Rabo Internetbankieren Professional handleiding
© Rabobank Nederland, 2009 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie of op welke andere wijze dan daaronder mede begrepen gehele of gedeeltelijke bewerking van het werk, zonder voorafgaande toestemming van Rabobank Nederland. No part of this publication may be reproduced in any form by print, photo print, microfilm or any other means without written permission by Rabobank Nederland.
1 Inleiding
1
2 Toegankelijkheid
2
3 Veiligheid
3
4 Inloggen
4
5 Betalen en Sparen 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16
Rekeningoverzicht Transactieoverzicht Per bankgiro Per acceptgiro Eigen rekening Importeren bestand Geagendeerd In behandeling Zetten 2e handtekening Adresboek Berichten Download Rekening- en pasgegevens Rekeningafschriften Verzenden opdrachten Verzenden bestanden
6 Verzenden 7 Incasso 7.1 Handmatig aanmaken incassobatch 7.1.1 Handmatig opdrachten aanmaken 7.1.2 Handmatig opdrachten kiezen uit Adresboek 7.1.3 Selectie met behulp van categorieën uit Adresboek
7.2 Incassobestand Importeren
8 Betalen Buitenland 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7
R
Betaalopdracht Betalen Buitenland per cheque Geagendeerd In behandeling Adresboek Berichten Verzenden
7 7 8 10 11 11 12 14 15 16 17 18 18 20 21 23 23
25 26 26 27 28 29
32
33 33 35 35 35 36 36 36
9 Koppeling boekhoudpakket 9.1 9.2 9.3 9.4
Aanmelden Gebruik Geïmporteerde bestanden Batches
9.4.1 Batches betalingsbestand 9.4.2 Batches incassobestand
10 Autorisaties en limieten 10.1 Algemeen 10.2 Gebruikers 10.2.1 10.2.2 10.2.3 10.2.4
Eigenaar Beheerder Functionaris Functies
10.3 Limieten 10.3.1 10.3.2 10.3.3 10.3.4
Overeenkomstlimiet Directeur/eigenaarslimiet Max. overboeken EUR 2e handtekening
10.4 Functies/gebruikers 10.5 Producten/gebruikers 10.6 Mijn autorisaties
R
37 37 37 38 39 40 40
41 41 42 43 43 43 44
47 48 48 48 49
50 51 52
1 Inleiding Deze handleiding is bedoeld voor de beginnende gebruiker van Rabo Internetbankieren Professional. Stap voor stap wordt er aan de hand van schermvoorbeelden getoond wat er mogelijk is met Rabo Internetbankieren Professional. Als u tijdens gebruik van Rabo Internetbankieren Professional behoefte heeft aan ondersteuning treft u bij Internetbankieren op iedere pagina een ‘hulp bij deze pagina’link aan. Voor iedere pagina is extra uitleg beschikbaar. Mocht u toch nog vragen hebben over de werking van Rabo Internetbankieren Professional kunt u contact opnemen met de helpdesk Internetbankieren. Heeft u een andere vraag, bijvoorbeeld over uw rekeningen in Rabo Internetbankieren, tarieven of productinformatie, neemt u dan contact met uw lokale bank. Contactgegevens vindt u op www.rabobank.nl onder ‘klantenservice’.
R
1
2 Toegankelijkheid Wij hechten veel waarde aan een duidelijke weergave van onze internetpagina’s. Daarom kunt u op www.rabobank.nl onder toegankelijkheid meer informatie vinden over hoe u de verschillende internetpagina’s van Rabo Internetbankieren Professional optimaal kunt benaderen.
R
2
3 Veiligheid U vertrouwt erop dat uw bankzaken op een correcte, snelle, veilige en persoonlijke wijze worden afgehandeld. U verwacht dat ook in de virtuele wereld waar geen sprake is van persoonlijk contact. Daarom staat veiligheid bij ons altijd voorop. Veilig Internetbankieren heeft u zelf in de hand. Voordat u begint met Rabo Internetbankieren Professional is het belangrijk kennis te nemen van de maatregelen die u moet treffen voordat u inlogt in Rabo Internetbankieren Professional. Deze kunt u vinden op www.rabobank.nl onder veiligheid.
R
3
4 Inloggen Nadat u uw Internetbrowser heeft opgestart, typt u www.rabobank.nl. De pagina van de Rabobank verschijnt. Om in te loggen klikt u op ‘Internetbankieren’.
R
4
Via het inlogscherm krijgt u toegang tot Rabo Internetbankieren Professional. Hiervoor gebruikt u de Random Reader en uw bankpas. Om veilig te bankieren is het belangrijk dat u zelf een aantal voorzorgsmaatregelen treft. Lees meer over veiligheid onderaan het inlogscherm.
