Handleiding Prospectie

Handleiding Prospectie

CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 369 18 50 F. +32 3 369 18 51 E-mail: [email protected]

CARYA GROUP La Grande Arche Paroi Nord La Défense 92044 Paris T. +33 1 40 90 34 02 E-mail: [email protected]

WWW.CARYAGROUP.EU

Inhoudstafel 1

1 Prospectie 1.1 Inleiding

1

1.2 Agenda

2

1.2.1 Kalender

2

1.2.2 Selectievelden

4

1.2.3 Activiteiten

4

1.2.4 Knoppen

6 12

1.2.5 Activiteiten afsluiten 1.3 Dossierbeheer

14

1.3.1 Hoofding

14

1.3.2 Prospectinformatie

14

1.3.3 Knoppen

28

1.3.4 Kwalificeren van prospecten

32

1.3.5 Link maken tussen prospect en bedrijf

36

1.4 Te exporteren adressen

37

1.5 Overzicht verkoopsdossiers

38

1.6 Overzicht Standaard Contact Resultaat Codes

41

1.7 Overzicht Activity Types

42

Index

0

1 Prospectie 1.1 Inleiding Deze manual is bedoeld voor verkopers van zowel nieuwe als tweedehandsvoertuigen. In deze manual zult u nuttige informatie over de prospectie terugvinden, maar ook het gebruik van de agenda en het beheer van verkoopsdossiers in Navision-Incadea komen aan bod. Het algemeen principe dat altijd gehanteerd wordt wat betreft prospectie, wordt samengevat in onderstaand schema en gaat uit van een juiste opvolging in elke fase van het verkoopsproces waarin de prospect zicht bevindt. Deze fases zijn dan ook vertaald in Navision-Incadea zodat u in elke fase de juiste soort contact kunt kiezen.

7 prospectiefases

© 2014 Carya Group

1

1.2 Agenda De Agenda biedt voor de verkoper een overzicht per dag van de afspraken en te nemen acties voor al zijn prospecten. Het is een verzameling openstaande en nog op te volgen contacten. Vanuit de Agenda kunnen (openstaande) activiteiten bekeken, gewijzigd alsook afgesloten worden. Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Agenda of Relatiebeheer - CRM - Dossierbeheer om de Agenda te openen.

Agenda

Op de volgenden bladzijden wordt uitvoerig ingegaan op de functionaliteiten van de Agenda.

1.2.1 Kalender Het Kalender gedeelte staat bovenaan links in het Agenda venster. In de Kalender kan men makkelijk navigeren naar een andere datum en men ziet in één oogopslag hoeveel activiteiten er gepland zijn op één dag.

Kalender

© 2014 Carya Group

2

Bovenaan links heeft men de mogelijkheid om de maand en het jaar aan te passen door in deze velden een andere waarde in te geven of te selecteren. Men kan ook naar de volgende of vorige maand gaan door op de pijltjes te klikken.

Via deze knop kan men in 1 klik naar de huidige dag gaan.

Indien men rechten heeft om in agenda's van andere gebruikers te kijken kan men in dit veld een andere gebruiker selecteren door op het pijltje te klikken. De naam van de gebruiker verschijnt dan in het veld ernaast.

In de kalender zelf heeft men een overzicht van alle dagen van de geselecteerde maand opgedeeld in weken. Per week is het weeknummer zichtbaar en bovenaan de kalender zijn de dagen zichtbaar. In de dag velden zelf is zichtbaar hoeveel activiteiten er gepland zijn die dag. Dit aantal is aangeduid in het groen in de rechter bovenhoek indien er minstens 1 openstaande activiteit is. Indien alle activiteiten voor die dag zijn afgesloten staat dit aantal aangeduid in het zwart. De huidige dag is aangeduid in het lichtblauw. De geselecteerde dag is aangeduid met een blauw kader.

Inactiviteitsdagen worden aangeduid in een kleur indien de concessie gebruik maakt van afwezigheidsregistratie in Navision. Vb:

© 2014 Carya Group

3

1.2.2 Selectievelden

Onder de knoppen rechts in het venster heeft men de mogelijkheid om activiteiten via een bepaalde criteria te selecteren. De velden waarop men kan selecteren zijn: Naam: Men geeft een naam of een gedeelte van een naam op waarop men de selectie wil doen. Indien er meer dan één prospect voldoet aan deze selectie wordt een lijst getoond. Uit deze lijst kan men dan een prospect selecteren. Hierna worden alleen de activiteiten voor deze prospect getoond in de Agenda. Voornaam: Men geeft een voornaam of een gedeelte van een voornaam op waarop men de selectie wil doen. Indien er meer dan één prospect voldoet aan deze selectie wordt een lijst getoond. Uit deze lijst kan men dan een prospect selecteren. Hierna worden alleen de activiteiten voor deze prospect getoond in de Agenda. Chassisnr.: Men geeft een chassisnummer of een gedeelte van een chassisnummer op waarop men de selectie wil doen. Indien er meer dan één chassisnummer voldoet aan deze selectie wordt een lijst van voertuigen getoond. Uit deze lijst kan men dan een voertuig selecteren. Hierna worden alleen de activiteiten voor de prospect die bestuurder is van het gekozen voertuig getoond in de Agenda. Nr. plaat: Men geeft een nummerplaat of een gedeelte van een nummerplaat op waarop men de selectie wil doen. Indien er meer dan één nummerplaat voldoet aan deze selectie wordt een lijst van voertuigen getoond. Uit deze lijst kan men dan een voertuig selecteren. Hierna worden alleen de activiteiten voor de prospect die bestuurder is van het gekozen voertuig getoond in de Agenda. Offertenr.: Men geeft een offertenummer (van een SA3 offerte) of een gedeelte van een offertenummer op waarop men de selectie wil doen. Indien er meer dan één offertenummer voldoet aan deze selectie wordt een lijst met prospecten getoond. Uit deze lijst kan men dan een prospect selecteren. Hierna worden alleen de activiteiten voor deze prospect getoond in de Agenda. Prospect nr.: Men geeft een prospect nummer of een gedeelte van een prospect nummer op waarop men de selectie wil doen. Indien er meer dan één prospect voldoet aan deze selectie wordt een lijst getoond. Uit deze lijst kan men dan een prospect selecteren. Hierna worden alleen de activiteiten voor deze prospect getoond in de Agenda.

Elke keer men een activiteit aanklikt wordt het veld Geselecteerde prospect automatisch gevuld met de prospect waarvoor de activiteit is aangemaakt. Onder dit veld staat de knop Filter Prospect. Als men hierop klikt worden in de agenda alleen de activiteiten getoond voor deze prospect. Het vinkje naast de knop Filter prospect wordt dan ook aangevinkt. Op die manier kan men makkelijk zien of de filter aanstaat of niet.

1.2.3 Activiteiten Alle activiteiten die gepland zijn kan men bekijken in de tabbladen Geselecteerde Datum en Open tot Datum. Men heeft ook de mogelijkheid om te zien wat er gepland is in de werkplaatsplanning door in het tabblad Werkplaatsplanning te kijken.

© 2014 Carya Group

4

Activiteiten

Tabblad Geselecteerde Datum Afgesloten: Als de activiteit reeds is afgesloten staat in deze kolom een vinkje. Ook staat de volledige lijn dan in het grijs. Campagnenr.: Bevat het campagnenummer waartoe de activiteit behoort. Soort: Bevat het activiteit type. Tekst: Bevat de omschrijving van de activiteit of in geval van een SA3 offerte het nummer van deze offerte. Datum: Bevat de datum waarop de activiteit ingepland is. Van: Bevat het tijdstip waarop de activiteit begint. Tot: Bevat het tijdstip waarop de activiteit eindigt. Evaluatie: Bevat de evaluatie van de activiteit. Outlook volgnr.: Indien de Outlook synchronisatie geactiveerd is staat volgend symbool in deze kolom om aan te duiden dat deze activiteit ook in de Outlook agenda aanwezig is. Door op dit symbool te klikken kan men de activiteit in Outlook openen. Opmerking: Als er aan een bepaalde activiteit opmerkingen hangen staat in deze kolom een vinkje. Men kan de opmerkingen bekijken door op het vinkje te klikken. Relatienr.: Bevat het prospect nummer van de prospect waarmee men een afspraak heeft. Relatienaam: Bevat de naam en voornaam van de prospect waarmee men een afspraak heeft. Bronsoort: Bevat de bron van de activiteit. Naam contactpersoon: Indien er een link is gemaakt tussen een bedrijf en een prospect zal hier de naam van de Primaire contactpersoon ingevuld zijn. Eerste commentaarlijn: Bevat de eerste lijn met commentaar die de verkoper heeft ingegeven. Tabblad Open tot Datum Dit tabblad bevat alle openstaande activiteiten tot de geselecteerde datum. De kolommen die beschikbaar zijn in dit tabblad zijn dezelfde als het tabblad Geselecteerde Datum. Enkel de kolom Afgesloten is niet zichtbaar omdat dit geen nut heeft. Tabblad Werkplaatsplanning Het tabblad werkplaatsplanning bevat alle activiteiten die gepland zijn in de werkplaatsplanning.

