Handleiding Onlinedesk bpfbouw

Handleiding Onlinedesk bpfBOUW

Inhoud 1.Inleiding ...................................................................................... 4 1.1 Onlinedesk is een beveiligde omgeving....................................... 4 1.2 Administratie uitbesteed ........................................................... 5 2.Voor het eerst op Onlinedesk .......................................................... 6 2.1 Inloggegevens werkgever ......................................................... 6 2.2 U heeft uw inloggegevens nog niet ontvangen en wilt gebruik maken van Onlinedesk ............................................................................. 6 3.Inloggen op Onlinedesk ................................................................. 8 3.1 Inloggen op Onlinedesk ............................................................ 8 3.2 Inloggen op Onlinedesk voor administratiekantoren en loonservicebureaus ....................................................................... 9 3.3 Wachtwoord vergeten ............................................................. 10 Nieuw wachtwoord aanvragen ....................................................... 11 3.4 Gebruikersnaam vergeten........................................................ 11 3.5 Account geblokkeerd ............................................................... 12 4. Werken met Onlinedesk ............................................................... 13 4.1 Homepage ............................................................................. 13 4.1.1 Ik wil …. ............................................................................. 13 4.2 Berichten ............................................................................... 14 4.2.1 Berichten afhandelen ........................................................... 15 4.2.2 Soorten berichten ................................................................ 15 Mutatie (wijziging) is afgewezen .................................................... 15 5.Gegevens beheren ....................................................................... 16 5.1 Wijzigen contactgegevens........................................................ 16 5.2 Administratiekantoor of loonservicebureau machtigen ................ 16 5.3 Machtiging administratiekantoor of loonservicesbureau intrekken . 17 5.4 Gebruikers beheren en rechten beheren ................................... 18 5.5 Gebruiker toevoegen............................................................... 18 6. Medewerkers beheren.................................................................. 20 6.1 Nieuwe medewerkers aanmelden.............................................. 20 6.2 Medewerker afmelden ............................................................. 25 2 © PGGM - juni 2015 – www.onlinedesk.nl

6.3 Gegevens medewerker wijzigen ............................................... 27 6.4 Nieuw dienstverband toevoegen .............................................. 29 6.5 Dienstverband verwijderen ..................................................... 30 6.6 Periodegegevens wijzigen ........................................................ 31 6.7 Nieuwe periode toevoegen bij uw medewerker ........................... 32 6.8 Overzicht alle medewerkers .................................................... 32 Overzicht downloaden .................................................................. 34 Aantal getoonde medewerkers aanpassen ....................................... 35 6.9 Overzicht printen .................................................................... 35 7.Indienen periodieke loonopgave ..................................................... 36 7.1 Medewerkers selecteren .......................................................... 38 7.1.1 Medewerkers zoeken op periode ............................................ 38 7.1.2 Medewerkers zoeken op cao-code .......................................... 38 7.1.3 Medewerkers nog in te dienen PLO ......................................... 38 7.2 Alle medewerkers ................................................................... 39 7.3 Periodieke loonopgave indienen ................................................ 41 7.4 Overzicht downloaden ............................................................. 41 7.5 Overzicht printen .................................................................... 42 8.Ziek- en hersteldmelding doorgeven ............................................... 43 8.1 Ziek- en hersteldmeldingen uploaden via Onlinedesk .................. 43 8.2 Per post ziek- en hersteldmeldingen indienen ............................. 44 9. Aanvullende loonopgave bij ziekte doorgeven ................................. 46 9.1 Aanvullende loonopgave bij ziekte per post ................................ 46 9.2 AAD, PLO bij ziekte digitaal ...................................................... 47 10.Declaratie indienen cao-regelingen ............................................... 48 10.1 Declaratie uploaden Onlinedesk .............................................. 48 10.2 Declaratie indienen per post ................................................... 50 11.1 Verzonden wijzigingen ........................................................... 52 11.2 Afgewezen wijzigingen .......................................................... 52 11.3 Te verzenden wijzigingen ....................................................... 53 12.Facturen ................................................................................... 54 12.1 Facturen .............................................................................. 54 12.2 Facturen bekijken ................................................................. 54 12.2 Facturen downloaden ............................................................ 56 12.3 Automatisch betalen ............................................................. 59

3 © PGGM - juni 2015 – www.onlinedesk.nl

1.Inleiding Onlinedesk is het digitale werkgeversportaal voor alle werkgevers die vallen onder de Afbouwsector. Dit geldt ook voor administratiekantoren die de administratie doen voor deze werkgevers. Via Onlinedesk kunt u online gegevens bekijken, wijzigen en invoeren. Wijzigingen worden direct verwerkt. Alle werkgevers en de administratiekantoren krijgen een inlogaccount voor Onlinedesk. Via Onlinedesk kunt u online:  Medewerkers aan- en afmelden door AAD  Periodieke loonopgave (PLO) aanleveren  Gegevens corrigeren  Premienota’s/facturen en specificaties inzien en downloaden  Downloaden en uploaden van formulieren voor het doorgeven van ziekmeldingen en de eventueel daarbij behorende aanvullende loonopgave  Downloaden en uploaden van formulieren voor het indienen van declaraties die vallen onder de cao-regelingen  Voor de eigenaren de fiscale gegevens van het pensioen doorgeven  Contactgegevens beheren  Administratiekantoren en loonservicebureaus machtigen of machtiging intrekken. Voordelen Onlinedesk Het aanleveren via Onlinedesk biedt u verschillende voordelen, waaronder:  Eenvoudige bediening  Altijd actueel inzicht in uw administratie  Beveiligd aanleveren en uploaden van gegevens  Mogelijkheid om gelijktijdig voor meerdere werkgevers per sector aan te leveren (als u een administratiekantoor bent)  Automatische controle van aangeleverde bestanden  Fouten in uw aanlevering kunt u inzien en direct aanpassen  Facturen inzien  Eenvoudig aanleveren van declaraties voor de cao-regelingen  Zelf aanmaken van extra toegangscodes voor uw Onlinedesk account  Onlinedesk is geschikt voor alle bestaande salarissoftwarepakketten, die het huidige bestandsformaat ondersteunen.

