Handleiding QicsTime Web Versie 3.6.2.
Inhoudsopgave Inhoudsopgave
2
1.
Introductie
3
2.
Het opstarten van de applicatie
4
2.1.
Op kantoor
4
2.2.
Op kantoor in combinatie met Exact Synergy
4
2.3.
Van buitenaf
4
3.
Uren schrijven via het web
5
3.1.
Zoeken en navigeren in het web
6
3.2.
Uren invoeren:
8
3.3.
Verschotten invoeren:
9
3.4.
Project / Klant kolom indeling aanpassen:
9
3.5.
Detailinformatie opvragen:
10
3.6.
De verschillende invoerschermen:
10
3.7.
Weekregelinvoer advanced
14
3.8.
Extra ureninvoerveld
15
3.9.
Boeken in uren en minuten
15
3.10.
Boeken begin en eindtijden
15
3.11.
Onregelmatigheidstoeslagen
15
3.12.
Aard van de werkzaamheden aanpassen
15
4.
Uren accorderen via het web
17
5.
Budgetinformatie
18
6.
Uw persoonlijke instellingen
19
7.
Delegatie
21
8.
Overzichten
21
9.
Systeem
23
9.1. 10.
Onderhoud / Instellingen/QicsTime
23
Integratie tussen QicsTime en Exact Synergy
25
10.1.
Het importeren van uw Exact Synergy-kalender
25
10.2.
Het exporteren van gerealiseerde uren naar uw kalender in Exact Synergy
26
10.3.
QicsTime Web beschikbaar onder het tabblad QicsTime in Exact Synergy
26
1. Introductie QicsTime software voor urenregistratie en facturatie bestaat uit twee verschillende onderdelen. Deze handleiding beschrijft het webgedeelte van QicsTime. In het webgedeelte van de applicatie heeft u de volgende mogelijkheden: -
Het boeken van uren en verschotten via het web;
-
Het accorderen van de uren via het web;
-
Het aanpassen van de persoonlijke instellingen;
-
Het bekijken, downloaden en printen van diverse overzichten;
-
Het onderhouden van stamgegevens.
Naast het webgedeelte is er ook een managementgedeelte. Het managementgedeelte van de applicatie staat lokaal geïnstalleerd bij de personen die verantwoordelijk zijn voor het accorderen van de uren en de facturatie binnen uw organisatie. In het managementgedeelte wordt de koppeling met uw financiële administratie gemaakt en alle instellingen die van belang zijn voor de werking van het pakket. De facturatie gebeurt ook vanuit QicsTime Management. Voor de werking van QicsTime Management is een andere handleiding beschikbaar. In deze handleiding wordt dieper ingegaan op de werking van de applicatie.
Pagina 3 van 26
2. Het opstarten van de applicatie 2.1. Op kantoor Om bij het webgedeelte van de applicatie te kunnen komen, start u uw Internet Explorer. Bij het internetadres typt u http://SERVERNAAM/QicsTime Bij SERVERNAAM typt u de naam van de server in waarop de QicsTime database in uw organisatie geïnstalleerd is. Wanneer u niet weet wat de naam van de server is, kunt u dit navragen bij systeembeheer of bij degene binnen uw organisatie die betrokken is geweest bij de implementatie van de QicsTime software. Als het adres klopt, kunt u hier een snelkoppeling van maken op uw bureaublad. - Ga naar uw bureaublad, klik op uw rechtermuisknop, kies vervolgens nieuw>snelkoppeling. - In de witte regel kunt u het adres van de website typen en klik op volgende. - Geef de snelkoppeling een naam, bijvoorbeeld QicsTime Web en klik op voltooien. - Vanaf nu kunt u de snelkoppeling op uw bureaublad gebruiken om QicsTime Web te openen.
In het menu „mijn instellingen‟ kunt u bij urenscherm het invoerscherm selecteren dat u graag wilt gebruiken. Vanaf nu zal de applicatie standaard opstarten met het door u gekozen scherm.
2.2. Op kantoor in combinatie met Exact Synergy Wanneer u met QicsTime werkt in combinatie met Exact Synergy en u heeft de daarvoor benodigde modules aangeschaft, dan ziet u bij het opstarten van Exact Synergy een extra tabblad QicsTime. 2.3. Van buitenaf Wanneer u de webapplicatie van QicsTime van buitenaf wilt benaderen, raden wij u aan contact op te nemen met uw systeembeheerder.