© 2014 Carya Group

5

1.2.4 Knoppen Rechts van de kalender zijn 5 knoppen voorzien: Outlook: Via deze knop kan men de activiteiten uit de agenda synchroniseren met de Outlook agenda. Men selecteert eerst het contact dat men wil synchroniseren in het tabblad Geselecteerde datum of Open tot Datum. Daarna klikt men op de knop Outlook. Volgend venster verschijnt.

Appointment in Outlook

In dit venster kan men zien dat de activiteit is aangemaakt in de Outlook agenda. Prospecten: Via deze knop kan men navigeren naar de Prospect kaart.

© 2014 Carya Group

6

Contact afwerken: Als men in de agenda een activiteit heeft geselecteerd kan men via deze knop de activiteit afsluiten. Het venster Afsluiten activiteit verschijnt. Zie ook Activiteiten afsluiten.

Afsluiten activiteit

© 2014 Carya Group

7

Nieuw contact: Via deze knop kan men via een wizard een nieuw contact aanmaken. Volgend venster verschijnt:

Taak maken

In dit venster vult men volgende velden in: Naam: Door op de knop met het vergrootglas te klikken krijgt men een lijst te zien met alle prospecten. Men kan daaruit een prospect selecteren. Campagnenr.: In dit veld kan men een campagne kiezen om de activiteit aan te linken. Soort van de taak: In dit veld kan men het activiteit type kiezen. Startdatum van de taak: De datum waarop de activiteit ingepland moet worden. Starttijd van de taak: Het uur waarop de activiteit moet start. Eindtijd van de taak: Het uur waarop de activiteit moet eindigen. CRM verantwoordelijke: De persoon aan wie de activiteit is toegewezen. Commentaar: Eventuele commentaar.

Taak maken

© 2014 Carya Group

8

Wanneer alle velden zijn ingevuld kan men op de knop Voltooien klikken. Het venster sluit en de activiteit is zichtbaar in het tabblad Geselecteerde datum en Open tot Datum. Indien de Outlook synchronisatie aanstaat werd de activiteit ook automatisch in de Outlook agenda gezet. Beschikbare voertuigen: Via deze knop krijg men een lijst met alle beschikbare voertuigen in de database.

Onderaan in het venster Agenda zijn ook nog 3 knoppen voorzien: Activiteiten herplannen: Via deze functie kan men alle open activiteiten van een bepaalde datum herplannen naar een andere verantwoordelijke, een andere datum of beide. Volgend venster wordt getoond:

Activiteiten herplannen - Activiteit

In het tabblad Opties kan men ingeven naar welke datum en/of welke verantwoordelijke men de activiteiten wil herplannen.

Activiteiten herplannen - Opties

Door op OK te drukken worden de activiteiten herpland.

© 2014 Carya Group

9

Afdruk: Via deze knop kan men een lijst afdrukken van de activiteiten in de agenda van de verantwoordelijke. In het tabblad Activiteit kan men een selectie maken van de activiteiten die men wil zien en eventueel een sortering meegeven. Door op de knop Afdrukken... te klikken kan men de lijst afdrukken.

Afdruk

© 2014 Carya Group

10

Outlook item tonen: Via deze knop kan men de afspraak bekijken zoals deze in Outlook staat.

Appointment in Outlook

Prospect kaart: Via deze knop kan men de Prospect kaart openen van de geselecteerde prospect. Contact afwerken: Als men in de agenda een activiteit heeft geselecteerd kan men via deze knop de activiteit afsluiten. Het venster Afsluiten activiteit verschijnt. Zie ook Activiteiten afsluiten. Opmerkingen: Via deze knop kan men de commentaar bekijken die aan de activiteit gelinkt is. Volgend venster wordt geopend:

Algemeen contact commentaar

© 2014 Carya Group

11

1.2.5 Activiteiten afsluiten Er zijn verschillende mogelijkheden om te komen tot het afsluiten van contacten: Ga naar Relatiebeheer - Agenda\Knop Contact afwerken Ga naar Relatiebeheer - Agenda\Knop Contact\Contact afwerken Ga naar Relatiebeheer - Dossierbeheer\Tabblad Contacten\Knop Contact\Contact afwerken Ook via de functietoets [CTRL]+[F9] en de kolom Afsgeloten kan het venster Activiteiten Afsluiten weergegeven worden. Bovenstaande functionaliteiten kunnen enkel gebruikt worden met de cursor op een openstaande contactlijn. Volgend venster verschijnt.

Venster Activiteiten Afsluiten

Dit venster is opgedeeld in 2 delen.

© 2014 Carya Group

12

Het bovenste deel bevat het Huidige Contact (rood kader) waarin volgende velden beschikbaar zijn: Datum: Datum waarop het huidige contact heeft plaatsgevonden. Van: Beginuur van het huidige contact. Tot: Einduur van het huidige contact. Campagnenr.: Dit veld bevat de campagne van het huidige contact. Relatienaam: De naam van de prospect gelinkt aan het huidige contact. Soort: De soort activiteit van het huidige contact (In geval van een 2OO- of 5FA-lijn staat hiernaast de nummer van de offerte of contract). Contactpersoonnr.: Indien het gaat om een contact met een prospect bedrijf, zal hierin de chronologische nummer van de contactpersoon staan. CRM Verantwoordelijke: In dit veld staat de gebruiker die het contact heeft aangemaakt. Verkoper: In dit veld staat de gebruiker die eigenaar is van het contact. Contact resultaat code: In dit veld staat de standaard Contact Resultaat Code gelinkt aan het contact en is verplicht in te vullen (Zie ook Overzicht Standaard Contact Resultaat Codes). Dit veld kan worden ingevuld/gewijzigd met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Papiernr. voertuig: Dit veld kan gebruikt worden om het dossier van interesse voertuig in te vullen. Bijvoorbeeld in geval van een stockwagen. Evaluatie: Dit veld bevat een evaluatie van het huidige contact. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Commentaar: Dit veld bevat de commentaar van het huidige contact. Vul zoveel mogelijk informatie in op de eerste lijn aangezien deze ook terugkomt in de Agenda en het Overzicht Verkoopdsdossiers in de kolom Eerste Commentaarlijn.

Het onderste deel bevat het Vervolg Contact (groen kader) waarin volgende velden beschikbaar zijn: Toewijzen aan: Dit veld bevat de code van de verkoper aan wie het vervolg contact toegewezen zal worden. Dit veld kan worden gewijzigd met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Hierdoor zal het vervolgcontact aan een andere verkoper dan aan uzelf toegewezen worden. Campagnenr.: Dit veld bevat de campagne van het huidige contact. Volgend contact: Dit veld bevat de soort activiteit die als vervolg zal worden ingepland en kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. De tekst die achter het veld verschijnt kan gewijzigd worden. Datum: Dit veld bevat de datum waarop het vervolg contact ingepland moet worden kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken en op de gewenste datum te klikken. Van: Dit veld bevat het beginuur van het vervolg contact. Tot: Dit veld bevat het einduur van het vervolgcontact en wordt automatisch ingevuld met dezelfde waarde als het veld Van. Commentaar: Dit veld bevat de commentaar van het vervolg contact. Het kan gebruikt worden om info over het vervolg contact in te geven. Om de huidige activiteit af te sluiten en de vervolgactiviteit in te plannen klikt u op de knop Afsluiten. Een juist gebruik van de Contact resultaat code die van toepassing is op het huidige contact is cruciaal om een juist en duidelijk overzicht te bekomen.

© 2014 Carya Group

13

1.3 Dossierbeheer Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Dossierbeheer. Dit opent de Prospectkaart die het laatst geopend werd.

