Handleiding. PrintShop Mail Professionele Mailing-Software voor Apple Macintosh

Handleiding PrintShop Mail Professionele Mailing-Software voor Apple Macintosh® I

PrintShop Mail is een Software-Product van: Atlas Software BV Daltonstraat 42-44 3846 BX Harderwijk Tel. +31 (0)341 - 426700 Fax +31 (0)341 - 424608 E-mail: [email protected] Homepage: www.printshopmail.com

© 2002 Atlas Software B.V. Harderwijk Hoewel Atlas Software haar uiterste best doet een zo hoog mogelijke kwaliteit te bereiken in haar software, kan het gebeuren dat er fouten in de software voorkomen. Atlas Software B.V. kan daarvoor niet aansprakelijk worden gesteld. Niets uit deze uitgave en de bijbehorende programmatuur mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Atlas Software B.V. Harderwijk. Alle handelsmerken waarin in deze handleiding wordt gerefereerd, zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke houders. Apple en Macintosh zijn geregistreerde handelsmerken van Apple Computer, Inc. QuarkXPress is een geregistreerd handelsmerk van Quark, Inc. Adobe, Acrobat, PostScript, PageMaker, FileMaker en alle daaraan gerelateerde handelsmerken zijn geregistreerde handelsmerken van Adobe Systems Incorporated. CreoScitex VPS is een geregistreerd handelsmerk van CreoScitex Corporation Ltd. Fiery FreeForm is een geregistreerd handelsmerk van Electronics For Imaging, Inc. Splash VI en Splash DiamondMerge zijn geregistreerde handelsmerken van Splash Technology, Inc. AHT is een geregistreerd handelsmerk van AHT, Inc. Windows, Word en Excel zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft.

Inhoudsopgave Inleiding

5

Wat is PrintShop Mail? PrintShop Mail Schema Over deze handleiding

5 6 8

Installatie van PrintShop Mail

9

Installatieprocedure Installatie van PrintShop Mail Configureren van de LaserWriter driver De Hardware Sleutel aansluiten PrintShop Mail gebruiken op Mac OS X Ondersteuning voor Adobe Acrobat

10 12 15 17 18 21

PrintShop Mail Overzicht

23

De algemene werkbalk Het documentvenster Database- en variabelenvensters De overige PrintShop Mail vensters

23 24 27 28

Kennismaking met PrintShop Mail

29

Een nieuw PrintShop Mail document maken Statische elementen in een document plaatsen Een database met uw document verbinden Een object voor variabele tekst invoegen Variabelen met databasevelden verbinden Een object voor variabele afbeeldingen invoegen Opmaak van tekstobjecten Het document afdrukken Adreslabels voor de mailing maken

30 31 33 36 40 45 49 51 52

Inhoudsopgave

1

Werken met PrintShop Mail

57

Inleiding Opbouw van een PrintShop Mail document Een nieuw PrintShop Mail document maken Een PrintShop Mail document openen Documenten met meerdere pagina’s Statische EPS afbeeldingen plaatsen Statische PDF afbeeldingen plaatsen Objecten invoegen en verwijderen Objecten manipuleren Opmaak van objecten Transparantie gebruiken De inhoud van een tekstobject opmaken Barcodes in PrintShop Mail documenten Optisch Leesbare Acceptgiro’s De PrintShop Mail Voorkeuren

57 58 59 61 62 65 66 67 72 80 84 85 89 91 94

Databasegebruik in PrintShop Mail

103

Inleiding Namen van databasevelden Een DBF database gebruiken Een ODBC-verbinding gebruiken Een tekstbestand als database gebruiken Databasevelden met variabelen verbinden Records filteren Sorteren van de database

103 104 105 107 107 109 111 115

Variabelen in PrintShop Mail

117

Berekeningen en datatypes De berekening van een variabele bepalen Favorieten importeren Alfabetische lijst van functies Voorbeelden van definities

117 120 123 124 130

2

Inhoudsopgave

Afdrukken van documenten

135

PrintShop Mail documenten controleren "Bleed" marge en snijlijnen Vouwlijnen afdrukken Het papierformaat instellen Afdrukopdrachten verdelen Layout Condities Print Record PPML De Open PrePress Interface gebruiken Gebruik van de HotFolder

135 137 138 139 140 142 145 145 147 148

Appendix

151

Ondersteunde grafische bestandsformaten Printtechnologieën Barcode functies

151 152 158

Index

163

Inhoudsopgave

3

4

Inhoudsopgave

Inleiding

Wat is PrintShop Mail? PrintShop Mail is een professioneel programma voor het verwerken van variabele gegevens in alle mogelijke soorten drukwerk: gepersonaliseerde brieven, adreslabels, barcodes, entreekaarten, etc. PrintShop Mail optimaliseert de productie van gepersonaliseerd drukwerk, doordat het de variabele gegevens gescheiden houdt van het onveranderlijke deel van het drukwerk. Het gebruik van variabele velden in drukwerk wordt door alle moderne printers ondersteund. PrintShop Mail draait op een Power Macintosh™ en is speciaal ontwikkeld voor toepassing met de nieuwste generaties printers voor volume-drukwerk. U kunt alle denkbare formateringen op de variabele elementen toepassen: kleurige teksten, rotatie van elementen, variabele afbeeldingen, voorwaardelijk ingevoegde teksten, etc. Voor dit alles heeft u geen diepgaande technische kennis nodig: werken met PrintShop Mail is eenvoudig en efficiënt, ook wanneer u geen expert bent in het gebruik van DTP programma’s of database software.

Inleiding

3

PrintShop Mail Schema 1

4

5 2

6 3 7

8

4

Inleiding

1

Gebruik uw favoriete DTP- of tekstverwerkingsprogramma om een layout document aan te maken.

2

Verzamel de afbeeldingen die in de gepersonaliseerde kopieën van uw document gebruikt zullen worden.

3

Voeg de variabele gegevens voor uw drukwerk (adressen, namen, contactpersonen, etc.) in een database in. U kunt een bestaande database gebruiken, waaruit u vanuit PrintShop Mail de benodigde gegevens selecteert.

4

Maak een PrintShop Mail document en plaats de onveranderlijke elementen (het eerder aangemaakte layout document) daarin. Voeg vervolgens tekstobjecten in en bepaal de variabele inhoud daarvan.

5

Voeg beeldobjecten in en bepaal, welke afbeeldingen in welke exemplaren van uw drukwerk gebruikt zullen worden.

6

Druk het PrintShop Mail document af. Het onveranderlijke deel van uw document wordt slechts éénmaal naar de printer gestuurd. Daarna volgen de in de individuele exemplaren van het document in te voegen gegevens van de door u uit de database geselecteerde records.

7

De RIP van uw printer maakt de pagina’s op, en de resulterende gepersonaliseerde kopieën van uw document worden afgedrukt. De RIP kan in uw printer geïntegreerd zijn of op een daarmee verbonden computer draaien.

8

Inleiding

Het resultaat: gepersonaliseerde kopieën van uw document.

5

Over deze handleiding Deze handleiding is geschreven voor professionele samenstellers van variabel drukwerk (mailings, gepersonaliseerde kopieën van documenten, visitekaartjes, adreslabels, etc.). Om met PrintShop Mail te kunnen werken, dient u over basiskennis te beschikken omtrent het Apple Macintosh™ besturingssysteem. Dit symbool wijst op belangrijke informatie, die u bij het gebruik van PrintShop Mail zal helpen.

Als u nog vragen heeft... Als u in deze handleiding geen antwoorden vindt op uw vragen, kunt u contact opnemen met de support afdeling van Atlas Software BV (Email: [email protected]). Wij kunnen uw vragen beter en sneller beantwoorden als u de nodige informatie bij de hand heeft (en in een email bericht meesturen). U kunt een compleet overzicht van de nodige informatie eenvoudig aanmaken, door vanuit PrintShop Mail een rapport af te drukken. Opent u daartoe het “Printer” gedeelte in het venster “Instellingen” en klikt u op de “Afdrukken” toets in het “Rapport” gedeelte van het getoonde venster. Zorg ervoor, dat u dit rapport bij de hand heeft wanneer u telefonisch contact opneemt met Atlas Software BV.

6

Inleiding


Inhoud van de PrintShop Mail CD-ROM PrintShop Mail wordt op een CD-ROM geleverd. Op de CD-ROM zijn minimaal de volgende zaken beschikbaar: •

Het PrintShop Mail installatieprogramma voor: •

Macintosh™ versie van PrintShop Mail

•

LaserWriter 8.6.5 printer driver

•

PSMail plug-in voor Adobe Acrobat

•

USB driver voor gebruik met de HASP dongle

•

PrintShop Mail voorbeelddocumenten

•

PDF versie van deze handleiding

Systeemvereisten Om met PrintShop Mail te kunnen werken, heeft u het volgende nodig: •

PowerPC Macintosh™ met tenminste 64 MB werkgeheugen

•

Besturingssysteem versie 8.6.5 of hoger - PSM is getest op OS 9.2.2

•

QuickTime 4.0 of hoger

Vereisten voor optionele software: •

Adobe Acrobat: versie 4.0 of hoger en tenminste 50 MB werkgeheugen

•

Mac OS X: een HASP USB dongle.


7

Bestanden die geïnstalleerd worden Deze tabel toont, welke bestanden op uw computer worden geïnstalleerd, en in welke folders: Bestanden

Locaties

PrintShop Mail

Door u gekozen programmafolder

Voorbeelddocumenten

“Voorbeeld”-folder in de door u gekozen programmafolder

LaserWriter printer driver

Systeemfolder, Extensies map

USB dongle drivers

Systeemfolder, Extensies map

PSMail plug-in voor Adobe

PrintShop Mail folder

Installatieprocedure De installatieprocedure is in een aantal stappen verdeeld, zoals in onderstaande tabel wordt weergegeven: Procedure

Zie


pagina 10

Configureren van de LaserWriter driver

pagina 13

De Hardware Sleutel aansluiten*

pagina 15

PrintShop Mail gebruiken op Mac OS X

pagina 16

Ondersteuning voor Adobe Acrobat

pagina 19

(*)

De hardware sleutel wordt geleverd wanneer u een PrintShop Mail licentie aanschaft. Wanneer u nog geen licentie (en dus geen geldige hardware sleutel) bezit, kunt u de software toch installeren en gebruiken. U kunt echter slechts 25 exemplaren

8


van uw gepersonaliseerde drukwerk afdrukken, waarbij het woord “PrintShop Mail” op elke afdruk verschijnt. Zie “Krediet” op pagina 18 voor verdere details.


9

Installatie van PrintShop Mail 1

Plaats de PrintShop Mail CD-ROM in uw CD-ROM station en dubbelklik op het CD-ROM symbool op uw bureaublad.

2

Open de folder waarin zich de PrintShop Mail Installer bevindt en dubbelklik op het Installer symbool.

3

Klik op “Verder”. Het installatievenster wordt geopend:

Het installatievenster toont een lijst met beschikbare opties. Deze zijn in de volgende tabel kort beschreven:

10

Optie

Beschrijving

Easy install

Installeert PrintShop Mail voor de PowerPC Macintosh™ en een voorbeeld

PrintShop Mail programma

Installeert alleen de PrintShop Mail programma bestanden

Laserwriter printer bestand

Installeert een Laserwriter printer driver, die met PrintShop Mail kan worden gebruikt

PrintShop Mail voorbeelden

Voorbeelden van PSMail documenten, met bijbehorende database en afbeeldingen


Optie

Beschrijving

KIX Barcode

Lettertype om barcodes mee af te drukken

USB driver

Driver om een USB dongle te gebruiken

4

Kies de optie “Standaard installatie” en klik op “Installeren” om PrintShop Mail voor de PowerPC Macintosh™ met een voorbeeld te installeren. Het volgende venster wordt geopend:

5

Kies de folder waar de PrintShop Mail programmabestanden dienen te worden opgeslagen en klik op “Installeren”. Nadat de bestanden in deze folder zijn gekopieëerd, verschijnt de volgende melding:

6

Klik op “Stoppen” om de installatie te beëindigen.


11

7

Dubbelklik op het PrintShop Mail symbool in de PrintShop Mail folder om het programma te starten.

12


Configureren van de LaserWriter driver 1

Open de “Kiezer” vanuit het Apple menu.

2

Kies de “LaserWriter...PSMail” driver uit de lijst aan de linkerkant.

3

Kies de gewenste PostScript printer uit de lijst van beschikbare printers die aan de rechterkant verschijnt:

4

Klik op “Setup…”. Het volgende venster wordt geopend:


13

5

Klik op “PPD selecteren”. Een venster wordt geopend, waarin u het benodigde PPD bestand kunt kiezen:

14

6

Kies het PPD bestand uit de lijst en klik op “Selecteren”.

7

Klik op “OK” om terug te keren naar de Kiezer en sluit deze af.


De Hardware Sleutel aansluiten Wanneer u PrintShop Mail documenten wilt afdrukken, dient u de hardware sleutel aan een van de USB poorten van uw Macintosh aan te sluiten. Om de installatie van de hardware sleutel te testen, kiest u in het PrintShop Mail programma het commando “Over PrintShop Mail” uit het Apple menu. Hierdoor worden het versienummer van uw programma en het beschikbare krediet getoond.


15

PrintShop Mail gebruiken op Mac OS X PrintShop Mail draait in Classic mode wanneer het programma onder Mac OS X geïnstalleerd wordt. Daarnaast dient u ook de HASP hardwaresleutel aan te sluiten en de USB driver te installeren: 1

Start de “aksusb” installer, die in de Installers folder op de PSMail CD beschikbaar is. Dit programma opent het volgende venster:

2

Voer de gebruikersnaam “root” in en geef het voor deze gebruiker geldige wachtwoord. Wanneer u het wachtwoord voor “root” niet kent, neemt u dan contact op met uw systeembeheerder.

16


3

De installer toont het volgende venster:

4

De driver wordt binnen enkele seconden geïnstalleerd; het is niet nodig, de Mac te herstarten.

5

U kunt PrintShop Mail 4.3 nu starten; het programma herkent de dongle automatisch. U kunt dit controleren door de krediet informatie te openen (zie onder voor details).


17

Krediet Het krediet geeft het aantal beschikbare afdrukeenheden aan, oftewel het aantal combinaties uit een layout document en een database record, dat u met uw licentie nog kunt afdrukken. Krediet

Betekenis

Designer mode

Uw Macintosh heeft geen geldige hardware sleutel gevonden. U kunt 25 afdrukken maken.

xxxxx tikken

U kunt xxxxx eenheden afdrukken.

onbeperkt

U heeft een onbeperkte licentie.

Wanneer u meerdere documenten per pagina afdrukt (bijvoorbeeld bij het aanmaken van adreslabels), wordt elk document als een afdrukeenheid geteld. Als u dus 25 labels afdrukt die samen op één pagina passen, kost dit 25 tikken. Als u een document van 5 pagina’s met 25 records afdrukt, kost dit ook 25 tikken, hoewel in dit geval 125 pagina’s worden afgedrukt. Neem voor verdere informatie over uw licentie en de mogelijkheid, deze op te waarderen, contact op met Atlas Software of de distributeur bij wie u PrintShop Mail heeft aangeschaft. U kunt uw krediet controleren door de functie “Krediet informatie” te kiezen in het “Help” menu. Als de hardwaresleutel niet aanwezig is, zullen de meldingen “Sleutel type: Niet gevonden” en “Krediet: 25 (Demo Modus)” verschijnen.

18


Ondersteuning voor Adobe Acrobat In PrintShop Mail kunnen PDF bestanden als basis voor gepersonaliseerd drukwerk worden gebruikt. Hiervoor dient Adobe Acrobat versie 4 of hoger op de Mac geïnstalleerd te zijn. Bij het importeren van een PDF bestand wordt Adobe Acrobat in de achtergrond gestart, om de PDF codes te interpreteren en het resulterende beeld voor PrintShop Mail beschikbaar te maken. Wanneer Adobe Acrobat opstart, kan een registratievenster verschijnen. Dit moet vermeden worden wanneer het programma door PrintShop Mail gestart wordt, omdat dit tot problemen

in

de

communicatie

tussen

de

beide

programma’s voert. Om de melding te vermijden dient Acrobat geregistreerd te worden, of de herinnerings-melding onderdrukt te worden. PrintShop Mail gebruikt een Adobe Acrobat plug-in om het programma op te starten wanneer het nodig is. Wanneer u voor het eerst een PDF bestand in een PrintShop Mail document plaatst, wordt u gevraagd om Adobe Acrobat te localiseren. Deze informatie wordt in de voorkeuren van PrintShop Mail opgeslagen en hoeft niet opnieuw ingegeven te worden. Let op: u kunt geen PDF bestanden in PrintShop Mail gebruiken, wanneer deze bestanden versleuteld, met een wachtwoord beschermd of tegen afdrukken beschermd zijn.


19

20



Dit hoofdstuk beschrijft de gebruikersinterface van PrintShop Mail en verklaart de inhoud van de beschikbare programmavensters.

De algemene werkbalk De algemene werkbalk wordt links naast het documentvenster getoond, ook als nog geen document geopend is. Symbool

Functie Objecten selecteren.

Tekstcursor plaatsen en tekst invoegen. Vergroten van het document, of verkleinen (als de optietoets ingedrukt is). Kleur van een object opnemen (de vulkleur instellen op de vulkleur van het geselecteerde object). Kleur van een object instellen (de momenteel gekozen vulkleur wordt gebruikt). Een tekstobject invoegen.

Een variabele afbeelding invoegen.


21

Het documentvenster U kunt slechts één PrintShop Mail document tegelijk openen. Na het openen van een document wordt de eerste pagina in het documentvenster getoond. Het “Pagina” menu bevat functies voor het hanteren van een document met meerdere pagina’s (toevoegen of verwijderen van pagina’s, verplaatsen van pagina’s en een andere pagina tonen). Het documentvenster bevat een horizontale en een verticale liniaal, een werkbalk, horizontale en verticale schuifbalken, knoppen voor het vergroten of verkleinen en een deel van de momenteel gekozen pagina van het document:

22


De linialen De linialen kunnen getoond of verborgen worden door de “Toon Liniaal” en “Verberg Liniaal” functies in het “Venster” menu. De maateenheid kan in de programma-instellingen gekozen worden. De linialen worden ook bij het invoegen van hulp- en vouwlijnen gebruikt. Zie “Hulplijnen in het documentvenster tonen” op pagina 72 en “Een vouwlijn invoegen” op pagina 140.

Vergrotingsfactor en pagina Onderaan links in het documentvenster worden de huidige vergrotingsfactor en pagina getoond. Deze zijn via de getoonde symbolen te veranderen:

vorige pagina

volgende pagina

Klik op de aanduiding van de huidige vergrotingsfactor om een menu met beschikbare vergrotingsfactoren te openen, waaruit u de gewenste grootte kunt kiezen. Wanneer u voor “Venstergrootte” kiest, wordt het document zover vergroot of verkleind, dat een hele pagina in het documentvenster past. De aanduiding van de vergrotingsfactor wordt hierop aangepast. Bladeren naar een volgende of vorige pagina doet u door op de pijlen naast de aanduiding van de huidige pagina te klikken, of door gebruik te maken van het document-opmaak venster.


