Handleiding Pilootprojecten

Handleiding Pilootprojecten Steun voor strategisch ICT-advies Steun voor strategisch personeelsmanagementadvies

Inhoud 1.

Voorwoord....................................................................................................................................... 3

2.

Beleidscontext ................................................................................................................................. 3

3.

Doelstelling ...................................................................................................................................... 4

4.

5.

3.1

Situering van de maatregel .................................................................................................................... 4

3.1.1

Steun voor strategisch ICT-advies .......................................................................................................... 4

3.1.2

Steun voor strategisch personeelsmanagementadvies ......................................................................... 5

3.2

Operationele doelstelling ....................................................................................................................... 5

Wettelijk kader ................................................................................................................................ 6 4.1.

Vlaams .................................................................................................................................................... 6

4.2.

Europees ................................................................................................................................................ 6

Modaliteiten van de subsidiemaatregel .......................................................................................... 7 5.1.

Wie kan gebruik maken van de subsidie? .............................................................................................. 7

5.2

Waarvoor kan steun gevraagd worden? ................................................................................................ 9

5.2.1

Strategisch ICT-advies ............................................................................................................................ 9

5.2.2

Strategisch personeelsmanagementadvies .......................................................................................... 10

5.2.3

Dienstverleners .................................................................................................................................... 11

5.3

Hoeveel steun kan een onderneming krijgen?..................................................................................... 11

5.4

Hoe de subsidie aanvragen? ................................................................................................................ 12

5.5

Uitbetaling ............................................................................................................................................ 13

5.6

Controle................................................................................................................................................ 13

5.7

Terugvordering ..................................................................................................................................... 14

1. Voorwoord Deze handleiding is bestemd voor kmo’s die een subsidieaanvraag wensen in te dienen voor het verkrijgen van steun voor de aankoop van extern strategisch ICT- of personeelsmanagementadvies. Er zijn ondersteuningsmogelijkheden voor bedrijven die als gevolg van het inkopen van zulke adviezen een onderbouwde keuze maken op het gebied van ICT en/of personeelsmanagement. Hierbij is het de bedoeling dat het advies leidt tot een verbetering van het bedrijfsfunctioneren en/of tot innovatie. Het is van belang dat het advies bedrijfsbreed en financieel onderbouwd is en dat het een invloed heeft op lange termijn.

2. Beleidscontext Het versterken van het strategisch denken op niveau van de bedrijfsvoering van onze kmo’s blijft één van de grote uitdagingen van het Vlaams economisch beleid. Het economisch beleid stelt zich onder andere als doelstelling om ondernemers en ondernemingen aan te moedigen strategisch te denken en te handelen in al hun levensfases. Hiertoe bestaat vandaag al het instrument ‘kmo-portefeuille’ waarbij steun verleend wordt voor de inschakeling van externe dienstverleners die de kmo kunnen bijstaan in de strategievorming. Daarnaast kan ook de interne versterking van kmo’s door middel van de aanwerving van een kennismanager gesubsidieerd worden1. In 2009 werd de kmo-portefeuille gelanceerd. De kmo-portefeuille is een laagdrempelige en interactieve webtoepassing waarlangs ondernemers jaarlijks tot 40.000 euro subsidies kunnen bekomen voor opleiding, advies, strategisch advies, advies internationaal ondernemen, technologieverkenning en coaching die worden ingekocht bij erkende dienstverleners. In 2013 werd de kmo-portefeuille bijgestuurd om deze gerichter in te zetten. Dit is noodzakelijk om in te spelen op de huidige beleidsprioriteiten zoals faillissementspreventie, overname en opvolging van kmo’s en de vergroening van de economie. In de pijler strategisch advies werden nieuwe domeinen gecreëerd en de pijler coaching werd ingevoerd. De pilootprojecten inzake steun voor strategisch ICT- en personeelsmanagementadvies kaderen in de gerichte inzet van de kmo-portefeuille als steuninstrument en werden opgezet met het oog op de structurele uitbreiding van de kmo-portefeuille.

1

Hiervoor kan de kmo een aanwervingspremie aanvragen. Voor meer informatie zie website Agentschap Ondernemen (http://www.agentschapondernemen.be/maatregel/aanwervingspremies-voor-strategische-functies-kmos).

