Handleiding Rabo Corporate Connect Rabo Trade Access Gebruikershandleiding Export LC juli 2016
Inhoud 1
Inleiding .................................................................................................................................................................................................3
2
Export LC bekijken in RTA ..........................................................................................................................................................4 2.1
Voordat u begint .............................................................................................................................................................................................................. 4
2.2
Een export LC bekijken ................................................................................................................................................................................................ 4
2.3
Een wijziging van een export LC bekijken ...................................................................................................................................................... 7
2.4
Een afwikkeling van een export LC bekijken ................................................................................................................................................ 9
3 Een remisebrief aanmaken voor aanbieding documenten onder een LC geadviseerd door Rabobank ...................................................................................................................................................................................................... 10 4 Een remisebrief aanmaken voor aanbieding documenten onder een LC niet geadviseerd door Rabobank.......................................................................................................................................................................................... 15 5
Aanmaak, gebruik en beheer van sjablonen van een remisebrief .............................................................. 19 5.1
Een sjabloon van een remisebrief aanmaken ............................................................................................................................................19
5.2
Een remisebrief aanmaken met gebruik van een sjabloon ..............................................................................................................20
6
Concept remisebrief bekijken en printen .................................................................................................................... 21
7
Remisebrief van een LC niet geadviseerd door Rabobank in RTA tekenen .......................................... 23 7.1
Tekenen ................................................................................................................................................................................................................................23
7.2 7.2.1 7.2.2
Tekenen van meerdere dossiers tegelijk .......................................................................................................................................................23 Tekenen met de Reader ............................................................................................................................................................................................24 Tekenen met de USB Reader .................................................................................................................................................................................24
Tekenen met de Rabo Scanner ................................................................................................................................................................................................25 7.3
Afkeuren ...............................................................................................................................................................................................................................25
8
Remisebrieven in RTA wijzigen ........................................................................................................................................... 26
9
Status bekijken van een export LC en van een Remisebrief ............................................................................ 27
10
E-mail notificatie ...................................................................................................................................................................... 29
11
Bijlage .............................................................................................................................................................................................. 31
Rabo Trade Access
2
1 Inleiding Rabo Trade Access (RTA) is een gebruikersvriendelijke toepassing waarmee de klant transacties voor documentaire betaalproducten elektronisch kan aanleveren en inzien. Met RTA kunnen export LC’s en eventuele wijzigingen daarop, ontvangen door de Rabobank, elektronisch ingezien worden. De stap-voor-stap procedures in deze Rabo Trade Access Gebruikershandleiding zijn ontworpen om het proces van een export LC te ondersteunen. Deze handleiding is bedoeld om nieuwe gebruikers bekend te laten raken met alle functies die RTA te bieden heeft, maar ook voor ervaren gebruikers die snel iets willen opzoeken over een bepaald proces. Als u nog aanvullende vragen heeft die niet in deze handleiding behandeld worden of als u wilt weten hoe de Rabobank u verder kan helpen met uw business wensen, kunt u zoals altijd contact opnemen met uw relatie manager.
Rabo Trade Access
3
2 Export LC bekijken in RTA 2.1 Voordat u begint Als u voor het eerst gebruik gaat maken van RTA vindt u op www.rabobank.com/supportcorporateconnect uitgebreide informatie over het inloggen op Rabo Corporate Connect. Zodra u zich bevindt op Rabo corporate connect kunt de verschillende applicaties benaderen waarvoor u bevoegd bent.
in de algemene handleiding van RTA staat beschreven hoe u bijvoorbeeld de taalkeuze van RTA bepaalt (standaard opent RTA in het Nederlands) en is het van belang dat u bij basisgegevens eerst rekeningnummers in RTA heeft opgevoerd.
Let op! Als u gebruik maakt van RTA bevindt u zich op een beveiligde internetomgeving. Daarom is het van belang dat u RTA op de juiste manier afsluit door midden bovenaan het scherm te klikken op ‘Afmelden’. Gebruik in geen geval het kruisje rechts bovenaan het scherm om af te sluiten. Let op! Omdat u zich op een beveiligde internetomgeving bevindt zal RTA automatisch afsluiten als u langere tijd bent ingelogd zonder verdere handelingen te verrichten (zie ook bijlage).
2.2 Een export LC bekijken Klik in de blauwe menubalk op ‘Letters of Credit’ en klik op ‘Export LC’ om bij de Export LC functionaliteit te komen. Deze module stelt u in staat om Export LC’s in te zien die door Rabobank (Trade Services) zijn geadviseerd.
