Handleiding VCA-tool Arno de Graaff, 16 januari 2014, Utrecht
Handleiding VCA-tool Gebruik je kop en de juiste knop!
Dit is versie 1.0 van de VCA-tool; goed doordacht, zorgvuldig gebouwd en getest. Toch kan het vast nog beter. Misschien ontdek je wel een fout. Geef het door! Dat is makkelijk te doen via de Qtracker (klik).
Invoer in een vak kun je het beste afsluiten met ‘tab’. De VCA-tool werkt op de persoon en op personeelsnummer. Zo kan plannen v/e Toolbox voor een ander wel, maar alleen onder diens naam en nummer.
KLIK om door te gaan
2
Plannen van Toolboxen Arno de Graaff, 16 januari 2014, Utrecht
Toolboxen:
Een paar BELANGRIJKE reminders
● Toolboxen zijn gekoppeld aan individuen. Dus, laat je iemand anders een Toolbox voor jou inplannen, dan moet diegene jouw naam en/of personeelsnummer gebruiken. (anders krijg je geen mail met link naar de aanwezigheidsregistratie, en wordt die ‘ander’ geregistreerd als gever/ontvanger van de TB, i.p.v. jij)
● Raak de mail met de link naar de aanwezigheidsregistratie niet kwijt! (zonder mail geen link, en zonder link geen registratie …..)
● Vergeet je personeelsnummer niet! En dat geldt voor zowel de gever van de toolbox, als voor de ontvanger. (zonder personeelsnummer geen registratie, en zonder registratie een gemiste kans)
KLIK om door te gaan
4
Toolboxen: Het beginscherm
1. Klik, en je gaat naar de ‘Toolboxplanning’ (in dit geval sta je er al). 2. Klik om te beginnen met plannen 3. Hier staat een reeds geplande toolbox. 4. Klik op dit icoon om een geplande toolbox te verwijderen.. 5. Klik op dit icoon om een geplande toolbox te wijzigen.
KLIK om door te gaan
5
Toolboxen: Het aanmaken van een toolbox
1. Geef in trefwoorden het onderwerp. 2. Geef de gewenste datum: dd-mm-jjjj 3./4. Begin- en eindtijd toolbox: per 15 min. 5./6. Locatie en naam presentator. 7. Korte omschrijving inhoud Toolbox 8. Klik hier om op te slaan. Sla op en tegelijk zijn alle collega’s met VCAdiploma uitgenodigd. Presentator krijgt een mail waarmee presentie geregistreerd kan worden. Goed bewaren !!
KLIK om door te gaan
6
Toolboxen: De mail met link naar de toolboxregistratie:
1. Toolbox registratiepagina URL 2. Link om registratie mogelijk te maken. 3. De link werkt vanaf 15 min. vóór, tot 1 uur na de toolbox.
KLIK om door te gaan
7
Toolboxen:
Het wijzigen/verwijderen van een geplande toolbox
● Eenmaal op icoontje ‘wijzigen’ geklikt, kom je in hetzelfde scherm als voor het aanmaken van een TB. ● Wijzig wat je wilt wijzigen, en klik op ‘Opslaan en …..’. Een gewijzigd vergaderverzoek is naar de doelgroep gestuurd. De link die je voor registratie van presentie kreeg bij aanmaak van de TB, blijft actueel. ● Klik je op icoontje ‘verwijderen’ dan verwijder je, na controlevraag de TB uit de planning. Een annulering is naar de doelgroep verstuurd.
8
Aanwezigheidsregistratie van toolboxen Arno de Graaff, 16 januari 2014, Utrecht
Toolboxen:
Voorbereiding aanwezigheidsregistratie
● Regel eventueel een tweede laptop. Dat voorkomt dat men langer dan nodig moet wachten om zich aanwezig te kunnen melden. ● De registratietool kan je op één, maar ook op meerdere laptops tegelijk, activeren vanaf een kwartier voor de geplande aanvangstijd, tot maximaal een uur na geplande eindtijd. ● ‘Activeren’ van de registratie, doe je door op de link te klikken in de mail die je kreeg toen je de toolbox als gepland opsloeg. ● Op het moment dat je wil beginnen met je presentatie, kun je één van die twee gewoon gebruiken (en na afloop via nog openstaand scherm, of via de gegeven link weer gebruiken voor aanwezigheidsregistratie). KLIK om door te gaan
10
Toolboxen:
Hoe te registreren: 1. Geef hier je personeelsnummer. 2. Bevestig hier je registratie. 3. Na bevestiging verschijnt hier je naam en personeelsnummer. Heb je zelf de toolbox gegeven, dan staat je naam er al. 4. Stuur alsjeblieft na afloop je presentatie digitaal naar
[email protected]. Zo kunnen anderen die ook nog gebruiken.
11