1.1 Onlinedesk is een beveiligde omgeving U kunt bestanden en formulieren uploaden en uw gegevens online invullen via Onlinedesk. Dit gebeurt in een beveiligde omgeving. Hierdoor zijn de privacy gevoelige gegevens van u en uw medewerkers gewaarborgd. Als u gebruik maakt van de upload functie van Onlinedesk, komt uw bestand bovendien direct op de juiste afdeling bij PGGM terecht. Uw voordeel is dat de gegevens hierdoor sneller worden verwerkt. Uw digitale AAD en PLO bestanden kunt u nog tot en met 31 december 2015 via e-mail versturen. Maar wij raden dat af, omdat de privacy van u en uw medewerkers dan niet is gegarandeerd.


Uit oogpunt van duurzaamheid, efficiency en milieu mogen geen gegevens meer worden doorgegeven op papier. Dit geldt vanaf 1 januari 2016. Het is dan niet meer mogelijk om aan- en afmeldingen van medewerkers en informatie over het dienstverband op papier door te geven. 1.2 Administratie uitbesteed Heeft uw bedrijf de administratie uitbesteed? Dan raden wij u aan om wijzigingen door het administratiekantoor of loonservicebureau te laten verrichten. U kunt Onlinedesk dan wel gebruiken om gegevens te raadplegen.


2.Voor het eerst op Onlinedesk Welkom bij Onlinedesk, het digitale werkgeversportaal van bpfBOUW. 2.1 Inloggegevens werkgever Om toegang te krijgen tot Onlinedesk heeft u inloggegevens nodig. Zodra u als werkgever bent geregistreerd bij bpfBOUW, ontvangt u van ons uw inloggegevens. De inloggegevens bestaan uit een ‘gebruikersnaam’ en een ‘wachtwoord’. Deze worden in twee aparte brieven toegestuurd. Dit doen wij vanwege privacygevoeligheid. Zodra u de brieven heeft ontvangen, kunt u inloggen. Zie hoofdstuk 3. Inloggen op Onlinedesk. U kunt in Onlinedesk aan collega’s beheerrechten geven. Dit kan nadat u zich als werkgever voor het eerst heeft aangemeld.

2.2 U heeft uw inloggegevens nog niet ontvangen en wilt gebruik maken van Onlinedesk Heeft u bericht gehad van bpfBOUW dat u als werkgever bent aangesloten? Maar u heeft nog geen accountgegevens ontvangen? Dan kunt u uzelf aanmelden bij Onlinedesk. Ga hiervoor naar Via www.pggmregelingen.nl/werkgevers/afbouw. In de menubalk gaat u naar ‘Administratie – Onlinedesk’ Linksonder klikt u op: ‘Aanmelden Onlinedesk’.

U ziet een invulscherm ‘Toegang aanvragen’. Vul daarop de gegevens van uw bedrijf in. Alle velden zijn verplicht. Klik hierna op ‘Verzenden’.


Administratiekantoor of loonservicebureau Voert u als administratiekantoor of loonservicebureau de administratie uit voor meerdere klanten in de Afbouwsector of andere sectoren? Dan kunt u ook inloggegevens aanvragen voor Onlinedesk U ontvangt van ons per pensioenfonds een gebruikersnaam en wachtwoord. U kunt voor meerdere klanten de administratie uitvoeren in Onlinedesk. Nadat u bent ingelogd kiest u voor welke klant u de administratie wil uitvoeren. Zie hoofdstuk 4. Werken in Onlinedesk. Let op! Wilt u als administratiekantoor of loonservicebureau een klant aan uw Onlinedesk wil toevoegen? Dat kan alleen met een machtiging van de klant. Uw klant kan u machtigen in Onlinedesk via ‘Wijzigen contactgegevens’.


3.Inloggen op Onlinedesk 3.1 Inloggen op Onlinedesk U kunt op drie manieren inloggen op Onlinedesk: a. Via www.pggmregelingen.nl/werkgevers/afbouw. b. In de menubalk gaat u naar ‘Administratie – Onlinedesk’

of c. Via www.onlinedesk.nl. Kies in het menu voor ‘BpfBOUW’ en klik op ‘Selecteer’. d.

In alle gevallen komt u op de inlogpagina voor bpfBOUW.


Vul op de inlogpagina uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op ‘Inloggen’.

3.2 Inloggen op Onlinedesk voor administratiekantoren en loonservicebureaus U logt in met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat wij u hebben toegestuurd. U ontvangt voor elk aangesloten pensioenfonds één account. Bent u ingelogd bij het juiste pensioenfonds? Dan selecteert u de klant waarvoor u de administratie wil uitvoeren. Voert u de administratie uit voor minder dan 10 klanten? Dan kunt u uw klant selecteren door een keuze te maken uit de dropdownbox. Heeft u 10 of meer klanten waarvoor u de administratie uitvoert? Dan kunt u een klant zoeken op:   

Klantnummer (voorheen aansluitingsnummer) Bedrijfsnaam Plaats

Via de optie ‘Bestanden en formulieren versturen’ kunt u vanaf deze pagina ook uw digitale AAD en/of PLO bestanden uploaden. Klik op ‘Wijzigingsoverzicht alle bedrijven’. U komt dan in het wijzigingsoverzicht waar alle mutaties staan die niet konden worden verwerkt. Zie ook hoofdstuk 11. Wijzigingsoverzicht.