R
5
Nadat u bent ingelogd verschijnt in samenvatting een totaaloverzicht van uw rekeningen en producten;
R
6
5 Betalen en Sparen
Voor de doorgaans meest gebruikte opties klikt u op ‘betalen & sparen’. Vervolgens ziet u links in het scherm diverse opties om te betalen en sparen. Deze opties worden in dit hoofdstuk verder uitgelegd.
5.1 Rekeningoverzicht In het scherm 'Rekeningoverzicht' ziet u uw rekeningoverzicht uitgesplitst naar muntsoort. Wilt u de transacties van een bepaalde rekening zien? Klik dan op de gewenste rekening. In Rabo Internetbankieren is uw saldo- en transactie-informatie steeds actueel.
R
7
5.2 Transactieoverzicht Wanneer u binnen het 'Rekeningoverzicht' op de gewenste rekening heeft geklikt, komt u in het transactieoverzicht. Hier kunt u de transacties raadplegen van de afgelopen 15 maanden. Als u in het transactieoverzicht met uw muis over de rentedatum beweegt, krijgt u de boekdatum en de verwerkingsdatum van deze transactie te zien.
R
8
Selectie In het kader 'selectie' kiest u uw rekening en vult u indien gewenst 'Begindatum' en 'Einddatum' in. Klik vervolgens op de button 'Overzicht tonen'. Het transactieoverzicht toont de door u gemaakte selectie. Wilt u een selectie met meer criteria, kies dan voor 'uitgebreide selectie'. Het maken van uitgebreide selectie is niet mogelijk voor spaarrekeningen.
R
9
5.3 Per bankgiro Een bankgiro is een betaal- of spaaropdracht waarmee een bedrag wordt overgemaakt naar een ander rekeningnummer.
De uitvoerdatum is de huidige datum of ligt (maximaal 1 jaar) na de huidige datum. Standaard wordt de huidige datum weergegeven. Als u een bedrag wilt overmaken naar een voormalig Postbankrekening, vult u eerst een
‘P’ voor het nummer in. Nadat de velden zijn gevuld kunt u met de blauwe buttons (OK, OK + verzenden enz.) de opdrachten verzenden en/of een andere functie selecteren.
R
10
5.4 Per acceptgiro Bij een acceptgiro neemt u alle gegevens over van de papieren acceptgirokaart.
Het betalingskenmerk neemt u over van de papieren acceptgiro en vindt u achter het bedrag op de papieren acceptgiro. Het plusteken (+) dat soms achter het betalingskenmerk op de papieren acceptgiro staat, vult u niet in. Nadat de velden zijn gevuld kunt u met de blauwe buttons (OK, OK + verzenden enz.) de opdrachten verzenden en/of een andere functie selecteren.
5.5 Eigen rekening Het scherm Eigen rekening is bedoeld om op gemakkelijke wijze overboekingen te doen tussen uw eigen rekeningen. Bijvoorbeeld van uw betaalrekening naar uw spaarrekening.
R
11
5.6 Importeren bestand In het scherm Importeren bestand is het mogelijk betaalbestanden te importeren. Er kunnen bestanden ingelezen worden tot maximaal 1000 Kb, bijvoorbeeld vanuit een boekhoudprogramma. Importeren van betaalopdrachten kan met een uitvoerdatum van maximaal 6 maanden in de toekomst. Het is mogelijk om in vier verschillende formaten te importeren. x
Clieop03 formaat; binnenlandse betaalopdrachten
x
PAYEXT formaat; binnenlandse spoedopdrachten
x
BTL91 formaat; buitenlandopdrachten
x
Sepa-XML formaat; betaalopdrachten binnen- en buitenland
Over hoe deze bestandtypes zijn opgebouwd is een aparte beschrijving beschikbaar; www.rabobank.nl/seb
R
12
Na het selecteren van een bestandsformaat verschijnt het volgende scherm;
Met de knop 'Bladeren' kunt u het gewenste bestand selecteren in een map op uw pc. Kies vervolgens het type betaalopdracht waarmee u het bestand wilt laten verwerken.
R
13
Crediteuren- en Salarisbetalingen worden in het transactieoverzicht als 1 totaalbedrag getoond met als omschrijving het aantal posten. Overige betalingen worden per transacties weergegeven. Om het bestand te importeren, klikt u op ‘OK’. Het scherm ‘Verzenden bestanden’ verschijnt.
Op de achtergrond wordt het bestand geïmporteerd. Pas als het bestand volledig is geïmporteerd kunt u het bestand inzien. Kies voor 'Verzenden bestanden' in het linkermenu om deze pagina te verversen. Tijdens het importeren kunt u eventueel andere functionaliteit gebruiken binnen Betalen & Sparen.
5.7 Geagendeerd
Via de optie 'Geagendeerd' kunt u zien welke opdrachten in de toekomst uitgevoerd worden.
Bij een periodieke opdracht ziet u de termijn en het aantal keren dat de opdracht nog wordt uitgevoerd.