In de linker kolom verschijnen waartoe u gebruikersrechten heeft gekregen.
Rabo Trade Access
4
Klik in de linker kolom op ‘Status bekijken’ . Er verschijnt een overzicht van alle door Rabobank aan u geadviseerde LC’s. U kunt de volgorde van de transacties zoals ze worden weergegeven wijzigen door op een van de kolomtitels te klikken. De volgorde van de transacties worden dan oplopend weergegeven. Als u bijvoorbeeld de meest recent verwerkte handeling van een LC in beeld wilt zien klikt u op de laatste kolom ‘Date processed’. Op de laatste pagina worden deze dan weergegeven. Als u het LC nummer of Rabobank referentienummer (beginnend met LX…) weet kunt u met de filterfunctie de transactie ook makkelijk terug vinden. Door alleen de 6 cijfers van het Rabobank referentienummer in te typen wordt deze transactie eruit gefilterd.
Vink het LC aan wat u wilt bekijken en klik op de knop historie. Het volgende scherm verschijnt.
Vink nogmaals de transactie aan en klik op de knop ‘Selecteren’. Als onder het LC al meerdere handelingen zijn verricht ziet u de verschillende ‘events’ onder elkaar in dit scherm . Als u deze ‘gebeurtenis’ aanvinkt verschijnt de inhoud van het LC in beeld, weergegeven in verschillende tabbladen. Door bovenaan op de verschillende tabbladen
Rabo Trade Access
5
te klikken of onderaan op de knop ‘volgende’ kunt u de inhoud van het LC per onderdeel (bijv. goederen) bekijken. Tevens kunt u hier teksten uit het LC kopiëren welke u voor de opmaak van uw documenten kunt gebruiken. In het tabblad ‘Informatie’ leest u extra informatie die ook is opgenomen in de bijlage van de schriftelijk aan u verzonden adviesbrief met LC van de Rabobank.
Rabo Trade Access
6
2.3 Een wijziging van een export LC bekijken Om een door Rabobank (Trade Services) geadviseerde wijziging onder export LC in te zien volgt u dezelfde stappen als beschreven zijn in paragraaf 2.2. Klik in de blauwe menubalk op ‘Letters of Credit en vervolgens op ‘Export LC’ .
In de linkerkolom verschijnen de functies waartoe u gebruikersrechten heeft gekregen.
Klik in de linkerkolom op ‘Status bekijken’ . Een overzicht van alle door Rabobank aan u geadviseerde LC’s verschijnt. Door op een van de kolomtitels te klikken kunt u de volgorde van de weergegeven transacties naar oplopend wijzigen. Klikt u op de laatste kolom ‘Date processed’ dan wordt op de laatste pagina de meest recent verwerkte handeling van een LC weergegeven.
Rabo Trade Access
7
Als u het LC nummer of Rabobank referentienummer (beginnend met LX…) weet kunt u met de filterfunctie de transactie ook makkelijk terug vinden. Door alleen de 6 cijfers van het Rabobank referentienummer in te typen wordt deze transactie eruit gefilterd. Vink het LC aan wat u wilt bekijken en klik op de knop historie. Het volgende scherm verschijnt.
In de kolom ‘Naam gebeurtenis’ ziet u de verschillende gebeurtenissen van de transactie. In combinatie met de kolom ‘Datum verwerking’ ziet u welke gebeurtenis als laatste heeft plaatsgevonden en dat is in het voorbeeld een wijziging van het export LC. Door deze aan te vinken en op selecteren te klikken ziet u in verschillende tabbladen op welke punten het LC door de opende bank gewijzigd is.
In het tabblad ‘Informatie’ leest u eventuele extra informatie die is o.a. is opgenomen in de schriftelijke wijzigingsadviesbrief van de Rabobank.
Rabo Trade Access
8
2.4 Een afwikkeling van een export LC bekijken U volgt dezelfde stappen als in 2.2. Zie paragraaf 2.2 en 2.3 voor een uitgebreidere omschrijving ervan. Klik in de linker kolom op ‘Status bekijken’ . Een overzicht van alle export LC’s (geadviseerd door Rabobank) verschijnt. Door op een van de kolomtitels te klikken wordt de volgorde van de weergegeven transacties oplopend weergegeven. Als u het LC nummer of Rabobank referentienummer (beginnend met LX…) weet kunt u met de filterfunctie de transactie ook makkelijk terug vinden (vul in het eerste veld de 6 cijfers van het Rabobank referentienummer in). Vink het LC aan wat u wilt bekijken en klik op de knop historie.