23

De document werkbalk In het documentvenster wordt direct onder de horizontale liniaal een werkbalk getoond. De volgende tabel geeft de functie van de diverse symbolen op deze document werkbalk weer: Symbool

Functie Gedeelte voor vulkleur en vulpatroon.

Gedeelte voor eigenschappen van objectranden.

Gedeelte voor eigenschappen van teksten.

Objectachtergrond negeren (transparantie).

Kleurpalet openen om een kleur te kiezen.

Lijndikte instellen.

Tekst links in het object uitlijnen.

Tekst in het object centreren.

Tekst rechts in het object uitlijnen.

24


Database- en variabelenvensters Deze vensters zijn nodig om de variabele gegevens uit database met variabele teksten en afbeeldingen te verbinden. Zie “Databasevelden met variabelen verbinden” op pagina 111.

Het variabelenvenster Kies de functie “Toon Variabelen” in het “Beeld” menu, om het variabelenvenster te openen. Dit venster bevat ook de layout condities (zie pagina 144):

namen van variabelen

inhoud van het database record of resultaat van de berekening

formules, die de inhoud van de variabelen bepalen

Het databasevenster De functie “Toon Database” in het “Beeld” menu, om het databasevenser te openen:

namen van velden in de geopende database


inhoud van het record dat in het variabelenvenster geselecteerd is

25

De overige PrintShop Mail vensters Behalve de hierboven getoonde database- en veldenvensters kunt u nog enkele andere vensters openen via het “Beeld” menu. Een korte beschrijving hiervan vindt u hieronder:

Het lettertypen venster Dit venster toont een lijst van de in het geopende PrintShop Mail document gebruikte lettertypen en de beschikbaarheid van deze lettertypen op uw Macintosh.

Het document-opmaak venster Dit venster toont de pagina’s in het geopende document en maakt het mogelijk om direct naar een andere pagina van het document te springen, door op de aanduiding van de gewenste pagina te klikken. Ook kunt u in dit venster eenvoudig pagina’s toe te voegen of te verwijderen, en de eigenschappen van pagina’s in te stellen. Gedetailleerde informatie vindt u op pagina 61

Het coördinaten venster Dit venster toont de coördinaten van het geselecteerde object (een statische afbeelding of een tekst-, dan wel beeldobject). Het maakt tevens een uiterst nauwkeurige bepaling van de positie en grootte van het geselecteerde object mogelijk, door het met de hand ingeven van de gewenste coördinaten. Tenslotte kunt u in dit venster ook de maateenheid instellen (die ook direct in de horizontale en verticale linialen van het documentvenster worden overgenomen).

26



Dit hoofdstuk is geschreven voor gebruikers die nog geen ervaring hebben met een voorgaande versie van PrintShop Mail. De stap-voorstap beschrijving van het werken met het programma toont hoe u de basisfuncties voor gepersonaliseerd drukwerk kunt gebruiken. Het voorbeeld, wat in dit hoofdstuk wordt beschreven, is op de CD-ROM beschikbaar. U kunt de beschreven stappen dus direct meedoen. De volgende stappen worden in dit hoofdstuk beschreven: Stap

Zie

Een nieuw PrintShop Mail document maken

pagina 28

Statische elementen in een document plaatsen

pagina 29

Een database met uw document verbinden

pagina 31

Een object voor variabele tekst invoegen

pagina 34

Variabelen met databasevelden verbinden

pagina 38

Een object voor variabele afbeeldingen invoegen

pagina 43

Opmaak van tekstobjecten

pagina 47

Het document afdrukken

pagina 49

Adreslabels voor de mailing maken

pagina 51


27

Een nieuw PrintShop Mail document maken 1

Dubbelklik op het PrintShop Mail symbool om het programma te starten.

2

Kies de functie “Nieuw...” in het “Archief” menu. Het Opmaakformaatvenster wordt geopend:

Staand formaat Liggend formaat

3

Kies het gewenste paginaformaat uit de keuzelijst. Als u het formaat “Anders...” kiest, dient u breedte en hoogte met de hand in te toetsen. Voor het voorbeeld gebruikt u de instellingen zoals ze in bovenstaande figuur zijn aangegeven. Als uw voorkeur uitgaat naar punten i.p.v. comma’s (of andersom) dan kunt u dit aanpassen onder het Apple menu, Regelpanelen-Getallen Om de wijziging door te voeren moet PrintShop Mail herstart worden.

4

28

Klik op “OK” om het nieuwe PrintShop Mail document te openen.


5

Kies de functie “Bewaren als...” in het “Archief” menu om het document te benoemen en te bewaren:

6

Geef de gewenste bestandsnaam (v.b. “Versie1.psm”) en klik op “Bewaar”.

Statische elementen in een document plaatsen 1

Kies de functie “Plaats afbeelding...” in het “Archief” menu.


29

2

Kies het EPS bestand “CatMetics NL.eps” voor het voorbeeld document en klik op “Open”. In PrintShop Mail 4.3 kunt u ook PDF bestanden als statische elementen plaatsen. Om dit te doen kiest u de functie “Plaats PDF...” in het “Archief” menu (zie ????). Nadat het bestand ingelezen is, ziet uw document er alsvolgt uit:

3

U kunt de geplaatste afbeelding groter of kleiner maken door het aan te klikken en daarna de randen naar buiten of binnen te bewegen (gebruik de zwarte blokjes op de randen als handgrepen voor de afbeelding).

4

Tevens kunt u de inhoud van bepaalde databasevelden op uw documenten laten afdrukken, door in de opmaak variabelen te gebruiken die met de gewenste velden uit de geopende database verbonden kunnen worden. Die veldvariabelen moet u tussen @'s op de gewenste positie in uw EPS-bestand of in uw tekstkader plaatsen: bijvoorbeeld @A@. Elke veldvariabelenaam

30


in een EPS-bestand mag uit slechts één teken bestaan. In een EPS moeten de variabelen altijd aan het einde van een regel toegevoegd worden. Achter de sluit-@ mag namelijk geen enkel teken meer staan, dus ook geen tweede variabele-aanduiding. Om dus bijvoorbeeld in een briefaanhef een komma achter de persoonsnaam te krijgen of in de adressering de woonplaats achter de postcode, is een speciale oplossing noodzakelijk. Gelukkig voorziet PrintShop Mail hierin.

Een database met uw document verbinden Tekstbestand of DBF bestand Welke teksten en afbeeldingen in de exemplaren van uw document afgedrukt moeten worden, wordt door de berekingen van variabele objecten bepaald. De bereking verbindt een tekstobjekt of afbeelding met velden uit de geopende database. Deze database kan als DBF bestand (native formaat voor de Macintosh) of als tekstbestand beschikbaar zijn.


31

Een tekstbestand als database gebruiken 1

Kies de functie “Tekstbestand converteren...” in het “Database” menu om een tekstbestand (bijvoorbeeld “CatData.tab”) in een DBF bestand om te zetten (het resultaat wordt in het nieuwe bestand “CatData.tab.DBF” bewaard). Een venster wordt geopend, waarin u het tekstbestand kunt kiezen:

2

Klik op “Opties…”. Een extra venster wordt geopend, waarin u het scheidingsteken kunt aangeven, wat in het tekstbestand wordt gebruikt om de velden van elkaar te onderscheiden (tab, komma, spatie, puntkomma of een nader te specificeren teken).

3

Wanneer u een tekstbestand opent, wat op een DOS/Windows computer aangemaakt is, dient u een conversietabel voor DOS karakters te kiezen. Zie pagina 109 voor verdere details.

32


4

Zorg ervoor, dat de Tab als scheidingsteken is ingesteld en kies het bestand “CatData.tab”. Klik op “Open” om dit bestand te converteren en met uw PrintShop Mail document te verbinden. Het Databasevenster wordt geopend en toont de in uw database beschikbare velden:

veldnamen

inhoud van het geselecteerde record

Een DBF bestand als database gebruiken Wanneer een database in Macintosh formaat beschikbaar is, hoeft u geen tekstbestand te converteren. Houd er echter rekening mee, dat in PrintShop Mail slechts één database tegelijk geopend kan zijn. U dient dus eerst de huidige database te sluiten. 1

Kies de “Open DBF-bestand...” in het “Database” menu.

2

Kies de gewenste database (bijvoorbeeld “Data.tab.dbf”) en klik op “Open”. Het Databasevenster wordt geopend en toont een lijst van velden, die in de database gedefiniëerd zijn. De inhoud van het geselecteerde record wordt ook getoond. Een ander record selecteren wordt in het variabelenvenster gedaan.


33

Een object voor variabele tekst invoegen Er zijn diverse methoden om variabele teksten in een PrintShop Mail document in te voegen. Elk van deze methoden wordt in het voorbeeld minstens éénmaal gebruikt, en hieronder beschreven.

Een tekstobject tekenen en velden erop slepen 1

Klik op

in de algemene werkbalk. Zie “De algemene werk-

balk” op pagina 21 voor een gedetailleerde beschrijving. 2

Teken een kader voor het tekstobject, zoals hier getoond wordt:

U kunt hulplijnen gebruiken om het nauwkeurig tekenen en plaatsen van tekstobjecten eenvoudiger te maken. Zie “Hulplijnen in het documentvenster tonen” op pagina 72. 3

Klik op het veld “Voornaam” in het databasevenster, en sleep het in het tekstobject. De veldnaam wordt nu zowel in het tekstobject als in het variabelenvenster getoond.

34


4

Klik op

in de algemene werkbalk en klik vervolgens één-

maal in het tekstobject, achter de tekst @Voornaam@. Voeg nu een spatie in. Selecteer nu het veld “Achternaam” in het databasevenster en sleep het in het tekstobject. De tekst @Achternaam@ verschijnt in het tekstobject, en wordt als nieuwe variabele in het variabelenvenster toegevoegd. 5

Nadat u ook de velden “Straat”, “Postcode” en “Plaats” ingevoegd hebben, met op de gewenste plaatsen een nieuwe regel en een spatie, zal uw document er ongeveer zo uitzien:


35

Een tekstobject tekenen en variabelen invoegen 1

Teken een nieuw tekstobject, zoals hierboven is beschreven. Als voorbeeld in “Versie1.psm” maakt u een tekstobject, wat de regel “Geachte heer/mevrouw,” in de brief zal afdekken. In plaats van deze tekst zullen we een persoonlijker aanhef gebruiken.

2

Voeg in het tekstobject de tekst “Beste @Voornaam@,” in (zonder aanhalingstekens). De variabele “Voornaam” was al gebruikt en wordt niet nogmaals in het variabelen-venster toegevoegd. Dezelfde variabele kan op meerdere plaatsen in het PrintShop Mail document worden gebruikt, en zal per afdruk op al deze plaatsen dezelfde inhoud krijgen.

3

Klik op het symbool in de document werkbalk, wat de huidige vulkleur aangeeft (bij nieuwe tekstobjecten is dit het symbool voor transparantie). Een kleurenpalet wordt geopend, waaruit u wit als achtergrondkleur voor het tekstobject kiest:

36


Variabelen moeten tussen @ tekens ingevoegd worden om als variabelen herkend te worden. Wanneer u andere markeringssymbolen wilt gebruiken, dient u deze in de voorkeuren van PrintShop Mail aan te geven.

Een databaseveld op het document slepen Wanneer u een tekstobject in willen voegen, wat enkel de inhoud van een bepaald databaseveld toegewezen krijgt, kunt u een snellere methode gebruiken dan de hierboven beschreven manieren. 1

Zorg ervoor, dat het gedeelte van het document, waar u het databaseveld wilt plaatsen, op uw beeldscherm zichtbaar is.

2

Klik op het gewenste databaseveld in het databasevenster. en sleep het naar de gewenste plek in het documentvenster. Een tekstobject verschijnt met de veldnaam als inhoud, en deze wordt tevens aan het variabelenvenster toegevoegd.


37

Variabelen met databasevelden verbinden In PrintShop Mail worden variabele gegevens niet direct, maar via een berekening met de inhoud van de gebruikte database verbonden. Het bepalen van de berekening gebeurt in PrintShop Mail, en biedt in verhouding tot conventionele mailing-programma’s een bijzondere flexibiliteit. De volgende paragrafen beschrijven de belangrijkste mogelijkheden. Details vindt u in het hoofdstuk “Variabelen in PrintShop Mail”.

Velden naar het variabelenvenster slepen 1

Indien de database- en variabelenvensters nog niet zichtbaar zijn, dient u deze te openen via de functies in het “Beeld” menu.

2

Kies één van de beschikbare velden in het databasevenster uit door het aan te klikken. Sleep het naar het variabelenvenster en plaats het op de variabele waarmee u het veld wilt verbinden. De veldnaam wordt in de kolom “Berekening” van de gekozen variabele getoond:

Wanneer u een databaseveld op een variabele plaatst, die reeds een berekening bevat, wordt om bevestiging gevraagd voordat de berekening wordt vervangen.

38


Meerdere databasevelden in een variabele samenvoegen Een tekstobject kan meerdere variabelen bevatten, die via de boven aangegeven methode met databasevelden verbonden zijn. Het is ook mogelijk, meerdere databasevelden in één variabele samen te voegen:

1

Klik op

in de algemene werkbalk en klik vervolgens in het

tekstobject, wat het adres bevat. Vervang de tekst “@Voornaam@ @Achternaam@” door “@Naam@”. 2

Klik nu buiten het tekstobject. De nieuwe variabele “Naam” wordt in het variabelenvenster getoond. Dubbelklik op die variabele in de “Berekening” kolom:

3

Dubbelklik in de lijst aan de rechterkant op het veld “Voornaam”, om dit veld aan de berekening toe te voegen.


39

4

Klik op

om een & teken aan de berekening toe te voegen. Dit

teken wordt gebruikt om tekstgedeelten samen te voegen. U kunt het teken ook via het toetsenbord invoegen. 5

Klik op

. Aanhalingstekens worden aan de berekening toege-

voegd en de tekstcursor wordt ertussen geplaatst. Voeg nu een spatie in. Deze zal de samengevoegde databasevelden in de afdruk optisch van elkaar scheiden. 6

Klik achter het laatste aanhalingsteken en voeg nog een & teken in. Dubbelklik vervolgens in de lijst met databasevelden op het veld “Achternaam”. De berekening is nu compleet:

7

Klik op “Verifieer”. Wanneer een fout in de opbouw van de berekening wordt gevonden, wordt de tekstcursor op de betreffende positie geplaatst en verschijnt er een foutmelding.

40


8

Klik op “OK” om de berekening aan de variabele toe te wijzen. Deze wordt nu in de “Berekening” kolom van het variabelenvenster getoond. Het resultaat van de berekening voor het momenteel geselecteerde record wordt daarnaast getoond.

9

U kunt resultaten van de berekening voor andere records zien, door te bladeren door de database. Klik daarvoor op de pijlen die rechtsboven in het variabelenvenster geplaatst zijn, of geef direct het recordnummer aan, waarvan u de resultaten wilt zien.

Kiezen tussen verschillende teksten Wanneer de gegevens in de database niet precies overeenstemmen met hetgeen u in uw document wilt afdrukken, moet u een berekening samenstellen die voor elk exemplaar de juiste tekst als resultaat heeft. In het “CatMetics” voorbeeld bevat de database alleen de voornaam van de contactpersoon, en in de brief wil men graag ook de achternaam hieraan toevoegen. Omdat er slechts twee contactpersonen zijn, kunt u hiertussen eenvoudig een keuze maken, op basis van de beschikbare voornaam. 1

Dubbelklik op “Contact” in het variabelenvenster. Hierdoor wordt het venster geopend waarin u de berekening van de variabele kunt aanpassen.


41

2

Aan de linkerkant vindt u een keuzelijst met functietypen. Kies de optie “Logisch”, om alleen de logische functies in de functielijst te tonen.

3

Dubbelklik op “IF( , , )”. Deze functie wordt in de berekening geplaatst, met het eerste argument geselecteerd. Dit eerste argument moet een logische uitdrukking bevatten, die bepaalt, of het tweede, dan wel het derde argument als tekst van de variabele wordt gebruikt.

4

Dubbelklik nu op “Contact” in de lijst met databasevelden, om dit veld als eerste argument in te voegen. Maak nu de logische uitdrukking af met de tekst: = “Jenny”.

5

Vervang het tweede argument door “Jenny Kattenburg” en het derde door “Bob Leeuwenhoek” (beide inclusief aanhalingstekens). De Berekening is nu af, en ziet er alsvolgt uit:

42


Een object voor variabele afbeeldingen invoegen 1

Klik op

in de algemene werkbalk.

2

Teken een kader voor het beeldobject. In het “CatMetics” voorbeeld willen we onder de naam van de contactpersoon een foto plaatsen. De variabele wordt automatisch als “Afbeelding 1” benoemd en in het variabelenvenster getoond:

3

Dubbelklik in de afbeelding, om het venster te openen waarin de instellingen bepaald kunnen worden. De twee volgende paragrafen beschrijven verschillende methoden, om de variabele inhoud van afbeeldingen te bepalen. Beide worden in het voorbeelddocument gebruikt.


43

Een beeldobject met een databaseveld verbinden 1

Dubbelklik in de afbeelding om het venster met instellingen voor de afbeelding te openen:

2

Selecteer “Expressie” als methode om de inhoud van de afbeelding te bepalen.

3

Kies in het gedeelte “Aanpassing aan kader” de optie “Schalen (passend)”. Deze optie zorgt ervoor dat de afbeeldingen zodanig geschaald worden, dat ze binnen het objectkader passen.

4

Sluit het venster door op “OK” te klikken. Dubbelklik vervolgens op de variabele “Afbeelding 1” in het variabelenvenster. Hierdoor wordt het venster geopend, waarin u de berekening kunt bepalen.

44


5

Dubbelklik op het databaseveld “Contact”. Voeg daaraan de volgende tekst toe: & “.Foto.eps” (vergeet de punten en aanhalingstekens niet). We gaan ervan uit, dat voor beide contactpersonen een bestand “.Foto.eps” bestaat.

6

Klik “OK” om de berekening aan deze afbeelding toe te kennen.

Een vaste opeenvolging van afbeeldingen 1

Voeg rechts van “Afbeelding 1” een nieuwe afbeelding toe. Dit zal een vaste opeenvolging van afbeeldingen van katten tonen, zonder verbinding met de gegevens in de database.

2

Dubbelklik op het nieuwe beeldobject (wat de automatische naam “Afbeelding 2” heeft gekregen) en kies de “Opeenvolging” optie.


45

3

Klik op “Lijst” om een venster te openen waarin u de bestanden kunt kiezen, die bij het afdrukken in de vaste opeenvolging zullen worden gebruikt.

4

Voeg de bestanden aan de opeenvolgingslijst toe, door op “Toevoegen” te klikken en het toe te voegen bestand te kiezen. Voor het “CatMetics” voorbeeld zijn EPS bestanden beschikbaar, die foto’s van verschillende katten bevatten. Andere grafische bestandsformaten kunnen ook gebruikt worden (zie de Appendix voor een lijst met ondersteunde grafische bestandsformaten).