Prospectkaart

In de volgende hoofdstukken wordt de Prospectkaart uitvoerig besproken.

1.3.1 Hoofding In de hoofding kan men volgende informatie vinden: Een foto van de prospect. Indien men op deze foto klikt opent een groter scherm waar men de mogelijkheid heeft om een afbeelding te importeren, te exporteren of te verwijderen. De Titel code van de prospect. In dit geval is dit JUFFR. De Naam en Voornaam van de prospect gescheiden door een spatie.

1.3.2 Prospectinformatie Dit gedeelte bevat de prospectinformatie in de verschillende tabbladen. De velden gemarkeerd met een * zijn velden die noodzakelijk zijn voor het kwalificeren van een prospect (Zie ook hoofdstuk Kwalificeren van prospecten)

© 2014 Carya Group

14

Tip: De velden met de naam en telefoongegevens worden automatisch genormaliseerd. U hoeft een telefoonnummer dus niet met / of . in te geven, dit wordt door Navision-Incadea gedaan. Tabblad Prospect

Tabblad Prospect

In het tabblad Prospect zijn volgende velden beschikbaar: Nr.: Dit veld wordt automatisch ingevuld. Het nummer van de prospect is uniek. Naast de nummer van de prospect is een knop voorzien om Opmerkingen over de prospect in te geven. Naast de Opmerkingen knop is een knop voorzien waarmee men de identiteitskaart kan inlezen via de e-ID kaartlezer: . Door op deze knop te drukken wordt de identiteitskaart ingelezen. *Titel code: Dit veld bevat de titel code van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken *Voornaam: Dit veld bevat de voornaam van de prospect. *Naam: Dit veld bevat de familienaam van de prospect. Bij het invullen van dit veld wordt er een check uitgevoerd die nagaat of een gelijkaardige familienaam al bestaat in de database. Zo ja, dan wordt er een lijst weergegeven met gelijkaardige prospecten. De gebruiker kan dan uit deze lijst een klant selecteren via [Enter], of kiezen om toch een nieuwe aan te maken via Annuleren. Normalisatie op familienaam niet toepassen: Indien u dit veldje aanvinkt dan wordt de normalisatie op familienaam niet toegepast. Naam 2: Dit veld bevat eventuele aanvullingen op de Familienaam in geval van een natuurlijk persoon. Indien het om een bedrijf gaat, bevat dit veld de naam van de eventuele overkoepelende holding. *Straat/Nr./Bus/Postcode/Plaats: er wordt een controle uitgevoerd op de adresgegevens. Indien u dit niet wenst, kunt u deze controle uitschakelen door in de checkbox naast het veld Bus een vinkje te plaatsen. Adres 2: kan gebruikt worden om aanvullende informatie over het adres te geven. Bijvoorbeld: Industriezone, gebouwnummer,... Land: Dit veld bevat het het land van de prospect. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Enkel in te vullen voor buitenlanders!

© 2014 Carya Group

15

*Taal: Dit veld bevat de taal van de prospect. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Telefoon (Bedrijf): Dit veld bevat het telefoonnummer van het bedrijf waarvoor de prospect werkt. Telefoon (Privé): Dit veld bevat het telefoonnummer van de prospect. GSM (Bedrijf): Dit veld bevat het GSM nummer van het bedrijf waarvoor de prospect werkt. *GSM (Privé): Dit veld bevat het GSM nummer van de prospect. Fax (Bedrijf): Dit veld bevat het fax nummer van het bedrijf waarvoor de prospect werkt. Fax (Privé): Dit veld bevat het fax nummer van de klant. E-mail (Bedrijf): Dit veld bevat het e-mail adres van het bedrijf waarvoor de prospect werkt. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt kunt u een e-mail sturen naar het geselecteerde adres. *E-mail (Privé): Dit veld bevat het e-mail adres van de prospect. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt kunt u een e-mail sturen naar het geselecteerde adres. Geen E-mailadres: Indien u dit vakje aanvinkt worden de velden E-mail (Privé) en E-mail (Bedrijf) niet-editeerbaar gemaakt. Geblokkeerd: In dit veld kunt u aanduiden dat een bepaalde klant geblokkeerd is. Indien u dit veld aanvinkt, wordt het veld Reden van blokkering zichtbaar. In dit veld kunt u een reden kiezen uit een lijst door op het pijltje te klikken of de functietoets [F6] te gebruiken. Zoeknaam: Dit veld wordt automatisch ingevuld met familienaam en voornaam. Dit veld kan, indien gewenst, overschreven worden. Verkoper: Dit veld bevat de verkoper gelinkt aan de prospect. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Type prospect: Dit veld bevat het type (Man, Vrouw of Bedrijf) van de prospect en is afhankelijk van de titelcode. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Klantgroepcode: Dit veld bevat de klantgroepcode (privaat, dealer, leasing, fleet) van de prospect. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Het is een zeer belangrijk veld voor de analytische boekhouding. Adrestype: Dit veld bevat de waarde Klant indien de prospect reeds klant is van de concessie, en de waarde Relatie indien het een prospect is die nog geen klant is. Laatste activiteit: Dit veld bevat de datum van de laatst afgesloten activteit. Volgende activiteit: Dit veld bevat de datum van de volgende openstaande activiteit To-do aanmaken op contactpersoon: n.v.t. Aantal relaties: Dit veld bevat het aantal gelinkte bedrijven aan de prospect.(Zie ook Link maken tussen prospect en bedrijf) Naam primaire contactpersoon: In de prospectfiche van een bedrijf ziet men hierin de naam van de contactpersoon die als primair is aangeduid. Is contactpersoon van: In de prospectfiche van de prospect ziet men hier hoeveel bedrijven gelinkt zijn aan de prospect en verschijnt in het veld ernaast de naam van de bedrijf met de hoogste prospectnummer. Niet BTW-plichtig: Indien u dit veldje aanvinkt wil dit zeggen dat de prospect niet BTWplichtig is. *BTW-nummer: Dit veld bevat het BTW-nummer van de prospect. Dit veld is gelinkt met het veld Ondernemingsnr. en wordt automatisch ingevuld aan de hand van het ondernemingsnummer. Als het BTW-nummer is ingevuld en de gebruiker drukt op de knop BTW nr. Controle zullen de gegevens ingevuld worden op de onderstaande tekst vakken zodat u de gegevens kan controleren voor deze prospect. Dit is een online check op de BTW website. De gegevens in deze tekstvakken worden niet bewaard, deze verdwijnen weer wanneer u de kaart sluit of een andere kaart oproept. Ondernemingsnr.: Dit veld bevat het ondernemingsnummer van de prospect. Dit veld is gelinkt met het veld BTW-nummer.

© 2014 Carya Group

16

Tabblad Profielgegevens

Tabblad Profielgegevens

In het tabblad Profielgegevens zijn volgende velden beschikbaar:

© 2014 Carya Group

17

Geboortedatum: Dit veld bevat de geboortedatum van de prospect en wordt automatisch ingevuld bij het uitlezen van de e-ID of bij de aanvraag van een Mobility Card. Gezinssituatie: Dit veld bevat de gezinssituatie van de prospect en wordt automatisch opgevuld bij de aanvraag van een Mobility Card. Aantal kinderen: Dit veld bevat het aantal kinderen van de prospect en wordt automatisch opgevuld bij de aanvraag van een Mobility Card. Adres bron: Dit veld bevat de bron van het eerste contact met de prospect. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Relatietype: Dit veld bevat informatie over het type klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Status: Dit veld bevat de status van de prospect en kan manueel gewijzigd worden. De status wordt bepaald naargelang de gebruikte contact resultaat code nij het afsluiten van het laatste contact. (Zie ook Overzicht Standaard Contact Resultaat Codes) Adres nr.: Dit veld bevat de nummer van het adres van de prospect in de Adrestabel Locatie: Dit veld bevat de locatie waarin de prospect is aangemaakt. Voor stock offertes: Dit veld kan gebruikt worden om aan te duiden dat de prospect fictief is en gebruikt wordt voor stock offertes. Beroep: Dit veld bevat het beroep van de prospect en wordt automatisch opgevuld bij de aanvraag van een Mobility Card. Special Market: Dit veld kan aangevinkt worden om aan te geven dat het hier over een diplomaat (ambassadeur, NATO medewerker, EU-commissaris, …) gaat en wordt automatisch opgevuld bij de aanvraag van een Mobility Card. Privacy gegevens (Robinson): Als dit veldje aangevinkt is wil dit zeggen dat deze prospect nooit mag gecontacteerd worden: niet per brief, per telefoon, per e-mail of per SMS . Indien u dit veld aanvinkt, worden automatisch ook de velden Nooit bellen, Nooit mail, Nooit SMS en Nooit Emailen aangevinkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Nooit bellen: Als dit veldje aangevinkt is wil dit zeggen dat deze prospect niet telefonisch wenst gecontacteerd te worden voor commerciële doeleinden. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Nooit mail: Als dit veldje aangevinkt is wil dit zeggen dat deze prospect geen briefwisseling voor commerciële doeleinden wenst te ontvangen. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Nooit SMS: Als dit veldje aangevinkt is wil dit zeggen dat deze prospect geen berichten voor commerciële doeleinden via SMS wenst te ontvangen. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Nooit E-mail: Als dit veldje aangevinkt is wil dit zeggen dat deze prospect geen e-mails voor commerciële doeleinden wenst te ontvangen. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Niet verzenden: Indien u dit vak aanvinkt, wordt deze prospect tijdelijk niet verzonden naar Calidat. VIP: Dit veld kan aangevinkt worden indien het gaat om een VIP-prospect. SMS sturen (werkplaats): Als dit veldje aangevinkt is, wil dit zeggen dat er een SMS mag verstuurd worden naar de bestuurder wanneer de auto de werkplaats verlaat. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Overleden: Als dit veldje aangevinkt is, wil dit zeggen dat deze prospect overleden is. Automatisch worden de velden Privacy gegevens (Robinson), Nooit bellen, Nooit mail, Nooit SMS en Nooit Emailen aangevinkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Fictief: Dit veld kan aangevinkt worden om aan te duiden dat het gaat om een fictieve prospect Default Leasing Company: Deze velden kunnen manueel ingevuld worden om het standaard leasing bedrijf aan te duiden waarmee het prospect-bedrijf werkt. Geboorteplaats: Dit veld bevat de geboordteplaats en wordt automatisch ingevuld bij het uitlezen van de e-ID. Jaarlijks aantal kilometers: Dit veld kan manueel ingevuld worden. Toegewezen voertuigen: Dit veld bevat het aantal voertuigen die gelinkt zijn aan de klantenkaart van de prospect als facturatieklant. Met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken kunt u de info raadplegen.

© 2014 Carya Group

18

Voertuigvolume: Dit veld kan manueel ingevuld worden om aan te duiden hoeveel voertuigen er in het bedrijf zijn. Aantal werknemers: Dit veld kan gebruikt worden om het aantal werknemers in te vullen die voor het bedrijf werken. Jaarlijkse omzet: Dit veld kan ingevuld worden met de jaarlijkse omzet van het bedrijf. Verwachte inruildatum: Dit veld bevat de verwachte inruildatum van de wagen van de prospect. Deze informatie wordt aangevuld vanuit het tabblad Voertuigen. Laatste evaluatie: Dit veld bevat de evaluatie van het laatste contact met de prospect. Opgericht in: Dit veld bevat de oprichtingsdatum van het bedrijf en kan manueel aangepast worden Aard van bedrijf: Dit veld kan manueel ingevuld worden met de aard van het bedrijf Knop Markt groepen: door op deze knop te klikken krijgt u toegang tot de marktgroepen. In dit venster kan u in de kolom Select aanvinken welke Marktgroepen op de betreffende prospect van toepassing zijn. Knop Marketing acties: door op deze knop te klikken krijgt u toegang tot alle marketing acties. In dit venster kan u in de kolom Select aanvinken welke Marketing acties op betreffende prospect van toepassing zijn. Top 5 Marketing Acties: Achter elke marketing actie kan aangeduid worden of de prospect hiervoor geïnteresseerd is. Rijksregister nummer: In dit veld staat het rijksregisternummer van de prospect indien de e-Id van de prospect werd uitgelezen. Kaartnummer: In dit veld staat de nummer van de e-ID indien de e-ID van de prospect werd uitgelezen. Tabblad Klant

Tabblad Klant

Het tabblad Klant bevat informatie indien de prospect reeds klant is van de concessie. In het tabblad Klant zijn volgende velden beschikbaar:

© 2014 Carya Group

19

Toegwezegen klant: Dit veld bevat de klantnummer van de prospect. Aanhef code: Dit veld bevat de aanhef van de klantenkaart van de prospect Titel code: Dit veld bevat de titelcode van de klantenkaart van de prospect. Voornaam: Dit veld bevat de voornaam van de klantenkaart van de prospect Familienaam: Dit veld bevat de familienaam van de klantenkaart van de prospect Naam 2: Dit veld bevat de aanvulling op de naam van de klantenkaart van de prospect Adres: Dit veld bevat het adres van de klantenkaart van de prospect Postcode: Dit veld bevat de postcode van de klantenkaart van de prospect Plaats: Dit veld bevat de woonplaats van de klantenkaart van de prospect Land: Dit veld bevat het land van de klantenkaart van de prospect BTW-nummer: Dit veld bevat het BTW-nummer van de klantenkaart van de prospect Datum laatste verkoopfactuur wisselstukken: Dit veld bevat de datum van de laatste verkoopfactuur wisselstukken aangemaakt op naam van de klant Datum laatste verkoopfactuur voertuigen: Dit veld bevat de datum van de laatste verkoopfactuur voertuigen op naam van de klant Datum laatste werkplaatsorder: Dit veld bevat de datum van het laatste werkplaatbeheer op naam van de klant Facturen (aantal): Dit veld bevat het aantal facturen die voor de klant zijn aangemaakt Saldo: Dit veld bevat het openstaand saldo van de klant Toegewezen verkoper: Dit veld bevat de code van de verkoper die gelinkt is aan de klant via het veld Verkoper in het tabblad Algemeen Toegewezen service Consultant: Dit veld bevat de contactpersoon receptie die gelinkt is aan de klant via het veld Contactpersoon Atelier in de Klantenaart Klant geblokkeerd: Dit veld bevat een vinkje indien de klantenkaart van de prospect geblokkeerd is. Taal: Dit veld bevat de taal van de klantenkaart van de prospect Type prospect: Dit veld bevat het type prospect van de klantenkaart van de prospect Klantgroep code: Dit veld bevat de klantgroep code van de klantenkaart van de prospect Nieuwe voertuigklant: Dit veld is aangevinkt indien er voor de klant een voertuigfactuur nieuwe wagen bestaat Voorstelling voertuig klant: n.v.t. Klant tweedehandswagen: Dit veld is aangevinkt indien er voor de klant een voertuigfactuur tweedehandswagen bestaat Werkplaatsklant: Dit veld is aangevinkt indien er voor de klant een werkplaatsfactuur bestaat Wisselstukklant: Dit veld is aangevinkt indien er voor de klant een wisselstukfactuur bestaat Workshop customer: Dit veld is aangevinkt indien er voor de klant een carrosseriefactuur bestaat

© 2014 Carya Group

20

Tabblad Contacten

Tabblad Contacten

Het tabblad Contacten bevat een historiek van alle contacten met de prospect. De structuur van de kolommen kan naar wens aangepast worden. In het tabblad Contacten zijn volgende velden beschikbaar:

© 2014 Carya Group

21

Afhankelijkheid: In deze kolom kunt u duidelijk zien welke 2OO activiteiten tot dezelfde opportuniteit behoren. De hoofdactiviteit staat aangeduid met de groene dikke pijl . De onderliggende activiteiten staan aangeduid met de grijze pijl . (Om deze pijltjes te kunnen zien heeft u het lettertype Wingdings 3 nodig.) Volgnummer: n.v.t. Master Entry No.: n.v.t. Opportuniteitsnr.: Het opportuniteit nummer waartoe de activiteiten behoren. Datum: Dit veld bevat de datum van het contact. Van: Dit veld bevat het beginuur van het contact. Tot: Dit veld bevat het einduur van het contact. Campagnenr.: Dit veld bevat de nummer van de campagne die gebruikt is om het contact in te geven. Dit kan manueel ingegeven worden indien nodig. Campagnenaam: Dit veld bevat de naam van de campagne en wordt automatisch ingevuld aan de hand van de keuze in het veld Campagnenr. Soort: Dit veld bevat het activiteitstype dat gekozen is om het contact te omschrijven en kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken Tekst: Dit veld wordt automatisch ingevuld door Soort. Dit veld kan worden aangepast indien nodig. Merk: Dit veld bevat het merk van interesse van de prospect. Model nr.: Dit veld bevat het model van interesse van de prospect. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Omschrijving voertuig: Dit veld bevat de omschijving van het interessevoertuig van de prospect en wordt automatisch ingevuld door Model nr. Afgesloten: Dit veld is aangevinkt indien het contact is afgelosten. Door in dit veld te klikken kan een activteit ook afgesloten worden. (Zie ook Activiteiten afsluiten) Evaluatie: Dit veld bevat de evaluatie van het contact dat kan worden ingevuld bij het afsluiten van een activiteit. Contact resultaat code: Dit veld bevat de standaard contact resultaat code van de activteit en kan worden gewijzigd bij het afsluiten van een activiteit. Opmerking: Dit veld bevat extra informatie over het contact en kan aangevuld worden door dit aan te vinken. Eerste commentaarlijn: Dit veld bevat de eerste commentaarlijn van de ingegeven informatie in Opmerking. SA3 Contractnummer: Dit veld bevat de contractnummer van de bestelbon afgedrukt in SA3 indien het gaat om een 5FA-lijn. Synchronize with Outlook: Indien dit veld is aangevinkt wordt de informatie over dit contact gesynchroniseerd met Outlook. Outlook volgnr.: Indien in dit veld een staat, kunt u hierop klikken om de Outlook-entry te openen. Tijd: Dit veld bevat de tijd tussen het begin- en einduur van het contact. Bronsoort: In dit veld kunt u de bron zien van het contact. Contactpersoonnr.: Indien er een contactpersoon gelinkt is aan de activiteit voor bvb. een bedrijf, zal hier de chronoligsche nummer van de contactpersoon verschijnen. Naam contactpersoon: Indien er een contactpersoon gelinkt is aan de activiteit voor bvb. een bedrijf, zal hier de naam van de contactpersoon verschijnen. Titelcode: Dit veld bevat de titelcode van de prospect. SA3 Offerte Nr.: Dit veld bevat de nummer van de SA3 Offerte indien het gaat om een 2OOlijn Eerste activiteit: Nummer van de allereesrte activteit van deze opportuniteit. Verkoper: Dit veld bevat de code van de verkoper die deze lijn heeft aangemaakt. Voertuig verkocht: Dit veld is aangevinkt indien bij het afsluiten van een 5FA-lijn aangeduid is dat het voertuig verkocht werd. Papiernr. voertuig: Dit is een vrij veld dat gebruikt kan worden om het interne dossiernummer van het voertuig in te voeren. Amount Model: Dit veld bevat de totaalprijs van de wagen zonder opties vermeld op de offerte indien het om een 2OO-lijn gaat. Amount Options: Dit veld bevat de totaalprijs van de opties van de wagen vermeld op de offerte indien het om een 2OO-lijn gaat.

© 2014 Carya Group

22

SA3 Discount Amount: Dit veld bevat het kortingsbedrag vermeld op de offerte indien het gaat om 2OO-lijn Campaign: Dit veld bevat de naam van de Lead indien het gaat om een lijn gegenereerd door een CRM-Lead Attachement: Dit veld is aangevinkt indien er een bijlage beschikbaar is i.v.m. de lijn. Vb: een kopie van de offerte. Tabblad Voertuigen

Tabblad Voertuigen

Het tabblad Voertuigen bestaat uit 3 delen: Aantal voertuigen bevat de huidige voertuigen van de prospect indien hij/zij reeds klant is van de concessie en er één of meerdere voertuigen aan de klant gelinkt zijn. De informatie in deze velden is direct gelinkt aan de voertuigkaart. Tenzij anders vermeld is deze info niet-editeerbaar. Het bevat volgende velden: Koper: n.v.t. Eigenaar: Dit veld bevat een vinkje indien de prospect/klant aangeduid staat als Facturatieklant in de voertuigkaart. Gebruiker: Dit veld bevat een vinkje indien de prospect/klant aangeduid staat als Bestuurder in de voertuigkaart Vehicle Customer User No.: Dit veld bevat de klantnummer van de bestuurder van het voertuig User Name Vehicle Customer: Dit veld bevat de naam van de bestuurder van het voertuig Klantnr.: Dit veld bevat de klantnummer van de bestuurder van het voertuig Klantnaam: Dit veld bevat de naam van de bestuurder van het voertuig Chassisnr.: Dit veld bevat de chassisnummer van het voertuig Voertuigstatus: Dit veld bevat de voertuigstatus. Oude voertuigstatus: n.v.t. Merk code: Dit veld bevat de merkcode van het voertuig. Model nr.: Dit veld bevat de modelnummer van het voertuig. Model: Dit veld bevat het model van het voertuig. Nummerplaat: Dit veld bevat de nummerplaat van het voertuig Kilometerstand: Dit veld bevat de kilometerstand van het voertuig.

© 2014 Carya Group

23

Verwachte inruildatum: Dit veld bevat de verwachte inruildatum van het voertuig en kan manueel gewijzigd/ingevuld worden. Datum eerste inschr.: Dit veld bevat de datum eerste inschrijving van het voertuig Datum huidige inschijving: Dit veld bevat de datum huidige inschrijving van het voertuig Customer financing: n.v.t. WMZ Date: n.v.t. Motorcode: Dit veld bevat de motorcode van het voertuig. Motornr.: Dit veld bevat de motornummer van het voertuig. Cylinderonhoud: Dit veld bevat de cylinderinhoud van het voertuig. Datum I08: Dit veld bevat de datum van verkoop van het voertuig. Interesse voor voertuigen bevat alle wagens waarvoor de klant interesse heeft getoond. Dit kunnen zowel wagens zijn die op een offerte hebben gestaan als wagens die manueel ingevoerd zijn in deze velden door een verkoper. Deze lijnen zijn verwijderbaar door [F4] te doen op een lijn. Het bevat volgende velden die editeerbaar zijn: Bron: Dit veld kan 2 keuzes bevatten. Gaat het om interesse voor een eigen model (Own model) of gaat het om een model van een ander merk (External model). Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Volgnummer: Dit veld bevat een uniek nummer dat chronologisch de volgorde van interesse weergeeft *Merk code: Dit veld bevat de merkcode van de wagen van interesse. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. *Klasse: Dit veld bevat modelcode van de wagen van interesse. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. *Omschrijving voertuig: Dit veld bevat de omschrijving van de wagen van interesse. Aandrijving: Dit veld bevat de aandrijving van de wagen van interesse. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Voertuigstatus: Dit veld bevat de status van de wagen van interesse. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Voertuigtype: Dit veld bevat het type voertuig van intersse. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Verwachte inruildatum: Dit veld bevat de verwachte inruildatum van de huidige wagen, dus de datum van nieuwe aankoop. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Verwachte km-stand bij inruil: Dit veld bevat de verwachte kilometerstand bij inruil. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Opmerking: Dit veld bevat opmerkingen die men heeft over de wagen van interesse. Vb: blauw, GPS, ... Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Maximum leeftijd: Dit veld bevat de maximum leefttijd die de wagen mag hebben. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Maximum prijs: Dit veld bevat de maximumprijs die de prospect wilt geven voor de wagen van interesse. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Geldig tot: Dit veld bevat de geldigheidsduur van de interesse en kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Huidige voertuigen prospect bevat het huidige voertuig van de prospect. Deze velden moeten manueel aangevuld worden of via SA3. Deze lijnen zijn verwijderbaar door [F4] te doen op een lijn. Voertuitype: Dit veld bevat het voertuigtype en kan ingevuld worden met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Volgnummer: Dit veld bevat een uniek nummer dat chronologisch de volgorde van huidige wagen weergeeft *Merk: Dit veld bevat het merk van het huidige voertuig en kan ingevuld worden met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. *Model: Dit voertuig bevat het model van het huidige voertuig en kan ingevuld worden met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. *Datum nieuwe aankoop: Dit veld bevat de datum waarop men met de nieuwe wagen zou willen rijden Kilometerstand: Dit veld bevat de kilometerstand van het huidige voertuig en kan manueel ingevuld worden.

