € 5. Wanneer de gebruiker naast digitale afschriften ook papieren afschriften wil blijven ontvangen, kan dit in Mijn ING Zakelijk worden aangegeven door te kiezen voor de volgende opties: Alles in Mijn ING Zakelijk > Mijn gegevens en instellingen > Stopzetten papieren afschriften. Hier kan de gebruiker per rekening aangeven of hij/zij hiervoor een papieren afschrift wenst te ontvangen. Maandelijkse afschriften zijn gratis. Meer informatie over Mijn ING Zakelijk internetbankieren kan gevonden worden door te kiezen voor de volgende opties vanaf de startpagina van de ING website: Zakelijk > Meer over internetbankieren > Mijn ING Zakelijk.


5.3. Rekeningen toevoegen aan Rabo Internetbankieren Via een formulier op de website van de Rabobank kunnen rekeningen worden toegevoegd aan of verwijderd worden uit het “Rabo Internetbankieren”-abonnement (zie printscreen). Dit formulier is te vinden door op de startpagina van de Rabobank website te kiezen voor de volgende opties: Bedrijven > Klantenservice > Rekening toevoegen/verwijderen in internetbankieren (onder het kopje “Zelf regelen”). Bij het toevoegen van een rekening aan Rabo Internetbankieren is het wel van belang dat de tenaamstelling van de toe te voegen rekening overeenkomt met die van de bestaande bankrekening(en) in Rabo Internetbankieren. Bij kopje drie “Bedrijfsgegevens” dienen de gegevens van ANBO zoals vermeld in het KvK-uittreksel te worden ingevuld met als vertegenwoordiger directeur bestuurder, mevrouw N.L. den Haan. Nadat het formulier volledig is ingevuld, dient het geprint en voor ondertekening opgestuurd te worden naar het verenigingsbureau. Hier zal mevrouw N.L. den Haan als vertegenwoordiger het formulier ondertekenen. Een medewerker van het verenigingsbureau zorgt er vervolgens voor dat het getekende formulier wordt opgestuurd naar de Rabobank. De toevoeging of verwijdering van de rekening wordt binnen enkele werkdagen uitgevoerd door de Rabobank.


5.4. Rekeningen toevoegen aan Mijn ING Zakelijk Regio’s/afdelingen met een Mijn ING Zakelijk abonnement kunnen tot 25 Zakelijke Rekeningen toevoegen aan hun internetbankieren. Hiervoor dient het formulier “Rekening toevoegen aan of verwijderen uit Mijn ING Zakelijk (internetbankieren)” op de website van ING ingevuld te worden. Dit formulier is te vinden door op de startpagina van de ING website te kiezen voor de volgende opties: Zakelijk > Meer over internetbankieren > Internetbankieren > Service > Wijzigen abonnement > Rekening toevoegen/verwijderen Mijn ING Zakelijk (zie onderstaande print screen). Hierbij is het van belang dat de rekeninghouder van de toe te voegen zakelijke rekening(en) ook abonnementshouder is van het Mijn ING Zakelijk abonnement waaraan de zakelijke rekening wordt toegevoegd. De toegevoegde zakelijke rekening(en) zijn zichtbaar voor alle gebruikers van het Mijn ING Zakelijk abonnement met bevoegdheden op deze rekening(en).


Let wel bij “Gegevens vertegenwoordiger” dienen de gegevens van de vertegenwoordiger van de organisatie te worden ingevuld, in dit geval ANBO directeur bestuurder mevrouw N.L. den Haan, en niet de gegevens van de gemachtigden op de rekening (zie voorbeeld print screen). Nadat het formulier volledig is ingevuld, dient het geprint en voor ondertekening opgestuurd te worden naar het verenigingsbureau. Hier zal mevrouw N.L. den Haan als vertegenwoordiger het aanvraagformulier ondertekenen. Een medewerker van het verenigingsbureau zorgt er vervolgens voor dat het getekende formulier wordt opgestuurd naar de ING. De toevoeging of verwijdering van de rekening wordt binnen enkele werkdagen uitgevoerd.


6.