R
14
Als uw periodieke betalingen zijn overgenomen uit uw Rabo Telebankieren Extra overeenkomst, heeft u alleen de mogelijkheid de opdracht te wissen. Let op! Net als bij het aanmaken van een opdracht dient u een opdracht tot wissen of wijzigen te verzenden voordat dit definitief is.
5.8 In behandeling Via de optie 'In behandeling' vindt u per rekening een overzicht van de verzonden
opdrachten die al door de Rabobank in behandeling zijn genomen. Deze opdrachten kunt u niet meer wijzigen of intrekken. De status geeft aan in welk stadium de opdracht zich bevindt.
Status verzonden opdrachten Goedgekeurd: de opdracht is uitgevoerd. Het is niet mogelijk een goedgekeurde opdracht ongedaan te maken. Neem in dat geval contact op met de begunstigde om het bedrag te laten terugboeken. Uitgesteld: de uitvoerdatum is bereikt, maar de opdracht kan niet worden uitgevoerd, bijvoorbeeld vanwege een ontoereikend saldo. De opdracht wordt dan uitgesteld. Een uitgestelde betaling wordt twee werkdagen (wanneer de opdracht is verzonden na 12.00 uur zijn dat drie werkdagen) tussen 08.15 en 14.15 uur elk halfuur opnieuw aangeboden ter verwerking. Daarna nog een keer omstreeks 16.00 en 18.30 uur. Voor zakelijke rekeningen kan uw bank ook buiten deze tijdstippen opdrachten goedkeuren om verwerkt te worden. Indien de opdracht na deze periode niet is verwerkt, krijgt deze de status 'afgekeurd'. Vrij te geven: opdrachten met deze status moeten nog worden goed- of afgekeurd door de tekenbevoegde via 'Vrijgeven opdrachten' in Rabo Internetbankieren. De opdrachtgever kan de opdrachten niet wijzigen. Afgekeurd: de opdracht is definitief afgekeurd, omdat bijvoorbeeld uw saldo niet toereikend was of omdat u foutieve gegevens heeft ingevoerd.
R
15
Status verzonden batches Goedgekeurd: De batch is in zijn geheel uitgevoerd. Het is niet mogelijk een goedgekeurde opdracht ongedaan te maken. Neem in dat geval contact op met de begunstigde om het bedrag te laten terugboeken. Uitgesteld: De uitvoerdatum is bereikt, maar de batch kan in zijn geheel niet worden uitgevoerd, bijvoorbeeld vanwege een ontoereikend saldo. De batch wordt dan uitgesteld. Een uitgestelde betaling wordt gedurende twee werkdagen (drie werkdagen als de opdracht is verzonden na 12.00 uur) tussen 08.15 en 14.15 uur elk halfuur opnieuw aangeboden ter verwerking. Daarna nog een keer omstreeks 16.00 en 18.30 uur. Voor zakelijke rekeningen kan uw bank ook buiten deze tijdstippen batches goedkeuren om verwerkt te worden. Indien de batch na deze periode niet is verwerkt, krijgt deze de status 'afgekeurd'. Vrij te geven: batches met deze status moeten nog worden goed- of afgekeurd door de tekenbevoegde via 'Zetten tweede handtekening’ in Rabo Internetbankieren. De opdrachtgever kan de batches niet wijzigen. Gedeeltelijk afgekeurd: een of meer opdrachten uit de batch zijn afgekeurd. De reden wordt getoond als u met de muisaanwijzer op de 'i' rust. Indien u op de knop 'Gedeeltelijk afgekeurd' klikt, wordt het scherm 'Afgekeurde opdrachten' getoond. In dit scherm kunt u de opdracht(en) selecteren om alsnog te versturen. Afgekeurd: de gehele batch is afgekeurd. De reden wordt getoond als u met de muisaanwijzer op de 'i' rust. Indien u op de knop 'afgekeurd' klikt, wordt het scherm 'Afgekeurde opdrachten' getoond. In dit scherm kunt u eventueel opdrachten selecteren om als nieuwe opdracht te versturen. Heeft u aanvullende vragen over een status van een opdracht, neem dan contact op met uw bank.
5.9 Zetten 2e handtekening Indien een opdracht een 2e handtekening vereist (zie hoofdstuk autorisatie) ziet u in dit scherm een overzicht van de opdrachten die een 2e handtekening nodig hebben.
R
16
Alleen een gebruiker met de functie ‘zetten van een tweede handtekening’ (zie hoofdstuk autorisatie) is bevoegd tot het zetten van een tweede handtekening. 1. U kunt een opdracht vrijgeven (Ja), Afkeuren (Nee) of Aanhouden. 2. Klik vervolgens op ‘OK+Verzenden’ om de opdracht(en) te verzenden.
5.10 Adresboek In het adresboek kunt u gegevens invoeren en wijzigen van personen of instellingen waar u regelmatig geld naar overboekt. De eerstvolgende keer dat u een opdracht voor deze begunstigde aanmaakt, kiest u de naam van de begunstigde uit het adresboek. De gegevens worden dan automatisch ingevoerd in de opdracht.