5

Een bestand kan meermaals gebruikt worden door het aantal, wat achter de bestandsnaam wordt getoond, te verhogen. Dit doet u door dubbelklikken op de bestandsnaam en vervolgens het aantal te veranderen. Het bestand wordt herhaald voordat het volgende bestand uit de lijst wordt gebruikt.

6

Om de gehele lijst te herhalen, kiest u de optie “Blijf lijst herhalen”. Als u kiest voor de optie “Kopieer laatste record” dan wordt het laatste bestand uit de lijst voor alle resterende afdrukken gebruikt:

46


7

Als u het venster met instellingen voor het beeldobject sluit (door op “OK” te klikken), verdwijnt de variabele “Afbeelding 2” uit het variabelenvenster. Door een opeenvolging van bestanden in te stellen, is het beeldobject namelijk geen PrintShop Mail variabele meer en kunt u geen berekening bepalen voor de inhoud.

Opmaak van tekstobjecten Teksteigenschappen veranderen De opmaak van variabele teksten kan aan uw wensen worden aangepast, door de tekst te selecteren en daarop de gewenste opmaak onder tekstmenu aan te passen. Let er wel op, dat een enkele variabele slechts één bepaalde opmaak kan hebben. Als u verschillende opmaak voor verschillende delen van de variabele tekst wilt inzetten, dient u de tekst in twee (of meer) variabelen te verdelen en elk daarvan apart van de gewenste opmaak te voorzien. Het hieronder beschreven voorbeeld toont u hoe u een kleurrijke groet aan de kat van de ontvanger van de mailing kunt toevoegen: 1

Voeg een nieuw tekstobject in, direct onder het tweede afbeelding (wat de vaste opeenvolging van kattenfoto’s toont).

2

Voeg de vaste tekst “Groeten aan” in het tekstobject in, begin een nieuwe regel en voeg de variabele @DeKat@ toe.

3

Selecteer het gehele tekstobject (klik op

in de algemene

werkbalk) en kies de fontgrootte 14 pt en gecentreerde uitlijning. Deze opmaak wordt op de gehele tekst toegepast.


47

4

Klik nu op

in de algemene werkbalk en selecteer de varia-

bele @DeKat@ in het tekstobject. Kies hiervoor de stijl Vet en een groter font (18 pt.). 5

Klik nu in de document werkbalk op het kleurvlak rechts naast de letter A. Het kleurenpalet wordt geopend. Kies de gewenste tekstkleur voor de variabele @DeKat@ (in ons geval rood):

6

Dubbelklik op de variabele “DeKat” in het variabelenvenster. Voeg nu de volgende berekening in: IF(Katnaam<>””, Katnaam, “uw kat”)

48


7

Kies de functie “Afdrukvoorbeeld” in het “Beeld” menu. Het onderste deel van het Catmetics document zou er nu alsvolgt uit moeten zien:

Het document afdrukken 1

Kies de functie “Paginaformaat...” in het “Archief” menu, om de afdrukinstellingen voor uw document te controleren en eventueel te veranderen.


49

2

Kies de functie “Afdrukken...” in het “Archief” menu. PrintShop Mail opent een venster, waarin u de voor dit programma specifieke instellingen kunt kiezen:

3

In het hierboven getoonde instellingenvenster zijn alle records in de geopende database geselecteerd.

4

Als de optie “Van” aanklikt kunt u een reeks records specificeren waarmee uw document afgedrukt dient te worden.

5

Wanneer u een grote database heeft en de afdrukopdrachten in kleinere opdrachten wilt verdelen, kunt u de optie “Splits opdracht elke” inschakelen en de grootte van de kleinere drukopdrachten bepalen. Zie “Afdrukopdrachten verdelen” op pagina 142

50


Adreslabels voor de mailing maken Adreslabels worden normaliter met meerdere per pagina gedrukt, afhankelijk van de labelgrootte en het gebruikte papierformaat. PrintShop Mail biedt hiervoor een bijzondere ondersteuning, zoals in de volgende paragrafen wordt beschreven. In het hieronder gebruikte voorbeeld wordt een layout document voor adreslabels gebruikt, wat in QuarkXPress is opgemaakt en als EPS bestand bewaard. Als u zelf een layout document voor adreslabels maakt, let er dan op dat de afmetingen van het layout document (wat de statische elementen van de adreslabels bevat) op de juiste manier gezet zijn, om het document als statische afbeelding in uw PrintShop Mail Document te kunnen plaatsen. Het hier gebruikte voorbeeld vindt u op de PrintShop Mail CD. 1

Open een nieuw PrintShop Mail document. In het “Opmaakformaat...” venster kiest u in de standaard formatenlijst de optie “Anders…” en voert u vervolgens de gewenste maten van een enkel adreslabel in. Als u voorkeur uitgaat naar punten i.p.v. comma’s (of andersom) dan kunt u dit aanpassen onder het Apple menu, Regelpanelen-Getallen. Om de wijziging te kunnen doorvoeren moet wel PrintShop Mail opnieuw worden opgestart,


51

2

Wanneer u nog geen database heeft geopend, dient u dit nu te doen. Kies dezelfde database (“CatData.tab.DBF”) die voor de mailing zelf werd gebruikt.

3

Bewaar het nieuwe document onder een andere naam (bijvoorbeeld “CatLabel.NL.psm”).

4

Kies de functie “Plaats afbeelding...” in het “Archief” menu en zoek het grafische bestand, waarin u het onveranderlijke deel van de adreslabels heeft bewaard. Voor het voorbeelddocument kiest u “CatLabel NL.eps”.

5

Teken een tekstobject voor het adres en sleep de gewenste databasevelden daarin. Zie de beschrijving op pagina 34.

6

Kies de functie “Toon Afdrukvoorbeeld” uit het “Beeld” menu, om op uw beeldscherm te zien, hoe het document er na afdrukken uit zal zien. U kunt door de database bladeren door op de pijltoetsen rechtsboven in het variabelenvenster te klikken. Het voorbeelddocument zou er als volgt uit moeten zien:

52


7

Controleer of de instelling van het papierformaat correct is voor de door u gebruikte printer. Het papierformaat bepaalt, hoeveel adreslabels per pagina afgedrukt kunnen worden.

8

Open de “Voorkeuren” in het “Wijzig” menu en kies de groep “Printvolgorde”. Het venster toont de volgende opties:

9

Specificeer het aantal adreslabels wat per pagina in horizontale en verticale richting afgedrukt dient te worden. Het aantal wat voor beide richtingen tussen haakjes wordt getoond is het door PrintShop Mail aan de hand van de ingestelde labelgrootte en het gekozen papierformaat berekende maximum.

10 De instellingen onder “Prioriteiten” bepalen, in welke volgorde de

adreslabels op de pagina’s worden afgedrukt. Het voorbeeld rechts van de opties tonen de volgorde, zoals die met de gekozen prioriteiten (en het ingestelde aantal labels per pagina) eruit zal zien (dit is pas aktief als u de tabtoets gebruikt). Zie ook pagina 97 voor meer informatie.


53

11 Wanneer u de opties hebt ingesteld sluit u het venster door op

“OK” te klikken. U kunt de adreslabels nu via de “Afdrukken...” functie in het “Archief” menu naar uw printer sturen.

54



Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de volgende onderwerpen en functies van PrintShop Mail: Onderwerp

Zie

Opbouw van een PrintShop Mail document

pagina 56

Een nieuw PrintShop Mail document maken

pagina 57

Een PrintShop Mail document openen

pagina 59

Documenten met meerdere pagina’s

pagina 60

Objecten invoegen en verwijderen

pagina 65

Objecten manipuleren

pagina 70

Objectkleur bepalen

pagina 79

De inhoud van een tekstobject opmaken

pagina 84

Barcodes in PrintShop Mail documenten

pagina 88

De PrintShop Mail Voorkeuren

pagina 93


55

Opbouw van een PrintShop Mail document Statische elementen De statische elementen worden in DTP programma’s als QuarkXPress™, Aldus Freehand™ of Adobe Illustrator™ opgemaakt en in grafische bestanden bewaard. Een lijst met de door PrintShop Mail herkende bestandsformaten vindt u in de Appendix. Wanneer u Adobe Acrobat 4.0 of later heeft geïnstalleerd en minstens 50 MBytes werk-geheugen beschikbaar heeft, kunt u PDF bestanden als statische elementen gebruiken.

Variabele elementen Deze elementen worden in PrintShop Mail als objecten gedefiniëerd: variabele teksten en afbeeldingen, die u aan het document toevoegt. De berekening van de objecten bepaalt, hoe ze met variabele gegevens in databasevelden verbonden zijn. Wanneer het document vanuit PrintShop Mail afgedrukt wordt, bepaalt de inhoud van de gebruikte databasevelden, wat er bij elk gebruikt record in de teksten beeld-objecten wordt afgedrukt.

56


Opmaakformaat en afdrukgebied De grootte van uw document kan via de functie “Opmaakformaat” in het “Archief” menu ingesteld worden. Om er zeker van te zijn, dat alle geplaatste elementen in het afdrukgebied van de gebruikte printer liggen, kiest u de functie “Toon Afdrukgebied” in het “Beeld” menu. Het afdrukgebied wordt door lijnen alsvolgt aangegeven:

Afdrukgebied

Op pagina 139 vindt u meer details over de Bleed Marge, Vouwlijnen en Snijtekens.

Een nieuw PrintShop Mail document maken 1

Kies de functie “Nieuw...” in het “Archief” menu. Het venster voor het instellen van het opmaakformaat wordt geopend:

Staand formaat Liggend formaat

2

Kies het gewenste opmaakformaat. Als u in de keuzelijst van standaard papierformaten de optie “Anders…” kiest, kunt u de gewenste breedte en hoogte invoeren.


57

U kunt deze instellingen bij een reeds aangemaakt document nog veranderen door de “Opmaakformaat...” functie in het “Archief” menu opnieuw uit te voeren. 3

Als u het gewenste opmaakformaat heeft ingesteld, klikt u op “OK”. Een nieuw PrintShop Mail document wordt nu geopend.

4

Kies de functie “Bewaar als…” in het “Archief” menu, om het document onder een door u gekozen naam op te slaan:

58


Een PrintShop Mail document openen 1

In PrintShop Mail kunt u slechts één document tegelijk bewerken. Als u een ander document wilt openen, dient u eerst het reeds geopende document te sluiten.

2

Kies de functie “Open...” in het “Archief” menu.

Het koppelen van een database aan een PrintShop Mail document gebeurt door het openen van die database, terwijl het document geopend is. Bij een volgende keer openen van het document, wordt dezelfde database opnieuw geopend, tenzij reeds een database open was. Voor uitgebreide informatie over het hanteren van database bestanden in PrintShop Mail, zie het hoofdstuk “Databases in PrintShop Mail”. 3

Als u een document recentelijk heeft opgeslagen, dan kunt u dat document openen door naar “Archief” te gaan en te kiezen voor “Recente Documenten”.


59

Documenten met meerdere pagina’s Pagina’s invoegen 1

Kies de functie “Voeg in...” ih het “Lay-out” menu.

2

Geef het aantal in te voegen pagina’s aan en de plaats, waar de pagina’s ingevoegd dienen te worden. Klik vervolgens op “OK”. De eerste van de ingevoegde pagina’s wordt op het scherm getoond.

Pagina’s verwijderen 1

Kies de functie “Wis pagina(‘s)...” in het “Lay-out” menu.

2

Geef de paginanummers aan van de te verwijderen pagina’s, en klik op “OK”. Alle elementen (statische afbeeldingen en variabele objecten) op de verwijderde pagina’s verdwijnen hierdoor.

3

Houd er rekening mee, dat een PrintShop Mail document minstens één pagina dient te bevatten. Het wissen van de laatst overgebleven pagina wordt geweigerd.

60


Pagina’s verplaatsen 1

Kies de functie “Verplaats...” in het “Lay-out” menu.

2

Geef aan, welke pagina(‘s) naar welke positie in het document dienen te worden verplaatst, en klik op “OK”.

Het documentlayout venster gebruiken 1

Kies de functie “Toon Document-opmaak” in het “Venster” menu, om het document-opmaak venster te openen. Een voorbeeld van dit venster ziet er alsvolgt uit:

een pagina verwijderen

een pagina invoegen

De pagina-eigenschappen (de optionele naam en de door de printer te gebruiken papierbak) worden rechts van het paginanummer getoond. 2

Selecteer een pagina, door er éénmaal op te klikken. Deze pagina wordt dan in het documentvenster getoond. Om direct na deze pagina een nieuwe pagina in te voegen, klikt u op het daarvoor bestemde symbool onderin het document-opmaak venster (zoals hierboven getoond).


61

3

Om een pagina te verwijderen selecteert u deze en klikt u vervolgens op het prullenbak-symbool. Een venster wordt geopend, waarin om bevestiging wordt gevraagd.

4

Om een pagina te verplaatsen selecteert u de pagina en houdt u de muisknop ingedrukt, terwijl u de muis naar de gewenste positie in het document-opmaak venster bewegen. Een kleine driehoek aan de linkerkant toont, waar de pagina zal worden geplaatst als u de muisknop loslaat.

5

Om een pagina te benoemen of de voor die pagina door de printer te gebruiken papierbak te veranderen, dubbelklikt u op de pagina in het document-opmaak venster. Hierdoor wordt een venster geopend, waarin de pagina-eigenschappen kunnen worden ingesteld:

De naam wordt in het document-opmaak venster boven de indicatie van de papierbak getoond:

6

Sluit het documentlayout venster door in de “sluitbox” linksboven te klikken of door de functie “Verberg Document-opmaak” in het “Venster” menu te kiezen.

62


Statische EPS afbeeldingen plaatsen 1

Kies de functie “Plaats afbeelding...” in het “Archief” menu.

2

Selecteer het bestand, dat de gewenste statische afbeelding bevat en klik op “Open”. U kunt meerdere afbeeldingen per pagina plaatsen.

3

Verplaats de afbeelding naar de gewenste positie op de pagina. Als u de grootte van de afbeelding wilt veranderen, kunt u hiertoe de “handgrepen” op de randen (die getoond worden, wanneer u de afbeelding geselecteerd heeft) naar binnen of buiten slepen.

4

Wanneer afbeeldingen elkaar deels overlappen, kunt u de volgorde (van boven naar onder op de bladzijde) via de “Verplaatsen” functies in het “Item” menu bepalen.

Statische PDF afbeeldingen plaatsen 1

Kies de functie “Plaats PDF...” in het “Archief” menu. Wanneer u dit voor de eerste keer doet, weet PrintShop Mail nog niet waar zich het Adobe Acrobat programma bevindt, wat u voor de PDF bestanden wilt gebruiken. Daarom wordt een dialoogvenster


63

geopend, waarin u het programma kunt aanwijzen:

PrintShop Mail plaatst nu de PSMail plug-in voor Acrobat in de Plug-ins folder van het aangewezen Acrobat programma en start vervolgens het programma in de achtergrond op. De volgende keer wordt hetzelfde programma direct opgestart; PrintShop Mail slaat de locatie van Adobe Acrobat in de PSMail voorkeuren op. 2

Wanneer Adobe Acrobat is gestart, kunt u het gewenste PDF bestand openen:

3

64

Verplaats de afbeelding naar de gewenste positie op de pagina.


Objecten invoegen en verwijderen Een tekstobject invoegen 1

Klik op


2

Teken het kader voor het nieuwe tekstobject.

De Tabliniaal wordt alleen boven het geselecteerde tekstobject getoond, en wanneer u de functie “Toon Tabliniaal” in het “Beeld” menu heeft ingeschakeld. 3

Geef de gewenste variabelen tussen @ tekens aan.

U kunt variabele teksten mengen met vaste tekst: die delen van de tekst, die niet tussen @ tekens staat, worden in elk exemplaar van het document afgedrukt. De variabelen worden bij het afdrukken door variabele teksten vervangen. Zie “Tabs in een tekstobject plaatsen” op pagina 85 voor meer details. Vergeet niet om alle variabelen tussen @ tekens te schrijven.


65

4

Nadat u variabelen heeft ingevoegd en buiten het tekstobject klikt, verschijnen de variabelen in het variabelenvenster:

5

Om teksten te veranderen, dient u op

in de algemene werk-

balk en vervolgens in het tekstobject te klikken, om de tekstcursor te plaatsen. Daarna kunt u de gewenste tekst invoeren. Wanneer u buiten het tekstobject klikken, wisselt het programma automatisch terug naar de selecteer-toestand. 6

U kunt tekst uit een bestand in een tekstobject invoegen, door in het tekstobject te klikken en de functie “Importeer tekst...” uit het “Archief” menu te kiezen. Deze functie werkt alleen als MacLink op uw systeem geinstalleerd is.

7

U kunt natuurlijk ook het klembord gebruiken, om teksten in een tekstobject in te voeren. Om de inhoud van het klembord te zien kiest u de functie “Toon Klembord” uit het “Wijzig” menu.

66


Een beeldobject invoegen 1

Klik op


2

Teken het kader voor het beeldobject. Een nieuw beeldobject wordt automatisch benoemd (“Afbeelding 1”, “Afbeelding 2”, etc.) en in het variabelenvenster getoond.

3

Dubbelklik in het beeldobject. Een venster wordt geopend, waarin de instellingen voor het afbeelding kunnen worden bepaald:


67

4

U kunt de naam van het beeldobject hier veranderen. Deze zal dan ook in het variabelenvenster veranderen.

5

6

Kies de gewenste optie in het gedeelte “Aanpassing aan kader”: Optie

Beschrijving

Knippen

De ingevoegde afbeeldingen behouden hun grootte, maar alleen het deel wat in het objectkader past, wordt afgedrukt.

Schalen (passend)

De ingevoegde afbeeldingen worden zo geschaald, dat ze optimaal in het objectkader passen. Mogelijk blijft een deel van het beeldobject daardoor leeg.

Schalen (vullend)

De ingevoegde afbeeldingen worden zo geschaald, dat ze het gehele objectkader vullen. Mogelijk wordt daardoor een deel van de afbeelding afgesneden.

Centreren

De ingevoegde afbeeldingen worden in het objectkader gecentreerd.

Nadat u de gewenste opties heeft gekozen, klikt u op “OK”. Zie voor een beschrijving van de “Samenvoeging” opties “Een object voor variabele afbeeldingen invoegen” op pagina 43.

Een object verwijderen 1

Klik op

in de algemene werkbalk en selecteer het object,

dat u wilt verwijderen. Wanneer u een object verwijdert worden alle variabelen, die in het object gedefiniëerd zijn met hun berekeningen en overige eigenschappen gewist.

68


2

Kies “Wis” in het “Wijzig” menu of druk de daarmee corresponderende toets op uw toetsenbord.

Beeldinformatie bekijken 1

Selecteer de afbeelding en kies de functie “Informatie” in het “Item” menu. U kunt ook in het object dubbelklikken.

2

Wanneer u een statisch element geselecteerd heeft, worden de eigenschappen van de statische afbeelding getoond:


69

3

Wanneer u een variabele afbeelding (een PrintShop Mail beeldobject) geselecteerd heeft, wordt bij het kiezen van “Informatie” het venster met instellingen van dit beeldobject getoond:

Objecten manipuleren Kies de functie “Toon Coördinaten” in het “Beeld” menu om een venster te openen, waarin de positie en grootte van geselecteerde objecten

wordt

getoond.