Pagina 4 van 26
3. Uren schrijven via het web Voor het invoeren van de uren via het web kunt u vier verschillende invoerschermen gebruiken. -
Weekinvoer
-
Daginvoer
-
Weekregelinvoer
-
Weekregelinvoer advanced
Afhankelijk van uw persoonlijke voorkeur en de manier van uren registreren zult u door het gebruik zelf ervaren welk invoerscherm voor u het meest geschikt is.
Pagina 5 van 26
3.1. Zoeken en navigeren in het web Door volledig gebruik te maken van uw toetsenbord (niet van uw muis) kunt u sneller uren invoeren.
Tab toets
Met de tab toets springt u naar het volgende veld. Met de tab toets bevestigt u een selectie.
Shift + Tab toets
Met deze toetsencombinatie kunt u naar het vorige veld springen.
Pijltje omhoog en naar beneden
Met deze toetsen kunt u door een lijst heen bladeren.
Enter
Met deze toets kunt u de regel opslaan.
F2
Met deze toets krijgt u een overzicht van alle mogelijke klanten, projecten, medewerkers of artikelen, afhankelijk van het veld waar u in staat. Door op dit icoontje te klikken kunt u snel de door u gewenste datum selecteren. Door op het pijltje naar links te klikken gaat u een week terug. Door op het pijltje naar rechts te klikken gaat u een week vooruit. Door op dit icoontje te klikken, kunt u aanvullende informatie over een project opvragen, bijvoorbeeld budgetinformatie.
Vrijgeven
Door „Vrijgeven‟ aan te vinken geeft u aan dat u uw uren voor deze week volledig heeft ingevoerd. Wanneer deze optie niet zichtbaar is, dan heeft dit te maken met de inrichting van QicsTime binnen uw organisatie.
Printen
Met deze optie kunt u de ingevoerde weekstaat afdrukken.
Importeren
Met deze optie kunt u uw planning vanuit Exact Synergy importeren.
Verplaatsen
Met deze optie kunt u kunt u een weekstaat verplaatsen naar een andere week.
Kopiëren
Met deze optie kunt u een weekstaat kopiëren naar een andere week. Bewerken van een regel.
Pagina 6 van 26
Verversen van een regel. Verwijderen van een regel. Opslaan van een regel. Kopiëren van een regel (alleen beschikbaar in de daginvoer). Delegatie. Hiermee kunt u inloggen onder een andere medewerker die u daar toestemming voor heeft gegeven.
Pagina 7 van 26
3.2.
Uren invoeren 1) Selecteer de week waarvoor u uren in wilt gaan voeren. 2) Selecteer een medewerker. (Dit is alleen van toepassing wanneer u rechten heeft op andermans uren. Heeft u die niet, dan zult u altijd alleen uw eigen naam bij medewerker zien staan). Als u de klant weet kunt u het beste beginnen met invoeren van de klantnaam of het klantnummer. Het systeem hoeft dan bij de volgende stap niet te zoeken in alle projecten maar alleen naar de projecten van deze klant.
3) Begin met typen in het (klant)invoervak. U ziet alleen de klanten waar een project voor is aangemaakt en waar u projectlid van bent.
4) Begin met het invoeren van de klantnaam (of een deel van de klantnaam). Tijdens het typen wordt er gezocht naar alle klanten waarvan de naam uw zoekopdracht bevat.
5) Hoe gedetailleerder de zoekopdracht, hoe kleiner de lijst met resultaten.
6) Ga met uw pijltjestoets naar de klant die u wilt selecteren. Om de selectie te maken toets Tab, komt dan direct in het volgende invoerveld. Pagina 8 van 26
6) Wanneer het zoekresultaat nog te groot is, (bijvoorbeeld 15/30) kunt u via F2 een lijst van alle klanten opvragen. 7) Uw reeds ingevoerde zoekopdracht wordt voorgevuld in het zoekscherm. Met Tab en Shift + Tab kunt u van boven naar beneden navigeren in het scherm. 8) Wanneer u het gewenste resultaat heeft gevonden toetst u Enter. .