Opheffen Rabobank of ING rekening

Wanneer een regio/afdeling besluit een rekening bij de Rabobank of ING bank op te willen heffen, dient het verenigingsbureau hiervan op de hoogte te worden gesteld. Als vertegenwoordiger van de regio-/afdelingsrekening dient mevrouw N.L. den Haan de opzegging schriftelijk te overleggen met de desbetreffende bank. Voor een Rabobank rekening dient dit te gebeuren door middel van een schriftelijke verklaring ondertekend door de vertegenwoordiger van de rekening. Bij de ING bank dient hiervoor het formulier “Zakelijke Rekening Opzeggen” te worden ingevuld en ondertekend door de vertegenwoordiger van de rekening.

Het is mogelijk dat bij het opheffen van een zakelijke rekening nog kosten worden afgeboekt, daarom is het advies om een creditsaldo van € 25 op de rekening aan te houden om deze kosten te dekken. Daarbij komt dat een rekening alleen opgeheven kan worden wanneer het saldo positief is. Na opheffing van de rekening wordt het openstaande saldo door de bank gestort op de opgegeven tegenrekening. Bij het opheffen van de rekening zal de regiovertegenwoordiging/ het afdelingsbestuur gevraagd worden alle in bezit zijnde bankpassen voor de opgeheven Rabobank of ING rekening in te leveren bij de bank. De passen zullen alhier worden vernietigd ter voorkoming van fraude.

Voor de ING Bank geldt tevens dat bij opheffing van een rekening de ING automatisch de aan de betaalrekening gekoppelde spaarrekening en betaalpas beëindigd en de rekening verwijdert uit Mijn ING Zakelijk. Overige producten bij de zakelijke rekening moeten door de vertegenwoordiger/gemachtigden zelf worden beëindigd voordat de zakelijke rekening opgezegd wordt. Zodra het verzoek tot opheffing door de ING Bank is ontvangen, zal de rekening geblokkeerd worden en kunnen zowel de vertegenwoordiger als de gemachtigden van de rekening de rekening en de daarbij behorende producten niet meer gebruiken. De regioadministrateur/ afdelingspenningmeester kan daarom het beste het geld van de zakelijke rekening overboeken naar een andere rekening voordat het verzoek tot opheffen (via het verenigingsbureau) wordt ingediend bij de bank. Verder mag het saldo van de zakelijk rekening en eventuele spaarrekening voor het opheffen maximaal €10.000 bedragen.

Wanneer de zakelijke rekening bij de ING of de Rabobank is opgezegd, kunnen de digitale af- en bijschrijvingen in Mijn ING Zakelijk of Rabo Internetbankieren niet meer worden ingezien. Het is voor regioadministrateurs/ afdelingspenningmeesters dus handig om voor het opzeggen de afschriften te downloaden en op te saan als onderdeel van de financiële administratie. 22 Handleiding Volmachten ANBO 2014

7.

Contactgegevens

Voor het aanvragen en wijzigen van bijzondere volmachten voor regio’s en bankvolmachten en voor ondersteuning bij bankzaken kunt u schriftelijk contact opnemen met: ANBO Verenigingsbureau t.a.v. afdeling Financiën Postbus 2012 3440 DA Woerden E-mail: [email protected]

Voor bankzaken kunt u ook direct contact opnemen met de Klantenservice van de Rabobank of ING: Klantenservice Rabobank Klantenservice Rabobank vestiging in de regio : via de zoekfunctie op de website van de Rabobank. http://www.rabobank.nl/bedrijven/klantenservice/ , zoek de juiste vestiging in de zoekbalk rechtsboven op de pagina onder “Contact met uw bank”. Technische Helpdesk Rabo Internet- en Mobielbankieren: 0900-0905 (lokaal tarief) Klantenservice ING Bank Klantenservice ING Algemeen: 0900 9242 (10 ct p/m) Technische Helpdesk Mijn ING (internetbankieren) : 0900 9242 (10 ct p/m)

Voor het aanvragen en wijzigen van bijzondere volmachten voor afdelingen kunt u contact opnemen met de regiomedewerker in uw regio of met het regiokantoor (bij voorkeur per e-mail).


8.

Bijlagen

Bijgaand vindt u de volgende bijlagen: - Formulier bijzondere volmacht regio - Formulier bijzondere volmacht afdelingen - Process Flow Bankvolmachten Rabobank - Process Flow Bankvolmachten ING Bank - Formulier bankvolmacht Rabobank - Formulier bankvolmacht ING Bank - Overdrachtsformulier penningmeesterschap


HANDLEIDING VOLMACHTEN ANBO. Bijzondere volmachten & Bankvolmachten

Recommend Documents