Vullen adresboek Met de knop 'Vullen adresboek' kunt u uw adresboek opnieuw vullen op basis van uw transacties van de afgelopen 15 maanden. Het vullen van uw adresboek kan enige tijd duren (0 tot 30 minuten). Op dat moment is het niet mogelijk om vanuit de schermen 'Per bankgiro' en 'Per acceptgiro' een adres toe te voegen.
Importeren adresboeken Met de knop ‘Importeren adresboeken’ kunt u uw adresgegevens uit Rabo Telebankieren Extra inlezen. Voor deze optie is het noodzakelijk om met een speciaal programma een adressenbestand vanuit Rabo Telebankieren Extra te importeren. U kunt de tool downloaden via www.rabobank.nl/rtehelp en vervolgens klikt u op links & downloads en selecteert u Converteren adresboeken van RTE naar RIB Pro.
R
17
5.11 Berichten Op de pagina Berichten vindt u mededelingen die de Rabobank naar u heeft verzonden. Deze berichten kunt u niet zelf verwijderen. Berichten die niet meer van toepassing zijn worden automatisch verwijderd.
5.12 Download De functie Download transacties geeft u de mogelijkheid om uw transacties van alle betaal- en spaarrekeningen op de eigen pc op te slaan. U kunt het vervolgens in een boekhoudprogramma importeren of gebruiken voor andere doeleinden. Eerst selecteert u een bestandformaat;
Als u gebruikmaakt van een boekhoudprogramma, dan adviseren wij u om de handleiding hiervan te raadplegen om te achterhalen welk importbestand uw boekhoudprogramma ondersteunt. Meer informatie over bestandsformaten vindt u op www.rabobank.nl/seb. Na ‘Ga verder’ geeft u aan van welke rekening en welke datum u de rekeninggegevens wilt downloaden;
R
18
U heeft 2 mogelijkheden; Transacties van alle rekeningen die beschikbaar zijn vanaf het tijdstip van de vorige download Deze downloadvorm wordt ook wel actual download genoemd. U ontvangt bij een actual download actuele gegevens; dus alle transacties tot op het moment van de download. Het starttijdstip is een datum in het verleden en kan niet door uzelf gewijzigd worden. Elk volgende download sluit aan op de vorige en het starttijdstip wordt hiermee verplaatst. Transacties van geselecteerde rekeningen tussen (afgesloten) boekdata Bij deze keuze worden alle rekeningen getoond die toegankelijke zijn voor de huidige gebruiker. Downloaden van transacties tussen twee boekdata is onafhankelijk van de actual download. Er vindt geen aansluiting plaats op een eventuele vorige download. U zult iedere keer opnieuw de gewenste boekdata moeten bepalen. Er kan per rekening maximaal tot 15 maanden terug transacties worden opgehaald. Indien u op ‘Aanmaken’ klikt, wordt het bestand aangemaakt en verschijnt het volgende scherm.
R
19
Met behulp van de knop ‘Ophalen status’ ververst u de status van de klaargezette bestanden. Zodra het bestand gereed is, verschijnt de link ‘Download>>’. Door op deze link te klikken kunt u het bestand downloaden op uw PC en vervolgens eventueel uw boekhoudpakket. 5.13 Rekening- en pasgegevens Hier kunt u uw rekening- en pasgegevens raadplegen.
R
20
5.14 Rekeningafschriften Met deze optie kunt u digitale rekeningafschriften downloaden. Instellen Voordat u rekeningafschriften kunt downloaden, moet u eerst ingesteld worden vanaf welke rekening u rekeningafschriften wilt gaan downloaden.
Indien het hokje voor de rekeningen grijs is, kunt u van die rekening geen Digitaal Rekeningafschrift opvragen. Downloaden Selecteer binnen de functie 'Rekeningafschriften' de rekening waarvan u digitale rekeningafschriften wilt opvragen.
Selecteer vervolgens digitale rekeningafschriften.
R
21
Indien u op ‘Aanmaken’ klikt, wordt het bestand aangemaakt en verschijnt het volgende scherm.
Met behulp van de knop ‘Ophalen status’ ververst u de status van de klaargezette bestanden. Zodra het bestand gereed is, verschijnt de link ‘Download>>’. Door op deze link te klikken kunt u het bestand downloaden op uw PC.
R
22
5.15 Verzenden opdrachten U kunt de individuele opdrachten aanvinken, maar u kunt ook hier een vinkje plaatsen als u alle opdrachten in één keer wilt selecteren.
Zodra u op ‘Verzenden’ klikt, verschijnt het scherm waar u de opdrachten kunt tekenen.