3

3. Doelstelling 3.1 Situering van de maatregel Kmo’s zijn en blijven de motor van de Vlaamse economie. Het is dan ook van strategisch belang om de concurrentiepositie van de Vlaamse kmo telkens opnieuw te consolideren en te versterken. Deze maatregel beoogt dit door een opstap te bieden aan bedrijven die wensen te innoveren en/of hun bedrijfsfunctioneren te verbeteren via het aankopen van extern strategisch ICT- of personeelsmanagementadvies. 3.1.1 Steun voor strategisch ICT-advies Een goede ICT-strategie en infrastructuur zijn onmisbaar voor kmo’s die willen innoveren of hun bedrijfsvoering optimaliseren. Vaak wordt de keuze van de strategie en de daaruit volgende investering onvoldoende voorbereid met continuïteitsbedreigende risico’s tot gevolg. Het is aangewezen om vooraleer tot dure investeringen over te gaan een grondige strategische oefening te maken door het inwinnen van advies bij een professionele dienstverlener op dit gebied. De toegevoegde waarde van dergelijke ondersteuning wordt ook Europees gedeeld. In 2013 werden binnen DG Regio2 enkele Europese workshops rond ICT vouchers georganiseerd hetgeen geleid heeft tot het rapport “SMEs Going Digital - A Blueprint for ICT Innovation Vouchers”3 van 1 oktober 2013: “The Commission services will offer support to facilitate the uptake of ICT innovation vouchers schemes by developing guidelines, presenting examples and best practices and offering training to interested regions and Member States.” In dit rapport wordt het belang onderstreept van de juiste ICT oplossingen binnen kmo’s voor de optimalisatie van de ondernemingsprocessen en de verbetering van de concurrentiële marktpositie. Er wordt hierbij onder meer gedacht aan het uitbreiden van het gebruik van e-commerce, de versterking van de e-skills, alsook de aanwending van nieuwe ICT-gebaseerde business modellen en oplossingen binnen kmo’s. Volgens het onderzoek uitgevoerd naar aanleiding van dit rapport kan de juiste ICT oplossing een belangrijke hefboom betekenen door het aanboren van nieuwe markten, verbeterde marketing en interactie met de klant, gebruik van ‘cloud computing’ en toegang tot gemakkelijkere, snellere rekruteringsmethodes.

2

Het Directoraat-generaal Regio van de Europese Commissie heeft als taak de economische, sociale en territoriale samenhang te versterken door de verschillen in ontwikkeling tussen de regio's en landen van de Europese Unie te verminderen en bij te dragen aan de economische prestaties van de EU als geheel (bron: http://ec.europa.eu/dgs/regional_policy/index_nl.htm). 3

SWD(2013)408F1 [Werkdocument van de diensten van de Commissie “SMEs Going Digital – A Blueprint for ICT Innovation Vouchers” van 1/10/2013], http://ec.europa.eu/digital-agenda/en/ict-innovation-vouchers-scheme-regions.