Heeft u voor een klant gekozen? Dan komt u terecht op de homepage van uw klant. Controleer goed of u de juiste klant hebt geselecteerd voordat u de administratie invoert. Wilt u de administratie doen voor een andere klant? Dan kunt u een klant selecteren uit de dropdownbox of klikken op ‘Terug naar klantkeuze’. 3.3 Wachtwoord vergeten U bent uw wachtwoord vergeten of uw account is geblokkeerd. Klik op de inlogpagina op: ‘Wachtwoord vergeten?’

Er verschijnt een invulscherm.


Vul in het scherm uw gebruikersnaam en het e-mailadres in. Klik op ‘Versturen’. Let op! het e-mailadres moet overeenkomen met het e-mailadres dat in de gebruikersgegevens in Onlinedesk staat geregistreerd. Weet u niet welk e-mailadres geregistreerd staat bij uw gebruikersnaam? Volg dan de stappen zoals beschreven bij: ‘nieuw wachtwoord aanvragen’. Nieuw wachtwoord aanvragen Na het versturen van uw gebruikersnaam en e-mailadres, ontvangt u per e-mail een hyperlink. Daarmee kunt u een nieuw wachtwoord aanmaken. Open de hyperlink en maak een nieuw wachtwoord aan. Eisen wachtwoord Onlinedesk Kies een wachtwoord dat een ander niet makkelijk kan raden. Een wachtwoord voor Onlinedesk moet aan de volgende eisen voldoen: Minimaal Minimaal Minimaal Minimaal

8 1 1 1

karakters cijfer (niet 0 of 1) hoofdletter kleine letter (niet l)

De volgende leestekens zijn toegestaan:!@#$%^&*() Het wachtwoord mag geen wachtwoord zijn dat al eerder is gebruikt. Klik op ‘Versturen’. Heeft u een nieuw wachtwoord aangemaakt? Dan kunt u direct weer inloggen. 3.4 Gebruikersnaam vergeten U bent uw gebruikersnaam vergeten. Tip!: Vaak is de gebruikersnaam uw klantnummer. Weet u uw gebruikersnaam niet meer? En werkt ook uw klantnummer niet als gebruikersnaam?Dan kunt u op twee manieren aan uw gebruikersnaam komen: a. Heeft één van uw collega’s ook rechten om in Onlinedesk extra gebruikers toe te voegen? Dan kan diegene u helpen. 11 © PGGM - juni 2015 – www.onlinedesk.nl

Hiervoor logt uw collega in op Onlinedesk. Ga rechtsboven op de homepage naar ‘Gebruikers beheren’. Zoek uw gebruikersnaam op en maakt een nieuw wachtwoord aan(Zie: Eisen wachtwoord Onlinedesk). Zo kunt u het snelst weer aan de slag. of b. U vraagt zelf een nieuwe gebruikersnaam aan. Neem hiervoor contact op met onze klantenservice (030 – 277 56 20). Binnen enkele werkdagen ontvangt u dan per brief een nieuwe gebruikersnaam.

3.5 Account geblokkeerd Is uw account geblokkeerd? Neemt u dan contact op met onze klantenservice. Zij zijn bereikbaar op telefoonnummer 030 – 277 56 20.


4. Werken met Onlinedesk 4.1 Homepage Zodra u bent ingelogd komt u op de homepage van Onlinedesk. Nu kunt u aan de slag. Op de homepage ziet u of er premienota’s/facturen voor u klaar staan en of recente wijzigingen zijn afgewezen.

Vanaf de homepage kunt u ook bestanden en formulieren downloaden en versturen. Nadat u bent ingelogd, ziet u berichten die belangrijk zijn voor uw administratie. Zie bij ‘Paragraaf 4.2 Berichten’, wat u moet doen als u een melding krijgt. 4.1.1 Ik wil …. U kunt via het snel keuzemenu ‘Ik wil …’, direct een periodieke loonopgave indienen, een medewerker aan- of afmelden of gegevens wijzigen. Door op de oranje envelop te klikken komt u op de berichtenpagina.


4.2 Berichten Nadat u bent ingelogd kan het zijn dat u een melding ziet met berichten die belangrijk zijn voor uw administratie. Als u het bericht leest en afhandelt, dan krijgt u de melding niet meer te zien. Wanneer u de melding tijdelijk negeert en de melding sluit, verschijnt de melding weer bij de volgende keer dat u inlogt.


4.2.1 Berichten afhandelen Staat er een bericht voor u klaar? Dan klikt u op het bericht om de inhoud te zien. In het bericht staat wat u in uw administratie moet doorvoeren. De contactpersoon van uw bedrijf ontvangt ook een e-mail met dezelfde melding. Ook hierin staat wat er wordt verwacht. Heeft u wel een bericht in uw inbox gekregen? Maar de contactpersoon niet? Neemt u dan contact op met de klantenservice (030 – 277 56 20). 4.2.2 Soorten berichten Mutatie (wijziging) is afgewezen Heeft u een wijziging doorgevoerd (al dan niet automatisch) in de administratie? Dan kan het gebeuren dat een wijziging niet kan worden verwerkt. Deze wijziging komt dan in het ‘Wijzigingenoverzicht’ terecht. Dit staat onder het tabblad ‘Afgewezen wijzigingen’. De reden van afwijzing staat achter de wijziging vermeld.