© 2014 Carya Group

24

Opmerking: Dit veld bevat opmerkingen over het huidge voertuig en kan manueel ingevuld worden. Registratiedatum: Dit veld bevat datum eerste inschrijving van de huidige wagen en kan manueel ingevuld worden. Chassisnr.: Dit veld bevat het chassisnummer van de huidige wagen en kan manueel ingevuld worden. Nummerplaat: Dit veld bevat de nummerplaats van de huidige wagen en kan manueel ingevuld worden. Productiejaar: Dit veld bevat het productiejaar van de huidige wagen en kan manueel ingevuld worden. Tabblad Offertes

Tabblad Offertes

In het tabblad Offertes zijn volgende velden beschikbaar:

© 2014 Carya Group

25

Huidige offertes (Aantal): Dit veld bevat het aantal offertes die reeds opgemaakt zijn voor de prospect. In het veld kunt u met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken de offertes raadplegen. Datum laatste prijsvraag: Dit veld bevat de datum waarop de laatste offerte voor de prospect is opgesteld. Aangeboden model: Dit veld bevat het laatst aageboden model op de laatste offerte voor de prospect. Huige orders (Aantal): Dit veld bevat het aantal huidige orders die reeds opgemaakt zijn voor de prospect/klant. In het veld kunt u met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken de offertes raadplegen. Datum laatste order: Dit veld bevat de datum waarop het laatste order voor de prospect/ klant is opgesteld. Aangeboden model: Dit veld bevat het laatst aageboden model op het laatste order voor de prospect/klant. Gearchiveerde contracten: Dit veld bevat het aantal contracten van de prospect die zijn gearchiveerd. In het veld kunt u met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken de offertes raadplegen Datum laatst gearchiveerd contract: Dit veld bevat de datum waarop het laatste contract van de prospect werd gearchiveerd. Aangeboden model: Dit veld bevat het laatst aageboden model op het laatste contract voor de prospect/klant. Tabblad Extra

Tabblad Extra

In het tabblad Extra zijn volgende velden beschikbaar:

© 2014 Carya Group

26

Aangepast op: Dit veld bevat de datum van laatste aanpassing van een veld op de prospectkaart Aangepast door: Dit veld bevat de naam van de gebruiker die de laatste aanpassing heeft gedaan op de prospectkaart. Aangemaakt op: Dit veld bevat de datum van aanmaak van de prospectkaart. Aangemaakt door: Dit veld bevat de naam van de gebruiker die de prospectkaart heeft aangemaakt. Tabblad Vrij Het tabblad Vrij bevat vrije velden die door de concessie bepaald kunnen worden. Via Relatiebeheer - Prospectie - Installingen - VAP Setup\Tabblad Label kunnen deze ingesteld worden. Hierin kan men per vrij veld de naam van het veld invullen. Volgende types vrije velden zijn beschikbaar: 2 Datum-velden 6 Tekst-velden

© 2014 Carya Group

27

1.3.3 Knoppen

Volgende menu items zijn beschikbaar in het menu Instellingen: SA3 Integratie: Indien u hierop klikt, opent de Prospectfiche in SA3.

Volgende menu items zijn beschikbaar in het menu Prospect: Overzicht: Door op dit menu-item te klikken, verschijnt het overzicht van alle prospecten. Dit kan ook opgeroepen worden via de functietoets [F5] Relatie kaart: Indien u hierop klikt, opent een verkorte versie van de prospectfiche District: Indien u hierop klikt, krijgt u verschillende kolommen te zien. In de kolom Branchecode kunt u via [F6] of door op het pijltje te klikken kiezen tot welke handelssector de prospect behoort. Markt groepen: Indien u hierop klikt, krijgt u toegang tot de marktgroepen. Door in de kolom Marktgroep de functietoets [F6] in te drukken of door op het pijltje te klikken kunt kiezen tot welke marktgroep de prospect behoort. Door [ENTER] te doen of te dubbelklikken op één van de marktgroepen wordt deze toegewezen aan de prospect Interacties: Indien u hierop klikt krijgt u een overzicht van de activiteiten voor deze prospect te zien. Deze kunnen van hieruit eventueel ook afgelosten worden. Afdrukken Fiche: Indien u hierop klikt, kunt u een afdruk laten weergeven van de prospectfiche. Hierop staat niet enkel de contactgegevens van de prospect, maar ook de gelinkte wagens en de verschillende contacten.

© 2014 Carya Group

28

Print Testrit Document: Indien dit is ingesteld kunt u door hierop de klikken een testrit document op naam van de klant laten genereren en afdrukken. Links: Indien u hierop klikt krijgt u een overzicht van de verschillende fiches die gelinkt zijn aan de prospect met de nummer van de desbtreffende fiche. Op deze manier kunt u snel identificeren aan welk bedrijf/klant de prospect gelinkt is. Test Doublets: Dit dient om na te kijken of er reeds dubbele prospecten in de database aanwezig zijn. Adres historiek: Indien u hierop klikt, krijgt u een overzicht van de contactvelden in de prospectfiche en kunt u zien welke de vorige waarde was van dit veld. Hier kan men zien wanneer, wie, wat gewijzigd heeft in de prospectfiche Relaties: Indien u hierop klikt, kunt u in dit venster aanduiden of er bepaalde familiale relatie is tussen bepaalde prospect. Dit kunt u doen door in de kolom Relatie adres op zoek te gaan naar de prospect die u wilt linken via [F6]. Eens gevonden bevestigt u deze met [ENTER] of dubbelklik. Dan kunt u in de kolom Relatietype aangeven wat de relatie precies is. Contactpersonen: Indien u hierop klikt, krijgt u een overzicht van alle contactpersonen gelinkt aan een bedrijf. U kunt hier ook aanduiden of het gaat om een Fleet Manager of een andere functie invullen in het veld Functie. Aankoop criteria: Indien u hierop klikt, kunt u aanduiden welke de aankoopcriteria van de prospect zijn. Dit kunt u doen door in de kolom Code aankoopcriteria de functietoets [F6] te gebruiken of door op pijltje te drukken, het aankoopcriterium te kiezen en dan bevestigen door [ENTER] Hobby's: Indien u hierop klikt, komt u terecht in het overzicht van de hobby's van de prospect. Dit wordt automatisch ingevuld bij de aanvraag van een Mobilty Card. Markering acties: Indien u hierop klikt, verschijnt een venster waarin u in de kolom Additional Prospect Type Code kunt gaan bepalen welke marketing acties van toepassing zijn voor de prospect. Aanmaken als klant: Indien u hierop klikt, maakt u de prospect aan als klant. Aanmaken als leverancier: Indien u hierop klikt, maakt u de prospect aan als leverancier. Mobility Cards: Indien u hierop klikt, krijgt u een overzicht van de Mobility Cards voor deze prospect Verzonden gegevens: Indien u hierop klikt, krijgt u een overzicht van de gegevens van de prospect die verstuurd zijn naar Calidat.

Volgende menu items zijn beschikbaar in het menu Klant: Kaart: Indien u hierop klikt, opent u de klantenfiche van de prospect. Statistiek: Indien u hierop klikt, opent een venster met klantenstatistieken Boekingsstatistiek: Indien u hierop klikt krijgt u een venster met de statistieke, van boekingen voor deze klant. Verkoop: Indien u hierop klikt, krijgt u een overzicht van omzetcijfers voor deze klant

© 2014 Carya Group

29

Klant kosten: Indien u hierop klikt, krijgt u een scherm waarin u instructies specifiek voor deze prospect kunt toevoegen. Bij het maken van een werkplaatsorder voor deze klant zal deze instructie als eerste verschijnen in de takenlijst. U kunt een instructie toevoegen door in de kolom Instructienr. op zoek te gaan naar de betreffende instructie via [F6] of door te klikken op het pijltje en deze te valideren door [ENTER] Documenten: Indien u hierop klikt, krijgt u een overzicht van alle geboekte documenten van de klant die u eventueel kunt filteren op boekingsdatum in het veld Posting Date. Wisselen tussen actuele/toegekende voertuigen: Indien u hierop klikt, kunt u in plaats van de wagens te zien waarvan de prospect bestuurder is, de wagens zien die toegwezen zijn aan de prospect (vb. Leasingmaatschappij) Volgende menu items zijn beschikbaar in het menu Contact:

Show Oultook entry: Indien u hierop klikt, opent de gesynchroniseerde Outlook-afspraak Contact afwerken: Indien u hierop klikt wanneer u zich op een contact bevindt, kunt u dit contact afwerken Opmerkingen: Indien u hierop klikt, opent u de opmerkingen over de contactlijn. Contact kaart: Indien u hierop klikt, opent u een kaart van het contact Overdracht contacten naar andere prospect:Indien u hierop klikt, kunt u alle contact van de prospect overdragen naar een andere prospect. Hiertoe klikt u op het pijltje in het veld Naar of doet u [F6]. Verkoopfiche Aanmaken/Tonen: Indien u hierop klikt opent u de reeds gelinkte verkoopfiche of maakt u een nieuwe aan op basis van een 5FA-lijn. Link met bestaande verkoopfiche: Indien u hierop klikt, krijgt u de mogelijkheid om de 5FA-lijn te linken met een reeds bestaande verkoopfiche.

