Handleiding Organizer

Handleiding Organizer 16.2.0

UNIT4 Accountancy B.V. De Schutterij 27 Postbus 755 3900 AT Veenendaal Telefoon algemeen: 0318-581600 Telefoon Servicedesk: 0318-581750 E-mail: [email protected] Selfservicesite: https://my.unit4.com

Copyright © 2013 UNIT4 Accountancy B.V., Veenendaal, Nederland Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van UNIT4 Accountancy B.V. De informatie in deze uitgave kan zonder enige voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. Tenzij anders vermeld, zijn alle in deze uitgave vermelde bedrijven, personen, gegevens en adressen fictief. Hoewel bij de uitgave van dit document de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt UNIT4 Accountancy B.V. deswege geen aansprakelijkheid. Alle in deze uitgave genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

INHOUDSOPGAVE 1.

Organizer

1

2. 2.1. 2.2.

Systeemonderhoud Relatiebeheer - Organizer Relatiebeheer - Organizer 2

2 2 4

3.

Soorten organizer-item

6

4. 4.1.

Statussen organizer-item Status agenda-onderdelen bekijken in de Organizer

7 9

5. 5.1. 5.2. 5.3.

Weergave organizer Agendaweergave Gridweergave Kantooragenda

11 11 16 17

6. 6.1.1. 6.1.2. 6.1.3. 6.1.4. 6.1.5.

Organizeropties Algemeen Agenda E-mailhandtekening Taak Organizerkleuren

18 18 19 20 22 23

7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. 7.8.1. 7.8.2. 7.8.3. 7.8.4. 7.9.

Een nieuw organizer-item maken Afspraak - Eigenschappen Afspraak - Beschikbaar Bericht Fax Poststuk Taak Notitie Repeterende afspraken en taken Een repeterende afspraak toevoegen Een repeterende afspraak/taak wijzigen Repeterende afspraken/taken verwijderen Synchroniseren met Outlook E-mail sjabloon gebruiken in organizer-bericht

24 27 30 30 31 32 33 34 35 35 36 37 38 38

8.

Een organizer-item openen

43

9. 9.1. 9.2.

Een organizer-item wijzigen Een item verplaatsen Status wijzigen

44 44 45

10. 10.1.

Organizer-items verwijderen Organizer-items verwijderen uit Outlook

47 47

11.

Elektronisch cliëntdossier

49

12.

Agendabeheer

51

13. 13.1.

Aanvullende gegevens Velden toevoegen

53 53

14. 14.1. 14.2. 14.3. 14.4.

Koppeling met Microsoft Outlook Inrichting Inrichting archiveren e-mails Van en naar Outlook Archiveren e-mail

58 58 63 64 66

15. 15.1. 15.2. 15.3.

Direct e-mail versturen E-mail versturen vanuit de cliëntgrid E-mail versturen vanuit de grid via Outlook E-mail versturen vanuit de cliënt- of gebruikerskaart

69 69 71 72

16.

Index

75

1.

ORGANIZER

Met de organizer kunt u afspraken, berichten, faxen, poststukken, taken en notities (verder aangeduid als organizer-items) vastleggen en nagaan welke organizer-items voor uw cliënten en/of medewerkers geregistreerd zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld in een oogopslag de afspraken zien van meerdere medewerkers die bij verschillende afdelingen horen en kunt u aangeven dat in de agenda niet alleen de afspraken getoond worden maar ook de taken. Bij de cliënt ziet u alle voor hem vastgelegde items, zodat u in één venster het elektronisch dossier ter beschikking hebt. Ook kunt u voor de organizer-items zelf velden definiëren waarin u extra informatie vastlegt. Als u bij de gebruikers via het tabblad Personele gegevens, groep Algemeen en dan Gebruikers in het onderdeel "Parameters" bij het tabblad Relatiebeheer het veld Connectie met Outlook geactiveerd hebt geselecteerd, dan kunnen de gemaakte afspraken, berichten en taken ook vastgelegd worden in Outlook.


Pagina 1 van 75

2.

SYSTEEMONDERHOUD

Voor de organizer kunnen een aantal systeeminstellingen opgegeven worden. Dit zal in de regel door een van onze consultants gedaan worden. Mocht het later nodig zijn de systeeminstellingen te wijzigen, dan kunt u dit doen via de knop en dan Onderhoud, Systeemonderhoud in het onderdeel "Relatiebeheer" in het tabblad Organizer.

2.1.

Relatiebeheer - Organizer

Standaardinstellingen voor synchronisatie met Outlook Om een afspraak en taak op te kunnen slaan in UNIT4 Business Suite moet aangegeven worden welk soort item aan de afspraak en taak gekoppeld moet worden. Welke itemsoort standaard aan een afspraak en een taak gekoppeld wordt, geeft u aan in de velden Afspraaksoort en Taaksoort.


Pagina 2 van 75

Items ook verwijderen uit Outlook Standaard worden afspraken en taken die zijn toegevoegd in Outlook en die naderhand in de organizer zijn verwijderd, niet verwijderd in Outlook. Wilt u dat deze verwijderde items ook in Outlook verwijderd worden, dan selecteert u deze optie. Standaardinstellingen voor archivering van e-mail E-mailsoort (IN) In dit veld selecteert u het soort organizer-item dat aan een e-mail die u van een cliënt hebt ontvangen, gekoppeld wordt. E-mailsoort (UIT) Hier selecteert u het soort organizer-item dat aan een e-mail die u aan een cliënt hebt gestuurd, gekoppeld wordt. Gebruiker (Van / Aan) Hier selecteert u de gebruiker die de e-mail verstuurd / ontvangen heeft. E-mailstatus In dit veld geeft u aan wat de standaardstatus is die een gearchiveerde e-mail moet krijgen. Vult u hier geen status in, dan krijgt een gearchiveerde e-mail de status "Ongelezen". Status organizeritems aanpassen Als een gebruiker rechten heeft om een afspraak te wijzigen die een andere gebruiker had gemaakt(zie "Agendabeheer" op pagina 51), dan geeft u door het selecteren van de optie Status organizeritems aanpassen aan dat de gebruiker met deze rechten ook de status kan wijzigen van een afspraak die een andere gebruiker gemaakt heeft. Poststuknummering Door het aanvinken van het betreffende selectievakje geeft u aan dat bij het aanmaken van een inkomend en/of uitgaand poststuk automatisch een nummer moet worden toegekend. In het eerste veld kunt u een voorlooptekst invullen, bijvoorbeeld IN of 2008I (maximaal zes posities). In het tweede veld geeft u de startwaarde van de poststuknummering op. Het eerste poststuk dat u aanmaakt nadat de hier ingevulde gegevens zijn opgeslagen, krijgt dan het volgende poststuknummer: startwaarde + 1.


Pagina 3 van 75

2.2.

Relatiebeheer - Organizer 2

In dit venster kunt u standaard Organizer-soorten vastleggen. Deze soorten zijn vervolgens standaard ingevuld in het veld Soort in het organizer-item dat u wilt versturen. Standaard Organizer soorten voor nieuwe items Afspraaksoort Selecteer hier de standaardafspraaksoort die u standaard gebruikt voor organizer-items. Berichtsoort Selecteer hier de standaardberichtsoort die u standaard gebruikt voor organizer-items. Faxsoort Selecteer hier de standaardfaxsoort die u standaard gebruikt voor organizer-items. Poststuksoort Selecteer hier de standaardpoststuksoort die u standaard gebruikt voor organizer-items. Taaksoort Selecteer hier de standaardtaaksoort die u standaard gebruikt voor organizer-items.


Pagina 4 van 75

Notitiesoort Selecteer hier de standaardnotitiesoort die u standaard gebruikt voor organizer-items. Als er nog geen organizersoorten zijn, maakt u deze aan in het venster "Soorten organizer-item" via de knop . Standaard e-mail sjabloon E-mailsjabloon In dit veld selecteert u een e-mailsjabloon dat wordt meegezonden met het organizersoort 'Berichten'. Een sjabloon bevat een standaardtekst voor de cliënt die de e-mail ontvangt. Als er nog geen sjablonen zijn, kunt u deze aanmaken via het tabblad Algemeen, groep Algemeen en dan E-mail-sjablonen.


Pagina 5 van 75

3.