Zie

“Het

gebruik

van

het

coördinatenvenster” op pagina 77 voor verdere details over dit venster.

Objecten verplaatsen 1

70

Klik op



2

Selecteer het object, dat u verplaatsen wilt. Houd de Shift-toets ingedrukt en klik in andere objecten, om meerdere objecten tegelijk te selecteren. U kunt de functie “Alles selecteren” in het “Wijzig” menu kiezen om alle elementen op de huidige pagina te selecteren. Let op: ook de statische afbeeldingen worden geselecteerd.

3

Beweeg de muis boven het geselecteerde object (of één van de geselecteerde objecten). De cursor verandert in een klein vierkant met naar buiten wijzende pijlen. Druk nu de muisknop in en sleep het object naar de gewenste positie. Zie ook het hoofdstuk: “Hulplijnen gebruiken om objecten te positioneren”. Wanneer u het object met grote precisie wilt verplaatsen kunt u de pijltoetsen gebruiken: eenmaal drukken zorgt ervoor, dat het object één beeldpunt in de gekozen richting wordt verplaatst.


71

Objecten vergroten of verkleinen 1

Klik op


2

Selecteer het object, waarvan u de grootte wilt veranderen. Aan de zijden en hoeken van het objectkader verschijnen een soort handgrepen. Plaats de cursor op één van deze handgrepen. De cursor verandert in een “dubbele pijl”, druk vervolgens de muistoets in en beweeg de muis naar binnen of buiten.

3

Wanneer u een tekstobject verkleint, kan het voorkomen dat de tekst niet meer in het object past. Dit is afhankelijk van de inhoud, die met databasevelden verbonden kan zijn. Als de tekst voor het momenteel geselecteerde database record niet meer in het kader past, wordt rechtsonder in het objectkader een klein vierkant getoond, zoals in het volgende voorbeeld:

4

U kunt ieder record controleren of die binnen het tekstkader past. Zie “Opmaak van het document controleren” op pagina 138 voor gedetailleerde informatie. Selecteer een statische afbeelding en kies “Originele grootte” in het “Item” menu, om deze in te stellen op de originele grootte.

Hulplijnen in het documentvenster tonen

72

1

Kies de functie “Toon Opmaaklinialen” in het “venster” menu.

2

Kies de functie “Toon Hulplijnen” in het “venster” menu.


3

Klik op de pijlen rechtsboven in de horizontale opmaakliniaal en kies “Hulplijnen” uit het pop-up menu:

4

Wanneer u een verticale hulplijn in willen voegen, klikt u op de verticale opmaakliniaal (links in het documentvenster) en beweegt u de muis met ingedrukte muisknop naar de positie, waar u de hulplijn wilt plaatsen. Voor een horizontale hulplijn klikt u in de horizontale opmaakliniaal (bovenaan) en beweegt u de muis naar beneden.

5

Een hulplijn wordt getoond zodra u met de muis boven het document beweegt. Loslaten van de muisknop zorgt ervoor, dat de hulplijn op die positie wordt geplaatst.

6

De kleur van hulplijnen kan worden veranderd via de “Voorkeuren...” functie in het “Wijzig” menu.

Hulplijn

7

U kunt meerdere horizontale en verticale hulplijnen per pagina plaatsen. Elke pagina in het document heeft een eigen verzameling hulplijnen.

8

Om een hulplijn te verwijderen beweegt u de cursor op de lijn en drukt u de muisknop in. Vervolgens sleept u de hulplijn terug naar de opmaakliniaal.


73

Hulplijnen gebruiken om objecten te positioneren 1

Kies de functie “Hulplijnen Magnetisch” in het “Beeld” menu.

2

Selecteer een object en sleept u naar de hulplijn. In de buurt van de hulplijn springt het object naar de precieze hoogte of breedte van deze hulplijn (alsof de hulplijn magnetisch is).

3

U kunt de “magnetische sterkte” van de hulplijnen instellen via de “Voorkeuren...” functie in het “Wijzig” menu:

4

De magnetische sterkte wordt gemeten in beeldpunten. Wanneer u een object binnen het aangegeven aantal beeldpunten afstand van de hulplijn beweegt, springt het naar de positie van die hulplijn.

74


Objecten draaien 1

Selecteer het object, wat u wilt draaien. Houd de Shift-Toets ingedrukt en klik op andere objecten, als u meerdere objecten tegelijk wilt selecteren.

2

Kies de gewenste draaiingshoek (0˚, 90˚, 180˚ of 270˚) uit de “Rotatie” functies in het “Item” menu. De geselecteerde objecten en hun inhouden worden over de gekozen hoek met de klok mee gedraaid.

3

U kunt ook beschikken over een vrije draaiingshoek (rotatie). Maar dan moet u de variabelen opnemen in de EPS (zie pagina 27 voor meer details).

Objecten uitlijnen 1

Houd de Shift-toets gedrukt terwijl u de objecten aanklikt, die u aan elkaar wilt uitlijnen.

2

Kies een van de beschikbare “Uitlijnen” functies in het “Item” menu. Uitlijning

Beschrijving

Links

De objecten worden langs de linkerkant van hun objectkaders uitgelijnd.

Rechts

De objecten worden langs de rechterkant van hun objectkaders uitgelijnd.

Boven

De objecten worden langs de bovenkant van hun objectkaders uitgelijnd.

Onder

De objecten worden langs de onderkant van hun objectkaders uitgelijnd.


75

Uitlijning

Beschrijving

Horizontaal

De objecten worden langs het horizontale centrum van hun objectkaders uitgelijnd.

Verticaal

De objecten worden langs het verticale centrum van hun objectkaders uitgelijnd.

Objecten op een ander niveau plaatsen Wanneer objecten elkaar (geheel of ten dele) overlappen, bepalen hun niveaus, welke objecten (geheel of ten dele) over andere objecten heen worden afgedrukt. De objecten zijn in niveaus van onder naar boven gerangschikt, en worden in deze volgorde over elkaar heen geplaatst. De bovenste objecten worden over alle andere heen afgedrukt.

1

Klik op


2

Selecteer het object, waarvan u het niveau wilt veranderen. Houd de Shift-Toets ingedrukt, wanneer u meerdere objecten tegelijk wilt selecteren.

3

Kies nu een van de “Verplaatsen” functies in het “Item” menu. De beschikbare functies hebben de volgende effecten:

76

Functie

Beschrijving

Voorop

Plaatst het object boven alle anderen.

Naar Voren

Verschuift één niveau naar boven.

Naar Onderen

Verschuift één niveau naar onder.

Onderop

Plaatst het object achter alle anderen.


Objecten vergrendelen en ontgrendelen 1

Klik op


2

Selecteer het object, dat u wilt vergrendelen of ontgrendelen, en kies de functie “Vergrendelen” of “Ontgrendelen” in het “Item” menu. Wanneer een object vergrendeld is, worden de handgrepen op het objectkader in grijs getoond. U kunt de positie en grootte dan niet veranderen, maar wel de inhoud.

Het gebruik van het coördinatenvenster 1

Kies de functie “Toon Coördinaten” in het “Beeld” menu:

2

Kies indien nodig de gewenste maateenheid: mm, inch, ciceros, didots, picas of punten. De gekozen eenheden worden ook in de horizontale en verticale opmaaklinialen en in de voorkeuren gebruikt.

3

Wanneer u een object selecteert, worden de coördinaten daarvan in het coördinatenvenster getoond. Bij verplaatsing of vergroting, dan wel verkleining van het object wordt bovendien de relatieve verschuiving in horizontale en verticale richting getoond.


77

4

Door invoeren van coördinaten kunt u zeer nauwkeurig de positie en grootte van het geselecteerde object bepalen. U voert hiertoe de gewenste coördinaten in en klikt op “Pas toe” . Indien de waarden grijs zijn en niet veranderd kunnen worden dan is het object vergrendeld. Waarde

Beschrijving X toont de horizontale en Y de verticale positie van het object. 0,0 is de linkerbovenhoek van de pagina.

B breedte en H de hoogte van het object.

∆h toont de horizontale verschuiving en ∆v de verticale verschuiving, wanneer u het object beweegt of vergroot/verkleint.

5

Klik op “Pas toe” om de instellingen door te voeren of klik op “Herstel” om naar uw vorige waarden terug te keren.

78


Opmaak van objecten Objectkader 1

Selecteer het object, waarvan u de kaderopmaak wilt bepalen.

2

Klik op

in de document werkbalk. Een menu

met lijndiktes wordt geopend, waarvan u er een kunt kiezen. Wanneer u de muis buiten het bereik van het menu bewegen, wordt het van de werkbalk losgemaakt en blijft in een apart venster geopend, zodat u ook de opmaak van andere objectkaders aan uw wensen kunt aanpassen, voordat u het lijndikte-venster sluit. 3

Wanneer u “Anders…” als lijndikte kiest, wordt een nieuw venster geopend, waarin u de gewenste lijndikte kunt invoeren.

Objectkleur bepalen Voor tekstobjecten kunt u de achtergrondkleur, de kleur van het objectkader en de tekstkleur instellen. Voor beelobjecten kunt u alleen de kleur van het objectkader bepalen. Uiteraard maakt het instellen van een kleur voor het objectkader alleen zin, wanneer de lijndikte voor dat kader groter is dan nul. De procedure voor het instellen van de kleur is gelijk voor alle hierboven genoemde elementen. De velden, waardoor de CMYK kleurenschijf of het kleurenpalet voor de diverse onderdelen wordt geopend, zijn over drie plaatsen op de document werkbalk verdeeld, zoals in de onderstaande figuur getoond is.


79

achtergrond

kader

tekst

kleurenschijf

kleurenpalet

Het kleurenpalet gebruiken 1

Selecteer een object, waarvan u de achtergrondkleur, kaderkleur en/of tekstkleur wilt veranderen. U kunt de kleur voor meerdere objecten tegelijk bepalen, door meerdere objecten te selecteren (houd de Shift-toets ingedrukt terwijl u de objecten aanklikt). Als u de instellingen verandert zonder dat er iets geselecteerd

is,

wordt

dat

als

standaardwaarde

gehanteerd voor huidige en nieuwe documenten. 2

Klik op de gewenste knop op de document werkbalk om het kleurenpalet voor achtergrondkleur, kaderkleur, dan wel tekstkleur te openen. Kies een kleur uit het kleurenpalet door deze aan te klikken.

3

Wanneer u de muis buiten het bereik van het kleurenpalet bewegen, wordt het betreffende kleurenpalet van de document werkbalk losgemaakt en in een apart venster geplaatst. U kunt het palet op deze manier voor het bepalen van de kleur van andere objecten gebruiken, tot u het venster zelf weer sluit.

80


4

U kunt een kleur in het kleurenpalet opnieuw definiëren door op die kleur te klikken. Hierdoor wordt de kleurenschijf geopend, waarin u de keuze hebt uit alle kleuren die uw Macintosh momenteel ter beschikking heeft. Zie de beschrijving van het gebruik van de kleurenschijf op de volgende pagina.

5

Omdat het kleurenpalet voor elk van de drie onderdelen gelijk is, wordt dezelfde kleur in elk kleurenpalet aangepast.

De kleurenschijf gebruiken 1

Selecteer het object, waarvan u de achtergrondkleur, kaderkleur of tekstkleur wilt bepalen. Selecteer meerdere objecten indien gewenst.

2

Klik op de huidige kleurindicator voor de achtergrondkleur of kaderkleur dan wel tekstkleur in de document werkbalk, om een venster met een kleurenschijf te openen:


81

3

Kies een kleur door ergens op de kleurenschijf te klikken, of door de precieze waarden in de velden aan de rechterkant in te voeren. De helderheid kan via de scrollbox worden veranderd. Klik op “OK” om het venster weer te sluiten en de gekozen kleur toe te kennen aan het geselecteerde element.

82


Transparantie gebruiken “Overprint” voor een object instellen “Overprint” wordt gebruikt om de achtergrondkleur van een object door de printer te laten mengen met de voorgrondkleur. 1

Selecteer een tekstobject.

2

Kies de optie “Overprint” in het “Item” menu. Op uw beeldscherm worden de kleuren van de achtergrond en het object los van elkaar getoond. In de afdruk worden de kleuren door de printer vermengd, en ontstaat dus een mengkleur, zoals in het onderstaande voorbeeld getoond (deze veranderingen zijn niet zichtbaar op het scherm):

op uw beeldscherm

in de afdruk

“Knockout” voor objecten instellen “Knockout” wordt gebruikt om de achtergrond achter het object te verbergen. 1

Selecteer het object.

2

Kies de optie “Knockout” in het “Item” menu. Het object zal nu precies zo worden afgedrukt als het op uw beeldscherm verschijnt (afgezien van mogelijke kleurverschillen tussen printer en beeldscherm). In het bovenstaande voorbeeld verschijnt de tekst “Koozbaine” dus in geel op de afdruk, onafhankelijk van de achtergrondkleur op die plaats.


83

De inhoud van een tekstobject opmaken Tekst en variabelen invoegen 1

Klik op

in de algemene werkbalk en klik in het tekstobject,

om de tekstcursor daarin te plaatsen. 2

Voeg de gewenste tekst en variabelen in. Variabelen moeten tussen @ tekens worden ingevoegd, om herkend te worden, en mogen ten hoogste 30 karkakters bevatten.

Tekst in een tekstobject uitlijnen 1

Plaats de tekstcursor in het tekstobject.

2

Klik op het gewenste uitlijningssymbool in de document werkbalk of kies een van de “Uitlijning” functies in het “Tekst” menu. Symbool

Functie Links

De tekst wordt links in het objectkader uitgelijnd.

Gecentreerd

De tekst wordt in het objectkader gecentreerd.

Rechts

De tekst wordt rechts in het objectkader uitgelijnd.

Uitgevuld

84

Beschrijving

De tekst wordt binnen het objectkader uitgevuld.


Tabs in een tekstobject plaatsen 1

Plaats de tekstcursor in het tekstobject.

2

Kies de functie “Toon Tabliniaal” in het “Beeld” menu. De TabLiniaal wordt boven het geselecteerde tekstobject getoond. tab-selectie

tab-posities 3

Klik op de tab-selectie in het bovenste deel van de tabliniaal en kies het gewenste soort tab. De rechter kantlijn wordt verderop beschreven.

4

Klik in het onderste deel van de tabliniaal op de posities waar u de tabs wilt plaatsen. Het symbool voor de gekozen soort tab wordt op die posities getoond.

Tab-posities veranderen 1

Dubbelklik op een tab in het onderste deel van de tabliniaal. Het Tab-instellingen venster wordt geopend:


85

2

Pas de instellingen aan en klik op “Pas toe”, om het resultaat van de aanpassingen te zien zonder het tab-instellingen venster te sluiten. Door op “OK” te klikken worden de instellingen overgenomen en wordt het venster gesloten. U kunt de positie van een tab ook veranderen door de tab naar de gewenste positie te slepen. Om een tab uit de liniaal te verwijderen, sleept u deze naar boven toe van de liniaal weg. In het bovenste deel van de liniaal verschijnt de melding “verwijderen”.

Tekstmarges en inspringing aanpassen 1

Selecteer de tekstregels, waarvan u de marges en/of inspringing wilt veranderen.

2

Sleep het symbool voor de linker marge (links in het onderste deel van de tabliniaal) naar de gewenste positie. Het symbool bestaat uit een symbool voor de linker marge en een symbool voor inspringing van de eerste tekstregel.

3

Sleep het symbool voor de rechter marge (rechts onder in de tabliniaal) naar de gewenste positie.

linker marge en inspringing

rechter marge

Let erop, dat de rechter marge de plaats bepaalt, waar tekstregels worden afgebroken en nieuwe regels worden ingevoegd.

86


Interlinie in een tekstobject bepalen 1

Selecteer de tekstregels, waartussen u de afstand wilt veranderen. Kies de functie “Interlinie” in het “Tekst” menu.

2

Klik de optie “Vast” aan en kies het aantal punten, of kies de optie “Automatisch” (deze bepaalt de interlinie aan de hand van de fonteigenschappen).

Font, stijl en fontgrootte instellen 1

Selecteer de tekst, waarvan u de teksteigenschappen wilt instellen. U kunt verschillende delen van de tekst in een tekstobject op verschillende manieren opmaken.

2

Kies het gewenste font en de gewenste fontgrootte en stijl via de daarvoor beschikbare functies in het “Tekst” menu. U kunt aan een enkele variabele slechts één font, fontgrootte en stijl toekennen. Wanneer u delen van een variabele tekst verschillend wilt opmaken, dient u de delen in verschillende variabelen te plaatsen en deze apart van de gewenste tekstopmaak te voorzien.


87

Barcodes in PrintShop Mail documenten Gedetailleerde informatie over de beschikbare barcode functies in PrintShop Mail vindt u in de appendix, waar een lijst van momenteel beschikbare barcode berekeningen is opgenomen. 1

Teken een nieuw tekstobject en voeg een nieuwe variabelenaam daarin toe (bijvoorbeeld @Barcode@).

2

Klik buiten het tekstveld en dubbelklik dan op de definitie van de “Barcode” variabele, die in het variabelenvenster verschijnt. Het venster met de definitie van deze variabele wordt geopend:

3

Selecteer de groep “Barcode” om alleen de barcode functies in de functielijst te zien, en kies de functie die u nodig heeft. Een barcode functie vertaalt een numerieke code in een tekstregel, die in een barcodefont de gewenste streepjescode oplevert.

88


4

Voeg als argument voor de barcode functie het veld uit de database in, waar de code staat die in een streepjescode moet worden vertaald. Sommige barcode functies hebben een extra veld nodig. Zie hiervoor de beschrijving in de appendix, en raadpleeg ook de technische documentatie van de barcode instrumenten, die u gebruikt (barcode lezers).

5

Selecteer de variabele en kies uit de functie “Font” in het “Text” menu het barcode font, wat voor de barcode functie (en de te gebruiken barcode lezers) gespecificeerd is. Stel de fontgrootte zodanig in, dat de streepjescode op het juiste formaat wordt afgedrukt. Gebruik de functie “Toon Afdrukvoorbeeld” in het “Beeld” menu om te zien, hoe het resultaat eruit zal zien.

Voorbeeld van een EAN8 en een UPCA barcode:

4 0 6 7 8 0 8 5

Item digit


Check digit

012300

ID digit

703215

Producer Item Check digit digit digit

89

Optisch Leesbare Acceptgiro’s OLA’s kunnen in PrintShop Mail eenvoudig aan een document worden toegevoegd en van de nodige gegevens uit een database worden voorzien. Hier is in het kort beschreven hoe het plaatsen en afdrukken van OLA’s in zijn werk gaat. 1

Kies de “Ola prefs” groep in het “Voorkeuren” venster:

2

Voer het contractnummer in, dat u toegewezen heeft gekregen door de bankgirocentrale. Sluit vervolgens de “Voorkeuren”.

3

Maak een document en zorg ervoor, dat u het onderste gedeelte van de pagina, waarop u de OLA wilt afdrukken, vrijlaat. Stel de papierbak van die pagina in op de papierbak, die de pagina’s met een acceptgiroformulier bevatten.

4

Zorg dat de pagina, waarop u de OLA wilt plaatsen, zichtbaar is en kies de functie “Plaats OLA” uit het “Archief” menu.