Klik op de regel van de afgewezen wijziging in dit overzicht. De wijziging opent in een nieuw scherm. Pas de wijziging aan en verzendt de wijziging opnieuw. Of laat de wijziging vervallen door op de prullenbak te klikken. Tip!: Behandel de afgewezen wijzigingen regelmatig. Dit is in het belang van u en uw medewerkers.


5.Gegevens beheren In Onlinedesk kunt u veel zaken zelf direct aanpassen. Zo kunt u de contactgegevens aanpassen, contactpersoon aangeven, machtigingen intrekken, etc. 5.1 Wijzigen contactgegevens Op de homepage vindt u rechtsboven ‘Wijzigen contactgegevens’.

Als u klikt op ‘Wijzigen contactgegevens’ opent een scherm met de contactgegevens. Pas de gegevens aan. U kunt het correspondentieadres en het factuuradres wijzigen. Van het vestigingsadres kunt u alleen de contactgegevens toevoegen of wijzigen. Wijzigt het vestigingsadres? Neem dan contact op met de klantenservice (030 - 277 56 20). Ook kunt u nieuwe contactpersonen aanmaken of wijzigen. Sla de nieuwe gegevens op. Dit doet u door helemaal onderaan op ‘Opslaan’ te klikken.

De gegevens die grijs blijven, kunt u niet zelf wijzigen. Wilt u deze gegevens laten wijzigen? Neemt u dan contact op met de klantenservice (030 – 277 56 20). 5.2 Administratiekantoor of loonservicebureau machtigen U wilt uw administratiekantoor of loonservicesbureau machtigen om uw administratie in Onlinedesk uit te voeren. Ga dan naar ‘Wijzigen contactgegevens’. Er opent nu een scherm met alle contactgegevens. Hier ziet u ook het kopje ‘Administratiekantoor’. Klik op: ‘Machtig administratiekantoor’.


Vul de gegevens in van het administratiekantoor en die van de contactpersoon van het administratiekantoor in het invulscherm. Klik daarna op ‘Verzenden’.

5.3 Machtiging administratiekantoor of loonservicesbureau intrekken Heeft u al eerder een administratiekantoor gemachtigd? En wilt u die machtiging intrekken? Ga dan naar ‘Wijzigen contactgegevens’. Er opent nu een scherm met alle contactgegevens. Onder het kopje ‘Administratiekantoor’ klik u op: ‘Intrekken machtiging’. U vult de datum in vanaf het moment dat u de machtiging wilt intrekken. Klik daarna op ‘Verzenden’. 17 © PGGM - juni 2015 – www.onlinedesk.nl

5.4 Gebruikers beheren en rechten beheren Wilt u een collega rechten geven om uw administratie te voeren in Onlinedesk? Of wilt u juist dit recht intrekken? Ga naar de homepage. Rechtsboven in het scherm ziet u ‘Gebruikers beheren’.

Klik op ‘Gebruikers beheren’. Er opent een scherm met een overzicht van alle gebruikers, hun gebruikersnaam en e-mailadres.

Klik op ‘Gebruiker wijzigen’. Er opent een invulscherm waar u de gegevens en rechten van die gebruiker kunt aanpassen, toevoegen of verwijderen. Klik hierna op ‘Wijzigingen opslaan’.

5.5 Gebruiker toevoegen U wilt een gebruiker toevoegen. Klik in het scherm ‘Gebruikers beheren’ op ‘Voeg gebruiker toe’. In het invulscherm kunt u de gebruikersgegevens en de rechten aangeven. U kunt hier de gebruikersgegevens toevoegen. Vul een naam en gebruikersnaam in. Geef het emailadres op en maakt een nieuw wachtwoord aan. (Zie hoofdstuk 3.3, kopje Eisen wachtwoord Onlinedesk). Onder het kopje ‘Rechten’ geeft u per persoon aan welke rechten diegene in Onlinedesk heeft. Controleer alle gegevens en klik op ‘Wijzigingen opslaan’. 18 © PGGM - juni 2015 – www.onlinedesk.nl


6. Medewerkers beheren Voor de uitvoering van de pensioenregeling hebben wij de gegevens van uw medewerkers nodig. Uw salarisadministratie is in principe de bron hiervoor. Heeft u die uitbesteed? Dan kan uw administratiekantoor of loonservicebureau de gegevensoverdracht voor u verzorgen. De pensioenadministratie van uw medewerkers houdt u bij in Onlinedesk. Via Onlinedesk kunt u:  Nieuwe medewerker aanmelden  Medewerker afmelden  Gegegevens medewerker wijzigen  Overzicht aanvragen van de dienstverbandgegevens van uw medewerkers

6.1 Nieuwe medewerkers aanmelden Treedt er een medewerker bij u in dienst? Meld u deze medewerker dan direct aan. Wat is heel belangrijk bij het aanmelden van medewerkers? Dat u alle gegevens die in de aanmelding thuishoren ook daadwerkelijk invult. Elk ontbrekend gegeven zorgt voor onnodige uitval! U kunt een nieuwe medewerker op twee manieren aanmelden: a. Op de homepage ziet u linksboven een kopje ‘Ik wil …’ . Daaronder zijn een aantal snelkeuzes opgenomen. Klik op ‘Nieuwe medewerker aanmelden’.

of b. U gaat op de homepage in de menubalk naar ‘Medewerkers’.


Daarna klikt u op ‘Nieuwe medewerker aanmelden’.

Op beide manieren komt u terecht op het invulscherm ‘Nieuwe medewerker aanmelden’.


