Snelstartgids Onlinedesk VOOR ADMINISTRATIEKANTOREN
SAMEN ONDERWEG
Start hier met lezen!
Hoe levert u nu gegevens aan bij A&O Services?
U ziet hiernaast vier gekleurde balken. Deze beschrijven de vier mogelijke manieren waarop u nu gegevens aanlevert bij A&O Services. Herkent u zich in een van deze manieren? Lees dan verder op de aangegeven bladzijden. Daar leest u wat er in uw specifieke situatie verandert en hoe u vanaf 6 juli 2015 gegevens aanlevert via Onlinedesk. U hoeft dus maar een deel van deze gids te lezen. Bijvoorbeeld: levert u op papier aan, dan leest u pagina 4-11 van de gids. De groene kleur uit de tekstbalk vindt u terug op de pagina’s die op u van toepassing zijn. De rest van de gids hoeft u niet te lezen.
Hoe levert u vanaf 6 juli 2015 gegevens aan?
2
U levert gegevens op papier aan
U levert de gegevens op papier aan. U maakt hierbij gebruik van het formulier ‘Aan- en afmelding dienstbetrekking’ (AAD) en het formulier ‘Periodieke loonopgave’ (PLO). Na het invullen van de formulieren stuurt u deze per post naar A&O Services.
Lees pagina
4-11
U levert gegevens per e-mail aan
U gebruikt Infodesk voor het uploaden van gegevens
U levert een nihil-loonopgave aan
U maakt gebruik van een salarissoftwarepakket, waarin u de loonadministratie van uw klant(en) bijhoudt. Met dit pakket maakt u iedere periode een aanleverbestand. Dit bestand bevat de gegevens van de ‘Aan- en afmelding dienstbetrekking’ (AAD) en de ‘Periodieke loonopgave’ (PLO) van uw klant. Het bestand verstuurt u per e-mail naar A&O Services.
U maakt gebruik van een salarissoftwarepakket, waarin u de loonadministratie van uw klant(en) bijhoudt. Met dit pakket maakt u iedere periode een aanleverbestand. Dit bestand bevat de gegevens van de ‘Aan- en afmelding dienstbetrekking’ (AAD) en de ‘Periodieke loonopgave’ (PLO) van uw klant. U uploadt het bestand via Infodesk, de werkgeversportal van A&O Services.
Uw klant staat ingeschreven als werkgever, maar heeft (tijdelijk) geen personeel in dienst. U bent gewend over de periode waarin geen verloning plaatsvindt een zogeheten nihil-loonopgave te doen namens uw klant.
Lees pagina
Lees pagina
Lees pagina
12-15
16-19
20-21
3
U levert gegevens op papier aan
Lees pagina
4-11
Hoe levert u nu gegevens aan bij A&O Services?
U levert gegevens op papier aan.
Hoe levert u vanaf 6 juli 2015 gegevens aan?
U levert gegevens voortaan digitaal aan via Onlinedesk.
U maakt hierbij gebruik van het formulier ‘Aan- en afmelding dienstbetrekking’ (AAD) en het formulier ‘Periodieke loonopgave’ (PLO). Na het invullen van de formulieren stuurt u deze per post naar A&O Services.
Het aanleveren van gegevens op papier is foutgevoelig en werkt kosten verhogend. We raden u daarom aan de gegevens voortaan digitaal aan te leveren via Onlinedesk. Dit biedt u verschillende voordelen: •U hoeft de gegevens niet langer per post naar ons toe te sturen. •H et online invullen van een AAD of PLO lijkt sterk op het invullen van het papieren formulier. •O nlinedesk controleert automatisch de gegevens die u invult. Dit verkleint de kans op fouten. •G egevens worden sneller verwerkt als u deze via Onlinedesk aanlevert. •U kunt de gegevens direct online inzien en wijzigen. •O nlinedesk werkt eenvoudig.
4
Hoe doet u dat?
1
2
U gaat naar Onlinedesk. U gaat naar www.onlinedesk.nl. U komt dan op het welkomscherm van Onlinedesk. In het keuzemenu kiest u het pensioenfonds van de klant(en) waarvoor u de gegevens wilt aanleveren (‘BPF Schilders’ of ‘bpfBOUW’). Daarna klikt u op ‘Selecteer’.