4

3.1.2 Steun voor strategisch personeelsmanagementadvies De globalisering dwingt Vlaamse kmo’s om steeds verder te professionaliseren. Het inwinnen van een strategisch personeelsmanagementadvies draagt bij tot het uitwerken van een optimaal personeelsbeleid. Een goed onderbouwd personeelsbeleid leidt tot duurzame tewerkstelling van de juiste profielen, wat een belangrijke impact heeft op de concurrentiële marktpositie van de Vlaamse kmo’s. Meer duurzame werkgelegenheid is een topprioriteit voor de sociale partners en de Vlaamse regering opdat de arbeidsmarkt flexibel, kwalitatief en kwantitatief kan voldoen aan de behoeften van de vernieuwende economie. Gezien de bevordering van duurzame tewerkstelling en van ondernemen een geïntegreerde aanpak behoeft, werd het Werkgelegenheidsplan en krachtlijnen voor het Investeringsplan (‘WIP’4) opgesteld. Duurzame werkgelegenheid wordt in het WIP beschreven aan de hand van de term ‘employability’. ‘Employability’ kan in deze context gedefinieerd worden als het vermogen van een werknemer om te veranderen van functie of rol binnen de onderneming of binnen een bepaalde rol te groeien. Dit gebeurt onder meer door de kennis, opleiding, ervaring, vaardigheden, attitudes en kwalificaties van de werknemer te verbeteren met het oog op langere loopbanen. Het verhogen hiervan is zowel van belang voor de werknemer, als voor de onderneming. Voor de werknemer betekent dit persoonlijke en professionele groei wat de loyaliteit voor de onderneming en de tevredenheid op het werk verhoogt. Voor de werkgever is het van belang om de inzetbaarheid en flexibiliteit van de werknemer te vergroten om de snelle evolutie van de techniek, de snelle veroudering van de informatie en de snel veranderende marktomstandigheden op te vangen. Het pilootproject heeft als doel om steun te bieden aan een onderneming bij het inwinnen van een strategisch personeelsmanagementadvies waardoor zowel de concurrentiële marktpositie van Vlaamse kmo’s wordt versterkt, alsook de duurzame tewerkstelling wordt gestimuleerd. 3.2 Operationele doelstelling Met het pilootproject wil de Vlaamse overheid kmo’s financieel ondersteunen bij het inkopen van professioneel, onafhankelijk en neutraal strategisch ICT- en personeelsmanagementadvies met het oog op de optimalisering van de bedrijfsprocessen om zo een concurrentieel voordeel te verwerven en hun marktpositie te versterken. De geleverde strategische adviezen moeten bijdragen tot de juiste keuzes bij het selecteren van oplossingen op het gebied van ICT of personeelsmanagement. Zowel voor het pilootproject ‘strategisch ICTadvies’ als ‘strategisch personeelsmanagementadvies’ bedraagt het budget 1.000.000 euro. Deze projecten lopen tot einde 2015.

4

Werkgelegenheidsplan en krachtlijnen voor het Investeringsplan www.agentschapondernemen.be/beleid/werkgelegenheids-en-investeringsplan-wip.

(‘WIP’),

18

december

2009,

5

4. Wettelijk kader 4.1.

Vlaams

De juridische grondslag voor de pilootprojecten bestaat uit volgende bepalingen: - Art. 41, §4, c) van het decreet van 21 december 2001 houdende de bepalingen tot begeleiding van de begroting 2002, dat bepaalt dat het Hermesfonds alle uitgaven voor zijn rekening neemt die voortvloeien uit elke andere uitgave die kadert in het sociaal, economisch en regionaal beleid van de Vlaamse Regering. - Art. 121, 4° lid, van het decreet van 21 december 2012 houdende de algemene uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap voor het begrotingsjaar 2013, waarin wordt bepaald dat de minister, bevoegd voor de Economie, een delegatie heeft om uitgaven kleiner of gelijk aan 500.000 euro die passen in het sociaal, economisch en regionaal beleid van de Vlaamse regering, aan te gaan. Een strategisch advies is een advies dat betrekking heeft op een kantelmoment binnen de onderneming en dat leidt tot beslissingen waarvan de gevolgen moeilijk omkeerbaar zijn. Dit betekent dat het advies een langetermijnoplossing biedt die invloed heeft op de hele organisatie. Een strategisch ICT-advies is een strategisch advies waarbij naast de economische ook de technische haalbaarheid van een ICT-gerelateerd project wordt beoordeeld. Het project streeft naar een oplossing voor een bedrijfsbreed vraagstuk waarin ICT een belangrijke rol speelt, gesitueerd binnen de huidige of toekomstige bedrijfsactiviteiten. Strategisch personeelsmanagement is het beleid waarmee het menselijk kapitaal van een onderneming duurzaam wordt ingezet ter ondersteuning van de globale organisatiestrategie op de lange termijn. Een strategisch personeelsmanagementadvies is een advies met betrekking tot het opzetten of hervormen van het strategisch personeelsmanagement. Het advies is een neerslag van schriftelijke, specifieke, waardevolle raadgevingen en aanbevelingen verleend door een externe dienstverlener. Het strategisch advies bestaat minstens uit een analyse van de probleemstelling, een eigenlijk advies en een implementatieplan.