Vul de geboortenaam, het Burgerservicenummer en de geboortedatum van uw medewerker in op het invulscherm. Klik op: ‘Gegevens ophalen’. Onlinedesk checkt of uw medewerker al eerder pensioen bij ons heeft opgebouwd en daarom al bekend is in onze administratie. Is de medewerker al bekend in Onlinedesk? Dan worden alle gegevens van uw medewerker getoond die bij ons bekend zijn. Controleer de gegevens. Pas deze aan waar nodig of vul de ontbrekende gegevens in. Vul het dienstverband en de periodegegevens in. 22 © PGGM - juni 2015 – www.onlinedesk.nl

Dienstverband Onder dienstverband verstaan wij ‘de dag waarop de medewerker bij u in dienst kwam’. Periode van: vul de datum in dat uw medewerker dienst treedt. Tot en met: vul de datum in dat uw medewerker uit dienst gaat. U hoeft deze datum alleen in te vullen als uw medewerker op het moment van aanmelden al uit dienst is. Periode gegevens Selecteer in het menu de cao-code en de beroepencode. Het is belangrijk dat u aangeeft onder welke regeling de medewerker valt. Voor UTApersoneel zijn bijvoorbeeld andere afspraken gemaakt dan voor medewerkers die onder de cao-regeling Afbouw vallen. Cao-code: vul bij de cao-code de code in van de regeling waaronder uw medewerker valt: 0099 0002 0013

Overig personeel Afbouw Cao personeel Afbouw UTA personeel Afbouw

Beroepencode: afhankelijk van de gekozen cao-code kunt u kiezen uit een aantal beroepen binnen de sector en een beroepencode die daarbij hoort. Klik op ‘Gegevens controleren’. Onlinedesk controleert of u alle benodigde gegevens heeft ingevuld. Ook of deze overeenkomen met de informatie bij uw pensioenfonds. Het scherm laat zien welke gegevens u doorgeeft. Controleert u nog eens de gegevens. Daarna kunt u deze verzenden door te klikken op ‘Aanmelding verzenden’. De gegevens worden direct bijgewerkt.



6.2 Medewerker afmelden U wilt een medewerker afmelden die uit dienst gaat. U kunt op twee manieren een medewerker afmelden: a. Op de homepage ziet u in het snelkeuzemenu het kopje ‘Ik wil …’. Kies daar voor ‘Medewerker afmelden’. Er opent nu een invulscherm. of b. U gaat op de homepage in de menubalk naar ‘Medewerkers’.

Kies daarna voor ‘Medewerker afmelden’.


Bij beide manieren komt u terecht op het invulscherm ‘Medewerker afmelden’.

Hoe zoekt u de medewerker die uit dienst gaat op? Vul de geboortenaam of het Burgerservicenummer in. Klik op: ‘Zoeken’. Onlinedesk haalt de persoonsgegevens van de medewerker op. Klik rechts in het scherm op ‘Bekijk dienstverband’. U ziet nu één of meerdere dienstverbanden van uw medewerker. Selecteer het dienstverband dat u wilt afmelden. 26 © PGGM - juni 2015 – www.onlinedesk.nl

Vul de datum in dat uw medewerker uit dienst is gegaan. Klik op: ‘Medewerker afmelden’. Het scherm laat zien welke gegevens u doorgeeft. Controleert u nog eens de gegevens. Daarna kunt u deze gegevens verzenden door te klikken op ‘Afmelding verzenden’. De gegevens worden direct bijgewerkt. 6.3 Gegevens medewerker wijzigen U wilt de gegevens van een medewerker wijzigen. U kunt de gegevens van uw medewerker als volgt aanpassen: U gaat op de homepage in de menubalk naar ‘Medewerkers’.

Daarna kiest u voor ‘Gegevens medewerker wijzigen’.


Bij beide manieren komt u terecht op het invulscherm ‘Gegevens medewerker wijzigen’. Hoe zoekt u de medewerker waarvan u de gegevens wilt wijzigen? Vul de geboortenaam of het Burgerservicenummer in. Klik op: ‘Zoeken’. Onlinedesk haalt de gegevens van uw medewerker op.

Klik rechts in het scherm op ‘Bekijk dienstverband’. U ziet nu één of meerdere dienstverbanden van uw medewerker. Selecteer het dienstverband dat u wilt wijzigen. Pas de gegevens aan. Klik op: ‘Wijziging verzenden’.


Het schermt toont welke gegevens u doorgeeft. Controleert u nog eens de gegevens. Daarna kunt u deze gegevens verzenden door te klikken op ‘Wijziging verzenden’. De gegevens worden direct bijgewerkt. 6.4 Nieuw dienstverband toevoegen U wilt een nieuw dienstverband toevoegen. Bijvoorbeeld omdat uw medewerker meerdere dienstverbanden/functies heeft. Of omdat uw medewerker al eerder bij u in dienst is geweest en nu weer in dienst is. Hoe zoekt u de medewerker waarvan u de gegevens wilt wijzigen? Vul de geboortenaam of het Burgerservicenummer in. Klik op: ‘Zoeken’. Onlinedesk haalt de gegevens van uw medewerker op. Klik rechts in het scherm op ‘Bekijk dienstverband’. U ziet nu één of meerdere dienstverbanden van uw medewerker. Klik op: ‘Voeg nieuw dienstverband toe’. Vul op het volgende invulscherm de gegevens in van uw medewerker. Klik op: ‘Gegevens controleren’.