SOORTEN ORGANIZER-ITEM

Voordat u een nieuw organizer-item kunt vastleggen, moeten de soorten organizer-item ingevoerd zijn. Deze gegevens worden in de regel door een van onze consultants ingevoerd. Als u deze gegevens wilt wijzigen of verwijderen of gegevens wilt toevoegen, dan doet u dit via het tabblad Relatiebeheer, groep Algemeen en dan Algemeen, Soorten organizer-item.

Als u een organizer-item toevoegt, dan verschijnt het volgende venster:

In het veld Nummer kunt u een nummer invullen dat u kunt gebruiken als selectieveld in de grid.


Pagina 6 van 75

4.

STATUSSEN ORGANIZER-ITEM

Aan de organizer-items zoals afspraken of berichten wordt een status toegekend. Hiermee kan worden geregistreerd in welke fase de afhandeling is. De volgende statussen zijn bijvoorbeeld mogelijk: "Niet gelezen", "Gelezen", "In behandeling", "Afgehandeld" en "Verwijderd". Een contactsoort krijgt standaard de status "Niet gelezen". Statussen kunt u toevoegen via het tabblad Relatiebeheer, groep Algemeen, Algemeen en dan Statussen organizer-item.

Als u een status toevoegt, dan komt u in het volgende venster:


Pagina 7 van 75

Omschrijving U vult in dit veld de omschrijving van de status in. Niveau Aan elke status wordt een niveau toegekend, waarbij er per niveau maximaal één status aanwezig mag zijn. Het laagste niveau hierbij is "0". Let op: U kunt een organizer-item met een hogere status terugzetten naar een lagere status. Ook kunt u een organizer-item met een lagere status een hogere status geven. Het terugzetten naar de status "Niet gelezen" is echter niet mogelijk. Verwijderbaar Als u een organizer (bijvoorbeeld afspraak) wilt verwijderen, dan moet deze een status hebben die te verwijderen is. Dit geeft u aan door het selecteren van de optie Verwijderbaar (voor het verwijderen van een organizer-item, (zie "Status wijzigen" op pagina 45). Een item dat een status heeft waarvan u hebt aangegeven dat deze verwijderbaar is, wordt niet in de agendaweegave getoond. In de gridweergave is dit item wel te zien. Notificeren Bij het (zie "Afspraak - Eigenschappen" op pagina 27) en (zie "Taak" op pagina 33) is het mogelijk een signaleertijd op te geven. Als de afspraak of taak een contactsoortstatus heeft waarbij de optie Notificeren geselecteerd is, dan wordt van deze signaleertijd gebruik gemaakt. Tekening Met uitzondering van de status "Niet gelezen" kunt u het pictogram van de statussen wijzigen. In het veld Tekening selecteert u het gewenste pictogram.


Pagina 8 van 75

4.1.

Status agenda-onderdelen bekijken in de Organizer

De status van onderdelen in uw agenda wordt beheerd in de Organizer. Via het tabblad Start, groep Taakbalk en dan Agendaweergave komt u in de agenda. In de rechterkolom van het venster kunt u in het uitklapmenu Status bepalen wat wel en niet moet worden weergegeven in de agendaweergave.


Pagina 9 van 75


Pagina 10 van 75

5.

WEERGAVE ORGANIZER

Via het tabblad Start, groep Taakbalk kunt u via Agendaweergave of Gridweergave aangeven of de gegevens in een agenda of in een grid moeten worden getoond.

5.1.

Agendaweergave

Hebt u in de Outlook-balk de gebruikersstructuur geselecteerd en u kiest voor de agendaweergave, dan geeft u in de boomstructuur aan van welke gebruikers de gegevens getoond moeten worden. Hebt u meerdere gebruikers geselecteerd, dan staat de agenda van de laatstgeselecteerde gebruiker vooraan.

Als u in de linkerkant met de rechtermuisknop op de uren klikt, dan verschijnt er een venster waarin u het minuteninterval kunt opgeven.


Pagina 11 van 75

In de kalender aan de rechterkant van het venster selecteert u de datum, datums, week of weken waarvan u de gegevens wilt zien. U kunt zelf aangeven hoeveel kalenders in de agendaweergave getoond worden. Hiervoor plaatst u de muis onder de laatste kalender of naast de kalender.

Door vervolgens met de muis naar beneden of naar boven te gaan, of naar links of naar rechts als u de muis naast de kalender plaatst, worden er meer of minder kalenders getoond. Het aantal kalenders beïnvloedt de performance: hoe minder kalenders, hoe beter de performance. Hebt u meerdere gebruikers geselecteerd, dan kunt u met de knoppen onder in de agenda aangeven welke agenda’s getoond worden: De agenda van de eerste gebruiker wordt getoond. De agenda van de laatste gebruiker wordt getoond. Er wordt een agenda extra getoond. Er wordt een agenda minder getoond.


Pagina 12 van 75

Kiest u in de Outlook-balk voor de organisatie- of cliëntenstructuur, dan ziet u voor de geselecteerde cliënt alle agenda’s van de gebruikers van wie items van die cliënt aanwezig zijn. Via de groep Overzichten bepaalt u de weergave, in het onderstaande voorbeeld is dit de agendaweergave.

Organizeropties Boven in de agenda is de knop aanwezig waarmee u een aantal standaardinstellingen voor de organizer kunt vastleggen. Dit kunt u ook doen met de menukeuze "Organizeropties" van het snelmenu. Voor een beschrijving van deze opties, (zie "Organizeropties" op pagina 18). Synchroniseer met Outlook Als u beschikt over de licentie "Outlook", dan kunt u in UNIT4 Business Suite gegevens uitwisselen met Outlook. Om een te grote belasting van het netwerk te vermijden, vindt de uitwisseling met Outlook alleen plaats op het moment dat de gebruiker in UNIT4 kunt u ook tussentijds gegevens uitwisselen. Business Suite inlogt. via de de knop Dit kan ook via het tabblad Start, groep Taakbalk en dan Synchroniseer met Outlook. Voor meer informatie, (zie "Koppeling met Microsoft Outlook" op pagina 58). Dagweergave Boven in de agenda kunt u aangeven hoeveel dagen in de agenda worden getoond.


Pagina 13 van 75

Het gebruik van bovenstaande knoppen heeft het volgende resultaat:

In de agenda wordt van één dag de gegevens getoond, waarbij boven in de agenda de tijd is aangegeven, beginnend met 0.00 uur.

De gegevens van de geselecteerde dag worden getoond.

Als u in de kalender een datum hebt geselecteerd, en u klikt op deze knop, dan worden in de agenda naast de geselecteerde dag ook de andere werkdagen van de week getoond waartoe de geselecteerde dag hoort.

Als u in de kalender een datum hebt geselecteerd, en u klikt op deze knop, dan wordt in de agenda de week getoond waartoe de geselecteerde dag hoort.

In de agenda wordt de maand getoond waartoe de dag behoort die u in de kalender hebt geselecteerd.

In de agenda wordt het jaar getoond waartoe de dag behoort die u in de kalender hebt geselecteerd.

In de agenda wordt de systeemdatum geselecteerd waarbij de opgegeven dagweergave behouden blijft. Venster verversen Klikt u op de knop

, dan worden de actuele gegevens getoond.

Aangeven welke items in de agenda getoond worden U kunt zelf aangeven welke items in de agenda getoond worden. Dit doet u door aan de rechterkant van de agenda het betreffende item te selecteren.

Ook kunt u aangeven of de binnenkomende en/of de uitgaande items in de agenda getoond moeten worden.


Pagina 14 van 75

Betrokken gebruikers Als u in de agendaweergave een organizer-item selecteert, dan wordt nu in de rechterkant van de agenda getoond welke gebruikers erbij betrokken zijn. U hoeft dus niet eerst het item te openen.

De "Aan gebruikers" worden weergegeven door het blauwe pictogram toont de "CC gebruikers". pictogram

. Het groene

Met de rechtermuisknop opent u in de agenda het snelmenu.

• • • • • • •

"Nieuw item" Hiermee maakt u een nieuw organizer-item aan (zie hiervoor (zie "Een nieuw organizer-item maken" op pagina 24)). "Wijzigen" Met deze optie kunt u een item wijzigen. "Nieuwe terugkerende afspraak" en "Nieuwe terugkerende taak" Hiermee maakt u terugkerende afspraken en taken aan ((zie "Repeterende afspraken en taken" op pagina 35)). "Status bijwerken" Hiermee wijzigt u de status van een item. "Weergaven" Met deze optie geeft u aan hoeveel dagen in de agenda worden getoond. "Vandaag" Als u deze optie selecteert, dan wordt de systeemdatum geselecteerd waarbij de opgegeven dagweergave behouden blijft. "Ga naar datum" Met deze optie gaat u rechtstreeks naar een door u op te geven datum.