4.2.

Europees

De steun die in het kader van deze subsidiemaatregel wordt gegeven wordt beschouwd als ‘deminimissteun’, zoals bepaald in verordening (EG) nr. 1407/2013 van de Commissie van 18 december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen 87 en 88 van het Verdrag op de-minimissteun (Publicatieblad van 24 december 2013, L 352), en alle latere wijzigingen van die verordening. De ‘de-minimis’ regeling biedt de mogelijkheid om steun toe te kennen aan ondernemingen gelimiteerd tot 200.000 euro per 3 jaar. De periode van 3 jaar heeft een rollend karakter. Het is belangrijk te weten dat alle overheidssteun die onder ‘de-minimis’ valt meetelt om te bepalen of de limiet van 200.000 euro per 3 jaar

6

al dan niet overschreden wordt. Indien de onderneming een verbonden onderneming is 5, gelden deze ‘de minimis’-drempels voor het groepsniveau van de verbonden ondernemingen.

5. Modaliteiten van de subsidiemaatregel Kleine en middelgrote ondernemingen die een strategisch ICT- of personeelsmanagementadvies inwinnen bij een externe dienstverlener kunnen hiervoor een subsidie aanvragen. Wie kan gebruik maken van de subsidie?

5.1.

Kleine en middelgrote ondernemingen uit de privésector, met een uitbatingszetel in het Vlaams Gewest met een aanvaarde hoofdactiviteit.  Een onderneming wordt gedefinieerd als: De natuurlijke personen die koopman zijn of een zelfstandig beroep uitoefenen, handelsvennootschappen met rechtspersoonlijkheid van privaat recht, burgerlijke vennootschappen met handelsvorm van privaat recht, en buitenlandse ondernemingen met een gelijkaardig statuut, die beschikken over een exploitatiezetel in het Vlaamse Gewest.  De grootte van de onderneming wordt bepaald aan de hand van de Europese kmo- definitie zoals vermeld in bijlage I van de algemene groepsvrijstellingsverordening6. o

Kleine ondernemingen: ondernemingen die cumulatief aan al de volgende voorwaarden voldoen: a) minder dan 50 werkzame personen tewerkstellen; b) een jaaromzet of een jaarlijks balanstotaal hebben van maximaal 10 miljoen euro; c) beantwoorden aan het zelfstandigheidscriterium

o

Middelgrote ondernemingen: ondernemingen die cumulatief aan al de volgende voorwaarden voldoen: a) minder dan 250 werkzame personen tewerkstellen; b) een jaaromzet hebben van maximaal 50 miljoen euro, of een jaarlijks balanstotaal van maximaal 43 miljoen euro; c) beantwoorden aan het zelfstandigheidscriterium d) geen kleine onderneming zijn;

5 Verbonden ondernemingen worden gedefinieerd in bijlage I van de verordening (EG) nr. 800/2008 van de Commissie van 6 augustus 2008 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 87 en 88 van het Verdrag met de gemeenschappelijke markt verenigbaar worden verklaard (Publicatieblad van 9 augustus 2008, L 214), en latere wijzigingen

6 Bijlage I van de verordening (EG) nr. 800/2008 van de Commissie van 6 augustus 2008 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 87 en 88 van het Verdrag met de gemeenschappelijke markt verenigbaar worden verklaard (Publicatieblad van 9 augustus 2008, L 214), en latere wijzigingen

7

De grootte wordt vastgesteld op basis van een verklaring op erewoord van de onderneming en op basis van de onderstaande bepalingen: o

De gegevens voor de berekening van de jaaromzet, het balanstotaal en het aantal werkzame personen worden vastgesteld op basis van de laatste jaarrekening die bij de Nationale Bank van België is neergelegd voor de indieningsdatum van de steunaanvraag, en die beschikbaar is via een centrale databank. Om de omzet te berekenen, wordt een boekjaar van meer of minder dan twaalf maanden herberekend tot een periode van twaalf maanden.

o

Voor ondernemingen die geen jaarrekening moeten opmaken, worden de gegevens voor de berekening van de jaaromzet vastgesteld op basis van de laatste aangifte bij de directe belastingen voor de indieningsdatum van de steunaanvraag. De gegevens voor de berekening van het aantal werkzame personen worden in dat geval vastgesteld aan de hand van het aantal werknemers die in de onderneming waren tewerkgesteld gedurende de laatste vier kwartalen die de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid kan attesteren voor de indieningsdatum van de steunaanvraag.

o

Bij recent opgerichte ondernemingen, waarvan de eerste jaarrekening nog niet is neergelegd en de eerste fiscale aangifte nog niet is gebeurd, worden de gegevens vastgesteld op basis van een financieel plan van het eerste productiejaar.