U logt in met uw inloggegevens. Na het selecteren van het pensioenfonds, komt u op het inlogscherm. U vult hier uw persoonlijke inloggegevens in. Deze krijgt u begin juli 2015 per post toegestuurd. U ontvangt voor elk aangesloten pensioenfonds één account. Let er daarom op dat u inlogt met de gegevens die horen bij het pensioenfonds waarvoor u wilt aanleveren. Heeft u dit gedaan, klik dan op ‘Inloggen’.
5
3
U komt op uw persoonlijke homepage. Zodra u bent ingelogd, komt u op uw persoonlijke homepage. U kunt daar uw eigen gegevens bekijken. Ook ziet u een overzicht van de klanten waarvoor u de administratie verzorgt. Selecteer de klant waarvoor u de gegevens wilt aanleveren.
6
4
U komt op de homepage van uw klant. Heeft u voor een klant gekozen, dan komt u op de homepage van uw klant binnen Onlinedesk. Onder het kopje ‘Ik wil …’ staan de keuzes die u het meeste zult gebruiken bij het aanleveren van gegevens namens uw klant. Zoals het aan- en afmelden van werknemers en het indienen van periodieke loonopgaven. Voor het aanmelden van een nieuwe werknemer: klik op ‘Nieuwe medewerker aanmelden’. Ga verder naar stap 5. Voor het afmelden van een bestaande werknemer: klik op ‘Een medewerker afmelden’. Ga verder naar stap 6. Voor het indienen van een periodieke loonopgave: klik op ‘Indienen periodieke loonopgave’. Ga verder naar stap 7.
7
5
U vult het invulscherm ‘Nieuwe medewerker aanmelden’ in. U komt op het invulscherm ‘Nieuwe medewerker aanmelden’. U vult onder het kopje ‘Persoonsgegevens’ de achternaam, het burgerservicenummer en de geboortedatum in van de medewerker die u namens uw klant wilt aanmelden. Door op ‘Gegevens ophalen’ te klikken, controleert Onlinedesk of de medewerker al bekend is in de administratie van PGGM. Is dit het geval, dan worden alle bij PGGM bekende gegevens van deze medewerker getoond. Controleer de gegevens en pas deze aan waar nodig of vul de ontbrekende gegevens aan. Bent u klaar, klik dan onderaan het invulscherm op ‘Gegevens controleren’. Onlinedesk controleert of u alle benodigde gegevens heeft ingevuld en of deze overeenkomen met de bij PGGM bekende informatie. U ziet een overzicht van de gegevens die u wilt doorgeven. Controleer nogmaals de gegevens en klik op ‘Aanmelding verzenden’. De gegevens worden dan direct verwerkt.
8
6
U vult het invulscherm ‘Medewerker afmelden’ in. U komt op het invulscherm ‘Medewerker afmelden’. U zoekt de medewerker die bij uw klant uit dienst gaat op door de geboortenaam of het burgerservicenummer in te vullen in de zoekbalk. U klikt op ‘Zoek’. Onlinedesk haalt de persoonsgegevens van de medewerker op. Vul de datum in dat de medewerker bij uw klant uit dienst is gegaan en klik op ‘Medewerker afmelden’. U ziet een overzicht van de gegevens die u wilt doorgeven. Controleer nogmaals de gegevens en klik op ‘Afmelding verzenden’. De gegevens worden dan direct verwerkt. Let op: het is mogelijk dat de medewerker van uw klant meerdere dienstverbanden heeft. Selecteer in dit geval eerst het dienstverband dat u wilt afmelden. Vul daarna de datum in dat de medewerker uit dienst is gegaan en klik op ‘Medewerker afmelden’.
9
7
U vult het invulscherm ‘Periodieke loonopgave’ in. U komt op het invulscherm ‘Periodieke loonopgave’. Hier ziet u alle medewerkers, die volgens onze administratie bij uw klant in dienst zijn. U vult de gegevens in van de medewerker waarvoor u een periodieke loonopgave wilt indienen. Zoals het aantal gewerkte dagen en uren, het loon en de periodiciteit. U doet dit voor alle medewerkers waarvoor u een periodieke loonopgave wilt indienen. Bent u klaar, klik dan onderaan het invulscherm op ‘Controleer te verzenden gegevens’. Onlinedesk controleert of de ingevulde gegevens aan alle eisen voldoen. Is dit het geval, dan worden de gegevens direct verwerkt.