In de kolom ‘Naam gebeurtenis’ ziet u de verschillende ‘events’ die onder het LC hebben plaatsgevonden, waaronder de settlement (=afwikkeling). Door deze aan te vinken en op selecteren te klikken ziet u in het tabblad ‘Principal’ in combinatie met het tabblad ‘Information’ of de aangeboden documentenset al dan niet is afgewikkeld.
Mocht de documentenset op een later moment worden afgewikkeld (bijvoorbeeld na ontvangst van dekking of omdat de betaling uitgesteld is) ontvangt u later daarvan een terugkoppeling via RTA. Om een van de acties te bekijken vinkt u deze aan en klikt vervolgens op ‘Selecteren’. Klik op ‘Annuleren’ als u klaar bent.
Rabo Trade Access
9
3 Een remisebrief aanmaken voor aanbieding documenten onder een LC geadviseerd door Rabobank Export LC’s die door Rabobank aan u geadviseerd worden zijn voorzien van een schriftelijke remisebrief waarmee u de documenten naar Trade Services ter verdere verwerking kunt insturen. RTA biedt u ook de mogelijkheid om digitaal een remisebrief in te vullen die u kunt printen en waarmee u de documenten en het originele LC met adviesbrief en eventuele wijzigingen kunt insturen. Gegevens kunnen op verschillende manieren in de velden ingevuld worden. De gebruiker kan gegevens direct in de velden invullen en/of kiezen uit een drop-down lijst. Er zijn drie typen velden in RTA: • Optionele velden: in deze velden mogen gegevens ingevuld worden • Verplichte velden: in deze velden moeten gegeven ingevuld worden. De gegevens zijn de basisgegevens voor een transactie. Het systeem staat geen lege verplichte velden toe. Verplichte velden worden voorafgegaan met een grijs blokje. Na bevestiging van de opdracht wordt middels een melding aangegeven welke verplichte velden nog ingevuld moeten worden. • Beschermde velden: deze datavelden hebben een grijze achtergrond welke automatisch gevuld worden met data nadat er een ID is ingevuld van bijvoorbeeld een tegenpartij of van een BIC/SWIFT code (SWIFT adres) Ga naar de Export LC functie ‘Remisebrief’. Het LC waar u een remisebrief voor aan wilt maken kunt u in de lijst opzoeken. U kunt ook gebruik maken van de filterfunctie om het export LC snel terug te vinden. Door het (deels) invullen van een of meerdere selectiecriteria zoals de Rabobank referentie of het LC nummer en op ‘Filter’ te klikken ziet u een lijst met alle transacties die voldoen aan de opgegeven criteria (de tekst die in de zoekvelden ingevuld wordt is hoofdlettergevoelig).
Vink het LC aan waar u een remisebrief voor wilt aanmaken en klik op ‘selecteren’. Er verschijnen 3 tabbladen, Algemeen, Documenten en Instructies die u verder kunt invullen. Tabblad Algemeen In dit tabblad treft u de volgende velden aan. Rabobank referentie - vanuit het systeem automatisch een uniek (Rabobank) referentienummer. Referentienummer klant/begunstigde - spreekt voor zich. Rabo Trade Access
10
LC bedrag – deze zijn reeds ingevuld. Het documentenbedrag dat op de rekening van de begunstigde gecrediteerd moet worden kunt u opgeven in het laatste tabblad Instructies. Gegevens begunstigde – spreekt voor zich. Gegevens betaling – vul de muntsoort in waarin creditering moet plaatsvinden. Accreditief opbrengst crediteren ten gunste van (1) – hier geeft u aan ten gunste van welk IBAN rekeningnummer en in welke muntsoort (Euro of vreemde valuta) creditering van het documentenbedrag moet plaatsvinden. Middels ‘zoeken’ kunt u het juiste IBAN rekeningnummer selecteren als u dat eerder bij basisgegevens heeft opgevoerd. Accreditief opbrengst crediteren ten gunste van (2) – als u de opbrengsten van het documentenbedrag bij een andere bank gecrediteerd wilt hebben kunt u hier kiezen voor ‘Others’ en in het veld erna kunt u het IBANrekeningnummer invullen. Aard van betaling – u kunt hier aangeven of het ‘export van goederen’ betreft of onder ‘others’ een andere aard van betaling aangeven. Instructies – Mocht het om een LC gaan met een uitgestelde betaling dan kunt u door op de tweede optie te klikken aangeven of u discontering wenst. Hier zijn echter wel voorwaarden aan verbonden. Indien dit niet van toepassing is laat u de eerste optie staan.