 Uitsluitend ondernemingen uit de privésector komen in aanmerking. Er kan geen steun verleend worden aan ondernemingen als een administratieve overheid als vermeld in artikel 14 van de gecoördineerde wetten op de Raad van State of een buitenlandse vergelijkbare administratieve overheid, over een dominerende invloed beschikt. Er is een vermoeden van dominerende invloed als de onderneming voor 25% of meer van het kapitaal of de stemrechten rechtstreeks of onrechtstreeks in handen is van de administratieve overheid. Dat vermoeden kan worden weerlegd als de onderneming kan aantonen dat de administratieve overheid, vermeld in het eerste lid, in werkelijkheid geen dominerende invloed uitoefent op het beleid van de onderneming.  Uitsluitend ondernemingen met een aanvaardbare hoofdactiviteit zoals opgenomen in bijlage komen in aanmerking. De hoofdactiviteit van de onderneming is de activiteit die als dusdanig is opgenomen in de Kruispuntbank van Ondernemingen en die het grootste gedeelte van de omzet vertegenwoordigt.  Er wordt geen steun verleend aan ondernemingen die niet voldoen aan de regelgeving die van toepassing is in het Vlaamse Gewest.  De onderneming mag op de indieningsdatum van de steunaanvraag geen achterstallige schulden bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid hebben. Als achterstallige schulden wordt beschouwd een achterstal vanaf 3000 euro. Een afbetalingsplan dat gerespecteerd wordt, wordt evenwel niet beschouwd als achterstallige schulden.  De onderneming mag op de indieningsdatum van de steunaanvraag geen procedure op basis van Europees of nationaal recht lopen hebben waarbij een toegekende steun wordt teruggevorderd. 8

5.2 Waarvoor kan steun gevraagd worden? Er kan steun aangevraagd worden voor een strategisch ICT-advies personeelsmanagementadvies dat wordt ingekocht bij externe dienstverleners. 5.2.1

of

een

strategisch

Strategisch ICT-advies

Het inwinnen van een strategisch, onafhankelijk en neutraal ICT-advies moet de kmo stimuleren om ICT in te zetten als strategisch instrument binnen de onderneming en op die wijze de ondernemingsprocessen te optimaliseren. Het draagt ook bij tot de afstemming van de ICT-processen van de onderneming op de lange termijn. Een strategisch ICT-advies is een neerslag van schriftelijke, specifieke, waardevolle raadgevingen en aanbevelingen verleend door een externe dienstverlener. Het strategisch ICT-advies moet volgende elementen bevatten:  de probleemstelling: een omschrijving van het bedrijfsbreed vraagstuk waarin ICT een belangrijke rol speelt;  een systematisch opgezette en afgeronde analyse van de probleemstelling;  het eigenlijk advies, op basis van de analyse: een oplossing voor de probleemstelling samen met een beoordeling van de economische en technische de haalbaarheid van de oplossing;  een implementatieplan, eventueel met begeleiding bij de implementatie. Het advies biedt een langetermijnoplossing die invloed heeft op de hele onderneming en is uitsluitend of hoofdzakelijk gericht op het verbeteren van het huidige of toekomstige bedrijfsfunctioneren van de steunvragende onderneming. Het strategisch ICT-advies draagt bij tot de versterking, groei of transformatie van de onderneming. De dienstverlener adviseert welke ICT-diensten meest geschikt zijn voor een kmo aan de hand van de bestaande ICT processen in de onderneming. Dit is bedoeld om “business as usual” activiteiten uit te sluiten, net als te geavanceerde oplossingen die niet opportuun zijn in het licht van het bestaande business model van de steunvragende onderneming. Wettelijk verplichte adviezen, adviezen van permanente of periodieke aard, adviezen die behoren tot de gewone bedrijfsuitgaven en reguliere bedrijfsuitgaven, zoals het updaten van de standaard-ITinfrastructuur van de onderneming, komen niet in aanmerking voor steun.