Periode van: vul de datum in dat uw medewerker in dienst trad. Tot en met: vul de datum in dat uw medewerker uit dienst gaat. U hoeft deze datum alleen in te vullen als uw medewerker op het moment van aanmelden al uit dienst is. Cao-code: vul bij de cao-code de code in van de regeling waaronder uw medewerker valt:

0000 0011 0012

Overig personeel Afbouw Cao personeel Afbouw UTA personeel Afbouw

Beroepencode: afhankelijk van de gekozen cao-code kunt u kiezen uit een aantal beroepen binnen de sector en een beroepencode die daarbij hoort. Klik op ‘gegevens controleren’. Onlinedesk controleert of u alle benodigde gegevens heeft ingevuld. Ook of deze overeenkomen met de informatie bij uw pensioenfonds. Het scherm toont welke gegevens u doorgeeft. Controleert u nog eens de gegevens. Daarna kunt u deze verzenden door te klikken op ‘Aanmelding verzenden’. De gegevens worden direct bijgewerkt.

6.5 Dienstverband verwijderen U wilt een dienstverband verwijderen. Bijvoorbeeld omdat u uw medewerker heeft aangemeld met een verkeerde cao-code. Hoe zoekt u de medewerker waarvan u de gegevens wilt wijzigen? Vulde geboortenaam of het Burgerservicenummer in. Klik op: ‘Zoeken’. Onlinedesk haalt de gegevens van uw medewerker op. Klik rechts in het scherm op ‘Bekijk dienstverband’. U ziet nu één of meerdere dienstverbanden van uw medewerker. 30 © PGGM - juni 2015 – www.onlinedesk.nl

Selecteer het dienstverband dat u wilt verwijderen. Verwijder het dienstverband door op de prullenbak aan de rechterkant te klikken. Klik op: ‘Dienstverband verwijderen’. De gegevens worden direct bijgewerkt.

6.6 Periodegegevens wijzigen U wilt de periodegegevens van uw medewerker wijzigen. Hoe zoekt u de medewerker waarvan u de periodegegevens wilt wijzigen? Vul de geboortenaam of het Burgerservicenummer in. Klik op: ‘Zoeken’. Onlinedesk haalt de persoonsgegevens van de medewerker voor u op.

Klik op ‘Bekijk dienstverband’. U ziet nu één of meerdere dienstverbanden van uw medewerker. Selecteer het dienstverband waarvan u de periodegegevens wilt wijzigen.


Klik op de periode die u wilt wijzigen. Wijzig de periode. Controleer de gegevens. Klik op: ‘Wijzigingen verzenden’.

6.7 Nieuwe periode toevoegen bij uw medewerker Hoe zoekt u de medewerker waarvan u de periodegegevens wilt wijzigen? Vul de geboortenaam of het Burgerservicenummer in. Klik op: ‘Zoeken’. Onlinedesk haalt de persoonsgegevens van de medewerker op. Klik op ‘Bekijk dienstverband’. U ziet nu één of meerdere dienstverbanden van uw medewerker. Selecteer het dienstverband waaraan u een nieuwe periode wilt toevoegen. Klik op: ‘Voeg nieuwe periode toe’.

Automatisch wordt een begindatum en een einddatum bij de nieuwe periode aangemaakt. Automatisch wordt dezelfde beroepencode als die van de vorige periode aangemaakt. Zijn de gegevens anders dan deze standaard, pas dan de gegevens aan. Controleer de gegevens. Klik op: ‘Wijzigingen verzenden’. 6.8 Overzicht alle medewerkers U wilt een overzicht van alle medewerkers die een dienstverband hebben of hebben gehad. Ga op de homepage naar de menubalk en klik op ‘Medewerkers’.


Ga daarna naar ‘Overzicht alle medewerkers’.

U ziet nu een overzicht van alle medewerkers die de afgelopen 12 maanden in dienst zijn of zijn geweest. Met het aanpassen van de periode kunt u dit overzicht aanpassen.


Overzicht downloaden U wilt het overzicht downloaden dat u nu op uw scherm heeft staan. Dit kunt u doen in de bestandsformaten: PDF, CSV en Excel. Ga rechtsboven in het overzicht naar de knop ‘Download’. Klik op de knop ‘Download’.

Kies in welk bestandsformaat u het bestand wilt hebben. Klik op ‘Downloaden’. Nu vraagt het programma of u het overzicht wilt openen of opslaan. U kunt vervolgens het overzicht printen of opslaan.


Aantal getoonde medewerkers aanpassen Standaard worden tien medewerkers getoond. Zijn er meer dan 10 medewerkers bij u in dienst of in dienst geweest? Dan kunt u dit aantal uitbreiden tot maximaal vijftig per pagina. Ga rechtsboven het overzicht naar ‘Toon’. Vul een ander aantal in. 6.9 Overzicht printen U wilt het overzicht printen dat u nu op uw scherm heeft staan. Ga rechtsboven naar de knop ‘Print’.

Klik op de knop ‘Print’. Kies of u alleen de getoonde pagina wilt printen of het gehele overzicht (Compleet). Klik op ‘Printen’.


7.Indienen periodieke loonopgave U wilt een nieuwe periodieke loonopgave (PLO) indienen. U kunt op twee manieren een periodieke loonopgave indienen: a. Op de homepage ziet u in het snelkeuzemenu het kopje ‘Ik wil …’. Kies daar voor ‘Indienen periodieke loonopgave’.

of b. U gaat op de homepage in de menubalk naar ‘Medewerkers’.

Kies vervolgens voor ‘Periodieke loonopgave indienen’.


Via beide manieren komt u op de pagina met een overzicht van alle medewerkers die nu bij u in dienst zijn.