Pagina 15 van 75

5.2.

Gridweergave

De gegevens kunnen ook in een grid getoond worden waardoor het bijvoorbeeld mogelijk is gericht te zoeken naar een bepaald item. Voor de mogelijkheden van de grids, zie handleiding "Werken met UNIT4 Business Suite". De grids vervangen de rapporten van de contactsoorten die u in de vorige versies kon opvragen. Via het tabblad Start, groep Taakbalk kunt u met Gridweergave aangeven dat de gegevens in een grid moeten worden getoond.

Boven de grid geeft u in de velden Van datum en T/m datum aan van welke periode u de gegevens wilt zien. Elk item heeft een status (bijvoorbeeld "niet gelezen", "in behandeling" en "verwijderd"). In het veld Status selecteert u de statussen waarvan u de bijbehorende items in de grid wilt zien. In het veld Soort boven de grid geeft u aan van welke soort(en) u de afspraken wilt zien (zie "Soorten organizer-item" op pagina 6). Standaard is dit veld niet ingevuld wat inhoudt dat de items van alle soorten getoond worden. Verder kunt u in het veld Te tonen aangeven of de binnenkomende of uitgaande items getoond moeten worden. In het veld organizer-item selecteert u de items die in de grid getoond moeten worden.


Pagina 16 van 75

5.3.

Kantooragenda

U kunt vanaf deze versie de kantooragenda bekijken. Hiermee hebt u in één beeld een overzicht van alle agenda-afspraken van de in de gebruikersstructuur geselecteerde medewerkers. De kantooragenda is beschikbaar in de taakbalk via het tabblad Start. Deze optie is beschikbaar via een privilegegroep met rechten voor "Agendaweergave".

Door met de muis op een agenda-afspraak te wijzen, ziet u het onderwerp en de duur van de afspraak. U kunt vanuit dit venster de afspraken alleen bekijken en niet wijzigen.


Pagina 17 van 75

6.

ORGANIZEROPTIES

aanwezig waarmee u een In de agendaweergave is boven in de agenda de knop aantal standaardinstellingen voor de organizer kunt vastleggen. Dit kunt u ook doen met de menukeuze "Organizeropties" van het snelmenu. Er verschijnt het volgende venster:

6.1.1.

Algemeen

Selecteert u de optie Organizer-item standaard privé, en u legt in de organizer een afspraak, bericht, fax, poststuk, taak of notitie vast, dan wordt deze gekenmerkt als privé.


Pagina 18 van 75

6.1.2.

Agenda

Standaardinstellingen voor agendaweergave Selecteert u de optie Herinnering, dan staat bij het maken van een nieuwe afspraak de optie Herinnering aan met de tijd die u hier opgeeft. U kunt dit bij de nieuwe afspraak nog wijzigen. Selecteert u de optie Weeknummers tonen in kalender, dan worden in de kalender van de organizer ook de weeknummers getoond.

Werkweek in agenda Hier geeft u aan welke dagen in de agenda getoond moeten worden en wat de begin- en eindtijd van een werkdag is. Deze tijden worden met een afwijkende kleur getoond.


Pagina 19 van 75

6.1.3.

E-mailhandtekening

In dit tabblad kunt u een handtekening selecteren die onder elk nieuw bericht en/of onder elk beantwoord en doorgestuurd bericht staat. Om een nieuwe handtekening toe te voegen, klikt u achtereenvolgens op de knoppen en . In het venster dat vervolgens verschijnt, kunt u de naam van de handtekening en de handtekening invoeren:


Pagina 20 van 75

Het is mogelijk om de opmaak te wijzigen (bijvoorbeeld een ander lettertype) of een afbeelding in te voegen. Gebruik hiervoor in dit venster de F2-toets. Er verschijnt het volgende venster:

Met de knop

voegt u een afbeelding toe.


Pagina 21 van 75

Het is hier niet mogelijk om de grootte van de afbeelding te bewerken. Dit moet u doen in een extern programma (bijvoorbeeld in Paint).

6.1.4.

Taak

De tijd die u hier invult, wordt getoond als u bij het maken van een nieuwe taak aangeeft dat er een herinnering moet verschijnen. Bij het maken van de nieuwe taak kunt u die tijd nog wijzigen.


Pagina 22 van 75

6.1.5.

Organizerkleuren

Hier kunt u zelf bepalen in welke kleur de verschillende items worden weergegeven.


Pagina 23 van 75

7.

EEN NIEUW ORGANIZER-ITEM MAKEN

Via het tabblad Start, groep Taakbalk en dan Voeg nieuw item toe kunt u een afspraak, bericht, fax, poststuk, taak en notitie toevoegen. Ook kunt u deze in de menubalk via de knop toevoegen:

bij de gebruiker en de cliënt via de onderstaande knoppen

•

Nieuwe afspraak maken

•

Nieuw bericht versturen

•

Nieuwe fax versturen

•

Nieuw poststuk vastleggen

•

Nieuwe taak maken

•

Nieuwe notitie maken

Het volgende venster verschijnt:


Pagina 24 van 75

Linksboven in het venster geeft u aan welk item u aanmaakt. Soort In dit veld selecteert u het soort organizer-item dat u via het tabblad Relatiebeheer, groep Algemeen, Algemeen en dan Soorten organizer-item hebt toegevoegd of u voegt hier een soort toe via de knop het snelmenu.

, de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" van

Cliënt U selecteert in dit veld de cliënt waarvoor u de afspraak maakt. Project U selecteert in dit veld een project dat u via het tabblad Relatiebeheer, groep Algemeen en dan Projecten hebt toegevoegd of u voegt hier een project toe via de knop , de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" van het snelmenu. Als u aan een cliënt meerdere projecten gekoppeld hebt en bij de gebruiker die de afspraak maakt, is via het tabblad Personele gegevens, groep Algemeen en dan Gebruikers in het onderdeel "Instellingen" in het tabblad Algemeen het veld Standaard objecten gebruiken geselecteerd, dan wordt in het veld Project project "0" getoond. Dit kunt u vervolgens wijzigen. Is bij de betreffende gebruiker het veld Standaard objecten gebruiken niet geselecteerd, dan verschijnt er bij een cliënt met meerdere projecten een venster met de aanwezige projecten. Memoblad In dit veld selecteert u een memoblad of voegt u een memoblad toe via de knop , de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" van het snelmenu. Als u aan een project meerdere memobladen gekoppeld hebt en bij de gebruiker die de afspraak maakt, is via via het tabblad Personele gegevens, groep Algemeen en dan Gebruikers in het onderdeel "Instellingen" in het tabblad Algemeen het veld Standaard objecten gebruiken geselecteerd, dan wordt in het veld Memoblad memoblad "0" getoond. Dit kunt u vervolgens wijzigen. Is bij de betreffende gebruiker het veld Standaard objecten gebruiken niet geselecteerd, dan verschijnt er bij een project met meerdere memobladen een venster met de aanwezige memobladen. Aan gebruikers Hier selecteert u de gebruiker(s) waarvoor u de afspraak maakt. CC gebruikers U selecteert in dit veld de gebruiker(s) aan wie een c.c. gestuurd wordt. Aan contactpersonen Hier selecteert u de contactpersonen die bij deze afspraak betrokken zijn. CC contactpersonen U selecteert in dit veldde contactpersonen aan wie een c.c. gestuurd wordt. Onderwerp U vult hier het onderwerp van de afspraak in.


Pagina 25 van 75

Privé Als u dit veld selecteert, dan kunnen de gegevens van de afspraak alleen gelezen worden door degene die de afspraak gemaakt heeft en de gebruikers die in het veld Aan gebruikers geselecteerd zijn. Dit veld is standaard bij een gebruiker geselecteerd als bij die gebruiker bij het onderdeel "Instellingen" in het tabblad Algemeen de optie Organizer-item standaard privé geselecteerd is. Het is mogelijk om gelijktijdig meerdere soorten items aan te maken (bijvoorbeeld een afspraak en een bericht). Hebt u meerdere items geselecteerd, dan verschijnt in het venster tevens het tabblad Afwijkende gebruikers.