U kunt zelf bepalen hoe er gezocht wordt, bijvoorbeeld op naam of op nummer. Moet het resultaat een deel van uw invoer bevatten of hier mee beginnen? Moet het resultaat van uw zoekopdracht direct worden weergegeven of pas nadat u op Tab heeft geklikt? Dit kunt u zelf instellen via de menuoptie „Mijn Instellingen‟.
9) Met Tab gaat u naar het volgende veld „Projecten‟. Selecteer een project op dezelfde manier zoals hierboven beschreven. Wanneer u eerst een klant geselecteerd heeft, ziet u hier alleen de projecten die voor die klant beschikbaar zijn en de projecten waar u lid van bent. 10) Met Tab gaat u naar het volgende veld, „Artikelen‟. Selecteer een artikel. U ziet hier alleen de artikelen waar u op mag boeken of die aan het project gekoppeld zijn. 11) Met Tab gaat u naar het volgende veld „Uren‟. Vul het aantal uren in voor die dag. 12) Met Tab gaat u naar het volgende veld „Omschrijving‟. Geeft een extra omschrijving van de werkzaamheden die u heeft uitgevoerd. 13) Wanneer de regel volledig is ingevoerd toetst u Enter. De regel wordt nu opgeslagen. 14) Nadat u alle uren voor deze week volledig heeft ingevoerd, moet u (indien dit bij uw organisatie zo is ingericht) de weekstaat vrijgeven, zodat uw manager/afdelingshoofd de uren kan goedkeuren. 3.3.
Verschotten invoeren: Zijn er naast de uren nog andere kosten die aan deze klant voor dit project doorbelast moeten worden? Dan kunt u links onder in uw scherm bij verschotten een lijst selecteren met de beschikbare verschotten binnen uw organisatie. Afhankelijk van de inrichting binnen uw organisatie kunt u zelf de prijs van dit verschot aanpassen. Kunt u geen verschotboekingen invoeren via het web, dan heeft uw organisatie ervoor gekozen geen kosten via de webinvoer door te belasten aan klanten.
3.4.
Project / Klant kolom indeling aanpassen: Via de persoonlijke instellingen is het mogelijk om zelf te bepalen of u de klant kolom wilt gebruiken. Ook kunt u de volgorde van de klant en de project kolom omdraaien. Wanneer u de klant kolom uit sluit dan wordt de klant automatisch gekoppeld op basis van het project dat u geselecteerd heeft. Pagina 9 van 26
3.5.
Detailinformatie opvragen: Nadat de uren opgeslagen zijn en rechts in uw scherm onder weekstaat uren staan, kunt u door op het aantal uren te klikken detailinformatie over deze boeking opvragen. In het detailscherm kunt u de klant, het project, de activiteit, het aantal uren en de omschrijving aanpassen. Hier heeft u ook de mogelijkheid om een extra lange omschrijving in te voeren
3.6.
De verschillende invoerschermen
Pagina 10 van 26
Hier ziet u hoeveel uur u voor deze week nog in moet voeren op basis van uw rooster.
Door op reeds ingevoerde uren te klikken, kunt u detailinformatie van de boeking opvragen en wijzigingen aanbrengen.
Hier voert u een meer gedetailleerde omschrijving van de door u uitgevoerde werkzaamheden invoeren. Afhankelijk van wat er binnen uw organisatie is afgesproken komt deze omschrijving op de factuurspecificatie die naar de klant verstuurd wordt. Wanneer uw omschrijving voor alle ingevoerde uren hetzelfde is, hoeft u alleen onderin bij omschrijving de tekst in te typen.
Wanneer er naast de uren ook nog andere kosten aan de klant moeten worden doorbelast, selecteert u deze hier. Afhankelijk van de inrichting binnen uw organisatie past u hier zelf de prijs aanpassen. Wanneer u helemaal geen verschotten kunt selecteren, komt dit doordat uw organisatie ervoor gekozen heeft via het web geen andere kosten in te voeren.
Pagina 11 van 26
Onder mijn instellingen geeft u bij invoertype aan of u in wilt voeren in aantallen, tijden of uren en minuten.
Hier ziet u hoeveel uur u voor deze week nog moet invoeren op basis van uw rooster.
Door „Vrijgeven‟ aan te vinken geeft u aan dat u uw uren voor deze week volledig heeft ingevoerd. Wanneer deze optie niet zichtbaar is, dan heeft dit te maken met de inrichting van QicsTime binnen uw organisatie.