5.16 Verzenden bestanden In dit scherm ziet u de bestanden die geïmporteerd zijn.
R
23
U kunt eventueel doorklikken op het rekeningnummer om het bestand nog in te zien. Als er wijzigingen nodig zijn dan dient het geïmporteerde bestand gewist te worden. Vanuit het boekhoudpakket moet dan een nieuw bestand worden aangemaakt. Om het bestand of de bestanden te kunnen verzenden moet u deze eerst aanvinken. Kies vervolgens voor ‘Verzenden’.
R
24
6 Verzenden Met behulp van de S-toets kunt u opdrachten signeren en naar de Rabobank verzenden. Lees de instructie op de pagina goed. Om veilig te bankieren is het belangrijk dat u zelf een aantal voorzorgsmaatregelen treft. Lees meer over veiligheid onderaan het verzendscherm.
R
25
7 Incasso Als bedrijf, vereniging of stichting kunt u met uw klanten of leden afspreken om verschuldigde bedragen via een automatische incasso af te rekenen. Als u gebruik wilt maken van automatische incasso, dan dient u een incassocontract af te sluiten met de bank en dient u ervoor te zorgen dat u geldige machtigingen van klanten of leden in uw bezit heeft. Als aan deze voorwaarden is voldaan kunnen incasso-opdrachten elektronisch ter verwerking aan de bank worden aangeboden. Met de functie incasso heeft u de mogelijkheid handmatig in Rabo Internetbankieren Professional incasso batches aan te maken. Daarnaast is het ook mogelijk bestaande batches vanuit bijvoorbeeld uw boekhoudpakket te importeren.
7.1 Handmatig aanmaken incassobatch Bepaal op welke wijze u de incassobatch aan wilt maken. U heeft 3 de keuze uit 3 verschillende manieren; - Handmatig opdrachten aanmaken - Handmatig opdrachten kiezen uit adresboek - Selectie met behulp van categorieën in adresboek
R
26
7.1.1 Handmatig opdrachten aanmaken
Kiest u voor ‘handmatig opdrachten aanmaken’ verschijnt onderstaand scherm.
Vul de velden in en klik op de button ‘OK’ of ‘OK + Nieuw’.
Nadat alle incasso opdrachten zijn ingevoerd klikt u op ‘Verzenden’.
R
27
7.1.2 Handmatig opdrachten kiezen uit Adresboek
Kiest u voor ‘handmatig opdrachten kiezen uit Adresboek’ verschijnt onderstaand scherm.
Selecteer vanuit het adresboek de namen en vermeldt het te incasseren bedrag. Druk daarna op ‘OK’.
Nadat alle incasso opdrachten zijn ingevoerd klikt u op ‘Verzenden’.
R
28
7.1.3 Selectie met behulp van categorieën uit Adresboek
U kunt uw klanten of leden waarvan u wilt incasseren indelen in categorieën. U kunt bijvoorbeeld voor twee te incasseren groepen een categorie aanmaken. In uw Incasso adresboek koppelt u de te incasseren klanten of leden aan de categorieën. Vervolgens kunt u met één handeling (keuze van categorie) verschillende incassoopdrachten tegelijkertijd aan een incassobatch toevoegen.
Maak een categorie aan
Vul bij het veld ‘Omschrijving’ de naam van de categorie in en klik op OK.
R
29
Bepaal in het adresboek welke namen in de zojuist aangemaakte categorie thuis horen. Klik op ‘Wijzig >’ om de categorie aan het adresboek toe te voegen.
Selecteer de categorie en klik op OK.
De adressen zijn nu gekoppeld aan een categorie
R
30
Selecteer de categorie en klik op OK.
Nadat alle incasso opdrachten zijn ingevoerd klikt u op Verzenden.
R
31
7.2 Incassobestand Importeren Als u met een boekhoud- of ledenadministratieprogramma een incassobestand (Clieop03-bestand) aanmaakt, dan kunt u dit bestand in Rabo Internetbankieren Incasso importeren. Heeft het incassobestand batches met verschillende uitvoerdata, dan vindt een automatische splitsing plaats in even zoveel verschillende incassobatches. LET OP! U kunt deze incassobestanden in Rabo Internetbankieren Incasso niet wijzigen. Dergelijke wijzigingen dient u aan te brengen in uw boekhoud- of ledenadministratieprogramma. Er kunnen bestanden ingelezen worden tot maximaal 1000 kb.
Klik op de button Bladeren om het te importeren bestand te selecteren Klik op ‘OK + Verzenden’ om de geïmporteerde batch te verzenden.
R
32
8 Betalen Buitenland Met Rabo Internetbankieren Buitenland kunt u bedragen in Euro’s en vreemde valuta overboeken naar het buitenland. Klik binnen ‘Betelen en Sparen’ op ‘Betalen Buitenland’.
8.1 Betaalopdracht Vul de gegevens en selecteer de button ‘Volgende’. Een vervolgscherm verschijnt waar u de rest van de gegevens kunt invoeren.