Tabblad Documenten In dit tabblad kunt u aangeven welke documenten u naar de Rabobank stuurt. De meest voorkomende documenten opgenomen. U kunt hierin de gewenste documenten selecteren. Indien de door u gewenste documenten niet standaard voorkomen kunt u ze onderaan handmatig opvoeren. Zodra u een document aanvinkt verschijnt een in te vullen vakje voor het aantal exemplaren van dat document wat u gaat insturen. Het bevat de volgende velden:
Rabo Trade Access
11
Tabblad Instructies In dit tabblad kunt u extra opmerkingen of instructies voor de Rabobank opnemen. U kunt hier de naam van de bank invullen indien u op een niet-Rabobank rekening gecrediteerd wilt worden. Het bestaat uit de volgende velden:
Nadat alle benodigde data voor de wijziging zijn ingevuld heeft u ter afronding onderaan het scherm verschillende mogelijkheden: Annuleren – de handeling stoppen Bevestigen – als u de transactie volledig wilt afronden moet u eerst akkoord gaan met de additionele regels op grond van de sanctiewetgeving. Vink hiervoor de check box aan.
Rabo Trade Access
12
Let op! Na voltooiing kan de remisebrief niet meer in RTA gewijzigd worden. U kunt wel de handeling nogmaals herhalen en desgewenst de gegevens anders invullen. Meteen nadat u de remisebrief heeft afgerond en bevestigd krijgt u een scherm met de mogelijkheid om deze in te zien en te printen door op de link ‘Document bekijken’ te klikken zoals hieronder wordt getoond.
Daarna verschijnt de remisebrief waarvan hieronder een deel wordt weergegeven. Dit is een PDF bestand wat u kunt opslaan en uitprinten.
Rabo Trade Access
13
Rabo Trade Access
14
4 Een remisebrief aanmaken voor aanbieding documenten onder een LC niet geadviseerd door Rabobank Het komt voor dat export LC’s door een andere bank dan Rabobank aan u geadviseerd worden. Als het LC niet door deze bank geconfirmeerd is en de vorm van het LC betreft een ‘open negotiatie / kas / accept LC’ , dat wil zeggen dat het LC beschikbaar is voor ‘negotiation / payment / acceptance by any bank’ , kunt u ervoor kiezen om de gevraagde documenten bij de Rabobank aan te bieden. RTA biedt u de mogelijkheid om een remisebrief en dossiernummer aan te maken waarmee u de documenten en het originele LC (en eventuele wijzigingen) met adviesbrief kunt opsturen.
Klik in de blauwe menubalk op ‘Letter of Credit’ en vervolgens op ‘Export LC’ .
Klik in de linkerkolom op ‘Export LC’ zodat alle export LC functies verschijnen waartoe u gebruikersrechten heeft gekregen. Klik vervolgens op de functie ‘LC niet geadviseerd door Rabobank’ om een remisebrief aan te maken.
Rabo Trade Access
15
Uit het scherm wat verschijnt blijkt dat de in te vullen transactie uit drie tabbladen bestaat, Algemeen, Documenten en Instructies. U kunt navigeren tussen de tabbladen door het gewenste tabblad aan te klikken of middels de knoppen rechts onderin met ‘volgende’ en/of ‘vorige’.
Hierna worden de velden per tabblad verder omschreven. Tabblad Algemeen In dit tabblad kunt u de volgende velden invullen. Rabobank referentie – Bij het aanmaken van een remisebrief genereert het systeem automatisch een uniek (Rabobank) referentienummer. LC nummer – Dit is het LC nummer van de openende bank. LC bedrag – Vul muntsoort en het LC bedrag in. Het documentenbedrag dat op de rekening van de begunstigde gecrediteerd moet worden kunt u opgeven in het laatste tabblad Instructies. IBAN Nummer – Vul het internationale rekeningnummer in van de begunstigde. Muntsoort voor creditering – Kies de juiste muntsoort voor creditering uit de drop-down lijst. Contact gegevens – Vul naam, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon in.
Tabblad Documenten In dit tabblad kunt u specificeren welke documenten u naar de Rabobank stuurt. De meest voorkomende documenten opgenomen. U kunt hierin de gewenste documenten selecteren. Indien de door u gewenste documenten niet standaard voorkomen kunt u ze onderaan handmatig opvoeren. Zodra u een document aan vinkt verschijnt een in te vullen vakje voor het aantal exemplaren van dat document wat u gaat insturen.