Hier voert u een meer gedetailleerde omschrijving van de door u uitgevoerde werkzaamheden in. Afhankelijk van wat er binnen uw organisatie is afgesproken, komt deze omschrijving op de factuurspecificatie die naar de klant verstuurd wordt. Door op reeds ingevoerde uren te klikken, vraagt u detailinformatie van de boeking op en kunt u wijzigingen aanbrengen.
Wanneer er naast de uren ook nog andere kosten aan de klant moeten worden doorbelast, selecteert u deze hier. Afhankelijk van de inrichting binnen uw organisatie past u hier zelf de prijs aanpassen. Wanneer u helemaal geen verschotten kunt selecteren, komt dit doordat uw organisatie ervoor gekozen heeft via het web geen andere kosten in te voeren.
Pagina 12 van 26
Hier ziet u hoeveel uur u voor deze week nog moet invoeren op basis van uw rooster.
Door op reeds ingevoerde uren te klikken, vraagt u detailinformatie van de boeking op en kunt u wijzigingen aanbrengen.
Hier voert u een meer gedetailleerde omschrijving van de door u uitgevoerde werkzaamheden in. Afhankelijk van wat er binnen uw organisatie is afgesproken, komt deze omschrijving op de factuurspecificatie die naar de klant verstuurd wordt.
Wanneer er naast de uren ook nog andere kosten aan de klant moeten worden doorbelast, kunt u deze hier selecteren. Afhankelijk van de inrichting binnen uw organisatie past u hier zelf de prijs aan. Wanneer u helemaal geen verschotten kunt selecteren, komt dit doordat uw organisatie ervoor gekozen heeft via het web geen andere kosten in te voeren.
Pagina 13 van 26
3.7.
Weekregelinvoer advanced Om het urenboeken nog makkelijker te maken kunt u gebruik maken van de volgende vier opties, deze opties zijn alleen beschikbaar in het weekregel adv. invoerscherm. Favorieten: Onder deze optie legt u zelf een lijst aan met uw favoriete urenboekingen. Tijdens het invoeren van een urenboeking (Klant, Project, Artikel, Omschrijving) kunt u met het deze combinatie toevoegen aan uw lijst met favorieten. U kunt de lijst met favorieten zichtbaar maken door op te klikken achter avorieten. U kunt nu hier uw uren boeken en opslaan. Na opslaan komen de uren in uw weekstaat te staan. Recente: Door op te klikken achter ´Recente´ ziet u een lijst die automatisch opgebouwd wordt uit de urenboekingen die u de afgelopen tijd heeft gedaan. U kunt vanuit deze lijst uren boeken en opslaan. Na opslaan, komen de uren in uw weekstaat te staan. Standaard: De beheerder van QicsTime kan een lijst met standaard projecten aanleggen. Bijvoorbeeld de interne projecten waar iedereen op boekt. U kunt deze lijst openen door op achter ´Standaard´ te klikken. U kunt vanuit deze lijst uren boeken en opslaan. Na opslaan, komen de uren in uw weekstaat te staan. Timer (stopwatch) functionaliteit: Met start u de timerfunctionaliteit voor een urenboeking. U kunt de timer starten vanuit uw weekstaat of vanuit uw lijst met standaard, ´Favorieten´ of recente projecten. De tijd wordt standaard afgerond op 6 minuten. Dit is een instelling. Onder ´Mijn instellingen´ kunt u aangeven of dit 6 minuten, een kwartier of de werkelijke tijd moet zijn.
Wilt u duidelijk kunnen zien of de stopwatch nog loopt. Geef dit dan aan via ´Mijn instellingen´: Gebruik stopwatch functie pop up melding
Pagina 14 van 26
3.8.
Extra ureninvoerveld U heeft de mogelijkheid om in het managementgedeelte van de applicatie een extra invoerveld te definiëren. U heeft dus naast het vastleggen van een Klant, Project, Activiteit en Omschrijving de mogelijkheid om per urenregel nog een extra „gegeven‟ vast te leggen. U kunt zelf bepalen welke naam dit extra veld krijgt, wat de invoeropties zijn en of het veld wel of niet verplicht is.
3.9.