90


5

In het variabelenvenster verschijnen de variabelen, die u met de diverse velden uit uw database dient te verbinden. Elk van de variabelen die met de acceptgiro te maken hebben, begint met het woord “OLA”:

6

Voor de OLA wordt het onderste gedeelte van de pagina gereserveerd, en een afbeelding van een acceptgiro wordt op het scherm getoond. Deze afbeelding wordt niet afgedrukt, omdat het papier reeds een voorgedrukte acceptgiro bevat. Alleen de inhoud van de diverse variabelen wordt afgedrukt, zodat het voorbedrukte acceptgiropapier op de juiste manier van de nodige gegevens wordt voorzien.


91

7

Om de vaste gegevens van een OLA in te voeren, kunt u dubbelklikken op de OLA. De “Formuliercode” wordt automatisch ingevuld met een waarde, afhankelijk van de aangevinkte checkbox. Het invoervenster ziet er als volgt uit:

92


De PrintShop Mail Voorkeuren De voorkeursinstellingen van PrintShop Mail kunnen via de functie “Voorkeuren” in het “Wijzig” menu worden getoond en veranderd. De functie opent een venster, waarin de diverse voorkeuren in groepen zijn verdeeld, die via symbolen aan de linkerkant gekozen kunnen worden. Klik op het symbool van de gewenste groep voorkeuren om aan de rechterkant van het venster de voorkeuren te openen. De beschrijvingen staan op de volgende bladzijden: Symbool

Beschrijving

Pagina

Programma:

Variabelemarkering, kleuren, eenheden, magnetische sterkte van hulplijnen.

95

Printer:

Overzicht afdrukken, printertechnologie, opties voor speciale printertypes.

96

Printvolgorde:

Aantal afdrukken per pagina, volgorde en positie bij layout herhaling.

97

Impositioning:

Grootte en positie van de “Bleed” marge, de snijtekens en vouwlijnen.

99

Nummeroteur:

Instellingen voor de COUNTER( ) functie die serienummering mogelijk maakt.

100

Afbeeldingen:

Folder voor grafische bestanden, maximale grootte van previews.

101

Datumformaat:

Opmaak en taal voor de weergave van datums in PrintShop Mail.


101

93

Symbool

Beschrijving

Pagina

Hotfolder:

Instelling van de HotFolder, voor het automatisch afdrukken van documenten.

102

Euro-OLA’s:

Instelling van het contractnummer voor optisch leesbare euro-acceptgiro’s.

94

103


Kleuren en variablenmarkering De opmaak van de grafische elementen van het documentvenster kunnen aan uw wensen worden aangepast. 1

Kies de “Programma” groep in het “Voorkeuren” venster:

2

Specificeer andere variabelenmarkering, indien nodig.

3

Verander de aangegeven kleuren, door te klikken op de betreffende kleurvlakken en de gewenste kleur te kiezen. Element

Beschrijving

Afdrukgebied

Maximaal bereik van de printer.

Hulplijnen

Hulplijnen bij het plaatsen van objecten.

“Bleed” marge

Marge voor snijtekens.

Vouwlijnen

Vouwlijnen voor nabewerking.


95

Printer voorkeuren PrintShop Mail ondersteunt meerdere printtechnologieën. Sommige printertypes maken gebruik van speciale functies die tevens door PrintShop Mail worden ondersteund. Zie “Printtechnologieën” op pagina 156 voor gedetailleerde informatie. 1

Kies de “Printer” groep in het “Voorkeuren...” venster:

2

Wanneer u de afgedrukte pagina’s in horizontale en/of verticale richting wilt verschuiven, kunt u de gewenste grootte van de verschuiving in de velden ∆h en ∆v instellen.

3

In het gedeelte “Technologie” stelt u het door u gebruikte printertype in. Wanneer specifieke opties beschikbaar zijn, worden deze getoond. De door PrintShop Mail ondersteunde printer technologieën zijn in de Appendix beschreven.

96


4

In het onderste deel van het venster kunt u instellen, of na elke printopdracht een rapportpagina afgedrukt dient te worden. Ook kunt u rechtstreek een rapportpagina laten afdrukken, onder “Archief” - “Print Report Pagina...”. De afgedrukte pagina bevat de gegevens die u nodig heeft als u contact opneemt met de support afdeling van Atlas Software BV, of met uw PrintShop Mail leverancier.

Printvolgorde Wanneer u meer dan één document per pagina wilt afdrukken (bijvoorbeeld bij adreslabels of visitekaartjes), moet u het aantal herhalingen per pagina en de volgorde van afdrukken bepalen. 1

Kies de “Printvolgorde” groep in het “Voorkeuren...” venster:


97

2

Specificeer het aantal herhalingen van het af te drukken document per afgedrukte pagina in horizontale en verticale richting. De aantallen tussen haakjes zijn de door PrintShop Mail op basis van de ingestelde opmaak- en papierformaten berekende maximale herhalingen in beide richtingen.

3

Wanneer de afdrukken niet direct tegen elkaar, maar met enige tussenruimte moeten worden afgedrukt, kunt u die afstanden instellen in het “Tussenruimte” gedeelte.

4

Het gedeelte “Prioriteiten” bepaalt in welke volgorde de achtereenvolgende herhalingen op de af te drukken pagina’s worden gerangschikt. Kies een prioriteit uit het keuzelijstje aan de linkerkant. Daarnaast kunt u de volgorde voor die prioriteit kiezen. Wanneer u een prioriteit kiest, worden de anderen automatisch aangepast. Aan de rechterkant wordt getoond, hoe de afdrukken op de pagina’s zullen worden verdeeld bij de gekozen instelling.

5

De optie voor “Dubbelzijdige opmaak” maakt het mogelijk om documenten op voor- en achterkant te bedrukken. De afdrukken worden zodanig gerangschikt, dat de voor- en achterzijdes bij elkaar passen, zoals in dit voorbeeld getoond:

98


Snijtekens en vouwlijnen Voor de nabewerking van drukwerk kunnen snijtekens en vouwlijnen nodig zijn. Snijtekens worden op een “Bleed” marge geplaatst. 1

Kies de “Impositioning” groep in het “Voorkeuren” venster:

2

Kies de gewenste optie voor de “Bleed” marge: geen, voeg toe of perk in (ten opzichte van het gekozen papierformaat). Geef ook de breedte van deze marge aan.

3

Kies de gewenste optie voor snijlijnen en de marge tussen de snijlijnen en het feitelijke document.

4

Als u vouwlijnen wilt gebruiken, kunt u de overlappingslengte hier instellen. De vouwlijnen zelf plaatst u op het document via de opmaaklinialen (zie “Vouwlijnen afdrukken” op pagina 140 voor details).


99

Nummeroteur instellingen PrintShop Mail bevat een COUNTER( ) functie, die gebruikt kan worden om serienummers in documenten in te voegen. 1

Kies de “Nummeroteur” groep in het “Voorkeuren” venster:

2

Het aantal herhalingen bepaalt, hoevaak elk nummer herhaald wordt voordat de teller met de stapgrootte, vanaf de startwaarde wordt opgehoogd.

3

Specificeer het aantal cijfers dat afgedrukt moet worden. Wanneer u elk getal met hetzelfde aantal cijfers wilt afdrukken, dient u de optie “Voorloopnullen” in te schakelen. Het eerste getal in het bovenstaande voorbeeld wordt als “0001” afgedrukt.

4

Het getal, wat aangegeven is bij “Aantal items zonder database” geeft aan, hoeveel exemplaren van uw document worden afgedrukt wanneer geen database geopend is.

100


Instellingen voor variabele afbeeldingen 1

Kies de “Afbeeldingen” groep van het “Voorkeuren” venster:

2

Wanneer de variabele afbeeldingen niet in dezelfde folder bewaard worden als de gebruikte database, dient u deze folder aan te geven. Klik de optie “Anders” aan en klik op “Wijzig…” om de folder uit te kiezen. De momenteel geldige folder wordt onder de instellingen getoond. U kunt ook de subfolders van de aangegeven folder laten doorzoeken, door de optie in te schakelen.

Datumformaat Het hier ingestelde datumformaat bepaalt, hoe datums worden afgedrukt, die door de diverse datum functies in PrintShop Mail opgeleverd worden.


101

1

Kies de “Datumformaat” groep in het “Voorkeuren” venster:

2

Kies één van de beschikbare standaard datumformaten of kies “Anders...” om een eigen formaat samen te stellen:

Instelling van de “HotFolder” Dit scherm maakt het instellen van de zogenaamde HotFolder mogelijk (zie pagina 150 voor informatie over de HotFolder).

102


1

Kies de “HotFolder” groep in het “Voorkeuren” venster:

2

Klik op de knop “Bladeren” om de gewenste folder te selecteren:

Instelling voor optisch leesbare acceptgiro’s (OLA) Voor het afdrukken van euro-acceptgiro’s dienen een aantal vaste gegevens ingevuld te worden. Het contractnummer is gekoppeld aan het bedrijf wat de acceptgiro’s verstuurd. Dit wordt in de voorkeuren ingevoerd; andere gegevens worden per PrintShop Mail document aangegeven (zie pagina 90).


103

1

Kies de “OLA prefs” groep in het “Voorkeuren” venster:

2

Voer het contractnummer in en sluit het venster door op “OK” te klikken.

104



Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van databases in PrintShop Mail: Onderwerp

Zie

Namen van databasevelden

pagina 106

Een DBF database gebruiken

pagina 107

Een ODBC-verbinding gebruiken

pagina 109

Een tekstbestand als database gebruiken

pagina 109

Databasevelden met variabelen verbinden

pagina 111

Records filteren

pagina 113

Sorteren van de database

pagina 117


105

Namen van databasevelden Gereserveerde namen Enkele namen mogen niet voor databasevelden gebruikt worden, omdat ze voor het samenstellen van de berekening in PrintShop Mail gereserveerd zijn: •

AND

•

OR

•

NOT

•

TRUE

•

FALSE.

Functienamen Berekeningen kunnen zowel functienamen als veldnamen bevatten. Om deze uit elkaar te houden, is het handig om de veldnamen anders te kiezen dan de in PrintShop Mail beschikbare functienamen. Als een veldnaam hetzelfde is als een van de functienamen, wordt aan de veldnaam automatisch een “underscore” teken toegevoegd (dus: Counter_ in plaats van Counter). Zie “Variabelen in PrintShop Mail” op pagina 119. Daar vindt u een beschrijving van berekeningen voor de variabelen en het gebruik van functies.

106


Een DBF database gebruiken Een Excel© of Claris™ FileMaker database gebruiken De volgende voorwaarden gelden voor databases in het DBF bestandsformaat, om deze in PrintShop Mail te kunnen gebruiken: •

De eerste regel in uw database moet de veldnamen bevatten.

•

Veldnamen mogen alleen uit alfanumerieke tekens en het “underscore” teken bestaan, met een maximum van 10 karakters.

•

De variabele gegevens worden na de eerste regel verwacht.

•

De gegevens mogen geen aanhalingstekens bevatten.

•

De database moet in het DBF3 of DBF4 bestandsformaat zijn bewaard. Bijvoorbeeld als u gebruik maakt van Claris FileMaker dient u dat bestand te bewaren als DBF-formaat.

•

De bestandsnaam dient op “.dbf” te eindigen (en niet op dbf3 of dbf4).

Verwijzing naar grafische bestanden De volgende voorwaarden gelden voor verwijzingen naar grafische bestanden in een database: •

De verwijzingen moeten gelijk zijn aan de bestandsnamen.

•

De grafische bestanden moeten in dezelfde folder aanwezig zijn als de database.


107

Een DBF database openen in PrintShop Mail 1

Kies de functie “Open DBF-bestand...” in het “Database” menu:

2

Kies de gewenste database en klik op “Open”. Het bestand wordt geopend en de veldnamen verschijnen in het databasevenster.

3

Om mogelijke problemen met bijzondere tekens (bijvoorbeeld é, ü, π, ç, etc) te vermijden kunt u een conversietabel kiezen via de functie “DOS-tabel” in het “Database” menu.

Een andere database openen 1

Kies eerst de “Sluiten” functie in het “Database” menu: u kunt slechts één database tegelijk openen in PrintShop Mail.

2

Kies nu de functie “Open DBF-bestand...” in het “Database” menu en selecteer de gewenste database. De nieuw geopende database zou minstens ook de velden moeten bevatten, die al in berekeningen van uw huidige document gebruikt worden, om fouten bij het afdrukken te vermijden. U kunt natuurlijk ook de berekeningen aan nieuwe veldnamen aanpassen.

108


Een ODBC-verbinding gebruiken Om een verbinding met een ODBC databron te gebruiken, moet op uw Macintosh een ODBC driver geïnstalleerd zijn. In dat geval zal de functie “Open ODBC-verbinding...” in het “Database” menu actief zijn. Verdere informatie over het gebruik van de ODBC verbinding is geheel afhankelijk van de ODBC driver, en wordt in de documentatie beschreven, die u bij deze driver heeft gekregen.

Een tekstbestand als database gebruiken De volgende voorwaarden gelden voor tekstbestanden, om ze als database in PrintShop Mail te kunnen gebruiken: •

De eerste tekstregel moet de veldnamen bevatten.

•

Veldnamen mogen alleen uit alfanumerieke tekens en het “underscore” teken bestaan.

•

De gegevens van de diverse records worden op de volgende tekstregels verwacht: één tekstregel per record.

•

De velden in een record kunnen door tabs, komma’s, spaties, puntkomma’s of andere gespecificeerde tekens gescheiden zijn.

•

Wanneer de inhoud van een veld het scheidingsteken bevat, moet de inhoud tussen aanhalingstekens worden geplaatst.

•

Wanneer twee scheidingstekens direct naast elkaar staan, wordt een leeg veld daartussen aangenomen.

•

Het scheidingsteken tussen twee records is altijd het nieuwe regel teken.

•

Missende waarden aan het einde van een regel worden als lege velden aangenomen.


109

Een tekstbestand als database importeren 1

Kies “Converteer tekstbestand...” in het “Database” menu:

2

Als standaard instelling wordt de tab als scheidingsteken tussen de velden in een tekstbestand aangenomen. Wanneer in uw tekstbestand een ander scheidingsteken wordt gebruikt, dient u dit aan te geven door op “Opties…” te klikken , zie voorbeeld:

Als u op “Anders...” klikt is de optie ernaast aktief en kunt u daar iets anders invullen. De meest gebruikte scheidingstekens zijn tabs en komma’s. 3

Om mogelijke problemen met bijzondere tekens te vermijden kunt U een conversietabel kiezen via de functie “DOS-tabel” in het “Database” menu.

110


4

Selecteer het gewenste tekstbestand en klik op “Open”. Nadat het bestand geopend en geconverteerd is, worden de velden in het databasevenster getoond:

veldnamen

inhoud van het in het variabelenvenster geselecteerde record

Databasevelden met variabelen verbinden 1

Zorg ervoor, dat zowel het databasevenster als het variabelenvenster op uw beeldscherm zichtbaar zijn.

2

Selecteer een veldnaam in het databasevenster. Klik erop met de muis en houd de muisknop ingedrukt, terwijl u de muis naar de variabele in het variabelenvenster beweegt, die u met het veld uit de database wilt verbinden. Laat dan de muisknop los.


111

3

In de “Berekening” kolom van de variabele wordt nu de veldnaam getoond. In de “Resultaat” kolom verschijnt de inhoud van het momenteel geselecteerde record. U kunt door de database bladeren via de pijltoetsen boven de “Resultaat” kolom, of via het invoeren van het gewenste recordnummer en een return.

Wanneer u een databaseveld op een variabele plaatst, die al een berekening bezit, wordt om bevestiging gevraagd voordat de berekening wordt overschreven. 4

In plaats van het slepen van een veldnaam op een variabele, kunt u het veld ook direct in uw document slepen. Er wordt dan een nieuw tekstobject aangelegd, met de veldnaam als inhoud (deze verschijnt als nieuwe variabele in het variabelenvenster). Let op dat de lengte van de variabelenaam wordt gebruikt en niet de lengte van de inhoud.

112


Records filteren PrintShop Mail maakt het mogelijk om uit een bestaande database een aantal records te selecteren, die voor het variabele drukwerk gebruikt worden, zonder deze in een aparte database te hoeven exporteren. Daartoe dient u een filter in te stellen, zoals hieronder beschreven wordt.

Een filter voor de database definiëren 1

Open het basebasevenster. Rechtsboven in dit venster ziet u de optie “Filteren”, met daanaast de knop “Aanpassen...”. Klik hierop, om het “Database-filter” venster te openen:

2

Voeg de filterberekening in. Let erop, dat de berekening voor een filter alleen de logische waarden “waar” of “onwaar” op mag leveren: deze waarden bepalen, of een record wordt getoond of niet.


113

Filter-Favorieten bewaren en invoegen Wanneer u vaak dezelfde filters op databases toe wilt passen, is het raadzaam om deze favoriete filters op te slaan voor later gebruik. De filters worden door PrintShop Mail in het “Filter Favorieten” bestand in de PrintShop Mail programmafolder opgeslagen, en zijn dan via het “Favorieten” blad in het “Database-filter” venster beschikbaar, ook wanneer u een ander document en/of database geopend heeft. 1

Om een favoriete database-filter te bewaren, stelt u deze berekening eerst samen. Vervolgens klikt u op de tab “Favorieten”: berekening gebruikt voor het filter geselecteerde filter favoriet berekening van deze favoriet

lijst van favorieten

2

Klik op “Nieuw”, om de huidige filter berekening in het bovenste deel van het venster als nieuw filter te bewaren. De nieuwe favoriet krijgt een automatisch doorgenummerde naam, die u echter nog in iets betekenisvollers kunt veranderen.

114


3

Om de berekening van een bestaande filter favoriet te veranderen selecteert u deze favoriet, door op de favorietnaam in de lijst aan de linkerkant van het venster te klikken. De huidige filter berekening wordt rechts onder de naam getoond, en kan daar veranderd worden. Klik vervolgens op “Bewaar”. Zolang u de wijzigingen niet heeft bewaard kunt u deze via “Herstel” ongedaan maken. De favoriet wordt dan opnieuw uit het filter favorieten bestand ingelezen.

4

Om een favoriet uit het bestand te verwijderen selecteert u deze in de favorietenlijst, om vervolgens onder de lijst op “Verwijder” te klikken.

5

Om een van de opgeslagen filterberekeningen te gebruiken dubbelklikt u op de favoriet in de lijst. De berekening wordt in het bovenste deel van het databasefilter venster ingevoegd op de plaats van de tekstcursor. U kunt dus ook meerdere favorieten combineren (zorg er wel voor, dat de juiste samenvoegingsfuncties worden gebruikt, zodat de filterberekening correct is.

6

U kunt de filterberekening altijd nog veranderen, ook nadat u een favoriet heeft gekozen. Wanneer u terugwisselt naar het “Bouwstenen” tabblad, blijft de huidige definitie boven in het venster zichtbaar, en kunt u deze met alle beschikbare bouwstenen, en door invoeren van tekst via het toetsenbord, verder uitbreiden of aanpassen.