7.1 Medewerkers selecteren U kunt op verschillende manieren selecties maken van medewerkers waarvoor u een periodieke loonopgave wilt indienen. 7.1.1 Medewerkers zoeken op periode U wilt een periodieke loonopgave indienen voor medewerkers die in een bepaalde periode bij u in dienst waren. Boven de opsomming staat het periodenummer aangegeven. Kiest u hier een ander periodenummer? Dan worden de medewerkers getoond die bij u in dienst waren in deze periode. 7.1.2 Medewerkers zoeken op cao-code U wilt een periodieke loonopgave indienen voor medewerkers met een bepaalde caocode. Boven de opsomming staat een cao-code aangegeven. Kiest u hier een andere caocode? Dan worden uw medewerkers getoond waarop deze cao-code van toepassing is. 7.1.3 Medewerkers nog in te dienen PLO U wilt een periodieke loonopgave indienen voor medewerkers waarvoor u nog geen PLO heeft ingediend. Ga naar: ‘Zoek medewerkers’. Klik op: ‘Verfijn uw zoekopdracht’.


Vink aan: ‘Nog geen periodegegevens aangeleverd’. Klik op: ‘Zoek’.

U ziet dan een overzicht van alleen de medewerkers waarvoor u de periodegegevens nog moet doorgeven.

7.2 Alle medewerkers U wilt een overzicht van alle medewerkers. Ga op de homepage naar de menubalk en klik op ‘Medewerkers’.


Klik daarna op ‘Overzicht alle medewerkers’.

U ziet nu een overzicht alle medewerkers.


7.3 Periodieke loonopgave indienen Heeft u de selectie gemaakt voor welke medewerkers u een periodieke loonopgave wilt indienen? Dan vult u de gegevens in per medewerker. In de regel van de medewerker vult u het volgende in:  aantal dagen,  aantal uren  cumulatief premieloon  vastloon en  periodiciteitscode. Controleer de gegevens. Klik onder het overzicht op: ‘Controleer te verzenden gegevens’. Let op! U hoeft niet de gegevens van alle medewerkers in één keer in te vullen. Wilt u op een later moment weer doorgaan met het invoeren van de gegevens? Dan ziet u dat de regels van de medewerkers waarvoor u de gegevens al heeft doorgevoerd, blauw gekleurd zijn. De gegevens van de medewerkers die nog ingevuld moeten worden, zijn wit. 7.4 Overzicht downloaden U wilt het overzicht downloaden dat u nu op uw scherm heeft hebt staan. Dit is mogelijk in de bestandsformaten: PDF, CSV en XLS (Excel). Ga rechtsboven het overzicht naar de knop ‘Download’. Klik op de knop ‘Download’.


Kies in welk bestandsformaat u het bestand wilt hebben. Klik op ‘Downloaden’. Nu vraagt het programma of u het overzicht wilt openen of opslaan. U kunt vervolgens het overzicht printen of opslaan. 7.5 Overzicht printen U wilt het overzicht printen dat u nu op uw scherm heeft staan. Ga rechtsboven de tabel naar de knop ‘Print’.

Klik op de knop ‘Print’. Kies of u alleen de getoonde pagina wilt printen of het gehele overzicht (Compleet). Klik op ‘Printen’.


8.Ziek- en hersteldmelding doorgeven U wilt doorgeven dat uw medewerker ziek is. Of ons laten weten dat een zieke medewerker weer hersteld is. U kunt een ziek- en hersteldmelding op twee manieren aan ons doorgeven: 1. Bestanden en formulieren uploaden versturen via Onlinedesk. Dit is de makkelijkste en veiligste manier. 2. Gegevens doorgeven op een formulier, deze printen en via de post naar ons sturen. Dit is de meest omslachtige manier. De verwerkingstijd is dan langer dan bij een online verwerking van uw formulieren. 8.1 Ziek- en hersteldmeldingen uploaden via Onlinedesk Dit is de makkelijkste en veiligste manier. Ga hiervoor op de homepage naar ‘Bestanden en formulieren versturen’.

Klik op de ‘Verstuur bestand’. Selecteer vervolgens welk soort formulier u wilt uploaden.


Kies voor Ziek en hersteld meldingen. Selecteer welk formulier u wilt uploaden en voeg daarna het formulier toe via bladeren. En klik op ‘Verstuur bestand’. 8.2 Per post ziek- en hersteldmeldingen indienen U wilt ziek- en hersteldmeldingen doorgeven per post. Ga dan naar de homepage. Klik rechtsonder onder het kopje ‘Formulieren downloaden’ op ‘Ziek- en herstelmelding indienen’.


Klik op het formulier dat u wilt invullen, print het uit, vul het in en stuur het op naar het adres dat op het formulier staat. Geef vervolgens ook de aanvullende loonopgaves bij ziekte door. Zie hiervoor ‘Aanvullende loonopgave bij ziekte doorgeven’.


9. Aanvullende loonopgave bij ziekte doorgeven 9.1 Aanvullende loonopgave bij ziekte per post U wilt een aanvullende loonopgave bij ziekte doorgeven per post. U gaat naar de homepage. Klik rechtsonder onder het kopje ‘Formulieren downloaden’ op ‘Aanvullende loonopgave bij ziekte’.

Selecteer het formulier dat u wilt invullen, print het uit, vul het in en stuur het op naar het adres dat op het formulier staat.


9.2 AAD, PLO bij ziekte digitaal Heeft u een formulier gedownload, geprint en ingevuld? Dan kunt u het formulier hier uploaden, nadat deze is gescand of er een foto van is gemaakt.


10.Declaratie indienen cao-regelingen 10.1 Declaratie uploaden Onlinedesk U wilt een declaratie uploaden via Onlinedesk. U gaat naar de homepage. Klik rechtsonder onder het kopje ‘Formulieren downloaden’. Klik op ‘cao-regelingen’.

Vul het formulier digitaal in, print het uit, en onderteken het. Nadat het formulier is gescand of er een foto van is gemaakt kunt u het uploaden via ‘Bestanden en formulieren versturen’.