Boeken in uren en minuten In het daginvoer scherm kunt u er voor kiezen om niet te boeken in uren of delen van een uur (0,25 voor een kwartier) maar in uren en minuten (1 uur en 15 minuten).Via het menu ´Mijn instellingen´ geeft u dan bij invoertype „Uren en Minuten‟ aan.
3.10. Boeken begin- en eindtijden In het daginvoerscherm kunt u er voor kiezen om niet te boeken in uren of delen van een uur (0,25 voor een kwartier) maar in begin- en eindtijden (van 09:00 tot 09:15). Via het menu „mijn instellingen‟ kan, bij invoertype in „Begin- en eindtijden‟, deze functionaliteit worden ingesteld. 3.11. Onregelmatigheidstoeslagen Wanneer u ‟s avonds of in het weekend heeft gewerkt, kan het zijn dat deze uren tegen een ander tarief moeten worden doorbelast. Door de detailinformatie van uw urenboeking op te vragen, kunt u bij „toeslag‟ selecteren of deze uren normaal of voor een ander tarief moeten worden doorbelast. Het kan bijvoorbeeld zijn dat uw organisatie een avond- en een weekendtarief in QicsTime heeft aangemaakt waarbij de uren die geschreven worden tegen 150% of 200% worden doorbelast.
Wanneer u niet de optie „Onregelmatigheidstoeslag‟ heeft in het detailscherm, dan heeft uw organisatie er voor gekozen om geen gebruik te maken van deze functionaliteit of dit nog niet ingericht.
3.12. Aard van de werkzaamheden aanpassen In QicsTime zijn er twee types projecten, namelijk nacalculatie – en vaste projecten. Uren die geschreven worden op een nacalculatie project komen terug in de factuurvoorstellen. Uren die geschreven worden op een vast project, worden geregistreerd op dit project, maar op de factuurvoorstellen komt een vaste, met de klant afgesproken prijs te staan.
Pagina 15 van 26
Het is mogelijk om hier een uitzondering op te maken. Door de detailinformatie van uw urenboeking op te vragen, kunt u de aard van de werkzaamheden aanpassen. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat uren op een regieproject niet doorbelast hoeven te worden, maar dat dit „service–uren‟ zijn. Deze uren zullen dan tegen een nultarief op de factuurvoorstellen komen te staan. Bij urenboekingen op termijnfacturen kunt u aangeven dat deze uren meerwerkuren zijn. Deze uren zullen dan naast de vaste prijsafspraak ook op de factuurvoorstellen terechtkomen. Wanneer u niet de optie „Aard van de werkzaamheden‟ heeft in het detailscherm dan heeft uw organisatie er voor gekozen om geen gebruik te maken van deze functionaliteit of dit nog niet ingericht.
Pagina 16 van 26
4. Uren accorderen via het web Bent u voor een aantal projecten als projectmanager aangewezen, of voor een afdeling als afdelingshoofd, dan kunt u uren accorderen via het web. Dit kan via het menu „Accorderen‟ boven in uw scherm. Criteria: Bij criteria kunt u een aantal filtermogelijkheden opgeven waarop u de informatie in uw scherm wilt filteren. Soort: Hier geeft u aan of u vanuit uw rol als projectmanager of als afdelingshoofd uren wilt accorderen. Lay-out: Hier selecteert u hoe u de informatie wilt zien: -
per project, per medewerker
-
per project, per week
-
per medewerker, per week
-
per week, per medewerker
Project: Wanneer u alleen de uren van een bepaald project wilt zien, selecteert u hier het specifieke project selecteren. Medewerker: Wanneer u alleen de uren van een bepaalde medewerker wilt zien, selecteert u hier de specifieke medewerker. Jaar: Hier kunt selecteert u het boekjaar. Week: Hier selecteert u één week of alle weken. Status: Hier geeft u aan of u alle open, geaccordeerde uren of beide wilt zien. Type: Hier geeft u aan of u uren, verschotten of beide wilt zien.
Resultaat: In het resultatenscherm kunt u met de plusjes en minnetjes in- en uitzoomen op detailinformatie. Pagina 17 van 26
Door de verschillende regels aan te vinken, selecteert u welke uren u wilt accorderen. Door op de knop „Accorderen‟ te klikken, zal de selectie geaccordeerd worden. Door in de blauwe menubalk het witte hokje aan te vinken, kunt u in één keer alle regels in de selectie aanvinken.