9

5.2.2

Strategisch personeelsmanagementadvies

Strategisch personeelsmanagement is het beleid waarmee het menselijk kapitaal van een onderneming duurzaam wordt ingezet ter ondersteuning van de globale organisatiestrategie op de lange termijn. Een strategisch personeelsmanagementadvies is een advies met betrekking tot het opzetten of hervormen van het strategisch personeelsmanagement. Het advies is een neerslag van schriftelijke, specifieke, waardevolle raadgevingen en aanbevelingen verleend door een externe dienstverlener. Het strategisch advies bestaat minstens uit een analyse van de probleemstelling, een eigenlijk advies en een implementatieplan. Het strategisch personeelsmanagementadvies moet volgende elementen bevatten:  Beschrijving van het huidig personeelsbestand naar diverse persoonskenmerken (geslacht, leeftijd, opleidingsniveau, anciënniteit, buitenlandse origine, arbeidshandicap, kansengroepen) en welke uitdagingen hierin vervat zitten7 om het huidig personeelsbestand te integreren/transformeren naar het resultaat dat wordt vooropgesteld in het strategisch advies.  Bedrijfsstrategie vertaald naar een strategisch en duurzaam personeelsmanagementplan (hoeveel mensen nodig met welke competenties). Dit plan bevat een langetermijnanalyse van de impact van minstens vier van de vijf deelaspecten van de bedrijfsstrategie m.b.t. personeelsmanagement (zie tabel hieronder). Deelaspecten bedrijfsstrategie m.b.t. personeelsmanagement

1.

1. Instroom

2.

3. Uitstroom

4. Werkbaar werk

5.Arbeidsorganisatie

Werving

Ontwikkeling

Kennisretentie

Werkvermogen

Structuur

Selectie

Feedback

Ontslag

Werkstress

Systemen

Loopbanen

Outplacement

Werk-privé balans

Processen

Evaluatie

Leren

Leidinggeven

Beloning

Motiveren

Onthaal

.

2. Doorstroom

Begeleiding voor nieuwe medewerker Stages

Motivatie Werkplekleren

Competentie- en talent management Coaching

7

Bijvoorbeeld naderende pensioenleeftijd van een belangrijk deel van het personeelsbestand.

10

 Implementatieplan: Stappenplan personeelsmanagementplan

voor

de

realisatie

van

het

strategisch

Het advies biedt een langetermijnoplossing die invloed heeft op de hele onderneming en is uitsluitend of hoofdzakelijk gericht op het verbeteren van het huidige of toekomstige bedrijfsfunctioneren van de steunvragende onderneming. Het strategisch personeelsmanagementadvies draagt bij tot de versterking, groei of transformatie van de onderneming in Vlaanderen. Wettelijk verplichte adviezen, adviezen van permanente of periodieke aard en adviezen die behoren tot de gewone bedrijfsuitgaven van de onderneming komen niet in aanmerking voor steun. 5.2.3