© 2014 Carya Group

30

De menu items in het menu Voertuig zijn enkel toegangkelijk als u zich op het tabblad Voertuig onder Aantal voertuigen bevindt en er een voertuig gelinkt is aan de prospect. Het bevat volgende items:

Kaart: Indien u hierop klikt, opent u de voertuigkaart van het voetuig waarop u staat in het tabblad Voertuigen onder Aantal voertuigen Entries: Indien u hierop klikt, opent u de voertuigposten Statistiek: Indien u hierop klikt, opent u de boekingsstatistieken van het voertuig. Opmerkingen: Iniden u hierop klikt, opent u de opmerkingen van de voertuigkaart. Klanten: Indien u hierop klikt, opent u een lijst met alle klanten gelinkt aan het voertuig. Configuratie: Indien u hierop klikt, opent u een lijst met de opties van het voertuig. Change View to Vehicle User... Change between actual/assigne vehicles: Indien u hierop klikt, kunt u in plaats van de wagens te zien waarvan de prospect bestuurder is, de wagens zien die toegwezen zijn aan de prospect (vb. Leasingmaatschappij) Interesse voor voertuigen: Indien u hierop klikt, krijgt u hetzelfde beeld als in de prospectfiche zelf. Beschikbare voertuigen: Indien u hierop klikt, opent u de lijst van alle interne voertuigen van de concessie. Historiek facturen: Indien u hierop klikt, opent u een overzicht van alle facturen i.v.m. het voertuig. Mobility Cards: Indien u hierop klikt opent u een lijst van reeds aangevraagde Mobility Cards voor dit voertuig.

© 2014 Carya Group

31

1.3.4 Kwalificeren van prospecten Om een prospect te kwalificeren dient u volgende velden in te vullen:

Kw alificeren

Tijdens het invullen van de tabbladen Prospect en Voertuigen ziet u deze velden geleidelijk aan verdwijnen in de kolom Gekwalificeerd ?, naarmate u ze invult.

Prospect kaart

© 2014 Carya Group

32

Wanneer u alle velden correct hebt ingevuld, dan krijgt u de melding Gekwalificeerd !

Prospect kaart

© 2014 Carya Group

33

Wanneer de datum ingegeven in het veld Datum nieuwe aankoop op het tabblad Voertuigen vervalt (vb.: datum nieuwe aankoop 31/03/2012, ingevuld op 16/12/2011), dan krijgt u opnieuw onderstaande melding.

Prospect kaart

Indien het echter een reeds gekwalificeerde prospect betreft, dan dient u deze datum niet opnieuw aan te passen naar een datum in de toekomst om deze opnieuw te kwalificeren. M.a.w., het kwalificeren van een prospect is een éénmalig proces en dient niet telkens herhaald te worden.

© 2014 Carya Group

34

U kunt een reeds gekwalificeerde prospect herkennen aan de status bij het veld Locatie op het tabblad Profielgegevens.

Prospect kaart

Te vervolledigen: nog niet gekwalificeerde prospect Getransfereerd/Verstuurd: reeds gekwalificeerde prospect U kunt deze datum natuurlijk steeds aanpassen indien u over nieuwe informatie beschikt na contactname met de prospect/ klant.

© 2014 Carya Group

35

1.3.5 Link maken tussen prospect en bedrijf Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Dossierbeheer. Zoek de Prospectfiche van het bedrijf waaraan u een prospect wenst te linken. In de Prospectfiche van het bedrijf klikt u op het veld Aantal relaties.

Prospectfiche bedrijf

Via [F6] of door te klikken op het pijltje opent volgend venster:

In dit venster kunt u via het veld Relatie Prospect Nr. op zoek gaan naar de prospect die u als relatie wenst aan te duiden van het bedrijf. Klik in het veld Relatie Prospect Nr. en zoek via [F6] of door op het pijltje te klikken naar de prospect. Eens gevonden bevestigt u uw keuze met [ENTER].

© 2014 Carya Group

36

Op deze manier is de link tussen het bedrijf en de prospect gemaakt. U kunt op een volgende nieuwe lijn nog prospecten toevoegen die gelinkt zijn aan het bedrijf. Bijkomend zijn in dit venster een aantal velden beschikbaar voor de Fleet-verkoper: Fleet Manager: Dit veld kunt u aanvinken indien het gaat om de Fleet Manager van het bedrijf. Functie: Dit veld kan manueel aangevuld worden met de functie van de prospect. Functiegroep: In dit veld kunt u de Verantwoordelijkheid van de Prospect aanduiden. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Functieniveau: In dit veld kunt u het functieniveau van de prospect bepalen. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Primaire contactpersoon: In dit veld kunt u aanduiden of de prospect de primaire contactpersoon van het bedrijf is. Deze informatie zal ook verschijnen in de prospectfiche van het bedrijf in het veld Naam primaire contactpersoon.

1.4 Te exporteren adressen Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Te exporteren adressen. Dit venster geeft een overzicht weer van alle prospecten aangemaakt sinds bepaalde datum die terug te vinden is in het veld Aangemaakt sinds. Dit overzicht wordt gegenereerd op basis van het veld Verkoper die ingevuld staat in de Prospectkaart in het tabblad Algemeen)

© 2014 Carya Group

37

Overzicht Te exporteren adressen

Elke verkoper kan op basis van deze lijst nakijken of de prospecten waarmee hij/zij mee in contact is al dan niet gekwalificeerd zijn. De lijnen in het rood zijn de prospecten die nog kwalificatiegegevens behoeven. Om na te gaan welke gegevens ontbreken, selecteert u de betreffende lijn en kiest u onderaan de knop Kaart Dossier. Dit opent de prospectfiche waarin u in het linkerdeel van de fiche kunt zien welke gegevens ontbreken. (Zie ook Kwalificeren van prospecten) Indien u een prospect tijdelijk niet wilt verzenden, kunt u in de kolom Niet verzenden een vinkje plaatsen. Anderzijds is het ook mogelijk om bijvoorbeeld voor leads via de knop Functies\Annuleren voor verzending te kiezen. Dit heeft een zeker impact op de prospect. Deze zal nooit doorgestuurd worden en wordt dus ook in rekening gebracht voor de quota van het aantal gekwalificeerde adressen. De lijnen in het zwart zijn gekwalificeerde prospecten en zullen 's avonds uit deze lijst verdwijnen na verzending.

1.5 Overzicht verkoopsdossiers Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Overzicht verkoopsdossiers. Dit verschaft per verkoper een overzicht van alle dossiers waarmee hij actief bezig is. De kwaliteit van de informatie die hier zichtbaar is hangt af van een correcte registratie en het juiste gebruik van de contact resultaat code bij het afsluiten van een contact en is cruciaal om een werkbaar overzicht te verkrijgen.