5.
Budgetinformatie
Zijn er budgetten voor uw projecten aangemaakt, dan kunt u rechtsboven in uw scherm zien hoe het project er voor staat.
Voorbeeld budgetinformatie:
U heeft voor dit project een budget in uren ingegeven van 200 uur. Er staan nog 17 uur open om te accorderen. .
Er zijn al 5 uur geaccordeerd. Er is nog niets gefactureerd. U heeft dus nog 178 uur te besteden. In de tweede kolom ziet u de verschotten.
Pagina 18 van 26
6. Uw persoonlijke instellingen Onder het menu „Mijn instellingen‟ kunt u uw persoonlijke voorkeuren m.b.t. de urenschermen aangeven. Algemeen Urenscherm Invoertype Taal Verschot Overzicht Delegatie Onderhouden
Auto Complete Medewerker zoeken op
Klant zoeken op
Project zoeken op
Artikel zoeken op
Zoeken na tabtoets
Visueel Medewerker selectie
Klantselectie Projectselectie
Met deze optie stelt u in met welk invoerscherm de website opent Met deze optie stelt u voor het daginvoerscherm in of u in uren, uren en minuten of tijden in wilt voeren. Met deze optie past u de taal van het invoerscherm aan. Met deze optie stelt u in of de prijzen of aantallen van een verschot worden weergegeven na opslaan van uw invoer. Hier geeft u medewerkers toestemming om met uw rechten gebruik te maken van QicsTime. Ook ziet u hier welke medewerkers u rechten hebben gegeven.
Met deze optie stelt u in of u tijdens de invoer wilt zoeken op naam en nummer, nummer of naam van de medewerker. Ook stelt u in of er gezocht wordt naar resultaten die beginnen of eindigen met uw invoer of die uw invoer bevatten. Met deze optie stelt u in of u tijdens de invoer wilt zoeken op naam en nummer, nummer of naam van de klant. Ook stelt u in of er gezocht wordt naar resultaten die beginnen of eindigen met uw invoer of die uw invoer bevatten. Met deze optie stelt u in of u tijdens de invoer wilt zoeken op naam en nummer, nummer of naam van het project. Ook stelt u in of er gezocht wordt naar resultaten die beginnen of eindigen met uw invoer of die uw invoer bevatten. Met deze optie stelt in of u tijdens de invoer wilt zoeken op naam en nummer, nummer of naam van de activiteit. Ook stelt u in of er gezocht wordt naar resultaten die beginnen of eindigen met uw invoer of die uw invoer bevatten. Met deze optie wordt uw invoer niet automatisch aangevuld, maar wordt er pas gezocht naar overeenkomstige resultaten nadat u Tab heeft getoetst. Met deze optie stelt u in of de naam, naam en nummer, nummer en naam of nummer van een medewerker wordt weergegeven na opslaan van uw invoer. Met deze optie stelt u in of de naam, naam en nummer, nummer en naam of nummer van een klant wordt weergegeven na opslaan van uw invoer. Met deze optie stelt u in of de naam, naam en nummer, nummer en naam of nummer van een
Pagina 19 van 26
Activiteitselectie
Tonen declarabele / niet declarabele boekingen
Afronden bedrag Overige Paginagrootte Melding bij verwijderen uren/verschotten Foutmelding bij import tonen
Gebruik stopwatch functie
Gebruik stopwatch functie pop up melding Stopwatch afronding methode
Aantal recente projecten tonen
Methode gebruik favorieten/recente projecten
Gebruik klantkolom
project wordt weergegeven na opslaan van uw invoer. Met deze optie stelt u in of de naam, naam en nummer, nummer en naam of nummer van een activiteit wordt weergegeven na opslaan van uw invoer. Door deze optie aan te zetten krijgt u een balkje in uw invoerscherm te zien met declarabele en niet declarabele uren. De normen voor deze uren geeft u in via de stamkaart van de medewerker. Hier kunt u aangeven met hoeveel decimalen bedragen worden afgerond. Met de optie geeft u aan hoeveel rijen er worden weergegeven bij bijvoorbeeld Systeem/Projecten. Wanneer u deze optie aanvinkt, krijgt u eerst een melding voordat uren definitief verwijderd worden. Deze optie is van toepassing wanneer uw weekstaat