R
33
Vul de overige gegevens in en klik op ‘OK + Verzenden’ of één van de andere buttons.
R
34
8.2 Betalen Buitenland per cheque Deze optie gebruikt u op het moment dat degene die u wilt betalen een cheque wilt ontvangen
Klik op ‘OK + Verzenden’ om de opdracht voor het maken en opsturen van een cheque te verzenden. 8.3 Geagendeerd Zie hoofdstuk ‘Betalen en Sparen’
8.4 In behandeling Zie hoofdstuk ‘Betalen en Sparen’
R
35
8.5 Adresboek Zie hoofdstuk ‘Betalen en Sparen’
8.6 Berichten Zie hoofdstuk ‘Betalen en Sparen’
8.7 Verzenden Zie hoofdstuk ‘Betalen en Sparen’
R
36
9 Koppeling boekhoudpakket
Met de boekhoudpakket koppeling kunt u automatisch online gegevens uitwisselen met Exact Online. Vooralsnog blijft dit beperkt tot binnenland betalingen en incasso’s. 9.1 Aanmelden Als u voor het eerst de koppeling gaat maken met uw boekhoudpakket, kiest u voor 'Rekeningen onderhouden'. U komt dan bij het inlogscherm van uw boekhoudpakket. Binnen het boekhoudpakket kunt u aangeven welke functionaliteiten u per rekening wilt gebruiken. Daarna zet u een elektronische handtekening, waarmee de koppeling definitief wordt. Het maken van de koppeling is alleen voorbehouden aan gebruikers met de rol Eigenaar.
9.2 Gebruik Als u zicht heeft aangemeld kunt u met de optie ‘Rekeningen onderhouden’ de koppeling met uw boekhoudpakket onderhouden. Het onderhouden van de koppeling is alleen voorbehouden aan gebruikers met de rol Eigenaar.
R
37
Als u kiest voor 'Rekeningen onderhouden' komt u op het inlogscherm van uw boekhoudpakket. Binnen het boekhoudpakket kunt u aangeven welke functionaliteiten u per rekening wilt wijzigen. Daarna zet u een elektronische handtekening, waarmee de wijzigingen definitief worden. Als u kiest voor ‘Alles ontkoppelen’ verbreekt u de automatische verbinding tussen Rabo Internetbankieren Professional en uw boekhoudpakket. Nadat u een elektronische handtekening hebt gezet, is de ontkoppeling definitief geworden. 9.3 Geïmporteerde bestanden Betaal- en/of incasso-opdrachten die zijn aangemaakt binnen uw boekhoudpakket worden automatisch verzonden naar Rabo Internetbankieren Professional. Voordat de betaal- en/of incasso-opdrachten daadwerkelijk uitgevoerd worden, dient u de geïmporteerde bestanden vanuit het boekhoudpakket te ondertekenen. Als u de opdrachten niet wilt laten uitvoeren, dan kunt u deze hier wissen. Ook gewiste bestanden dient u nog te voorzien van een elektronische handtekening. Er worden maximaal 25 bestanden op één pagina getoond. Kies voor 'Volgende' als u een volgende pagina wilt bekijken. Deze bestanden kunt u na ongeveer 30 minuten tekenen via Rabo Internetbankieren Professional.
R
38
U kunt de individuele bestanden aanvinken, maar u kunt ook hier een vinkje plaatsen als u alle bestanden in één keer wilt selecteren. U kunt maximaal 10 bestanden of de tegenwaarde van uw overeenkomstlimiet per sessie (laten) verzenden. Vink bestanden aan die getekend moeten worden en kies voor verzenden. Als een bestand niet aangevinkt kan worden, dan kan dat te maken hebben met beperkte rechten van de ingelogde gebruiker. Ook kan het totaalbedrag van het bestand de binnen de overeenkomst ingestelde limieten overschrijden. De bestandsnaam is hetzelfde als in het boekhoudpakket. U kunt de inhoud van de bestanden bekijken door de bestandsnaam aan te klikken. De inhoud bestaat uit batches van een betaalbestand of incassobestand. In sommige situaties is de bestandnaam niet aan te klikken. Dit kan te maken hebben met beperkte rechten van de ingelogde gebruiker.
9.4 Batches Als u in het scherm 'geïmporteerde bestanden' een bestand aanklikt, ziet u de onderliggende batches uit het bestand. Er kunnen maximaal tien batches in een bestand.