Dienstverleners

Om in het kader van de kmo-portefeuille diensten te kunnen verlenen aan kmo’s of zelfstandigen moeten dienstverleners erkend zijn. In het kader van de pilootprojecten inzake steun voor strategisch ICT- en personeelsmanagementadvies worden echter ook niet-erkende externe dienstverleners toegelaten. Voor strategisch advies komen enkel private dienstverleners in aanmerking. Het optreden als dienstverlener in het kader van de pilootprojecten inzake steun voor strategisch ICT- en personeelsmanagementadvies impliceert evenwel geen automatische erkenning als dienstverlener in het geval dat de pilootprojecten geïntegreerd worden in de kmo-portefeuille. De dienstverlener die de ondernemerschapsbevorderende diensten levert mag geen dienstverlener zijn van wie de erkenning in het kader van de kmo-portefeuille is geschorst of ingetrokken op het moment van de aanvraag. De dienstverlener die de ondernemerschapsbevorderende diensten levert, moet een derde ten aanzien van de onderneming zijn. Aan die voorwaarde is niet voldaan als een van de volgende gevallen zich voordoet:  De onderneming heeft rechtstreeks of onrechtstreeks stemrechten of kapitaal van de dienstverlener in handen.  De dienstverlener heeft rechtstreeks of onrechtstreeks stemrechten of kapitaal van de onderneming in handen.  De dienstverlener en de onderneming hebben minstens één gemeenschappelijke zaakvoerder, bestuurder, werknemer of aandeelhouder.  De zaakvoerders, bestuurders of aandeelhouders van de onderneming en de dienstverlener zijn met elkaar verbonden als echtgenoten, als bloedverwanten tot en met de tweede graad of door samenwoning. 5.3 Hoeveel steun kan een onderneming krijgen? Binnen deze maatregel kan de onderneming een steunaanvraag indienen voor strategisch ICT-advies en/of een strategisch personeelsmanagementadvies. Het minimale projectbedrag voor een strategisch ICT-advies of personeelsmanagementadvies bedraagt 7.500 euro.

11

De steun voor strategisch advies bedraagt 50% van de subsidiabele advieskost en is beperkt tot maximaal 25.000 euro per advies. De subsidiabele advieskost is maximaal het bedrag vermeld in de overeenkomst met de dienstverlener, na aftrek van de niet in aanmerking komende kosten en diensten. Enkel de eigenlijke advieskosten komen in aanmerking. Er wordt dus steun toegekend voor prestaties exclusief btw en exclusief de bedragen van de facturen waar tegenover geen geleverde prestaties staan. Een onderneming kan maximaal voor één strategisch ICT-advies en voor één strategisch personeelsmanagementadvies een subsidie krijgen. Per overeenkomst met een dienstverlener kan slechts één subsidieaanvraag worden ingediend. 5.4 Hoe de subsidie aanvragen? De onderneming dient de subsidieaanvraag in nadat deze met een externe private dienstverlener een overeenkomst heeft afgesloten. De dienstverlener mag vóór het indienen van de aanvraag door de steunvragende onderneming evenwel nog niet starten met de uitvoering van de overeenkomst, m.a.w. met de prestaties van de eigenlijke dienstverlening. Indien dit het geval is, komt het adviesproject niet in aanmerking voor steuntoekenning De subsidie wordt aangevraagd door het indienen van het aanvraagformulier, zoals beschikbaar op de website van het Agentschap Ondernemen,8 met als bijlage een kopie van de overeenkomst met de dienstverlener. De indiening gebeurt elektronisch via [email protected]. De overeenkomst moet minstens de volgende elementen bevatten:      

Op welke vraagstelling binnen de onderneming moet het strategisch advies een antwoord kunnen bieden? Wat is het te bereiken einddoel van het strategisch advies? Omschrijving van de prestaties die zullen worden geleverd: geef in de overeenkomst een gedetailleerde beschrijving van het plan van aanpak en de methodiek die zal toegepast worden. Een inschatting van het totaal aantal adviesdagen met een opdeling van de kosten per fase met vermelding van het uurtarief. De totaalprijs van het advies. Een beschrijving van de dienstverlener indien het advies geleverd word door een niet-erkende dienstverlener.

Na het indienen van de subsidieaanvraag kan de uitvoering van de overeenkomst met dienstverlener tot het verlenen van het strategisch advies vervolgens starten.