wordt gevuld door uw planning in Exact Synergy. U kunt aangeven of u een foutmelding in uw scherm wilt krijgen, wanneer een planning niet geïmporteerd kan worden doordat bijvoorbeeld de klant niet bekend is in QicsTime. Met deze optie geeft u aan of u gebruik wilt maken van de stopwatchfunctionaliteit in het weekregelinvoer advanced scherm. Met deze optie krijgt u een waarschuwing in het scherm dat de timer nog loopt. Zijn er afspraken binnen uw organisatie m.b.t. de minimale tijdseenheid waarvoor uren geboekt worden dan kunt u via deze optie het systeem automatisch laten afronden naar 1 minuut, 6 minuten of een kwartier. In het weekregelinvoer advanced scherm wordt een lijst opgebouwd met projecten waar u recent op geboekt heeft. Hier kunt u aangeven hoeveel projecten worden weergegeven. Hier kunt u aangeven of bij het aanleggen van de lijsten van favoriete, recente en standaard projecten gebruik gemaakt wordt van de unieke combinatie “klant, project, artikel” of “klant, project, artikel en omschrijving”. Hier kunt u kiezen uit de volgende opties: Klant-Project Project Project-Klant
Pagina 20 van 26
7. Delegatie Delegatie kunt u regelen via „Mijn instellingen‟/delegatie / onderhouden In de kolom „Gedelegeerd aan medewerker‟ ziet u welke medewerkers u toestemming hebben gegeven om onder uw naam in te loggen. Met
achter de naam kunt u de medewerker overnemen.
In de kolom „Gedelegeerd door medewerker‟ ziet u welke medewerkers u toestemming heeft gegeven om onder uw naam in te loggen.
8. Overzichten Afhankelijk van uw rol kunt u hier verschillende overzichten bekijken en uitdraaien. Iedere medewerker kan voor zichzelf een weekstaat of maandoverzicht van zijn/haar uren bekijken en uitdraaien. Projectmanagers kunnen overzichten van project, medewerker en facturen uitdraaien van hun projecten. Wanneer u administrator bent, kunt u alle overzichten die beschikbaar zijn via het web bekijken en uitdraaien. Blader naar de directory waar QicsTime Web geïnstalleerd is op de webserver. Standaard is dit de installatie directory van de QicsTime Web software: De Nederlandse rapporten staan in deze directory: C:\Inetpub\wwwroot\QicsTime\RDLC\nl-NL De Engelse rapporten staan in deze directory: C:\Inetpub\wwwroot\QicsTime\RDLC\en-US Onder het mapje NL treft u de volgende structuur aan: 01 02 03 04 05
Medewerker Klantmanager Projectmanager Afdelingshoofd Admin
Deze structuur wijkt af van de structuur in QicsTime Management. Per rol hebben wij een selectie gemaakt van rapportages. Een medewerker kan bijvoorbeeld alleen zijn eigen weekstaten zien en een projectmanager alle projectrapportages voor zijn/haar projecten. In de Admin map treft u alle rapportages aan die ook in QicsTime Management staan. Pagina 21 van 26
Eventueel kunt u zelf de inhoud van de mappen wijzigen. Door een rapport van het ene mapje naar het andere te kopiëren. Let wel op bij een update van QicsTime Management zal dit weer worden overschreven. Standaard ziet u bij „Overzichten‟ alleen de rapportages die in het mapje medewerkers staan. U dient hier dan ook verplicht een medewerker selecteren. Bent u als projectmanager aan een project gekoppeld, dan ziet u ook de rapportages die in het mapje projectmanagers zitten enz… U heeft verschillende mogelijkheden om de informatie die u op uw scherm krijgt te filteren.
Pagina 22 van 26
9. Systeem Voor uitleg over het beheren en aanmaken van de stamgegevens verwijzen wij u naar de handleiding van QicsTime Management. In principe kunt u alles wat in het Management deel van de applicatie kan ook in het Web m.u.v. het facturatieproces.
Verversen van de informatie.
Nieuw stambestand aanmaken.
Bestaande selectie (om gegevens op uw scherm te filteren) verwijderen. Terug naar hoofdmenu systeem.
Bewerken bestaande gegevens.
Nieuwe of gewijzigde gegevens opslaan.