Hier kunt u de gebruikers en personen selecteren die in de andere items niet geselecteerd zijn bij de algemene gegevens boven in het venster. Stel u maakt gelijktijdig een afspraak en een bericht aan voor gebruikers X en Y. Deze gebruikers selecteert u bij de algemene gegevens. Tevens wilt u gebruiker Z een bericht sturen over deze afspraak. U klikt dan in de Outlookbalk op de optie "Bericht" en selecteert in het tabblad Afwijkende gebruikers gebruiker Z. Zodoende krijgt gebruiker Z het bericht, maar voorkomt u dat voor gebruiker Z ook een afspraak gemaakt wordt. Via de knop kunt u een of meer bestanden als bijlage meesturen. Daarbij kunt u met de optie "Toevoegen" via de Windows Verkenner de bestanden selecteren. Met de optie "Invoegen vanuit database" kunt u bestanden selecteren die opgeslagen zijn in de database van UNIT4 Business Suite. De bijlagen worden in UNIT4 Business Suitebij de cliënt opgeslagen in de map "Bijlagen van organizer-items".


Pagina 26 van 75

Ook in het detailvenster van de cliënt kunt u zien of er bijlagen zijn (zie "Elektronisch cliëntdossier" op pagina 49). Afhankelijk van het soort item dat u maakt, verschijnt er in het venster een of meer tabbladen.

7.1.

Afspraak - Eigenschappen

Begintijd U vult hier de begintijd van de afspraak in. Dit veld verdwijnt als u de optie Duurt hele dag selecteert.


Pagina 27 van 75

Eindtijd U vult hier de eindtijd van de afspraak in. Dit veld verdwijnt als u de optie Duurt hele dag selecteert. Extern In dit veld geeft u aan of het bij de afspraak gaat om een interne of externe afspraak. Locatie Vul hier de locatie van de afspraak in. Herinnering Selecteert u deze optie, dan wordt er een herinnering getoond. U bepaalt in het veld daarachter op welk moment dat gebeurt.

Als de herinnering verschijnt, dan kunt u net als in Microsoft Outlook bij de herinnering aangeven wat ermee moet gebeuren.


Pagina 28 van 75

Status U geeft hier aan de afspraak een status. Onder in het venster kunt u nog tekst invoeren. Wordt er een afspraak gemaakt voor een of meerdere gebruikers die op dat tijdstip al een andere afspraak hebben, dan verschijnt tijdens het opslaan een melding waarin aangegeven wordt welke gebruikers op dat tijdstip al een afspraak hebben.


Pagina 29 van 75

7.2.

Afspraak - Beschikbaar

Beschikbaar Via de knop wordt gecontroleerd of de geselecteerde gebruiker(s) op de opgegeven dag en tijd beschikbaar zijn. Als dit zo is, dan verschijnt de melding "Alle gebruikers zijn beschikbaar. De afspraak vastleggen?". Zijn één of meerdere gebruikers niet beschikbaar, dan verschijnt er de melding "Voor dit tijdstip is al een afspraak vastgelegd". Tip: Zorg ervoor dat eerst de juiste gebruikers geselecteerd zijn voordat u op de knop klikt. Doet u dit niet, dan worden de agenda’s van alle gebruikers getoond; dit kost tijd.

7.3.

Bericht


Pagina 30 van 75

Referentie In dit veld kunt u een referentie voor uw bericht opgeven. Uiterste datum U kunt hier de datum opgeven waarop het bericht uiterlijk moet zijn gelezen. Prioriteit Selecteer hier de prioriteit van het bericht. Niet versturen via Outlook Dit veld is alleen actief als u bij de gebruiker de optie Mijn berichten versturen via Outlook hebt geselecteerd. Als u deze optie deselecteert, dan wordt dit bericht niet naar Outlook doorgestuurd. Voor meer informatie, (zie "Koppeling met Microsoft Outlook" op pagina 58). Onder in het venster kunt u nog tekst invoeren.

7.4.

Fax

Hier voert u de tekst van het faxbericht in. In de organizer kunt u alleen inkomende en uitgaande faxberichten vastleggen voor het elektronisch dossier. Een koppeling met faxapparatuur bestaat niet en zal gezien het afnemende gebruik daarvan ook niet ontwikkeld worden.


Pagina 31 van 75

7.5.

Poststuk

Referentie In dit veld kunt u een referentie voor dit poststuk opgeven. Poststuknummer Hebt u in Systeemonderhoud aangegeven dat u werkt met de automatische poststuknummering (zie "Systeemonderhoud" op pagina 2), dan krijgt een poststuk automatisch een nummer. Tevens geeft u bij de automatische poststuknummering aan of het inkomende of uitgaande post is. Het poststuknummer wordt pas toegekend bij het opslaan van het poststuk. Er verschijnt dan de volgende melding:

Onder in het venster kunt u nog tekst invoeren.


Pagina 32 van 75

7.6.

Taak

Einddatum U vult hier de datum in waarop de taak uiterlijk uitgevoerd moet zijn. Prioriteit U geeft hier de prioriteit van de taak aan. Begindatum U vult hier de datum in waarop met de taak uiterlijk begonnen moet zijn. Herinnering Selecteert u deze optie, dan wordt er een herinnering getoond. U bepaalt in het veld daarachter op welk moment dat gebeurt.

Als de herinnering verschijnt, dan kunt u net als in Microsoft Outlook bij de herinnering aangeven wat ermee moet gebeuren.


Pagina 33 van 75

Onder in het venster kunt u nog tekst invoeren.

7.7.

Notitie


Pagina 34 van 75

Telefoonnr In dit veld kunt u het telefoonnummer van de cliënt invullen. Als het telefoonnummer bij de geselecteerde cliënt is ingevuld, dan wordt dit telefoonnummer hier getoond. Onder in het venster kunt u nog tekst invoeren.

7.8.

Repeterende afspraken en taken

Het is mogelijk om in de organizer repeterende afspraken en taken te maken. Is de koppeling met Outlook geactiveerd, dan worden deze afspraken en taken toegevoegd in Outlook.

7.8.1.

Een repeterende afspraak toevoegen

U kunt op twee manieren een repeterende afspraak toevoegen: • u opent in de agendaweergave met de rechtermuisknop het snelmenu en kiest de optie "Nieuwe terugkerende afspraak"; • u maakt op de gebruikelijke wijze een nieuwe afspraak aan en klikt in het detailvenster van de afspraak op de knop

.

Er verschijnt het volgende venster:

Hier geeft u het tijdstip van de afspraak op, wanneer de afspraak moet terugkomen en vanaf wanneer de afspraken gemaakt moeten worden. In het bovenstaande venster wordt er een tweemaandelijkse afspraak gemaakt voor de eerste maandag van de betreffende maand, ingaande 16 mei 2008. De eerste afspraak is dan 2 juni, de volgende 4 augustus etc.


Pagina 35 van 75

Klik op om het terugkeerpatroon op te slaan. U komt dan weer terug in het detailscherm van de afspraak waar u de overige gegevens kunt invullen. Door op te klikken, wordt het terugkeerpatroon verwijderd. In de agendaweergave wordt een repeterende afspraak met het onderstaande pictogram weergegeven:

Als u bij het aanmaken van een afspraak gelijktijdig ook nog een ander organizeritem wilt aanmaken (bijvoorbeeld een bericht), dan kunt u geen repeterende afspraak maken; de knop

7.8.2.

is dan niet actief.

Een repeterende afspraak/taak wijzigen

Wijzigt u een repeterende afspraak of taak, dan verschijnt de volgende melding:

•

Dit exemplaar openen Hiermee wijzigt u deze ene afspraak of taak. U kunt het terugkeerpatroon niet wijzigen. Let op: Als u de wijzigingen opslaat, dan wordt deze afspraak/taak losgekoppeld van de overige repeterende afspraken/taken waar deze deel van uitmaakt. Betreft het een afspraak, dan is het pictogram van de repeterende afspraak verdwenen. Wijzigt u naderhand een afspraak/taak in een reeks waartoe ook de gewijzigde


Pagina 36 van 75

afspraak/taak behoorde, dan wordt de afspraak/taak opnieuw als repeterende afspraak/taak aangemaakt; de afspraak/taak is dan twee keer aanwezig. •

De reeks openen Hiermee wijzigt u alle afspraken of taken die bij elkaar horen. U kunt ook het terugkeerpatroon wijzigen.

7.8.3.

Repeterende afspraken/taken verwijderen

Voer de volgende handelingen uit om alle repeterende afspraken of taken die bij elkaar horen te verwijderen: •

Open de afspraak of taak.