8

www.agentschapondernemen.be/pilootprojecten

12

De aanvraag tot steuntoekenning wordt beoordeeld door het Agentschap Ondernemen op basis van het aanvraagformulier en de overeenkomst met de gekozen dienstverlener. Eventueel kan gevraagd worden om bijkomende toelichting te geven. De beslissing wordt betekend aan de steunvragende kmo. De adviesopdracht moet voltooid zijn binnen de 18 maanden na de beslissingsdatum van de steunaanvraag. Concreet betekent dit dat het eindrapport door de dienstverlener aan de steunvragende kmo binnen deze termijn moet opgeleverd worden. 5.5Uitbetaling Na de beslissing tot steuntoekenning, dient de onderneming de uitbetaling van de drie steunschijven schriftelijk aan te vragen. De uitbetalingsaanvragen worden hetzij opgestuurd aan Agentschap Ondernemen, Dienst kmo-portefeuille, Koning Albert II-laan 35 bus 12, 1030 Brussel, hetzij elektronisch ingediend via [email protected]. De aanvragen moeten de nodige stavingstukken bevatten, zoals hierna vermeld. De drie uitbetalingen moeten aangevraagd worden binnen de 24 maanden na de datum van de beslissing9. Indien de onderneming de betaling te laat, zonder of met onvoldoende/onjuiste motivatie aanvraagt vervalt de steuntoekenning, zonder dat beroep tegen deze beslissing mogelijk is. De betalingen gebeuren op het door de onderneming opgegeven rekeningnummer in SEPA-formaat. De toegekende steun wordt als volgt uitbetaald:  30% bij de start van het adviesproject waarbij de onderneming op eer10 verklaart dat het adviesproject werd opgestart,  30% van zodra 60% van de adviesprestaties geleverd zijn waarbij de onderneming door middel van een tussentijdse factuur of facturen en prestatiestaten van de dienstverlener dit aantoont,  40% bij afronding van het adviesproject waarbij de onderneming de eindfactuur en het eindrapport van de dienstverlener voorlegt. Vooraleer de saldoschijf van 40% van de steun kan worden uitbetaald, moet het eindrapport worden voorgelegd aan het Agentschap Ondernemen die deze zal beoordelen naar conformiteit met de goedgekeurde overeenkomst en de vigerende reglementering. Indien de benodigde documenten niet, of te laat bezorgd worden, of niet conform zijn, kan er beslist worden om de schijven niet uit te betalen. 5.6Controle Behoudens de bevoegdheden van het Rekenhof en de Inspectie van Financiën is het Agentschap Ondernemen belast met de controle op de aanwending van deze subsidie. 9

De datum van de brief met de betekening van de beslissing aan de onderneming geldt als datum van de beslissing.

10

De verklaring op eer vindt u op het aanvraagformulier (http://www.agentschapondernemen.be/artikel/hoe-vraag-ik-steun-voor-

een-strategisch-ict-personeelsmanagementadvies-aan). Deze moet ondertekend, gedateerd en ingevuld zijn door de ondernemer.

13

Het Agentschap Ondernemen kan, vanaf het ogenblik dat de onderneming de subsidieaanvraag heeft ingediend, controleren of de wetgeving wordt nageleefd door de onderneming en de dienstverlener. Het agentschap kan voor die controletaak een beroep doen op derden. Die controle kan het volgende tot gevolg hebben: 1° de gevraagde subsidie wordt niet toegekend; 2° de toegekende subsidie wordt geheel of gedeeltelijk teruggevorderd; 3° de toegekende subsidie wordt herzien. 5.7Terugvordering De subsidie wordt teruggevorderd van de onderneming binnen vijf jaar na de datum van de subsidieaanvraag11 , als de onderneming:   

De wettelijke informatie- en raadplegingsprocedures niet naleeft bij collectief ontslag; De voorwaarden vermeld in deze handleiding niet naleeft Geen eindrapport voorlegt aan het Agentschap Ondernemen binnen de 24 maanden na de beslissing tot steuntoekenning.

In geval van terugvordering wordt de Europese referentierentevoet voor terugvordering van onrechtmatig verleende staatssteun toegepast.

Bijlage 1 : lijst van aanvaardbare hoofdactiviteiten op basis van NACE codes (NACEBEL 2008): zie http://www.agentschapondernemen.be/artikel/hoe-vraag-ik-steun-voor-een-strategisch-ictpersoneelsmanagementadvies-aan

11

Met behoud van de toepassing van de bepalingen in de wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof, het decreet van 8 juli 2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof en de wet van 7 juni 1994 tot wijziging van het koninklijk besluit van 31 mei 1933 betreffende de verklaringen te doen in verband met subsidies, vergoedingen en toelagen van elke aard, die geheel of gedeeltelijk ten laste zijn van de Staat.

14