115

Filter-Favorieten importeren Zoals hierboven reeds werd vermeld, worden filter-favorieten door PrintShop Mail in het “Filter favorieten” bestand in de PrintShop Mail programmafolder opgeslagen. Wanneer u met een eerdere versie van het programma heeft gewerkt, kan het zijn dat u reeds favorieten heeft samengesteld. U kunt deze favorieten op de onderstaande manieren in de nieuwe versie van PrintShop Mail importeren. 1

Dubbelklik op het symbool van het oude “Filter favorieten” bestand. Het PrintShop Mail programma wordt gestart of geactiveerd, en de filter favorieten worden geladen.

2

Sleep het symbool van het oude “Filter favorieten” bestand op het nieuwe PrintShop Mail programmasymbool. Het PrintShop Mail programma wordt gestart of geactiveerd, en de filter favorieten worden geladen.

3

Wanneer u PrintShop Mail reeds gestart heeft, maar momenteel geen PrintShop Mail document geopend heeft, kunt u de functie “Open...” in het “Archief” menu gebruiken, om het oude “Filter favorieten” bestand te selecteren en te laden.

De filter favorieten uit het oude bestand zijn direct in PrintShop Mail beschikbaar, en worden bij het verlaten van het programma aan het nieuwe “Filter favorieten” bestand toegevoegd. Het kan gebeuren, dat filter favorieten dezelfde naam hebben. Dit is voor PrintShop Mail geen probleem, maar voor u is het waarschijnlijk handig om sommige namen te veranderen.

116


Sorteren van de database 1

Klik op “Aanpassen...” naast de functie “Sorteren” in het databasevenster, om de sorteersleutels te bepalen. Hierdoor wordt het volgende venster geopend:

2

Aan de linkerkant van het venster worden de veldnamen uit de momenteel geopende database getoond. Selecteer een veld en klik op “Voeg toe”, om deze als sorteersleutel te gebruiken. Door meerdere velden aan de lijst van sorteersteutels toe te voegen en hun onderlinge volgorde te bepalen (door naar boven of naar beneden slepen van de sorteersleutels) kunt u precies bepalen, hoe de records in de geopende database gesorteerd dienen te worden. Verwijder een sorteersleutel door deze in de lijst aan de rechterkant te selecteren en op “Wis” te klikken.

3

Naast oplopend kunt u ook aflopend sorteren (Z-A). Selecteer aan de rechterkant in de sorteervolgorde veld bijvoorbeeld: Achternaam nu kunt u onderaan de optie “Aflopend” activeren. Met als resultaat dat eerst de Plaats oplopend wordt gesorteerd wordt en dan pas de Achternaam maar die dan aflopend.


117

4

Klik op “Sorteer” om het venster te sluiten en de sortering direct in te schakelen. Als u op “Klaar” klikt, worden de sorteersleutels opgeslagen maar de sortering nog niet ingeschakeld.

5

U kunt de sortering in- of uitschakelen door aanklikken van de optie “Sorteren” in het databasevenster, of via de functie “Sorteren” in het “Database” menu.

118



Berekeningen en datatypes Een berekening is een combinatie van databasevelden, getallen, tekst-elementen, functies en operatoren. Berekeningen worden voor variabele

tekstobjecten

en

beeldobjecten

in

PrintShop

Mail

aangemaakt. Bij het afdrukken van een document bepalen de berekeningen van de diverse objecten, welke inhouden in elk exemplaar van het document zullen worden afgedrukt. De databasevelden, functies en berekingen gebruiken de volgende datatypes (soorten gegevens): Datatype

Beschrijving

String

Tekstregels (of enkele letters).

Nummer

Getallen, met of zonder decimalen.

Datum

Datum als tekstregel in bepaalde formaten.

Barcode

Tekstregel die met barcodefont afgedrukt wordt.

Logisch

Keuze uit twee waarden: “waar” of “onwaar”.

De argumenten die in de PrintShop Mail functies ingevoegd moeten worden, dienen van het juiste datatype te zijn. Converteren tussen datatypes gebeurt bij sommige functies automatisch; bij anderen moet u dit zelf doen, door toepassing van de daarvoor beschikbare conversiefuncties. Zie “Functie-argumenten” op pagina 120 voor meer detail.


119

Functiegroepen en datatypes De datatypes van de resultaten, die door functies worden geleverd, zijn in de volgende tabel per functiegroep weergegeven: Groep

Functies

Resultaat

String

CHR, LEFT, LOWER, LTRIM, MID, PROPER, RIGHT, RTRIM, STR, TRIM, Tekstregels UPPER

Nummer

ABS, ASC, COUNTER, CCOUNTER, INT, LEN, MOD, POS, ROUND, SGN, Getallen VAL

Datum

DATE, TODAY

Datumtekst

Barcode

CODABAR, CODE39, CODE128, EAN8, EAN13, ITF, POSTNET, KIX, KIX_NL, UPCA, UPCE

Barcodes

Logisch

AND, IF, NOT, OR

"true" / "false"

Functie-argumenten Een functie heeft beginwaarden voor berekeningen nodig, die als argumenten in de functie-oproep worden meegegeven, gescheiden door komma’s. De argumenten moeten van het juiste datatype zijn. In de functiebeschrijvingen worden deze symbolische namen gebruikt:

120

Argument

Beschrijving

, ,

Dedinities die strings (tekstregels) opleveren

, ,

Definities die getallen opleveren

, ,

Definities die logische waarden opleveren

Datumformaat (tekstregel)


Datumformaat Deze tabel toont de betekenis van de letters, die in de tekstregel voor het datumformaat gebruikt kunnen worden: Letter(s)

Betekenis

Voorbeeld

D

Dagnummer in de maand

2, 30

DD

Dagnummer (twee cijfers)

02, 30

DDD

Afgekorte weekdag

Maa

DDDD

Volledige weekdag

Maandag

M

Maandnummer in het jaar

9, 11

MM

Maandnummer (twee cijfers)

09

MMM

Afgekorte maand

Sept

MMMM

Volledige maand

September

YY of Y

Afgekort jaartal

99

YYY of YYYY

Volledig jaartal

1999

Wanneer een lege tekstregel ‘Date(““)’ als datumformaat wordt

aangegeven,

wordt

het

datumformaat

uit

de

voorkeuren van PrintShop Mail gebruikt. Zie “Datumformaat” op pagina 101.


121

De berekening van een variabele bepalen 1

Dubbelklik op de variabele in het variabelenvenster. Het venster waarin de variabele kan worden gedefiniëerd, wordt geopend: berekening

syntax

database velden

functie groepen

operatoren

functies

2

Kies een van de functiegroepen, om alleen de functies uit die groep in de functielijst te tonen. De gekozen functies worden in alfabetische volgorde opgevoerd. Wanneer u een functie aanklikt, wordt de syntax van deze functie getoond, alsmede een verklarende tekst en voorbeeld van het gebruik van de functie.

3

Dubbelklik op een functie, om deze op de positie van de tekstcursor in de berekening (boven in het venster) in te voegen. Als u in de huidige berekening een gedeelte heeft geselecteerd, wordt dat deel door de ingevoegde functie vervangen.

122


4

Voeg operatoren in de berekening in, door op een van de daartoe beschikbare knoppen te klikken.

5

Dubbelklik op een databaseveld in de lijst aan de rechterkant, om dat veld in de berekening in te voegen.

Operatoren De volgende operatoren kunnen in definities gebruikt worden: Categorie

Logisch

Rekenkundig

Relationeel

Tekst


Operator

Beschrijving

()

Groepeert definities

NOT

Logische negatie

AND

Logische EN

OR

Logische OF (inclusief)

*

Vermenigvuldigen

/

Delen

+

Optellen

-

Aftrekken

<

Kleiner

>

Groter

=

Gelijk aan

<>

Ongelijk aan

<=

Kleiner of gelijk aan

>=

Groter of gelijk aan

+& ¶

Tekstdelen samenvoegen Return

123

Favorieten in definities invoegen Om het bepalen van berekeningen eenvoudiger te maken, is een lijst met favorieten beschikbaar. Hierin kunt u (delen van) berekeningen bewaren, die vaker gebruikt worden en die u dus niet elke keer opnieuw wilt samenstellen. Klik in het definitievenster op de tab “Favorieten”:

berekening

lijst van favorieten

geselecteerde favoriet huidige berekening

Klik op “Nieuw” om de berekening als favoriet aan de lijst toe te voegen. De huidige berkening wordt overgenomen en rechts in het venster getoond. U kunt deze inhoud, en de favorietnaam die daarboven wordt getoond, aanpassen voordat u op “Bewaren” klikt. Dubbelklik op een favoriet in de favorietenlijst om deze op de positie van de tekstcursor in de berekening in te voegen. De berekening blijft bij het wisselen tussen de tabs “Bouwstenen” en “Favorieten” ongewijzigd. U kunt dus naar believen favorieten en andere bouwstenen tot de gewenste complete berekeningen samenvoegen.

124


Favorieten importeren Favorieten worden in een “Expressie favorieten” bestand in de PrintShop Mail programmafolder opgeslagen. Wanneer u reeds met een eerdere versie van het programma heeft gewerkt, heeft u wellicht nog een oud favorieten bestand. U kunt de inhoud daarvan eenvoudig aan het nieuwe bestand toevoegen, op één van de volgende manieren: 1

Dubbelklik op het symbool van het oude “Expressie favorieten” bestand. Het PrintShop Mail programma wordt gestart of geactiveerd, en de favorieten worden geladen.

2

Sleep het symbool van het oude “Expressie favorieten” bestand op het nieuwe PrintShop Mail programmasymbool. Het PrintShop Mail programma wordt gestart of geactiveerd, en de favorieten worden geladen.

3

Wanneer u PrintShop Mail reeds gestart heeft, maar momenteel geen PrintShop Mail document geopend heeft, kunt u de functie “Open” in het “Archief” menu gebruiken, om het oude “Expressie favorieten” bestand te selecteren en te laden.

De favorieten uit het oude bestand zijn direct in PrintShop Mail beschikbaar, en worden bij het verlaten van het programma aan het nieuwe “Expressie favorieten” bestand toegevoegd. De verschillende favorieten mogen dezelfde naam bevatten, dit is geen probleem voor PrintShop Mail. Wilt u echter een duidelijk

overzicht

behouden,

kunt

u

beter

andere

bestandnamen kiezen.


125

Alfabetische lijst van functies Barcode-functies zijn in de “Appendix” opgenomen.

ABS( ) ABS levert de absolute waarde van . ABS(-25) = 25

ASC( ) ASC levert de ASCII waarde van de eerste letter in . ASC("A") = 65 ASC("Alpha") = 65

CCOUNTER( , , , , ) CCOUNTER levert een tellerwaarde, die door de argumenten alsvolgt is gespecificeerd: is de startwaarde voor de teller is de eindwaarde voor de teller (wordt meegeteld) is de stapgrootte (die bij elke stap opgeteld wordt) is het aantal cijfers voor de teller bepaalt wat voor opvul karakter er wordt gebruikt. Wanneer de eindwaarde wordt bereikt voordat het laatste record is afgedrukt, begint de teller weer opnieuw vanaf de startwaarde. CCOUNTER(5, 100, 2, 3, "0") = 005, 007, 009, ... CCOUNTER(1, 6, 2, 1, "") = 1, 3, 5, 1, 3, 5 ...

126


CHR( ) CHR levert de letter met de ASCII waarde . CHR(65) = A

COUNTER( ) COUNTER levert de huidige waarde van de ingebouwde tellerfunctie van PrintShop Mail. Zie “Nummeroteur instellingen” op pagina 100. COUNTER( ) = 0001 COUNTER( ) = 0002

DATE( , ) DATE wordt gebruikt om de weergave van een datum aan uw wensen aan te passen. DATE neemt een datum in en past daarop de opmaak toe, die in wordt gespecificeerd. Wanneer leeg is, gelden de PrintShop Mail voorkeuren voor het datumformaat. DATE("19990501", "") = 5/1/99 DATE("19990501","MM/DD/YY") = 05/01/99 DATE("19990501", "DDD, D MMM YY") = Maa, 1 Mei 99 DATE("19990501", "D MMMM YYYY") = 1 Mei 1999 DATE("19990501", "anno domini YYYY") = anno domini 1999

IF( , <expr1>, <expr2> ) IF levert <expr1>, als het resultaat van de logische uitdrukking TRUE is; wanneer het resultaat van FALSE is, wordt <expr2> geleverd. <expr1> en <expr2> moeten onderling vergelijkbaar zijn (bijvoorbeeld twee getallen of twee tekstregels). Het resultaat wordt altijd in een tekstregel omgezet. IF(1>2, "Correct", "Verkeerd") = Verkeerd


127

INT( ) INT levert het gehele deel van het getal . INT("123.45678") = 123

LEFT( , ) LEFT levert een tekstregel, die de linker letters van bevat. Wanneer groter is als de lengte van , wordt de complete tekstregel geleverd. Wanneer kleiner of gelijk aan nul is, wordt een lege regel geleverd. LEFT("PrintShop Mail", 5) = Print LEFT(Postcode, 4) = 8830

LEN( ) LEN levert de lengte (aantal lettertekens) van . LEN("PrintShop Mail") = 14 LEN(Naam) = 5

LOWER( ) LOWER converteert alle hoofdletters in naar kleine letters. LOWER("PrintShop Mail") = printshop mail

LTRIM( ) LTRIM verwijdert spaties aan het begin van de tekstregel . Wanneer alleen spaties bevat, wordt een lege tekstregel geleverd. LTRIM(Titel &"") & LTRIM(Voorvoegsel &” “) & Naam

128


MID( , , ) MID levert het deel van de tekstregel , wat op positie begint en lettertekens lang is. De eerste letter in staat op positie 1. MID("PrintShop Mail", 6, 4) = Shop

MOD( , ) MOD levert de rest, wanneer door gedeeld wordt. MOD(7, 3) = 1 MOD(2, 3) = 2

POS( , , ) POS zoekt de tekstregel in en levert de beginpositie van die tekstregel in . Via het getal wordt bepaald, vanaf welke positie het zoeken in begint. POS("prepress", "pre", 1) = 1 POS("prepress", "pre", 2) = 4

PROPER( ) PROPER converteert de eerste letter van elk woord in naar hoofdletters en alle anderen naar kleine letters. PROPER("pRintsHOP MAIL") = Printshop Mail PROPER("Atlas software BV") = Atlas Software Bv


129

RIGHT( , ) RIGHT levert een tekstregel, die de laatste lettertekens van bevat. Wanneer groter is dan de lengte van wordt de hele tekstregel geleverd. Wanneer kleiner dan of gelijk aan nul is, wordt een lege tekstregel geleverd. RIGHT("PrintShop Mail", 4) = Mail

ROUND( ) ROUND levert de afronding van op een geheel getal. ROUND(123.456) = 123

RTRIM( ) RTRIM verwijdert spaties aan het einde van de tekstregel . Wanneer helemaal uit spaties bestaat, wordt een lege regel geleverd. RTRIM("PrintShop ") = PrintShop

SGN( ) SGN levert het teken van het getal SGN(-100) = -1 SGN(0) = 0 SGN(100) = 1

STR( ) STR converteert de getalswaarde van in een tekstregel. STR(5*2) = 10

130


TODAY( ) TODAY levert de datum van de systeemklok. De datum wordt opgemaakt volgens het meegeleverde datumformaat . Wanneer leeg is, wordt het standaard datumformaat gebruikt, wat in de PrintShop Mail voorkeuren is ingesteld. TODAY("") = 5/1/99 TODAY("MMMM DD, YYYY") = Mei 01, 1999

TRIM( ) TRIM verwijdert alle spaties aan het begin en einde van de tekstregel . Wanneer alleen uit spaties bestaat, wordt een lege regel geleverd. TRIM(" PrintShop ") = "PrintShop"

UPPER( ) UPPER converteert alle lettertekens in naar hoofdletters. UPPER("PrintShop Mail") = PRINTSHOP MAIL

VAL( ) VAL converteert naar een numerieke waarde. De tekstregel wordt als ASCII weergave van een geldige getalswaarde verwacht. VAL("99") = 99


131

Voorbeelden van definities “Mijnheer” of “Mevrouw” vóór de naam plaatsen U wilt wellicht als aanhef in uw brief de zin “Geachte Heer Jansen” of “Geachte Mevrouw Pietersen” gebruiken. Wanneer het geslacht van de geadresseerde in de database bekend is, kunt u dit effect via de volgende berekening bereiken: "Geachte " & IF(Geslacht = "m","Heer ","Mevrouw ") & Achternaam & ","

Om fouten te vermijden bij personen, waarvan het geslacht niet bekend is (of waarvan de letter “m” of “v” met hoofdletters in de database is geschreven), kunt u de berekening als volgt uitbreiden: "Geachte " & IF(LOWER(Geslacht)="m", "Heer ", IF(LOWER(Geslacht) = "v","Mevrouw ", "Heer/Mevrouw ")) & Achternaam & ","

Let u op de toevoeging van spaties aan het einde van bijna alle tekstelementen: daardoor hoeft u geen aparte tekstelementen voor de nodige spaties tussen de diverse woorden en velden toe te voegen. In het CatMetics voorbeeld bevat de statische afbeelding reeds de zin “Geachte Heer/Mevrouw,”. U hoeft het origineel niet in een DTP programma te veranderen om deze regel door bovenstaande aanhef te vervangen. In plaats daarvan legt u een tekstobject over de regel heen, voegt bovenstaande berekening in het tekstobject in, en stelt de achtergrondkleur van het tekstobject op wit (in plaats van de standaard voor tekstobjecten gekozen transparante achtergrond). Daarmee is de regel uit de oorspronkelijke brief verscholen achter het tekstobject met variabele inhoud.

132


Een speciale teller samenstellen Om een serienummer in uw document in te voegen, kunt u de COUNTER of CCOUNTER functies gebruiken. De instellingen van de COUNTER functie zijn in “Nummeroteur instellingen” op pagina 100 beschreven. Wanneer u een speciale serienummering nodig heeft, bijvoorbeeld een combinatie uit een letter en een cijfer, moet u een eigen berekening samenstellen. Ten eerste moeten enige converteringen doorgevoerd worden om een letter als serienummer te kunnen gebruiken. Voor ons voorbeeld maken we een teller, die van A naar C telt, en elke letter viermaal gebruikt: CCOUNTER(ASC("A"),ASC("C"),1/4,2,"")

Deze definitie levert de ASCII waarden van A tot C in tekstvorm. Het aantal cijfers is op 2 gezet, omdat de ASCII waarden voor letters 2 cijfers bevatten. Om het gewenste resultaat te bereiken, moeten de ASCII waarden eerst in getallen en vervolgens in letters veranderd worden. Daarmee ziet de berekening er alsvolgt uit: CHR(VAL(CCOUNTER(ASC("A"),ASC("C"),1/4,2,"")))

Nu hoeft u dit eerste deel van uw teller alleen nog samen te voegen met een eenvoudige numerieke teller die van 1 tot 4 loopt: CHR(VAL(CCOUNTER(ASC("A"),ASC("C"),1/4,2,""))) & CCOUNTER(1,4,1,1,"")

Het eindresultaat is de volgende serie “getallen”: A1 - A2 - A3 - A4 - B1 - B2 - B3 - B4 - C1 - …


133

Tekstkleur variabel maken U kunt de tekstkleur van een tekstobject afhankelijk van de inhoud bepalen, bijvoorbeeld om positieve waarden in zwart en negatieve waarden in rood af te drukken. Om dit resultaat te bereiken, worden twee variabelen (bijvoorbeeld @Neg@ en @Pos@) naast elkaar in hetzelfde

tekstobject

geplaatst,

en

krijgen

ze

verschillende

tekstkleuren toegewezen. De inhoud van de beide variabelen wordt complementair bepaald door de volgende definities: @Neg@: @Pos@:

IF(Saldo < "0" ,Saldo ,"") IF(Saldo < "0" ,"" ,Saldo)

Het resultaat is, dat negatieve inhouden van het databaseveld “Saldo” in rood worden afgedrukt en positieve inhouden op dezelfde positie in zwart.