Rabo Trade Access
16
Tabblad Instructies
In dit tabblad kunt u extra opmerkingen of instructies voor de Rabobank opnemen. Het bevat de volgende velden: Nadat alle benodigde data zijn ingevuld heeft u ter afronding onderaan het scherm verschillende mogelijkheden: Bevestigen – Als u de transactie volledig wilt afronden. Als dit succesvol is verschijnt het bericht: ‘Transaction completed successfully’ (het systeem geeft anders vanzelf aan als u een verplicht veld vergeten bent in te vullen). Na voltooiing krijgt de transactie de status ‘Pending’ en moet deze nog goedgekeurd en getekend worden door de daartoe gemachtigde supervisor in de functie ‘Opdracht tekenen’ .
Rabo Trade Access
17
Opslaan - U kunt de transactie tijdelijk opslaan als u deze nog niet volledig kunt afronden. De transactie krijgt de status ‘Saved’. Sjabloon – Als u opdrachten heeft waarin steeds dezelfde gegevens opgenomen moeten worden kunt u ook een sjabloon aanmaken (zie hoofdstuk 5). Een transactie die nog niet getekend is of een transactie die is opgeslagen kunnen nog gewijzigd worden via de functie ‘Opdracht wijzigen’. Opdracht tekenen wordt in hoofdstuk 7 van deze handleiding verder toegelicht.
Rabo Trade Access
18
5 Aanmaak, gebruik en beheer van sjablonen van een remisebrief Als u opdrachten heeft waarin steeds dezelfde gegevens opgenomen moeten worden kunt u gebruik maken met de sjabloon functie. Deze functie stelt u in staat om een sjabloon te creëren met gegevens die voor alle remisebrieven gelden. Hierdoor wordt het invullen van steeds dezelfde informatie voorkomen. Bij het aanmaken van een sjabloon zijn alle velden optioneel waardoor de gebruiker sommige velden die variëren per transactie (zoals het LC bedrag) leeg kan laten. Bij het aanmaken van een sjabloon kan men ervoor kiezen om hierin heel veel of juist alleen de basale gegevens op te nemen. U kunt ook meerdere sjablonen aanmaken, bijvoorbeeld een sjabloon per opdrachtgever.
5.1 Een sjabloon van een remisebrief aanmaken Om een sjabloon aan te maken gaat u naar de functie ‘LC niet geadviseerd door Rabobank’ om een remisebrief aan te maken waar u de ‘vaste’ gegevens in de gewenste transactievelden invult zoals in hoofdstuk 4 is beschreven. Onderaan het laatste tabblad Instructies kunt u middels de Sjabloon knop uw aangemaakte sjabloon opslaan.
Nadat u op de sjabloon knop heeft geklikt verschijnt de Sjabloon Lijst.
Rabo Trade Access
19
Vervolgens vult u alleen de volgende gegevens in: Naam - Geef een unieke naam aan ieder sjabloon. Soort - selecteer of het sjabloon Persoonlijk of Algemeen is. Persoonlijk betekent dat het sjabloon alleen beschikbaar is voor de huidige gebruiker, terwijl Algemeen betekent dat deze voor alle gebruikers beschikbaar is. Let op!: het is niet mogelijk om een sjabloon aan te maken vanuit een eerder opgeslagen opdracht welke u weer heeft opgepakt vanuit de functie ‘Opdracht wijzigen’ .
5.2 Een remisebrief aanmaken met gebruik van een sjabloon Als u bij het aanmaken van een nieuwe remisebrief gebruik wilt maken van een eerder aangemaakt sjabloon gaat u naar ‘LC niet geadviseerd door Rabobank’ om een remisebrief aan te maken. Een nieuwe transactie verschijnt op het scherm. Vervolgens klikt u in het eerste tabblad Algemeen onderaan het scherm op de sjabloon knop. Daarmee opent u een nieuw scherm met daarin de Sjabloon Lijst die een overzicht weergeeft van eerder aangemaakte sjablonen.