R
39
9.4.1 Batches betalingsbestand
9.4.2 Batches incassobestand
R
40
10 Autorisaties en limieten 10.1 Algemeen In Rabo Internetbankieren Professional zijn uitgebreide mogelijkheden voor functiescheiding en autorisatie-inrichting. U kunt zelf meerdere gebruikers opvoeren en beheren. Per gebruiker kunt u bepalen over welke functionaliteiten, rekeningen en toegangsmiddelen die gebruiker kan beschikken. Bovendien kunt u op per rekening aangeven tot welke bedrag maximaal overgeboekt mag worden. Ook kunt u per rekening aangeven vanaf welk bedrag een tweede handtekening vereist is voordat de betaalopdrachten verwerkt mogen worden. Het raadplegen, opvoeren, wijzigen en verwijderen van gebruikers is volledig bij u belegd (onder Autorisatie). Deze optie is alleen toegankelijk voor gebruikers met de rol Eigenaar of Beheerder. U kunt de autorisatie instellingen vinden onder de optie instellingen;
R
41
10.2 Gebruikers Bij het klikken op ‘Gebruikers’ ziet u een overzicht van de gebruikers van uw overeenkomst. Bij een nieuwe overeenkomst zal alleen een ‘Eigenaar’ opgevoerd zijn.
Als u geautoriseerd bent kunt u via 'Gebruiker toevoegen' nieuwe gebruikers opvoeren. Een gebruiker kunt u ook kopiëren. U neemt dan de functies over van de bestaande gebruiker.
R
42
Bepaal de naam, de rol en de functies waar de gebruiker toegang toe heeft. 10.2.1 Eigenaar Dit is de overeenkomsthouder. Een eigenaar zal over het algemeen volledige toegang hebben tot de (externe) rekeningen en gekoppelde producten in de overeenkomst. De eigenaar kan alleen door de bank opgevoerd, gewijzigd en gewist worden. Om het beheer uit handen te geven, moet de eigenaar een gebruiker met de rol 'beheerder' aanmaken met bijbehorende bevoegdheden (functies). De Eigenaar is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de handelingen die de Beheerder en de Functionaris uitvoeren. 10.2.2 Beheerder Deze gebruiker (in principe de verantwoordelijke voor de financiële administratie) stelt lokaal vast wie er wat mag en over welke (externe) rekeningen en/of gekoppelde producten er beschikt mag worden. De Beheerder kan alleen door de Eigenaar opgevoerd, gewijzigd en gewist worden. 10.2.3 Functionaris Dit is de medewerker voor wie vastgesteld is voor welke (externe) rekeningen en/ of gekoppelde producten hij/ zij geautoriseerd is. Aan de Functionaris kunnen verschillende functies toegekend worden. De Functionaris kan alleen door de Eigenaar en de Beheerder opgevoerd, gewijzigd en gewist worden Met betrekking tot de toe te kennen rollen geldt het volgende:
R
43
-
Een Eigenaar kan aan een gebruiker de rol Beheerder of Functionaris toekennen Een Beheerder kan aan een gebruiker alleen de rol Functionaris toekennen
10.2.4 Functies De volgende functies kunnen toegekend worden aan een gebruiker:
R
Betaalfunctionaliteit
de gebruiker mag betaalopdrachten invoeren en verzenden
Alleen opdrachten binnenland invoeren
de gebruiker mag betaalopdrachten binnenland aanmaken, maar deze niet tekenen. Deze optie kan niet gecombineerd worden met de optie 'Betaalfunctionaliteit'
Betalen via iDEAL
de gebruiker mag via iDEAL betalen
Incassofunctionaliteit
de gebruiker mag incasso-opdrachten invoeren/importeren en verzenden
Inzage in saldo-informatie
de gebruiker mag de saldi raadplegen in het rekeningoverzicht
Inzage in transactie-informatie
de gebruiker mag de transactiegegevens raadplegen in het rekeningoverzicht
Download
de gebruiker heeft de beschikking over de downloadfunctionaliteit. Deze functie kan alleen geactiveerd worden als ook Inzage in saldo-informatie en Inzage in transactie-informatie geactiveerd is.
Inzage in rekening- en pasgegevens
de gebruiker mag de schermen rekening- en pasgegevens raadplegen
Rekeninglimiet wijzigen
de gebruiker mag het maximum overboekingsbedrag en het grensbedrag waarboven een tweede handtekening geplaatst moet worden instellen (zie Autorisatie Limieten)
Geld bestellen
de gebruiker mag geld bestellen
Zetten van een tweede handtekening
de gebruiker mag een tweede handtekening plaatsen in het kader van de limietenstructuur (zie Autorisatie Limieten). Als deze functie is geactiveerd, heeft u de optie een GSM-nummer en/of e-mailadres op te geven waarop de gebruiker bericht krijgt dat er opdrachten klaarstaan waarvoor een tweede handtekening gezet moet worden
44
Zodra u een gebruiker heeft aangemaakt, verschijnt onderstaand scherm;
Klik op de button ‘Toevoegen’ om rekeningen te koppelen.
Bepaal tot welke rekeningen de gebruiker toegang heeft.
R
45
Nadat u op ‘Opslaan’ heeft geklikt, keert u weer terug in het scherm met gebruikersdetails.