Variabele afbeeldingen via een databaseveld bepalen In de CatMetics voorbeeldfolder zijn foto’s van diverse kattenrassen toegevoegd. Ook is in de database met kattenbezitters voor de meeste katten het ras bekend. Hiermee kunt u een foto van het juiste kattenras aan de brief toevoegen (met een uitwijkmogelijkheid wanneer het ras van de kat niet bekend is): IF(Katras = "", "lapjeskat", Katras) &".eps"

De afbeeldingen “Siamees.eps”, “Straatkat.eps” etc. moeten in dezelfde folder beschikbaar zijn als de database die gebruikt wordt.

134


Datumvergelijking in een voorwaarde Het zou natuurlijk heel aardig zijn om in de brief aan kattenbezitters een gelukwens te kunnen schrijven met hun jarige huisdier. Wanneer de geboortedatum van het huisdier in de database bekend is, kunt u deze met het moment van afdrukken vergelijken om te bepalen, of het passend is om het huisdier te feliciteren. Zoniet, dan wordt eenvoudig een groet afgedrukt. De uitdrukking zou alsvolgt eruit kunnen zien: IF(DATE(Verjaardag,"M")=TODAY("M")," Gefeliciteerd met de verjaardag van " & IF(Katnaam<>"",Katnaam,"uw kat"), "Groeten aan " & IF(Katnaam<>"",Katnaam,"uw kat"))

De eerste IF functie vergelijkt de inhoud van het databaseveld “Verjaardag” met de systeemklok. Beide data worden op dezelfde manier opgemaakt (alleen het maandnummer wordt gebruikt) en zijn daardoor direct met elkaar vergelijkbaar. Als de maanden overeen komen wordt de felicitatietekst afgedrukt; in het andere geval volstaat een groet. In beide gevallen wordt de naam van de kat gebruikt, als deze in de database bekend is.


135

136



PrintShop Mail documenten controleren Gebruikte Lettertypen U kunt eenvoudig controleren welke fonts in uw document worden gebruikt, door de functie “Toon Lettertypen” in het “Beeld” menu te kiezen. Het lettertypen-venster wordt daardoor geopend:

•

De lettertypen die op uw Macintosh beschikbaar zijn, worden met een vinkje vóór de naam aangegeven.

•

De lettertypen die niet beschikbaar zijn, dienen op uw Macintosh geïnstalleerd te worden, voordat u het document vanaf deze machine kunt afdrukken.


137

Opmaak van het document controleren PrintShop Mail kan vóór het afdrukken automatisch de opmaak controleren. U kunt deze controle ook zelf uitvoeren, los van het geven van een afdrukopdracht, door de functie “Controle” in het “Layout” menu te kiezen. Hierdoor wordt een venster geopend, waarin u de opties voor de opmaakcontrole kunt instellen:

Wanneer fouten in de opmaak van uw document worden gevonden, wordt een venster met foutmeldingen getoond:

Klik in dit venster op een foutmelding om te zien waar de fout zich bevindt.

138


"Bleed" marge en snijlijnen Snijlijnen kunnen gebruikt worden voor het nabewerken van het document. Als het opmaakformaat niet overeenkomt met het papierformaat van de printer, kunnen de snijlijnen de exacte positie voor het nabewerken bepalen. De bleed marge wordt gebruikt om het printgebied aan te geven. 1

Kies de "Voorkeuren..." functie in het “Wijzig” menu en selecteer de groep “Impositioning”:

2

Schakel de optie “Bleed marge” in door de optie “Voeg toe” of “Perk in” te kiezen, en stel de gewenste breedte in. In het eerste geval wordt de opgegeven breedte aan de opmaakgrootte toegevoegd; in het andere geval wordt de opmaakgrootte ingeperkt.


139

3

Schakel de optie “Snijlijnen” in en geef bij “Marge” aan, hoeveel ruimte tussen de snijlijn en het overblijvende document vrijgelaten moet worden. Let erop, dat deze marge kleiner moet zijn dan de breedte van de “Bleed” marge, omdat de snijlijnen anders niet zichtbaar zullen zijn.

Vouwlijnen afdrukken Vouwlijnen worden op het zichtbare deel van het document afgedrukt (dus op dat deel, wat na eventueel snijden overblijft). U kunt dus ook vouwlijnen laten afdrukken als u geen “Bleed” marge heeft ingesteld.

Een vouwlijn invoegen 1

Zorg ervoor, dat de opmaaklinialen zichtbaar zijn.(“venster” menu)

2

Klik op de pijlen bovenaan rechts in de horizontale liniaal:

3

Kies “Vouwlijnen” uit het pop-up menu.

4

Klik in de verticale opmaakliniaal en houd de muisknop ingedrukt terwijl u de muis naar rechts beweegt naar de gewenste positie. Hierdoor wordt een verticale vouwlijn op uw document geplaatst. Voor een horizontale vouwlijn klikt u op de horizontale opmaakliniaal en beweegt u de muis naar beneden.

5

Om een vouwlijn te verwijderen sleept u deze terug naar de opmaakliniaal.

140


6

Kies de “Voorkeuren” functie uit het “Wijzig” menu en open de groep “Impositioning”. Stel in het gedeelte “Vouwlijnen” de overlappingslengte in. Dit is de lengte van de vouwlijnen op het uiteindelijke document (dus na eventueel snijden).

Het papierformaat instellen 1

Kies de gewenste printer in de “Kiezer” functie. Zie “Configureren van de LaserWriter driver” op pagina 13.

2

Kies de functie “Papierformaat...” in het “Archief” menu en selecteer het te gebruiken papierformaat uit de keuzelijst:

3

Wanneer u geen standaard papierformaat wilt gebruiken, kiest u de optie “Anders”. U kunt de maateenheid in dit venster tussen inches en centimeters wisselen door op het pagina-symbool te klikken.


141

4

Kies het aantal pagina’s per afgedrukte bladzijde uit de "Layout" keuzelijst. Specifceer de orientatie van het papier en een eventuele schalingsfactor. Klik op “OK” om de instellingen te bevestigen. Als u deze instelling wilt opslaan moet u de ALT toets ingedrukt houden voordat u op “OK” drukt.

Afdrukopdrachten verdelen Wanneer u grote afdrukopdrachten uitvoeren, kan het nodig zijn om deze in kleinere jobs te verdelen. Dit is in PrintShop Mail zeer eenvoudig. 1

Kies de functie “Afdrukken...” in het “Archief” menu:

2

Schakel de optie “Splits opdracht elke” in, en geef het aantal pagina’s per afdrukopdracht aan.

142


3

Wanneer u een document met meerdere pagina’s wilt afdrukken, moet de opsplitsing zodanig zijn, dat deze een geheel aantal documenten bevat. Zonodig wordt het volgende venster getoond:

Kies één van de geboden alternatieven en klik op “OK”.


143

Layout Condities Layout condities maken het mogelijk om, afhankelijk van gegevens in de database, pagina’s door de printer te laten overslaan (SKIP) of niet te bedrukken (BLANK). De functie “Toon Layout Condities” in het “Beeld” menu opent het variabelenvenster en zorgt ervoor dat het tabblad met de layout condities op de voorgrond ligt.

Elke “layout” representeert één pagina in het PrintShop Mail document en heeft precies één expressie, die bepaalt wat de printer met deze pagina moet doen. De expressie voor iedere pagina wordt op dezelfde manier aangelegd als de expressies voor variabele elementen (zie “Databasevelden met variabelen verbinden” op pagina 111), maar het resultaat van de expressie mag alleen de waarden “PRINT”, “BLANK” of “SKIP” zijn. Niet-geldige expressies worden niet geaccepteerd. De standaard expressie voor elke pagina is “PRINT” (zoals in het hierboven getoonde voorbeeld geldt voor de eerste pagina van het document). Fiery FreeForm, Splash DiamondMerge en PrintStreamer ondersteunen de layout condities niet, omdat deze afdruktechnieken met een master document werken. Dit document moet een vast aantal layouts per document hebben, zodat de SKIP expressie niet gebruikt kan worden.

144


Voorbeeld: een reclamefolder Stelt u zich een modewinkel voor, die een mailing wil produceren, waarin de nieuwe voorjaarsmode wordt gepresenteerd. Men wil, naast het algemene voorblad, een apart blad met mode voor vrouwen en mannen afdrukken. Daarnaast wil men, om klanten van buiten de stad te werven, voor deze doelgroep een lunchbon op een extra pagina toevoegen. De database met klantgegevens bevat de nodige informatie om de af te drukken pagina’s aan iedere klant aan te passen. Alle optionele pagina’s (layouts) worden aan het PrintShop Mail document toegevoegd, maar ze worden overgeslagen of afgedrukt aan de hand van de gegevens in de database. Wanneer het geslacht bekend is, wordt alleen de pagina met mode voor mannen (geslacht “M”) of die met mode voor vrouwen (geslacht “V”) afgedrukt. Is het geslacht niet in de database bekend, dan worden beide pagina’s meegestuurd. De laatste pagina van het document bevat de lunchbon. Deze pagina wordt alleen afgedrukt wanneer de klant volgens de database buiten de eigen stad woont. De layout condities voor dit voorbeelddocument zien er alsvolgt uit:


145

SKIP gebruiken met layout herhaling Wanneer meerdere exemplaren van een document op dezelfde pagina worden afgedrukt (zie “Adreslabels voor de mailing maken” op pagina 51), dient men er rekening mee te houden dat het gebruiken van layout condities met SKIP als resultaat tot ongewenste resultaten kan leiden. In bepaalde gevallen zal PrintShop Mail een SKIP als BLANK behandelen om problemen te voorkomen. Het gebruiken van meerzijdige documenten, waarvan meerdere

exemplaren

op

dezelfde

pagina

worden

afgedrukt, en in combinatie met layout condities, dient grondig getest te worden voordat grote afdrukopdrachten worden gestart. Soortgelijke problemen kunnen zich voordoen met documenten die niet op dezelfde afdrukpagina worden herhaald. Ook hierbij kan het voorkomen van een SKIP de volgorde van afgedrukte pagina’s beïnvloeden. Wanneer de pagina-invoer voor uw printer van een bepaald aantal pagina’s per document uitgaat, dient u wellicht een BLANK te gebruiken in plaats van een SKIP. Hierdoor worden evenveel pagina’s door de printer gestuurd als bij een PRINT, maar de BLANK pagina’s worden niet bedrukt en kunnen naderhand uit de uitvoer verwijderd worden.

146


Print Record Maakt het mogelijk om het huidige record zonder het watermerk “PrintShop Mail” af te drukken. Er worden geen tikken van uw krediet afgeboekt.

PPML PPML is de afkorting van Personalized Printing Markup Language. Dit is een standaard beschrijvingstaal, die door producenten van printers, en printsoftware is vastgelegd, om gepersonaliseerd drukwerk eenvoudiger, flexibeler en goedkoper te maken. Een PPML bestand beschrijft de volledige gepersonaliseerde afdrukopdracht. Hierin zijn alle gegevens opgenomen, die voor het afdrukken van de opdracht nodig zijn (de layouts en de geselecteerde variabele gegevens).


147

Het produceren van een PPML bestand wordt in PrintShop Mail gedaan door de functie “Export naar PPML” in het “Archief” menu. Deze functie opent een venster, waarin diverse instellingen voor het PPML bestand kunnen worden gekozen:

Opties voor grafische bestanden Locale verwijzingen invoegen Hierdoor worden de verwijzingen naar grafische bestanden in het PPML bestand ingevoegd als locale verwijzingen (relatief aan de locatie van het PPML bestand). De bestanden worden gezocht op de computer, waar de afdrukopdracht wordt gestart. Het invoegen van locale verwijzingen reduceert de omvang van het PPML bestand sterk (afhankelijk van het aantal gebruikte afbeeldingen). Wanneer de afdrukopdracht op een andere computer wordt gestart, dienen de grafische bestanden op die computer beschikbaar te zijn. Kopieën van beelden aanleggen

148


Hierdoor worden kopieën van de gebruikte grafische bestanden gemaakt, die in dezelfde folder als het PPML bestand worden bewaard. De verwijzingen worden veranderd in verwijzingen naar deze kopieën. Exporteren naar PPML Zip Deze optie wordt gebruikt voor printers, die een PPML Zip bestand verwachten. Het bestand bevat de PPML beschrijving plus kopieën van alle gebruikte grafische bestanden. Geen beelden invoegen In dit geval worden de locale verwijzingen naar gebruikte grafische bestanden aangepast, zodat ze vanuit andere computers bereikbaar zijn. Elke verwijzing wordt voorafgegaan door de markering “http://”. Het bestand kan hierdoor ook vanuit een andere computer via een netwerk opgehaald worden, wanneer de afdrukopdracht vanuit die andere computer wordt gestart.

De Open PrePress Interface gebruiken PrintShop Mail ondersteunt de Open PrePress Interface (OPI) versie 2.0. Deze standaard maakt het mogelijk om afbeeldingen met lage resolutie te gebruiken bij het aanleggen van het PrintShop Mail bestand, en toch afbeeldingen met hoge resolutie te gebruiken voor het afdrukken. De OPI server vervangt de afbeeldingen tijdens (of als voorbereiding op) het afdrukken. Deze techniek maakt een hogere snelheid mogelijk bij het spoolen en afdrukken, omdat de afbeeldingen met lage resolutie minder groot zijn.


149

Het gebruik van de OPI standaard wordt in het instellingenvenster voor het afdrukken ingeschakeld, zoals hieronder getoond:

Bij de CreoScitex VPS afdruktechniek wordt de OPI optie in het getoonde instellingenvenster vervangen door APR. Deze “Automatic Picture Replacement” is alleen beschikbaaar op CreoScitex printers en is equivalent met OPI. Zie “CreoScitex VPS” op pagina 158.

Gebruik van de HotFolder PrintShop Mail 4.3 maakt het mogelijk om het afdrukproces in hoge mate te automatiseren. In plaats van het handmatig openen van een PrintShop Mail bestand en het geven van de afdrukopdracht, kan een zogenaamde HotFolder ingesteld worden. PrintShop Mail controleert dan regelmatig, of zich in deze folder een PrintShop Mail document en een database bestand bevinden. In dat geval wordt het document geopend en, gecombineerd met de gegevens uit de database, afgedrukt.

150


De HotFolder kan ook worden gebruikt om hetzelfde bestand (bijvoorbeeld een mailing) door verschillende gebruikers met verschillende databases te laten afdrukken. De gebruikers hoeven geen toegang tot het PrintShop Mail programma te hebben: ze hoeven alleen de database in de HotFolder te plaatsen, om het afdrukken van de mailing met hun database plaats te laten vinden.

De HotFolder initialiseren 1

Sluit alle PrintShop Mail bestanden af maar beëindig niet het programma.

2

Kies de functie “Voorkeuren” in het “Archief” menu en selecteer de groep “HotFolder”. Dit is de onderste groep in het voorkeurenvenster.

3

Selecteer de HotFolder door de knop aan te klikken en de gewenste folder op te zoeken en aan te wijzen. Sluit vervolgens het voorkeurenvenster.

4

Kies nu de functie “Bewaak HotFolder” in het “Archief” menu. Het PrintShop Mail programma blijft nu actief en zal elke minuut in de aangewezen HotFolder zoeken naar een PrintShop Mail document en een database.

De HotFolder gebruiken 1

Maak een PrintShop Mail document en sla het op in de folder, die als HotFolder is aangemerkt. Omdat het automatisch afdrukken vanuit de HotFolder geen interactie met een gebruiker toelaat, dient u ervoor te zorgen, dat het document geen fouten bevat.


151

Let erop, dat expressies bij bepaalde waarden van variabelen tot fouten kunnen voeren. Test dus het ontwerp voldoende voordat het document in de HotFolder geplaatst en het bewaken van de HotFolder geactiveerd wordt. 2

Plaats een database (met bestandsnaam eindigend op “.DBF”) in de HotFolder. PrintShop Mail combineert het reeds aanwezige PrintShop Mail bestand met de gegevens uit deze database en voert de gepersonalizeerde afdrukopdracht automatisch uit. Naast de HotFolder zelf worden ook de subfolders tot drie niveaus diep doorzocht naar geldige database bestanden.

3

U kunt slechts één PrintShop Mail per HotFolder laten afdrukken. Wanneer u meerdere documenten automatisch wilt laten afdrukken, dient u meerdere PrintShop Mail licenties te hebben en voor iedere HotFolder (dus ieder PrintShop Mail document) een aparte installatie te doen.

4

Wanneer PrintShop Mail een afdrukopdracht heeft uitgevoerd, wordt het gebruikte database bestand naar een andere folder verplaatst. Dit om te voorkomen dat hetzelfde drukwerk nogmaals wordt uitgevoerd. De database bestanden verschijnen in een folder genaamd PSMAIL_PRINTED, die naast de HotFolder verschijnt. Het PrintShop Mail document blijft op dezelfde plek en kan nogmaals gebruikt worden, door eenvoudigweg een nieuwe database in de HotFolder (of subfolders daarvan) te plaatsen.

5

PrintShop Mail schrijft elke handeling in een logfile, ook als bij het controleren van de HotFolder geen geldige database (of PrintShop Mail document) werd gevonden. Deze logfile maakt het

152


mogelijk om te controleren of PrintShop Mail nog werkt: het tijdstip, waarop de logfile het laatst veranderd werd, zou niet langer dan ongeveer een minuut moeten zijn. U vindt de logfile direct naast de HotFolder.


153

154


Appendix

Ondersteunde grafische bestandsformaten PrintShop Mail 4.3 gebruikt QuickTime (versie 4.0 of later) voor het importeren en tonen van grafische bestanden. Dit betekent dat de lijst met ondersteunde grafische formaten afhangt van de versie van QuickTime, die op uw Macintosh beschikbaar is. De lijst voor uw versie is beschikbaar op Apple’s QuickTime website. QuickTime 5.2 ondersteunt QuickDraw PICT, QuickTime Image, MacPaint, Photoshop (versies 2.5 en 3.0), GIF, JPEG, TIFF, Amiga IFF, PCX, Scitex CT en Targa.

Appendix

155

Printtechnologieën CopyPage Deze technologie gebruikt de PostScript CopyPage functie om het opnieuw rasteren van de statische elementen van een pagina bij elke afdruk te vermijden. U kunt met deze methode slechts documenten van één pagina afdrukken. Bovendien kunt u transparantie voor variabele objecten niet toepassen.