•

Klik op de knop

•

Selecteer de optie "De reeks openen".

•

Klik op de knop

•

Klik op de knop


. Er verschijnt het volgende venster:

. . Er verschijnt de volgende melding:

Pagina 37 van 75

•

Klik op . De afspraken of taken zijn verwijderd. U komt dan weer in het detailvenster van de afspraak/taak. Sla de afspraak/taak niet op.

7.8.4.

Synchroniseren met Outlook

Is de koppeling met Outlook actief, dan worden de repeterende afspraken en taken net als de gewone afspraken en taken in Outlook toegevoegd. In Outlook zijn het echter geen repeterende afspraken en taken meer, maar worden ze getoond als gewone afspraken en taken. Repeterende afspraken en taken die in Outlook gemaakt zijn, kunnen niet toegevoegd worden in UNIT4 Business Suite.

7.9.

E-mail sjabloon gebruiken in organizer-bericht

Aan het organizer-item voor het versturen van e-mailberichten is het veld E-mailsjabloon toegevoegd. Via dit veld kunt u standaardteksten in het bericht plaatsen waardoor u het bericht niet zelf hoeft te schrijven. Op die manier kost het versturen van (standaard) e-mailberichten minder tijd.


Pagina 38 van 75

Om standaard e-mailsjablonen in het organizer-item te gebruiken moet u deze eerst selecteren in UNIT4 Business Suite. Dat doet u via , Onderhoud, Systeemonderhoud en dan Relatiebeheer, tabblad Organizer 2.

Als er nog geen e-mailsjablonen beschikbaar zijn, moet u deze eerst maken. Open via het tabblad Algemeen, groep Algemeen en dan E-mail-sjabloon het venster "E-mailsjabloon". Dit venster ziet u ook als u in het vorige venster bij het veld E-mail sjabloon op klikt.

Klik in de knoppenbalk op


.

Pagina 39 van 75

In het venster "E-mailsjabloon" kunt u vervolgens de sjabloon samenstellen. Een emailsjabloon bevat vaste tekstelementen aangevuld met variabelen. In het keuzemenu bij het veld variabelen kunt u de gewenste variabelen kiezen. Een ingevuld e-mail sjabloon kan er als volgt uitzien:


Pagina 40 van 75

Klik op

om het sjabloon op te slaan.

Als u vervolgens een nieuw organizer-bericht maakt en u selecteert de gewenste cliënt, contactpersoon en e-mailsjabloon, dan ziet u dat het tekstveld al is ingevuld.


Pagina 41 van 75

Klik op

om het bericht te versturen.


Pagina 42 van 75

8.

EEN ORGANIZER-ITEM OPENEN

Als de gebruiker een nieuw organizer-item heeft, verschijnt onderin het scherm een melding. Door op de melding te klikken, wordt het detailvenster van het item geopend. dat Verder wordt de gebruiker op nieuwe items geattendeerd met het pictogram onder in de Windows-taakbalk verschijnt. Dubbelklikt u op dit pictogram, dan verschijnt een grid met de nog ongeopende items.

Ook kunt u een item openen door in de agenda- of gridweergave te dubbelklikken op het betreffende item. Als u het item opent, dan verschijnt het detailvenster van het item. Met de knop kunt u het item afdrukken. Zijn er aanvullende gegevens ingevuld, dan worden deze ook afgedrukt. Als de koppeling met Outlook is geactiveerd, en de gegevens tussen Outlook en UNIT4 Business Suite zijn uitgewisseld, dan wordt dit in het geopende item aangegeven met het pictogram (voor meer informatie, (zie "Koppeling met Microsoft Outlook" op pagina 58).


Pagina 43 van 75

9.

EEN ORGANIZER-ITEM WIJZIGEN

Om een organizer-item te wijzigen, dubbelklikt u op het op betreffende item. U komt dan in het detailvenster. Klik vervolgens op de knop

9.1.

om het item te wijzigen.

Een item verplaatsen

Naast het wijzigen van de datum en/of de tijd in het detailvenster van het item, kunt u de datum en/of de tijd ook wijzigen door het item te slepen naar de gewenste datum en tijd. Als u een item sleept, dan verschijnt de volgende melding:

Klik op

om de afspraak te verplaatsen. Daarna krijgt u de volgende melding:

Klikt u op , dan wordt het detailvenster van het item geopend met daarin de gewijzigde datum en/of tijd. U slaat vervolgens dit item op; de gebruikers die bij het item betrokken zijn, krijgen dan een melding dat er een nieuw item is. Het gewijzigde item vervangt het oorspronkelijke item. , dan is de datum en/of de tijd wel gewijzigd, maar de gebruikers die Klikt u op bij het item betrokken zijn, krijgen hiervan geen nieuw item.


Pagina 44 van 75

9.2.

Status wijzigen

Elk item heeft een status (bijvoorbeeld "niet gelezen", "gelezen" of "In behandeling").

U wijzigt deze status door in het detailvenster van het item de gebruiker naar de gewenste status te slepen.

De status is gewijzigd als u de gegevens hebt opgeslagen.


Pagina 45 van 75

Ook kunt u in de agenda- en gridweergave de status wijzigen. Daarvoor klikt u met de rechtermuisknop op het betreffende item en selecteert u de optie "Status bijwerken". Er verschijnt het volgende venster:

Hier dubbelklikt u op de gewenste status.


Pagina 46 van 75

10.

ORGANIZER-ITEMS VERWIJDEREN

Als een organizer-item een status heeft waarvan is aangegeven dat deze verwijderbaar is (zie "Statussen organizer-item" op pagina 7), dan is dit item niet meer meer zichtbaar in de agendaweergave; in de gridweergave daarentegen wordt dit item wel getoond. Wilt u verwijderbare organizer-items definitief verwijderen uit de database, dan doet u dit via de knop verschijnt:

en dan "Onderhoud | Verwijder organizer-items". Het volgende venster

U geeft hier aan van welke organizer-items de gegevens verwijderd moeten worden. Via de knop selecteert u alle organizer-items. Tevens kunt u hier opgeven tot en met welke datum de gegevens verwijder moeten worden. In het veld Verwijderbare statussen selecteert u de status (in dit voorbeeld de status "Verwijderd"). U kunt hier alle statussen selecteren waarvan het veld Verwijderbaar is geselecteerd (zie "Statussen organizer-item" op pagina 7). U moet als gebruiker "0" of als gebruiker met beheerdersrechten zijn ingelogd om organizer-items te kunnen verwijderen.

10.1.

Organizer-items verwijderen uit Outlook

Standaard worden afspraken en taken die zijn toegevoegd in Outlook en die naderhand in de organizer zijn verwijderd, niet verwijderd in Outlook. Wilt u dat deze verwijderde items ook in Outlook verwijderd worden, dan geeft u dit aan bij Systeemonderhoud (knop en dan Onderhoud, Systeemonderhoud, onderdeel "Relatiebeheer", tabblad Organizer). Handleiding Organizer 16.2.0

Pagina 47 van 75

Selecteer hier de optie Items ook verwijderen uit Outlook.


Pagina 48 van 75

11.

ELEKTRONISCH CLIËNTDOSSIER

Alle organizeritems die voor de cliënt zijn vastgelegd, kunt u in het detailvenster van de cliënt zien. Klik daarvoor in de Outlookbalk op venster:

. U komt in het volgende

Klik in de Outlookbalk op het betreffende item om een overzicht te krijgen van de aanwezige items. Met de ontwerper kunt u in deze grid zelf velden toevoegen. In het bovenstaande voorbeeld is het veld Bijlage toegevoegd zodat u meteen kunt zien of er een bijlage bij het item is. Als u het organizer-item opent (dubbelklikken, F2 of de optie "lezen" van het snelmenu), dan komt u in het detailvenster van het organizer-item.


Pagina 49 van 75


Pagina 50 van 75

12.