Klik op de button ‘Toevoegen’ om de toegangspas te koppelen. Op deze manier wordt aan de aangemaakte gebruiker een toegangsmiddel gekoppeld waarmee deze gebruiker toegang heeft tot Rabo Internetbankieren Professional.
Na het klikken op ‘Opslaan’ is de gebruiker aangemaakt en heeft deze toegang tot Rabo Internetbankieren Professional. U kunt eventueel meerdere gebruikers aanmaken door dit hoofdstuk te herhalen.
R
46
10.3 Limieten In het scherm 'Overzicht limieten' ziet u de ingestelde limieten op overeenkomst- en op rekeningniveau. Daarnaast ziet u bij welke rekening en vanaf welk bedrag een tweede handtekening is vereist voor het laten verwerken van betaalopdrachten. Alle ingestelde limieten zijn in euro's. Dit geldt ook voor vreemde-valutarekeningen.
Klik op ‘wijzigen’ om de limieten aan te passen.
R
47
10.3.1 Overeenkomstlimiet
Dit is het bedrag dat per sessie overgemaakt mag worden. Het bedrag is alleen te wijzigen door een gebruiker met de rol eigenaar. Het bedrag kan door de gebruiker met de rol eigenaar zelfstandig worden verhoogd naar € 500.000. De limiet kan door uw Rabobank verhoogd worden tot € 2.500.000. De gebruiker met de rol eigenaar kan vervolgens de overeenkomstlimiet ophogen tot maximaal € 2.500.000. Bij een overeenkomstlimiet hoger dan € 500.000 vraagt uw Rabobank u om een geldig 06-nummer. Voor betalingen meer dan € 500.000 ontvangt de betreffende gebruiker een sms-bericht. Het is de bedoeling dat de inhoud van het sms bericht gecontroleerd wordt met de opgegeven opdracht(en)/bestand(en). 10.3.2 Directeur/eigenaarslimiet
Als er meerdere eigenaren zijn kunnen betalingen boven deze limiet uitsluitend door een eigenaar worden ingevoerd en moeten worden getekend door een andere eigenaar. 10.3.3 Max. overboeken EUR
U geeft per rekening aan wat het maximale bedrag is dat per opdracht mag worden overgemaakt. Dit bedrag mag niet hoger zijn dan het bedrag dat u bij 'Overeenkomstlimiet' heeft ingevuld. Als u een bedrag hoger dan of gelijk aan € 250.000 invult, wordt automatisch het vakje bij '2e handtekening vanaf EUR' aangevinkt. Er
R
48
wordt bij '2e handtekening' automatisch een bedrag ingevuld van € 250.000, dat is niet te wijzigen. 10.3.4 2e handtekening
Door het aanvinken van het vakje geeft u aan of een 2e handtekening nodig is. Als u de 2e handtekening wilt gebruiken, moeten er minimaal twee gebruikers opgevoerd zijn. Als er limieten zijn ingesteld en meerdere gebruikers zijn opgevoerd, waarvan er één gebruiker is met de rol eigenaar, dan heeft voor die gebruiker de ingestelde 2e handtekening geen effect. De 2e handtekening kan niet gebruikt worden bij zgn. directe betalingen zoals iDEAL en bij Bestellen via Internet. De limiet bij een '2e handtekening' is echter wel van toepassing op deze betalingen / bestellingen. Vul vervolgens het bedrag in waarboven een 2e handtekening vereist is. Het minimumbedrag dat ingevuld kan worden is € 0, het maximumbedrag is € 250.000. Als Heeft u via uw Rabobank geregeld dat er altijd een 2e handtekening vereist is dan is de ‘2e handtekening’ al aangevinkt en het bedrag 0,00. Deze rubrieken zijn dan uitgegrijsd en niet te wijzigen.
R
49
10.4 Functies/gebruikers Dit overzicht is beschikbaar voor gebruikers met de rol 'Eigenaar' en 'Beheerder'. De bevoegde gebruiker kan in dit totaaloverzicht de functies/gebruikers koppelen of ontkoppelen door de checkboxen te wijzigen.
Een compleet overzicht van de functies en gebruikers kan door u in een kommagescheiden formaat (csv) gedownload worden door het klikken op ‘aanmaken overzicht’.
R
50
10.5 Producten/gebruikers Dit overzicht is beschikbaar voor gebruikers met de rol 'Eigenaar' en 'Beheerder'. De bevoegde gebruiker kan in dit totaaloverzicht producten/gebruikers koppelen of ontkoppelen door de checkboxen te wijzigen.
Een compleet overzicht van de producten en gebruikers kan door u in een kommagescheiden formaat (csv) gedownload worden door het klikken op ‘aanmaken overzicht’.
R
51
10.6 Mijn autorisaties Dit scherm is beschikbaar voor alle gebruikers. Op dit scherm wordt weergegeven over welke functies de ingelogde gebruiker beschikt, welke producten zijn gekoppeld en welk toegangsmiddel en pas zijn toegewezen.
R
52