Standaard PostScript Deze technologie gebruikt geen enkele PostScript optimalisatie om de verwerkingstijd te verkorten.

156

Appendix

Geoptimaliseerd PostScript Deze technologie gebruikt de PostScript Level 2 Forms, om een snellere verwerkingstijd van variabel drukwerk te bereiken. Dit functioneert met vrijwel alle moderne printers, maar de bereikte afdruksnelheid hangt af van de complexiteit van het document.

Fiery FreeForm Deze technologie is beschikbaar in Fiery ZX RIP’s van de firma EFI. Deze RIP’s realiseren variabel drukwerk in een twee-fasen proces. In eerste instantie drukt u slechts één record af, met als optie “Master”. Er wordt nu een Master in het geheugen van de RIP aangelegd, maar er wordt nog geen pagina afgedrukt. Vervolgens drukt u alle gewenste records af, waarbij u hetzelfde formuliernummer gebruiken, wat voor de Master werd gespecificeerd.

U kunt zowel de Master als Variabelen in één keer printen, door bij “Verstuur” Alles te kiezen, zie voorbeeld:

Appendix

157

Fiery FreeForm 2 Deze technologie komt overeen met Fiery FreeForm maar biedt als extra functionaliteit “page picking” wat inhoudt dat voorwaardelijke pagina’s worden ondersteund, terwijl u ook kunt zien welke masters naar de RIP zijn verzonden.

PrintStreamer Deze technologie verstuurt twee aparte bestanden naar de RIP. Een voor de Master en de andere voor de variable gegevens..

CreoScitex VPS Deze technologie is beschikbaar in een Scitex SX3000 en gebruikt het Variable-Data-System wat in deze RIP is ingebouwd.

158

Appendix

Deze techniek kent een aantal nabewerkingsopties (zoals nieten en binden), die in een apart dialoogvenster kunnen worden ingesteld, wanneer het afdrukken wordt gestart. Een verdere optie in het VPS systeem is de APR (Automatic Picture Replacement) functie. Dit is feitelijk dezelfde techniek als het eerder in deze handleiding beschreven OPI functie (zie pagina 149). Grafische bestanden worden apart naar de RIP gestuurd en daar opgeslagen. Bij het opmaken van een document en het spoolen en versturen naar de RIP worden afbeeldingen met lage resolutie gebruikt; deze worden door de RIP door afbeeldingen met hoge resolutie vervangen wanneer de afdrukopdracht wordt gestart.

Splash DiamondMerge Deze technologie is beschikbaar op DocuPress Ultra printers van de firma Splash. Hetzelfde twee-fasen proces als in de Fiery FreeForm wordt hier gebruikt. Stel eerst de optie “Create Master” in, om daarna met “Use Master” alle gewenste records, onder gebruikmaking van hetzelfde formuliernummer, af te drukken.

Door “Alles” te kiezen worden zowel het Form als de Variabelen in één keer naar de printer gestuurd.

Appendix

159

Splash VI Deze technologie gebruikt het Variable-Information-System van de firma Splash. Gebruik deze technologie wanneer u een Splash printer gebruiken, die niet aan de specificaties van de DocuPress Ultra (met de DiamondMerge technologie) voldoet.

AHT Deze methode voor het realiseren van variabel drukwerk is beschikbaar in Colorflare printers van de firma AHT.

160

Appendix

Barcode functies PrintShop Mail biedt ondersteuning voor het invoegen van barcodes in variabel drukwerk, zoals beschreven in “Barcodes in PrintShop Mail documenten” op pagina 88. PrintShop Mail 4.3 installeert automatisch de benodigde barcode lettertypes op uw Macintosh.

CODABAR ( ,,,) De parameter moet uit numerieke karakters bestaan . Het startteken kan bestaan uit a,b,c,d,t,n,*,e. Het stopteken kan hetzelfde zijn als het startteken. Als u geen stopteken opgeeft, zal het startteken ook hiervoor gebruikt worden. De parameter is een logische waarde, die aangeeft of een controlegetal wel (TRUE) of niet (FALSE) moet worden toegevoegd.

CODE39 ( , ) Deze barcode functie maakt de codering van alle ASCII tekens (behalve bijzondere tekens) mogelijk. Twee controle reeksen worden aan het begin en aan het einde van bijzondere tekens toegevoegd. De te coderen waarde wordt in verwacht; geeft aan, of een controlegetal moet worden toegevoegd (TRUE) of niet (FALSE).

CODE128 ( ) Deze barcode functie codeert alle ASCII tekens (128 tekens) in een formaat, dat twee ingebouwde controlemogelijkheden biedt.

Appendix

161

EAN8( ) EAN8 drukt een barcode volgens de EAN8 standaard af. Deze standaard verwacht een 7-cijferige numerieke code. Eén controlecijfer wordt aan de functie toegevoegd.

EAN13( ) EAN13 drukt een barcode volgens de EAN13 standaard af. Deze standaard verwacht een 12-cijferige numerieke code. Eén controlecijfer wordt aan de functie toegevoegd.

ITF ( , ) ITF hoort tot de 2/5-barcodesfamilie. De decimale cijfers worden in 5 bits gecodeerd, met 4 informatiedragers en een parity-bit. Alleen het cijfer “0” en de start/stop bits zien er iets anders uit. De te coderen waarde in mag alleen cijfers bevatten. De parameter geeft aan, of een controlegetal moet worden toegevoegd (TRUE) of niet (FALSE).

KIX ( , , ) KIX

(KlantIndeX)

is

een

compacte

representatie

van

een

bestemmingsadres, die sinds 1 januari 1999 door PTT Post gebruikt kan worden om post te sorteren. bevat een reeks van minstens 6 alfanumerieke karakters, te beginnen met 4 cijfers. geeft een straatnaam plus huisnummer weer. De straatnaam wordt automatisch weggefilterd. bevat een tweeletterige landcode, die voldoet aan de NEN-ISO 3166 standaard. Voor Nederland wordt “NL” gebruikt.

162

Appendix

Bij de installatie van PrintShop Mail is automatisch een KIX TrueType font aan uw systeem toegevoegd. De eigenschappen van het geplaatste tekstobject moeten zodanig aangepast worden dat een 10-punts versie van dit KIX font gebruikt wordt.

KIX_NL ( , ) KIX_NL is gelijk aan bovenstaande KIX-code, zonder de mogelijkheid om een landcode aan te geven; deze is standaard op “NL” gezet. De KIX_NL kan alleen voor adressen binnen Nederland gebruikt worden.

POSTNET ( ) De “POSTal Numeric Encoding Technique” barcode werd speciaal voor postcodesystemen ontworpen, en kan 5-cijferige (32 streepjes), 9-cijferige (42 streepjes) of 11-cijferige (62 streepjes) postcodes representeren.

POSTNET11 ( , ) POSTNET11 neemt een 9-cijferige postcode (bijvoorbeeld “123456789”) en voegt daar 2-cijfers van een straatadres of afleveradres aan toe. Hierdoor ontstaat een volledige afleveradrescode van 11 cijjfers.

UPCA( , ) UPCA drukt de barcode in volgens de UPCA standaard af. Deze standaard verwacht een 10-cijferige numerieke code met een systeemgetal . Alle cijfers na het 10e worden afgesneden.

Appendix

163

UPCE ( ) UPCE is van UPCA afgeleid door enkele nullen weg te laten.

164

Appendix

AHT 157 Aldus Freehand 58 algemene werkbalk 23 APR 155 argumenten 118 ASC 124, 125

Index

A

B

aanpassen variabele afbeelding variabele tekst 68

69

barcodes 89

CODABAR 158 CODE39, 128 158 EAN8, 13 159 functies 118, 158 ITF 159 KIX 159, 160 POSTNET 160 UPCA, UPCE 160,

ABS (absolute waarde) 124 acceptgiro 91, 93 achtergrond(kleur) 26, 38, 80 Adobe Illustrator 58 adreslabels 52, 53, 97

54 46, 69, 71 bestandsformaat 151 opeenvolging 47 variabele objecten 69 afdrukgebied 59, 95 printvolgorde

afbeeldingen 45,

afdrukken adreslabels 54 bleed marge 99 knockout 84 krediet 10, 17, 20 labels 97 layout herhaling 52 nabewerking 99 opsplitsen 140 overprint 84 papierformaat 54, 99 printtechnologie 96 printvolgorde 54 rapport 96 snijtekens 99 verschuiving 96 vouwlijnen 99

afdrukken zonder database 100 afdrukopdracht splitsen 51, 140 afdrukvoorbeeld 43, 50

Index

161 46, 47, 58, 69, 70 folder voor bestanden 101 grootte 73 informatie 71 instellingen 69 invoegen 23 kader 80 kleur 80 rotatie 76 uitlijnen 76 vergrendelen, ontgrendelen 78 verwijderen 70 bestand plaatsen 31 bestandsformaat 48 bewaren 60 filter favorieten 112 bladeren 25, 62, 64 bleed marge 95, 99, 137 beeldobject 45,

C CCOUNTER 124 CD-ROM 9 CHR 125

165

TODAY 129 vergelijking 133

CODABAR 158 CODE39, 128 158 controle opmaak 135, 136 converteren (database) 108 converteren tekstbestand 34 coördinaten 78 CopyPage 152 COUNTER 100, 125 crediteuren 93

DBF 35, 105, 106 definitie 43, 117, 120,

document

D

aanmaken nieuw 59 open 61

database bestandsformaat 105 bijzondere tekens 106, 109 bladeren 35, 43 DBF 35, 105, 106 DOS-tekens converteren 106, Excel 105 FileMaker 105 filteren 111, 112, 114 formaat 35, 105 grafische bestanden 46, 105 naamgeving 105 ODBC-verbinding 107 openen 33, 106, 107 records kiezen 111 scheidingsteken 107 sorteren 115 tekstbestand 34, 107, 108 variabele gegevens 105, 109 velden 35, 36, 39, 40, 41 velden verbinden 36 veldnamen 104, 105, 107,

120

verbinding met variabelen

datatypes 117 datum DATE 125 formaat 102 functies 118, opmaak 119

166

121

favorieten 123 functienamen 104 functies 44, 117, 118 logische uitdrukking 44 resultaat 43 variabelen 41

110

109

30

document layout 63, 64 document werkbalk 24 documentvenster 24, 25 dongle 10, 17, 20 DOS-tabel 106, 109 draaien van objecten 76 drukken 51 opties 51 pagina opbouw

51

dubbelzijdige opmaak (labels) 97

E EAN8, 13 159 eenheden 78, 95 eerste stappen 29 eigenschappen

63, 64 58, 65 variabelen 65, 68 Excel 105 expressie 120 pagina’s

117,

EPS bestand 31,

F 125

favorieten berekening 122 bewaren 122

Index

definitie 123 filter 112, 114 invoegen 122

H hardware sleutel 10, 17, 20 helpdesk 8 herhaling opmaak (labels) 97 hoofdletters 126, 129 horizontale hulplijnen 73 horizontale lineaal 25 hulplijnen 73, 75, 95

Fiery FreeForm 153 Fiery FreeForm Plus 154 FileMaker 105 filteren (database) 111 filter-favorieten 112, 114 folder voor bestanden 101 font 88, 135 barcode

kleur 75 magnetische sterkte

89

fontgrootte 88 Forms 153 functie-argumenten 118 functienamen 104 functies 44, 117, 118, 120

I IF 125 importeren afbeelding 65 favorieten 123 filter favorieten 114 statische elementen tekst 68

barcode 89, 158 datumweergave 102 OLA’s 91

G geheel getal 126 geheugen reductie 101 Geoptimaliseerd PostScript 153 gereserveerde namen 104 getallen 117, 118 getallenfuncties 118 ABS 124 CCOUNTER 124 COUNTER 125 INT 126 MOD 127 ROUND 128 SGN 128 VAL 129

grafisch bestandsformaat 48, grafische bestanden 101 grootte van objecten 73, 78

Index

75

31

impositioning 137 incassant 93 inspringen (tekstobject) 86, installatie 10

87

bestandslocaties 10 hardware sleutel 17 printer driver 15, 16 PrintShop Mail 12, 13 programmafolder 13 software 12, 13

instellingen printer 51 PrintShop Mail

151

INT 126 interlinie 88 invoegen

94

(variabele) tekstobject acceptgiro’s 91 barcodes 89 filter favorieten 112 pagina’s 62, 63

67

167

statische afbeelding 65 tekstobject 36, 38 variabele afbeelding 45

logische functies 118 IF 125 uitdrukking 44 waarden 117,

ITF 159

LOWER 126 LTRIM 126

K kader 80 KIX 159, 160 kleine letters 126, kleuren 95

M

129

achtergrond 80 CMYK 80 definiëren 82 hulplijnen 75 objectkader 80 opnemen 23 palet 26, 38, 50, 80, 82 randen 26 teksteigenschappen 26 variabele tekst 80 vulkleur 23, 26, 38

knockout 84 krediet 10, 20

L labels 97 LaserWriterdriver 8.x 15 Layout Condities 142 layout document 31, 52,

61, 62, 63, 64, 136 formaat 52, 59 layout herhaling 54 leading 88 LEFT 126 LEN 126 lettertypen 135 licentie 10 liggend (landscape) 59 lijndikte 26, 80 linealen 25

168

118

maateenheid 25 MacLink 65 magnetische sterkte 75 mailing voorbeeld 29 manipuleren van objecten 72 marges (tekstobject) 86, 87 MID 127 MOD 127

N nabewerking 99 namen 104 nieuw document 30, 52, 59 nummering 124, 125, 131 nummeroteur 100, 125

O 54, 59, 60,

object randen 26 transparant

26

objectkader 80 ODBC-verbinding 107 OLA’s 91 ondersteuning 8 ontgrendelen van objecten 78 opeenvolging (afbeeldingen) 47 openen database 106, document 61

108

Index

operatoren 120, 121 opmaak controle 135, 136 opmaak van datum 102 opmaak van teksten 85 opmaakformaat 54, 59, 137 opmaakliniaal 73 overlappende objecten 77 overprint 84

voorkeuren

CopyPage 152 Fiery FreeForm 153 Fiery FreeForm Plus 154 Geoptimaliseerd PostScript (Forms)

153

PrintStreamer 154 Scitex VPS 155 Splash DiamondMerge 156 Splash VI 156 Standaard PostScript 152 UFO Colorflare 157

P pagina opbouw 51 pagina’s 25, 62, 63, 64 paginaformaat 59 papierbak instellen 64 papierformaat 52, 99, 137, 139 plaats afbeelding 58 POS 127 positie van objecten 73, 75, 78 positioneren 32 POSTNET 160 PPD bestand 16 PPML 145 print record 145 printer afdrukgebied 59 papierbak instellen

64

printer driver configuratie 15 instellingen 96 PPD bestand 16

PrintShop Mail adreslabels 52, 53 document 24, 30, 59,

63 drukken 51 installatie 10

kennismaking 29 licentie 10, 20 overzicht 23 starten 14

Index

60, 61, 62,

94

PrintStreamer 154 printtechnologie

printvolgorde 54, 97 prioriteiten 97 programmavensters 23 PROPER 127

Q QuarkXPress 58

R randen kleur 26 lijndikte 26

rapport afdrukken 96 record 43 records filteren 111 records sorteren 115 reduceer afdrukvoorbeeld 101 regelafstand 88 RIGHT 128 rotatie van objecten 76 ROUND 128 RTRIM 128

S samenvoegen velden 41

169

schalen 32, 70 scheidingsteken (database) 107 schuifbalken 24 Scitex VPS 155 selecteren objecten 72 selectie 23, 68 serienummer 100, 125, 131 SGN 128 snijlijnen 137 snijtekens 99 sorteren (database) 115 Splash DiamondMerge 156 Splash VI 156 splits drukopdracht 51, 140 staand (portrait) 59 Standaard PostScript 152 statische afbeeldingen bestandsformaten

CHR 125 LEFT 126 LEN 126 LOWER 126 LTRIM 126 MID 127 POS 127 PROPER 127 RIGHT 128 RTRIM 128 STR 128 TRIM 129 UPPER 129

tekstobject

67, 68, 80

achtergrondkleur 38 eigenschappen 49 grootte 73 inspringen 86, 87 invoegen 23, 36 kleur 80 marges 86, 87 nieuwe regels 73 opmaak 49, 85, 88 rotatie 76 tabliniaal 67, 86 tabs 86, 87 tekstkleur 50, 80 tekststijl 88 tussenruimte 86 uitlijnen 76, 85 vergrendelen,ontgrendelen verplaatsen 72 verwijderen 70

151 58, 65

statische elementen 31, grootte 32 positie 32

STR 128 streepjescode 89, 158 support afdeling 8 systeemvereisten 9

T tab-instellingen 86, 87 tabliniaal 67, 86, 87 Technologie 96 tekst kader 80 kleur 26 uitlijnen 26

tekstbestand als database 34 tekstbewerking 23 teksten 117, 118 teksten samenvoegen 42 tekstfuncties 118 ASC

170

124

36, 38, 39, 41, 43, 58,

78

TODAY 129 transparant object 26 transparantie 84 TRIM 129 tussenruimte (labels) 97

U UFO Colorflare 157

Index

lettertypen 135 variabelen 36, 38,

uitlijnen 26, 85 uitlijning van objecten 76 UPCA, UPCE 160, 161 UPPER 129

109, 110 veldnamen 110

vergrendelen van objecten 78 vergroten 23, 24, 25 verkleinen 23, 24, 25 verplaatsen

V VAL 129 variabele afbeelding 46 variabele afbeeldingen

69, 71, 101, 132

45, 47, 58,

bestandsformaten 151 instellingen 69, 70, 71 verwijzingen 105

variabele elementen 58 variabele gegevens 111, datatypes

120

117

variabele markering 95 variabele tekst 36, 38,

44, 49, 58, 67, 68 opmaak 85, 88 uitlijnen 85 velden verbinden

39, 41, 43,

objecten 72, 77 pagina’s 63, 64

verticale hulplijnen 73 verticale lineaal 25 verwijderen beeldobject 70 pagina’s 62, 64 tekstobject 70

verwijzingen 105 visitekaartjes 97 voorbeeld

definitie 130, 131, 132, een mailing maken 29

133

voorkeuren 94

datumformaat 102 formaat 99 impositioning 137 nummeroteur 100 printer 96 printvolgorde 54, 97 programma 95 variabele afbeeldingen

36

variabele tekstopmaak 132 variabelen 36, 38, 40, 68, 69 afdrukvoorbeeld 43 definitie 43 functies 44 namen 68, 104 namen invoegen 67 verbinding met database

variabelenvenster 45 velden 36 velden samenvoegen 41 velden verbinden 39, 40,

36 veldnamen 40, 110

40, 45, 68, 69,

109

41, 46

voorwaardelijke tekst

132, 133

101 43, 125, 130,

vouwlijnen 95, 99, 137, vragen 8 vulkleur 23, 26, 38

138

tekstobject

venster coördinaten 78 database 36, 40, 109 document layout 63, 64 documentvenster 24

Index

W werkbalken 23,

24

171

Z zoomen 23,

172

25

Index

Handleiding. PrintShop Mail Professionele Mailing-Software voor Apple Macintosh

Recommend Documents