10
Let op: heeft u een PLO ingediend die u achteraf wilt aanpassen? Dan gaat u terug naar het invulscherm ‘Periodieke loonopgave’. In de invulvelden ziet u de gegevens staan die u de laatste keer heeft ingevuld. U overschrijft de gegevens die u wilt aanpassen en klikt op ‘Controleer te verzenden gegevens’. U hoeft hiervoor dus niet langer het PLO-mutatieformulier te gebruiken.
11
U levert gegevens per e-mail aan
Lees pagina
12-15
Hoe levert u nu gegevens aan bij A&O Services?
U levert gegevens per e-mail aan.
Hoe levert u vanaf 6 juli 2015 gegevens aan?
U uploadt aanleverbestand voortaan via Onlinedesk.
U maakt gebruik van een salarissoftwarepakket, waarin u de loonadministratie van uw klant(en) bijhoudt. Met dit pakket maakt u iedere periode een aanleverbestand. Dit bestand bevat de gegevens van de ‘Aan- en afmelding dienstbetrekking’ (AAD) en de ‘Periodieke loonopgave’ (PLO) van uw klant. Het bestand verstuurt u per e-mail naar A&O Services.
Wij raden u aan om uw aanleverbestand voortaan te uploaden via Onlinedesk, omdat we dan beter in staat zijn de privacy van uw klant en haar medewerkers te garanderen. Het aanleveren van gegevens via Onlinedesk biedt u verschillende voordelen: • Het uploaden van bestanden via Onlinedesk gebeurt in een beveiligde omgeving. Hierdoor zijn de privacygevoelige gegevens van uw klant en haar medewerkers gewaarborgd. • Gegevens worden sneller verwerkt als u deze via Onlinedesk uploadt. • Onlinedesk controleert automatisch de gegevens die u uploadt. Dit verkleint de kans op fouten. • Onlinedesk sluit goed aan op uw bestaande salarissoftwarepakket. U hoeft dus geen aanpassingen te doen aan het aanleverbestand. Kiest u er toch voor om gegevens per e-mail te blijven aanleveren? Dan stuurt u deze vanaf 6 juli 2015 naar:
[email protected] voor de sector Afbouw, of
[email protected] voor de sector Schilders, Afwerkings- en Glaszetbedrijf.
12
Hoe doet u dat?
1 2
3
U maakt met uw salarissoftwarepakket een aanleverbestand aan. U maakt met uw bestaande salarissoftwarepakket een aanleverbestand aan en slaat dit bestand op uw computer op. U doet dat op de manier die u gewend bent.
U gaat naar Onlinedesk. U gaat naar www.onlinedesk.nl. U komt dan op het welkomscherm van Onlinedesk. In het keuzemenu kiest u het pensioenfonds van de klant(en) waarvoor u de gegevens wilt aanleveren (‘BPF Schilders’ of ‘bpfBOUW’). Daarna klikt u op ‘Selecteer’.
U logt in met uw inloggegevens. Na het selecteren van het pensioenfonds, komt u op het inlogscherm. U vult hier uw persoonlijke inloggegevens in. Deze krijgt u begin juli 2015 per post toegestuurd. U ontvangt voor elk aangesloten pensioenfonds één account. Let er daarom op dat u inlogt met de gegevens die horen bij het pensioenfonds waarvoor u wilt aanleveren. Heeft u dit gedaan, klik dan op ‘Inloggen’.
13
4
U komt op uw persoonlijke homepage. Zodra u bent ingelogd, komt u op uw persoonlijke homepage. U kunt daar uw eigen gegevens bekijken. Ook ziet u een overzicht van de klanten waarvoor u de administratie verzorgt. Rechts in het scherm vindt u de optie ‘Bestanden en formulieren versturen’. Hiermee verstuurt u snel en eenvoudig uw aanleverbestanden.