10.2 Declaratie indienen per post U wilt een declaratie indienen per post. U gaat naar de homepage. Klik rechtsonder onder het kopje ‘Formulieren downloaden’. Klik op ‘cao-regelingen’.

Download het formulier, print het uit, vul het in en stuur het op naar het adres dat op het formulier staat. 50 © PGGM - juni 2015 – www.onlinedesk.nl

11. Wijzigingenoverzicht U wilt een overzicht van uw wijzigingen. Ga hiervoor op de homepage naar ‘Wijzigingenoverzicht’ in de menubalk.

Nu verschijnt een pagina met een wijzigingenoverzicht. Het overzicht kent drie tabbladen: 1. Verzonden wijzingen 2. Te verzenden wijzingen 3. Afgewezen wijzingen


In elk tabblad kunt u zoeken op geboortenaam of Burgerservicenummer. Standaard wordt gezocht op alle wijzigingen. U kunt uw zoekopdracht verfijnen. Met deze optie kunt u wijzigingen zoeken door een bepaalde periode op te geven en/of door te zoeken op soort wijziging. U kunt kiezen voor aanmeldingen, afmeldingen of inkomenswijzigingen. 11.1 Verzonden wijzigingen In het wijzigingenoverzicht kunt u de status van uw wijzigingen zien. In het tabblad ‘Verzonden wijzigingen’ staat een overzicht van alle verzonden wijzigingen. In het overzicht staat weergegeven:    

Geboortenaam Datum waarop de wijziging is ingevoerd Soort wijziging Status van de wijziging

Staat de status van de wijziging op ‘Afgewezen’? Dan staat de wijziging ook in het tabblad ‘Afgewezen wijzigingen’. Klik op de wijziging. Pas de gegevens aan en verzend de wijziging nogmaals.

11.2 Afgewezen wijzigingen In het tabblad ‘Afgewezen wijzigingen’ staat een overzicht van de wijzigingen die niet kunnen worden verwerkt. De reden van afwijzing staat hierbij vermeld. Vanuit dit overzicht kunt u de wijziging openen. Als u nog een wijziging wilt doorgeven bij een medewerker, dan klikt u op de naam. U kiest dan voor ‘Opnieuw verzenden’. Of u kiest ervoor de wijziging te laten vervallen door op de prullenbakte klikken.


Heeft u een bepaalde selectie gemaakt? Dan kunt u deze mutaties ook in één keer verwijderen door te klikken op ‘Geselecteerde mutaties verwijderen’. Wilt u alle afgewezen mutaties verwijderen? Dan kan dat door te klikken op ‘Alle regels verwijderen’.

11.3 Te verzenden wijzigingen Een aan- of afmelding kunt u direct verzenden. Maar u kunt deze ook eerst opslaan voordat u de wijzigingen verzendt. De wijzigingen die u heeft opgeslagen vindt u in een overzicht in het tabblad ‘Te verzenden wijzigingen’. Vanuit dit overzicht kunt u de wijzigingen eventueel nog aanpassen en alsnog verzenden, of verwijderen. Verzend het bestand door op ‘Verstuur’ te klikken. Wilt u een wijziging verwijderen? Klik dan op de prullenbak achter de wijziging.


12.Facturen

12.1 Facturen Als werkgever ontvangt u iedere vier weken een premienota/factuur gebaseerd op de aangeleverde loongegevens over de voorafgaande periode. De factuur en de bijbehorende specificatie van de premie per regeling die u van PGGM ontvangt, kunt u downloaden via Onlinedesk. Van de facturen die u nog van de vorige pensioenuitvoeringsorganisatie A&O Services heeft ontvangen, ziet u hier alleen de bedragen. Deze facturen kunnen niet gedownload worden. Als ondernemer zonder personeel ontvangt u ieder kwartaal een premienota/factuur voor uw pensioenpremie. Zowel de factuur als de bijbehorende specificatie van de premie kunt u downloaden via Onlinedesk. 12.2 Facturen bekijken U kunt op 2 manieren de premienota bekijken. a. Op de homepage ziet u in het midden een blok met ‘Facturen’. Hier kunt u meteen zien u of er premienota’s/facturen voor u klaar staan. Klik op ‘Ga naar facturenoverzicht om de details van de facturen te bekijken.


Of b. U gaat op de homepage in de menubalk naar ’Facturen’.

Op beide manieren komt u terecht op het overzichtsscherm ‘Facturen’.


12.2 Facturen downloaden Als u een overzicht wilt van meerdere facturen klik dan op ‘Bekijk al uw facturen’.

Nadat u hierop heeft geklikt ziet u een overzicht van meerdere facturen. Bij deze facturen kunt u doorklikken naar de detailinformatie. U ziet nu per jaar uw facturen. Wilt u meer informatie over een specifieke factuur? Klik dan op de regel van deze factuur voor meer detailinformatie.

Wanneer u de detailinformatie van uw factuur wilt bekijken verschijnt er een scherm waarin u een keuze kunt maken. Als u het voorblad wilt downloaden, vink dan het rondje bij het voorblad aan.


Vervolgens klikt u op ‘Raadplegen’. Daarna verschijnt het ‘voorblad’.


Wilt u een specificatie downloaden? Klik dan de specificatie aan. Hierin kunt u een keuze maken in 3 vormen. PDF, CVS en Excel.


Nadat u op de specificatie heeft aangevinkt, klikt u op ‘Raadplegen’ dan verschijnt de specificatie.

12.3 Automatisch betalen U kunt bpfBOUW machtigen om het bedrag van de factuur/premienota automatisch van uw rekening af te boeken. Vul dan het machtigingsformulier in. Deze kunt u downloaden op: www.pggmregelingen.nl


Handleiding Onlinedesk bpfbouw

Recommend Documents