© 2014 Carya Group

38

Overzicht verkoopsdossiers

Bovenaan dit venster wordt gefilterd op: Verkoperfiler: Dit veld bevat de naam van de verkoper die gelinkt is aan de contactlijn in de prospectfiche Datumfilter: Dit veld bevat de datum van vandaag om de lopende dossiers mee aan te duiden. Status Filter: Met behulp van dit veld kan op een welbepaalde Prospectstatus gefilterd worden. Indien u bijvoorbeeld alle actieve prospecten nieuwe wagens wil zien, kiest u best voor PROSPECT. Indien u alle actieve prospecten voor tweedehandswagens wil zien, kiest u best voor PROSP-UC. Rechts bovenaan kan iu het veld Aantal verkoopsopportuniteiten het aantal verkoopsopportuniteiten volgens de gebruikte filters bekeken worden. Op basis van de gekozen filters wordt de lijst onderaan aangepast. Deze lijst bevat volgende kolommen met informatie: Startdatum: Startdatum van de reeks contacten. Naam: Naam van de prospect Status: Welke status heeft de prospect. Dit veld kan worden gewijzigd met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Opportuniteitsnummer: Het opportuniteit nummer waartoe de activiteiten behoren. Adrestype: Is deze prospect een bestaande Klant, een nieuwe Prospect of een Wernemer. Gekwalificeerd: Indien dit veld aangevinkt is, betekent dit dat deze prospect gekwalificeerd is. Laatste evaluatie: In dit veld vindt u de laatste evaluatie van het contact terug. Volgnummer laatste evaluatie: Klantgroepcode: Dit veld bevat de klantgroepcode van de prospect. Hierop kan eventueel gefilterd worden. Modelomschrijving voertuig interesse: Dit veld bevat het voertuig van interesse van de prospect. Op dit veld kan eventueel gefilterd worden. Bv: men zoekt alle prospecten die geïnteresseerd waren voor de X5. Via de functietoets [F7] kan men filteren met als criterium X5* Huidige fase: Dit veld bevat de nummer van de huidige fase.

© 2014 Carya Group

39

Volgende fase: Dit veld bevat de nummer van de volgende fase. Code huidige activiteit: Dit veld bevat de soort huidige activiteit. Resultaat volgende activiteit: Dit veld bevat de contactresultaatcode van de huidige activiteit Omschrijving huidige activiteit: Dit veld bevat de omschijving van de huidige activiteit Opmerking huidige actie: Dit veld bevat de opmerkingen van de eerste commentaarlijn ingevuld bij de huidige activiteit. Huidige activiteit afgesloten: Dit veld is aangevinkt indien de huidige activiteit afgesloten is. Datum huidige activiteit: Dit veld bevat de datum van de huidige activiteit. Datum volgende activiteit: Dit veld bevat de datum van de volgende ingeplande activiteit. Code volgende activiteit: Dit veld bevat de soort volgende ingeplande activiteit. Omschijving volgende actie: Dit veld bevat de omschijving van de volgende ingeplande activiteit Opmerkingen volgende actie: Dit veld bevat de opmerkingen van de eerste commentaarlijn ingevuld bij de volgende ingeplande activiteit. Volgende activiteit afgesloten: Dit veld is aangevinkt indien de volgende ingeplande activiteit afgesloten is. Resultaatscode volgende activiteit: Dit veld bevat de resultaatcode van de volgende ingeplande activiteit. Op elk moment kan de verkoper via deze weg een zicht hebben op zijn actieve dossiers en hier eventueel een relance doen voor bijvoorbeeld de prospecten in fase 4 (=beslissingsfase) om deze opnieuw te contacteren om zijn quota te behalen. Via de knop Kaart dossier kan men naar de uitgebreide Prospectfiche gaan om meer informatie over de prospect te bekijken.

© 2014 Carya Group

40

1.6 Overzicht Standaard Contact Resultaat Codes Dit overzicht bevat alle Standaard Contact Resultaat codes die in de concessie ter beschikking staan. Het is mogelijk dat bij u in de concessies meer Standaard Contact Resultaat Codes beschikbaar zijn. Deze zijn dealerspecifiek aangemaakt. Code

Omschrijving

Resulterende Relatiestatus

CONTACT

Nieuw Contact plannen

PROSPECT

CONTACT-OW

Nieuw contact plannen OW

PROSP-UC

DEBTOR

Debtor

INACTIVE

DUBBEL

Dubbele Offerte/contact

FOLLOWUP

Follow up

PROSPECT

FOLLUP-OW

Follow-up OW

PROSP-UC

INFO

Info

PROSPECT

INFO-OW

Info OW

PROSP-UC

INT-OW

Interesse Occasie

PROSP-UC

INT-NW

Interesse Nieuwe Wagen

PROSPECT

INVALID IL

Info Lead fout

INACTIVE

INVALID LE

Lead fout toegewezen

INACTIVE

LEVERING

Levering NW

CUSTOMER

LEVER-OW

Levering OW

CUSTOMER

NAVERKOOP

Follow up Naverkoop

CUSTOMER

NODEC

Nog geen beslissing

NOFOLLOWUP

Zonder Follow up

INACTIVE

NONEED

Geen behoefte

INACTIVE

PLAN PROEF

Plannen proefrit

PROSPECT

PLPROEF-OW

Plannen proefrit OW

PROSP-UC

PROEFRIT

Proefrit

PROSPECT

PROEF-OW

Proefrit OW

PROSP-UC

PROSP-INFO

Prospect info bezorgd

PROSPECT

PR-INF-OW

Prospect info bezorgd OW

PROSP-UC

QUOTE

Offerte opgemaakt

PROSPECT

QUOTE-OW

Offerte opgemaakt OW

PROSP-UC

VERKOOP

Verkoop

CUSTOMER

VERLOREN

Verloren Verkoop

INACTIVE

VERLORENAM

Verloren Verkoop Ander Merk

INACTIVE

© 2014 Carya Group

41

1.7 Overzicht Activity Types Dit overzicht bevat de standaard activiteitstypes van de campagne SA3. Code

Tekst

Standaard Contact Resultaat

1KP

Klant > Prospect

INT- NW

1NP

Nieuwe Prospect

INT- NW

1OS

Opvolging Suspect

FOLLOWUP

2OO

Offerte opgemaakt

QUOTE

2OF

Offerte financieel product

INT- NW

2OV

Offerte op te volgen

FOLLOWUP

2OS

Offerte opsturen

INT- NW

3NO

Nieuwe offerte voor dezelfde klant

FOLLOWUP

3NA

Nieuwe afspraak te bepalen

CONTACT

3CS

Nieuw contact in showroom gerealiseerd

CONTACT

3BK

Bezoek bij klant gerealiseerd

CONTACT

4VP

Voorstel proefrit

PLAN PROEF

4PG

Proefrit gerealiseerd

PROEFRIT

4OP

Opvolging na proefrit

FOLLOWUP

4KB

Klant in beslissingsfase

FOLLOWUP

5IA

Informeel akkoord

INT- NW

5FA

Formeel akkoord (bestelbon)

VERKOOP

6LV

Levering

LEVERING

6TO

Telefonische opvolging na levering

NAVERKOOP

6OG

Opvolging Garantie

NAVERKOOP

6EC

Opvolging einde contract

NAVERKOOP

6OL

Opvolging voor levering

NAVERKOOP

6OV

Opvolging verjaardag

NAVERKOOP

7NZ

Niet gerealiseerde zaak zonder opvolging

© 2014 Carya Group

42

Dit overzicht bevat de standaard activiteitstypes van de campagne Premium. Code

Tekst

Standaard Contact Resultaat

1KPP

Klant > Premium Prospect

INT- OW

1NPP

Nieuwe Premium Prospect

INT- OW

1OPP

Opvolging Premium Prospect

FOLLUP-OW

2POF

Premium offerte Financieel product

INT- OW

2PRO

Premium offerte

QUOTE-OW

2POO

Premium offerte op te volgen

FOLLUP-OW

2PKO

Premium offerte aan klant overhandigen

INT-OW

3CPS

Nieuwe contact Premium Showroom

CONTACT-OW

3NPA

Nieuwe Premium afspraak te bepalen

CONTACT-OW

3PBK

Nieuwe bezoek bij klant

CONTACT-OW

3PNO

Nieuwe Premium offerte voor zelfde klant

FOLLUP-OW

4PKB

Premium Klant in beslissingsfase

FOLLUP-OW

4OPP

Opvolging proefrit Premium

FOLLUP-OW

4PRP

Proefrit Premium

PROEF-OW

4VPP

Voorstel proefrit Premium

PLPROEF-OW

5IAP

Informeel akkoord Premium

INT-OW

5BBP

Bestelbon Premium

VERKOOP

6PLV

Levering

LEVER-OW

6NLP

Opvolging na Premium levering

NAVERKOOP

6OPG

Opvolging Premium Garantie

NAVERKOOP

6OVP

Opvolging voor levering Premium

NAVERKOOP

6LPA

Leveringsdatum Premium afspreken NAVERKOOP

6PVO

Opvolging verjaardag

7NRP

Niet gerealiseerde Premium zaak op te volgen

7NPZ

Niet gerealiseerde Premium zaak zonder opvolging

© 2014 Carya Group

NAVERKOOP

43