Gebruik de link „nieuw‟, rechts in uw scherm, om een nieuwe koppeling te maken van bijvoorbeeld projectleden aan een project.
9.1.
Onderhoud/Instellingen/QicsTime Onderstaande velden zijn al ingesteld door de QicsTime consultant die de installatie op uw netwerk heeft gedaan. Uitleg van de velden: QicsTime Connectie Server: Type hier de servernaam van de server waarop de QicsTime database geïnstalleerd staat. Database: Type hier de naam van de QicsTime database. Wachtwoord: U kunt hier het vinkje standaard aanzetten. Bij de installatie van QicsTime wordt er een standaardaccount aangemaakt die rechten heeft op de QicsTime database. U kunt Pagina 23 van 26
hier een andere gebruikersnaam en een ander wachtwoord ingeven, maar deze gebruiker moet dan wel voldoende rechten op de database hebben. Website: Geeft hier de URL van de QicsTime website. Rollen voor bewerken QicsTimeExact velden: Hier kunt u een Exact Synergy-rol koppelen. De medewerkers die aan deze rol gekoppeld zijn in Exact Synergy, kunnen het vinkje voor synchroniseren tussen Exact Globe of Exact Synergy met QicsTime aanzetten. Tonen QicsTime velden: Hier geeft u aan welke stamgegevens u met QicsTime wilt synchroniseren. QicsTime standaarden: Hiermee geeft u aan of u het vinkje voor synchroniseren standaard aanzet bij het aanmaken van nieuwe stamgegevens in QicsTime.
Pagina 24 van 26
10. Integratie tussen QicsTime en Exact Synergy Naast het synchroniseren van de stamgegevens zijn er nog veel meer mogelijkheden voor het uitwisselen van gegevens tussen QicsTime en Exact Synergy. Om over deze functionaliteit te beschikken moet de QicsTime SDK in uw Exact-licentie zijn opgenomen en de Synery Add-on in uw QicsTime licentie. -
Het importeren van uw Exact Synergy-kalender in uw weekstaat in QicsTime.
-
Het exporteren van gerealiseerde uren naar uw kalender in Exact Synergy
-
QicsTime Web beschikbaar onder een tabblad QicsTime in Exact Synergy
10.1. Het importeren van uw Exact Synergy-kalender U heeft de mogelijkheid om uw reeds geplande uren in Exact Synergy als basis te gebruiken voor het invoeren van uw uren in QicsTime. U kunt een planningsverzoek uit Exact Synergy in de webapplicatie importeren in uw weekstaat in QicsTime. Onder het menu „Mijn instellingen‟ kunt u aanvinken of u wilt dat QicsTime een foutmelding geeft bij het importeren van een verzoek. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u een verzoek heeft aangemaakt in Exact Synergy waarvan de combinatie klant en project niet klopt. Het verzoek zal dan niet in QicsTime geïmporteerd worden. U krijgt alleen een foutmelding wanneer u dit bij „Mijn instellingen‟ heeft aangevinkt.
Wanneer het importeren van uw planning uit e-Synergy niet werkt, kan het zijn dat er nog een aantal instellingen in het managementgedeelte van de applicatie niet goed staan. Om dit te controleren, verwijzen wij u naar de handleiding over het managementgedeelte van de applicatie.
Pagina 25 van 26
10.2.
Het exporteren van gerealiseerde uren naar uw kalender in Exact Synergy Wanneer u uren boekt in QicsTime kunt u ervoor kiezen om deze gerealiseerde uren te exporteren naar uw Exact Synergy-kalender. U hoeft hier geen speciale handeling voor te doen in het webgedeelte van de applicatie. Wel moeten er een aantal instellingen gedaan worden in het managementgedeelte. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar de handleiding over het managementgedeelte van de applicatie.
10.3.
QicsTime Web beschikbaar onder het tabblad QicsTime in Exact Synergy De website voor het invoeren van uw uren is rechtstreeks benaderbaar, zoals omschreven in de handleiding voor het webgedeelte van de applicatie. Daarnaast wordt ook in Exact Synergy een extra tabblad aangemaakt met de naam QicsTime. Medewerkers hoeven dus niet over te schakelen tussen verschillende applicaties voor het plannen en realiseren van uren.
Pagina 26 van 26