AGENDABEHEER

U kunt een gebruiker rechten geven om afspraken die een andere gebruiker heeft gemaakt te wijzigen. Dit doet zich bijvoorbeeld voor bij een secretariaat met twee parttimers. Parttimer X maakt een afspraak voor de directeur en parttimer Y moet deze afspraak verzetten. Bij de gebruiker die de afspraak moet kunnen wijzigen (tabblad Personele gegevens, groep Algemeen en dan Gebruikers) moet u dit bij het onderdeel "Parameters" in het tabblad Relatiebeheer - Agendabeheer aangeven. Na het selecteren van dit tabblad komt u in het volgende venster:

U kunt in het linkergedeelte van het venster bij Beschikbare gebruikers de gebruikers selecteren van wie de afspraken gewijzigd mogen worden. Door het selecteren van een afdeling kunnen de afspraken van alle medewerkers van die afdeling gewijzigd worden. U kunt ook door op "+" te klikken een afdeling openen. Daardoor kunt u binnen die afdeling aangeven van welke medewerkers afspraken gewijzigd mogen worden. De geselecteerde medewerkers worden in het rechtergedeelte van het venster bij Gerelateerde gebruikers getoond. Handleiding Organizer 16.2.0

Pagina 51 van 75

Als een gebruiker rechten heeft om een afspraak te wijzigen die een andere gebruiker had gemaakt, dan kan een gebruiker met deze rechten ook de status wijzigen van een afspraak die een andere gebruiker gemaakt heeft. Dit moet u wel aangeven bij Systeemonderhoud (Knop en dan "Onderhoud | Systeemonderhoud", onderdeel "Relatiebeheer", tabblad Organizer). Hier selecteert u het veld Status organizeritems aanpassen. Voorbeeld

Medewerker "2 - Jan de Jong" maakt een afspraak voor de directie. Als medewerker "4 Pim Jablonski" deze afspraak moet kunnen wijzigen, dan moet u bij deze medewerker in het tabblad Agendabeheer medewerker "2 - Jan de Jong" opnemen.


Pagina 52 van 75

13.

AANVULLENDE GEGEVENS

U kunt voor de organizer-items extra velden toevoegen om extra gegevens vast te leggen. Deze gegevens voert u bij het organizer-item in via het onderdeel "Aanvullende gegevens" in de Outlook-balk.

13.1.

Velden toevoegen

De velden en tabbladen die u voor de extra gegevens wilt gebruiken, maakt u aan via het tabblad Algemeen en dan Aanvullende gegevens.


Pagina 53 van 75

Omschrijving U vult hier de omschrijving van het aanvullende gegeven in. In dit voorbeeld is dit het veld Cliënt sinds. Object In dit veld selecteert u de optie "Organizer". Tabblad Standaard vult u de aanvullende gegevens in in het tabblad Algemeen; u hoeft dan dit veld niet in te vullen. Als u wilt dat deze in een ander tabblad ingevuld worden, dan kunt u hier de naam van het tabblad opgeven (bijvoorbeeld Afspraakgegevens). Soort U geeft hier het soort invoerveld aan. U hebt de volgende mogelijkheden: • Tekst Er kan tekst ingevuld worden. In het veld Aantal geeft u het maximale aantal Handleiding Organizer 16.2.0

Pagina 54 van 75

posities van het veld aan. •

Numeriek Er kan een geheel getal ingevuld worden. In het veld Invoermasker geeft u de maximumlengte van het getal aan (maximaal 8 posities).

•

Decimaal getal Er kan een decimaal getal ingevuld worden. In het veld Invoermasker geeft u de maximumlengte van het getal aan (maximaal 8 posities voor de komma en twee posities achter de komma). Hierbij worden duizendtallen gescheiden door een punt (bijvoorbeeld 10.250).

•

Datum Er kan een datum ingevuld worden.

•

Tabel Hiermee koppelt u het veld aan de gebruikers- of cliëntentabel. Dit houdt in dat men in het veld alleen vanuit de cliënten- of gebruikersgrid een cliënt of gebruiker kan selecteren. In het veld Aantal geeft u aan of het veld aan de gebruikerstabel (Gebruikers) of aan de cliëntentabel (Cliënten) gekoppeld wordt.

•

Jaar (selectieveld) U kunt hier uit een lijst een jaartal kiezen. Welke jaartallen beschikbaar zijn, geeft u aan in de velden Minimumwaarde en Maximumwaarde.

•

Keuzelijst U kunt een keuze maken uit een lijst met vaste keuzes. Welke keuzes dat zijn, geeft u op in het tabblad Keuzes.


Pagina 55 van 75

Met de knop

of door na de de invoer op Enter te drukken, voegt u een keuze

toe. Door een keuze te selecteren en vervolgens op de knop te klikken, verwijdert u een keuze. Met de pijltjestoetsen kunt u de volgorde van de keuzes wijzigen. •

Keuzelijst met invoervak U kunt een keuze maken uit een lijst met vaste keuzes. Welke keuzes dat zijn, geeft u op in het tabblad Keuzes. Daarnaast hebt u de mogelijkheid om een vrije waarde in te voeren.

•

Ja/Nee Dit is een selectievak dat u aan of uit kunt zetten.


Pagina 56 van 75

•

Memo Dit is een vrij tekstveld.

•

Keuzelijst met selectievakjes U kunt hier een of meer keuzes selecteren.

Invoermasker Hier geeft u aan wat de opmaak van de invoer is. • Getallen geeft u aan met een #: bij bedragen is dit bijvoorbeeld #8.#2 (8 numeriek en 2 cijfers achter de komma) of ##.# (2 numeriek en 1 cijfer achter de komma). • Alfanumerieke tekens geeft u aan met een X. Daarbij geeft u met de letter U aan of een letter als hoofdletter moet worden gebruikt: bijvoorbeeld UX9 is Aaaaaaaaa. • Datumvelden geeft u aan met een datumopmaak (bijvoorbeeld dd-mm-yyyy). Weergavemasker Hier geeft u aan wat de opmaak van de weergave is (bijvoorbeeld bij een datumveld ddmmmm-yyyy). Volgordenummer Hiermee bepaalt u de volgorde van het invoerveld binnen het tabblad. Wanneer u het veld op nul laat staan, wordt de volgorde bepaald door de volgorde van het aanmaken van het kenmerk. Verplicht Als deze optie geselecteerd is, dan moet het veld ingevuld worden. Actief Om het veld te kunnen invullen, moet deze optie geselecteerd zijn. Dit is dus iets anders dan wanneer u het veld zou verwijderen. In het laatste geval wordt ook de inhoud verwijderd. In het eerste geval wordt het veld niet getoond en kan dus op een later tijdstip weer zichtbaar worden gemaakt. Toon in grid Selecteert u deze optie, dan wordt het veld in de grid getoond. Minimumwaarde Hier geeft u de laagste waarde op die ingevoerd of geselecteerd kan worden. Maximumwaarde Hier geeft u de hoogste waarde op die ingevoerd of geselecteerd kan worden. Standaardwaarde Dit veld verschijnt alleen als u in het veld Soort de optie "Jaar (selectieveld)" hebt geselecteerd. Hier geeft u het jaartal op dat standaard getoond moet worden.


Pagina 57 van 75

14.

KOPPELING MET MICROSOFT OUTLOOK

Als u beschikt over de licentie "Outlook", dan kunt u in UNIT4 Business Suite gegevens uitwisselen met Outlook. De licentie "Outlook" biedt de volgende mogelijkheden: • • • • •

De in UNIT4 Business Suite gemaakte afspraken, berichten en/of taken worden automatisch toegevoegd in Outlook. Afspraken en taken die vastgelegd zijn in Outlook kunnen opgeslagen worden in de agenda van UNIT4 Business Suite. Wijzigingen van afspraken en taken aan de ene kant worden automatsch doorgevoerd aan de andere kant. Als taken en afspraken worden verwijderd in Outlook, dan geeft u aan of deze taken en afspraken ook in UNIT4 Business Suite verwijderd moeten worden. E-mails die u vanuit Outlook naar uw cliënten hebt gestuurd of die u in Outlook van uw cliënten hebt ontvangen, kunnen in UNIT4 Business Suite opgeslagen worden.

Om een te grote belasting van het netwerk te vermijden, vindt de automatische uitwisseling met Outlook alleen plaats op het moment dat de gebruiker in UNIT4 Business Suite inlogt. U kunt zelf altijd op ieder moment aangeven dat gegevens uitgewisseld moeten worden.

14.1.

Inrichting

Standaard worden de gegevens uitgewisseld vanaf 30 dagen voor de systeemdatum. en dan "Onderhoud | Algemene Wilt u hiervan afwijken, dan kunt u dit via de knop systeemgegevens" in het tabblad Balance.ini / BServer.ini aangeven door de volgende regels op te nemen: [Outlook] DaysBefore=xxx (waarbij u achter "=" het aantal dagen voor de systeemdatum invult). Om de gegevens van gebruikers tussen UNIT4 Business Suite en Outlook te kunnen uitwisselen, moet bij de gebruiker via het tabblad Personele gegevens, groep Algemeen en dan Gebruikers bij het onderdeel "Parameters" in het tabblad Outlookkoppeling (klik eerst op het tabblad Relatiebeheer) de koppeling met Outlook geactiveerd zijn. Als u bij een gebruiker de koppeling met Outlook gaat activeren, dan moet u ervoor zorgen dat Outlook al opgestart is.