Vink het sjabloon aan wat u wenst te gebruiken en klik op ‘laden’ zodat de gegevens uit het sjabloon overgenomen worden in de transactievelden van de nieuwe opdracht. U kunt ook gebruik maken van de filterfunctie met vier verschillende zoekcriteria om het juiste sjabloon te vinden in het geval de sjabloon lijst erg lang is. Daarbij kunt u eerst aangeven of het zoekcriterium bijvoorbeeld iets moet ‘bevatten’ (= contains) of exact ‘gelijk is aan’ (= equal to). U kunt filteren op sjabloon naam, gebruiker (= pasnummer) van degene die het sjabloon heeft aangemaakt, de aanmaakdatum van het sjabloon en/of het soort (= private of public) sjabloon. Voorbeeld: als u bij ‘aangemaakt door’ plus ‘contains’ kiest en in het volgende veld 9605 invult ziet u alle sjablonen verschijnen die zijn aangemaakt door de gebruiker met een pasnummer dat 9605 bevat. Nadat de gegevens succesvol geladen zijn kunt u deze, indien gewenst, nog aanpassen in de nieuwe LC opdracht. Het systeem zal met de volgende melding aangeven als het laden van de gegevens is geslaagd.
Let op!: het is niet mogelijk om een sjabloon te laden vanuit een eerder opgeslagen opdracht welke u weer heeft opgepakt vanuit de functie ‘Opdracht wijzigen’
Rabo Trade Access
20
6 Concept remisebrief bekijken en printen Nadat u de transactie heeft afgerond en bevestigd krijgt u een scherm met de mogelijkheid om een (concept)remisebrief te zien en te printen. Klik op de link ‘Document bekijken’ .
Daarna verschijnt de (concept)remisebrief waarvan hieronder een deel wordt weergegeven. Dit is een PDF bestand wat u kunt opslaan of uitprinten.
Rabo Trade Access
21
Mocht u het scherm met de melding ‘Document bekijken’ al voorbij zijn dan is het ook mogelijk om de remisebrief te bekijken via de functie ‘Status bekijken’ . Selecteer de betreffende transactie en klik op de knop Historie.
Vink de transactie nogmaals aan en klik op ‘Selecteren’.
Onderaan de pagina kunt u middels de knop ‘Documenten’ het PDF bestand oproepen en printen.
Ook nu verschijnt de remisebrief welke u kunt opslaan of uitprinten.
Rabo Trade Access
22
7 Remisebrief van een LC niet geadviseerd door Rabobank in RTA tekenen Na het invullen en voltooien van de transactie dient deze door een daartoe geautoriseerde gebruiker in RTA goedgekeurd en getekend te worden. Na het tekenen wordt het dossiernummer (digitaal) aangeboden bij Trade Services. Met de uitgeprinte remisebrief kunt u de documenten vervolgens insturen zodat deze bij Trade Services verdere verwerkt kunnen worden. U kunt de transactie eventueel nog wijzigen tot de eerste handtekening is gezet via de functie ’ Opdracht wijzigen’ (zie hoofdstuk 8).
7.1 Tekenen De te tekenen opdracht kunt u in de lijst opzoeken. U kunt daarbij eventueel gebruik maken van de filterfunctie. Door het (deels) invullen van een of meerdere selectiecriteria (Rabobank Referentie of LC nummer) en op ‘Filter’ te klikken ziet u een lijst met alle transacties die voldoen aan de opgegeven criteria (de tekst die in de zoekvelden ingevuld wordt is hoofdlettergevoelig).
Vink de transactie aan die u wilt tekenen en klik op ‘Selecteren’. De transactie verschijnt in beeld en u kunt deze per tabblad bekijken en controleren op juistheid. Op het laatste tabblad kunt u middels de knop Afkeuren of Tekenen de transactie afkeuren of goedkeuren.
7.2 Tekenen van meerdere dossiers tegelijk Deze functionaliteit is alleen beschikbaar op aanvraag. Neem hiervoor contact op met uw relatiemanager. Indien u van deze functionaliteit gebruikt maakt, vinkt u de transacties aan die u wilt tekenen en klik op ‘Selecteren’. U dient nu met de voorwaarden akkoord te gaan door de check box aan te vinken en vervolgens kunt u met de knop tekenen de transacties tegelijk goedkeuren. Dit is alleen mogelijk met de USB reader of de Rabo scanner.
Rabo Trade Access
23
Om een opdracht te tekenen heeft u een reader, een USB reader of de Rabo Scanner nodig. reader USB reader Rabo Scanner
7.2.1
Tekenen met de Reader
De pop-over voor het tekenen met de reader verschijnt als er geen USB Reader is aangesloten. Volg de instructies en bereken de signeercode en vul deze in op uw scherm. Klik dan op ‘Verzenden’. Als u meerdere tekenopdrachten heeft geselecteerd, verschijnt automatisch de volgende geselecteerde tekenopdracht voor ondertekening. Afhankelijk van de grootte van het transactiebedrag wordt gevraagd om één of meerdere controlegetallen in te voeren: Transactiebedrag Aantal controlegetallen Tot € 10.000 1 Van € 10.000 tot € 100.000 2 Van € 100.000 – € 2,5mln 3
7.2.2
Tekenen met de USB Reader
Het pincode venster verschijnt. Toets nu de pincode van de pas in en klik op ‘OK’.