14
5
U kiest de optie ‘Bestanden en formulieren versturen’. In het menu kiest u het soort bestand dat u wilt uploaden. Kies voor de optie ‘AAD en PLO’ en klik daarna op de knop ‘Bladeren’. U krijgt dan een scherm te zien waarmee u naar bestanden op uw computer kunt zoeken. U selecteert het aanleverbestand dat u zojuist met behulp van uw salarissoftwarepakket op uw computer heeft opgeslagen. Daarna klikt u op ‘Verstuur bestand’. Zodra uw aanleverbestand is geüpload, controleert Onlinedesk of het bestand technisch in orde is en de gegevens verwerkt kunnen worden. U krijgt hiervan vrijwel direct een terugkoppeling op het scherm.
Let op: levert u voor meerdere klanten tegelijkertijd de gegevens aan met behulp van een bulk- of zipbestand? Dan geldt de uitleg hiernaast ook voor u. Voor een correcte verwerking van bulk- en zipbestanden is het echter wel nodig dat u gescheiden aanlevert voor de sector Schilders, Afwerkings- en Glaszetbedrijf en de sector Afbouw. Levert u voor werkgevers uit beide sectoren gegevens aan, dan mag u deze dus niet in één aanleverbestand combineren.
15
U gebruikt Infodesk voor het uploaden van gegevens
Lees pagina
16-19
16
Hoe levert u nu gegevens aan bij A&O Services?
U gebruikt Infodesk voor het uploaden van gegevens.
Hoe levert u vanaf 6 juli 2015 gegevens aan?
U uploadt uw aanleverbestand voortaan via Onlinedesk.
U maakt gebruik van een salarissoftwarepakket, waarin u de loonadministratie van uw klant(en) bijhoudt. Met dit pakket maakt u iedere periode een aanleverbestand. Dit bestand bevat de gegevens van de ‘Aan- en afmelding dienstbetrekking’ (AAD) en de ‘Periodieke loonopgave’ (PLO) van uw klant. U uploadt het bestand via Infodesk, de werkgeversportal van A&O Services.
Er verandert weinig voor u. U blijft de gegevens uploaden. Alleen doet u dit voortaan via Onlinedesk. Onlinedesk is de werkgeversportal van PGGM, waarmee u eenvoudig uw gegevens online aan ons doorgeeft. Het vervangt de bij u bekende Infodesk.
Hoe doet u dat?
1 2
3
U maakt met uw salarissoftwarepakket een aanleverbestand aan. U maakt met uw bestaande salarissoftwarepakket een aanleverbestand aan en slaat dit bestand op uw computer op. U doet dat op de manier die u gewend bent.
U gaat naar Onlinedesk. U gaat naar www.onlinedesk.nl. U komt dan op het welkomscherm van Onlinedesk. In het keuzemenu kiest u het pensioenfonds van de klant(en) waarvoor u de gegevens wilt aanleveren (‘BPF Schilders’ of ‘bpfBOUW’). Daarna klikt u op ‘Selecteer’.
U logt in met uw inloggegevens. Na het selecteren van het pensioenfonds, komt u op het inlogscherm. U vult hier uw persoonlijke inloggegevens in. Deze krijgt u begin juli 2015 per post toegestuurd. U ontvangt voor elk aangesloten pensioenfonds één account. Let er daarom op dat u inlogt met de gegevens die horen bij het pensioenfonds waarvoor u wilt aanleveren. Heeft u dit gedaan, klik dan op ‘Inloggen’.
17
4
U komt op uw persoonlijke homepage. Zodra u bent ingelogd, komt u op uw persoonlijke homepage. U kunt daar uw eigen gegevens bekijken. Ook ziet u een overzicht van de klanten waarvoor u de administratie verzorgt. Rechts in het scherm vindt u de optie ‘Bestanden en formulieren versturen’. Hiermee verstuurt u snel en eenvoudig uw aanleverbestanden.