Pagina 58 van 75

In dit tabblad selecteert u het veld Connectie met Outlook geactiveerd. In het veld Computernaam selecteert u via de knop van de gebruiker:


in het onderstaande venster de werkplek

Pagina 59 van 75

Als er meerdere profielen in Outlook aanwezig zijn, dan kunt u in het veld Profiel het gewenste profiel selecteren. Als dit veld niet ingevuld is, dan wordt het profiel gebruikt dat in Outlook als standaard is aangegeven. Gebruikt u een profiel, dan vult u in het veld Wachtwoord profiel het wachtwoord ervan in. Windows-inlognaam U moet hier de gebruikersnaam invullen die wordt gebruikt bij het inloggen op de werkplek. Is de inlognaam niet of onjuist ingevuld, dan is de koppeling met Outlook niet actief en verschijnt er de volgende melding:

Als de gebruiker niet alleen op zijn eigen werkplek, maar ook op een of meerdere andere werkplekken met UNIT4 Business Suite werkt, dan is het mogelijk dat de afspraken, berichten en/of taken die hij maakt op de andere werkplekken, direct bijgewerkt worden op zijn eigen werkplek. Daarvoor selecteert u het veld Zoek in netwerkomgeving en geeft in het veld Alleen vanaf deze computers de namen van de andere werkplekken op waarop de gebruiker werkt. Selecteert u het veld Zoek in netwerkomgeving niet, dan worden de afspraken, berichten en/of taken pas bijgewerkt op het moment dat de


Pagina 60 van 75

gebruiker weer op zijn eigen werkplek UNIT4 Business Suite start. Welke afspraken, berichten en/of taken worden bijgewerkt, geeft u onder in het venster op. wordt er getest of er een verbinding gemaakt kan worden Via de knop met Outlook. Als de verbinding lukt, dan krijgt u de volgende melding:

Als de verbinding niet lukt, dan kunnen hiervoor meerdere oorzaken zijn. Een van de oorzaken is, dat u geen rechten hebt om de opgegeven werkplek te benaderen. Er verschijnt dan de volgende melding:

Als u wel rechten hebt om de opgegeven werkplek te benaderen, maar om een andere reden de verbinding met Outlook niet lukt, dan verschijnt de volgende melding:

Mocht de verbinding niet lukken, neem dan contact op met uw systeembeheerder. U geeft door het selecteren van de opties Mijn afspraken van en naar Outlook en Mijn taken van en naar Outlook aan dat afspraken en taken vanuit zowel UNIT4 Business Suite als Outlook uitgewisseld worden. Berichten daarentegen kunnen alleen maar vanuit UNIT4 Business Suite in Outlook toegevoegd worden; het toevoegen van berichten Handleiding Organizer 16.2.0

Pagina 61 van 75

vanuit Outlook in UNIT4 Business Suite is niet mogelijk. Wilt u berichten, die als berichtensoort "Intern" hebben, in Outlook toevoegen, dan selecteert u het veld Mijn berichten versturen via Outlook. Deze worden in Outlook in de map "UNIT4 Mail" geplaatst. In deze map komen ook de berichten voor medewerkers bij wie een onjuist/onvolledig e-mailadres is ingevuld. Berichten die niet als berichtensoort "Intern" hebben, worden altijd in Outlook geplaatst, mits de berichten een correct e-mailadres hebben. Selecteert u de optie Archiveer e-mail uit Outlook, dan kunt u de e-mails die u van uw cliënten hebt ontvangen of naar uw cliënten hebt verstuurd, opslaan in UNIT4 Business Suite waardoor u een volledig dossier kunt bijhouden van alle correspondentie met uw cliënten. U bepaalt hierbij zelf welke e-mails in het dossier terechtkomen. Naast het selecteren van de optie Archiveer e-mail uit Outlook moeten er nog een aantal werkzaamheden uitgevoerd worden voordat e-mails gearchiveerd kunnen worden. Zie hiervoor (zie "Inrichting archiveren e-mails" op pagina 63). Wilt u een afspraak of taak in UNIT4 Business Suite opslaan, dan moet u aangeven tot en dan welke soort organizer-item de afspraak of taak hoort. U kunt via de knop "Onderhoud | Systeemonderhoud" bij het onderdeel "Relatiebeheer" in het tabblad Organizer in de velden Afspraaksoort en Taaksoort de soort organizer-item opgeven die bij een afspraak en taak standaard getoond moet worden. U kunt die vervolgens nog wijzigen.


Pagina 62 van 75

Standaard worden afspraken en taken die zijn toegevoegd in Outlook en die naderhand in de organizer zijn verwijderd, niet verwijderd in Outlook. Wilt u dat deze verwijderde items ook in Outlook verwijderd worden, dan selecteert u in het bovenstaande venster de optie Items ook verwijderen uit Outlook.

14.2.

Inrichting archiveren e-mails

Als de koppeling met Outlook geactiveerd is, worden in Outlook de volgende mappen aangemaakt:

U kunt hier zelf submappen aan toevoegen. Geef bij de gebruiker aan dat deze e-mails mag archiveren. Dit doet u door bij het onderdeel "Parameters" in het tabblad Outlookkoppeling de optie Archiveer e-mail uit Outlook aan te vinken.


Pagina 63 van 75

Als u een e-mail in UNIT4 Business Suite opslaat, moeten een aantal velden verplicht ingevuld worden. U kunt hiervoor al standaardwaarden invullen die bij het opslaan van en een e-mail voorgesteld worden. Deze standaardwaarden vult u in via de knop dan Onderhoud, Systeemonderhoud bij het onderdeel "Relatiebeheer" in het tabblad Organizer.

In het veld E-mailsoort (IN) selecteert u het soort organizer-item dat aan een e-mail die u van een cliënt hebt ontvangen, gekoppeld wordt. In het veld E-mailsoort (UIT) selecteert u het soort organizer-item dat aan een e-mail die u aan een cliënt hebt gestuurd, gekoppeld wordt. In het veld Gebruiker (Van / Aan) selecteert u de gebruiker die de e-mail verstuurd / ontvangen heeft. De standaardstatus die een gearchiveerde email moet krijgen, bepaalt u in het veld E-mailstatus. Vult u hier geen status in, dan krijgt een gearchiveerde e-mail de status "Ongelezen".

14.3.

Van en naar Outlook

Als bij een gebruiker de koppeling met Outlook is geactiveerd, dan verschijnt nadat de gebruiker is ingelogd een venster met nieuwe afspraken en taken die in Outlook gemaakt zijn en die in UNIT4 Business Suite toegevoegd kunnen worden.


Pagina 64 van 75

Afspraken en taken die u in UNIT4 Business Suite kunt toevoegen, worden aangegeven met de gele plus . Is er in het verleden een afspraak of een taak vanuit Outlook toegevoegd in UNIT4 Business Suite, maar is deze afspraak of taak inmiddels in Outlook verwijderd, dan wordt dit bij het item aangegeven met het rode kruis . U kunt van elk item afzonderlijk aangeven of het in UNIT4 Business Suite toegevoegd moet worden (als de gele plus voor het item staat) of uit UNIT4 Business Suite voor het item staat). Daarvoor selecteert u verwijderd moet worden (als het rode kruis in de kolom Acties een van de volgende opties: • •

• • •

Importeren wordt in UNIT4 Business Suite toegevoegd. Het item met de gele plus Weigeren Het item met de gele plus wordt niet in UNIT4 Business Suite toegevoegd en wordt de volgende keer niet meer in het synchronisatievenster getoond. Verwijderen wordt uit UNIT4 Business Suite verwijderd. Het item met het rode kruis Bewaar wordt niet uit UNIT4 Business Suite verwijderd en Het item met het rode kruis wordt de volgende keer niet meer in het synchronisatievenster getoond. Geen actie Er wordt niets met het item gedaan en het blijft aanwezig in het synchronisatievenster.