Rabo Trade Access
24
Tekenen met de Rabo Scanner De pop-over voor het tekenen met de Rabo Scanner verschijnt als er geen USB Reader is aangesloten. Volg de instructies en vul de signeercode in op uw scherm. Klik dan op onderteken. Als u meerdere tekenopdrachten heeft geselecteerd, verschijnt automatisch de volgende geselecteerde tekenopdracht voor ondertekening.
N.B. In de meeste gevallen is het tekenen door één gebruiker binnen uw bedrijf voldoende. Dit is echter afhankelijk van de wijze waarop de machtigingen voor het tekenen zijn aangevraagd voor RTA. Het is dus ook mogelijk dat binnen een bedrijf voor de te tekenen opdrachten een dubbele autorisatie verlangd is. Dan moet de handeling herhaald worden door een andere gebruiker die gemachtigd is om te tekenen.
7.3 Afkeuren Wanneer u voor Afkeuren kiest kunt u de reden van het afkeuren meegeven:
U kunt de opdracht dan weer oppakken via de functie ‘Opdracht wijzigen’ en aanpassingen doen (zie Hoofdstuk 8).
Rabo Trade Access
25
8 Remisebrieven in RTA wijzigen Remisebrieven die nog niet zijn getekend, zijn afgekeurd of eerst zijn opgeslagen kunnen nog aangepast worden via de Export LC functie ‘Opdracht wijzigen’. Deze opdrachten hebben als status ‘pending’ of ‘ saved’. Klik op ‘Opdracht wijzigen’ en maak eventueel gebruik van de filterfunctie om de te wijzigen remisebrief snel terug te vinden. Door het (deels) invullen van een of meerdere selectiecriteria zoals de Rabobank referentie of LC nummer en op ‘Filter’ te klikken ziet u een lijst met alle transacties die voldoen aan de opgegeven criteria (de tekst die in de zoekvelden ingevuld wordt is hoofdlettergevoelig). Vink de opdracht aan die u wilt aanpassen en klik op ‘selecteren’.
De opdracht verschijnt in beeld en u kunt de gegevens naar behoefte aanpassen. Klik op ‘Bevestigen’ als u klaar bent. Na het aanpassen en voltooien van de transactie dient deze door een daartoe geautoriseerde gebruiker in RTA goedgekeurd en getekend te worden. Na het tekenen wordt het dossiernummer (digitaal) aangeboden bij Trade Services. Met de uitgeprinte remisebrief kunt u de documenten vervolgens insturen zodat deze bij Trade Services verdere verwerkt kunnen worden.
Rabo Trade Access
26
9 Status bekijken van een export LC en van een Remisebrief In paragraaf 2.2 is uitgelegd hoe in RTA onder de functie ‘Status bekijken’ de status van een export LC bekeken kan worden. Voor een export LC geadviseerd door de Rabobank kent RTA verschillende statussen. Hieronder staat uitgelegd wat elke status betekent. Naam gebeurtenis
Status Export LC
Betekenis
Advised LC
Processed
LC is geadviseerd en zichtbaar in RTA
Amendment
Processed
Wijziging LC is geadviseerd en zichtbaar in RTA
Settlement
Processed
Documenten zijn verwerkt en al dan niet afgewikkeld
Settlement at maturity
Processed
Afwikkeling van documenten op vervaldatum (uitgestelde betalingsdatum)
View Authorised
Processed
Afwikkeling na ontvangst dekking (indien bij aanbieding documenten niet was afgewikkeld)
Expired LC
Processed
LC is vervallen (geldigheid is verstreken)
In hoofdstuk 6 wordt uitgelegd hoe men de status van een remisebrief voor een LC niet geadviseerd door Rabobank kan bekijken onder de functie ‘Status bekijken’. RTA kent ook hiervoor verschillende statussen. Hieronder staat uitgelegd wat elke status betekent. Status Remisebrief
Betekenis
Non-Rabobank LC
Pending
De remisebrief is aangemaakt en bevestigd maar nog niet getekend. Als de opdracht nog niet getekend is kan deze via Opdracht wijzigen nog aangepast worden.