18
5
U kiest de optie ‘Bestanden en formulieren versturen’. In het menu kiest u het soort bestand dat u wilt uploaden. Kies voor de optie ‘AAD en PLO’ en klik daarna op de knop ‘Bladeren’. U krijgt dan een scherm te zien waarmee u naar bestanden op uw computer kunt zoeken. U selecteert het aanleverbestand dat u zojuist met behulp van uw salarissoftwarepakket op uw computer heeft opgeslagen. Daarna klikt u op ‘Verstuur bestand’. Zodra uw aanleverbestand is geüpload, controleert Onlinedesk of het bestand technisch in orde is en de gegevens verwerkt kunnen worden. U krijgt hiervan vrijwel direct een terugkoppeling op het scherm.
Let op: levert u voor meerdere klanten tegelijkertijd de gegevens aan met behulp van een bulk- of zipbestand? Dan geldt de uitleg hiernaast ook voor u. Voor een correcte verwerking van bulk- en zipbestanden is het echter wel nodig dat u gescheiden aanlevert voor de sector Schilders, Afwerkings- en Glaszetbedrijf en de sector Afbouw. Levert u voor werkgevers uit beide sectoren gegevens aan, dan mag u deze dus niet in één aanleverbestand combineren.
19
U levert een nihil-loonopgave aan
Lees pagina
20-21 Hoe levert u nu gegevens aan bij A&O Services?
U levert een nihil-loonopgave aan.
Hoe levert u vanaf 6 juli 2015 gegevens aan?
U hoeft voortaan geen nihil-loonopgave meer te doen.
Uw klant staat ingeschreven als werkgever, maar heeft (tijdelijk) geen personeel in dienst. U bent gewend over de periode waarin geen verloning plaatsvindt een zogeheten nihil-loonopgave te doen namens uw klant.
Werkgevers die tijdelijk geen personeel in dienst hebben, hoeven geen nihil-loonopgave te doen over iedere periode waarin geen verloning plaatsvindt. U hoeft Onlinedesk dus niet te gebruiken voor het aanleveren van een nihil-loonopgave. Let op: neemt uw klant opnieuw personeel in dienst? Meld deze medewerker(s) dan namens uw klant aan via Onlinedesk. Vanaf dat moment levert u voor deze medewerker(s) periodiek de loongegevens aan. Wilt u weten hoe u dit doet? Volg dan de stappen 1 t/m 7 op pagina 5-10 van deze gids.
20
21
Meer informatie
Wilt u meer informatie? Kijk dan op: www.samenonderwegnaar.nl. Hier vindt u altijd de laatste informatie over de overgang van A&O Services naar PGGM.
Disclaimer
De informatie in deze snelstartgids is met veel zorg samengesteld. Wij willen u van tevoren een duidelijk en correct beeld geven van de veranderingen die plaatsvinden. Deze informatie is echter gebaseerd op de kennis van dit moment en houdt geen rekening met mogelijke veranderingen die zich vóór de overgangsdatum van 6 juli 2015 kunnen voordoen. U kunt daarom geen rechten ontlenen aan deze brochure. Voor de meest actuele stand van zaken verwijzen we u naar de website www.samenonderwegnaar.nl.
Over deze snelstartgids Onlinedesk Vanaf 6 juli 2015 neemt PGGM de uitvoeringstaken over van A&O Services. Door de overgang verandert de manier waarop u loon- en personeelsgegevens aanlevert namens uw klanten in de sector Schilders, Afwerkings- en Glaszetbedrijf en de sector Afbouw. Dit gaat straks zoveel mogelijk via Onlinedesk. Onlinedesk is de werkgeversportal van PGGM waarmee u online gegevens eenvoudig kunt aanleveren, bekijken en aanpassen. Het vervangt de bij u bekende Infodesk. U leest in deze snelstartgids wat er voor u verandert en hoe u straks gegevens aanlevert via Onlinedesk. Deze versie is speciaal bestemd voor administratiekantoren en loonservicebureaus. De werkgevers waarvoor u de administratie verzorgt, ontvangen een eigen versie van deze gids. De uitleg die u in deze gids krijgt, beperkt zich tot de drie belangrijkste onderdelen van het aanleveren van gegevens, namelijk het aanmelden van een nieuwe medewerker, het afmelden van een medewerker en het indienen van de periodieke loonopgave. De snelstartgids is bedoeld om snel van start te kunnen gaan in Onlinedesk. Een uitgebreide handleiding kunt u downloaden op www.samenonderwegnaar.nl.
SAMEN ONDERWEG