Nadat u bij elk item hebt aangegeven wat ermee moet gebeuren, klikt u op de knop . U kunt ook gelijktijdig van meerdere items aangeven wat ermee moet gebeuren. Selecteer hiervoor de betreffende items en klik op een van de volgende knoppen:

De geselecteerde items met de gele plus worden gemarkeerd om te worden worden toegevoegd in UNIT4 Business Suite. Geselecteerde items met het rode kruis niet toegevoegd en worden de volgende keer weer in het synchronisatievenster getoond.


Pagina 65 van 75

De geselecteerde items met de gele plus worden niet in UNIT4 Business Suite toegevoegd en worden niet meer in het synchronisatievenster getoond. Met de geselecteerde items met het rode kruis wordt niets gedaan en deze worden de volgende keer weer in het synchronisatie-venster getoond.

De geselecteerde items met het rode kruis worden uit UNIT4 Business Suite verwijderd. Geselecteerde items met de gele plus worden niet verwijderd en worden de volgende keer weer in het synchronisatievenster getoond.

De geselecteerde items met het rode kruis worden niet uit UNIT4 Business Suite verwijderd en worden de volgende keer niet meer in het synchronisatievenster getoond. Met de geselecteerde items met de gele plus wordt niets gedaan en deze worden de volgende keer weer in het synchronisatievenster getoond.

Met de geselecteerde items wordt niets gedaan en deze worden de volgende keer weer in het synchronisatievenster getoond. Nadat u hebt aangegeven wat er met de geselecteerde items moet gebeuren, wordt de knop

actief. Klik op deze knop om de opgegeven actie uit te voeren.

Als u op de knop actief.

14.4.

hebt geklikt, dan is de knop

niet

Archiveren e-mail

Met de archivering van e-mail vanuit MS Outlook kunt u de e-mails die u van uw cliënten hebt ontvangen of naar uw cliënten hebt verstuurd, opslaan in UNIT4 Business Suite waardoor u een volledig dossier kunt bijhouden van alle correspondentie met uw cliënten. U bepaalt hierbij zelf welke e-mails in het dossier terechtkomen. Het verschil tussen het archiveren van e-mails vanuit Outlook en het uitwisselen van andere gegevens naar en vanuit Outlook (bijvoorbeeld afspraken) is dat e-mails eenmalig gearchiveerd worden. Mocht de e-mail daarna wijzigen (bijvoorbeeld door het beantwoorden van de e-mail), dan wordt de gearchiveerde e-mail niet bijgewerkt. Andere gegevens die uitgewisseld zijn, worden daarentegen wel bijgewerkt als deze wijzigen. E-mails die ouder zijn dan 5 jaar worden niet meer gearchiveerd. Als u e-mails wilt archiveren, dan moet u de betreffende e-mails in Outlook verplaatsen naar de mappen "Organizer IN" (voor e-mails die u hebt ontvangen) en "Organizer UIT" (voor e-mails die u hebt verstuurd). Log vervolgens in in UNIT4 Business Suite. Er verschijnt het volgende venster:


Pagina 66 van 75

E-mails uit de map "Organizer Uit" beginnen in de kolom Onderwerp met OUT; E-mails uit de map "Organizer IN" beginnen in de kolom Onderwerp met IN. Als u een e-mail wilt archiveren, dan selecteert u de optie Importeren en klikt u op de knop

Klik op

. De volgende melding verschijnt:

; het detailvenster van het organizer-item wordt getoond:


Pagina 67 van 75

Als u een e-mail importeert, worden op basis van van het volledige e-mailadres één of meerdere cliënten voorgesteld (de inhoud van het veld E-mailadres in het tabblad Communicatie van het onderdeel "Algemeen" in de cliëntkaart wordt vergeleken). Is dit e-mailadres niet bij de cliënten aanwezig, dan wordt bij de contactpersonen gekeken of het e-mailadres daar voorkomt. Zijn er meerdere cliënten waar dit e-mailadres voorkomt, dan verschijnt er een venster met deze cliënten. In dit venster kunt u een cliënt selecteren. Sla de gegevens op om de e-mail te archiveren. Nadat de e-mails gearchiveerd zijn, blijven deze in Outlook in de mappen Organizer IN en Organizer UIT aanwezig. In het venster "Outlook-items naar UNIT4 Relatiebeheer" worden de gearchiveerde e-mails echter niet meer getoond.


Pagina 68 van 75

15.

DIRECT E-MAIL VERSTUREN

15.1.

E-mail versturen vanuit de cliëntgrid

Voor dit onderdeel moet u over een Outlookkoppeling beschikken. U kunt rechtstreeks vanuit de cliëntenlijst een e-mailbericht naar de cliënt versturen, zonder eerst de cliëntkaart te openen. Hiervoor is in de knoppenbalk van de cliëntlijst de opgenomen. knop U ziet deze knop alleen als in de gebruikerskaart bij het onderdeel "Parameters", tabblad Relatiebeheer het veld Mijn berichten versturen via Outlook aangevinkt is.

Selecteer in de cliëntlijst een cliënt, en klik op de knop om een e-mail te genereren. Bij één contactpersoon ziet u direct het bericht. Zijn er meerdere contactpersonen van de cliënt geregistreerd, dan ziet u eerst een venster waarin u de gewenste contactpersoon kunt selecteren.


Pagina 69 van 75

Daarna wordt het berichtvenster geopend.


Pagina 70 van 75

Als in de cliëntkaart (bij het onderdeel "Algemeen", tabblad Communicatie) een emailadres is vastgelegd, wordt dit adres standaard getoond in het berichtvenster. U kunt dit adres 'uitzetten' door het vinkje voor het adres weg te halen. Het bericht wordt dan niet naar dit adres gestuurd. Als bij , Onderhoud, Systeemonderhoud, onderdeel Relatiebeheer, tabblad Organizer 2 organizersoorten zijn vastgelegd, dan is het veld Berichtsoort al ingevuld (zie ook "Standaard organizersoorten"). De gekleurde velden moeten verplicht worden ingevuld om de e-mail te versturen. Als u met e-mail-sjablonen werkt, kunt u deze in het veld E-mail sjabloon selecteren. Hebt u in het venster "Systeemonderhoud" (knop , Onderhoud, Systeemonderhoud en dan Relatiebeheer, tabblad Organizer 2 een standaard e-mail sjabloon geselecteerd, dan wordt dit sjabloon in dit venster weergegeven (zie ook "E-mail sjabloon gebruiken in organizer-bericht") Als alle gegevens zijn ingevuld kunt u het bericht verzenden.

15.2.

E-mail versturen vanuit de grid via Outlook

U kunt vanuit de cliënt- of gebruikersgrid gebruikers en cliënten rechtstreeks via Outlook e-mailen.


Pagina 71 van 75

Hiervoor moet u via de Ontwerper (in het configuratiemenu) het veld E-mailadres aan de grid toevoegen.

15.3.

E-mail versturen vanuit de cliënt- of gebruikerskaart

U kunt nu vanuit de cliënt-of gebruikerskaart direct via MS Outlook een e-mail verzenden. Hiervoor moet in het tabblad Communicatie het veld E-mailadres zijn ingevuld.


Pagina 72 van 75

Dit kan ook in de cliëntkaart bij contactpersonen, via het onderdeel Overige, tabblad Contactpersonen.


Pagina 73 van 75


Pagina 74 van 75

16.

INDEX

—A—

—N—

Aanvullende gegevens, organizer 53 Afspraak, beschikbaar 30 Afspraak, eigenschappen 27 Agendabeheer 51 Agendaweergave 11 Archiveren e-mail 66

Notitie 34

—B— Bericht, organizer 30 —E— Eigenschappen afspraak 27 E-mail archiveren 66 E-mail versturen vanuit cliëntgrid 69 vanuit de grid via Outlook 71 vanuit kaart 72 E-mailsjablonen 38

—O— Organizer-item openen 43 soorten 4, 6 status 7 status wijzigen 45 toevoegen 24 verplaatsen 44 Outlook, koppeling 58 —P— Poststuk 32 —R— Repeterende afspraak 35 Repeterende taak 35

—F— —S— Fax 31 —G—

Status organizer-item 7 wijzigen 45 Status organizeritems aanpassen 52

Gridweergave, organizer 16 —T— —K— Taak 33 Kantooragenda 17 Koppeling met Microsoft Outlook 58

—V—

—M—

Veld toevoegen, organizer 53

Microsoft Outlook, koppeling 58


Pagina 75 van 75

Handleiding Organizer

Recommend Documents