Non-Rabobank LC
Saved
De remisebrief is opgeslagen en kan via Opdracht Wijzigen worden geopend voor verdere afhandeling
Non-Rabobank LC
Refused
Transactie is afgekeurd en ter aanpassing retour gezonden
Non-Rabobank LC
Processed
Documenten zijn verwerkt en al dan niet afgewikkeld
Naam gebeurtenis
Rabo Trade Access
27
No- Rabobank LC
Released
Remisebrief is getekend en zal digitaal aangeboden worden bij Rabobank Nederland (documenten moetenschriftelijk met remisebrief en LC worden ingestuurd)
Non-Rabobank LC
Partially authorised
De remisebrief is door 1 persoon getekend en wacht nog op de 2e ondertekening
Rabo Trade Access
28
10 E-mail notificatie Met deze functionaliteit kunt u aangeven bij welke handeling onder een export LC een mail gestuurd moet worden naar een of meerdere personen binnen uw bedrijf zodat zij daarover geïnformeerd zijn en indien nodig daarop actie kunnen ondernemen. Onder de module Basis gegevens vindt u in de linker kolom de E-mail notificatie. Als u deze optie opent ziet u ‘E-mail groep toevoegen’. Hier maakt u eerst een groep aan met daarin de E-mail adressen van de personen die een E-mail notificatie moeten ontvangen. U kunt meerdere groepen aanmaken met verschillende samenstellingen van te mailen persoonlijke- en/of afdelingsmailadressen. Met de knop Toevoegen kunt u één voor één alle E-mail adressen aan de E-mail lijst van die groep toevoegen. Door op ‘Bevestigen’ te klikken slaat u de E-mail groep op.
Vervolgens gaat u naar Basis gegevens > E-mail notificatie > E-mail notificatie toevoegen om per productonderdeel aan te geven bij welke actie een mail verstuurd moet worden en naar welke groep.
Rabo Trade Access
29
Per onderdeel binnen een export LC (‘function’) kunt u bepalen of en wie per mail op de hoogte gesteld moet worden. Hieronder volgt een toelichting op de onderdelen waarvoor u de E-mail notificatie kunt aanzetten. LC not advised by Rabo
er staat remisebrief klaar om te tekenen
Remittance letter
een remisebrief voor een LC geadviseerd door Rabobank is aangemaakt (deze hoeft in RTA niet getekend te worden)
Advised LC
een nieuw LC is aan u geadviseerd
Expired LC
het export LC is verlopen (vervallen)
View Authorised
een afwikkeling van een documentenset heeft plaatsgevonden na ontvangst dekking
Settlement
aangeboden documenten zijn verwerkt door Trade Services, met eventuele afwikkeling (zie status voor detail info, paragraaf 3.4)
Settle at Maturity
een afwikkeling van een documentenset heeft plaatsgevonden op de uitgestelde betalingsdatum (vervaldatum)
Amendment
er is een wijziging aan u geadviseerd
Rabo Trade Access
30
11 Bijlage Tekens die zijn toegestaan in SWIFT
a t/m z A t/m Z 9 t/m 0 / - ? : ( ) . , ’ + Het gebruik van overige leestekens (zoals % “ \ # @ & * e.d.), klinkers met accenttekens en een TAB is niet toegestaan in RTA!
Indien RTA automatisch is uitgelogd als gevolg van de ‘time out session’ kunt u te maken krijgen met de volgende foutmeldingen: Foutmelding: record has been locked Wanneer: Als u weer verder wilt met het dossier
Neem contact op met de Trade Service Desk om de transactie te laten ‘unlocken’.
Foutmelding: Duplicate session Als u weer opnieuw wilt inloggen
Oorzaak: op de achtergrond is nog een sessie van RTA actief. Oplossing: 1. sluit RTA af 2. Sluit de browser af of als dit niet voldoende werkt ga naar internet. Kies bovenaan in menubalk naar Extra > Internet opties > klik op Cookies verwijderen en klik op Bestanden verwijderen. 3. Open RTA opnieuw U kunt nu weer inloggen op Rabo Corporate Connect en RTA. Als dit niet werkt kunt u contact opnemen met Rabo Corporate Support. Contactinformatie Rabo Corporate Support Servicetijden:
werkdagen van 8.00 tot 17.30 uur
Email:
[email protected]
Telefoon:
+31 (0) 30 71 21 777
Op www.rabobank.com/supportcorporateconnect kunt u uitgebreide informatie vinden inzake het inloggen op Rabo Corporate Connect. Zodra u zich bevindt op Rabo Corporate Connect kunt u RTA benaderen.
Rabo Trade Access
31
